ISSN 0000-0000
MANAJEMEN DALAM TEORI DAN PRAKTIK Sutjipto Ngumar*)
ABSTRAK Manajemen sebagai bagian dari seni memerlukan pertimbangan yang sehat, sebagai suatu ilmu pengetahuan yang harus berkembang dapat mempelajari bagaimana dapat mempergunakan fungsi manajemen dikemukakakan oleh beberapa fungsi dengan pemikiran yang berbeda tetap pada dasarnya mempunyai maksud yang sama dalam menjelaskan fungsi-fungsi bagi seorang manajemen untuk perusahaannya. Manajemen sebagai pengetahuan pendekatannya bersifat intern discipline, berarti aspek-aspek teori dari tehnik berbagai ilmu pengetahuan perlu dipergunakan di dalam manajemen. Manajemen tidak harus dikuasai oleh seorang ekonom; yang penting seorang manajer perlu mengetahui bagaimana meramalkan serta memperhitungkan telenofa jauh kemungkinan-kemungkinan keberhasilan yang diharapkan. Dalam mengambil keputusan bagi manajer banyak dituturkan oleh lingkungan kerja / organisasi yang dipimpinnya apakah ia akan mendelegasikan sebagian keputusannya kepada bawahannya atau dia sendiri yang mengambil tema keputusan perusahaan. Kata-kata kunci : manajemen, perencanaan, pengawasan
1. APA ITU MANAJEMEN ? Apabila kita mendengar tentang manajemen, maka untuk kebanyakan orang yang menganggap bahwa manajemen itu berbeda dengan lain-lain pekerjaan. Secara nyata banyak hal telah dibuktikan bahwa seseorang yang ahli di bidang tertentu namun gagal di dalam memimpin suatu perusahaan ataupun bagian perusahaan. Seorang Dokter yang baik mungkin bukan seorang administrator rumah sakit yang baik, seorang insinyur yang ahli mungkin akan gagal sebagai pemimpin suatu pabrik, demikian pula seorang tukang belum tentu akan dapat menjadi seorang mandor yang baik ketika seseorang menjadi manajer, ia mungkin akan melanjutkan pekerjaan-pekerjaan yang biasa dilakukan seharihari, namun dapat pula ia tidak mengerjakan lagi karena ia akan mengambil tugas yang baru dimana secara keseluruhan merupakan tugas yang bersifat manajerial.
*)
Drs. Sutjipto Ngumar, PhD., Ak. adalah dosen Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya.
22
Ekuitas Vol.2 No.1 Maret 1998 : 22-35
Ia harus merencanakan pekerjaan untuk orang–orang lain, menentukan apa yang harus dilaksanakan oleh setiap bawahannya, menggerakkan mereka untuk melaksanakan pekerjaan sebaik mungkin serta mengecek mengenai kemajuan mereka. Pengetahuan mengenai pekerjaan itu sendiri memang wajib diketahui, namun memimpin memerlukan lebih dari itu. Walaupun misalnya ia mengetahui secara pasti bagaimana ia harus melakukan pekerjaan itu bila ia melaksanakansendiri, namun ia mungkin tidak mampu menerangkan kepada orang lainbagaimana seharusnya dilakukan atau menentukan dalam urut-urutan yang baik apabila beberapa orang harus mengerjakan bagian-bagian pekerjaan tersebut. Mungkin pula ia akan menjumpai orang-orang yang apatis, bahkan malahan dendam terhadap perintah-perintahnya, walaupun misalnya ia telah berusaha agar orang-orang tersebut dapat bergairah. Atau dapat pula terjadi apabila ia tidak mengenal secara mendalam keadaan pribadi-pribadi, mungkin banyak yang telah diputuskannya tidak dapat dijalankan atau kurang baik dijalankan di mana kadang–kadang baru dapat diketahui pada hasil akhir yang dicapai, namun sudah terlambat. Namun demikian apakah seorang manajer dapat mengetahui atau mengusai pekerjaan tersebut melalui pengetahuan yang di dapat, Ataukah pekerjaan manajemen tersebut merupakan pekerjaan yang hanya dapat dilakukan oleh orang-orang yang berbakat saja ? Banyak pendapat tentang hal tersebut, tetapi pendapat umum berkesimpulan bahwa manajemen itu sebagai sebagaian dari seni / praktik sekurang-kurangnya memerlukan suatu pertimbangan dan pikiran sehat, disamping suatu pengetahuan yang terus berkembang serta setiap orang dapat mempelajarinya untuk dipikirkan dan dipergunakan. Di dalam rangka menentukan apa yang harus diketahui oleh seorang manajer tentu saja perlu diberikan definisi tentang manajemen. Sebuah definisi yang sering dikutip adalah ”Management is getting things done through other people”, dan ini khususnya jika manajemen itu di dalam suatu organisasi yang besar. Namun definisi ini masih perlu ditambah dengan kata-kata ”apabila ia memiliki rasa tanggung jawab untuki melaksanakannya sebagai seorang pemimpin” agar setiap manajer merasa bahwa ia bukanlah sebagai seorang yang dapat seenaknya bertindak seperti ”seorang raja” dimana orang–orang harus bekerja untuknya. Karenanya seorang manajer tidak hanya mengetahui bagaimana seseorang harus melakukan pekerjaan yang ia perlukan, is juga harus tahu apa yang sebenarnya harus dicapai, apa yang perlu disumbangkan oleh seseorang atau kelompoknya dalam rangka usaha bersama dan bagaimana hasil-hasil dapat dicapai dengan sebaiknya tanpa adanya duplikasi ataupun pemborosan waktu. Hal-hal semacam ini sering dihubungkan dengan definisi bahwa ”Management is decision” ( managemen adalah pembuatan putusan ). Kenyataan ini sangat tepat apabila dihubungkan bahwa banyak dari kegiatan-kegiatan penting dari manajer adalah mengambil atau membuat berbagai keputusan seperti
Manajemen dalam Teori dan Praktik (Sutjipto Ngumar)
23
memperluas usaha dengan cara-cara tertentu, mempekerjakan seseorang, memberhentikan seorang memutuskan untuk memakai suatu strategi dalam pemasaran dan lain-lain. Namun demikian pada definisi yang disebutkan terdahulu sebenarnya juga telah mencakup ”decision making” sebab jika ”management is getting things done through other people”, manajer harus memutuskan pertama-tama apa yang diinginkan nya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan, kemudian ia memutuskan siapa yang paling baik melakukan setiap bagian dari pekerjaan dan bagaimana ia dapat yakin bahwa setiap orang akan bekerja dengan baik. Jika studi dari manajemen adalah menambah baik terjadinya pengambilan keputusan (decision making), pekerjaan manajemen harus dipecah didalam bidang-bidang dimana keputusan itu dibuat karena dengan cara inilah kemungkinan memastikan pengetahuan apa yang diperlukan oleh manajemen modern.
2. FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN Suatu fungsi yang perlu diketahui adalah yang disebut oleh Luthr Gulick dikenal POSDCORB yang merupakan inisial dari fungsi-fungsi manajemen : planing, Organizing, Staffing, dengan beberapa modivikasi dan tambahan, di bawah ini dicoba menguraikan beberapa fungsi-fungsi manajemen. Planing ( perencanaan ) : Para Manajer pertama-tama harus memutuskan apa yang ingin dikerjakan. Ia harus menetapkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka untuk organisasi, serta memutuskan alat apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam rangka melakukan hal tersebut, ia harus meramalkan sejauh mana kemungkinan tersebut dapat dicapai baik dilihat dari aspek ekonomi, sosial , lingkungan politik di mana organisasinya beroperasi dihubungkan dengan sumber-sumber yang ada untuk mewujudkan rencana tersebut. Sebagai contoh suatu rencana yang ada pada saat dibuat diperkirakan akan berhasil namun karena suatu keadaan seperti depresi misalnya menyebabkan rencana tersebut sama sekali tidak dapat direalisasikan. Perencanaan juga mencakup apa yang dimaksud oleh Gulicksebagai fungsi budgeting, karena budget merupakan rencana pengeluaran sejumlah uang untuk melaksanakan suatu tujuan. Organizing ( pengorganisasian ) : Setiap tujuan yang hendak dicapai memeelukan keahlian didalam pekerjaan tersebut. Di dalam organizing, manajer memutuskan posisiposisi yang perlu diisi serta tugas-tugas dan tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut. Tetapi pekerjaan yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi memerlukan saling hubumgan di mana pada akhirnya perlu disiapkan pula alat untuk mengkoordinasikannya. Karena didalam kenyataannya koordinasi sebagai hal yang penting di dalam organisasi dibandingkan dengan lainnya seperti disebutkan oleh gulick bahwa coordinating sebagai satu fungsi tersendiri.
24
Ekuitas Vol.2 No.1 Maret 1998 : 22-35
Staffing ( Stafing ) : Di dalam organizing, manajer membuat posisi-posisi dan memutuskan tugas serta tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut. Di dalam staffing, manajer berusaha mendapatkan orang yang tepat untuk setiap pekerjaan. Pada setiap perusahaan biasanya orang-orang dicari setelah posisi-posisi tersebut ditentukan. Namun demikian baik pengorganisasian maupun stafing kebanyakan merupakan suatu pekerjaan yang berkaitan karena perubahan di dalam perencanaan dan tujuan sering meminta perubahan pula di dalam organisasi, hal ini biasanya kadang-kadang diikuti pula suatu reoganisasi total. Sedangkan stafing dalam kenyataannya tidak dapat dilakukan sekaligus atau secara keseluruhan, karena stafing dilaksakan berhubung dengan adanya yang berhenti, pensiun, kecelakaan ataupun meninggal dunia. Sering pila perubahan di dalam organisasi menimbulkan posisi-posisi baru dan posisi ini tentu saja harus diisi oleh orang–orang yang tepat. Direction ( Bimbingan ) : Karena tidak seorangpun yang dapat meramal secara tepat masalah apa ataupun kesempatan apa yang suatu fungsi yang perlu diketahui adalah yang disebut oleh Luthre Gulick dikenal POSDCORB yang merupakan inisial dari fungsifungsi manajemen : Planing, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting dan budgeting. Dengan beberapa modifikasi dan tambahan, dibawah ini dicoba menguraikan beberapa fungsi–fungsi manajemen. Planing ( Perencanaan ) : Para manajer pertama-tama harus memutuskan apa yang ingin dikerjakan. Ia harus menetapkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang untuk organisasi, serta memutuskan alat apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam rangka melakukan hal tersebut, ia harus meramalkan sejauh mana kemungkinan tersebut dapat dicapai baik dilihat dari aspek ekonomi, sosial, lingkungan politik dimana organisasinya beroperasi dihubungkan dengan sumber-sumber yang ada untuk mewujudkan rencana tersebut. Sebagai contoh suatu rencana yang pada saat dibuat diperkirakan akan berhasil namun karena suatu keaadaan seperti depresi misalnya menyebabkan rencana tersebut sama sekali tidak dapat direalisasikan. Perencanaan juga mencakup apa yang dimaksud oleh gulick sebagai fungsi budgeting, karena budget merupakan rencana pengeluaran sejumlah uang untuk melksanakan suatu tujuan. Organizing ( Pengorganisasian ) : Setiap tujuan yang hendak dicapai. Memerlukan keahlian di dalam pekerjaan tersebut. Di dalam organizing, manajer memutuskan posisiposisi yang perlu diisi serta tugas–tugas dan tanggung jawab yang melekat pada setiap posisi tersebut. Tetapi pekerjaan yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi memerlukan saling hubungan di mana pada akhirnya perlu disiapkan pula alat untuk mengkoordinasikannya. Karena di dalam kenyatannya koordinasi sebgai hal yang paling penting di dalam organisasi dibandingkan dengan lainnya seperti disebutkan oleh gulick bahwa coordinating sebagai satu fungsi tersendiri .
Manajemen dalam Teori dan Praktik (Sutjipto Ngumar)
25
Staffing ( Stafing ) : Di dalam organizing, manajer membuat posisi-posisi dan memutuskan tugas serta tanggung jawab yang melekat pad setiap posisi teseut. Di dalam stafing, manajer berusaha mendapatkan orang yang tepat untuk setiap pekerjaan. Pada setiap perusahaan biasanya orang-orang dicari setelah posisi-posisi tersebut ditentukan. Namun demikian baik pengorganisasian maupun stafing kebanyakan merupakan suatu pekerjaan yang berkaitan karena perubahan didalam perencanaan dan tujuan sering meminta perubahan pula didalam organisasi, hal ini biasanya kadang-kadang diikuti pula suatu reoganisasi total. Sedangkan stafing dalam kenyataannya tidak dapat dilakukan sekaligus atau secara keseluruhan, karena stafing dilaksanakan berhubung dengan adanya yang berhenti, pensiun, kecelakaan ataupun meninggal dunia. Sering pula perubahan di dalam organisasi menimbulkan posisi-posisi baru dan posisi ini tentu saja harus diisi oleh orang–orang yang tepat. Direction ( bimbingan ) : Karena tidak seorangpun yang dapat meramal secara tepat masalah apa ataupun kesempatan apa yang akan timbul dalam pekerjaan sehari-hari, maka biasanya tugas-tugas yang akan dilakukan diuraikan dalam suatu daftar yang agak fleksibel. Manajer selanjutnya harus mempersiapkan bimbingan ( direction ) dari hari ke hari kepada para bawahannya. Ia harus yakin bahwa mereka ( para bawahannya ) mengetahui hasil-hasil yang diharapkan oleh organisasi, menolong mereka memperbaiki ketrampilannya dan dalam beberapa hal menjelaskan suatu tugas. Jika ia seorang manajer yang baik ia harus mampu membuat para bawahannya untuk berkeinginan melaksanakan tugas-tugas ataupun pekerjaannya dengan sebaik mungkin dan tidak cepat puas dengan hasil yang cukup saja. Control ( Pengawasan ) : Di dalam direction, manajer menerangkan kepada orang-orang apa yang mereka harus kerjakan serta menolong mereka di dalam hal-hal yang belum diketahuinya. Di dalam control ( Pengawasan ) ia menentukan sejauh mana pekerjaan telah dilaksanakan dan sejauh mana kemajuan telah dibuat untuk mencapai tujuan. Ia harus tahu apa yang telah terjadi agar dapat mellangkah lebih lanjut, ataukah harus dijalankan perbaikan / perubahan di dalam organisasi apabila terdapat penyimpanan dari pola yang telah ditentukan. Fungsi reporting menurut Gulick merupakan alat dari control ( Pengawasan ) yang perlu dijadikan suatu fungsi tersendiri dimana di dalamnya telah menyangkut pekerjaan pengawasan. Laporan dibuat agar atasan dan bawahan mengetahui apa yang telah terjadi dan apa yang perlu diperbiki maupun ditambah jika diperlukan. Begitu pula budget bukan hanya suatu rencana, namun juga sebagai alat control (pengawasan). Jika ternyata suatu budget meleset, menandakan bahwa organisasi mengeluarkan biaya untuk sesuatu lebih besar dari pada apa yang direncanakan yang berarti pula suatu penyelesaian haru dibuat untuk dapat menutup kekurangan tersebut. Innovation ( Pembaharuan ) : Banyak orang bernggapan bahwa fungsi-fungsi diatas masih belum lengkap jika manajer hanya berusaha untuk melaksanakan sesuatu yang merupakan kegiatan rutin seperti apa yang pernah ia lakukuan sebelumnya karena hal
26
Ekuitas Vol.2 No.1 Maret 1998 : 22-35
tersebut hanya akan membuat organisasinya akan tetap statis walaupun keadaannya tetap baik. ”Memimpin Usaha” seperti dikatakan Peter Drucker ”Cannot be a bureacratic an administration , or even a policy making job …. it must be a crealive rather tahan an adaptive task” 2. Dengankata lain seorang manajer haruslah selalu merupakan seorang innovtor karena itu kita perlu menambahkan fungsi innovation di dalam fungsi manajemen di mana manajer harus melakukannya dengan berbagai cara. Ia boleh menemukan ide-ide baru, atau dapat pula mengkobinasikan ide lama dengan yang baru, dapat pula mengambil ide dari lain-lain lapangan serta menerapkan pada usahanya atau dapat pula bertindak sebagai katalisator dan atimulator untuk merangsang timbulnya inovasi. Walaupun masih dapat pula diperdebatkan bahwa planning ( Perencanaan ) juga mencakup innovation, karena manajer harus merencanakan dengan penuh pemikiran serta ide bagi kemajuan organisasinya di masa mendatang. Representation ( Mewakili ) : Akhirnya tugas manajer termasuk pula mewakili organisasinya dalam hubungan dengan kelompok luar, pegawai pemerintah, serikat sekerja, lembaga dan kadang-kadang fungsi representation terdiri dari tugas yang berhubungan dengan perundingan-perundingan yang tidak mungkin dihindari oleh setiap manajer. Seperti halnya seorang mandor yang harus mewakili organisasi nya dalam perundingan dengan serikat kerja sampai seorang Presiden / Kepala Negara harus berunding untuk mewakili negara nya dalam sidang internasional. Di samping itu ada beberapa fungsi-fungsi lain, tetapi sebenarnya hanya merupakan sub fungsi saja. Sebagai contoh dikatakan bahwa komunikasi merupakan bagian pokok dari tugas manajer dan karena itu manajer harus dapat membuat bawahannya mengerti apa yang sebernanya ia inginkan . Namun mencapai suatu Komunikasi yang baik adalah bagian dari pada fungsi direction di mana manajer berusaha meyakinkan setiap bawahannya agar mau bekerja semksimal kemampuannya guna berhasilnya keseluruhan kegiatan organisasi. Tokoh lain yang mengemukakan tentang fungsi-fungsi manajemen adalah George Terry, di mana menurutnya fungsi-fungsi manajemen terdiri dari : 1. Perencanaan ( Planning ) Manajer harus memilih dan menghubungkan fakta–fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dala hal menggambarkan dan merumuskan tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai tujuan yang diinginkan . Dengan demikian fungsi perencanaan mencakup berbagai jawaban dari pertanyaanpertanyaan sebagai berikut : a. Apa yang perlu dilakukan ? b. Dimana dilakukan c. Bilamana dilakukan d. Bagaimana dilakukan
Manajemen dalam Teori dan Praktik (Sutjipto Ngumar)
27
2. Pengorganisasian ( Organingsing ) Manajer harus dapat menetapkan struktur peran-peran melalui penentuan kegiatankegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagianbagiannya, pengelompokan kegiatan-kegiatan, penugasan kelompok-kelompok kegiatan kepada pimpinan unit, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, mengkoordinasikan hubungan-hubungan wewenang dan informasi baik horisontal maupun vertikat dalam struktur organisasi. Dengan demikian fungsi pengorganisasi akan mencakup berbagai jawaban dari pertanyaan-pertanyaan mengenai : a. Siapa yang harus melakukan ? b. Hubungan macam apa dengan pihak lain ? c. Dengan otoritas bagaimana ? d. Lingkungan yang bagaima ? 3. Bimbingan ( Actuating ) Manajer harus dapat menggerakkan manusia –manusia yang berada dibawahnya untuk bekerjasama dengan cara se-efektif mungkin. 4. Pengawasan ( Controlling ) Manajer harus dapat mengupayakan secara sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan , merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang terlebih dahulu ditetapkan, menentukan apakah ada penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, serta mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya dal;am organisasi telah digunakan secara efektif dan efisien untuk tercapainya sasaran organisasi. Dengan demikian, banyak sekali tokoh-tokoh ataupun penulis dibidang manajemen yang mengemukakan fungsi-fungsi manajemen dalam bentukbentuk yang berbeda satu dengan lainnya, namun pada dasarnya mempunyai maksud yang sama di dalam menjelaskan fungsi-fungsi yang dijalankan oleh setiap orang yang menjadi manajer.
3. MENGAPA MEMPELAJARI MANAJEMEN Apa yang telah diuraikan diatas memberikan kepada kita apa yang sebenarnya diperlukan untuk diketahui oleh seorang manajer. Dengan memberikan analisis secara seksama dapatlah dikatakan bahwa manajemen tersebut memang sesuatu yang ilmiah, dimana pendekatannya harus bersifat intern-discipline yang berarti bahwa teori-teori dan thenikthenik berbagai ilmu pengetahuan harus dipergunakan didalam manajemen. Sebagai
28
Ekuitas Vol.2 No.1 Maret 1998 : 22-35
contoh perencanaan tidak dapat dilakukan tanpa adanya forescasting, dan ini memerlukan beberapa pengetahuan ekonomi. Manajer tidak perlu seorang ekonomi, karena bila ia seorang pimpinan eksekutif suatu perusahaan besar misalnya ia dapat mengambil seorang ekonomi sebagai salah seorang stafnya. Namun ia perlu mengetahui sesuatu mengenahi bagaiman meramalkan serta memperhitungakan seberapa jauh kemungkinan-kemungkinan keberhasilan dapat diharapkan. Hal semacam ini akan diputuskan oleh manajer tersebut bukannya oleh stafnya yang merupakan ekonomi tadi walaupun misalnya mengenai perencanaan untuk memperluas pemasaran dan lain-lain. Walaupun banyak perbedaan pendapat diantara para penulis dengan para peneliti di dalam lapangan ini, namun pada umumnya bersepakat untuk membuat dan menolong para manajer agar dapat menghasilkan suatu keputusan yang tepat dalam bidang manajemen tadi. Sejauh mana seorang manajer tersebut memutuskan sesuatu, sebagai contoh ia memutuskan apakah tugas tertentu harus ditunjuk suatu bagian atau orang-orang tertentu, dan ia harus memutuskan pula berapa tingkatan bawahan yang berada di bawahnya, serta alat koordinasi apa yang dapat digunakan. Manajer tidak pernah diringankan tugasnya di dalam memberikan pertimbangan-pertimbangan, kecuali hanya pengalamanlah yang dapat mencegah seorang manajer untuk tidak perlu sering melakukan ”trial error” di dalam merealisasi suatu keputusannya. Kenyataan lain yang juga merupakan hal yang penting adalah bahwa manajer perlu melakukan pekerjaan menseleksi orang-orang untuk mengisi posisi-posisi yang ada di bawahnya, dimana dianjurkan pula seorang manajer untuk juga menggunakan pengetahuan psikologi. Psikologi mungkin membantunya juga pada phase bimbingan pekerjaan yaitu dalam rangka getting things done through other people. Dan karena hubungan–hubungan di dalam kelompok kerja terjadi antara individu-individu, beberapa masalah sodiologi harus pula dipelajari. Lebih dari pada itu organisasi itu sendiri dibuat oleh manusia karenanya keterlibatan antara psikologi dan sosiologi di bidang manajemen ini sangat diperlukan. Tehnik yang jelas dan tegas harus ada di bidang pengawasan khususnya di bidang pengawasan keuangan. Walaupun pembinaan pengawasan keuangan ini mungkin menjadi tugas pokok dari auditor perusahaan misalnya, tetapi manajer harus menginterpretasi data-data yang dikirim pengawas keuangan padanya, disamping lain– lain type pengawasan yang diperlukan serta harus ada seperti pengawasan kwalitas produk dan lain-lain. Akhir-akhir ini manajer telah mulai pula memakai matematika di dalam perencanaan dan pengawasan. Dengan perkembangan komputer, bentuk-bentuk analisa bagi perusahaan – perusahaan yang besar menjadi lebih sederhana disamping technology baru sangat bermanfaat bagi ilmu manajemen yang lebih dikenal dengan nama ”opration research” untuk menolong manajer dalam pengambilan keputusan. Manajer pada saat sekarang perlu mengerti apa yang dapat atau apa yang tidak dapat dilakukan oleh komputer dan tehnik operation research untuk keperluannya masa sekarang dan kemungkinan dimasa
Manajemen dalam Teori dan Praktik (Sutjipto Ngumar)
29
depan. Dibawah judul ”Innovation” manajer yang ulet dapat mempelajari bagaiman tipe organisasi yang dapat membuat iklim segar dalam bekerja, serta jalan yang bagaimana untuk merangsang tumbuhnya ide-ide baru dalam bidang produksi maupun pemasaran yang merupakan bagian kecil dari inspirasi manajer. Di samping itu yang juga merupakan bagian yang tidak boleh dilupakan adalah kebiasaan mempelajari secara seksama apa yang telah dilakukan sebelumnya, baik orang lain maupun dirinya sendiri akan dapat membantu seorang manajer dalam menghasilkan ataupun menimbulkan sesuatu yang baru. Akhirnya orang yang menghayati manajemen harus juga belajar sesuatu tentang kelompok yang akan dihadapinya nanti. Tujuh fungsi : Planing, organizing, staffing, directing, control, innovation dan representation adalah berlaku umum untuk segala manajemen walaupun di dalam cara peleksanaannya akan berbeda. Dan apabila seorang manajer menghayati suatu ”Business Management” ia memerlukan pengertian bagaiman suatu perusahan diorganisir khususnya mengenahi kerngka kerja di mana organisasi tersebut beroperasi dan bergerak. ia juga harus mempelajari bagaimana seorang manajer dinilai serta mengapa seorang manajer lebih baikdari manajer yang lainnya. Cara apa yang dijalankan oleh manajer yang sukses serta bagaimana berbagai konsep dan teori dari manajemen dikembangkan.
4. BAGAIMANA MANAJER MENJALANKAN FUNGSINYA ? Jika pada uraian sebelumnya memuat daftar fungsi-fungsi manajemen secara abstrak yaitu Planning, Organizing, Staffing, direction, control, innovation dan representation sekarang kita melihat bagaimana manajer di dalam kenyataannya menjalankan fungsifungsi tersebut dalam pekerjaannya sehari-hari. Hanya sedikit sekali kepustakaan tentang tugas-tugas manajemen sehari-hari. Kebanyakan buku dan artikel menggambarkan sesuatu yang luas dan teoritis mengenai apa yang sebenarnya dikerjakan namun yang dihadapi manajer di atas mejanya setiap pagi. Manajer bukanlah suatu kelompok yang homogen. Beberapa pemimpin perusahaan yang berskala dunia, yang lain memimpin perusahaan kecil atau satu bagian dari perusahaan besar. Beberapa menghabiskan seluruh waktunya pada fungsi manajemen, sedang yang lain melaksanakan beberapa tugas yang bukan seluruhnya bersifat manajerial, sebagai contoh pada abad ke 19 Pimpinan Du Pont Company yaitu Henry Du Pont Company yaitu Henry Du Pont menolak mempunyai seorang stenograper dan ia menulis sendiri seluruh surat-surat serta membuka suratnya sendiri. Juga manajer memiliki cara-cara yang berbeda di dalam menjalankan manajemennya. Ada yang memberikan kesempatan bagi orang lain di dalam mengambil / membuat keputusan-keputusan yang kecil (minor) namun ada pula yang tidak ingin orang lain melakukannya bahkan hal-hal yang kecil pun harus diputuskannya sendiri.
30
Ekuitas Vol.2 No.1 Maret 1998 : 22-35
Demikian pula ada yang suka kepada prosedur yang ketat sehingga birokrasinyapun agak ketat pula, tetapi sebagian lainnya lebih menyukai prosedur yang tidak ketat. Di lain bagian cara-cara manajerpun tidaklah sama, tetapi banyak ditentukan oleh suasana lingkungan dimana ia berada atau macam organisasi apa yang dipimpinnya sehingga sukses berada di bawah pimpinannya dengan cara bekerjanya untuk waktu yang panjang. Jika tidak sukses tentunya ia tidak akan bertahan menjadi manajer untuk jangka yang agak panjang . Sketsa aktivitas seorang manajer dari suatu perusahaan ukuran menengah, akan dicoba diuraikan dibawah ini. Tuan Budiman adalah Direktur Utama suatu Perusahaan di sebuah kota kecil dengan penduduk lebih kurang 10.000. Sekarang pada usia 40 tahun ia telah bertumbuh bersama perusahaan yang dimiliki keluarganya serta menduduki jabatan Direktur Utama setelah ayahnya meninggalkan jabatan tersebut untuk memangku jabatan Presiden Komisaris dari Badan Usaha tersebut. Tuan Budiman tinggal di kota di mana juga pabrik dari perusahaan ya berlokasi, jarak rumahnya dengan pabrik lebih kurang 8 menit apabila perjalanan santai. Ia mempunyai ruang kantor atau ruang studi di rumahnya, seperti juga pada pabriknya serta sering bekerja dirumah selama 2 jam sebelum berangkat pada pagi hari. Perusahaannya tergolong kecil apabila dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan besar lainnya seperti Krakatau Steel atau Pupuk Sriwijaya, namun termasuk memadai untuk bidangnya. Produk pokoknya adalah pakaian dalam bagi pria dan wanita, di samping itu untuk jumlah yang kecil pabriknya juga memproduksi barang-barang untuk perusahaan masing-masing. Sebagai tambahan kegiatannya Budiman menyisihkan 1 atau 2 hari setiap minggu di Universitas yang terletak di dekat kotanya. Beberapa tahun yang lalu ia mencapai gelar sarjana dalam salah satu ilmu kimia melalui part study, dan ia juga sekarang menjadi penasehat pada sekolah Administrasi Niaga Universitas tersebut. Ia juga sering menghadiri kegiatan-kegiatan atau pertemuan yang bersifat sosial/ kemasyarakatan seperti kegiatan keagamaan ( dahwa ) dan lain-lainnya, demikian pula ia tidak pernah lupa bersembayang jum’at pada waktunya. Ia aktif pula didalam asosiasi industri sejenis yang berarti ia harus sering pula menghadiri pertemuan asosiasi di luar kota, ia menyempatkan pula mengujungi perusahaan yang menjadi perwakilan penjualan ( sales representative ) dari perusahaan nya terutama diwilayah yang banyak pembeli / langganannya . Budiman sangat sadar tentang pentingnya waktu serta perlunya memanfaatkan waktu sebaik mungkin. Karenanya ia membuat perhitungan sebagai berikut, jika engkau berumur 40 tahun, engkau mungkin pensiun dalam 25 tahun. Apapun yang harus engkou selesaikan selama sisa umur anda yang panjang dikurngi waktu untuk tidur, engkau hanya memiliki146.000 jam. Karenanya dengan 146.000 jam tersebut engkau harus dapat melakukan apa yang engkau harapkan. Kendaraan mobilnya dilengkapi dengan lampu khusus, sebuah meja kecil serta telepon, agar ia dapat melanjutkan kerjanya dalam perjalanan yang sering dilakukannya, terutama antara Universitas dan kantornya.
Manajemen dalam Teori dan Praktik (Sutjipto Ngumar)
31
Budiman bukanlah seorang otokrat yang perlu mengetahui hal sampai sedetail-detailnya. Ia menyerahkan beberapa pengambilan keputusan kepada bawahannya, karena tidak mungkin baginya seorang diri mengatasi segala masalah dari unit-unit di dalam perusahaannya. Sering pula produk baru yang kadang-kadang harus pula merubah metode produksi serta perlunya investasi bagi peralatan baru. Sebagai contoh perlukah perusahaan memproduksi ikat pinggang? Seorang designer ( perancang mode ) telah mengirim suatu model yang tampaknya meyakinkan. Setelah bertukar pandangan dengan manajer keuangan, produksi dan pemasaran dalam berbagai aspek, Budiman membuat pengujian terakhir. Ia memakai ikat pinggang selama satu atau dua minggu untuk mengetahui bagaimana teras enaknya ikat pinggang tersebut dipakai. Seorang kepala unit penjualan melaporkan bahwa sebagian besar pembeli menginginkan kaos berkualitas tinggi yang mungkin biaya produksinya lebih mahal. Apakah perusahaan setuju untuk membuatnya, dan jika ya. apakah untuk pembeli ini sendiri ? atau perlukan untuk pembeli lainnya sehingga dapat memberi keuntungan apabila membuat dalam jumlah yang besar. Budiman baru-baru ini melakukan beberapa perubahan dalam beberapa aspek usahanya, dimana ia yakin akan membawa kemajuan di kemudian hari. Ia telah mengganti peralatan perajutan dan mendirikan sistem baru didalam akunting biaya serta program penelitian pasar. Ini diperlukan untuk selalu dekat dengannya terutama untuk bahan-bahan dan informasi apabila ia ikut tidak ada konperensi dengan berbagai executives mengenai caracara memecahkan sesuatu masalah. Dari hari-kehari, lebih atau kurang masalah –masalah selalu timbul. Perlukan pabrik beroperasi pada hari minggu dengan upah buruh extra, dalam rangka memenuhi pesanan pembeli secara cepat atupun karena ada kelambatan di dalam memenuhi beberapa pesanan, demikian pula karena adanya perusahaan penjualan yang besar menyanggupi untuk mnyalurkan produk dengan cepat. Bagaimana pula misalnya pertimbangan dalam hal apakah penundaan produksi atau penundaan pada bagian pengapalan, apabila terjadi hal sedemikian. Bawahan Budiman adalah 2 orang wakil Direktur Utama yang menangani keuangan dan produksi, seorang manajer riset dan pengembangan, dan 5 orang manajer penjualan yang terdiri dari bidang penjualan eceran, penjualan diskonoto, penjualan bagi militer, penjulan bagi supermaket dan toko besar dan penjualan export / luar negeri. Disamping itu bekerja langsung di bawahnya seorang asisten penjualan yang mengkoordinir pekerjaan manajer penjualan serta menangani beberapa rekening yang berada dibawah pengawasan langsung Tuan Budiman , juga bekerja di bawahnya langsung seorang asisten riset yang yang membuat studi beberapa hal mengenahi kemungkinan untuk merger dan pemasaran di kawasan Asean, serta di samping itu Tuan Budiman juga mempunyai seorang sekretaris pribadi. Secara terperinci dapatlah disebutkan penjadwalan kegiatan Tuan Budiman sehari-hari pada umumnya berkisar sebagai berikut :
32
Ekuitas Vol.2 No.1 Maret 1998 : 22-35
Jam 5.10 - 7.10 Bekerja di ruang studi dirumahnya , terutama untuk artikel ilmiah yang akan dipublikasikannya atau dipresentasikannya. Jam 7.10 - 8.00 Senam dan makan pagi Jam 8.05 Tiba di kantor Jam 8.05 - 8.30 Dengan sekretaris pribadi membicarakan rencana kerja harian, kemudian mendisposisikan surat-surat untuk pekerjaan-pekerjaan yang mesti dikerjakan yang dilanjutkan kepada para bawahannya. Jam 8.30- 08.45
Laporan asisten penjualan tentang perkembangan pasaran, pembeli yang menunggak pembayaran serta mendengarkan pandangan perlu tidaknya menghentikan pengiriman produk kepada pembeli semacam itu.
Jam 8.45 – 09.45
Pertemuan dengan Asisten riset untuk laporan dan kemungkinan pemasaran bagi perusahaan
Jam 9.45 – 11.45
Pertemuan dengan anggota-anggota pimpinan perusahaan serta ayahnya ( Presiden Komisaris ) dihadiri pulah oleh pimpinan unit, dimana acara pembicaraan sebagai berikut :
1.
Perkiraan ( forecast ) operasi setiap minggu. Forum melihat gambaran perkiraan minggu lalu dan membandingkan dengan pesanan yang terjadi. Demikian pula penjualan nyata dibandingkan dengan periode sebelumnya serta perkiraan produksi dibandingkan dengan produksi yang terjadi , demikian pula persediaan. Ini semuanya dalam rangka untuk forecast serta produksi-produksi minggu selanjutnya.
2. Membahas usul memperkerjakan konsultan dari luar untuk mengembangkan sistem pengawasan inventory , pengapalan dan processing pesanan , perencanaan produksi dan rawa material procurement. 3.
Membicarakan pekerjaan dari agen pembelian ( pembelian sekarang dipecah dalam beberapa pelaksan yang berada ).
4.
Membicarakan persediaan suatu jenis harga.
5.
Membicarakan persediaan suatu jenis barang.
Manajemen dalam Teori dan Praktik (Sutjipto Ngumar)
33
6.
Membahas persoalan biaya, dan menyangkut hal-hal detail di bidang anggaran ( budget ).
Jam 11.45 -12.15 Diskusi dengan manajer advertising tentang copy dari adpertensi yang direncanakan, juga diskusi dengan asisten penjualan tentang kemungkinan pemakaian jalan tersebut bagi barang-barang untuk dipasarkan. Jam 12.15 - 12.45 Pertemuan tentang perencanaan bangunan baru dengan arsitek, juga hadir para wakil Direktur Utama produksi dan keuangan serta perwakilan pabrik batu bata. Pertemuan ini memutuskan jenis batu bata yang akan digunakan Jam 12.45 - 13.30
Makan siang, sekaligus menginterview seorang calon untuk bersekolah di Perguruan Tinggi.
Jam 13.30 - 14.30
Diskusi dengan manajer riset dan pengembangan, wakil Direktur Utama Produksi ; dan manajer penjualan eceran tentang kemungkinan satu produk dimana bagian riset dan pengembangan telah menyiapkannya. Diskusi ditujukan apakah perlu modifikasi produk dari sudut penjual, pandangan produksi serta analisa biaya. Batas waktu untuk keputusan final bagi masalah ini ditentukan setelah bagian riset dan pengembangan memberikan beberapa sampel ( contoh ) untuk dicoba di pasaran.
Jam 14.30 - 15.15 Pertemuan dengan Direktur Utama suatu perusahaan yang menjadi pembeli dari produk perusahaannya untuk penandatanganan kontrak jual beli. Jam 15.15 - 15.30 Pertemuan dengan seorang petugas Tata Kota yang diminta untuk memberikan saran dan gambaran mengenai perparkiran di sekitar pabrik. Jam 15.30 - 15.45 Diskusi dengan seorang tertentu yang tengah melakukan riset tentang suatu alat baru untuk produksi. Idenya timbul dari Tuan Budiman, tetapi pengembangannya telah diambil alih oleh profesor dari universitas tempat dimana Tuan Budiman turut pula selaku penasehat di Universitas tersebut.
34
Ekuitas Vol.2 No.1 Maret 1998 : 22-35
Jam 15.45 - 16.45
Diskusi melalui telepon dengan kantor Cabang Jakarta yang melaporkan tentang adanya kontak dan kemungkinan pembelian besar oleh suatu firma di hong kong.
Jam 16.15 - 17.15
Pertemuan dengan pembeli dari beberapa toko disertai oleh 2 asisten. Tuan Budiman setelah memperkenalkan para asistennya yang baru, selanjutnya membicarakan soal harga dan syarat penyerahan dengan pembeli. Pertemuan dengan wakil Direktur Utama bidang keuangan serta Bankir dari luar kota membicarakan soal pinjaman jangka pendek dan jangka panjang. Bankir terkesan dengan keadaan perusahaan dan tampaknya bersedia memberika pinjaman.
Jam 17.15 - 17.45
Jam 17.45
Tuan Budiman kembali ke rumah, tanpa membawa pekerjaan apapun ke rumah . Kalaupun ada biasanya hanyalah berupa agenda atau laporan singkat sekedar untuk esok paginya pada pukul 5.00 pagi Direktur Utama produksi dan keuangan serta perwakilan pabrik batu bata. Pertemuan ini memutuskan jenis batu bata yang akan digunakan.
DAFTAR PUSTAKA
Terry, George R., Principles Of Management, Richad D Irwin Inc. Seventh Edition 1980. Haue, F.T.. Businnes Policy, Planning and Strategy. Stoner, James. A. F. Management , Second Edition. Uris, Aurer, Buku Pedoman Eksekutif ( Seri Manajemen )
Manajemen dalam Teori dan Praktik (Sutjipto Ngumar)
35
