Mailing maken: Onder “Extra” in de menu balk bevind zich de knoptekst “Mailings...”.
“Mailings” zijn het best uit te leggen middels voorbeelden. Mailings zijn opgebouwd uit zoekcriteria's welke werken volgens de Booleaanse (logische) operatoren "AND" - "OR" – "NOT". Booleaanse operatoren worden gebruikt om een zoekopdracht te beperken of te verruimen door bepaalde trefwoorden te combineren of uit te sluiten. Door tussen twee trefwoorden de operator (AND) "EN" te plaatsen, moeten beide trefwoorden in het zoekresultaat voorkomen. Een "WEL" (OR) operator geeft aan dat slechts één van de twee trefwoorden moet voorkomen in het zoekresultaat, terwijl "GEEN" (NOT) een trefwoord uitsluit.
Het beste is dit uit te leggen aan de hand van voorbeelden.
Voorbeeld 1: U wil een mailing uitdraaien voor klanten die een leesbril hebben vanwege een aanbieding: Nadat u mailings heeft gekozen wordt het volgende scherm geopend.
We gaan een nieuwe mailing aanmaken, dit doet u door de knop “Toevoegen”. Hierna komt u in het volgende scherm.
Standaard word de naam “Nieuwe mailing”gegeven, deze veranderen we in “Voorbeeld 1”.
Hierna gaan we het document toewijzen wat we er aan willen gaan koppelen. Dit doen we dmv de knop documenten beheren. Het volgende scherm wordt dan geopend.
We gaan nu een document toevoegen dmv de knop “toevoegen”. De naam voor dit voorbeeld document wordt “Leesbril”.
Hierna krijgt u een heel leeg formulier.
We gaan nu een document opbouwen door velden toe te voegen. Onder “invoegen”of met uw rechtermuisknop ergens op het lege document te klikken en dan “veld toevoegen”te kiezen krijgt u een Veld window waaruit u een veld kan selecteren.
Allereerst beginnen we dit document met het veld Volledige klantnaam. Als u de “V” in drukt krijgt u gelijk te zien wat met deze letter begint. U kiest “Volledige Klantnaam”. Op uw document komt
te staan.
We gaan verder met invoeren totdat het document er als volgend uitziet.
Na bevestigen door middel van oke wordt gevraagd of we het document willen opslaan.
Vervolgens gaan we het document koppelen aan de mailing. Dit gaat dmv het indrukken van de kleine vierkante knop [...] naast het nog lege veld van document. We kiezen het document “Leesbril” welke we net gemaakt hebben.
Na bevestiging is dit document gekoppeld aan onze mailing.
De volgende stap is (zoek)-criteria(s) toevoegen. Na het indrukken van de toets “Criteria toevoegen”krijgt u het volgende scherm...
U ziet dat de criteria(s) onderverdeeld zijn in modules. Voor onze voorbeeld mailing kiezen we de module “Glas Bestelling”. Hierna komen we in de criteria(s) van de module “Glas Bestelling”.
We kiezen hier het veld (criteria) “Briltype”, de bedoeling van onze mailing is personen met een leesbril te selecteren uit ons klantenbestand. Nadat we dit hebben geselecteerd komen we in het volgende scherm...
In dit scherm kiezen we dus voor “Leesbril”. Na dit te hebben bevestigd komen we weer terug in onze mailing programma en zie we bij criteria onze criteria “Leesbril” staan.
We bevestigen dit door middel van de knop “OK”, hierna komen we weer terug in ons allereerste beginscherm. U ziet dat onze “Voorbeeld 1” mailing geselcteerd is. We hebben nu de volgende opties... ● Brieven Printen Brieven worden geprint maar eerst krijgt u een afdrukvoorbeeld op scherm. ● Adreslabels Printen Adresgegevens worden op adreslabels afgedrukt. ● Adressen Exporteren Adresgegevns worden ge-exporteerd naar een csv-bestand, te gebruiken voor een drukker. ● Verkoop Resultaat. Verkoop resultaten aan de hand van de mailing worden weergegeven.
We kiezen vervolgens “Brieven Printen”, met deze mogelijkheid krijgen we altijd een afdruk voorbeeld op scherm en kunnen we zien om hoeveel adressen het gaat.
Dmv de knop “Print” kunnen we onze mailing nu uitprinten.
Met wat u geleerd is met voorbeeld 1 kunt u nu de volgende voorbeelden zelf proberen. De zoek criteria staan erbij. Voorbeeld 2: U wil een mailing maken van klanten waarvan de laatste aankoopdatum ligt tussen b.v. 1 januari 2005 / 1 januari 2006. Maar u wil alleen contactlensdragers. De zoekcriteria in uw mailing ziet er dan als volgt uit: Criteria, lensbestelling, laatste aankoopdatum Het mailingsscherm ziet er dan als volgt uit;
Voorbeeld 3: Er dient een mailing te worden gemaakt waarin alle mannelijke klanten die geboren zijn tussen 1 januari 1961 en 1 januari 1964 te worden geselecteerd. Verder dienen deze klanten brildragend te zijn en tussen 1 januari 2005 en 1 januari 2006 een bril met glazen te hebben gekocht. De zoekcriteria in uw mailing ziet er dan als volgt uit: Criteria toevoegen, personalia, sexe, man Criteria toevoegen, personalia, geboortedatum Criteria toevoegen, glasbestelling, laatste aankoopdatum Criteria toevoegen, glasbestelling, bevat glas, aanvinken Criteria toevoegen, glasbestelling, bevat montuur, aanvinken Het mailingsscherm ziet er dan als volgt uit;
Een ander criteria wat ook gekozen kan worden is de "WEL" en de "GEEN" criteria. Voorbeeld 4: U wil een klanten selectie maken die een bepaald merk lenzen dragen, het type lens is b.v oog. Maar van deze leverancier zijn de lenzen oog rood en oog blauw ook aanwezig in u sortiment. Deze mogen niet in de mailing voorkomen. Criteria toevoegen, leverancier Criteria toevoegen, naam lens Adressengroep toevoegen Adressengroep dmv adressengroep wel/geen wijzigen in GEEN. Criteria toevoegen, leverancier Criteria toevoegen, naam lens Rood Adressengroep toevoegen Adressengroep dmv adressengroep wel/geen wijzigen in GEEN. Criteria toevoegen, leverancier Criteria toevoegen, naam lens Blauw Het mailingsscherm ziet er dan als volgt uit;
