M A N A J E M E NW A K T U . . . . . .
MANAJEMENWAKTU : SEBUAHREFLEKSI Maria Grace Herlina. SSos..MM
Abstract Time is an unlinited comodiry.Peoplecan't maketime and can't replace it, either. Each peole get the sameatnountof time as others everyday but somepeople can get much profit from the time and the other only can get less. The heart of managementis a matter of planning, organizing, actuating and controlling. The heart of tirne managementis also a matter of planning, organizing, actuatingand controlling.
Pendahuluan komoditiyangterbata-s. tJntuk'membuatwaktu' secara Waktumerupakansu,attr hzrafiahtidaklahrnmgkin. Begituwaktu berlalu.tidak alianpemahaclagantinya. Setiapmanusiamemperolehjumlalr waktu yangsamasetiaphari narnunsebagian besar orang mengaku tidak punya cukup waktu urhrk menyelesaikan lebihbanyakhal tugas-tuga-snya" sebagianlainnyadapatmenyelesaikan sedangkan dalamsatuhari. Manusiamemiliki banyakkeinginandalam hidLrpnyasedangkanwaktu yang jumlaluya" sehinggamanusia senantiasadihadapkanpada dimiliki terbata^s pilihan-pilihan. Pilihan-pilihan yang begitu banyak dalam hidup manwia zarnan.Dahulu.ketikapilihan masihsedikit, disebabkanpula oleh perkembangan manmiamasihterbatas, saranahidup tidak begitukompleks,cakrawalapandangan saatitu orang.fugatidak rnerasaterlaluperlu rurtukberpikirtentangpernanfaatan waktu. Tapi sekarang,denganmobilitassosialekonomiyangharusdihadapioleh sen-ruaorang maka kesenrpatandan tekananurtuk mernbuatpilihan semakin pula. meningkat Selainmasalahpilihan dalamhidup mantsi4 adapula tuntutanoranglain yang ha-u-sdipenuhi.tlal ini bcrarti.manusiajuga harusdapatmembagiwaktu dengan orang lain. Bahkan kadangkalaoranglainlah yang nrembuatkeputusanterhadap kawan.suami,istri,anak. kehidupanpribadiseseorang, seprerli orangtua,atasan"
Meditek,hL 8, No.2l,,lanuuri- April 2000
l3
M A N A J E M EW NA K T U . . . . . . Agar dapat mengambil keputusanyang tepat terhadappilihan-pilihan yang begitu banyak dalam hidup manusiamaka diperlukanperencaftmn,pengelolaan, pengarahandan pengontoolandari tiap tindakandan kegiatanmanusiayangterkait denganpencapaitujuan dankeingimnnya. Oleh karenaitu dapatlahdikatakanbahwapengelolaanwaktu dalamkehidupar gsi manajemeni lmiah. manusiaterkaiteratdenganfungsi-fi.rn
Pembahasan PengertianManajemen Manajemen (Stoner & Freeman. 1996) adalah proses perencanaan. pengorganisasian, kepemimpinandan pengendalianupayaanggotaorganisasidan prosespenggunaansumber daya organisasiunhrk tercapainyatujuan organisasi yangtelahditetapkan. Dari pengertianmanajemendi atas,Stoner& Freeman(1996) menjabarkan lebih lanjut mengenaipengertianproses,yaitu sebagaisuatucara yang sistematis tmhrk menjalankansuatupekerjaandan mencerminkanfungsi-fi.rngsimanajemen yaitu: (Planning) l. Perencanaan (Organizing) 2. Pengorganisasian (Actuating) 3. Pengarahan 4. Pengendalian (Controlling)
PerencanaanlPlanning Manajer-manajeryang efektif menyadaribahwabagianterbesardari waktu yang ada harus disediakanunhrk perencanaan.I-angkah pertamadalam perencaruuul adalah pemilihan tujuan bagi organisasi. Setelah sasamn ditentukan. maka progm-program pm dapatditetapkanuntuk mencapaitujuzurdengansistematik. Rencanajuga memberikanacuanbagi organisasidalammenctapkanproseduryang terbaikunhrkmencapaitujuan-tqiuan yangtelahditetapkan.Selainitu, perencanaan memungkinkan: 1. Manajer dapat memperoleh serta mengikat sumber daya yang diperlukanuntuk mencapaitujuannya. 2. Manajer dapat melaniutkankegiatan-kegiatan pencapaiantujuan yang telahdipilih.
t4
Meclitek,Vol.8, No.2l,,lontnri - April 2000
M A N A J E M EW N AKTU...... kegiatanpencapaian 3. Manajerdapatmemantaudan metrgukurkenra.iuan tuiuan sehinggatindakah perbaikandapat diambil apabila kemajuan yangteriaditidak memuaskan.
Pengorganisasian/Orgonizing Apabila rangkaiantindakantelah ditentukanmaka prosesselanjutnyaadalah proses pengaturandan pengalokasiantugas, wewenangdan sumber daya di secaraefisien. kalangananggotaorganisasi, sehingga dapatdicapaituiuanorganisasi
Pengarah an/Actuating Fturgsi pengarahanterkait denganfungsi operasiyaitu pengarahanpekerjaan padapencapaian tujuanyangtelahditetapkan.
PengendalianlContro lling pengertianmanajemendi atas,dapatdikatakanbahwamanajemen Rerdasarkan waktu terkait erat denganperan individu sebagaimanajerbagi dirinya sendiri. mengelol4mengarahkan danmengonfool Manajeryangharusdapatmerencanakan, setiap tindakan atau kegiatannyadalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkannya. Bagaimanakarakteristikseomngmanajerwaktuyangbaik ?
Karakteristik Manajer Waktu Yang Baik IV{enurutlakein (1997)adatipe-tipemanusiayarg tidak dapatmemanfaatkan r,vaktudenganbaik, yaitu : l. manusiayang samasekalitidak terorganisasi : apayanghendakdikeriakan; 2. rnanusiayangtidak pernahmengatakan ke depan; 3. manusiayang tidak pernahmembuatperencanaan 'menggelinding' 4. manusia yang hidupnya dari satu peristiwa ke peristiwalain. Namun ada pula titrle-tipemarusia yang tampaknyamampu memanfaatkan waktudenganbaik,mampumengontrolwaktudanhidupdenganmenfadimanuia
Meditek,Wtl.8, No.2l,,lanwrri- April 2000
l5
M A N A J E M EW NA K T U . . . . . . manusiasupersibuk dan manusiayangselaluprihatindengan superterorganisasi, detik-detik yangberlalu. (l-akein,1 memiliki karakteristik 997) : Manusiayangsuperterorganisasi daftarkegiatannya l. selalumenyusundan memperbaharui ; 2. sebelum beraktivitas, menghabiskan banyak waktu dalam mempertimbangkan segalakemungkinanyang akan terjadi,merancang segala rincian dan mengusahakansemua faktor masuk dalam pertimbangannya ; 3. tidak mau memulaisuatukegiatanbila belum membuatrencanasampai ke detil-detilyangterkecil : dirinya terorganisirdenganbaik daripada 4. lebih tertarik membayangkan melakukansesuatu; 5. melakukan perencanaanyang lebih baik esok harinya apabila gagal melakukanrencananyadi hari itu ; 6. memfokuskan perhatiannyapada pengorganisasiankegiatan sehingga acapkalitidak memperhatikanperubahan,kesempatan baru, kebutuhan orang lain, dan manusia tipe ini sering tidak dapat menyelesaikan dapatdiselesaikan. banyakhal yang seharusnya Manusiayangsupersibukmemiliki karakteristik(Lakein,l997): l. selalusibuk melakukanberbagaihal sehinggatidak mempunyaiwaktu lagi untuk memahaminilai dari aktivitasnya; 2. orangyang sukaruntuk didekatioranglain ; dan fleksibilitas; 3. seringkehilanganspontanitas 4. luar biasa efisien tapi karena yang dilakukannya adalah hal-hal yang tidak adaartinya; tidak bernilai.makaefisiensiitu sebenarnya 5. selalumemanfaatkansetiapdetik dari waktunyabaik di rumah,di kantor atau di tempat beraktivitas sehinggatidak pernah mempunyai waktu untuk beristirahat: 6. selalumengatakankepadaoranglain apayang'harusdilakukannya. (lakein,1997): Manusiayangprihatindenganwaktu,karakteristiknya 1. tipe orang yang membuatdirinya dan orang lain di sckitamyamenjadi waktu; geIisahkarenakeprihatinannya untuk tidak nrembuang-buang
16
Meditek.t'kl. 8, No.2l,,kmuqri- April 2000
WAKTU...... MANAJEMEN 2. selalukalang kabut untuk dapatmemenuhibataswaktu yang mustahil; 3. sangatmembenciketerlambatanwalaupunhanyasatumenit saja; 4. selalu mencatatkegiatanyang akan dilakukannyadalam satuhari secara terperinci; 5. selalu melakukan penghematanwaktu dengan melakukan aktivitasnya cepat-cepat. Tipetipe manusiadi atastidaklah baik, artinyaorangyang terlalu terorganisasi karenaorang samatidak efektiftya denganoruurgyangterlalu sedikit terorganisasi, 'serampangan' dalam yang terorganisasibaik. dalam pekerjaannyadapat saja pekerjaannya' di luar melakukanaktivitas-aktivitas Mengrut l^akein (1997) untuk dapat memanfaatkandan menghematwaktrl tidaklah berarti haru-smelakukan segalaaktivitas dalam waktu yang sesingkat mwrgkin dan dalam gerak yang sesedikitmungkin, atau istilah lainnya efisiensi wakhr, karenaefisiensiwaktu semacalnitu membuatsuahrkegiatanmenjaditidak menggairahkandan tidak menarik. Penghematanwaktu yang benm adalah efektivias waktu, artinya pemilihan tugas terbaik yang hendak dilakukan dari semua kemturgkinantugas yang tenedi4 dan kemudian melakukannyadengan benardengandemikianhak-hakhidupdari suatuaktivitastetapada' Bagaimanamenjadimanaierwaktuyangbaik ?
Pemecahan Menurut Bliss (1991) dan Lakein (1997), ada beberapacara yang dapat waktu denganbaik. dilahrkan wrtuk menghematdanmemanfaatkan
PerencanaanlPlanning Perencanaan. Dalam membuat perencanaanterhadapwaktrl mulailah dari .jadwalurnum hari ihr" dengantekanankhu-su padadua atautiga tugasutamayang ingin dilaksanakan.Salahsatu dari tugasutamaitu hendaknyamerupakanbusatt dari rencanasuatuproyek utama.Padahari Kamis dan Jumat,mulailahmenyusun tugas-tugasturtuk minggu ),angakan datang,karenatidak ada penggunaanwdktu ke dqran. yang lebih produktif daripadamembuatperencanaan Rencanaflarian. Buatlahrencanahariankarenatanparencanaharian,orang cendenurgunttrk membuang-buangwaktu denganmengerjakantugas-tugasyang sulit atau bahkan tugas-tugasyang menyenangkan.Penambahansatu atau dua Meditek,Vol.8, No.2I,.lanuari- April 2000
l7
M A N A J E M EW NAKTU...... penyelesaianakhir pada suatr,rpekeriaandenganalasankesempumaansebenamya merupakansuatutindakanmengulur-ulw'*aktu. Caramengatasinya adalahdengan memberikanbataswaktu untuk tiap tugasdanmemegangteguhbataswaktu itu.
Pengorganisasian/Organizing Waktu Primer. Bagi sebagianbesarmanusi4 beberapajampertamadalamsatu hari adalahwaktu terbaik. Tapi banyakorangyangtidak mengindahkankenyataan ini dengan menghabiskanjam-jam itu turtuk menyelesaikantugas-tugasrutin. Waktu terbaik dari satu hari hendaknyadisediakanunhrk hal-hal yang penting, hal-hal yang memerlukantenagapuncak,konsenbasipenuh dan kreativitasyang besar.Oleh karena itu, jadwalkanlah satu atau dua tugas prioritastertinggi untuk satuhari padawaktu terbaik,dan kerjakantugas-tugasprioritasrendahbukanpada waktu yangterbaik. Kerapian. Ada orang-orangyang dapatmenyelesaikanpekerjaandenganmeja tulis yang kacau balau karena or€mg-orzulgseperti ini, biasany4 akan merasa terkekangjika merekaharusmenyelesaikanpekerjaandenganmeja tulis yangtetap tertatarapi. Namun, perlu diingat oftng-orangyangdapatmenyelesaikan pekerjaan dalam keadaaanmeja tulis kacau balau disebabkanoleh adanyasekretarisyang kerapiannya mengimbangi'kesemrawutan' mereka. 'kesemrawutan' Sebenamy4 hanya akan menghambatkonsentzsi pada satu 'bidang pekerjaan. Mata dan perhatian akan teralihkan ke sana ke mari. 'Kesemrawutan' akan menciptakanketegangandan frustasi, kebingturganyang tertimbundan lamakelamaanakanmeledak. Bila meja tulis 'semrawut', sisihkanlahwaktu untuk mengatumyakembali. Buatlah satu tumpukan dari semua berkas, lalu pilah-pilahlah masing-masing berkas itu (denganmemanfaatkankeranjangsampah).Bagilah berkas-berkasihr dalambeberapakategori,yaitu : 1. tindakansegera 2. prioritasrendah 3. menunda 4. membacabahan Tempatkanlahpersoalanyang memiliki prioritastertinggi dari kategoripertama di tengahmejaflrlis, lalu tempatkanlah semuabaranglainnyadi sampingmejahrlis atausimpanlebih dahuludi dalamlaci. Dengandernikiarl pikiran dapatdifokuskan padasatuper satupersoalankerja secaraserius.
l8
Meditek,Vol.8, No.2l,,Iarunri - April 2000
MANAJEMENWAKTU...... penggunaankalender meja yang memiliki kolom-kolom harian dan bulanan yang dapat sangatlih bermanfaat,ataudapatjuga menggurakanmaPmap khusus dipasangdan disimpandi laci mejatulis. Mengosongtanmeja samasekaliataupaling tidak mengaturdan merapikannya sebelum meninggalkan kantor setiap sore hari harus menjadi kebiasaan,agar keesokanhariny4 pekerjaandapatdimulai denganbaik' Foto-foto keluarg4 cinderamatadan anekamacarnpemik-pemiklainnyadapat itu diletakkandi suahrrak khususbukandi atasmeja tulis, sehinggabarang-barang tidak akanmenyitatempatdanmengganggukonsenffasikerja'
PengarahanlActuating waktu Waktu. Gunakankategoripenggunaan KategorikanPenggunaan berikut sebagai @liss,1991): l. penting dan mendesak,yaitu tugas-tugasyang harus segeradikerjakan dan harus mendapat prioritas utama karena tugas-tugasitu penting dan mendesak 2. penting tapi tidak mendesak,yaitu tugas-tugasyang penting tapi tidak mendesakkarenadapatdikerjakansekarangataukemudian; Kategori ini membedakanantaramanusiayang efektif dan manusiayang tidak efektif karena banyak hal-hal penting dalam kehidupanmanusia yang tidak mendesak, seperti kursus yang ingin diambil untuk meningkatkan keterampilan,pembuatanproposal penelitian,penulisan artikel. Semua tugas itu meiliki satu persamaanyaitu penting karena mempengaruhi kesejahteraan,namun dapat ditunda untuk waktu yang tidak terbataskecuali diputuskanuntuk dimulai ; 3. Mendesak tapi tidak penting, yaitu hal-hal yang menuntut tindakan segeratetapi memiliki frioritas rendahjika diperiksasecaraobyektif ; 4. Tidak penting dan tidak mendesak,yaitu hal-hal yang memiliki sifat menghibur. Manusia lebih sering melakukanhal-hal yang tidak penting dan tidak mendesakkarena sifatnyayang menghibur.Rasa terhibur ini memberikan perasaangiat dan berprestasi,sehingga dapat dijadikan sebagaisuatu pembenaranuntuk menundapelaksanaanpekerjaandalam kategorikeduayang tingkat kepentingannyalebih besar'
Meditek Vol.8, No.2I, Januari- April 2000
l9
MANA.IEM ENWAKTU...... Penundaan.Banyakoftmgmempuryaikebiasaanuntuk 'bekerjasebentar'pada sebuahproyek, lalu tidak meneruskannyadan membohongidiri sendiri dengan berpikir bahwa telah dapat menyelesaikan sesuatu. Penundaan ini membuang-buang waknr karena: l. seringkali orang tidak akan kembali ke tugas itu sehinggawaktu yang digunakanterbuangpercuma, 2. jika kembali, berarti harus mengambil waktu untuk membangun momentum lagi, menyelidiki kembali langkah-langkah, meninjau kembali apa yang telah dikerjakandan mengaturkembali kerangkapikir sertadokumen-dokumenkerjanya. Pentmdaansemacalnini seringkali hanyamerupakansamamndari rasamalas, sikapacuhtak acuh,atauterlalubanyakpekerjaan. Mentuut Bliss (1991) selesaikanlah suatupekerjaansampaituntas.Janganlah mengumpulkantimbunan proyek-proyekyang setengahjadi. Tentu saja,saranini tidak dapatdilaksanakanbila hrgasnyaterlalubesarunhrkdiselesaikandalamwaktu singkat.Pemecahannya: pecahlahtugasbesaritu menjadi tugas-tugaskecil yang mudah diatn (ebih baik secara tertulis), dan tugaskanlahdiri sendiri untuk menyelesaikannya sampaituntas.Denganmemecahtugas-tugas besarmenjadikecil makaakandapatdikembangkankebiasaanbaik untuk menyelesaikan tugasdengan tuntas,danhal ini merupakanpenghematan waktu setiaphari. 'tumpah' ke . Lindungilah Akhir Minggu. Janganlahmembiarkanfrekerjaan akhir minggu kecuali dalam keadaandanrat. Rencanakanlah akhir minggu dengan baik, karena dengan mempturyai rencana tertentu unhrk akhir minggu dapat menjadi suatu pendorong semangatuntuk seltuuh minggu yang akan dilalui, sekaligus memberikan ftmgsangan untuk menyelesaikan pekerjaalr selama semingguitu dengantepat waktu agar tidak mengganggurencanaakhir minggu yangtelahdisusun. Kemacetan. Kemacetandapatterjadi dalam suahrorganisasibesaratau kecil. Kemacetanterjadi bila orang yang dianggappaling penting di dalam organisasi tidak dapat mengambil tindakan yang tepat guna misalkan karenatidak tegas, malas, memberikan prioritas yang kelinr, keras kepala atau kelebihanpekerjaan (overJoad).Kemacetanmerupakanmasalahmanajemenyangpaling parah,karena dalam kemacetanini telah terjadi prcsespembuanganwaktu suatukelompok kerja secarakeseluruhan. Keragu-raguan. Keragu-raguan merupakan kesalalun yang terbesar. Keragu-raguanmuncul bila manusiadihadapkanpada pilihan-pilihan yang sulit.
20
Meditek,Vol.8, No.2l, ,htnuari- April 2000
MANAJEMEN WAKTU...... Oleh karenaitu, untuk mengatasikeragu-raguan, pilihlahalternatifyang setraiknya tampaknyalebih baik dandenganpenuhkepercayaan.m4iu terusdengancepat. sikap Penyesalan.Pemborosanwaktu yang paling besaradalahpenyesalan. Tenggelamdalam suatu lautan penyesalanmerupakanpemborosanemosi yang berat. Janganlahmembicarakar kembali kesalahanyang telah dilakukan. Bila kesalahantelah terjadi, katakanlahpada diri sendiri "[ain kali sayatidak akan berbu,atdemikian". Pemyataanini dapatmenutuppintu untuk kesalahanitu, dan membebaskanindividu turtuk tidak menggunakanwaktu dan pikiran hanyaturtuk mengingatmasasilam.
Pengawa sanlContr oIli ng Batas Waktu (Deadline). Untuk dapat meningkatkan efehivitas kinerja individual, haruslahdisadaribahwa suatubataswaktu untuk setiaptugas sangat diprrlukan. Namun yang lebih penting lagi adalahusahauntuk memegangteguh bataswaktr: itu. Haruslahdiakui bahwa ada manusiayang dapatbekerjadenganlebih baik di bawahtekanan.Oleh karenaihr, suatubataswaktu yang telah ditentukansendiri dapatmemberikantekananyang diperlukanuntuk teru.smengeriakantugassampai selesai. Jika pekerjaannyarumit, berikanlahbataswaktu menengahsehinggatugasdapat dikerjakandengankecepatanyanglebih tetap. Hormatilah bataswaktu yang telah ditentukansendiri dan buanglahkebiasaan untuk mercntangkanbataswaktu itu, karenahal ini akanmenghilangkanefektivitas dari bataswaktu inr, baik sebagaimotivatormaupunsebagaipendorong. Krisis Keria. Dalam hidup manusiaseringmuncul kisis yangdisebabkanoleh komtrnikasiyang kurangjelas, tidak adanyaevalu,asiberkalayang dapatberguna sebagaisistemperingatandini, tidak adanyapelaksanaan setelahpendelegasian dan tidak dibtratryarencanaturtuk setiapkemurgkinzur.Bekerjadalamsuasanakrisis kerjatidak dapatmemberikanhasilyimgmemuaskan. Dalam menghadapikrisis keria.Bliss(1991)menyarankan, berhentilahsejenak dan kaji ulang sasaranyang telah ditetapkan,periksalahsumberdaya yang ad4 delegasikanwewenangdan tugasyangdapatdidelegasikan,buatlahdaftarprioritas dantetaplahpadaprioritas-prioritas itu. Kernudian,mulailahmengerjakan soalyang mempmyaiprioritaspertamapadadaftarprioritas.Setelahberhasilkeluardari krisis
Meditek,Vol.8, No.2l, Januari- April 2000
2l
MANAJEMEN WAKTU...... itu, duduklahtenangdan tanyakankepadadiri sendirisebab'sebab laisis itu terjadi mendatang, dapat dicegah. sehinggatenrlangnyakembalikisis kerja itu di masa Efelctivitas. Man{emur waktu yang sehatberafii berpikir dari segtefektivitas dahulu dan efisiensidi kemudianhari. Efisiensiberkaitandengancara-caraterbaik wrtuk mengerjakanpekerjaanyang ditugaskan,sedangkanefektivitas berkaitan denganpenggunaanwaktu yang terbaik. Hal ini berarti,jika suatu firgas tidak berhasildikerjakan,berhentilahsejenakdaripadamenyediakanlebih banyakwaktu unflrk suatuusahayang sia-sia.Bu,atlahanalisistentangpersoalanitu dan cobalah menemukansuafuancanganbaru.
Kesimpulan Waktu adalah sumber daya yang terbatas.Manajer waktu yang baik adalah orangyang dapatmemanfaatkanfirngsi-frngsi man{emen unhrk mengelolawakht denganbaik, sehinggadapatdiperolehlebih banyakmanfaatsetiapharinya. Kepustakaan l. Bliss, Edwin C., Meraih Sukses Dalam Putaran Waktu, PT Pustaka BinamanPressindo.Jakarta.l99l . 2. Flippo, Edwin B., ManajemenPersonalia,Jilid l, PenerbitErlangga, Jakarta,1995. . 3. Keenan,Kate, PedomanManaiemenWaktu, PT. PustakaUtama Grafiti, Jakarta,1996. 4. Lakein, Alan, Langkah-LangkahKeberhasilanMenguasai Waktu dan Flidup, PustakaTangga, Jakarta,1997. 5. Stoner,JamesA.F & Edward Freeman,Managemenl,PrenticeHall, New Jersev.1992.
22
Meditek,Vol.8, No.2l.Januari- April 2000
