Logistiek gascilinders in de onderzoekslaboratoria op Campus Gasthuisberg: bewaren, aanvragen, plaatsen Groepsbeheer Biomedische wetenschappen-2015 04 27
1. Inleiding Het verbruik van gassen in de onderzoekslaboratoria op campus Gasthuisberg was tot voor kort zeer divers. Gassen werden besteld en beheerd door de gebruikers zelf met een overdaad aan stock, veel onbeheerde gascilinders en een onaanvaardbaar veiligheidsrisico als gevolg. Om dit veiligheidsrisico tot een absoluut minimum te herleiden, werd de bestelprocedure en de logistiek van alle gascilinders (zowel medische als niet-medische) volledig herschikt. De gascilinders in de gebouwen werden in aantal sterk beperkt en onder centraal beheer geplaatst.
Een centrale voorraad gascilinders is aangelegd voor zowel medische als niet-medische gassen. Hierin zit de voorraad van alle gassen die aangesloten worden in nissen en veiligheidskasten en de gassen nodig voor specifieke proefopstellingen. Voor elk gas werd een minimum voorraad vastgelegd (kritische stock). De voorraad valt onder beheer van het Centraal Magazijn, maar bevindt zich wel op de site Onderwijs en Navorsing. Het Centraal Magazijn staat in voor het bestellen van gascilinders bij externe leveranciers. Om een sluitende logistiek mogelijk te maken, ontwikkelde de IT groepsdienst de online beheertoepassing gas management assistent of ‘GMA’
(https://gbiomed.kuleuven.be/apps/gasflessen/), waar gebruikers op een eenvoudige wijze gascilinders kunnen aanvragen. De aangevraagde gascilinders worden vervolgens door campusservice geleverd vanuit het centraal beheerd gassenmagazijn. Dankzij de gassenbeheertoepassing (GMA) en de magazijntoepassing is permanent een sluitend inventaris van alle gascilinders op de campus beschikbaar met een precieze plaatsaanduiding van de proefopstelling, de veiligheidskast of de centraal beheerde voorraad.
Deze nota geeft een beknopte beschrijving van de logistiek van gassen voor de onderzoeksgroepen in campus Gasthuisberg -.
2. Basisprincipes van veilig gebruik en logistiek van gassen Om de veiligheid van het gebruik en de logistiek van gassen in cilinders (zowel medische - als niet-medische gassen) in de campus te garanderen, werd uitgegaan van de volgende basisprincipes: -het aantal gascilinders wordt tot het absolute minimum beperkt. -gascilinders worden opgesteld, gekoppeld en gebeugeld in daarvoor voorziene veiligheidskasten. -gascilinders kunnen op basis van een gunstig advies door de dienst VGM gekoppeld worden aan een geregistreerde proefopstelling. -alle gascilinders gekoppeld in een daarvoor voorziene veiligheidskast of geregistreerde proefopstelling worden in een beheertoepassing geregistreerd. -niet gekoppelde voorraadcilinders zijn niet meer toegelaten in laboratoria of elders in de gebouwen. Versie: 2015-04-27
1
-voor elk gas wordt een voldoende grote kritische voorraad vastgelegd die een normale werking van de laboratoria moet garanderen. -alle voorraadcilinders bevinden zich gebeugeld in een centraal beheerd gascilindermagazijn. -bestelling van gascilinders bij externe leveranciers gebeurt uitsluitend door het Centraal Magazijn. -het aansluiten van gascilinders in de veiligheidskasten of de geregistreerde proefopstellingen gebeurt door specifiek daartoe opgeleide medewerkers. -het aanleveren van de volle gascilinders en het afvoeren van de lege cilinders gebeurt in principe door opgeleide medewerkers van campusservice. Bij uitzondering en in afspraak met campusservice kan hiervoor een daartoe opgeleide labmedewerker worden ingeschakeld. 3. Registratie van alle gascilinders 3.a. Registratie van gascilinders die gekoppeld opgesteld staan in veiligheidskasten of -ruimten Gassen die op meerdere punten in een onderzoekslaboratorium of een groep van onderzoekslaboratoria worden afgenomen, zijn opgesteld in daartoe voorziene veiligheidskasten. Waar mogelijk zijn deze veiligheidskasten of -ruimten toegankelijk vanuit een gang om de logistiek te vergemakkelijken. Waar nodig en mogelijk zijn meerdere gascilinders gekoppeld aan een automatische overschakelswitch. Alle cilinderkoppelingen in alle veiligheidskasten en -ruimten zijn geregistreerd in de gassenbeheertoepassing. Alle koppelingen zijn voorzien van een alarmcode. Indien de druk van een fles onder een bepaald niveau zakt, wordt een alarm gegenereerd en doorgegeven aan de centrale dispatch. De alarmcodes worden ook aangewend om als gebruiker via de gassenbeheertoepassing een nieuwe gasfles aan te vragen (zie verder). De gebruikers zijn via hun departementaal beheerder op de hoogte gebracht over de veiligheidskasten of -ruimten die zij onder hun toezicht moeten houden. In afwachting van een volledig betrouwbare automatische doorseining van de ‘lege gasfles’-alarmen dienen de labo’s zelf nog de status van de gasflessen in de veiligheidskasten en -ruimten te controleren en de aanvraag tot vervanging van een lege fles te initiëren in de gassenbeheertoepassing (GMA).
3.b. Registratie van proefopstellingen waaraan een of meerdere gascilinders gekoppeld worden Alle proefopstellingen, zowel vaste als tijdelijke, worden door de departementaal beheerder in het beheersysteem aangemaakt. Hierbij wordt een summiere beschrijving gegeven van de opstelling, de locatie, de aan te sluiten gascilinders met type gas en kwaliteit en de daartoe opgeleide personen die gemachtigd zijn de gascilinders aan te koppelen (certified gas connectors). Na goedkeuring door VGM kunnen de eerste gascilinders worden aangevraagd door de departementaal beheerder en door een geautoriseerde gekoppeld. Bij het gebruik van speciale gasmengsels die niet in de centrale voorraad beschikbaar zijn, dient u tijdig aan deze registratieprocedure te beginnen en met CS te overleggen om deze gassen in voorraad te nemen. 3.c. Registratie van CO2-back-upcilinders voor -80°C diepvriezers Versie: 2015-04-27
2
In afwachting van een nieuwe regeling voor de beveiliging van in -80°C diepgevroren materialen wordt het gebruik van specifieke CO2-back-upcilinders voorlopig nog toegelaten. Per diepvriezer kan slechts 1 CO2-cilinder aangesloten worden. De fles moet keurig gebeugeld zijn en samen met de -80°C diepvriezer als proefopstelling zijn geregistreerd in de gassenbeheertoepassing.
4. Het logistieke proces van de gascilinders in campus Gasthuisberg Alle gascilinders moeten geregistreerd zijn in de gassenbeheertoepassing (GMA) en staan in principe onder toezicht van een door de departementaal beheerders aangeduide persoon die aangepaste toegangsrechten heeft tot GMA. Het logistieke proces verloopt als volgt (zie ook onderstaande figuur): 1. De departementaal beheerder is verantwoordelijk voor het aanmaken van een proefopstelling in GMA en het aanduiden van personen (CGC) die, mits het gevolgd hebben van een specifieke opleiding, geautoriseerd zijn om gascilinders aan te koppelen en aan te vragen. 2. Indien een gasfles in een proefopstelling (of bij een -80°C diepvriezer) moet worden vervangen dient u als ‘certified gas connector’ (CGC) een aanvraag te doen in GMA om deze te vervangen. Indien een gasfles in een veiligheidskast moet worden vervangen, gebeurt de aanvraag eveneens steeds in GMA. Hierbij moet u het juiste alarmnummer voor deze koppeling selecteren in GMA. 3. Een aanvraag in GMA resulteert in een e-mail naar de centrale dispatch (CD) die een werkorder (3a) opmaakt voor campusservice (CS) en naar u een e-mail stuurt ter bevestiging (3b). 4. CS neemt een nieuwe gascilinder uit het Centraal Gassen Magazijn (4) en levert die af bij de aanvrager (4a). Deze wordt volgens afspraak door u of CS aangesloten. De te vervangen cilinder wordt door CS meegenomen naar het Centraal Gassen Magazijn (4a). CS registreert de vervanging in GMA (4b). 5. CS registreert de vervanging van de fles in de magazijntoepassing (5) waarin de gassenvoorraad wordt beheerd door het Centraal Magazijn en vult de werkorder aan met een tijdsregistratie. De aanvrager ontvangt een e-mail met de bevestiging van de uitvoering van het werkorder (5a). 6. Afhankelijk van het soort gas en de kostprijs van het gas wordt een interne factuur opgemaakt en gericht aan de gebruiker (departement of afdeling). 7. De magazijntoepassing genereert een bestelbon om de gassenvoorraad aan te vullen. Deze bestelbon gaat naar de geselecteerde leverancier met het raamcontract voor niet-medische gassen. Voor medische gassen wordt, conform de regelgeving, de bestelling geplaatst bij de apotheek van UZ Leuven die verder bestelt bij een externe leverancier. 8. De niet-medische gassen worden door de leverancier geleverd op het Centraal Gassen Magazijn op campus gasthuisberg dat onder toezicht staat van CS. De medische gassen worden geleverd in een deelmagazijn van de UZ Leuven-apotheek dat onder medebeheer staat van CS.
Versie: 2015-04-27
3
5. Het gassenmagazijn op campus gasthuisberg Voor alle courant gebruikte gassen is een kritische voorraad gascilinders aanwezig in het gassenmagazijn van de campus. Het magazijn voor medische gassen bevindt zich bij O&N4. Het magazijn voor de niet-medische gassen bevindt zich bij O&N2. De lijsten van de gascilinders in voorraad in deze magazijnen en hun minimum aantal (kritische stock) zijn te vinden in de onderstaande tabellen. 6. Interne facturatie van gascilinders Gassen worden in principe enkel voor onderzoeksdoeleinden gebruikt en de kosten ervan zijn dan ook in principe ten laste van de onderzoeksmiddelen van de departementen. Omwille van de eenvoud werd besloten de goedkopere bulkgassen zoals niet-medische stikstof en CO2 niet door te rekenen. Op campus Gasthuisberg zijn er een aantal onderzoekslaboratoria (voornamelijk gehuisvest in O&N1) die van deze bulkgassen nog geen gebruik kunnen maken. In afwachting van het doortrekken van de leidingen voor de distributie van bulkgassen wordt het alternatief in gascilinders eveneens niet doorgerekend. Om de administratie eenvoudig te houden, werd beslist enkel de duurdere niet-medische gassen alsook alle medische gassen door te rekenen (zie onderstaande tabellen). 7. Tabellen gascilinders
Versie: 2015-04-27
4
Magazijn niet-medische gassen ON2 Artikel nummer
Omschrijving
Leverancier
Aanrekenen aan?
Nettoprijs artikel
Kritische stock
€ 165.00
2
44834
Gasmixture CO2:N2 5:95 B50
Air Liquide
OE
82642
Gas Acetylene (2,5 - 2,8) AAS B36 5,5kg
Air Liquide
BMW
€
19.25
4
82649
Gas Argon (4,5-4,8) N46 B50 10,7m³
Air Liquide
BMW
€
14.55
4
82653
Gas Argon (5,6-5,9) N60 B50 10,5m³
Air Liquide
BMW
€
24.68
3
82657
Gas Carbondioxide(Ind.-3,5) N27 B50 37kg
Air Liquide
BMW
€
11.84
8
82659
Gas Carbondioxide (5,0-5,5) N50 B50 37kg
Air Liquide
OE
€
81.03
4
82660
Gas Air Compressed dry B50 10m³
Air Liquide
BMW
€
28.00
3
82662
Gas Air Synthet. (4,0-5,5) N50 B50 10m³
Air Liquide
BMW
€
19.60
4
82665
Gas Nitrogen (Ind.-3,0) N28 B50 10m³
Air Liquide
BMW
€
9.60
7
82670
Gas Nitrogen(5,5-6,2) N60 alph2 B50 10m³
Air Liquide
BMW
€
19.30
5
82673
Gas Hydrogen (4,0-4,3) N40 B50 10m³
Air Liquide
BMW
€
12.60
4
82674
Gas Hydrogen(5,0-5,4) N50 alph1 B50 10m³
Air Liquide
BMW
€
31.60
2
82677
Gas Oxygen (Ind.-2,5) Ind B50 10,60³
Air Liquide
BMW
€
9.43
2
82679
Gas Oxygen(4,5-5,2) N50 alph1 B50 10,6m
Air Liquide
BMW
€
22.26
6
82694
Gasmixture CO2/O2 5/95 B50 10,90m³
Air Liquide
OE
€
61.91
5
83746
Gas carbondioxide N27 B50 TP
Air Liquide
BMW
€
11.84
4
83613
Gasmix O2/N2 30/70 % B50
Air Liquide
OE
€ 165.00
4
82765
Gasmixture CO2/O2/N2 5/20/75 Ind B50
Air Liquide
BMW
€
19.60
3
83614
Gasmix CO2/O2/N2 5/12/83 % B50
Air Liquide
OE
€ 175.05
2
83625
Gasmix CO2/O2/N2 5/2/93 % B50
Air Liquide
OE
€ 175.05
2
82762
Gasmixture CO2/O2/N2 5/5/90 Ind B50
Air Liquide
OE
€ 175.05
3
82769
Formirgas N2/H2-95/5 N30 B50
Air Liquide
BMW
€
21.10
1
82778
Alphagaz Mix CO2 10%/H2 10%/N2 B50
Air Liquide
OE
€
61.97
2
82790
Gas Helium (5.6-5.7) 5.6 B50 10m³
Praxair
OE
€ 122.00
12
82792
Gas Helium (6.0-6.2) 6.0 B50 10m³
Praxair
OE
€ 135.00
3
Brandbaar Inert Oxiderend
Magazijn medische gassen ON4 Artikel nummer
Omschrijving
54979
Gas Carbondioxide Medical B45
91731
Gas Air Compressed Medical B45
91839
Gas Air Compressed Medical B10
91785
Gasmix Carbogen Medical CO2/O2 5/95 B45
55789
Gas Oxygen Medical B50
65552
Gas Oxygen Medical B10
55108
Gasmix Argon 70% Oxygen 30% Medical B20
Brandbaar Inert Oxiderend
Leverancier UZ Leuven (IJsfabriek Strombeek) UZ Leuven (IJsfabriek Strombeek) UZ Leuven (IJsfabriek Strombeek) UZ Leuven (IJsfabriek Strombeek) UZ Leuven (IJsfabriek Strombeek) UZ Leuven (IJsfabriek Strombeek) UZ Leuven (Air Liquide Medical)
Aanrekene n aan?
Nettoprijs artikel
Kritische stock
OE
€
24.11
4
OE
€
10.41
4
OE
€ 4.09
2
OE
€
37.79
9
OE
€
18.36
27
OE
€
4.52
3
OE
€ 192.88
1
