SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN JAJAR TUNGGAL KEC. WIYUNG SURABAYA DENGAN MENGGUNAKAN MODEL PROSES WATERFALL
Made Kamisutara Fakultas Teknik – ITATS Email:
[email protected] ABSTRAK Sistem informasi Administrasi kependudukan merupakan bagian dari program tertib data kependudukan yang dicanangkan pemerintah.Untuk itu setiap instansi harus memiliki data – data kependudukan yang bersifat elektronis. Maka dari itu dibutuhkanlah suatu system informasi administrasi kependudukan di kelurahan jajar tunggal.Sistem ini dirancang agar kelurahan memiliki data – data elektronis sehingga dapat terwujud data kependudukan yang terintegrasi antara kelurahan,kecamatan,catatan sipil dan dinas kependudukan.Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP yang dipadu dengan MySQL sebagai database penyimpanan datanya.Dreamweaver digunakan sebagai editor pemrogramannya. Kata kunci : SIAK, HTML, PHP, MySQL, kelurahan.
ABSTRACT Administration of population information system is part of an orderly program launched pemerintah.Untuk demographic data that each agency must have data - demographic data that is electronic. Therefore dibutuhkanlah a population administration information system in urban tunggal.Sistem parallelogram is designed so that the village has data electronic data to enable the creation of integrated population data between village, district, civil records and kependudukan.Sistem service is built using HTML programming language and PHP combined with MySQL as the database storage datanya.Dreamweaver used as a programming editor. Keywords: SIAK, HTML, PHP, MySQL, village. PENDAHULUAN Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem dari administrasi negara yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan pembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Sejalan dengan arah penyelenggaraan adminstrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan baik agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan. Kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat mengharuskan instansi mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih mudah dan efisien.
1
Pencatatan biodata penduduk di arahkan pada pemenuhan data dari setiap penduduk dan keluarga yang merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten / kota bahkan sampai tingkat desa., namun hingga saat ini di indonesia hasil pendaftaran pendudukdan pencatatan sipil yang berupa data/laporan belum dapat secara maksimal didayagunakan untuk kepentingan pelayanan publik. Banyak sekali peristiwa, seperti kelahiran, perkawinan dan lain – lain belum ditata secara benar.( Zainal A, 2007) SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur – prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan, administrasi kependudukan meliputi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.( Anon, 2003) Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) online yang telah diatur dalam keputusan presiden (Kepres) No.00/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No.18/2005 tentang Administrasi Kependudukan (Hasibuan,Zainal A). Pada hakekatnya bahwa upaya tertip dokumen kependudukan atau tertip administrasi kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko – blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, kongkrit dan pragmatis. Artinya Mudah dipahami oleh penduduk dan dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui / mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari – hari.( Bunafit, 2004) METODE PENELITIAN Untuk dapat mengimplementasikan sistem diatas, maka secara garis besar digunakan beberapa tahap sebagai berikut : 1. Investigasi ( pengamatan ) Dalam Proses Instivigasi ini pembuat melakukan surve di kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya dan mendapatkan data yang diperlukan oleh pembuat. Yaitu data tentang pengurusan Kartu Tanda Penduduk, pengurusan Akte Kelahiran, pengurusan Akte Kematian, pengurusan Kartu Keluarga dan pengurusan Perpindahan Penduduk baik masuk ataupun keluar. 2. Analisis Setelah melakukan proses instivigasi, peneliti melakukan proses analisa dari data yang diambil di kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Data – data yang telah diambil oleh pembuat dipergunakan untuk merancang system yang akan dijalankan nantinya. Adapun hasil dari instevigasi digambarkan oleh pembuat dalam system data flow diagram dengan menggunakan alat bantu Microsoft Office Visio 2003. dapat dilihat pada Gambar 1 s/d 3. Desain Sistem Setelah system flow terbentuk maka peneliti dapat melakukan proses desain atau biasa disebut dengan perancangan system yang akan dipakai oleh kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Dalam merancang sebuah system, peneliti menggunakan alat bantu Power Desainer 6 untuk membuat aliran data yang dianggap peneliti lebih efektif jika digambarkan dalam bentuk DFD. Dari hasil table didalam DFD digunakan oleh peneliti untuk merancang database yang meliputi CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Dalam pembuatan CDM dan PDM, peneliti menggunakan alat bantu Power Desainer 15.
2
4. Implementasi Sistem Tahap implementasi merupakan tahapan untuk mendapatkan atau mengembangkan hardware dan software (pengkodean program), melakukan pengujian, pelatihan dan perpindahan ke sistem baru. 5. Perawatan ( Maintenance ) Tahapan perawatan (maintenance) dilakukan ketika sistem informasi sudah dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan monitoring proses, evaluasi dan perubahan (perbaikan) bila diperlukan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Pada tahap perancangan dan desai sistem, pembuat menggambarkan dalam bentuk Context Diagram, Diagram Berjenjang, dan DFD. Sedangkan untuk desain database peneliti menggambarkan dalam bentuk CDM dan PDM Context Diagram menjelaskan tentang aliran data secara umum dan akan menjadi dasar dalam penyusunan sistem ke level selanjutnya. Pada diagram context ini terdapat lima exsternal entity yaitu pemohon, pegawai kelurahan, pegawai kecamatan, pegawai kependudukan, dan pegawai catatan sipil. Penjalasan untuk masing – masing exsternal entity adalah sebagai berikut : Pemohon. Pemohon adalah penduduk yang ingin mengajukan permohonan untuk mengurus administrasi kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal. Jadi pemohon tidak dapat menikmati fasilitas ini akan tetapi mendapat pelayanan dari pegawai kelurahan. Pegawai Kelurahan. Pegawai kelurahan ini dapat menikmati fasilitas yang sudah disediakan, yaitu peninputan data dari permintaan pemohon. Pegawai Kecamatan. Pegawai kecamatan ini hanya melakukan persetujuan dari data kelurahan yang diminta oleh pemohon dan mencetak KTP. Pegawai Kependudukan. Pegawai kependudukan ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui oleh kecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak Kartu Keluarga. Pegawai Catatan Sipil Pegawai catatan sipil ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui oleh kecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak akte. Diagram berjenjang menggambarkan keseluruhan proses dari Kelurahan Jajar Tunggal. Proses-proses yang akan digambarkan terdiri dari top level, level 0, level 1, dan level 2. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 2 Untuk pemodelan desain database peneliti menggunakan tools Power designer 15 dengan menggambarkan CDM (Conteptual Data Model) dan PDM (Phisical Data Model) sebagai generate CDM.
3
0 Login P Kel
Pengajuan permohonan
Akses Kel
Fomn Formulir
Persyaratan Pengajuan
Formulir AL Terisi
List Berkas AL lengkap
Berkas Persyaratan AL
Formulir AL yg terisi
Akte Kelahiran
Akte Kelahiran dari CS
Formulir KK Terisi
Akte Kelahiran di ACC Kel
Berkas Persyaratan KK
Formulir KK yg terisi
Kartu Keluarga Pemohon
List Berkas KK Lengkap
formulir KTP terisi
KK dr kpnd
Berkas persyaratan KTP
KK di ACC kel
Data Indetik
List Berkas KTP Lengkap
KTP
Formulir KTP yg Terisi
Formulir AM terisi
List berkas AM Lengkap
Berkas persyaratn AM
Formulir AM yg terisi
Akte Kematian Formlir SP Terisi
Pegawai Kelurahan
Akte Kematian dr CS
Berkas Persyaratan SP
Akte Kematian diACC kel
Surat Pindah
Formulir SP Keluar yg terisi List Berkas SPK Lengkap
Login P Kec
Formulir SP Masuk yg terisi
Akses P Kec Siak Kelurahan Jajar Tunggal
KK di ACC Kec
SP di ACC Kel View Laporan Pindah
Tercetak KTP
View Laporan Kematian
KTP Telah terACC
View Laporan harian Kel
SP dr Kel Pegawai Kecamatan
Tercetak Surat Pindah
View Laporan Penduduk View Laporan KTP
SP di ACC Kec
View Laporan kartu kelurahan
View Laporan Kematian
View Laporan Kelahiran View Laporan KK View Laporan D Penduduk
Login P C S
Tercetak KK
Akses P C S
View Laporan Kelahiran
Tercetak Akte Kelahiran
View Laporan Kepindahan Akte Kelahiran Di ACC C S
View Laporan KTP
Tercetak Akte Kematian Akte Kematian di ACC C S
Akse P Kec Pegawai Kependudukan
ACC Kartu Keluarga
View Laporan Kelahiran
Login P Kep View Laporan KTP
View Laporan Kematian
View Laporan KK View Laporan Perpindahan
+
Gambar 1 DFD Level Konteks. (Sumber: Data diolah)
4
Pegawai Catatan Sipil
Gambar 2 Diagram Berjenjang. (Sumber: Data diolah)
5
Buku_Induk_Kel Mengisi Data BIKel
No_Idk_Kel
Variable characters (10) <M> Ket_BIKel Text Identifier_1
Pegawai NIP_P Variable characters (25) <M> Mengisi Data BHKel Passwod_P Variable characters (25) Sesi_P Variable characters (50) Nama_P Characters (50) JK_P Characters (1) Alamat_P Text Tlpn_P Number Tpt_Lhr_P Characters (20) Tgl_Lhr_P Date & Time Pddkn_trkhr_P Variable characters (30) Mempunyai Identifier_1
Buku_Harian_Kel No_BHKel Variable characters (10) <M> Ket_BHKec Text Tgl_BHKel Date & Time Identifier_1
Jabatan Kode_J Variable characters (10) <M> Nama_J Variable characters (30) Tingkat_J Characters (20) Identifier_1
Penduduk KTP Id_Pdk Variable characters (50) <M> NIK Variable characters (20) <M> Memiliki Kode_KB Variable characters (25) Foto_KTP Variable characters (100) Nama_Pdk Characters (100) Tgl_Input Date JK_Pdk Characters (1) Exp_Tgl Date Darah_Pdk Variable characters (3) Identifier_1 Tpt_Lhr_Pdk Characters (20) Tgl_Lhr_Pdk Date & Time Agama_Pdk Characters (20) Mengurus Pekerjaan_Pdk Characters (15) Perpindahan Kelainan_Pdk Variable characters (25) Kewarganegaraan_Pdk Characters (3) Kode_pdh Variable characters (10) <M> Status_Kawin_Pdk Variable characters (15) Alamat_asal Text Pddkn_trkh_Pdk Variable characters (30) Negara_asal Characters (30) HUb_Keluarga_Pdk Characters (25) Propinsi_asal Characters (30) Memiliki_Data Ststus_Pindah Characters (20) Identifier_1 Alasan Text Tgl_Pindah Date Identifier_1 KK Punya Kematian Mempunyai1 Kode_Mt Variable characters (10) <M> Mempunyai2 Tgl_Jam_Mt Date & Time Nama_Pemakamkan Variable characters (30) Almat_Pemakaman Text Sebab_Mt Text Bukti_Mt Variable characters (50)
Kode_KK Variable characters (25) <M> Alamat_KK Text Negara Characters (30) Propinsi Characters (30) Kecamatan Variable characters (30) Kelurahan Variable characters (30) RT Characters (2) RW Characters (2) Identifier_1
Identifier_1
Kelahiran Kode_Lhr Variable characters (15) <M> KTP_Bpk Variable characters (25) KTP_Ibu Variable characters (25) Identifier_1
Persyaratan Kode_S Variable characters (5) <M> Ket_S Text Tipe_S Characters (30) Identifier_1
Gambar 3 CDM ( Conteptual Data Model ). (Sumber:Data diolah)
6
Buku_Induk_Kel No_Idk_Kel NIP_P Ket_BIKel
Persyaratan Kode_S Ket_S T i pe_S
varchar(5) text char(30)
NIP_P Kode_J Passwod_P Sesi _P Nam a_P JK_P Al am at_P T l pn_P T pt_Lhr_P T gl _Lhr_P Pddkn_trkhr_P
varchar(25) varchar(10) varchar(25) varchar(50) char(50) char(1) text num eri c(20,0) char(20) dateti m e varchar(30)
varchar(50) varchar(10) varchar(10) varchar(25) varchar(20) varchar(15) varchar(25) char(100) char(1) varchar(3) char(20) dateti m e char(20) char(15) varchar(25) char(3) varchar(15) varchar(30) char(25)
varchar(10) varchar(25) text dateti m e
Jabatan varchar(10) varchar(30) char(20)
KT P NIK Kode_KK Id_Pdk Foto_KT P T gl _Input Exp_T gl
varchar(20) varchar(25) varchar(50) varchar(100) date date
KK Kode_KK Al am at_KK Negara Propi nsi Kecam atan Kel urahan RT RW
varchar(25) text char(30) char(30) varchar(30) varchar(30) char(2) char(2)
Perpi ndahan Kode_pdh Al am at_asal Negara_asal Propi nsi _asal Ststus_Pi ndah Al asan T gl _Pi ndah
Kel ahi ran varchar(15) varchar(25) varchar(25)
No_BHKel NIP_P Ket_BHKec T gl _BHKel
Kode_J Nam a_J T i ngkat_J
Penduduk
Kode_Lhr KT P_Bpk KT P_Ibu
Buku_Hari an_Kel Pegawai
Id_Pdk Kode_pdh Kode_M t Kode_KK NIK Kode_Lhr Kode_KB Nam a_Pdk JK_Pdk Darah_Pdk T pt_Lhr_Pdk T gl _Lhr_Pdk Agam a_Pdk Pekerj aan_Pdk Kel ai nan_Pdk Kewarganegaraan_Pdk Status_Kawi n_Pdk Pddkn_trkh_Pdk HUb_Kel uarga_Pdk
varchar(10) varchar(25) text
varchar(10) text char(30) char(30) char(20) text date
Kem ati an
Kode_M t Id_Pdk T gl _Jam _M t Nam a_Pem akam kan Al m at_Pem akam an Sebab_M t Bukti _M t
varchar(10) varchar(50) dateti m e varchar(30) text text varchar(50)
Gambar 4. PDM ( Phisical Data Model ). Program ini berisi mengenai informasi-informasi yang diperlukan oleh pegawai pemerintahan khususnya, Kelurahan. Seperti informasi permohonan pembuatan KTP, Kartu keluarga dan permintaan lain. 1. Halaman Login Halaman ini merupakan halaman awal pada saat user mengakses Sistem Administrasi Kependudukan. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 5
Gambar 5 Halaman Login
7
2. Halaman Home Setelah masuk, user akan masuk ke halaman Home yg isinya berupa informasi aliran data permohonan penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Halaman Home 3. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran Halaman ini digunakan untuk mengisi data Akta Kelahiran. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran 4. Halaman Form Pembuatan Kartu Keluarga. Untuk mengisi form pembuatan Kartu Keluarga dibutuhkan beberapa halaman, untuk mempermudah pengisian data Kartu keluarga. Berikut ini gambar halaman-halaman Form pembuatan kartu keluarga.
8
Gambar 8. Halaman Pengisian Data tempat tinggal
Gambar 9. Halaman Pengisian Data Kepala Keluarga
Gambar 10 Halaman Pengisian Data Anggota Keluarga
9
5. Halaman Form Pembuatan KTP Halaman ini digunakan untuk mengisi data KTP, termasuk upload Foto Penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Halaman Form Pembuatan KTP 6. Halaman Form Pembuatan Akta Kematian Halaman ini berisikan form untuk pengisian data kematian penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 12
Gambar 12 Halaman Form Pembuatan Akta Kematian 7. Halaman Form Keterangan Pindah Masuk Halaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang masuk di kalurahan Jajar Tunggal, untuk selanjutnya digunakan untuk pembuatan KK dan KTP. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 13
10
Gambar 13 Halaman Form Keterangan Pindah Masuk 8. Halaman Form Keterangan Pindah Keluar Halaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang keluar dari kelurahan Jajar Tunggal,. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 14
Gambar 14 Halaman Form Keterangan Pindah Keluar
9. Halaman Form Profil Halaman ini digunakan untuk mengisi merubah data user, yaitu nama User, serta username dan Password untuk masuk ke sistem. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 15
Gambar 15. Halaman Form Profil
11
KESIMPULAN 1. Dengan adanya sistem informasi administrasi kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal Kecamatan Wiyung Surabaya, yang semula Kelurahan tidak memiliki data elektronik kependudukan sekarang memiliki data elektronik yang terkomputerisasi. 2. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka dapat membantu mempermudah dan mempercepat pelayanan terhadap kepengurusan data – data kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal. DAFTAR PUSTAKA Hasibuan,Zainal A.Langkah –langkah Strategis dan Taktis Pengembangan E-Government Untuk pemda.Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol 3-No 1-April 2007 Nugroho, Bunafit. (2004). PHP & MySQL Desain Editor Dreamweaver MX, Yogyakarta : Andi Yogyakarta Widigdo, Anon. (2003). Dasar Pemrograman PHP dan MySQL, http://chandrasaja.dagdigdug.com/2008/05/21/elektronic-government-eGovernment/more-59 http://dspace.widyatama.ac.id/handle/10364/921 http://sitkessos.nad.go.id/kelompok/profil/siak-sistem-informasi-administrasikependudukan-siak-online
12
