Functie en bevoegdheden dorpsraad Sterrebeek OPDRACHT EN BEVOEGDHEID
Artikel 1 : De Dorpsraad van Sterrebeek, als vertegenwoordigend orgaan van de verenigingen die in de deelgemeente werkzaam zijn, heeft als opdracht :
a) het verstrekken van adviezen aan de Gemeentelijke Overheid over alle socio-culturele aangelegenheden van en over het gemeenschapsleven in de deelgemeente, op verzoek van de Overheid of op eigen initiatief.
b) het contact, het overleg en de samenwerking tussen de plaatselijke uitsluitend Nederlandstalige verenigingen, instellingen en diensten werkzaam in de deelgemeente, te bevorderen en hun gemeenschappelijke belangen te dienen.
c) het nemen van initiatieven die ten goede komen aan het gemeenschapsleven in de deelgemeente, waar nodig in overleg met andere raden en/of met het Gemeentelijk Feestcomité.
SAMENSTELLING
Artikel 2 : De Dorpsraad is samengesteld uit :
a) de Algemene Vergadering b) het Bestuur
DE ALGEMENE VERGADERING
Artikel 3 : Samenstelling
De Algemene Vergadering is samengesteld uit stemgerechtigde - en nietstemgerechtigde leden.
Stemgerechtigde leden zijn : a) de door de plaatselijke uitsluitend Nederlandstalige verenigingen, instellingen en diensten aangewezen afgevaardigden, die lid zijn van de organisatie die ze vertegenwoordigen.
Voor elke effectieve vertegenwoordiger wordt een plaatsvervanger aangeduid, die de vergaderingen kan bijwonen en bij afwezigheid van de effectieve vertegenwoordiger in diens plaats kan stemmen.
b) de leden die gecoöpteerd worden door de hierboven vermelde afgevaardigden. Hun aantal is beperkt tot 1/5 van het aantal onder a) bedoelde effectieve leden.
Niet-stemgerechtigde leden zijn : a) een lid van het College van Burgemeester en Schepenen, door dit laatste aangewezen omwille van zijn opdracht.
b) een Administratief Medewerker(ster), aangesteld door het College van Burgemeester en Schepenen. Hij/Zij helpt bij het opstellen van de notulen van de
vergaderingen en het bijhouden van de administratie.
Deze leden hebben eveneens een plaatsvervanger die de vergaderingen kan bijwonen.
De aanstelling van de leden geldt voor een mandaatperiode van drie jaar, behoudens hernieuwing.
Wordt een lid vervangen, dan duurt de nieuwe aanstelling tot aan het einde van de lopende mandaatperiode.
Alle mandaten vervallen op 31 maart na het jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen zijn gehouden.
Artikel 4 : Bijzondere voorschriften
Voor de samenstelling van de Algemene Vergadering gelden nog volgende voorschriften : 1. Worden op hun aanvraag lid van de Algemene Vergadering, de afgevaardigden van de verenigingen die reeds erkend zijn door de sociale, culturele, sport- of jeugdraad. 2. Worden tevens lid van de Algemene Vergadering, de afgevaardigden van de andere uitsluitend Nederlandstalige plaatselijke verenigingen die door het Bestuur worden erkend als zijnde representatief in de deelgemeente. 3. De stemgerechtigde leden mogen geen Gemeenteraadslid zijn. 4. De coöptatie van stemgerechtigde leden, bij toepassing van artikel 3 van deze statuten, dient te gebeuren op grond van de bijzondere betrokkenheid bij het gemeenschapsleven van de deelgemeente. 5. De leden dienen woonachtig te zijn in de gemeente. Kandidaten van buiten de gemeente kunnen nochtans opgenomen worden wanneer zij : a) door de Algemene Vergadering aanvaard worden met 2/3 meerderheid b) mits bekrachtiging door het College van Burgemeester en Schepenen
Artikel 5 : Einde van een mandaat
Aan het mandaat van een lid van de Algemene Vergadering komt een einde door : 1. het ontslag uit de Dorpsraad of uit de afvaardigende vereniging, instelling of dienst 2. de intrekking van de opdracht door de afvaardigende organisatie 3. ten aanzien van de stemgerechtigde leden, het aanvaarden van een mandaat als Gemeenteraadslid 4. drie opeenvolgende niet-gemotiveerde afwezigheden van het effectief lid en van zijn plaatsvervanger op de vergaderingen 5. het niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van de Gemeente, behoudens wat voorzien is in artikel 4 en 5 6. de intrekking van de erkenning van de afgevaardigde organisatie door het Bestuur
Als wordt vastgesteld dat aan het mandaat van een lid van de Algemene Vergadering een einde is gekomen, dient binnen de drie maanden in zijn vervanging te worden voorzien. Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de vereniging, instelling of dienst en kan het alleen terug verkregen worden na het indienen van een nieuwe aanvraag bij de Voorzitter.
Artikel 6 : Secties en commissies
De Algemene Vergadering kan secties, commissies of werkgroepen oprichten voor het onderzoek, de studie en de bespreking van alle problemen die vallen binnen haar opdracht.
Artikel 7 : Huishoudelijk Reglement
De Algemene Vergadering stelt het Huishoudelijk Reglement van de Dorpsraad vast. Het Huishoudelijk Reglement organiseert de werking van de Algemene Vergadering en van het Bestuur, evenals de samenstelling en de werking van de secties, commissies en werkgroepen.
Wijzigingen aan het Huishoudelijk Reglement worden beslist met gewone meerderheid van stemmen bij een aanwezigheid van tenminste 2/3 van de stemgerechtigde leden.
Als onvoldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn, wordt binnen de veertien dagen een nieuwe buitengewone vergadering bijeengeroepen, waarop geldig wordt gestemd, ongeacht het aantal aanwezigen.
Artikel 8 : Werking
De Algemene Vergadering beslist over de adviezen aan het Gemeentebestuur, over het werkprogramma en over alle belangrijke aangelegenheden die de goede werking van de Dorpsraad mogelijk maken.
Zij spreekt zich uit over het ontwerp van begroting, de rekening en het jaarlijks werkingsverslag van de Raad.
HET BESTUUR
Artikel 9 : Werking en Verkiezing
De Algemene Vergadering kiest uit zijn stemgerechtigde leden, onder de voorgedragen kandidaten, bij geheime stemming, 9 leden die het Bestuur vormen en het Dagelijks Beheer van de Dorpsraad voeren. Uit de gekozenen wordt nadien door de Algemene Vergadering een Voorzitter gekozen bij gewone meerderheid. De overige bestuursfuncties worden in de schoot van het Bestuur in onderlinge afspraak verdeeld.
Het Bestuur heeft de verplichting elk jaar : a) vóór 1 oktober het door de Algemene Vergadering voorgestelde ontwerp van begroting voor het volgende dienstjaar
b) vóór 1 april de rekening en een gedetailleerd jaarverslag over het verlopen dienstjaar (van 1 januari tot 31 december) over te maken aan het College van Burgemeester en Schepenen dat, voor mededeling, deze documenten aan alle Gemeenteraadsleden bezorgt.
Het Bestuur van de Dorpsraad vergadert tenminste viermaal per jaar.
De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid, op voorwaarde dat tenminste vijf van de negen leden van het Bestuur aanwezig zijn. Zo dit aantal niet aanwezig is, belegt de Voorzitter zeven dagen na deze vergadering een nieuwe vergadering van het Bestuur, dat dan op geldige wijze beraadslaagt en besluit, ongeacht het aantal aanwezigen.
De Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen door de Voorzitter. De uitnodiging zal de agenda van de vergadering bevatten, welke dient opgesteld te worden door het Bestuur en zal tenminste zeven dagen vóór de vergadering aan de leden toegezonden worden.
De Voorzitter is verplicht een Algemene Vergadering te beleggen wanneer zulks schriftelijk aangevraagd wordt door tenminste 1/3 der verenigingen. De aanvragers moeten de punten aanduiden welke zij aan de agenda wensen te zien plaatsen. Deze vergadering dient plaats te vinden binnen de maand na de voorlegging van het verzoek.
Wanneer tenminste drie aangesloten verenigingen het nodig achten een punt aan de agenda toe te voegen, volstaat het dat zij de Voorzitter hiervan schriftelijk verwittigen, vóór de vergadering, opdat deze de spoedbehandeling van dat punt aan de goedkeuring van de Algemene Vergadering zou kunnen onderwerpen.
Artikel 10 : Aanvaarding van nieuwe leden
Over de opname van iedere nieuwe kandiderende vereniging wordt beslist door het Bestuur. Deze beslissing moet bekrachtigd worden door de Algemene Vergadering.
De aanvraag dient gericht te worden aan de Voorzitter, via het College van Burgmeester en Schepenen.
Het Bestuur kan de erkenning van een vereniging, instelling of dienst intrekken wanneer deze gedurende twee opeenvolgende jaren niet meer beantwoordt
aan de voorwaarden tot toetreding.
STATUTENWIJZIGINGEN
Artikel 11 : Statutenwijzigingen
Over een wijziging van de statuten kan door de Algemene Vergadering alleen geldig worden beraadslaagd bij 2/3 meerderheid van stemmen op een aanwezigheid van tenminste 2/3 van de stemgerechtigde leden.
Als er op de vergadering onvoldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn, wordt binnen de veertien dagen een nieuwe buitengewone vergadering bijeengeroepen, waarop geldig wordt gestemd, ongeacht het aantal aanwezigen.
De voorstellen tot statutenwijzigingen dienen ter goedkeuring aan de Gemeenteraad te worden overgemaakt.
BIJZONDERE BEPALINGEN
Artikel 12 : Bijzondere bepalingen
Voor alle gevallen niet opgenomen in deze statuten ligt de beslissing bij het College van Burgemeester en Schepenen.
