Management projektů © 2010, Kreslíková 4. Zadávací listina projektu ........................................................................................................ 1 4.1. Logický rámec projektu ................................................................................................... 1 4.1.1. Zobrazení dat v logickém rámci............................................................................... 2 4.1.2. Čtení logického rámce.............................................................................................. 4 4.1.3. Vytváření logického rámce ...................................................................................... 5 4.2. Projektová fiše - osnova projektové fiše.......................................................................... 6 4.3. Kontrolní otázky .............................................................................................................. 7
4. Zadávací listina projektu Zadávací listina projektu (ZLP) může být tvořena logickým rámcem projektu a projektovou fiší. Logický rámec je standardem pro předkládání návrhů projektů.
4.1. Logický rámec projektu Logický rámec je prostředek přehledného zobrazení cílů (účelu), konkrétních výstupů z projektu, činností a prostředků umožňujících jejich naplnění, ukazatelů pomocí kterých je možné výsledky projektu vyjádřit (včetně jejich zdrojů dat) a podmínek a rizik, které realizaci projektu ovlivní, případně ohrozí. Definování projektu s využitím metodiky logického rámce je základem pro řízení projektu. Logický rámec je vhodný pro identifikaci a analýzu problémů na straně jedné a definování cílů a stanovení konkrétních aktivit k řešení těchto problémů na straně druhé. Metodou logického rámce se připravovaný projekt testuje jak z hlediska vhodnosti a přiměřenosti pro řešení daného problému, tak z hlediska jeho proveditelnosti a trvalé udržitelnosti. Uplatnění metodiky logického rámce je důležité nejen ve fázi přípravy programu či projektu, ale je klíčovým nástrojem i pro jeho implementaci a hodnocení. Tvoří základ pro přípravu jednotlivých aktivit a rozvoj monitorovacího systému. Logický rámec je využíván při hodnocení programů pro svoji jednoduchost, stručnost, jednoznačnost a hlavně pro jednotnost popisu všech projektů. Velice usnadňuje práci hodnotitelům a umožňuje jim objektivní porovnání a posouzení každého projektu. Proces sestavování logického rámce je stejně důležitý jako jeho obsah. Logický rámec projektu by měl být sestaven již na začátku celého plánovacího procesu. Měl by být spolu s vlastním projektem připravován za účasti všech zúčastněných a dotčených, kteří budou projekt realizovat nebo na které bude mít projekt nějaký vliv. Návrh logického rámce projektu by měl být sestaven ještě před vypracováním projektové fiše. Dokončen by měl být spolu s ní. Program, tématický program, dílčí program, priorita programu, opatření, cíle programu. Vazba mezi globálními, specifickými a operačními cíli: Národní program výzkumu Návrh národního programu výzkumu Návrh systému řízení 1
4.1.1. Zobrazení dat v logickém rámci Data v logickém rámci jsou zobrazena v maticové struktuře. Matice logického rámce je složena ze 16 polí uspořádaných ve 4 řadách a 4 sloupcích. 1. sloupec - vertikální logika projektu Vertikální logika projektu je vztahem příčina-důsledek mezi aktivitami a cíli na rozdílných úrovních. Důsledky, které se projeví ve vzdáleném časovém horizontu jsou také nejvíce vzdáleny od počáteční aktivity, a proto se objeví nahoře; naopak přímé důsledky aktivit se v tabulce objeví v její spodní části. Každá úroveň by měla vést logicky k úrovni, která je o jeden stupeň výše. Údaje z tohoto sloupce jako jsou cíl, výsledky a aktivity projektu se uvedou i v projektové fiši. Při přípravě projektů mějme na paměti, že projekt může být součástí nějakého programu a že musíme tedy prokázat soulad s cíli programu. Globální cíle / celkový cíl 2. sloupec - objektivně ověřitelné ukazatele Ve druhém sloupci logického rámce se uvádějí objektivně ověřitelné ukazatele celkových cílů, účelu projektu a jeho výsledků. Vedle aktivit se uvádí ukazatele vstupů, tj. prostředků nebo zdrojů. Vyjadřují odpovědi na otázky typu - co, kolik, kdy, pro koho, kde? Tyto ukazatele vytvářejí základ pro měření efektivity a účelnosti projektu. Počet ukazatelů pro měření jedné aktivity, výsledku nebo účelu projektu se zpravidla pohybuje mezi 2 - 3 ukazateli. Z hlediska příjemce pomoci mají zvláštní význam ukazatele v úrovni výsledků, na jejichž splnění bude (ve smlouvě nebo rozhodnutí o dotaci) vázáno proplacení dotace, proplacení zálohy dotace bezprostředně po dokončení projektu (u projektů podporovaných z fondů EU), popř. vrácení dotace, pokud byla poskytnuta v průběhu realizace (u projektů POV) a ukazatele v úrovni účelu projektu, vyjadřující specifické dopady realizace projektu, na něž může být po určitém časovém odstupu vázáno vrácení dotace nebo její dodatečné proplacení. 3. sloupec - zdroje (informací) k ověření Ve třetím sloupci logického rámce by měly být uvedeny možné zdroje informací k ověření průběhu a výsledků realizace projektu (kde jsou tyto informace uloženy, jaké existují metody k jejich získání atp.). Pokud není zřejmé odkud mohou být informace o ukazatelích získány, musí být v rámci projektu učiněna opatření, která povedou k získání těchto informací. 4. sloupec - rizika/předpoklady, která podmiňují dosažení výsledků a cílů projektu Čtvrtý sloupec logického rámce je vyhrazen pro stručný popis rizik. Ta lze vždy formulovat jako předpoklady. Předpoklady dávají odpověď na otázku: „Co předpokládáme o externích faktorech, na něž projekt nemá vliv, ale které mohou ovlivnit jeho realizaci a dlouhodobě i jeho udržitelnost“. Odpovědi jsou strukturovány podle jednotlivých úrovní cílů, výsledku a aktivit projektu. Posledním řádkem tohoto sloupce jsou předběžné podmínky, jejichž splnění podmiňuje zahájení celého projektu.
2
3-
Obrázek 1.: Obsah jednotlivých polí logického rámce
3
4.1.2. Čtení logického rámce Logický rámec by měl být čten následujícím způsobem (vzestupně ve směru šipek): Sloupec 1
Celkový cíl
Sloupec 2
Sloupec 4
(objektivně ověřitelné
(rizika/předpokla
ukazatele)
dy)
měřený čím vedou ke splnění
Účel/záměr
měřený čím
a předpokládající
vedou ke splnění Výsledky
měřené čím
a předpokládající
vedou ke splnění Aktivity
Prostředky (vstupy)
za předpokladu, Předběžné podmínky Pokud jsou splněny předběžné podmínky, lze zahájit realizaci aktivit projektu
Obrázek 2.: Čtení logického rámce
Ve výše uvedeném schématu představují:
• aktivity - to, co osoba či organizace realizující projekt udělá, jinými slovy z jakých konkrétních aktivit se projekt skládá.
• prostředky - hlavní vstupy, které budou použity pro zajištění realizace projektu: např. prostředky na poradenské služby, na odborná školení, na počítače. V tomto oddílu tabulky se stručně tyto prostředky věcně popíší (náklady na poradce nebo školitele, jaké je třeba v rámci projektu nakoupit vybavení atp.); není třeba uvádět jednotlivé náklady. Potřebné finanční prostředky by měly být dostatečně podrobně rozepsány v té kapitole projektové
4
fiše, kde se popisují jednotlivé aktivity, a to tak, aby bylo zcela jasné z jakých nákladových položek se skládá rozpočet projektu. Uvedené aktivity a současně splněné předpoklady, které podmiňují jejich realizaci, by měly zajistit dosažení výsledků projektu. V rámci předpokladů na této úrovni měly být uvedeny související aktivity a spolufinancování, které jsou nezbytné pro dosažení výsledků.
• výsledky - to, za co je osoba či organizace realizující projekt zodpovědná při jeho uskutečnění (např. za snížení znečištění jezera v oblasti xy; ale už ne za zvýšení zaměstnanosti ve službách cestovního ruchu, které mohou být výsledkem zvýšeného turistického potenciálu oblasti). Výsledky a předpoklady uvedené v tomtéž řádku vedou k dosažení účelu či záměru projektu.
• účel projektu se odvozuje od hlavního problému, k jehož vyřešení by měl projekt přispět
(záměr projektu). Musí věcně odpovídat příslušnému opatření (operačnímu cíli) daného programu. Je třeba, aby existovalo jasné rozlišení mezi účelem projektu a jeho výsledky. Záměr projektu a předpoklady uvedené v jednom řádku by měly vést k naplnění celkového cíle.
• celkový cíl naznačuje, jak projekt zapadá do kontextu programu. Měl by odpovídat prioritám programu.
4.1.3. Vytváření logického rámce Logický rámec projektu je možné vytvářet dvěma způsoby:
• zdola z levého konce spodního řádku a z něho o řádek výš na jeho začátek a dále až k Souhrnným cílům vlevo v nejhornějším řádku.
• shora dolů. Chcete-li psát logický rámec zdola směrem nahoru, je pravděpodobně nejlepší začít od levého sloupce od položky činnosti (12) k předpokladům/rizikům (15). Tyto předpoklady se vztahují k očekávaným výsledkům (8) o řádku výš. Dále pokračujte stejným způsobem přes účel projektu (4) až k souhrnným cílům (1) v prvním řádku vlevo. Při následné kontrole se čtením od zdola nahoru nejlépe ujistíte, zda tabulka dává smysl. Pokud se rozhodnete nevyplňovat logický rámec od buňky číslo 12, ale začnete od shora, pak se doporučuje začínat účelem projektu (4) v levém sloupci; dále pokračovat očekávanými výsledky (8) a předpoklady/rizika (11) potřebnými k získání účelu projektu (4). Následují činnosti (12) a předpoklady/rizika (15) potřebné k získání očekávaných výsledků (8). Dále se vyplní buňka souhrnné cíle (1) a poslední buňku předpokladů/rizik (7). Nakonec se vyplní u všech úrovní předpokládané objektivně ověřitelné ukazatele (dále jen ukazatele) a zdroje a prostředky ověření uvedených ukazatelů, tj. dva prostřední sloupce. Uvažujte o činnostech tak, aby odpovídaly na otázku, JAKÝM ZPŮSOBEM bude projekt zrealizován; aby očekávané výsledky odpověděly na otázku ČEHO projektem dosáhnete; účel projektu musí sdělit PROČ by měl být projekt zrealizován; položka souhrnné cíle odpovídá na otázku K ČEMU projektem přispějete. Ve sloupci objektivně ověřitelné ukazatele uveďte takové ukazatele, kterými je možné dosažení výsledků a cílů vyhodnotit. Dejte přednost těm, které je možné kvantifikovat (vyčíslit). Uvedené ukazatele by měly být realistické a v rámci projektu dosažitelné, protože budou součástí hodnocení jeho úspěšnosti. Sloupeček zdroje a prostředky ověření by měl jednoduše říci, kde lze získat a ověřit informace ze sloupce ukazatelé. V prvním sloupci by vždy mělo být jasné rozlišení mezi
5
všemi čtyřmi úrovněmi, tj. mezi souhrnnými cíli, účelem projektu, očekávanými výsledky a činnostmi. Do sloupce předpoklady a rizika se uvádějí jen položky s významným ovlivněním projektu. Pokud je nenajdete, pak předpoklady a rizika není třeba vyplňovat. Pokud naleznete velké riziko, projekt byste neměli začít realizovat, dokud nebude riziko dostatečně zmírněno či odstraněno. 1. řádek Souhrnné cíle vysvětlují, jak projekt koresponduje s účelem daného opatření, jehož je součástí, ne s účelem projektu. 2. řádek Účel projektu odpovídá na otázku, PROČ má být projekt zrealizován. Název projektu by měl tento účel odrážet. Pokud se očekávané výsledky rovnají účelu projektu bez jakýkoliv předpokladů/rizik, znamená to, že buď není účel projektu dostatečně ambiciózní nebo jsou očekávané výsledky příliš ambiciózní. Což pravděpodobně znamená, že očekávané výsledky a účel projektu jsou ve skutečnosti stejné, ačkoliv jsou vyjádřeny rozdílně. Vždy se ujistěte, že jste jednoznačně rozlišili očekávané výsledky od účelu projektu a naopak. Účel projektu spolu s předpoklady/riziky ve stejné řádce musí vést k dosažení souhrnných cílů. 3. řádek Očekávané výsledky ukazují, ČEHO fyzická osoba nebo instituce nakonec prostřednictvím projektu dosáhne. Očekávané výsledky mají udávat, za co může být organizace nebo osoba podnikající projekt zodpovědná. Očekávané výsledky spolu s předpoklady/riziky z této řádky musí vést k dosažení účelu projektu z následující řádky. 4. řádek (nejspodnější) Činnosti ukazují, JAK se bude projekt dělat a jaké prostředky jsou k tomu potřebné. Činnosti spolu s předpoklady/riziky ve čtvrté řádce musí být stanoveny tak, aby umožnily dosažení očekávaných výsledků v řádce druhé. Předpoklady/rizika ze čtvrté řádky jsou obvykle taková, že je u nich malá pravděpodobnost jejich nedosažení. Do položky Předpoklady/rizika na spodním řádku (15) lze též uvést ty činnost (vstupy), které jsou nezbytné k dosažení očekávaných výsledků, ale nejsou součástí projektu. Logframe for Windows - plně funkční 30 denní verze: http://www.logframe.cz/
4.2. Projektová fiše - osnova projektové fiše • Název projektu • Lokalizace projektu (stát, okres, obec, region) • Předkladatel projektu (žadatel) a další partneři podílející se na projektu • Cíle projektu • Popis projektu • Časový harmonogram projektu • Rozpočet projektu • Rovné příležitosti • Posouzení vlivu projektu na životní prostředí
6
• Ekonomické a finanční vyhodnocení projektu • Předpoklady a možná rizika realizace projektu • Připravenost projektu k realizaci
4.3. Kontrolní otázky 1. Co je Logický rámec, k čemu slouží? 2. Charakterizujte Logický rámec. Popište jeho vertikální a horizontální logiku (jednotlivé řádky a sloupce).
7
