m september 2009

INHUUR EXTERNEN IN SIMPELVELD

Een onderzoek naar de inhuur van externen door de gemeente Simpelveld over de jaren 2007 t/m september 2009

Rekenkamercommissie Simpelveld Simpelveld Januari 2010

1

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1

Introductie en reikwijdte van de onderzoeksopdracht

1.2 De hoofdvragen 1.3 Methodiek en planning van het onderzoek 1.4 De Rekenkamercommissie Simpelveld 2. Positionering 2.1 Achtergrond en artikel 12-proces 2.2 Rapport Berenschot 2.3 Knelpuntennotitie 2.4 Reserve Personeel 3.

Het beleid bij inhuur

3.1 Reikwijdte van het begrip externen in dit rapport 3.2 Beleid in algemene zin 3.3 Mandaat 4. Inhuur op afdelingsniveau van 2007 t/m september 2009 4.1 Grondgebiedzaken 4.2 Burgerzaken 4.3 Middelen 4.4 Bestuursondersteuning 4.5 Resumé 4.6 Het verloop van de voorziening Knelpuntennotitie

3

5. Inhuur op afdelingsniveau 2009 5.1 De Notitie Organisatieplanning 2009 5.2 Grondgebiedzaken 5.3 Burgerzaken 5.4 Middelen 5.5 Bestuursondersteuning 5.6 Het rapport van Bureau BMC 5.7 Realisatie 6. Inhuur en Inkoop en Aanbestedingsnota 6.1 De nota Inkoop en Aanbesteding 2008 6.2 Beleidsuitgangspunten 7. Conclusies 8. Aanbevelingen 9. Afkortingen en begrippen 10. Bijlage 10.1. Formatieoverzicht POB

4

1. Inleiding 1.1 Introductie en reikwijdte van de onderzoeksopdracht Regelmatig worden er door raadsleden vragen gesteld die betrekking hebben op de inhuur van externen binnen de gemeente Simpelveld. De vragen en opmerkingen die gemaakt worden wijzen erop dat de raad onvoldoende zicht heeft op de wijze waarop door de gemeentelijke organisatie in de laatste jaren is omgegaan met de inhuur van externen. Vragen die bij de raadsleden rijzen zijn bijvoorbeeld: wat is de omvang en wat zijn de kosten van de inhuur van externen, is de ingehuurde kennis niet aanwezig binnen de organisatie, wat levert het inhuren van externe expertise op en leert de organisatie van de producten die het oplevert? Naar aanleiding van deze signalen heeft de Rekenkamercommissie besloten dit onderwerp nader te onderzoeken. Dit is uitgewerkt in Jaarprogramma 2009 van de Rekenkamercommissie Simpelveld. De onderzoeksopdracht wordt als volgt geformuleerd: “De Rekenkamercommissie Simpelveld onderzoekt de inhuur van externen door de gemeente Simpelveld over de jaren 2007 t/m medio 2009, omdat zij wil weten wat de aard en de omvang is van de externe expertise die wordt ingehuurd en in welke mate deze inhuur op een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende wijze plaatsvindt, ten einde de gemeenteraad inzicht te geven in de omvang, het proces, de sturing op en de toegevoegde waarde van de inhuur van externen.” Daarbij heeft het criterium rechtmatig betrekking op de formele context waarin de inhuur plaatsvindt, bijvoorbeeld de relatie tot het vastgestelde inkoop en aanbestedingsbeleid en de bevoegdheid van de opdrachtgever. Het criterium doelmatig heeft betrekking op de prijs/kwaliteit verhouding van de externe inhuur. Het gaat erom de gewenste resultaten tegen een zo gunstig mogelijke prijs te realiseren.

1.2 Hoofdvragen Het onderzoek spitst zich toe op volgende hoofdvragen: a. Heeft de gemeente Simpelveld een duidelijk richtinggevend beleid geformuleerd en heldere regels opgesteld als basis voor een rechtmatige, doeltreffende en doelmatige uitvoering van de inhuur van externen? Met name gaat het om de vraagstelling wat de reden is van de inhuur. Gaat het om een kwantiteitsprobleem (is er onvoldoende capaciteit in huis om het werk uit te voeren) of om een kwaliteitsprobleem (is er onvoldoende expertise in huis om het werk uit te voeren?) 5

b. Wat is de aard (waarvoor en waarom) en omvang (hoeveelheid en prijs) en duur van de externe inhuur? c. Doelmatigheid externe inhuur: stuurt de gemeente in de aanbestedingsfase op de meest gunstige prijs/kwaliteit verhouding bij externe inhuur of zijn er meerdere criteria? Permanente inhuur, zoals de uitbesteding van plantsoenonderhoud of dienstverlening door ‘verbonden partijen’ of de samenwerking binnen gemeenschappelijke regelingen, zoals Kompas, de GGD Zuid-Limburg en Parkstad Limburg, blijft bij dit onderzoek geheel buiten beschouwing.

1.3 De methodiek van het onderzoek De aanpak van de commissie is vergelijkbaar met die welke werd gehanteerd bij het onderzoek naar de ontwikkelingen in de hoogte van het gemeentelijk grafrecht “Betaalbare grafzorg in de gemeente Simpelveld” en “Saneringsopdracht Buitensportvelden”, die in 2007 en 2008 werden uitgevoerd. De Rekenkamercommissie heeft het onderzoek uitgevoerd tussen juni en november 2009 en de resultaten daarvan neergelegd in het onderhavige rapport. Voor het onderzoek zijn de volgende stappen gezet: • • • • • •

Het in kennis stellen van Raad en College en overige betrokkenen bij dit onderzoek (is gedaan door kennisgeving van het Jaarprogramma 2009 aan de gemeenteraad) Medewerking vragen van betrokkenen bij de onderzoekswerkzaamheden door het verstrekken van mondelinge en schriftelijke toelichtingen. Het verrichten van een bureaustudie Het afnemen van interviews Het voeren van aanvullende besprekingen Het verrichten van de noodzakelijke “verdiepingsslagen”, aansluitend op de bureaustudie en de gevoerde gesprekken

De commissie heeft een analyse gemaakt van het ter beschikking gestelde materiaal en op basis daarvan conclusies getrokken. Ook zijn er aanbevelingen gedaan. Enkele beginselen die leidend waren bij het onderzoek: a. Ten behoeve van ambtelijk en bestuurlijk draagvlak worden de betrokken partijen en de geïnterviewden op de hoogte gebracht van de bevindingen van de commissie en de aanbevelingen. b. Zoveel als mogelijk wordt het rechtsbeginsel “hoor en wederhoor” toegepast en worden relevante op- en aanmerkingen uit het “hoor en wederhoor” gewogen en waar nodig in het definitieve onderzoeksrapport verwerkt. 6

c. De commissie streeft er zoveel mogelijk naar een onafhankelijke positie in te nemen, hetgeen met zich meebrengt dat tijdens het onderzoek terughoudend wordt omgegaan met het verstrekken van inlichtingen daarover. Het rapport wordt in januari 2010 aan de Raadscommissie en de Raad aangeboden.

1.4

De Rekenkamercommissie Simpelveld

De Rekenkamercommissie Simpelveld bestaat sinds 2006 uit de volgende leden: • de heer drs. J.W.C. Geurts (voorzitter, extern lid; raadslid in de gemeente Nuth, oudraadsgriffier van de gemeente Heerlen); • de heer E.M.V. Loo (raadslid in de gemeente Simpelveld); • de heer J.H. Meijers (raadslid in de gemeente Simpelveld); • de heer G.J.E. Nievelstein (extern lid; raadslid en oud wethouder in de gemeente Landgraaf); • de heer F.J. Ortmans (raadslid in de gemeente Simpelveld); De Commissie wordt als secretaris bijgestaan door de heer mr. J.J.A. Jetten (raadsgriffier van de gemeente Simpelveld, oud-raadslid in de gemeente Nuth) en als adviseur/notulist door de heer J.A.L. Degens (coördinator financiën van de gemeente Simpelveld). Dit rapport wordt aangeboden aan de Gemeenteraad en aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Simpelveld. De Rekenkamercommissie is bereid om ten aanzien van de inhoud van het rapport nadere toelichting te geven dan wel vragen te beantwoorden.

7

2. Positionering 2.1 Achtergrond en artikel-12 proces In 2002 vraagt de gemeente Simpelveld de artikel 12-status aan. Een gemeente met zo’n status is een gemeente die door het Rijk onder financiële curatele is gesteld vanwege een structureel slechte financiële situatie. Deze gemeenten krijgen van de rijksoverheid extra geld in ruil voor een streng financieel toezicht. Zo moeten de gemeenten met de artikel 12-status voor grotere uitgaven toestemming aan de Inspectie Financiën Lokale en Provinciale Overheden (IFLO) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vragen. In de praktijk betekent dat, dat een rijksinspecteur aan de gemeente wordt toegewezen die periodiek met het college van B&W overlegt over lopende zaken en over het traject van gezondmaking van de financiële huishouding van de gemeente. De naam van de status is ontleend aan artikel 12 van de Financiële-Verhoudingswet van 21 oktober 1996, houdende regels inzake de financiële verhouding tussen het Rijk en de gemeenten. Deze bepaling luidt als volgt: Artikel 12 1. Onze Ministers kunnen, op aanvraag van een gemeente, aan de gemeente over een uitkeringsjaar een aanvullende uitkering verlenen. 2. Een aanvullende uitkering wordt slechts verleend indien de algemene middelen van de gemeente aanmerkelijk en structureel tekort zullen schieten om in de noodzakelijke behoeften te voorzien, terwijl de eigen inkomsten van de gemeente zich op een redelijk peil bevinden. 3. Onze Ministers kunnen voorschriften verbinden aan het besluit tot verlening van een aanvullende uitkering. 4. Onze Ministers kunnen een verleende aanvullende uitkering verminderen of intrekken indien: a. de financiële positie van de gemeente verbetert; b. de gemeente in strijd handelt met een wettelijk voorschrift dat betrekking heeft op de aanvullende uitkering, of met een voorschrift dat aan het besluit tot verlening van de aanvullende uitkering is verbonden. 5. De gemeente die een aanvullende uitkering heeft aangevraagd, of waaraan een aanvullende uitkering is verleend, neemt maatregelen ter verbetering van haar financiële positie.

De programmabegroting Simpelveld van 2003 wordt door het rijk als uitgangspunt genomen. Het tekort in deze begroting werd gelabeld als “het structurele tekort”. Vanaf dat moment worden alle begrotingsbedragen bevroren. Extra uitgaven kunnen uitsluitend worden gedaan met toestemming van de inspecteur. De bepaling van het relevante tekort 2003 blijkt niet eenvoudig te zijn, omdat niet alle noodzakelijke uitgaven in de begroting zijn verwerkt. Omdat het op een aantal beleidsterreinen aan het noodzakelijke inzicht ontbreekt (onder andere niet alle onderhoudsrapporten zijn in een voor artikel 12-noodzakelijke uitvoering beschikbaar) beschouwt de inspecteur 2003 als een oriënterend jaar. Een extern onderzoek heeft plaatsgevonden naar onder andere de onderhoudssituatie. De resultaten van dit 8

onderzoek zijn door de inspecteur daarna mede gebruikt voor de bepaling van de noodzakelijke behoeften. Telkenjare is het relevante tekort afgedekt door extra middelen uit het Gemeentefonds. Deze zijn tot 2008 elk jaar beschikbaar gesteld op grond van het advies van de inspecteur in zijn jaarlijkse rapport. De activeringsstaat is meerjarig afgeboekt. Aan de steun voor 2003 wordt als bijzonder voorschrift verbonden het opstellen van een meerjaren(sanerings)begroting waarvan de jaarschijf 2008 reëel sluitend is zonder aanvullende steun. Met andere woorden: in dat jaar moet Simpelveld weer op eigen benen staan. De gemeente schakelt externe ondersteuning in om het saneringsproces in te richten en te begeleiden. De heer J. Bouwmeester wordt aangezocht om in overleg met een saneringscommissie, bestaande uit leden van college en raad en ondersteund door ambtenaren, een saneringsplan van 40 concrete maatregelen op te stellen, dat door de raad op 15 juli 2004 is aanvaard. Het tekort van de gemeente bedraagt op dat moment € 1,3 miljoen. De Saneringscommissie heeft de opdracht gekregen om iets meer dan de helft van dit bedrag, namelijk € 715.000,- structureel te saneren. Een van de doorgevoerde saneringsvoorstellen dat met name van belang is voor dit rapport is dat de jaarlijkse storting in de reserve personeel van € 27.227 is stopgezet en de begrotingspost ‘kosten tijdelijk personeel’ ad. € 27.225 is geschrapt. Een totaalbesparing derhalve van € 54.452.

2.2 Rapport Berenschot Een van de eerste gebieden waarop de aandacht van de rijksinspecteur, de heer C.A. Lok, zich in 2003 heeft gericht, is de personeelsformatie, omdat in veel gemeenten met financiële problemen een overcapaciteit bestaat. Hij stelt voor een extern bureau een onderzoek in te laten stellen naar de omvang van de formatie in relatie tot de taken die de gemeente uitvoert, mede in vergelijking met vergelijkbare gemeenten. Verder wil hij de onderzoekers laten kijken of er op basis van de vergelijking besparing mogelijk is. Tenslotte wordt aandacht besteed aan de indeling in salarisschalen in vergelijking met de vergelijkbare gemeenten. De gemeente geeft opdracht aan Bureau Berenschot. Het onderzoeksrapport van Bureau Berenschot (2003) komt tot de volgende slotsom: “Onze hoofdconclusie is dat de formatie (exclusief uitvoerende taken) in Simpelveld ruim 10% kleiner van omvang is dan in vergelijkbare gemeenten.” Onderstaand een overzicht van de formatie van Simpelveld vergeleken met de vergelijkbare gemeenten en een Berenschot benchmark van gemeenten tussen de 8.000 en 15.000 inwoners. Formatie

Simpelveld

Referentiegemeenten

Berenschot Benchmark

Bruto formatie

59,49

68,82

72,72

9

Uitvoerende formatie

16,10

16,80

19,57

Netto formatie

43,39

52,02

53,16

Uit dit overzicht blijkt dat de totale formatie van Simpelveld bijna 14% oftewel 9,33 fte kleiner is dan bij de referentiegemeenten. Ten opzichte van bij Berenschot verzamelde gegevens over gemeenten tussen 8.000 en 15.000 inwoners is het aantal fte zelfs 18% lager, hetgeen overeenkomt met ruim 13 fte.1 De onderzoekers hebben ook op een lager aggregatieniveau, namelijk dat van de verschillende te onderkennen (staf)afdelingen een vergelijking gemaakt. “Kijken we vervolgens naar de formatie bij de (staf)afdelingen, dan blijkt dat de formatie op alle afdelingen van beperkter omvang is dan van vergelijkbare gemeenten” Deze lagere formatie heeft behalve lagere salarislasten, hetgeen als een voordeel kan worden bestempeld, ook nadelige elementen: “De krappe omvang van deze formatie uit zich onder andere in: 1. Het onvoldoende halen van deadlines; 2. Het laat of niet beantwoorden van post; 3. Het niet kunnen formuleren en operationaliseren van beleid; 4. Het ontbreken van planmatig werken; 5. Ad hoc invulling geven aan taken; 6. Moeite hebben met (of niet) het bijhouden van veranderingen in wet- en regelgeving.” Berenschot ziet deze problemen vaker bij kleine gemeenten en wijst hier vier oorzaken voor aan: 1. Kleine gemeenten hebben relatief minder formatie per 1000 inwoners, wat objectief gzien tot hogere werkdruk leidt; 2. Deze gemeenten krijgen te maken met versnippering van aandacht, omdat specialisatie op bepaalde beleidsterreinen nagenoeg onmogelijk is; 3. Veranderingen in wet- en regelgeving betekenen voor kleine gemeenten relatief meer extra werk; 4. Veel functies zijn solofuncties en als een medewerker uitvalt, blijven werkzaamheden snel liggen en ontstaan achterstanden. In het onderzoek is ook gekeken of er besparingen zijn te behalen op basis van de vergelijking van de formatie. Gezien het feit dat de omvang van de formatie als substantieel kleiner is dan

1

Deze waarnemingen komen uit het Rapport van de inspectie IFLO over 2004 (pag. 33). 10

gemiddeld binnen de referentiegemeenten is het naar de menig van de onderzoekers niet mogelijk dat op de omvang van het ambtelijk apparaat - met inachtneming van het huidige takenpakket – kan worden bezuinigd. Wellicht zijn er sommige terreinen mogelijkheden tot een betere structurering van de werkzaamheden. Indien dat kan worden gerealiseerd, komt dat ten goede aan een verlaging van de werkdruk.2 Het laatste onderzoeksobject is de indeling in salarisschalen. Uit deze vergelijking blijkt dat de indeling in Simpelveld niet wezenlijk afwijkt van die in vergelijkbare gemeenten. Verhoudingsgewijs is er wat meer ingeschaald in schaal 7 en wat minder in de lagere schalen. Deze inschaling hangt samen met de gekozen inrichting van de organisatie, waarbij medewerkers bredere functies krijgen en zich meer als generalist ontwikkelen. Overigens is het van belang om te melden dat direct na het rapport Berenschot een functiewaarderingsronde heeft plaatsgevonden (besluitvorming in de commissie middelen van juni 2004 en de raad van juli 2004). Tot slot wil het rapport ook nog wel een aantal knelpunten benoemen: “Wij hebben geconstateerd dat een aantal bedrijfsvoeringsaspecten in de organisatie ontbreekt. Zo zijn er geen processen beschreven en ontbreekt een heldere planning en controlcyclus. Dit leidt ertoe dat vrijwel niet planmatig gewerkt wordt en dat het moeilijk is om de tijdsbesteding van medewerkers vooraf in te schatten. Daarnaast zijn er achterstanden ontstaan door uitval van medewerkers. Doordat burgers rechtstreeks contact hebben met de politiek, worden klachten van burgers door de politiek opgepakt. Zij verlangen van het ambtelijk apparaat dat deze klachten opgelost worden. Deze interventies werken verstorend voor het ambtelijk apparaat en leiden tot extra werk, wat ten koste gaat van andere werkzaamheden.” Als de inhoud van het rapport Berenschot bekend wordt, vangt er een discussie aan over oplossingsmogelijkheden in de geconstateerde personeelsproblematiek. Enerzijds is objectiveerbaar vastgesteld dat de beschikbare formatie veel minder bedraagt dan in vergelijkbare gemeenten, anderzijds wordt daarmee niet erkend dat het te weinig is om de gemeentelijke taken op verantwoorde wijze te kunnen vervullen. De inspecteur IFLO die tijdens de art.12-periode toestemming moet geven voor structurele uitbreiding van de formatie, is daartoe niet genegen. Kortweg redeneert hij, dat niet is aangetoond dat de gemeente te weinig personeel heeft. Bekend is dat de Inspectie IFLO in het algemeen zeer terughoudend omgaat met toestemming voor formatieve uitbreidingen tijdens een art. 12traject. Die terughoudendheid komt voort uit het gegeven, dat in de meeste gevallen sprake is van een overcapaciteit, die teruggedrongen dient te worden.

2

Ook deze conclusie staat in het Rapport van de inspectie IFLO over 2004 (pag.34). 11

Medio 2003 komt nog een extern rapport met opmerkelijke uitkomsten. In het kader van een gemeentelijke bestuurskrachtmeting schrijft de visitatiecommissie in haar Eindrapportage Bestuurskrachtprofiel d.d. 16 juni 2003: “Vanwege de financiële positie moet de gemeente financiële en ambtelijke prioriteiten stellen en heeft een aantal opgaven geen voortgang en ontbreekt de mogelijkheid tot het uitvoeren van speerpunten van het nieuwe college” en “Meerjarig bezien is er sprake van onvoldoende beleidsmatige (bedoeld wordt: ambtelijke) capaciteit…”. De Visitatiecommissie concludeert tenslotte: “De gemeente beschikt niet over voldoende financiële middelen om haar opgaven op tactisch niveau te vervullen”. De inmiddels vaker geconstateerde ondercapaciteit is in de dagelijkse praktijk goed voelbaar als krapte en tekort. Er dient capaciteit vrij te worden gemaakt voor het opstellen en verder ontwikkelen van het saneringstraject. Hierop is met name gewezen door de algemeen directeur/gemeentesecretaris, de heer P. Schillings in een overleg met de commissie. Ook de rijksinspecteur IFLO wijst in zijn Rapport 2004: “De kleinere formatie brengt ook problemen met zich mee. Zo dient er capaciteit vrij te worden gemaakt voor het opstellen en verder uitwerken van het saneringstraject, het implementeren van een aantal zaken in het kader van de bedrijfsvoering, het verder ontwikkelen van de programmabegroting, productramingen en paragrafen. Het opzetten, invoeren en begeleiden van een budgetcyclus en het ontwikkelen van een goede systematiek voor de analyse van de jaarrekening. Daarnaast ontbreekt het de gemeente op sommige terreinen aan specifieke deskundigheid. In voorkomende gevallen zal deze specifieke deskundigheid moeten worden ingehuurd.” En in zijn rapport over 2005 schrijft hij, “dat als gevolg van de geringe formatie weinig tot geen capaciteit beschikbaar is voor omvangrijke ingrepen als een saneringsplan. Het artikel 12-proces brengt extra werk met zich. Naast het opstellen van een saneringsplan dienen er ook de nodige zaken in het kader van de bedrijfsvoering te worden opgepakt en verbeterd. Daarvoor is het absoluut noodzakelijk dat de gemeente in staat wordt gesteld een beroep te doen op externe deskundigheid”.

2.3 Knelpuntennotitie Personele Capaciteit Simpelveld Nu het probleem is onderkend en beschreven, wordt met de toezichthouders (ook de provincie Limburg behoort daartoe) afgesproken dat een (interne) notitie wordt opgesteld, op basis waarvan het overleg over het probleem kan plaatsvinden, met name over de 12

mogelijkheid van tijdelijke formatieuitbreiding. Deze notitie staat bekend onder de naam “Knelpuntennotitie” en is met de toezichthouders besproken op 13 april 2005. In deze notitie komen achtereenvolgens aan bod: A Beschrijving van drie externe rapporten over de personele krapte; B Analyse van de situatie in de jaren 1995-2005; C Het spanningsveld tussen externe en interne waarnemingen; D Het overleg tussen het college van B&W en het management over afdelingsplanning; E Intergemeentelijke samenwerking; F Decentralisatie van rijkstaken; G Bevordering van de kwaliteit van de organisatie; H Herziening van de werktijden; I Een prognose van wat minimaal benodigd is; J Dekkingsvoorstellen. Aan de notitie zijn bijlagen toegevoegd die oplossingsrichtingen bevatten vanuit de afdelingen. Onder B wordt in de Knelpuntennotitie een onderscheid gemaakt tussen wettelijke taken (inclusief door middel van gemeenschappelijke regelingen of overeenkomsten verplichte taken) en autonome taken. In het algemeen kan worden vastgesteld dat bij wettelijke taken geen keuzemogelijkheid bestaat. Bij autonome taken is er meer keuzevrijheid, maar daar zit meteen het spanningsveld. Bestuurlijk gezien wordt hier de meeste prioriteit gevoeld. Het ideale plaatje zou zijn, dat er een kernbezetting personeel is, die gerelateerd is aan de verplichte taken en aan een deel van de niet-verplichte taken dat door het bestuur als verplichtend wordt gevoeld. In de jaren 1995-2005 is het aantal wettelijke taken fors toegenomen door de decentralisatie van het rijk en het autonome ambitieniveau van het bestuur, maar de kernbezetting van het personeel is niet navenant toegenomen. Gevolg is, dat de kernbezetting voor de uitvoering van wettelijke taken onvoldoende is. Dit wordt onder andere gevoeld bij de handhaving en bij minder goede dienstverlening. Op het terrein van de autonome taken worden voorgenomen activiteiten steeds weer doorgeschoven en bij bedrijfsvoeringsaspecten ontstaan achterstanden. Omdat de gemeente sinds 1999/2000 in een slechtere financiële positie verkeert, kan het tekort aan personele bezetting niet gecompenseerd worden door inhuur van capaciteit omdat daarvoor de middelen ontbreken. Het vinden van oplossingen door efficiencyverbetering en samenwerking inzake ambtelijke capaciteit wordt geneutraliseerd door de noodzaak om de financiële functie en de bedrijfsvoering op korte termijn ter verbeteren, hetgeen extra werk met zich meebrengt. Hiermee wordt geen substantiële ruimte 13

geschapen. Voor een kerntakendiscussie, die duidelijkheid kan verschaffen over wat de vereiste kernbezetting voor Simpelveld zou moeten zijn, ontbreekt op dat moment de tijd. De artikel-12 status vereist andere prioriteiten. In de Knelpuntennotitie wordt opgemerkt dat in 2004 incidentele maatregelen zijn getroffen om de voorliggende workload (projecten) op te vangen. In 2005 moet er meer aandacht worden besteed aan onder andere de verbetering van de financiële functie en de bedrijfsvoering. Dit betekent dat de organisatie zich naast aandacht voor de externe klanten meer met interne aangelegenheden – zoals verbetering van de bedrijfsvoering en financiële functie – gaat bezighouden bij wijze van inhaalslag. Er zijn twee redenen om de bedrijfsvoering en financiële functie te verbeteren: a) het is een noodzakelijke randvoorwaarde om tot een meer efficiënte, meer doelmatige en meer slagvaardige organisatie te komen; b) er ligt een opdracht van de inspecteur IFLO. In de notitie wordt onder D geïndiceerd dat er een discrepantie bestaat tussen de opvattingen van het college van B&W en het managementteam over de personele capaciteit in relatie tot de door het bestuur gewenste activiteiten. Resultaat daarvan is dat er geen adequate afspraken en prioriteitstelling komen. Er staat: “Meest duidelijke voorbeeld is de uitkomst van het beraad over de planning 2005. Ondanks het gegeven dat er te weinig uren beschikbaar zijn in relatie tot de te realiseren producten, worden er geen werkelijke prioriteiten gesteld. Alles wordt ofwel ingepland maar dan met minder uren als ambtelijk, mede op basis van tijdregistratie en ervaring, wordt geraamd ofwel er wordt geaccepteerd dat voor een aantal onderwerpen er nog geen dan wel onvoldoende uren beschikbaar zijn. Met andere woorden: we beginnen met een tekort aan uren en dientengevolge al met een spanningsveld tussen de verwachtingen bij bestuurders en de mogelijkheden van het management. Beleidsmatige capaciteit om te kunnen inspelen op nieuwe, onvoorziene ontwikkelingen wordt niet ingepland (geen buffer). Niettemin worden dergelijke onvoorziene ontwikkelingen/problemen wel opgepakt. Projecten worden –vanuit ‘maatschappelijke druk’ wél opgestart, terwijl er (te) weinig of geen middelen (van geld tot productiecapaciteit) voorhanden zijn om een en ander te realiseren. De kwaliteit van de producten staat fors onder druk” Onder E wordt geïndiceerd dat de ambtelijke capaciteit, die vrijgemaakt dient te worden voor de Parkstad-samenwerking te beperkt van omvang is om op ambtelijk niveau als volwaardige partner in deze samenwerking te kunnen participeren. Ambtelijk kan onvoldoende in deze samenwerking worden geïnvesteerd. De druk op de ambtelijke organisatie ten gevolge van de decentralisatie van het rijk, waarover F gaat, is veel te groot. Dit is ook in andere gemeenten voelbaar. De noodklok wordt geluid over de vele veranderingen die de gemeenten te verstouwen krijgen of hebben gekregen. Voorbeelden zijn “De Andere Overheid”, de rechtmatigheidstoets, dualisme, btw-compensatiefonds, programma-ontwikkeling, deregulering, een ander systeem voor waardering onroerende zaken, invoering van de WMO 14

(2006 e.v.) en nieuwe wet ruimtelijke ordening en de wet BAG. Allemaal wetten waarbij de taken en verantwoordelijkheden bij de gemeenten komen te liggen en de ambtelijke capaciteit vergen. Onder G wordt de bevordering van de kwaliteit van de organisatie behandeld (het blijven investeren in kennis en vaardigheden van de medewerkers). Uit het Opleidingsplan 2005 blijkt, dat het budget niet toereikend is om aan de opleidingsbehoefte te kunnen voldoen. De paradox is dat het gebrek aan middelen het management heeft weerhouden om voldoende in opleiding te investeren. Hierdoor blijkt bij de Jaarrekening dat het opleidingsbudget niet of nauwelijks is benut en wordt de onderuitputting voor de dekking van tekorten in andere sectoren aangewend, zoals in 2004 voor de overschrijding van de opleidingkosten brandweer. Onder H. wordt het probleem van de verlofstuwmeren als gevolg van de invoering van de 36urige werkweek uitgewerkt. Aan de wijze waarop de invoering van de 36-urige werkweek in 1997 in Simpelveld heeft plaatsgevonden, kleven bezwaren omdat in de praktijk blijkt dat de gehanteerde berekeningsmethodiek ongewenste effecten sorteert. Projecten komen onder druk te staan en het goed inplannen van arbeid wordt bemoeilijkt door een onevenredige werkdruk bij medewerkers. De hersteloperatie doet de salarissen (inclusief werkgeverslasten) met € 36.450,- stijgen, maar dat levert wel 2180 manuren op jaarbasis op. In de Knelpuntennota wordt aangegeven (zoals in onderstaand schema) wat minimaal benodigd is aan extra capaciteit: Afdeling

Tijdelijk (2005)

Structureel

GGZ

€ 130.670,-

1,8 fte toezicht en handhaving/RO taken

BZ

€ 75.400,-

Nog nader te bepalen

POB

€ 55.000,-

€ 25.000,- (opleidingen) € 36.450,- (werktijden)

P&C

€ 50.000,-

€ 60.000,- (1.0 fte beleidsmedewerker)

Inzet J. Bouwmeester

Totaal

€ 311.070,-

Nota Bene: Dit totaalbedrag is later verhoogd/aangepast naar € 315.800

15

De voorziening Knelpuntennotitie is als volgt tot stand gekomen: •

Dotatie per 1 januari 2005 € 315.800; te weten € 265.800 uit financiële voordelen 2005 en € 50.000 overgeheveld uit de reserve personeel;

•

Dotatie 2006 € 380.000; te weten uit de aanvullende uitkering.

De verdeling van de voorziening knelpuntennotitie over de diverse afdelingen is als volgt: GGZ € 510.670 BZ

€ 75.400

POB

€ 55.000

P&C € 54.730 Dat maakt een totaal € 695.800 Hoe deze bijna € 7 ton en ten behoeve van welke afdelingen is uitgegeven, wordt beschreven in hoofdstuk 4.

2.4 De reserve personeel In de gemeente Simpelveld bestond al vanaf 2000 een reserve personeel, die door jaarlijkse dotaties werd gevoed. Tot en met 2003 was dat jaarlijks met € 27.225. In het kader van het Saneringsplan dat aan het begin van de art. 12-periode werd opgesteld, is de reguliere jaarlijkse dotatie vanaf 2004 gestopt. Het bedrag van € 62.390 dat toen in de reserve zat, is niet in de sanering meegenomen. Vanaf dat moment worden alleen dotaties verricht indien er sprake is van onderuitputting op de post personeelslasten.

16

De reserve personeel heeft zich sinds 2004 als volgt ontwikkeld: Stand per 1 januari 2004 dotatie: onderuitputting personeel beschikking: overschrijding kosten werving

62.390 81.217 -5.332

Stand per 1 januari 2005 dotatie: onderuitputting personeel dotatie: overschot voorziening voormalig secretaris beschikking: uitname t.b.v. voorziening knelpuntennotitie

75.885 138.275 83.000 101.214 -50.000 134.214 272.489

Stand per 1 januari 2006 dotatie: onderuitputting personeel beschikking: diversen

178.000 -31.455 146.545 419.034

Stand per 1 januari 2007 dotatie: onderuitputting personeel (via resultaatbestemming) beschikking: diversen (via resultaatbestemming)

179.000 -144.619 34.381 453.415

Stand per 1 januari 2008 dotatie: onderuitputting personeel (via resultaatbestemming) beschikking: diversen

28.000 -144.000 -116.000 337.415

Stand per 1 januari 2009

Van 1 januari 2004 t/m september 2009 is in totaliteit € 347.662 van de reserve personeel besteed aan de inhuur van externen. In de berap voorjaar en najaar 2009 is € 307.870 (respectievelijk € 167.970 en € 139.900) beschikbaar gesteld uit de reserve personeel, met name ten behoeve van de inhuur externen. Hetgeen betekent dat de reserve personeel per 31 december 2009 een saldo zal hebben van € 29.545. Hieraan wordt dan nog de mogelijke onderuitputting personeel via de resultaatbestemming 2009 toegevoegd.

17

3. Het beleid in algemene zin 3.1 Reikwijdte van het begrip externen in dit rapport Inhuur van externen is te definiëren als het extern inkopen van capaciteit voor werkzaamheden waarvoor in beginsel eigen formatie beschikbaar is, die echter niet kan worden ingezet of die (kwantitatief of kwalitatief) ontoereikend is. Daarmee verschilt de inhuur van externen principieel van uitbesteed werk. Van dat laatste is sprake indien de gemeente extern capaciteit inkoopt voor werkzaamheden waarvoor in beginsel geen eigen formatie beschikbaar is. Dat gebeurt bijvoorbeeld voor het groenonderhoud. Gezien de beperkte mogelijkheden voor dit onderzoek, heeft de Rekenkamercommissie gekeken naar de inhuur van externen; niet naar uitbesteed werk. Feitelijk zijn er drie vormen van inhuur van externen te onderscheiden: 1. Inhuur van externen als gevolg van (dreigende) achterstanden, (langdurige) ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande formatie (vacatureruimte) en/of een toename van de vraag naar producten of diensten. Deze vorm van inhuur van externen heeft vooral betrekking op de inhuur van uitzendkrachten, gedetacheerden en interim-managers. Van deze vorm van inhuur is een voorbeeld de firma Roever bij de inhaalslag reguliere controles of een medewerkster van Bureau Start bij de inhuur secretariaat OR. 2. Inhuur van externen als gevolg van het ontbreken van specifieke kennis binnen de organisatie. Deze vorm van inhuur van externen heeft vooral betrekking op de inhuur van adviseurs en consultants. Van deze vorm van inhuur is een voorbeeld de heer Bouwmeester, die in het kader van het artikel 12-traject zijn specifieke kennis over het samenstellen van een saneringsplan liet inlenen. Of de firma Overdijk-Smit op het terrein van het ontwikkelen en uitvoeren van toeristische plannen. Of het bureau Erendo Catsop bij de begeleiding van de fusie peuterspeelzalen. 3.Inhuur van externen ten behoeve van projectmatige taken. Inhuur van externen is noodzakelijk omdat specifieke projectkennis of – vaardigheden niet of onvoldoende beschikbaar zijn binnen de organisatie. Deze vorm van inhuur van externen heeft betrekking op de inhuur van projectleiders en projectmedewerkers. Van deze vorm van inhuur is een voorbeeld H&S, dat de projectleider van het Centrumplan levert.

18

3.2 Beleid in algemene zin De Rekenkamercommissie constateert dat er geen gemeentelijke visie is vastgelegd met betrekking tot de inhuur van externen. Ook ontbreken er procesbeschrijvingen inzake deze inhuur. Wel zijn er beleidsuitgangspunten geformuleerd, welke vastliggen in verschillende nota’s/notities, zoals de Knelpuntennota en de Nota Inkoop en Aanbesteding. Op basis van dit onderzoek kan de Rekenkamercommissie niet bepalen of alle bij de inhuur betrokken partijen in voldoende mate op de hoogte zijn van wat Raad en College van B&W precies willen bereiken met de inhuur van externen. De genoemde nota’s bieden daarvoor wellicht te weinig houvast, vooral omdat zij enerzijds inventariserend en anderzijds oplossingsgericht zijn opgesteld en vooral ook een financiële achtergrond hebben. Doordat de visie en procedures voor de afweging om tot inhuur van externen over te gaan, niet zijn vastgelegd, bestaat het risico dat afdelingshoofden in de praktijk ieder op eigen wijze externen inhuren en dat er informatieverlies optreedt bij de overdracht van inhuurdossiers op nieuwe medewerkers. De kosten van inhuur van externen worden betaald uit diverse bronnen, zoals de reserve personeel, de voorziening Knelpuntennotitie, de reserve VROM-breed beleidsplan en reguliere budgetten. Uiteraard binnen de kaders van de door de Gemeenteraad vastgestelde Programmabegroting. Het valt onder de verantwoordelijkheid van het College van B&W en de ambtelijke organisatie om te bepalen wie het beste bepaalde activiteiten kan uitvoeren. Bij het onderzoek viel het de Rekenkamercommissie op, dat bij de afdeling Burgerzaken vooral wordt ingehuurd om taken, waarvoor om verschillende redenen de deskundigheid niet aanwezig is, uit te voeren, terwijl de zogenaamde “going concern”-taken vooral door de eigen medewerkers worden uitgevoerd, terwijl bijvoorbeeld bij de afdeling Grondgebiedzaken vooral inhuur wordt ingezet om de eigen beleidsmedewerkers nieuwe of projectmatige taken te laten uitvoeren. Niet is duidelijk geworden waarom hiervoor precies gekozen is. Die onduidelijkheid ontstaat door het ontbreken van een visie en overall bewaking op inhuur van externen.

3.3 Mandaat Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen. Het mandaterende bestuursorgaan blijft verantwoordelijk voor dit besluit, kan instructies geven, en kan in concrete situaties alsnog zelf het besluit nemen. Soms wordt alleen een ondertekeningsmandaat verleend. Dit betekent dat het besluit door het bestuursorgaan (bijvoorbeeld het college van B&W) wordt genomen, maar dat de ondertekening door een ander gebeurt (bijvoorbeeld een afdelingshoofd). In dat geval moet wel blijken dat het besluit door het bevoegde bestuursorgaan is genomen. Bij mandaat gaat het altijd om publiekrechtelijke besluiten, dat wil zeggen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In de dagelijkse gemeentepraktijk worden ook veel privaatrechtelijke handelingen verricht. Denk bijvoorbeeld aan het sluiten van een overeenkomst. Voor deze 19

handelingen wordt de term ‘volmacht’ gehanteerd. Gaat het om feitelijke handelingen, bijvoorbeeld het toesturen van stukken dan wordt gesproken over machtiging. In deze paragraaf is het noodzakelijk vast te stellen of het College van B&W aan de afdelingshoofden het mandaat heeft gegeven om tot inhuur van externen over te gaan. De Rekenkamercommissie heeft uit gesprekken met de afdelingshoofden begrepen dat de gemeente Simpelveld de afdelingshoofden het mandaat hebben verleend om, binnen de ruimte die de door het College van B&W is vastgesteld, over te gaan tot inhuur van externen. In feite is de reikwijdte van het mandaat om extern personeel in te huren onbeperkt zolang er budget voor is. Ofschoon de afdeling P&C overzichten bijhoudt, waarin periodiek de stand van zaken in deze budgetten wordt weergegeven, heeft de Rekenkamercommissie geconstateerd dat er geen sprake is van een algehele bewaking van de budgetten op het terrein van inhuur externen. In het overleg met mevrouw R. Hermans, hoofd van de stafafdeling POB, is geconstateerd, dat het beter zou zijn wanneer deze afdeling meer betrokkenheid zou krijgen bij de inhuur van personeel, omdat niet kan worden uitgesloten dat bij de rapportage aan het College van B & W relevante zaken van personele aard over het hoofd worden gezien. Deze rapportage inzake inhuur vindt doorgaans eenmaal per halfjaar plaats. In de vergaderingen van het Managementteam is het geen regelmatig terugkerend agendapunt. De gewenste betrokkenheid van de stafafdeling POB dient te worden gezien in ondersteunende zin gelet op de aanwezige deskundigheid. Te denken valt aan het beoordelen of adequaat personeel wordt ingehuurd voor een op dat moment gevraagde (gewenste) periode. Niet alleen bij tussentijdse evaluaties zou deze betrokkenheid (follow-up) zinvol kunnen zijn, maar ook bij de procesbeschrijving van de inhuur zou een voorname rol voor deze afdeling weggelegd kunnen worden. Overigens valt de vaste personeelsformatie wel geheel onder de paraplu van de stafafdeling POB, die de werving en selectie alsmede de rechtspositionele aspecten coördineert in overleg met de betreffende afdelingen, geheel conform de CAR-UWO. Voor een goed beeld wordt de ontwikkeling van de vaste formatie van 2005 tot 2009 hierna weergegeven. Een gedetailleerde weergave treft u in de bijlagen aan.

20

OVERZICHT FTE'S

totaal fte

gemeentesecretaris

2005 1,00

2006 1,00

2007 1,00

2008 1,00

2009 1,00

afdeling POB

9,75

9,75

9,75

9,92

9,92

afdeling p&c

10,09

10,09

7,37

7,45

7,45

afdeling burgerzaken

14,66

14,66

12,90

13,01

13,22

afdeling grondgebiedzaken

29,30

29,30

28,58

29,12

30,12

griffier

0,47

0,47

0,47

0,50

0,50

65,27

65,27

60,07

61,00

62,21

Ter voorkoming van misverstanden dienen bij het voorgaande overzicht de volgende opmerkingen te worden gemaakt: -in verband met de omzetting van de deeltijdfactor van alle parttimers in 2008, is het aantal fte’s met 0,37 toegenomen; -de medewerkers van de cluster belasting (3 fte) van de afdeling p&c zijn met ingang van 2007 overgegaan naar de GBRD; -in verband met de sanering van een aantal accommodaties (onder andere zwembad/gymzaal Bocholtz en het multifunctioneel centrum “I g’n Bende”) is met ingang van 2007 het aantal fte’s bij de afdeling burgerzaken afgenomen met 1,82.

21

4. Inhuur op afdelingsniveau t/m september 2009 (de cijfers) 4.1 De afdeling Grondgebiedzaken (GGZ) 2005 t/m september 2009 Volgens opgave van de Afdeling Planning & Control werden de volgende posten voor inhuur externen geboekt in de jaren 2005 t/m september 2009. De jaren 2005 en 2006 zijn overigens niet integraal bekeken. Alleen als de inhuur in de jaren vanaf 2007 reeds in 2005 en 2006 plaatsvond, is hiermee in de overzichten rekening gehouden: Afdeling GGZ omschrijving Brede school/Wijkzorgcentrum/Centrumplan Eyserbeek/Centrumplan inhaalslag reguliere controles opschonen archief/opstellen milieuprogramma reguliere en specialistische controle inhuur medewerker bwt inhuur beleidsmedewerker GGZ inhuur juridisch medewerker GGZ inhuur juridisch medewerker GGZ inhuur medewerker CCT inhuur beleidsmedewerker GGZ inhuur medewerker bwt

2005

2006

naam bedrijf H&S Croonen Roever Dvl SRE Lybrea Lybrea USG Maandag Maandag Maandag Telengy VROM

14.825

0

Dekking uitgaven: voorziening knelpuntennotitie voorziening VROM-breed beleidsplan reserve personeel reguliere budgetten/overloop overschot begroting 2009

t/m 2008 457.743

2009 0

14.825

2008

82.541 20.945 6.344 1.935 17.603 45.623 21.010 32.614

72.938 974 3.053 3.225 29.311 81.653 12.465 9.196

30.927 85.991

62.892 25.185 75.321

345.533

376.213

t/m sept. 2009 42.220

65.499 64.891 5.887 56.794 45.414 30.063 52.736

totaal 197.699 21.919 9.397 19.985 112.413 192.167 33.475 47.697 56.794 139.233 55.248 214.048

363.504 1.100.075

totaal 457.743 (€ 52.927 van voorziening niet voor inhuur c.q. niet relevant voor rapport!) 40.000 148.076 331.621 122.635

40.000 25.442 213.386 0

0 122.634 118.235 122.635

736.571

363.504 1.100.075

22

2007

4.2 De afdeling Burgerzaken in de periode 2005 t/m september 2009 Afdeling BZ

2005

omschrijving werkzaamheden toerisme begeleiding fusie peuterspeelzalen inhuur beleidsmedewerker BZ inhuur beleidsmedewerker BZ

2006

naam bedrijf Overdijk-Smit Erendo Catsop Maandag Arthur Janssen 0

Dekking uitgaven: voorziening knelpuntennotitie reserve personeel reserve 0-12 jarigen regulier budget overschot begroting 2009

t/m 2008 48.199 31.051 17.425 0 0

2009 14.364 5.858 0 25.109 5.858

96.675

51.189

2007

2008

t/m sept. 2009

totaal

6.113 8.280

17.357 9.500

16.449 7.925 31.051

25.109 0 0 26.080

65.028 25.705 31.051 26.080

14.393

26.857

55.425

51.189

147.864

totaal 62.563 (€ 12.837 van voorziening niet voor inhuur!) 36.909 17.425 25.109 5.858 147.864

Nota Bene: - de inhuur van de beleidsmedewerker BZ (Bureau Maandag) betrof een overbruggingsperiode voor het invullen van een vacature. – de inhuur van de beleidsmedewerker BZ (Bureau Arthur Janssen) betrof de vervanging wegens ouderschapsverlof.

4.3 Het stafbureau Personeel, Organisatie en Bestuursondersteuning (POB) 2005 t/m september 2009 Afdeling POB omschrijving inhuur p&o-consulente inhuur receptioniste inhuur medewerker kabinet inhuur secrerariaat OR

2005

2006

naam bedrijf Driessen Start/Randstad/Vedior/ Driessen Start/Unique/Randstad Start

51.685 11.418

reserve personeel

2008 56.949 7.220

t/m sept. 2009

9.579

24.376 1.450 0

Dekking uitgaven: voorziening knelpuntennotitie

2007

t/m 2008

2009

0

63.103

89.995

totaal 108.634 28.217 24.376 1.450

9.579

162.677

totaal

0

0

153.098

9.579

0 (€ 55.000 van voorziening niet voor inhuur c.q. niet relevant voor rapport!) 162.677

153.098

9.579

162.677

23

4.4 De afdeling Planning & Control (P&C) in de periode 2005 t/m september 2009 Afdeling P&C

2005

omschrijving nota inkoop & aanbesteding/rechtmatigheid aanzet BAG

naam bedrijf Deloitte BMC

2006

8.120

t/m 2008 42.496

reserve I&A-beleidsplan

2008

t/m sept. 2009

totaal

16.233

42.496 7.720

7.720 8.120

Dekking uitgaven: voorziening knelpuntennotitie

18.143

2007

2009 0

7.720

0

50.216

0

18.143

16.233

7.720

0

50.216

totaal 42.496 (€ 285 van voorziening niet voor inhuur. Resteert nog in voorziening € 11.949) 7.720 50.216

4.5 Resumé Totaal afdelingen

2005

omschrijving BZ

2006

2007

2008

2009 t/m sept.

totaal

naam bedrijf subtotaal

0

14.393

26.857

55.425

51.189

147.864

subtotaal

0

14.825

345.533

376.213

subtotaal

0

0

63.103

89.995

9.579

162.677

subtotaal

8.120

18.143

16.233

7.720

0

50.216

8.120

47.361

451.726

529.353

GGZ 363.504 1.100.075

POB P&C

Dekking uitgaven: voorziening knelpuntennotitie

voorziening VROM-breed-beleidsplan reserve personeel reserve 0-12 jarigen reserve I&A-beleidsplan regulier budget/overloop overschot begroting 2009

t/m 2008 548.438

2009 14.364

40.000 209.591 17.425 7.720 213.386 0

0 138.071 0 0 143.344 128.493

1.036.560

24

424.272 1.460.832

totaal 562.802 (€ 121.050 van voorziening niet voor inhuur c.q. niet relevant voor rapport. Resteert nog in voorziening € 11.949!) 40.000 347.662 17.425 7.720 356.730 128.493

424.272 1.460.832

4.6 Het verloop van de voorziening Knelpuntennotitie De Knelpuntenvoorziening heeft vanaf 2005 het volgende verloop gekend: Verloop reserve knelpuntennotitie t/m sept. 2009

dotatie 2005 dotatie 2006 totaal dotaties

GGZ 130.670 380.000 510.670

BZ 75.400

POB 55.000

P&C 54.730

75.400

55.000

54.730

Totaal 315.800 380.000 695.800

inhuur t/m sept. 2009 overige uitgaven totaal uitgaven t/m sept. 2009

457.743 52.927 510.670

62.563 12.837 75.400

55.000 55.000

42.496 285 42.781

562.802 121.049 683.851

0

0

0

11.949

11.949

restant budget eind sept. 2009

25

5. Inhuur op afdelingsniveau 2009 (toelichting) 5.1 De Notitie Organisatieplanning 2009 Bij collegebesluiten van 27 januari 2009 en 11 juni 2009 is de organisatieplanning 2009 vastgesteld op basis van een notitie, die was opgebouwd uit de jaarplanningen van de vier afdelingen3. De belangrijkste elementen van dit besluit waren: 1. Voor de eerste helft van 2009 wordt een bedrag van € 150.000 beschikbaar gesteld uit de reserve Personeel; 2. Uit het batig saldo van 2008 een nader te bepalen bedrag doteren als resultaatsbestemming in een nieuw te vormen “Reserve knelpunten 2009” 3. Het Managementteam brengt elk kwartaal een tussenrapportage uit; 4. In juli 2009 wordt de voortgang van de organisatieplanning 2009 geëvalueerd; 5. Naar de omvang van de workload van afdeling GGZ in relatie tot de beschikbare medewerkers wordt een onderzoek ingesteld door een externe deskundige4; 6. De raad wordt over dit besluit geïnformeerd. Dit besluit was nodig, omdat gebleken was dat er voor 2009 in de planningen een totaal van 5.265 tekorturen werd begroot. Te weten: GGZ 4245 uren en BZ 1020 uren. En dat nog afgezien van de onvoorziene tekorten, die voortkwamen uit bijvoorbeeld: - Nog openstaande actiepunten uit strategische visie en collegeprogramma 2006-2010; - Doorontwikkeling samenwerking Parkstad Limburg; - Doorontwikkeling traject “Meesters in Management”; - Problematiek rondom invulling uren/vacatures Ondernemingsraad; - Uitvoering advies Rekenkamercommissie over de saneringsopdracht buitensportvelden; - Het opstellen van een nieuw groen- en wegenbeheersplan. De Notitie werd in de loop van het jaar opnieuw in het college geamendeerd. Uiteindelijk werd (in ronde bedragen) € 300.000 beschikbaar gesteld voor het gehele jaar. De dekking hiervan vindt voor € 150.000 plaats uit de reserve personeel en voor € 150.000 uit het overschot van het begrotingsaldo 2009. 3

De notitie is opgenomen als bijlage bij dit rapport. Adviesbureau BMC heeft in juli 2009 het rapport “Uitkomsten van het formatie- en kwalitatief organisatieonderzoek afdeling Grondgebiedzaken (GGZ)” uitgebracht. 26

4

5.2 De afdeling Grondgebiedzaken Deze afdeling bestaat uit 3 teams: a) Volkshuisvesting Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) ; b) Algemeen Juridische Zaken; c) CCT . Voor wat betreft team c kunnen de werkzaamheden voor 2009 worden uitgevoerd volgens planning. Indien de vacature (medewerker rioleringen) in dat team niet snel wordt ingevuld, is inhuur wellicht nodig. Voor de teams a en b staat er een omvangrijk programma in 2009. De fysieke projecten (Centrumplan, Wijkzorgcentrum, Brede school Simpelveld en Groene Boord Bocholtz) vergen veel tijd, waarbij een verschuiving plaatsvindt van beleidsmedewerkers naar uitvoerende medewerkers. Nieuwe wettelijke voorschriften, zoals Wro, Durp, Wabo en BAG vereisen een forse inspanning. Enkele medewerkers zijn langdurig met verlof wegens ziekte en zwangerschap. Daartoe komt de afdeling in totaal 4244 uren te kort, die ingehuurd dienen te worden: De kosten bedragen: 1 Juriste 1044 x € 60,zwangerschapsverlof

€ 62.640

2 Ondersteuning Ruimtelijke Ordening

1472 x € 46,-

€ 67.712

3 Ondersteuning Bouw- en Woning Toezicht

1472 x € 58,-

€ 85.376,-

4 Ondesteuning H&S (Brede School en centrumplan)

208 x € 140,- + 48 x € 190,-

€ 38.240,-

Totaal

€ 253.968

In de voorziening Knelpuntennotitie is voor de afdeling geen budget meer te vinden, het saldo is nihil. De reserve VROM-breed beleidsplan biedt ook geen dekkingsmogelijkheid, aangezien hiervoor nog werkzaamheden moeten worden verricht die niet in deze planning zitten of gelden die gelabeld zijn (bijv. Woonvisie). De kosten worden gedekt uit de uitkering UWV (€ 13.300; zwangerschapsverlof), niet ingevulde loonkosten (€ 5.000) en de reserve Personeel ( € 235.668,-). 27

5.3 De afdeling Burgerzaken Deze afdeling bestaat uit 4 teams: a) team bevolking/burgerlijke stand; b) team accommodaties; c) team administratie; d) team beleid algemeen juridische zaken/welzijn. Voor team a worden in 2009 geen knelpunten voorzien. Voor team b evenmin. Voor team c evenmin. Voor team d worden in de notitie nogal wat extra taken voorzien, die voor een belangrijk deel voortvloeien uit maatschappelijke behoeften, opgaven en noden. Dat veronderstelt veel samenspraak en overleg met verschillende partners. Het hoofd van de afdeling formuleert het zo: “Dit maakt een flexibele werkplanning noodzakelijk. Met name voor wat betreft de medewerkers van dit team is het structureel inplannen van een “buffer” voor niet vooraf geplande werkzaamheden gewenst. In de jaarplanning is een dergelijke ‘buffer’ echter niet voorzien. Onvoorziene, noodzakelijke werkzaamheden gaan thans ten koste van de urenplanning met als gevolg extra werkdruk en in tijd opschuiven van de in de planning opgenomen werkzaamheden.” Het begrote tekort op de “indicatieve jaarplanning” bedraagt ruim 1000 uur. Uit het structureel knelpuntenbudget ontving de afdeling Burgerzaken in 2005-2008 voor tijdelijke externe inhuur € 75.400. Op 30 oktober 2008 resteerde hiervan nog zo’n € 14.000. Voorgesteld is daarom voor de afdeling Burgerzaken beschikbare knelpuntenbudget 2009 met een bedrag van € 46.000 op te plussen tot € 60.000 (1000 uur x € 60,-).

5.4 Het stafbureau Personeel, Organisatie en Bestuursondersteuning Het stafbureau bestaat uit 4 teams: a) Bestuursondersteuning; b) Personeel en Organisatie; c) Facilitaire zaken en d) Documentaire Informatievoorziening (DIV). Wat team a betreft, eindigt medio 2009 het opleidingstraject van een van de medewerkers en is er weer volledige bezetting. Voor team b zijn er belangrijke organisatieontwikkelingen, zoals leeftijdbewustpersoneelsbeleid, de verdere uitbouw van POP’s en de werkzaamheden op grond van de nieuwe CAO. Het team c beschikt momenteel 4 fte, waarvan 1 fte bovenformatief (WIW). Per 2011 vervalt de mogelijkheid tot (structurele) inleen op de huidige wijze. De bovenformatieve kracht is inmiddels opgenomen in de raming personeelskosten 2010. Of en hoe dit wordt voortgezet, wordt in de loop van het jaar bezien. Team d krijgt te maken met de inhaalslag ten gevolge van het archiefinspectierapport en het Egem-I traject. Niettemin constateert het afdelingshoofd dat de afdelingstaken in 2009 door het afdelingsteam kunnen worden uitgevoerd en er geen knelpunten worden voorzien, die inhuur van externen noodzakelijk maken. 28

5.5 De afdeling Planning & Control De afdeling Planning & Control (P&C) bestaat uit 2 teams: a) team Informatisering & Automatisering; b) team financiën. In de planning staan voor beide teams aanzienlijke projecten op de rol. In team a is voor de jaren 2009 t/m 2011 de uitvoering van het Egem-I realisatieplan de belangrijkste focus. Daarnaast voorzien de planning in een aantal ontwikkelingen/projecten. Voor team b is onder andere de invoering van het SMART maken van de programmabegroting een aanzienlijke klus, terwijl er een doelmatigheidsonderzoek incl aanpassing van de verordening 213a en de invoering van het scannen van facturen in Key2Financien zijn gepland. Toch worden voor 2009 geen knelpunten voorzien die inhuur van externen noodzakelijk maken.

5.6 Het rapport van BMC In het Collegebesluit van 27 januari 2009 stond onder punt 5: “Naar de omvang van de workload van afdeling GGZ in relatie tot de beschikbare medewerkers wordt een onderzoek ingesteld door een externe deskundige.” Dit onderzoek werd in het voorjaar 2009 door de gemeentesecretaris opgedragen aan Bureau BMC. Dit bracht in juli 2009 het rapport “Uitkomsten van het formatie- en kwalitatief organisatieonderzoek afdeling Grondgebiedzaken” uit. Het onderzoek kwam precies op het moment waarop de evaluatie van het VROM-breed beleidsplan aan de orde was. Maar ook was dat het moment waarop de afdeling wilde stilstaan bij de doelstellingen van de bedrijfsvoeringstechnische aspecten. De vraag werd ingegeven door 5 factoren: 1) de uitkomsten rapport Berenschot van 2003; 2) de ingezette lijn van professionalisering, deregulering, verbetering bedrijfsvoering, etcetera; 3) de gewenste (cultuur)omslag in relatie tot de managementvisie; 4) de effecten van intensivering van samenwerking (Parkstad Limburg) en 5) het relatief hoge ziekteverzuim binnen de afdeling GGZ. Bureau BMC formuleerde vier onderzoeksvragen, waarvan de laatste relevant is voor het onderzoek van de Rekenkamercommissie: “Welke capaciteit (kwantiteit) is nodig en aan welke kwalitatieve randvoorwaarden moet voldaan worden om nu en in de toekomst als afdeling afdoende resultaten te kunnen behalen?” Op pagina 23/39 van het rapport wordt gesteld, dat de vraag nu niet te beantwoorden is om diverse redenen. Onder andere worden genoemd het ontbreken van een duidelijk gerichte (strategische) visie op middellange en lange termijn en dat gebleken is dat de bedrijfsvoering niet adequaat is te noemen.

29

Niettemin wordt op dezelfde pagina het volgende inkijkje gegeven, dat de problematiek van de afdeling GGZ inzichtelijk maakt: “Gelet op de schaalomvang zal de gemeentelijke organisatie kwetsbaar blijven. De afdeling zal ruimte en rust moeten creëren (en krijgen) om de processen op orde te brengen en de bedrijfsvoering adequaat te krijgen. Dat zal met de huidige bezetting al een behoorlijke opgave zijn. Voor beheer van de taken beschikt de afdeling nu over een minimale bezetting. Als het gaat om communicatie met de burgers, interactieve beleidsvorming, verbetering van dienstverlening etcetera, lijkt uitbreiding van de formatie onontkoombaar als dit allemaal door de eigen organisatie moet gaan geschieden. Dan zal er geïnvesteerd moeten worden. Vanwege de kwetsbaarheid is het goed om heldere keuzes te maken wat de organisatie nog zelf doet of wat het uitbesteedt. Weliswaar wordt door inhuur de capaciteit van de afdeling substantieel vergroot, maar de kwetsbaarheid van de afdeling neemt daardoor niet af. Gebruikmaking van externe capaciteit moet intern worden geborgd. Om de externe capaciteit te kunnen laten functioneren moet daar interne capaciteit op worden ingezet. Het zoeken van waar de balans ligt tussen effectief inkopen of zelf doen. Naar onze mening (BMC) zal uitbreiding van capaciteit, hetzij door samenwerking met derden, hetzij door inkopen bij expertisebureaus onvermijdelijk zijn. Hierbij houden wij ook rekening met de ontwikkelingen die op de afdeling afkomen. Meerdere van deze ontwikkelingen zijn niet op te lossen door inkoop van capaciteit maar zullen borging vragen in de “eigen” organisatie. Overigens achten wij het denkbaar dat door te investeren in het verhogen van de interne capaciteit, dit zeker zal moeten gaan leiden tot het verlagen van de uitgaven voor externe capaciteit, waarbij de totale uitgaven wel eens lager zouden kunnen gaan worden als waar nu sprake van is.” BMC adviseert echter om eerst te investeren in ambities en visie en de daarvan afhankelijke meest adequate wijze van organiseren. Om deze reden adviseren zij om niet direct met formatie-uitbreiding te beginnen. Eerst keuzes maken, dan de interne organisatie op orde brengen en dan bekijken of er wel/geen formatieve uitbreiding nodig is. Overigens wordt daaraan door BMC de dimensie toegevoegd, dat bij het maken van bestuurlijke keuzes de afdeling maar vooral ook de gehele organisatie een belangrijke rol kan vervullen. Door het uitwerken van mogelijkheden en alternatieven en deze voor te leggen aan college en raad kunnen strategische keuzes op bestuurlijk niveau worden gemaakt, terwijl een passieve rol van de ambtelijke organisatie bijdraagt aan het ontberen van deze keuzes. Een sterk collectief verantwoordelijk managementteam is daarbij wel een voorwaarde. Het ontbreekt de Rekenkamercommissie aan voldoende zicht om een oordeel te vormen over de mate waarin de organisatie actief en succesvol participeert of kan participeren in het maken van deze bestuurlijke keuzes - dat zou vallen buiten de onderzoeksopdracht- , maar dat de nadruk door BMC zo expliciet wordt gelegd op het opmaken van de balans inzake ambities, 30

visie en organisatorisch vermogen alvorens te komen tot een besluit over formatieve uitbreiding of voortzetting van inhuur van externen, mag niet aan de aandacht ontsnappen. De constatering van het afdelingshoofd GGZ, de heer J. Lennertz, afdelingshoofd, in zijn gesprek met de Rekenkamercommissie, dat de gemeente Simpelveld in de voorbije jaren de grote hoeveelheid ambities en projecten nauwelijks kon bijbenen, omdat de gemeente feitelijk daar niet op ingericht is, mogelijk in zijn totaliteit daar te kwetsbaar voor is als typische beheersgemeente, is er exempel van dat percepties nog onvoldoende gelijke tred lopen met de besluitvorming op bestuurlijk niveau. De Rekenkamercommissie vindt niettemin dat het te lang uitstellen van fundamentele besluitvorming over de formatie in elk geval verlammend zal werken op het prestatieniveau van de organisatie.

5.7 Realisatie De realisatie tot en met september 2009 bedraagt € 424.272 (zie de tabel Resumé op pagina 24). Hiervan komt € 266.500 ten laste van de notitie Organisatieplanning 2009.

31

6.

Inhuur en Inkoop en Aanbestedingsnota 6.1 De nota Inkoop en aanbesteding 2008

Het inhuren van externen maakt onderdeel uit van het inkopen van werken, diensten en leveringen in bredere zin. Dit onderzoek richt zich daarmee op een deelgebied van het inkoopbeleid van de gemeente Simpelveld. De uitkomsten van het onderzoek hebben derhalve betrekking op inhuur van externen, maar kunnen deels ook vertaald worden naar en een bijdrage leveren aan het inkoopbeleid in het algemeen. Op 27 juni 2007 heeft de raad van de gemeente de nota Inkoop en Aanbesteding 2008 vastgesteld. Aanleiding daartoe is drieledig: 1. Het is een belangrijk financieel proces, waarvan de beschrijving in het kader van de controle op getrouwheid en rechtmatigheid door de accountant, noodzakelijk wordt geacht; 2. In de verordening op grond van artikel 212 Gemeentewet staat dat dit beleid in een nota wordt opgesteld; 3. De inspecteur IFLO heeft dit ook geadviseerd. Hoofddoel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is volgens bovengenoemde nota: “Professioneel inkopen en aanbesteden moet ons de beste kwaliteit voor ons geld opleveren”. In de zes subdoelen staan vervolgens het bieden van een handvat voor medewerkers voor het uitvoeren van de inkoopfunctie, het naleven van relevante Europese wetgeving, het waarborgen van integriteit bij de aanbesteding (bestuurlijk en ambtelijk), het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid, het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke middelen en het zoveel mogelijk waarborgen van openbaarheid, zodat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling ondervinden. In het EG-verdrag worden drempelwaarden genoemd ten aanzien van Europese aanbesteding. Daarbij is van belang dat opdrachten niet gesplitst worden om onder de drempelwaarde uit te komen. Bij meerjarencontracten is een raming van de aanbesteding van belang. In de nota staan de drempelwaarden voor decentrale overheden in de jaren 2006-2007. Aangezien de drempelwaarden door de Europese commissie eenmaal in de twee jaar herzien worden herzien, vermelden wij hier de actuele waarden bij leveringen € 4.845.00 en bij diensten € 193.000. De bedragen zijn exclusief BTW. Voor leveringen, diensten en werken is voornamelijk ook Richtlijn 2004/18/EG van belang. Op basis daarvan zijn op 1 december 2005 in Nederland twee Besluiten tot stand gekomen: 32

Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass). In de nota wordt stilgestaan bij de vraag wèl of niet Europese aanbesteding. Drie criteria zijn van belang: a) De aanbestedende dienst. Vastgesteld wordt dat de gemeente valt onder de omschrijving hiervan in de Europese Richtlijn. b) De aard van de opdracht, werk of levering. Het onderscheid tussen deze drie is in het algemeen wel duidelijk. Belangrijk is bij opdrachten om vast te stellen welk deel procentueel het grootste is. Advieswerkzaamheden vallen in principe onder de richtlijn Diensten, tenzij deze diensten tegelijk met de uitvoering van een werk aan één opdrachtgever worden verstrekt conform de richtlijn Werken. c) Waarde van de opdracht. Er dient een raming van de opdracht te komen, waarbij twee vragen moeten worden beantwoord: - welke opdrachten moeten bij elkaar opgeteld worden om tot de totale waarde te komen? – hoe moet de waarde van een opdracht bepaald worden als die verspreid is over meerdere fasen van tijd? Na overwegingen inzake de verschillende aanbestedingsvormen komt de nota tot de volgende tabel: Aanbestedingsvorm

Aantal offertes

Werken

Diensten / leveringen

Enkelvoudig

1

t/m € 50.000

t/m € 25.000

Onderhands

Minimaal 2

€ 50.001 - € 500.000

€ 25.001 - € 100.000

Openbaar

Minimaal 2

€ 500.000 – € 4.845.000

€ 100.000 € 193.000

Europees

Minimaal 2

Meer dan € 4.845.000

Meer dan € 193.000

33

6.2 Beleidsuitgangspunten In de nota is voor de uitvoering een aantal beleidsuitgangspunten geformuleerd op juridisch ethisch/ideëel, economisch en organisatorisch vlak. De Rekenkamercommissie heeft deze uitgangspunten globaal onderzocht en komt tot de slotsom, dat de implementatie van een nota als inkoop en aanbesteding niet eenvoudig is. Inderdaad is op een aantal uitgangspunten vooruitgang geboekt, zoals op het gebied van de integriteitscode. Als voortvloeisel daarvan zijn in 2009 nagenoeg alle ambtenaren van de gemeente beëdigd. Op het gebied van leveringen en werken is de uitvoering van dit beleid op basis van duidelijk vastgelegde criteria wel te implementeren, maar dat valt buiten de onderzoeksopdracht. De inhuur van extern personeel vergt echter duidelijke bestekken met eenheden en prijzen. Ook dienen er kwaliteitsvereisten geformuleerd te worden en het eindproduct dient meetbaar te zijn. Tenslotte moeten er vooraf budgetten opgesteld worden, die secuur bewaakt worden. De Rekenkamercommissie heeft gezien dat het bij de inhuur van tijdelijk personeel al moeilijk is om vooraf een bestek op te maken, waarin de duur en het verloop van de inhuur exact is aangegeven, terwijl kwaliteitscriteria vaak pas na verloop van tijd kunnen worden opgesteld. Aan de meetbaarheid van het eindproduct wordt meestal niet toegekomen. Dat de implementatie van de in de nota inkoop en aanbesteding vermelde beleidsuitgangspunten op dit terrein nog in de kinderschoenen staat, mag daarom twee jaar na invoering van de nota niet te zwaar worden aangerekend. Ook in andere gemeenten stagneert het aanbestedingsbeleid als het gaat om inhuur van extern personeel. Wel is het zaak dat er in de komende periode vooruitgang wordt geboekt in het formuleren van standaard methoden en het ontwikkelen van procedures en formulieren, terwijl toegesneden beleidsuitgangspunten uit de nota op de praxis van de inhuur zoveel als mogelijk worden toegepast en vastgelegd. Door periodieke evaluatie kan de mate van progressie worden vastgesteld.

34

7. Conclusies De Rekenkamercommissie heeft aanvankelijk geworsteld met dit rapport, omdat de informatie over de kaders waarbinnen het inhuurbeleid plaatsvindt en in de laatste jaren heeft plaatsgevonden, verbrokkeld is binnengekomen. Leefde eerst bij de commissie het beeld, dat onder de vigeur van de Knelpuntennotitie (in overleg met de inspecteur IFLO tot stand gekomen) de reserve Personeel tijdelijk was bevroren, later bleek dat ook uit de begroting en en verschillende andere budgetten de inhuur van extern personeel werd bekostigd, zoals de reserve personeel. In aan de commissie overhandigde notities zijn beleidsmatige aspecten te ontdekken, maar deze geven niet de indruk van een consistent en op de lange termijn gericht beeld. Niettemin is de commissie erin geslaagd een redelijk beeld te verkrijgen op de inhuur van extern personeel in de gemeente Simpelveld tijdens en na de artikel-12 periode, te weten van 2003 t/m 2009. In het navolgende worden daar conclusies aan verbonden: 1. Voor de Rekenkamercommissie zijn de volgende bevindingen in het rapport Berenschot 2003 van groot belang: - De hoofdconclusie van het rapport Berenschot, dat de formatie (exclusief uitvoerende taken) in Simpelveld ruim 10 % kleiner van omvang is dan in vergelijkbare gemeenten. - Een aantal bedrijfsvoeringsaspecten in de organisatie ontbreekt. Zo zijn er geen processen beschreven en ontbreekt een heldere planning en controlecyclus. Dit leidt ertoe dat vrijwel niet planmatig gewerkt wordt en dat het moeilijk is om de tijdsbesteding van medewerkers vooraf in te schatten. 2.

De Rekenkamercommissie heeft er kennis van genomen, dat op basis van een inventarisatie van knelpunten in 2005 een Knelpuntennotitie is opgesteld, waarin per 1 januari 2005 een bedrag ad € 315.8000,-- (geput uit financiële voordelen 2005 en € 50.000,-- uit reserve personeel) en er in 2006 een aanvullende uitkering ad € 380.000,-- beschikbaar wordt gesteld, ofwel in totaalbedrag ad € 695.800,--. Dit totaal-bedrag wordt als volgt verdeeld over de sectoren: GGZ € 510.670,--; BZ € 75.400,--; POB € 55.000,-- en P&C € 54.730.—

3.

De Rekenkamercommissie heeft geconstateerd, dat bij de bekostiging van de inhuur van externen in de periode 2005- 2009 naast de inzet van middelen uit de Knelpuntenotitie, zoals vermeld onder 2, ook eigen gemeentelijke middelen zijn ingezet, zoals Reserve Personeel, Voorziening VROM-breed beleidsplan; reguliere 35

budgetten/overloop; overschot begroting; reserve 0-12 jarigen; reserve I&A beleidsplan. 4.

Het heeft veel speurwerk van de Rekenkamercommissie gevergd om de gegevens zoals vermeld onder 3 en zoals gerapporteerd in hoofdstuk 4 beschikbaar te krijgen. Voor het management en het college is er weinig centraal toegankelijke adequate informatie beschikbaar over de praktijk van de inhuur van externen.

5.

De Rekenkamercommissie heeft kennis genomen van de Notitie Organisatieplanning 2009, waarin op basis van een tekort in de begroting van 2009 van 5.265 geplande uren een incidenteel bedrag ad € 300.000,-- beschikbaar wordt gesteld. Dit bedrag wordt als volgt verdeeld over de sectoren: GGZ € 253.968,--; BZ € 46.000,--; POB € 0,-- en P&C € 0,--. De Rekenkamercommissie stelt de vraag of het terecht is om op basis van tevoren voorzienbare uren de daarmee verbonden kosten incidenteel te dekken?

6.

Bij de redenen voor inhuur externen spelen naar het oordeel van de Rekenkamercommissie meer zaken een rol dan de krappe personeelsformatie, zoals ziekteverzuim en het ontstaan van langdurige vacatures.

7.

De Rekenkamercommissie heeft gezien dat het implementeren van de Notitie Inkoop en Aanbesteding 2008 op het terrein van de inhuur van tijdelijk personeel moeilijker verloopt dan op andere gebieden die tot de reikwijdte van de notitie behoren, omdat vereist wordt dat er bestekken worden opgemaakt, waarin de duur en het verloop van de inhuur exact is aangegeven, terwijl kwaliteitscriteria vaak pas na verloop van tijd kunnen worden opgesteld. Aan de meetbaarheid van het eindproduct wordt meestal niet toegekomen. Dat de in de nota inkoop en aanbesteding vermelde beleidsuitgangspunten op dit terrein nog in de kinderschoenen staan, mag twee jaar na invoering van de nota niet te zwaar worden aangerekend.

8.

De Rekenkamercommissie heeft kennis genomen van het advies in het rapport van BMC van juli 2009 “Uitkomsten van het formatie- en kwalitatief organisatieonderzoek afdeling Grondgebiedzaken” om eerst te investeren in het beschrijven van ambities en visie; eerst keuzes te maken en dan de interne organisatie op orde te brengen en te bekijken of er wel / geen formatieve uitbreiding nodig is.

9.

De Rekenkamercommisie vraagt zich af, of de aanbevelingen van het rapport Berenschot 2003 inzake het beschrijven van de processen en een heldere planning en controlecyclus een gemeentebrede invulling hebben gekregen. Wijst het advies van BMC anno 2009, zoals verwoord onder 8, niet in éénzelfde richting? Deze vragen vloeien voort uit de volgende bevindingen van de Rekenkamercommissie: Bij de inhuur van externen is wel sprake van een budgetbewaking per sector, maar 36

niet van uniformiteit tussen de sectoren waar het gaat om de inzet van de ingehuurde externen ten aanzien van de reguliere gemeentelijke taken. Niet van een sector-overstijgende voortgangsbewaking, kwaliteitsbewaking en bewaking van evenwicht in de belasting van de sectoren. Gevolgen van de sectorsgewijze aanpak zijn, dat er sprake is van aanzienlijke verschillen in belasting van sectoren binnen de gemeente en dat bij inhuur van externen geen gebruik gemaakt wordt van opgedane ervaringsgegevens van andere sectoren. 10.

De ambities van de politiek-bestuurlijke gremia en de toegenomen medebewindstaken die voortvloeien uit de decentralisatie van de rijks- en provinciale overheden zijn in onbalans in relatie tot wat de ambtelijke organisatie aankan in termen van kwantiteit en kwaliteit. Die balans dient in evenwicht te worden gebracht en dat kan door transparant in beeld te brengen welke processen wel en niet mogelijk zijn. Bij deze heroverweging zullen ook de financiële, economische en maatschappelijke ontwikkelingen (o.a. krimp) op termijn betrokken dienen te worden. Te voorzien valt, dat door niet in te leveren op de ambities de inhuur van externen in Simpelveld steeds een forse begrotingspost zal blijven claimen.

11.

Het valt de rekenkamercommissie op, dat de sector Grondgebiedzaken er in de jaren waarop het onderzoek zich richt, steeds uit springt voor wat betreft de middelen voor inhuur van externen. Ofschoon de afdeling verwacht had dat de werkdruk na het saneringsproces en de daarop volgende cumulatie van taken door projecten en ambities gaandeweg zou afnemen tot het oorspronkelijke niveau, bleek dit niet zo te zijn. Niet is duidelijk waarom deze afdeling vervolgens is blijven functioneren op bijna structurele inzet van externen, terwijl het BMCrapport helder adviseert om een visie te ontwikkelen inzake ambities, de processen te beschrijven en vervolgens te overwegen hoeveel structureel personeel daarbij hoort.

37

8. Aanbevelingen 1. Het cijfermateriaal inzake inhuur van externen moet transparant, systematisch en tijdig beschikbaar zijn voor College van B&W, gemeenteraad en managementteam in verband met de voortgangsbewaking. 2. De beschrijving van processen is essentieel voor de voortgangs- en overdrachtsbewaking. Het op orde brengen van deze beschrijvingen heeft hoge prioriteit. 3. Het verdient aanbeveling om een heroverweging te maken ten aanzien van de ambities van het gemeentebestuur om de daarmee samenhangende werkzaamheden in overeenstemming te brengen met de capaciteit van de ambtelijke organisatie. 4. Door een goede beschrijving van de structurele taken en de bedrijfsuitvoeringsprocessen wordt het mogelijk planmatiger te werken en de verhouding stuctureel / extern ingehuurd personeel in evenwicht te brengen. Daarbij is de overweging dat ingehuurd personeel duurder is dan structureel (vast) personeel leidend. 5. Er dient een sector-overschrijdende voortgangs-, kwaliteits- en budgetbewaking ten aanzien van de inhuur van extern personeel ingesteld te worden. De Rekenkamercommissie adviseert hierin de afdeling Personeel en Organisatie een leidende rol te geven. 6. Het verdient aanbeveling om de beleidsuitgangspunten van de Nota Inkoop en Aanbesteding verder inhoudelijk te implementeren en toe te spitsen ten aanzien van de inhuur van extern personeel. 7. De Rekenkamercommissie doet de aanbeveling aan met name de afdeling GGZ om met het Rapport van Bureau BMC aan de slag te gaan.

38

9. Afkortingen en Begrippen BAG

: Wet Basisregistraties, Adressen en Gebouwen.

Benchmark

: vertaalbaar als ‘referentiekader’ of ‘ijkingskader’, een basis om prestaties van verschillende systemen of organisaties met elkaar te vergelijken.

BZ

: afdeling Burgerzaken

CAR-UWO

: Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst

CCT

: Cluster Civiele Techniek van de afdeling Grondgebiedzaken

GGZ

: afdeling Grondgebiedzaken

BMC

: BMC groep Werksfeer en -omstandigheden

Opleiding en training Innovatie

Durp

: Digitale uitwisseling in ruimtelijke processen

Egem-I

: de implementatie van de basisvoorzieningen van de e-overheid en het elektronisch maken van de dienstverlening van overheidsorganisaties.

Fte

: fte staat voor fulltime-equivalent, een rekeneenheid waarmee de omvang van een dienstverband of de personeelssterkte kan worden uitgedrukt. Eén fte is een volledige werkweek.

Going concern-taken

: de term going concern brengt de continuïteit van het gemeentelijk werkterrein tot uitdrukking. Taken die daaruit voortvloeien behoren tot de gewone gang van zaken.

IFLO

: Inspectie Financiën Lokale en provinciale Overheden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties

KOMPAS

: Gemeenschappelijke Regeling uitvoering sociale zekerheidswetgeving in de gemeenten Nuth, Voerendaal en Simpelveld.

Ondertekeningsmandaat

: overdracht van de bevoegdheid tot ondertekening van stukken, terwijl de verantwoordelijkheid blijft bij de mandaatverstrekker.

P&C

: afdeling Planning & Control (Financiën) 39

POB

: stafbureau Personeel, Organisatie en Bestuursondersteuning

POP’s

: Persoonlijke Ontwikkelingsplannen (Personeelszaken)

Resultaatbestemming

: in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is bepaald dat per programma eerst alle lasten en baten en het saldo daarvan worden begroot, dat vervolgens wordt bepaald wat daarvan over het totaal van de programma’s het resultaat is en dat daarna per programma toevoegingen respectievelijk onttrekkingen aan reserves worden begroot. Aldus wordt gewerkt met een resultaat vóór bestemming (het saldo exclusief toevoegvoegingen /onttrekkingen aan reserves) een resultaat na bestemming (inclusief toevoegingen/ onttrekkingen aan reserves).

Saneringsplan

: Plan opgesteld onder vigeur van de artikel 12-status om op een groot aantal beleidsterreinen structurele bezuinigingen door te voeren, om daarmee de financiële huishouding te saneren.

SMART

: Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch Tijdgebonden.

UWV

: Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen

VROM

: Ministerie van Verkeer Ruimtelijke Ordening en Milieu

Wabo

: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht

WIW

: Wet Inschakeling Werkzoekenden

WMO

: Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Wro

: Wet ruimtelijke ordening

40

12. Bijlage Aan dit Rapport is slechts 1 bijlage toegevoegd, te weten het overzicht van de vaste formatie (volgens opgave POB). Overige stukken, zoals de rapporten van de bureaus Berenschot (2003) en BMC (2009) alsmede Knelpuntennotitie Personele capaciteit (2005) en de Organisatieplanning 2009, zijn op verzoek bij het secretariaat van de Rekenkamercommissie (de griffie) in te zien. De Programmabegrotingen, Rekeningen en Bestuursrapportages (Berap’s) van de jaren waarop het onderzoek betrekking heeft, staan op de website van de gemeente (www.simpelveld.nl).

41