Eigenaar : Beleidsmedewerker Vastgesteld door : MT Datum aanpassingen aan : 20-01-2015
Mandatering van bevoegdheden Stichting Cavent Mandatering op het terrein van inkomsten en uitgaven (budgetten) ALGEMEEN Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Budget: een deel van de begroting uitgedrukt in baten en lasten verbonden aan: - het exploitatiebudget - het investeringskrediet Budgethouder: degene die overeenkomstig deze regeling een budget toegewezen heeft gekregen. Subbudgethouder: een door een budgethouder aangewezen persoon die verantwoordelijk is jegens de budgethouder voor een aan hem toegewezen (deel)budget. Verplichting: een schriftelijke toezegging tot overdracht van geld of het uitvoeren van een bepaalde activiteit. Budgettair neutraal overschrijven: het overhevelen van een (gedeelte van) van een budget naar een ander budget waarbij het begrotingsvolume niet wordt beïnvloed. INSTELLING EN WAARNEMING Artikel 2 Instelling Via de jaarlijkse door de bestuurder vastgestelde beheerbegroting en wijzigingen daarop, worden exploitatiebudgetten toegewezen aan de budgethouders. KH-B-06 Mandatering van bevoegdheden
versie 20-01-2015
status definitief
Pagina 1
Investeringskredieten komen pas beschikbaar na vaststelling van het uitwerkingsvoorstel opgesteld door de daartoe bevoegde budgethouder.
Artikel 3 Waarneming De budgethouder wijst ten minste één plaatsvervangend budgethouder aan. Deze plaatsvervangend budgethouder vervangt de budgethouder in geval van ziekte, verlof en dergelijke. Dit laat de integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder onverlet.
TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Artikel 4 Verantwoordelijkheid budgethouder De budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige besteding van zijn budget. De budgethouder is verantwoordelijk voor een correcte besteding van het budget en is resultaat-verantwoordelijk. Artikel 5 Rapportage en verantwoording De budgethouder legt tussentijds en na afloop van het begrotingsjaar of bij het afronden van een investeringsproject verantwoording af ten aanzien van het aan hem toevertrouwde budget. Op de inhoud en frequentie van de verantwoording zijn de daarvoor geldende afspraken in het kader van de planning- en control cyclus. Artikel 6 Rechtmatigheid De budgethouder gaat bij de vervulling van zijn taak uit van het door Stichting Cavent gehanteerde beleid. De budgethouder houdt zich bij de vervulling van zijn taak aan de geldende wet- en regelgeving. De budgethouder vormt een zodanig dossier, dat achteraf middels een interne dan wel externe toetsing gecontroleerd kan worden op rechtmatigheid van inkomsten en uitgaven. Artikel 7 Informatieplicht De budgethouder verstrekt tijdig informatie aan zijn direct leidinggevende of opdrachtgever omtrent door hem gesignaleerde of verwachte afwijkingen van de resultaatafspraken en het
KH-B-06 Mandatering van bevoegdheden
versie 20-01-2015
status definitief
Pagina 2
toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties. Artikel 8 Misbruik en oneigenlijk gebruik De budgethouder is verantwoordelijk voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van zijn budget(ten). Artikel 9 Vastlegging De budgethouder laat uitgaven en verplichtingen vastleggen in de financiële administratie teneinde een optimaal inzicht in de (onder)uitputting van budgetten mogelijk te maken. De budgethouder laat inkomsten en vorderingen vastleggen in de financiële administratie, teneinde een optimaal inzicht in het volume van de middelen mogelijk te maken.
Artikel 10 Eindverantwoordelijkheid Een budgethouder voert zijn taken en oefent zijn bevoegdheden uit onder directe verantwoordelijkheid van zijn direct leidinggevende, zijnde de bestuurder. Artikel 11 Financiële administratie De afdeling Financiën draagt zorg voor een juiste, tijdige, volledige en betrouwbare verwerking van de informatie van de budgethouder in de financiële administratie. De afdeling Financiën maakt financiële informatie toegankelijk voor de budgethouders. De afdeling Financiën controleert of de vereiste (mede)parafen aanwezig zijn.
BEVOEGDHEDEN Artikel 12 Budgethouder De budgethouder is, met inachtneming van het mandaatbesluit, binnen het hem toevertrouwde budget namens Stichting Cavent gemachtigd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven teneinde de bij het budget behorende beleidsdoelstellingen te realiseren. Artikel 13 Maximale uitgavenniveau De budgethouder is zelfstandig bevoegd tot het doen van uitgaven en aangaan van verplichtingen tot maximaal de € 5.000,= per transactie. Voor bedragen boven € 5.000,= per transactie is mede-ondertekening verplicht van de bestuurder. Bij calamiteiten geldt dit niet. De bestuurder dient in een dergelijk geval zo spoedig mogelijk op de hoogte te worden gesteld onder vermelding van de noodzaak van het doen van de uitgaven en de omvang ervan. KH-B-06 Mandatering van bevoegdheden
versie 20-01-2015
status definitief
Pagina 3
Ten aanzien van investeringen geldt een maximaal het bedrag van de door de bestuurder beschikbaar gestelde investeringskredieten, met dien verstande dat het MT het uitwerkingsvoorstel betreffende de investering heeft vastgesteld. Artikel 14 Subbudgethouders De budgethouder kan de bevoegdheid tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten overdragen aan een subbudgethouder. De budgethouder blijft echter te allen tijde verantwoordelijk voor het totale aan hem toegewezen budget, ongeacht de mate waarin dit budget vervolgens aan subbudgethouders is gemandateerd. Artikel 15 Lijst van budgethouders De afdeling Financiën houdt een lijst bij van budgethouders, plaatsvervangend budgethouders en subbudgethouders. De mandatering van budgethouder naar subbudgethouder en de mandatering van budgethouder naar plaatsvervangend budgethouder geschiedt op basis van door beiden voor akkoord getekende documenten. Artikel 16 Ingangsdatum De regeling gaat in op de datum waarop deze door het MT is vastgesteld (besluit MT d.d. 12.10.2010)
KH-B-06 Mandatering van bevoegdheden
versie 20-01-2015
status definitief
Pagina 4
Budgethouders Naam
Functie
Verantwoordelijkheid
M.C.M. Boorsma S. Hainey M. Barendrecht Interim
Teamleider Teamleider Teamleider Teamleider
Resultaat Vlashof Resultaat De Lindehoeve/Intermezzo Resultaat Wvz Numansdorp/Ambulant Resultaat Gruttoflat
KH-B-06 Mandatering van bevoegdheden
versie 20-01-2015
status definitief
Pagina 5
