MAGYAR EBTENYÉSZTŐK ORSZÁGOS EGYESÜLETEINEK SZÖVETSÉGE
SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT
Hatályos: 2014. augusztus 26-tól
2
I. Általános rendelkezések
1./
A 1116 Budapest, Tétényi út 128/b-130. szám alatti székhelyű, a Fővárosi Törvényszék által Pk. 60.495/1989. szám alatti eljárásban 491. nyilvántartási számon nyilvántartott Magyar Ebtenyésztők Országos Egyesületeinek Szövetsége annak Elnöksége útján, az Elnökség határozatával elfogadottan a Szövetség eredményes működéséhez szükséges szervezeti, személyi és tárgyi feltételeket, szervezeti felépítést, a belső kapcsolatrendszert és működést a jelen Szervezeti és Működési Szabályzatban határozza meg. A jelen szabályzat meghatározásakor figyelembe vette Alapszabályát, továbbá a Alaptörvény, a Ptk. (1959. évi IV.tv.), 61-65.§.-ai, a 2011. évi CLXXV. tv. és a 2011. évi CLXXXI. tv. rendelkezései, az Állattenyésztésről szóló 1993. évi CXIV. tv. és a 98/2013(X.24.) VM. rendelet eltérést nem engedő szabályait.
2./
Értelmező rendelkezések: A jelen szabályzat értelmezésében : a./ Magyar Ebtenyésztők Országos Egyesületeinek Szövetsége: Szövetség b./ Magyar Ebtenyésztők Országos Egyesületeinek Szövetsége Alapszabálya: Asz. c./ Magyar Ebtenyésztők Országos Egyesületeinek Szövetsége Elnöksége: Elnökség d./ Magyar Ebtenyésztők Országos Egyesületeinek Szövetsége Felügyelő Bizottsága: Felügyelő Bizottság e./ Magyar Ebtenyésztők Országos Egyesületeinek Szövetsége Fegyelmi és Etikai Bizottsága: Fegyelmi Bizottság f./ Magyar Ebtenyésztők Országos Egyesületeinek Szövetsége Elnöke: Elnök Magyar Ebtenyésztők Országos Egyesületeinek Szövetsége Közgyűlése: Közgyűlés g./ FCI: Fédération Cynologique Internatinale 13 Place Albert Ier., B-6530 Thuin Belgique h./ elismert tenyésztő szervezet: a 98/2013.(X.24.) VM r. szerinti tenyésztőszervezeti elismeréssel rendelkező egyesület, rövidítve etsz. i./ kinológiai szövetség: a 98/2013.(X.24.) VM r. szerinti miniszteri elismeréssel rendelkező szövetség j./ 1959. IV tv.: Ptk. k./ 1993. évi CXIV. tv.: Áttv. l./ 98/2013.(x.24.) VM rendelet: R. m./ az Asz. 40.2. pontjába foglalt értelmező rendelkezések jelen szabályzatra is alkalmazandóak n./ a Ptk-ban, az Áttv-ben és a R-ben szereplő fogalmak és fogalom meghatározások a jelen szabályzatra is alkalmazandóak o./ jelen szabályzat a továbbiakban : SzMSz. p./ a jelen SzMSz-t a Szövetség céljaival és cél szerinti tevékenységeivel összhangban kell értelmezni. 3
q./
3./
az SzMSz-ben használt fogalmak és kifejezések értelmezése során egyebekben az egyszerű nyelvtani értelmezés szabályai az irányadóak, azaz azokat a szavak és kifejezések magyar nyelvben elfogadott általános jelentése szerint kell értelmezni.
Amennyiben a jelen SzMSz bármely rendelkezése a Szövetség Asz-val ellentétes rendelkezést tartalmaz, úgy annak helyébe az Asz. rendelkezése lép. Az jelen szabályzat hatálya kiterjed a Szövetségre, annak tagjaira, tisztségviselőire (vezető és egyéb), szerveire, testületeire, bizottságaira, az Alapszabály által nevesített egyéb egységeire, alkalmazottaira és a Szövetséggel szerződéses vagy egyéb jogviszonyban álló jogalanyokra.
II.
4./
A Szövetség tagjai
A Szövetség tagjaira az Asz. II. fejezete szabályai az irányadóak.
5./
A Szövetség a tagokról napra kész tagnyilvántartást vezet az Asz. rendelkezései szerint. Valamennyi tagnak kötelezettsége, hogy a Szövetség által a tagról nyilvántartott, Asz-ban meghatározott adatainak körét, az abban bekövetkezett változást a Szövetség felé írásban, a változásra okot adó körülmény bekövetkezésétől számított 15 napon belül bejelentse, ha a változásról hatósági nyilvántartási határozat vagy okirat született, annak másolata csatolásával. A tag ezen kötelezettsége elmulasztásából eredő jogkövetkezményeket a tag köteles viselni. A tagnyilvántartásban fel kell tüntetni, hogy az adott tag az Asz. 14.3. pontja szerinti tagsági szekciók közül melyikbe tartozik. A hovatartozást elsősorban a tag csatlakozási nyilatkozatában megjelölt szekció határozza meg. A Szövetség tagjai jogi személy egyesületek vagy alapítványok, akik saját nevükben jogokat szerezhetnek és kötelezettségeket vállalhatnak. A Szövetség jogi személy tagjai azonban a Szövetség vagy FCI nevében el nem járhatnak, a Szövetségre kötelező jognyilatkozatot csak az Asz-ban meghatározott testületként (közgyűlés) együttesen tehetnek, az FCI-re kötelező jognyilatkozatot egyáltalán nem tehetnek. A tagok a Szövetség vagy FCI nevében szerződést vagy más jogügyletet nem köthetnek, és kötelesek tartózkodni attól, hogy harmadik személy nevében magukat és jognyilatkozataikat akként tüntessék fel, mintha az a Szövetségtől vagy az FCI-től származna. Ezen szabálytól függetlenül természetesen a tagokat az Asz. és más belső szabályzatok, az FCI ügyrendje alapján megillető és ott részletesen és tételesen felsorolt szövetségi vagy FCI jogok és kötelezettségek megilletik, illetve terhelik.
6./
Fajta egyesületek vonatkozásában a kiállítási szabályzat szerinti minősülést, azaz azt, hogy az adott fajta egyesület mely fajták vonatkozásában minősül fajta egyesületnek, az adott tag alapszabályának céljai és cél szerinti tevékenységei között felsorolt ebfajták határozzák meg.
7./
A Szövetség az etsz tagot külön kérése vagy hozzájárulása nélkül is jogosult és köteles az elismert tenyésztő szervezetek szekcióból fajta egyesület szekcióba átsorolni abban az esetben, ha hivatalos tudomást vagy a tenyésztési hatóság által annak honlapján közzétett 4
8./
9./
adatokból tudomást szerez arról, hogy adott etsz elismerése teljes mértékben (tehát megmarad ebfajták nélkül) megszűnt. A Szövetség Elnöksége köteles eljárni soron következő ülésén, ha az Asz. 17.3. pontjában foglalt törlésre okot adó feltételek megvalósultak. A Szövetség tagja köteles nyilatkozni arról, hogy az általa átvett valamennyi szövetségi kártya vonatkozásában azokat olyan magánszemély részére értékesítette, akik az adott tagszervezetnek tagjai.
10./ A Szövetség által a tagoknak nyújtott szolgáltatásokért a tagok az Elnökség díjszabása szerinti díjat tartoznak fizetni. III. Összeférhetetlenség 11./
A Szövetség az Asz. 20. pontjába foglalt összeférhetetlenségi szabályokat mindenkor hivatalból vizsgálja. Ennek során tisztségviselő választáskor, ha a körülmények lehetővé teszik még a szavazólapra való felkerülést megelőzően (pl. már van érvényes mandátuma), vagy a szavazás megkezdése előtt (közeli hozzátartozónak van már mandátuma), de legkésőbb a szavazás eredményének azaz a határozat kihirdetése előtt ellenőrizni kell, hogy a leadott szavazatok alapján nem merül-e fel összeférhetetlenség a megválasztottnak minősülő személyek között (pl. egy testületbe közeli hozzátartozók szereztek számszakilag mandátumot). Ez utóbbi esetben a szavazást a teljes testületre vonatkozóan meg kell ismételni. Ezen feladatok felelősei jelölési szakban a jelölőbizottság elnöke, azt követően a szavazás eredménye kihirdetéséig az adott közgyűlés levezető elnöke, a kihirdetés után a Szövetség elnöke.
12./
Az Asz. 20.3. pontjában foglalt összeférhetetlenségi szabályok betartásának felelőse az adott testület vagy szerv adott határozata meghozatalkor elnöklő tisztségviselője.
IV. Testületi szervek és működésük 13./
A közgyűlés
13/1. A közgyűlés részletes szabályait az Asz. 21-26. pontjai szabályozzák. A Szövetség évente legalább egy közgyűlést tart, lehetőség szerint az év ugyanazon időszakában. A Szövetség azonban szükség esetén több közgyűlést is tarthat, a közgyűlések szabályai mindig azonosak, az Asz. és jelen szabályzat rendelkezéseinek betartásával kell eljárni. Amennyiben adott közgyűlésen tisztségviselők választására is sor kerül, úgy be kell tartani az Asz. és jelen szabályzat szerinti választási szabályokat is. 13/2. A közgyűlésekkel kapcsolatos teendőket forgatókönyvben kell rögzíteni. A forgatókönyv tartalmazza a közgyűlés előtti, alatti és utána következő feladatokat, határidőket és a 5
felelősök nevét. A forgatókönyvet az Elnökség előkészítő ülése állítja össze. Az Elnökség minden közgyűlés előtt 3 fős mandátumvizsgáló bizottságot választ, közülük elnököt jelöl ki. A mandátumvizsgáló bizottság feladata, hogy a közgyűlésen megjelent személyeket azonosítsa, a jelenléti íven az általuk képviselt szervezethez rendelje. A mandátumvizsgáló bizottság tagjai a Szövetség alkalmazottaiból kerülnek ki. A mandátumvizsgáló bizottság a megjelent személyek képviseleti jogát a Szövetség tagnyilvántartása vagy a Szövetség által nem ismert új képviselő esetén az általa csatolt 30 napnál nem régebbi „bírósági kivonat civil szervezet nyilvántartási adatairól” vagy a nyilvántartott képviselő legalább teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazása (és minkét esetben a jelenléti ívhez csatolt eredeti okirat) alapján eljáró személlyel a jelenléti ívet aláírassa, és részére egyidejűleg a szavazólapot átadja. 13/3. A közgyűlés előtti feladatok a szükséges előkészületeket ölelik fel. Ezek közül a legfontosabbak: - a közgyűlés elé kerülő beszámolók alapos elemzés utáni összeállítása, - javasolt állásfoglalások (határozati javaslatok) megszövegezése, - a megfelelő helyiség és berendezés biztosítása az Elnök, vagy az általa megbízott személy feladata. 13/4. A közgyűlés alatti feladatokat részletesen ki kell dolgozni. Ezek közül a legfontosabbak: - A közgyűlést az Elnök, vagy az általa kijelölt személy, ennek híján a Felügyelő Bizottság elnöke vezeti le. - A levezető elnök a közgyűlésen javaslatot tesz a jegyzőkönyvvezetőre és hitelesítőkre, - a közgyűlés megnyitása után a mandátumvizsgáló bizottság jelentése alapján nyilvántartás és a jelenléti ív összevetésével meg kell állapítani a határozatképességet, vagy annak hiányát. A mandátumvizsgáló bizottság jelentésében kitér arra is, ha az Asz. alapján a jelen SzMSz szerinti ellenőrzési eljárásban valamely tagszervezet képviseletében megjelenni tűnő személy képviseleti jogosultságát igazolni alapszabályszerűen nem tudta. Az esetleges ilyen eseteket a jegyzőkönyvben rögzíteni kell. A jelenlévőket nyilatkoztatni kell, hogy a mandátum vizsgáló bizottság munkájára észrevételeket tehetnek. Az érdemi, a szavazásra jogosultak jelenlétével, képviseleti, szavazati jogával kapcsolatos észrevételeket az azok alapjául szolgáló dokumentumokkal való összevetéssel a levezető elnök nyomban kivizsgálja. Az eredményhez képest kell megtenni a további lépéseket, határozatképtelenség esetén az ülést berekeszteni, vagy a megismételt időpontig elhalasztani, ha a megismételt időpont már korábban ki lett tűzve. - a határozatképesség megállapítása után elő kell terjeszteni a napirendet, - a napirendhez észrevételt lehet tenni - a napirendet először a meghívó szerint egységesen, ellenszavazat esetén pontonként nyílt szavazásra kell bocsátani, - az előadások után az elnök nyitja meg a vitát. A hosszabb időtartamú előadások után célszerű szünetet tartani és a résztvevőket felkérni, hogy a szünet alatt írásban jelentsék felszólalási szándékukat. A hozzászólásokra a jelentkezések sorrendjében kell lehetőséget biztosítani, - a felszólalások után következik a válaszadás vagy összefoglaló, 6
-
-
ha van külön határozati javaslat, azt a válaszadás megtörténte után kell előterjeszteni. Még ennek elhangzása után is módot kell adni az észrevételek, módosító és kiegészítő javaslatok megtételére. ezt követően kerül sor a szavazásra az Asz. által meghatározott módon. a szavazás eredményétől függően az előterjesztések és javaslatok határozattá válnak. Ezt a tényt a levezető elnöknek meg kell állapítania, a támogató-ellenörző-tartózkodó szavazatszámok rögzítése mellett be kell jelentenie. „Egyéb” napirendi pontban megtárgyalt kérdésekben határozat nem hozható. a mandátumvizsgáló bizottság a közgyűlés teljes ideje alatt felügyeli az éppen jelenlévő létszámot, az ülésteremből távozó szavazásra jogosultak a szavazólapjaikat kötelesek a mandátumvizsgáló bizottságnál leadni, a terembe visszatérésükkor azt a bizottságtól visszakapják. minden közgyűlési szavazás előtt a jegyzőkönyvben rögzíteni kell az éppen jelenlévő szavazásra jogosultak számát a mandátumvizsgáló bizottság jelentése alapján, titkos szavazása eredménye kihirdetése előtt az átvett, leadott, érvényes és érvénytelen szavazólapok számát is, melyet a szavazatszámláló bizottság összesít és jelent.
13/5. A tisztségviselők megválasztásának általános szabályait az Asz. 39. pontja szabályozza. 13/6. A jelölő bizottságnak elnöke és 2 tagja van, azt az Elnökség választja a Szövetség tagjainak törvényes képviselői közül. A jelölő bizottság feladatai és eljárása: - a közgyűlés tagsága körében tájékozódás, vélemények, javaslatok összegyűjtése az egyes tisztségek betöltésére szóba jöhető személyekről. - az adatgyűjtés eredménye alapján személyre és a betöltendő tisztségre vonatkozó megindokolt javaslatok készítése, a Közgyűlés előtt legalább 5 nappal. - a javaslatokat a jelölő bizottság elnöke terjeszti a közgyűlés elé, - a közgyűlés tagjai az egyes tisztségekre további jelölteket is javasolhatnak, - a jelölteknek a jelölő listára való felkerüléséről a közgyűlés személyenként, nyílt szavazással, egyszerű szótöbbséggel 50%+1 szavazattal határoz. A jelöltek a listára való felkerülésüket támogató szavazatok száma szerinti sorrendben kerülnek, a több támogató szavazatot kapók először, ezt követően csökkenő sorrendben, de a szavazatok száma feltüntetése nélkül. - a jelölőlistára csak olyan személy kerülhet, aki a közgyűlésen szóban, vagy azt megelőzően legalább teljes bizonyító erejű okiratban a tisztség elvállalásáról megválasztása feltételével igennel nyilatkozik - a jelölések lezárása után a jelölő bizottság összeállítja a jelöltek listáját és átadja a szavazatszedő és számláló bizottság részére. 13/7. A 3 fős szavazatszedő és számláló bizottságot a közgyűlés választja szavazó tagjai közül, nyílt, 50%+1 szavazati aránnyal. Szavazatszedő és számláló bizottságot minden közgyűlésen választani kell, közvetlenül a jegyzőkönyv hitelesítők megválasztása után. A szavazatszedő és számláló bizottság számolja és összesíti a nyílt szavazások eredményét, és jelenti azt a közgyűlésnek, amelynek alapján a levezető elnök a szavazás eredményét, a határozat az elfogadását/elvetését kihirdeti. A titkos szavazást a szavazatszedő és 7
számláló bizottság a választásra vonatkozó alapszabályi rendelkezések megfelelő alkalmazásával bonyolítja, azzal, hogy jelölő lista helyett a határozattervezeti variációk kerülnek a szavazólapra. A szavazatszedő és számláló bizottság feladatai:
-
-
a szavazólapok elkészítése a jelölőlista alapján, egyéb titkos szavazás esetén a határozattervezetek tartalmának feltüntetésével a szavazás módjának és rendjének ismertetése, a szavazóurna ellenőrzése, lezárása, szavazólap kiosztása, (választási vagy egyéb titkos szavazás esetén szavazásonként külön-külön, az Asz. és jelen szabályzat szerint megőrzendő szavazólapok készülnek, melyek nem azonosak a jelenléti ív aláírásakor a nyílt szavazásra alkalmazandó és felemeléssel érvényesülő szavazólapokkal) szavazás lebonyolítása, rendjének fenntartása, a szavazatok összeszámlálása, értékelése, a szavazás eredményének megállapítása és jegyzőkönyvi rögzítése. A jegyzőkönyvet a bizottság minden tagjának alá kell írnia. a szavazás eredményét a szavazatszedő bizottság elnöke ismerteti a közgyűléssel. a választásra és titkos szavazásra vonatkozó ügyiratok öt évig megőrzendők.
A szavazás lebonyolításához szükséges tárgyi feltételek biztosítása az Elnök feladata. 13/8. A mandátumvizsgáló bizottság a közgyűlés folyamán bármely időpontban ellenőrizheti a megjelentek részvételi és szavazási jogosultságát. 13/9. A jelölő bizottság megbízatása a választás lezárásáig, a megválasztott személyek nevének határozati kihirdetéséig tart, a mandátumvizsgáló bizottság és a szavazatszedő és számláló bizottság megbízatása a közgyűlés elnökének a közgyűlést bezáró bejelentéséig tart, a keletkezett jelenléti ívet és okirati mellékleteit (képviseleti jogok Szövetségi tagnyilvántartástól eltérő tartalmú okirati igazolása: meghatalmazások és bírósági nyilvántartási kivonatok) és a szavazólapok átvételi igazolását tartalmazó okiratot ezt követően még a helyszínen átadják a Szövetség ügyvezetőjének. 13/10. A közgyűlésen jegyzőkönyvet kell vezetni. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell: - a közgyűlés helyét és idejét, - a jelenléti ív szerint megjelent tagok számát és a határozatképesség megállapítására vonatkozó számszerű adatokat, - a jelenléti ívet a jegyzőkönyvhöz kell csatolni, - a közgyűlésen az Asz. szerint résztvevő egyéb személyeket, státuszukat (Szövetségben betöltött szerep, tisztség, hallgatóság stb.) - a napirendi pontokat és az azokkal kapcsolatban elhangzott hozzászólások lényegét, - a határozatok pontos szövegét, - a szavazások eredményét számszerűen is (igen-nem-tartózkodott), a tartózkodó szavazat nem minősül a határozat tervezet támogatásának, 8
-
a levezető elnök és a hitelesítők, valamint a jegyzőkönyvvezető aláírását.
A jegyzőkönyv hangfelvétel útján is készíthető. A jegyzőkönyvet a közgyűlést követő 45 napon belül, végleges formában le kell írni és aláírni. A leírásról a jegyzőkönyvvezető gondoskodik, az aláíró személyek általi aláírást az ügyvezető bonyolítja. A jegyzőkönyvhöz csatolni kell a meghívót is. 13/11. Közgyűlés utáni feladatok: A közgyűlési jegyzőkönyvek sorszámát a közgyűlés dátumának arab számmal való kiírása adja (pl. 2014.01.01.), és a jegyzőkönyvet az irattárban kell megőrizni. A jegyzőkönyvek eredeti példányai nem selejtezhetők. A jegyzőkönyvet meg kell küldeni:
-
A Szövetség alapszabályában, képviseleti körében, székhelyének változása esetén a Fővárosi Törvényszéknek a változások bejegyzését kérelmező beadvány kíséretében, csatolva az újonnan választott képviselő(k) szükséges nyilatkozatát.
-
A közgyűlés utáni egyéb feladatokat az adott közgyűlés határozatainak tartalma szabja meg. Ezek végrehajtására az Elnökség intézkedési tervet készíteni a határidők kitűzése és a végrehajtásért felelős személyek megjelölése mellett.
-
A közgyűlési határozatokat „KGY” jelzés és a határozat kelte (közgyűlés napja) alkalmazásával emelkedő számsorrendben nyilván kell tartani és a határidők eltelte után a végrehajtásért felelős személyeket be kell számoltatni. A nyilvántartást az Elnök, vagy általa kijelölt személy kezeli.
13/12. A közgyűlési határozatok kihirdetése: - A határozatokat az adott határozattal érintett személy vagy tag részére ajánlott küldeményként is meg kell küldeni a jegyzőkönyv elkészülte után 15 napon belül. Értesítésükről az Elnök, vagy az általa megbízott személy gondoskodik. - A Közgyűlés határozatait a jegyzőkönyv elkészülte után 15 napon belül 30 napra a Szövetség honlapján közzé kell tenni.
14./ Az Elnökség 14/1. Az elnökségi ülés jellege szerint lehet: - alakuló ülés - munkaterv szerinti ülés - rendkívüli ülés 14/2. Az alakuló ülést az elnökség megválasztását követően lehetőleg tizenöt napon belül az elnök hívja össze. Az alakuló elnökségi ülésen meg kell határozni az elnökségi tagok közti munkamegosztás módját.
9
14/3. Az évi első elnökségi ülés kidolgozza a tárgyévre vonatkozó munkatervet, illetve üléstervet a hatáskörből adódó rendszeres feladatok teljesítése szempontja alapján, és a feladatokra való utalással. 14/4. A munkaterv szerinti üléseket lehetőleg a tervben meghatározott időben kell megtartani, de az Elnökség éves munkájának, ülései témájának és gyakoriságának mindig igazodnia kell a Szövetség eredményes működésének hatékonyan biztosíthatóságához. 14/5. Az elnök vagy az elnökség az ülés teljes időtartamára, vagy az egyes napirendi pontok vitáiban való részvételre és előadóként tanácskozási joggal meghívhat bárkit, akinek a vitában való részvétele az elnökség tájékozódása szempontjából jelentőséggel bírhat. 14/6. Az elnökségi ülésről jelenléti ívet kell felvenni, és jegyzőkönyvet kell vezetni a közgyűlési jegyzőkönyvre vonatkozó szabályok szerint azzal az eltéréssel, hogy az elnökségi jegyzőkönyvet a jegyzőkönyvvezetőn kívül valamennyi jelen volt elnökségi tag aláírja. 14/7. Az elnökségi ülés jegyzőkönyveit naptári évenként, emelkedő sorszámmal és „MEOESZ E” jelzéssel ellátva nyilvántartásba kell venni. A jegyzőkönyvek nem selejtezhetők. Az elnökség a határozatokat szintén „MEOESZ E” jelzés alkalmazásával, naptári évenként, emelkedő sorszámmal hozza, a határozatokat nyilvántartásba kell venni. Az elnökségi határozatban megjelölt határidők eltelte után a végrehajtásért felelős személyeket a következő elnökségi ülésen be kell számoltatni. 14/8. Az elnökségi határozatok közül azokat, amelyek egyes tagot vagy személyt, illetve a tagság vagy a kinológia széles rétegeit érintik, ki kell hirdetni a közgyűlési határozatok közlésére vonatkozó szabályok szerint. 14/9. Az Asz. 27.12. pont utolsó fordulatában szabályozott „elnökségi határozat hozatala elnökségi ülés tartása nélkül” aktus részletes szabályai: Az Elnök halasztást nem tűrő vagy határidőben meghozandó (pl. csatlakozási nyilatkozat elbírálása) de elnökségi hatáskörbe tartozó, egyszerű megítélésű ügyekben a költséghatékony gazdálkodás vagy a gyors operatív döntés érdekében kérheti az elnökségi tagoktól írásbeli határozat meghozatalát. Ilyen esetben az Elnök írásban (az elnökségi tagok által a Szövetségnek megadott elektronikus e-mail címen történő közlés írásbeli közlésnek minősül) röviden tájékoztatja az elnökség tagjait az ügy tárgyáról, az azzal kapcsolatosan esetlegesen rendelkezésre álló okiratokról, a sürgősség okáról, és megküldi részükre a javasolt határozattervezetet azzal a felhívással, hogy szavazataikat írásban, a határozattervezet szövege alatt elhelyezett „támogatom” vagy „ellenzem” szóhasználattal, aláírásukkal és keltezéssel, dátummal ellátott nyilatkozatukkal adják le szavazataikat a kézhezvételtől számított 8 nap alatt a Szövetség elnökéhez eljuttatva. Az így megküldött határozattervezet elfogadottnak akkor minősül, ha az elnökség tagjainak 50%-a +1 fő írásbeli támogató szavazata a Szövetséghez megérkezik, a határozat meghozatalának napja az a nap, amikor az 50%+1. szavazatot a Szövetség kézhez vette. Az ilyen határozatok sorszámozására az elnökségi határozatok sorszámozási határozata szabályai, 10
az írásbeli szavazatok megőrzésére az elnökségi jegyzőkönyvek megőrzési szabályai az irányadóak. 14/10. Az Elnökségre egyebekben az Asz. 27. pontjának szabályai az irányadóak.
15. A Szövetség elnöke: 15/1. Az Elnök feladat és hatáskörét az Asz. 29. pontja határozza meg. Így többek között:
-
szervezi a Szövetség munkáját javaslatot tesz az elnökségnek mindazon kérdésekre vonatkozóan, melyek eldöntése az elnökség hatáskörébe tartozik, kinevezi illetve megbízza az egyesület munkaszervezetének vezetőit, alkalmazza a munkavállalókat, gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat, felügyeli a Szövetség munkaszervezetének tevékenységét, gondoskodik a testületi határozatok végrehajtásáról, két elnökségi ülés között végzett munkájáról beszámol az elnökségnek, kapcsolatot tart más szervezetekkel, szerződéseket köt, ellátja a Szövetség törvényes képviseletét, kiadmányozza a határozatokat, aláírja az egyesület hivatalos leveleit, határozatait, szerződéseit.
15/2. Az elnök távolléte, vagy egyéb akadályoztatása esetére alkalmanként helyettesítőt bízhat meg, illetve az Elnökség által kinevezett Alelnök/ök látják el a kinevezésük szerinti feladatokat. A helyettesítő a kinevezés, felmentés és munkaszerződés kötése vagy megszüntetése kivételével bármely intézkedést megtehet, melyet alapszabály, vagy jelen szabályzat az elnök hatáskörébe utal. A helyettesítőt meghatalmazással látja el az Elnök, aki ezen meghatalmazás alapján jogosult eljárásra, tevékenységéről az elnöknek köteles beszámolni. 15/3. Az Elnökség tagjai közül, titkos szavazással maximum 2 fő alelnököt választhat, akiknek megbízatása a tisztség általuk történő elfogadásával és mandátumuk lejártáig tart. Az Elnökség a megválasztott Alelnök feladatait az Asz. és jelen szabályzat keretei között állapíthatja meg. Az Alelnök erről a megbízatásról bármikor lemondhat, és őt az Elnökség bármikor, titkos szavazással vissza is hívhatja, sem a lemondást, sem a visszahívást indokolni nem kell. 15/4. Az elnököt megilleti az intézkedési jog minden olyan ügyben, melyet jogszabály, alapszabály, illetőleg jelen szabályzat nem utal más szerv vagy tisztségviselő hatáskörébe, az Elnökre vonatkozó további szabályokat az Asz. 29. pontja tartalmazza.
16. Felügyelő Bizottság (jelen pontban Bizottság)
11
16/1. A Felügyelő Bizottság a Szövetség általános hatáskörű felügyelő szerve, feladata a Szövetség működésének folyamatos ellenőrzése, különös tekintettel a vagyonkezelés és a pénzügyek szabályainak betartására, és a vezető szervtől elkülönült szerv. A Felügyelő Bizottság nem önálló jogi személy és nem önálló jogalany, de a Szövetség szerveivel, tisztségviselőivel, testületeivel és tagjaival szemben saját nevében jár el, illetve harmadik személyek felé megteheti azokat a feladatai és hatásköre szerinti jognyilatkozatokat, melyekre törvény vagy a Szövetség Asz-a kifejezetten feljogosítja. 16/2. A bizottság tagjai minden olyan iratba betekinthetnek, melyek a Szövetség működésével kapcsolatosak, a szervezeti élettel és a Szövetség gazdálkodásával kapcsolatosan felvilágosítást kérhetnek. 16/3. A Felügyelő Bizottság megvizsgálja, és írásban véleményezi elfogadás előtt a költségvetést, illetve a költségvetés végrehajtásáról szóló beszámolót, pénzügyi tervet, éves beszámolót, eredmény felosztási javaslatot. 16/4. A bizottság munkája során feltárt szabálytalanságokról írásban és haladéktalanul tájékoztatni köteles az elnökséget. Egyúttal javaslatot tehet a további szabálytalanságok elkerülése érdekében szükséges intézkedések megtételére és kezdeményezheti a felelősség megállapítását. 16/5. A bizottságot jogai és kötelezettségei testületként illetik és kötelezik. A bizottság nevében annak elnöke jár el. A bizottság tagja önállóan csak abban az esetben végezhet ellenőrzési feladatot, ha erre a bizottság elnökétől írásbeli meghatalmazással rendelkezik. 16/6. A bizottság által kért adatokat és egyéb információkat a megkeresett szervek vezetői és tisztségviselői kötelesek kiszolgáltatni. 16/7. A bizottság tagjai a feladatai ellátása során tudomásukra jutott adatokat, információkat kötelesek bizalmasan kezelni, azokat csak a Szövetségi szabályzatokban meghatározott, arra jogosult személyek, illetve testületek részére adhatják ki. A bizottság azon tagját, aki eme kötelezettségét megszegi, a közgyűlés visszahívhatja. 16/8. A bizottság elnöke az Elnökség ülésein tanácskozási joggal részt vehet. 16/9. A bizottság az ügyrendjét maga készíti el és azt köteles az Elnökség elé terjeszteni elfogadás céljából. Az Elnökség az elfogadás nem tagadhatja meg, ha az ügyrend az Aszal, a Felügyelő Bizottságra vonatkozó törvényi szabályokkal és jelen szabályzattal nem ellentétes. 16/10. A Felügyelő Bizottság köteles a Szövetség iratkezelési szabályait ügyrendjében érvényre juttatni. A bizottság jelentései, beszámolói és vizsgálatokkal összefüggő iratai, jegyzőkönyvei nem selejtezhetők. 16/11. A Felügyelő Bizottság működéséhez az anyagi és személyi feltételeket az elnökség biztosítja. 12
16/12. A Felügyelő Bizottságra vonatkozó egyéb szabályokat az Asz. 31. pontja tartalmazza. A Felügyelő Bizottságra alkalmazandóak a jelen szabályzat 20./1., 20/5-11. pontjainak az Asz. Felügyelő Bizottságra vonatkozó szabályaival és a jelen 16. ponttal nem ellentétes szabályai is.
17.
A Fegyelmi és Etikai Bizottság (jelen pontban Bizottság)
17/1. A Bizottság választását, összetételét, feladatait, működését és eljárását az Asz. és a Fegyelmi és Etikai Szabályzat határozza meg. 17/2. A kizárási eljárás lefolytatását az egyesület elnöke „kizárási eljárást elrendelő határozat”tal rendeli el, melynek egy példányát megküldi a bizottság részére annak elnöke útján. Az eljárás alá vont tag részére ajánlott küldeményként, tértivevénnyel az eljárás megindításáról szóló értesítést a Bizottság elnöke útján küldi meg. 17/3. A fegyelmi eljárás során a Fegyelmi Szabályzat előírásait be kell tartani. 17/4. A bizottság ügyrendjét maga készíti el és azt köteles az Elnökség elé terjeszteni elfogadás céljából. Az Elnökség az elfogadás nem tagadhatja meg, ha az ügyrend az Asz-al, a Fegyelmi és Etikai Szabályzattal és jelen szabályzattal nem ellentétes. 17/5. A bizottság elnöke évente egy alkalommal a közgyűlésen és az elnökség felhívására alkalomszerűen köteles tájékoztatást adni a Szövetség kizárási, etikai helyzetéről, a meghozott határozatokról. 17/6. A bizottság tagjai a kizárási eljárás során tudomásukra jutott adatokat kötelesek bizalmasan kezelni, azokat csak a Szövetségi szabályzatokban meghatározott, arra jogosult személyek és testületek részére adhatják ki. A bizottság azon tagját, aki ezen kötelezettségét megszegi a közgyűlés visszahívhatja. 17/7. A kizárási ügyekről naptári évenként emelkedő számsorrendben nyilvántartást kell vezetni. A meghozott érdemi kizárási határozatokat nyilván kell tartani, jelölve annak rendelkező részét, meghozatala dátumát, kézbesítése dátumát, esetleges fellebbezés érkezése dátumát, ha volt, a másodfokú (közgyűlési határozat számát) határozat számát és keltét, kézbesítése dátumát, illetve a jogerőre emelkedés napját, tudomásszerzés esetén bírói út igénybevétele tényét, jogerős bírósági ítélet számát, rendelkező részét és keltét. A kizárási ügyekről névmutatós nyilvántartást is vezetni kell. 17/8. A bizottság elnöke, vagy akadályozatása esetén a bizottság egy tagja az Elnökség ülésein azon napirendi pontok tárgyalásánál, amelyek a bizottság feladatkörét érintik, tanácskozási joggal részt vehet. 17/9. A Bizottság jogerős érdemi határozatát a közgyűlési határozatok közlésére, közzétételére vonatkozó szabályok szerint kell közzétenni. 17/10. A bizottság köteles az egyesület iratkezelési szabályait ügyrendjében érvényre juttatni. 13
17/11. A bizottság működéséhez szükséges tárgyi és személyi feltételeket a Szövetség biztosítja. 17/12. A Fegyelmi és Etikai Bizottságra vonatkozó egyéb szabályokat az Asz. 32. pontja és a fegyelmi és etikai szabályzat tartalmazza. A Fegyelmi és Etikai Bizottságra alkalmazandóak a jelen szabályzat 20/1., 20/5., 20/7-11. pontjának az Asz. Fegyelmi és Etikai Bizottságra vonatkozó szabályaival, a fegyelmi és etikai szabályzattal és a jelen 17. ponttal nem ellentétes szabályai is.
18.
A Tenyésztő Szervezeti Tanács
18/1. A Tenyésztő Szervezeti Tanácsra vonatkozó rendelkezéseket az Asz. 33. pontja tartalmazza. 18/2. A Tenyésztő Szervezeti Tanács működésének költségeit annak tagjai kötelesek biztosítani akként, hogy a Tanács által elfogadott tételes költségvetés alapján azt a Szövetség indokolt igényük esetén előlegezi, és azt ez esetben a Tanács tagjai a Tanács által meghatározott arányban, ennek híján a Tanács tagjai egymás közt egyenlő arányban viselik a Szövetség számlázása alapján. 18/3. A Tenyésztő Szervezeti Tanácsra alkalmazandóak a jelen szabályzat 20/1., 20/5-12. pontjának az Asz. Tenyésztő Szervezeti Tanácsra vonatkozó szabályaival és a jelen 18. ponttal nem ellentétes szabályai is.
19.
Bírói Testületek
19/1. A Bírói Testületek (jelen pontban testületek) tagjai a Szövetség által rendezett illetve az Áttv. és a R. szerinti rendezvényeken és versenyeken bírálati tevékenységet látnak el, de tagjai csak az FCI által elismert szervezetek rendezvényein tevékenykedhetnek. 19/2. A testületek az Asz. keretei között maguk állapítják meg működési szabályzatukat és fegyelmi szabályzatukat. 19/3. A testületek szabályzatainak összhangban kell lenni a Szövetség egyéb szabályzataival, azokkal ellentétes rendelkezéseket nem tartalmazhatnak. 19/4. A testületek működése körében keletkezett iratokat a többi szövetségi irattól elkülönítetten kell kezelni, de a szövetségi iratkezelési szabályoknak megfelelően. 19/5. A bírói testületek elnökei, vagy akadályoztatása esetén a testület tanácsának egy tagja az Elnökség ülésein, azon napirendi pontok tárgyalásánál, amelyek a testületek feladatkörét érintik, tanácskozási joggal részt vesz. 19/6. A testületek működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételeket a Szövetség biztosítja az Elnökség által jóváhagyott éves költségvetés alapján az abban foglaltak erejéig. 14
19/7. Az Asz-ban fel nem sorolt újabb bírói testület létrehozására a közgyűlés jogosult alapszabály módosítás útján. 19/8. A testület elnöke évente egy alkalommal köteles beszámolni a közgyűlésnek a testület működéséről. A testület elnöke útján az Elnökség bármely rendezvénnyel kapcsolatban bármikor tájékoztatást kérhet az ott folytatott bírói tevékenységről. 19/9. A Testületre alkalmazandóak a jelen szabályzat 20/1., 20/5-12. pontjának az Asz. Bírói Testületre vonatkozó szabályaival és a jelen 19. ponttal nem ellentétes szabályai is. 20. Állandó és ad hoc bizottságok (jelen pontban bizottságok) 20/1. Ezen bizottságokra az Asz. 35. pontjának rendelkezései az irányadóak. A bizottságok működési rendjüket saját ügyrendben szabályozhatják. Az így meghatározott ügyrendek csak az Elnökség jóváhagyásával lépnek hatályba, és amely ügyrendek nem lehetnek ellentétesek az Alapszabállyal, jelen Szabályzattal, a Szövetség egyéb szabályzataival. Amennyiben az ügyrend az Alapszabállyal, jelen Szabályzattal, a Szövetség egyéb szabályzataival ellentétes rendelkezést tartalmaz, úgy az ilyen rendelkezés automatikusan érvénytelennek minősül. Jelen rendelkezést alkalmazni kell a Felügyelő Bizottságra és a Fegyelmi és Etikai Bizottságra is. 20/2. A bizottságokat létrehozó aktusban (közgyűlési, elnöki vagy elnökségi határozatban) rendelkezni kell az adott bizottság állandó vagy ad hoc jellegéről. 20/3. Az állandó bizottságot az azt létrehozó szövetségi szerv vagy tisztségviselő bármikor külön határozattal megszüntetheti, az ad hoc bizottságok feladatuk teljesítésével külön aktus nélkül is megszűnnek. 20/4. A bizottságot létrehozó aktusban részletesen meg kell határozni továbbá az adott bizottság feladatait és hatáskörét. 20/5. A Bizottságok nem jogi személyek és nem önálló jogalanyok, a Szövetség nevében szerződést nem köthetnek. 20/6. A Bizottságok a Szövetség nevében és javára vagy terhére képviseletre nem jogosultak, a Szövetség nevében érvényes jognyilatkozatot nem tehetnek, szerződést vagy más jogügyletet nem köthetnek, a jogalanyiságuk hiányának megfelelően kötelesek eljárni. Amennyiben a Bizottságok tagja vagy elnöke, vagy testületként ezen szabályokat megszegik, vagy Szövetségen belüli tevékenységüket a 20/5-6. pontokban foglalt szabályokkal ellentétes színben tüntetik fel akár a Szövetségen belül akár harmadik személyek felé, úgy a Bizottság érintett tagja, elnöke vagy a Bizottság visszahívásáról illetve megszüntetéséről a létrehozó, kinevező szerv, testület vagy tisztségviselő gondoskodik.
15
20/7. A Bizottságok azonban az Alapszabályban és jelen Szabályzatban foglalt kötelezettségeik teljesítése és feladataik ellátása körében önállóan járnak el, elnökük útján jognyilatkozat tételére jogosultak, de csak a Szövetség tagjai, szervei és tisztségviselői felé, valamint ugyanezen személyi kör nyilatkozatait a Bizottság annak elnöke útján veszi kézhez. 20/8. A tagok vagy más közlést tevő személyek a Bizottságnak címzett írásbeli nyilatkozataikat a Bizottság elnökének személyesen átadva, vagy a Szövetség székhelyére és nevére ajánlott és/vagy tértivevényes postai küldeményként megküldve,de a Bizottságot mint címzettet is megjelölve juttathatják el. A Bizottságnak annak elnöke nevét is feltüntetően címzett írásbeli postai küldeményeknek a Bizottság elnöke részére 8 napon belül történő átadásáról a Szövetség elnöke gondoskodik, az iratot a Szövetség névre szóló küldeményként, azaz titkársági bontás nélkül továbbítja a címzettnek. 20/9. A Bizottság jogosult az érintett tagokkal írásban vagy az Alapszabályban a közgyűlési meghívó elektronikus megküldésére vonatkozó szabályok szerinti megküldéssel érintkezni. 20/10. Amennyiben a Bizottság eljárása során szükségessé válik Szövetségi tag, vagy a Szövetség másik szerve, tisztségviselője, alkalmazottja vagy megbízottja megkeresése és ezektől adatok vagy iratok beszerzése a Bizottság előtt folyó eljárásban, e körben a Bizottság elnöke saját nevében intézhet jognyilatkozatot ezen személyekhez. Ezen személyek a Bizottság elnökének megkeresését kötelesek 8 napon belül teljesíteni, vagy annak akadályát ugyanezen idő alatt közölni. 20/11. Amennyiben a Bizottság előtt folyó eljárásban a Szövetség vagy annak tagjai, szervei, tisztségviselői, alkalmazottai, megbízottai körén kívüli személy megkeresése válik szükségessé, úgy ezen megkeresést a Bizottság elnöke a szándékolt megkeresés tárgyának meghatározásával a Szövetség elnökénél kezdeményezi, és amennyiben annak akadálya nincs, ezen megkeresést a Szövetség elnöke 8 napon belül megteszi, a megérkező választ a Bizottság elnökének 8 napon belül továbbítja. 20/12. A Bizottságok a Szövetség anyagi eszközeivel önállóan nem rendelkeznek, tevékenységük fedezetét lehetőleg tevékenységük eredményéből kell fedezni akként, hogy valamennyi, anyagi forrást igénylő tevékenységükhöz részletes előzetes pénzügyi tervet készítenek, és ezt az Elnökség részére előzetes jóváhagyásra benyújtják. A Bizottságok anyagi forrást igénylő tevékenységüket az Elnökség által előzetesen jóváhagyott tartalmú pénzügyi terv szerint, azt követve és betartva kötelesek végezni, ezen kötelezettség betartásáért az adott Bizottság elnöke teljes anyagi felelősséggel tartozik. 20/13. A bizottságok önálló döntési joggal nem ruházhatók fel. 20/14. A szakmai bizottságok vezetői, vagy akadályoztatásuk esetén a bizottságok egy tagja az elnökség ülésein azon napirendi pontok tárgyalásánál, melyek az általuk vezetett bizottság feladatkörét érintik, tanácskozási joggal részt vehetnek. 20/15. A bizottságok működési körében keletkezett iratokat az egyesület iratkezelési szabályai szerint kell kezelni. 16
V.
A Szövetség gazdálkodása
21. A Szövetség az Asz. 36. pontjában meghatározott rendelkezések figyelembe vételével gazdálkodik. Gazdálkodása során betartja az irányadó jogszabályokat. A Szövetség gazdálkodásában törekedni kell a költséghatékonyság fokozott érvényre juttatására a Szövetség céljai és cél szerinti tevékenységei minél eredményesebb megvalósítása érdekében. Ezt a szempontot a Szövetség tagjai is kötelesek fokozottan érvényesíteni.
VI. A Szövetség munkaszervezete és működése 22. A munkaszervezet egységei
-
titkárság bírói testületek titkársága tenyésztési szolgáltatási és ügyfélszolgálati feladatok pénzügyi és számviteli feladatok rendezvény szervezési feladatok jogi feladatok az „A kutya” című lap szerkesztése
22/1. A Szövetség munkaszervezetének felépítését az Elnökség állapítja meg. A Szövetség munkaszervezete látja el a jelen fejezetben összességében és tételesen meghatározott szövetségi feladatokat. A munkaszervezet a Szövetség alkalmazottaiból és a jelen fejezet szerinti feladatok elvégzésében vállalkozási vagy megbízási vagy egyéb szerződés alapján közreműködő egyéb szereplőkből áll. 22/2. A Szövetség munkaszervezetének működése felett a Szövetség elnöke gyakorol felügyeletet. A jelen VI. fejezetben általában vagy tételesen meghatározott szövetségi feladatok leghatékonyabb ellátása érdekében az Elnök saját döntésével – melyre az ügyvezető javaslatot tehet – e feladatokat megosztja a munkavállalók és a 22/1. pont szerinti egyéb résztvevők között, és gondoskodik arról, hogy mindezen résztvevők egymással kellően együttműködve, egymás munkáját is segítve lássák el feladataikat. Az Elnök közvetlen alárendeltségébe tartozik: - az ügyvezető - a megbízási szerződés alapján működő könyvelési szolgáltató, - a jogász/ok - a vállalkozási szerződés alapján működő "KUTYA" c. lap szerkesztési vállalkozója - az egyéb közreműködő (22/.1.) 17
A Szövetség alkalmazottainak munkaköri leírását, annak módosítását az ügyvezető készíti elő. A munkáltatói jogokat az Elnök gyakorolja (munkaszerződés megkötése, módosítása, megszüntetése, annak mellékletei – pl. munkaköri leírás meghatározásával. A munkavállalók felett az ügyvezető az egyes munkaszerződések szerinti utasítási joggal bír. 23. A titkárság feladatai 23/1. a./ A beérkező postai és közvetlenül érkező küldemények átvétele után: - postabontás és az érkeztetés, - iktatás és mutatózás, ez utóbbi az illetékes ügyintézőnek való átadást/átvételt is igazolja - a kiadmányozott iratok /az aláírásra jogosultak által aláírt és lepecsételt iratok/ expediálása /postázás, kézbesítés/ utasítás szerint - a központi irattár kezelése. b./ A névre szóló leveleket felbontás nélkül kell kézbesíteni. Az ügyészségtől, bíróságoktól és más hatóságoktól érkező hivatalos postai küldeményeket felbontás nélkül az elnökhöz kell továbbítani. c./ A reprezentáció célját szolgáló beszerzések és a reprezentáció ellátása. Beszerzést eszközölni csak az elnök és az ügyvezető utasítása alapján lehet. d./ Az iratkezelés részletes szabályait az iratkezelési szabályzat állapítja meg. e./ Sokszorosítás, telefonforgalom bonyolítása, telefax kezelése. A telefaxra az iratkezelés szabályai vonatkoznak. f./ A titkárság látja el az elnökség ügykörében a leírási feladatokat, nyilvántartja a testületi ülések jegyzőkönyveit és határozatait, valamint a határidőket. 23/2. A titkárság munkáját az elnök, távollétében az ügyvezető irányítja. Az elnök és az ügyvezető esetenként más, az előbbiekben fel nem sorolt feladattal is megbízhatja a titkársági alkalmazottakat. 24. A számviteli és pénzügyi feladatok 24/1. A számviteli és pénzügyi feladatokat a könyveléssel megbízott vállalkozó szakmai iránymutatásai mellett részben a Szövetség alkalmazottai részben pedig megbízott vállalkozó végzi. 24/2. A megbízott vállalkozó az elnök és az ügyvezető közvetlen alárendeltségében megszervezi az egyesület pénzügyekkel és számviteli tevékenységével kapcsolatos munkáját. A Szövetség kidolgozza a bizonylati rendet, gondoskodik annak betartásáról, a megbízott vállalkozó pedig kialakítja és működteti a könyvvitelhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások rendszerét. Az Elnök a munkavállalók és vállalkozó által végzett feladatok megosztásán szükség szerint a vonatkozó szerződések tartalmának meghatározásával vagy módosításával változtathat. Az ügyvezető gondoskodik arról, hogy a munkavállalókra háruló feladatok maradéktalanul teljesüljenek, az ezzel 18
kapcsolatos tapasztalatokról, felmerülő problémákról és akadályokról az Elnököt haladéktalanul értesíti. 24/3. Számviteli és pénzügyi feladatok különösen az alábbiak:
-
az évzáró beszámoló, a vagyonkimutatás elkészítés és a mérleg összeállítása, az ehhez szükséges analitikák és leltárak elkészítése, a Szövetség számviteli tevékenységének naprakész ellátása, analitikus nyilvántartások kezelése az érvényes jogszabályi környezet alapján, az adóügyek intézése, folyószámlák kezelése, forint és deviza házipénztár kezelése vevőszámlák kiállítása, a hozzájuk kapcsolódó analitikák és reklamációk kezelése egyeztetés a Szövetség tagjaival fennálló elszámolásokkal kapcsolatban, a Szövetség fizetési kötelezettségeinek pontos, határidőben történő teljesítése, a Szövetség követeléseinek beszedése iránti intézkedések, teljes körű kintlévőség kezelés, a munkabérek számfejtése és jelentési kötelezettségek teljesítése, adatszolgáltatás az éves költségvetés előkészítéséhez minden olyan tevékenység, ami a Szövetség számviteli, könyvviteli, pénzügyi, adó, járulék és adók módjára behajtható egyéb kötelezettségei jogszabályok szerinti teljesítéséhez szükséges
24/4. A felsoroltakon túlmenően az osztály feladatkörébe tartozik az elnök, illetőleg az elnökség részére történő, tevékenységi körhöz kapcsolódó soron kívüli adatszolgáltatás. 25. Tenyésztési szolgáltatási és ügyfélszolgálati feladatok 25/1. A tenyésztési szolgáltatási és ügyfélszolgálati tevékenységet az erre munkaköri leírása szerinti beosztásban foglalkoztatott (pl. osztályvezető) munkavállaló irányítja. Ő szervezi az FCI kompatibilis tevékenységgel, tenyésztési szolgáltatások összességével – függetlenül attól, hogy azt a Szövetség saját nevében vagy megbízás alapján végzikapcsolatos feladatok végrehajtását és az ügyfélszolgálat működési rendjét. Gondoskodik a releváns szabályzatok előírásainak – beleérve az FCI vonatkozó szabályait is – betartásáról és betartatásáról. 25/2. A tenyésztési szolgáltatási és ügyfélszolgálati tevékenység különösen: 25/3. A feladatok részben a Szövetség saját jogán végzett tenyésztési szolgáltatásai megvalósítása (FCI kennel névvel kapcsolatos ügyintézés, export származási igazolások kiállítása; champion bizonyítványok kizárólagos ügyintézése, származási és regisztrációs nyomtatványok, mint szigorú számadású nyomtatványok kezelése, értékesítése, nyilvántartása, elszámolása, utólagos FCI szempontú tartalmi ellenőrzése, hibás adatok feltárása, jelzése az osztályvezető útján az elnök és az ügyvezető felé). 19
25/4. A feladatok másik részét azon tenyésztési szolgáltatások és ahhoz kapcsolódó kiegészítő szolgáltatások jelentik, melyeket a Szövetség etsz vagy tenyésztési hatósági megbízás alapján végez. Ez utóbbi feladatok különösen: a./ Tenyésztési hatósági megbízás alapján:
-
-
-
-
a származási lap kiállítását vagy azon a változás átvezetését megelőzően elvégzi az adatoknak az FCI szabályainak való megfelelés ellenőrzését, és megfelelőség esetén biztosítja a kiállított származási lap tartalmának FCI általi elfogadottságát. származás igazolások kiállítása a tenyésztési hatóság, mint megbízó adataival megbízás szerinti iratminta használatával; tulajdonjog átvezetése a törzskönyvben és a származási lapon, ennek hitelesítése - az előzményi származási lap nélkül kiállított (újonnan nyitott törzskönyv) és előzményi származási lap alapján (export származási lap) kiállított származási igazolások megküldése a tenyésztési hatóság részére egyeztetett időpontban ellenjegyzés céljából,; az ellenjegyzett és a tenyésztési hatóság által a Szövetség részére visszajuttatott származási igazolások kiküldése/átadása a tenyésztők részére; törzskönyvi nyilvántartás vezetése a megbízás szerinti fajták vonatkozásában a tenyészminősítések és kiállítási eredmények felvezetése a törzskönyvi nyilvántartásban és a származási lapon vagy helyette teljesítmény füzetben a tulajdonos kérelme esetén a R-ben a tenyésztő szervezet feladatává tett bírói képzés a megbízás szerinti fajták vonatkozásában, valamint a R-ben a bírók vonatkozásában a tenyésztő szervezethez telepített feladatok ellátása a megbízás szerinti fajták vonatkozásában egyéb tevékenység
b/. Etsz-ek megbízása alapján:
-
regisztrációs és származási lapok adattartalmának kitöltése, adatrögzítés szolgáltatás mellett törzskönyvi adatok rögzítése, tárolása tulajdonjog átírás adatrögzítése, adattárolás és annak ellenértéke megbízottkénti átvétele honosítás adatrögzítése, adattárolása és annak ellenértéke megbízottkénti átvétele megbízó szervezet által rendszeresített nyomtatványok megbízottkénti értékesítése megbízó szervezet rendezvényének nevezése és annak díja megbízottkénti átvétele a megbízó szervezet tenyésztési szolgáltatásai ellenértékének megbízotti átvétele egyéb irodai szolgáltatások 20
-
megbízó szervezeti tagdíj és belépési nyilatkozat megbízottkénti átvétele megbízó szervezet által megvásárolt szövetségi kártya megbízottkénti értékesítése egyéb tevékenység
25/5. A fenti különböző tartalmú feladatok megvalósítása során elvégzi különösen az alábbi munkákat:
-
a beérkezett alombejelentések feldolgozása, az abban megjelölt adatok ellenőrzése, származási lapok kiállítása, a származási lapok szerelése, aláíratása, annak szükség szerinti postázása, adatrögzítés és ellenőrzés, úgy is, mint az FCI elismertség feltétele megbízás esetén ebtörzskönyv vezetése, a nyilvántartást szolgáló kennelkártyák vezetése, a tagok és kívülállók részére felvilágosítás és tanácsadás a feladatait képező kérdésekben, az adatvédelmi és kezelési szabályokban/ szabályzatban foglaltak betartásával adatszolgáltatás, másolatok kiadása, adatvédelmi szabályok/ szabályzat betartásával a szükséges és belső szabályzatokban előirt nyilvántartások vezetése, előkészíti a tevékenységéhez tartozó belső szabályzatok időszerű módosítását és az elnökség elé terjeszti, kennelnév teljes körű ügyintézés a kérelem átvételtől a kiadásig kiviteli származási igazolás ügyintézés a kérelem átvételtől a kiadásig
25/6. A felsoroltakon kívül a feladatkörbe tartozik az elnökség, illetve az elnök által megkívánt, tevékenységi körhöz kapcsolódó adatszolgáltatás. 26. Rendezvény szervezési feladatok 26/1. A rendezvény szervezési feladatok ellátásának irányítását és annak felügyeletét az elnök útmutatása és utasításai alapján az ügyvezető látja el. 26/2. A rendezvény szervezési feladatok:
-
-
a kiállítási/redezvény szabályzat előírásainak betartása és betartatása mellett nemzetközi és országos jellegű kutya show-k, összfajtás tenyészeb kiállítások, egy vagy több fajtás tenyészeb kiállítások, tenyészminősítő rendezvények, versenyek tartása jogosultság esetén (továbbiakban összesítve rendezvény), ezen rendezvények teljes körű, az előkészítéstől a lebonyolításig történő megszervezése, rendezvény naptár összeállítása és kiadása, az elnökség jóváhagyásával, a jóváhagyott rendezvénynaptár folyamatos figyelemmel kísérése és a módosítások kezelése,
21
-
az FCI címeket adó rendezvények esetében a rendezvények felterjesztése jóváhagyásra az FCI felé, továbbá a rendezvények eredményeinek határidőre történő megküldése az FCI felé, a rendezvények lebonyolításához szükséges minden feltétel biztosítása, ennek érdekében engedélyek beszerzése, szerződéskötések előkészítése, a beérkezett nevezések feldolgozása, katalógus összeállítása.
26/3. A rendezvény szervezési feladatokhoz rendelt adott felelős munkavállalók és egyéb közreműködők a rendezvény előkészítésének szakában folyamatosan kötelesek tájékoztatni az elnököt és az ügyvezetőt az előkészületek állásáról. 26/4. A rendezvény lebonyolódása után gondoskodni kell a technikai felszerelések megóvásáról és a közreműködő alkalmi munkavállalók díjazásának kifizetéséről. 27. Az ügyvezető 27/1. A Szövetség a napi operatív munka irányítása, szervezése és hatékony lebonyolítása érdekében ügyvezetőt alkalmaz. Az ügyvezető felett is a munkáltatói jogokat az Elnök gyakorolja, az ügyvezető felett utasítási joggal csak az elnök rendelkezik. 27/2. A ügyvezető feladatai és hatásköre: A Szövetség operatív feladatainak ellátása érdekében a Szövetség személyzeti állományának munkavégzését teljes körűen önállóan szervezi, irányítja, felügyeli, ellenőrzi. A hatályos jogszabályok és a Szövetség belső szabályzói figyelembevételével a Szövetség egészének operatív folyamatait megszervezi, annak minőségi végrehajtását biztosítja. Az egyesület gazdasági tevékenységével és működésével szabályzatokat előkészíti és az Elnökség részére beterjeszti.
összefüggő
belső
Gazdasági elemzéseket, prognózisokat, költségvetési terveket és kimutatásokat készít a főkönyvi könyvelés és az analitikák alapján. A munkafolyamatok és az azokhoz kapcsolódó anomáliákat feltárja, módosítási javaslatot terjeszt fel, majd elfogadás esetén azokat a gyakorlatba átülteti. Elkészíti a rendezvények forgatókönyvét, végrehajtását koordinálja, ellenőrzi.
amelynek
szervezését,
és
annak
A személyzeti állomány humánpolitikai ügyintézését elvégzi. Előkészíti a munkaszerződések megkötését, módosítását, megszüntetését. A munkafolyamatok figyelembe vételével szabadságolási ütemtervet készít és tartat be. A munkaszerződéseket és munkaköri leírásokat nyilvántartja. 22
A vagyonvédelmi, munkavédelmi és tűzrendészeti szabályok betartása a Szövetség dolgozói állományával. Humánpolitikai kérdésekben felterjesztési joggal rendelkezik. A munkafolyamatokat figyelembe véve szabadságolási jogosultsággal rendelkezik, túlmunka elrendelésre jogosult. Munkajogi fegyelmi eljárások lefolytatását kezdeményezheti. Utalványozási jogosultsága bevételezés esetében100.000,- forintig terjed.
esetében
korlátlan,
kiadások
Megrendelések, szerződéskötések esetében az utalványozási értékhatárokkal megfelelő módon aláírásra jogosult. Szerződések, megrendelések megkötése előtt a döntéshozatalt előkészíti pályáztatással, árajánlatok bekérésével, előkalkulációk, hatástanulmányok elvégzésével. Szerződések, számlák, teljesítési igazolások esetében teljes körű betekintéssel és revíziós joggal rendelkezik. A számlák és a szerződések, megrendelő lapok, valamint teljesítésigazolások ellenőrzését utalást megelőzően elvégzi. A Szövetséget érintő operatív folyamatok terén előzetes indokolás és jóváhagyás nélkül jogosult belső revízió és rovancs véghezvitelére. Hatáskörén belül képviseleti joggal rendelkezik a Szövetség tagszervezetei és szerződéses partnerei irányában. A mindennapi ügymenetbe nem kapcsolódó, rendkívüli módon felmerülő feladat ellátása érdekében a személyzeti állományból kijelölheti az azt elvégző személyt, személyeket. A MEOESZ mindennapi ügymenetébe kapcsolódó reklamációk, egyéb levelezések aláírására jogosult. Az informatikai rendszer megfelelő működését ellenőrzi, a szükségessé váló módosítások, hibaelhárítás véghezvitelét kezdeményezi. 27/3. Amennyiben a Szövetségnél ügyvezető beosztású és munkakörű alkalmazott nincs, a jelen szabályzattal az ügyvezető feladatává és hatáskörévé tett munkákat az elnök látja el. 28.
Az „A kutya” című lap szerkesztőségi feladatai
23
28/1. A szerkesztőségi tevékenységet az elnök közvetlen alárendeltségébe tartozó megbízott vállalkozó szerkesztő köteles ellátni. A megbízott vállalkozó szerkesztő felelős Szövetség által megjelentetett az " A KUTYA" c. folyóirat szabályos időközönként történő megjelentetéséért, azok tárgyilagos, a sajtójogszabályok előírásainak megfelelő tartalmáért. A vállalkozó szerkesztővel a vállalkozási szerződést az elnök az Elnökség vonatkozó határozatát figyelembe véve köti meg. 28/2. A szerkesztő munkáját az elnökség által megbízott szerkesztő bizottság segítheti, de ez nem korlátozza a vállalkozó szerkesztő felelősségét. A vállalkozó szerkesztő és a bizottság tagjai közötti - a kiadványok lényeges, tartalmi jellegű - vitás kérdésekben az elnök dönt. 28/3. A vállalkozó szerkesztő előzetes, időszakonkénti részletes az Elnökség által jóváhagyott költségvetés keretein belül végzi szolgáltatását, szerkeszti a lapot, a kiadványok megjelentetésének költsége és bevétele a Szövetséget illeti, a vállalkozó szerkesztőt vállalkozási szerződése szerinti vállalkozói díj illeti. 28/4. A "KUTYA" c, folyóirat színes gyakorlati életben is hasznosítható információkat nyújtó szaklap, mely postai, elektronikus és a Szövetség ügyfélszolgálatán terjesztve jut el az olvasókig. A lap közli a fontos, közérdekű, az ebtenyésztést érintő szakmai és szervezeti élettel összefüggő aktuális információkat, de a kinológia minden területén hasznos és olvasmányos tartalommal is bír. A lapot lehetőleg havonta kell kiadni, számok összevonhatóak. 28/5. A Szövetség a lap egy-egy példányát a megjelenés sorrendjében köteles nyilvántartásba venni és megőrizni. 29. A Bírói Testületek Titkársága 29/1
A Bírói Testületek működésének személyi és tárgyi feltételeit az elnökség biztosítja.
29/2. A Bírói Testületek adminisztratív működését a Bírói Testületek Titkársága biztosítja, amely az alábbi feladatokat látja el: - tartja a kapcsolatot a Bírói Testületek elnökeivel - a Bírói Testületek iratanyagának iktatása, kezelése, - bírói testületek FCI jogosítvánnyal rendelkező tagjainak nyilvántartása, a nyilvántartás naprakészen kezelése, - a bírók elektronikus nyilvántartásának vezetése, - a rendezvényekre felkért bírók esetében a vonatkozó szabályok szerinti bírói kikérés – kiadás ügyintézése. 30. A jogász/ok feladatai
24
A Szövetség tartós jogi képviseletét ellátó ügyvéd/ek feladatait a vonatkozó megbízási szerződés rendezi. 31. A belső ellenőrzés és a vezetői ellenőrzés rendje 31/1. Az egyesület belső ellenőrzését, illetve a vezetői ellenérzések koordinálását az ügyvezető végzi el. A belső ellenőrzési feladatai körébe tartozik az egyesület működésének, gazdálkodásának, pénz kezelésének, ügyvitelének, az egyesületi vagyon védelmének rendszeres felmérése, az egyesületi törvény és az egyéb jogszabályok, valamint a belső szabályzatok előírásai betartásának ellenőrzése és megkövetelése. Az belső ellenőrzés annak módja és jellege szerint lehet ad-hoc, terv szerinti, operatív és rendkívüli ellenőrzés. 31/2. Az ügyvezető a tárgyévre vonatkozó belső ellenőrzési tervet készít és azt az elnök elé terjeszti jóváhagyás végett. 31/3. Az ellenőrzés során különös gondot kell fordítani az előző ellenőrzés során feltárt hiányosságok megszüntetésének vizsgálatára. 31/4. Rendkívüli vagy súlyos szabálytalanság észlelése esetén terven kívüli, azonnali ellenőrzést kell végezni. 31/5. Az ügyvezető a belső ellenőrzési tevékenységéről folyamatosan köteles az elnököt és a Felügyelő Bizottság elnökét tájékoztatni. Indokolt esetben felelősségre vonást kezdeményezhet, /büntetőjogi, anyagi és munkajogi/ javaslatot tehet a feltárt szabálytalanságok megszüntetésének módjára. 31/6. A vezetői operatív ellenőrzés körében az egyes vezetői munkakört betöltő személyek kötelesek a végzett munkájukról és feladataik teljesítéséről az alájuk rendelt munkavállalókat szükség szerinti gyakorisággal beszámoltatni, és egyébként meggyőződni a munkaköri leírásban szereplő és a kitűzött feladatok teljesítéséről. 31/7. A feltárt hiányosságok, esetleges haladéktalanul intézkedni kell.
szabálytalanságok
megszüntetése
érdekében
31/8. A vezetői intézkedés elmulasztásából eredő károkért a vezetőt anyagi és fegyelmi felelősség terheli. VII. Aláírási jogosultság és utalványozási jog 32.
Aláírási jog
32/1. Az elnök a Szövetség nevében önálló képviseletre jogosult, az Elnök minden iratot aláírhat a Szövetség nevében.
25
32/2. A kötelezettségvállalást nem tartalmazó, csupán információadást tartalmazó kimenő leveleket a vezető beosztású munkavállalók (osztályvezető, csoport vezető) munkakörük szerinti feladataik körében önállóan is aláírhatják az adatvédelmi szabályok/szabályzat betartása mellett. 33. Utalványozás 33/1. A Szövetség Elnökének utalványozási joga korlátlan és önálló. 33/2. Az ügyvezető bevételi utalványozási joggal bír, összeghatár nélkül. 33/3. Az ügyvezető kiadási utalványozási joggal rendelkezik 100.000,- Ft azaz Egyszázezer forint összeghatárig. 33/4. A Szövetségnél más személynek utalványozási joga nincs.
VIII. Vegyes és hatályba léptető rendelkezések 34. Ügyintézési határidők 34/1. Az egyesület bármely szervéhez érkezett ügyet vagy iratot lehetőleg harminc napon belül el kell intézni, illetve meg kell válaszolni. 34/2. A munkahelyi vezetők és a tisztségviselők a 1.1. pontban foglaltnál rövidebb, sőt azonnali határidőt is előírhatnak az ügyintézők számára. 35. Egyéb rendelkezések 35/1. A Szövetség és a tagok, valamint a Szövetség és bármely más jogi személy, jogi személységgel nem rendelkező egyéb szervezet, hatóság vagy természetes személy –ezek akár külföldiek akár hazaiak- közti írásbeli érintkezés során amennyiben az postai úton továbbított küldeménnyel valósul meg, a küldemény a címzetthez megérkezettnek tekintendő, ha a postai tudakozvány vagy tértivevény igazolja az átvétel napját, ennek hiányában, ha a küldemény „nem kereste”, „ismeretlen”, „megszűnt” „elköltözött” vagy „az átvételt megtagadta” jelzéssel érkezik vissza, úgy a küldemény ezen esetekben is a címzetthez megérkezettnek tekintendő a postára adást követő 5. munkanapon. 35/2. Titokvédelmi szabályok a./ A Szövetség tagjai, tisztségviselői, alkalmazottai, szerződéses partnerei kötelesek tartózkodni attól, hogy a Szövetséggel megvalósult jogviszonyuk során megismert ill. kezelt információkat és adatokat harmadik félnek kiadják, e körben kifejezetten titoktartási kötelezettség terheli mindezen személyeket, ezen kötelezettség vonatkozik a jogviszony egészére, a megismert adatokra, és minden a Szövetségtől érkező információra. Harmadik 26
személynek tekintendő a tagok vonatkozásában a Szövetség tagjain, közgyűlésén, testületi szervein, tisztségviselőin, alkalmazottain és szerződéses partnerein kívüli teljes személyi kör. Harmadik személynek tekintendő a tisztségviselők vonatkozásában minden személy, kivéve azon személyi kör vagy testület részére a közlések megtételét, amelyek az adott tisztség szerinti feladatok ellátását szolgálják. Harmadik személynek tekintendő az alkalmazottak és a Szövetséggel szerződéses kapcsolatban álló személyek vonatkozásában minden személy, kivéve a munkáltatói jogkör gyakorlóját, az ügyvezetőt, az elnököt és az elnökséget.
b./ A Szövetség tagjai, tisztségviselői, alkalmazottai és a Szövetséggel szerződéses kapcsolatban állók kötelesek arra, hogy a Szövetséggel kapcsolatosan tudomásukra jutott bármely információt, tényt, adatot, megoldást üzleti titokként kezelnek, azt harmadik személyek tudomására nem hozzák, illetőleg gondoskodnak arról, hogy az harmadik személy számára ne váljon hozzáférhetővé. c./ A Szövetség üzleti titkát képezi továbbá minden információ, melyet a Szövetséggel jogviszonyba kerülő bármely személy a jogviszony során szerez meg, így különösen de nem kizárólagosan: a Szövetség működésével, felépítésével, üzleti és civil szervezeti szerződéseivel kapcsolatos ismeret, üzleti és civil szervezeti partnereinek személye és azok adatai és az azokkal kapcsolatos bármilyen információ, bármely üzleti vagy civil szervezeti szerződése, megállapodása, egyoldalú nyilatkozata, jogviszonya koncepciójára, tartalmára vonatkozó mindennemű információ, a Szövetségnél létrejövő adat, információ egyedi adatként információként, vagy ezek meghatározott halmaza, eredménye, tanulmány, elemzés, mindezek előkészítő anyaga, tervezete, illetve hatóságokkal, állami szervekkel fennálló jogviszonya minden tartalmi eleme. d./ A Szövetség üzleti titkának számít a tevékenységével, annak tartalmával, részleteivel kapcsolatos szervezeti felépítési, döntéshozatali mechanizmusra vonatkozó adat és információ, valamint a Szövetség tevékenysége megvalósításához kapcsolódó munka illetve tevékenység szervezési megoldás, javaslat, döntés, ismeret, illetve alkalmazott módszer. e./ A Szövetséggel jogviszonyba kerülő személyek kötelesek a Szövetség jogszabályok vagy jelen szabályzat alapján üzleti titkának minősülő adatokat és információkat megőrizni, azokról harmadik fél részére csak a titokgazda kifejezett írásbeli engedélye alapján és az engedélyezett körben szolgáltathatnak ki információt vagy bármilyen hozzáférést, illetve azt maguk is csak a Szövetséggel fennálló jogviszonyuk működéséhez szükséges és elégséges mértékben használhatják fel. Ez a titoktartási kötelezettség a Szövetséggel jogviszonyba kerülő személyeket a jogviszony fennállta, de teljesedésbe menetele vagy megszűnése esetén is terheli, időben nem korlátozottan. Amennyiben bármelyik személy az itt szabályozott titoktartási kötelezettségét megszegi, úgy a Ptk., Btk. és az egyéb jogszabályok által meghatározottak szerint tartozik felelősséggel. 27
f./ A Szövetség itt szabályozott titkai vonatkozásában a titokgazdai feladatokat és jogosultságokat az Elnök vagy az Elnök megítélése szerint és általa átruházott jogkörben az Elnökség gyakorolja. g./ A titoktartás nem terjed ki az alábbiakra: - mindazon információk, adatok, dokumentumok, melyek megismerését az Asz. vagy a Szövetség jelen vagy egyéb szabályzata meghatározott vagy nem korlátozott személyi kör részére lehetővé vagy kötelezővé teszi - amely vonatkozásában a titokgazda a megismerhetőséget egyedi határozatával lehetővé tette (felmentés) - mindazon információk, amelyek kiadását jogszabály írja elő, a jogszabály által meghatározott személyi kör részére - mindazon információk, amelyek a Szövetség honlapjáról megismerhetőek, - mindazon információk, amelyek a Szövetség ügyfélszolgálatának nyitvatartására, illetékes ügyintéző megnevezésére, az ügyintézés ügyfél számára ügye intézésének megvalósításához szükséges és általa tanúsítandó magatartására vonatkoznak, e körben feltett kérdésére adandó válaszok, amennyiben azok a vonatkozó belső szabályzatokon, szabályokon alapulnak - a Szövetség Alapszabálya, belső szabályzatai nem képezik az titokkör részét h./ A jelen 35/2. pontban a tisztségviselő alatt a Szövetség vezető tisztségviselőin kívül érteni kell minden egyéb választott, megbízott és kinevezett tisztségviselőt, így bármely bizottsági, testületi tagot és tisztségviselőt. A jelen Szabályzatot a Szövetség Elnöksége 2014. 08.26-i ülésén kelt 96/2014.(08.26.) MEOESZ E számú határozatával elfogadta, és hatályba léptette, egyidejűleg a korábban hatályos és többször módosított Szmsz-t teljes egészében hatályon kívül helyezte.
Az SZMSZ-t Szövetség Elnöksége 28/2015.(05.29.) MEOESZ E számú határozatával elfogadta, módosította. A módosítás a fenti szövegbe beépítve. Budapest, 2015. május 29.
Korózs András MEOE Szövetség Elnöke
28
