Veenendaalse Atletiek Vereniging
Reglement Kantine-Commissie ( doel / taken / bevoegdheden )
Mei 2015
Reglement Kantine-Commissie VAV ( doel / taken / bevoegdheden )
Inleiding. In de Statuten van de Veenendaalse Atletiekvereniging (akte 1985) wordt in de navolgende artikelen verwezen naar de inrichting van de vereniging. Artikel 2 1. Organen van de vereniging zijn: het bestuur en de algemene vergadering, alsmede alle overige personen en commissies die krachtens de statuten door de algemene vergadering belast zijn met een nader omschreven taak en aan wie daar bij door de algemene vergadering beslissingsbevoegdheid is toegekend. 2. De organen van de vereniging als bedoeld in lid 1 bezitten geen rechtspersoonlijkheid. In dit stuk leggen we de regels vast met betrekking tot het gebruik van de kantine, die eigendom is van de vereniging. Dit moet voorkomen dat er misverstanden ontstaan over het gebruik van het kantinegedeelte van het clubhuis. Daarnaast stelt het de beheerder en het bestuur in staat adequaat te reageren als er vragen zijn vanuit de leden, gemeente of omgeving.
1. Kantinecommissie Samenstelling De commissie bestaat bij voorkeur uit leden en / of ouder(s) van jeugdleden van de vereniging. Minimaal twee leden van de commissie zijn overeenkomstig de verordening van de gemeente leidinggevende. Mocht een leidinggevende zijn taken beëindigen dan wordt deze verantwoordelijkheid overgenomen door een ander lid van de commissie. Leidinggevenden worden door het bestuur aangewezen en zijn tenminste 21 jaar oud, in het bezit van de verklaring Sociale Hygiëne en voldoen aan de eisen van zedelijkheid en staan vermeld op de vergunning van de vereniging. Zij kunnen directe leiding geven aan de uitoefening van de horeca- werkzaamheden in de kantine Voor een goede taakverdeling bestaat de commissie bij voorkeur uit 4 personen. Daarnaast maakt een bestuurslid -in overlegsituaties- deel uit van de kantinecommissie. De leden van de commissie benoemen uit hun midden een voorzitter. Doelstelling De kantinecommissie stelt zich als doel; -het beheer van de kantine in de meest ruime zin, met uitzondering van het onderhoud van het gebouw -het scheppen van randvoorwaarden om de dagelijkse gang van zaken goed te laten verlopen -het gebruik van de kantine bevorderen d.m.v. een attractieve inrichting en een aantrekkelijk aanbod van ( consumptie- ) producten.
1
Taken De taken van de kantinecommissie zijn: 1.Waarborgen van de reguliere inkoop en voorraad beheer van producten 2.Vaststellen van de verkoopprijzen *wordt gedaan in overleg met het verantwoordelijke bestuurslid 3.Indeling van vrijwilligers voor kantinediensten 4.Kasbeheer en financieel overzicht 5.Handhaving van de sociale hygiëne 6.Inwerken van ( nieuwe ) barmedewerkers 7.Handhaving van de schoonmaakinstructie na afloop van de kantinedienst De kantinecommissie stelt een document op waarin beschreven staat hoe de taken binnen de commissie worden verdeeld. De commissie is niet verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het clubhuis, aangezien dit is belegd bij de accommodatiebeheerder. Bevoegdheden Aan de kantinecommissie worden binnen het kader van haar taakstelling, ruime bevoegdheden toegekend. De kantinebeheerder overlegt met de technische dienst over noodzakelijke werkzaamheden ( storingen, reparaties, etc. ) van technische aard. De kantinebeheerder en overige kantinemedewerkers hebben géén bevoegdheid tot het afsluiten van contracten en overeenkomsten. Hiervoor is altijd de toestemming nodig van een bestuurslid of het voltallige bestuur.
2.Werkwijze commissie.
De commissie kan, t.b.v. de bar-bezetting, putten uit een pool van vrijwilligers. Jaarlijks maakt de commissie een bezettingsrooster - leidend hierbij is de wedstrijdkalender- waarop de vrijwilligers voor kantine- bardienst kunnen intekenen op een of meer activiteiten. De commissie is verantwoordelijk voor de definitieve invulling en handhaving van het bezettingsrooster. Naast de grote evenementen regelt de commissie de reguliere kantinebezetting op de maandag t/m donderdagavond. De kantine / bar is dan geopend van 18:30 uur tot 21:30 uur. *Per 2010 is bij VAV de barbezetting op maandag- t/m donderdag avonden toegewezen aan twee vaste leidinggevenden, die daarvoor een vrijwilligersvergoeding ontvangen. Overleg De kantinecommissie overlegt minimaal een maal voor aanvang van het verenigingsjaar en bij afsluiting van het verenigingsjaar. Voorts wordt naar behoefte overleg gepleegd. De commissieleden rouleren voor het maken van het overleg-verslag. Indien van toepassing, wordt het verslag naar de secretaris van het bestuur gestuurd. Formulieren De volgende formulieren worden gebruikt en onderhouden door de kantinecommissie: o namenlijst van alle beschikbare vrijwilligers o namenlijst horeca leidinggevenden o prijslijst van alle producten o “logboek” t.b.v. overdracht-informatie en registreren van bijzonderheden.
2
3. Instructies en regels
De kantinecommissie draagt zorg voor duidelijk instructies voor de kantine-vrijwilligers. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen: o Instructies voor bardienst- werkzaamheden en procedures o Instructies m.b.t. veiligheid o Instructies m.b.t. gebruik van apparaten o Algemene (gedrags- ) regels o Drank-en Horecawet
4. Horeca vergunning en verplichtingen gemeente Veenendaal VAV beschikt (mei 2015) niet over een Drank- en Horecawet Vergunning. De gemeente wil dat alle verenigingen voldoen aan wet- en regelgeving over (het schenken van) alcohol in verenigingskantines: o o o
o o
De vereniging beschikt niet over een Drank- en Horecavergunning. 2 personen zijn aangewezen als leidinggevende. Zij beschikken over een certificaat Sociale Hygiëne. Vrijwilligers die achter de bar staan hebben een Instructie Verantwoord Alcoholgebruik gevolgd. Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst van de kantinevrijwilligers verzorgt een hiervoor opgeleide leidinggevende de instructie. Daarnaast ontvangen alle vrijwilligers die achter de bar staan een schriftelijke instructie. In de kantine hangt een pamflet waaruit blijkt dat geen alcohol wordt geschonken aan jongeren jonger dan 18 jaar. In de kantine wordt geen sterk alcoholhoudende drank verkocht. Met uitzondering van bijzondere bijeenkomsten zoals Algemene Ledenvergaderingen, Vrijwilligersavond, evenementen, etc., gelden de volgende openingstijden: o Maandag 18:30 tot 21:30 uur o Dinsdag 18:30 tot 21:30 uur o Woensdag 18:30 tot 21:30 uur o Donderdag 18:30 tot 21:30 uur o Vrijdag Wedstrijd of evenement, anders gesloten o Zaterdag Wedstrijd of evenement, anders gesloten o Zondag Wedstrijd of evenement, anders gesloten
De kantine is uiterlijk om 22:00 uur gesloten Met betrekking tot sportevenementen wordt opgemerkt dat de kantine voor niet leden geopend is; één uur voor, tijdens en één uur na het evenement Alcoholhoudende dranken worden uitsluitend in besloten bijeenkomsten verstrekt Tijdens sport- en andere evenementen wordt geen alcoholhoudende drank versterkt
3
5.Verhuur. De kantine van VAV kan –evenals andere delen van de accommodatie- bij beschikbaarheid, door leden en derden ( niet leden ), tegen een vergoeding worden gehuurd. Huur is alleen toegestaan voor het uitoefenen van niet commerciële, besloten activiteiten zoals receptie, vergadering, jubilea-viering, etc. Voor het verhuur van de kantine -of een ander deel van de accommodatie- zijn door het bestuur regels en tarieven opgesteld. De kantine-commissie heeft inzage in deze en kan desgevraagd informatie verstrekken over de tarieven en beschikbaarheid. Afspraken over en overeenkomst van verhuur zijn ter verantwoording van het bestuur en/of de accommodatiebeheerder.
6.Algemeen 1.In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur van VAV. 2.Bijlagen bij dit reglement. - “Drank-en Horecawet”(2013 ) - “Bestuursreglement Kantine ( alcohol in sportkantines)”
4
