MANAJEMEN BERDASARKAN HASIL
RESULT BASED MANAGEMENT
MUHAMMAD HADI
Apa itu MBH? Whot Is RBM?
MBH adalah sebuah alat manajemen yang merupakan suatu rentang; seluruh siklus kegiatan dari perencanaan, implementasi dan monitoring (RBM is a management tool
that stretches throughout the project cycle from planning through to implementation and monitoring) MBH adalah suatu alat untuk membantu (RBM is a way of thinking and a set of tools to help us);
merencanakan suatu kegiatan ataupun mengubah ide dalam sebuah kegiatan. Mengidentifikasi dan memenej resiko Menilai kemajuan kearah hasil yang diharapkan dan membuat suatu laporan yang baik bagi pihka internal maupun eksternal
Kunci MBH
Hasil (results) adalah suatu kondisi yang berbeda dengan kegiatan (activities) Secara tradisional kita menggunakan aktifitas setara dengan hasil untuk mengukur performance MBH berfokus pada pencapaian hasil yang riil dan perubahan yang dicapai dikaitkan dengan kegiatan yang dijalankan
Apa perbedaan aktifitas dan hasil?
Actifitas:
Pelatihan pekerti dapat meningkatkan kemampuan mengajar dosen Bimbingan profesi dapat meningkatkan kompetensi klinik mahasiswa.
Hasil:
Apakah dosen menerapkan tehnik mengajar yang baik ? Apakah kompetensi mahasiswa tercapai dan tidak ada yang mengulang?
Jika kita tidak dapat membuktikan apa yang sudah kita capai, maka kita tidak tahu apa sebenarnya yang sudah kita kerjakan…..
Mengapa MBH?
Sebab berfokus pada pencapaian tujuan Sulit untuk menentukan keberhasilan jika hanya aktifitas yang menjadi patokan Lebih tegas dan jujur Mengukur perubahan riil / yang sesungguhnya
Alat Kunci MBH
Kerangka kerja (Planning dan Implementasi) Kerangka monitoring
Tujuan Kerangka Kerja (planning dan implemantasi)
Kerangka kerja memberikan arah berfikir untuk solusi masalah dan pengembanganya Merupakan suatu alat manajemen untuk menggambarkan sasaran hasil dan monitoring kemajuan Kerangka kerja meliputi:
Merancang tujuan (jangka panjang) Output dan outcome (jangka pendek dan menengah) Indikator Aktifitas dan masukan/input Indikator tiap-tiap hasil Resiko dan asumsi hasil
Preparing a Framework
The Results Chain Inputs
Activities
Pelatihan AA
Short Term Results
Medium Term Results
Long Term Result
Improvisasi pengajaran
Peningkatan kapasitas dosen
Improvisasi sistem pembelajaran
Input
Adalah SDM, organisasi, sumberdaya fisik, money dll… yang secara langsung maupun tidak langsung berperan dalam keberhasilan kegiatan.
Activities
Koordinasi, tehnikal asisten, pelatihan, pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat, dll…
Results
Adalah pencapaian perubahan yang memberikan keuntungan positif bagi organisasi.
Short Term Results (Outputs) Medium Term Results (Outcomes) Long Term Results (Impacts)
Results
Short Term Results Result from a series of activities Occur 1-2 years Commonly expressed in terms of individuals/groups Medium Term Results Result from a series of short term results Occur by the end of the project (5 years) Commonly expressed in terms of community, organization, institution Long Term Results Result from a series of projects Occur long after a project has ended Result from a series of projects
The Results Chain Outputs
Outcomes
Impacts
Short-term
Medium-term
Long-term
Within control
Directly influence
Jointly effect
Individual work
Institution Organization Community
Country Region Society
Indikator-indikator
Kita harus mengidentifikasi indikatorindikator yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan setiap kegiatan yang kita rencanakan
Resiko dan Asumsi (Risks and
Assumptions)
Resiko adalah kondisi eksternal dari kegiatan yang berdampak negatif pada pencapaian hasil. Asumsi adalah suatu kondisi yang diperlukan untuk perencanaan kedepan dalam mencapai outcome Perlu mengkaji perubahan atau resiko yang dapat terjadi atau bahwa asumsi tidak tepat
Resiko dan asumsi
Resiko dan asumsi sering berkaitan dengan;
Kemampuan keuangan Adanya kebijakan baru (pemerintah, dll) Kebutuhan infrastruktur baru yang diperlukan untuk segera menyelesaikan kegiatan
Strategi mengurangi resiko
(Risk Mitigation Strategies)
Karena setiap kegiatan mengandung resiko, menejemen harus membuat suatu strategi untuk menghindari resiko dan mempelajari dampak resiko. Menejemen resiko adalah suatu komponen kritis untuk mencapai kegiatan yang sukses
Risk Analysis Matrix Effects
Significant (3) Monitor Risks
Risk Mitigation Required
Risk Mitigation Required
Acceptable Risks
Monitor Risks
Risk Mitigation Required
Acceptable Risks
Acceptable Risks
Monitor Risks
Medium (2)
High (3)
Moderate (2)
Minor
(1)
Low (1)
Likelihood
The Project Monitoring Framework (PMF)… measuring whether we have achieved our results
Bagaimana kita mengukur progres? Kita harus gunakan indikator
Indikator adalah ukuran bagaimana hasil bisa dicapai Indikator menandakan perubahan Kita harus mengumpulkan data-data yang menandakan kegiatan berhasil atau tidak Jika indikator kita tidak tercapai maka kita harus segera merubah aktifitas/kegiatan kita !!!
Indikator
Indikator bisa kita batasi 1-3 setiap rumusan hasil Indikator bisa kita gabung antara indikator kualitatif dan kuantitatif indikator mencerminkan nilai-nilai statistik yang akan dicapai Gunakan metode pengumpulan data yang mudah dan hemat biaya
Types of Indicators Quantitative Statistical Measures: • • • • •
number frequency % of ratio of presence of (kehadiran)
Qualitative Judgments or Perceptions: • • • •
perception of quality of extent of level of
Quantitative Indicators
Ekspresi nilai ratio, persentase, perbandingan atau nilai-nilai yang dapat dianalisa secara statistik. Contoh:
Jumlah mahasiswa yang dicapai dalam penerimaan mahasiswa baru….. (harus jelas targetnya) Kelulusan ujian mahasiswa profesi…(100%) Prestasi mahasiswa selama mengikuti kuliah … (95% IPK di atas 2,75)
Qualitative Indicators
Adalah indikator perubahan yang tidak mengekspresikan jumlah, misal:
Kualitas pelayanan pada mahasiswa Persepsi masyarakat tentag Prog. Studi
Kita bisa konversi nilai kualitatif kedalam sekala likert, misal:
Persepsi mahasiswa terhadap PBM Persepsi mahasiswa terhadap kegiatan kemahasiswaan
Indicator Selection Checklist
Kebenaran – Apakah itu mengukur hasil? (Validity -
Keandalan – Apakah itu merupakan ukuran yang
Does it measure the result? )
konsisten dari waktu-kewaktu? (Reliability - Is it a
consistent measure over time? )
Kepekaan – saat hasil berubah apakah peka
terhadap perubahan itu? (Sensitivity - When the result
changes will it be sensitive to those changes?
Kesederhanaan – Apakah mudah mengumpulkan
dan menganaliasa informasi? (Simplicity - Will it be easy
to collect and analyze the information? )
Kegunaan – Apakah informasi yang ada dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan dan belajar?
(Utility - Will the information be useful for decisionmaking and learning?)
Indikator Perkembangan
Jangan gunakan kata-kata “increase” atau “improve” tetapi gunakan indikator yang terukur Anda dapat mengembangkan sistim indikator dengan angka yang menggambarkan kemajuan secara bertahap “ya” atau “tidak” juga dapat digunakan sebagai indikator kelengkapan penilaian
Program Monitoring Framework (PMF) Result
Indicators
Medium Term Results (Outcomes)
1. 2. 3.
Short-Term Results (Outputs)
1. 2. 3. 4.
Data Sources
Where?
Data Collection Methods
How?
Frequency
How often?
Responsibilities
Who will do the work?
Kerangka Monitoring Program (Program Monitoring Framework)
Sumber Data (Data sources) Metode Pengumpulan (Collection methods: interviews, self-assessments, site visits, reports) Frekuensi (Frequency: Short and medium term)
Data Collection Process
Collect data Develop database Data entry Analyze into information Report internally Integrate lessons into future plans
Proses data collection
Adalah penting bahwa kita harus mengumpulkan data yang digunakan untuk menilai apakah kita berhasil ….. Dan segara dirubah jika kita tidak berhasil. Jangan hanya sekedar mengumpulkan data tetapi data harus memberikan informasi tentang kemajuan kegiatan yang kita rencanakan
Pelaporan
Untuk setiap indikator kita harus
Apa saja dasarnya/titik awalnya Apa kemajuan yang bisa dikaji dan dicapai Dimana kita sekarang Apa alasan kegiatan tidak berjalan
Looking The Future
WASSALAMUALAIKUM
