SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENENTUAN CALON PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT II, III DAN IV MENGGUNAKAN PROFIL PEGAWAI NEGERI SIPIL BERBASIS KOMPETENSI PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH
M. Apun Heses Program Pascasarjana, Magister Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom Program Pascasarjana, Magister Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro Semarang
H. Himawan, M.Kom Program Pascasarjana, Magister Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro Semarang
ABSTRACT Regional personel affairs board (Badan Kepegawaian Daerah) of Central Java Province is element of Civil Public Servant management that having fundamental duty and function to realizing improvement of quality and human resource professionalism to support of Good Governance in the Government of Central Java. Personel affairs board of Central Java Province has computer network infrastructure for system application of personel information base for electronic in goverment era or e-government. Human Resource Management bases competency for personel government is for improvement quality of professionalism and ability expansion of Civil Public Servant. Education and Training of Official Functionary for structural functionary or functionary candidate is Leadership Education and Training (DIKLATPIM) which conducted for reachs clauses of leadership competencies of government to compare with structural ladder. Civil Public Servant which will join Diklatpim decisioned by personel affairs official manager to consider of Official Functionary Consideration Board (Baperjakat) and Education and Training Selection Team (TSPD) the Government of Central Java. But the TSPD result is not objective and cannot be justified yet. Decision taken by team still having the character of subyektif on the institution head and administrative condition. Data source and information obtained from database e-Personal System Personel affairs board of Central Java Province by using Decision Support Systems (DSS) model to analyse. Methodologies of decision support system development by using prototyping. With information technology support and applies Civil Public Servant profile data bases on competencies, expected able to yield DSS participant candidate for Leadership Education and Training by selection team and institution head. So decision taken to determine participant candidate Diklatpim in the Government of Central Java is more accountable and objectively which based on at Civil Public Servant competencies. Keywords:
Personel affairs board of Central Java Province, Human Resource Management bases competency for personel government, Leadership Education and Training, Decision Support Systems.
1
2
Pendahuluan Dalam rangka merespon dinamika perubahan lingkungan strategis dan teknologi informasi, organisasi dituntut untuk dapat mengelola setiap perubahan yang terjadi secara tepat. Tatakelola pemerintahan dengan memanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam proses pemerintahan (e-government) akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, profesionalisme, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan (good governance). Penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan daerah berdasarkan pada asas umum penyelenggaraan negara sebagai tuntutan masyarakat untuk terwujudnya aparatur pemerintah yang demokratis, netral, proporsional, profesional, akuntabilitas, efisien, efektif, berkeadilan, bersih, terbuka, partisipatif dan tanggap terhadap aspirasi masyarakat. Sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, dalam Pasal 17 ayat (2) ditentukan bahwa pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam suatu jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat obyektif lainnya tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras atau golongan. Sejak tahun 1994, BKD Jateng sudah membangun aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Provinsi Jawa Tengah yang berbasis DOS. Pada tahun 2001 Aplikasi SIMPEG BKD Jateng dikembangkan menjadi berbasis web yang dikenal sebagai ePersonal System yang berdasarkan petunjuk dari Kepmendagri Nomor 17 tahun 2000 tentang SIMPEG Depdagri dan Pemerintah Daerah. Untuk menjamin objektivitas, keadilan, dan transparansi pengembangan karir PNS dan guna mewujudkan pemerintahan yang bersih dan berwibawa serta menjamin keberhasilan pelaksanaan tugas pemerintahan dan pembangunan, perlu ditetapkan Standar Kompetensi. Konsep manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi (MSDM-BK) menawarkan pendekatan baru yang dapat menterjemahkan tuntutan kompetensi organisasi ke dalam kebutuhan kompetensi individu dan standar kompetensi jabatan. Seleksi calon peserta DIKLATPIM merupakan upaya pemilihan dan identifikasi PNS yang kompeten untuk mengikuti DIKLATPIM di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Untuk melaksanakan tugas seleksi calon peserta DIKLATPIM di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dibentuk Tim Seleksi Peserta Diklat (TSPD) Provinsi Jawa Tengah. Tugas Baperjakat dalam rangka membantu Gubernur Jawa Tengah selaku Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah untuk mewujudkan kualitas dan obyektivitas penetapan calon peserta DIKLATPIM. Namun dalam melaksanakan tugasnya selama ini TSPD Pemerintah Provinsi Jawa Tengah belum optimal dan obyektif yang berdasarkan pada kompetensi PNS. Hal ini disebabkan belum adanya metode untuk mendukung pengambilan keputusan oleh tim, dengan memanfaatkan data-data profil PNS yang sudah tersimpan di database SIMPEG BKD Jateng, yang berisi data-data riwayat dan hasil tes kompetensi yang pernah diikuti. Keputusan yang diambil oleh tim masih bersifat subyektif atas dasar usulan kepala instansi dan penilaian syarat administratif. Sehingga untuk memperoleh daftar nominatif calon peserta DIKLATPIM secara obyektif, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan diperlukan suatu sistem pendukung pengambilan keputusan yang digunakan oleh tim seleksi, pimpinan dan Baperjakat. Sistem yang dikembangkan untuk melengkapi penelitian yang dilakukan Anwari (2005) yaitu membangun sebuah sistem pendukung keputusan untuk pengangkatan PNS dalam jabatan struktural di lingkungan pemerintah Provinsi Jawa Tengah, dengan menggunakan database yang diambil dari SIMPEG BKD Jateng. Proses pengambilan keputusan oleh pimpinan di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah khususnya pada penentuan calon peserta DIKLATPIM belum dilakukan secara
3
obyektif, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan latar belakang yang tersebut dalam uraian di atas, maka dapat dirumuskan masalah-masalah sebagai berikut: a.
Kesulitan dalam memperoleh daftar nominatif calon peserta DIKLATPIM secara obyektif, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan untuk pendukung pengambilan keputusan dalam penentuan calon peserta DIKLATPIM tingkat II, III dan IV di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah menggunakan data profil PNS berbasis kompetensi.
b.
Belum adanya transparansi terhadap hasil penilaian seleksi calon peserta DIKLATPIM secara obyektif, sehingga tidak dapat digunakan sebagai alat pengkomunikasian/konsultasi terhadap pegawai yang dinyatakan kurang memenuhi syarat untuk mengikuti DIKLATPIM tingkat II, III dan IV di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Istilah Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (Decision Support Systems /DSS) diartikulasikan oleh Scott Morton pada awal tahun 1970-an, mendefinisikan DSS sebagai “Sistem berbasis komputer interaktif, yang membantu para pengambil keputusan untuk menggunakan data dan berbagai model untuk memecahkan masalah-masalah tidak terstruktur”. DSS memadukan sumber daya intelektual dari individu dengan kapabilitas komputer untuk meningkatkan kualitas keputusan. Moore dan Chang berpendapat bahwa konsep struktur (DSS dapat menangani situasi semiterstruktur dan tidak terstruktur) secara umum tidaklah penting. Sebuah masalah dapat dijelaskan sebagai masalah terstruktur dan tidak terstruktur hanya dengan memperhatikan pengambil keputusan atau suatu situasi spesifik. Mereka mendefinisikan DSS sebagai sistem yang dapat diperluas untuk mampu mendukung analisis adhoc dan pemodelan keputusan, berorientasi terhadap perencanaan masa depan dan digunakan pada interval yang tidak reguler dan terencana. Menurut Mc. Leod sulit untuk menemukan problem yang benar-benar terstruktur atau sebaliknya tak terstruktur. Sebagian besar masalah justru bersifat semi terstruktur, yang berarti bahwa sistem pendukung pengambilan keputusan ditujukan kepada wilayah di mana sebagian besar masalah itu terletak. Sistem pendukung pengambilan keputusan tidak bertujuan untuk menggantikan manajer, karena pengambilan keputusan itu pada akhirnya oleh manajer itu sendiri. Komputer dapat diterapkan untuk mengatasi masalah yang terletak di wilayah masalah yang terstruktur, sementara manajer bertanggungjawab di masalah yang tak terstruktur dengan menerapkan pertimbangan intuisi, dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecah masalah. Secara ringkas dapat disebutkan bahwa sistem pendukung pengambilan keputusan adalah sistem pengambilan keputusan berbasis komputer yang bersifat interaktif dengan cara: a. b. c. d.
mendukung pengambilan keputusan bukan menggantikannya. menggunakan data dan model. memecahkan masalah yang terstruktur, semi terstruktur, dan tidak terstruktur. lebih berfokus pada efektivitas dari pada efisiensi dalam proses pengambilan keputusan.
Mc. Leod menyimpulkan bahwa sistem pendukung pengambilan keputusan adalah suatu sistem yang memberikan dukungan terhadap seorang manajer tunggal, atau secara realitatif sekelompok kecil manajer yang bekerja sebagai tim pemecahan masalah, dalam rangka memberikan solusi bagi permasalahan yang semi terstruktur dengan memberikan informasi atau saran yang berkenaan dengan keputusan yang bersifat spesifik. Informasi tersebut
4
diberikan secara periodik dalam bentuk laporan khusus, dapat pula disertai dengan model matematis. Model matematis dapat memproyeksikan hasil yang diharapkan dari alternatif keputusan. Sistem pengambilan keputusan diatur dalam beberapa subsistem. Menurut Turban aplikasi DSS terdiri dari subsistem sebagai berikut: a.
Subsistem manajemen data. Subsistem ini memasukkan database yang berisi data yang relevan untuk situasi dan dikelola oleh perangkat lunak, disebut sistem manajemen database (DBMS). Terdiri dari elemen basis data DSS, DBMS, fasilitas query dan direktori data.
b.
Subsistem manajemen model. Model kuantitatif yang memberikan kapabilitas analitik dan manajemen perangkat lunak yang tepat, disebut sistem manajemen basis model (MBMS). Terdiri dari elemenelemen basis model DSS, MBMS, bahasa pemodelan, direktori model, serta eksekusi model, integrasi dan prosesor perintah.
c.
Subsistem antarmuka pengguna. Pengguna berkomunikasi dengan dan memerintahkan DSS melalui subsistem ini. Menurut Meredith (2002) di Turban, browser web dikenal sebagai GUI DSS yang efektif karena browser tersebut fleksibel, user friendly dan merupakan gateway untuk hampir semua sumber informasi dan data yang diperlukan.
d.
Subsistem manajemen berbasis pengetahuan. Banyak masalah tak terstruktur dan bahkan semi terstruktur yang sangat kompleks sehingga solusinya memerlukan keahlian. Subsistem ini menyediakan keahlian yang diperlukan untuk memecahkan beberapa masalah dan memberikan inteligensi yang dapat meningkatkan operasi komponen DSS yang lain.
e.
Pengguna. Orang yang berhadapan dengan keputusan di mana DSS didesain untuk mendukung hal tersebut disebut pengguna, manajer atau pengambil keputusan. Pengguna memberikan keahlian dan pengetahuannya untuk memandu pengembangan dan penggunaan DSS.
Berdasarkan definisi di atas, DSS harus mencakup tiga komponen utama yaitu Basis Data, Model Base dan antarmuka pengguna. Subsistem manajemen berbasis pengetahuan adalah optional, namun dapat memberikan banyak manfaat karena memberikan inteligensi bagi ketiga komponen utama tersebut. Seperti pada sistem informasi manajemen, pengguna dapat dianggap sebagai komponen DSS. Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi Menurut Spencer (1993), fungsi manajemen sumber daya manusia hanya akan bermanfaat jika dapat membantu individu dan organisasi untuk mencapai performansi yang lebih baik dari sebelumnya. Memperhatikan fakta bahwa performansi individu di tempat kerja sangat dipengaruhi oleh kompetensi yang dimilikinya, maka sudah merupakan kebutuhan organisasi untuk mengintegrasikan konsep kompetensi dalam sistem manajemen sumber daya organisasi. Tujuan MSDM secara umum adalah untuk memastikan bahwa organisasi mampu mencapai keberhasilan melalui orang. Sistem MSDM dapat menjadi kapabilitas organisasi yang memungkinkan perusahaan atau organisasi dapat belajar dan mempergunakan kesempatan untuk peluang baru. Semua pimpinan yang memiliki tanggung jawab SDM harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal, yaitu hukum, politik, ekonomi, sosial, kebudayaan, dan teknologi ketika menyampaikan aktivitas pokok dari sumber daya manusia.
5
Menurut McClelland (1973), kompetensi adalah karakteristik dasar yang dimiliki seseorang yang berpengaruh langsung terhadap, atau dapat memprediksikan kinerja yang sangat baik dalam pekerjaan, peran atau situasi tertentu. Kompetensi manajerial dianalogikan sebagai puncak gunung es, di mana keterampilan dan pengetahuan membentuk puncaknya. Unsurunsur yang mendasari kompetensi-kompetensi tidak mudah terlihat, tetapi mengarahkan dan mengendalikan perilaku permukaan. Peran sosial dan citra diri ada di tingkat sadar, sedangkan watak dan motif ada di bawah permukaan, lebih dekat dengan inti kepribadian orang itu. Menurut Dyah Kusumastuti, manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi (MSDM-BK) adalah merupakan serangkaian keputusan untuk mengelola hubungan pegawai secara optimal mulai dari rekruitmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan dan pengembangan serta terminasi dengan menggunakan instrumen/faktor standar kompetensi jabatan dan tingkat kompetensi pegawai secara terpadu untuk mencapai tujuan organisasi.
Gambar 1: Konsep MSDM berbasis kompetensi Penilaian Kompetensi Pegawai Mengidentifikasikan orang-orang yang memiliki kompetensi-kompetensi dan memasang orang-orang itu merupakan satu langkah pertama yang penting, demikian juga upaya melatih orang-orang untuk mengembangkan kompetensi-kompetensi yang mereka butuhkan untuk pekerjaan yang sedang mereka kerjakan. Orang-orang dengan kompetensi-kompetensi yang tepat dalam pekerjaan yang tepat berarti unggul dalam persaingan dan dapat mecapai tujuan organisasi yang baik. Untuk menciptakan SDM aparatur yang memiliki kompetensi tersebut diperlukan peningkatan mutu profesionalisme, sikap pengabdian dan kesetiaan pada perjuangan bangsa dan negara, semangat kesatuan dan persatuan, dan pengembangan wawasan PNS melalui Diklat Jabatan yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari usaha pembinaan PNS secara menyeluruh. Diklat Jabatan PNS mengacu pada kompetensi sehingga perlu adanya penilaian berbasis kompetensi dari setiap pegawai negeri. Seleksi berdasarkan kompetensi dapat memprediksi performansi kerja dan retensinya tanpa bias ras, usia, jenis kelamin dan faktor demografi. Pada awalnya pengukuran kompetensi dilakukan dengan melakukan tes psikologi dan tes akademis, namun tidak memberikan hasil memadai untuk prediksi performansi pada pekerjaan level tinggi organisasi. Pada pendekatan MSDM-BK, analisis dimulai dengan analisis orang sebagai pemegang jabatan. Metoda
6
kompetensi menekankan pada validitas kriteria, apa yang menyebabkan performansi superior pada pekerja, bukan pada faktor yang menggambarkan karakteristik tiap orang. Banyak penelitian yang menggunakan metode assessment center untuk mengukur kompetensi yang akan semakin menunjukkan definisi kompetensi dan prosedur standar. Pada tahun 1991, metode assessment kompetensi telah digunakan oleh lebih dari 100 orang peneliti di 24 negara. Metode assessment center adalah sebuah prosedur yang digunakan MSDM untuk mengevaluasi pegawai dalam hal atribut manusia atau kemampuan relevan dengan efektivitas organisasi. Setiap assessment center harus dirancang sedemikian rupa sehingga sesuai dengan tujuan keputusan tertentu yang dibuat oleh manajemen. Sebuah assessment center melibatkan teknik asesmen yang berbeda (tes, latihan situasional, wawancara). Hasil assessment center berupa sebuah evaluasi mengenai beberapa kompetensi manajerial dan kompetensi lainnya atau evaluasi mengenai potensi keberhasilan keseluruhan dalam jabatan sasaran. Penilaian PNS pemerintah Provinsi Jawa Tengah sudah melalui metode assessment center yang merupakan upaya untuk mengevaluasi, menyeleksi dan meningkatkan kinerja PNS serta membina kedisiplinan PNS dalam melaksanakan tugas. Metoda yang digunakan antara lain: a.
Test DISC Test kompetensi pegawai yang lebih melihat kompetensi individu sebagai penilaian individu terhadap lingkungan kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai agar dapat melaksanakan tugas dan peran pada jabatan yang diduduki secara produktif dan profesional.
b.
Test Psikologi Test Psikologi merupakan test kompetensi pegawai yang merupakan kombinasi dari pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku yang dimiliki oleh seorang pegawai agar dapat melaksanakan tugas dan peran pada jabatan yang diduduki secara produktif dan profesional. Aspek penilaian pada kecerdasan, sikap kerja dan perilaku.
c.
Test Quasi Test assessment untuk menilai kompetensi pegawai yang merupakan kombinasi dari pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku yang dimiliki oleh seorang pegawai agar dapat melaksanakan tugas dan peran pada jabatan yang diduduki secara produktif dan profesional. Khususnya untuk pejabat eselon IV dan III.
d.
Evaluasi Kinerja Penilaian kinerja (performance appraisal/PA) adalah proses evaluasi pegawai dalam mengerjakan pekerjaan dibandingkan dengan satu set standar pekerjaan, dan kemudian mengkomunikasikan informasi tersebut. Setiap pejabat struktural di Pemprov. Jawa Tengah secara berkala dilaksanakan penilaian/evaluasi kinerja. Hasil pelaksanaan penilaian/evaluasi kinerja tersebut digunakan sebagai salah satu bahan pembinaan karier lebih lanjut bagi pejabat struktural yang bersangkutan. Evaluasi kinerja tersebut dilaksanakan oleh Tim Penilai (Assessor).
e.
PCAP PCAP ini dipakai karena merupakan salah satu metoda assessment center yang memiliki obyektivitas yang tinggi dibandingkan dengan metoda lainnya. Keunggulan metoda ini dapat menggali kapasitas (kompetensi) kandidat melalui tingkah laku yang ditampilkan secara observable sesuai dengan tuntutan situasi dan lingkungan penugasan yang dihadapi untuk mengevaluasi potensi & kompetensi para kandidat (multiple assessment). Metoda PCAP dipakai dalam rangka seleksi maupun untuk penempatan dan pengembangan sumber daya manusia aparatur di lingkungan Pemprov. Jateng dan Pemda Se-Jawa Tengah, khususnya untuk calon pejabat struktural eselon II dan III.
7
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah adalah perangkat daerah Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang membantu Gubernur dalam melaksanakan manajemen PNSD untuk mewujudkan peningkatan kualitas dan profesionalisme SDM aparatur pemerintah daerah untuk mendukung terlaksananya Good Governance di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Dengan jumlah data pegawai mencapai 17.491 orang. Untuk memenuhi tuntutan pengelolaan manajemen kepegawaian yang cepat, tepat, akuntabel, dan transparan mendorong BKD Jateng mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yang berbasis pengolahan data secara elektronik. Aplikasi yang dimaksud dapat beroperasi dalam jaringan online dengan sistem intranet maupun internet (Web Based Application). BKD Jateng memiliki infrastruktur jaringan komputer yang digunakan untuk aplikasi SIMPEG sebagai landasan ke-era pemerintahan secara elektronik atau e-government. Dalam MSDM, informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam pengambilan keputusan, terutama dalam pembinaan karier PNS. Perencanaan dan pengambilan keputusan senantiasa memerlukan sejumlah informasi yang berasal dari data. Oleh karena itu merupakan suatu kewajiban bagi instansi Pemerintah untuk senantiasa berusaha memelihara data yang selanjutnya dikelola menjadi aneka informasi. Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (DIKLATPIM)
Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan PNS. Diklat dalam Jabatan dilaksanakan untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap PNS agar dapat melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan dengan sebaik-baiknya yang terdiri dari Diklat Kepemimpinan, Fungsional dan Teknis. Sesuai dengan ketentuan dalam PP No.101 tahun 2000, DIKLATPIM bertujuan: a.
Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan sikap PNS untuk dapat melaksanakan tugas dan jabatan eselon secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan instansinya.
b.
Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa.
c.
Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman dan pemberdayaan masyarakat.
d.
Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik.
Sasaran Diklat Kepemimpinan yang selanjutnya disebut DIKLATPIM dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintah yang sesuai dengan jenjang jabatan struktural. DIKLATPIM terdiri dari : a. b c. b
DIKLATPIM tingkat IV untuk Jabatan Struktural Eselon IV; DIKLATPIM tingkat III untuk Jabatan Struktural Eselon III; DIKLATPIM tingkat II untuk Jabatan Struktural Eselon II; DIKLATPIM tingkat I untuk Jabatan Struktural Eselon I;
Peserta DIKLATPIM adalah : a.
PNS yang akan atau telah menduduki Jabatan Struktural.
b.
PNS yang akan mengikuti DIKLATPIM tingkat tertentu tidak dipersyaratkan mengikuti DIKLATPIM tingkat di bawahnya.
8
Metodologi Penelitian Proses pengembangan berulang (iterative) menurut Whitten, merupakan pengembangan dari pendekatan waterfall secara modern. Dalam penelitian ini penulis menggunakan proses pengembangan secara berulang dengan metode pengembangan sistem seperti yang dikemukakan oleh Efraim Turban dibagi dalam tahapan-tahapan, sebagai berikut: 1.
Perencanaan Pada tahap perencanaan, terlebih dahulu mengadakan penelitian terhadap organisasi, tentang seleksi peserta DIKLATPIM dan identifikasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi saat ini, menentukan kunci keputusan-keputusan dari penentuan seleksi peserta DIKLATPIM di BKD Provinsi Jawa Tengah, kemudian direncanakan solusi sistem yang akan dibutuhkan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada, sehingga akan didapatkan performa sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2.
Analisis Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem yang ada dengan metode yang akan digunakan yaitu metode wawancara dan observasi. Wawancara adalah suatu bentuk komunikasi verbal/percakapan yang bertujuan memperoleh informasi. Dilakukan kegiatan tanya jawab maupun diskusi, dengan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan DIKLATPIM khususnya Bidang Pengembangan Pegawai BKD Prov. Jateng dan tim Baperjakat, agar diperoleh informasi yang akurat yang nantinya diharapkan dapat menjadi bahan masukan maupun pertimbangan dalam proses pengembangan SPK untuk penentuan peserta DIKLATPIM. Sedangkan observasi sebagai alat pengumpul data dilakukan secara sistematis dengan mengamati keadaan yang wajar dan sebenarnya tanpa usaha yang disengaja untuk mempengaruhi, mengatur atau memanipulasikannya. Dalam melaksanakan penelitian ini, dilakukan observasi secara langsung di BKD Jateng dan mengamati bentuk-bentuk penerapan pelaksanaan seleksi DIKLATPIM yang telah dilaksanakan. Kegiatan analisis selajutnya dilakukan dengan mempelajari organisasi dan sistem yang berjalan, dilakukan analisis terhadap sistem dan masalah. Kemudian dianalisa untuk menentukan kebutuhan input dan output.
3.
Desain Selanjutnya pada tahap perancangan ini ditujukan untuk menentukan spesifikasi komponen-komponen dari SPK yang terdiri dari subsistem basisdata, subsistem model, subsistem dialog. Tahap metode prototyping SPK DIKLATPIM dengan melakukan pembuatan desain sistem. Dalam merancang sistem ini berdasar atas kebutuhan dan masalah dihadapi pada obyek penelitian. Adapun perancangan sistem ini meliputi perancangan basis data, perancangan antar muka pemakai, kebutuhan perangkat keras, perancangan jaringan, kebutuhan perangkat lunak, dan perancangan antar muka komunikasi.
4.
Implementasi Dalam tahap implementasi ini meliputi testing sistem, pelatihan pemakai dan evaluasi hasil sistem dibandingkan dengan sistem yang sudah berjalan.
Adapun alat-alat yang digunakan adalah Data Flow Diagram (DFD)/diagram konteks adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output, dan Entity Relation Diagram (ERD)/Diagram Hubungan Entitas, merupakan metode pemrosesan data yang memungkinkan rekayasa perangkat lunak untuk mengidentifikasikan objek data dan hubungannya dengan menggunakan notasi grafis.
9
Kesulitan pemilihan & identifikasi utk memperoleh daftar calon peserta DIKLATPIM sesuai kompetensi PNS scr obyektif dan akuntabel Teknologi Komunikasi dan Informasi
(Data Internal) Database ePersonal Systems BKD Prov. Jateng : Data Administrasi & DataTest Kompetensi PNS
(Data Eksternal) Kep. mendagri Nomor 38/2002; PP 101/2000
Standar Kebijakan Baperjakat
Literatur & Buku-buku tentang MSDM-
SIMPEG BKD Jateng (e-Diklat & ePersonal System)
Belum adanya transparansi terhadap hasil penilaian seleksi calon peserta DIKLATPIM secara obyektif Norma & Syarat DIKLATPIM (PP101/2000)
UU dan Peraturan Pemerintah; UU32/2004; UU 43/ 1999;Inpres /2003
Prototyping dengan Teknik Iterasi Prototyping
Perencanaan Analisis Design Implementasi
Data Profil PNS di Database SIMPEG BKD Kompetensi Test Psikologi
Jabatan/Esln
Administrasi
EvaluasiKinerj
Pangkat/Gol
DP3
Masa Kerja
Test PCAP
Pend.Formal
Rwyt. Jabatan
Usia
MODEL PROFIL KOMPETENSI
R DiklatTeknis R Diklat Fungs Rwyt. Kasus
Terbentuknya sebuah Sistem Pendukung Keputusan berbasis komputer sehingga dapat memperoleh daftar nominatif calon peserta DIKLATPIM Tingkat II, III dan IV serta hasil evaluasi pegawai secara obyektif, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan menggunakan profil PNS berbasis kompetensi
Gambar 2: Kerangka Pemikiran SPK DKLATPIM
Rekayasa Sistem Pendukung Keputusan BKD Jateng mempunyai tugas pokok membantu Gubernur dalam mengurusi masalah strategis kebijakan manajemen kepegawaian. Salah satu fungsinya melaksanakan seleksi calon peserta DIKLATPIM, merupakan komitmen organisasi dalam pembinaan karier pegawai yang didasarkan pada evaluasi yang terbuka, obyektif dan tidak diskriminatif. Seleksi calon peserta DIKLATPIM merupakan upaya pemilihan dan identifikasi PNS yang kompeten untuk mengikuti DIKLATPIM di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Untuk melaksanakan tugas seleksi calon peserta DIKLATPIM di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dibentuk TSPD Provinsi Jawa Tengah. PNS yang akan mengikuti DIKLATPIM di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian dengan memperhatikan pertimbangan Baperjakat Provinsi Jawa Tengah. Tugas Baperjakat dalam rangka membantu Gubernur Jawa Tengah selaku Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah untuk mewujudkan kualitas dan obyektivitas penetapan Calon Peserta DIKLATPIM. Dalam melaksanakan tugasnya selama ini TSPD Pemerintah Provinsi Jawa Tengah belum optimal dan obyektif yang berdasarkan pada kompetensi PNS. Hal ini disebabkan belum
10
adanya metode untuk mendukung pengambilan keputusan oleh tim, dengan memanfaatkan data-data profil PNS yang sudah tersimpan di database SIMPEG BKD Jateng, yang berisi data-data riwayat dan hasil tes kompetensi yang pernah diikuti. Keputusan yang diambil oleh tim masih bersifat subyektif atas dasar usulan kepala instansi dan penilaian syarat administratif. Untuk mendukung fungsinya melaksanakan seleksi calon peserta DIKLATPIM, sistem yang akan dibangun adalah sistem yang dapat mendukung pengambilan keputusan untuk penentuan calon peserta DIKLATPIM di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah menggunakan data profil PNS berbasis kompetensi.Sistem tersebut akan menjadi sub sistem dari aplikasi e-Diklat yang mengelola perencanaan dan pelaksanaan semua Diklat di Provinsi Jawa Tengah baik Diklat Struktural, Diklat Teknis dan Diklat Fungsional. Menurut Whitten, pada tahap permulaan sistem dilakukan dengan menentukan lingkup proyek dan rencana pemecahan masalah. Ruang lingkup perencanaan awal dari sistem sebagai berikut: 1.
Rencana sistem yang dibangun terintegrasi dengan SIMPEG BKD Jateng (e-Personal System) dan akan menjadi sub sistem dari aplikasi e-Diklat. e-Personal System dikelola oleh bidang Doklahta BKD Jateng. Aplikasi e-Diklat dan sistem baru dikelola oleh bidang Pengembangan Pegawai BKD Jateng khususnya sub bidang Diklat.
2.
Rencana sistem yang dibangun berbasis web dengan memanfaatkan data-data profil PNS dan hasil tes kompetensi yang sudah tersimpan di database SIMPEG BKD Jateng.
Sistem yang dibangun diharapkan dapat menyelesaikan masalah dalam pelaksanaan seleksi dan penentuan calon peserta DIKLATPIM yang dilakukan secara obyektif, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan menggunakan data profil PNS berbasis kompetensi. Pada penelitian ini, setelah diketahui permasalahan dan ditentukan solusi dengan memanfaatkan data-data profil PNS yang sudah tersimpan di database SIMPEG BKD Jateng, yang berisi data-data riwayat dan hasil tes kompetensi yang pernah diikuti. Maka data-data profil PNS yang telah diperoleh dari teknik wawancara, teknik observasi maupun studi kepustakaan selanjutnya dianalisa dengan menggunakan metode analisis skala penilaian komparatif, dengan parameter sebagai berikut : 1.
Metode penilaian untuk DIKLATPIM Tingkat II dan III di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang akan dilakukan adalah dengan menerapkan sistem penilaian sebagai bahan pertimbangan, sebagai berikut : a.
b.
Parameter Penilaian Administrasi Meliputi data kepangkatan, data jabatan struktural, data masa kerja golongan, data pendidikan formal/pendidikan terakhir dan data usia. Parameter Penilaian Kompetensi Meliputi data riwayat jabatan, riwayat Diklat teknis, riwayat Diklat fungsional, kasus, test psikologi, data evaluasi kinerja dan data tes PCAP.
Pada DIKLATPIM tingkat II, titik berat pada parameter penilaian Kompetensi dengan bobot paling besar penilaian lebih didasarkan dari hasil tes kompetensi pejabat / tes PCAP, Jabatan Struktural pada Eselon II dan Evaluasi Kinerja. Pada DIKLATPIM tingkat III, titik berat pada parameter penilaian Kompetensi dengan bobot paling besar penilaian lebih didasarkan dari hasil tes kompetensi pejabat / tes PCAP, Jabatan Struktural pada Eselon III dan Evaluasi Kinerja
11
2.
Metode penilaian untuk DIKLATPIM Tingkat IV di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang akan dilakukan adalah dengan menerapkan sistem penilaian sebagai berikut : a.
b.
Parameter Penilaian Administrasi Meliputi data kepangkatan, data jabatan struktural, data masa kerja golongan, data pendidikan formal/pendidikan terakhir dan data usia. Parameter Penilaian Kompetensi Meliputi data riwayat jabatan, data riwayat Diklat teknis, data riwayat Diklat fungsional, kasus, data test psikologi, data evaluasi kinerja dan DP3.
Pada DIKLATPIM tingkat IV, titik berat pada parameter penilaian Kompetensi dengan bobot paling besar penilaian lebih didasarkan dari hasil tes kompetensi pejabat / tes Psikologi dan Jabatan Struktural pada Eselon IV. Evaluasi calon peserta DIKLATPIM dibuat dalam pembuatan sistem pendukung keputusan penentuan calon peserta DIKLATPIM tingkat II, III dan IV ini dibagi menjadi dua unsur, yaitu parameter penilaian administrasi dengan total dan bobot penilaian sebesar 30% sampai dengan 50% dan parameter penilaian kompetensi dengan total dan bobot penilaian sebesar 50% sampai dengan 70%. Baik parameter penilaian administrasi maupun parameter penilaian kompetensi masing-masing memiliki elemen-elemen yang harus dinilai dan juga memiliki bobot nilai, yang diwujudkan sebagai model-model evaluasi. Hasil penilaian dari masing-masing nilai dan bobot penilaian dibentuk suatu model dalam sistem ini secara kumulatif sebagai output hasil penilaian obyektif untuk setiap calon peserta. Hasil-hasil penilaian ini selanjutnya akan menjadi bahan pertimbangan akhir dalam menentukan sebuah keputusan bagi tim Baperjakat. Setiap parameter penilai memiliki bobot penilaian yang berbeda-beda dan bobot penilaian diperoleh dari data wawancara, observasi dan kuesioner pemberian bobot menggunakan metode analisis skala penilaian komparatif. Pemberian bobot dilakukan dengan cara penilaian profesional (professional judgement), terdiri dari beberapa orang-orang yang mengetahui bidang pelaksanaan DIKLATPIM di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Bobot penilaian masing-masing parameter mulai dari 0 sampai dengan 100%, dan penilaian setiap parameter dimulai dari angka 0 sebagai nilai terendah dan 3 untuk nilai tertinggi. Model Parameter Penilaian Parameter penilaian administrasi untuk DIKLATPIM II memiliki total nilai 30%. Terdiri dari model menduduki Jabatan Eselon II sebesar 15%, model kepangkatan sebesar 6%, model masa kerja 3%, model pendidikan formal sebesar 3% dan model usia sebesar 3%. Parameter penilaian administrasi untuk DIKLATPIM III memiliki total nilai 40%. Terdiri dari model menduduki Jabatan Eselon III sebesar 16%, model kepangkatan sebesar 8%, model masa kerja 4%, model pendidikan formal sebesar 8% dan model usia sebesar 4%. Parameter penilaian administrasi untuk DIKLATPIM IV memiliki total nilai 50%. Terdiri dari model menduduki Jabatan Eselon IV sebesar 20%, model kepangkatan sebesar 10%, model masa kerja 5%, model pendidikan formal sebesar 10% dan model usia sebesar 5%. Parameter penilaian kompetensi untuk DIKLATPIM II memiliki total nilai 70%. Terdiri dari model riwayat Jabatan Struktural sebesar 11%, model riwayat Diklat teknis sebesar 8%, model riwayat Diklat fungsional 3%, model riwayat kasus sebesar 3%, model riwayat tes Psikologi 3%, model riwayat evaluasi kinerja sebesar 14% dan model tes PCAP sebesar 28%. Parameter penilaian kompetensi untuk DIKLATPIM III memiliki total nilai 60%. Terdiri dari model riwayat Jabatan Struktural sebesar 9%, model riwayat Diklat teknis
12
sebesar 6%, model riwayat Diklat fungsional 3%, model riwayat kasus sebesar 3%, model riwayat tes Psikologi 3%, model riwayat evaluasi kinerja sebesar 12% dan model tes PCAP sebesar 24%. Parameter penilaian kompetensi untuk DIKLATPIM IV memiliki total nilai 50%. Terdiri dari model riwayat Jabatan Struktural sebesar 10%, model riwayat Diklat teknis sebesar 3%, model riwayat Diklat fungsional 2%, model riwayat kasus sebesar 3%, model riwayat tes Psikologi 20%, model riwayat evaluasi kinerja sebesar 10% dan model hasil DP3 sebesar 2%. Diagram konteks untuk menggambarkan secara garis besar sistem pertama kali dan hubungan antara sistem dengan eksternal entitas atau pihak dari luar sistem. Dari sistem yang akan dirancang dapat dijelaskan bahwa SPK penentuan calon peserta DIKLATPIM terdiri dari 3 entitas yaitu, bidang Doklahta, TSPD, dan Baperjakat. 1.
Entitas bidang Doklahta sebagai pengelola SIMPEG BKD pada SPK DIKLATPIM ini menjadi penyedia data-data pegawai, yaitu: data identitas pegawai, data jabatan struktural, data pangkat, data pendidikan, data riwayat jabatan, data riwayat kasus, data riwayat Diklat teknis, data riwayat Diklat fungsional, data dp3, data tes psikologi, data evaluasi kinerja, data tes PCAP. Data-data pegawai tersebut sudah ada di database SIMPEG BKD Jateng dan digunakan pada aplikasi e-Personal System dan e-Diklat.
2.
Entitas TSPD memasukkan data formasi kebutuhan Diklat, data syarat untuk mengikuti DIKLATPIM tingkat tertentu, dan data kriteria penilaian sebagai penyedia data nilai dan bobot yang akan dibandingkan dengan data-data pegawai dari bidang Doklahta.
Pada Entitas Baperjakat mendapatkan informasi-informasi dari SPK penentuan calon peserta DIKLATPIM. Informasi tentang jumlah formasi kebutuhan Diklat, informasi syarat DIKLATPIM tingkat tertentu, informasi PNS yang memenuhi syarat DIKLATPIM tingkat tertentu, informasi kriteria penilaian DIKLATPIM tingkat tertentu dan informasi hasil penilaian PNS.
Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
SPK DIKLATPIM e:\apun\apunth~1\thesis\desain\ dfd00001.dfd Yourdon - Context Diagram Mar-10-2008 Apun Apr-12-2008 Apun
TIM SELEKSI PESERTA DIKLAT
Data bobot&nilai DIKLATPIM Data Syarat DIKLATPIM
Data formasi kebutuhan Diklat
0
DOKLAHTA
database pegawai
SPK DIKLATPIM
Daftar formasi kebutuhan Diklat Daftar PNS memenuhi syarat Daftar syarat DIKLATPIM Daftar bobot&nilai DIKLATPIM Daftar nominatif PNS DIKLATPIM
Gambar 3: Context Diagram SPK DIKLATPIM
BAPERJAKAT
13
Perancangan tabel sistem pendukung keputusan untuk penentuan calon peserta DIKLATPIM tingkat II, III dan IV terdiri dari Tabel yang digunakan pada SPK DIKLATPIM adalah tabel data-data pegawai yang berasal dari database SIMPEG BKD Jateng, yaitu: tabel mastfip yang berisi identitas pegawai, tabel riwayat jabatan struktural, tabel riwayat kasus, tabel riwayat Diklat teknis, tabel riwayat Diklat fungsional, tabel DP3, tabel tes psikologi, tabel evaluasi kinerja, dan tabel tes PCAP. Antara tabel mastfip dengan tabel-tabel riwayat dihubungkan dengan field nip yang merupakan primary key dari tabel mastfip. Tabel baru yang dibentuk dari aplikasi SPK DIKLATPIM adalah tabel formasi kebutuhan Diklat, tabel syarat DIKLATPIM, tabel PNS yang memenuhi syarat, tabel kriteria dan tabel hasil nilai. Pada tabel formasi kebutuhan Diklat, atribut kd_ formasi merupakan primary key, dan dijadikan foreign key pada tabel syarat DIKLATPIM, tabel PNS yang memenuhi syarat, tabel kriteria dan tabel hasil nilai.
Integrasi SPK DIKLATPIM dengan SIMPEG BKD Pada langkah implementasi sistem, aplikasi SPK DIKLATPIM terintegrasi dengan aplikasi e-Personal System (SIMPEG BKD) yang menjadi sistem pengolahan data pegawai di BKD Provinsi Jawa Tengah secara elektronik dan berbasis web. Dan aplikasi SPK DIKLATPIM akan menjadi sub sistem dari aplikasi e-Diklat (SIMPEG BKD) yang menjadi sistem pengolahan data Diklat di BKD Jateng. Aplikasi SIMPEG BKD sebagai penunjang terhadap proses pengambilan keputusan oleh pihak-pihak eksekutif maupun pejabat di Badan Kepegawaian Daerah Propinsi Jawa Tengah dalam manajemen SDM. Dengan demikian aplikasi SPK DIKLATPIM juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk peningkatan SDM lebih lanjut dan penyusunan kebijakan kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah untuk proses pembinaan SDM. Aplikasi SPK DIKLATPIM dipasang pada harddisk server yang digunakan untuk aplikasi SIMPEG BKD. Data-data yang dijadikan sebagai parameter penilaian dari aplikasi SPK DIKLATPIM bersumber dari server database aplikasi SIMPEG BKD. Sehingga pengembangan aplikasi SPK disesuaikan dengan aplikasi SIMPEG BKD yang sudah berjalan. Aplikasi SIMPEG BKD menggunakan spesifikasi sistem sebagai berikut: 1. 2. 3.
Web Server menggunakan Apache. Database menggunakan MySQL. Bahasa pemrograman menggunakan HTML, PHP dan Java Script.
Kegiatan peremajaan data (update data) dilakukan oleh Bidang Doklahta sebagai pengelola Aplikasi e-Personal System, mempunyai tugas untuk menjaga akurasi informasi data kepegawaian pada SIMPEG BKD sesuai dengan keberadaan dan perkembangan terakhir pegawai. Setiap terjadi perubahan data yang menyangkut biodata, jabatan, kepangkatan ataupun pendidikan harus diciptakan sistem pelaporan yang mudah untuk dilaksanakan dan didukung oleh data tekstual atau dokumen administrasi yang telah disahkan oleh pejabat instansi yang berwenang. Perubahan data kepegawaian seorang PNS pada aplikasi e-Personal System akan mempengaruhi perubahan parameter penilaian pada aplikasi SPK DIKLATPIM, data-data tersebut yaitu: a. b. c. d. e. f.
Surat Keputusan (SK) menduduki jabatan/mutasi jabatan.. SK kenaikan pangkat. SK kenaikan gaji berkala. SK penggunaan gelar. Diklat teknis. Diklat fungsional.
14
g. h. i. j. k.
SK kasus/hukuman disiplin. DP3. Rekomendasi tes Psikologi. Penilaian evaluasi kinerja. Rekomendasai tes PCAP.
SPK penentuan calon peserta DIKLATPIM ini akan terintegrasi dengan SIMPEG BKD Jateng dan menjadi sub sistem dari aplikasi e-Diklat yang sudah digunakan untuk sistem pengolahan data Diklat di BKD Jateng. SPK penentuan calon peserta DIKLATPIM tingkat II, III dan IV menggunakan profil PNS berbasis kompetensi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML dan java script. PHP dan HTML yang merupakan bahasa pemrograman berbasis web yang saling terpadu satu dengan yang lain, HTML tidak perlu diolah oleh server karena akan diproses oleh client melalui browser, sedangkan PHP perlu diterjemahkan oleh server ke dalam bentuk HTML biasa. Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Calon Peserta DIKLATPIM Tingkat II, III dan IV menggunakan profil PNS berbasis Kompetensi pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah untuk mengantisipasi permasalahan dalam pengambilan keputusan penentuan calon peserta DIKLATPIM sesuai dengan prinsip profesionalisme berdasarkan kompetensi, prestasi kerja, dan syarat obyektif lainnya tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras atau golongan. Dari sistem yang ada akan dihasilkan laporan daftar nominatif antara lain daftar nominatif PNS memenuhi syarat DIKLATPIM tingkat tertentu dan daftar nominatif hasil penilaian seleksi DIKLATPIM. Maka didapatkan laporan PNS memenuhi syarat DIKLATPIM tingkat tertentu dan laporan hasil penilaian dari data PNS calon peserta DIKLATPIM. Sebagai contoh untuk seleksi calon peserta DIKLATPIM tingkat III yang menampilkan nama-nama PNS yang memenuhi syarat dan nama PNS hasil penilaian yang dinilai berdasarkan penilaian administrasi dan kompetensi yaitu jabatan struktural, pangkat terakhir, pendidikan umum terakhir, masa kerja, usia, riwayat jabatan struktural, riwayat Diklat teknis, riwayat Diklat fungsional, daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) tahun terakhir, evaluasi kinerja, hasil tes psikologi, dan tes PCAP yang pernah diikuti oleh PNS. Daftar nominatif calon peserta Diklapim yang dihasilkan dari sistem dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan penentuan calon peserta DIKLATPIM secara obyektif, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah menggunakan data profil PNS dan hasil tes kompetensi. Apabila ada hasil skor yang sama, mekanisme penentuan prioritas berdasarkan urutan pada nominatif DIKLATPIM tingkat tertentu, sistem akan mempertimbangkan parameter sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku di Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, yaitu : 1.
Pertama parameter yang dipertimbangkan adalah syarat jabatan struktural atau eselon PNS disesuaikan dengan DIKLATPIM tingkat tertentu yang dinilai. Misalnya untuk DIKLATPIM tingkat II, jabatan struktural eselon II yang akan digunakan untuk penentuan prioritas, sehingga selain jabatan eselon II tidak akan diprioritaskan;
2.
Prioritas kedua dengan melihat parameter tanggal pengangkatan dalam jabatan struktural sesuai tingkat DIKLATPIM (tmt-terhitung mulai tanggal);
3.
Parameter selanjutnya adalah pangkat dan golongan PNS;
4.
Tanggal (tmt-terhitung mulai tanggal) pangkat dan golongan terakhir dari PNS;
5.
Total masa kerja golongan dari PNS;
6.
Usia dari PNS dengan memperhatikan parameter tanggal lahir.
15
Sedangkan bila dilihat dari mekanisme kerja Baperjakat sesuai dengan Keputusan Gubernur, apabila hasil peringkat dari SPK DIKLATPIM sama, tim Baperjakat memanggil para assessor tes kompetensi (Assessment Center BKD Jateng) sebagai nara sumber untuk memberikan masukan yang diperlukan sebagai tambahan pertimbangan. Tim assessor BKD akan memberikan penjelasan dan paparan kepada tim Baperjakat secara lebih detail tentang gambaran kompetensi dari dokumen hasil penilaian tes kompetensi yang dimiliki oleh PNS. Sehingga tim Baperjakat tetap dapat menentukan pilihan peserta lebih obyektif dan dapat dipertanggungjawabkan. Keputusan yang diambil pada sistem lama masih bersifat subyektif atas dasar usulan kepala instansi yang melihat dari posisi PNS dalam Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dan penilaian syarat administratif lainnya. Sehingga dengan adanya Sistem ini akan mengubah sistem lama dalam sistem penentuan calon peserta DIKLATPIM secara tertutup, menjadi sistem yang lebih transparan dan obyektif yang menggunakan data profil PNS dan hasil tes kompetensi.
`
Gambar 4: Daftar Nominatif SPK DIKLATPIM Tk. II Pada analisis hasil penilaian SPK DIKLATPIM, dengan cara membandingkan dasar pengambilan keputusan penentuan calon peserta DIKLATPIM tingkat tertentu pada sistem yang lama dengan sistem yang baru. Sistem yang lama atas dasar usulan kepala instansi yang melihat dari posisi PNS dalam Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dan penilaian syarat administratif lainnya, kemudian dibandingkan dengan hasil nominatif calon peserta DIKLATPIM tingkat tertentu yang dihasilkan dari Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Calon Peserta DIKLATPIM Tingkat II, III dan IV menggunakan profil PNS berbasis Kompetensi pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah
16
Pada nominatif hasil penilaian, Drs. Xxxx Xxxxx, M.Ed., mempunyai total penilaian 2,34 dengan predikat baik berada pada urutan 1. Bila dibandingkan dengan DUK Provinsi Jawa Tengah, yang bersangkutan berada pada urutan 209 (urutan semua golongan) dan urutan 170 (berdasarkan urutan pada golongan IV/b). Nilai kompetensi yang bersangkutan sangat mempengaruhi posisi pada sistem SPK, dimana nilai evaluasi kinerja yang bersangkutan amat baik dan tes PCAP dengan rekomendasi memenuhi syarat. Sehingga senioritas dalam pangkat/golongan ruang seorang PNS menjadi hilang digantikan dengan prinsip profesionalisme berdasarkan kompetensi, prestasi kerja sesuai dengan amanat UU Kepegawaian. DAFTAR URUT KEPANGKATAN PNS YANG MENDUDUKI JABATAN STRUKTURAL PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2008 NO URUT
NAMA PEGAWAI NOMOR INDUK PEGAWAI
PANGKAT G/R AKHIR TMT 05/06 IV/d 01/04/2005 IV/d 01/10/2005 IV/d 01/10/2005 IV/d 01/10/2005 IV/d 01/04/2006 IV/d 01/10/2007 IV/d 01/10/2007 IV/c 01/04/2001 IV/c 01/04/2001
PEG PKT 1 2 03/04 1 1 RISTANTO, S.Sos NIP. 500 114 090 2 2 Dra. ROSIANA SAHLI NIP. 120 105 694 3 3 Ir. SRI HARTATI, MSi NIP. 010 109 100 4 4 Drs. SRI HARDJANTO, Msi NIP. 010 156 054 5 5 Drs. KUSDIYANTO BAMBANG NIP. 500 040 293 6 6 IR. SUKARNO, MP NIP. 080 069 216 7 7 Ir. DJOKO SUTRISNO, MSi NIP. 500 073 134 8 1 Dr. MARDIATMO, Sp.RAD NIP. 140 092 398 9 2 Dr. DALIMAN, SpOG NIP. 140 125 412
JABATAN NAMA JABATAN TMT 07/08 KEPALA BADAN KESBANG DAN LINMAS 01/11/2004 KA BADAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT 01/05/2007 ASISTEN EKONOMI DAN PEMBANGUNAN 04/04/2006 KEPALA BADAN PENGAWAS 01/05/2006 KEPALA DINAS PENDAPATAN DAERAH 27/03/2002 KEPALA DINAS KESEJAHTERAAN SOSIAL 01/02/2008 KEPALA BAPEDAL 23/08/2002 DIR RSU "Dr.MOEWARDI" SURAKARTA 29/11/2006 WAKIL DIR UMUM 29/03/2007
MKER TH BL 9 10 33 02 29 01 27 01 26 01 28 09 26 05 25 06 32 02 26 00
LAT. JABATAN PENDIDIKAN JA NAMA NAMA TH TGL LULUS TINGKAT LLS M 11/12 13 14/15 16 DIKLATPIM Tk.II FISIPOL 1995 07/10/2006 SARJANA (S1) SESPA/SEPAMEN FISIPOL ILMU 1978 01/03/2003 SARJANA (S1) SESPA/SEPAMEN EKONOMI STUDI 2003 25/04/2000 PASCA SESPA/SEPAMEN ADMINISTRASI 2004 25/04/2000 PASCA SESPA/SEPAMEN MAGISTER 2002 00-00-0000 PASCA SESPA/SEPAMEN AGRONOMI 2005 00-00-2002 PASCA SESPA/SEPAMEN MAGISTER 2006 01/01/2003 PASCA SESPA/SEPAMEN DOKTER AHLI 00-00-0000 PASCA SEPADYA/SEPAMA DOKTER AHLI 00-00-2000 PASCA
TMP LAHIR TGL LAHIR
CA MU KE
17/18
19
TEGAL
B
18/04/1950 SURAKARTA 15/10/1952 SALATIGA 19/02/1951 KLATEN 09/05/1954 WONOGIRI 19/11/1953 KLATEN 06/10/1955 MAGETAN 12/11/1956 08/09/1951 KLATEN 10/08/1954
B M S B D D B P R S R S
Gambar 5: Daftar Urut Kepangkatan Prov. Jateng NIP. 120 138 277 205 166 Ir. WHITONO, MSi NIP. 500 075 370 206 167 Dra. EMMY SRI HARYANI NIP. 500 073 141 207 168 Ir. AGUS PURWADI, CES NIP. 500 083 159 208 169 ROSIANA CHRISTINA FREDERICK, NIP. 070 023 970 209 170 Drs. NURHADI AMIYANTO, M.Ed NIP. 131 611 835 210 171 Dra. SRI SURAMI, M.Si NIP. 500 081 786 211 172 Ir. ARDIANA RUSTANA, M.Si NIP. 500 083 213 212 173 Ir. BUDI SULISTYO NIP. 110 032 174 213 174 IR. F.A. MUDJIONO, CES NIP. 110 028 810
01/10/2006 IV/b 01/10/2006 IV/b 01/10/2006 IV/b 01/10/2006 IV/b 01/10/2006 IV/b 01/10/2006 IV/b 01/10/2006 IV/b 01/10/2006 IV/b 01/04/2007 IV/b 01/04/2007
04/06/2002 KABAG TATA USAHA 29/11/2006 KASUBDIN LALU LINTAS 01/02/2008 KASUBDIN EKSPLOITASI & PEMELIHARAAN 04/07/2007 KASUBDIN PROMOSI DAN INFORMASI PASAR 06/05/2006 KASUBDIN PENDIDIKAN MENENGAH 10/06/2004 SEKRETARIS BADAN KESBANG & LINMAS 18/07/2005 KA BALAI INSEMINASI BUATAN 04/06/2002 WAKIL KEPALA DINAS 01/05/2007 KASUBDIN PERALATAN DAN PENGUJIAN 05/06/2006
19/01/1996 23 01 SEPADYA/SEPAMA 25/10/1996 23 01 SEPADYA/SEPAMA 23/09/1997 22 10 SEPADYA/SEPAMA 19/08/1997 22 03 SEPADYA/SEPAMA 19/09/2000 22 03 SEPADYA/SEPAMA 12/12/2000 22 04 SEPADYA/SEPAMA 27/09/1999 21 10 SEPADYA/SEPAMA 08/08/2000 25 01 SEPADYA/SEPAMA 01/07/1995 30 08 SEPADYA/SEPAMA 01/02/1997
PASCA 2007 MAGISTER PASCA 1983 EKONOMI SARJANA (S1) 1995 TEHNIK PASCA HUBUNGAN 1993 PASCA 1994 MAGISTER PASCA MAGISTER ILMU 2002 PASCA 2006 MAGISTER PASCA 1982 TEHNIK SARJANA (S1) MASTER OF 1993 PASCA
29/04/1954 PATI 31/05/1958 PALEMBANG 02/04/1957 YOGYAKARTA 28/10/1957 BENGKALIS 23/09/1960 MAGELANG 22/05/1959 PATI 24/04/1959 BANDA ACEH 17/10/1958 SEMARANG 03/04/1955 PURWOKERTO 25/07/1955
Gambar 6: Analisis DUK-SPK DIKLATPIM II Nomor Urut 1
17
Penutup Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, secara garis besar ada beberapa kesimpulan, sebagai berikut: a.
Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Calon Peserta DIKLATPIM Tingkat II, III dan IV menggunakan profil PNS berbasis Kompetensi pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah dapat mengantisipasi permasalahan dalam pengambilan keputusan penentuan calon peserta DIKLATPIM sesuai dengan prinsip profesionalisme. Dengan diperolehnya daftar nominatif calon peserta Diklapim secara obyektif, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah menggunakan data profil PNS dan hasil tes kompetensi.
b.
Sistem Pendukung Keputusan dibangun atas persyaratan DIKLATPIM dan rumusan kebijakan bersama tim Baperjakat sehingga menghasilkan metode seleksi DIKLATPIM berdasarkan permodelan seleksi administrasi dan kompetensi diantaranya seperti: model jabatan struktural, kepangkatan, masa kerja, pendidikan umum, usia, riwayat jabatan struktural, riwayat diklat teknis, riwayat diklat fungsional, riwayat kasus, DP3 terakhir, evaluasi kinerja, tes psikologi dan tes PCAP. Pemberian bobot dan nilai dilakukan dari hasil penelitian yang dilakukan terhadap pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan DIKLATPIM khususnya Bidang Pengembangan Pegawai BKD Provinsi Jawa Tengah dan tim Baperjakat Provinsi Jawa Tengah. Sehingga hasil evaluasi penilaian lebih transparan dalam seleksi calon peserta DIKLATPIM secara obyektif, dan dapat digunakan sebagai alat pengkomunikasian/konsultasi terhadap pegawai yang dinyatakan kurang memenuhi syarat untuk mengikuti DIKLATPIM.
Dalam penyusunan penelitian ini ada beberapa hal yang menjadi perhatian sehubungan dengan aplikasi sistem pendukung keputusan untuk penentuan calon peserta DIKLATPIM tingkat II, III dan IV yaitu: a.
Sistem diharapkan dapat diaplikasikan di BKD Provinsi Jawa Tengah dan dikembangkan dengan penambahan permodelan yang sesuai dengan keadaan profil pegawai atau jika ada kebijakan-kebijakan baru yang diatur oleh Pemerintah baik dari Departemen Dalam Negeri, Badan Kepegawaian Negara, Lembaga Administrasi Negara maupun keputusan bersama tim Baperjakat Provinsi Jawa Tengah.
b.
Sistem diharapkan dapat diintegrasikan dengan aplikasi SIMPEG BKD Jateng yang sudah berjalan (e-Personal System & e-Diklat) dan dikembangkan untuk menjadi bagian/sub sistem dari aplikasi e-Diklat. Dengan demikian aplikasi SPK DIKLATPIM juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk peningkatan SDM lebih lanjut dan penyusunan kebijakan kepegawaian khususnya kebijakan tentang DIKLATPIM di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
c.
Perlu adanya pemeliharaan database SIMPEG BKD Provinsi Jawa Tengah dan update secara rutin profil PNS untuk menjaga akurasi informasi data kepegawaian sesuai dengan keberadaan dan perkembangan terakhir pegawai sehingga validitas data yang diambil untuk proses penilaian aplikasi SPK ini menjadi akurat dan berkualitas.
d.
Perlu adanya penyempurnaan database SIMPEG BKD Provinsi Jawa Tengah. Hal ini disebabkan tabel pada database SIMPEG BKD tidak normal sehingga perlu direstrukturisasi secara fisik dan mengembangkan komponen sistem tanpa mengubah fungsionalitasnya. Persyaratan desain baru tersebut harus diarahkan ke dalam pengembangan kembali sistem yang tepat untuk menentukan dan merespon pengaruh struktur baru terhadap aplikasi yang sudah berjalan.
18
DAFTAR PUSTAKA [1].
Instruksi Presiden RI Nomor 3 Tahun 2003. Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Jakarta : Sekretariat Negara.
[2].
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004. Tentang Pemerintah Daerah. Jakarta : Sekretariat Negara.
[3].
Prastowo, Bambang N. (2004). Manajemen E-Gov : Elemen –Elemen E-Government. Yogyakarta : Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Gajah Mada.
[4].
Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007. Tentang Organisasi Perangkat Daerah. Jakarta : Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
[5].
Tim BKD Jateng. (2003). Pola Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia Aparatur Di Propinsi Jawa Tengah. Semarang : BKD Jateng.
[6].
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974. Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Jakarta : Sekretariat Negara.
[7].
Tim BKN. (2004). Pengkajian Pedoman Pengukuran Kompetensi Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Struktural. Jakarta : Badan Kepegawaian Negara.
[8].
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 8 Tahun 2001, tentang Pembentukan, Kedudukan Badan – Badan Provinsi Jawa Tengah. Semarang : Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah.
[9].
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 48 Tahun 2002, tentang Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Badan kepegawaian Daerah. Semarang : Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah.
[10]. Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon. (2004). Sistim Informasi Manajemen. Mengelola Perusahaan Digital. Terjemahan : Erwin Philippus (2005). Yogyakarta : Penerbit Andi. [11]. Tim BKD Jateng. (2003). Simpeg BKD Provinsi Jawa Tengah. Semarang : BKD Jateng. [12]. Keputusan Kepala BKN Nomor 46A Tahun 2003. Tentang Pedoman Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan Struktural Pegawai Negeri Sipil. Jakarta : Badan Kepegawaian Negara. [13]. Dyah Kusumastuti, Ir., M.Sc., Dr. dan Tim. (2004). Implementasi MSDM Berbasis Kompetensi. Jakarta : Lembaga Pengkajian Manajemen Pemerintah Daerah. [14]. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 1998. Tentang Pola Umum Pembinaan Karier Pegawai Negeri Sipil Di Jajaran Departemen Dalam Negeri. Jakarta : Departemen Dalam Negeri. [15]. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002. Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 Tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Struktural. Jakarta : Sekretariat Negara. [16]. Keputusan Kepala LAN Nomor 1 Tahun 2004. Tentang Pedoman Seleksi Calon Peserta Pendidikan Dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat I, II, III dan IV. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
19
[17]. Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 800.05/022/2004. Tentang Pembentukan Badan Pertimbangan Jabatan Dan Kepangkatan (Baperjakat) Provinsi Jawa Tengah. Semarang : Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah. [18]. Anwari. (2005). Sistem Pendukung Keputusan Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Tesis Magister Komputer : Universitas Dian Nuswantoro. [19]. Whitten , Jeffery L., et al. (2004). Metode Desain dan Analisis Sistem. Edisi 6. Ed. International. Terjemahan : Tim Penterjemah Andi. Yogyakarta : Andi. [20]. Turban, Efraim, et al. (2005). Decision Support Systems and Intelligent Systems. 7th Ed. Jilid 1. Terjemahan : Dwi Prabantini (2005). Yogyakarta : Penerbit Andi. [21]. S. Nasution, M.A., Dr., Prof. (2000). Metode Research : Penelitian Ilmiah. Jakarta : Bumi Aksara [22]. McLeod Jr, Raymond. and George P. Schell. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kesembilan. Terjemahan : Heri Yuliyanto, M.Kom (2007). Jakarta : Indeks. [23]. Achmad Nurmandi, H., Drs., M.Sc. & Umar Priyono, Drs., M.Pd. (2006). Implementasi Knowledge Management Pada Organisasi Publik : Teori dan Kasus. Yogyakarta : Sinergi Publishing. [24]. Sedarmayanti, Hj., M.Pd., APU., Dr., Prof. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia, Reformasi Birokrasi dan Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Bandung : Refika Aditama. [25]. Riyadi Soeprapto, H.R., MS., DR., dkk. (2000). “Pengembangan Sumber Daya Aparatur Daerah Di Era Reformasi : Kasus Kabupaten Trenggalek,” Jurnal Ilmiah Administrasi Publik FIA-Unibraw. Vol. I No. 1 Sepetember 2000. 46-57. Malang : Universitas Brawijaya . [26]. Boulter, Nick. et al. (2003). People and Competencies : The Route to Competitive Advantage. Terjemahan : Bern. Hidayat (2003). Jakarta : Bhuana Ilmu Populer. [27]. Endah Setyowati. (2003). “ Pengembangan SDM Berbasis Kompetensi : Solusi Untuk Meningkatkan Kinerja Organisasi,” Jurnal Ilmiah Administrasi Publik FIA-Unibraw. Vol. IV No. 1 Sepetember 2003. Malang : Universitas Brawijaya. [28]. Wilfridus B. Elu. (2003). “ Manajemen Strategis Berbasis Kompetensi : Pendekatan Integratif Dalam Membangun Keunggulan Kompetitif Berkelanjutan,” Jurnal Ilmiah Administrasi Publik FIA-Unibraw. Vol. IV No. 1 Sepetember 2003. Malang : Universitas Brawijaya. [29]. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000. Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. Jakarta : Sekretariat Negara. [30]. Keputusan Kepala LAN Nomor 199/XIII/10/6 Tahun 2001. Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan Dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat II. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara. [31]. Keputusan Kepala LAN Nomor 540/XIII/10/6 Tahun 2001. Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan Dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara. [32]. Keputusan Kepala LAN Nomor 541/XIII/10/6 Tahun 2001. Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan Dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
20
[33]. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2002. Tentang Pendidikan Dan Pelatihan Prajabatan dan Kepemimpinan Di Jajaran Departemen Dalam Negeri dan Daerah. Jakarta : Departemen Dalam Negeri. [34]. Thornton III, George C. (2005). Panduan Memahami Assessment Centers dalam Manajemen Sumberdaya Manusia. Terjemahan : Diah Ayu Puji Astuti (2005). Yogyakarta : Panduan. [35]. Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 821.2/124/2003. Tentang Penilaian / Evaluasi Kinerja Pejabat Struktural Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Semarang : Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah. [36]. Mathis, Robert L. And John H. Jackson. (2000). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi 9. Buku 2. Terjemahan : Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira Hie (2002). Jakarta : Penerbit Salemba Empat. [37]. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/61/M.PAN/6/2004 Tahun 2004. Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan. Jakarta : Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara. [38]. Tim Depdagri. (2004). Panduan Penyelenggaraan Diklat di Lingkungan Depdagri dan Pemda. Jakarta : Departemen Dalam Negeri. [39]. Singh, Brijendra. (2004). Data Communications and Computer Networks. New Delhi : Prentice Hall of India Private Limited. [40]. Sommerville, Ian. (2001). Software Engineering : Rekayasa Perangkat Lunak. Edisi 6. Jilid 1. Terjemahan : Yuhilza Hanum, Dra., M.Eng (2003). Jakarta : Erlangga. [41]. Avison, David. and Guy Fitzgerald. (2006). Information Systems Development : Methodologies, Techniques & Tools. 4th edition. New York : McGraw-Hill. [42]. Meikle, Tunde. (2002). “Towards a New Modde of Improving Legal Decision Support Design,” Information & Communication Technology Law, Vol. 11 No.1 2002.Carfax Publishing. [43]. Pressman, Roger S., Ph.D. (1997). Rekayasa Perangkat Lunak : Pendekatan Praktisi. Buku I. Terjemahan : LN. Harnaningrum (2002). Yogyakarta : Andi. [44]. Bertrand, J.Will. M and Jan C. Fransoo. (2006). “Modeling and Simulation,” C. Karlsson (Ed.) Researching Operations Management. Sage Publications. [45]. Ramakrishnan, Raghu. And Johannes Gehrke. (2003). Sistem Manajemen Database. Edisi ketiga. Terjemahan : Tim Penerjemah Andi (2004). Yogyakarta : Andi. [46]. Tim BKD Jateng. (2007). Profil Pegawai Negeri Sipil Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Dalam Angka Tahun 2007. Semarang : BKD Jateng.
