PROSEDUR PENGGUNAAN & PELAPORAN DANA PENDELEGASIAN SERTA PENGAJUAN PENGHARGAAN BAGI MAHASISWA BERPRESTASI NON AKADEMIK FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FORMAT PROPOSAL
MAHASISWA
1 Cover Proposal 2 Lembar Pengesahan (PD III) : - Nama kegiatan - Tanggal pelaksanaan - Tempat pelaksanaan - Penyelenggara - Peserta 3 Pendahuluan 4 Landasan 5 Tujuan & Manfaat
PENGAJUAN PROPOSAL PENDELEGASIAN (rangkap 3)
(proposal sesuai dengan format)
VERIFIKASI PROPOSAL
(Kasubbag. Kemahasiswaan)
TIDAK LAYAK
6 Bentuk Kegiatan : - Nama kegiatan - Waktu pelaksanaan - Penyelenggara - Susunan kegiatan - Peserta kegiatan 7 Anggaran Dana 8 Penutup 9 Lampiran : - Surat Tugas Pendelegasian - Biodata peserta delegasi - Pengumuman kompetisi / undangan delegasi
LAYAK
(PERBAIKAN)
TANDA TANGAN PROPOSAL (LEMBAR PENGESAHAN)
Pembantu Dekan III
PENCAIRAN DANA
(di Staf Bagian Kemahasiswaan) Mahasiswa mengikuti Kompetisi / Kegiatan Non Kompetisi
FORMAT LAPORAN
PEMBUATAN LAPORAN (rangkap 3)
(laporan sesuai dengan format)
MAHASISWA MERAIH JUARA / BERPRESTASI
1 Cover Laporan 2 Lembar Pengesahan (PD III) : - Nama kegiatan - Tanggal pelaksanaan - Tempat pelaksanaan - Penyelenggara - Peserta 3 Pendahuluan 4 Landasan 5 Tujuan & Manfaat
6 7 8 9 10
Bentuk Kegiatan Hasil Kegiatan Laporan Anggaran Dana Penutup Lampiran : - Fotocopy Surat Tugas Pendelgasian - Bukti Pengumuman pemenang kompetisi, - Sertifikat /sejenisnya - Bukti-bukti pengeluaran (dikliping) - Dokumentasi
Lampiran : 1. Fotocopy KTM 2. Fotocopy Pengumuman Kompetisi / Undangan delegasi 3. Asli dan fotocopy Sertifikat / Piagam Penghargaan 4. Soft copy Dokumentasi
VERIFIKASI BERKAS & LAPORAN Tidak Lengkap
Kasubbag Kemahasiswaan
Lengkap TANDA TANGAN LAPORAN (LEMBAR PENGESAHAN)
Pemberian Reward Bagi Mahasiswa Berprestasi (incidental)
Pembantu Dekan III
PENENTUAN JENIS PENGHARGAAN
ARSIP LAPORAN DI BAG. KEMAHASISWAAN
PROSEDUR PENDAFTARAN WISUDA SARJANA & PASCA SARJANA FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MAHASISWA PROSES DAFTAR ON-LINE LEWAT SISTEM SIUDA Penyerahan Berkas Daftar Wisuda di SUBBAG. AKADEMIK
VERIFIKASI BERKAS
Pembayaran Daftar Wisuda (di bagian keuangan fakultas) Lampiran : 2. KTM Asli 3. Form U1 – U5 Asli 4. Form U7 – U8 rangkap 4 5. Bukti Pembayaran Wisuda 6. Transkip Nilai (nilai skripsi sudah masuk) 7. Fotocopy Ijazah Terakhir = 1 lembar 8. Sertifikat TOEFL/ TOEIC (asli & fotocopy) 9. Pas photo Hitam Putih (4 X 6) = 12 lembar 10. Pas photo Berwarna (4 X 6) = 2 lembar 11. Hasil Print Out Daftar On-line
Berkas Lengkap
CALON WISUDAWAN TANDA TANGAN IJAZAH
Mengisi Biodata di Buku Data Ijazah
Subbag. Akademik
Berkas Tidak Lengkap
Menyerahkan Berkas Daftar Wisuda di SUBBAG. KEMAHASISWAAN
Rekapitulasi Biodata Calon Peserta Wisuda
Lampiran : 1. Form U7 – U8 = 1 lembar 2. Bukti Pembayaran Wisuda 3. Fotocopy Print Out Daftar On-line 4. Mengisi Biodata Alumni
Staf Kemahasiswaan PENGUMUMAN PELAKSANAAN WISUDA dari Rektorat
Calon Wisudawan Melakukan Peminjaman Toga & Pengambilan Undangan (di Subbag. Kemahasiswaan)
PENGARAHAN & GLADI BERSIH PROSESI WISUDA
PELAKSANAAN PROSESI WISUDA
Staf Kemahasiswaan
Pengembalian Toga & Pengambilan Foto Prosesi Wisuda
Di Bagian Kemahasiswaan
Pengambilan Transkip Nilai & Legalisir Ijazah Syarat : Form U6 Sudah Lengkap
Di Bagian Akademik
PROSEDUR PENDAFTARAN BEASISWA KOM FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Mengisi form pendaftaran dengan melampirkan : 1. Fotocopy KTM & KTP 2. Fotocopy KK & KTP Orang Tua 3. Transkip Nilai 4. Fotocopy Daftar Gaji/ Surat Keterangan Penghasilan dari Keluarahan 1. Fotocopy Rekening Listrik/ PAM/ Telepon bulan terakhir 2. Pas photo berwarna (4 X 6) = 1 lembar
MAHASISWA PENDAFTARAN Ke BAGIAN KEMAHASISWAAN
VERIFIKASI BERKAS
LAYAK
(oleh Staf Kemahasiswaan)
(berkas lengkap)
TIDAK LAYAK
REKAPITULASI DATA
(berkas tidak lengkap)
(Seluruh berkas Pendaftaran)
Kasubag. Kemahasiswaan & Pembantu Dekan III
SELEKSI PENGUMUMAN
Staf Kemahasiswaan
Pengajuan Dana ke KOM
DANA BEASISWA CAIR
PENGURUS KOM
Diterima Bagian Kemahasiswaan
Dibagikan Kepada MAHASISWA
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Dokumen di Pengurus KOM & Sub Bagian Kemahasiswaan
Ditandatangani Kasubag Kemahasiswaan & Pembantu Dekan III
PROSEDUR PENDAFTARAN KKN MAPRES/ KELEMBAGAAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MAHASISWA PENDAFTARAN Ke BAGIAN KEMAHASISWAAN
VERIFIKASI BERKAS Oleh Staf Kemahasiswaan
Mengisi form pendaftaran dengan melampirkan : 1. Fotocopy KTM 2. Transkip Nilai 3. Daftar Riwayat Hidup 4. Fotocopy SK Pengurus LKM/ Unitas 5. Fotocopy Sertifikat Penunjang/ Prestasi 6. Surat Keterangan Aktif Pengurus LKM/ Unitas
LAYAK (berkas lengkap)
TIDAK LAYAK
REKAPITULASI DATA
(berkas tidak lengkap)
(Seluruh berkas Pendaftaran)
PENGUMUMAN
SELEKSI
PEMBEKALAN KKN MAPRES/ KELEMBAGAAN
Survey Lokasi KKN Mapres oleh Peserta
(oleh Dosen Pembimbing & Staf Kemahasiswaan)
MONEV oleh Tim Kemahasiswaan
PELAKSANAAN KKN MAPRES/ KELEMBAGAAN
PELAPORAN AKHIR KEGIATAN & PRESENTASI Dosen Pembimbing & Staf Kemahasiswaan
Staf Kemahasiswaan
Peserta KKN Mapres
PENILAIAN
Rekapitulasi Nilai ditandatangani oleh Pembantu Dekan III
Penyerahan Rekapitulasi Nilai ke Pembantu Dekan I (tembusan : bag. Akademik)
Lampiran : Laporan Akhir Kegiatan masing-masing Kelompok
PROSEDUR PEMILIHAN MAHASISWA PRESTASI FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MAHASISWA
Mengisi formulir pendaftaran MAWAPRES tingkat Fakultas Persyaratan : 3. Fotocopy KTM 4. Transkip Nilai 5. Daftar Riwayat Hidup 6. Karya Tulis Mahasiswa (original) 7. Fotocopy Sertifikat Penunjang/ Prestasi Yang Diraih
PENDAFTARAN Ke BAGIAN KEMAHASISWAAN
VERIFIKASI BERKAS
Staf Kemahasiswaan
TIDAK LAYAK
LAYAK
(berkas tidak lengkap)
(berkas lengkap)
REKAPITULASI DATA (Seluruh berkas Pendaftaran)
SELEKSI
Staf Kemahasiswaan
Tim Seleksi Fakultas
HASIL SELEKSI
PENGUMUMAN MAWAPRES TINGKAT FAKULTAS Lampiran : 1. Fotocopy KTM 2. Transkip Nilai 3. Daftar Riwayat Hidup 4. Fotocopy Sertifikat Penunjang/ Prestasi Yang Diraih 5. Karya Tulis Mahasiswa berserta Soft Copy (CD)
Penerbitan SK Dekan tentang Mawapres Tingkat Fakultas
Dikirim ke Rektorat
PROSEDUR PENGAJUAN & PELAPORAN PENGGUNAAN DANA KEGIATAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
LKM PELAKSANA PANITIA PELAKSANA TIDAK LAYAK
MEMBUAT PROPOSAL
Format Proposal Terlampir
Konsultasi & Verifikasi Proposal
Kasubbag. Kemahasiswaan
LAYAK
Catatan : Pengajuan Tanda Tangan Lembar Pengesahan HARUS diselesaikan terlebih dahulu ditingkat Fakultas , setelah itu ke Ketua KOM
Catatan : Pencairan Dana Dilayani 2 Minggu Sebelum Pelaksanaan Kegiatan & Dilakukan Oleh Bendahara Pengurus Harian
Paraf Lembar Pengesahan / Persetujuan Proposal
TANDA TANGAN PENGESAHAN
Pembantu Dekan III & II
TANDA TANGAN PENGESAHAN
Ketua KOM
Disposisi Pencairan Dana
Kasubbag. Kemahasiswaan
(pengajuan dana DPP + KOM) (pengajuan dana KOM)
Pencairan Dana 70 % (melampirkan lembar disposisi pencairan dana dari Kasubbag. Kemahasiswaan)
Staff Kemahasiswaan
PELAKSANAAN KEGIATAN Kegiatan Selesai
LKM PELAKSANA PANITIA PELAKSANA
TIDAK LAYAK (revisi laporan)
MEMBUAT LAPORAN (Format Terlampir)
VERIFIKASI
(Laporan & Berkas)
LAYAK
Catatan : Pengajuan Tanda Tangan Lembar Pengesahan HARUS diselesaikan terlebih dahulu ditingkat Fakultas , setelah itu ke Ketua KOM
ARSIP LAPORAN (di Staff KMA) Lampiran : 1. Absensi ASLI (rangkap 2) 2. Kwitansi Bermaterai (rangkap 5)
Catatan : Pengajuan Laporan Kegiatan Maksimal 1 Minggu setelah Kegiatan Selesai
Staff Kemahasiswaan
Paraf Lembar Pengesahan / Persetujuan Proposal
TANDA TANGAN PENGESAHAN
Pembantu Dekan III & II
TANDA TANGAN PENGESAHAN
Ketua KOM
Pencairan Sisa Dana 30 %
Staff Kemahasiswaan
(pengajuan dana DPP + KOM) (pengajuan dana KOM)
LAMPIRAN
FORMAT PROPOSAL & LAPORAN PENGAJUAN DANA KEGIATAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN
Susunan Proposal : 1. Cover 2. Lembar Pengesahan / Persetujuan *1 3. Isi Proposal : I. Pendahuluan II. Landasan kegiatan III. Nama kegiatan IV. Tema kegiatan V. Maksud / Tujuan kegiatan VI. Bentuk kegiatan VII. Waktu dan tempat pelaksanaan
VIII. Penyelenggara kegiatan IX. Peserta kegiatan X. Susunan panitia (berupa Surat Tugas) *2 XI. Susunan acara XII. Anggaran dana *3 XIII. Penutup
4. Lampiran (bila ada) Catatan : Setiap proposal yang dibuat HARUS menggunakan kertas kop surat LKM
Susunan Laporan : 1. Cover 2. Lembar Pengesahan / Persetujuan *1 3. Isi Laporan : I. Pendahuluan II. Landasan kegiatan III. Nama kegiatan IV. Tema kegiatan V. Maksud / Tujuan kegiatan VI. Bentuk kegiatan VII. Waktu dan tempat pelaksanaan
VIII. Penyelenggara kegiatan IX. Peserta kegiatan X. Hasil kegiatan XI. Susunan panitia terlampir XII. Susunan acara terlampir XIII. Anggaran dana terlampir* XIV. Penutup
4. Lampiran : 1. Susunan Panitia (berupa Surat Tugas) *2 2. Susunan Acara 3. Anggaran Dana *3 4. Fotocopy Nota Belanja 5. Absensi (fotocopy-an masuk jilid laporan & ASLI di luar jilidan) 6. Dokumentasi Catatan : Setiap laporan yang dibuat HARUS menggunakan kertas kop surat LKM
*1 FORMAT LEMBAR PENGESAHAN / PERSETUJUAN PROPOSAL & LAPORAN FAKULTAS Nama Kegiatan Tema Kegiatan Bentuk Kegiatan
: : : 1. ……….. 2. ……….dst Waktu Kegiatan : Tempat Kegiatan : Peserta : Penyelenggaran :
LEMBAR PENGESAHAN
Malang, _______________ Ketua LKM FTP
Ketua Pelaksana
…………………… NIM.
……………………… NIM.
Mengetahui √ a.n Dekan Fakultas Teknologi Pertanian Pembantu Dekan III, Dr.Ir. Elok Zubaidah, MP NIP. 19590821 199303 2 001
√ Catatan : Apabila kegiatan terkait dengan Himpunan, harus disertai tanda tangan dari Ketua Jurusan a.n Dekan Fakultas Teknologi Pertanian Pembantu Dekan III,
Mengetahui
Dr.Ir. Elok Zubaidah, MP NIP. 19590821 199303 2 001
Ketua Jurusan ……………………………………… Fakultas Teknologi Pertanian …………………………………… NIP.
KOM Nama Kegiatan Tema Kegiatan Bentuk Kegiatan
: : : 1. ……….. 2. ……….dst Waktu Kegiatan : Tempat Kegiatan : Peserta : Penyelenggaran :
Ketua KOM Fakultas Teknologi Pertanian Dr.Ir. Elok Zubaidah, MP NIP. 19590821 199303 2 001
LEMBAR PERSETUJUAN
Menyetujui,
Malang, _______________ Pembantu Dekan II Fakultas Teknologi Pertanian Dr.Ir. Sudarminto SY., M.App.Sc NIP.
*2 FORMAT CONTOH SURAT TUGAS KEPANITIAN KOP SURAT
No :
SURAT TUGAS / / /2012
Sehubungan dengan pelaksanaan Program Kerja (………… nama LKM ………….) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Periode …………………………… , bersama ini Ketua (………. Nama LKM ……….) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya menugaskan kepada : Nama : Terlampir Unit Tugas
: (….. nama LKM …..) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya
Tugas
: (……. Nama kegiatan yang dilaksanaan …….)
Pelaksanaan : (……. tanggal mulai kegiatan s/d selesai ……...) Tempat
: (……. Tempat penyelenggaraan kegiatan …….)
Demikian surat tugas ini dibuat untuk selanjutnya dijalankan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab serta selesai melaksanakan tugas segera member laporan. Malang, …………………… Ketua LKM FTP
Tembusan Yth. 1. ……………… 2. …………….. dst
…………………………… NIM.
*3 FORMAT CONTOH LEMBAR ANGGARAN DANA KOP SURAT
ANGGARAN DANA
(Format point PEMASUKAN untuk pengajuan dana DPP) A. PEMASUKAN 1. Fakultas - DPP 2. Sponsor 3. Dana Mandiri Jumlah
:
= Rp. = Rp. = Rp._________ = Rp
(Format point PEMASUKAN untuk pengajuan dana KOM) A. PEMASUKAN 1. Fakultas - DPP - KOM 2. Sponsor 3. Dana Mandiri Jumlah
:
B. PENGELUARAN 1. Sie Acara : - Honorarium pemateri (bila ada) - ……………dst Sub Jumlah 2. Sie Kesekretariatan : - Fotocopy surat - Jilid - ATK - ………….dst Sub Jumlah 3. Sie Perlengkapan : - Sewa tempat - Percetakan - Pengadaan peralatan - …………dst Sub Jumlah 4. Sie Konsumsi : - Makan / snack - Minum - …………dst Sub Jumlah 5. Sie PDDT : - Publikasi - Dekorasi - Transportasi - ………….dst Sub Jumlah Total Pengeluaran
= Rp. = Rp. = Rp. = Rp._________ = Rp
(satuan)
= Rp ____________ = Rp
(satuan) (satuan) (satuan)
= Rp = Rp = Rp ___________ = Rp
(satuan) (satuan) (satuan)
= Rp = Rp = Rp ___________ = Rp
(satuan) (satuan)
= Rp = Rp ___________ = Rp
(satuan) (satuan) (satuan
= Rp = Rp = Rp ___________ = Rp = Rp.
Catatan : 1. Total Pemasukan HARUS SAMA dengan Total Pengeluaran 2. Jumlah Anggaran Dana yang Dilaporkan HARUS SAMA dengan Jumlah Dana Diproposal
