MAJETEK Systém pro evidenci majetku a zpracování inventur
Uživatelská příručka
© CodeWare 1993-2002
Majetek v obrázcích
ò
2
OBSAH 1.
ÚVOD................................................................................................................. 3
2.
INSTALACE SYSTÉMU A KONFIGURACE POČÍTAČE ....................... 4
2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 3.2. 4.
HARDWARE - ZAPOJENÍ SYSTÉMU ...................................................................... 4 PŘIZPŮSOBENÍ PROGRAMU VLASTNÍM POTŘEBÁM ............................................. 5 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU ........................................................................................ 6 NASTAVENÍ HESLA A DALŠÍ UŽIVATELSKÉ INFORMACE ............. 8 OVLÁDÁNÍ PROGRAMU ...................................................................................... 8 OZNAČENÍ PŘEDMĚTŮ ....................................................................................... 9 PRÁCE SE ZÁZNAMY MAJETKU ............................................................ 12
4.1. TYPY MAJETKU ............................................................................................... 12 4.2. HORKÉ KLÁVESY ............................................................................................. 13 4.3. NASTAVENÍ HESLA .......................................................................................... 13 4.4. ZAŘAZENÍ NOVÉHO PŘEDMĚTU ........................................................................ 14 4.4.1. Zařazení nového HIM .............................................................................. 14 4.4.2. Zařazení drobného hmotného majetku DHM .......................................... 21 4.4.3. Použití tlačítka Konec s kopiemi.............................................................. 24 5.
ZMĚNY V EXISTUJÍCÍCH ZÁZNAMECH .............................................. 25
5.1. POUŽITÍ FILTRŮ PRO SEZNAM HM NA OBRAZOVCE .......................................... 25 5.2. NAVÝŠENÍ HODNOTY PŘEDMĚTŮ HIM ............................................................ 28 5.3. ZÁPIS POHYBU PŘEDMĚTU ............................................................................... 29 5.3.1. Výdej majetku ........................................................................................... 31 5.3.2. Vrácení majetku ....................................................................................... 33 5.3.3. Převod majetku mezi útvary..................................................................... 33 5.4. VYŘAZENÍ PROSTŘEDKU, OBNOVENÍ VYŘAZENÉHO PROSTŘEDKU.................... 33 5.4.1. Jednotlivé vyřazení předmětu .................................................................. 33 5.4.2. Hromadné vyřazení předmětů.................................................................. 36 6. 6.1. 6.2. 6.3. 7. 7.1.
OZNAČENÍ PŘEDMĚTŮ ............................................................................. 39 NASTAVENÍ VÝBĚROVÉ PODMÍNKY ................................................................. 39 UKONČENÍ REŽIMU ZNAČENÍ ........................................................................... 41 ZRUŠIT OZNAČENÍ PŘEDMĚTŮ .......................................................................... 41 OSOBNÍ KARTY............................................................................................ 42 AKTUALIZACE TEXTŮ OSOBNÍCH KARET.......................................................... 43
8.
HROMADNÝ POHYB................................................................................... 44
9.
ČÍSELNÍKY .................................................................................................... 46
10. TISKOVÉ SESTAVY..................................................................................... 48 11. TISK ETIKET................................................................................................. 51 12. INVENTURY .................................................................................................. 53 12.1. 12.2. 12.3. 12.4. 12.5. 12.6. 12.7.
SBĚR ÚDAJŮ DO PŘENOSNÉHO TERMINÁLU ................................................... 53 INICIALIZACE INVENTUR ............................................................................... 53 NAČTENÍ DAT Z TRAKKERU .......................................................................... 55 PŘÍPRAVA INVENTUR .................................................................................... 56 ZMĚNY V ÚDAJÍCH INVENT ........................................................................ 57 INVENTURNÍ ROZDÍLY................................................................................... 58 INVENTURNÍ SOUPIS...................................................................................... 60
13. ÚDRŽBA A KONFIGURACE ...................................................................... 62 13.1. KONFIGURACE SYSTÉMU .............................................................................. 62 13.2. ARCHIVACE A OBNOVENÍ DAT ...................................................................... 63 13.2.1. Archivace............................................................................................... 63 13.2.2. Obnova dat ............................................................................................ 65 13.3. PŘEINDEXOVÁNÍ DATABÁZÍ .......................................................................... 67 13.4. FYZICKÉ ZRUŠENÍ VYŘAZENÝCH ZÁZNAMŮ .................................................. 67 14. TOOLS (POMŮCKY) .................................................................................... 69 15. CHYBOVÉ STAVY........................................................................................ 70
4
1.
ÚVOD
Myšlenka využít čárový kód pro evidenci hmotného majetku vznikla p ři analýze způsobu, jakým se běžně provádějí inventury. Ve své podstatě nejde o nic jiného, než o porovnání dvou skupin údajů se snahou, aby výsledkem bylo promítnutí stavu jedné skupiny (fyzický stav předmětů) do druhé (evidence stavu předmětů na počítači). Problémem, který dokáže efektivně řešit právě čárový kód, je co nejpřesněji a pokud možno v co nejkratší době získat soubor inventárních čísel uspořádaný podle skutečného rozmístění předmětů. Porovnání obou skupin je potom již otázkou maximálně několika minut a protože se jedná o proces zcela automatizovaný, nemusíte se obávat chyb vzniklých lidským faktorem. Systém MAJETEK Vám umožní vést efektivně stále aktuální přehled majetku Vaší organizace se všemi funkcemi, které od takového programu o čekáváte (tj. možnost provádět změny přímo z pracovní stanice v reálném čase, rozmisťovat předměty podle struktury Vašeho podniku nebo na osobní karty pracovník ů, vytvářet různě cílené tiskové přehledy majetku atd.), a navíc má vestavěný systém pro rychlé a snadné provedení celkové inventury. Celý programový systém je řešen pro zpracování v počítačové síti. Můžete jej tedy používat jako podnikový informační systém o rozmístění majetku, všechny informační sestavy a funkce programu jsou p řístupné i bez znalosti hesla. Pracovníci, kteří heslo znají, mohou provádět navíc změny v databázích. Přestože se jedná o software určený pro prostředí MS-DOS, bez potíží funguje na všech platformách Windows. Výhodou, a podstatným rozdílem od všech podobných systémů, je přímé ovládání přenosných datových terminálů a tiskáren nálepek bez potřeby speciálního ovladače nebo speciálního externího programu. Velké množství sestav podle různých kritérií umožňuje filtrací dat podle podmínky získat přesné informace podle typu požadavku. Věříme, že brzy oceníte výhody automatizovaného zpracovávání evidence majetku pomocí našeho systému a že Vám ušetří většinu rutinní práce, kterou jste doposud museli podstupovat.
2.
INSTALACE SYSTÉMU A KONFIGURACE POČÍTAČE
2.1. Hardware - zapojení systému
Pro využití všech možností vyžaduje systém následující zařízení:
- počítač třídy PC 386sx a vyšší, 2 MB RAM, pevný disk min. 40 MB, disketová mechanika, paralelní port, 2 sériové porty, displej VGA - myš - tiskárna typu EPSON, IBM nebo Hewlett Packard - speciální tiskárna čárového kódu (Datamax Allegro 2, Datamax Ovation, Argox OS-214, Argox X-1000+)- v případě zpracování evidence čárovým kódem - přenosný terminál pro snímání čárového kódu (trakker) se snímačem čárového kódu - v případě zpracování evidence čárovým kódem
Obr.: Schéma zapojení systému
PS/2 LPT1
myš
textová tiskárna COM2
snímač CCD tiskárna čárového kódu COM1
terminál
ã CodeWare s.r.o.
2. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU
2.2. Přizpůsobení programu vlastním potřebám Při normální práci si program ukládá aktuální uživatelsku konfiguraci, pracovní soubory a generované tiskové sesavy na lokální disk po čítače do adresáře C:\MAJETEK. Kromě běžného nastavení, které je pro různé pracovní stanice v síti odlišné a ovládá je samotný uživatel, může být program jednorázově přizpůsobený v několika dalších směrech. Níže uvedené úpravy programu a nastavení nejsou p ři prodeji připočítávané k ceně: 1. Délka a tvar inventárního čísla Inventární číslo má tvar X/iiiiii.pp. První znak je označení typu prostředku, následuje lomítko, dále vlastní inventariza ční číslo, tečka a pořadové dvojčíslí dílu v sestavě. Tečka a pořadové číslo sestavy není pro funkci systému podstatné, na přání kupujícího tedy může mít inventární číslo tvar X/iiiiiii. Inventarizační číslo iiiiiii může obsahovat velká písmena, malá písmena a číslice. Délku (tj. počet znaků) určí uživatel před zakoupením softwaru, neměla by však překročit 10 znaků. 2. Počet typů evidovaného majetku a jeho označení Celkově počet typů majetku (například "Hmotný investiční", "Pozemky", "Software", "Drobný hmotný") nesmí překročit devět typů. Pojmenování typů, jejich zkratky, rozdělení co patří do části investic a co ne a rozlišovací znak typu jsou již věcí uživatele. Pro rozlišovací znak typu můžete použít jakékoliv velké písmeno kromě "X" (vyhrazeno pro zhodnocení prostředku) nebo jakoukoliv číslici kromě "2" (vyhrazeno pro typ "Leasing"). 3. Číselník lokalizace prostředku Fyzické umístění každého prostředku je programem označeno třemi hierarchicky členěnými částmi (například "Budova", "Patro", "Místnost") a jednou pomocnou částí, která s prvními třemi nemusí nijak souviset (například "Středisko"). Pojmenování jednotlivých částí a jejich délky určí uživatel před zakoupením produktu. 4. Grafický formát evidenční nálepky Nálepka musí obsahovat inventární číslo (v textovém tvaru i ve tvaru čárového kódu). Dále může obsahovat obrázek, rámečky nebo linky a texty (například název předmětu apod.). 5. Aplikace pro přenosný terminál Program pro přenosný terminál je vždy závislý na tvaru inventárního čísla a na číselníku lokalizace prostředku.
5
ã CodeWare s.r.o.
2.3. Spuštění programu Program se spouští dvouklikem levého tla čítka myši na ikonu programu majetek. Systém provede zběžnou kontrolu indexových souborů. Jestliže zjistí nějaký nesoulad, nebo některý z indexových souborů nenajde, automaticky si vytvoří všechny indexy znovu. Potom se na Vašem displeji objeví úvodní obrazovka programu. Obr. Základní obrazovka systému
Základní menu je rozděleno do několika úseků, z nichž každý shrnuje funkce podobného účelu. Jednotlivé úseky jsou odděleny vodorovnou čarou. V pořadí shora dolů jsou to oddíly: 1. Práce s databázemi majetku, převody, výdeje 2. Označení předmětů, hromadný pohyb 3. Tvorba a údržba uživatelských číselníků 4. Inventury a tisky 5. Systémové a archivační služby, nahraní dat na disketu pro obvodní ú řad 6. Nastavení a změna přístupového hesla
6
ã CodeWare s.r.o.
2. SPUŠTĚNÍ PROGRAMU
Stisknutím klávesy F10 můžete vyvolat informaci o instalované verzi programu, jeho autorech a o oprávněném uživateli: Obr. Informační obrazovka
Tuto obrazovku můžete vyvolat téměř kdykoliv při práci s programem.
7
3.
NASTAVENÍ HESLA A DALŠÍ UŽIVATELSKÉ INFORMACE
V případě, že pro práci s Majetkem zadáte heslo, máte přístup k změnám ve všech záznamech. V případě, že heslo neznáte, můžete si všechny záznamy jenom prohlížet. Program je dodáván s heslem 111. Ve vlastním zájmu si heslo změňte na jiné a budete mít jistotu, že nikdo nepovolaný nebude provád ět změny v databázích systému. Heslo se změní vyvoláním menu HESLO --> ZMĚNIT HESLO PROGRAMU.
3.1. Ovládání programu
Program MAJETEK se snaží zachovávat všeobecně používané standardy ovládání. Kliknutím levého tlačítka myši - vyvolá nejpoužívanější akci v daný moment; většinou detail pro změnu nebo prohlížení Klik pravého tlačítka myši - zaktivuje nápovědu, jinak vyvolávanou i stiskem klávesy F1. V jakémkoliv místě programu můžete nápovědu aktivovat klikem pravého tlačítka myši nebo stiskem klávesy F1. ESC - vyvolá návrat do předchozí úrovně programu Při vyplňování vkládacích obrazovek, např. při zařazování nových předmětů nebo při změnách v údajích o předmětech, můžete pro zrychlení práce použít některé pomocné kombinace kláves. Zde uvádíme jejich seznam: F2 ... vyvolání číselníku pro výběr. Toto tlačítko lze použít u údajů, které mají světle modrou barvu. ALT-F2 ... vložení dnešního datumu (aktivní u datumových položek) F1... vyvolání obrazovky s kontextovou nápov ědou INSERT ... přepínání mezi vkládacím a přepisovacím režimem
ã CodeWare s.r.o.
3.2. Označení předmětů V programu se setkáte se dvěma možnými značkami před předměty. * - znamená označení vybraného předmětu ·
znamená označení logicky vymazaného záznamu
Záznam - předmět může být vymazaný logicky nebo fyzicky. Logicky vymazané záznamy jsou v podstatě jenom záznamy označené pro výmaz. Definitivního, tedy fyzického vymazání docílíte spuštěním menu ÚDRŽBA A KONFIGURACE, sekce Fyzické zrušení vyřazených záznamů. Po spuštění této funkce si můžete vybrat ze dvou možností: Fyzicky zrušíte všechny záznamy logicky ozna čené – tento záznam je v databází označen tečkou. Druhou možností je fyzické zrušení jenom záznamů, označených logicky zrušených – v databázi je takýto záznam označen tečkou a hvězdičkou (*). Obr.Fyzické zrušení označených záznamů
9
ã CodeWare s.r.o. Obr.Fyzické zrušení označených záznamů
Postup při fyzickém rušení záznamů je následovný: 1. Označíte hmotný majetek , který chcete zrušit (jde o logické zrušení záznamu). Označení provedete v těchto krocích. Najedete si do menu na druh majetku, který chcete označit – například: Investiční majetek podrobně – hmotný investiční majetek. Potom zvolíte podmenu Vyřazení. Buď podle filtru vyberete majetek k vyřazení, nebo zvolíte seznam všeho hmotného investi čního majetku. Kurzorem označíte majetek k vyřazení a stisknete tlačítko Vyřadit. Objeví se dialogové okno, kde zadáte důvod vyřazení nebo stiskem tlačítka ENTER bez důvodu potvrdíte logické vyřazení. Před záznamem vyřazeného majetku se objeví tečka. Tečka znamená, že záznam je vyřazen logicky. 2. V menu Konfigurace a údržba zvolíte podmenu: Fyz. vyřazení označených záznamů. Potvrdíte volbu 3. Objeví se obrazovka, kde se zobrazí dvě možnosti: A: Zrušení všech logicky zrušených záznamů B: Zrušení označených logicky zrušených záznamů 4. A: Potvrzením volby zrušení všech logicky zrušených záznam ů se Vám objeví obrazovka, kde ještě zadáte typ majetku a číslo vyřazovacího protokolu. Potom se Vám stiskem klávesy Pokračovat se program utvrdí, jestli opravdu chcete zrušit (nyní již fyzicky) všechny logicky zrušené záznamy. 10
ã CodeWare s.r.o. B: Potvrzením volby zrušení označených logicky zrušených záznamů se Vám objeví obrazovka, kde ještě zadáte typ majetku a číslo vyřazovacího protokolu. Potom si program požadavkem stisknutí klávesy Pokra čovat ověří, že opravdu chcete zrušit (nyní již fyzicky) označené logicky zrušené záznamy.
5. Po potvrzení volby se záznam smaže z disku počítače. Tato volba je nevratná,
proto se počítač táže dvakrát a upozorňuje na nevratnost Vašeho konání.
11
4.
PRÁCE SE ZÁZNAMY MAJETKU 4.1. Typy majetku
Majetek je systémem rozdělen do různých skupin podle potřeb organizace. Základní dvě skupiny majetku tvoří: Investiční majetek HIM, HIML, DHIM
Drobný majetek: DHNM, JM Zkratka
Stručný popis
HIM
hmotný investiční majetek
HIML
leasing
DHIM
drobný hmotný investiční majetek
JM
jiný majetek
DHNM
drobný hmotný neinvestiční majetek
ã CodeWare s.r.o.
4.2. Horké klávesy Pro zrychlení práce jsou obrazovky systému MAJETEK vybaveny většinou tzv. horkými klávesami. Na obrazovce jsou tyto klávesy zřetelně barevně vyznačeny. Aktivování těchto kláves docílíte stisknutím klávesy
zárove ň se zvýrazněným znakem. Například v základní obrazovce je v menu Heslo. Výrazně je zde označeno písmeno H. Stiskem kláves Alt+H docílíte vyvolání menu Heslo. V případě černobílého monitoru si musíte v konfiguraci po čítače – menu Údržba a konfigurace vyvolat příkaz Nastavení konfiguračních parametrů. Objeví se Vám obrazovka s různými parametry pro nastavení. Parametr Monitor můžete nastavit jako barevný nebo jako černobílý. Ctrl + levá šipka, Ctrl + pravá šipka – umožní přechod na další/ předchozí kartu při režimu prohlížení/opravy.
4.3. Nastavení hesla Při prvním setkáním s programem Vám naskočí obrazovka, při níž musíte zadat svoje heslo. Defaultní nastavení hesla je 111 (tři jedničky) Obr. Nastavení a změna přístupového hesla
13
ã CodeWare s.r.o.
4.4. Zařazení nového předmětu Nejprve si vyberte skupinu majetku, do které chcete zařadit nový předmět. Potom stiskněte funkci "Zařazení nového HM".
4.4.1.Zařazení nového HIM Obr. Zařazení nového HIM
14
ã CodeWare s.r.o. Některé položky editační obrazovky při zařazování nového prostředku jsou pro urychlení práce předem vyplněny systémem. Pokud Vám předvolba nevyhovuje, můžete je změnit. Vysvětlení pro vyplnění některých údajů: KARTA HIM ČÍSLO
ZAŘAZOVACÍHO PROTOKOLU…systém přednastavuje číslo zařazovacího protokolu a počítá při dalším zařazením vždy s číslem o 1 vyšším
DATUM ZAŘAZENÍ…systém nastavuje aktuální datum. INVENTÁRNÍ ČÍSLO ... systém nabízí první volné číslo, které je k dispozici. Inventární číslo má tvar: TYP/INVENTÁRNÍ ČÍSLO.ČÁST. V základním nastavení program nedovoluje měnit inventární číslo. Pokud to však nutně potřebujete, najděte v nabídce "Konfigurace" příslušnou volbu a nastavte ji. Např.: 1/12340001.01 znamená, že jde o typ majetku 1 (může jít např. o HIM) s inventárním číslem 12340001, část 01 - tedy např. o monitor k počítači.
1 / 1 2 3 4 0 0 0 1. 01 část sestavy typ majetku
inventární číslo prostředku
V případě, že nezadáte za tečkou číslo, není předmět složený z více částí. Typickým příkladem „inventárních čísel s tečkou“ může být právě výpočetní technika, kde počítač je složený z klávesnice, monitoru, myši atd. Do inventárního čísla můžete vkládat i znaky, například 1/Sg1H50001.00 UMÍSTĚNÍ ...
přesná lokalizace předmětu, v pořadí zleva: číslo školy, číslo budovy, číslo místnosti. V případě podsvícení pole můžete klávesnicí F2 vybírat hodnoty z Vašeho číselníku. Klávesa F2 Vám otevře číselník, kterým můžete klávesou „šipka“ umístnit kurzor na správnou hodnotu a potvrzením ENTER se hodnota načte z číselníku do pole Umístění.
15
ã CodeWare s.r.o. Pomůcka: Vždy je pod umístěním zobrazen otazník (?). Kliknutím na tento znak se dozvíte přesnou skladbu umístění daného předmětu.
ZPUSOB POŘIZENÍ…z číselníku (stiskem klávesy F2) můžete zvolit jeden ze čtyř způsobů pořízení: Dar, leasing, nákup, převod, vyřazení NÁZEV…do pole klávesnicí zapíšete název HIM TYP… typem rozumíme jakousi značku předmětu, například typ počítače Compaq PŘÍSLUŠENSTVÍ… v případě, že monitor počítače má optický filtr, je možné počítat s filtrem jako s příslušenstvím k monitoru. V případě mobilních telefonů je možné uvzžovat se SIM kartou jako s příslušenstvím. DRUH ...
nepovinný údaj, zatřídění do číselníku, který si vytváří uživatel pro své potřeby. Využívá ho ke třídění podle vlastn Např. 1000 ...
nábytek
1100 ...
stoly
1200 ...
židle
1300 ...
skříně
2000 ...
automobily
2100 ...
osobní automobily 16
ã CodeWare s.r.o. 2200 ...
nákladní automobily
atd. (NAVÝŠENÁ) CENA ... při zařazení uveďte pořizovací cenu prostředku. Tato částka se bude automaticky měnit při pozdějším případném navýšení hodnoty až v momentě, když součet všech navýšení za kalendářní rok přesáhne částku 40.000 kč. Stejným spůsobem jako při navýšení majetku je možné snížit hodnotu majetku zadáním záporné ceny. DODAVATEL
Tuto položku je možné po stisknutí klávesy F2 vyhledat z číselníku. V případě, že v číselníku není, nutno jí do číselníku vložit. V tomto případě opustíme menu Vkládání HM a vnoříme se do menu Číselníky. Dále postupujeme podle pokynů a části Práce s číselníky. Položku můžete zadat i ručním zápisem, ignorováním číselníku dodavatelů
Při pohybu kurzorem zjistíte, že některá pole mají bledě modré podbarvení. Stisknutí klávesy F2 na takto podbarveném poli zaktivuje číselník, ze kterého si můžete vybírat. Tvorbě číselníků je věnovaná samostatná kapitola.
17
ã CodeWare s.r.o. Tlačítka v dolní části obrazovky:
ETIKETA ... tisk nálepky s inventárním číslem na tiskárně s čárovým kódem KONEC S KOPIÍ ... údaji
uloží záznam do databáze a nabídne další nový se stejnými
KONEC S ULOŽENÍM ...uloží záznam do databáze MEMO ...zobrazí informace v memo poli. Zobrazené informace není možné editovat. Editace memo položek můžete stiskem * vedle MEMO * ... slouží k vytvoření Memo pole. Můžete si zde psát různé poznámky pro vlastní potřebu. I když nejlépe je využít strukturovaný zápis do p ředem nadefinovaných záznamů, pro vlastní poznámky nůžete funkci využít pro mimořádné případy, pro vlastní poznámky.
18
ã CodeWare s.r.o. Obr.: Tvorba Memo pole
ODPISOVÉ INFORMACE... vyvolá obrazovku s odpisovými informacemi Při uložení záznamu do databáze se automaticky vytvo ří zařazovací protokol na připojené textové tiskárně. Pokud chcete, aby se zařazovací protokoly netisknuly (vytisknete si je později), nastavte v konfiguraci systému počet kopií zařazovacího protokolu na číslo 0. PŘÍKLAD: Vyplníme si obrazovku počítače podle obrázku. Do pole Datum zařazení zapíšeme datum formátem dd.mm.rrrr, tj. např. 02.05.2001. Pro rychlé vložení aktuálního datumu můžeme stisknout současně klávesy ALT a F2. Ostatní pole vyplníte patřičnými údaji. (Číslo dokladu, inventární číslo, název, typ, technický popis, příslušenství, dodavatel, výrobce, země původu, datum dodání, pořizovací cena, z investičních prostředků, číslo faktury, splatná do...). U světle modrých políček si můžeme pomoci výběrem z číselníku, klávesou F2. Práci s číselníkem si vysvětlíme při vyplnění pole Druh: Po stisknutí klávesy F2 se na obrazovce objeví seznam. Z něj je možné si vybrat nabízený druh a volbu potvrdit klávesnicí ENTER nebo dvojitým kliknutím levého tlačítka myši. Vaše volba se promítne do pole Druh. 19
ã CodeWare s.r.o. Může se stát, že číselník neobsahuje volbu, kterou chcete použít. V takovém p řípadě musíte práci na chvíli přerušit tím, že zatím číslo vyplníte ručně, uložíte záznam současným stiskem kláves ALT a S, a najdete menu Číselníky. Dále pokračujete v práci s číselníky přesně podle kapitoly Číselníky. K vyplňovanému záznamu se potom vrátíte volbou Informace a změny. Právě zařazený předmět najdete na konci seznamu.
20
ã CodeWare s.r.o.
4.4.2.Zařazení drobného hmotného majetku DHM Obr.: Zařazení nového DHM
Vysvětlení pro vyplnění některých údajů: INVENTÁRNÍ ČÍSLO ... systém nabízí první volné číslo, které je k dispozici. Inventární číslo má tvar: TYP/INVENTÁRNÍ ČÍSLO. ČÁST. Přitom každá škola (případně obvodní úřad) má v inventarním čísle první část, kterou mohou měnit a druhou část, která je identifikátorem dané školy. Např.: 1/12340001.01 znamená, že jde o typ majetku 1 (může jít např. o HIM) s inventárním číslem 12340001, část 01 - tedy např. o monitor k počítači. UMÍSTĚNÍ ...
přesná lokalizace předmětu, v pořadí zleva: číslo školy, číslo budovy, číslo místnosti. V případě podsvícení pole můžete klávesnicí F2 vybírat hodnoty z Vašeho číselníku. Klávesa F2 Vám otevře číselník, kterým můžete klávesou „šipka“ umístnit kurzor na správnou hodnotu a potvrzením ENTER se hodnota načte z číselníku do pole Umístění.
?. ... vedle umístění je zobrazen znak – otazník. Klikem na tento znak je možné upřesnit umístění daného předmětu. 21
ã CodeWare s.r.o. DRUH PROSTŘEDKU je číselníkem. Můžete si tedy vyvolat klávesu F2, otevře se Vám číselník a vy vložíte správný údaj klávesí ENTER do pole Druh prostředku. V případě, že číselník je prázdný, postupujete podle kapitoly Práce s číselníky, kde je popsán postup pro vkládání hodnot do číselníku NADŘAZENÝ HM ... vyplníte, pokud chcete zařazovaný DHIM propojit s nějakým předmětem HIM nebo HIML. Význam to má později, při převodu nadřazeného předmětu na jiné místo se zároveň s ním přesouvají i všechny podřazené DHIM. Typickým příkladem pro nadřazený HM je autorádio, kde nadřazeným HM je auto. S přesouváním auta se bude automaticky přesouvat i autorádio. Zvláštním případem podřazeného prostředku je záznam o navýšení hodnoty HIM, který je vnitřně reprezentován velmi podobně jako záznam o DHIM. Při navyšování hodnoty prostředku je tato kolonka vyplněna automaticky systémem a uživatel do ní nemá přístup. DODAVATEL
Tuto položku je možné po stisknutí klávesy F2 vyhledat z číselníku. V případě, že v číselníku není, nutno jí do číselníku vložit. V tomto případě opustíme menu Vkládání HM a vnoříme se do menu Číselníky. Dále postupujeme podle pokynů a části Práce s číselníky. Položku můžete zadat i ručním zápisem, ignorováním číselníku dodavatelů
Tlačítka v dolní části obrazovky: ETIKETA ... tisk nálepky s inventárním číslem na tiskárně s čárovým kódem VÝDEJ DO OS. UŽÍVÁNÍ ... nabídne seznam osobních karet pracovníků a po výběru vydá zařazovaný předmět do osobního užívání KONEC S KOPIEMI ... na rozdíl od zařazování HIM umožní vytvořit zvolený počet kopií zařazeného prostředku. TISK EVIDENČNÍ KARTY - tiskne protokol o zařazení předmětu PŘÍKLAD: Do pole Datum zařazení zapíšeme datum formátem dd.mm.rrrr, tj. např. 02.05.2001. Pro rychlé vložení aktuálního datumu můžeme stisknout současně klávesy ALT a F2.
22
ã CodeWare s.r.o. Ostatní pole vyplníte patřičnými údaji. (Číslo dokladu, inventární číslo, název, typ, způsob pořízení, technický popis, dodavatel, výrobce, země původu, datum dodání, pořizovací cena, z investičních prostředků, číslo faktury, číslo objednávky...). U světle modrých políček si můžeme pomoci výběrem z číselníku, klávesou F2. Práci s číselníkem si vysvětlíme při vyplnění pole Druh: Po stisknutí klávesy F2 se na obrazovce objeví seznam. Z něj je možné si vybrat nabízený druh a volbu potvrdit klávesnicí ENTER nebo dvojitým kliknutím levého tlačítka myši. Vaše volba se promítne do pole Druh. Může se stát, že číselník neobsahuje volbu, kterou chcete použít. V takovém p řípadě musíte práci na chvíli přerušit tím, že zatím číslo vyplníte ručně, uložíte záznam současným stiskem kláves ALT a S, a najdete menu Číselníky. Dále pokračujete v práci s číselníky přesně podle kapitoly, Číselníky. K vyplňovanému záznamu se potom vrátíte volbou Informace a změny. Právě zařazený předmět najdete na konci seznamu.
23
ã CodeWare s.r.o.
4.4.3.Použití tlačítka Konec s kopiemi
V případě, že chceme zařadit například 10 ks stejných židlí, je ideální využít tuto funkci. Znamená to, že se záznam rozkopíruje 10 x , přičemž se každé židli přiřadí inventární číslo o jedno vyšší než předcházející. Stiskem tlačítka Kopírovat v aktivním okně se vytvoří 10 kopií předmětů. Po rozkopírovaní předmětů se zobrazí seznam všech předmětů.
24
ã CodeWare s.r.o.
5.
ZMĚNY V EXISTUJÍCÍCH ZÁZNAMECH
Všechny operace s hmotným majetkem s výjimkou zařazování nového předmětu (tedy informační obrazovka o konkrétním předmětu, změna v údajích předmětu, pohyb předmětem do jiné místnosti nebo na osobní kartu, vyřazení předmětu) se provádějí stejným postupem. Nejprve si zvolíte požadovanou akci, poté získáte na obrazovce setříděný seznam všech předmětů a po výběru jednoho konkrétního z tohoto seznamu zvolenou akci provedete. Například chcete provádět vyřazení drobného hmotného majetku. Zvolíte si tedy akci: Drobný hmotný majetek - vyřazení. Nyní se zaměříte na nejvhodnější uspořádání, ve kterém nejrychleji nalistujete požadovaný p ředmět. Zvolíte jednu z nabízených možností - podle umístění, druhu, výrobního čísla nebo všeho DHM. V zobrazeném seznamu dále listujeme a provádíme v n ěm příslušné operace vyřazování.
5.1. Použití filtrů pro seznam HM na obrazovce Aby jste však nemuseli vyhledávat jeden předmět vždy v celé databázi (která může mít tisíce předmětů), můžete si ještě před zobrazením seznamu nastavit filtr pro předměty, které Vás zajímají. Můžete si tedy nechat zobrazit např. pouze vyřazený majetek, majetek určité třídy, druhu, SKP, jednoho útvaru nebo majetek z konkrétní místnosti. K nastavení filtru jste vyzvání vždy po volbě „Vyhledat podle“ jiné, než „Seznam všeho HM“, viz následující obrázek.
25
ã CodeWare s.r.o. Obr.: Příklad nastavení filtru podle umístění předmětů u HIM
Obr.: Příklad nastavení filtru podle umístění předmětů u DHM
Pro změnu v údajích záznamu majetku i pro souhrnnou informaci o ur čitém předmětu používá systém stejný tvar obrazovky, jako při vkládání nového záznamu. 26
ã CodeWare s.r.o. Vyvolání editační nebo informační obrazovky na displej počítače docílíte následujícím způsobem: 1. Ze základní obrazovky zvolíte typ majetku, ve kterém je požadovaný p ředmět zařazen. 2. Zvolíte funkci Informace a změny. 3. Před zobrazením seznamu předmětů, z něhož budete vybírat, můžete ještě určit filtr, kterým seznam omezíte na menší oblast (bylo blíže vysv ětleno v předchozích řádcích). 4. V zobrazeném seznamu nastavíte kurzor na zvolený předmět a stisknete tlačítko Změna (editační okno) nebo Podrobně (informační okno). Obr.: Seznam předmětů na obrazovce
Poznámka: Pro rychlejší pohyb v seznamu pomocí klávesnice lze využít kombinace kláves Ctrl-PgUp (skok na začátek seznamu) a Ctrl-PgDn (skok na konec seznamu). Seznam tlačítek v dolní části obrazovky PODROBNĚ
Klikem myši na tlačítko podrobně se Vám zobrazí podrobný rozpis HM
HISTORIE NAVÝŠENÍ zobrazí podrobně historii navýšení HM
27
ã CodeWare s.r.o. ETIKETA
Stiskem tlačítka se Vám vytiskne na speciální tiskárně etiketa s čárovým kódem HM
NASTAVIT
po zadání hodnoty inventárního čísla se kurzor nastaví na zvolený údaj
ZMĚNA
umožní editovat údaje daného HM
ODVODIT NOVÝ V případě, že budete muset zařadit majetek, který jste již v minulosti zařazovali a měl přibližně stejné údaje (dodavatel, druh, …), zvolíte tlačítko Odvodit nový a můžete podle vybraného HM odvodit editací některých údajů nový HM. Tímto se odstraňuje zbytečné vypisování stejných údajů. NÁVRAT
Stisk tlačítka způsobí návrat o úroveň zpět.
5.2. Navýšení hodnoty předmětů HIM Hodnotu evidovaného prostředku můžete změnit buď jednoduše přepsáním ceny, nebo stisknutím tlačítka Navýšení. Při navyšování hodnoty investičního majetku se nezvyšuje jeho pořizovací cena ihned, ale teprve až součet všech navýšení za kalendářní rok přesáhne částku 40.000. Stejným postupem jako při navýšení se hodnota investičního majetku snížuje zadáním záporné ceny. Příklad: Máte zakoupenou tiskárnu. Její cena je 50 000 K č. Dokoupíte si k tiskárně podavač za 5000 Kč. Tímto navýšíte hodnotu tiskárny na 55 000 K č. Stiskem tlačítka NAVÝŠENÍ si zanesete přesné údaje o zakoupeném podavači. Stejným způsobem zaznamenáte všechny doplňky k Vaší tiskárně. Přehled o doplňcích - navýšeních původní hodnoty získáte stiskem klávesy HISTORIE NAVÝŠENÍ. Postup při vyplňování navýšení (zobrazí se karta navýšení): 1. Stiskněte tlačítko NAVÝŠENÍ (zobrazí se karta navýšení podle obrázku)
28
ã CodeWare s.r.o. 2. Vyplňte údaje o předmětu, kterým navýšíte hodnotu daného HIM
Po uložení se původní pořizovací cena prostředku zvýší o částku, kterou jste vyplnili při zaznamenávání navýšení až součet všech navýšení za kalendářní rok přesáhne částku 40.000.
5.3. Zápis pohybu předmětu Výdej, převod nebo návrat předmětu si MAJETEK řídí sám. Můžete sice změnit údaje o umístění předmětu pomocí režimu "Změny", v tom případě však nebudou zachovány všechny vazby v databázi (takový pohyb nap říklad nebude zaznamenán do historie pohybů). Zároveň s vytvořením těchto vazeb dojde k nabídnutí příslušného dokladu na obrazovku počítače s možností vytisknout jej. Podobným postupem jako v kapitole 5.1.1. získáte na obrazovce set říděný seznam prostředků, ze kterého vyberete konkrétní předmět. Potom stisknete tlačítko, které určuje druh prováděného pohybu předmětu. Pro rychlejší nastavení v seznamu na požadovaný předmět můžete použít tlačítka Nastavení, jak je ukázáno na obrázku.
29
ã CodeWare s.r.o. Obr.: Ukázka vyvolání pohybu předmětu
Obr.: Nastavení na konkrétní předmět v seznamu
30
ã CodeWare s.r.o. Význam tlačítek pro výběr druhu pohybu: VÝDEJ ... výdej předmětu ze skladu na osobní kartu nebo na místnost. VRÁCENÍ ...
návrat předmětu z osobní karty nebo z místnosti zpět do skladu
PŘEVOD... převod předmětu mezi dvěma místnostmi (útvary, středisky) PODROBNĚ...
podrobně se zobrazí karta majetku
ETIKETA... pro tisk etikety s čárovým kódem HIS. NAVÝŠENÍ historie navyšování s podrobným průběhem navýšení hodnot u daného majetku Poznámka: nemá-li předmět vyplněnou položku umístění, systém předpokládá, že je na skladě Stisknete-li tlačítko (Výdej, Vrácení, Převod), vytvoří se na popředí menší okno s návrhem dokladu, který se bude tisknout. Pokud stisknete tla čítko POKRAČOVAT, dokončí se započatá akce a na textové tiskárně můžete vytisknout příslušný doklad. Nabídnuté číslo dokladu při výdeji, vrácení nebo převodu můžete přepsat na svoje číslo dokladu.
5.3.1.Výdej majetku Postup při výdeji majetku je následovný: 1. Zvolíte si typ majetku a akci – pohyb 2. Zúžíte si oblast majetku k výdeji podle nastaveného filtru 3. Z nabízeného seznamu si označíte předmět k výdeji 4. Stiskem tlačítka Výdej popíšete přesně typ výdeje – do osobního užívání nebo na místnost 5. Zobrazí se výdej prostředku, kde doplníte další údaje pro tisk protokolu – výdejky, kterou můžete následovně vytisknout. Při zvolení funkce OSOBNÍHO UŽÍVÁNÍ systém vytvoří přes seznam předmětů ještě seznam osobních karet. Toho můžete využít, pokud jste zapomněli, se kterým předmětem pracujete. Seznamem osobních karet na popředí můžete pohybovat buď po současném stisknutí kláves CTRL a F5 nebo celé okno můžete uchopit pomocí myši za horní hranu (tj. nastavit kurzor na horní hranu okna a stisknout tla čítko myši; dokud tlačítko budete držet stisknuté, budete moci s oknem pohybovat). 31
ã CodeWare s.r.o. Obr.: Výdej prostředku na osobní kartu
Pokud osobní karta ještě v seznamu neexistuje, můžete si ji založit v průběhu operace. Po výběru konkrétní osobní karty systém před provedením akce testuje, zda může zamýšlený pohyb provést. Obr.: Výběr osob se seznamu
32
ã CodeWare s.r.o.
Při zadávání nové osobní karty můžete zadat kromě položek: osobní číslo, jméno, příjmení i položku telefon, kde zadáte telefonní číslo, popřípadě linku osoby.
5.3.2.Vrácení majetku Postup při vrácení majetku je následovný: 1. Zvolíte si typ majetku a akci – pohyb 2. Zúžíte si oblast majetku k vrácení podle nastaveného filtru 3. Z nabízeného seznamu si označíte předmět k vrácení 4. Stiskem tlačítka Vrácení popíšete přesně typ vrácení – do osobního užívání nebo na místnost 5. Zobrazí se výdej prostředku, kde doplníte další údaje pro tisk protokolu – návratky, kterou můžete následovně vytisknout.
5.3.3. Převod majetku mezi útvary Postup při převodu majetku je následovný: 1. Zvolíte si typ majetku a akci – pohyb 2. Zúžíte si oblast majetku k vrácení podle nastaveného filtru 3. Z nabízeného seznamu si označíte předmět k vrácení 4. Stiskem tlačítka Vrácení popíšete přesně typ vrácení – do osobního užívání nebo na místnost 5. Zobrazí se výdej prostředku, kde doplníte další údaje pro tisk protokolu – návratky, kterou můžete následovně vytisknout.
5.4. Vyřazení prostředku, obnovení vyřazeného prostředku 5.4.1.Jednotlivé vyřazení předmětu Úplné vyřazení předmětu z databáze musíte provést ve dvou krocích. Nejd říve zvolte skupinu majetku, z níž budete vyřazovat předmět a vyberte funkci VYŘAZENÍ. Po
33
ã CodeWare s.r.o. nastavení kurzoru v seznamu na určený předmět a stisknutí tlačítka VYŘADIT se objeví v seznamu značka ·. Od této chvíle je předmět tzv. logicky zrušený. Logicky zrušené záznamy je možné pouze prohlížet, není je možné měnit ani s nimi provádět pohyby, můžete je však znovu obnovit. K tomu postačí zvolit filtr Vyřazený HM), nastavit seznam na určený předmět a stisknout tlačítko ZAŘADIT. Skutečné vymazání logicky zrušených záznamů provedete funkcí Fyzické zrušení vyřazených záznamů v oddílu Údržba a konfigurace. Tato funkce prohledá všechny databáze a nalezené logicky zrušené záznamy přesune mimo systém, do speciální odkladné databáze (VYRAZENE.DBF). Přitom se vytvoří vyřazovací protokol se seznamem všech prostředků, které byly vyřazeny. Obr.: Ukázka logicky zrušených záznamů
Před skutečným – fyzickým vyřazením (Údržba a konfigurace/Fyz. zrušení vyřazených záznamů) Vás program upozorní na nenávratnost daného kroku. Stisknete-li OK, ukáže Vám seznam všech logicky zrušených p ředmětů na obrazovku. Po prohlédnutí obrazovky se můžete opět vrátit do předchozí obrazovky klávesnicí ESC. Program se ještě jednou zeptá, jestli opravdu chcete zrušit označené (logicky zrušené) záznamy. Po potvrzení se záznamy vymažou z disku po čítače. Akce fyzické zrušení označených záznamů je nenávratná, proto si ji pořádně promyslete. Program Vás na fyzické zrušení a nenávratnost akce bude několikrát informovat.
34
ã CodeWare s.r.o. Vyřazené předměty se dostávají do databáze vyřazených předmětů. Můžete si je prohlížet tím, že si necháte zobrazit seznam vyřazených předmětů. V seznamu se ukáže databáze všech vyřazených předmětů.
V případě, že budete zařazovat již vyřazené předměty stiskem tlačítka zařadit, uvidíte, jak z databáze vyřazených předmětů ubývají předměty – zařazují se opět do databáze všech dalších předmětů.
35
ã CodeWare s.r.o.
5.4.2.Hromadné vyřazení předmětů Postup při hromadném vyřazování předmětů je: nejdříve si označíme předměty k vyřazení a potom přistoupíme k funkci Vyřazení/zařazení označených, která provede hromadné logické vyřazení předmětů. Pojem logické vyřazení je přesněji popsán v předchozí kapitole. Předměty logicky vyřazené se chovají jako vyřazené, na disku počítače ovšem zůstavají. Je to proto, že tento důležitý akt může být vratný a logicky vyřazené předměty můžete opět zařadit. Po fyzickém vyřazení předmětu se tyto smažou z disku počítače a akce je již nevratná. Akce fyzické zrušení označených záznamů je nenávratná, proto si ji pořádně promyslete. Program Vás na fyzické zrušení a nenávratnost akce bude několikrát informovat. Postup pro hromadné vyřazení předmětů: · Pro označení předmětů se musíte přepnout do režimu značení. To, že jste v režimu značení dokazuje červeně blikajicí rámeček s popisem ZNAČENÍ v pravém horním rohu obrazovky.
V tomto režimu přejdeme do potřebného majetku, do menu Vyřazení a tlačítkem – Označit vyznačíme majetek pro budoucí vyřazení. Označené záznamy jsou znázorněné hvězdičkou před záznamem
36
ã CodeWare s.r.o.
Z obrazovky se tlačítkem Návrat vrátíte do základní pozice · Přejdete na funkci Vyřazení /Zařazení záznamů a všechny záznamy označené hvězdičkou se logicky vyřadí – ve Vašem programu budou tedy ještě označeny tečkou, jako všechny ostatní logicky vyřazené záznamy 37
ã CodeWare s.r.o. ·
Pro vyřazení můžete pro všechny vyřazené záznamy zadat důvod k vyřazení
· Kliknutím na OK se Vám nabídne tisk formuláře pro vyřazení a tímto máte již Vámi označené předměty logicky vyřazené. Formulář si můžete a nemusíte vytisknout. V spodné části obrazovky se ukáže nápověda pro práci s formulářem Všechny takto logicky vyřazené záznamy můžete ještě zařadit a to opačnou funkcí k vyřazení, tedy zařazení. Tímto se „smažou“ znaky pro logicky vy řazené předměty – tečky u předmětů a předměty zůstanou označeny jenom hvězdičkami – příznak označených záznamů. Po zařazení předmětu pomocí funkce Vyřazení/Zařazení označených se nabídne formulář znovu zařazených předmětů.
38
6.
OZNAČENÍ PŘEDMĚTŮ
Označení předmětů použijete v případě, že chcete označit jistou skupinu předmětů podle daného kritéria nebo jednotlivě konkrétní předmět. S označenými předměty potom můžete provádět další hromadné operace (tisknout seznam, vyřazovat, přesunovat na jiné umístění apod.). Celá akce označení je vyvolatelná z hlavního menu. Obr.: Vyvolání režimu značení
Vysvětlíme si podrobněji jednotlivé úlohy.
6.1. Nastavení výběrové podmínky Výběrovou podmínku můžeme vybrat podle menu: Nová podmínka – vybereme podmínku, podle které se ozna čí předměty znakem *. Například: Do druhu prostředku si zadáme auta, znamená, že se nám označí všechny záznamy – auta. Označené nebo – vybereme podmínek více, abychom sjednocením těchto podmínek dosáhli žádaného výběru. Například: zadáme druh prostředku – auta a do ceny uvedeme 500.000 Kč, oznaší se nám všechna auta a také záznamy, kde cena předmětů je 500.000 Kč
ã CodeWare s.r.o. Označené a zároveň - vybereme podmínek více, abychom průnikem těchto podmínek dosáhli žádaného výb ěru. Například:zadáme druh prostředku – auta a do položky cena uvedeme 500.000 Kč. Znamená to, že pro označení a zároveň se nám označí všechna auta, současně kterých hodnota je 500.000 Kč Opační podmínka – Například do položky druh prostředku vybereme auta. Při zvolení opačné podmínky se nám označí všechny předměty kromě aut. Při výběru za pomocí výběrových podmínek se označí vybrané předměty znakem *. Označovat/rušit jednotlivě - potvrzením této nabídky si nastavíte režim zna čení. Režim značení poznáte podle blikajícího označení v pravém horním rohu obrazovky ZNAČENÍ. V režimu značení můžete poukázáním ( stiskem tlačítka značení) na libovolný předmět tento předmět označit znakem *. V menu Označení předmětů v podmenu Ukončit označovací režim ukončíme režim značení. V pravém horním rohu nám zmizí červený nápis ZNAČENÍ. V nabídce Označení předmětů v podmenu Zrušit aktuální označení zrušíme všechna aktuální označení ( zruší se všechny * , kterým jsou záznamy značené).
Všechny označené předměty je možné opatřit jednou poznámkou (například důvodem pro označení) a to pomocí funkce přímo v hlavním menu programu – Poznámka do všech označených.
40
ã CodeWares.r.o
7. OSOBNÍ KARTY
6.2. Ukončení režimu značení Obr.: Ukončení režimu značení
6.3. Zrušit označení předmětů Všechny značky u předmětů můžete zrušit jedním příkazem: zrušit aktuální označení.
41
ã CodeWare s.r.o.
7.
OSOBNÍ KARTY
Všechny zápisy prostředků do osobních karet si program provádí automaticky. Zrušit osobní kartu je možné pouze v případě, že na ní není zapsaný žádný předmět. Obr.: Práce se seznamem osobních karet
Pokud změníte umístění některé osobní karty, automaticky se přepíše umístění u všech předmětů, které jsou na ní zapsány. Lidsky řečeno: přestěhuje-li se člověk, přestěhují se s ním i všechny jeho věci.
NOVÁ KARTA – Vyvoláním tlačítka se zobrazí dialogové okno pro založení nové karty ZRUŠIT KARTU – vyvoláním tlačítka se zruší osobní karta. Zrušení je možné jenom v případě, že na osobní kartě není psán žádný majetek ZMĚNA – můžete změnit data na osobní kartě
SEZNAM HM – zobrazí se seznam majetku na danou osobní kartu 42
ã CodeWares.r.o
7. OSOBNÍ KARTY
7.1. Aktualizace textů osobních karet
Používá se k opravám, které vznikly lidským zaviněním. Uvedeme příklad: Při zařazení nového předmětu se Vám podaří zapsat překlep na kartu – napíšete pročítač místo počítač a předáte ho na osobní kartu. Tímto daná osoba má na sebe psaný pročítač. Vy si toho všimnete a opravíte v názvu předmětu počítač. Aby jste změnu nemuseli hledat, využijete funkci aktualizace textu osobních karet, kde se Vám na osobních kartách zaktualizují změny provedené v záznamech. Tedy budete mít na osobní kart ě již zobrazen počítač a ne pročítač.
43
8.
HROMADNÝ POHYB
Tuto funkci využijete místo samostatných převodek pro jednotlivé předměty, pokud převádíte více předmětů, i z různých umístění, do jedné cílové lokality. Z hlavní nabídky programu vyberete funkci Hromadný pohyb Objeví se Vám okno s hromadnou převodkou podle obrázku Obr.: Hromadná převodka
Postup při hromadném převodu předmětů: 1. Přepněte se do režimu ZNAČENI 2. V režimu značeni označíte předměty, které budete hromadně převádět 3. Vyvoláte funkci Hromadný převod všech oznašených předmětů 4. Vyplníte údaje pro vytvoření hromadné převodky Odběratel - vyvoláním klávesy F2 se nabídne ze seznamu osoba. Středisko - vyvoláním klávesy F2 se nabídne ze seznamu středisko Vydal/Přijal - jmenovitě uvedete osobu
ã CodeWare s.r.o
8. HROMADNÝ POHYB
Vyplněné údaje potvrdíte tlačítkem Uložit. Začne se zpracovávat hromadný převod, který je ukončen zobrazením hromadné převodky na obrazovce. Kdykoliv můžete převodku vytisknout. Obr.: Zobrazení hromadné převodky pro tisk
45
9.
ČÍSELNÍKY
Číselníky slouží pro zrychlení vyplňování různých obrazovek systému pomocí klávesy F2. Upravují se podobně, jako seznam osobních karet nebo jako záznamy o zařazených prostředcích. Obr.: Úprava číselníku
ã CodeWare s.r.o.
9. Číselníky
Konkrétní postup si ukážeme na příkladu tvorby nové položky číselníku. 1. V menu Číselníky zvolíme podmenu Druh HM 2. Tlačítkem ZAŘAZENÍ vyvoláme obrazovku s položkami Číslo, Název. Číslo ...
vyplníte číslo položky, například 5000
Název ...zvolíte název druhu majetku s číslem 5000, například svítidla“. 3.
Po vyplnění položek volbu potvrdíte.
Položky můžete také z číselníku vyřadit použitím tlačítka VYŘAZENÍ nebo opravit použitím tlačítka OPRAVA.
Poznámka: Při vyřazení položky z číselníku program postupuje ve dvou krocích. Nejd říve si označí vyřazené položky symbolem "·“. Tímto znakem se ruší Vámi označené položky program jenom logicky. K opravdovému - fyzickému zrušení dojde až při odchodu ze seznamu upravovaného číselníku.
47
10. TISKOVÉ SESTAVY Systém MAJETEK umožňuje tisknout na připojené textové tiskárně různě cílené sestavy zařazeného hmotného majetku. Všechny tiskové sestavy jsou nejprve vytvořeny na pevném disku a teprve po jejích vyhotovení jsou poslány na výstupní zařízení (tj. na tiskárnu). Tento způsob má několik výhod: - počítač není zdržován vytvářením sestavy přímo na tiskárně - před vlastním vytisknutím máte možnost prohlédnout si vytvo řenou sestavu - dojde-li při tisku k nějaké závadě na tiskárně (pokrčí se papír apod.), není nutné sestavu vytvářet znovu. Stačí najít příslušný soubor s příponou .TXT na pevném disku v adresáři C:\MAJETEK a ten vytisknout pomocí standardního DOSpříkazu PRINT. - Příklad: PRINT C:\MAJETEK\VYRAZENE.TXT Do DOSu se dostanete opuštěním programu MAJETEK současným stisknutím kláves ALT a X. Do příkazového řádku napíšete PRINT (soubor).txt. Slovo soubor v závorce nahradíte konkrétním názvem souboru, který chcete vytisknout. Obr.: Vytvoření tiskové sestavy
ã CodeWare s.r.o.
10. TISKOVÉ SESTAVY
Tiskové sestavy mohou být libovolné. Vybereme p říklad některých typických tiskových sestav: Seznam umístnění s cenami HM, tzv. místní seznam Seznam umístnění bez cen HM, tzv. místní seznam Seznamy podle umístnění Seznamy podle druhů atd.... Zajímavý je seznam označených předmětů, kterým se zobrazí seznam všech předmětů označených znakem*. Obr.: Prohlížení tiskové sestavy
Při prohlížení vytvořené tiskové sestavy na obrazovce najdete její název uprost řed horního řádku. Pokud je sestava příliš velká, nedokáže Vám ji systém MAJETEK zobrazit až do konce, nicméně vytisknuta bude celá. Tisková sestava Označené předměty se vytváří stejným postupem, jako u hromadného převodu.
49
ã CodeWare s.r.o.
10. TISKOVÉ SESTAVY
Potvrzením volby Označené předměty se dostanete dál do podmenu s volbami:
Jednotlivě Ukončit bez tisku Tisk sestavy 1. Po zvolení funkce Vybírat předměty začne počítač rušit staré označení. 2. Po úklidu Vám program naznačí, že můžete začít se značením. V horní pravé části obrazovky se rozbliká nápis ZNAČENÍ. 3. Vlastní označování provádíte pomocí tlačítka Označit při procházení seznamy majetku. Pokud se spletete, klepněte myší na tlačítko Označit ještě jednou. 4. Po označení se vraťte do výchozí polohy, tj. ze základní obrazovky pokra čujte vnořením do menu Tisk sestavy 5. Nepovede-li se vám seznam vytisknout, nezoufejte. Označení se uchovává až do dalšího označování předmětů. Název každé sestavy si můžete libovolně zadat a umístnit na disk počítače. Potom je možné kdykoliv z DOS tisknout danou sestavu. Tisk souborů TXT z MS-DOS Jak jsme uvedli, výhodou vytvářených sestav je, že se zapisují na disk do souborů a proto je možné vyvolat tisk i mimo program MAJETEK. Po ukončení programu se dostanete do režimu MS-DOS, ve kterém se dají tyto soubory uložené na disku vytisknout. Všechny pracovní soubory a tiskové sestavy (tj. soubory s koncovkou TXT) se automaticky ukládají do adresáře C:\MAJETEK. Kurzorem najedete na Vámi vytvořený soubor xxx.TXT (např. VYBRANE.TXT). Do příkazové řádky napíšete příkaz PRINT (soubor) např.: PRINT VYBRANE.TXT a volbu potvrdíte . Máte-li problémy s kódováním češtiny, není to chybou programu, poraďte se s odborníkem.
50
11. TISK ETIKET Na etiketách, které tiskne speciální tiskárna čárového kódu, je zakódována pouze jednoznačná identifikace předmětu. Nenajdete zde tedy jeho název, umístění, nebo jiné údaje, které se mohou měnit. Tvar etikety je vytvářen při prodeji systému uživateli a je uložen v souboru ETIK.DBF a v grafických souborech s koncovkou PCX nebo BMP (většinou firemní logo nebo okrasné nápisy na etiket ě). Formát etikety se musí do tiskárny čárového kódu před tiskem etiket nahrát volbou Nahrání formátu štítku z nabídky Tisk etiket. Pokud to neu činíte, asi bude na vytisknutých nálepkách chybět firemní logo nebo i jiné značky. Etikety s inventárním číslem můžete tisknout buď jednotlivě pro každý předmět v režimu zařazování nebo v režimu informací a změn v údajích prostředku, nebo ve větším množství najednou, pomocí speciálních funkcí. Obr.: Funkce pro tisk etiket
Existující HM v intervalu - prohledá zadaný interval inventárních čísel a pro každý předmět, který v něm najde, vytiskne nastavený počet etiket. Zároveň
ã CodeWare s.r.o.
11. TISK ETIKET
tiskne na textové tiskárně seznam předmětů, pro které byly vytvořeny etikety. Souvislá řada v intervalu - vytiskne etikety pro celý zadaný interval bez ohledu na to, zda předměty s inventárními čísly existují nebo ne. Podle umístění HM - vytiskne etikety pro zadanou místnost, event. pro celou budovu, pobočku apod. K osobní kartě - vytisknou se etikety pro všechny předměty zapsané na konkrétní osobní kartě
52
12. INVENTURY Automatizované zpracování inventur je stěžejní součástí celého systému MAJETEK. Implementované funkce vám umožní nejen získat přehledné tiskové sestavy inventurních rozdílů a závěrečného inventurního soupisu, ale přístupnou formou řeší i všechny situace, které mohou při zpracovávání inventur nastat. Systém dokonce umožňuje provést celou inventuru znovu, třeba za rok, pokud si archivujete všechny soubory na disketě. Výsledkem úspěšného provedení inventur nejsou jenom požadované sestavy, ale i stav evidence, který odpovídá skutečnému stavu tak, jak byly předměty nalezeny na svých místech.
12.1.Sběr údajů do přenosného terminálu Programovatelný terminál se snímačem čárových kódů budeme dále v této příručce označovat terminál. Je to zařízení podobné větší kalkulačce. Vlastní sběr údajů je řízen programem, který je podrobně popsán v dodatku A této příručky. Podle velikosti paměti terminálu a délky používaných inventárních čísel se do trakkeru vejde asi 3.000 až 20.000 záznamů o umístění předmětů. Sběr údajů, ve zkratce, spočívá v zaznamenání přesného umístění ve chvíli, kdy vcházíte do místnosti, a potom v nasnímání etiket všech p ředmětů, které v této místnosti najdete. Nic se nestane, když některou nálepku načtete několikrát, program při pozdějším zpracování pozná, že se jedná o stejný předmět. Naopak vadí, když některou nálepku nenačtete, ve výsledné sestavě by se to projevilo jako manko. Nemusíte čekat, až bude paměť terminálu zcela zaplněna. Nasbírané údaje můžete přenášet do počítače a vaši spolupracovníci již zatím mohou zpracovávat inventury pro místnosti, které máte hotové.
12.2.Inicializace inventur Tato funkce programu uloží všechny soubory, které se týkají zpracování inventur na bezpečná místa na pevném disku tak, aby nedošlo k jejich p řepsání soubory patřící k inventuře, kterou právě začínáte provádět. Jde o následující soubory: INVENT.DBF ... záznamy o umístění předmětů nalezených pomocí trakkeru. Pro aktuální soubor INVENT.DBF je vytvořen nový podadresář s názvem
ã CodeWare s.r.o.
12. INVENTURY
INVENT v adresáři DATA systému MAJETEK. V rámci adresáře INVENT je vytvořen ještě podadresář, jehož název se vytvoří z aktuálního systémového datumu. Teprve do tohoto podadresá ře se překopíruje starý soubor INVENT.DBF a je přitom přejmenován na soubor s názvem získaným z aktuálního systémového času. V adresáři DATA je nakonec vytvořen nový prázdný soubor INVENT.DBF. xxxxx.DTA ... textové soubory s koncovkou DTA, umístěné v adresáři TRAKKER systému MAJETEK. Jsou to dávky údajů, které byly přeneseny z trakkeru do počítače. V adresáři TRAKKER je vytvořen nový podadresář s názvem vytvořeným z aktuálního systémového datumu. Do tohoto podadresáře jsou potom přeneseny všechny zmíněné textové soubory z adresáře TRAKKER.
Rozmístění souborů po inicializaci inventur tedy může vypadat tak, jak je znázorněno na následujícím obrázku. Obr.: Příklad struktury adresářů po inicializaci inventur
Z adresářů INVENT a TRAKKER je vidět, že inicializace inventur byla provedena 1. 1. 1996 (adresáře 19960101) a 3. 9. 1996 (adresáře 19960309). Podadresář 19960110 v adresáři TRAKKER vznikl 10. 1. 1996 funkcí Příprava inventur (popsáno v jiné kapitole této příručky).
54
ã CodeWare s.r.o.
12. INVENTURY
12.3.Načtení dat z trakkeru Pro vlastní přenos nasnímaných dat musíte mít terminál propojený s po čítačem kabelem RS-232C (do sériového portu COM1 až COM4). Nepoužívejte standardní kabel RS-232, ale speciální kabel dodaný vaším prodejcem! I když vypadají stejně, mohou se lišit zapojením konektorů. Úvodní dialog programu vám umožní přidělit přenášené dávce takový název, abyste ji na disku počítače později snadno našli. Nemusíte dávat pozor na jedinečné pojmenovávání dávek údajů z terminálu. Pokud přenosový program na počítači najde soubor se stejným názvem, připojí přenášené údaje na jeho konec. Příklad na následujícím obrázku ukazuje přenos do souboru VRAT0100.DTA. Obr.: Úvodní dialog před přenosem dávky z terminálu
Dojde-li ke spojení, poznáte to snadno. Na obrazovce uvidíte probíhat všechna přenášená data. Po úspěšném přenesení dávky můžete paměť terminálu bez obav uvolnit. Program MAJETEK totiž automaticky provede ještě několik bezpečnostních operací:
55
ã CodeWare s.r.o.
12. INVENTURY
1. Načtený soubor v adresáři TRAKKER dostane příznak Read Only (pouze pro čtení). Nemůžete jej tedy nedopatřením smazat nebo změnit, vždy byste na to byli předem upozorněni. 2. V adresáři TRAKKER se vytvoří podadresář s názvem získaným z aktuálního systémového datumu a do něj se zkopíruje právě přenesená dávka, jenom s koncovkou BAK.
12.4.Příprava inventur
Činnost programu MAJETEK po vyvolání akce Příprava inventur spočívá v prověření určené dávky z trakkeru (tedy textového souboru s koncovkou DTA) na chyby a duplicity, a připojení správných údajů do souboru databázového typu INVENT.DBF. Nezaměňujte přípravu inventur s jinou akcí - Inicializace inventur. P ři přípravě inventur zůstává rozpracovaný stav inventur a připojují se k němu nové údaje, při inicializaci se rozpracovaná inventura bezpečně uloží a všechno se nastaví do počátečního stavu. Po zvolení funkce Příprava inventur z nabídky systému jste nejdříve vyzváni k určení dávky terminálu, která se má prověřit a připravit pro další zpracování. Řešení duplicitních umístění je vidět na připojeném obrázku. Program vás donutí vybrat pouze jedinou správnou lokalizaci p ředmětu, se kterou potom bude dále pracovat. Jak může dojít k tomu, že je předmět nalezen na více místech? Každý, kdo někdy prováděl inventuru ve větší organizaci, se určitě setkal s případem kalkulačky (židle, psacího stroje a pod.), která ještě včera byla ve vedlejší místnosti. Při klasickém zpracovávání inventur je nutné takovou skute čnost opravit v seznamech ihned na místě. Ani při zpracování inventur pomocí systému MAJETEK toto není možné obejít. Rozdíl je pouze v tom, že se takovými komplikacemi nemusíte zdržovat v terénu, ale řešíte je až později všechny najednou.
56
ã CodeWare s.r.o.
12. INVENTURY
Obr.: Duplicitní umístění předmětů zjištěné při přípravě inventur
Po prověření dávky z trakkeru a zatřídění jejích údajů do databázového souboru INVENT.DBF ji už systém MAJETEK nebude používat, proto si v adresáři TRAKKER vytvoří nový podadresář s názvem získaným z aktuálního systémového datumu, a do něj tuto dávku (tedy textový soubor s koncovkou DTA) p řesune. Tam ji také kdykoliv v budoucnu najdete, je to archivovaný skutečný stav předmětů tak, jak byly pomocí trakkeru nasnímány.
12.5.Změny v údajích INVENT Pomocí tohoto režimu získáte na obrazovce přehledně zobrazeno, co bylo nasnímané terminálem a přeneseno do počítače. Zároveň máte možnost tyto údaje, získané z terminálu, měnit - mazat, měnit umístění, přidávat další. Funkce Změny v údajích INVENT se na první pohled nezdá úplně systémová, protože umožňuje měnit skutečný stav získaný z terminálu. Provoz v reálném prostředí si to však vyžádal. Původní údaje přenesené z terminálu jsou v textových
57
ã CodeWare s.r.o.
12. INVENTURY
souborech s koncovkou DTA, v adresáři TRAKKER. Do těch systém MAJETEK nezasahuje. Zde tak můžete vždy najít údaje, které byly skutečně nasnímány. Obr.: Změny v údajích INVENT.DBF
12.6.Inventurní rozdíly Konečně se dostáváme k vytváření inventurních sestav. První z nich, soupis inventurních rozdílů, vám slouží jako vodítko, co ještě musíte v evidenci změnit, aby v ní zachycený stav odpovídal stavu nasnímaného pomocí terminálu. V tiskové sestavě inventurních rozdílů nejsou uvedeny předměty, jejichž umístění v evidenci souhlasí s umístěním nalezeným pomocí terminálu. Naopak, jsou v ní uvedeny prostředky, které · jsou v evidenci, ale nejsou v souboru INVENT.DBF · jsou v souboru INVENT.DBF, ale nejsou v evidenci · jsou v evidenci i v souboru INVENT.DBF, ale mají rozdílné umístění. Z právě uvedeného vyplývá, že čím je sestava inventurních rozdílů kratší, tím lépe. Nejlépe, když v ní není žádný záznam, potom se vám povedlo sladit skute čný stav s vaší evidencí na počítači. 58
ã CodeWare s.r.o.
12. INVENTURY
Nejdříve si vysvětlíme význam kolonek v úvodním dialogu programu p řed zahájením zpracování inventurních rozdílů. Obr.: Úvodní obrazovka při zahájení inventurních rozdílů
UMÍSTĚNÍ ...
sestavu můžete zpracovat pouze pro sledovanou lokalitu. Pokud nevyplníte žádnou kolonku, zpracuje se sestava pro všechny evidované prostředky.
TYPY PROSTŘEDKŮ ... stejně jako umístěním, můžete zpracování omezit jenom na prostředky některého z evidovaných typů. Zaškrtávací políčko se vybírá buď kliknutím myši nebo klávesou MEZERA. VYHODNOCENÍ ... zvolíte-li místnosti, bude za rozdíl považována jakákoliv diference v umístění. Při volbě budovy se nebudou za rozdíl považovat předměty nalezené trakkerem ve stejné pobočce a budově, ale v jiné místnosti, než jak je evidováno na počítači. PŘEPISOVAT UMÍSTĚNÍ ... program MAJETEK umožňuje většinu zjištěných rozdílů automaticky opravit - viz následující obrázek. Můžete však nastavit stupeň kontroly, kterou máte nad nahrazováním mít.
59
ã CodeWare s.r.o.
12. INVENTURY
Obr.: Dialog při zjištění rozdílu mezi evidencí a údaji získanými z trakkeru
Zpracovávání sestavy inventurních rozdílů může trvat velmi dlouho. Kvůli dotazům, jaký vidíte na předchozím obrázku, se vám dokonce nemusí podařit zvládnout ani jeden průchod za celý pracovní den - to záleží na množství evidovaných p ředmětů a na množství chyb. Pro takový případ dovoluje program MAJETEK práci přerušit stisknutím klávesy ESC. Příští den vyvoláte funkci Inventurní rozdíly znovu. Na předměty, u kterých bylo umístění „srovnáno“, se již program ptát nebude.
12.7.Inventurní soupis K vyhotovení závěrečné sestavy inventurního soupisu přistupte až po „srovnání“ rozdílů mezi evidencí a souborem INVENT, který reprezentuje stav získaný p ůvodně z trakkeru. K odstraňování zjištěných rozdílů používejte funkce Pohyby, Vyřazení HM, Zařazení HM, Změny v údajích INVENT a Inventurní rozdíly v různých kombinacích, tak jak uznáte za vhodné. Vaším cílem musí být dosažení co nejkratší sestavy inventurních rozdílů.
60
ã CodeWare s.r.o.
12. INVENTURY
Úvodní dialog po vyvolání funkce Inventurní soupis je téměř stejný, jako dialog při vyvolání funkce Inventurní rozdíly, který je popsán v předchozí kapitole. Chybí v něm nastavení voleb pro automatické přepisování zjištěných rozdílů v umístění. Je to proto, že funkce Inventurní soupis již pouze porovnává stav vaší evidence se stavem databázového souboru INVENT.DBF, k žádnému přepisování nedochází. Obr.: Výsledná sestava po provedení funkce Inventurní soupis
Poznámka: Výsledné sestavy bývají velmi rozsáhlé, proto je v ětšinou program nedokáže zobrazit a informuje Vás o názvu textového souboru, pod kterým je uložena na pevném disku. Pro zobrazení části z kompletní sestavy, například pro tisk jen některých stránek, použijte volbu Tisknout Od a zadejte počet stránek.
61
13. ÚDRŽBA A KONFIGURACE 13.1.Konfigurace systému Funkcí Nastavení konfigurovatelných parametr ů můžete přizpůsobit program MAJETEK vašim potřebám. Zvolené hodnoty se zaznamenávají do souboru KONFIGUR.DBF, který je vždy umístěn na lokálním disku C:. To ovšem znamená, že každý počítač připojený do počítačové sítě a provozující systém MAJETEK umístěný na síťovém serveru, má svou vlastní konfiguraci na svém lokálním disku. Obr.: Nastavení konfigurovatelných parametr ů
Počet kopií formulářů ... pokud některý z formulářů ve vaší organizaci nepoužíváte, nastavte počet 0. Jinak zadejte, kolikrát má být který formulář vytisknutý.
ã CodeWare s.r.o. 13. ARCHIVACE A OBNOVENÍ DAT Port pro trakker, Port pro Datamax ... zvolíte sériový port, jehož prost řednictvím komunikujete s trakkerem a s tiskárnou čárového kódu. Jak je vidět, můžete zadat stejný port pro obě zařízení. Program neumožňuje tisknou etikety a přenášet data z trakkeru zároveň. Obrazovka s odpisy první ... toto zaškrtávací polí čko se týká podrobného zobrazení karty HIM, HIML a NIM. Test indexů při startu ... doporučujeme ponechat toto políčko zaškrtnuté. Při spuštění programu MAJETEK sice budete muset chvíli čekat na prověření indexových souborů, pomůže to ale ochránit vaši evidenci před nepříjemnými chybami vzniklými vadnými indexy. Náhrada gr. tisku rámečků ... má smysl u pomalejších jehličkových tiskáren, kde můžete dosáhnout rychlejšího tisku na úkor jeho „krásy“, když nahradíte rámečky například znaky +, -, |. Název souboru s logem…zadáte název Vašeho souboru, které obsahuje logo firmy.
13.2.Archivace a obnovení dat
Systém MAJETEK je vybaven vnitřním algoritmem komprimace LZW (kompatibilní se známým programem PKZIP verze 1.0). Při vyvolání funkce archivace dat jsou všechny soubory s koncovkou DBF z adresáře DATA zkomprimovány do jednoho souboru MAJETDB.ZIP na vybraný disk nebo disketu. Díky komprimaci se na jednu disketu (1.44 MB) vejde evidence asi 90 tisíc záznam ů o předmětech.
Archivace slouží k uložení dat na druhý disk nebo na disketu. Doporučujeme archivaci pravidelně provádět.
13.2.1.Archivace Protože nejčastější archivace je na disketu, popíšeme si přesně jednotlivé kroky. 1.
Do mechaniky počítače zasuneme disketu. Předpokladáme, že mechanika je označená písmenem A:
63
ã CodeWare s.r.o.13. ÚDRŽBA A UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ 2.
3.
V programu MAJETEK potvrdíme volbu NASTAVENÍ KONFIGURAČNÍCH PARAMETRU, Archivace dat na disk/disketu. Volba Archivace dat na disketu nám vyvolá následující pohled znázorn ěný na obrázku. Je zde znázorněný aktuální pracovní adresář
Obr.: Aktivní adresář po vyvolaní menu Archivace dat na disk/disketu
Kurzorem se dostanete na nápis Diskové jednotky a volbu potvrdíte . 4.
Objeví se Vám seznam všech disků na Vašem počítači
5.
Kurzorem si najedete na disk A, což představuje Vaší disketu, potvrdíte
6.
V horním okně pojmenovaném jako Jméno adresáře se objeví nápis A:\
64
ã CodeWare s.r.o. 13. ARCHIVACE A OBNOVENÍ DAT
Obr.: Nastavení adresáře pro zálohování na disketu
8.
Volbu potvrdíte tlačítkem OK
9.
Proběhne archivace na disketu
13.2.2.Obnova dat V případě, že máte data archivovaná na disketě můžete stav dat obnovit překopírováním dat na disk počítače. Před obnovou archivovaných dat, program otestuje archivní soubory na disketách. V případě, že si pravidelně na disk počítače nebo disketu archivujete každoroční inventuru, můžete si otevřít v aktuálním roce kterýkoliv předchozí archivovaný rok. Vypovídající schopnost uložených dat je veliká. Naleznete zde například přesné umístnění předmětů podle evidence i tehdejší umístnění podle terminálu. Postup při obnově dat je následující: 1 Zasunete do mechaniky disketu s archivovanými daty 65
ã CodeWare s.r.o.13. ÚDRŽBA A UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ 2.
V menu ÚDRŽBA A KONFIGURACE zvolíte volbu Archivace/Obnova dat.
3.
Zvolíte si možnost Obnova dat z diskety
4.
Podle předchozího popisu se nastavíte do adresáře A:\
Obr.: Nastavení adresáře pro obnovu dat z diskety
5.
Správné jméno adresáře potvrdíte tlačítkem OK
66
13.3.Přeindexování databází Vygeneruje všechny potřebné indexové soubory, včetně poškozených nebo nedopatřením smazaných. Funkci použijte po ruční úpravě databází programy, jako jsou FoxPro, dBASE, Excel a podobně. Přeindexování použijte, pokud se objevují různé chybové hlášky programu. Indexování může všechny chyby napravit.
Přeindexování spustíte v menu Údržba a konfigurace, podmenu P řeindexování databází. Obr.: Přeindexování databází
13.4.Fyzické zrušení vyřazených záznamů Jak jsme již v předchzích částech psaly, záznamy označené znakem · jsou určené ke smazání.( Záznamy jsou smazané logicky) Definitivně si je smažete až po potvrzení volby Fyz. zrušení vyřazených záznamů v menu ÚDRŽBA A KONFIGURACE.
ã CodeWare s.r.o. 14. SYSTÉMOVÁ ÚDRŽBA DAT Protože tato akce je nenávratná, program Vás na tuto skute čnost upozorní. Potom Vám program zobrazí všechny logicky zrušené záznamy na obrazovku. Po přehlédnutí všech záznamů se Vás program ještě jednou zeptá, jestli chcete označené záznamy definitivně smazat. Po potvrzení volby program smaže všechny záznamy označené znakem ·.
Obr.: Fyzické zrušení označených záznamů
Fyzické rušení záznamů je možné omezit jenom na konkrétní typy majetku. Tento typ majetku pro fyzické rušení označte křížkem (kliknutím myši anebo klávesou MEZERA).
68
14. TOOLS (POMŮCKY) Anglický název této kapitoly a stejné pojmenování adresá ře po nainstalování systému napovídá, že se jedná o pomůcky určené programátorům nebo lidem zkušenějším v práci s počítačem.
Programy NOVYINDX.EXE a REINDEX.EXE slouží pro správné naindexování databází. Systém MAJETEK sice používá standardní databázové soubory typu DBF, nicméně formát indexových souborů není kompatibilní se žádným známým databázovým prostředkem.
Program UPDATEDB.EXE je převodník používaný automaticky při upgradování systému z nižší verze do vyšší při instalaci pomocí INSTAL.EXE.
UKLIDOBR.COM Pomůcka pro smazání obrazovky, nastavení základních barev (bílé písmo na černém pozadí) a zviditelnění kurzoru po nečekané havárii systému MAJETEK.
15. CHYBOVÉ STAVY CHYBNÉ ČÍSLO VĚTY (NRC<1 NEBO NRC>MAXFLD) CHYBNÝ DATOVÝ NEBO LOGICKÝ TYP CHYBA PŘI ČTENÍ DISKU NEZNÁMÁ POLOŽKA SOUBORU Podobné chyby, oznámené zvukovým signálem a červeným chybovým hlášením, signalizují narušený indexový soubor. Program se zárove ň ptá, zda má pokračovat v práci. Na takový stav reagujte stisknutím klávesy N (nepřerušit práci, někdy je nutné to opakovat několikrát) a jakmile překonáte chybovou oblast, přeindexujte databáze. Vaše data se tím neztratí a máte velkou šanci, že chybu odstraníte. Nepomůže-li přeindexování nebo systém během indexování zhavaruje, ukončete práci se systémem. Potom se přepněte do adresáře DATA a smazejte všechny soubory s koncovkou IDX (ne s koncovkou DBF! ). Po opětovném spuštění systému MAJETEK přeindexujte databáze.
NEDOSTATEK PAMĚTI Všimněte si čísla v pravé dolní části obrazovky, které udává počet volných bajtů paměti. Pokud se blíží k hodnotám pod 10000, bude nutné odinstalovat některé rezidentní programy. Potom spusťte program MAJETEK znovu a pokuste se zopakovat zamýšlenou akci.
Blíže nedefinované zvláštní stavy a chyby Přeindexujte databáze.
Nemůžete vyplnit políčko při vkládání údaje Přepněte se klávesou INSERT z vkládacího do přepisovacího režimu.
Další možností je načtení dat ze záložní diskety. V tomto případě již však jistě dojde k nějaké ztrátě, a to těch záznamů, které jste navkládali od poslední archivace
ã CodeWare s.r.o. později. Dříve než k tomu přistoupíte, archivujte si na zvláštní disketu stav databází, se kterým systém odmítá pracovat. Váš prodejce si s nimi z řejmě dokáže poradit a upravit je do funkčního stavu.
Poslední možností je spojit se s výrobcem. Pro tento p řípad uvádíme naši adresu a telefonní číslo: CodeWare s.r.o. Kancelář: Bělehradská 25 120 00 Praha 2 telefon: (02) 2256 2444 fax: (02) 2256 1904
71
