MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN ( MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM )

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh : SITI MUTIAH D1508120

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

commit to user i


digilib.uns.ac.id

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO Man Jadda Wajada, Man Shabara Zafira Siapa yang bersungguh-sungguh akan berhasil, siapa yang bersabar akan beruntung. (Anonim) Where there is a Will There is a Way Dimana ada tekad disitu ada jalan (Penulis)

commit to user v


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN Karya ini kupersembahkan kepada : Ayah, Ibu tercinta yang selalu mendo’akanku dan mendukung untuk segera menyelesaikan tugas akhir ini, semoga ananda dapat membanggakanmu. Kakak dan Adik yang selama ini memberiku semangat untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Seluruh teman-teman Manajemen Administrasi 2008 terutama kelas B yang telah menghiasi hidupku selama kuliah . Dan tidak lupa teman-teman ku tersayang Yana, Pika, Hanik, Arin dan Ricky terimakasih atas perhatian, kebersamaan dan dukungannya.

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan pengamatan dan penyusunan tugas akhir dengan judul “ Manajemen Kearsipan Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten ( Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum )” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Penyusunan tugas akhir ini, dapat terselesaikan dengan adanya bantuan dan dorongan dari semua pihak. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si. selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktunya dan selalu sabar memberikan bimbingan, arahan dan petunjuk sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan. 2. Bapak Drs. S Samodra, K.MM. selaku Kepala Bagian Umum yang telah menerima penulis serta memberikan penulis izin dan arahan sehingga dapat magang di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. 3. Bapak Drs. Muchtarhadi, M.Si. selaku penguji tugas akhir yang telah membantu dalam kelancaran dalam penyusunan tugas akhir ini dan selaku pembimbing akademik yang telah membantu dan memberikan dorongan dalam kegiatan perkuliahan serta yang telah mendukung penulis untuk bisa menyelesaikan tugas akhir ini. 4. Bapak Drs. Amin Mustofa, M.Si. selaku Kasubag TU yang telah memberikan izin dan bimbingannya selama penulis melakukan magang dan pengamatan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. 5. Bapak Sumanto selaku Staff TU Bagian Kepegawaian yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama penulis melakukan magang dan pengamatan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. 6. Bapak Agus dan Bapak Guritno selaku pengurus arsip baik surat masuk dan surat keluar di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yang selama ini telah commit to user vii


digilib.uns.ac.id

meluangkan waktunya untuk memberikan pengarahan dan pembelajaran mengenai arsip sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. 7. Segenap Staff dan Karyawan Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yang selalu memberikan petunjuk dan keramahtamahannya selama penulis melakukan magang dan pengamatan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. 8. Dan segenap pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna untuk itu kritik, saran dan pemikiran dari berbagai pihak sangat penulis harapkan demi sempurnanya tugas akhir ini.

Surakarta,

Juni 2011

Penulis

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN HALAMAN JUDUL .....................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN.......................................................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................

iii

HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................

iv

MOTTO .........................................................................................................

v

PERSEMBAHAN .........................................................................................

vi

KATA PENGANTAR ..................................................................................

vii

DAFTAR ISI .................................................................................................

ix

DAFTAR BAGAN .......................................................................................

xii

DAFTAR GAMBAR .....................................................................................

xiii

DAFTAR TABEL ..........................................................................................

xiv

ABSTRAK .....................................................................................................

xv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ...............................................................

1

B. Perumusan Masalah.......................................................................

3

C. Tujuan Pengamatan .......................................................................

4

D. Manfaat Pengamatan .....................................................................

4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka ...........................................................................

5

1. Pengertian Arsip.......................................................................

5

a. Jenis-Jenis Arsip .................................................................

7

b. Pengorganisasian Arsip ......................................................

13

2. Pengertian Kearsipan ...............................................................

16

a. Peranan Kearsipan ...............................................................

16

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

b. Manajemen Kearsipan .........................................................

17

3. Pengertian Manajemen Arsip Dinamis Aktif ...........................

17

a. Lingkup Manajemen arsip Dinamis Aktif ...........................

18

a.1. Pencatatan dan Pendistribusian Surat...........................

18

a.2. Penyimpanan ................................................................

22

a.3. Pemeliharaan Arsip ......................................................

26

a.4. Pengawasan Pemakaian Arsip......................................

28

b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktiif ..........

29

1. Sistem Penyimpanan .......................................................

29

2. Fasilitas Kearsipan ..........................................................

29

3. Petugas Kearsipan ...........................................................

29

B. Metode Pengamatan ......................................................................

31

1. Lokasi Pengamatan ..................................................................

31

2. Jenis Pengamatan .....................................................................

31

3. Sumber Data.............................................................................

32

4. Teknik Pengumpulan Data .......................................................

33

5. Teknik Analisis Data................................................................

34

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA A. Sejarah ...........................................................................................

36

1. Penelusuran Hari Jadi Kabupaten Klaten ..................................

36

2. Awal Berdirinya Pemerintahan Kabupaten Klaten ...................

38

B. Visi Misi ........................................................................................

38

C. Pengertian Sekretaris Daerah ........................................................

39

D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah ........................................

41

E. Bagian Umum ................................................................................

44

1. Sub Bagian Tata Usaha Dan Keuangan ....................................

45

2. Sub Bagian Rumah Tangga .......................................................

46

3. Sub Bagian Perlengkapan ..........................................................

47

commit to user x


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN A. Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten......................................................

49

1. Pencatatan ...................................................................................

49

a. Pengurusan Surat Masuk ........................................................

50

b. Pengurusan Surat Keluar ........................................................

57

2. Pengendalian dan Pendistribusian...............................................

59

1. Penyimpanan ..............................................................................

62

a. Azas Penyimpanan .................................................................

62

b. Sistem Penyimpanan ..............................................................

62

c. Prosedur Penyimpanan ...........................................................

63

2. Pemeliharaan Arsip ....................................................................

64

3. Pengawasan ................................................................................

65

B. Pegawai Kearsipan ...........................................................................

65

C. Fasilitas Kearsipan ...........................................................................

66

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ......................................................................................

69

B. Saran .................................................................................................

71

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR BAGAN HALAMAN BAGAN 2.1 Aliran Surat Masuk Penting....................................................

20

BAGAN 2.2 Aliran Surat Masuk Biasa ......................................................

21

BAGAN 2.3 AliranSurat Masuk Rahasia ....................................................

22

BAGAN 2.4 Model Analisis Interaktif ........................................................

34

BAGAN 3.1 Susunan Organisasi Setda Kabupaten Klaten .........................

43

BAGAN 3.2 Sub Bagian Pada Bagian Umum.............................................

45

BAGAN 4.1 Proses Pengurusan Surat Keluar .............................................

59

BAGAN 4.2 Alur Pendistribusian Surat ......................................................

61

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR HALAMAN GAMBAR 4.1 Kartu Kendali Surat Masuk .................................................

53

GAMBAR 4.2 Lembar Disposisi..................................................................

54

GAMBAR 4.3 Kartu Kendali Surat Keluar ..................................................

57

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL HALAMAN TABEL 3.1

Jumlah Pegawai Bagian Umum Berdasarkan Jenis Kelamin

48

TABEL 4.1

Buku Agenda Ekspedisi .........................................................

51

TABEL 4.2

Agenda Surat Rahasia ............................................................

52

TABEL 4.3

Agenda Surat Masuk Bagian Umum .....................................

55

TABEL 4.4

Jumlah Surat Masuk Bulan Februari 2011.............................

56

TABEL 4.5

Daftar Inventaris Kearsipan Sub Bagian Tata Usaha.............

68

commit to user xiv


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK SITI MUTIAH, D1508120, MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN ( MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM ), Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 71 halaman. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan pada unit kerja. Arsip ini mengambil peranan penting sebagai sumber informasi. Akan tetapi manajemen kearsipan sering kali diabaikan. Hal ini akan menimbulkan berbagai masalah. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui manajemen kearsipan terutama arsip dinamis aktif pada Bagian Umum Setda Klaten. Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan observasi berperan aktif yaitu penulis dalam melakukan pengamatannya langsung berperan aktif atau ikut berpatisipasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan kearsipan yang ada di Setda Kabupaten Klaten. Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif yaitu penulis memberikan gambaran tentang manajemen arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan study pustaka. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif yang terdiri dari reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis dapat diketahui bahwa manajemen kearsipan (arsip dinamis aktif) pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pengawasan. Penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan sistem pelayanan satu pintu, sedangkan penyimpanan arsip di lakukan di unit masing-masing dan dikendalikan oleh bagian umum dengan menggunakan kartu kendali sistem ini disebut sistem campuran. Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari pengamatan ini yaitu pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten sudah baik, tetapi pada penyimpanan dan pemeliharaan arsip kurang diperhatikan karena sempitnya ruangan arsip dan terbatasnya alat penyimpanan yang menyebabkan arsip tidak disimpan pada tempatnya. Selain itu pegawai yang mengurusi arsip dan mengetahui tentang manajemen kearsipan masih kurang. Untuk mengatasi masalah tersebut penulis menyarankan penambahan ruangan dan alat kearsipan. Perlu penambahan pegawai kearsipan dan juga seharusnya setiap pegawai yang menangani arsip mengikuti diklat tentang kearsipan sehingga lebih memahami manajemen kearsipan yang baik.

commit to user xv


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT Siti Mutiah, D1508120, Manajemen Kearsipan Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten (Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum), End Task, Diploma III Management Administration, Faculty of Social and Political Sciences, Sebelas Maret University, Surakarta, 2011, 71 pages. Active dynamic archive is the archive which is still often used in the work unit. This archive takes an important role as a source of information. However, archival management is often overlooked. This will cause many problems. The purpose of these observations was to determine the dynamic management of archival records primarily active in the Section of General Secretariat of Klaten. Implementation of these observations using this type of observation is the author of observation play an active role in conducting direct observations or participate actively participate in carrying out the activities of archives in Klaten District Secretariat. Judging from the nature of this research is descriptive of the author provides a description of archives and records management actively conducted by the General Secretariat Section Klaten Regency. Source data are obtained based on sources, documents and archives. Data collection techniques used were interviews, observation, document review and study the literature. Data analysis technique used is an interactive analytical model which consists of data reduction, data presentation and drawing conclutions. Based on observations made authors can be seen that the management of archives (archives dynamically active) in the Klaten district of General Secretariat include the recording of incoming and outgoing mail, distribution, storage, maintenance and supervision. Reception and recording of incoming and outgoing mail is done by the system of one-door, while the archival storage is done in each unit and is controlled by the public by using the control card system is called mixed system. The conclusions can be drawn from this observation that records incoming and outgoing mail in Klaten District Division of General Secretariat has been good, but the storage and maintenance of archival less attention because of the limited space and limited archival storage device that causes the archive is not stored in place. In addition employees who care to know about the archives and archival management arelacking. To overcome these problems the authors suggest the addition of the room and archival tool. Need an additional employee and also archives every employee who handles should follow the training of archival records so that a better understanding of good archival management. commit to user xvi


digilib.uns.ac.id

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu kegiatan perkantoran pasti memerlukan adanya arsip. Kebutuhan terhadap arsip akan selalu ada seiring dengan perkembangan kegiatan perkantoran karena pada dasarnya arsip muncul dari kegiatan-kegiatan perkantoran yaitu menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, rekaman maupun media elektronik. Setiap instansi baik pemerintah maupun swasta mempunyai suatu dokumen penting yang harus disimpan dan dipelihara guna mengantisipasi kebutuhan akan dokumen tersebut pada masa yang akan datang. Dokumen yang diarsipkan ini suatu saat dapat dipelajari dan digunakan sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Berkaitan dengan pengambilan keputusan suatu arsip mempunyai peranan yang vital bagi organisasi. Arsip merupakan komponen yang vital bagi suatu organisasi karena arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan bagi setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya (Basir Barthos, 1990:2). Disamping peranan tersebut, menurut fungsi dan jenisnya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan perkantoran sehari-hari. Sedangkan arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis terbagi menjadi tiga yaitu arsip aktif,arsip semi aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsiparsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan unit kerja. Jadi arsip aktif masih ada di tempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi.(Ig. Wursanto, commit to user 1


digilib.uns.ac.id 2

1990:18). Arsip dinamis aktif setiap saat masih dibutuhkan bagi kelangsungan unit kerja,maka dari itu memerlukan penanganan yang tepat agar setiap saat dibutuhkan tersedia dengan baik. Penanganan arsip dinamis aktif memerlukan manajemen/pengaturan yang baik sesuai kaidah yang berlaku, karena apabila tidak dimanajemen dengan baik akan menimbulkan arsip kacau. Arsip kacau akan menghambat jalanya aktivitas organisasi. Oleh karena itu penataan arsip dinamis aktif harus diperhatikan dan diatur sesuai kaidah yang berlaku agar dalam pencarian informasi pada suatu arsip dapat secara mudah dan cepat ditemukan, sehingga tidak membuang waktu dan tenaga. Selain mudah ditemukan arsip hendaknya masih dalam keadaan yang baik. Untuk itu dari bentuk arsip harus diperhatikan apakah berupa kertas, rekaman audio/video maupun media elektronik sehingga dapat diketahui bagaimana cara penyimpanan yang baik agar saat digunakan masih dalam keadaan baik/tidak rusak. Arsip yang sekiranya sudah tidak di pakai hendaknya dimusnahkan agar tidak menumpuk di tempat penyimpanan arsip dan mempersulit upaya penemuan kembali. Saat ini sering kali arsip dinamis aktif diabaikan. Arsip yang masih sering digunakan ini hanya dibiarkan tergeletak di meja ataupun ditumpuk saja tanpa ada pengaturan yang baik. Pentingnya arsip ini baru dirasakan apabila suatu saat memerlukan dokumen lama dan menemukan kesulitan dalam pencarian, arsip rusak maupun hilang. Hal ini disebabkan karena tidak ada manajemen yang baik dan arsip di anggap tidak penting. Anggapan ini muncul karena kurangnya pemahaman dan kesadaran bahwa suatu saat arsip dinamis aktif yang disimpan dapat dipelajari dan dipergunakan sebagai dasar pengambilan keputusan guna menjaga kelancaran aktivitas organisasi. Kegiatan kearsipan dilakukan baik organisasi pemerintah maupun swasta untuk menunjang kelancaran aktivitas organisasi begitu pula pada kantor Pemerintah Daerah. Dalam menyelenggarakan pemerintahan daerah, Bupati dibantu oleh Perangkat Daerah. Secara umum Perangkat Daerah terdiri dari unsur staff yang membantu penyusunan kebijaksanaan dan koordinasi diwadahi dalam lembaga sekretariat. Lembaga sekretariat ini merupakan unsur staff yang menyelenggarakan fungsi seperti bidang hukum, commit to user


digilib.uns.ac.id 3

organisasi, hubungan masyarakat, protokol dan pelayanan administratif, serta fungsi pemerintahan umum lainya antara lain bidang penanganan perbatasan dan kerjasama yang termasuk sebagai bagian dari urusan pemerintahan dan tidak termasuk fungsi daerah maupun lembaga teknis daerah diwadahi dalam Sekretariat Daerah (Peraturan Daerah Kabupaten Klaten no. 8 tahun 2008). Dalam melaksanakan tugasnya Sekretaris Daerah dibantu oleh beberapa Asisten dan bagian termasuk Bagian Umum. Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten merupakan tempat pelayanan satu pintu terhadap surat-surat masuk maupun penomoran surat keluar. Surat-surat tersebut harus dikelola dan diarsipkan. Bagi lingkungan Setda arsip ini masih sering digunakan untuk dipelajari dan ditindak lanjuti sebagai dasar dari upaya pengambilan keputusan ataupun perumusan kebijakan yang akan dilakukan pada suatu permasalahan. Arsip-arsip tersebut merupakan arsip dinamis aktif karena pada dasarnya masih sering digunakan. Keberadaan arsip dinamis aktif di setiap unit kerja Setda Kabupaten Klaten sangat penting sehingga harus dimanajemen dengan baik. Oleh karena itu penulis ingin mengamati : “MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN ( MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI BAGIAN UMUM )”.

B. Perumusan Masalah Berdasarkan Permasalahan yang telah penulis kemukakan diatas rumusan masalah yang dikembangkan sebagai berikut : 1. Bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan terutama pada arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten? 2. Bagaimana faktor pendukung kearsipan yang ada pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten?

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

C. Tujuan Pengamatan

Tujuan pengamatan yang telah dilakukan antara lain : 1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan terutama pada arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh Bagian Umum dan bagaimana faktor pendukung kearsipan yang ada di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten. 2. Dari pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis diharapkan laporan ini bermanfaat bagi pembaca. 3. Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya Pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat yang dapat diperoleh dari pengamatan yang dilakukan antara lain : 1. Bagi instansi Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan evaluasi tentang manajemen kearsipan. 2. Bagi penulis Dapat memberikan pengetahuan tentang kegiatan administrasi perkantoran dalam pelaksanaanya dilapangan, khususnya tentang manajemen kearsipan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Arsip Jika kita membicarakan arsip kita harus tahu arti dari kata itu sendiri, kata arsip berasal dari bahasa belanda (archief), file (inggris) dan record. Kata kata tersebut dalam bahasa Indonesia memiliki arti: -

File merupakan jenis arsip aktif, yaitu jenis arsip yang masih digunakan langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih di unit kerja.

-

Record merupakan jenis arsip inaktif yang sudah menurun nilai kegunaanya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak terdapat di unit kerja, akan tetapi sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan.

-

Archive merupakan arsip statis yaitu arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip ini berada di Arsip Nasional RI pusat atau Arsip Nasional RI daerah. Arsip nasional merupakan bahan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah untuk generasi yang akan datang. (Ig Wursanto, 1995:11)

Didalam penjelasan umum Undang-Undang no.7 tahun 1971 arsip adalah : -

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan

pemerintah dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. -

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga adalah arsip baik yang tertulis maupun dalam bentuk rekaman, film dan lain commit to user 5


digilib.uns.ac.id

6

sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

Arsip mempunyai beberapa pengertian tergantung pada segi peninjauanya. Berikut merupakan beberapa pengertian arsip dari para ahli : -

Menurut Basir Bartos (1990:1)

Arsip merupakan setiap catatan tertulis baik

dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingatan orang “itu” pula. -

Menurut Ig Wursanto (1998:19) Arsip adalah kumpulan surat/kumpulan warkat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan pribadi/perorangan/individu yang disimpan sedemikian rupa sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dipergunakan.

-

Menurut The Liang Gie (2007:118) Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

-

Menurut AW Wijaya (1993:8) Arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui. Dari berbagai pendapat tersebut arsip merupakan sekumpulan warkat atau dokumen penting yang disimpan dengan sistematika tertentu sehingga saat dibutuhkan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

commit to user


digilib.uns.ac.id

7

a. Jenis-Jenis Arsip Menurut jenisnya arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam (Ig Wursanto, 1998:21) yaitu : a.1. Jenis-jenis arsip ditinjau dari bentuknya: 1. Surat Dalam hal ini yang dimaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, antara lain : -

Naskah perjanjian/kontrak

-

Akte pendirian perusahaan/organnisasi

-

Notulen rapat

-

Laporan-laporan

-

Kuitansi

-

Naskah berita acara

-

Bon penjualan

-

Kartu pegawai

-

Tabel-tabel, gambar atau bagan;

-

Grafik

2. Mikrofilm 3. Pita rekaman 4. Piringan hitam Berbagai bentuk arsip tersebut membutuhkan penanganan tersendiri agar saat disimpan tidak rusak dan tidak bisa digunakan lagi.

a.2. Jenis arsip menurut subyek atau isinya Jenis arsip menurut subyek/isinya dapat dibedakan menjadi : 1. Arsip keuangan Yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan,seperti : commit to user


digilib.uns.ac.id

-

Laporan keuangan

-

Surat perintah membayar

-

Surat permintaan pembayaran

-

Surat penagihan

-

Daftar gaji, dsb.

8

2. Arsip kepegawaian Adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian Misalnya: -

Daftar riwayat hidup

-

Surat lamaran

-

Surat pengangkatan pegawai

-

Absensi pegawai, dsb.

3. Arsip pemasaran Merupakan arsip yang berhubungan dengan masalah pemasaran, misalnya: -

Surat permintaan

-

Surat penawaran

-

Surat perjanjian/kontrak dagang

-

Daftar nasabah,relasi, dsb.

4. Arsip pendidikan Arsip yang berhubungan dengan masalah pendidikan,misalnya: -

Daftar absensi siswa dan guru

-

Rekapitulasi proses belajar mengajar

-

Program pengajaran, dll.

a.3. Arsip menurut Nilai/kegunaanya dibedakan menjadi 1.

Arsip yang mempunyai nilai informasi Yaitu arsip yang dapat menjadi bahan informasi atau pemberitahuan tentang suatu hal. commit to user


digilib.uns.ac.id

9

2. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi Yaitu arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi. 3. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum Yaitu arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuanketentuan yang berlaku dan dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam suatu peristiwa/kejadian hukum. 4. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah Adalah Arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa pada masa lampau. 5. Arsip yang mempunyai nilai atau kegunaan ilmiah Adalah arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian. 6. Arsip yang mempunyai nilai keuangan Yaitu arsip yang berhubungan atau berisi tentang masalah keuangan. 7. Arsip yang mempunyai nilai pendidikan Yaitu arsip yang berisi tentang pendidikan dan berguna untuk pengembangan dalam dunia pendidikan. 8. Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi Yaitu arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya, arsip yang disimpan pada Arsip Nasional biasanya mempunyai guna dokumentasi.

a.4. Penggolongan arsip menurut sifat kepentinganya 1. Arsip non essensial Yaitu arsip yang tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini disimpan tidak lebih dari 1 tahun. commit to user


digilib.uns.ac.id 10

2. Arsip yang diperlukan Yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dibutuhkan.Arsip ini bisa disimpan 2-3 tahun. 3. Arsip penting Yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum , pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Arsip yang demikian masih diperlukan dalam membantu kelancaaran pekerjaan . Apabila arsip ini hilang sulit diganti dan sulit mencari penggantinya. 4. Arsip vital Yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selamanya . Arsip

ini

misalnya:

Dokumen

kepemilikan

tanah,akte

pendirian

perusahaan, daftar hasil ujian pegawai dan sebagainya.

a.5. Berdasarkan keseringan penggunaanya Menurut keseringan penggunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 3 macam: 1. Arsip yang aktif Yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja. 2. Arsip pasif Yaitu arsip yang jarang dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja tetapi

kadang-kadang

masih

diperlukan

juga

penyelenggaraan kerja. 3. Arsip abadi Yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya.

commit to user

dalam

proses



a.6. Penggolongan arsip menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan 1. Arsip sentral Yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang disentralkan penyimpananya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum karena merupakan gabungan atau kumpulan berbagai arsip unit. 2. Arsip unit Yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,karena hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.

a.7. Penggolongan arsip menurut keaslianya 1. Arsip asli Warkat asli adalah warkat bukan berupa tembusan atau tindasan, bukan berupa fotokopi, bukan berupa rekaman atau bukan berupa microfilm. 2. Arsip tembusan atau tindasan Warkat tembusan atau warkat tindasan atau carbon copy (cc) adalah lembaran kedua, ketiga dan sebagainya tergantung berapa lembar atau berapa rangkap warkat itu ditulis atau diketik sekalian bersama-sama dengan warkat aslinya (lembar pertama). 3. Arsip salinan Warkat salinan merupakan hasil salinan dari warkat asli yang isinya sama dengan warkat aslinya. 4. Arsip berupa petikan Petikan merupakan kutipan dari surat keputusan yang memuat atau berisi diktum surat keputusan. Diktum surat keputusan diawali dengan kata “memutuskan”

kemudian

disusul

sebelah

kirinya

“menetapkan” dan kemudian diuraikan dictum tersebut.

commit to user

dengan

kata



a.8. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaanya dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. 1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan menjadi tiga macam : -

Arsip aktif : arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bahi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih berada di tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi.

-

Arsip semi aktif : arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi dari arsip aktif ke arsip inaktif.

-

Arsip inaktif atau arsip semi statis : arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses sehari-hari. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif

adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan unit kerja dan dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara, sehingga masih berada pada unit kerja instansi/organisasi.

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun

untuk

penyelenggaraan

sehari-hari

administrasi

Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip- arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

commit to user



b. Pengorganisasian arsip Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip. Karena pekerjaaan administrasi ada pada setiap unit kerja perkantoran, maka pekerjaan kearsipan akan ada pada setiap unit kerja. Disamping sebagai hasil kerja administrasi arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi. Menurut Ig Wursanto (1998:21) pengorganisasian arsip terdapat beberapa pola yang diterapkan pada suatu organisasi yaitu :

b.1. Sentralisasi Di kantor pemerintah, swasta, atau lain-lain jenis kantor niscaya mempunyai satu unit kerja yang khusus menangani penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada unit kerja tersebut tetapi biasanya disebut Tata Usaha. Tata usaha disini merupakan sentral penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar. Hal ini disebut sentralisasi surat masuk dan surat keluar. Sehubungan dengan masalah kearsipan, maka sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Arsip tersebut sebetulnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai diproses/diolah. Dengan sentralisasi arsip maka semua suratsurat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip.

1. Keuntungan dari sentralisasi arsip -

Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

-

Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada penanganan arsip

-

Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan

-

Sistem penyimpanan dari beberapa arsip dapat diseragamkan.

commit to user



2. Kerugian dari sentralisasi arsip -

Sentralisasi arsip hanya efektif dan efisien untuk organsasi kecil

-

Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu system penyimpanan yang seragam

-

Unit kerja yang memerlukan arsip memerlukan waktu yang lebih lama untuk memproleh arsip yang diperlukan.

b.2. Desentralisasi Suatu kantor dikatakan menganut sistem kearsipan secara desentralisasi apabila

semua unit kerja menelola arsipnya masing-masing. Sistem

penyimpanan (filling system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah pisah letaknya system penyelengaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Disini semua kegiatan kearsipan baik pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan ditempat unit kerja masing-masing.

1. Keuntungan desentralisasi -

Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing

-

Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri

-

Penanganan arsip akan lebih mudah dilakuan karena arsipnya sudah dikenal baik.

2. Kerugian desentralisasi arsip -

Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan commit to user


-


Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit

kerja

sehingga

penghematan

pemakaian

peralatan

dan

perlengkapan sukar dilakukan -

Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugaspetugas umumnya bertugas rangkap

dan tidak mempunyai latar

belakang kearsipan -

Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

b.3. Kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan secara sentralisasi maupun desentralisasi sering ditemukan di perkantoran kombinasi antara dua cara tersebut. Cara ini sering disebut dengan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi arsip. Dengan cara ini kelemahan keduanya memang dapat diatasi. Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan dengan cara sentralisasi. Disini pemindahan arsip dan prosedurnya harus diperhatikan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan jadwal pemindahan(retensi arsip) yang perlu disusun. Disamping itu sentral arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi sesuai dengan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan arsiparsip tersebut perlu diteliti apakah arsip-arsip tersebut perlu dipilih dan dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke arsip nasional sebagai arsip statis.

commit to user



2. Pengertian Kearsipan Ig Wursanto dalam bukunya “Kearsipan” (1998:12) mengatakan bahwa Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen kantor lainya. Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan. Dengan demikian kearsipan merupakan suatu pekerjaan kantor yang berkaitan dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting yang harus disimpan untuk keperluan mendatang.

a. Peranan kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. (Basir Barthos , 1990:2) Pada pasal 3 Undang-undang no.7 tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa

tujuan

kearsipan

pertanggungjawaban

adalah

nasional

untuk

tentang

menjamin perencanaan,

keselamatan pelaksanaan

bahan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu commit to user



akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan diatas maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna.

b. Manajemen Kearsipan Manajemen berasal dari kata management (Bahasa Inggris) yang berarti pengelolaan. Fungsi dasar dari manajemen adalah planning, organizing, actuating dan controlling. Untuk melaksanakan fungsi tersebut memerlukan data dan informasi. Arsip menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan untuk operasional organisasi.. Zulkifli Amsyah (1998:4) mengatakan bahwa manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan.

3. Pengertian Manajemen Arsip Dinamis Aktif Dari pengertian yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah seperti diatas dapat diketahui bahwa hakikat dari manajemen arsip dinamis aktif adalah pengurusan arsip dari pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, sampai dengan pengawasan arsip itu sendiri dikarenakan pemindahan dan penyusutan arsip dilakukan saat arsip sudah dinyatakan tidak aktif lagi.

commit to user



a. Lingkup manajemen arsip dinamis aktif Manajemen arsip dinamis aktif meliputi : a.1. Pencatatan dan Pendistribusian Surat Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat (Zulkifli Amsyah, 1998:53) yaitu dengan menggunakan buku agenda, kartu kendali dan tata naskah. 1. Prosedur buku agenda -

Buku agenda Halaman-halaman buku uni berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang ada di file. Buku ini memang sering digunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dll.

-

Buku ekspedisi Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit dari buku agenda yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima.

2. Prosedur kartu kendali Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali , surat masuk digolongkan kepada surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari buku agenda dan Buku ekspedisi. commit to user



Pengarahan/pendistribusian surat masuk dengan menggunakan kartu kendali dibedakan menjadi tiga macam (Ig Wursanto, 1998:120) yaitu:

2.1 Pengarahan/ pendistribusian surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: -

Surat-surat yang telah digolongkan dalam surat penting oleh pencatat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga, tetapi kolom kepada tidak diisi karena belum tahu kepada siapa akan diteruskan.

-

Surat-surat beserta kartu kendali diberikan kepada pengarah.

-

Pengarah mengadakan pemeriksaan apakah pengisian kolom kartu kendali sudah benar.

-

Setelah dianggap benar pengarah mengisi kolom kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat tersebut.

-

Surat,beserta dua kartu kendali disampaikan kepada pejabat pengolah surat. Kartu kendali I tetap berada di tangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol. Kartu kendali I dikumpulkan, dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda.

-

Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat sudah diterima. Kartu kendali dua dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan,sehingga kartu kendali ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya Kartu kendali II diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dan sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses (Unit pengolah).

commit to user



Bagan 2.1 Aliran Surat Masuk Penting Unit kearsipan Pencatat Pengarah Surat Surat

Penerima Surat

SP

Penata Surat

SP

Unit Pengolah

SP I

II II

III III

I II III

I

II II

Sumber : Ig Wursanto, 1998:121

2.2 Pengarahan/pendistribusian surat masuk biasa Pengarahan surat masuk biasa/rutin melalui proses sebagai berikut : -

Setelah surat dicatat di lembar pengantar rangkap dua surat tersebut disampaikan ke unit pengolah

-

Unit pengolah mengisi lembar pengantar, tanggal dan jam terima surat, nama, jabatan,serta tanda tangan pada kolom yang telah disediakan.

-

Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip , sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. commit to user



Bagan 2.2 Aliran Surat Masuk Biasa Unit Kearsipan Penerima surat Pencatat surat

Pengarah surat

SB

Unit Pengolah

Penata surat

SB

SB

I

I II

I

II

II

II II

Sumber : Ig Wursanto, 1998: 122

2.3 Pengarahan/pendistribusian surat masuk rahasia Proses pengarahan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut: -

Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia ,surat berikut 2 lembar surat pengantar disampaikan kepada unit pengolah.

-

Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat,tanda tangan dan nama terang.

-

Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile secara kronologis.

-

Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. commit to user



Bagan 2.3 Aliran Surat Masuk Rahasia Unit kearsipan Penerima

Pencatat

Pengarah

Penata

surat

surat

surat

arsip

I

II

I

Pengolah

II

I

II

II II

Sumber : Ig Wursanto, 1998:123

3. Prosedur tata naskah Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

a.2. Penyimpanan Prosedur

penyimpanan

adalah

langkah-langkah

pekerjaan

sehubungan dengan akan disimpanya suatu warkat. 1. Macam penyimpanan Ada dua macam penyimpanan, yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses(file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah dip roses (file tetap) commit to user



a. Penyimpanan sementara File pending atau file tindak lanjut (follow up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi table tanggal yang berlaku untu tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal. Pergantian bulan ditunjukan dengan adanya pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12.

Warkat yang dipending dalam

waktu tertentu misalnya dapat dimasukan didalam map dibawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filling cabinet) yang dipergunakan. b. Penyimpanan tetap/ permanent file Dalam penyimpanan secara tetap ini ada beberapa langkah yang harus ditempuh yaitu: -

Langkah pemeriksaan Yaitu memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai “siap untuk disimpan” sebagaimana tanda yang uum digunakan oleh kantor atau unit kerja bersangkutan, maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasanya kepada yang berhak. Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan kepada pengolah ternyata tidak diteruskan tetapi disimpan maka kasus ini dapat disimpulkan bahwa surat tersebut hilang.

-

Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainya surat akan disimpan. commit to user



Penentuan kata tangkap tergantung kepada system penyimpanan yang dipergunakan.

2. Sistem Penyimpanan Menurut A.W Wijaya (1993:105) Sistem penyimpanan dapat dibedakan menjadi 5 macam yaitu: a. Penyimpanan menurut abjad Penyimpanan sesuai abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunanya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi,

nama

tempat,

nama

benda,

dan

subyek/masalah. b. Sistem pokok soal (Subject Filling System) Dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soal/masalah. Agar penyelenggaraan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar , beberapa langkah dibawah ini perlu diikuti: -

Pengkajian surat/berkas, yaitu untuk mengetahui persoalan yang terkandung didalamnya.

-

Memberikan kode surat

-

Mencatat surat kedalam kartu indeks

-

Menyimpan surat berdasarkan kode yang tertera.

c. Sistem nomor/angka Sistem nomor/angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersagkutan. d. Sistem wilayah/daerah (Geographical Filling System) Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah daerah. cara ini menghendaki surat yang berasal dari daerah yang sama commit to user



disimpan pada tempat yang sama pula. Sedangkan dalam tempat penyimpananya itu sendiri system wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad/sistem tanggal. e. Sistem tanggal (chronological Filling System) Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Cara kronologis dipakai jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula.

3. Alat-alat penyimpanan (Basir Barthos, 1990:198) a. Folder/map Adalah semacam map tetapi tidak menggunakan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang bersangkutan. b. Guide/penunjuk dan pemisah Guide merupakan penunjuk tempat berkas berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya hampir sama dengan folder tetapi hanya merupakan lembaran yang berbentuk segi empat dan mempunyai tab untuk mencantumkan title/kode klasifikasi c. Ticker file Alat ini untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip. d. Filling cabinet (lemari arsip) Filling cabinet ini dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filling cabinet yang terbaik biasanya terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis.

commit to user



e. Rak arsip Rak untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku di perpustakaan.Cara penataan berkas sama dengan cara pada filling cabinet hanya pada rak susunanya vertikal ke samping kiri ke kanan. Petunjuk dan folder yang akan ditempatkan di rak, petunjuknya dipasang disisi samping. Rak dan kotak digunakan untuk menyimpan arsip inaktif sedangkan filling cabinet dan folder serta petunjuk dipergunakan untuk menyimpan arsip.

a.3. Pemeliharaan Arsip Menyimpan arsip hendaknya ditempat yang memenuhi syarat. (Basir Barthos, 1990:51) Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi baik untuk menghindari kerusakan-kerusakan arsip yang disebabkan: 1. Kerusakan oleh penyebab dari dalam a. Kertas Kertas bermacam-macam jenisnya dan bahan pembuatanya, harus dipilih bahan kertas yang kuat sehingga tidak cepat rusak. Akan tetapi betapapun baiknya kertas jika perawatan penyimpananya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan lama. Oleh karena itu disamping pemilihan jenis kertas yang baik juga harus diperhatikan perawatan penyimpananya. b. Tinta Tinta yang mutunya kurang baik akan mudah luntur jika terkena air. Perlu adanya pemilihan tinta yang berkualitas mengingat arsip sangat diperlukan untuk kelangsungan organisasi.

commit to user



c. Pasta/lem Pasta/lem yang dipergunakan sebagai perekat juga dapat memicu kerusakan. Dengan mengetahui sifat-sifat organik dari

material

tersebut kita dengan segera melakukan usaha-usaha pencegahan terhadap musuh-musuh kertas yang mungkin menyerangnya.

2. Kerusakan akibat serangan dari luar a. Kelembaban Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur, lem/pasta hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit. Pertolongan pertama ialah dengan menormalisasi kelembaban yaitu dengan menambah edaran udara panas (kering) dengan menggunakan panasnya listrik. b. Udara yang terlalu kering Udara yang terlalu kering juga menyebabkan kertas menjadi kering, keras dan mudah patas. Untuk mengatur kelembaban udara perlu dipasang hygrometer didalam ruangan, sedangkan temperature udara antara 650 sampai 850 F. c. Sinar matahari Sinar matahari terutama sinar ultra violet juga dapat merusak kertas sehingga menjadi buruk, berwarna coklat dan tintanyapun luntur. Untuk mengatur sinar matahari yang masuk hendaknya pintu atau jendela dihadapkan kearah utara/selatan untuk menghindari sinar matahari langsung. d. Debu Bagaimanapun kecilnya debu merupakan musuh kertas yang ganas. Untuk menghadapi debu-debu ini dapat dilakukan cara memasang jaring kawat yang halus pada pintu/jendela atau dengan memasang filter electrostatic. commit to user



e. Kekotoran udara Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat membahayakan kertas. Karena gas dapat menimbulkan reaksi kimia yang dapat merusak kertas. Oleh karena itu yang paling penting dilakukan adalah dengan membersihkan udara. f. Jamur dan sejenisnya Jamur timbul karena kelembaban udara yang tidak baik . Obat-obat adalah upaya pencegahan akan tetapi untuk menghilangkan jamur tersebut bisa menggunakan alkohol. g. Rayap Usaha pencegahan yang paling tepat adalah dengan peniadaan penggunaan kayu pada tempat penyimpanan arsip.

a.4. Pengawasan Pemakaian Arsip Arsip-arsip sering dikeluarkan dari tempat penyimpananya (file) apabila arsip tersebut diperlukan untuk suatu pemakaian. Surat-surat sering dikeluarkan dari tempat penyimpanannya( filling cabinet) baik untuk kebutuhan petugas, atasan maupun unit kerja lain. Terlepas dari apapun alasan arsip dikeluarkan dari tempat penyimpananya, untuk kepentingan tertibnya pengawasan terhadap keluar masuknya arsip, diperlukan adanya suatu tata cara tertentu dalam bentuk prosedur pengeluaran arsip dari file dan pengembalianya ke dalam file. Peminjaman arsip harus dicatat dengan formulir ataupun daftar pinjaman agar dapat diketahui dimana arsip berada sehingga diketahui pula siapa yang bertanggung jawab terhadap arsip sehingga meminimalisir kemungkinan arsip hilang. Upaya pemindahan dan pemusnahan dilakukan apabila suatu surat sudah tidak dinyatakan aktif lagi sehingga manajemen arsip dinamis aktif commit to user



hanya sampai pengawasan terutama peminjaman arsip aktif agar tetap tersedia dengan baik.

b. Faktor Penunjang Manajemen Arsip Dinamis Aktif Menurut Ig Wursanto (1995:30) ada beberapa faktor yang dapat mengidentifikasikan apakah manajemen

kearsipan (arsip dinamis aktif) pada

suatu organisasi/instansi dapat dikatakan baik yaitu : 1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat Sistem penyimpanan arsip/filling system adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkatwarkat sehingga jika diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat. Cepat atau tidaknya dalam upaya penemuan kembali tergantung kepada sistem kearsipan yang dipakai apakah sudah dimanajemen dengan baik. 2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat Dalam kamus administrasi, fasilitas dapat diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 yaitu: -

Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, stempel, karbon, dan sebagainya.

-

Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak, dan sebagainya.

-

Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet, dan seterusnya.

-

Alat-alat lainya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.

3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu yaitu: commit to user


-


Memiliki pengetahuan di bidang pengetahuan umum terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip,

-

Mengetahui seluk beluk instansinya yakni tugas-tugas dan pejabatpejabatnya,

-

Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,

-

Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.

-

Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dapat menyimpan rahasia organisasi.

commit to user



B. Metode Pengamatan

1. Lokasi pengamatan Pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah merupakan pusat kegiatan administrasi pemerintahan di Kabupaten Klaten. Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Klaten berlokasi di jalan Pemuda no.249 Klaten. Penulis memfokuskan penelitian di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yang berada di kompleks Pemda Klaten. Bagian umum mempunyai wewenang untuk mengurusi surat masuk dan surat keluar. Kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar ini dilakukan dengan asas satu pintu. Penulis memilih lokasi pengamatan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten karena

sebagai

instansi

pemerintah

yang

melayani

kegiatan

administrasi

pemerintahan tentunya dituntut untuk melayani masyarakat. Pelayanan yang dilakukan harus cepat, tepat dan akurat sehingga memerlukan suatu manajemen kearsipan yang baik.

2. Jenis pengamatan Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu observasi berperan aktif. Observasi berperan aktif merupakan pengamatan yang dilakukan secara langsung di lapangan dengan bertanya dan mengamati kegiatan yang ada. Menurut H.B Sutopo (2002:67) observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus dan peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peranan yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitianya, dengan mempertimbangkan akses yang diperolehnya yang bermanfaat bagi pengumpulan data. Dilihat dari sifatnya penelitian ini bersifat deskriptif, yaitu pengamatan yang dilakukan untuk memberikan informasi dan gambaran tentang manajemen arsip terutama arsip dinamis aktif yang ada di Setda Kabupaten Klaten. Menurut H.B Sutopo (2002:35) Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi commit to user



sebenarnya guna mendukung penyajian data, jadi dalam mencari pemahaman penulis tidak memotong halaman cerita dan data-data lainnya dengan simbol-simbol angka. Penulis berusaha menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti waktu dicatat.

3. Sumber Data Data merupakan sumber fakta/keterangan yang diperoleh dari penelitian. Sumber data yang diperoleh dari penelitian ini melalui: a. Nara sumber/Informan Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia sangat penting perananya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber di sini memiliki posisi yang sama dan narasumber bukan hanya sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti tetapi lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang dia miliki. Untuk memilih siapa yang menjadi informan , peneliti wajib memahami posisi dan informasi yang dimilikinya sesuai dengan kebutuhan penelitianya. Hal ini disebut dengan istilah purposive sampling yaitu peneliti cenderung memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap. Informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah: -

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Bapak Amin Mustofa

-

Petugas unit penyimpanan arsip Bapak Agus

-

Staff kepegawaian Bapak Sumanto

b. Dokumen dan arsip Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Banyak perisyiwa yang telah lama terjadi bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-arsip baik yang secara langsung maupun tidak, sangat berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. Dalam mengkaji dokumen peneliti tidak hanya mencatat apa yang tertulis commit to user



tetapi juga berusaha menggali dan menangkap maknanya yang tersirat dari dokumen itu. Adapun dokumen dan arsip yang digunakan untuk menunjang penelitian ini yaitu berkas-berkas/arsip yang berada pada tempat penyimpanan arsip yang berada pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan pedoman kearsipan yang berlaku serta Tata Naskah atau Peraturan Daerah Kabupaten Klaten Tahun 2008.

4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara adalah teknik pengamatan dengan melaksanakan tanya jawab langsung dengan informan yang dipilih untuk melengkapi data yang diperlukan. Menurut H.B Sutopo (2002:59) wawancara dibedakan menjadi wawancara secara terstruktur dan tidak terstruktur. Dalam wawancara terstruktur masalah ditentukaan peneliti sebelum wawancara dilakukan, sedangkan dalam wawancara tidak terstruktur wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang bersifat open ended dan mengarah pada kedalaman informasi serta dilakukan dengan cara yang tidak secara formal terstruktur. Dalam wawancara ini penulis memilih wawancara tidak terstruktur karena lebih tidak formal dan bisa lebih mengeksplor jawaban-jawaban yang diberikan. b. Observasi Menurut H.B Sutopo (2002:64) Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa , tempat/lokasi, dan benda serta rekaman gambar. Observasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Dalam observasi langsung dapat dilkukan secara berperan maupun tidak berperan. Pada penelitian ini observasi yang dilakukan oleh penulis dilakukan secara langsung dan ikut berperan aktif dengan melakukan Kuliah Kerja Magang selama satu setengah bulan di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten dan terlibat langsung dengan kegiatan kearsipan. commit to user



c. Mengkaji Dokumen dan arsip Sebagai catatan formal arsip sering memiliki peran sebagai sumber informasi yang sangat berharga bagi pemahaman suatu peristiwa. Sumber data berupa arsip dan dokumen biasanya merupakan sumber data pokok dalam penelitian kesejarahan, terutama untuk mendukung proses interpretasi dari setiap peristiwa yang diteliti. (H.B Sutopo, 2002:69) d. Study Pustaka Dalam penulisan laporan Tugas Ahir ini juga diperlukan studi pustaka untuk mendukung hasil penelitian agar lebih valid. Studi pustaka dilakukan dengan mencari literatur yang sesuai dengan masalah yaitu bidang kearsipan.

5. Teknik analisis data Dalam penelitian kualitatif terdiri dari tiga komponen pokok yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan. Ketiga komponen tersebut saling berkaitan dan tidak terpisahkan.

Bagan 2.4 Model Analisis Interaktif PENGUMPULAN DATA

PENYAJIAN DATA

REDUKSI DATA

PENARIKAN SIMPULAN

Sumbercommit : H.B Sutopo, to user 2002:96



Reduksi data sebagai komponen pertama bahkan sudah dilakukan sejak penyusunan proposal penelitian. Reduksi data dilakukan dengan peneliti menyusun rumusan pengertian secara singkat, berupa pokok temuan yang penting dalam arti inti pemahaman segala peristiwa yang dikaji.Kemudian diikuti penyusunan sajian yang berupa cerita sistematis dan logis dengan suntingan penelitianya supaya makna peristiwa menjadi lebih jelas dipahami dengan dilengkapi perabot sajian yang diperlukan (tabel, gambar dll) yang mendukung kekuatan sajian data. Pada waktu pengumpulan data sudah berahir peneliti mulai menarik kesimpulan berdasarkan semua yang terdapat pada reduksi maupun sajian data. Apabila simpulan dirasa kurang maka peneliti wajib melakukan pengumpulan data yang terfokus untuk mencari pendukung simpulan dan pendalaman data.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA A. Sejarah 1. Penelusuran hari jadi Kabupaten Klaten Daerah yang sekarang merupakan wilayah Kabupaten Klaten merupakan daerah kuno. Dalam arti sudah dihuni oleh manusia sejak masa peradaban hindu dimulai di tanah Jawa. Pada masa awal berdirinya kerajaan-kerajaan Hindu Jawa Klaten telah tampil ke muka. Terbukti ditemukanya peninggalan-peninggalan Hindu-Budha di daerah ini, seperti candi,prasasti dan benda-benda logam. Hal ini dapat dilihat dari nama-nama Desa ( Daerah ) di wilayah kabupaten Klaten yang keberadaanya dapat dirunut hingga pada masa Hindu Budha. Seperti Pulu Watu (sekarang Desa Puluh Watu). Gumulan (Desa Gumulan, Kec. Kalikotes). Wadihati (Desa Wedi), Mirah-mirah (Desa Muruh) dan Upit (Ngupit, Kec. Ngawen). Bahkan di daerah Ngupit juga terdapat prasasti yang berkaitan dengan pendirian desa tersebut sebagai desa perdikan. Prasasti Upit dikeluarkan oleh rakyat Kayuwangi dan bertanggal 11 November 866 M. Pada masa kerajaan Islam (Demak, Pajang, Mataram) daerah Klaten yang termasuk Negaragung (Negara Agung) juga menyimpan kisah-kisah sejarah yang terdokumentasi dalam cerita rakyat, babad dan sumber sejarah lainya. Kisah tentang Kyai Melati yang dipercayai masyarakat Klaten sebagai “Cikal bakal” kota Klaten merupakan awal adanya pemukiman di kota Klaten. Dari Kyai Melati inilah nantinya muncul kata Klaten. Namun demikian hingga ahir abad ke-18 nama Klaten belum pernah disebut, baik dalam sumber sejarah tradisional maupun kolonial. Nama Klaten baru muncul dalam sumber sejarah ketika desa ini dipilih sebagai tempat pendirian Benteng Loji. Benteng Loji sebagai pusat pemerintahan commit to user 36



kolonial. Setiap pendirian selalu dicatat dandiarsipkan oleh pegawai kolonial, apalagi Benteng Loji yang disebut juga Loji Klaten memiliki fungsi militer dan administrasi yang penting karena terdapat tepat di tengah antara kekuasaan Kesultanan Yogyakarta dan Kasunanan Surakarta. Maka segala aktifitas yang berada di kawasan Loji selalu tercatat dengan baik. Pendirian Benteng Loji yang peletakan batu pertamanya dimulai pada hari Sabtu 28 Juli 1804. Pendirian Benteng Loji di desa Klaten dapat dianggap sebagai awal munculnya sebuah pemerintahan supra desa, karena benteng loji merupakan simbol kekuasaan baik tradisional maupun kolonial. Berdasarkan pada pendirian benteng inilah maka pada tahun-tahun berikutnya Klaten dipilih sebagai tempat kedudukan pos Tundhan pada tanggal 12 Oktober tahun 1840. Kabupaten gunung polisi pada tanggal 05 Juni 1847 (Berdasarkan Staatblad no. 30 tahun 1847.Staatblad no. 32 Tahun 1854 dan Staatblad no. 209 tahun 1874) dan Kabupaten Pangreh Praja pada tanggal 12 Oktober 1918 (berdasarkan Rijksblad Surakarta no.23 tahun 1918). Melihat sejarah yang ada di Kabupaten Klaten seperti diatas maka tim penggali Hari jadi Kabupaten Klaten memilih tanggal pendirian Benteng Klaten sebagai hari dan tanggal kelahiran Kabupaten Klaten. Hal ini didasarkan pada peristiwa awal munculnya nama Klaten dalam sumber sejarah (dasar nomenklatur) dan asas kontinuitas peristiwa-peristiwa sejarah yang ada di Klaten. Disamping dukungan sumber sejarah yang tertulis tentang pendirian Benteng Klaten juga menjadi dasar dipilihnya tanggal 28 Juli 1804 sebagai hari lahirnya Kabupaten Klaten dan telah ditetapkan dengan Perda no. 12 Tahun 2007 tanggal 18 Juni tahun 2007 tentang hari jadi Kabupaten Klaten.

commit to user



2. Awal Berdirinya Pemerintahan Kabupaten Klaten Pemerintahahan Kabupaten Klaten sebagai wilayah daerah otonom dibentuk berdasarkan Undang-Undang no. 13 tahun 1950 dan Peraturan Pemerintah no. 32 tahun 1950. Tugas dan kekuasaannya dijelaskan pula pada lampiran UndangUndang no. 13 tahun 1950. Sebelumnya daerah Kabupaten Klaten adalah termasuk wilayah bekas Swapraja Kasunanan. Struktur pemerintahan otonomnya didasarkan atas UU no 22 tahun 1948, dimana Bupati Kepala Daerah dalam tugasnya sehari-hari didampingi oleh sebuah Dewan Pemerintahan Daerah yang anggotanya terdiri dari 5 orang disamping itu Bupati Kepala Daerah juga memiliki pengawasan terhadap Legislatif.

B. Visi dan Misi 1. Visi Kabupaten Klaten Terwujudnya Klaten yang toto titi tentrem kerto rahajo. 2. Misi Kabupaten Klaten a.

Mengupayakan terpenuhnya kebutuhan dasar masyarakat (wareg, wasis, wisma dan wutuh)

b.

Mengupayakan rasa aman lahir dan batin serta tercukupinya kebutuhan materiil dan spiritual serta meningkatkan keimanan, ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa.

c.

Meningkatkan partisipasi masyarakat dan penghargaan serta aktualisasi diri dalam pembangunan.

d.

Menumbuhkan

kehidupan

perekonomian

yang

dinamis

dengan

menumbuhkan kehidupan perekonomian rakyat yang berbasis sumber daya lokal, menjaga kelestarian hidup, serta mengurangi kemiskinan. e.

Penerapan pengunsurutamaan gender dalam berbagai fungsi pemerintahan. commit to user



f.

Mengembangkan kerja sama dengan berbagai pihak pelaku pembangunan.

g.

Mewujudkan tata pemerintahan yang baik yang didukung sumber daya yang memadai.

h.

Mendorong otonomi desa dan menjadikan desa sebagai pusat pertumbuhan.

C. Pengertian Sekretaris Daerah Sekretaris Daerah sebagaimana dimaksud pada pasal 2 ayat 1 Perda no 9 tahun 2008 mempunyai tugas dan wewenang mendukung pelaksanaan tugas Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan, dan memberikan pelayanan administratif kepada seluruh satuan kerja perangkat daerah. Sekretariat Daerah yang dipimpin oleh Sekretaris Daerah mempunyai tugas dan kewajiban membantu Bupati dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan dinas daerah dan lembaga teknis daerah. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 2, Sekretaris Daerah mempunyai fungsi: -

Penyusunan kebijaksanaan pemerintah daerah

-

Pengkoordinasian pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah

-

Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah

-

Pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah

-

Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

commit to user



Rincian tugas Sekretaris Daerah yang termuat dalam Perda no 9 th 2008 ayat 1 adalah : -

Mengkoordinasikan perumusan kebijakan bupati dengan mengacu RPJP, RPJMD, RKPD, Rencana strategik Kabupaten dan ketentuan perundangan yang berlaku

-

Merumuskan visi-misi, tujuan dan sasaran yang hendak dicapai dalam penyelenggaraan pemerintahan

-

Menugaskan para Asisten dan Kepala Bagian serta mengkoordinasikan SKPD dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan

-

Mengendalikan dan membina aparat perangkat daerah yang berada dibawahnya dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya

-

Memantau dan menilai pelaksanaan tugas perangkat daerah yang berada dibawahnya baik secara lisan maupun tertulis

-

Menandatangani surat-surat yang didelegasikan oleh Bupati

-

Mengusulkan, menunjuk, menetapkan serta melaksanakan pembinaan pejabat pengelolaan keuangan

-

Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada Bupati

-

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati.

commit to user



D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah 1. Sekretaris Daerah 2. Asisten Pemerintahan a. Bagian Tata Pemerintahan -

Sub Bagian Pemerintahan Umum

-

Sub Bagian Pemerintahan Desa

-

Sub Bagian Otonomi Daerah dan Kerjasama

b. Bagian Hukum -

Sub Bagian Perundang-undangan

-

Sub Bagian Bantuan Hukum dan Hak Asasi Manusia

-

Sub Bagian Dokumentasi Hukum

3. Asisten Ekonomi Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat a. Bagian Perekonomian -

Sub Bagian Sumber Daya Alam

-

Sub Bagian Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, Usaha Mikro Kecil dan Menengah

-

Sub Bagian Investasi Daerah

b. Bagian Administrasi Pembangunan -

Sub Bagian Perencanaan, Pekerjaan Umum dan Perhubungan

-

Sub Bagian Evaluasi, Monitoring dan Pelaporan commit to user


-


Sub Bagian Pengendalian

c. Bagian Kesejahteraan Rakyat -

Sub Bagian Kesejahteraan Sosial, Kependudukan dan Kesehatan

-

Sub Bagian Agama dan Kesehatan

-

Sub Bagian Pemberdayaan Perempuan, Keluarga Berencana, Budaya, Pariwisata, Pemuda dan Olahraga

4. Asisten Administrasi a. Bagian Organisasi -

Sub Bagian Kelembagaan

-

Sub Bagian Ketatalaksanaan

-

Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur dan Kepegawaian

b. Bagian Hubungan Masyarakat - Sub Bagian Protokol dan Sandi Telekomunikasi - Sub Bagian Informasi, Publikasi dan Dokumentasi - Sub Bagian Pengolahan Data Elektronik c. Bagian Umum -

Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan

-

Sub Bagian Rumah Tangga

-

Sub Bagian Perlengkapan

5. Kelompok Jabatan Fungsional commit to user



commit to user



E. Bagian Umum Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi yang menyelenggarakan urusan ketata usahaan, perlengkapan, urusan rumah tangga dan keuangan Setda. Rincian tugas yang termuat dalam ayat 1 Perda no. 9 tahun 2008 adalah: a. Menyusun rencana kerja Bagian Umum sebagai pedoman pelaksanaan tugas b. Merumuskan sasaran yang hendak dicapai berdasarkan skala prioritas dan dana yang tersedia sebagai dasar pelaksanaan tugas c. Menyusun bahan kebijakan umum di Bagian Umum d. Melaksanakan urusan rumah tangga, perlengkapan dan keuangan Setda e. Melakukan usaha-usaha dan kegiatan memonitor perkembangan dalam rangka peningkatan sarana dan prasarana dibidang ketata usahaan, perlengkapan, keuangan dan urusan rumah tangga Setda. f. Menyiapkan usulan, penunjukan, penetapan pejabat pengelola keuangan g. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan SKPD dalam rangka pelaksanaan tugas h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahanpermasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas, serta mencari alternatif pemecahan masalah i. Mengkoordinasikan, membagi tugas dan membimbing atau member petunjuk kepada bawahan agar terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku j. Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya sebagai bahan pengembangan commit to userkarier



k. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada atasan l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

Di Bagian Umum memiliki tiga Sub Bagian yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Masing-masing Sub Bagian dikepalai oleh Kepala Sub Bagian.

Bagan 3.2 Sub Bagian Pada Bagian Umum BAGIAN UMUM

Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan

Sub Bagian Rumah Tangga

Sub Bagian Perlengkapan

Sumber : Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

1. Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum yang menyelenggarakan urusan tata usaha pimpinan dan tata usaha umum, mengendalikan dan membina kearsipan serta tata usaha keuangan Setda. Rincian tugas Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan: a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas b. Melaksanakan administrasi dan surat menyurat di lingkungan Setda c. Merencanakan kegiatan ketatausahaan umum dengan menerapkan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai data yang ada commit to user



d. Mengontrol pelaksanaan kegiatan ketatausahaan umum dan kearsipan sesuai dengan pembagian tugas masing-masing pada lingkup Setda e. Melakukan usaha-usaha dan kegiatan dalam rangka peningkatan sarana dan prasarana dibidang ketatausahaan dan kearsipan f. Menyelenggarakan penatausahaan keuangan Setda g. Meneliti dan memverifikasi kelengkapan SPP yang diajukan Bendahara h. Menyiapkan SPM atas dasar SPP yang diajukan Bendahara i. Melaksanakan verifikasi SPJ dan menyiapkan bahan pengesahan SPJ j. Menyiapkan bahan dan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan k. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang keuangan l. Melakukan administrasi segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas kepala daerah dan pimpinan di lingkungan Setda m. Melakukan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas n. Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi hasil kerja.

2. Sub Bagian Rumah Tangga Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum yang menyelenggarakan urusan rumah tangga yang meliputi pelayanan angkutan dan pemeliharaan kendaraan dinas dilingkungan setda, akomodasi dan ruangan, keamanan dalam rumah dinas serta memelihara kebersihan kantor dan lingkungannya. Rincian tugas Sub Bagiam Rumah Tangga: a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Rumah tangga sebagai pedoman pelaksanaan tugas b. Mengurusi rumah tangga jabatan Bupati dan Wakil Bupati termasuk penyediaan, penyimpanan dan pengeluaran barang-barang untuk Bupati dan Wakil Bupati commit to user



c. Melakukan administrasi dan inventarisasi harta benda milik dinas serta pengadaan inventaris untuk kebutuhan Bupati dan Wakil Bupati di bagian umum d. Mengatur, memelihara, menyiapkan ruangan dan akomodasi untuk rapat, upacara, pertemuan-pertemuan lainnya termasuk penerimaan tamu e. Mengatur dan memelihara perkantoran di lingkup Setda serta penjagaan lalu lintas dan penataan parkir f. Mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan penjagaan, keamana, kebersihan dan jasa layanan perkantoran lainnya dengan pihak ketiga g. Mengatur dan melakukan kegiatan keamanan ke dalam terhadap personil, materiil, dan informasi h. Melakukan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas i. Mengkoordinasikan keberadaan tenaga kontrak di daerah lingkungan Setda j. Mengevaluasi

pelaksanaan

tugas

dan

menginventarisasi

permasalahan-

permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas serta mencari alternatif pemecahan masalah.

3. Sub Bagain Perlengkapan Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum yang memyelenggarakan urusan analisa kebutuhan barang dan pemeliharaan, pengadaan dan distribusi barang, pencatatan barang inventaris Setda. Rincian tugas Sub Bagian Perlengkapan: a. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Perlengkapan sebagai pedoman pelaksanaan tugas b. Menyiapkan rencana kebutuhan barang dan pemeliharaan di Sekretariat Daerah c. Menyiapkan skala prioritas terhadap rencana kebutuhan barang dan pemeliharaan barang di Sekretariat Daerah d. Menyiapkan dan melaksanakan pengadaan barang/jasa dilingkup Setda sesuai dengan ketentuan yang berlaku commit to user



e. Melaksanakan pengendalian terhadap pengadaan barang/jasa yang dilakukan di Setda f. Melakukan

penatausahaan

dan

menyiapkan

administrasi

dalam

rangka

pelaksanaan pengadaan dan distribusi barang/jasa yang dilakukan di Setda g. Melakukan tertib pencatatan barang inventaris di Setda h. Melakukan evaluasi terhadap inventarisasi barang di Setda i. Mengatur pemeliharaan kantor dan halaman di lingkungan Setda j. Mengurus penggunaan dan pemeliharaan kendaraan dinas Bupati/Wakil Bupati dan kendaraan dinas Setda k. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

Tabel 3.1 Jumlah Pegawai Bagian Umum Berdasarkan Jenis Kelamin Subbag TU & Keuangan

Subbag Rumah Tangga

Subbag Perlengkapan

Pegawai lakilaki

16

19

22

Pegawai wanita

14

6

1

Jumlah

30

25

23

Bagian

Sumber : Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN

A. Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

Dari pengertian yang diberikan Zulkifli Amsyah (1998:4) dapat diketahui kegiatan manajemen arsip dinamis aktif meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pengawasan. Tahapan-tahapan manajemen arsip dinamis aktif pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut: 1. Pencatatan Kegiatan pencatatan merupakan kegiatan yang menentukan untuk proses manajemen selanjutnya. Pencatatan yang baik akan mendukung penyimpanan arsip yang sistematis. Pencatatan yang dilakukan oleh Bagian Umum meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar. Pencatatan surat masuk terdiri dari surat yang masuk pada Lingkungan Pemda, Setda dan surat yang masuk pada Bagian Umum sendiri. Pencatatan surat keluar hanya dilakukan pada Setda dan Bagian Umum saja. Kegiatan pencatatan ini dilakukan dengan menggunakan kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Seperti dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas arsip bahwa: “Pencatatan arsip pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten menggunakan sistem kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Setiap surat yang masuk/keluar tiap bagian Sekretariat Daerah harus dicatat pada Bagian Umum”. (Wawancara tanggal 11 Februari 2011)

commit to user 49



a. Pengurusan surat masuk Pengurusan surat masuk yang ditangani oleh Bagian Umum tidak hanya surat yang masuk pada Setda maupun Bagian Umum saja melainkan pengurusan surat masuk pada lingkungan Pemda juga harus melalui Bagian Umum. Pengurusan surat masuk antara lingkungan Pemda, Setda dan Bagian Umum sendiri berbeda-beda. Berikut akan dijelaskan pengurusan surat masuk yang dilakukan oleh Bagian Umum berdasarkan tujuan surat.

a.1 Surat masuk untuk lingkungan Pemda Surat yang masuk pada dinas-dinas yang ada di lingkungan Pemda yaitu Badan Kepegawaian Daerah (BKD), Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD), Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (DisDukCatPil) dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) harus melalui bagian umum. Surat tersebut hanya dicatat pada buku ekspedisi tanpa dibuka dan kemudian disampaikan pada alamat tujuan/dinas terkait. Amplop surat tidak dibuka karena dinas-dinas tersebut merupakan lembaga diluar setda. Dijelaskan oleh Bapak Agus selaku petugas kearsipan bahwa: “ Surat-surat untuk BKD, DPPKAD, DisDukCatPil, dan DPRD tidak dibuka karena bukan kewenangan kami untuk membuka, kami hanya merupakan perantara saja” (wawancara tanggal 11 Februari 2011) Tata cara pengurusan surat di lingkungan Pemda yaitu: 1. Penerimaan surat Petugas menerima surat dari kurir ataupun dari pos, meneliti kebenaran alamat dan menandatangani bukti penerimaan. Bukti penerimaan harus jelas siapa yang bertanggung jawab akan penerimaan surat. Seperti dijelaskan oleh pak Agus selaku petugas arsip bahwa: “Yang menandatangani bukti penerimaan harus jelas/diberi nama terang karena akan bertanggung jawab terhadap keberadaan commit surat itu selanjutnya, di bagian umum sendiri to user



pernah mengalami bahwa surat hilang dan tidak ada yang bertanggung jawab karena kurang jelasnya tanda terima”. (Wawancara pada tanggal 11 Februari 2011) Selain itu dalam pengamatan yang dilakukan penulis, surat yang masuk pada sore hari biasanya hanya disimpan dalam laci untuk diproses hari berikutnya, kecuali surat yang bersifat segera dan rahasia. 2. Pencatatan Petugas mencatat surat kedalam buku agenda ekspedisi tanpa membuka isi amplop, yaitu hanya sesuai dengan petunjuk yang ada di amplop surat seperti no, asal surat, no surat (jika ada) dan kepada siapa surat itu ditujukan.

Tabel 4.1 Buku Agenda Ekspedisi No

Asal Surat

No Surat

Kepada

Paraf

Sumber: Buku Agenda Pada Setda Kabupaten Klaten

3. Pendistribusian Petugas mengantarkan surat kepada alamat yang dituju untuk kemudian dimintakan tanda terima pada kolom paraf, sebagai bukti bahwa surat sudah diterima oleh yang berhak menerima.

a.2 Surat yang masuk pada Setda Sebagaimana dijelaskan diatas bahwa surat masuk untuk bagianbagian dari Setda harus melalui Bagian Umum. Hal ini dimaksudkan agar kegiatan administrasi dapat berlangsung secara lancar terutama dalam commit to user



pengurusan surat karena pada Setda sendiri terdapat beberapa bagian sehingga harus ada yang mengarahkan surat yaitu petugas arsip di Bagian Umum. Berikut ini proses penanganan surat masuk pada Setda Kabupaten Klaten: 1. Penerimaan surat Petugas menerima surat dari kurir maupun pos, diteliti apakah alamat surat sudah benar kemudian diberikan tanda terima dengan nama terang. 2. Mengidentifikasi surat Petugas mengidentifikasi surat, diperhatikan apakah surat pribadi, dinas maupun rahasia pada keterangan yang ada di amplop surat. Surat dinas akan dibuka untuk proses selanjutnya. Surat pribadi dan surat rahasia tidak

boleh dibuka. Untuk surat biasa dicatat pada buku

ekspedisi, sedangkan surat rahasia hanya dicatat berdasarkan keterangan yang ada pada amplop surat saja di buku agenda surat rahasia.

Surat

rahasia

tersebut

tidak

dibuka

karena

yang

berkewenangan untuk membukanya adalah yang tertera pada alamat tujuan surat.

Tabel 4.2 Agenda Surat Rahasia No

Asal

Keterangan

No

Keterangan

Surat

Surat

Surat

Amplop

Tujuan

Sumber: Buku Agenda Pada Setda Kabupaten Klaten

commit to user

Paraf



3. Membuka surat Petugas membuka amplop surat dinas, kemudian dilihat apakah surat yang ada didalam amplop tersebut tujuanya sama dengan alamat pada amplop. Pada pengamatan saat magang terdapat satu kekeliruan antara alamat tujuan yang ada pada amplop dan pada surat, sehingga petugas mengembalikan surat tersebut kepada petugas kantor pos untuk diberikan kepada alamat yang benar. Dengan demikian ketelitian dalam memahami isi surat sangat diperlukan. 4. Pengkodean Pengkodean dilakukan dengan cara petugas memberi nomor urut, tanggal dan kode yaitu kode klasifikasi berdasarkan perihal dan kode berdasarkan unit pengolah pada surat. 5. Pencatatan Surat yang telah diberi kode, kemudian dicatat kedalam kartu kendali dan buku agenda.

Gambar 4.1 Kartu Kendali Surat Masuk Index

Kode :

Nomor Urut :

Isi Ringkas :

Dari : Tanggal Surat

Nomor Surat

Pengolah :

Tgl. Diteruskan :

Lampiran

Tanda Terima

Catatan :

Sumber: Kartu Kendali Pada Setda Kabupaten Klaten commit to user



Kartu kendali terdri dari tiga warna putih, kuning dan merah muda. Kartu kendali ini digunakan untuk pendistribusian dan penyimpanan.

6. Pendistribusian Setelah dicatat pada kartu kendali dan buku agenda maka surat akan di distribusikan ke masing-masing unit pengolah untuk ditindak lanjuti sesuai dengan permasalahan pada surat. 7. Pendisposisian Untuk surat yang memerlukan tindak lanjut dari pihak yang ditunjuk biasanya menggunakan lembar disposisi. Lembar disposisi berisi instruksi kepada pihak yang ditunjuk untuk melaksanakan tindakan berkaitan dengan tanggapan terhadap surat masuk.

Gambar 4.2 Lembar Disposisi Index

Tanggal Penyelesaian

Tanggal :

No.

Lampiran :

Asal Surat :

Perihal :

Instruksi / Informasi

Diteruskan Kepada : 1. 2. 3.

Sumber: Lembar Disposisi Pada Setda Kabupaten Klaten

8. Pengagendaan Disposisi yang sudah turun akan dicatat pada buku agenda dan diteruskan kepada bagian yang ditunjuk untuk menanggapi surat. Pencatatan pada buku agenda ini dimaksudkan agar petugas tahu akan aliran surat, dimana commit surat tersebut to userberada.



a.3 Surat masuk untuk Bagian Umum Surat masuk pada Bagian Umum sendiri sifatnya berupa permohonan seperti peminjaman gedung dan kendaraan dinas karena di bagian umum terdapat sub bagian rumah tangga dan perlengkapan. Proses penanganan surat untuk Bagian Umum hanya memakai buku agenda saja.

Tabel 4.3 Agenda Surat Masuk Bagian Umum No Asal Surat

No Surat

Isi Surat

Disposisi

Keterangan

Sumber: Buku Agenda Pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

Proses pengurusan surat masuk pada Bagian Umum adalah: 1. Penerimaan Surat Petugas arsip menerima surat yang masuk khususnya untuk Bagian Umum, petugas meneliti kebenaran alamat surat dan memberi paraf pada bukti penerimaan surat. 2. Pemilahan Surat Petugas melakukan pemilahan surat, apakah surat tersebut merupakan surat pribadi, surat dinas biasa ataukah surat undangan. 3. Pengagendaan Surat Setelah surat dinas dibuka dicatat dalam buku agenda, dicatat berdasarkan kolom–kolom yang tersedia. Untuk surat yang isinya berupa undangan dicatat dalam buku undangan, untuk surat yang berisi undangan tidak memakai lembar disposisi. commit to user



4. Pendisposisian Surat Selain dicatat dalam buku agenda, surat dinas juga dicatat dalam lembar disposisi. Lembar disposisi nantinya akan diisi instruksi oleh Kepala Bagian Umum. Seperti dikemukakan oleh Bapak Agus selaku petugas kearsipan bahwa: “Lembar disposisi digunakan untuk mengintruksikan surat, apakah surat perlu untuk diteruskan/ditindak lanjuti ataukah surat hanya untuk di arsipkan” (wawancara pada tanggal 11 Februari 2011) 5. Pendistribusian Surat Surat yang sudah dicatat dalam lembar disposisi ataupun buku agenda, diserahkan kepada Kepala Bagian Umum untuk ditindak lanjuti disposisinya. Apabila Kepala Bagian meminta agar surat tersebut di tindak lanjuti maka Kepala Bagian menuliskan kalimat perintah di kolom intruksi/informasi. 6. Mengagenda Di tahap ini petugas kearsipan mencatat isi intruksi pada kolom disposisi pada lembar buku agenda, dan memberi keterangan dimana surat itu diinstruksikan pada kolom keterangan. 7. Penyampaian surat Surat yang isi instruksinya telah dicatat disampaikan kepada Sub Bagian yang ditunjuk. Biasanya surat yang telah diterima di simpan dalam map folder. Tabel 4.4 Jumlah Surat Masuk Bulan Februari 2011 Tujuan

Jumlah Surat Masuk

Lingkungan Pemda

240

Setda

458

Bagian Umum

49

Jumlah

747 Sumber :commit Bagianto Umum user Setda Kabupaten Klaten



Pada Tabel tersebut menunjukan bahwa surat yang masuk Pada bagian umum sangat banyak karena terdiri dari surat untuk lingkungan Pemda, Setda dan Bagian Umum Sendiri.

b. Pengurusan Surat Keluar Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan untuk keperluan tertentu ataupun balasan dari surat yang masuk. Pengurusan surat keluar yang dilayani di Bagian Umum meliputi surat keluar pada Setda dan Bagian Umum itu sendiri. b.1 Surat keluar pada Setda Kabupaten Klaten Surat keluar pada Setda Kabupaten Klaten setelah mendapat tandatangan dari pejabat yang berwenang harus dimintakan nomor dan cap stempel yang hanya dilayani pada Bagian Umum. Penomoran surat keluar pada Setda ini didasarkan pada nomor urut kartu kendali surat keluar kecuali surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas yang dicatat dan didasarkan pada nomor urut pada buku agenda.

Gambar 4.3 Kartu Kendali Surat Keluar Index

Kode :

Nomor urut :

Tgl Surat

Lampiran

Isi Ringkas :

Kepada :

Pengelola Catatan :

Sumber: Kartu Kendali Surat Keluar Pada Setda Kabupaten Klaten

b.2 Surat keluar pada Bagian Umum Prosedur pengurusan surat keluar pada Bagian Umum Sekretariat Daerah commit to user Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut:



1. Perintah pembuatan surat Perintah pembuatan surat dibuat atas perintah Kepala Bagian ataupun Kepala Sub Bagian. Surat keluar dibuat untuk kepentingan dinas maupun surat balasan dari surat masuk. Di Bagian Umum surat dibuat konsepnya oleh Sekretaris Kepala Bagian Umum atau Sub Bagian Umum yang diberi perintah oleh Kepala Bagian atau Sub Bagian. Konsep tersebut harus memperoleh persetujuan dari yang memberi perintah/ pimpinan agar nantinya surat sesuai dengan yang diharapkan oleh yang memberi perintah. 2. Pengetikan dan Penelitian Konsep yang telah dibuat oleh Sekretaris kemudian diketik oleh Staff sesuai dengan konsep yang telah dibuat. Setelah surat selesai diketik diserahkan kembali ke Sekretaris untuk diproses selanjutnya. Sekretaris selanjutnya meneliti apakah surat yang dibuat sudah sesuai dengan yang diharapkan, jika tidak maka Staff harus mengetik ulang sesuai dengan instruksi dari Sekretaris. Surat yang sudah benar kemudian diserahkan kepada pimpinan dalam hal ini Kepala Bagian ataupun Kepala Sub Bagian untuk dimintakan persetujuan. 3. Penandatanganan Setelah dibaca dan disetujui untuk dikirimkan, Kepala Bagian atau Kepala Sub Bagian yang memberi perintah pembuatan surat tersebut menandatangani

surat

dan

kemudian

diberikan

kepada

Staff

administrasi yang mengurusi surat untuk dimintakan nomor dan cap stempel. 4. Penomoran dan pengecapan Jika diperlukan adanya penggandaan setelah surat ditandatangani baru difotocopy/digandakan dan dimintakan nomor juga stempel, karena surat dinas stempelnya harus asli. Penomoran surat keluar pada Bagian Umum sendiri didasarkan pada nomor urut pada buku agenda dan klasifikasi perihal surat. commit to user



5. Pengiriman Surat yang sudah lengkap dan siap dikirimkan kemudian dimasukan dalam amplop yang telah diberi cap dinas, diteliti apakah alamat pada surat sesuai dengan yang tertera pada amplop baru kemudian dikirimkan.

Bagan 4.1 Proses Pengurusan Surat Keluar PERINTAH PEMBUATAN SURAT PENGETIKAN DAN PENELITIAN KONSEP SURAT PENANDATANGANAN SURAT PENOMORAN DAN PENGECAPAN SURAT

PENGIRIMAN

Sumber: Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten

2. Pengendalian dan Pendistribusian Dengan penggunaan sistem satu pintu pengendalian dan pendistribusian dilakukan khusus oleh Bagian Umum. Setelah surat dicatat baik dengan buku agenda maupun kartu kendali, surat kemudian didistribusikan ke bagianbagian/unit pengolah. Seperti yang telah dijelaskan pada pengurusan surat diatas kartu kendali surat masuk terdiri dari tiga warna. Hal ini digunakan untuk pendistribusian dan penyimpanan. Berikut ini proses pendistribusian surat masuk setelah diadakan proses pencatatan pada kartu kendali: commit to user



-

Surat beserta kartu kendali warna kuning dan merah muda didistribusikan ke unit pengolah.

-

Kartu kendali warna kuning dimintakan tanda tangan dan dikembalikan pada bagian yang menangani surat (Bagian Umum) sedangkan kartu kendali warna merah muda dan surat ditinggal untuk diolah dan diarsipkan pada unit pengolah.

-

Kartu kendali warna kuning diarsipkan berdasarkan unit pengolah dan kartu kendali warna putih diarsipkan berdasarkan kode klasifikasi perihal surat dan disimpan pada ruangan arsip di Bagian Umum

commit to user



Bagan 4.2 Alur Pendistribusian Surat Penerimaan Pemilahan: 1. Surat untuk lingkunga n pemda 2. Surat untuk bagianbagian setda

Pencatatan

Bagian Umum Pemrosesan

Unit pengolah Penyimpanan

Buku ekspedisi

Dimintakan tanda terima

1. Kartu kendali : - Putih - Merah muda - kuning

Disimpan berdasarkan perihal surat

Disimpan berdasarkan Unit pengolah

Surat beserta KKSM warna merah muda ditinggal untuk diproses dan disimpan KKSM warna kuning Jika ada disposisi maka surat dan lembar disposisi

2. Buku agenda

Diproses disimpan 3.

Surat untuk bagian umum

Buku agenda

Oleh Kepala bagian diberikan tanggapan berupa disposisi Surat dan disposisi diberikan kepada yang ditunjuk untuk menyelesaikan

Surat di simpan secara kronologis berdasarkan Klasifikasi

Sumber: Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

commit to user

dan



3. Penyimpanan a. Azas penyimpanan Penyimpanan arsip yang dilakukan pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten menggunakan azas campuran. Azas campuran merupakan campuran dari azas penyimpanan secara desentralisasi dan sentralisasi. Hal ini ditandai bahwa Selain surat disimpan pada unit pengolah (desentralisasi) juga disimpan di bagian umum berupa kartu kendali (sentralisasi). Pak Agus selaku pegawai yang menangani arsip mengatakan bahwa : “Di Sekretariat Daerah Kabupaten Klaten penyimpanan arsip dilakukan pada unit pengolah dan juga Bagian Umum sendiri dengan menggunakan kartu kendali”. (wawancara pada tanggal 28 Februari 2011)

Penggunaan sistem campuran ini bisa mempermudah dalam pencarian dikarenakan semua arsip yang ada pada tiap bagian juga ada duplikatnya pada bagian umum dalam bentuk kartu kendali sehingga sebelum mencari pada unit tertentu lebih baik memastikan keberadaanya pada bagian umum. Pada pengamatan yang dilakukan oleh penulis pernah ada suatu upaya penelusuran keberadaan arsip dari atasan kepada Bagian Umum. Penelusuran ini dilakukan untuk mengetahui apakah surat sudah turun ataupun belum dan untuk menelusui dimana aliran surat. Penelusuran keberadaan arsip pada unit pengolah ini dapat dilakukan dengan melihat catatan pada buku agenda maupun kartu kendali. Karena saat itu menelusuri surat yang naik ke atasan apakah sudah turun (ditandai dengan adanya disposisi) maka dilihat pada buku agenda pada kolom keterangan kemanakah surat diteruskan.

b. Sistem penyimpanan arsip Sistem penyimpanan arsip pada bagian umum menggunakan sistem nomor. Arsip di bagian umum disimpan berdasarkan nomor yang telah disesuaikan dengan Pola Klasifikasi Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat 1 Jawa Tengah. commit to user



Sistem penyimpanan yang telah disesuaikan dengan pola kearsipan tingkat provinsi ini sangat mempermudah dalam menentukan masalah sehingga arsip-arsip dengan pokok masalah yang sama dapat disimpan dalam satu kelompok khusus sehingga dapat mempermudah dalam pencarian. Seperti yang dikemukakan oleh Pak Agus bahwa : “Dengan berpedoman kepada nomor klasifikasi yang dibuat oleh pemerintah provinsi Jawa Tengah arsip-arsip dengan pokok masalah tertentu akan terseleksi dengan sendirinya, penyimpananya pun dapat menyesuaikan dengan nomor klasifikasi tersebut”. (Wawancara pada tangal 11 Februari 2011)

c. Prosedur penyimpanan Prosedur yang digunakan dalam penyimpanan arsip pada setiap instansi pada umumnya hampir sama karena biasanya penyimpanan berdasarkan pada kode klasifikasi tertentu. Prosedur penyimpanan arsip merupakan tahap-tahap yang dilalui pada penyimpanan arsip. Prosedur penyimpanan yang dilakukan oleh Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut: -

Menyortir arsip Setelah mendapat kepastian bahwa surat dapat disimpan kegiatan selanjutnya adalah menyortir atau memisah-misahkan arsip. Arsip dikelompokan berdasarkan pokok masalah yang sama pada perihal arsip yang telah diberi kode pada kartu kendali.

-

Mengindeks Mengindeks yaitu mencocokan masalah yang terdapat pada surat dengan kode yang terdapat pada pola klasifikasi arsip. Kode dan masalah pada surat harus sama karena pada penyimpanan akan dikelompokan berdasarkan pokok masalah pada surat. Jika ada yang tidak tepat akan menimbulkan kekacauan arsip, oleh karena itu surat harus dibaca secara teliti untuk dipahami masalah yang sebenarnya.

commit to user



Kode klasifikasi permasalahan surat pada Setda Kabupaten Klaten mengacu kepada Pola Klasifikasi Arsip Provinsi Jawa Tengah, dengan dasar :

-

000

Umum

100

Pemerintahan

200

Politik

300

Keamanan/ketertiban

400

Kesejahteraan rakyat

500

Perekonomian

600

Pekerjaan umum dan ketenagaan

700

Pengawasan

800

Kepegawaian

900

Keuangan

Penyimpanan arsip Setelah arsip dikelompokkan menurut kode klasifikasi, arsip diurutkan secara kronologis berdasarkan tanggal penerimaan dan disimpan pada filling cabinet. Pada filling cabinet diberi kode sesuai dengan pokok masalah sehingga dalam pencarian dapat dilakukan dengan mengetahui pokok masalah yang ingin dicari.

4. Pemeliharaan arsip Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip mulai dari cara menyimpan, mengambil kembali, mengawasi, merawat, melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkannya. Pemeliharaan arsip memiliki tujuan menjaga keselamatan arsip agar arsip-arsip tersebut tidak rusak. Faktor-faktor yang merusak arsip dapat berasal dari dalam arsip maupun luar arsip. Kerusakan dari dalam berasal dari bahan-bahan pembuat arsip itu sendiri sedangkan dari luar dapat ditimbulkan dari lingkungan tempat penyimpanan arsip yang tidak terpelihara.

commit to user



Kegiatan pemeliharaan arsip di Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten kurang diperhatikan, hanya dari segi kebersihan yang selalu dijaga yaitu dibersihkan setiap seminggu sekali oleh petugas kebersihan dengan cara disapu, dipel dan tempat arsip dibersihkan dari debu dengan menggunakan lap/sulak. Ruangan arsip belum tertata rapi ditunjukan dengan penempatan kartu kendali bukan pada lemari katalog karena sudah penuh. Hal ini dikarenakan fasilitas kearsipan yang kurang memadai, ruangan arsip yang terlalu kecil membuat sebagian lemari arsip tidak diletakan pada ruangan arsip melainkan pada ruang kerja di tiap bagian.

5. Pengawasan Kegiatan pengawasan merupakan upaya pencegahan agar arsip tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Kegiatan pengawasan juga dilakukan agar keberadaan arsip terjaga/tidak hilang sehingga saat diperlukan selalu tersedia. Kegiatan pengawasan ini terutama dilakukan pada peminjaman arsip. Pada Bagian Umum sendiri tidak ada prosedur khusus dalam peminjaman arsip, namun untuk meminjam arsip petugas harus memastikan bahwa peminjam arsip merupakan orang yang benar-benar membutuhkan arsip dan dapat bertanggung jawab akan arsip tersebut. Pak Amin selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha menjelaskan bahwa: “Pada dasarnya sangat jarang ada yang meminjam arsip di bagian umum sehingga tidak ada tata cara khusus dalam meminjam arsip, namun untuk menghindari arsip hilang maka setiap peminjam hanya dapat memfotocopy arsip tersebut”. (wawancara tanggal 28 Februari 2011)

B. Pegawai Kearsipan Pada Bagian Umum terdapat tiga pegawai yang menangani kearsipan terutama pengurusan surat. Jumlah tersebut belum cukup untuk menangani suratsurat masuk dan surat keluar yang begitu banyak setiap harinya. Disamping itu commit to user



pegawai yang mengerti tentang kearsipan terutama pola klasifikasi arsip hanya ada satu orang. Dijelaskan oleh Bapak Amin Mustofa selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha bahwa: “Kegiatan diklat pernah dilakukan, namun hanya Bapak Agus saja yang pernah mengikuti”. (wawancara tanggal 28 Februari 2011) Hal ini menyebabkan jika Pak Agus berhalangan hadir surat tidak cepat ditangani, bahkan harus menunggu hari berikutnya.

C. Fasilitas Kearsipan Untuk menunjang pelaksanaan manajemen kearsipan sendiri memerlukan fasilitas pendukung yaitu alat-alat kearsipan. Berikut ini alat-alat kearsipan yang ada pada Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten yaitu: 1.

Stopmap (map) Adalah lipatan kertas karton atau manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. stopmap mempunyai bentuk dan ukuran yang bermacam-macam. a. Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena hanya dapat untuk menyimpan yang paling luas ukuran (21 cm x 34 cm). Kegunaan stopmap ini untuk menyimpan sementara waktu. b. Stopmap jepitan adalah stopmap yang memakai jepitan dari logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga tidak mudah lepas. c. Stopmap tebal atau map besar dengan jepitan. Map seperti ini sering disebut dengan ordner. Odner adalah map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah

banyak. Dalam ordner ini

tersimpan arsip-arsip seperti surat masuk, surat keluar, arsip notulen, arsip umum, dll. Label untuk tiap odner berbeda, pokok masalah ditulis pada bagian depan di setiap ordner.

.

commit to user



2. Pelubang kertas Alat yang digunakan untuk melubangi arsip yang akan disimpan di dalam ordner. 3. Numerator Alat untuk memberikan nomor urut pada surat. 4. Filling Cabinet Filling cabinet adalah perabotan yang berbentuk persegi panjang yang diletakkan secara vertikal atau berdiri yang digunakan untuk menyimpan arsip. Filling cabinet ini terdiri dari laci-laci susunannya mulai dari atas ke bawah. 5. Lemari Penyimpanan Arsip Lemari penyimpanan arsip terdapat di setiap sub bagian,yaitu lemari dari kayu dan pada pintunya terbuat dari kaca. 6. Lemari katalog Lemari katalog terdiri dari beberapa laci yang diberi kode untuk menyimpan kartu kendali. 7. Komputer Komputer dipergunakan untuk menyimpan file-file dan untuk mengetik suratsurat, laporan-laporan, buku agenda surat masuk dan surat keluar dll. Komputer digunakan untuk mendukung pekerjaan kantor agar lebih cepat dan menghemat waktu. 8. Mesin Ketik Mesin ketik itu digunakan untuk mengisi atau mengetik formulir atau berkas yang tidak bisa diisi atau diketik dengan komputer. 9. Stapler. Alat yang digunakan untuk mengkaitkan surat dengan lembar disposisi. 10. Remover Alat untuk memindahkan staples dari kertas 11. Kartu Kendali Kartu kendali adalah kartu untuk mencatat surat-surat yang masuk atau keluar, pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Disamping commit to user



sebagai pencatat surat, kartu kendali berfungsi juga sebagai penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. 12. Lembar Disposisi Lembar disposisi adalah lembaran untuk menulis perintah dari atasan kepada bawahan yang digunakan untuk menindak lanjuti surat yang masuk. 13. Stempel atau cap dinas Stempel digunakan untuk menyetempel surat-surat dinas.

Tabel 4.5 Daftar Inventaris Kearsipan Sub Bagian Tata Usaha Nama Barang Jumlah Meja 14 Kursi 24 Meja Komputer 5 Komputer 5 Printer 2 Mesin ketik 1 Almari 2 Filling cabinet 7 Almari Katalog 1 Rak arsip 3 Ordner 15 Stepler 4 Pelubang kertas 2 Remover 2 Penggaris 3 Buku agenda 7 Buku ekspedisi 3 Cap dinas 7 Numerator 1 Sumber: Sub Bagian Tata Usaha Bagian Umum Setda Kabupaten Klaten

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Dari uraian pada Bab IV tentang manajemen kearsipan pada Setda Kabupaten Klaten terutama arsip dinamis aktif di Bagian Umum maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Pencatatan Pencatatan surat, baik surat masuk maupun surat keluar pada Setda Klaten dicatat pada Bagian Umum . Azas pelayanan ini disebut dengan azas satu pintu. Azas satu pintu ini mempermudah dalam penerimaan dan pencatatan surat yang masuk karena kegiatan pendistribusian dan pengendalian dapat dilakukan hanya pada satu tempat saja sehingga dapat diketahui berapa dan apa saja surat yang masuk pada Setda maupun Pemda. 2. Penyimpanan Penyimpanan arsip pada Setda Klaten dilakukan dengan sistem campuran. Surat-surat yang telah didistribusikan disimpan pada unit pengolah masingmasing, sedangkan bagian umum mengendalikan penyimpanan surat pada unit pengolah dengan menyimpan kartu kendali. Penyimpanan arsip disusun berdasarkan Pola Klasifikasi Kearsipan Provinsi Jawa Tengah. Berdasarkan pola klasifikasi ini jika dilakukan pencatatan yang baik maka penyimpanan akan lebih sistematis yaitu setiap satu pokok masalah disimpan pada tempat yang sama sehingga lebih mudah dalam pencarian. Pada Bagian Umum arsip dinamis aktif berupa surat dengan masalah tertentu disimpan oleh Sub Bagian yang menangani pada ordner dan baru dipindahkan pada lemari arsip setelah satu bulan. 3. Pemeliharaan Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menjaga kebersihan ruangan arsip. Tetapi pada pengamatan yang dilakukan oleh penulis meskipun penyimpanannya sudah commit to user 69



berdasarkan klasifikasi masih terdapat kartu kendali yang tidak disimpan semestinya pada lemari katalog karena sudah penuh. 4. Pengawasan Pengawasan dilakukan terutama pada peminjaman arsip. Karena jarang arsip dipinjam maka tidak terdapat tata cara khusus dalam peminjaman arsip. Pengawasan dilakukan agar arsip tetap di tempatnya yaitu dengan cara peminjam hanya mencopy arsip dan langsung dikembalikan. 5. Pegawai arsip Pegawai arsip hanya berjumlah tiga orang untuk menangani seluruh surat yang masuk pada Pemda, maupun Setda. Jumlah ini belum cukup karena jika semua pegawai harus menyampaikan surat ke bagian-bagian maka tidak ada yang berada di ruangan untuk menangani surat terutama jika ada yang membutuhkan pelayanan penomoran surat keluar. 6. Fasilitas kearsipan Fasilitas kearsipan belum mencukupi dikarenakan ruangan arsip terlalu sempit sehingga tempat penyimpanan arsip kurang tertata.

commit to user



B. Saran

Dari pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis terdapat beberapa kekurangan dalam manajemen arsip dinamis aktif pada bagian umum Setda Kabupaten Klaten. Dari hal itu penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Arsip yang ada sebaiknya ditata dengan rapi sesuai pada tempatnya, selain itu ruangan arsip perlu dibersihkan secara rutin agar tidak terjadi kerusakan arsip. 2. Perlu adanya penambahan pegawai kearsipan karena jumlah pegawai yang menangani arsip/surat belum cukup untuk menangani surat masuk dan surat keluar yang begitu banyak. Sebaiknya pegawai yang menangani surat diikutsertakan dalam Diklat mengenai tata kearsipan. 3. Untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan perlu adanya penambahan alat-alat kearsipan dan perluasan ruangan penyimpanan arsip.

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA

AW.Widjaya. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta: PT.Raja Grafindo.

Basir Barthos. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Bumi Aksara.

Boedi Martono, 1990. Sistem Kearsipan Praktis (Penyusutan Dan Pemeliharaan Arsip). Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Hasan Sadhily dan Echols John M. 2004. Kamus Bahasa Inggris-Indonesia. Jakarta: Gramedia Ig Wursanto. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

Ig Wursanto. 1998. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Sutarto. 1989. Sekertaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gajahmada University Press.

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Ursula Ernawati. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Zulkifli Amsyah. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Gramedia Pustaka Utama.

Sumber lain: _____________ Klaten Dari Masa Ke Masa. 1993 _____________ Peraturan Daerah Kabupaten Klaten No 9 Tahun 2008

commit to user

MANAJEMEN KEARSIPAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KLATEN

Recommend Documents