MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA
Hatályos: 2016. január 19. napjától
1
Magyar Olimpiai Bizottság KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 27. § (1) bekezdésében foglaltak figyelembevételével a Magyar Olimpiai Bizottság (továbbiakban: Ajánlatkérő) által indított közbeszerzési eljárások vonatkozásában az alábbiakat rendelem el:
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Ajánlatkérő minősítése Ajánlatkérő a Kbt. 5.§ (2) bekezdés alapján minősül Ajánlatkérőnek.
2. A Szabályzat célja, alapelve Ajánlatkérő Kbt. szerint lefolytatott közbeszerzési eljárásainak előkészítése, lefolytatása, belső ellenőrzésének felelősségi rendje, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi köre és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendje szabályozása összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ajánlatkérőnek a hatékony és felelős gazdálkodás elvét szem előtt tartva kell eljárnia.
3. A Szabályzat hatálya A Szabályzat hatálya kiterjed a Kbt. 8. § (1) –(8) bekezdéseiben meghatározott tárgyú, a 15.§ (1) bekezdésében meghatározott közbeszerzési értékhatár feletti beszerzésekre, figyelemmel a 9. § és a 111.§-ban megfogalmazott kivételekre. A Szabályzat hatálya nem terjed ki a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekre.
4. A Közbeszerzés szervezeti és személyi feltételei A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítése, valamint az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az Ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek együttesen rendelkezniük kell a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel. A közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátására, a szakszerűség és a beszerzések koordinációjának biztosítására felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót – továbbiakban szaktanácsadó - igénybevételére van lehetőség. A szaktanácsadó a közbeszerzési eljárás során szorosan együttműködik az Ajánlatkérő beszerzés tárgyában illetékes szakemberével. A részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, építési beruházás esetén az ötszázmillió forintot meghaladó értékű közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő köteles felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bevonni. A közbeszerzési eljárásba bevont 2
valamennyi személytől illetve szervezettől a Kbt. 25. §-a szerinti összeférhetetlenségi nyilatkozatot a munkaköri leírása szerint a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló szerzi be.
II. A KÖZBESZERZÉS FOLYAMATA
1. Becsült érték meghatározása A közbeszerzés becsült értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált - általános forgalmi adó nélkül számított, a 17-20. §-ban foglaltakra tekintettel megállapított - teljes ellenszolgáltatást kell érteni. A becsült érték meghatározás részletes szabályait a Kbt. 16-20.§-ai tartalmazzák, az adott eljárás megkezdésekor erre figyelemmel kell lenni. A becsült érték meghatározásának felelőse a Főtitkár által kijelölt személy, jóváhagyója Főtitkár.
2. Az eljárás előkészítése A közbeszerzések tervezése, dokumentálása 2.1. Éves összesített közbeszerzési terv 2.1.1. Az Ajánlatkérő az adott évre tervezett közbeszerzési eljárásairól legkésőbb minden év március 31. napjáig, figyelemmel a Kbt. 42. §-ban foglaltakra, éves összesített közbeszerzési tervet (továbbiakban: közbeszerzési tervet) köteles készíteni, melynek tartalmaznia kell az adott évben tervezett közbeszerzésekről legalább az alábbi adatokat: a.) az eljárás típusa, b.) a beszerzés tárgya, c.) mire irányul a közbeszerzési eljárás (árubeszerzés, szolgáltatás, építési beruházás, koncesszió), a tárgy pontos megnevezésével, d.) a beszerzés becsült összege, e.) a közbeszerzés indításának tervezett időpontja. A közbeszerzési terv elkészítésének felelőse a munkaköri leírása szerint a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló. A közbeszerzési tervet a Főtitkár hagyja jóvá. Az Ajánlatkérő köteles a közbeszerzési tervet legalább öt évig megőrizni, melyről a Főtitkár gondoskodik. 2.1.2. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Az Ajánlatkérő a beszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésére vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. 2.2. Előzetes tájékoztató 2.2.1. Az Ajánlatkérő előzetes tájékoztatót készíthet az adott évre, illetve az elkövetkező legfeljebb 12 hónapra tervezett összes árubeszerzéséről, építési beruházásáról vagy szolgáltatás megrendeléséről a Kbt. 38. §-ban foglalt rendelkezések figyelembevételével. Az 3
előzetes tájékoztató elkészítéséért a munkaköri leírása szerint a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló felel. Az előzetes tájékoztatót a Főtitkár hagyja jóvá. 2.2.2. Az előzetes tájékoztató készítésének célja, hogy adott esetben rövidíthetőek legyenek a Kbt.-ben meghatározott ajánlattételi határidők [Kbt. 81. § (8) bekezdés; 84.§ (5) bekezdés] 2.2.3. A meghívásos és a tárgyalásos eljárást előzetes tájékoztató útján is meg lehet hirdetni. Ebben az esetben az Ajánlatkérő a részvételi felhívást nem teszi hirdetményben közzé, hanem azt egyidejűleg és közvetlenül küldi meg azon gazdasági szereplőknek, amelyek az előzetes tájékoztatóban előírt határidőben szándéknyilatkozatukat az Ajánlatkérőnél benyújtották és felhívja őket, hogy a részvételi jelentkezés benyújtásával részvételi szándékukat erősítsék meg (a továbbiakban: közvetlen részvételi felhívást). A közvetlen részvételi felhívást legkésőbb az előzetes tájékoztatót tartalmazó hirdetmény közzététele napjától számított tizenkét hónapon belül meg kell küldeni. A tárgyalásos eljárást előzetes tájékoztató útján is meg lehet hirdetni, a Kbt. 82. § (3) bekezdésében foglalt szabályok alkalmazásával. 2.3. Éves statisztikai összegzés Az éves statisztikai összegzést külön jogszabályban meghatározott minta szerint az Ajánlatkérő köteles elkészíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell közzétenni a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban. Az éves statisztikai összegzés elkészítéséért a munkaköri leírása szerint a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló felel. Az éves statisztikai összegzést a Főtitkár, hagyja jóvá. 2.4. A szerződések módosítása, teljesítése 2.4.1. A lefolytatott közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés módosítása a Kbt. 141.§ -ban foglaltakra figyelemmel történhet és ebben az esetben Ajánlatkérő köteles a szerződés módosításáról a Kbt. 141. § (7) bekezdés szerint hirdetményt a Kbt. 37. § (5) bekezdés szerinti időtartamon belül közzétenni. 2.4.2. A lefolytatott közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítése esetén az Ajánlatkérő köteles a szerződés teljesítésére vonatkozó alábbi adatokat a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban – amennyiben a Közbeszerzési Adatbázisban való közzététel nem lehetséges, a saját vagy a fenntartója honlapján – közzétenni: - hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre (hirdetmény nélkül induló eljárások esetében felhívásra), - a szerződő felek megnevezését, - nyilatkozat arra vonatkozólag, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e, - a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját, továbbá - az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét, a szerződés mindegyik fél – támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén szállítói kifizetés során a kifizetésre köteles szervezet – által történt teljesítését követő 30 napon belül. 2.5. Hirdetmények közzététele 2.5.1. A Kbt. 37. § (1)-(5) bekezdéseiben meghatározott hirdetményeket Ajánlatkérőnek a Kbt. 37. § (6) bekezdésében meghatározottak szerint, a 44/2015. (XI.2.) MvM rendeletben közzétett módon, elektronikus úton kell megküldeni a Közbeszerzési Hatóságnak. A 4
hirdetmények elkészítésének felelőse a munkaköri leírása szerint a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló, az elkészült hirdetményeket, pedig a Főtitkár hagyja jóvá.
3. A közbeszerzési eljárások lefolytatása 3.1. A közbeszerzési eljárást Ajánlatkérő folytatja le - amennyiben szükséges – beszerzés tárgya szerinti szakértelem vagy szaktanácsadó bevonásával a mindenkor hatályos Kbt. és jelen Szabályzat alapján. 3.2 Amennyiben az adott beszerzés nem szerepel az éves közbeszerzési tervben, a közbeszerzési eljárás indító megbeszélésén kell tisztázni a módosításhoz kapcsolódó kérdéseket. Az Ajánlatkérő az eljárás megindításáig módosítja a Közbeszerzési tervet. Az adott közbeszerzési eljárás közbeszerzési tervvel való egyeztetését, szükség esetén az indító megbeszélés összehívását a Főtitkár, illetve az általa kijelölt munkavállaló végzi és egyúttal viseli az ebből eredő felelősséget. 3.3 Az ajánlatkérő köteles a közbeszerzési eljárást - a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel - megfelelő alapossággal előkészíteni. Az Ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás megfelelő alapossággal történő előkészítésének felelősségi körében köteles a becsült érték meghatározása céljából külön vizsgálatot végezni és annak eredményét dokumentálni. A vizsgálat során az ajánlatkérő objektív alapú módszereket alkalmazhat. Ilyen módszerek különösen: a) a beszerzés tárgyára vonatkozó indikatív ajánlatok bekérése, b) a beszerzés tárgyára vonatkozó, arra szakosodott szervezetek által végzett piackutatás, c) igazságügyi szakértő igénybe vétele, d) szakmai kamarák által ajánlott díjszabások, e) szakmai kamarák által előállított és karbantartott, megvalósítási értéken alapuló, részletes építési adatbázis, f) a Közbeszerzési Hatóság által kiadott árstatisztika, g) az ajánlatkérő korábbi, hasonló tárgyra irányuló szerződéseinek elemzése. A fenti módszerek közül elsősorban az a) pont alkalmazandó. Amennyiben az adott eljárásban indikatív ajánlatok bekérése nem lehetséges, akkor a felsorolt módszerek bármelyike alkalmazható. Építési beruházások esetében az eljárás csak a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő tervek birtokában indítható meg. 3.4. Az adott közbeszerzés tárgya szerint illetékes munkatárs hatékonyan közreműködik a dokumentáció és a szerződéstervezet összeállításában. A dokumentáció és szerződéstervezet összeállítása a munkaköri leírása szerint a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló felelőssége. A dokumentációt és a szerződéstervezetet Főtitkár hagyja jóvá. 3.5. Az eljárást megindító és az ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívás elkészítése a munkaköri leírása szerint a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló felelősségi körébe tartozik, és a kijelölt Közbeszerzési Bírálóbizottság tagjai, valamint a Főtitkár szignálják. Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatásában jogi vagy egyéb szakmai szakértőként megbízás alapján külső tanácsadó vesz részt, az eljárást megindító felhívást és a közbeszerzési dokumentumokat ellenjegyzéssel kell ellátnia. Az ellenjegyzést követően az ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívást a Főtitkár hagyja jóvá. Amennyiben a törvényi
5
rendelkezésnek (Kbt. 27. § (3) bekezdés) történő megfelelés céljából kerül sor felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó bevonására, ellenjegyzésével kell ellátni: a) a közbeszerzési eljárást megindító felhívást és a közbeszerzési dokumentumokat, b) a bontási jegyzőkönyve(ke)t; c) az összegezést 3.6. A Kbt. 113. § szerinti nemzeti szabályok szerint lefolytatott eljárás esetében az Ajánlatkérő gondoskodik az eljárás megindításának napját legalább öt munkanappal megelőzően, de legfeljebb tizenkét hónapon belül a megindítandó eljárásról szóló összefoglaló tájékoztatás küldéséről a Közbeszerzési Hatóságnak. A Kbt. 113.§ alapján indított esetben az Ajánlatkérő gondoskodik arról, hogy az eljárást megindító felhívás legalább három gazdasági szereplőnek megküldésre kerüljön, valamint mindazoknak a gazdasági szereplőknek is, akik az ajánlatkérőnél az eljárás iránt érdeklődésüket jelezték. Az Ajánlatkérő köteles gondoskodni arról, hogy – amennyiben az eljárásban a Kbt. szerint dokumentáció készül - a dokumentáció a felhívás megküldésének napjától kezdve a részvételi/ajánlattételi határidő lejártáig rendelkezésre álljon. Az eljárás során esetlegesen megtartott helyszíni bejárást a Főtitkár vagy az általa megbízott személy vezeti, a jegyzőkönyvet a megbízott készíti el és küldi meg az ajánlattevőknek. Amennyiben az eljárásban dokumentáció készül, azt a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló ajánlattevőknek az Ajánlatkérő bocsátja rendelkezésre. Az ajánlatok átvétele a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló feladata. Ha az ajánlat postán érkezik, azt a megérkezést követően azonnal köteles az iktató felbontatlanul a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállalónak továbbítani. 3.7. A folyamatban levő közbeszerzési eljárás során szükség szerinti kiegészítő tájékoztatást a Kbt. 56. §-ában foglaltak figyelembe vételével az Ajánlatkérő részéről a bevont külső szakértő ő adja meg a közbeszerzés tárgyában illetékes munkatárs/szakértő bevonásával. 3.8. A benyújtott ajánlatok/részvételi jelentkezések bontásának megszervezése és lebonyolítása a Főtitkár által megbízott személy feladata a Kbt. 68. §-ában foglaltak figyelembe vételével. Az ajánlattételi határidő után beérkezett ajánlatokról is jegyzőkönyvet kell felvenni és az összes ajánlattevőnek megküldeni. A bontás megszervezésének, lebonyolításának és szakszerű dokumentálásának felelőse a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló. 3.9. Az Ajánlatkérő az ajánlatokat és a részvételi jelentkezéseket köteles a lehető legrövidebb időn belül elbírálni. Köteles megállapítani, hogy mely ajánlat vagy részvételi jelentkezés érvénytelen, és hogy van-e olyan gazdasági szereplő, akit az eljárásból ki kell zárni. Az ajánlatkérő a bírálat során az alkalmassági követelmények, a kizáró okok és a Kbt. 82. § (5) bekezdése szerinti kritériumok előzetes ellenőrzésére köteles az egységes európai közbeszerzési dokumentumba foglalt nyilatkozatot vagy a Kbt. 67.§ (1) bekezdése szerinti nyilatkozatot elfogadni, valamint minden egyéb tekintetben a részvételi jelentkezés és az ajánlat megfelelőségét ellenőrizni, szükség szerint a Kbt. 71-72. § szerinti bírálati cselekményeket elvégezni. Az ajánlatkérő az egységes európai közbeszerzési dokumentum vagy a Kbt. 67.§ (1) bekezdése szerinti nyilatkozattal egyidejűleg - több szakaszból álló eljárásban a részvételi szakaszban - ellenőrzi a nyilatkozatban feltüntetett, a Kbt. 69. § (11) 6
bekezdés szerint elérhető adatbázisok adatait is. Az ajánlatkérő az ajánlatok bírálata és értékelése nélkül meghozhatja az eljárás eredménytelenségéről szóló döntést, ha az adott eljárásban végleges árajánlatok mindegyike meghaladja a – Kbt. 75. § (4) bekezdésének megfelelően igazolt - rendelkezésre álló anyagi fedezet összegét. 3.10. Az ajánlatoknak az eljárást megindító ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívásban és a dokumentációban foglalt előírások, követelmények szerinti vizsgálata során felmerült hiánypótlásokkal [Kbt. 71. §] kapcsolatos pótlások bekérése, nyilvánvaló számítási hibákkal [Kbt. 71. §] kapcsolatos tájékoztatások megadása, nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok, igazolások tartalmának tisztázásával [Kbt. 71. §] kapcsolatos felvilágosítás kérése, az ajánlati ár alacsony voltának, megalapozottságának [Kbt. 72. § (1)-(6) bekezdés], és egyéb aránytalan vállalások [Kbt. 72. § (7)] megítélésével kapcsolatos írásbeli indokolások bekérése az Ajánlatkérő feladata, melyet külső szakértő bevonásával végez, amennyiben szükséges. Az ajánlatokkal/részvételi jelentkezésekkel kapcsolatos, a döntéshozatalt biztosító bírálati cselekmények lefolytatása a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló feladata és felelőssége. A szakértővel/szaktanácsadóval a tevékenység ellátására a Főtitkár köt megbízási szerződést. Ajánlatkérő értékelési szempontjaként alkalmazhatóak: a) legalacsonyabb ár, b) a legalacsonyabb költség, amelyet az Ajánlatkérő által meghatározott költséghatékonysági módszer alkalmazásával kell kiszámítani, vagy c) a legjobb ár-érték arányt megjelenítő olyan – különösen minőségi, környezetvédelmi, szociális – szempontok, amelyek között az ár vagy költség is szerepel. Ajánlatkérő kizárólag a Kbt. 76. § (5) bekezdésében foglalt esetekben jogosult a legalacsonyabb ár egyedüli értékelési szempontként történő alkalmazására. Az értékelési szempontokra figyelemmel legkedvezőbbnek tekinthető ajánlattevőt öt munkanapos határidő tűzésével fel kell hívni a kizáró okok, az alkalmassági követelmények, valamint - adott esetben - a Kbt. 82. § (5) bekezdése szerinti objektív kritériumok tekintetében az eljárást megindító felhívásban előírt igazolások benyújtására. Ha az így felhívott ajánlattevő nem vagy az esetleges hiánypótlást, illetve felvilágosítás kérést követően sem megfelelően nyújtja be az igazolásokat (ideértve azt is, ha az igazolás nem támasztja alá az egységes európai közbeszerzési dokumentumban foglalt nyilatkozat tartalmát, vagy azzal ellentétes), Ajánlatkérő az ezen ajánlattevő ajánlatának figyelmen kívül hagyásával az értékelési szempontokra figyelemmel a következő legkedvezőbbnek tekinthető ajánlattevőt hívja fel a jelen bekezdés szerinti igazolások benyújtására. Ajánlatkérő az eljárást lezáró döntés meghozatalát megelőzően dönthet úgy, hogy nemcsak a legkedvezőbb, hanem az értékelési sorrendben azt követő meghatározott számú következő legkedvezőbb ajánlattevőt is felhívja az igazolások benyújtására, ha az értékelés módszerét figyelembe véve valamelyik ajánlat figyelmen kívül hagyása esetén az ajánlattevők egymáshoz viszonyított sorrendje nem változik. Az értékelés szempontjából lényeges ajánlati elemek tartalmát megalapozó adatokat, valamint indokolást Ajánlatkérő köteles írásban kérni és erről a kérésről a többi ajánlattevőt egyidejűleg, írásban értesíteni, ha az ajánlat a megkötni tervezett szerződés tárgyára figyelemmel aránytalanul alacsony összeget tartalmaz az értékelési szempontként figyelembe vett ár vagy költség, vagy azoknak valamely önállóan értékelésre kerülő eleme tekintetében. 7
Az Ajánlatkérő köteles az ajánlattevőt vagy részvételre jelentkezőt írásban tájékoztatni az eljárás vagy az eljárás részvételi szakaszának eredményéről, az eljárás eredménytelenségéről, az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező ajánlatának, illetve részvételi jelentkezésének érvénytelenné nyilvánításáról, valamely gazdasági szereplő kizárásáról, valamint ezek részletes indokáról, az erről hozott döntést követően a lehető leghamarabb, de legkésőbb három munkanapon belül. Ajánlatkérő az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minta szerint írásbeli összegzést köteles készíteni az ajánlatokról, illetve részvételi jelentkezésekről. Az összegzés elkészítéséért és minden ajánlattevő, a részvételi szakasz lezárása esetén részvételre jelentkező része egyidejűleg, a Kbt. 79. § (2) bekezdésben meghatározott időben, telefaxon vagy elektronikus úton való megküldéséért a közbeszerzési feladatokat ellátó munkavállaló felelős. 3.10. Az Ajánlatkérő csak az eljárás nyertesével [Kbt. 131. § (1) bekezdés] kötheti meg a szerződést, vagy – a nyertes visszalépése esetén – az ajánlatok értékelése során [Kbt. 131. § (4) bekezdés] a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel), ha őt a Kbt. 79. § szerinti összegezésében megjelölte. 3.11. A közbeszerzési eljárásokat az előkészítéstől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően írásban vagy a közbeszerzési eljárás elektronikus lefolytatása esetén, elektronikusan kell dokumentálni. A közbeszerzési eljárással kapcsolatosan keletkezett iratokat a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig kell megőrizni. Ha közbeszerzési eljárással kapcsolatosan jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak – bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat – jogerős befejezéséig, de legalább 5 évig meg kell őrizni.
III. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVŐ BIZOTTSÁGOKKAL, SZEMÉLYEKKEL KAPCSOLATOS SZABÁLYOK ÉS FELELŐSSÉGI REND
1. Közbeszerzési Bírálóbizottság 1.1. A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítése, valamint az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az Ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek együttesen rendelkezniük kell a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel. Ajánlatkérő a fentiek szerinti szakértelemmel együttesen rendelkező, legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni (a továbbiakban: Bírálóbizottság) az ajánlatoknak – szükség esetén a hiánypótlás, felvilágosítás vagy indoklás megadását követő – Kbt. szerinti elbírálására és értékelésére. A Főtitkár az általa javasolt tagokat – akiknek a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi illetve pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük - a közbeszerzési eljárás megindítása előtt írásban jelöli ki. A Bíráló bizottság mindig páratlan számú tagból áll. 8
1.2. Az Ajánlatkérő nevében az eljárást lezáró döntést meghozó személy nem lehet a Bírálóbizottság tagja. 1.3. A megismételt közbeszerzési eljárás esetében a korábban már kijelölt Bírálóbizottság jár el. 1.4. A Bírálóbizottság minden tagja Kbt. 25. § (6) bekezdése alapján köteles összeférhetetlenségi nyilatkozatot tenni, hogy vele szemben a Kbt. 25. § (2)-(4) bekezdésében foglalt összeférhetetlenség nem áll fenn. A tagokat a közbeszerzési eljárásban való részvételükért díjazás nem illeti meg. 1.5. A Bírálóbizottság minden tagja egyenlő jogokkal rendelkezik, javaslatát egyszerű szótöbbséggel hozza meg, a tagok felelőssége egyetemleges, kivéve azt a tagot, aki a döntés ellen szavazott. Ebben az esetben az így szavazó tag különvéleményt tartalmazó bírálati lapot készít. 1.6. A Bírálóbizottság tagjainak megbízatása a közbeszerzési eljárások előkészítésétől, az eljárást megindító/ajánlattételi/ajánlati/részvételi felhívás és dokumentáció összeállításától az eredményhirdetésig tart, de kiterjed az esetleges jogorvoslati eljárásra is. 1.7. A Bírálóbizottság az előterjesztendő szakvélemény megalkotására szükség szerint ülésezik. A Bírálóbizottság üléséről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek adott esetben különvéleményt tartalmazó bírálati lap is részét képezi. A Bírálóbizottság az eljárás során döntést nem hoz, csak javaslatot készít.
2. Akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó 2.1. Az Ajánlatkérő valamennyi közbeszerzési eljárásában akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó közreműködését igényelheti, de kötelezően igényelnie kell a Kbt. 27. § (3) bekezdésében foglalt esetekben.
3. Döntési jogkör 3.1. A Közbeszerzési Bírálóbizottság javaslata alapján a Főtitkár hozza meg a döntést. 3.2. A döntéshozó akadályoztatása, illetve összeférhetetlensége esetén a döntési jogkört az Elnök gyakorolja.
4. Jogorvoslat 4.1. A közbeszerzési eljárással összefüggésben a Közbeszerzési Döntőbizottságnál (vagy általa) kezdeményezett jogorvoslati kérelem esetén az Ajánlatkérő képviseletében – tekintettel arra, hogy a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti jogorvoslati eljárásban a jogi képviselet kötelező – a Főtitkár által megbízott jogi szakértő jár el, aki felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, jogtanácsos vagy ügyvéd. A Közbeszerzési Döntőbizottság jogorvoslati eljárásában hozott határozata kapcsán a közbeszerzési eljárás további vitelére vonatkozó döntést a Főtitkár hozza meg.
9
5. Felelősség 5.1. A közbeszerzési eljárásban a Kbt. és a végrehajtására szolgáló egyéb jogszabályok, belső szabályozók érvényesülését a közbeszerzési eljárás megvalósításában résztvevő, feladat- és hatáskörüknek megfelelő minden - az előkészítésben, lebonyolításban, döntéshozatalban résztvevő személynek és szervezetnek biztosítania kell. 5.2. A szabályok megsértése esetén, a vonatkozó jogszabályok szerint felelősséggel tartoznak. E személyek munkaköri leírásában, vagy az ahhoz kapcsolódó munkautasításban a közbeszerzési eljárás lefolytatásával kapcsolatos kötelezettségeket meg kell határozni. Ennek felelőse a Főtitkár. 5.3. Az akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, illetve más külső szakértő felelősségéről
szóló helytállási kötelezettséget a velük kötött megbízási szerződésekben kell rögzíteni, melynek felelőse a Főtitkár. 5.4. Abban az esetben, ha az eljárás iratai, valamint az esetleges elmarasztaló határozatok alapján a kár bekövetkezése több személy vagy szervezet magatartására vezethető vissza, a felelősség megosztása során a következő szempontokat kell érvényesíteni: - ha az eljárásban felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó vett részt, akkor a kártérítési felelősség – szerződése szerinti mértékben – elsősorban őt terheli; - ha az állapítható meg, hogy az eljárási hiba/jogszabálysértés az eljárás valamely konkrét szakaszában történt, akkor az annak a szakasznak a végrehajtásáért felelős személyek felelősségét kell megállapítani vétkességük arányában. 5.5. A titoktartási kötelezettség megszegése miatt minden, az eljárásban résztvevő személy, szervezet felelősséggel tartozik.
IV. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOKKAL KAPCSOLATOS ELLENŐRZÉS A támogatásból megvalósuló közbeszerzések esetén az Ajánlatkérő köteles eleget tenni az adott támogatási szerződésben vállalt kötelezettségeinek, továbbá a támogató szervezet részére a szükséges adatokat írásban szolgáltatni, valamint a közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi dokumentumot kérésre a támogató szervezet rendelkezésére bocsátani.
V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
Jelen szabályzat 2016. január 19. napján lép hatályba, rendelkezéseit a hatályba lépése után indított közbeszerzési eljárásokra kell alkalmazni. Budapest, 2016. január 19.
10
