Reprezentációs szabályzat
MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG GÉPJÁRMŰVEK KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSÁNAK 1.1.1.1. SZABÁLYZATA
MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG REPREZENTÁCIÓS SZABÁLYZAT (módosításokkal egységes szerkezetben)
1 Hatályos: 2014. november 3.
Reprezentációs szabályzat
BEVEZETÉS
A MOB működése során meghatározó szerepet tölt be a hazai és nemzetközi kapcsolatok magas színvonalú követelmény rendszere, amelyhez a reprezentációs feltételek biztosítása is alapelvárás. A szabályzat a kapcsolódó – a szabályzat hatályba lépésének időpontjában hatályban lévő jogszabályi előírásoknak megfelelően került összeállításra, figyelemmel minden a MOB-nál előforduló (előfordulható) esetre. Jelen szabályzat a MOB érdekében felmerült a költségvetése terhére elszámolt reprezentációs kiadásokkal és üzleti ajándékozással kapcsolatos feladatok végrehajtásához nyújt segítséget.
A szabályzat hozzájárul ahhoz, hogy a Magyar Olimpiai Bizottság (továbbiakban: MOB), mint közhasznú szervezetnél a reprezentációs kiadások elszámolásának rendje feleljen meg a jogszabályi előírásoknak, és ezáltal elősegítse a szabályszerűségi követelmények érvényesülését. A szabályzat alkalmazása során figyelemmel kell lenni a vonatkozó jogszabályok – különösen a személyi jövedelemadóról szóló CXVII. törvény (Szja tv.) - rendelkezésire, valamint a MOB más vonatkozó belső szabályzatira.
2
Reprezentációs szabályzat
Tartalomjegyzék BEVEZETÉS ..................................................................................................................................... 2 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ...................................................................................................................... 4
II.
1.1.
A szabályzat célja ....................................................................................... 4
1.2.
A szabályzat hatálya ................................................................................... 4
1.3.
Értelmező rendelkezések ............................................................................. 4
A REPREZENTÁCIÓ .............................................................................................................. 5
2.1.
A reprezentáció tárgya ............................................................................... 5
2.2.
A reprezentációs kiadások mértéke ............................................................. 5
III. A REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK TERHÉRE MEGVALÓSULÓ KIFIZETÉSEK SZABÁLYAI .......................................................................................................... 6
3.1.
A vezetői reprezentációs kiadások elszámolása .......................................... 6
3.2.
Rendezvényekkel kapcsolatos reprezentációs kiadások elszámolása ........... 6
3.3. Üzleti ajándékozások elszámolása, nyilvántartása........................................... 6 3.4. Adók és járulékok megfizetése ......................................................................... 7 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ....................................................................................................... 8
3
Reprezentációs szabályzat
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.1. A szabályzat célja A reprezentációs szabályzat (továbbiakban: szabályzat) célja, hogy a MOB meghatározza a reprezentációs kiadások teljesítésének és elszámolásának szabályait. 1.2. A szabályzat hatálya A szabályzatban foglalt előírások a MOB valamennyi munkatársára, érintett személyére és szervezetére vonatkoznak. A szabályzat a MOB érdekében felmerült és költségvetése terhére elszámolt reprezentációs kiadásokra, valamint üzleti ajándékozásra vonatkozik. 1.3. Értelmező rendelkezések 1. Reprezentáció: A reprezentáció fogalmát a személyi jövedelemadóról szóló CXVII. törvény (Szja tv.) határozza meg, így a MOB tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás. 2. Nem reprezentációs alkalom: a munkahelyi és egyéb személyhez kötött megemlékezések, mert ezek nem függenek össze a MOB tevékenységével. 3. Vendéglátás: az étel, ital biztosítását jelenti. A vendéglátás keretében biztosított, illetve felhasznált fogyasztási cikkek reprezentációs kiadásnak számítanak. Az érintett fogyasztási cikkek a következők lehetnek:
Élelmiszerek: hideg, meleg ételek, italok (kivéve alkohol) Egyéb termékek: virág, papírtálca, szalvéta, kéztörlő, csomagolóanyag Ajándék: a MOB tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint kizárólag erre szóló utalvány). A vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás alatt az utazás, szállás, és szabadidő programokat kell érteni.
4
Reprezentációs szabályzat
II. A REPREZENTÁCIÓ 2.1. A reprezentáció tárgya A szabályzat hatálya kiterjed a MOB tevékenységével kapcsolatos üzleti, hivatali cél érdekében felmerülő és reprezentációként elszámolható kiadásokra, melyeknek tárgya: a) vendéglátás (étel, ital fogyasztás, ezen felül nyújtott szolgáltatás), b) üzleti célú ajándékozás, c) vezetői beosztással kapcsolatos személyi reprezentáció, d) termék ellenérték nélküli átadása ajándékozás céljából, e) ünnepségekkel, rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás költsége. Nem tartoznak jelen szabályzat hatálya alá különösen az SZJA tv. adómentes bevételekről szóló 1. számú mellékletének 8.7; 8.12 valamint 8.25 pontjai alatt részletezett sportolóknak nyújtott szolgáltatások, nem pénzben adott juttatások. Reprezentáció: a meghatározott tárgyak, termékek és szolgáltatások ellenértékének, valamint az azok juttatásával járó közterhek, járulékok fedezésére szolgáló kiadások. A reprezentáció forrása - az állami támogatások terhére, elfogadott költségterv alapján elszámolható tételeken felül - kizárólag a MOB saját bevétele lehet (rendezvények MOB szakmai feladatok). A reprezentáció lehet a vezetői, illetve rendezvények lebonyolításához biztosított reprezentáció.
2.2. A reprezentációs kiadások mértéke Az éves reprezentációra fordítható várható éves kiadások megállapítása a gazdasági vezető feladata, aki erről tájékoztatja a főtitkárt. A tájékoztatás alapján a főtitkár az éves költségvetés lehetőségeinek figyelembe vételével minden üzleti év elején megállapítja a reprezentációra fordítható kiadások mértékét, melynek összegét a költségvetés tervezésekor figyelembe kell venni. A MOB-nál a reprezentációra fordítható várható éves kiadások összegét a MOB éves költségvetése – nem kiemelten - tartalmazza.
5
Reprezentációs szabályzat
III. A REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK TERHÉRE MEGVALÓSULÓ KIFIZETÉSEK SZABÁLYAI 3.1.
A vezetői reprezentációs kiadások elszámolása
A vezetői reprezentációs kiadások elszámolására jogosultak körét és a vezetői reprezentációs keretet a főtitkár határozza meg. A vezetői reprezentációs kiadások felhasználása esetén a Magyar Olimpiai Bizottság nevére és címére kiállított számla szükséges, melyhez a teljesítés igazolását is csatolni kell. A vezetői reprezentációs kiadások felhasználásáról az arra kijelölt munkatárs nyilvántartást vezet, amely az adó- és járulékfizetési kötelezettség 3.4. pontban foglaltak szerinti megállapításának alapját képezi. 3.2.
Rendezvényekkel kapcsolatos reprezentációs kiadások elszámolása
A Magyar Olimpiai Bizottságot érintő ünnepségnek és rendezvénynek a Közgyűlés és/vagy az Elnökség és/vagy a Főtitkár által jóváhagyott ünnepség, rendezvény, fogadás minősül. A rendezvények reprezentációs kiadásainak felhasználását az érintettek kötelesek a Magyar Olimpiai Bizottság nevére és címére kiállított számlával elszámolni, melyek teljesítés igazolásához az elszámolást végzőnek csatolnia kell a rendezvényen résztvevők névsoráról készült jelenléti ívet és a meghívó szerinti programot is. A számlák teljesítésének igazolására a rendezvény lebonyolításáért felelős munkavállaló, mint a szabályzatban erre felhatalmazott személy jogosult. Az ünnepséggel, rendezvénnyel kapcsolatos kiadások elszámolását a lebonyolítást követően 10 napon belül el kell készíteni. Az ünnepséggel, rendezvénnyel kapcsolatos kiadások felhasználásáról az arra kijelölt munkatárs nyilvántartást vezet, amely az adó- és járulékfizetési kötelezettség 3.4. pontban foglaltak szerinti megállapításának alapját képezi. 3.3. Üzleti ajándékozások elszámolása, nyilvántartása Az üzleti ajándék beszerzése során figyelemmel kell lenni az Szja tv. üzleti ajándékra vonatkozó szabályozására. Csak azokat az üzleti ajándékokat adhatják adómentesen, amelyek egyedi értéke nem haladja meg a minimálbér 25 százalékát, az értékhatárt meghaladó üzleti ajándékok esetében az egyes meghatározott juttatásokra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni az Szja tv. 70. § (2) szerint. Üzleti ajándékozásnak minősülő kiadások elszámolása a MOB nevére, címére kiállított számlák alapján történik.
6
Reprezentációs szabályzat
Az üzleti ajándékot tartalmazó számlák teljesítés igazolásának tartalmaznia kell, hogy milyen alkalomra, kinek került átadásra, a cégnév és a magánszemély nevének feltüntetésével. A számlák teljesítésének igazolására az érintett vezető mint a szabályzatban erre felhatalmazott személy jogosult.
Az üzleti ajándék vásárlásával kapcsolatos kiadások felhasználásáról az arra kijelölt munkatárs nyilvántartást vezet, amely az adó-, és járulékfizetési kötelezettség 3.4. pontban foglaltak szerinti megállapításának alapját képezi.
3.4. Adók és járulékok megfizetése A MOB az Szja. Tv. közhasznú köztestületekre vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően köteles az adó és járulékfizetési kötelezettségének eleget tenni. A MOB-nál mint köztestületnél, mentes az adó alól az adóévben reprezentáció és a minimálbér 25 százalékának megfelelő egyedi értéket meg nem haladó üzleti ajándékok juttatása alapján meghatározott jövedelem azon része, amely a közhasznú, illetve cél szerinti tevékenysége érdekében felmerült, az adóévre vonatkozó beszámolóban kimutatott összes ráfordítás 10 százalékát, de legfeljebb az adóévre elszámolt éves összes bevétele 10 százalékát nem haladja meg.
Tekintettel arra, hogy a hatályos jogszabályok alapján a MOB esetében csak év végén állapítható meg az adómentesen elszámolható rész, így a reprezentációs költségek és az üzleti ajándékok után elszámolandó közterheket a tárgyévet követő év ötödik havi adó- és járulékbevallásában kell bevallani és ezzel egyidejűleg megfizetni.
7
Reprezentációs szabályzat
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
Ez a szabályzat 2014.
napján lép hatályba.
A MOB-nál gondoskodni kell arról, hogy a szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék. A szabályzat végrehajtásáról a Gazdasági vezető gondoskodik.
Kelt: Budapest, 2014.
………………………………………….. főtitkár, mint a MOB képviseletére jogosult személy
8
