Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Directie Usselmeergebied Afdeling CXT
© JAARPLAN 2000
Verbijzonderde Interne Controle afdeling CXT
Controlejaar 2000 Uitvoering: maart 2000 t/m februari 2001
versie28-04-2000
laarplan VIC 2000 ,-ersie 28-04-2000
lnh""dsopaave
Rijkswaterstaat dfVectie Usselmeergebied bibJrOtheek postbus 600 8200 AP Lelystad
3 1. INLEIDING 4 2. ALGEMEEN 5
3. VOLUME EN TOLERANTIE ..5 label a. Kasadministratie
..5
tabel b. Verplichtingen-administratie
4. STAND VAN
ZAKEN ULTIMO 1999 EN AANDACHTSPUNTEN 2000
6 ..6
ANA
..6
ANB / ANM / ANI / ANW / ANR / ANS,
...6
ANIJ
...7
WVL. WVT. WVW
.8
WW.
,8
Fl P&O.
5. PROGNOSE RIS.COVERDEL.NG OMZET NAAR SOORT EN (HOOFD-
^
/STAFAFDELING) Algemeen
.'I
UAV- en niet UAV contracten.
.9 Subsidies/bijdragen ..9 Opdrachtbonnen
10
DUU (personeel e.d.)
.10
Overig.
II
tabellen C.
6. CONTROLE AANPAK EN PROGNOSE AANTAL AUDITS MET T1JDSBESLAG 12 12 A. Controle aanpak. 12 I. UITGAVEN *
Ml
afdeling CXT
Pagina 1
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
UAV-contracten
12
Niel-UAV-contracten
12
Subsidies en bijdragen
13
Opdrachtbonnen
13
Controle minder reguliere posten
13
DUU (salarissen)
13
2. ONTVANGSTEN
13
3. VERPLICHTINGEN
13
4. SALDIBALANS
14
5. OVERIGE A D M I N I S T R A T E S
14
Registratie bedrijfsmiddclen en voorraden
14
Personeelsregistraties
14
Bedrijfsadministraties
14
Project aanleg Naviduct
14
Specifieke audits
14
B. Aantal audits met tijdbeslag
15
Controle-inspanning C X T
15
Prioriteitstelling en relatie tussen bedragen en door audits te raken deel
15
tabellen D
16
7. BESCHIKBARE EN BENODIGDE PERSONELE CAPACITEIT CXT
17
Beschikbare capaciteit
17
Benodigde capaciteit
17
tabellen E : Beschikbare en benodigde capaciteit C X T
18
tabellen F : Samenvatting audits/mensdagen
18
8. INFORMATIEVOORZIENING
19
Interne rapportage
19
Externe rapportage
19
9. BIJZONDERE ONDERWERPEN
20
21
Pagina 2
afd^ing CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
1. Inleiding Sinds enige jaren stelt CXT een jaarplan op waarin de door CXT te verrichten activiteiten op het gebied van de verbijzonderde interne controle zijn weergegeven. Het jaarplan wordt door de HID vastgesteld. Hoewel de kwaliteit van het financieel beheer in 1999 duidelijk is verbeterd voldoet het nog niet altijd aan de eraan te stellen eisen. De kwaliteit van het financieel beheer is nog te zeer persoons- dan wel afdelingsgebonden en heeft derhalve nog een onvoldoende structureel en voorspelbaar karakter. Als gevolg hiervan bestaat het risico dat gerealiseerde verbeteringen te niet worden gedaan. Het blijft derhalve belangrijk dat het management en CXT de nodige aandacht blijven besteden aan het op peil houden c.q.verbeteren van het "controlebewustzijn" en dat de reeds in 1999 geformuleerde acties in het "Plan Van Aanpak Verbetering Financieel Beheer 1999" een blijvend karakter krijgen. In dit jaarplan wordt, na een algemene uiteenzetting, aangegeven wat het volume en de toleranties zijn voor 2000. Vervolgens wordt op basis van: • • •
de kernpunten van de stand van zaken per afdeling ultimo 1999, een prognose van de risico's per afdeling c.q. financiele stroom en, een vooraf bepaalde controle aanpak,
een prognose gemaakt van het aantal controles (met tijdsbeslag) op met name de uitgaven dat door CXT zal worden uitgevoerd. Bij dit laatste is rekening gehouden met de beschikbare capaciteit in1999. Hiermee is tevens een prioriteitstelling per afdeling aangegeven.
Naast de hiervoor aangegeven controle van de uitgaven is ook rekening gehouden met de controles van: • • • • • • •
ontvangsten verplichtingenadministratie de diverse personeelsadministraties bedrijfsadministratie en PPS de voorraadadministratie de registratie van bedrijfsmiddelen de saldibalans
Dit jaar zullen de AD en CXT trachten de samenwerking te optimaliseren zodat de door de Accountantsdienst en CXT verrichte controles het maximale effect sorteren en dat zo min mogelijk overlap optreedt. In het laatste deel van dit jaarplan is omschreven hoe de informatievoorziening is geregeld en welke bijzondere onderwerpen eventueel aan bod kunnen komen.
Pagina 3
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
2. Algemeen Het jaar 2000 zal voornamelijk in het teken staan van het (nog beter) naleven van de afgesproken werkwijzen en procedures. Hierbij zal met name aandacht worden besteed aan de contractvormen, de bijbehorende controleplannen en standaardwerkwijzen, ontwikkelingen op het gebied van meetmethoden, de externe en interne kwaliteitsborging en de AO/IC rondom de bedrijfsadministratie. CXT zal bij deze ontwikkelingen waar mogelijk initiatieven nemen of op zijn minst haar adviserende en ondersteunende taak uitvoeren. De begrote omzet van 2000 is hoger dan die van 1999. Dit betekent in combinatie met de voorziene ontwikkelingen en reeds gemaakte afspraken ten aanzien van de door CXT te leveren inspanningen dat: •
• •
•
deze voor de hoofdafdelingen AN en W V minimaal op hetzelfde niveau gehandhaafd zullen blijven met een verschuiving naar de meest risicovolle grote projecten (N 50, Aquaduct en sanering Ketelmeer). Extra aandacht zal worden besteed aan de beheersing van de kwaliteitsaspecten binnen zowel productgerichteals verrekenbare UAV-contracten en aan het correct verwerken van bestekswijzigingen. Voor contracten vanaf / 2.000.000,-- zullen in een vroeg stadium van de uitvoering quick-scans plaatsvinden; deze voor DV (bureau Dijkversterking) zich voornamelijk zullen beperken tot de pre-contractuele fase omdat de uitvoering nog niet aan de orden is; deze tevens gericht zullen worden op de opzet en werking van de AO/IC ten aanzien van de verplichtingenadministratie, personeelsadministraties, bedrijfsadministratie, de registratie van bedrijfsmiddelen en voorraden, ontvangsten en de saldibalans; deze tevens gericht zullen zijn op de minder reguliere c.q. eenmalige financiele transacties.
In deze benadering is op hoofdlijnen reeds rekening gehouden met de opmerkingen van de AD bij het financieel beheer over 1999.
Ook in 2000 zal het "Handboek Interne Controle RDIJ" de basis zijn voor de door CXT te verrichten controles. Dit handboek is in januari 1999 aangepast en in te zien op "KantoorAutomatisering". Dit handboek bevat de werkprogramma's aan de hand waarvan CXT in beginsel haar controles uitvoert en vastlegt. Dit handboek is geen statisch geheel, maar volgt de ontwikkelingen binnen RDIJ c.q. RWS. Eventuele specifieke controles (b.v. naar aanleiding van het A D rapport 1999, specifieke wensen HID c.q. DT. of op het gebied van informatiebeveiliging) zijn als P.M. in het jaarplan opgenomen. Voor onvoorziene specifieke onderwerpen die gedurende het jaar aandacht zullen vragen is geen capaciteit van CXT gepland. Indien nodig en qua capaciteit mogelijk, zal door CXT actie worden ondernomen. De doelstelling van de toegevoegde interne controle, en daarmee ook dit jaarplan, is het regelmatig informeren van de HID, hoofd-/stafafdelingshoofden en afdelingshoofden over de kwaliteit van het financieel beheer en hen, daar waar nodig, in staat te stellen tijdig verbeteringsmaatregelen te (laten) treffen. De werkwijze van CXT zal er opricht zijn de kwaliteit van het financieel beheer ten aanzien van de (contract)uitgaven drie maal per jaar (juni, oktober en februari) afdelingsgewijs in beeld te brengen. Voor een aantal (staf)afdelingen zal dit twee keer per jaar (juni en februari) zijn. Dit laatste gezien het lage risico van de financiele stroom binnen de (staf)afdeling. De rapportages hierover aan de HID zullen eerst in concept met het betreffende afdelingshoofd in aanwezigheid van het hoofd-/stafafdelingshoofd en de controller worden besproken. In het kader van de adviesfunctie van CXT zullen deze rapportages, daar waar nodig, verbeteringsvoorstellen en afspraken over actiepunten door de lijn bevatten. Per quick-scan voor de contracten groter dan / 2.000.000 zal afzonderlijk aan de HID gerapporteerd worden.
Pagina 4
afdeling CXT
jaarplan VIC 2000
versie 28-04-2000
3. V o l u m e en tolerantie De totale omzet van RDIJ in 2000 zal, ten opzichte van in1999 met circa 2 5 % stijgen tot circa / 325 miljoen. Dit wordt mede veroorzaakt door een aantal grote projecten (N50, Aquaduct, sanering Ketelmeer. de VAL) in uitvoering zijn c.q komen. Daarnaast zal dit jaar worden gestart met de aanvang van het project Dijkversterkingen. De uitgaven van dit laatste project zijn niet in onderstaande tabellen opgenomen omdat zij nog niet bekend zijn en naar verwachting niet materieel zijn. •
•
Op basis van de taakbedragen zoals deze in het Contract 2000 zijn afgesproken (peildatum gegevens 0402-'99), is de massa van de uitgaven en ontvangsten, voor zowel de kas-administratie als de verplichtingen-administratie, bepaald. Dit is cijfermatig weergegeven in tabel a. voor de kasadministratie en in tabel b. voor de verplichtingen-administratie. Voor de verplichtingen die worden aangegaan in 2000 gelden, voor wat betreft onzekerheden en onrechtmatigheden in de financiele verantwoording, dezelfde marges als die voor de uitgaven en ontvangsten, namelijk 1% respectievelijk 3 % . Deze marges worden door de Accountantsdienst gehanteerd bij de oordeelsvorming over de financiele verantwoording. Uiteraard betreft het hier marges gebaseerd op plancijfers. De realisatie kan in de loop van het jaar hiervan gaan afwijken.
tabel a.
Kasadministratie
W V ( P U + DUU AN (PU + DUU) Fl (IUU) totaal
uitgaven 83.930 193.145 10.345 287.420
ontvangsten 27.670 10.000 400 38.070
tolerantie onzeker tolerantie onrechtmatig
3% 1%
onzeker 3.348 6.094 322 9.765
onrechtmatig 1.116 2.031 107 3.255
9.765 3.255 188 600 88.500 10.300
PRODUCTUITGAVEN DIRECTE UITVOERINGSUITGAVEN INDIRECTE UITVOERINGSUITGAVEN
tabel b.
totaal 111.600 203.145 10.745 325.490
Verplichtingen-administratie
verplichtingen-administratie 2000, gegevens 04-02-2000 bedragen in duizend gulden en afgerond
WV AN Fl (IUU) totaal
uitgaven 59.970 180250 9.115 249.335
tolerantie onzeker tolerantie onrechtmatig
ontvangsten 27.670 10.000 400 38.070 3% = 1% =
totaal 87.640 190.250 9.515 287.405
marge per hoofdafdeling onrechtmatig onzeker 2.629 876 1.903 5.708 285 95 8.622 2.874
8.622 2.874
Pagina 5
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
4. Stand van zaken ultimo 1999 en aandachtspunten 2000 ANA De beheersing van de contractuitgaven was ultimo 1999 nog niet geheel op het vereiste niveau. De beheersing van de uitgaven op basis van opdrachtbonnen is op orde.
Aandachtspunten 2000 In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen zijn de volgende doelstellingen voor het jaar 2000 geformuleerd: •
• •
het niveau van de beheersing van de contractuitgaven op het vereiste niveau brengen. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de correcte verwerking van bestekswijzigingen en een adequate opzet, uitvoering en vastlegging van kwaliteitscontroles. Daarnaast zal de kwaliteit van de aansturing door de directies UAV en de taakinvulling door de Centrale Punten object van controle zijn; continueren van het huidige niveau van beheersing rondom opdrachtbonnen; streven naar een uniforme werkwijze op dienstkring-niveau.
ANB / ANM / ANI / ANW / ANR / ANS De beheersing van de (niet UAV-)contracten binnen genoemde afdelingen was ultimo 1999 voldoende. De beheersing van de uitgaven op basis van opdrachtbonnen is in 1999 verbeterd en voldoet over het algemeen aan de eraan te stellen eisen. Aandachtspunten 2000 In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen c.q.te houden zijn de volgende doelstellingen voor het jaar 2000 geformuleerd: • • • •
toezicht afdelingshoofd op het tijdig sluiten van contracten verbeteren; streven naar een uniforme werkwijze op projectbegeleider-niveau; hanteren van standaarddossierindeling; continueren van het huidige niveau van beheersing rondom opdrachtbonnen.
ANIJ De beheersing van de contractuitgaven en de uitgaven op basis van opdrachtbonnen was ultimo 1999 nog niet geheel op het vereiste niveau. Aandachtspunten 2000 In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen c.q.te houden zijn de volgende doelstellingen voor het jaar 2000 geformuleerd: •
• •
het niveau van de beheersing van de contractuitgaven op het vereiste niveau brengen. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de kwaliteit van de controleplannen, de kwaliteit van het door de directie UAV uitgeoefende toezicht op de uitvoering van de controleplannen en de taakinvulling door de Centrale Punten. Daarnaast zal de procedure rond scheepsmetingen object van controle zijn; het verbeteren van de beheersing van de uitgaven op basis van opdrachtbonnen. Het belangrijkste aspect hierbij vormt de onderbouwing van de prestatieverklaring; streven (op termijn) naar uniforme werkwijze op dienstkring-niveau.
Pagina 6
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
WVL De beheersing van de contractuitgaven en de uitgaven op basis van opdrachtbonnen was ultimo 1999 nog niet geheel op het vereiste niveau. Aandachtspunten 2000 In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen c.q.te houden zijn de volgende doelstellingen voor het jaar 2000 geformuleerd: •
• •
het niveau van de beheersing van de contractuitgaven op het vereiste niveau brengen. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de kwaliteit van het door de directies UAV uitgeoefende toezicht o p de uitvoering van de controleplannen en de werkzaamheden van de Centrale Punten, de taakinvulling door de Centrale Punten, het hanteren van het contract als norm voor de uitvoering, een adequate opzet, uitvoering en vastlegging van kwaliteitscontroles en de inzichtelijkheid van de contractadministraties; streven (op termijn) naar uniforme werkwijze op dienstkring-niveau; verbeteren van het huidige niveau van beheersing rondom opdrachtbonnen. met name de onderbouwing van de prestatieverklaring.
WVT In de loop van 1998 is binnen WVT een standaard werkwijze ingevoerd ten aanzien van de beheersing van productgerichte contracten. Deze waarborgt in opzet een adequate beheersing. Tevens is door WVT een procedure ontwikkeld ten aanzien van meer en minderwerk bij productgerichte posten. Deze leidt in opzet tot een efficiente en correcte afwikkeling van meer en minder werk. De beheersing van de contractuitgaven was ultimo 1999 nog niet op het vereiste niveau. Aandachtspunten 2000 In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen c.q.te houden is de volgende doelstelling voor het jaar 2000 geformuleerd: •
het niveau van de beheersing van de contractuitgaven op het vereiste niveau brengen. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn , de regelmatige evaluatie van de Standaard Werkwijze, de kwaliteit van de controleplannen, de kwaliteit van het door de directies UAV uitgeoefende toezicht op de uitvoering van de controleplannen en de werkzaamheden van de Centrale Punten, de taakinvulling door de Centrale Punten, de inzichtelijkheid van de contractadministraties en het tijdig sluiten van staten van meer en minderwerk .
WVW De beheersing van de contractuitgaven was ultimo 1999 nog niet geheel op het vereiste niveau. De beheersing van de uitgaven op basis van opdrachtbonnen voldoet aan de eraan te stellen eisen. Aandachtspunteji2Q00 In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen c.q.te houden zijn de volgende doelstellingen voor het jaar 2000 geformuleerd: •
•
het niveau van de van de beheersing van de contractuitgaven verder verbeteren. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de optimalisering van de opzet van de contracten en het hierop afstemmen van de controleplannen; continueren van het huidige niveau van beheersing rondom opdrachtbonnen.
Pagina 7
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
WW De omzet van W V W in 1999 was gering en bestond voornamelijk uit kleinere bijdragen in het kader van de "Regeling subsidies uitvoeringsprogramma duurzaam veilig". In 2000 zullen deze bijdragen in omvang toenemen. De beheersing van deze uitgavenstroom voldeed in 1999 aan de eraan te stellen eisen. De dossiervorming liet echter te wensen over. In 2000 zullen voor het eerst bedragen in het kader van het BIF aan de gemeente Almere worden betaald inzake het project "Busbanen Almere". Aandachtspunten 2J30Q In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen c.q.te houden zijn de volgende doelstellingen voor het jaar 2000 geformuleerd: • •
verbetering dossiervorming; adequate beheersing van de betalingen aan de gemeente Almere.
Fl De beheersing van de contractuitgaven en de uitgaven op basis van opdrachtbonnen was ultimo 1999 nog niet geheel op het vereiste niveau. Aandachtspunten_2000 In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen c.q.te houden zijn de volgende doelstellingen voor het jaar 2000 geformuleerd: • •
verbetering van de beheersing van de contractuitgaven. Belangrijke aspecten hierbij zijn de kwaliteit van de contracten en controleplannen en prestatieverklaringen; verbetering van de beheersing van de uitgaven op basis van opdrachtbonnen. Het belangrijkste aspect hierbij is de onderbouwing van de prestatieverklaringen.
P&O De beheersing van de contractuitgaven was ultimo 1999 nog niet geheel op het vereiste niveau. Tevens was de verrekening van uitgaven voor kinderopvang en bedrijfsfitness tussen RDIJ en personeel niet adequaat. Aandachtspunten 2QQQ In het kader van een directiebreed streven om de kwaliteit van het financieel beheer binnen de lijn op het vereiste niveau te brengen c.q.te houden zijn de volgende doelstellingen voor het jaar 2000 geformuleerd: • •
verbetering van de beheersing van de contractuitgaven. Belangrijkste aspecten hierbij zijn de kwaliteit van de prestatieverklaringen en het tijdig sluiten van contracten; tijdige en volledige verrekening van uitgaven inzake kinderopvang en bedrijfsfitness.
Pagina 8
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
5. Prognose risicoverdeling omzet naar soort en (hoofd-/stafafdeling) Algemeen Op basis van het Contract 2000 en de onderliggende hoofdafdelingsplannen, stafafdelingsplannen en afdelingsplannen zijn de bedragen in eerste instantie gerangschikt naar hoofdafdeling, stafafdeling en afdeling. Op basis van een inschatting zijn de uitgaven verdeeld naar de te onderscheiden categoneen (UAV-contracten, niet UAV-contracten en opdrachtbonnen, etc.). Daarna zijn deze cijfers onderverdeeld naar het risicogebied (hoog, midden, laag). Deze onderverdeling is gebaseerd op de aard van de hierna genoemde uitgavecategorieen en op de beeldvorming op basis van de stand van zaken en aandachtspunten van de afdelingen ultimo 1999 (hoofdstuk 4). De risico-inschatting is gebaseerd op de aard van de contracten, de mate van beheersing in 1999 van de uitgaven door de betreffende afdeling, of op een combinatie van beide. In de tabellen C is dit naar categorie en (hoofd-/staf-)afdeling cijfermatig weergegeven.
UAV- en niet UAV contracten De uitgaven voor zowel UAV-contracten als niet-UAV-contracten zijn op basis van een inschatting en ervaringen uit voorgaande jaren door middel van een risicocodering (AAA-levering, ABA-vast bedrag, ABBverrekenbaar etc.) per (hoofd-/staf-)afdeling onderverdeeld. In 1999 is deze codering redelijk consequent toegepast. Hierdoor is het mogelijk vooraf risico-analyses te maken, waardoor de audits gerichter kunnen worden uitgevoerd. •
Bij leverings-contracten is de geleverde prestatie vrij eenvoudig vast te stellen zodat deze contracten onder het risicogebied " l a a g " vallen.
•
Bij de contracten met verrekenbare hoeveelheden zullen de uitgaven, bij een systematische en consequente werkwijze van het centraal punt met behulp van het confrontatiemodel bij UAV-contracten, voor wat de hoeveelheden betreft vallen onder het risico-gebied "midden". Gezien het feit dat de zichtbare controle op de kwaliteitsaspecten belangrijker wordt en nog niet altijd op het vereiste niveau was in 1999 valt deze categorie onder het risico-gebied " h o o g " .
•
Bij de productgerichte contracten (vast bedrag) is, naast de vaststelling van de fysieke prestatie (kwantiteit) van het (deel-)product, van essentieel belang dat is vastgesteld dat aan de kwalitatieve eisen is voldaan. Veel aandacht dient dan ook te worden besteed aan de pre-contractuele fase (kwaliteit contract en kwaliteits/controleplan). Daarnaast is het van belang bij de uitvoering te komen tot een uniforme werkwijze (uitvoering en dossiervorming). Hiervan was in 1999 nog niet altijd sprake. Gezien de ontwikkelingen op dit punt zal gedurende geheel 2000 dit waarschijnlijk ook nog niet het geval zijn. De betreffende uitgaven vallen in eerste instantie onder het risico-gebied " h o o g " .
Subsidies/bijdragen De uitgaven in het kader van subsidies en bijdragen zullen in 2000 een redelijk deel vormen van de totale uitgaven. Wanneer de geldende procedures worden gevolgd zijn deze uitgaven qua beheersing niet erg risicovol. Risico-insschatting is derhalve " m i d d e n " .
Opdrachtbonnen Ondanks het feit dat de kwaliteit van de beheersing van de uitgaven via opdrachtbonnen in 1999 is verbeterd blijft het een risicovolle uitgavenstroom. Deze uitgaven zijn dan ook bewust apart zichtbaar gemaakt en worden meegenomen in de auditprognose. Risico-insschatting is derhalve " m i d d e n " .
Pagina 9
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
DUU (personeel e.d.) De salarisuitgaven vormen een laag risico.
Overig Project Dijkversterking De uitgaven zullen dit jaar gering zijn en voornamelijk betrekking hebben op kosten in verband met de inschakeling van adviesbureaus. De risico-inschatting is laag. Ketelmeerdepot De ontvangsten zullen circa / 3 miljoen bedragen. Risico-inschatting is midden. Desondanks zal aan deze stroom specifieke aandacht worden besteed.
Pagina 1 0
afdeling CXT
versieO7-O4-2OO0
jaarplan TrC 2000
TABELLEN C PROGNOSE VERDELING OMZET NAAR CATEGORIE EN (HOOFD-/STAF-1AFDELING EN PROGNOSE RISICOVERDELING BEDRAGEN ZIJN GEBASEERD OP DE AFDEUNGS-/DIENSTKRINGPLANNEN WAARBIJ REKENING IS GEHOUDEN MET NOG BESCHIKBAAR KOMEN VAN GELDEN VOOR M.N. EEN AANTTAL GROTE PROJECTEN ultaaven en ontvangsten in 2000 In milioen gulden tabel c 1 . WVT categorie hoog midd
WVL laag hoog midd
WVW laag hoog midd laaq
WW h<x*: i'1 'l.'l
totaal WV Li.!.'
hoog midd
laag
UAV contract -leveringen
vast bedrag > 80% verrekenb hoev h > 80% niet-UAV contract •leveringen -werken vast bedrag verrekenb. hoev.h. -diensten vast bedrag uren of nacalculatie subsidies/bijdragen opdrachtbonnen
45.0
4.0
49.0
31.0
5.0
36.0
totaal uitgaven totaal o n t v a n g s t e n totaal tabel d .
78.0
2.0
8,0
7,0
3.0
2.0
12.2
94,0
17,2
78.0
2,0
9,0
7.0
3,0
2,0
12.2
94.0
17,2 29.7
-werken
tabel c2. categorie UAV contract -leveringen -werken vast bedrag > 80% verrekenb. hoev.h. > 80% niet-UAV contract -leveringen -werken vast bedrag verrekenb. hoev.h. -diensten vast bedrag uren of nacalculatie subsidies/bijdragen opdrachtbonnen
totaal uitgaven totaal ontvangsten totaal tabel c2.
tabel c3. categorie UAV contract -leveringen -werken vast bedrag > 80% verrekenb. hoev.h. > 8 0 % niet-UAV contract -leveringen -werken vast bedrag verrekenb. hoev.h. -diensten vast bedrag uren of nacalculatie subsidies/bijdragen opdrachtbonnen sub totaal uitgaven protocollen (PU + DU) DUU IUU totaal uitgaven totaal ontvangsten totaal tabel c3./ resp d . + c 2 . + c 3 .
2.0
2.0 7.0
7,0
2.0
2,0 12.2 2.0
ANA hoog midd
12.2
3.0
ANY laag hoog midd
3.0 2,0
2.0
0.7
0.3
5.0
AN-REST laag hoog midd laag hoog midd
2.5
7.5 4.0
1.6
2,6
0.7
3,3
5.7
2,6
4.3
0.7
4.1
14.1
3.3
5,7
2,6
4,3
0,7
4.1
14,1
10,0 3,3 10,0
F&l hoog midd
140.9
totaal AN laaq hivxj midd I.I.K;
2.0
2.6
2.0 27,7
P&O laag hoog midd
Oljkvaratarking ROD b r M d laag hoog midd laag hoog midd laaq
lotaal REST hoog midd laag
27,4
totaal RDIJ hoog midd laag
56.5 40,0 2.0 7.0 4.6 7.0
9.0
7,0
7.3 12.2 8.3 108.1
27.8 11.0 55,0 75.2
10,3
10.3
10,3
7.0 0.4
10,3
JO^
17,3
108,1
38,1 141,2
108.1
38.1 38.1 179.3
0,4
0,4
7,0
17,3
0.4
T O T A A L O M Z E T RDIJ
pagina 11
afdeting CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
6. Controle aanpak en prognose aantal audits met tijdsbeslag A. Controle aanpak
1. UITGAVEN UAV-contracten De uitvoering van de controles vindt per organisatie-onderdeel plaats. De controles worden in beginsel drie keer, gespreid over het controle-jaar, uitgevoerd. De omvang van de gegevensgerichte controlemaatregelen is afhankelijk van het niveau waarop een uniforme werkwijze en aansturing zijn te onderkennen. Wij onderscheiden de volgende niveaus: • • •
Centraal Punt (absolute minimum); directie UAV (consequente en zichtbare aansturing toezicht en toetsing centraal punt); afdelingshoofd (zichtbare aansturing zowel pre-contractueel als contractueel).
In 1999 was het niveau van Centraal Punt directie-breed duidelijk bereikt. Voor het merendeel van de afdelingen was dit ook al het geval voor het directie UAV niveau. Voor 2000 wordt gestreefd tot het RDIJbreed behouden c.q. bereiken van een uniforme werkwijze op directie UAV niveau. De uiteindelijke doelstelling is een uniforme werkwijze op afdelingsniveau. Van belang is hierbij een goede invulling van de brochure "Beheersing contractuitgaven in de lijn" op alle niveaus. De kwaliteit van de invulling hiervan zal dit jaar expliciet onderdeel uitmaken de controle door CXT.
Naast de genoemde controles zal aandacht worden besteed aan de volgende onderwerpen: • • •
kwaliteit en uniformiteit van de controle- en toezichtsplannen; de door RWS verrichte controles op de kwaliteit van de geleverde producten; de werking van de "standaardwerkwijze" bij productgerichte contracten en de procedure meer- en minderwerk.
Voor de contracten groter dan / 2.000.000,-- zullen kort na het begin van de uitvoering quick-scans worden uitgevoerd om mogelijke risico's tijdig in beeld te brengen.
Niet-UAV-contracten De uitvoering van de controles vindt per organisatie-onderdeel plaats. De controles worden in beginsel twee keer, gespreid over het controle-jaar, uitgevoerd. De omvang van de gegevensgerichte controlemaatregelen is afhankelijk van het niveau waarop een uniforme werkwijze en aansturing is te onderkennen. Wij onderscheiden de volgende niveaus: • •
projectbegeleider (absolute minimum); afdelingshoofd (zichtbare aansturing zowel pre-contractueel als contractueel).
Voor 2000 wordt gestreefd tot het RDIJ-breed behouden c.q. bereiken van een uniforme werkwijze op projectbegeleiderniveau. De uiteindelijke doelstelling is een uniforme werkwijze op afdelingsniveau. Van belang is hierbij een goede invulling van de brochure "Beheersing contractuitgaven in de lijn" op alle niveaus.
Pagina 1 2
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
Subsidies en bijdragen De uitvoering van de controles vindt per organisatie-onderdeel plaats. De controles worden in beginsel twee keer, gespreid over het controle-jaar, uitgevoerd en hebben een gegevensgericht karakter.
Opdrachtbonnen Gedurende 1999 zijn, in het kader van het "plan van aanpak verbetering financieel beheer" alle opdrachtbonnen groter dan / 10.000,-- voorafgaande aan de betaling geverifieerd door CXT. Gezien de positieve ontwikkelingen bij een aantal afdelingen en dienstkringen is deze verificatie inmiddels komen te vervallen. Voor een aantal organisatie-onderdelen is deze verificatie nog steeds van kracht. Voor de organisatie-onderdelen waarvoor de verificatie niet meer van toepassing is zal twee keer per controlejaar een steeksproefgewijze toetsing op de werking van de A O / I C plaatsvinden. Van belang is hierbij de toepassing van het begeleidingsformulier, een goede onderbouwing van de prestatieverklaring en de toetsing hierop door de dienstkringadministratie respectievelijk het bedrijfsbureau. Voor de overige organisatie-onderdelen zullen naast de verificatie geen extra controles plaatsvinden.
Controle minder reguliere posten Deze posten kunnen vanwege hun aard en of het feit dat zij eenmalig voorkomen een risico vormen en zullen in de controle worden betrokken. Het grensbedrag is / 250.000.
DUU (salarissen) De salarisuitgaven vormen een laag risico. Derhalve zullen slechts de aanwezigheidscontrole en de juiste en tijdige verwerking van mutaties object van controle zijn. Tevens zal na afloop van het jaar de aansluiting tussen de salarisadministratie en de begrotingsadministratie worden vastgesteld. Voor de controles op de overige personeelsregistraties wordt verwezen naar punt 5.
2. ONTVANGSTEN Voor de belangrijkste ontvangstenstroom (Ketelmeerdepot) zal aandacht worden besteed aan de opzet en de werking van de A O / I C . Het belangrijkste controle-aspect is de volledigheid.
3. VERPLICHTINGEN Volledigheid Voor de controle op de volledigheid zal de werking van de AO/IC met betrekking tot de afstemming van het contracten register en FAIS binnen de afdeling CXFB twee keer per worden beoordeeld. Tijdigheid Op de tijdige en juiste boeking van de verplichtingen zal tweemaal een directiebrede steekproef worden uitgevoerd.
Pagina 1 3
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
4. SALDIBALANS De kwaliteit van het debiteurenbeheer zal tweemaal per jaar worden beoordeeld. Met name zal aandacht worden geschonken aan de voortgang in de afwikkeling van dubieuze debiteuren.
5. O VERIGE
ADMIN
IS TRA
TIES
Registratie bedrijfsmiddelen en voorraden De werking van de AO/IC binnen de betreffende afdelingen zal twee keer per controlejaar steekproefsgewijs worden getoetst.
Personeelsregistraties Het betreft de volgende aandachtsgebieden: * * * *
COMI-P; aanwezigheidcontrole ; controle op verwerking door DPO van mutaties; reisdeclaraties.
De werking van de A O / I C met betrekking tot de genoemde aandachtsgebieden zal twee keer per controlejaar steekproefsgewijs worden getoetst.
Bedrijfsadministraties De opzet en de werking van de A O / I C binnen met betrekking tot de genoemde aandachtsgebieden zullen twee keer per controle-jaar steekproefsgewijs worden getoetst. Belangrijke aandachtsgebieden zijn: * * *
UVS; bedrijfsadministratie; afstemming bedrijfsadministratie-begrotingsadministratie.
Het te hanteren controle-programma dient nog te worden ontwikkeld.
Project aanleg Naviduct De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van de uitgaven t.b.v. het project "Naviduct" berust, conform de ODG - O D N relatie, bij de Bouwdienst. De betreffende uitgaven zijn derhalve geen object van controle.
Specifieke audits De volgende specifieke audits zijn te onderscheiden: Algemeen Eventuele specifieke audits (b.v. naar aanleiding van het AD over rapport 1999, specifieke wensen HID c.q. DT, op het gebied van informatiebeveiliging). De specifieke audits zijn als PM in het jaarplan opgenomen. Voor onvoorzienbare specifieke onderwerpen die gedurende het jaar aandacht zullen vragen is geen capaciteit van CXT gepland. Indien nodig en qua capaciteit mogelijk, zal door CXT ad hoc worden gereageerd.
Pagina 1 4
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
B. Aantal audits met tijdbeslag De tabellen C waarin de uitgaven en ontvangsten zijn gerangschikt naar categorie en risicogebied vormen een goede basis om de door CXT te leveren controle-inspanning in beeld te krijgen.
Controle-inspanning CXT De geplande controle-inspanning van CXT per (hoofd-/staf-)afdeling is een getalsmatige prognose en gebaseerd op de cijfers per categorie en risicogebied. Ook is hierbij rekening gehouden met de kwaliteit van het financieel beheer (uniforme werkwijze en aansturing) binnen de betreffende afdelingen ultimo 1999 (hoofdstuk 4) De uiteindelijke controle-inspanning van CXT wordt bepaald door een combinatie van omvang van de gerealiseerde uitgaven van de betreffende afdeling, de aangetroffen kwaliteit van het financieel beheer . (tabellen D).
Prioriteitstelling en relatie tussen bedragen en door audits te raken deel Als uitgangspunt hierbij geldt (ook voor de prognose van het tijdsbeslag) dat:: »
de bij de contract-uitgaven betrokken bedragen van AN en W V alle door de audits op de werking van de AO/IC zullen worden geraakt; • de bij de contractuitgaven betrokken bedragen van P&O en F&l op basis van steekproeven op de werking van de A O / I C worden beoordeeld; » de beheersing van de bedragen gemoeid met opdrachtbonnen, subsidies/bijdragen voor alle afdelingen/dienstkringen op basis van steekproeven op de werking van de AO/IC worden beoordeeld; • de DUU uitgaven, behoudens de in hoofdstuk 6 punt 1 aspecten, geen object van controle zijn; • van de belangrijkste ontvangstenstromen de werking van de AO/IC zal worden beoordeeld.
Pagina 1 5
afdeling CXT
versie: 10-04-2000
laarplan VIC 2000
TABELLEN P Prognose aantal audits en mensdaeen per categorie en afdeling categorie UAV contract niet-UAV contract quick scans op risico contracten subsidies/bijdragen opdrachtbonnen DUU (personeel e.d.) overig totaal ontvangsten totaal
WVT dagan/
lul.i.ll
aantal
dagon/
audit
dagon
.1...111'.
audit
3
57
171
3
3 6
10 10
30 60
3
35 2
2
2
4
3
105
WW
audits
dagon/ audit
totaal dagon
3
37
111
.l.l't.V
aantal audits
dagon/ aud '
totaal dagan
aantal audits
28 2
84
3
3
2
lotaal lUqon
aantal
28 2
84 6
3
3
3
2
6
ANA audits
96
9
5
387
6
36
6
60
2 7
10 14
0
0
10
0 0 30
0 0 507
aantal audits
10
4
lotaal dagon
aantal audits
dagon/ audit
lotaal dagon
6
168
6
2
10
20
8 0 0
32 0 0
6
2
5
10 0
8
22
0 0
0 0
0 22
0 222
AN-REST
96
0
lotaal dagon
aantal audits
F&l
dagon/ audit
0
GROTE PROJ.
lotaal lagei
aantal audits
dagon/ audit
2
20
40
3
21
63
3
3
9
2
5
10
6
lotaal dagan
2
dagan/ audit
50
dagon/ audit
115
aantal audits
4
2
aantal audits
9
ANY
P&O
categorie
2
dagon/ audit
dagan/ audit
9
6
5
9
3
2
totaal WV lotaal dagon
6
117
265
14
aantal
UAV contract niet-UAV contract quick scans op risico contracten subsidies/bijdragen opdrachtbonnen DUU (personeel e.d.) overig totaal ontvangsten totaal
WVW totaal dagon
2
categorie UAV contract niet-UAV contract quick scans op risico contracten subsidies/bijdragen opdrachtbonnen DUU (personeel e.d.) overig totaal ontvangsten totaal
WVL
aantal audio
72
0
dagen/ audit
PM
totaal dagon
0
totaal AN
0 0 30
4
depot Usseloog aantal audits
2 2
dagon/ audit
10 PM
totaal dagen
20 20
dagan/ audil
Maal dagon
totaal REST aantal audits
dagan/ audit
0 5 0 0 3 2 0 2 12
categorie
totaal dagen
0 102 0 0 9 10 0 20 141
totaal ADM.
verplichtingen bedrijfsadministraties saldibalans bedrijfsmiddelen./voorraden personeelsregistraties overige audits totaal
aantal audits
dagon/ audit
lotaal dagen
2
10
20
2
10
20
2 2
5 10
10 20
2 4 14
10 5
20 20 110
totaal RDIJ
I totaal
pagina 16
aantal audits
totaal dagan
78
980
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
7. Beschikbare en benodigde personele capaciteit CXT Beschikbare capaciteit Het controlejaar 2000 loopt van maart 2000 tot en met februari 2000. Het aantal voor controle werkzaamheden beschikbare werkdagen bedraagt per AO/IC dan wel IC medewerker 185. Hierbij is rekening gehouden met verlies van dagen voor verlof, feestdagen, werkoverleg, besprekingen, vakoverleg, ziekte etc.. In verband met de nog te vervullen vacatures voor de functies hoofd T&R en senior medewerker ICC zijn voor deze medewerkers respectievelijk 110 en 120 dagen in de beschikbare capaciteit opgenomen. Het hoofd toetsing en regelgeving is verantwoordelijk voor de totale aansturing van de afdeling. De senior medewerker verzorgt de dagelijkse inhoudelijke aansturing en de reviews op de bevindingen. Daarnaast voert deze ook toegevoegde interne controles uit. Van de totaal beschikbare dagen van deze medewerker zullen voor de uitvoerende taak circa 60 overblijven. De controlewerkzaamheden van de senior medewerker AO/IC en de medewerker AO/IC zullen zich voornamelijk richten op de verplichtingenadministratie en de personeelsregistraties. De hoofdtaak van deze medewerkers is het ontwikkelen van nieuwe A O en de beschrijvingen van de huidige A O op actueel te houden. Hierbij zijn onder andere de volgende activiteiten te onderscheiden: • • •
actualisering van procedures in het kader van IBO, de OND-OGD-relatie, P&O processen, het beschikbaar stellen van AO-procedures op KA, het actueel houden; het actueel houden van de bevoegdheden van medewerkers in FAIS en BRAVO; het actueel houden van het programma PARAAF.
Bovenstaande resulteert in een prognose voor het beschikbaar zijn van deze medewerkers A O / I C voor IC werkzaamheden van maximaal 60 dagen per persoon. Geen rekening is gehouden met specifieke audits in het kader van informatiebeveiliging en andere bijzondere onderwerpen. De geplande inzet van de capaciteit van CXT is gebaseerd op een redelijke mate van uniformiteit in de werkwijzen binnen afdelingen. Mocht blijken dat deze uniformiteit niet aanwezig is dan zal de omvang van de uit te voeren controles toenemen. Hiervoor zal dan mogelijk alsnog extra capaciteit dienen te worden ingehuurd. Ook kan de HID c.q. het DT een andere prioriteitstelling geven aan de door CXT te beoordelen onderwerpen. Benodigde capaciteit Een prognose van de benodigde capaciteit is aangegeven in hoofdstuk 6 en in de tabellen D. Zoals uit de tabellen blijkt is de beschikbare capaciteit voldoende om de beoogde controles uit te voeren. Hierbij moet echter worden opgemerkt dat in verband met de bestaande vacatures de capaciteit in de eerste maanden van het controlejaar aan de lage kant is. De mogelijke achterstand die in deze periode kan ontstaan zal naar verwachting in het resterende deel van het controlejaar worden ingelopen. Voor het eerste deel van het controlejaar zal de aandacht van CXT zich met name richten op de grote en risicovolle projecten en op organisatie-onderdelen waarvan het financieel beheer in 1999 de grootste tekortkomingen vertoonde. In de tabellen E en F op de volgende pagina is e.e.a. samengevat weergegeven.
Pagina 17
afdeling CXT
Jaarplan IC 200
versie: 00-00-00
TABEL E BESCHIKBARE EN BENODIGDE CAPACITEIT CXT tabel e. medewerkers CXT
totaal dagen per jaar hoofd toetsing en regelgeving 110 waargenomen door sen. medewerker T en R (vac 185 seniormedewerker AO/IC admin, medewerkster AO/IC sen. medewerker ICC sen. medew. ICC * medewerker ICC medewerker ICC medewerker ICC (inhuur) totaal tabel e. *= deel van het jaar beschikbaar
perjaar per jaar dagen IC dagen AO algehele aansturing aanst., review
60
60
125 125
60 60
60 60
125 120 185 185 185 980
185 60 185 185 185 980
185 185 185 120 185 185 185 1.525
dagen beschikbaar tbv IC 2000
aanst., review
250
TABELLEN F SAMENVATTING AUDITS/ MENSDAGEN audits op uitgaven en ontvangsten tabel f l . categorie
aantal audits 15 19 6 2 18 2 2 64
aantal dagen 555 170 60 10 45 10 20 870
verplichtingen bedrijfsadministratie saldibalans registratie bedijfsmidd. en voorraden personeelsregistraties overige audits totaal tabel f2.
aantal audits 2 2 2 2 2 4 14
aantal dagen 20 20 10 20 20 20 110
totaal tabel f1. + f2.
aantal audits 78
aantal dagen 980
UAV contract niet-UAV contract quick scans op risico contracten subsidies/bijdragen opdrachtbonnen DUU (personeel, eigen, inhuure.d.) totaal ontvangsten totaal tabel f l . audits op administraties e.d. tabel f2. categorie
Pagina 18
dagen benodigd tbv IC 2000 980 afdeling
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
8. Informatievoorziening Interne rapportage Tijdens de uitvoering van de controles worden de bevindingen per contract besproken met de direct betrokkenen tot en met directie UAV- projectbegeleider-niveau. Daar waar nodig vindt ook een directe terugkoppeling naar het afdelings- of dienstkringhoofd plaats. Periodiek, doch minimaal twee of drie keer per jaar, rapporteert CXT per afdeling c.q. dienstkring aan de HID. Hieraan voorafgaande worden deze rapportages in concept besproken met betrokken afdelings- of dienstkringhoofden in aanwezigheid van het betreffende hoofdafdelings- of stafafdelingshoofd en de controller. Deze rapportage bevat, in het samenvattend oordeel, een totaalbeeld met betrekking tot de werking van de AO/IC van de afdeling c.q. dienstkring tot op dat moment. Naast het samenvattend oordeel zijn ook de detailbevindingen in de rapportage opgenomen. Deze rapportages worden in afschrift verzonden naar betrokken lijnmanagers, controller, CXC, de voor RDIJ verantwoordelijke Accountant en D2 conform de aanschrijving. Op deze wijze wordt periodiek aan de HID en de Controller op hoofdlijnen gerapporteerd over de voortgang van het "jaarplan verbijzonderde interne controle".
Externe rapportage Met betrekking tot de informatie uitwisseling D3-D2 over zowel de stand van zaken RDU-breed als de voortgang van het "jaarplan verbijzonderde interne controle" zijn inmiddels nadere afspraken gemaakt. Het informeren van D2 zal qua inhoud en timing sporen met de rapportages aan de HID, echter niet eerder dan nadat de HID is geinformeerd, en zich beperken tot het samenvattend oordeel.
Pagina 19
afdeling CXT
versie 28-04-2000
jaarplan VIC 2000
9. Bijzondere onderwerpen Mogelijk wordt gedurende het controlejaar 2000 van de afdeling CXT op IC gebied aandacht gevraagd voor een aantal specifieke onderwerpen en zal advisering de nodige capaciteit vergen. Welke dit precies zullen zijn en wat dit voor personele inzet dit van CXT betekent is op dit moment nog niet duidelijk. Op het moment dat deze situatie zich voordoet zal, in het kader van dit jaarplan, hierop ad hoc worden gereageerd. Mogelijke specifieke onderwerpen zijn: *
deelname aan audits beveiliging informatiesystemen (o.a. COMI-P, BRAVO, FAIS, CONSYS) in het kader van het VIR (Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst); * deelname aan werkgroepen "andere contractvormen"; * deelname aan werkgroep "KWALITEITSZORG EN AO".
Pagina 2 0
afdeling CXT
