Iroda a felhőből – prezentáció Hegyi György, Abesse Zrt
• folyamatinformatikával foglalkozunk • naprakész technológiákkal támogatjuk az Önök vállalati munkáját
• egyik hatásos szerszámunk a felhő, azon belül is az irodai és workflow megoldások A felhőiroda a vállalati adminisztráció optimalizálását segíti.
Magától értetődően használjuk a felhőt a magánéletünkben Feltöltjük a családi képeket a Dropboxba = valamilyen feladatra egy távoli számítógépet használunk. Ugyanilyen magától értetődő a felhő vállalati hasznosítása, akár az adminisztráció kezelése.
A régi ígéret a szemünk előtt megvalósul A felhő rugalmassága nagyon jól jön a vállalati adminisztrációban
• • • • •
ez egy létező dolog – nem sci-fi, csak a XXI. század naponta használom egy igazi szintlépés történt a szolgáltatásokban ez egy logikusan evolúciós lépés a technológiában nem üzleti „buborék”
Iroda a felhőből – prezentáció
Mi az adminisztráció? Folyamatinformatikai tanácsadó-fejlesztő cégként az adminisztráció mélyebb aspektusait vizsgáljuk. Ezek elemzése igen hasznos az Önök számára is, mert erre lehet felépíteni az irodai munka technológiai támogatását. A mi nézőpontunk szerint az adminisztráció:
• az emberi együttműködés és kommunikáció jegyzőkönyve, egyben • •
eredménye nagyon hasznos is lehet – pl. a vállalati adatokból nyerhető információk miatt optimalizálni kell – a tanácsadói segítség növeli a hatásfokot
A vállalati adminisztráció üzleti céljaink szempontjából lehet hasznos vagy haszontalan A magyar KKV-k körében átlag 70% százalék az üzletileg haszontalan adminisztráció aránya, közvetlenül az üzletet csak a maradék támogatja. Mik a feladatok?
• az arány a javítása • a két csoport eltérő kezelése
Egy másik felosztás, amit el kell végezzünk: szükséges vagy szükségtelen? Mindenhol van fölösleges adminisztráció:
• az arány egyedileg változik • a szükségtelen a szükséges közé rejtőzködik – nehéz észrevenni • az az adminisztráció is szükségtelen, amit rosszul végzünk el!
Iroda a felhőből – prezentáció
Ez az a terület, amit biztosan csökkenteni kell Mik a tennivalók? • fel kell ismerni • abba kell hagyni Erre a feladatcsoportra van tanácsadói best practice, és vannak eszközök a felhőiroda szolgáltatásai között. A szükségtelen adminisztráció részben spontán is csökken a felhőiroda alkalmazásával.
A legnagyobb halmaz Okozói a jól ismert, régi kötelességek: adó, vám, TB, EU, önkormányzati, kamarai stb. adminisztráció. Amiért fáj:
• nagyon sok időt és emberi munkát igényel – holott csak adatokkal •
való bíbelődésről van szó el kell végezni, bár a konkrét üzleti működésünket nem, vagy csak alig szolgálja
Mit lehet vele tenni? Könnyíteni: egyszerűbb és kevesebb munka, csak a minimális papír Digitalizálni: gépesített adatfeldolgozásként tekinteni rá Optimalizálni: hatékony folyamatként kezelni Pénzzé tenni: kibányászni belőle, amit csak lehet pl. értékesítési célokra, logisztika optimalizálására stb. Várható eredmény:
• könnyebb lesz, ami ma nehéz • hasznos lesz, ami ma haszontalan
Iroda a felhőből – prezentáció
A harmadik típusú adminisztráció, ami hasznos Amit azért végzünk el, mert gazdálkodunk
• a pénzünkkel • a tudásunkkal • az időnkkel Ez szolgálja közvetlenül az üzleti tevékenységünket
• érdemes nagyon jól végezni, mert konkrét hasznot hoz • külön technológiai támogatást igényel A kitűzött célok elérésének az alapja a „hasznos adat” szemlélet Ha így tekintünk az adminisztrációra, egyszerre a következő problémákat oldjuk meg:
• ki tudjuk szűrni és irtani a fölöslegeset • megkönnyítjük a muszáj-feladatokat • javulni fog a hasznos-haszontalan adminisztráció aránya (Egy példa az életből: a taxiappok Amikor taxit hívunk, valójában egy adatokra épülő értékesítési folyamatot látunk:
• • • • • • •
betelefonálunk a diszpécsernek = adatkapcsolat elmondjuk hogy hova kérjük a taxit = adatközlés a diszpécser bepötyögi a gépbe = adatrögzítés megsaccolja, hogy mikorra jön a taxink = analízis és adatközlés a diszpécser URH-rádión taxit keres = adatkapcsolat megmondja a taxisnak, hova jöjjön értünk = adatközlés a taxis felírja egy cetlire = adatrögzítés és megjelenítés
A teljes folyamatot el tudják végezni helyettünk a zsebünkben lévő és a távoli számítógépek – ráadásul sokkal jobban!
• könnyű használni – kényelmesebb az összes embernek, aki a folyamatban részt vesz
• pontos – kevesebb hibalehetőség az adatcserében, ebben jók a gépek • több szolgáltatás – végig látszik, ahogy jön a taxi, elmenthető kedvenc helyek, marketingfelület
• nem igényel emberi munkát – az adatcsere rabszolgamunka, gépeknek való feladat!)
Iroda a felhőből – prezentáció
Vissza a felhőirodához: hasznos adatok és jól ismert, régi eszközök A KKV szektorban javarészt a Windows és az MS Office terjedt el adminisztrációs feladatokra. Mi a létező körülményekből (ab esse) kiindulva találjuk meg a megoldást az Önök dilemmáira, ezért vállalati alkalmazásként a megszokott MS Office felhőváltozatát ajánljuk Ügyfeleinknek. Az Office 365 a hatékony adminisztráció mellett a vállalati adathasznosítás világát is megnyitja Önök előtt. Az Office 365 felhőbe költözéssel most szintet lépett a szolgáltatásokban: • az ismert irodai alkalmazások minden platformon elérhetőek • megvalósult a „bármit-bármikor-bárhonnan” ígérete • megszűntek a szoftverfrissítési dilemmák – mindig, minden alkalmazás a legfrissebb • nagyon hatékony kommunikációs eszközökkel bővült • magas szintű csoportmunka-támogatással bővült Szintet lépett az üzleti modellben: • előfizetéses: rugalmas, csak a valós használat kerül pénzbe • nincs beruházás • egyszerű igénybe venni
Az evolúciós lépés: az együttműködés és kommunikáció támogatása
EGYÜTTMŰKÖDÉS
sokféle kommunikációs felület: levél, chat, közös munkafelületek, közösségi oldal, videókonferencia jelenlétérzékelés – alapjaiban változtatja meg a napi munkát, mert mindig a megfelelő eszközt használhatjuk a kommunikációra, ráadásul spontán megy, nem kell tanulni a kommunikációs felületek vállalati csoportmunkához fejlesztett változatok, többet tudnak a „civil” változatoknál
Rugalmas ökoszisztéma – apposodik, célirányosabb lesz a használata.
egyre
egyszerűbb
és
A felhőiroda teljesen megváltoztatja a hivatali munka természetét. Egy év múlva nevetni fognak a ma alkalmazott munkamódszereken.
Iroda a felhőből – prezentáció
Mit nyer Ön? Spórol:
• emberi munkaidő – az emberek valóban a nekik való, értékteremtő feladatokra koncentrálnak
• dologi költség – kevesebb papír, áram és négyzetméter • nincs beruházás – a legfejlettebb technológia alkalmazásához nem kell szervereket venni Többet keres:
• mélyebb ügyfélismeret – hatékonyabb marketing és értékesítés • jobb rálátás – a piac és a vállalat belső folyamatainak megértése jobb üzletmenethez vezet Értékké válik az adminisztráció, mert az adat = vagyon
• a kitermelhető adatmennyiség dinamikusan nő, ahogy adminisztrálunk
• a kitermelés minősége a döntő – adatból információt kell előállítani • gazdálkodni kell az adatokkal – a felhőiroda alkalmas az alapvetően fontos adatok tudatos gyűjtésére és elemzésére
Hogyan lehet Önnek is? Elég egy belépési pont: az első falattal kezdjük el megenni a vattacukrot.
• érdemes kiválasztani egy konkrét területet, ahol kínzó az • • •
adminisztráció meg kell érteni az érintett terület munkafolyamatait és tevékenységeit, azok hasznossága és szükségessége szerint a bevethető eszközök ismeretében meg kell tervezni az új folyamatokat és tevékenységeket és végül használni kell ezeket az eszközöket – amiknek egy részét ma is mindennap használja
Vágjon bele, könnyű! Kattintson!
