LKMM-TM SKJJ 24 Pebruari 2013
Manajemen Waktu & Konflik by: Tri Sagirani
1
Profile Nama : Tri Sagirani, S.Kom., M.MT Panggilan : Tri TTL : Surabaya, 31 Januari 1976 Agama : Islam Status : Menikah dg 1 anak Alamat : Platuk Donomulyo I C/ 3 Surabaya Hp : 081 3328 51515 Email :
[email protected] [email protected] PENDIDIKAN SDN Sidotopo Wetan IV Surabaya, SMPN 15 Surabaya, SMAN 19 Surabaya, STIKOM Sby, S1 Manajemen Informatika ITS, S2 Manajemen Teknologi Informasi Sedang menjadi mahasiswa di Teknik Elektro & Teknologi Informasi - UGM
Dosen PENGALAMAN KERJA Staff STIKOM - Kemahasiswaan Staff STIKOM - Student Center Kasie STIKOM – Bagian Ujian Kabag Perpustakaan Kaprodi DIII Manaj. Informatika Kabag Pengabdian Masyarakat Wakil Ketua III Kabag Perpustkaan Dosen Tetap STIKOM
AGENDA
Hakikat Waktu Menyusun Prioritas Menguasai Teknologi Menghindari Perangkap Waktu Mengelola Konflik & Stres Kesimpulan 3
4
1 Hari 24 Jam 1 Minggu 7 Hari 168 Jam
Waktu adalah Relatif Waktu serasa beranjak dengan lambat saat kita mengikuti kelas yang membosankan dan sebaliknya
5
Berapa Usia Anda ? Hitung...berapa lama semasa hidup Anda, waktu Anda gunakan untuk : TIDUR ?? Menonton Televisi ?? Makan ??? Macet di Jalan ??
6
Jika Anda hidup 60 tahun, maka : Tidur 8 jam sehari totalnya 20 tahun seumur hidup Menonton TV 2 jam sehari totalnya 5 tahun seumur hidup Makan (3 kali) 2 jam sehari totalnya 5 tahun seumur hidup Perjalanan (macet dll) 3 jam sehari totalnya 7.5 tahun seumur hidup
Update Status, BBM, Nge-tweet BERAPA WAKTU YANG TERSISA UNTUK BERKARYA ? 7
8
( Stephen R. Covey )
9
Kisah Alexi “si the last minute student” Di antara ciri khas Alexi adalah bahwa ia sangat aktif dan bersemangat tinggi. Pekan ini ada tugas mencari literatur tentang “Mobile Programming”, membuat rencana praktikum skills lab, membuat paper tentang “speed reading”, mencuci dan menyeterika baju, membuat KTP baru, memperpanjang SIMnya dll. Namun saat batas waktu penyerahan hasil tugas telah dekat, ia terpaksa meninggalkan semua tugas lainnya untuk konsentrasi pada tugas yang besok harus dikumpulkan. Ia harus bergadang dan bekerja keras. Keesokan harinya, tugas yang satu selesai, tapi ia tak mampu lagi menyelesaikan tugas-tugas lainnya yang harus diselesaikan hari berikutnya karena sudah terlalu lelah. Alexi memang tak pernah menentukan batas waktu penyelesaian berbagai kerja. Ia baru bersemangat di saat sudah dekat dead line. 10
Tidak ada prioritas !!!
11
Mendesak Kuadran I Penting
Krisis, bencana Masalah mendesak Proyek, rapat Persiapan yg dikejar waktu Mobil mogok Ke UGD, sakit berat
Kuadran III
Tdk penting
Beberapa panggilan telepon/ membalas surat/ email Beberapa rapat Banyak urusan mendadak Banyak kegiatan sosial
Tdk mendesak Kuadran II Persiapan Pencegahan Membina relasi Rekreasi yang baik Pemberdayaan Perencanaan Menentukan nilai
Kuadran IV Hal-hal remeh Surat-surat remeh Beberapa panggilan telp. Kegiatan pengisi waktu Kegiatan “pelarian”
12
Jawablah Menurut Kuadran 1.Update Status 2.Nge-tweet 3.Chating di BBM, WA
13
Bidang Dasar Prioritas Mental Fisik Keluarga Sosial Spiritual Karir Keuangan 14
Kenali 7 Penghambat Manajemen Waktu 1. 2. 3. 4.
Tidak mengenal Irama biologis tubuh Tidak punya rencana kerja dan target Tidak membuat skala prioritas Memprioritaskan hal lain yang tidak penting dan menunda kerja 5. Tidak pernah mengevaluasi tingkat efektivitas penggunaan waktu 6. Tidak punya ketrampilan yang membantu dalam menghemat waktu 7. Bersahabat dengan para pemboros waktu 15
Pengidentifikasian Prioritas 1. Tulis segala hal yang penting bagi Anda 2. Baca Kembali daftar yang telah Anda buat 3. Ubah, tetapkan dan tulis kembali daftar Anda 4. Simpan daftar tersebut, keluarkan pada esok harinya atau hari berikutnya
16
17
Manfaatkan teknologi dalam managemen waktu • Aplikasi pengaturan schedule • Penghubung otomatis ke berbagai peralatan • Akses cepat ke informasi
18
E-Mail • Buang E-mail • Delegasikan E-mail • Jawab E-mail • Simpan E-mail • Putuskan
19
20
Takut berkata “TIDAK”
Menolak dengan JITU dan EMPATI Mengelola Amarah
21
22
Pernahkah Anda Konflik ? Pernahkah Anda Stress ?
23
Konflik, proses yg dimulai ketika satu pihak menganggap pihak lain berpengaruh secara negatif Timbul pertentangan Stress, kondisi ketegangan yg mempengaruhi emosi, proses pikiran dan kondisi fisik seseorang Terjadinya kendala dari sebuah keinginan 24
Kita baca studi kasus berikut
25
Minggu pagi pukul lima kemarin. Hotel Borobudur Jakarta masih sunyi. Tapi, di dalam ballroom hotel itu hampir 1.000 orang menyanyikan lagu Indonesia Raya dengan gegap gempita. Mereka adalah karyawan terbaik seluruh pabrik gula milik BUMN yang baru saja menyelesaikan musim giling 2012. Mereka adalah para pekerja keras yang telah mengubah wajah seluruh pabrik gula hanya dalam waktu kurang dari setahun. Mereka adalah para “kopassus” yang untuk rapat kerja yang dimulai pukul 05.00 pun dalam posisi “siaaaap”! Mereka berkumpul lagi kali ini untuk membahas hasil kerja keras mereka setahun terakhir. Juga untuk merumuskan perbaikan apa lagi yang harus dilakukan pada 2013 yang segera tiba. 26
Krebet Baru (Malang) dan Ngadirejo (Kediri) adalah dua pabrik gula dengan capaian terbaik tahun ini. Krebet Baru untuk kali pertama bisa mengalahkan pabrik gula swasta di sebelahnya. Ngadirejo yang dulu hampir dilepas ke swasta, hanya kalah tipis dari Krebet Baru. Bahkan, bisa jadi Ngadirejo lebih unggul kalau saja mulai gilingnya sedikit mundur, menunggu umur tebu sedikit lebih tua. PTPN X, di bawah Dirut Subiyono, mendominasi prestasi tahun ini. Sembilan PG di bawah Subiyono semuanya masuk prestasi papan atas. Tapi, lonjakan terbesar sebenarnya diperoleh PTPN XI. Semula, 16 PG di bawah PTPN XI jelek semua dan banyak sekali yang rugi. Tahun ini delapan pabrik di lingkungan PTPN XI sudah masuk prestasi papan atas. “Intinya, semua harus disiplin,” ujar Andi Punoko, Dirut PTPN XI, menjawab pertanyaan mengapa PTPN XI bisa bangkit serentak seperti itu. “Disiplin tanam, disiplin bibit, disiplin pupuk, disiplin tebang, disiplin angkut, disiplin pemeliharaan, dan disiplin pengoperasian pabrik,” katanya. Di samping pembenahan internal, dilakukan terobosan eksternal. 27
Manajemen membuka diri setelanjang mungkin kepada petani. Bahkan, semua pabrik gula melepaskan begitu saja kepada petani gula yang menjadi hak petani. Dengan demikian, tahun ini petani tebu mendapatkan hasil yang sangat baik. Di PTPN XI saja ada uang Rp 150 miliar yang dulu jatuh ke pihak ketiga, sekarang jatuh langsung ke petani tebu. Karena itu, saya tegaskan tahun depan tidak boleh lagi pabrik gula meminjam dana dari pihak ketiga. Bank-bank BUMN sanggup menyediakan dana talangan itu. Dengan modal kepercayaan petani tebu yang sudah pulih seperti itu, tahun depan bisa diharapkan keadaannya akan lebih baik lagi. Pabrik gula bisa mengenakan disiplin yang lebih ketat kepada petani, antara lain, demi petani itu sendiri. Misalnya, bagaimana petani hanya boleh mengirim tebu ke pabrik dalam kondisi MBS (manis, bersih, segar). Artinya, petani tidak boleh mengirim tebu muda yang kadar manisnya belum cukup. Tebu yang dikirim juga harus bersih, tidak banyak campuran daun kering atau tanah. Tebunya harus masih segar, begitu ditebang harus langsung dikirim ke pabrik. 28
Prinsip MBS itu diterapkan tanpa tebang pilih. “Tahun ini kami menolak 100 truk tebu yang dikirim ke pabrik dalam keadaan tidak MBS,” ujar Administrator PG Ngadirejo. “Termasuk tebu milik bekas pejabat pabrik gula sendiri,” tambahnya. “Tidak ada lagi KKN,” katanya
Konflik apa saja yang bisa saja muncul ???
29
Minggu pagi pukul lima kemarin. Hotel Borobudur Jakarta masih sunyi. Tapi, di dalam ballroom hotel itu hampir 1.000 orang menyanyikan lagu Indonesia Raya dengan gegap gempita. Mereka adalah karyawan terbaik seluruh pabrik gula milik BUMN yang baru saja menyelesaikan musim giling 2012. Mereka adalah para pekerja keras yang telah mengubah wajah seluruh pabrik gula hanya dalam waktu kurang dari setahun. Mereka adalah para “kopassus” yang untuk rapat kerja yang dimulai pukul 05.00 pun dalam posisi “siaaaap”! Mereka berkumpul lagi kali ini untuk membahas hasil kerja keras mereka setahun terakhir. Juga untuk merumuskan perbaikan apa lagi yang harus dilakukan pada 2013 yang segera tiba. 30
Krebet Baru (Malang) dan Ngadirejo (Kediri) adalah dua pabrik gula dengan capaian terbaik tahun ini. Krebet Baru untuk kali pertama bisa mengalahkan pabrik gula swasta di sebelahnya. Ngadirejo yang dulu hampir dilepas ke swasta, hanya kalah tipis dari Krebet Baru. Bahkan, bisa jadi Ngadirejo lebih unggul kalau saja mulai gilingnya sedikit mundur, menunggu umur tebu sedikit lebih tua. PTPN X, di bawah Dirut Subiyono, mendominasi prestasi tahun ini. Sembilan PG di bawah Subiyono semuanya masuk prestasi papan atas. Tapi, lonjakan terbesar sebenarnya diperoleh PTPN XI. Semula, 16 PG di bawah PTPN XI jelek semua dan banyak sekali yang rugi. Tahun ini delapan pabrik di lingkungan PTPN XI sudah masuk prestasi papan atas. “Intinya, semua harus disiplin,” ujar Andi Punoko, Dirut PTPN XI, menjawab pertanyaan mengapa PTPN XI bisa bangkit serentak seperti itu. “Disiplin tanam, disiplin bibit, disiplin pupuk, disiplin tebang, disiplin angkut, disiplin pemeliharaan, dan disiplin pengoperasian pabrik,” katanya. Di samping pembenahan internal, dilakukan terobosan eksternal. 31
Manajemen membuka diri setelanjang mungkin kepada petani. Bahkan, semua pabrik gula melepaskan begitu saja kepada petani gula yang menjadi hak petani. Dengan demikian, tahun ini petani tebu mendapatkan hasil yang sangat baik. Di PTPN XI saja ada uang Rp 150 miliar yang dulu jatuh ke pihak ketiga, sekarang jatuh langsung ke petani tebu. Karena itu, saya tegaskan tahun depan tidak boleh lagi pabrik gula meminjam dana dari pihak ketiga. Bank-bank BUMN sanggup menyediakan dana talangan itu. Dengan modal kepercayaan petani tebu yang sudah pulih seperti itu, tahun depan bisa diharapkan keadaannya akan lebih baik lagi. Pabrik gula bisa mengenakan disiplin yang lebih ketat kepada petani, antara lain, demi petani itu sendiri. Misalnya, bagaimana petani hanya boleh mengirim tebu ke pabrik dalam kondisi MBS (manis, bersih, segar). Artinya, petani tidak boleh mengirim tebu muda yang kadar manisnya belum cukup. Tebu yang dikirim juga harus bersih, tidak banyak campuran daun kering atau tanah. Tebunya harus masih segar, begitu ditebang harus langsung dikirim ke pabrik. 32
Prinsip MBS itu diterapkan tanpa tebang pilih. “Tahun ini kami menolak 100 truk tebu yang dikirim ke pabrik dalam keadaan tidak MBS,” ujar Administrator PG Ngadirejo. “Termasuk tebu milik bekas pejabat pabrik gula sendiri,” tambahnya. “Tidak ada lagi KKN,” katanya
33
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi Hari sabtu yang panas di Jatitujuh, Majalengka. Para penari yang cantik mengabaikan matahari yang sedang terik-teriknya. Seribu pekerja dari 11 pabrik gula di lingkungan PT Rajawali Nusantara Indonesia (Persero) sedang berkumpul di situ. Mereka mengadakan syukuran. Musim giling 2012 sudah selesai. Hasilnya: top markotop.Mereka bertepuk tangan tidak habishabisnya ketika diumumkan bahwa seluruh karyawan akan mendapatkan jasa produksi sampai enam kali gaji. Ini tahun pertama karyawan menikmati bonus sebesar itu setelah lebih enam tahun tidak pernah lagi merasakannya. 34
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi Pabrik gula di lingkungan PT Rajawali Nusantara Indonesia (RNI) Grup memang sudah lama merugi dan merugi. Berbagai jalan keluar sudah diusahakan, tapi gagal dan gagal. Kambing hitam pun dicari. Tidak jauh-jauh mencarinya. Kambing hitam itu ada di dalam pabrik. Mesin-mesin pabrik gula yang sudah tua dijadikan tertuduh tunggal. Kata mereka: Kalau tidak ada penggantian mesin, kalau tidak dibangun pabrik baru, kalau tidak dilakukan revitalisasi, mustahil pabrik-pabrik gula itu bisa keluar dari kesulitan. Kepada saya pun dikemukakan hal-hal seperti itu. Bahkan, ketika saya dikerubungi karyawan dan para petani tebu di Cirebon sembilan bulan lalu, saya seperti setengah dipaksa untuk merevitalisasi pabrik gula di sana. Saya 35 bergeming. Saya tidak mau melakukannya.
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi Saya melihat bukan di situ persoalannya. Melakukan revitalisasi memang penting, tapi tidak sekarang. Revitalisasi memerlukan dana yang amat besar: satu pabrik bisa Rp 2 triliun. Waktunya pun bisa dua tahun. Kalau revitalisasi yang dipilih, perbaikan produksi gula baru bisa dilakukan tiga tahun lagi. Itu pun kalau uangnya ada. Padahal, kita perlu meningkatkan produksi gula sekarang juga. Kita perlu memperbaiki nasib karyawan sekarang juga. Kita perlu memperbaiki nasib petani tebu sekarang juga. Revitalisasi pabrik gula memang ideal, tapi bisa-bisa hanya indah untuk dibicarakan, namun sulit dilaksanakan. Memperbaiki manajemen jauh lebih cepat. Maka, perombakan manajemen di PT RNI dilakukan secara drastis. 36
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi Rasanya di PT RNI-lah perombakan manajemen paling drastis dilakukan setahun lalu. Lebih drastis dibanding di BUMN mana pun. Ismed Hasan Putro, komisaris di RNI, diangkat jadi direktur utama. Semula memang agak heboh-heboh. Serangan paling keras adalah Ismed dinilai sebagai teman baiknya Menteri BUMN. Ketika nama Ismed diusulkan untuk menjadi Dirut RNI, saya sendiri sebenarnya agak ragu: bisakah Ismed menjadi Dirut yang baik? Jangan-jangan dia hanya pandai demo. Saya tahu dia tukang demo atau tukang memprakarsai demo. Jangan-jangan Ismed hanya pandai berteriak-teriak di jalan. Jangan-jangan dia hanya pandai mengkritik. Jangan-jangan dia hanya antikorupsi ketika melakukan demo, tapi ikut korupsi ketika memegang kekuasaan. 37
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi Saya memang kenal dia. Apalagi, kalau akhir Ramadan. Hampir setiap tahun (ketika belum jadi orang pemerintah) saya selalu menghabiskan sembilan hari terakhir bulan puasa di Makkah bersama dia. Saya ragu apakah badannya yang kecil bisa memikul tugas yang besar. Apalagi, budaya perusahaan di RNI sudah begitu buruknya. Maka, saya timbang-timbang baik-buruknya. Lalu saya setujui: Ismed, si tukang demo yang pemberani itu, jadi direktur utama PT RNI. Toh, selama itu dia sudah menjadi komisaris RNI. Dia sudah tahu banyak penyakit yang ada di dalamnya. Dia sudah lama geregetan dengan kondisi RNI selama dia menjadi komisaris di situ. Dia memiliki dendam yang membara untuk memperbaikinya. 38
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi Selama dia menjalankan tugas sebagai direktur utama, saya pun selalu waswas. Kalau dia sampai gagal, saya pun akan terseret. Karena itu, saya ikuti dari jauh gerak-geriknya. Saya sedikit lega ketika dia mengambil sikap egaliter: tidak mau tidur di hotel selama mengunjungi pabrik-pabrik gula dan anakanak perusahaan RNI. Dia hampir selalu tidur di mes perusahaan di lingkungan pabrik. Dia juga tidak minta mobil baru sebagai mobil dinasnya. Dia pun seperti kipas angin: muter terus tidak hentihentinya. Dari satu pabrik ke pabrik lain. Dari satu siang ke malam yang lain. Tidak sempat lagi melakukan demo atau mengorganisasikan demo.
39
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi Saya amati dia juga keras melakukan pembersihan. Praktikpraktik kotor di pabrik gula dan di ladang tebu dia berantas. Orang-orang yang mau bekerja keras dan tidak korup dia naikkan pangkat dan jabatannya. Hasilnya nyata: produksi meningkat, efisiensi naik, dan laba pun melonjak. Kalau tahun lalu perusahaan ini rugi di atas Rp 100 miliar, dalam sekejap bisa laba lebih dari Rp 300 miliar. Yang dia lakukan adalah kerja, kerja, kerja. Tidak ada revitalisasi. Tidak ada pembelian mesin baru. Tidak ada peralatan baru. Yang dia lakukan adalah pembenahan manusianya. Manusia tetap sentral dari segala persoalan. Manusia tetaplah sentral dari segala perbaikan. Tanpa perbaikan manajemen dan tanpa perbaikan manusia, mesin hanyalah binatang yang tidak bernyawa. Seandainya dilakukan revitalisasi mesin pun, belum tentu ada gunanya. Tanpa dilakukan perbaikan manusianya, mesin baru pun akan tiba-tiba menjadi tidak berguna. Sebuah investasi yang sia-sia.
40
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi Tentu perbaikan pabrik gula masih jauh dari sempurna. Para kepala bagian umum yang Sabtu lalu naik panggung di Jatitujuh bertekad tahun depan ini adalah lahan jihadnya. Prestasi pabrikpabrik gula itu memang sudah baik, tapi lingkungan kerjanya masih buruk: tanaman dan taman-tamannya tidak tertata, lantai pabriknya kotor dan tidak rata, mesin-mesinnya masih belum mengilap, dan di sana-sini berserakan onderdil-onderdil tua yang tidak tertata. Saya juga memuji rencana restrukturisasi Grup RNI. Anak-anak perusahaan yang tidak relevan lagi sebaiknya dibubarkan atau dilepas. Regrouping bidang usaha juga merupakan ide yang baik.
Dahlan Iskan Menteri BUMN Learn Of The Day 41
Bagaimana Mengelola Keduanya ??
42
Waspadai Tanda-tanda • • • • • • • • • • • • • •
Lelah terus menerus Kurang dapat berkonsentrasi Tidak mempercayai orang lain Sering sakit Cemas yang berlebihan Tidak memiliki arah atau tujuan Cenderung merasa diri tidak penting Ketergantungan pada obat Merasa sakit pada bagian tubuh tertentu Marah pada orang lain Siklus menstruasi yang tidak teratur Insomnia Mimpi buruk dkk
43
Menggunakan Teknik Baru • • • • • • • •
Perumpamaan yang dibuat relaksasi Dialog dengan diri sendiri teknik afirmasi Latihan fisik olah raga/ menjalankan hobby Aroma terapi Vitamin Tarik nafas dalam-dalam Meditasi dkk
44
Bertanggung Jawab • Tak ada rotan, akarpun jadi • Jadikan segala sesuatunya berfungsi • Jadikan segala sesuatunya membuat anda nyaman
Bahkan perubahan sangat kecilpun akan memberi akibat yang sangat luar biasa terhadap produktifitas Anda
45
46
TIPS PEMANFAATAN WAKTU Doing Tomorrow’s Things mengerjakan sesegera mungkin apa yang bisa dikerjakan; siapa tahu ada tambahan tugas mendadak
Trik 5 menit jika malas, katakan pada diri bahwa Anda akan mengerjakan 5 menit saja, dan berhasil (pada kenyataannya Anda akan lebih lama mengerjakannya dengan tetap semangat 47
Referensi : Davidson, Jeff. Breathing space: Living & Working at a Confortable pace in a Sped-Up Society. New York, 2000 Dahlan Iskan, Manufacturing Hope
48
