Managementletter 2015 UW Samenwerking. Utrecht, 30 maart 2016

ra

Managementletter 2015 UW Samenwerking

Utrecht, 30 maart 2016

Deloitte Accountants B.V. Orteliuslaan 982 3528 BD Utrecht Postbus 3180 3502 GD Utrecht Nederland

Aan het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking Overtoom 1 3401 BK IJSSELSTEIN Onderwerp

Managementletter 2015

Behandeld door

drs. B. Teekens RA

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9980 www.deloitte.nl

Datum

30 maart 2016

Geachte leden van het Dagelijks Bestuur, Wij hebben de interim-controle voor de gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen terzake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2015 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Verder gaan wij in deze management letter in op de aangescherpte eisen aan de accountantscontrole en de consequenties hiervan op uw organisatie en de controle-aanpak. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door uw Algemeen Bestuur verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het uitvoeren van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie aanwezige tekortkomingen. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853

De bevindingen en aanbevelingen kunt u zien als constructieve aanwijzingen voor het bestuur en de directie als onderdeel van het continue proces om de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening te veranderen en te verbeteren. Graag bespreken wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen uitgebreid met u. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.D.H. Killeen RA MGA

In afschrift aan: - College van de gemeente Nieuwegein - College van de gemeente Montfoort

Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Inhoudsopgave


3114045490/2016.049175/MK/3

Inhoudsopgave Leeswijzer Belangrijkste bevindingen 3D’s: “Het sociale domein” Detailbevindingen interne beheersing Actiepunten jaarrekening 2015 Overige onderwerpen en actualiteiten Bijlagen Bijlage A: Reikwijdte van de controle 2015 Bijlage B: BBV notitie aanscherping grondexploitaties Bijlage C: Disclaimer en beperking in gebruik

5 7 15 20 29 32 35 36 37 40

3114045490/2016.049175/MK/4

Leeswijzer


3114045490/2016.049175/MK/5

Leeswijzer Inleiding

Met de opdrachtbevestiging van 15 september 2015 heeft uw Algemeen Bestuur ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2015. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging en is samengevat opgenomen in bijlage A bij deze managementletter.

Bijlage A

Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel al in het boekjaar zelf plaats. UW Samenwerking is de ambtelijke organisatie voor de gemeenten IJsselstein en Montfoort. Met bijvoorbeeld de begroting, de beleidsplannen en de subsidiebeschikkingen en -afspraken wordt nader invulling gegeven aan de te bereiken prestaties en effecten door UW Samenwerking in opdracht van de gemeenten. Voor wat betreft de inrichting van de bedrijfsvoering wordt uitgegaan van de filosofie van een regie organisatie. Dit betekent dat zoveel mogelijk uitvoerende taken zijn belegd bij verbonden partijen zoals gemeenschappelijke regelingen. Tegen de achtergrond van deze samenwerking hebben wij in deze interim management letter de bevindingen opgenomen die betrekking hebben op: 1. De eigen organisatie van de GR met processen als inkopen, ICT en personeel 2. De processen die UW Samenwerking uitvoert in opdracht van de gemeenten IJsselstein en Montfoort. Omdat de volledige bedrijfsvoering plaatsvindt binnen UW Samenwerking, hebben wij in overleg met u afgestemd dat wij geen management letters uitbrengen aan de afzonderlijke gemeenten Montfoort en IJsselstein. Per onderwerp is in deze brief aangegeven voor welke organisatie de bevinding of aanbeveling relevant is. Wij hebben de instemming van het bestuur van de GR en de colleges van de twee gemeenten ontvangen om deze brief ook aan de gemeenten Nieuwegein en Montfoort te verstrekken en te eveneens te beschouwen als de management letter aan deze gemeenten.

Bevindingen interne beheersing

Op verzoek van de organisatie hebben wij in december 2015 de interimcontrole uitgevoerd. Daarbij hebben wij de procesrisico’s onderzocht, waarbij wij ons primair hebben gericht op de opzet en het bestaan van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. In dit hoofdstuk zijn de detailbevindingen vanuit die controle opgenomen.

Pagina 9 tot en met pagina 21

3114045490/2016.049175/MK/6

Leeswijzer IT Audit

Wij hebben een IT survey laten uitvoeren om kennis te verkrijgen omtrent de IT omgeving binnen de organisatie. Het verkrijgen van inzicht in deze omgeving is van groot belang gelet op het toenemende belang van IT voor de bedrijfsvoering en gelet op IT risico’s zoals cybersecurity. Op dit moment hebben wij onze werkzaamheden voor de IT nog niet geheel afgerond. Wij zullen hierop terug komen in het accountantsverslag of eerder indien daartoe aanleiding is.

Actiepunten jaarrekening 2015

Met betrekking tot de attentiepunten voor de jaarrekeningcontrole 2015 en het opstellen van de jaarrekening 2015 hebben wij een apart hoofdstuk opgenomen in deze management letter.


Overige onderwerpen en actualiteiten

In hoofdstuk overige onderwerpen gaan wij onder andere in op de frauderisico-analyse die op dit moment onderhanden is, gemeentelijk vastgoed/ onderwijs-huisvesting, de wijzigingen in de verslaggevingsregels (Bbv), en de eenmalige invloed invoering Individueel Keuzebudget (IKB).


3114045490/2016.049175/MK/7

Belangrijkste bevindingen

Belangrijkste bevindingen


3114045490/2016.049175/MK/8

Belangrijkste bevindingen Inleiding

De afgelopen periode heeft in het teken gestaan van het opzetten van de werkorganisatie en het vormgeven van de taken binnen UW Samenwerking. De medewerkers hebben in een relatief korte periode een niet geringe prestatie op dit vlak neergezet. Inmiddels is de volgende fase aangebroken en kan er meer aandacht worden besteed aan het verstevigen van de bedrijfsvoering. Tegen deze achtergrond hebben wij onze bevindingen in deze management letter ingericht. Tijdens de interim-controle hebben wij de interne beheersing van processen onderzocht die relevant zijn in het kader van onze opdracht tot controle van de jaarrekening van UW Samenwerking en de gemeenten. Dit betekent dat wij met name de volgende processen hebben onderzocht:       

Inkopen en aanbestedingen Betalingen Personeelskosten Toezicht op uitbestede taken Tussentijdse cijfers Subsidieontvangsten en subsidieverstrekkingen Sociaal domein zoals 3D’s

Onze tussentijds uitgevoerde werkzaamheden leiden tot de volgende belangrijkste aandachtspunten    

Het verder verankeren van de planning en control cyclus en de totaalregie op bedrijfsvoeringsprocessen; het verstreken van de regie op de verbonden partijen en organisaties waaraan (uitvoerende) taken zijn uitbesteed inclusief de rol van de prestatieanalist; beschrijving van de belangrijkste processen en de daarin opgenomen belangrijkste beheersingsmaatregelen; versteviging van de het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie, het risicomanagement en frauderisico analyse.

Op deze onderwerpen gaan wij onderstaand in. Onze belangrijkste bevindingen op detailniveau van de processen hebben betrekking op: ‒ ‒

Invoeren van preventieve en detective controles inzake naleving Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Uitvoeren van periodieke analyse van de begrote versus gerealiseerde opbrengsten met betrekking tot de opbrengsten (zoals verhuur en plaatselijke belastingen en heffingen).

3114045490/2016.049175/MK/9

Belangrijkste bevindingen Planning en control

De huidige werkorganisatie werkt volgens procesmatig werken. Daarbij wordt er gebruik gemaakt van de specifieke kennis van medewerkers op de diverse beleidsterreinen, waarbij volgens de gekozen managementstructuur uit wordt gegaan van de eigen verantwoordelijkheid voor de inhoud. Het sturen van de medewerkers in hun inzet en procesuitvoering vindt plaats door coaching. Door deze werkwijze worden de verantwoordelijkheden laag in de organisatie neergelegd, wat het voordeel kan hebben voor efficiënte uitvoering en werkbaarheid. In een aantal processen is verder onderscheid gemaakt tussen een medewerker die verantwoordelijk is voor beleid en een medewerker die zich richt op bedrijfsvoering en uitvoering. Deze werkwijze brengt wel een aantal aandachtspunten met zich mee die naar onze mening (meer) aandacht verdienen. Deze hebben betrekking op: 

De activiteiten die betrekking hebben op de management en financial control functie komen samen bij twee concernadviseurs binnen UW Samenwerking. Dit geldt ook voor proces overstijgende, organisatie brede taken. Deze rol en verantwoordelijkheden zijn niet expliciet belegd en ingekaderd, maar zijn tegen de achtergrond van de zich ontwikkelende organisatie nog impliciet gebleven. Wij zijn er voorstander van deze taken duidelijk te beleggen ten einde de regie en het totaaloverzicht vanuit controllersperspectief sterker te borgen.



Verbetering van de tussentijdse (financiële) informatie. Ook hier kan een ‘controllersfunctie’ een belangrijke rol in spelen.

Inmiddels heeft UW Samenwerking geconstateerd dat een aantal taken zich niet of niet goed laten uitbesteden. Daarbij dient gedacht te worden aan ICT, back office activiteiten, de BOA’s en de klantcontactbalie. Deze taken worden nu samengebracht in UW Bureau waar binnen de taken op een klassieke wijze zullen worden ingericht en aangestuurd omdat dit beter past bij de aard van de werkzaamheden.

Toezicht op:

Toezicht service organisatie / verbonden partijen

- service-organisaties / verbonden partijen

Vanuit de regie filosofie maken de gemeenten in grote mate gebruik van andere organisaties (verbonden partijen) voor het uitvoeren van uitvoerende en administratieve processen. Hierdoor komt er meer nadruk te liggen op het toezicht houden op de uitvoerende organisaties. Daartoe is de rol van de prestatie analist ingesteld.. Deze medewerkers hebben bijvoorbeeld periodiek overleg met de verantwoordelijken van de uitvoerende organisaties over de voortgang en ontvangen en beoordelen periodiek begrotingen, voortgangsrapportages en financiële verantwoordingen.

- GR UW Samenwerking

Wij constateren dat nog niet in alle gevallen toereikende detailafspraken zijn gemaakt over de wijze waarop het toezicht uitgevoerd dient te worden. Vragen als welke informatie moeten wanneer worden beoordeeld en welke toetspunten zijn hierbij aan de orde, wat leggen we hiervan vast, wat is de communicatieroute bij escalatie bij afwijkingen, etc. Dit is essentieel om te kunnen toetsen op de kwaliteit van de uitvoering en de rechtmatigheid van de financiële transacties. Wij bevelen aan een uniforme wijze van monitoring te implementeren.

3114045490/2016.049175/MK/10

Belangrijkste bevindingen Wij hebben overigens begrepen dat UW Samenwerking dit aandachtspunt zelf ook heeft onderkend en een extra prestatieanalist aan het werven is. Deze medewerker kan zonder belast te zijn met de dagelijkse beslommeringen zorgen voor het integrale toezicht op de naleving van dienstverleningsovereenkomsten. Wij vinden dat een goede zaak. Toezicht op GR UW Samenwerking Tijdens onze interim controle hebben wij ook met de organisaties stilgestaan bij de vraag hoe het toezicht op de door de gemeenten Montfoort en IJsselstein uitbestede taken aan UW Samenwerking is geborgd. Bij de inrichting van het samenwerkingsmodel is het een bewuste keuze geweest dat GR UW Samenwerking ook zelf toezicht uitvoert op de uitvoering van haar taken. Binnen de gemeenten zelf is immers geen ambtelijk apparaat meer aanwezig. Doordat de gemeentesecretaris van IJsselstein directeur van UW Samenwerking is wordt de brugfunctie tussen wat er speelt bij de gemeenten en de ambtelijke organisatie ingevuld. Dit vindt tevens zo plaats vanuit de gemeente Montfoort. Wij vinden het van belang te benadrukken dat de gemeentesecretarissen een belangrijke taak hebben binnen de governance structuur als eindverantwoordelijk toezichthouder op de GR en adviseren om die rol ook telkens goed te blijven benadrukken en geborgd te houden.

Risicomanagement en Frauderisicoanalyse

In het huidige tijdsgewricht is steeds meer aandacht voor risicomanagement en frauderisicoanalyse. Dit heeft alles te maken met de eisen die aan publieke organisaties worden gesteld vanuit het oogpunt van transparantie, imago en reputatie (licence to operate). Vanuit accountantsperspectief kijken wij ook steeds kritischer naar deze onderwerpen vanuit onze eigen kwaliteitsagenda en de verzwaarde eisen die aan de accountantscontrole vanuit maatschappelijke ontwikkelingen en door onze toezichthouder (AFM) worden gesteld. Tegen deze achtergrond vragen wij aandacht voor de onderwerpen risicoanalyse, fraudebeleid en procesbeschrijvingen. Wij hebben geconstateerd dat het risicomanagement binnen uw organisatie zich nog verder dient te ontwikkelen. Wij stellen hierbij voor dat een organisatiebrede risicoanalyse door een doorsnede van de organisatie (van bestuur tot uitvoering) gezamenlijk wordt opgesteld c.q. geactualiseerd. Vervolgens brengt u per risico in kaart wat de hoogte en kans van het risico is en formuleert u de getroffen beheersingsmaatregelen. Voor de goede orde, dit gaat dus verder dan hetgeen in het jaarverslag wordt gerapporteerd over het weerstandsvermogen. Een dergelijke risicoanalyse kan tevens als basis dienen voor een verbijzonderd intern controleplan waarmee het wordt verankerd in de reguliere planning – en controlcyclus. Wij menen dat het op effectieve en efficiënte wijze bereiken van uw doelstellingen gebaat is bij een goed inzicht in de interne beheersing en een periodieke (her)evaluatie van het functioneren daarvan. Gelet op het belang van een interne risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en een actuele interne beheersing attenderen wij u op de folder ‘Interne beheersing in de praktijk; are you in control?” en benadrukken het belang van periodieke risicoanalyses als vast onderdeel van het interne controlesysteem dat erop is gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten inschatten en het daarop toespitsen van de interne beheersing

3114045490/2016.049175/MK/11

Belangrijkste bevindingen Onderdeel van deze risicoanalyse zijn ook de frauderisico’s. Daarom bevelen wij aan om deze risicoanalyse ook te voorzien van frauderisico’s. Dit is een zeer actueel thema, met name in de publieke sector, mede ingegeven door recente fraudegevallen, de transparantie die de maatschappij verlangt van organisaties inzake dit onderwerp. Tevens is het van belang met betrekking tot reputatie en imago en vanuit bestuurdersaansprakelijkheid om een goede frauderisicoanalyse op te stellen. Daarom hebben wij als onderdeel van onze controle u verzocht inzicht te geven in uw inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het toezichthoudend orgaan. Wij hebben daarbij vastgesteld dat het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses geen zichtbaar onderdeel vormt van de interne beheersingsomgeving. Wij hebben uit onze gesprekken overigens zeker wel de indruk dat u belang hecht aan het onderwerp fraude. Doordat zaken op dit onderwerp veelal nog impliciet blijven, loopt uw organisatie het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven. Wij vragen daarom uw aandacht voor het periodiek uitvoeren van een frauderisicoanalyse door het management, de directie en het bestuur. Hierin verwachten wij in ieder geval vanuit een tweetal invalshoeken een inschatting van de frauderisico’s: 1. Het risico van onrechtmatige onttrekkingen van geld en/of goederen. 2. Het risico dat personen de financiële verslaggeving gebruiken om daar beter van te worden of uitkomsten beïnvloeden omdat dat beter uitkomt. Wij verzoeken u na het periodiek opstellen van de frauderisicoanalyse deze af te stemmen met het algemeen bestuur en hiervan adequate vastlegging te maken. Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneelkritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende en het bestuur. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw organisatie, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Van deze vertegenwoordigers hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Hoewel wij, zoals 3114045490/2016.049175/MK/12

Belangrijkste bevindingen hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze interim-controle hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Procesbeschrijvingen

De recente (economische) ontwikkelingen zorgen voor een stroomversnelling met zowel kansen als uitdagingen. Een goede interne beheersing geeft uw organisatie grip op het realiseren van uw doelen. De basis voor het inzicht in en de onderbouwing van de interne beheersing is een SMART beschrijving van de interne beheersingsmaatregelen die uw organisatie heeft getroffen voor de belangrijkste processen. Belangrijk hierbij is dat per belangrijkste beheersingsmaatregel volgens de 6w methode is beschreven wie wat doet, wanneer, met welk doel dit wordt vastgesteld, etc. Wij hebben geconstateerd dat UW Samenwerking nog niet over dergelijke, actuele procesbeschrijvingen beschikt. Zo is voor belangrijke maatregelen van interne beheersing geen documentatie voorhanden die illustreert wie wat doet, waarom, wanneer, waarmee en met welke uitkomst. Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die voor u als bestuur onopgemerkt blijven. Wij dringen erop aan de processen zoals hier bedoeld alsnog te beschrijven. Daarin kan ook nadrukkelijk de rol van de prestatieanalist worden uitgewerkt zoals hierboven aanbevolen.

Zelfcontrolerend vermogen

Wij hebben gezamenlijk geconstateerd dat in 2015 geen structurele eigen invulling door de organisatie is gegeven aan de verbijzonderde interne controle functie. U heeft ons gevraagd om, als aanvulling op de accountantscontrole, een intern controleplan voor te bereiden en vervolgens deze werkzaamheden alsnog over 2015 uit te voeren. Die werkzaamheden zijn onderhanden. Wij vinden het van belang dat met dit intern controleplan voor de organisatie een basis wordt gelegd om vanaf 2016 zelf weer invulling te geven aan de verbijzonderde interne controle. Dit past bij een volwassen organisatie die zelf in control wil zijn. Naast het intern controle plan zijn belangrijke bouwstenen hiervoor de organisatiebrede risicoanalyse en de frauderisico analyse in combinatie met de op te stellen procesbeschrijvingen. Graag blijven wij met u in overleg om dit nader invulling te geven.

3114045490/2016.049175/MK/13

Belangrijkste bevindingen Automatisering

Op grond van de Wet computercriminaliteit en artikel 2:393 BW zijn wij verplicht verslag uit te brengen over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij hebben in het najaar van 2015 een IT survey uitgevoerd om kennis te verkrijgen van de automatiseringsomgeving en het onderkennen van mogelijke risico gebieden. In het voorjaar van 2016, in ieder geval voor de afronding van de jaarrekeningcontrole, zullen wij naar aanleiding van deze survey een nadere controle uitvoeren gericht op het verkrijgen van zekerheid over de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking en application controls. Indien er belangrijke bevindingen zijn zullen wij dat uiteraard eerder met u bespreken.

Detailbevindingen

Op de volgende pagina’s geven wij een overzicht van de detailbevindingen van onze interim-controle. Per onderzochte interne beheersmaatregel geven wij middels een kleurenscore een indicatie gegeven van het belang van de te ondernemen acties. Deze inschatting is louter bedoeld om een vorm van onderscheid aan te brengen tussen de aard van de individuele bevindingen. U kunt aan het gemaakte onderscheid geen conclusies verbinden. Het bestuur is verantwoordelijkheid voor een zodanige interne beheersing als dat zij noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

3114045490/2016.049175/MK/14

3D’s: “Het sociale domein”

3D’s: “Het sociale domein”


3114045490/2016.049175/MK/15

3D’s: “Het sociale domein” Inleiding 3D’s

Gemeenten zijn vanaf 2015 verantwoordelijk voor de uitvoering van (extra) taken op het terrein van de Jeugdwet, Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en Participatiewet. Deze worden ook wel de “3 decentralisaties” (3D’s) genoemd: Participatiewet, als samenvoeging WWB, WSW, Wajong. Wmo 2015, met de ‘oude’ WMO en de overheveling van langdurige zorg vanuit de AWBZ. Naast de huishoudelijke ondersteuning is hier bijvoorbeeld begeleiding, kortdurend verblijf en dagbesteding bij gekomen. Jeugdwet: een overheveling van taken vanuit provincie en rijk. Om deze verantwoordelijkheid vorm te geven heeft u grote inspanningen geleverd om tijdig de benodigde contracten te sluiten met zorgaanbieders, administraties in te richten, etc. Gedurende de implementatiefase is ‘de winkel’ vanzelfsprekend open gebleven: prioriteit was en blijft continuering van de zorgverlening.

Prioriteit voor 2015: controle en verantwoording

Prioriteit voor 2015 voor gemeente IJsselstein en Montfoort was en is de financiële beheersing van de 3D’s. Het inregelen van de verantwoording en controle blijkt een complexe uitdaging, ook gezien de vele overgangsregelingen (bestaande afspraken). Deze uitdaging is een te begrijpen gevolg van de transitie, de contractering die in 2014 onder hoge druk tot stand is gekomen, het ontbreken van een landelijk normenkader of controleprotocol en het nog onvoldoende ingeregeld zijn van de administratieve processen tussen en bij gemeente IJsselstein en zorgaanbieders. Hierdoor loopt de informatie-uitwisseling met de zorginstellingen vaak nog niet soepel en is bijvoorbeeld de naleving van de contractvoorwaarden nog niet altijd in beeld. In veel gevallen is het op dit moment daarom niet mogelijk om een betrouwbare verantwoording van de kosten van de ‘3D’s’ op te stellen. Dat kan ook gevolgen hebben voor de jaarrekening 2015 en de accountantscontrole daarvan. U bent hierover al geïnformeerd door de VNG. Ook heeft de VNG een zogenaamde model oplegger gepubliceerd, die gemeenten ondersteunt bij wijzigingen in en het nader vorm en inhoud geven van de contractafspraken. De zorginstellingen zijn eerder door Coziek (sectorcommissie NBA) over de problematiek geïnformeerd. Advies vanuit zowel VNG als Coziek is om met de contractpartners in overleg te gaan en op lokaal niveau afspraken te stroomlijnen. Heel recent heeft de NBA u een brief gestuurd, waarin zij nogmaals de problematiek beschrijven en aandringen op korte termijn actie te ondernemen om de stand van zaken helder in beeld te krijgen. Tijdens de interim-controle hebben wij middels een “quick scan” deze stand van zaken in beeld gebracht. De uitkomsten zijn onderstaand weergegeven en geven u input voor een actieplan voor de komende periode.

3114045490/2016.049175/MK/16

3D’s: “Het sociale domein” Legenda quick scan

De spelregels



Direct actie vereist: opnemen in actieplan 2015  met verwijzing naar actiepunten.

O

Actie is gewenst maar niet strikt noodzakelijk voor 2015*. Hierbij is het belangrijk om niet alleen terug te kijken naar 2015, maar vooral ook vooruit te kijken met als vraag: ‘Hoe zorgen we ervoor dat onze gemeente de situatie vanaf 1 januari 2016 volledig onder controle heeft?



Vooralsnog voldoende in opzet; actie te overwegen na evaluatie controle 2015.

  

De set van geldende regels en afspraken zijn beschreven in diverse stukken zoals de gemeentelijke verordeningen en beleidsregels. De gemeente IJsselstein beschikt nog niet over een geactualiseerd normenkader 2015 met inzicht in deze totale set aan geldende regels, voortvloeiend uit de landelijke materiewetten enerzijds en de lokale kaderstelling anderzijds (verordeningen vastgesteld door de raad). IJsselstein: Inzake de samenwerking binnen de regionale back-office lekstroom (RBL) gemeenten is een concept dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor de gemeente opgesteld en wij hebben begrepen ook inmiddels vastgesteld. Deze DVO bevat nog weinig afspraken rondom controle en verantwoording over de uitvoering door de RBL. Wij adviseren deze afspraken alsnog te maken en te formaliseren. De relevante elementen uit contracten met externe partijen (zijnde ketenpartners, samenwerkingsverbanden en zorgaanbieders) zijn nog niet in het normenkader opgenomen. Toelichting: een bijzonder element in de rechtmatigheidscontrole rondom het sociaal domein is dat uw gemeente in grote mate afhankelijk is van de uitvoering van deze taken en de aanlevering van informatie hierover door derde partijen (zorgaanbieders). Uw gemeente heeft hiertoe contracten gesloten met zorgaanbieders. De bepalingen in deze contracten vallen alleen onder het normenkader voorzover deze (recht-, hoogte- en duur-) bepalingen raken uit de externe wet- en regelgeving en de gemeentelijke verordeningen. Ook deze contractuele bepalingen dienen te worden opgenomen in het normenkader, dit betreft in het bijzonder de individuele afspraken over termijnen en prijzen.

1

Actie: het normenkader 2015 moet nog door u worden geactualiseerd; dit betreft de inventarisatie van de bepalingen van recht, hoogte en duur in de externe wet- en regelgeving en uw eigen verordeningen. Voor wat betreft de externe regelgeving komt het Ministerie van VWS met een normenkader sociaal domein. Dit normenkader moet nog aan uw raad worden voorgelegd en vervolgens worden vertaald naar een toetsingskader.

3114045490/2016.049175/MK/17

3D’s: “Het sociale domein” Gemeente IJsselstein en Montfoort hebben een groot gedeelte van de taken inzake de 3D’s uitbesteed, slechts De financiële een beperkt deel wordt intern uitgevoerd. Dit betreft met name de (tussentijdse) interne monitoring op de O geldstromen declaraties van de zorgaanbieders in relatie tot de bevoorschotting en het budgetplafond. In de monitor sociaal domein worden de geldstromen met betrekking tot het Participatiebudget, WMO en Jeugdzorg alsmede de verschillende deelbegrotingsposten gemonitord. Omdat een actueel inzicht in de werkelijk gerealiseerde kosten per leverancier jeugdzorg ontbreekt, is er onvoldoende zicht op de uitputting van deze budgetten.

2 Uitvoering VIC, PGB

O 3



Actie: Jeugdzorg: blijf zorgaanbieders aanspreken op het naleven van de nagekomen afspraken rondom (tussentijdse) informatievoorziening en facturatie (IJsselstein via RBL).

De uitvoering van het IC-plan, met name het onderdeel vaststellen prestatielevering van de geleverde zorg, dient nog plaats te vinden. Actie IJsselstein: Zie er vanuit uw opdrachtgeverschap richting de regionale back office op toe dat de verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd. De documentatie van de toetsingscriteria recht, hoogte en duur met betrekking tot de toekenning van zorg (zowel zorg in natura, PGB’s als toekenning in het kader van participatie / re-integratie) is nog niet dusdanig geregistreerd en procesmatig geborgd dat een koppeling kan worden gelegd met de verantwoordingen van de zorgaanbieders en andere partijen. Toelichting: Binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet kunnen mensen aanspraak maken op een persoonsgebonden budget (PGB) om in hun zorg te voorzien. De SVB betaalt in opdracht van de budgethouders de zorgverleners en zorginstellingen uit. Dit heet trekkingsrecht. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van het PGB, de SVB verzorgt slechts een deel van de administratie. De gemeente voert het administratieve proces van het PGB uit. De gemeente controleert of de afspraken met de zorgverlener voldoen aan het persoonlijk/budget plan. Dit heet de ‘zorginhoudelijke toets’. De SVB voert alleen de arbeidsrechtelijke toets uit en controleert of alle betalingen overeenkomen met de goedgekeurde zorgovereenkomst. De SVB controleert in 2015 nog niet actief op het aantal ingezette en gefactureerde uren. Wel controleert de SVB op onder andere het maximumtarief en of het budget niet wordt overschreden.

O

Er is tussentijds beperkt inzichtelijk in hoeverre de gemeente IJsselstein en Montfoort de juiste informatie krijgen van de ketenpartners over de uitvoering van het beleid, de voortgang de contractuele afspraken / prestaties / doelen en hoe de prestaties worden gemeten.

3114045490/2016.049175/MK/18

3D’s: “Het sociale domein” tijdige verantwoording over de getrouwheid en rechtmatigheid van de bestedingen is in opzet gewaarborgd op basis van de contractuele afspraken over de wijze van verantwoording door de uitvoeringsorganisaties.  Een Voor het bepalen van de volledigheid van de op te nemen verplichting per 31 december inzake nog te ontvangen facturen van zorgaanbieders kan de gemeente mogelijk (slechts) gedeeltelijk gebruik maken van de informatie uit haar eigen administratie over indicering en de contracten met de zorgaanbieders. De gemeente zal dan ook afhankelijk zijn van informatie van de zorgaanbieders. Bijvoorbeeld voor wat betreft de feitelijk geleverde zorg, overgangscliënten en overlopende trajecten in de jeugdzorg kan dit het geval zijn. De volledigheid zal dus moeten worden gewaarborgd middels afstemming met de zorgaanbieders via een opgave van de openstaande en nog te factureren trajecten, welke eventueel door een accountant wordt gecontroleerd en gecertificeerd. Actie: op basis van de kwartaalrapportages is een overzicht opgesteld met verstrekte voorschotten en ontvangen declaraties per beleidsveld. Deze dient per jaareinde bijgewerkt te worden. Op basis hiervan kan een risicoanalyse afgemaakt worden inzake de uitgaven die per 31 december 2015 als lasten in de jaarrekening staan. Dit kan een onderdeel zijn van de vaststelling door de gemeente dat de prestaties redelijkerwijs geleverd zijn en daarmee bestedingen getrouw zijn.

3114045490/2016.049175/MK/19

Detailbevindingen interne beheersing



3114045490/2016.049175/MK/20

Detailbevindingen interne beheersing Significante tekortkoming in de interne beheersing*. Direct actie vereist. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie gewenst. Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie te overwegen.

1

NALEVING EUROPESE AANBESTEDINGSWETGEVING

Bevinding

De inkoop van goederen- en diensten binnen UW Samenwerking is deels gedecentraliseerd. Om te waarborgen dat inkopen plaatsvinden conform het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid adviseert een inkoopadviseur van stichting Inkoopbureau de budgethouder omtrent de te volgen aanbestedingsprocedure. De verantwoordelijkheid voor het naleven van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid ligt echter bij de budgethouder, waarbij de inkoopadviseur enkel een ondersteunende functie biedt. Dit een gebruikelijke inrichting van het proces. Wel vraagt het ook een interne controle achteraf om vast te stellen dat het inkoopbeleid en dan met name de Europese aanbestedingsrichtlijnen daadwerkelijk zijn nageleefd. Wij hebben vastgesteld dat binnen UW Samenwerking geen zichtbare detective controles zoals een (tussentijdse) spendanalyse plaatsvindt om naleving van het Inkoop en Aanbestedingsbeleid periodiek vast te stellen.

Risico

De organisatie loopt het risico dat het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid niet wordt nageleefd, waardoor mogelijk niet aan de Europese aanbestedingswetgeving wordt nageleefd. Daarnaast loopt de organisatie een operationeel risico dat inkoopvoordelen niet volledig worden gerealiseerd omdat reeds aanwezige contracten niet ten volle worden benut.

Aanbeveling

Wij adviseren u meer vanuit een centrale benadering de inkoopfunctie en de tussentijdse vaststelling van de naleving van het inkoopbeleid in te richten. Dit kan goed door de spendanalyse 1 keer tussentijds uit te voeren in september en dan nog een keer na afloop van het boekjaar voor de resterende maanden.

Bevinding relevant voor

UW Samenwerking Gemeente Montfoort Gemeente IJsselstein

3114045490/2016.049175/MK/21


2

DOCUMENTATIE PRESTATIELEVERING

Bevinding

De inkoop van goederen- en diensten is binnen de UW Samenwerking deels gedecentraliseerd. Budgethouders zijn hierin vrij om bestellingen te plaatsen. Na ontvangst van de factuur op de afdeling financiële administratie wordt de factuur door middel van routing aangeboden bij de verantwoordelijke budgethouder. Autorisatie van facturen door de budgethouder geschiedt op basis van leveringsdocumentatie, welke echter niet altijd zichtbaar is vastgelegd of wordt opgeslagen. Levering van de prestatie is veelal vastgesteld op basis van mondelinge bevestiging. Er zijn geen eenduidige afspraken over de wijze waarop de budgethouders de controle op de feitelijke prestatielevering uit dienen te voeren en hoe deze werkzaamheden vastgelegd dienen te worden.

Risico

Het risico bestaat dat de interne procedures omtrent het budgethouderschap niet altijd worden nageleefd waardoor achteraf de prestatielevering mogelijk niet meer achteraf kan worden vastgesteld.

Aanbeveling

Wij adviseren u om tijdens zowel het proces van centralisatie van de inkoopfunctie als gedecentraliseerde proces, (waar mogelijk) prestatieleveringsdocumenten toe te voegen aan de workflow binnen Key2Financiën c.q. in de verbijzonderde interne controle toe te zien op de naleving van deze instructie.



3114045490/2016.049175/MK/22


3

WAARDERING VOORZIENINGEN

Bevinding

Wij hebben vastgesteld dat er geen actuele position papers beschikbaar zijn voor de ingestelde voorzieningen, zoals groot onderhoud. Het opstellen van een position paper met betrekking tot de voorzieningen is gewenst, omdat daaruit het standpunt ten aanzien van het gevoerde beleid en de gemaakte schattingen voor de waardering van de voorziening blijken.

Risico

Bij het ontbreken van een position paper kan er onduidelijkheid ontstaan over de inschatting die de organisatie zelf heeft gemaakt. Reden daarvan kunnen zijn dat de benodigde informatie voor de beoordeling van de schattingen niet tijdig beschikbaar is, dat de gemaakte inschatting ontoereikend is onderbouwd, of dat onjuiste parameters zijn toegepast.

Aanbeveling

Wij verzoeken u om voor de aanvang van de jaarrekeningcontrole een position paper op te stellen waaruit per voorziening blijkt wat de inschatting van de organisatie is over de omvang van de gevormde voorziening.


Gemeente Montfoort Gemeente IJsselstein

3114045490/2016.049175/MK/23


4

VOLLEDIGHEID EN JUISTHEID CONTRACTENREGISTER

Bevinding

Het contractenregister wat als basis dient voor de facturering van gemeentelijke panden bij langdurige verhuur betreft een Excel bestand in een gedeelde digitale omgeving. In dit Excel bestand staan de gemeentelijke panden beschikbaar voor verhuur genoteerd inclusief voorwaarden als duur en contractuele huurprijs. Mutaties vinden alleen handmatig plaats. Alle medewerkers van de afdeling accommodaties kunnen muteren in dit excel bestand, er vindt verder geen controle plaats op de mutaties.

Risico

Het risico bestaat dat verhuuropbrengsten niet juist en volledig zijn weergegeven.

Aanbeveling

Wij adviseren u het Excel bestand te converteren naar een subadministratie, waar de mutatiebevoegdheden toebedeeld kunnen worden aan een aantal medewerkers. Bovendien is het wenselijk om het contractenregister periodiek (per kwartaal) aan te sluiten op de activa staat.



3114045490/2016.049175/MK/24


5

BEVOEGDHEDEN BETALINGEN EN MANDATENREGISTER

Bevinding

De bevoegdheden tot het zetten van de eerste en de tweede handtekening in het BNG-internetbankierensysteem sluit niet aan op het Mandatenregister. Zo zijn de medewerker Planning & Control en de medewerker Salarisadministratie cf. het Mandatenregister niet bevoegd tot het zetten van de tweede handtekening. Deze bevoegdheid hebben zij in de praktijk wél. Daarnaast is er een functionaris inmiddels uit dienst getreden en is er een functionaris overgestapt naar een andere afdeling, maar hebben zij in het BNG-internetbankierensysteem nog wel de bevoegdheid tot het zetten van de eerste handtekening.

Risico

Mogelijk risico om onrechtmatige bestellingen

Aanbeveling

Wij bevelen aan de bevoegdheden in de betalingsapplicatie op te schonen en te beperken op hetgeen in het mandatenregister is vastgesteld.



3114045490/2016.049175/MK/25


6

APPLICATIEBEHEER FA / FUNCTIEVERMENING

Bevinding

De applicatiebeheerder van de financiële administratie is tevens in het BNG-internetbankierensysteem bevoegd tot het zetten van de finale / tweede handtekening.

Risico

Deze functievermenging vormt een risico t.a.v. de beveiliging van het geautomatiseerd systeem. Mogelijk onrechtmatige betalingen

Aanbeveling

Wij adviseren deze functievermenging op te lossen door de bevoegdheden aan te passen.



3114045490/2016.049175/MK/26


7

VERPLICHTINGENADMINISTRATIE

Bevinding

Binnen de projectadministratie is er een verplichtingenadministratie aanwezig, maar er wordt geen gebruik gemaakt van een verplichtingenadministratie voor inkopen die leiden tot exploitatiekosten. Het zaaksysteem 'Mozard' fungeert als contractenregister, echter; de volledigheid hiervan is niet gewaarborgd. Hiermee is er intern geen zicht op de volledigheid van bestaande verplichtingen/verwachte lasten en op de geldigheid van de bestaande contracten.

Risico

Het risico bestaat dat geen volledig inzicht aanwezig is in de (nog resterende) verplichtingen en daarmee schuldpositie van de organisatie

Aanbeveling

Wij adviseren de mogelijkheden voor het instellen van een verplichtingenadministratie te onderzoeken



3114045490/2016.049175/MK/27


8

SUBSIDIEREGISTER

Bevinding

Tijdens de interim-controle hebben wij geconstateerd dat er geen centraal subsidieregister is ingericht voor de ontvangen subsidiebaten.

Risico

Door het ontbreken van een centrale subsidieregistratie bestaat het risico dat u de subsidiebaten of daarmee verband houdende transitorische balansposten niet volledig verantwoord. Daarnaast beschikt u niet over een beheersinstrument om te waarborgen dat subsidiemiddelen tijdig worden verantwoord in het kader van de definitieve vaststelling en dat tussentijds intern is gewaarborgd dat de voorwaarden worden nageleefd, om negatieve verassingen in de vorm van niet subsidiabele kosten te voorkomen.

Aanbeveling

Wij adviseren u een centrale registratie van de subsidie-inkomsten in te richten en deze vervolgens onderdeel te maken van de verbijzonderde interne controle. .



3114045490/2016.049175/MK/28




3114045490/2016.049175/MK/29

Actiepunten jaarrekening 2015 Actiepunten jaarrekening 2015 (algemeen)

De belangrijkste actiepunten voor het opstellen en de controle van de jaarrekening 2015 betreffen: 

De jaarrekening 2015 van gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking moet voldoen aan het Besluit Begroting en Verantwoording (Bbv). Wij verzoeken u hierop een integrale check uit te voeren. Wij zullen u hiervoor een checklist doen toekomen.



Het opleveren van onderbouwende informatie voor de jaarrekeningcontrole. Een overzicht van de benodigde documentatie zullen wij u voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole beschikbaar stellen.



Voorbereiding van de stukken ten behoeve van (aanvullende) gegevensgerichte controles waaronder Europese Aanbestedingen en Inkopen Goederen- en Diensten.



Opstellen van position papers voor de schattingselementen (voorzieningen) in de jaarrekening.



Onderbouwingen van de prestatieverklaringen om de rechtmatigheid van de inkopen c.q. investeringen vast te stellen. Het ontbreken van de deze onderbouwingen in de procesgang en de geconstateerde bevindingen in de automatiseringsomgeving leiden voor ons tot aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden.



Afwikkelen van een spendanalyse over de resterende maanden 2015 (een analyse van alle crediteuren 2015 met ter vergelijking ook 2014 opgenomen) om vast te stellen dat is voldaan aan de EU aanbestedingsregels.



Uitvoeren van analyse van het gehele personeelsbestand om na te gaan of de normen voor de WNT niet worden overschreden. Hierbij specifiek aandacht besteden aan het vertrek (vaststellingsovereenkomst, ontslagvergoeding) en de indiensttredingen (aard van het contract) van top functionarissen.



Afronding van de waarnemingen in het kader van de verbijzonderde interne controle.

Voor een efficiënte en effectieve accountantscontrole binnen de met uw organisatie afgesproken planning en prijsafspraken, is het noodzakelijk dat de gevraagde gegevens en uit te voeren werkzaamheden beschikbaar en afgerond zijn voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole 2015.

3114045490/2016.049175/MK/30

Actiepunten jaarrekening 2015 Onderbouwing van voorzieningen

Vooral de voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s en de voorzieningen ter egalisering van kosten zijn naar hun aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de UW Samenwerking en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zullen zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Omdat schattingen per definitie subjectief zijn, besteden wij als uw accountant nadrukkelijk aandacht aan de onderbouwing en redelijkheid van de aannames van het college en het management. Voor de jaarrekeningcontrole 2015 is het van belang dat u position papers opstelt waarin de aannames en uitgangspunten van de voorzieningen zijn opgenomen en dat u een adequate onderbouwing heeft voor alle (mogelijk te vormen) voorzieningen voor verplichtingen en risico’s (middels beschrijving van de schattingsmethoden, uitgangspunten) daarbij alsmede scenario-analyses. Ook voor de voorzieningen voor groot onderhoud en pensioenverplichtingen dienen onderbouwingen aanwezig te zijn (middels actuele en op de jaarrekening 2015 aansluitende beheerplannen resp. actuariële berekeningen).

Inzet van specialisten door UW Samenwerking

In bepaalde gevallen – als UW Samenwerking de kennis en deskundigheid niet ‘in huis’ heeft – schakelt uw organisatie externe deskundigen in, bijvoorbeeld voor het actuarieel berekenen van de pensioenverplichtingen, het opstellen van onderhoudsplannen of het doorrekenen van de grondexploitaties. Uw organisatie is en blijft in voorkomende gevallen verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de controle-informatie die door de betreffende specialist is opgesteld. Hierna werken wij nader uit wat wij van uw gemeente aan controles en documentatie verwachten. Als controle-informatie is opgesteld door een door de UW Samenwerking ingeschakelde deskundige, is en blijft de organisatie zelf verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van deze informatie. Deze verantwoordelijkheid maakt u zichtbaar door: 1. De competentie, de capaciteiten en de objectiviteit van de deskundige te beoordelen en te documenteren. 2. Inzicht te krijgen in het werk van de deskundig. 3. Een evaluatie op te stellen van de geschiktheid van de werkzaamheden van de deskundige als basis voor betrouwbare controle-informatie. Van UW Samenwerking verwachten wij dat u voor de qua omvang en/of risico’s belangrijkste processen en posten waarvoor een deskundige is ingeschakeld, de voornoemde werkzaamheden uitvoert en documenteert. Voor de accountantscontrole van de jaarrekening zijn onder andere de berekening van de benodigde pensioenvoorziening alsmede de externe validering van de uitgangspunten voor voorzieningen significant. Voor een efficiënte en effectieve accountantscontrole binnen de met UW Samenwerking afgesproken planning en prijsafspraken, is het noodzakelijk dat de gevraagde gegevens en uit te voeren werkzaamheden – afhankelijk van het moment waarop de deskundigen zijn ingezet – beschikbaar en afgerond zijn voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole 2015. 3114045490/2016.049175/MK/31


Overige onderwerpen en actualiteiten


3114045490/2016.049175/MK/32

Overige onderwerpen en actualiteiten Gemeentelijk vastgoed / onderwijshuisvesting (algemeen gemeentelijk aandachtspunt, niet specifiek voor UW Samenwerking)

In algemene zin wijzen wij u graag op het volgende onderwerp. Gemeenten zijn vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk voor nieuwbouw en uitbreiding van gebouwen en schoolbesturen zijn verantwoordelijk geworden voor het onderhoud en aanpassingen van schoolgebouwen. Recent heeft staatssecretaris Dekker aangegeven een vrijwillige doordecentralisatie van onderwijshuisvestingsverantwoordelijkheden van gemeenten naar onderwijsinstellingen te willen stimuleren. Bij een doordecentralisatie is voor de gemeente van belang om in het kader van risicomanagement concreet invulling te geven aan de zorgplicht, sturingsinstrumenten, toezicht & verantwoording en optimaal gebruik van het onderwijsvastgoed. Gemeenten zullen in de komende periode hierover concrete afspraken met schoolbesturen (zowel primair als voortgezet onderwijs) moeten maken. Om te komen tot onderlinge afspraken moet voldoende aandacht zijn voor vertrouwen en visie, de huidige staat van de gebouwen, een Integraal Huisvestingsplan en financiële afspraken. In zijn algemeenheid constateren wij daarnaast een aantal ontwikkelingen en risico’s ten aanzien van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Financiële druk op de onderhoudsbudgetten, bezuinigingen op onderwijshuisvesting (Buma korting), beleidsmatige ambities rondom verduurzaming, demografische ontwikkelingen en beleidsmatige samenhang met de decentralisaties in het sociaal domein. Daarbij zijn de volgende vragen en risico’s aan de orde: 

Bestaat er actueel en betrouwbaar inzicht in alle relevante gegevens?



Wordt uitgegaan van uniforme en onderbouwde uitgangspunten in het kader van de waardering? Zijn de onderhoudsbudgetten/reserves structureel voldoende toereikend?



Op welke wijze vindt informatievoorziening en (bestuurlijke) besluitvorming plaats?

Bovenstaande punten kunnen aanleiding zijn om risico’s expliciet te benoemen en van beheersmaatregelen te voorzien. Dit zou deel moeten uitmaken van het gemeentelijke risicomanagement in het kader van het beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille.

3114045490/2016.049175/MK/33

Overige onderwerpen en actualiteiten Wijzigingen BBV

Het BBV is per medio 2015 beperkt aangepast. Wij lichten deze wijzigingen hieronder kort toe. Kengetallen Met ingang van de begroting 2016 en de jaarrekening 2015 dienen gemeenten enkele kengetallen op te nemen in de paragraaf betreffende het weerstandsvermogen en risicobeheersing in het jaarverslag. Een deel van deze kengetallen is gebaseerd op balansposities. Voor het opstellen van de begroting 2016 is het dus ook van belang dat uw gemeente (voor intern gebruik) een geprognotiseerde balans opstelt. Voor het jaarverslag 2015 kan uiteraard gebruik gemaakt worden van de opgestelde balans. Derivaten In het besluit van 21 januari 2015 zijn aanvullende bepalingen opgenomen over de toelichtingen die gemeenten dienen op te nemen in de jaarrekening omtrent financiële derivaten. Omdat UW Samenwerking op dit moment geen financiële derivaten bezit, is dit besluit voor de jaarrekening 2015 niet relevant voor uw gemeente. Mocht de gemeente besluiten om in de komende periode financiële derivaten aan te schaffen, dan zijn deze bepalingen uiteraard wel relevant voor de gemeente. Herziening Bbv In september 2015 zijn op de website van de Commissie BBV de voorgestelde aanpassingen van het Bbv gepubliceerd. Gezien de aard van de wijzigingen verdient het de aanbeveling om tijdig kennis te nemen van deze wijzigingen en de effecten hiervan voor de gemeente te bezien. Na vaststelling van de wijzigingen zal dit invloed hebben op de toekomstige begrotingen en jaarrekeningen van de gemeente. Notitie Grondexploitatie (2016) In de zomer 2015 heeft de commissie BBV een notitie opgesteld met voorgestelde wijzigingen. In bijlage B hebben wij hierover een samenvatting opgenomen.

Eenmalige invloed invoering Individueel Keuzebudget (IKB)

Door de invoering van het Individueel Keuzebudget (IKB) is sprake van een éénmalige extra last van 7 maanden vakantiegeld van het jaar voorafgaand aan de invoering van het IKB. De verplichte invoeringsdatum is 1 januari 2017. Hierdoor is in boekjaar 2016 éénmalig sprake van een extra last. Deze last dient als een kortlopende verplichting te worden verwerkt in de jaarrekening 2016. Indien UW Samenwerking besluit tot (vrijwillige) invoering per 1 januari 2016, dan is reeds in de jaarrekening 2015 sprake van een éénmalige extra last. Wij adviseren u, afhankelijk van het moment van invoering, het financiële effect van de invoering van het IKB te verwerken in de begroting en jaarrekening. Voor nadere details, verwijzen wij naar de Vragen- & Antwoordenrubriek Commissie BBV (vraag 2015.71).

3114045490/2016.049175/MK/34

Bijlagen


3114045490/2016.049175/MK/35

Bijlage A: Reikwijdte van de controle 2015 De opdracht die u ons heeft verstrekt Binnen het kader van de meerjarige overeenkomst tussen uw gemeenschappelijke regeling en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 15 september 2015 heeft uw bestuur ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2015. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking. In deze managementletter geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van onze analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als gemeenschappelijke regeling mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeenschappelijke regeling en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten. Interim-controle Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een management letter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing (zie paragraaf Interne beheersing). Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in uw controleprotocol. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de door uw bestuur vastgestelde materialiteitsgrenzen. Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapportagetolerantie overschrijden en overige bijzonderheden die naar onze mening van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaten en de kwaliteit van de interne beheersing). Scope van de opdracht Onze controleverklaring is gebaseerd op onze controlewerkzaamheden als accountant van de gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking. 3114045490/2016.049175/MK/36

Bijlage B: BBV notitie aanscherping grondexploitaties Opmerking: dit is een algemene notitie en niet specifiek van toepassing op UW Samenwerking Op 10 juli jl. verscheen een belangrijk “Voornemen tot herziening verslaggevingsregels grondexploitatie in het BBV met ingang van 1 januari 2016”. Tot op heden werd nog veel ruimte gelaten aan de gemeente zelf waar het gaat om inrichting van grondexploitaties, bijvoorbeeld ten aanzien van looptijden, kostentoerekening en parameters bij grondexploitaties. Zo werd in de eerdere notitie van de Commissie BBV over grondexploitaties (febr. 2012) nog uitdrukkelijk gesteld dat er geen spelregels waren voor omvang en duur van de plannen. Daarnaast was voor het vaststellen van een reëel en stellig voornemen bij een NIEGG een raadsbesluit voldoende, zonder verdere vormvereisten. In de nu voorliggende notitie wordt echter (alsnog) op veel onderdelen een aanscherping verplicht gesteld. Als aanleiding worden o.a. de “forse afboekingen op grondposities” en de wens tot verbetering van transparantie en vergelijkbaarheid genoemd. Ofschoon in het laatste rapport over de jaarcijfers 2013 geen sprake bleek van grote verder oplopende verliezen op grondposities en ook de markt in grote delen van het land weer aantrekt, wordt door de commissie BBV nog gesteld (pag. 5 onderaan): “Tot slot vragen ook de nog steeds oplopende tekorten op grondexploitaties om een transparante verantwoording en aanscherping van de verslaggevingsregels.” Het zou echter zomaar kunnen dat deze aanleiding (‘forse afboekingen’) tegelijk ook het toekomstig resultaat van de voorliggende notitie wordt. Waar gaat het dan over? De belangrijkste wijzigingen lijken ons de volgende: a. Looptijd langer dan 10 jaar: richttermijn voor de duur van grondexploitaties is maximaal 10 jaar (voortschrijdend). Voor langer durende grondexploitaties geen indexering van opbrengsten meer na 10 jaar. b. Kostentoerekening: voor kostentoerekening aan BIE (Bouwgrond In Exploitatie) binnen het BBV verplicht aansluiten op de kostenverhaalsmogelijkheden in Wro/Bro. c. Rentetoerekening: óf direct gerelateerde rente bij projectfinanciering óf gewogen gemiddelde rentepercentage van de leningenportefeuille (exclusief rente over eigen vermogen). d. NIEGG: afschaffing van de categorie ‘Niet in Exploitatie Genomen Gronden’ in het BBV; overhevelen naar Materiële Vaste Activa ‘strategische gronden’ met overgangsregeling van vier jaar. Hierna volgen enkele toelichtingen en opmerkingen bij de hiervoor genoemde punten. Ad a. Voor BIE (Bouwgrond In Exploitatie) geldt dat gronden zich in het transformatieproces moeten bevinden en worden omgevormd naar bouwrijpe grond met als oogmerk (opnieuw) te worden bebouwd. De grondexploitatiebegroting is dan de financiële vertaling van een ruimtelijk plan, waarbij de kosten en opbrengsten zijn gefaseerd in de tijd, met een richttermijn van tien jaar. De Cie BBV heeft als standpunt dat de grondexploitatie in beginsel geen langere voortschrijdende termijn dan 10 jaar mag beslaan. Volgens de commissie betekent een toenemende looptijd ook een toenemende onzekerheid over de begrote opbrengsten en een hoger risico op kostenoverschrijdingen. Van deze tienjaarstermijn kan alleen gemotiveerd worden afgeweken door de raad én als er sprake is van beheersmaatregelen. Hierbij stelt de commissie als beheersmaatregel verplicht dat opbrengsten na tien jaar niet meer mogen worden geïndexeerd. Daarnaast geeft de commissie voorbeelden van aanvullende beheersmaatregelen, zoals het hebben van harde contracten (of ‘herleidbare’ afspraken, waarbij wordt verwezen naar ‘intenties van projectontwikkelaars’) voor die periode verder dan tien jaar, of het hebben van opbrengsten uit eerdere jaren die alle kosten van de grondexploitatie op voorhand dekken.

3114045490/2016.049175/MK/37

Bijlage B: BBV notitie aanscherping grondexploitaties Over het algemeen rekenen veel gemeenten nog met een heel voorzichtige indexering van de opbrengsten die met de jaren iets oploopt (bv. nul tot 2018 en daarna een stijging van 1 a 2% per jaar). De gemiddelde indexering is volgens het laatste onderzoek over de grondposities (op basis van jaarrekeningen 2013) 0,31% met nog zo’n € 28,5 miljard aan nog te realiseren opbrengsten. Juist nu dus veel grondexploitaties voorzichtig zijn geraamd voor de toekomst en de markt (in delen van Nederland) aantrekt, kan deze regel leiden tot een doorgetrokken voorzichtigheidsbeginsel vanuit het dieptepunt van de markt, oftewel het extrapoleren van de 7 magere jaren in een periode dat we wellicht zeven vettere jaren ingaan. En dat zou dan weer kunnen betekenen dat meevallers in de toekomst hierdoor een hogere Vpb-last krijgen, maar de relatie met de Vpb is sowieso een verhaal apart. Een breder probleem is dat veel grondexploitaties ook al op korte termijn een minder harde programmering kennen (met name door ‘organische gebiedsontwikkeling’, waarbij niet meer zeker is wat wanneer, hoe en door wie zal worden ontwikkeld), en dus ook een globalere kosten- en opbrengsteninschatting kennen. Onzekerheid over opbrengsten en kosten, ook in de periode van de komende tien jaar, is dus inherent aan grondexploitaties en niet verschillend vóór of na tien jaar. Hier is ook de vraag of een intentieovereenkomst met ontwikkelaars voor een periode over die tien jaar heen, wel echt harde opbrengsten garandeert. Daarmee zou de escape op deze nieuwe regel wel weer heel eenvoudig weerlegbaar worden, wat niet de bedoeling kan zijn. Ad b. Ook de beoogde kostentoerekening lijkt op het eerste gezicht weinig helderheid te scheppen. Het voornemen is om voor de mogelijkheden van kostentoerekening aan BIE binnen het BBV volledig aan te sluiten op de kostenverhaalsmogelijkheden zoals benoemd in Wro/Bro (en dus de zogenaamde kostensoortenlijst). In deze kostensoortenlijst is echter geen rekening gehouden met bijvoorbeeld de post onvoorzien; de vraag is dus nu of alle posten onvoorzien uit de grondexploitaties moeten worden gehaald? We nemen aan dat dat niet de bedoeling van de commissie is. Immers, als alternatief voor de verplichte beheersmaatregel inzake de indexering stelt zij ‘ofwel dat de onvoorziene kosten worden verhoogd met de indexering van opbrengsten na tien jaar’. Ook bestaat in Wro/Bro onduidelijkheid over de toe te rekenen apparaatskosten en over de termen ‘bijdragen ruimtelijke ontwikkeling’, ‘bovenplanse kosten’ en ‘kosten buiten het exploitatiegebied’ (beter bekend als ‘bovenwijkse voorzieningen’). Daarnaast hanteert de commissie de term kostenverhaalsmogelijkheden. Betekent dit dat er sprake kan zijn van aftopping van kosten, analoog aan het kostenverhaal bij private grondexploitatie? De voorgenomen helderheid laat dus nog wel een paar puntjes open. Ad c. Voor wat betreft de rentetoerekening en disconteringsvoet zegt de commissie aansluiting te zoeken bij de fiscale waardering. Uitgangspunt voor de fiscus zou – volgens de commissie – zijn dat alleen de betaalde rente over vreemd vermogen als kosten bij de fiscale winstbepaling mag worden betrokken. Ingeval een gemeente gebruik zou maken van (directe) projectfinanciering, geldt de daarvoor te betalen rente. In de huidige marktomstandigheden zou dat interessant kunnen zijn voor grondbedrijven, maar tegelijk een probleem vormen voor de treasury op basis van concernfinanciering; de rentelast van eerder aangetrokken leningen wordt dan niet gemiddeld, derhalve een tegenvaller voor de algemene dienst. Indien geen sprake is van partiële financiering – wat bij de meeste gemeenten het geval is – dan is de werkelijk betaalde rente af te leiden uit het gewogen gemiddelde rentepercentage van de gehele leningenportefeuille van de gemeente (de interne reken- of omslagrente). Uit onderzoek is gebleken dat ca. 80% van de gemeenten eind 2013 een rentevoet hanteerde van tussen de 3 en 5 %, met een gemiddelde van 3,85%. Ingeval gemeenten geen externe financiering hebben aangetrokken, maar dit wel voor de komende jaren verwachten, moet uitgegaan worden van de marktrente voor leningen met een looptijd van 10 jaar. De disconteringsvoet (die wordt gebruikt in de berekening van de contante waarde van de geprognosticeerde lasten en baten voor de verliesvoorziening), moet nu hetzelfde zijn als de rentevoet op basis van de hiervoor geschetste uitgangspunten. Het is echter nog de vraag of dit fiscaal ook zo gaat.

3114045490/2016.049175/MK/38

Bijlage B: BBV notitie aanscherping grondexploitaties Bovenstaande heeft ongetwijfeld gevolgen voor de begroting, zeker daar waar gemeenten ook interne rentetoerekening hanteerden over het eigen vermogen (de zgn. bespaarde rente die ten goede kwam aan reserves en/of de algemene dienst), die nu over grondexploitaties wegvalt. Anderzijds heeft bijstelling van de disconteringsvoet ook gevolgen voor de te berekenen hoogte van de verliesvoorzieningen. Wij gaan er daarbij van uit dat de verliesvoorzieningen hoger moeten worden omdat je in veel gevallen mag verwachten dat de te hanteren rente en disconteringsvoet lager worden op basis van alleen rente op vreemd vermogen en/of door projectfinanciering. Daarnaast blijft het BBV toestaan dat de rentevoet per gemeentelijke activiteit gedifferentieerd kan worden. Bijvoorbeeld voor kapitaallasten zou een andere rente kunnen worden gehanteerd (waarin bijvoorbeeld weer wél bespaarde rente opgenomen zou mogen blijven). Ad d. Tot slot verdwijnt de categorie NIEGG. Ook hier meer helderheid; het is óf een actieve grondexploitatie en dus BIE, of niet actief en dan hoort het onder MVA. Juist op de NIEGG’s is de afgelopen jaren al veel afgeboekt en resteerde eind 2013 nog ca. € 2,9 mrd. Voor gronden niet zijnde BIE is het vanaf 1 januari 2016 niet meer toegestaan (zo is het voornemen van de commissie) om rente of andere indirecte kosten toe te rekenen. Bij gronden die overgaan van NIEGG naar MVA betekent de overgang dat als de huidige NIEGG boekwaarde door oprenten en vervaardigingskosten hoger is dan de waarde in het huidige economisch verkeer, er verder afgeboekt moet worden. Hiervoor is een overgangsregeling voorgesteld van vier jaar, waarbij de huidige NIEGG wordt omgezet naar boekwaarde per 1-1-2016 zonder afwaardering en uiterlijk eind 2019 een toets moet plaatsvinden op de marktwaarde van deze gronden in huidige bestemming. Eventuele afwaardering zal dan uiterlijk eind 2019 moeten plaatsvinden. Bovenstaande voorstellen kunnen flinke financiële gevolgen hebben. De tien jaarstermijn voor actieve grondexploitaties kan een risico meebrengen op hogere Vpb afdracht bij een verder aantrekkende markt. Een andere reactie zou kunnen zijn om tot afspraken met marktpartijen te komen op basis waarvan mogelijk nog wel geïndexeerd mag worden. De kostentoerekening cfm Bro zal vragen oproepen over de posten onvoorzien en de toe te rekenen apparaatskosten. De voorschriften met betrekking tot rente en disconteringsvoet kunnen leiden tot een vlucht naar projectfinanciering, wat een bom is onder de integrale concernfinanciering. Daarnaast kan verlaging van de disconteringsvoet leiden tot mogelijk hogere verliesvoorzieningen. Tot slot leiden de voorschriften voor het afschaffen van de NIEGG mogelijk tot verdere afwaarderingen en verschuiving van rentekosten naar de algemene dienst. Overigens kan dit laatste mogelijk een prikkel zijn om voor eind van dit jaar een aantal NIEGG’s actief te laten goedkeuren en ze om te zetten naar BIE. Kortom, financieel slecht nieuws terwijl nu juist het zonnetje weer bleekjes ging schijnen voor het gemeentelijke grondbedrijf door marktherstel. En dan hebben we het nog niet gehad over de gevolgen van de aanstaande Vpb-plicht.

3114045490/2016.049175/MK/39

Bijlage C: Disclaimer en beperking in gebruik Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Wij attenderen u er op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het Dagelijks Bestuur en de directie van gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee (“DTTL”). DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 200,000 professionals are committed to becoming the most trusted and innovative firm. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. © 2014 Deloitte The Netherlands

3114045490/2016.049175/MK/40

Managementletter 2015 UW Samenwerking. Utrecht, 30 maart 2016

Recommend Documents