MAKALAH SEMINAR NASIONAL ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKTIVA TETAP DAN PERSEDIAAN PADA PDAM KABUPATEN MAGETAN

MAKALAH SEMINAR NASIONAL

ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKTIVA TETAP DAN PERSEDIAAN PADA PDAM KABUPATEN MAGETAN

Heri Sufriana Ir. Aris Tjahyanto, M. Kom.

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PROGRAM PASCASARJANA INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2010

ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN PERSEDIAAN PADA PDAM KABUPATEN MAGETAN Heri Sufriana dan Aris Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: [email protected]

ABSTRAK Hasil audit terhadap kinerja PDAM Kabupaten Magetan dalam tahun 2008 dan 2009 menunjukkan bahwa kinerja PDAM meningkat dari 60,55 dengan kategori ” baik” menjadi 66,38 dengan kategori ”baik”. Penilaian kinerja tersebut dilakukan berdasarkan pendekatan analisis atas aspek keuangan, aspek operasional, dan aspek administrasi. Capaian kinerja PDAM meningkat terutama disebabkan oleh peningkatan nilai aspek keuangan dari nilai 25,50 pada tahun 2008 menjadi 33,00 pada tahun 2009, meskipun ada penurunan aspek administrasi dari 12,92 menjadi 11,25. Salah satu penyebab rendahnya capaian kinerja administrasi adalah sistem berjalan tidak menghasilkan informasi yang tepat dan akurat mengenai laporan keuangan perusahaan, proses administrasi masih dilakukan dengan menggunakan sistem manual sehingga proses pengolahan data untuk mendukung kebutuhan stakeholder tidak dapat berjalan secara optimal. Upaya perbaikan yang dilakukan adalah dengan cara pembuatan sistem informasi aktiva tetap dan persediaan yang terkomputerisasi dan terintegrasi. Dalam hal ini penelitian akan diarahkan untuk menentukan spesifikasi kebutuhan apa saja yang diperlukan bagi pengembangan sistem informasi serta desain sistem seperti apakah yang dapat memenuhi spesifikasi kebutuhan sistem informasi tersebut. Metodologi yang digunakan mengacu pada Framework for the Application Systems Thinking (FAST), meliputi tahapan analisa permasalahan dengan cara studi literatur, wawancara, dan observasi; analisa kebutuhan untuk menentukan spesifikasi kebutuhan fungsional dan non-fungsional pengembangan sistem; desain fisik dan integrasi untuk mendapatkan desain sistem informasi (data, proses, dan antar muka) yang memenuhi spesifikasi kebutuhan; dan pada bagian akhir akan diuraikan hasil verfikasi untuk memastikan bahwa desain sistem yang dibuat telah memenuhi spesifikasi kebutuhan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam penelitian ini telah berhasil dibuat sebuah rancangan desain sistem informasi aktiva tetap dan persediaan, sehingga dapat tersusun sebuah panduan atau dokumentasi dalam pengembangan sistem informasi selanjutnya. Kata Kunci : perusahaan daerah air minum, sistem informasi aktiva tetap dan persediaan, desain sistem informasi, framework for the application systems thinking

1

PENDAHULUAN Kegiatan pengelolaan aktiva tetap dan persediaan merupakan bagian dari sistem informasi akuntansi pada Perusahaan Daerah Air Minum, keduanya merupakan bagian terbesar dalam aktivitas bisnis PDAM, disamping pengelolaan rekening piutang pelanggan. Sesuai dengan hasil audit yang dilakukan oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), bahwa data-data aktiva tetap dan persediaan yang disajikan oleh PDAM tidak akurat, dalam artian bahwa angka-angka yang disajikan dalam laporan keuangan perusahaan tidak didukung data rincian tersebut. Belum adanya Standar Operasional Prosedur dan proses bisnis yang masih dijalankan secara manual, merupakan penyebab utama kelemahan yang terjadi dalam kegiatan pengelolaan aktiva tetap dan persediaan tersebut. Penggunaan sistem informasi mutlak diperlukan untuk mendukung seluruh kegiatan pengelolaan aktiva tetap dan persediaan, di mana semua tahapan kegiatan dapat diterjemahkan ke dalam aplikasi secara terintegrasi dengan baik, sehingga laporan keuangan dan laporan manajemen lainnya dapat dihasilkan secara tepat dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Penelitian yang dilakukan dimaksudkan untuk mencari penyelesaian atas permasalahan sebagai berikut : 1. Spesifikasi kebutuhan apa saja yang diperlukan bagi pengembangan sistem informasi akuntansi pada PDAM Kabupaten Magetan; 2. Desain sistem seperti apakah yang dapat memenuhi spesifikasi kebutuhan sistem informasi akuntansi tersebut. Tujuan akhir dari penelitian ini adalah mendapatkan desain sistem informasi aktiva tetap dan persediaan pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Magetan sehingga dapat tersusun sebuah panduan atau dokumentasi yang dapat dijadikan acuan dalam menerapkan desain tersebut ke dalam bentuk aplikasi sesungguhnya. Rancangan desain yang dibuat tersebut juga diharapkan dapat menjadi acuan bagi PDAM dalam menyusun Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) pada proses pengadaan software sistem informasi aktiva tetap dan persediaan. METODOLOGI Metodologi penelitian pada tesis ini menggunakan FAST System Development Phases yang terbatas pada beberapa tahap pengembangan sistem karena tujuan akhir penelitian hanya sampai merancang suatu desain sistem informasi. Tahap pertama adalah analisa permasalahan (problem analysis) dengan cara studi literatur, pengamatan secara langsung proses pelaksanaan kegiatan, dan wawancara dengan para pelaku kegiatan. Hasil analisa berupa uraian sistem berjalan serta pernyataan permasalahan yang terdapat pada sistem berjalan, data-data masukan dan keluaran yang dihasilkan sistem berjalan, serta saran-saran bagi pengembangan sistem informasi. Hasil analisa tahap pertama ini selanjutnya dianalisa lebih lanjut pada tahap kedua penelitian untuk menentukan kebutuhan fungsional (functional requirement) dan kebutuhan non fungsional (non-functional requirement) yang harus disediakan oleh sistem informasi. Tahap ketiga adalah melakukan desain fisik dan integrasi (physical design and integration), yaitu tahapan yang bertujuan untuk memotret kondisi sistem yang berjalan, 2

melihat perubahan apa saja yang diperlukan, serta solusi yang dapat diambil untuk meningkatkan kinerja dari sisi sistem informasi. Kegiatan pada tahap ini meliputi pengamatan terhadap prosedur, entitas, dokumen, dan kebutuhan pengguna yang ada di setiap unit. Selain itu, untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap, tahap ini juga dilakukan dengan memperhatikan sarana dan prasarana yang digunakan, interaksi personil yang terlibat, mereview aliran dokumen, dan mengamati perilaku personil yang terlibat dengan media kerja yang ada, serta melakukan analisis terhadap uraian tugas setiap personil. Hasil dari tahapan ini adalah desain proses (Data Flow Diagram dan Process Specification), desain database (Conceptual Data Model, Physical Data Model, dan Database Schema), dan desain layar masukan dan keluaran sistem informasi. Pada bagian akhir tahapan penelitian, dilakukan kegiatan verifikasi untuk memastikan bahwa desain sistem yang dibuat telah memenuhi requirement, spesification design dan interface design yang dihasilkan dari tahapan sebelumnya. Hasil dari tahapan ini adalah sebuah tabel check list hasil verifikasi desain sistem yang telah dibuat. HASIL PEMBAHASAN Sistem informasi aktiva tetap dan persediaan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan sistem informasi akuntansi, sebagaimana tergambar pada diagram berikut: Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan

Pendaftaran Pelanggan

Pencatatan Meter Pelanggan

Data Stand Meter

Rekening Pelanggan

Data Tagihan Rekening Air Data Perubahan Rekening Data Pembatalan Rekening

Data Pembayaran Data Pelanggan

Data Permintaan Persediaan

Pembukuan Pengelolaan Persediaan

Data Penambahan Data Pemakaian

Data Penambahan Data Penghapusan Data Penyusutan

Pengelolaan Aktiva Tetap

Pembuatan Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen

Data Penggajian Potongan-Potongan Gaji Iuran Pegawai

Kepegawaian dan Penggajian

Data Pembayaran Rekening Air

Penagihan

Data Pengaduan Tindak Lanjut Pengaduan

Pengaduan Pelanggan

Gambar 1 Diagram sistem informasi akuntansi Dari gambar tersebut terlihat bahwa sistem informasi aktiva tetap dan persediaan merupakan proses yang melibatkan 5 prosedur dalam sistem informasi akuntansi PDAM, dimana kelimanya merupakan prosedur-prosedur yang menjadi kegiatan utama dalam proses bisnis PDAM. Berdasarkan hasil analisa terhadap permasalahan yang terdapat pada 3

sistem berjalan, dapat diidentifikasikan beberapa kebutuhan utama sistem informasi aktiva tetap dan persediaan. Ikhtisar dari kebutuhan-kebutuhan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Data-data dalam proses pengelolaan aktiva tetap dan persediaan yang terdapat pada sistem berjalan, ternyata dapat diakses oleh petugas yang tidak secara eksplisit ditunjuk oleh manajemen, sehingga validitas dan akurasi data-data tersebut tidak dapat menjamin kebenaran laporan yang dihasilkan. Dengan demikian, sistem informasi yang dibangun harus memiliki mekanisme identifikasi hak akses pengguna agar data-data penting hanya dapat diakses oleh petugas yang telah diotorisasi oleh manajemen, sehingga valititasnya dapat terjaga. 2. Sistem berjalan masih menggunakan metode pemrosesan data secara manual, terutama dalam hal penyusunan laporan yang diperlukan oleh manajemen perusahaan. Beberapa proses sejenis dilakukan berulang pada proses-proses yang berkelanjutan, baik dalam pemrosesan data-data masukan, maupun keluaran yang dihasilkan, sehingga terjadi pemborosan dalam hal waktu dan biaya. Untuk itu sistem informasi yang dibangun harus dapat membantu menyederhanakan proses pelaksanaan pekerjaan, misalnya dengan model pemrosesan data terpusat yang dapat menjamin pemakaian data yang sama oleh beberapa proses sekaligus, sehingga dapat mengurangi redudansi data masukan ataupun keluaran. 3. Sistem informasi yang dibangun juga dapat menggantikan fungsi arsip tercetak (paperless) sehingga dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan dokumen dan memudahkan dalam pencarian kembali dokumen-dokumen pendukung transaksi. 4. Sistem informasi yang dibangun dapat menyediakan form-form laporan yang diperlukan, dengan hanya memasukkan data-data tertentu yang benar-benar diperlukan. Proses perhitungan dilakukan oleh sistem secara otomatis, sehingga dapat menjamin hasil perhitungan yang seragam dan akurat. Berangkat dari deskripsi kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang harus disediakan oleh sistem, selanjutnya dibuatkan diagram untuk menggambarkan aliran data dalam sistem informasi akuntansi. Diagram arus data tersebut digambarkan dalam bentuk diagram konteks hingga pada level yang paling rendah (primitive). Model proses mengadaptasi gambar notasi Yourdon/De Marco. Diagram konteks digunakan untuk memberikan gambaran secara umum mengenai ruang lingkup alur data yang terjadi dari keseluruhan entitas yang terlibat. Data yang berasal dari pihak ketiga, yaitu informasi pelanggan, bukti penarikan dan penyetoran kas yang berasal dari Bank, serta faktur pengiriman barang dan bukti pembayaran yang berasal dari supplier/rekanan akan digambarkan sebagai data masukan yang berasal dari unit pelaksana, dalam hal ini adalah Bagian-bagian Teknis yang terdapat dalam organisasi PDAM. Data yang berasal dari pihak ketiga tersebut akan diproses bersamaan dengan data lainnya, seperti data-data jurnal, mutasi persediaan, mutasi aktiva tetap, mutasi pelanggan, dan sebagainya untuk menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen perusahaan untuk pengambilan keputusan strategis. Dekomposisi terhadap diagram konteks, menghasilkan data flow diagram yang lebih rinci, dimana proses-proses utama yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi telah tergambar dengan lebih jelas. Dari diagram arus data level 0 tersebut sudah mulai 4

terlihat posisi sistem informasi akuntansi aktiva tetap dan persediaan dalam keseluruhan sistem informasi akuntansi yang berlaku di PDAM. Informasi Pelang g an Kamus : 2

Bag ian Hubung an Lang ganan Bag ian Perencanaan Teknik

Referensi

6 Informasi Pelang g an dan Gangg uan

Peng aduan Pelangg an

Bag ian Pembaca Meter

Data Meter

Informasi Pelang g an

Data Pelang g an

Ikhtisar Pencatatan

RAB & RKP Data Pelang g an Pelang g an

2

Informasi Pelang g an Pembayaran

Informasi Pelang g an

Perhitung an Rekening

1 Bukti Pembayaran

Pendaftaran Pelang g an Referensi

Referensi Kamus : 3

Kamus : 4 Jurnal Rekening Jurnal Penerimaan Kas

Referensi

[Pemakaian Persediaan] Referensi

4 7

Jurnal Peng gajian

Kepegawaian dan Peng g ajian

Pembukuan

3 Jurnal Mutasi Persediaan

Ang garan

Peng elolaan Persediaan Jurnal Pembukuan Penambahan Persediaan

[Penambahan Aktiva]

5 [Pemakaian Persediaan]

Perubahan Status Aktiva

Bag ian Pembukuan

Jurnal Mutasi Aktiva

Referensi [Jurnal Transaksi]

Peng elolaan Aktiva Tetap Referensi

[Laporan] Kamus : 1

Group Manajemen

[Penambahan Aktiva] Bag ian Umum

Referensi Laporan Aktiva Tetap dan Persediaan

8

Laporan

Pelaporan

Gambar 2 Diagram level 0 sistem informasi akuntansi Langkah selanjutnya adalah melakukan pembentukan Entity Relation Diagram (ERD) yang akan digunakan untuk menganalisa kebutuhan akan basis data, lengkap dengan rincian tabel-tabel yang akan digunakan dalam sistem informasi aktiva tetap dan persediaan. Pada pembentukan ERD ini terdapat dua tahap permodelan yang dilakukan, yaitu tahap konseptual yang dipresentasikan dengan penggambaran conceptual data model, dan tahap fisik yang digambarkan dengan physical data model. Salah satu contoh ERD yang didesain adalah ERD dalam proses pengelolaan aktiva tetap sebagai berikut: 5

Kamus tarif

Kamus Kode Rekening kd_rek Characters (8) <M> ur_rek Characters (50) kd_dcf Characters (3) Identifier_1 Kode Rekening

Unit Pengelola

Aktiva Tetap kode_aset Characters (5) <M> sub_kode Characters (2) <M> lokasi Characters (4) Ur_Aset Characters (256) tgl_beli Date harga_unit Decimal (18,2) jumlah Decimal (18,2) satuan Characters (20)

kd_tarif Characters (3) <M> tarif Decimal (18,2) Ur_tarif Characters (50) Identifier_1 Kode Tarif

Supplier

Identifier_1 Kamus Unit Kd_Unit Characters (4) <M> Nm_Unit Characters (40) Identifier_1

Status Aset

Kamus Rekanan

Kamus Status Aset

kd_supplier Characters (3) <M> nm_supplier Characters (40) alm_supplier Characters (50)

Kd_Stat Characters (1) <M> Ur_Stat Characters (30)

Identifier_1

Identifier_1

Gambar 3 Conceptual Data Model Proses Pengelolaan Aktiva Tetap

Kamus tarif Kamus Kode Rekening kd_rek char(8) ur_rek char(50) kd_dcf char(3)

kd_tarif char(3) tarif decimal(18,2) Ur_tarif char(50)

FK_KODE_TARIF

Aktiva Tetap

kode_aset sub_kode kd_tarif Kd_Unit Kd_Stat FK_KODE_REKENING kd_supplier kd_rek referensi FK_KD_REKANAN lokasi Ur_Aset tgl_beli harga_unit jumlah Kamus Rekanan satuan kd_supplier char(3) nm_supplier char(40) alm_supplier char(50)

char(5) char(2) char(3) char(4) char(1) char(3) char(8) char(30) char(4) char(256) date decimal(18,2) decimal(18,2) char(20)



FK_STATUS_ASET

Kamus Status Aset Kd_Stat char(1) Ur_Stat char(30) FK_UNIT

Kamus Unit Kd_Unit char(4) Nm_Unit char(40)

Gambar 4 Physical Data Model Proses Pengelolaan Aktiva Tetap Langkah terakhir desain adalah membuat rancangan layar masukan dan keluaran sistem. Sebagai contoh adalah rancangan masukan yang digunakan untuk memroses pembuatan jurnal pengadaan aktiva tetap, sebagai berikut: 6

Gambar 6a Rancangan layar masukan data jurnal pengadaan aktiva tetap Gambar di atas digunakan untuk memasukkan data-data jurnal pengadaan aktiva tetap, meliputi tanggal transaksi dan nomor bukti (nomor voucer), uraian pengadaan, dan kode rekanan pengadaan. Pada bagian selanjutnya digunakan untuk memasukkan rincian jurnal sesuai dengan aktiva tetap yang dibeli, meliputi kode unit pengelola, uraian rekening pembukuan, dan nilai transaksi per masing-masing rekening yang dimasukkan. Selanjutnya, pada gambar 6b petugas harus memasukkan data-data lengkap meliputi kode identifikasi aktiva tetap, golongan/tarif penyusutan, jumlah yang dibeli, harga satuan aktiva tetap yang dibeli, dan satuan jenis aktiva tetap. Dengan form ini, petugas di bagian pembukuan dapat mengambil alih tugas yang dilakukan oleh Bagian Umum yaitu pekerjaan untuk memasukkan data aktiva tetap ke dalam daftar. Sehingga terjadi penyederhanaan proses yang berpengaruh pada efisiensi penyelesaian pekerjaan. Lebih lanjut, hal tersebut dapat mengurangi resiko kesalahan input data dan pelaporan.

7

Gambar 6b Rancangan layar masukan data jurnal pengadaan aktiva tetap KESIMPULAN Dari hasil analisa dan desain sistem dengan contoh-contoh yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya dapat disimpulkan bahwa: 1. Spesifikasi kebutuhan yang dihasilkan telah sesuai dengan proses bisnis pengelolaan aktiva tetap dan persediaan, berdasarkan hasil analisa permasalahan yang dilakukan dengan metode wawancara, studi literatur dan observasi yang dilakukan pada tahap pertama desain sistem informasi. Deskripsi tentang spesifikasi kebutuhan tersebut selanjutnya digunakan untuk melakukan desain fisik dan integrasi (physical design and integration) sebagaimana digambarkan dengan Data Flow Diagram, Conceptual Data Model, Physical Data Model, rancangan layar masukan dan layar keluaran. 2. Sesuai dengan hasil verifikasi, desain sistem yang dihasilkan dapat digunakan sebagai acuan dalam menerapkan desain dalam pengembangan aplikasi Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan. 8

DAFTAR PUSTAKA Departemen Hukum dan Perundang-Undangan (1962), “Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1962 tentang Perusahaan Daerah”, Kementrian Otonomi Daerah (2000), “Keputusan Menteri Otonomi Daerah Nomor 8 Tahun 2000 tentang Pedoman Sistem Akuntansi Perusahaan Daerah Air Minum”, Kabupaten Magetan (1992), “Keputusan Bupati Kepala Daerah Tingkat II Magetan Nomor 74 Tahun 1992 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Daerah Tingkat II Magetan”, Elmasri, R. dan Navathe, B. (1994), “Fundamentals of Database System 2nd edition”, Addison-Wesley O’Brien, J.A. (2004), “Management Information System, 6th edition”, McGrawHill Pressman, Roger S. (2001), “Software Engineering A Practitioner’s Approach 5th edition”, McGrawHill Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2004), “System Analysis and Design Method 6th edition”, McGrawHill

9