SKRIPSI
Manajemen Event Seminar PT. Power Events Tahun 2005-2006 Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi Jenjang Pendidikan Strata Satu (S1) Program Studi Hubungan Masyarakat
Disusun Oleh Nama : Topaz Pinandito Nim
: 44206120027
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN HUBUNGAN MASYARAKAT
LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG SKRIPSI
Nama
: Topaz Pinandito
NIM
: 44206120027
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Program Studi
: Hubungan Masyarakat
Judul Skripsi
: Manajemen Event Seminar PT. Power Events Tahun 2005-2006
Jakarta, Juli 2008
Mengetahui,
Pembimbing
( A. Judhie Setiawan SE. M.Si )
i
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN HUBUNGAN MASYARAKAT
LEMBAR TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI
Nama
: Topaz Pinandito
NIM
: 44206120027
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Program Studi
: Hubungan Masyarakat
Judul Skripsi
: Manajemen Event Seminar PT. Power Events Tahun 2005-2006
Jakarta, Juli 2008
1. Ketua Sidang Marhaeni Fajar Kurniawati, S.Sos., M.Si
(.................................)
2. Penguji Ahli Dra. Agustina Zubair, M.Si
(.................................)
3. Pembimbing A. Judhie Setiawan SE. M.Si
(.................................)
ii
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN HUBUNGAN MASYARAKAT
LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI
Nama
: Topaz Pinandito
NIM
: 44206120027
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Program Studi
: Hubungan Masyarakat
Judul Skripsi
: Manajemen Event Seminar PT. Power Events Tahun 2005-2006
Jakarta, Juli 2008 Pembimbing
( A. Judhie Setiawan SE. M.Si ) Mengetahui, Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi
( Dra. Diah Wardhani., M.Si )
Ketua Bidang Studi
(Marhaeni Fajar Kurniawati, S.Sos.,M.Si )
iii
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN HUBUNGAN MASYARAKAT Topaz Pinandito Manajemen Event Seminar PT. Power Events Tahun 2005-2006 Xi + 19 Lampiran + 76 halaman Bibliografi: 21 buku (Th 1972 – Th 2006) ABSTRAKSI Manusia selalu mencoba berkomunikasi begitu juga dengan organisasi profit maupun non profit, dimana hubungan fungsional antara Public Relation (PR) dan organisasi adalah sebagai metode komunikasi yang salah satu caranya adalah dengan membuat sebuah event. Diketahui bahwa kita harus memperlakukan tehnik kegiatan PR agar dilandasi juga dengan jiwa seni para pelakunya agar pencapaian tujuan yang diingikan bisa maksimal adanya. Bentuk kegiatan yang dapat dilakukan adalah dalam bentuk seminar. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui manajemen event seminar PT. Power Events pada tahun 2005-2006 sebagai sebuah perusahaan penyelenggara event seminar yang bersifat profit. Konsep kerangka acuan yang peneliti gunakan adalah menurut Julia Rutherford Silver, dimana penjelasannya mengenai event adalah sebuah pengalaman dan pengelolaan acara yang baik akan memberikan pengalaman yang baik dengan kesan yang baik kepada orang yang menghadirinya. Disebutkan pelaksanaan event secara ideal akan melalui tahap-tahap yang terdiri dari: Pra pelaksanaan event, Pelaksanaan event, dan Evaluasi Sifat penelitian yang digunakana adalah deskriptif dengan pendekatan secara kualitatif. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Dengan tehnik pengumpulan data melalui wawancara secara mendalam kepada nara sumber, yaitu kepada PR Manager dan Managing Director PT. Power Events, serta melakukan cross check kepada seorang staff PR PT. Power Events, salah seorang peserta regular, dan pimpinan PT. Indo Action International sebagai salah satu perusahaan yang ditunjuk sebagai reseller regular. Hasil penelitian menunjukan bahwa manajemen event yang dilakukan PT. Power Events pada tahun 2005-2006 dapat berjalan dengan baik serta dapat mencapai misi dari perusahaan, dimana dari kesepuluh event seminar yang terselenggarakan selalu memberikan keuntungan bagi perusahaan dan memberi kesan yang baik bagi pesertanya. Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa PT. Power Events dalam penyelenggaraan event-event seminarnya dilandasi dengan tahap-tahap penyelenggaraan event secara ideal yaitu tahap pra pelaksanaan, pelaksanaan, dan evaluasi eventnya. Saran yang dapat peneliti berikan agar PT. Power Events berusaha untuk menggunakan kesempatan mendapatkan publikasi dan sponsor, dimana diharapkan kesempatan yang bisa didapatkan dapat mengurangi biaya yang akan dikeluarkan perusahaan.
iv
KATA PENGANTAR
Bismillahirohmanirrohim... Segala puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini tidak akan selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak yang ikut mendorong dan membantu peneliti, untuk itu tidaklah berlebihan kiranya dalam kesempatan ini. Peneliti ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini, terutama kepada: 1. Bapak A. Judhie Setiawan SE. M.Si selaku pembimbing skripsi yang dengan sabar memberikan bimbingannya yang tiada henti kepada saya sampai selesainya skripsi ini. 2. Ibu Dra. Diah Wardhani M.Si dan Ibu Dra Agustina, M.Si sebagai Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi yang telah memberikan yang terbaik bagi perkembangan fakultas yang saya pilih dalam menjalani perkuliahan selama ini. 3. Kepada Ibu Irmulan Sati T. SH. M.Si, Ibu Marhaeni F.K., S.Sos. M.Si dan seluruh staf pengajar FIKOM yang telah memberikan semangat kepada peneliti untuk segera menyelesaikan skripsi ini. Semoga semua selalu berada dalam keadaan sehat....
v
4. Ibu Dawn Lee dan Ibu Jovita Tan di PT. Power Events yang telah menjadi pimpinan sekaligus rekan kerja yang telah memberikan keleluasaan peneliti untuk menggali informasi senyaman mungkin sampai selesainya skripsi ini. 5. Bapak Herman Susanto selaku pimpinan PT. Indo Action International atas waktu yang telah diberikan kepada peneliti untuk mengetahui pendapatnya yang sangat bermanfaat untuk menyelesaikan skripsi ini. 6. Bapak Henry Barki selaku pimpinan PT. ISKI yang juga selaku peserta reguler yang telah memberikan pendapatnya. 7. Kepada rekan-rekan di PT. Power Events. 8. Kedua orang tua, Ibu dan Bapak atas segala restu dan do’a mereka yang tiada henti dalam setiap langkah yang saya tempuh. 9. Untuk keluarga besar Bani Ruwito Haryo Tejo yang telah menerima saya apa adanya dan selalu ada dalam keadaan apapun. 10. Seorang Susi Aryati yang peneliti harapkan bisa menjadi rekan hidup dan menjadi tua bersama-sama menjalani warna-warni kehidupan ini. 11. Untuk Tigo Kiiro dan Walkie ‘oki’ my pal, yang udah nemenin kehidupanku selama ini 12. Kepada mereka yang katanya menamakan diri mereka anak-anak.com (Yovie, Wiro, Boy, Luthfi, Handri, Simson, Christian, Josua, Purwanto, Rais, dan lainlain) yang telah menjadi sobat nongkrong bareng di Kebon Jeruk. 13. Mas Mawi dan rekan-rekan di TU FIKOM yang telah banyak membantu peneliti menyelesaikan studi sebagai mahasiswa selama ini. 14. Teman-teman yang selama ini pernah bersama menghadiri perkuliahan.
vi
15. Kepada mereka yang telah hadir yang akhirnya menjauh ataupun pergi dalam perjalanan hidup ini peneliti ucapkan terima kasih. Peneliti menyadari bahwa penelitian skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, dikarenakan keterbatasan pengetahuan peneliti. Untuk itu saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan demi kesempurnaan skripsi ini. Akhirnya, dengan segala kerendahan hati peneliti berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Jakarta, Juli 2008
Topaz Pinandito
vii
DAFTAR ISI
Lembar Persetujuan Sidang Skripsi .................................................................
i
Lembar Tanda Lulus Sidang Skripsi ................................................................
ii
Lembar Pengesahan Perbaikan Skripsi ............................................................
iii
Abstraksi ..............................................................................................................
iv
Kata Pengantar....................................................................................................
v
Daftar Isi ..............................................................................................................
viii
Daftar Lampiran .................................................................................................
x
BAB
I : PENDAHULUAN ..........................................................................
1
1.1. Latar Belakang Masalah .........................................................
1
1.2. Rumusan Permasalahan..........................................................
6
1.3. Tujuan Penelitian....................................................................
6
1.4. Signifikasi Penelitian..............................................................
7
1.4.1
Signifikasi Akademis..................................................
7
1.4.2
Signifikasi Praktis.......................................................
7
BAB II : KERANGKA PEMIKIRAN..........................................................
8
2.1
Public Relations .....................................................................
8
2.2.1 Peran Public Relations................................................
10
2.2.2 Strategi Public Relations ............................................
13
2.2.3 Perencanaan Program Kerja Public Relations…….....
15
2.2.4 Keterkaitan PR Dalam Manajemen Event……..........
21
2.3. Manajemen Event...................................................................
22
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN ...................................................
33
3.1. Tipe Penelitian dan Sifat Penelitian............... ........................
33
3.2. Metode Penelitian...................................................................
34
3.3. Teknik Pengumpulan Data .....................................................
35
viii
3.3.1 Data Primer.................................................................
35
3.3.2 Data Sekunder.............................................................
35
3.4
Key Informan / Nara Sumber .................................................
36
3.5
Defenisi Konsep .....................................................................
36
3.5.1 Public Relations..........................................................
36
3.5.4 Manajemen Event.......................................................
37
Fokus Penelitian .....................................................................
37
3.6.1 Pra Pelaksanaan........................................... ...............
37
3.6.2 Pelaksanaan Event..................... .................................
38
3.6.3 Evaluasi Akhir ............................................................
39
Analisa Data ...........................................................................
39
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ............................
41
4.1
Gambaran Umum Lokasi Penelitian ......................................
41
4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan........................................
41
4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ...........................................
41
4.1.3 Ruang Lingkup Bisnis Perusahaan .............................
42
4.1.4 Struktur Organisasi PT. Power Events .......................
45
Hasil Penelitian.......................................................................
46
4.2.1 Pra Pelaksanaan Seminar............................................
46
4.2.2 Pelaksanaan ................................................................
58
4.2.3 Evaluasi Akhir ............................................................
64
Pembahasan dan Analisa Data ...............................................
66
KESIMPULAN DAN SARAN......................................................
77
5.1
Kesimpulan.............................................................................
77
5.2
Saran ....................................................................................
78
3.6
3.7
BAB IV
4.2
4.3
BAB V
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
: Surat Permohonan Data Untuk PT. Power Events
Lampiran 2
: Surat Permohonan Data Untuk PT. Indo Action Int’l
Lampiran 3
: Surat Keterangan dari PT. Power Events
Lampiran 4
: Struktur Organisasi PT. Power Events
Lampiran 5
: Seminar PT. Power Events
Lampiran 6
: Pedoman Wawancara untuk Nara Sumber
Lampiran 7
: Hasil Wawancara dengan Nara Sumber
Lampiran 8
: Surat Konfirmasi Kepesertaan Peserta Seminar
Lampiran 9
: Kategori Harga dan Keuntungan Jenis Tiket
Lampiran 10
: Surat Kerjasama dengan Hotel Mulia
Lampiran 11
: Form Evaluasi yang akan diisi Peserta
Lampiran 12
: Surat Ijin Kepolisian Mengenai Penyelenggaraan Event
Lampiran 13
: Formulir Pendaftaran Seminar
Lampiran 14
: Contoh Iklan di Koran Kompas tanggal 14 Juli 2005
Lampiran 15
: Contoh HTML Pengiriman E-mail
Lampiran 16
: Contoh Brosur
Lampiran 17
: Contoh Flyer
x
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Di dunia industri penyelenggara acara saat ini telah sangat berkembang pesat adanya, kompetisi yang tajam menuntut para pengusahanya untuk terusmenerus memperbaiki serta tidak lupa melahirkan ide-ide baru sebagai upaya untuk merebut perhatian khalayak sasaran dan mempertahankan konsumen yang sudah ada. Sekarang dunia industri modern penyelenggara acara yang tadinya hanya memfokuskan pada hal-hal yang bersifat administrasi dan individuindividunya yang kreatif telah berkembang menjadi suatu industri yang menuntut keseriusan para pengusaha yang berkompetisi didalamnya. Manusia selalu mencoba berkomunikasi, begitu juga dengan Public Relations (PR) atau Humas senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan yang diharapkan akan muncul suatu dampak yakni berupa perubahan yang positif. Menurut DR. Rex F. Harlow dalam bukunya, A Working Definition, Public Relations sebagai methode of communications yaitu menjabarkan salah satu fungsi Public Relations (PR) adalah merupakan rangkaian atau sistem kegiatan (order or system of action), melalui kegiatan komunikasi secara khas. Artinya sebagai metode komunikasi terdapat makna bahwa setiap pimpinan dari sebuah organisasi bagaimanapun kecilnya dapat melaksanakan fungsi-fungsi PR. Dari sini dapat disimpulkan hubungan fungsional antara PR dan organisasi adalah sebagai
1
2
metode komunikasi, yaitu mengefektifkan dan mengefisiensikan upaya-upaya pencapaian tujuan organisasi.1 Upaya yang bisa dilakukan oleh PR untuk menjangkau khalayak tertentu dalam rangka mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan bisa dengan melakukan sebuah kegiatan. Kegiatan-kegiatan yang bisa dilakukan salah satunya adalah yang bentuknya sebagai media komunikasi eksternal yaitu sebagai bentuk pertemuan khusus untuk khalayaknya. Penyelenggaraan kegiatan atau acara sebagai salah satu bentuk pertemuan yang sering diadakan oleh PR suatu perusahaan berguna untuk menciptakan komunikasi kepada khalayak sasaran, dituntut pengelolaan atau manajemen yang sebaik mungkin adanya. Karena organisasi, baik profit (mencari keuntungan) maupun non-profit (tidak mencari keuntungan) membutuhkan komunikasi yang baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Guna mencapai tujuan-tujuan PR sebuah organisasi atau perusahaan, penggunaan berbagai macam media komunikasi harus dilakukan, dan ada baiknya jika suatu perusahaan menyelenggarakan pertemuan khusus untuk khalayak yang bentuk pertemuan itu bisa berupa seminar. Sebuah kegiatan adalah mengenai orang-orang yang datang bersama-sama untuk menciptakan, menjalankan dan berpartisipasi didalam sebuah pengalaman. Biasanya kalau perencanaan dan pengelolaan acara atau kegiatan peristiwa khusus itu berhasil, maka pihak pejabat PR dianggap telah mempunyai kemampuan sebagai Public Relations Event Organizer yang handal khususnya dalam bidang
1
Rosady Ruslan, Manajemen Humas & Komunikasi, Edisi Revisi, PT. Raja Grafindo, 2002, hal. 34
3
manajemen komunikasi dan PR, seni memimpin, memiliki kreatifitas yang tinggi, konseptor, mediator, inisiator dan komunikator profesional.
Harus diketahui bahwa kita harus memperlakukan tehnik kegiatan PR agar dilandasi juga dengan jiwa seni para pelakunya, agar pencapaian tujuan yang diinginkan bisa maksimal adanya. Public Relations is an art and craft. Many PR people treat it as a scientific field and say they can measure this or that. You can probably do that to degree, but even medicine – which is science – can not claim their methods will work from one patient to the next. So how can we be so scientific if even the scientific sciences admit that they are not.2
Untuk dapat bersaing dan menunjukan eksistensinya, sebuah perusahaan harus memiliki strategi komunikasi. Strategi adalah bagian terpadu dari suatu rencana (plan), sedangkan rencana merupakan produk dari suatu perencanaan (planning), yang pada akhirnya perencanaan adalah salah satu fungsi dasar dari manajemen. Strategi juga berarti keseluruhan keputusan kondisional tentang tindakan yang akan dijalankan guna mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut strategi tidak berfungsi sebagai peta jalan yang hanya menunjukan arah saja, melainkan harus mampu menunjukkan bagaimana menjalankannya. Dengan demikian maka strategi komunikasi yang merupakan paduan perencanaan program komunikasi (Communication Planning) dengan manajemen komunikasi (Communications Management) diharapkan bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2
CEOs of Leading PR Firms, Ron Watt, The Art of Public Relations, Vision Books, 2002, hal. 71
4
Melalui proses itu maka seorang PR dapat memperkirakan strategi apa dan bagaimana mempergunakannya dalam perencanaan untuk mencapai suatu tujuan dalam perusahaannya dan program kerja merupakan suatu strategi yang dijabarkan dalam langkah-langkah yang telah diperhitungkan atau direncanakan. Pelaksanaan strategi komunikasi tersebut tentunya tidak terlepas dari peran PR. Secara struktural PR merupakan bagian integral dari suatu organisasi atau perusahaan, dan bukan merupakan fungsi yang terpisah dari sistem manajemen perusahaan. PR bertindak sebagai pendukung manajemen perusahaan (back up of corporate management), sehingga mampu menciptakan citra dan reputasi perusahaan (make an image and reputation corporate identity) dimata masyarakat pada umumnya dan khalayak sasaran (target audience) khususnya. Keberadaan PT. Power Events sebagai salah satu perseroan terbatas yang salah satu bidang usahanya adalah sebagai penyelenggara acara atau kegiatan seminar yang khusus mendatangkan pembicara-pembicara dari luar negeri dengan konsep isi acara memfokuskan pada materi-materi motivasi dan pengembangan diri berusaha memberikan pengalaman terbaik kepada konsumennya disetiap seminar yang diadakannya, sejak berdirinya Perseroan Terbatas ini pada tahun 2005 yang sebagai cabang perusahaan yang berpusat di Singapura.3 Manajemen kegiatan acara seminar yang diadakannya selalu berusaha dikelola dengan strategi sebaik mungkin, yang seyogyanya bisa memberikan apa yang menjadi tujuan perusahaan dan apa yang seharusnya didapatkan konsumennya berupa pengalaman yang berdampak baik bagi kedua belah fihak.
3
Company Profle PT. Power Events
5
Baik itu peserta seminarnya ataupun pihak PT. Power Events sebagai penyelenggara. Keberhasilan pengelolaan kegiatan acara seminar di tahun 2005 dan 2006 yang telah dilaksanakan menjadi sangat menarik untuk diteliti. Karena dari 10 seminar baik bersifat nasional dan international dimana nara sumber atau pembicara seminarnya berasal dari luar Indonesia yaitu dari Amerika Serikat dan Singapura yang dihadiri oleh peserta yang berasal dari berbagai negara seperti Malaysia, Singapura, India dan Australia dan tentunya masyarakat Indonesia dimana seminar yang diselenggarakan berlangsung. Keberhasilan penggunaan berbagai media promosi (cetak, radio, televisi, multimedia) seperti Smart FM, Jak TV, Kompas, Jawa Pos, dan Jakarta Post, pemilihan tempat yang terbilang ekslusif (Five Stars with Diamond Hotel), dan juga melalui pengggandengan organisasi yang bergerak dibidang penyediaan jasa pelatihan serta didukung oleh sentuhan PR sebagai bentuk komunikasi guna menciptakan kepercayaan khalayak kepada PT. Power Events mendukung jumlah peserta yang hadir.4 Pengangkatan tema-tema seminar yang beragam yang dipilih PT. Power Events, serta penentuan harga tiketnya yang akhirnya diikuti oleh peserta-peserta yang notabenenya adalah para pemegang jabatan penting di tempat mereka bekerja juga menjadi hal yang menarik untuk diteliti. Dikarenakan manajemen penyelenggaraan acara seperti kegiatan seminar sebagai salah satu kegiatan yang seharusnya wajib diketahui oleh para praktisi PR 4
Wawancara dengan Corporate Secretary PT. Power Events, Ms. Dawn Ng, tanggal 1 April 2007, di Success Shop, Jakarta
6
dalam berkomunikasi, dilatarbelakangi oleh hal tersebut maka peneliti tertarik untuk meniliti bagaimana evaluasi strategi manajemen event yang dilakukan oleh PT. Power Events dalam menyelenggarakan berbagai seminarnya. Karena sejak berdirinya sampai sekarang telah menyelenggarakan seminar yang bersifat nasional dan internasional maka perioderisasi penelitian yang dilakukan oleh penulis dan dirasakan akan berguna bagi perkembangan akademis maupun praktis didunia Public Relations adalah sejak tahun 2005 sampai dengan tahun 2006.
1.2 Rumusan Permasalahan Berdasarkan dari uraian pada latar belakang masalah bahwa dengan mengetahui penyelenggaraan event seperti seminar adalah sebagai salah satu bentuk komunikasi yang bisa dilakukan Public Relations (PR) atau Humas sebuah organisasi atau perusahaan dalam melakukan komunikasinya dengan khalayak, dimana PR tidak boleh hanya mengikuti insting tetapi strategi secara menyeluruh adalah mutlak karena mengelola event ada dalam logika pengembangan strategi PR, mulai dari merencanakan hingga mengevaluasi. Maka rumusan permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana manajemen event PT. Power Events pada tahun 2005-2006.
1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen event PT. Power Events pada tahun 2005-2006.
7
1.4 Signifikasi Penelitian 1.4.1 Signifikasi Akademis Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat dalam bidang ilmu komunikasi khususnya dapat menambah referensi akademis dan pengetahuan dalam bidang manajemen event. Peneliti juga dapat lebih banyak mengetahui mengenai bagaimana cara-cara seorang Public Relations (PR) atau Humas yang sesungguhnya dalam manajemen event, khususnya seminar. 1.4.2 Signifikasi Praktis Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi praktisi kehumasan khususnya bagi PT. Power Events dalam pengelolaan penyelenggaraan acara atau kegiatan yang dalam penelitian ini dimaksud sebagai manajemen event seminar agar menjadi lebih efektif di masa mendatang.
8
BAB II KERANGKA PEMIKIRAN
2.1 Public Relations Rhenald Kasali menjelaskan “Public Relations yang dalam bahasa Indonesia diterjemahkan dengan istilah hubungan masyarakat atau disingkat Humas ternyata mempunyai banyak arti seperti Marston mendefinisikan Humas adalah seni untuk membuat perusahaan anda disukai dan dihormati oleh para karyawan, konsumen dan para penyalur.”5 Definisi yang berkaitan dengan manajemen adalah definisi yang diterapkan oleh Public Relations News : Public Relations adalah fungsi manajemen yang melakukan evaluasi terhadap sikap-sikap publik, mengidentifikasikan kebijakan dan prosedur seseorang atau perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjelaskan programprogram komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan publik.6 Frank Jefkins mendefinisikan PR adalah “Sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi terencana, baik itu kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan specifik yang berlandaskan pada saling pengertian.”7 Dalam bukunya Public Relations Edward L. Bernays medefinisikan PR dalam tiga arti, yaitu : 5
Rhenald Kasali, Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Jakarta, Pustaka Utama Grafiti, 1994, hal. 6 6 Ibid, hal. 7 7 Rosady Ruslan, Op. Cit., hal. 9
9
1. Peneragan kepada masyarakat. 2. Persuasi untuk mengubah sikap. 3. Usaha untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan dengan sikap perbuatan masyarakat dan sebaliknya.8 Menerangkan definisi para ahli diatas tentang PR yang walaupun berbedabeda namun ada beberapa kesamaan pokok pikiran, yakni : 1. Public Relations merupakan suatu kegiatan yang bertujuan memperoleh kepercayaan, saling pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat. 2. Sasaran Public Relations adalah menciptakan opini publik yang menguntungkan semua pihak. 3. Public Relations merupakan unsur yang sangat penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik dari organisasi atau perusahaan. 4. Public Relations adalah usaha untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara suatu badan atau orgaisasi dengan masyarakat melalui suatu proses komunikasi timbal balik atau dua arah. Hubungan yang harmonis ini timbul dari adanya mutual understanding, mutual confidence, dan imege yang baik. Ini semua merupakan langkah-langkah yang ditempuh oleh public relations untuk mencapai hubungan yang harmonis.
8
F. Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT. Gramedia Pustaka Umum, 1996, hal. 19
10
Mengacu pada kesimpulan diatas bahwa sifat komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan untuk ‘disukai’ oleh publiknya menyangkut soal hubungan yang harmonis, menurut Professor Melvin Sharpe ada lima prinsip untuk menjalankan hubungan yang harmonis, yaitu : 1. Komunikasi yang jujur untuk memperoleh kredibilitas. 2. Keterbukaan dan konsisten terhadap langkah-langkah yang diambil untuk memperoleh kenyakinan orang lain. 3. Langkah-langkah yang fair untuk mendapatkan hubungan timbal-balik dan goodwill. 4. Komunikasi dua arah yang terus-menerus untuk mencegah keterasingan dan untuk membangun hubungan. 5. Evaluasi dan riset terhadap lingkungan untuk menentukan langkah atau penyesuaian yang dibutuhkan bagi Social Harmony.9 2.2.1 Peran Public Relations Membahas mengenai fungsi manajemen, disebutkan bahwa karakteristik organisasi dan posisi PR dalam organisasi menentukan bagaimana praktek PR dilakukan dalam organisasi. Broom dalam Effective PR menjabarkan ada 4 (empat) peran besar PR. Dalam berbagai kesempatan mereka memainkan setiap peran ini dalam tingkat yang berbeda tetapi dapat juga muncul peran dominan yang sebagian besar mereka lakukan dalam menjalankan pekerjaannya sehari-hari dan berhadapan dengan orang lain. Adapun peran-peran itu adalah: 9
Rhenald Kasali, Op. Cit., hal. 8
11
1. Teknisi Komunikasi Peran PR yang diarahkan untuk memproduksi komunikasi dan menerapkan program yang kadang tidak mendapatkan pemahaman utuh atas alasan apa program tersebut diterapkan yang biasanya tidak ikut dalam tim pemecahan masalah, bahkan kadang mereka tidak ikut membahas permasalahan tetapi mereka dilimpahi tugas untuk berhadapan dengan pers. Yang pada peran ini mereka diarahkan untuk menjadi penyunting
majalah
karyawan,
penulis,
menulis
siaran
pers,
mengembangkan isi situs web dan kontak dengan media. 2. Penentu Ahli Praktisi PR dalam hal ini bertugas mendefinisi masalah, mengembangkan program dan bertanggungjawab penuh atas program. Implikasinya PR menjadi terpisah dari organisasi bahkan manajemen puncak dan yang lainnya tidak memiliki komitmen terhadap program PR, yang dampaknya juga muncul bagi praktisi PR karena sering akhirnya mereka merasa tidak puas dan merasa bekerja sendiri. 3. Fasilitator Komunikasi Praktisi sebagai pendengar yang sensitif dan pialang informasi. Mereka berfungsi sebagai penterjemah dan mediator antara organisasi dan publiknya, memfasilitasi perubahan dengan menyingkirkan hambatan dan membuat saluran komunikasi tetap terbuka. Yang tujuannya adalah menyediakan infomasi bagi manajemen dan organisasi sehingga mereka
12
dapat membuat keputusan yang saling menguntungkan. Sebagai fasilitator komunikasi, praktisi bertindak sebagai sumber informasi dan kontak resmi dengan publiknya. Mereka menjadi wasit interaksi, menetapkan agenda diskusi, meringkas, mengulangi padangan, memancing reaksi, membantu partisipan mendiagnosa dan mengoreksi kondisi yang mengganggu hubungan komunikasi. Mereka bekerja dibawah anggapan bahwa komunikasi dua arah akan meningkatkan kualitas keputusan, kebijakan, prosedur dan tindakan kedua belah pihak yang dibuat oleh organisasi dan publik. 4. Fasilitator Pemecahan Masalah Bekerja sama dengan manajer lainnya dalam mendefinisikan dan menyelesaikan masalah. Mereka menjadi bagian dalam perencana strategis. Mereka mengerjakan tugasnya mulai dari merencanakan hingga mengevaluasi. Mereka dilibatkan dalam tim pemecahan masalah biasanya karena mereka telah menunjukan keterampilan dan nilai dalam membantu manajer yang lain dalam menyelesaikan masalah Terlihat dari peran-peran tersebut diatas, tugas PR dalam organisasi meliputi Programming, Relationship, Writing and Editing, Information, Production, Speaking, Reasearch and Evaluation dan Special Event adalah salah satu diantaranya. Aktifitas kunci yang dilakukan PR yang disarikan dari berbagai buku meliputi komunikasi, publisitas, press agentry, issue management, crisis managemet, mengelola relasi internal (internal relations seperti employee relations, shareholder relations, dan lainnya) serta relasi eksternal (external
13
relations seperti community relations, government relations, industry relations dan lainnya), Event Management disebutkan sebagai salah satu diantaranya.10 2.2.2 Strategi Public Relations Fungsi yang diemban PR adalah fungsi komunikasi dengan publiknya. Memenuhi upaya berkomunikasi secara efektif dengan publiknya maka PR harus mampu menerapkan strategi dalam berkomunikasi. Smith dalam Strategic Planning for PR menawarkan model Nine Steps of Strategic PR, yaitu meliputi: 1. Analisa Situasi Meliputi analisa yang melibatkan perencana, klien, supervisor, key person, dan para pengambil keputusan dalam menggambarkan seluk-beluk peluang dan kemungkinan rintangan program yang akan dikembangkan. 2. Analisa Organisasi Melibatkan pengamatan terhadap lingkungan internal (misi, kinerja, dan sumber daya), melibatkan persepsi publik terhadap organisasi, dan lingkungan eksternal (kompetitor, pendukung organisasi). 3. Analisa Publik Langkah mengidentifikasi publik dan berbagai kelompok yang memiliki interaksi dengan organisasi. Pada tahapan diatas ini dianalisa apa yang diinginkan, diperlukan, dan yang diharapkan oleh publik. Hubungan publik dengan organisasi, keterlibatan mereka dalam berkomunikasi,
10
Ida Anggraeni Ananda, Op. Cit, hal. 62-63
14
analisa tren sosial, ekonomi, budaya serta tekhnologi yang mungkin mempengaruhi mereka. 4. Menentukan Sasaran dan Tujuan Fokus pada posisi puncak yang akan dicapai oleh organisasi dan untuk produk atau layanannya. Langkah ini membantu dalam membangun tujuan yang jelas, spesifik, dan terukur dalam menentukan apa yang ingin dicapai oleh organisasi misalnya awarness, penerimaan atau aksi dari publik. 5. Formulasi Aksi dan Respon Strategi Menentukan apa yang mungkin akan dilakukan dalam berbagai situasi. Perencana komunikasi memiliki berbagai opsi mengenai apa yang akan dikatakan oleh organisasi kepada publiknya. Aksi komunikasi disini dapat bersifat proaktif atau reaktif tergantung situasi yang diperlukan. 6. Menggunakan Komunikasi Efektif Penentuan pesan komunikasi yang akan digunakan. Untuk berkomunikasi dengan khalayak perlu ditentukan siapa yang akan menyampaikan pesan, tampilan pesan seperti apa yang ingin disampaikan, bagaimana struktur pesan yang akan disampaikan, ataupun kalimat yang akan disampaikan menggunakan simbol-simbol yang seperti apa. 7. Pemilihan Taktik Komunikasi Perencana program dapat menentukan kategori tools. 8. Implementasi Rencana Strategis
15
Merupakan pengembangan perencanaan keuangan, jadwal dan hal-hal lainnya yang diperlukan untuk implementasi program 9. Evaluasi Perencanaan Strategis Menentukan metode yang tepat untuk mengukur efektifitas tools yang direkomendasikan untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkan.11 Melihat model ini tampak jelas dimana posisi event. Dimana event dalam hal ini bukanlah strategi seperti yang dipikirkan beberapa orang, melainkan event adalah taktik dan secara nyata tampak bahwa event adalah tools yang kebanyakan ada pada taktik interpersonal communication pada sebuah organisasi. Public
Relations
dalam
melakukan
tugasnya
membutuhkan
penyelenggaraan kegatan-kegatan yang bersifat informatf sebagai alat untuk menyampaikan informasi perusahaan atau instansi, begitu pula dengan kegiatan Humas yang menyangkut komunikasi yang efektif PR membutuhkan manajemen event atau pengelolaan acara yang baik sebagai bentuk komunikasinya kepada khalayak. Hal tersebut selaras dengan tugas dan kewajiban utama dari seorang praktisi PR, seperti yang dikemukakan oleh Frank Jefkins: “Yang berkewajiban untuk menyediakan informasi kepada khalayak. Informasi tersebut berupa kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa dan personalia sekomprehesif mungkin agar khalayak mendapat pengetahuan yang optimal.”12 2.2.3 Perencanaan Program Kerja Public Relations 11 12
Ida Anggraeni Ananda, Op. Cit, hal. 65-69 Frank Jefkins, Public Relations, Edisi Keempat, Erlangga, Jakarta, hal. 28
16
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktifitas Public Relations tersebut dapat diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen PR yang dikelola secara profesional dan dapat dipertanggungjawabkan hasil atau sasarannya. Kemudian adanya pertukaran pendapat, pesan dan informasi yang jelas, serta kemudahan dimengerti oleh kedua belah pihak komunikator dan komunikan yang terlibat melalui sistem saluran (channel), media massa atau bentuk media non massa lainnya yang dapat dimanfatkan sebagai alat (tools) untuk kegiatan atau aktivitas komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal two ways traffic communications) dalam hal pencapaian umpan balik (feed back) yang positif.13 Dari banyaknya alasan mengapa kegiatan PR harus melalui perencanaan program, yaitu empat diantaranya : 1. Untuk menetapkan target-target operasi PR yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh. 2. Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan. 3. Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan jumlah program dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program PR yang sudah diprioritaskan itu. 4. Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan
13
Rosady Ruslan, Op. Cit., hal. 133
17
kualitas personil yang ada, daya dukung dari berbagai peralatan fisik serta anggaran dana yang tersedia. Kata-kata yang paling penting untuk diingat antara lain adalah : jam kerja, prioritas, penentuan waktu, sumber daya, peralatan dan anggaran. Disini prinsip dasar ekonomi berlaku, yakni kita harus senantiasa memperhatikan kelangkaan dari hal-hal tersebut dan nilainya yang tinggi dalam rangka mencapai tujuan.14 Menurut Scott M. Cutlip dan Allen H. Center yaitu upaya pemecahan permasalahan program kerja tersebut melalui “proses empat tahapan atau langkahlangkah pokok“ sebagai landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan selanjutnya, yaitu sebagai berikut : 1. Research-Listening (Penelitan dan Mendengarkan) Dalam tahap ini, penelitan yang berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari publik sasaran yang berkepentingan dengan aksi dan kebijakankebijakan suatu organisasi. Kemudian melakukan pengevaluasian dari fakta-fakta dan informasi yang masuk untuk memutuskan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan menetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organsasi, yaitu : What’s our problem ? (apa yang menjadi masalah kita). 2. Planning-Decision (Perencanaan dan Mengambil Keputusan) Tahap ini memberikan sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan kebijakan serta termasuk menetapkan program kerja organisasi
14
Frank Jefkins, Op. Cit., hal. 49
18
yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan : Here’s what we can do ? (Apa yang mesti kita kerjakan) 3. Communication-Action (Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan) Tahap ini adalah menjelaskan dan sekaligus mendramatisirkan informasi mengenai langkah-langkah yang akan dilakukan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif untuk dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya : Here’s what we did and why ? (Apa yang telah kita kerjakan dan mengapa begitu). 4. Evaluation (Mengevaluasi) Pada tahap ini pihak PR mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas PR lainnya yang telah dilaksanakan serta keefektivitasan dari tehnik-tehnik manajemen dan komunikasi yang telah
dipergunakan:
How
did
we
go?
(Bagaimana
kita
telah
melakukannya).15 Tanpa adanya suatu program yang terencana, praktisi PR akan terpaksa beroperasi secara instinktif sehingga ia mudah kehilangan arah. Agar lebih jelas lagi bisa dilihat dengan model perencanaan PR enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh para praktisi PR profesional, yaitu adalah : 1. Pegenalan situasi
15
Scott M. Cutlip dan Allen H. Center dalam Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Op. Cit., hal. 135
19
Pemahaman terhadap situasi yang ada (perencanaan logis) harus dilakukan sebelum kita merumuskan suatu program PR, yaitu dengan mengetahui titik awalnya. Dengan mengetahui tujuan yang hendak dicapai yaitu mengubah sikap negatif menjadi sikap positif (proses transfer) diharapkan pada akhirnya akan dicapai suatu pengetahuan yang akan menumbuhkan pemahaman timbal balik antara organisasi yang bersangkutan dengan segenap khalayaknya. Dengan berbagai kesulitan dalam melaksanakan proses transfer maka setiap praktisi PR harus selalu realistis (kompromi) dalam tujuan-tujuan yang diharapkan. Selanjutnya dalam langkah pengenalan situasi adalah harus memahami situasi yang ada dengan mengadakan suatu investigasi (penyelidikan situasi) demi mencapai tujuan. Pengadaan serangkaian pertanyaan kepada sejumlah responden (pengumpulan pendapat) juga bisa dilakukan guna mendapatkan gambaran umum mengenai situasi yang ada dan setelah mampu mengenali situasi yang baik, maka kita juga akan dapat mengenali masalah yang ada serta mencari cara untuk memecahkannya (pemecahan masalah). Pengenalan situasi
tidak
hanya
dapat
diketahui
dengan
mengadakan
suatu
pengumpulan pendapat saja, banyak cara yang bisa dilakukan (metodemetode penenalan situasi), seperti survei-survei, pemantauan berita di media, tinjauan terhadap grafik penjualan, tinjauan persaingan, frekuensi keluhan konsumen dan lain-lain. 2. Penetapan tujuan
20
Mengingat jenis dan karakter organisasi itu bermacam-macam, maka tentu tujuannya bervariasi, tetapi tujuan yang penting yang ingin dicapai adalah citra. 3. Definisi Khalayak Sebesar apapun sebuah organisasi ia tidak mungkin menjangkau semua orang, harus ditentukan sebagian diantaranya yang sekiranya paling sesuai dengan kebutuhannya. 4. Pemilihan media dan tehnik-tehnik Humas Dengan mempelajari daftar pilihan media Humas beserta berbagai tujuan dan jenis khalayak yang hendak dituju, Humas dapat mempunyai landasan untuk pemilihan media yang sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. 5. Perencanaan Anggaran Humas merupakan kegiatan yang padat karya, sehingga pos pengeluaran terbesar dihabiskan untuk membayar pemakaian jam kerjanya dan alat-alat yang dipergunakan untuk pencapian tujuan yang diinginkan. 6. Pengukuran hasil Tehnik-tehnik yang digunakan untuk mengenali situasi seringkali juga dimanfaatkan guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari segenap kegiatan-kegiatan Humas yang telah dilaksanakan. Metode pengumpulan pendapat atau uji sikap (attitude test) adalah metode yang lajim digunakan. Metode-metode evaluasi hasil biasanya diterapkan pada tahapan
perencanaan,
namun
bila
perlu
penyesuaian
bisa
pula
21
dilaksanakan selama berlangsungnya proses pelaksanaan dari program Humas yang bersangkutan. Setiap program Humas harus memiliki tujuan yang pasti, untuk itu perlu ditetapkan target-target tertentu. Target-target ini pada gilirannya akan dapat digunakan sebagai tolak ukur perbandingan atas hasil riil yang telah dicapai.16 2.2.4 Keterkaitan Public Relations dalam Manajemen Event Dewasa ini, PR dihadapkan dan harus menangani berbagai macam fakta yang sebenarnya, terlepas apakah fakta itu hitam, putih, atau abu-abu. Perkembangan komunikasi tidak memungkinkan lagi bagi PR untuk menutupnutupi sebuah fakta, oleh karena itu PR kini jauh lebih dituntut untuk mampu menjadikan orang-orang lain memahami suatu pesan.17 Keterkaitan PR dalam manajemen event terlihat sisi mana yang berbeda dapat dilihat dari komponen dasar komunikasi yaitu Who Says What to Whom with what Channel and with what Effect. Untuk Who jelas ia adalah PR sebagai representasi organisasi, kepada siapa adalah khalayak, berkata apa itulah pesan komunikasi yang akan disampaikan, dengan media apa, media disini adalah event itu sendiri, dengan efek apa. Jika dilihat dari komponen tersebut dan dibandingkan dengan langkah diatas, yang belum secara spesifik dibahas adalah siapanya yaitu khalayaknya dan pengukuran
keberhasilan
programnya
yaitu
manajemen
eventnya
yang
menyangkut efektifitas komunikasinya.18 PR sebagai teknisi komunikasi
16 17
18
Frank Jefkins, Op. Cit., hal. 50-64 M. Linggar Anggoro, Teori & Profesi Kehumasan, Bumi Aksara, 2001, hal. 34
Ananda, Ida Anggraeni, Op. Cit, hal. 75
22
diarahkan untuk memproduksi programnya dimana keterkaitannya dalam manajemen event PR harus dapat mengelola event sebaik mungkin sebagai bentuk komunikasi organisasi kepada khalayak mengenai tujuan dari organisasi dan apaapa yang ingin disampaikan mengenai organisasi kepada khalayak dalam bentuk event.
2.2 Manajemen Event Acara adalah pengalaman, pengelolaan acara yang baik akan memberikan pengalaman dan kesan yang baik kepada orang yang menghadirinya. Kebanyakan aktivitas PR berbasis kegiatan membuat manajemen atau pengelolaan kegiatan merupakan kecakapan yang fundamental dan kemampuan menyelenggarakan sebuah kegiatan khusus harus dimiliki seorang praktisi PR. “ An event is an experience, carefully crafted to delivered an impact on the person in attendanced. The activities, environment and layer of multi sensor effects are integrated into an event design that is staged & choreographed eith precision & polish. The best event experience is one in which the mechanics are imperceptible to the attendee and the intended impact is delivered effectively and invisibly”.19 Di sebuah perusahaan atau organisasi PR harus dapat mengelola kegiatan acara atau event, baik dengan melibatkan tim internal ataupun pihak eksternal. Sebagai salah satu alat komunikasi yang menghubungkan perusahaan dan khalayaknya, kegiatan acara merupakan tonggak posisi perusahaan yang berorientasi
kemasyarakatan.
Kemampuan
mengelola
acara
atau
event
management inilah yang mendukung keberhasilan seorang PR.
19
Julia Rutherford Silver, Professional Event Coordination, John Wiley & Sons Inc, 2004, hal. 2
23
The event management is a cycle in which inputting and analyzing data from an event enables more informed decision tobe made and more efficient planning to done, and improve event outcomes.20 Secara sederhana, manajemen event dapat dikatakan sebagai suatu proses berkelanjutan, dilaksanakan dengan tujuan efisiensi dan efektivitas dari pelaksanaan event itu sendiri. Secara tidak langsung, mengisyaratkan bahwa pelaksanaan event sebaiknya merujuk kepada pelaksanaan sebelumnya atau datadata yang berhubungan dengan kegiatan atau acara yang akan diadakan. Dalam sebuah event visi menjadi sangat penting adanya, karena dengan visi yang jelas sebuah kegiatan yang akan diadakan akan memiliki tujuan yang jelas pula. Dalam menempatkan visi untuk kegiatan yang akan diadakan, banyak hal yang harus dipertimbangkan terlebih dahulu, tapi yang paling penting adalah menjawab pertanyaan “apa yang akan membuat sebuah acara menjadi sukses?“. Baik acara yang akan diadakan bersifat international, pertemuan khusus, konser satu malam ataupun seminar. The success of the event is impacted by a number of different elements. This element is important for every promoter / manager to consider when going after Top Event. Each element can make a significant difference. The promoter/manager as the organizer and staff should begin by asking 10 questions: 1. Is the event a good idea ? 2. Do we have the right planning and marketing skills available ? 3. Are we in the right community ? 4. Who will perform ? 5. Do we know the infrastructure of the company ?
20
Glenn M. Bowdin, Event Management, ( Oxford, Elsevier Butterworth – Heinemann, 2003 ), hal. 171
24
6. Where will it be held ? Can we get the venue we need at a price we can afford ? 7. Is there a “hook or angle“ in the event that will attract an audience ? Will it pique their interest ? 8. Will we attract media support ? 9. Are advertising fund available ? Can we attract strong sponsor ? Will publicity / promotional programs attract the crowd ? 10. Are our “ success “ criteria reasonable ?21 Untuk perusahaan yang menempatkan dirinya sebagai event organizer keberhasilan setiap eventnya, apapun jenisnya, akan sangat tergantung kepada pemasarannya dalam melaksanakan prinsip lima P pada pemasaran yaitu Product (produk), Price (harga), Place (lokasi), Public Relation (kehumasan), dan Positioning.22 Jika pihak yang akan menyelenggarakan kegiatan event dapat menjawab pertanyaan di atas, mengetahui cara memasarkannya dan visi yang dimiliki berada diposisinya, maka pihak penyelenggara berada diposisi siap untuk melanjutkan ke tahap berikutnya yaitu pelaksanaan acaranya. Manajemen event sebagaimana manajemen dalam hal umum, harus memperhatikan spesifikasi atau fokus yang terukur. Termasuk dalam hal pencapaian atas target kegiatan manajemen tersebut, realistis dan memiliki pengaturan waktu yang jelas. Dengan demikian jelas juga bahwa, pengelolaan event dan pelaksanaannya harus berdasarkan kenyataan yang ada dan telah
21
Dwight W. Catherwood, Richard L. Van Kirk, The Complete Guide To Special Event Management, John Wiley & Sons, 1992, hal. 4 22 Leonard H. Hoyle, Event Marketing, Victory Jaya Abadi, 2006, hal. 15
25
berdasarkan kenyataan yang dapat dimiliki atau dapat dicapai oleh pelaksana event. The management proses involves very similar approaches, which the event coordinator or organizing committee can seek to use. In setting objectives for an event, this can be tested using SMART formula: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely.23 Maka dapat disimpulkan, semakin baik tingkat manajemen suatu kegiatan akan berdampak pada perbaikan tingkat efisiensi dari kegiatan yang bersangkutan. Karena keunikan sifat dari sebuah kegiatan acara atau event apapun, perencanaan adalah salah satu proses yang harus terus dicermati mengenai segala sesuatunya mulai dari persiapan sampai pada akhir acara. Sangat dibutuhkan juga konsep yang jelas dan dapat diterapkan dan mudah dimengerti. Setelah perencanaan matang dan dapat diterima kenyataannya, maka sudah saatnya untuk menyiapkan anggota pelaksana acara yang menyiapkan segala sesuatunya dari awal acara sampai akhir acara. Para anggota pelaksana kegiatan event harus memiliki keterampilan khusus mengenai: a. Financial – To help determine source of revenue, expexted expenditure level and timing of expenditure versus revenues and to establish a system of financial accounting and control. b. Marketing – To see that you get the best audience possible and the best sponsorship and support available. c. Operational – To guide the overall operation of the event, including the management of any technology needed. d. Legal – To advise on and negotiate the many contracts involved in and event, as well to handle any lawsuits that may arise.24
23
Shone Anton and Bryn Parry, Successful Event Management, (Thomson Learning – London, 2004), hal. 165 24 Dwight W. Catherwood, Richard L. Van Kirk, Op.Cit, hal. 4
26
Dari point-point diatas dapat diartikan bahwa para pengelola event yang akan dilibatkan seharusnya memiliki keterampilan dalam bidang keuangan, penjualan, pengoperasian kegiatan menyangkut penyelenggaraan event tersebut dan masalah peraturan-peraturan yang berlaku. Pada prinsipnya pengelolaan event bersandar pada three tents yaitu The Intent (tujuan), The Extent (cakupan), dan The Content (Program atau isi dari yang ingin dikomunikasikan dari event). Langkah pengelolaan sama dengan strategi PR yaitu diawali dengan need assesssment. Need assessment dilakukan untuk menjawab pertanyaan Why: Tujuan dari event yang menjadi pondasi pengambilan keputusan mengenai scope dan elemen lain yang akan dibangun. Who: menyediakan jawaban tentang audience dan profil tamu yang akan diundang, Where dan When: untuk membangun parameter logistik yang harus disediakan dan juga peluang-peluang kreatif yang dapat dilakukan, What: menentukan konteks event, isi, dan otoritas pelaksanaan, How: menentukan How Much: berapa banyak sumber daya yang diperlukan, dan How Much menentukan How: bagaimana sumber daya yang telah ditentukan akan dialoikasikan. Pelaksanaan event secara ideal akan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: A. Pra Pelaksanaan Event Meliputi kegiatan pengidentifikasian kegiatan event tersebut. Identifikasi ini secara minimum akan menjawab beberapa hal penting yang meliputi:
27
a. Why: yaitu merupakan jawaban mengapa ajang kegiatan tersebut harus atau layak dilaksanakan. b. Who: yaitu merupakan jawaban atas siapa yang kita inginkan untuk hadir sebagai audience dari kegiatan tersebut. c. Where and When: merupakan pemenuhan jawaban atas parameter logistik dan peluang-peluang kreatif yang ada d. What: menentukan tentang bentuk, dan isi (content) dari kegiatan. e. How (much): merupakan jawaban atas berapa sumber daya yang akan digunakan baik yang telah tersedia (untuk dialokasikan) maupun yang belum tersedia (untuk dipersiapkan).25 Apakah sudah tepat pemilihan tempat, pemilihan waktu, pemilihan khalayak yang dituju, anggaran yang akan dikeluarkan. Pemenuhan atas hal-hal diatas dapat menunjukan tingkat fleksibilitas dari kegiatan yang akan diadakan. Semakin baik tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan, semakin memudahkan pelaksanaan event itu sendiri. B. Pelaksanaan Event Pelaksanaan event selayaknya mempertimbangkan filosofi “pengalaman“ yang coba diberikan oleh pihak penyelenggara acara. Beberapa hal yang patut dicermati untuk hal ini adalah sebagai berikut: a. Mencermati kegiatan mulai dari kedatangan audiences (mempersiapkan first impression). 25
Julia Rutherford Silver, Op.Cit, hal. 29-30
28
b. Mempersiapkan materi-materi pendukung kegiatan (terutama sekali bila kegiatan diadakan untuk mendukung kegiatan pemasaran). c. Penyiapan transportasi dan penyambutan audiens. d. Atmosfer event, termasuk didalamnya mengenai hal-hal yang berkenaan dengan dekorasi kegitan. e. Pencermatan atas makanan dan minuman yang dipersiapkan. f. Pencermatan atas hiburan yang disediakan untuk acara tersebut. g. Souvenir, terutama yang lagsung berkaitan dengan kegiatan event yang dilaksanakan. h. Mencermati dan mempersiapkan sarana kepulangan audiens, seperti kemudahan untuk penjemputan dan penyediaan sarana transportasi (sebagai tahap akhir pembentukan persepsi dari pengalaman).26 Sebagai contoh: sudah tepatkah waktu pelaksanaan, sudah sesuaikah jumlah audiens yang hadir, adakah kendala pada peaksanaan kegiatan dan lain sebagainya. C. Evaluasi Langkah terakhir dari suatu penelitian adalah evaluasi. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan Humas benar-benar dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Carol
26
Julia Rutherford Silver, Op.Cit, hal. 41
29
Weiss menyatakan bahwa tujuan daripada penelitian evaluasi adalah untuk mengukur pengaruh suatu program tertentu pada masa yang akan datang.27 Evaluasi dapat dikatakan sebagai usaha atau kegiatan untuk menentukan nilai suatu program atau kegiatan. Dengan demikian ketika melakukan kegiatan suatu event terhadap program kehumasan yang akan, sedang dan telah dijalankan, manajer PR sedang mencoba nilai dari masing-masing kegiatan, sehingga pada akhirnya kegiatan tersebut layak untuk dijalankan atau diteruskan. Evaluasi program adalah pengukuran sistematis dari outcome sebuah project, program atau kampanye berdasarkan objektif yang akan dicapai. Evaluasi dapat dilakukan pada tiga tahap yaitu: 1. Laporan Implementasi Evaluasi tahap pertama untuk menyakinkan bahwa apa yang dilakukan sudah sesuai rencana. Pada tahap ini seharusnya dilakukan pengecekan kesulitan yang terjadi, penyelesaian masalah yang timbul, masalah pendanaan dan lainnya. 2. Laporan Kemajuan Sebuah bentuk preliminasi evaluasi. Hal-hal yang dilakukan pada tahap ini biasanya adalah mengevaluasi segala kemungkinan untuk memodifikasi rencana. 3. Evaluasi akhir
27
Carol Weiss, Evaluation Research: Methods for Assessing Program Effectiveness, New Jersey: Prentice Hall,1972 hal.4
30
Review secara keseluruhan dari program. Dampak dan efek dari program komunikasi yang dalam hal ini adalah event, diukur sehingga jelas tampak bahwa program ini berhasil atau tidak.28 Evaluasi program biasa digunakan pada referensi studi yang menguji program evaluasi. Sebelum suatu program diluncurkan, bermacam bentuk dari analisa pasti berusaha untuk mengetahui keputusan kebijaksanaan: memerlukan penilaian, analisa masalah, mempertimbangkan efensiensi pelaksanaan, dan nilai manfaat studi. Tipe-tipe dari analisa ini sangat penting untuk menuntun keputusan mengenai bagaimana program seharusnya menjadi pelaksana dan dapat menentukan jangkuan dan karakteristiknya. Bagaimanapun evaluasi program adalah perhatian dengan mengukur pengaruh yang besar dari program yang telah diluncurkan.29 Terdapat berbagai defenisi evaluasi program dan setiap defenisi akan menunjuk kepada tujuan evaluasi. Defenisi evaluasi program mengarah kepada penggunaan metode penelitian untuk mengukur efektifitas dari operasi program. Menurut Brinkerhoff dkk, berbagai defenisi tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu: 1. Evaluasi diartikan sebagai proses untuk menentukan seberapa jauh sasaran program telah tercapai. Defenisi ini menekankan pada penilaian pencapaian sasaran program yang telah ditetapkan sebelum program di mulai.
28 29
Ananda, Ida Anggraeni, Op. Cit, hal. 81 L. Rutman, Planning Usefull Evaluations : Evaluability Assessment, London, Sage, 1980, hal.18
31
2. Evaluasi diartikan sebagai proses untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan. Defenisi ini menekankan pentingnya informasi sebagai dasar pengambilan keputusan, oleh karena itu harus di gali mulai konteks, masukan, proses serta keluaran/output program tersebut. Dengan demikian menilai suatu program dapat dilakukan dengan membandingkan standar yang ditetapkan dengan kenyataan. Jadi evaluasi penting sekali. Tanpa penilaian, tidak akan diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan PR yang telah berlangsung. Beberapa persyaratan tertentu harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum evaluasi dapat berfungsi dengan baik dalam sistem pengendalian dari kebijakan maupun pelaksanaan suatu program. Mahiddin Mahmud menjelaskan suatu hal yang harus diperhatikan, bahwa semua aspek yang berkaitan dengan kegiatan evaluasi tidak lepas dari penyusunan program dan kiat komunikasi yang dipergunakan. Suatu evaluasi berkaitan
langsung dengan permasalahan yang
diindentifikasikan didalam program. Indikator yang diperoleh dalam kegiatan evaluasi akan memberikan sebuah gambaran mengenai: 1. Pelaksanaan program 2. Tujuan dan biaya 3. Khalayak (sasaran)30 Evaluasi atas kegiatan secara ideal dilakukan pada tiap-tiap tahapan penyelenggaraan kegiatan. Evaluasi adalah kegiatan berkesinambungan seiring 30
Mahiddin Mahmud, Pengantar Hubungan Masyarakat, UIniversitas Terbuka, Cetakan Pertama, Agustus 1993, hal.124
32
dengan proses event tersebut. Hal ini harus diperhatikan secara seksama guna memperbaiki setiap kekurangan pada tiap tahapan yang telah dilaksanakan guna mempersiapkan tahap selanjutnya. Pada dasarnya, kita mengenal adanya dua macam hasil, yakni: hasil kualitatif dan hasil kuantitatif. 1. Hasil kualitatif pada umumnya hasil-hasil dari suatu kegiatan yang hasilnya tidak bisa diukur secara statistik, melainkan harus diukur melalui pengalaman dan perbandingan nyata. 2. Hasil kuantitatif yang secara sederhana adalah suatu hasil yang bisa diukur secara statistik berdasarkan angka-angka. Suatu hasil tercipta bukan secara kebetulan, melainkan berkat kerja keras dan usaha yang sungguh-sungguh. Dalam kalimat lain, berbagai kegiatan PR memang perlu dilakukan untuk menjangkau hal-hal positif yang diinginkan. Tetapi untuk mengetahui sejauh mana hasil yang kita peroleh, kita harus mengetahui apa tujuan yang hendak kita capai.31
31
Frank Jefkins, Op. Cit., Public Relations, hal. 157
33
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tipe Penelitian dan Sifat Penelitian Dalam penelitian ini tipe yang digunakan adalah tipe penelitian yang deskriptif yaitu memberikan gambaran dari suatu gejala sosial tertentu secara sistematis fakta atau karakteristik populasi tertentu secara faktual dan cermat.32 Sedangkan sifat penelitiannya yaitu kualitatif yang pada umumnya hasil-hasil dari suatu kegiatan yang hasilnya tidak bisa diukur secara statistik, melainkan harus diukur melalui pengalaman dan perbandingan nyata.33 Penelitian
deskriptif
menurut
Koentjaraningrat
bertujuan
untuk
menggambarkan secara tepat sifat individu, keadaan, gejala atau kelompok tertentu atau menentukan frekuensi atau penjabaran suatu gejala.34 Penelitian deskriptif tidak jarang melahirkan apa yang disebut Seltiz, Wrightsman dan Cook sebagai penelitian yang insightstimulating. Peneliti terjun ke lapangan tanpa dibebani atau diarahkan oleh teori. Peneliti tidak bermaksud menguji teori sehingga perspektifnya tidak tersaring. Peneliti bebas mengamati objeknya, menjelajah dan menemukan wawasan-wawasan baru sepanjang jalan.
32
Yin Robert K. Studi Kasus ( Desain dan Metode ), Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1997, hal.25 Frank Jefkins, Op. Cit., Public Relations, hal. 157 34 Koentjaraningrat, Metode Penelitian Masyarakat, Jakarta, 1981, hal. 42 33
34
Penelitian terus-menerus mengalami reformulasi dan redireksi ketika informasiinformasi baru ditemukan.35 3.2 Metode Penelitian Berdasarkan pada pokok permasalahan serta tujuan penelitian, yaitu untuk mengetahui evaluasi strategi manajemen event PT. Power Events maka metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan metode studi kasus guna mendapatkan data-data yang diperlukan. Secara umum studi kasus merupakn strategi yang pertanyaannya berkenaan dengan HOW dan WHY, peneliti hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol peristiwa-peristiwa yang akan diselidiki dan bagaimana focus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan nyata.36 Subjek penelitian dapat saja individu, kelompok, lembaga, maupun masyarakat. Peneliti ingin mempelajari secara intensif latar belakang serta interaksi lingkungan dari unit-unit sosial yang menjadi subjek. Tujuan studi kasus adalah untuk memberikan gambaran secara mendetail tentang latar belakang, sifat-sifat serta karakter-karakter yang khas dari kasus atau pun status dari individu, yang kemudian dari sifat-sifat khas tersebut akan dijadikan hal yang bersifat umum.
35
Jalaluddin Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2004, hal. 26 36 Yin, Robert Keyn, Op. Cit., Hal. 1
35
Metode yang biasa digunakan adalah wawancara, pengamatan, penelaahan dokumen (hasil) dan data apapun yang menguraikan suatu kasus secara terperinci.37
3.3 Tehnik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data dalam penelitian ini, dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: 3.3.1 Data Primer Dalam penelitian ini data yang utama (primer) diperoleh melalui hasil wawancara mendalam dengan nara sumber atau key informan, serta data-data pendukung tertulis/dokumen lainnya dari perusahaan yang berkaitan dengan penelitian 3.3.2 Data Sekunder Selain berupaya mendapatkan data-data yang bersifat kualitatif, maka dilakukan pula pengumpulan data sekunder, yaitu antra lain dengan: 1. Studi kepustakaan, yaitu mengadakan pengumpulan, pencarian dan penelaahan data-data yang terkait dengan penelitian terhadap buku-buku, referensi tertulis dan literatur yang ada hubungannya dengan penelitian ini. 2. Penelitian lapangan dengan cara mencatat dan menganalisis peristiwa, antara lain mencatat yang terjadi di lapangan, mencatat peristiwa penting yang terjadi dan mengubah catatan menjadi laporan lengkap dan terinci.
37
Dedy Mulyana, Metodologi Penelitian Kualitatif, ( Bandung : PT. Remaja Rosdakarya. 2000 ), Hal. 201-203
36
3.4 Key Informan / Nara Sumber Untuk mendapatkan data dan informasi yang valid, akurat dan mendukung penelitian ini. Peneliti melakukan wawancara mendalam (indepth interview) dengan pihak – pihak yang terkait sebagai berikut : a. Kepala Humas PT. Power Events yaitu Ibu Dawn Lee. b. Managing Director PT. Power Events yaitu Ibu Jovita Tan. c. Karyawan Departemen PR PT. Power Events yaitu Nona Cecilia Dames. d. Pendapat dari Pak Herman Susanto pimpinan dari PT. Indoaction International sebagai salah satu perusahaan penyelenggara acara seminar yang pada tahun 2005-2006 membantu penyelenggaraan acara seminar PT. Power Events. e. Salah seorang pesert reguler yaitu Bapak Henry Barki, Direktur Utama PT. ISKI yang telah mengikuti kesepuluh event yang telah diselenggarakan PT. Power Event selama kurun waktu 2005-2006.
3.5 Defenisi Konsep 3.5.1
Public Relations Public Relations adalah fungsi manajemen yang melakukan evaluasi
terhadap sikap-sikap publik, mengidentifikasikan kebijakan dan prosedur seseorang atau perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjelaskan program-program komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan publik.
37
3.5.2
Manajemen Event Manajemen event dapat dikatakan sebagai suatu proses berkelanjutan,
dilaksanakan dengan tujuan efisiensi dan efektivitas dari pelaksanaan event itu sendiri. Secara tidak langsung, mengisyaratkan bahwa pelaksanaan event sebaiknya merujuk kepada pelaksanaan sebelumnya atau data-data yang berhubungan dengan kegiatan atau acara yang akan diadakan. Di sebuah perusahaan atau organisasi, PR harus dapat mengelola kegiatan acara atau event, baik dengan melibatkan tim internal ataupun pihak eksternal. Sebagai salah satu alat komunikasi yang menghubungkan perusahaan dan khalayaknya, kegiatan acara merupakan tonggak posisi perusahaan yang berorientasi kemasyarakatan. Kemampuan mengelola acara atau event management inilah yang mendukung keberhasilan seorang PR.
3.6 Fokus Penelitian Penelitian ini difokuskan kepada manajemen event yang telah dilakukan oleh PT. Power Events dalam melaksanakan kegiatan eventnya. Adapun operasionalisasi konsepnya meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut: 3.6.1
Pra Pelaksanaan Event Meliputi kegiatan pengidentifikasian kegiatan event tersebut. Identifikasi
ini secara minimum akan menjawab beberapa hal penting yang meliputi: a. Why: yaitu merupakan jawaban mengapa ajang kegiatan tersebut harus atau layak dilaksanakan.
38
b. Who: yaitu merupakan jawaban atas siapa yang kita inginkan untuk hadir sebagai audience dari kegiatan tersebut. c. Where and When: merupakan pemenuhan jawaban atas parameter logistik dan peluang-peluang kreatif yang ada d. What: menentukan tentang bentuk, dan isi (content) dari kegiatan. e. How (much): merupakan jawaban atas berapa sumber daya yang akan digunakan baik yang telah tersedia (untuk dialokasikan) maupun yang belum tersedia (untuk dipersiapkan). 3.6.2
Pelaksanaan Event Pelaksanaan kegiatan event selayaknya mempertimbangkan filosofi
“pengalaman“ yang coba diberikan oleh pihak penyelenggara acara. Beberapa hal yang patut dicermati untuk hal ini adalah sebagai berikut: a. Mencermati kegiatan mulai dari kedatangan audiences (mempersiapkan first impression). b. Mempersiapkan materi-materi pendukung kegiatan (terutama sekali bila kegiatan diadakan untuk mendukung kegiatan pemasaran). c. Penyiapan transportasi dan penyambutan audiens. d. Atmosfer event, termasuk didalamnya mengenai hal-hal yang berkenaan dengan dekorasi kegitan. e. Pencermatan atas makanan dan minuman yang dipersiapkan. f. Pencermatan atas hiburan yang disediakan untuk acara tersebut.
39
g. Souvenir, terutama yang lagsung berkaitan dengan event yang dilaksanakan. h. Mencermati dan mempersiapkan sarana kepulangan audiens, seperti kemudahan untuk penjemputan dan penyediaan sarana transportasi (sebagai tahap akhir pembentukan persepsi dari pengalaman). 3.6.3 Evaluasi Akhir Review secara keseluruhan dari program. Dampak dan efek dari pelaksanaan event yang sudah dilakukan, diukur sehingga jelas tampak apakah event yang sudah dilakukan berhasil atau tidak yang pada akhirnya dapat digunakan untuk pelaksanaan event berikutnya.
3.7 Analisa Data Penelitian ini menggunakan teknik analisis data secara deskriptif tringulasi, dimana peneliti tringulasi bertitik tolak dari teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu.38 Untuk teknik pemeriksaannya, memanfaatkan
maka
peneliti
penggunaan
menggunakan
sumber.
Tringulasi
teknik
pemeriksaan
dengan
sumber
yang berarti
membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif.39
38
Lexy J. Meleong, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung: Penerbit PT. Remaja Rosdakarya, 1991), hal.330 39 ibid, hal.330
40
Karena metode yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif, maka artinya semua data yang didapat dihimpun dan disusun secara sistematis, cermat dan diolah menjadi data deskriptif kualitatif, yang bertujuan untuk membuat gambaran, deskripsi secara sistematik, faktual, akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta fenomena-fenomena yang diteliti.
41
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Power Events berdiri sejak tahun 2005. Sebagai penyedia materimateri berupa pelatihan dan barang-barang yang berhubungan dengan pengembangan diri dan motivasi di Indonesia. Sejak berdirinya telah menyelenggarakan seminar dan pelatihan baik untuk umum ataupun dikhususkan untuk organisasi yang membutuhkan dan ditambah dengan membuka sebuah toko buku yang memiliki koleksi lebih dari 1000 judul baik berupa buku, audio, dan video guna menunjang materi yang dibutuhkan untuk pelanggannya. Materi-materi yang disediakan mencakup: Pengembangan Diri, Bisnis, Kesehatan, Penjualan, Pengembangan Keterampilan, Transformasi Fikiran, Kepemimpinan, Motivasi Diri, Wirausaha, Pengembangan Spiritual, Network Marketing, Bisnis Keuangan, Neuro Linguistic Programming, Psikologi, Hypnotherapy, dan banyak lagi. 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Dengan visi ingin menjadi perusahaan yang akan menjadi panutan dalam hal penyediaan materi perihal pengembangan diri dalam dunia bisnis serupa dan dengan memiliki misi sebagai perusahaan yang mendedikasikan diri untuk membantu masyarakat Indonesia menyadari potensi diri yang selama ini tersembunyi, mencapai kesempurnaan diri, kompetensi dan sukses melalui
42
penyediaan barang-barang yang dibutuhkan untuk mengembangkan diri dari guruguru besar dunia, pembicara, dan pelatih yang sudah dikenal keberadaannya. Dengan mempercayai bahwa sesungguhnya motivasi diri memiliki akar untuk membentuk karakter mental yang positif, memperkuat kepercayaan diri, dan memiliki tujuan yang nyata, ketika unsur-unsur tersebut bersatu dan didukung dengan lingkungan yang positif, seseorang dapat menghadapi segala bentuk rasa takut dan pada akhirnya dapat menjalani kehidupan yang selama ini diinginkan. Perusahaan juga berusaha menjadi penyedia barang-barang seperti buku, audio, video import dan mendatangkan pelatih yang berasal dari luar Indonesia yang dapat dijangkau oleh masyarakat Indonesia untuk meningkatkan karir, kompetensi, bisnis dan kehidupannya. 4.1.3 Ruang Lingkup Bisnis Perusahaan Bisnis yang dijalankan oleh PT. Power Events sejak berdirinya adalah berawal
dengan
menyediakan
materi-materi
atau
barang-barang
yang
berhubungan dengan pengembangan diri sampai penyediaan jasa pelatihan berupa kegiatan seminar. Bisnis yang ada sekarang ini meliputi: 1. Menjual buku, audio, dan video dengan membuka sebuah toko buku dengan nama Success Shop di Jakarta 2. Membuka program membership dimana perusahaan menyediakan jasa penyewaaan buku, audio, video dalam wadah perpustakaan khusus untuk para membernya 3. Menyediakan jasa untuk menyiapkan isi perpustakaan bagi perusahaan yang membutuhkan
43
4. Mendatangkan pembicara yang ahli dalam bidangnya masing-masing untuk kepentingan pelatihan internal perusahaan yang membutuhkannya. 5. Seminar untuk masyarakat umum dengan mendatangkan pembicara yang dikenal oleh masyarakat dunia 6. Menyediakan
jasa
penyediaan
logistik
untuk
perusahaan
yang
membutuhkan dalam rangka pengadaan sebuah event. Para pembicara dan penulis yang ditawarkan oleh perusahaan diantaranya meliputi penulis buku-buku terkenal diantaranya adalah: 1. John C. Maxwell 2. Michael Gerber 3. William D. Horton 4. George Bien 5. Michael Fortino 6. Jillian LeVelle 7. Robert Tay 8. Anthony Robbins 9. Bryan Tracy 10. Zig Ziglar 11. John Gray 12. Deepak Chopra 13. Norman Vincent Peale 14. Dale Carnegie 15. Napoleon Hill
44
16. Robert G. Allen 17. Robert Kiyosaki Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dalam penyediaan jasa pelatihan, perusahaan tidak lupa bekerja sama dengan perusahaan yang serupa dan juga pembica-pembicara yang berasal dari Indonesia ataupun negara tetangga yang keberadaanya sudah dikenal di Indonesia yang mungkin bisa menjadi partner bisnis dalam menjalankan usahaya. Diantara pengusaha dan pembicara yang pernah menjalin kerjasama dengan perusahaan adalah: 1. Andrie Wongso 2. Tung Desem Waringin 3. James Gwee (Singapura) 4. Tommy Siawira 5. Herman Susanto (PT. Indo Action Internatonal) 6. Romy Rafael Selama kurun waktu dua tahun ini PT. Power Events telah menyediakan jasanya kepada perusahaan-perusahaan yang cukup besar dan diketahui keberadaannya di Indonesia. Diataranya seperti BCA, BNI, Bank Danamon, Nike, Indosat, Smart FM, Jak TV, PT. Cipta TPI, RCTI, Orang Tua Group, PT. Bintang Toejoe, Merpati Nusantara Airlines, Garuda Airlines, Bisnis Indonesa, JW Marriot Hotel, Hotel Mulia, PT. Prudential Life Insurance, Astra Group, PT. AIG Life, Universitas Trisakti, dan masih banyak lagi. PT. Power Events terletak di Komplek Rukan Permata Senayan Blok A. No. 26, Jalan Tentara Pelajar – Patal senayan, Jakarta Selatan. Sedangkan toko
45
bukunya yang diberi nama Success Shop terletak di Grand ITC Permata Hijau Lantai 2 Blok C8 No. 3 & 5, Jalan Arteri Permata Hijau, Jakarta Selatan. 4.1.4 Struktur Organisasi PT. Power Events Struktur organisasi merupakan alat manajemen yang dimaksudkan untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan yang telah dibagi atau dipecah kepada setiap bagian. Dalam penelitian ini peneliti tidak akan menguraikan pembagian tugas dari setiap bagian yang ada dalam struktur organisasi PT. Power Events, tetapi penulis dapat melampirkan satu tabel bagan struktur organisasinya, sehingga akan sedikit memberikan gambaran akan posisi dan hubungan kerja internal dari perusahaan. Bila diperhatikan dalam struktur organisasinya PT. Power Events memiliki Corporate Secretary yang biasa disebut PR sendiri dimana selajimnya adalah sebagai departemen yang melakukan tugas pembuatan event, tetapi dalam perusahaan ini fungsi departemen ini adalah sebagai sekretaris perusahaan. Seperti yang dikatakan oleh Ibu Dawn Ng hasil wawancara penulis kepada Corporate Secretary PT. Power Events: “Kami memiliki departemen PR, yang diantaranya memiliki tugas PR administrasi. yaitu yang mengurus kelengkapan administrasi kegiatan PR kita, seperti pengerjaan surat-menyurat perusahaan (perijinan seminar ke kepolisian, perijinan barang-barang import dari kejaksaan agung dan bea-cukai, surat-surat perjanjian reseller tiket seminar, surat-surat perjanjian tempat penyelenggaraan seminar dan lain-lain), pembuatan surat konfirmasi kepesertaan seminar, surat konfirmasi kepesertaan undangan khusus, surat perjanjian dengan media dan lainlain. Yang kedua adalah bertugas bertatap muka langsung dengan orang-orang yang terkait dalam penyelenggaraan seminar yang akan diadakan”
46
Dapat terlihat bahwa fungsi PR perusahaan adalah bagian dari tim pelaksana events-events seminar yang diselenggarakan. Jadi keseluruhan departemen yang ada didalam struktur organisasi perusahaan yang ada adalah bagian dari tim pelaksana event seminar yang terselenggarakan selama ini, dimana PT. Power Events sendiri bisa disebut sebagai Events Organizer yang juga berusaha berkomunikasi kepada khalayak mengenai visi dan misi perusahaan melalui manajemen events seminar yang selama ini diselenggarakannya. Untuk struktur organisasinya dapat dilihat pada lampiran 4.
4.2 Hasil Penelitian 4.2.1
Pra Pelaksanaan Seminar Hal pertama yang dibicarakan adalah pengukuran elemen-elemen yang
harus diperhatikan dalam penyelenggaraan sebuah event, dimana PT. Power Events harus menjawab pertanyaan-pertanyaan menyangkut objektifitas yang ingin dicapai dan meliputi kegiatan pengidentifikasian event tersebut. Dimana dalam tahap ini adalah sebagai tahap awal bagi pelaksanaan sebuah event, yang pada akhirnya akan menjawab perihal seperti: a. Why (Visi Misi Perusahaan) Bagaimana seminar yang dilakukan PT. Power Events adalah bersifat komersil, seperti yang dijelaskan oleh PR perusahaan Ibu Dawn Lee bahwa: ”Sifat seminar-seminar yang telah diadakan adalah komersil, dimana kami berusaha menjual tiket seminar kepada khalayak yang kami tuju dengan harga yang ditentukan”
47
Dengan mengetahui sifat seminar yang akan diadakan perusahaan, kemudian didapati visi dan misi perusahaan yaitu menjadikan bisnis penyelenggaraan seminar yang menjanjikan keuntungan dan menjadikan perusahaan sebagai salah satu perusahaan yang terdepan dalam perihal pengembangan diri. Berdasarkan wawancara dengan Ibu Dawn Lee yang menjelaskan bahwa: ”Kami juga merasa bahwa dengan menjual seminar adalah sebagai sebuah bisnis yang menjanjikan, dengan visi menjadi salah satu perusahaan yang terdepan dalam hal pengembangan diri seperti tag line took buku kami Success Shop yaitu ‘Leaders In Personal Development’ yang tentunya tetap kepada misi yang diemban adalah dapat memberikan materi-materi pengembangan diri untuk masyarakat Indonesia dari guru-guru besar dunia yang maksudnya adalah hasil yang bisa didapat para peserta untuk mendapat pengetahuan yang diinginkan guna menjalani kehidupan yang selama ini diinginkan” Setelah mengetahui sifat seminarnya dengan memiliki visi dan misi yang jelas didapati bagaimana menentukan tema seminar yang akan diadakan dengan mengevaluasi kebutuhan materi pengembangan diri untuk masyarakat sebagai tema yang akan dipilih sehingga menunjukan bahwa seminar yang akan diadakan merupakan ide yang baik dengan objektifitas yang bisa terukur dan menjawab bahwa tema yang dipilih dapat menjual, penentuan nara sumber yang kompeten, tempat yang baik, berapa lama seminarnya sehingga didapat target jumlah peserta yang diinginkan yang nantinya akan menjadikan seminar yang terselenggara menghasilkan profit bagi perusahaan. Untuk hal ini Managing Director perusahaan Ibu Jovita Tan yang menjawab pertanyaan mengenai bagaimana PT. Power Events menentukan seminar yang diadakan adalah ide yang baik, ia menjelaskan bahwa:
48
”Dalam menentukan seminar yang akan kami adakan terlebih dahulu kami menentukan tema seminar yang dibutuhkan khalayak dengan mengevaluasi kebutuhan materi pengembangan diri yang sekiranya dibutuhkan banyak orang atau sedang dibicarakan orang, setelah itu kami memilih siapa yang akan menjadi pembicara yang kompeten dan sekiranya memiliki kemampuan untuk menjual isi seminarnya, dan baru kami menentukan kira-kira berapa harga tiket yang akan ditentukan. Dalam penentuan harga, yang paling menentukan adalah siapa yang akan menjadi nara sumber, tempat, berapa lama seminarnya akan diadakan. Sehingga kami memiliki target jumlah peserta yang diharapkan. Biasanya waktu juga menjadi hal yang utama dalam menentukan jumlah peserta, apakah waktu penyelenggaraan yang kami pilih adalah baik” Kriteria sukses yang diinginkan harus dimiliki sebuah perusahaan, dimana didapati bahwa profit tetap menjadi nomor satu yang diperhatikan perusahaan penyelenggara event yang tentu saja tetap kepada misinya yaitu memberikan kepuasan berupa hasil pengetahuan yang didapat peserta setelah mengikuti seminar yang diadakan. Seperti yang dikatakan Ibu Dawn Lee mengenai kriteria sukses yang diinginkan PT. Power Events berikut ini: ”Kriteria sukses yang kami inginkan tentu saja adalah jumlah peserta yang sesuai dengan target yang diinginkan. Akan tetapi tidak semata itu saja yang menjadi kriteria suksesnya seminar kami, kepuasan para peserta juga menjadi hal utama yang kami harapkan” Setelah didapati perihal mengenai kenapa seminar-seminar yang diadakan perusahaan sebagai ide yang sekiranya sebagai ide yang baik dan kriteria sukses yang diinginkan perusahaan dengan mengakomodir visi dan misinya, selanjutnya peneliti mendapati hasil penelitian ini kepada tahap berikutnya. b. Who (Audience) Khalayak yang dituju perusahaan adalah mencakup seluruh lapisan masyarakat, hanya saja biasanya khalayak yang dituju lebih kepada database
49
perusahaan yang telah ada dan berkembang seiring dengan seminar-seminar yang terselenggarakan. Melihat perihal khalayak yang dituju, penulis mendapati bahwa khalayak yang dituju perusahaan adalah tidak terbatas. Artinya bahwa siapa saja bisa mengikuti seminar yang akan diselenggarakan asal saja mereka menginginkan mendapat materi pengetahuan dari seminar yang diadakan dan mampu membayar harga tiket yang ditentukan. Seperti yang dikatakan oleh Ibu Dawn Lee hasil wawancara peneliti: “Sebenarnya kami tidak dapat menentukan peserta yang akan mengikuti seminar kami, semua tergantung dari kebutuhan peserta akan materi yang akan dibawakan si nara sumber, akan tetapi pemetaan database yang kami miliki yang berdasarkan siapa yang seharusnya menghadiri seminar yang akan diadakan akan sangat membantu dalam menentukan khalayak yang menjadi target utama di sebuah seminar yang akan diadakan” Peneliti mendapati kenapa perusahaan tidak membatasi khalayak yang dituju, ini semua didapati dari seminar-seminar yang terselenggarakan selama kurun waktu tahun 2005-2006 pesertanya berbeda antara satu seminar ke seminar yang lain. Hal ini didapat karena judul seminar yang juga membahas tema-tema yang berbeda. Seperti yang dikatakan Ibu Dawn Lee hasil wawancara peneliti: “Khalayak yang menjadi peserta seminar biasanya tergantung dengan tema atau judul seminar yang diselenggarakan” Setelah elemen mengenai khalayak, peneliti melanjutkan kepada elemen yang akan menjawab perihal mengenai waktu dan dimana. c. Where and When Disini peneliti mendapati bahwa tempat yang digunakan adalah hotel, dimana
PT.
Power
Events
memilih
hotel
berbintang
untuk
tempat
50
penyelenggaraan seminar-seminarnya. Dimana hotel akan lebih megakomodir kebutuhan-kebutuhan perusahaan sebagai pihak penyelenggara. Hal ini didapati dari perkataan Ibu Dawn Lee seputar masalah tempat penyelenggaraan, yaitu: ”Dalam menentukan tempat penyelenggaraan seminar yang akan kami adakan biasanya kami memilih hotel, karena dihotel kami akan mendapat banyak kemudahan dalam menjalankan seminar yang akan diselenggarakan. Biasanya kami memilih hotel berbintang” Alasan memilih hotel lebih karena hotel akan menyediakan ruang fungsi yang dapat mengakomodir kegiatan seminar yang akan diselenggarakan perusahaan, seperti ruangan yang sudah memiliki layar multi media, penyejuk ruangan, fasilitas tempat duduk dan mejanya, sampai kepada konsumsi untuk para peserta. Sehingga apa yang menjadi harapan peserta kepada hasil yang ingin didapat diharapkan bisa menjadi kenyataan dan apa yang menjadi harapan perusahaan juga akan lebih mudah dicapai. Untuk waktu pelaksanaan seminar, PT. Power Events melakukan perencanaan dengan melihat kalender untuk menjadi pedoman kapan bulan yang baik untuk dapat mengejar target jumlah peserta yang diinginkan. Tapi biasanya seminar-seminarnya jatuh pada akhir pekan, walaupun ada diantara seminar yang sudah terselenggara jatuh pada hari senin. Hal ini didapat dari jawaban Ibu Dawn Lee, beliau mengatakan: ”Dalam hal penentuan waktu kegiatan, evaluasi mengenai waktu penyelenggaraan sangat dibutuhkan. Dimana waktu yang baik ataupun tepat akan menentukan jumlah peserta yang hadir. Caranya adalah dengan memilih bulan dan tanggal dimana sekiranya khalayak yang kami tuju memiliki waktu luang yang cukup, karena ada seminar yang kami selenggarakan dengan jangka waktu seminarnya bisa berlangsung selama tiga hari penuh, biasanya seminar kami selenggarakan di hari sabtu atau minggu”
51
Elemen berikutnya yaitu peneliti mendapati manajemen pra pelaksanaan seminar seputar isi konten event yang diselenggarakan. d. What Dalam bentuk eventnya adalah sudah jelas berupa seminar untuk umum, dimana PT. Power Events menyelenggarakan event seminar 10 kali dalam kurun waktu dua tahun yaitu bisa dilihat dari data yang didapat penulis dbawah ini: 1. George Bien – Hypnosis, Hotel Mulia Senayan (Sabtu & Minggu, 23-24 April 2005), 52 peserta, Tiket Rp. 5.000.000,2. George Bien – Hypnotherapy, Hotel Mulia Senayan (Sabtu & Minggu, 2829 Mei 2005), 36 peserta, Tiket Rp. 5.000.000,3. John C. Maxwell – Leadership, Hotel Mulia Senayan (Senin, 18 Juli 2005), 1200 peserta (General 590 peserta, Gold 398 peserta, Platinum 156 peserta, Compliment 56 peserta yang terbagi menjadi 20 Gold dan 36 Platinum), Tiket Rp. 1.200.000,- untuk General, Rp. 2.400.000,- untuk Gold, Rp. 4.800.000,- untuk Platinum. 4. George Bien – Presentation Skill, Hotel Mulia Senayan (Kamis-Sabtu, 2224 September 2005), 100 peserta, Tiket Rp. 4.000.000,5. Michael Gerber – Entrepreneur, Hotel Mulia Senayan (Minggu, 29 Januari 2006), 150 peserta, Tiket Rp. 2.400.000,6. Michael Fortino – Customer Service, Hotel Mulia Senayan (Minggu, 26 Februari 2006), 98 peserta, Tiket Rp. 3.000.000,7. Robert Tay – Investment - Technical Analysis, Hotel Sari Pan Pacific (Sabtu & Minggu, 3-4 Juni 2006), 31 peserta, Tiket Rp. 7.500.000,8. Robert Tay – Investment - Technical Analysis, Hotel Mulia Senayan (Sabtu & Minggu, 29-30 Juli 2006), 30 peserta, Rp. 7.500.000,9. Robert Tay – Investment - Fundamental Analysis, Hotel Mulia Senayan (Sabtu & Sabtu, 5&12 Agustus 2006), 25 peserta, Tiket Rp. 7.500.000,10. Jillian LeVille – Stress Management, Hotel Peninsula (Sabtu & Minggu, 30 September-1 Oktober 2006), 25 peserta., Tiket Rp. 4.000.000,Menjawab mengenai kenapa tema seminar diatas dipilih PT. Power Events adalah didapat dari hasil survei keberhasilan penyelenggaraan seminar serupa dinegara tetangga seperti Singapura dan Malaysa. Hal ini didapat dari keterangan Ibu Jovita Tan hasil wawancara peneliti, beliau mengatakan:
52
”Tema seminar biasanya muncul setelah melakukan survei dinegara-negara tetangga seperti Singapura dan Malaysia dimana disana materi seminar yang telah berlangsung mendapat antusias yang tinggi dari masyarakatnya” Elemen yang akan terjawab adalah seputar sumber daya yang akan meliputi SDM, anggaran yang tersedia sampai kepada marketing dan periklanannaya. e. How Dalam hal ini peneliti mendapati beberapa elemen pra pelaksanaan seminar yang dilakukan PT. Power Events, diantaranya: - Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yaitu karyawan yang ada didapati dari serangkaian wawancara dari departemen personalia dan kriterianya adalah kemampuan individu yang memiliki prilaku yang baik, mampu bekerja sama dalam tim dan setidaknya memiliki jiwa kepemimpinan didalam diri masing-masing anggota dan yang jelas memiliki kemampuan dalam bidangnya masing-masing. Hal ini diperjelas dari pernyataan Ibu Jovita Tan, beliau berkata: ”Dalam memilih kriteria kemampuan anggota pelaksana seminar kami tentu saja dengan mengandalkan kemampuan karyawan-karyawan kami yang dipilih melalui serangkaian wawancara dari departemen personalia kami dan tentu saja yang terpilih adalah yang terbaik adanya” Peneliti juga mendapati untuk seminar yang pesertanya cukup banyak perusahaan menggunakan jasa outsourcing, hal ini dikemukakan oleh Ibu Jovita Tan dibawah ini: ”Walaupun untuk seminar yang jumlah pesertanya banyak kami juga menggunakan jasa outsourcing”
53
Kemampuan kriteria yang diinginkan perusahaan adalah sangat jelas adanya, hal ini didapati juga dari hasil wawancara peneliti kepada salah satu karyawan departemen PR yaitu Cecilia Dames yang lulusan salah satu Universitas Swasta di San Fransisco Amerika, ia mengatakan: ”Tentu saja kami harus memilikinya, terutama kemampuan dalam bekerjasama dalam tim. Apa-apa yang menjadi kebijakan perusahaan kami terapkan dalam bekerja dengan sebaik mungin agar dalam setiap pelaksanaan seminar berjalan sesuai rencana yang diinginkan, yang nantinya hampir semua divisi yang ada biasanya juga akan dilibatkan dalam hal penjualan dan operasional pelaksanaan seminar-seminar yang kami selenggarakan” Selanjutnya mengenai infrastruktur yang ada diperusahaan, peneliti mendapati divisi yang ada adalah seperti divisi PR, divisi Pemasaran, divisi Personalia, divisi keuangan, divisi multimedia yang mencakup tehnologi dan design grafis, divisi administratif, divisi bagian umum, serta divisi produksi. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi perusahaan yang ada. Dimana dalam hal mencermati para anggota yang akan menjadi pelaksana event nantinya managing director akan melibatkan semua hampir semua divisi yang ada untuk mendapat tugas seputar keuangan, penjualan, operasional, dan urusan hokum dan perundang-undangan yang berlaku. - Anggaran Mengenai anggaran pelaksanaan kegiatan peneliti mendapati bahwa anggaran yang akan dialokasikan didapat dari para pemilik perusahaan, dimana managing director bertanggungjawab perihal masalah pembiayaan seminar yang akan terselenggarakan. Kemana saja alokasi biaya yang akan dipakai dan apa yang akan dihasilkan perusahaan. Biaya-biaya yang teralokasir seperti untuk biaya
54
periklanan (spot iklan di koran, brosur, flyer, preview seminar,), nara sumber, tempat
penyelenggaraan,
materi
pendukung,
dan
biaya
operasional
penyelenggaraan seminar. Dikarenakan perusahaan tidak menggunakan sponsor dalam seminarnya, didapati biaya untuk keseluruhan ditanggung oleh pemilik perusahaan, seperti yang dikemukakan Ibu Jovita Tan dibawah ini: ”Selama ini kami belum bekerjasama dengan siapa-siapa dalam mensponsori seminar-seminar yang kami selenggarakan, jadi pada awalnya pemilik perusahaan yang menyediakan anggaran awal untuk memulai semua aktivitas yang akan dilakukan” - Nara Sumber Mengenai bagaimana PT. Power Events memilih siapa nara sumber yang akan menjadi pembicara seminar yang akan diadakan, peneliti mendapati bahwa survei menjadi patokan untuk perusahaan memilih nara sumber yang akan digunakan yang biasanya si nara sumber harus berkompeten dalam tema yang akan diangkat. Mengenai mengapa harus melakukan survei terlebih dahulu, penulis mendapati bahwa hal ini dilakukan agar perusahaan mendapat kemudahan dalam menjual seminar yang akan diselenggarakan. Kedua hal diatas megenai bagaimana dan kenapa hal tersebut dilakukan perusahaan dapat dilihat dari penjelasan Ibu Jovita Tan berikut ini: ”Dalam menentukan nara sumber pembicara seminar yang akan diadakan biasanya kami melakukan penelitian mengenai kompetensi si pembicara dalam materi yang kami akan jadikan topik seminar, yang biasanya pembicara yang kami pilih adalah para penulis buku yang dikenal masyarakat, ataupun pelatih yang sudah berpengalaman dalam bidangnya masing-masing. Sehingga kami mendapat kemudahan dalam menjual seminar yang seyogyanya kami akan jual tanpa mengurangi kepuasan peserta yang mendaftar menjadi peserta”
55
- Marketing Dalam hal kemampuan menjual peneliti mendapati beberapa cara yang dilakukan PT. Power Events yaitu diantaranya: 1. Mengandalkan divisi marketing yang ada 2. Mengkategorikan tiket seminar menjadi tiga (Platinum, Gold, dan General) 3. Bekerjasama dengan reseller 4. Barter 5. Menggunakan tehnologi Internet 6. Preview seputar seminar yang diadakan Hal-hal tersebut bisa diperjelas dengan pengungkapan dari Ibu Dawn Lee, beliau menjelaskan: ”Tentu kami harus memiliki kemampuan menjual seminarnya, karena seminar kami kan bersifat komersil. Rencana strategis dalam menjual seminarnya”, diantaranya adalah: 1.
dengan mengelompokan peserta yang akan menghadiri seminarseminar kami. Dalam hal ini pengelompokan biasanya terdiri dari tiga kategori yaitu Platinum (VIP dengan harga tiket paling mahal, biasanya peserta akan mendapatkan lebih banyak keistimewaan seperti posisi tempat duduk di bris terdepan, mendapat kesempatan makan siang bersama nara sumber, mendapat sesi foto bersama nara sumber dan keistimewaan yang bersangkutan dengan kenyaman peserta), Gold (dengan tiket lebih murah tapi tepat mendapat berbagai keistimewaan yang didapat peserta platinum waaupun tidak secara keseluruhan, hanya saja tempat duduknya berada di belakang peserta platinum), General (yaitu tiket umum yang disediakan untuk khalayak yang sekiranya tetap ingin
56
2.
3.
4.
5.
6.
mengikuti seminar yang kami adakan, hanya saja tidak mendapat keistimewaan khusus walaupun kami tetap saja memperlakukan kategori ini seistimewa mungkin dan yang jelas posisi tempat duduknya berada dibelakang kategori platinum dan gold). Akan tetapi kategori yang kami buat tergantung target peserta yang kami tetapkan. Rencana strategis yang kedua adalah dengan bekerja sama dengan para reseller terpilih, dalam hal ini pemilihan reseller juga tdak sembarangan. Kami hanya memberikan ijin menjual tiket seminar kami hanya kepada institusi atau organisasi yang sekiranya memiliki misi yang sama yaitu memfokuskan dirinya kepada penyediaan barang atau jasanya untuk pengembangan diri masyarakat terkait dengan sistem komisi atau bagi hasil. Biasanya progresif, yaitu mulai dari 10%-30% dari harga tiket yang kami tetapkan yang kami sebut sebagai partner marketing dan kami akan tempatkan logo perusahaan mereka di media promosi yang kami lakukan. Seperti brosur, flyer, iklan di media koran, backdrop pada saat pelaksanaan seminar, sampai ijin menempatkan media promosi mereka di ruang seminar. Rencana yang ketiga yaitu mengadakan barter khusus dengan media massa, biasanya kami melakukan negosiasi dengan media massa dalam hal ini yang diharapkan adalah media massa televisi dan radio tergantung besar kecilnya jenis seminar yang akan kami adakan. Jenis barternya dimana kami akan mendapatkan waktu tayang untuk iklan kami yang kami tukar dengan tiket seminar, banyaknya tiket yang kami keluarkan tergantung dengan apa yang akan kami dapat sebagai gantinya. Selain itu kami menjadikan mereka juga sebagai partner marketing kami yang logo mereka akan kami tempatkan di media promosi yang kami lakukan, seperti brosur, flyer, bckdrop, dan banner. Rencana strategis yang keempat adalah dengan menggunakan tehnologi internet dimana kami bekerja sama dengan situs-situs yang khusus dalam menjual berbagai tiket events yang akan diselenggarakan yang sifatnya komersil dengan sistem bagi hasil yang biasanya juga antara 10%-30% dari harga tiket yang kami tetapkan. Walupun terkadang kami juga membayar penggunaan media promosi ini. Rencana strategis yang kelima adalah kami melakukan kegiatan mini seminar dimana kami mengundang khalayak untuk menghariri seminar gratis untuk menjelaskan garis besar seminar yang akan diselenggarakan, yaitu mengenai perkenalan nara sumber seminar, materi yang akan dibawakan dan kapan dan dimana seminar akan diselenggarakan. Rencana strategis yang terakhir yaitu dengan mengandalkan departemen marketing kami yang selama ini tetap menjadi ujung tombak perusahaan dalam menjual tiket seminar yang akan
57
diadakan, yang meliputi penggunaan telepon, door to door marketing, dan penggunaan media internet”. - Periklanan Dalam penggunaan jasa periklanan, PT. Power Events lebih banyak menggunakan spot iklan di media massa yang dalam hal ini perusahaan menggunakan koran Kompas sebagai media massa cetaknya. Alasannya koran Kompas bisa menggapai banyak khalayak yang mungkin menjadi target sasaran peserta yang dituju dengan membayar sejumlah uang yang telah disetujui. Media periklanannya juga mencakup barang-barang cetakan seperti brosur dan flyer sampai kepada penggunaan werb-site di internet sebagai salah satu pusat informasi yang ada. Tapi lain halnya dengan media elektronik seperti televisi dan radio, perusahaan biasanya melakukan barter khusus seputar air-time untuk iklan yang digunakan. Dalam hal ini media yang digunakan adalah stasiun televisi Jak-TV dan radio Smart-Fm yang ditunjuk sebagi official TV dan Radio. Selanjutnya perusahaan jug melakukan hal bagi hasil dengan web-site yang biasa menjual tiket event-event di internet seperti detik.com. Hal-hal tersebut diatas dilakukan perusahaan atas dasar kemungkinan spot iklan yang digunakan diharapkan dapat menjangkau banyak khalayak walaupun ada biaya yang tidak sedikit yang harus dikeluarkan, tapi dirasakan perlu untuk dilakukan. Seperti penjelasan Ibu Jovita Tan berikut ini, beliau mengatakan: ”Kami melakukan barter dengan media massa tertentu yang sekiranya dapat membantu kami mempromosikan seminar yang akan kami jual dan kami jadikan sebagi official partner, tetapi tidak halnya dengan promosi di media massa cetak yang dalam hal ini adalah koran dimana menurut kami jangkauan koran sangat meluas, bisanya koran yang kami pilih adalah koran yang beredar secara luar di
58
Indonesia. Sayangnya sampai kesepuluh seminar yang kami telah selenggarakan kami tidak melakukan barter, tetapi kami membayar spot iklannya yang tidak murah harganya. Akan tetapi walaupun tidak murah penggunaan dana untuk promosi di media cetak tersebut sangat efektif jadi mau tidak mau kami selalu menyediakan dana untuk kegiatan promosi ini, terbukti dari data yang kami dapat kebanyakan peserta mengetahui seminar kami dari iklan yang kami pasang di media cetak tersebut. Media kegiatan periklanannya juga mencakup penyebaran brosur seminar, flyer, ataupun pembuatan promosi di internet” - Publikasi Untuk publikasi PT. Power Events belum menggunakannya,
hal ini
dijelaskan oleh Ibu Dawn Lee dibawah ini, beliau mengatakan: ”Selama ini kami belum bekerjasama dengan siapa-siapa dalam mensponsori seminar-seminar yang kami selenggarakan, dan sampai saat ini juga kami belum pernah mendapatkan publikasi dari media massa, walaupun kami yakin hal tersebut akan sangat membantu dalam hal memasarkan seminar kami” - Sponsor Sedangkan untuk penggunaan sponsor, peneliti mendapati bahwa PT. Power Events tidak berkeinginan menggunakan hal tersebut. Hal ini dikarenakan visi yang sudah ditetapkan perusahaan untuk menjadi pemimpin dalam hal menyelenggarakan event-event seminar pengembanngan diri. Hal ini ditegaskan oleh Ibu Dawn Lee berikut ini: ”Selama ini kami belum bekerjasama dengan siapa-siapa dalam mensponsori seminar-seminar yang kami selenggarakan. Kami ingin memberi kesan kepada khalayak bahwa kami ingin menjadi pemimpin dalam hal penyelenggaraan event seminar pengembangan diri” 4.2.2
Pelaksanaan Pelaksanaan event selayaknya mempertimbangkan filosofi “pengalaman“
yang coba diberikan oleh pihak penyelenggara acara. Dalam hal ini peneliti menemukan PT. Power Events dalam mencermati pengalaman yang akan didapat
59
peserta menyangkut kepesertaan mereka dalam mengikuti seminar yang terselenggaraka. Dalam hal ini peneliti mendeskripsikan hasil wawancara kepada nara sumber mengenai perihal-perihal yang dicermati perusahaan dalam menyelenggarakan seminar-seminarnya, yang antara lain: a. Kedatangan Peserta Peneliti mendapati dimana PT. Power Events memperlakukan peserta yang dating dengan seistimewa mungkin, mulai dari alas lantai yang nyaman, penyediaan stand pendaftaran ulang yang diusahaakan tidak terjadi antrian, kenyamanan tempat pendaftaran, penempatan pos dan petugas yang siap memberikan informasi, dekorasi ruang pendaftaran yang nyaman, sampai kepada petugas yang seyogyanya mengiringi peserta menuju tempat duduknya. Penulis mendapati hal tesebut diatas dilakukan perusahaan atas informasi yang diberikan oleh Ibu Dawn Lee, beliau menjelaskan: ”Mencermati kedatangan peserta adalah dengan memperlakukan mereka seistimewa mungkin, mulai dari tempat pendaftaran yang lebih banyak agar tidak terjadi antrian yang terlalu panjang, kenyamanan tempat pendaftaran, menempatkan pos informasi atau pelayanan umum, dekorasi ruangan yang ditata rapih, dan penempatan team pelaksana yang mengantar peserta memasuki ruang seminar” Selanjutnya peneliti mendapati bagaimana perusahaan mencermati persiapan impresi peserta mengenai sosok perusahaan pada saat kedatangan mereka, dimana didapat bahwa perusahaan berusaha memberikan kesan keprofesionalannya untuk menjadi yang terbaik. Dapat dilihat dari keseragaman pakaian yang formal, barang-barang cetakan yang disebar, stand-stand marketing partner yang didirikan sebaik mungkin, kenyamanan ruangan pendaftaran, sampai
60
kepada perihal dekorasinya. Hal ini didapat dari penjelasan Ibu Dawn Lee berikut ini: ”Impresi yang kami siapkan adalah mencermati sosok perusahaan kami dengan melakukan keseragaman anggota pelaksana seminar ke arah professionalisme, dimana setiap anggota pelaksana mengenakan pakaian formal. Mulai dari jas, dasi, sampai sepatu yang kami kenakan sebagai usaha untuk menunjukan kami adalah yang terbaik”. Selain itu juga menyiapkan: 1. Media promosi mengenai perusahaan kami yang dapat berupa bannerbanner yang ditempatkan diposisi yang terlihat peserta pada saat kedatangan 2. Stand-stand para marketing partner yang disiapkan dengan sebaik mungkin. 3. Sampai kepada suasana sejuk ruangan yang tidak panas dan tidak terlalu dingin. b. Materi Seminar Bagaimana PT. Power Events mempersiapkan materi yang akan digunakan dalam seminar-seminarnya, peneliti mendapati penjelasan Ibu Jovita Tan seputar apa saja yang dipersiapkan perusahaan dibawah ini: ”Materi pendukung yang kami siapkan seperti: 1.
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Pemberitahuan kepesertaan peserta dalam bentuk surat konfirmasi kepesertaan, biasanya dilampirkan juga tiket masuk dan rundown acara untuk kelancaran saat pendaftaran ulang ditempat seminar berlangsung Wadah berupa mangkuk kaca untuk peserta memberikan kartu nama mereka sebagai database perusahaan yang nantinya akan diadakan pengundian berhadiah Tanda kepesertaan peserta Tas jinjing peserta yang akan berisi alat tulis, buku panduan seminar, souvenir perusahaan Form evaluasi untuk peserta mengenai seminar yang mereka hadiri Headset untuk translator bagi peserta yang membutuhkan Audio yang memadai untuk nara sumber dan peserta Visual untuk penambahan tampilan nara sumber saat memberikan materi seminar yang dibawakan Penyediaan makanan ringan dan minuman sewaktu coffee brake, biasanya dua kali (pagi & sore) dan persiapan jamuan makan siangnya yang dipersiapkan sebaik mungkin bekerja sama dengan pengelola hotel.
61
10.
11.
Menempatkan stand penjualan buku-buku yang terkait dengan isi materi seminar atau buku-buku karangan nara sumber atau bukubuku yang menjadi koleksi toko buku yang perusahaan miliki Penempatan stand para marketing partner untuk mempromosikan produk dan jasa mereka”
c. Transportasi Disini peneliti mendapati pencermatan perihal transportasi kedatangan dan kepulangan peserta tidak dilakukan, dimana PT. Power Events hanya menyediakan hot-line selama jam kerja, yaitu senin-jum’at pukul 09.0017.00WIB untuk informasi lokasi tempat penyelenggaraan seminarnya dimana hot-line telepon akan tertera di surat konfirmasi kepesertaan para peserta yang terdaftar. Hal tersebut diatas didapati hasil penjelasan Ibu Jovita Tan berikut ini: ”Kami tidak melakukan hal tersebut, hanya saja kami akan sangat membantu peserta menginformasikan bagaimana peserta menuju tempat penyelenggaraan seminar yang diadakan dengan menyediakan hot-line telepon selama jam kerja dimana hal ini kami informasikan melalui surat konfirmasi kepesertaan para peserta” d. Atmosfere Event Perhitungan mengenai atmosfhere dan dekorasi untuk ruangan menjadi hal yang harus ditetapkan, dimana jumlah peserta yang ada akan mempengaruhi pemilihan bentuk ruangan seminar yang akan digunakan, didapati bentuk ruang seminar ada yang bergaya theatre, classroom, dan bentuk huruf U. Sedangkan dekorasi biasanya untuk event seminar didapati tidak terlalu mencolok dimana tidak banyaknya penggunaan dekorasi untuk ruang fungsi yang digunakan, akan tetapi penggunaan alat-alat multi media berupa audio ataupun visualnya kerap kali digunakan. Untuk seminar yang berpeserta banyak dengan gaya ruangan berbentuk theater dekorasi panggung bisa difariasikan dengan
62
backdrop panggung dan dekorasi denga barang-barang materi pengembangan diri yang ditulis si nara sumber. Hal ini peneliti dapati dari hasil penjelasan Ibu Jovita Tan, beliau mengatakan: ”Dalam hal dekorasi tempat seminar tergantung banyak sedikitnya jumlah peserta, dimana jumlah peserta akan mempengaruhi besar kecilnya tempat yang akan kami gunakan. Biasanya dekorasi yang digunakan biasa saja, tidak terlalu berlebihan, seperti penempatan beberapa rangkai bunga, panggung yang dilatarbelakangi backdrop tema seminar, beberapa buku, audio, dan video karangan si nara sumber, dan penempatan layar lebar untuk visualisasi. Untuk dekorasi tempat, biasanya telah disediakan pihak manajemen hotel, tapi lain halnya dengan bentuk ruangannya yang biasanya tergantung juga berdasarkan jumlah peserta yang ada. Biasanya kami menggunakan theatre style, classroom style, dan U-shape style untuk interaksi kelas seminar yang diharapkan” e. Makanan dan Minuman Dalam sebuah event apapun penyediaan konsumsi akan sangat penting untuk dipersiapkan sebaik-baiknya, begitu juga untuk event seminar. Dimana pada seminar yang berlangsung selama satu hari penuh pemenuhan atas penyediaan konsumsi akan menjadikan peserta merasa dilayani dengan baik, apalagi jika konsumsi yang mereka rasakan memuaskan adanya maka pihak penyelenggara akan mendapatkan kepuasan dari para pesertanya. Begitu pula yang dilakukan oleh PT. Power Events sebagai pihak penyelenggara seminar, dimana perusahaan menjadikan penyediaan atas makanan dan minuman menjadi salah satu elemen penting yang diperhatikan. Dimana pelayanan juga dijadikan hal yang terpenting untuk disediakan dimana seminarseminar yang telah diselenggarakan adalah seminar yang memakan waktu satu hari penuh. Seperti yang dijelaskan oleh Ibu Jovita Tan berikut ini: ”Pelayanan menjadi penting untuk kami kepada para peserta, untuk seminar satu hari penuh peserta pasti membutuhkan makan siang dan istirahat yang baik. Oleh sebab itu kami sebisa mungkin menggunakan hotel bintang lima yang pastinya
63
mereka akan menyajikan makanan (Internasional dan Indonesia) yang dirasa akan memenuhi selera para peserta. Biasanya kriterianya makanan yang kami pilih adalah hasil evaluasi pelaksanaan seminar sebelumnya, dimana kami akan menanyakan perihal konsumsi kepada peserta di lembar form evaluasi yang kami berikan kepada peserta. Makanan dan minuman yang akan disajikan adalah rangkaian paket yang kami dapat pilih pada saat kami menggunakan ruangan fungsi di hotel yang kami gunakan” f. Hiburan Tidak seperti event lainnya untuk event seminar biasanya pihak penyelenggara tidak menyediakan hiburan sama sekali, dimana event seminar yang diselenggarakan PT. Power Events adalah seminar yang mengharapkan hasil berupa pengetahuan yang ingin didapatkan para pesertanya. Seperti yang diungkapkan Ibu Dawn Lee berikut ini: ”Untuk hiburan kami tidak melakukan hal ini, karena seminar kami adalah seminar yang selalu bertema mengenai pengetahuan. Dimana peserta mengharapkan hasil berupa pengetahuan yang ingin didapat dalam mengikuti event seminar yang kami selenggarakan” g. Souvenir Dalam hal souvenir PT. Power Events selalu menyiapkan hal ini untuk para peserta, dimana barang-barang yang dibuat oleh nara sumber akan sangat berguna bagi para peserta. Seperti yang dikatakan Ibu Dawn Lee berikut ini apa saja yang biasa diberika perusahaan kepada para peserta sebagai souvenir, beliau mengatakan: ”Biasanya kami akan membagikan barang-barang yang menyangkut materi pengembangan diri yang menjadi koleksi toko buku kami, seperti audio CD, buku, atau poster. Dimana biasanya kalau buku yang kami berikan adalah karangan nara sumber seminar yang kami selenggarakan”
64
4.2.3 Evaluasi Akhir Review secara keseluruhan megenai manajemen event seminar yang dilakukan PT. Power Events penulis mendapati diantaranya bagaimana perusahaan melakukan evaluasi yaitu bagaimana dan kenapa dilakukan hal ini. Disini penulis mendapati bahwa evaluasi akhir sangat berguna untuk dilakukan, dimana hasil baik berupa kualitatif atau kuantitatif adalah untuk mendapatkan informasi yang akurat agar dikemudian hari data-data yang didapat bisa dipergunakan. Seperti yang diutarakan Ibu Dawn Lee berikut ini: ”Evaluasi akhir biasanya kami lakukan adalah untuk mendapatkan informasi yang akurat agar kami dapat terus meningkatkan produk dan layanan kami yang tujuan akhirnya adalah hasil yang maksimal dalam hal kepuasan para peserta. Hal yang dilakukan antara lain seperti: 1. Feed back form yang diisi oleh peserta menyangkut isi seminar, nara sumber, proses berlangsungnya seminar, audio visual, material seminar, konsumsi, partisipasi peserta dalam seminar, dan pendapat mereka mengenai seminar yang mereka hadiri. 2. Evaluasi bersama dengan para karyawan untuk mengembangkan produk dan layanan kami dikemudian hari dengan mengadakan meeting internal”
Menjawab mengenai target yang dicapai oleh PT. Power Events dalam kurun waktu dua tahun kemarin, peneliti mendapati bahwa perusahaan masih dalam jalurnya yaitu menjadi perusahaan yang mendapat profit dari jumlah peserta yang mengikuti seminar-seminar yang diadakan selama ini. Seperti yang dijelaskan Ibu Jovita Tan selaku penanggungjawab event-event seminar yang diadakan. Baliau menjelaskan: ”Selama kurun waktu dua tahun ini perusahaan tetap mengantongi keuntungan disetiap event seminar yang telah berlangsung, walaupun ada diantara seminar yang terselenggarakan target jumlah peserta yang kami harapkan tidak tercapai”
65
Disini peneliti juga mencoba mengetahui pendapat dari seorang pemimpin PT. Indo Action International yang menjadi marketing partner yang ditunjuk PT. Power Events dalam memasarkan tiket seminarnya kepada khalyak yang dimilikinya yaitu Bapak Herman Susanto perihal pelaksanaan seminar yang ideal dan apakah seminar-seminar yang diselenggarakan PT. Power Events sudah memenuhi standar yang diinginkan khalayak, beliau mejelaskan: ”Menurut saya pelaksanaan seminar yang ideal adalah seminar yang dihadiri para peserta yang antusias dalam mengikuti materi yang diberikan oleh nara sumber, artinya dimana para peserta merasa mereka akan mendapatkan pengetahuan didalam seminar yang mereka hadiri. Dimana saya juga sebagai pengusaha yang memberikan produk dan jasa yang sama seperti bidang usaha PT. Power Events dan saya mengetahui dari pengalaman saya selama ini bahwa pengalaman peserta pada saat mengikuti seminarlah yang paling penting untuk harus diperhatikan pengelolaannya. Sehingga produk dan jasa yang kita jual kepeserta akan berdampk baik untuk citra perusahaan, dimana peserta yang hadir telah menginvestasikan harta dan waktu mereka untuk mengikuti seminar yang kita selenggarakan. Menurut saya PT. Power Events sudah bekerja dengan baik selama kurun dua tahun kemarin, dimana kami sebagai marketing partner yang diunjuk mendapat keuntungan juga dari seminar-seminar yang mereka selenggarakan. Dimana peserta yang kami rujuk merasakan pengalaman dan pengetahuan yang mereka dapati sangat baik, hanya saja harga tiket seminar yang ditawarkan cukup tinggi, jadi banyak juga khalayak yang kami miliki yang berminat tidak dapat mengikuti seminar yang mereka selenggarakan” Menjawab perihal peningkatan mengenai penyelenggaraan seminar yang satu dengan penyelenggaraan seminar berikutnya yang diselenggarakan PT. Power Events Bapak Herman menjelaskan: ”Peningkatan yang saya rasakan dalam pengelolaan seminar yang mereka selenggarakan selama kurun waktu dua tahun kemarin tidak terlalu mencolok, yang jelas yang saya rasakan mereka sudah cukup baik dalam memberikan pelayanannya kepada khalayak, dimana disetiap seminar yang mereka coba tawarkan mendapat banyak perhatian dari khalayak perusahaan kami dan pengalaman yang kami dapatkan selama bekerjasama dengan PT. Power Events cukup memuaskan hasilnya”
66
Peneliti juga mendapati impresi yang baik terhadap pihak penyelenggara seminar yaitu PT. Power Events dari salah satu peserta reguler yang mengikuti kesepuluh seminar yang telah diadakan perusahaan selama ini dimana beliau adalah seorang pemimpin sebuah perusahaan penyedia jasa keamanan di Jakarta yaitu Bapak Henry Barki, beliau menjelaskan perihal mengenai pengalamannya, impresinya dan harapannya mengenai perusahaan: ”Pengalaman yang saya rasakan sangat baik, dimana pihak penyelenggara telah membantu saya dalam mendapatkan pengetahuan-pengetahuan yang saya butuhkan dalam topik seminar yang mereka angkat selama ini. Nara sumber yang didatangkan berkompeten dalam menyajikan materi seminarnya, selain itu pelayanan yang diberikan juga baik. Menurut saya PT. Power Events sudah cukup sukses sebagai perusahaan penyelenggara event seminar dan saya sangat berterima kasih kepada mereka telah mendatangkan guru-guru yang tadinya saya fikir tidak akan pernah bisa bertatap muka langsung hanya mengetahui tentang buku-bukunya saja dan mereka membuat saya bertambah pengetahuan yang baru yang pastinya akan berguna untuk kehidupan saya dikemudian hari. Keinginan saya untuk seminar-seminar berikutnya agar harga tiketnya bisa diturunkan sehingga saya bisa mengikutsertakan manager-manager perusahaan yang saya pimpin mengikuti seminar yang akan diadakan”
4.3 Pembahasan dan Analisa Data Data-data hasil dari wawancara yang telah dikumpulkan dengan menggunakan tehnik triangulasi, di mana selanjutnya hasil-hasil yang didapat akan dideskripsikan secara kualitatif yang sesuai dengan tujuan penelitian yaitu mengevaluasi strategi manajemen events seminar yang dilakukan oleh PT. Power Events selama kurun waktu tahun 2005-2006. Di mana peneliti mencoba menggambarkan mengenai manajemen events seminar yang dilakukan perusahaan dengan mengkaitkan manajemennya dengan Public Relations. Peneliti akan menggambarkan hasil yang didapat, yaitu antara lain mengenai:
67
4.3.1 Keterkaitan Manajemen Event Seminar dengan Public Relations Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa PT. Power Events telah menyelenggarakan
sepuluh
events
seminar
pengembangan
diri
yang
mendatangkan nara sumber dari luar negeri. Di sini peneliti menemukan bahwa manajemen event seminar yang telah dilakukan oleh PT. Power Events merupakan alat yang dipakai perusahaan dalam mencoba menyampaikan segala kepentingan, keinginan dan harapan perusahaan untuk dapat diketahui oleh masyarakat (lihat visi dan misi perusahaan), dalam hal ini khususnya adalah para peserta yang menghadiri seminar yang diselenggarakan. Di mana peneliti menemukan fungsi manajemen event yang dilakukan adalah dengan melakukan evaluasi terhadap sikap-sikap publik peserta yang didapat dari feed back form yang diisi oleh para peserta seminar yang menyangkut perihal pendapat mereka mengenai manajemen event seminar yang telah diselenggarakan oleh perusahaan (lihat lampiran 11). Peneliti menemukan bahwa manajemen event yang dilakukan PT. Power Events dalam menjalankan perannya adalah sebagai tehnisi komunikasi yang dalam pelaksanaan event-eventnya berusaha memproduksi komunikasi dalam bentuk event seminar, sebagai penentu ahli dimana perusahaan memiliki strategi memilih bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan serupa dalam memasarkan event seminarnya yang sesungguhnya sangat membantu penjualan tiket seminarnya.
68
Peneliti menemukan upaya berkomunikasi secara efektif dengan publik yang dikaitkan dengan strategi manajemen event seminar yang dilakukan PT. Power Events didasari juga dengan sembilan langkah strategi PR yaitu dengan menganalisa situasi, menganalisa organisasi, menganalisa publik, menentukan sasaran dan tujuan, formulasi aksi dan respon strategi, menggunakan komunikasi efektif, pemilihan taktik komunikasi, implementasi rencana strategis, dan mengevaluasi perencanaan strategis terdapat pada strategi manajemen event seminar yang telah terselenggarakan. Mulai dari analisa waktu yang tepat, siapa yang dipilih menjadi nara sumber, pemilihan tempat, pemilihan media promosi, strategi penjualan tiket seminarnya sampai kepada evaluasinya. Peneliti juga menemukan perencanaan PR enam langkah juga didapati dalam manajemen event seminar yang dilakukan PT. Power Events dalam menyelenggarakan kesepuluh eventnya, dimana pengenalan situasi, penetapan tujuan, defenisi khalayak, pemilihan media, perencanaan anggaran, dan pengukuran hasil dapat dilihat dalam pembahasan dibawah ini mengenai manajemen events seminar yang telah diselenggarakan. Dalam tahapan kerjanya peneliti menemukan bahwa tahapan kerjanya diawali dari pra pelaksanaan dilanjutkan dengan pelaksanaan dan diakhiri dengan mengevaluasi pelaksanaan eventnya. Manajemen event seminar yang dilakukan antara lain adalah: 4.3.2
Pra Pelaksanaan Meliputi kegiatan pengidentifikasian seminar yang terselenggarakan yang
meliputi:
69
a. Why: Bisnis seminar menjanjikan keuntungan bagi pihak penyelenggaranya, dimana selain itu juga disesuaikan dengan visi misi PT. Power Events sehingga perusahaan tidak hanya mengejar profit semata. b. Who: Ditemukan bahwa khalayak yang dituju adalah seluruh masyarkat yang ada, dimana seminar yang diadakan adalah seminar untuk umum, hanya saja seminar yang terselenggarakan biasanya mengangkat tema khusus. c. Where and When: PT. Power Events memilih hotel untuk tempat penyelenggaraan seminar-seminarnya (lihat surat kerjasama dengan hotel Mulia pada lapiran 10) dimana waktu penyelenggaraan biasanya dipilih waktunya
kebanyakan
adalah
akhir
pekan
dimana
seminar
yang
terselenggarakan mulai dari satu hari penuh sampai tiga hari penuh. d. What: Isi seminar yang telah terselenggarakan mengangkat tema-tema antara lain: Hypnosis, Hypnotherapy, Leadership, Presentation Skill, Entrepreneur, Customer Service, Investment Technical Analysis, Investment Fundamental Analysis, dan Stress Management (lihat lampiran 5), dimana tema-tema yang terpilih biasanya ditentukan dari hasil keberhasilan seminar serupa dinegara tetangga seperti Singapura dan Malaysia. e. How: Ditemukan bahwa untuk team pelaksana biasanya dikerjakan oleh karyawan perusahaan, tapi untuk seminar yang lebih besar biasanya menggunakan jasa outsourcing. Untuk pendanaan didapat dari pemilik perusahaan (B.O.C), yang digunakan untuk antara lain: Nara sumber, Tempat penyelenggaraan, Periklanan dengan memasang iklan di media massa koran (lihat lampiran 14) ataupun pembuatan brosur atau flyer (lihat lampiran 16 dan
70
17), Materi dan Alat-alat Seminar, dan untuk pembiayaan operasionalisasi perusahaan (gaji karyawan, biaya alat-alat perkantoran, perijinan, jasa outsourcing). Ditemukan juga bahwa perusahaan melakukan barter dengan pihak-pihak antara lain: Official Television Partner yaitu JakTv, Official Radio Partner yaitu Smart FM, dimana dengan mereka PT. Power Events mendapatkan Air-Time untuk melakukan kegiatan periklanan yang ditukar dengan Complimentary tiket seminar. Perusahaan juga melakukan kerjasama dengan para pemilik perusahaan yang bergerak dibidang penyelenggaraan materi pengembangan diri untuk membantu memasarkan tiket seminar dimana mereka mendapat keutungan untuk bisa menempatkan logo ataupun informasi mengenai
sosok
mereka
pada
saat
penyelenggaraan
seminar
yang
terselenggarakan dan mereka juga mendapatkan komisi sebesar 10% sampai 30%. Perusahaan juga melakukan kerjasama bagi hasil dengan perusahaan yang memiliki Web-Site di internet dimana mereka menjual tiket berbagai event dengan pembagian komisi mulai dari 10% sampai 30%. Kegiatan marketing yang dilakukan PT. Power events adalah dengan telemarketing, email marketing (lihat contoh HTML di lampiran 15) dan door to door marketing. Untuk seminar yang cukup banyak pesertanya perusahaan tidak lupa ijin kepada pihak kepolisian setempat untuk menjaga kemungkinan buruk yang dapat terjadi yang dalam hal ini perusahaan ijin ke kepolisian mengenai seminar yang akan diselenggarakan (lihat surat ijin kepolisian pada lampiran 12). Perusahaan juga melakukan keseragaman untuk karyawannya di mana
71
perusahaan menyediakan setelan pakaian formal lengkap untuk karyawankaryawannya yang digunakan pada saat pelaksanaan seminar. 4.3.3
Pelaksanaan Seminar Pelaksanaan sebuah event selayaknya mempertimbangkan filosofi
pengalaman yang coba diberikan oleh pihak penyelenggara. Peneliti menemukan pencermatan yang dilakukan PT. Power Events pada saat pelaksanaan seminarseminarnya. Pencermatan yang dilakukan adalah seputar: a. Impresi Pertama: Dekorasi tempat pendaftaran peserta seminar yang dilakukan untuk kenyamanan peserta, penempatan stand-stand marketing partner yang rapih serta team pelaksana yang ramah dan terlihat profesional b. Materi pendukung kegiatan yang disiapkan perusahaan antara lain seputar: -
Pemberitahuan kepesertaan peserta dalam bentuk surat konfirmasi kepesertaan, biasanya dilampirkan juga tiket masuk dan rundown acara untuk kelancaran saat pendaftaran ulang ditempat seminar berlangsung (lihat lampiran 8)
-
Wadah berupa mangkuk kaca untuk peserta memberikan kartu nama mereka sebagai database perusahaan yang nantinya akan diadakan pengundian berhadiah
-
Tanda kepesertaan peserta
-
Tas jinjing peserta yang akan berisi alat tulis, buku panduan seminar, souvenir perusahaan
-
Form evaluasi untuk peserta mengenai seminar yang mereka hadiri untuk diisi seputar pengalaman yang didapat
72
-
Headset untuk translator bagi peserta yang membutuhkan
-
Audio yang memadai untuk nara sumber dan peserta
-
Visual untuk penambahan tampilan nara sumber saat memberikan materi seminar yang dibawakan
-
Penyediaan makanan ringan dan minuman sewaktu coffee brake, biasanya dua kali (pagi & sore) dan persiapan jamuan makan siangnya yang dipersiapkan sebaik mungkin bekerja sama dengan pengelola hotel.
-
Menempatkan stand penjualan buku-buku yang terkait dengan isi materi seminar atau buku-buku karangan nara sumber atau buku-buku yang menjadi koleksi toko buku yang perusahaan miliki
-
Penempatan stand para marketing partner untuk mempromosikan produk dan jasa mereka.
c. Atmosfhere: Ruang tempat berlangsungnya seminar ditata layaknya ruang kelas yang besar seperti theater dengan menggunakan panggung tempat nara sumber memberikan seminar, yang juga dihiasi dengan penempatan bukubuku dan dilatarbelakangi dengan back-drop mengenai perusahaan dan tema seminar di hari itu, dan juga ditempatkan banner-banner dikiri kanannya untuk logo para partner perusahaan. Sedangkan untuk ruang kelas yang lebih kecil bisa berbentuk huruf U (U-Shape Style) dan ruang kelas belajar (Class Room Style). d. Pencermatan akan makanan dan minuman adalah paket yang dipilih perusahaan yang disediakan pihak hotel biasanya dipilih berdasarkan hasil pendapat peserta yang didapat dari penyelenggaraan seminar sebelumnya.
73
e. Souvenir: Penyediaan atas souvenir antara lain berupa: buku, audio CD, dan poster. 4.3.4
Evaluasi Akhir Review secara keseluruhan dari seminar-seminar yang terselenggarakan
didapat dari form-form (lihat lampiran 11) yang dibuat perusahaan yang kemudian diisi oleh para pihak yang berkepentingan seperti para karyawan ataupun para peserta, dan data-data yang didapat akan dipergunakan untuk pelaksanaan event berikutnya. Peneliti juga mendapati bahwa PT. Power Events tetap dalam jalur sebagai perusahaan yang mencari keuntungan, dimana dalam kesepuluh event seminar yang
telah
terselenggarakan
penyelenggaraannya.
perusahaan
mendapatkan
profit
dalam
74
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dilapangan, maka peneliti dapat mengambil kesimpulan: 1. Selama kurun waktu dua tahun dari tahun 2005-2006 PT. Power Events tetap dalam jalur visi dan misinya sebagai perusahaan yang mendapatkan keuntungan disetiap event seminar yang terselenggarakan dan mendapat perhatian dan kesan yang baik dari khalayaknya sebagai perusahaan penyedia barang dan jasa menyangkut pengetahuan pengembangan diri yang berusaha memberikan hasil kepada konsumennya. 2. Dalam manajemen event-event seminarnya PT. Power Events melakukan strateginya juga dengan melalui tahapan-tahapan pelaksanaan event secara ideal yaitu pra pelaksanaan, pelaksanaan, dan evaluasi event. 3. Sebagai perusahaan yang mencari keuntungan dalam menyelenggarakan event seminar, PT. Power Events bekerjasama dengan perusahaan serupa untuk memasarkan event-event seminarnya dalam bentuk kerjasama bagi hasil yang selama ini tetap menguntungkan bagi kedua belah fihak. 4. Dalam perencanaan penyelenggaraan event-event seminarnya PT. Power Events menggunakan data-data yang didapat dari hasil survey keberhasilan seminar serupa dinegara tetangga dan data-data yang dimiliki perusahaan
75
induk di Singapura sebagai hasil evaluasinya disetiap event seminar yang telah terselenggarakan.
5.2 Saran Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, peneliti bermaksud ingin memberikan saran-saran, yang antara lain: 1. Saran Praktis a. Kepada PT. Power Events untuk sebaiknya dapat memanfaatkan kemungkinan
mendapat
publikasi yang
seharusnya
dicoba
didapatkan, yang peneliti rasa akan menguntungkan bagi perusahaan
dalam
mengkomunikasikan
event
yang
akan
diselenggarakan, dimana publikasi yang mungkin didapat akan menambah keuntungan bagi perusahaan dalam segi anggaran. b. Dalam penyelenggaraan event-event seminar yang akan datang, PT. Power Event tetap dapat mempertahankan kualitas nara sumbernya dan kalau memungkinkan mencoba juga berusaha bekerjasama
dengan
penulis
atau
pembicara
lokal
yang
berkompeten. c. Dalam penyelenggaraan event-event seminar berikutnya akankan lebih baik apabila ada organisasi yang diperbolehkan menjadi sponsor event seminarnya, sehingga diharapkan event seminar dengan adanya sponsor akan lebih menarik untuk dihadiri.
76
d. Dalam pencermatan mengenai transportasi kedatangan dan kepulangan peserta sebaiknya bisa dicermati atau sebisa mungkin diadakan dalam penyelenggaraan event seminar yang akan datang, dimana pelayanan yang akan dirasakan akan lebih maksimal adanya. 2. Saran Akademis Peneliti berharap penelitian ini dapat menambah referensi akademis dan pengetahuan dalam bidang manajemen event khususnya event seminar, agar kita bisa mengetahui lebih dalam lagi tentang manajemen event seminar yang bersifat profit yang nantinya akan dapat menambah cakrawala berfikir kita sebagai insan komunikasi dalam menyelenggarakan event seminar sebagai bentuk komunikasi kepada masyarakat luas.
DAFTAR PUSTAKA
Buku : Ananda, Ida Anggraeni, Tantangan Indonesia Baru: Strategi & Aktifitas Public Relations, BPP PERHUMAS, 2006 Anggoro, M. Linggar, Teori & Profesi Kehumasan, Bumi Aksara, 2001 Anton, Shone and Parry Bryn, Successful Event Management, (Thomson Learning, London, 2004) Bowdin, Glenn M, Event Management, (Oxford, Elsevier Butterworth – Heinemann, 2003) Catherwood, Dwight W, Van Kirk Richard L., The Complete Guide To Special Event Management, John Wiley & Sons, 1992 Hoyle, Leonard H., Event Marketing, Victory Jaya Abadi, 2006 Jefkins, Frank, Public Relations, (Edisi Keempat, Erlangga, Jakarta 1992) Kasali, Rhenald, Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Jakarta, Pustaka Utama Grafiti, 1994 Koentjaraningrat, Metode Penelitian Masyarakat, Jakarta, 1981 Mahmud Mahiddin, Pengantar Hubungan Masyarakat, Universitas Terbuka, Cetakan Pertama, Agustus 1993 Meleong Lexy J., Metode Penelitian Kualitatif, Bandung: Penerbit PT. Remaja Rosdakarya, 1991 Mulyana Dedy, Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2000 Rachmadi, F, Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT. Gramedia Pustaka Umum, 1996 Rakhmat Jalaluddin, Metode Penelitian Komunikasi, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2004 Robert Yin K. Studi Kasus (Desain dan Metode), Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1997
Ruslan, Rosady, Kiat & Strategi Kampanye PR, (Jakarta: PT. Rajagrafindo Persada, 2002) ……………….., Manajemen Humas dan Komunikasi, (Edisi Revisi, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2002) Rutman L., Planning Usefull Evaluations: Evaluability Assessment, London, Sage, 1980 Silver, Julia Rutherford, Professional Event Coordination, John Wiley & Sons Inc, 2004 Watt, Ron, CEOs of Leading PR Firms, The Art of Public Relations, Vision Books, 2002 Weiss Carol, Evaluation Research: Methods for Assessing Program Effectiveness, New Jersey: Prentice Hall,1972
Sumber Lain : Company Profile PT. Power Events Wawancara dengan Humas PT. Power Events, Ms. Dawn Ng Wawancara dengan Pimpinan PT. IndoAction International, Bapak Herman Susanto Wawancara dengan Direktur PT. ISKI, Bapak Henry Barki Wawancara dengan Managing Director PT. Power Events, Ms. Jovita Tan
PEDOMAN WAWANCARA
1.
Mengenai PT. Power Events a. Sejarah singkat PT. Power Events? b. Konsep, visi dan misi dari PT. Power Events? c. Apa saja kegiatan yang telah diselenggarakan PT. Power Events?
2.
Mengenai Departemen Humas a. Apakah PT. Power Events memiliki departemen Humas sendiri? Kalau ada apa saja tugas yang dikerjakan? b. Ada berapa banyak karyawan departemen Humasnya?
3.
Apa sifat seminar-seminar yang dilakukan PT. Power Events? Komersil,
sosial atau bersifat apa? Apa maksud dan tujuan
mengadakan seminar-seminar tersebut? 4.
Evaluasi a. Apakah PT. Power Events melakukan evaluasi Pra Pelaksanaan sebelum melaksanakan seminarnya? Kalau ya, evaluasi seperti apa yang dilakukan dan apa tujuannya? ( Why, Who, Where and When, What, How much ) -
Bagaimana PT. Power Events menentukan seminar yang akan diadakan adalah ide yang baik?
-
Bagaimana dengan tema pada seminar? Apa yang mendasari munculnya suatu tema pada seminar? Apakah
dikaitkan dengan audience, nara sumber, pembiayaan atau apa?
-
Apakah PT. Power Events memiliki rencana strategis dan kemampuan dalam menjual seminarnya?
-
Bagaimana khalayak yang dimiliki PT. Power Events?
-
Apakah khalayak atau peserta seminar sama pada setiap seminar yang diadakan?
-
Bagaimana PT. Power Events menentukan target khalayaknya?
-
Bagaimana PT. Power Events menentukan pilihan siapa yang akan mejadi nara sumber dalam seminar-seminar yang diadakan?
-
Bagaimana PT. Power Events menentukan tempat dan tanggal penyelenggaraan seminar-seminarnya?
-
Bagaimana
PT.
Power
Events
menentukan
akan
menggunakan jasa periklanan? Apakah dana yang akan digunakan ada? -
Bagaimana
publikasi
pada
event
penyelenggaraan
seminar tsb? -
Apakah PT. Power Events menggunakan dukungan dari sponsor?
-
Apakah PT. Power Events mensiasati publikasi dari media massa? Kalau ya, bagaimana menarik dukungan media massa tersebut?
-
Bagaimana kriteria sukses yang diinginkan PT. Power Events dalam seminar yang diselenggarakan? Apakah kriteria tersebut masuk akal?
-
Bagaimana
memilih
kriteria
kemampuan
anggota
pelaksana yang akan terlibat dalam pelaksanaan seminar yang akan diadakan? Apa saja kriterianya? -
Bagaimana landasan yang dilakukan oleh PT. Power Events dalam melaksanakan kegiatan event seminar sehingga kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik ?
b. Apakah PT. Power Events melakukan evaluasi Pelaksanaan dalam seminar yang dilakukan? Kalau ya, evaluasi seperti apa yang dilakukan dan apa tujuannya? -
Bagaimana PT. Power Events mencermati seminar yang dilakukan mulai dari kedatangan audiences?
-
Bagaimana PT. Power Events mempersiapkan impresi pertama dari audiences?
-
Bagaimana PT. Power Events mempersiapkan materi— materi pendukung seminar? Apa saja yang disiapkan?
-
Apakah PT. Power Events mempersiapkan transportasi yang akan digunakan peserta seminar? Kalau ya, bagaimana cara mempersiapkannya?
-
Apakah PT. Power Events melakukan dekorasi tempat yang digunakan untuk seminar-seminarnya? Kalau ya, bagaimana kriteria dekorasi yang digunakan?
-
Bagaimana PT. Power Events mempersiapkan konsumsi untuk para peserta seminar-seminarnya? Kriteria apa yang menjadi patokan dalam memilih konsumsi yang akan disajikan?
-
Apakah PT. Power Events mempersiapkan souvenir untuk para peserta?
-
Bagaimana cara PT. Power Events membuat seminar yang diadakan menjadi berkesan untuk para peserta seminar?
-
Apakah hambatan yang dihadapi PT. Power Events selama proses pelaksanaan kegiatan event seminar?
c. Apakah
PT.
Power
Events
melakukan
evaluasi
setelah
melaksanakan seminar? Kalau ya, evaluasi seperti apa yang dilakukan dan apa tujuannya? d. Kriteria apa yang menjadi tolak ukur keberhasilan dari kegiatan event seminar pada PT. Power Events?
5.
Cross Check oleh Bapak Herman Susanto a. Bagaimana menurut anda pelaksanaan seminar yang ideal? b. Apakah seminar yang diselenggarakan PT. Power Events sudah memenuhi standar yang anda inginkan? c. Apakah ada peningkatan mengenai penyelenggaraan seminar yang satu dengan penyelenggaraan seminar berikutnya yang telah diselenggarakan PT. Power Events?
Lampiran 4
STRUKTUR ORGANISASI PT. POWER EVENTS
B.O.C
C.E.O CORPORATE SECRETARY MANAGING DIRECTOR MARKETING
ADMINISTRATION
RECRUITMENT
HRD
I.T
TRAINING
DESIGN GRAFIS
ACCOUNTING
I.T. SUPPORT
GENERAL AFFAIRS
PRODUCTION
OUTSOURCE
