eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
Manajemen Dokumen Dalam Proses Pembelian Kendaraan Motor di Pt. Bintang Motor Jaya (Honda) Cabang Cikarang Furry Mayriska1, Sukaesih2, Encang Saepudin3 Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran Corresponding Author:
[email protected]
ABSTRACT The purpose of this research is to find out about managemen of document in supporting the purchase of motor vehicles in the PT. Bintang Motor Jaya (HONDA) Branch Cikarang. In this research there are four aspect that are: The document collection process, the process of recording / registration document, the document storage process, and the presentation of the document. Method wich is used in this research is deskriptive qualutative, where obtained to be data to be compiled and analysed. Data collecting in this research is conducted with in-depth interviews, direct observation and literature study. Mean while the key informants in this research are the administrative head, administrative staff, sales counter of PT. Bintang Motor Jaya (HONDA) Branch Cikarang wich can give the writer information about the things in this research. The results of this research show that therein document management in PT. Jaya Motor stars (HONDA) Cikarang Branch in the process of collecting documents collected in the form of a letter ordering the vehicle, invoice, certificate of vehicle identification numbers, payment receipts, vehicle registration application form, application form BPKB, identification card, permit, transfer unit check list. Recording of documents starting from the examination of documents and inventory stage. While the document storage facilities and infrastructure are still needed for storage. And presentation of the document used by internal and external parties.
Keyword: Document Management, PT. Bintang Motor Jaya (HONDA) Cikarang Branch.Purchase Of The Motor
1
Penulis Pembimbing Utama 3 Pembimbing Pendamping 2
Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
Page 1 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
A. LATAR BELAKANG PENELITIAN
Menurut Soejono Trimo pengertian
Komunikasi merupakan hal yang
dokumentasi dalam artian yang sempit
mutlak dilakukan oleh kita sebagai manusia,
yakni, “ Dokumentasi merupakan produk
karena manusia dilahirkan sebagai makhluk
(sekumpulan
sosial, yang tentunya membutuhkan orang
pengumpulan (secara selektif, tentunya),
lain dan tidak dapat hidup sendiri. Dalam
pencatatan/registrasi
sejarah terbukti bahwa komunikasi langsung
penyimpanan, dan penyajian kembali bahan
sesama manusia tergantung pada waktu dan
mentah (dokumen) itu bila ada yang
ruang, artinya komunikasi tersebut akan
menanyakan/membutuhkannya”.
awet bilamana komunikasi meninggalkan
1987:3-4).
bekas.
menyelenggarakan
Dengan
kata
lain,
komunikasi
dokumen)
dari
kegiatan
dokumen,
Tujuan
(Trimo,
dokumentasi kegiatan
adalah
dokumenter
langsung direkam dalam media seperti buku,
dalam arti memilih dari informasi massa
citra, foto, dan sebagainya. Media tersebut
yang dibawa oleh berbagai wahana dan butir
dikenal dengan nama dokumen.Dokumen
pengetahuan
artinya objek yang merekam informasi
mengusahakan
dengan tidak memandang media maupun
tersedia
bentuknya.Dokumen
wadah
memerlukannya, serta mengusahakan agar
yang menyimpan pengetahuan dan ingatan
dokumen yang tersedia tetap utuh namun
manusia karena pada dokumen tersimpan
mutakhir.
merupakan
segala pengetahuan manusia dan ingatan manusia.Kegiatan dokumen
dikenal
yang
menyangkut
dengan
nama
dokumentasi. (Sulistyo-Basuki, 2004:23).
Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
yang
bagi
Demikian pengertian
agar
informasi
siapa
pula
dokumen
diperlukan, tersebut
saja
yang
mengacu menurut
pada
Soejono
Trimo bahwa dalam lingkungan PT. Bintang Jaya Motor
(HONDA) Cabang Cikarang
Page 2 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
untuk melakukan pekerjaannya sehari-hari
karena itu, penulis ingin meneliti bagaimana
selalu berkaitan dengan dokumen, baik
manajemen dokumen yang dilakukan dalam
tentang pemesanan kendaraan, adminstrasi,
pembelian
sampai
kendaraan.
kendaraan sampai dengan kendaraan siap
Manajemen dokumen dilakukan karena
untuk dikirim? Pertanyaan tersebut akan
dalam
dikaji dalam penelitian ini, sehingga dapat
proses
pengiriman
proses
pemesanan
kendaraanmenggunakan
strategi
motor
mulai
daripemesanan
dengan
terlihat manajemen dokumen secara holistik
mencari dan menghasilkan informasi, serta
dalam proses pembelian kendaraan motor
komunikasi yang tentunya harus didukung
yang dilakukan oleh PT. Bintang Motor Jaya
oleh kumpulan data atau dokumen untuk
(HONDA)
memudahkan dalam mengidentifikasi dan
pembelian kendaraan yang akan dikaji oleh
mendukung argumentasi dalam kegiatan
penulis mengenai manajamen dokumenyang
tersebut.
terfokus
Tingkat kebutuhan informasi yang
Cabang
pada
Cikarang.
kegiatan
Proses
pengumpulan
dokumen, pencatatan/registrasi dokumen,
berupa dokumen di PT Bintang Motor Jaya
penyimpanan
(HONDA)
kembalidokumen dalam proses pembelian
Cabang
Cikarang
sangatlah
dokumen,
tinggi, baik dokumen dalam bentuk tercetak
kendaraan motor.
maupun dokumen dalam bentuk digital.
B. TINJAUAN PUSTAKA
Kebutuhan informasi PT. Bintang Motor
Dokumen
Jaya
menyimpan
(HONDA) Cabang Cikarang yang
merupakan pengetahuan
dan
penyajian
wadah dan
yang ingatan
berupa dokumen-dokumen dipakai untuk
manusia karena pada dokumen tersimpan
menyelesaikan
segala pengetahuan manusia serta ingatan
beberapa
permasalahan
dalam proses pembelian kendaraan. Oleh
Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
manusia”. (Sulistyo-Basuki, 2004: 23).
Page 3 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
Pengertian dokumentasi menurut Soejono
sikap, pandangan-pandangan, serta
Trimo dalam artian yang sempit yakni
proses yang sedang berlangsung dan
“Dokumentasi
pengaruh-pengaruh
merupakan
(sekumpulan
dokumen)
dari
produk kegiatan
pengumpulan (secara selektif, tentunya), pencatatan/
registrasi
dokumen,
dari
suatu
fenomena”. (Nazir, 1999: 63). Metode
yang
digunakan
dalam
menganalisis aktivitas yang didapat di
penyimpanan, dan penyajian kembali bahan
lapangan,
mentah (dokumen) itu bila ada yang
pendekatan kualitatif. Metode penelitian
menanyakan/membutuhkannya”.(Trimo,
kualitatif
1987:3-4).
penalaran, definisi suatu situasi tertentu
C. METODE PENELITIAN
(dalam konteks tertentu), lebih banyak
Metode penelitian yang digunakan dalam
penelitian
penelitian
ini
adalah
deskriptif
metode
kualitatif.Adapun
pengertian metode deskriptif menurut Moh. Nazir adalah sebagai berikut: “pencarian fakta dengan interpretasi yang
tepat.
Penelitian
deskriptif
mempelajari masalah-masalah dalam masyarakat, berlaku
serta
dalam
tatacara
yang
masyarakat
serta
yaitu
dengan
menekankan
menggunakan
pada
makna,
meneliti hal-hal yang berhubungandengan kehidupan sehari-hari. Menurut Sugiyono pengertian
metode
penelitian
kualitatif
sebagai berikut: “metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara trianggulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi”. (Sugiyono, 2010: 1).
situasi tertentu, termasuk tentang Dalam penelitian yang menggunakan hubungan, kegiatan-kegiatan, sikappendekatan Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
kualitatif,
peneliti
tidak
Page 4 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
mengambil jarak dengan yang diteliti.
Memahami
Dalam
Sugiyonoyaitu :
praktiknya,
peneliti
hubungan
dengan
yang
intensif.
Metode
deskriptif
melakukan
diteliti
secara
Penelitian
Kualitatif
oleh
a. Dilakukan pada kondisi yang alamiah
kualitatif
Dalam penelitian ini, peneliti
digunakan oleh penulis untuk memaparkan
melakukan pengamatan pada calon
data-data atau informasi-informasi yang
informan, yaitu narasumber atau pihak-
telah didapatkan penulis ketika berada di
pihak yang berhubungan dengan topik
lapangan.
yang
penelitian. Pengamatan yang dilakukan
dipaparkan pada bab pembahasan, akan
oleh mengenai manajemen dokumen
ditampilkan berupa gambaran manajemen
dalam proses pembelian kendaraan
dokumen
motor di PT. Bintang Motor Jaya
Sehingga
data-data
yang dilakukan oleh
bagian
adminstrasi di PT. Bintang Motor Jaya
(HONDA)
Cabang
(HONDA) Cabang Cikarang yang meliputi
meliputi
proses
pengumpulan,
proses
dokumen,
pencatatan/registrasi,
penyimpanan,
dokumen,
serta penyajian dokumen yang terjadi
pengumpulan
pencatatan/registrasi
penyimpanan dokumen, serta penyajian
b. Penelitian
pun dilakukan dengan triangulasi, yaitu
deskriptif.
penelitian
kualitatif
lebih
bersifat
Data yang terkumpul berbentuk kata-kata atau gambar, sehingga tidak
lapangan dengan teori yang ada. Karakteristik
yang
secara alamiah.
dokumen.Dalam pengujian keabsahan data
menguji kebenaran data yang didapat di
Cikarang
kualitatif
menurut Bogdan dan Biklen dalam buku
menekankan
pada
angka.Dalam
penelitian ini, peneliti mengumpulkan data-data
berupa
litetatur
terkait,
gambar, dokumen, berkas-berkas hasil Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
Page 5 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
dokumentasi
yang
dilakukan
oleh
Bintang Motor Jaya (HONDA) Cabang
bagian administrasi di PT. Bintang
Cikarang
Motor
pencatatan/registrasi,
Jaya
(HONDA)
Cabang
mulai
dari
pengumpulan, penyimpanan
Cikarang.Seluruh data yang berhasil
dokumen sampai kepada penyajiannya,
dikumpulkan oleh peneliti mempunyai
serta peneliti memperhatikan bagaimana
kemungkinan
narasumber
untuk
menjadi
kunci
menyampaikan
ide-ide,
terhadap apa yang diteliti. Dengan
gagasan,
demikian laporan penelitian akan berisi
pengetahuannya
kutipan-kutipan data untuk memberi
kesamaannya satu sama lain dengan
gambaran penyajian laporan penelitian,
teori
yang
kerangka berfikir.
datanya
berasal
dari
hasil
wawancara dan observasi, foto, serta
yang
pengalaman
dan
daripada
mencari
telah
data secara induktif.
c. Penelitian kualitatif lebihmenekankan
Pada
Penelitian
kualitatif
pada
d. Penelitian kualitatifmelakukan analisis
catatan yang dilakukan oleh peneliti.
kualitatif
pada prosesdaripada produk/hasil.
diterapkan
dasarnya
adalah
induktif,
penelitian dimana
lebih
metode pemikiran beranjak dari kaidah
banyak mementingkan proses dari pada
(hal atau peristiwa) khusus untuk
hasil. Hal ini disebabkan oleh hubungan
menentukan
bagian-bagian yang sedang diteliti akan
umum.Dalam penelitian ini, peneliti
jauh lebih jelas apabila diamati dalam
tidak mengemukakan hipotesis awal
proses. Dalam penelitian ini, peneliti
pada awal penelitian, tetapi justru
lebih
mengumpulkan
memperhatikan
manajemen
hukum
berbagai
(kaidah)
data
di
dokumen dalam tiap tahapan proses
lapangan untuk dibuat suatu kesimpulan
pembelian kendaraan motor di PT.
yang berhubungan dengan penelitian
Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
Page 6 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
tersebut. Ketika terjun ke lapangan,
Jaya
peneliti tidak mempunyai hipotesis
tetapi juga peneliti mengkaji unsur-
apapun tentang manajemen dokumen
unsur penting yang terkandung dari data
dalam proses pembelian kendaraan
yang didapat tersebut.
motor yang dilakukan oleh PT. Bintang Motor
Jaya
Cikarang.
(HONDA)
Peneliti
pengetahuan
hanya
D. HASIL
Cabang
Cikarang,
PENELITIAN
DAN
PEMBAHASAN
memiliki
Dalam
mengungkapkan
dokumentasi
permasalahan ini, yang dapat dijadikan
bahasannya
pedoman dalam penelitian adalah upaya
berdasarkan literatur yang ada serta dari
menangkap proses serta fenomena yang
proses perkuliahan yang telah dijalani.
berlangsung,
dengan
tentang
Cabang
(HONDA)
berbagai
sub
e. Penelitian kualitatif lebih menekankan makna(data dibalik yang teramati).
Penelitian
kualitatif
menekankan pada makna dari apa yang didapat secara real dari lapangan. “Makna adalah data yang sebenarnya, data yang pasti yang merupakan suatu nilai
dibalik
data
yang
tampak”.
(Sugiyono, 2005: 3). Dalam penelitian ini, peneliti bukan saja meminta data kepada sumber yang diteliti mengenai manajeman dokumen dalam pembelian
melalui
tahapan
wawancara, observasi, dan studi pustaka yang
lebih
yaitu
dilakukan
penelitian
oleh
penulis
berlangsung
di
selama bagian
Administrasi pada PT. Bintang Motor Jaya (HONDA)
Cabang
Cikarang.
Dalam
penelitian ini, seperti halnya penelitian kualitatif, peneliti berusaha semaksimal mungkin untuk tidak memberikan hipotesa ataupun
asumsi
bahwa
peneliti
sudah
mengetahui kegiatan apa yang dilakukan, serta proses apa yang terjadi pada objek penelitian.
kendaraan motor di PT. Bintang Motor Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
Page 7 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012) Berdasarkan
1. Proses Pengumpulan Dokumen Pemesanan
kendaraan
bisa
dilakukan dengan 2 cara yaitu cash atau kredit.Adapun
pengumpulan
dokumen
dalam proses pembelian kendaraan motor
1. Membuat Surat Pemesanan Kendaraan
dengan baik oleh seorang sales karena sales
bisa
berupa
manyampaikan
product
informasi
knowledge
sehingga
kepada
sales
bisa
mengumpulkan hingga 20 SPK setiap harinya.
(SPK) Pengumpulan merupakan
langkah
dokumen awal
dalam
2. Menginput Surat Pemesanan Kendaraan (SPK) Semua
penciptaan dokumen. Dokumen yang dikumpulkan pertama kali dalam proses pembelian
kendaraan
motor
adalah
pemesanan kendaraan atau biasa yang disebut
SPK
(Surat
Pemesanan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Sales Counter (Sari, 27 April 2012) PT. Bintang Motor Jaya “tidak ada perbedaan
surat
pemesanan
kendaraan baik yang kredit maupun yang cash akan dimasukan kedalam file-file sesuai dengan nama leadernya. Surat-surat pemesananan
kendaraan
yang
ada
kemudian diinput. Ini bertujuan untuk
Kendaraan).
dalam
surat
pemesanan
kendaraan motor baik yang cash ataupun kredit. Hanya saja untuk pembelian kredit harus
diatas
proses pemesanan kendaraan dilakukan
konsumen
sebagai berikut:
pendapat
melampirkan
syarat-syarat
pengajuan kredit”.
data yang ada masuk ke dalam database agar mudah ditemukan kembali. Selain itu sales adminitrasi juga mengecek apakah kendaraan yang dipesan ready stock atau tidak. Jika tidak maka barang yang dipesan masuk kedaftar indenan, tetapi jika barang yang dipesan tersedia maka sales administrasi memasukan nomor mesinnya
kemudian
dibuatkan
surat
pemohonan STNK dan BPKB. Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
Page 8 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012) Berdasarkan wawancara dengan Merry
konsumen. Surat-surat tersebut adalah
(Sales Administrasi) menyatakan bahwa:
STNK dan BPKB. Untuk memperoleh itu
“Penginputan
surat
pemesanan
semua maka PT. Bintang Motor Jaya
kendaraan dilakukan agar data-data
(HONDA) Cabang Cikarang mengajukan
konsumen
pemesanan
semua persyaratan pembuatan STNK dan
kendaraan masuk kedalam database
BPKB ke Sistem Administrasi Manunggal
lain seperti delivery order, stnk dan
Satu Atap (SAMSAT). Samsat yakni
bpkb, serta bagian delivery, ini untuk
tempat pelayanan penerbitan/pengesahan
memudahkan staf untuk mencari
STNK oleh 3 instansi: Polri, Dinas
informasi kembali, selian itu juga
Pendapatan
berguna sebagai backup”.
Raharja.Berdasarkan
dalam
Provinsi,
dan hasil
PT
Jasa
wawancara
dengan Arif sebagai staf STNK dan Berdasarkan
data
diatas
BPKB menyatakan bahwa:
pendapat peneliti tentang penginputan data-data pemesanan kendaraan sudah dilakukan
dengan
baik
oleh
sales
administrasi, penginputan disini bertujuan sebagai
backup-an
yang
bisa
lebih
memudahkan staf mencari data-data itu
“Formulir permohonan STNK dan BPKB diperlukan untuk pengajuan ke SAMSAT agar kendaraan yang sudah dibeli mendapatkan surat atau bukunya, ini berguna sebagai legalitas bahwa kendaraan tersebut adalah milik si pembeli”.
kembali mengenai pemesanan kendaraan
Berdasarkan
motor. 3. Membuat Form Permohonan STNK dan BPKB
motor
data
diatas
pendapat peneliti tentang pembuatan STNK dan BPKB PT. Bintang Motor
Setiap
pembelian
kendaraan
pastinya
memiliki
surat-surat
Jaya (HONDA) Cabang Cikarang dilakukan dengan cepat oleh staf,
kendaraan yang pastinya dimilik oleh Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
Page 9 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
dokumen-dokumen yang ada disusun
5. Membuat Tanda Bukti Pembayaran
dengan baik sesuai tanggal pembelian
Pembayaran
motor sehingga berpengaruh dengan kecepatan
pengiriman
dokumen-
dokumen tersebut ke Samsat.
yang
terpenting
dalam
kendaraan motor, berupa
kwitansi
merupakan
hal
pembelian
bukti pembayaran pembayaran.Biasanya
bukti-bukti pembayaran di masukan ke 4. Mencetak Delivery Order dalam file atau folder-folder. DokumenPencetakan Delivery Order atau dokumen tersebut dibagi dalam dua jenis biasa yang disebut surat jalan akan yaitu, bagian KAS Masuk dan KAS dilakukan apabila semua data atau syarat keluar dan disusun berdasarkan tanggal dalam pembelian kendaraan motor sudah yang
nantinya
dokumen-dokumen
lengkap. Pencetakan DO berisi tentang tersebut akan menjadi laporan kasir setiap form persiapan pengiriman motor, jika harinya. form tersebut sudah diisi kemudian Hasil wawancara dengan Putri langkah selanjutnya adalah pencetakan (Kasir), beliau menyatakan “pentingnya stiker, stiker ini berfungsi untuk ditempel bukti pembayaran adalah syarat dalam dibuku service. melakukan transaksi, ini bertujuan agar Berdasarkan hasil wawancara kedua belah pihak baik pembeli dan dengan bagian Delivery Order, Dina penjual mendapatkan kenyaman berupa menyatakan bahwa “Semua pencetakan bukti pembayaran tersebut”. delivery order ini akan diberikan kepada Berdasarkan
data
diatas
pendapat
bagian gudang. Bagian gudang akan peneliti mengenai pengumpulan dokumen memproses agar
motor siap dikirim, untuk bukti pembayaran, setiap harinya
mulai dari menyiapkan motor beserta menghasilkan dokumen yang banyak dan aksesorisnya, menyiapkan PDI sheet, serta kasirpun
bertugas
dengan
baik
dalam
kunci kontaknya”. mengelola Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
semua
dokumennya.
Semua
Page 10 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012) dokumen harian disimpan dalam file masuk
STNK, formulir permohonan BPKB, surat
dan keluar, sehingga itu memudahkan untuk
jalan, check list penyerahan unit, fotokopi
membuat laporan akhir mengenai anggaran
KTP.
setiap
harinya.
disusun
Dokumen-dokumen
berdasarkan
tanggal,
juga
Berdasarkan
semua
data
diatas
itu
pendapat peneliti tentang pengumpulan
memudahkan kasir dalam melacak kembali
dokumen mengenai proses pembelian
jika ada yang diperlukan sehingga tidak membongkar satu persatu dokumennya.
motor di PT. Bintang Motor Jaya (HONDA)
Cabang
Cikarang
sudah
6. Pengecekan Kondisi Motor dan Perlengkapan
berjalan
dengan
baik.
Dokumen-
Motor
dokumen yang dikumpulkan ada dalam Setelah semua sudah dilakukan, sebelum motor dikirim oleh delivery maka tahap terakhir adalah pengecekan fisik motor dan
jumlah yang banyak setiap harinya hingga mencapai 500 Surat Pemesanan
kelengkapan aksesoris motor pengecekan
Kendaraan setiap bulannya dan dapat
dilakukan oleh delivery kemudian kepada
dikelola dengan baik oleh setiap stafnya.
security.
2. Proses Pencatatan/Registrasi Dokumen Dalam
pengumpulandokumen
untuk Pencatatan atau registrasi dokumen
pembelian kendaraan motor ini tidak semua merupakan langkah dalam proses pengolahan masuk ke dalam dokumen tekstual akan dokumen. PT. Bintang Motor Jaya (HONDA) tetapi dokumen non tekstualnya pun ada Cabang Cikarang
juga melakukan yang
yaitu data-data dalam komputer atau biasa namanya pencatatan/registrasi dokumen. Ada disebut database. Adapun dokumen tekstual beberapa langkah yang harus dikerjakan oleh yang
dikelola
adalah
surat
pemesanan PT. Bintang Motor Jaya (HONDA) Cabang
kendaraan, faktur, kwitansi pembayaran, Cikarang dalam pengolahan dokumen-dokumen sertifikat
nomor
identifikasi
kendaraan yang masuk, mulai dari pemeriksaan atas
bermotor, formulir permohonan pengajuan Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
Page 11 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012) dokumen-dokumen tersebut sampai mereka
dokumen yang ada dimasukan kedalam file-file
disusun
tempat
atau folder dan kemudian dimasukan kedalam
jenisnya
lemari besi kaca dan lemari terbuka. Penyusunan
pada
penyimpanan
masing-masing
dokumen
menurut
masing-masing.
dokumen surat pemesanan kendaraan (SPK)
3.Proses Penyimpanan Dokumen
disusun berdasarkan nama leader, dokumen
Pada saat pra penelitian, fenny sebagai
casier disusun berdasarkan tanggal, dokumen
ADH di PT. Bintang Motor Jaya (HONDA)
delivery order susun berdasarkan tanggal, dan
Cabang Cikarang mengatakan bahwa masalah
dokumen
yang dihadapi adalah terlalu minimnya tempat
tanggal.
STNK
dan
BPKB
berdasarkan
penyimpanan segala dokumen hasil penjualan
Adapun fasilitas penyimpanan dokumen
kendaraan motor dan juga kurangnya SDM
pada divisi administrasi di PT. Bintang Motor
untuk melakukan manajemen dokumen khusus
Jaya (HONDA) Cabang Cikarang yaitu sebagai
dibagian pembelian kendaraan motor sehingga
berikut:
kegiatan manajemen dokumen dilakukan secara tumpang tindih oleh setiap bagian.
1) Lemari Besi Kaca 2) Filling kabinet
Meskipun dengan keterbatasan tempat untuk meletakan dokumen-dokumen yang ada
3) Rak lemari terbuka 4. Proses Penyajian
tetapi penyimpanan tetap dilakukan oleh setiap bagian.
Dokumen-dokumen
yang
Kegiatan penyajian dokumen atau
masuk
biasa juga disebut penyebaran dokumen
khususnya pada proses pembelian kendaraan
dapat dilakukan oleh pihak intrernal dan
motor disimpan dalam bentuk aslinya. Tidak ada dokumen-dokumen kedalam
bentuk
yang micro.
dialih Ini
bentukan
eksternal. setelah
Tahap proses
penyebaran penyimpanan
dilakukan dimana
dikarenakan
informasi dapat disampaikan kepada yang dokumen yang ada memiliki masa aktif hanya 2
dituju dengan tepat sasaran. Yang biasa tahun selain itu tidak ada SDM yang melakukan kegiatan pengalih bentukan tersebut. DokumenFurry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
menggunakan dokumen kembali dipihak
Page 12 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
internal biasanya staf atau karyawan PT.
Sertifikat
Bintang
pihak
Kendaraan Bermotor), Lembaran Nomor
eksternal adalah audit (PT. Daya Adicipta
Rangka dan Nomor Mesin, Formulir
Motor
Jaya,
dan
dari
Mustika). E. KESIMPULAN Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh
penulis,
dilakukan
manajemen
pada
setiap
dokumen
tahapan
yang
pembelian
kendaraan motor merupakan kegiatan yang mutlak dilakukan dalam keseluruhan proses pembelian kendaraan motor di PT. Bintang Motor
Jaya
(HONDA)
Cabang
Cikarang.
Setelah melakukan wawancara dengan pihak yang terkait, serta observasi dan juga didukung studi pustaka, maka penulis dapat mengambil
1. Manajemen dokumen dalam proses pengumpulan dokumen sebagai tahapan pembelian kendaraan motor diawali pengumpulan
dokumen
pemesanan yang biasa disebut surat pemesanan
kendaraan,
kemudian
dokumen yang dikumpulkan selanjutnya yaitu surat jalan, surat keterangan pernyataan
Identifikasi
Permohonan
STNK,
Formulir
Pendaftaran
Registrasi
Kendaraan
bermotor untuk BPKB dan kwitansi pembayaran. 2. Manajemen dokumen dalam Proses Pencatatan/Registrasi Dokumen sebagai tahapan pembelian kendaraan motor dilakukan tahap pemeriksaan dokumen berupa kelengkapan datanya dan tahap inventarisasi. 3. Manajemen dokumen dalam proses penyimpanan dokumen sebagai tahapan pembelian kendaraan motor dilihat dari
kesimpulan bahwa:
dengan
(Nomor
kredit,
Invoice
(faktur),
Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
bentuk penyimpanannya dan dilihat dari pemeliharaannya. 4. Manajemen dokumen dalam proses penyajian dokumen atau biasa juga disebut penyebaran dokumen sebagai tahapan pembelian kendaraan motor dilakukan oleh pihak intrernal dan eksternal.Alat
penelusuran
yang
digunakan adalah secara manual.
Page 13 of 14
eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran Vol.1., No.1 (2012)
DAFTAR PUSTAKA
Moleong, Lexy J. 2007. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Rosdakarya.
Alwasilah, A. Chaedar. 2008. Pokoknya Kualitatif: dasar-dasar meracang dan melakukan penelitian kualitatif. Jakarta: Pustaka Jaya.
Mulyana, Deddy. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif: Paradigma Baru Ilmu Komunikasi dan Ilmu Sosial Lainnya. Bandung: Rosdakarya.
Bungin, Burhan. 2007. Metode Penelitian
Nazir, M. 1999. Metode Penelitian. Ghalia
Kuantitatif. Jakarta: Prenada Media.
Indonesia: Jakarta.
--------------------.
2008.
Analisa
Data
Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali. Effendi, Onong Uchjana. 1989. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Mandar Maju. Fu'adz Al-Gharuty. “Studi Dokumen Dalam Penelitian Kualitatif.“ Last Modified Maret 5, 2012. http://adzelgar.wordpress.com/2009/0 2/02/studi-dokumen-dalam-penelitiankualitatif/. Hamalik, Oemar. 1993. Pengelolaan Sistem Informasi. Bandung: Trigenda Karya. Hartono, Jogiyanto. 1999. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu Komputer, Pemograman Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Yogyakarta: Adi. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Martono, E. 1990. Pengetahuan Dokumentasi dan Perpustakaan Sebagai Pusat Informasi. Jakarta: Karya Utama.
Sugiyono.
2005.
Memahami
Penelitian
Kualitatif. Bandung: Alfabeta. Sulistyo-Basuki. 1992. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Indonesia. _____________. 2003. Manajemen Arsip Dinamis: pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. _____________. 2004. Pengantar Dokumentasi : mulai dari perkembangan istilah, pemahaman jenis dokumen diikuti dengan pengolahan dokumen, disususul teknologi informasi dan komunikasi sampai dengan jasa pemencaran. Bandung: Rekayasa Sains.
Tjandra, Sheddy N. May Yulianingsih. Dear Liana “Kesekretarisan Untuk SMA.” Last Modified Maret 30, 2012. http://www.scribd.com/doc/23203503/ 145/Nilai-Guna-Arsip. Trimo, Soejono. 1987. Pengantar Ilmu Dokumentasi.
Bandung:
Remadja
Karya. Furry Mayriska - Manajemen Dokumen Dalam Proses... Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi © 2012 http://journals.unpad.ac.id
Page 14 of 14
