Veiligheidsplan
KLM Open - Spijk 8 t/m 11 september 2016
Golfbaan The Dutch, Spijk
Maarten Schuurman Sr. Projectmanager TIG Sports
Datum: 07-3-2016
Versie: 3.0
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere vorm, zonder schriftelijke toestemming van TIG Sports
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
Inhoud
Inhoud ..................................................................................................... 2 1. Inleiding ............................................................................................... 3 1.1 TIG Sports ..................................................................................... 3 1.2 Bezoekers KLM Open 2016 .............................................................. 3 1.3 Omschrijving van het evenement ..................................................... 3 2. Veiligheidsplan ...................................................................................... 5 2.1 Coördinatieteam ............................................................................. 5 2.1.1 Calamiteitenplan ......................................................................... 6 2.2 Beveiliging..................................................................................... 6 2.2.1. Beveiliging The Dutch. ................................................................ 6 2.3 Medische organisatie ......................................................................... 6 2.3.1 EHBO......................................................................................... 7 2.3.2 EHBO Posten. ............................................................................. 8 2.3.3 Aanwezigheid artsen en EHBO. ..................................................... 8 2.3.4 Melding medisch ongeval ............................................................. 8 2.4 Sanitaire voorzieningen ..................................................................... 9 2.5 Brandveiligheid ................................................................................. 9 2.5.1 Opvang Brandweer .................................................................... 10 2.6 Ontruiming evenementen terrein ...................................................... 10 Bijlage I: Calamiteiten plan ....................................................................... 11 1.1 Coördinatieteam ............................................................................. 11 1.1.1 Verantwoordelijkheden en taken van de voorzitter van het coördinatieteam. ............................................................................... 11 1.1.2 Verantwoordelijkheden en taken van de commandant beveiliging. ... 11 1.1.3 Taken van commandant beveiliging. ....................................... 11 1.1.4 Verantwoordelijkheden coördinatieteam ....................................... 12 1.2 Calamiteitenteam ............................................................................ 12 1.3 Calamiteiten ................................................................................... 13 1.3.1 Leiding bij calamiteiten. ............................................................. 13 1.3.2 Alarmnummers. ........................................................................ 13 1.3.3 Kleinschalige crisisscenario’s....................................................... 13 1.3.4 Grootschalige crisisscenario’s ...................................................... 14 Bijlage II: Ontruimingsplan ....................................................................... 20 2.1 Codewoord ..................................................................................... 20 2.2 Vluchtroutes. .................................................................................. 20 2.3 Vluchtwegen. ................................................................................. 20 2.4 Verlaten gebouw / tent. ................................................................... 20 2.5 Verzamelplaats. .............................................................................. 21 2.6 Crisisopvang. ................................................................................. 21 2.7 Rasterkaart evenemententerrein en directe omgeving ......................... 21 Bijlage III: Bereikbaarheidsplan ................................................................ 22 3.1 Transport deelnemers & officials ....................................................... 22 3.2 Tijden, locaties en wegafsluitingen .................................................... 22 3.3 Hulpdiensten .................................................................................. 22 Bijlage IV: Communicatieplan ................................................................... 23 4.1 Communicatie van organisatie naar omwonende en overheid ............... 23 4.2 Communicatie van organisatie naar bezoekers / deelnemers ................ 23 4.3 Communicatie van organisatie naar eigen medewerkers ...................... 23
2
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
1. Inleiding 1.1
TIG Sports TIG Sports is primair verantwoordelijk voor de veiligheid en ordelijk verloop van het evenement en de side-events. TIG SPORTS is primair verantwoordelijk voor het ordelijk verloop van de wedstrijd in de baan en de directe omgeving hiervan. TIG SPORTS is verantwoordelijk voor het vrijhouden van de aanrijroutes rondom The Dutch en het waarborgen van de doorgang voor de hulpverleningsvoertuigen. In de aanloop van het KLM Open 2016 zal TIG SPORTS een aantal vergaderingen beleggen met Politie, Brandweer en GHOR om de afspraken m.b.t. het toernooi vast te leggen.
1.2 Bezoekers KLM Open 2016 Het KLM Open 2016 wordt gehouden van 8 september t/m 11 september 2016. De wedstrijd word gespeeld op The Dutch in Spijk. Op het terrein van The Dutch zullen net als op voorgaande locaties van eerdere edities tenten, tribunes en andere faciliteiten komen te staan. De organisatie verwacht dat er bij het KLM Open hoofdzakelijk bezoekers komen, die golf liefhebber zijn. Daarnaast zullen er op de doordeweekse dagen veel zakelijke gasten zijn van de partners en sponsoren verbonden aan ons evenement. Wij verwachten ongeveer 5% bezoekers die uit het buitenland komen. De organisatie stelt geen maximum aan het aantal bezoekers van het KLM Open aangezien het evenement plaatsvindt op een zeer uitgestrekt terrein. Echter verwacht de organisatie geen grote verschillen met betrekking tot bezoekersaantallen met voorgaande edities. Op de donderdag en vrijdag verwacht de organisatie veel zakengasten, in de weekenden zal ook meer de focus op kinderen liggen. VIP gasten zullen er alle vier de dagen zijn. Qua richtlijn worden de bezoekersaantallen van voorgaande jaren aangehouden, respectievelijk zijn dit 7.000 bezoekers voor de donderdag, 12.000 voor de vrijdag, 11.000 voor de zaterdag en 14.000 op de zondag. Het KLM Open 2016 is zoals, alle jaarlijkse grote evenementen, die TIG SPORTS organiseert, onder andere het WK Roeien 2014, WK Hockey 2014, EK Shorttrack 2015, WK Beachvolleybal 2015 en diverse andere toernooien, een evenement dat voornamelijk door veel gezinnen worden bezocht. De meeste bezoekers komen naar het evenement om een hele dag naar de wedstrijd te kijken. Hoogtepunt van het toernooi is de finale zondag. 1.3 Omschrijving van het evenement Het KLM Open 2016 is een internationaal golftoernooi op de herentour en maakt onderdeel uit van een serie van bijna 30 toernooien verspreid door heel Europa en enkele landen daarbuiten. Het toernooi valt onder de European Tour ( ET ) organisatie. Het toernooi wordt in Nederland georganiseerd door TIG Sports, gevestigd te Amsterdam in nauwe samenwerking met en op de baan van The Dutch, te Spijk. Het toernooi wordt – met een omlijstend programma – gehouden in de week van maandag 5
3
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
september tot en met zondag 11 september 2016 en naar verwachting zullen 156 spelers deelnemen.
Het programma van de week ziet er als volgt uit: Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag
aankomst speelsters + training + klein openingsevenement voor een kleine groep genodigden. training + wedstrijd voor gasten, met ca. 120 deelnemers; training + wedstrijd voor gasten, met ca. 120 deelnemers; 1e wedstrijddag, 156 deelnemers; 2e wedstrijddag, 156 deelnemers; 3e wedstrijddag, 75 deelnemers; 4e wedstrijddag, 75 deelnemers; finaledag
Op elk van de 4 wedstrijddagen (donderdag 8 t/m zondag 11 september 2016) worden ca. 1000 vrijwilligers ingezet voor de benodigde werkzaamheden, deze worden grotendeels ingevuld door een ochtend en middag shift van 500 man. Buiten deze vrijwilligers is de European Tour organisatie ook met een grote groep aanwezig, zij verzorgen alles betreffende de regelvorming in de baan.
4
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
2. Veiligheidsplan In onderstaand hoofdstuk is het veiligheidsplan voor het KLM Open 2016 uitgewerkt in verschillende hoofdstukken. Een snelle, gecoördineerde en doeltreffende inzet van het bij evenement betrokken partijen in samenwerking met de hulpdiensten is essentieel bij incidenten en calamiteiten om de veiligheid van de spelers, bezoekers en van omwonende van het KLM Open te waarborgen. Bij incidenten en calamiteiten dienen de gevolgen daarvan tot een minimum beperkt te worden. Tijdige alarmering en een snelle gecoördineerde inzet van hulpdiensten is daarbij vereist. 2.1 Coördinatieteam In de voorbereiding van de organisatie van het KLM Open 2016 geschiedt de coördinatie ten behoeven van de veiligheid in overleg tussen de onderstaande personen en instanties, later genoemd als het coördinatieteam: - Maarten Schuurman (Sr. Projectmanager TIG Sports) - Niels Markensteijn ( Directeur TIG Sports) - Daan Slooter (Toernooidirecteur KLM Open 2016) - Christine Saxton (Nederlandse Golf Federatie, NGF) - Pieter Bijnen (Nederlandse Golf Federatie, NGF) - Niek Molenaar (CEO The Dutch) - Integrale Veiligheid en Rampenbestrijding (VVH – IVR) - Commandant beveiligingsbedrijf - Commandant Politie - Vertegenwoordiger Brandweer - Vertegenwoordiger GHOR
In het dienstenoverleg worden over de diverse onderwerpen afspraken gemaakt, waarin aangegeven wordt hoe te handelen voor, tijdens en na afloop van het evenement. In de voorbereidende fase van het evenement is eveneens veelzijdig bilateraal contact om verschillende zaken met elkaar af te stemmen. Het coördinatieteam is verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens het evenement. Zij bepalen het omslagpunt wanneer de organisatie van het evenement ondersteuning nodig heeft van de hulpdiensten. Op dat moment zijn de hulpdiensten leidend. Het omslagpunt om weer terug te keren naar de normale bedrijfsvoering (organisatie weer verantwoordelijk voor de veiligheid) wordt na afhandeling van de calamiteit bepaald door de hulpdiensten. Grotere incidenten, waarvoor het optreden van de hulpverleningsdiensten noodzakelijk is, worden afgehandeld door de diensten en waar nodig met ondersteuning van de organisatie. De diensten stemmen via het coördinatieteam af welke ondersteuning de organisatie kan bieden. Het coördinatieteam geeft op hun beurt weer instructies over aan de leden van het calamiteitenteam die tijdens een eventuele calamiteit de daadwerkelijke uitvoering doen. Afstemming over het afgelasten, stopzetten of versoberen van het evenement vindt plaats in het coördinatieteam, waarbij de burgemeester beslist. Aangezien er vele verschillende partijen betrokken zijn bij het garanderen van de veiligheid van het evenement is het belangrijk dat de eindverantwoordelijkheids-verdeling
5
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
bekend is bij iedereen. TIG SPORTS is uiteindelijk juridisch verantwoordelijk voor het gehele evenement. 2.1.1 Calamiteitenplan Daarnaast heeft de organisatie een intern calamiteitenplan opgesteld. Het calamiteitenplan, inclusief taken en verantwoordelijkheden is te vinden in bijlage I. Het ontruimingsplan is te vinden in bijlage II. 2.2 Beveiliging De beveiliging van het KLM Open 2016 is door de organisatie in verschillende hoofdstukken onderverdeeld. 2.2.1. Beveiliging The Dutch. De beveiliging van het terrein van The Dutch is in handen van het beveiligings bedrijf, Crowd Support. Het terrein wordt op de wedstrijddagen geopend voor de toeschouwers/publiek één uur voor aanvang van de start van de wedstrijd. Tijdens de openingsuren van het terrein zal de commandant beveiliger altijd op het terrein aanwezig zijn. In geval van calamiteiten zal de commandant beveiliger zich direct bij de organisator melden. De commandant beveiliger staat per portofoon en telefoon in verbinding met de organisatie. De projectleider staat in contact met Politie, Brandweer en GHOR en heeft overleg over de inschakeling van deze hulpdiensten bij calamiteiten. De projectleider doet dit in overleg met de commandant beveiliger aangezien deze de ernst van de situatie op dat moment vaak beter kan inschatten. In opdracht van de hulpdiensten worden nabij het terrein de noodzakelijke hekken of deuren, vooruitlopend op de komst van de brandweer en/of GHOR ontsloten of verwijderd door de organisatie. De projectleider vangt de hulpdiensten op bij de ingang en vervolgens begeleidt de projectleider de hulpdiensten naar de plek van bestemming, hij weet op de snelste manier de juiste locatie te bereiken. De beveiliging zal in het geval van een calamiteit in de baan het publiek op afstand houden. 2.3 Medische organisatie De organisatie heeft de medische zorg voor bezoekers en spelers. De medische zorg voor de spelers verloopt via de doctoren van een nader te bepalen medische organisatie en ambulanceteam en EHBO’ers op locatie. Op het terrein is een vast ambulanceteam aanwezig inclusief ambulance dit team werkt volgens LPA 8.0. De stand-by- ambulance kan te allen tijde de baan in en op de plek van bestemming komen. Deze stand-by-ambulance zal worden begeleidt door een dokter. Er is ook een ambulance buggy aanwezig voor de moeilijker bereikbare plekken in de baan.
6
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
2.3.1 EHBO Ingeschat wordt dat we met minimaal 6 EHBO’ers werken per dag. Alle EHBO posten zijn aangegeven in het programmaboekje, te vinden via de bewegwijzering en goed herkenbaar aan de vlag bij de EHBO post. De centrale post heeft de beschikking over een golfbuggy voorzien van een sticker FIRST AID, deze buggy biedt de mogelijkheid een stretcher te vervoeren. Artsen zijn herkenbaar aan een hesje met een rood kruis. Het personeel is goed herkenbaar aan het uniform. Op de centrale EHBO post is een AED koffer aanwezig die in noodzakelijke gevallen mee de baan kan worden ingenomen, gekeken wordt of ieder EHBO team voorzien kan worden van een AED. Tevens staat er bij de centrale EHBO post gedurende de 4 toernooidagen vast een stand-by-ambulance + personeel. Mocht er zich een calamiteit voordoen kan de stand-by-ambulance, onder begeleiding van de artsen en de organisatie, de baan in rijden en het slachtoffer eventueel vervoeren naar de EHBO post. Indien er afvoer per ambulance naar het ziekenhuis nodig is zal er via de MKA Gelderland-Zuid een reguliere ambulance van de RAV gestuurd worden. De reguliere ambulance van de RAV zal, afhankelijk waar het ongeval zich voordoet, worden opgevangen door de projectleider in een buggy. Deze buggy zal voor de reguliere ambulance van de RAV uitrijden richting de centrale EHBO post of naar de plaats van het ongeval op het terrein. Ook bij het verlaten van het terrein zal de projectleider voorop rijden. Doormiddel van portofoons zal de organisatie al het andere verkeer op de Haarweg, Julianaweg, Spijksesteeg en de Spijkse Kweldijk stil leggen. Verkeersregelaars en parkeerwachten zullen hierop toezien. Via onderstaande afbeelding is de aanrij route van de ambulance te zien, tevens ook te vinden in het transportplan.
7
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
2.3.2 EHBO Posten. Op het evenemententerrein zijn twee EHBO posten aanwezig welke toegankelijk zijn voor publiek. 1 post bevindt zich bij het clubhuis en de andere post bij het promodorp. De EHBO post zal worden ingericht met de vereiste materialen en apparatuur. 2.3.3 Aanwezigheid artsen, ambulance team en EHBO. Op de toernooidagen (8-11 september) verwachten wij per dag tijdens piektijden (11:00-16:00 uur) 10.000 bezoekers op het terrein, daarbuiten is het een stuk rustiger, naar verwachting rond de 3.000 bezoekers.
Maandag 5 september t/m woensdag 7 september:
08.00 – 18.00 uur
Een arts
Donderdag 8 & vrijdag 9 september: van 07.00 – einde wedstrijd (mogelijk 19.00 uur)
Vier artsen (waarvan 1 tevens coördinator EHBO) Zes EHBO-ers ambulance team
Zaterdag 10 september: van 07.00 – einde wedstrijd (mogelijk 19.00 uur)
Vier artsen (waarvan 1 tevens coördinator EHBO) Zes EHBO-ers ambulance team
Zondag 11 september: van 08.00 – einde wedstrijd (mogelijk 17.30 uur)
Vier artsen (waarvan 1 tevens coördinator EHBO) Zes EHBO-ers ambulance team
NB. 1. De wedstrijden kunnen mogelijk vanwege slechte weersomstandigheden uitlopen. NB. 2. Na het einde van de wedstrijd blijft naar eigen inzicht de centrale EHBO post operationeel in verband met de aanwezigheid van publiek. Als er in de avonden nog festiviteiten op het terrein zijn wordt daar ook EHBO personeel voor ingeroosterd. 2.3.4 Melding medisch ongeval De melding van een medisch ongeval is afkomstig van externe beveiligingsteam, wedstrijd begeleidingsteam, organisatie of door een externe bron. Beveiligingsteam, wedstrijd begeleidingsteam en organisatieteam staan doormiddel van portofoons of GSM (nr. tbc) in verbinding met de EHBO/ambulanceteam. Dit GSM nummer is bekend bij alle medewerkers van Dienst en wordt eveneens vermeld in het baanboekje.
8
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
In beide gevallen gaat arts of afhankelijk van de melding het ambulanceteam met EHBO-buggy en de noodzakelijke materialen (EHBO-tas , AED koffer , geneesmiddelen) naar de opgegeven plek. Arts of ambulanceteam verleent eerste hulp ter plaatse en stabiliseert indien noodzakelijk. Arts of ambulanceteam meldt aan de coördinator in de centrale EHBO post welke verdere maatregelen al dan niet moeten worden genomen ( vervoer per buggy zittend, per brancard wagen, enz.). Patiënt wordt zo nodig en mogelijk vervoerd naar de centrale EHBO post en aldaar behandeld c.q. gestabiliseerd in afwachting van reguliere ambulance van de RAV. Mocht de patiënt niet in de buggy vervoerd kunnen worden wordt de patiënt met de stand-by-ambulance opgehaald. Het spel zal dan tijdelijk even stil gelegd worden. De standbyambulance vervoert de patiënt naar de dichtstbijzijnde EHBO post in de baan. Vanuit hier zal de patiënt verder worden onderzocht. Mocht de patiënt naar het ziekenhuis vervoerd moeten worden, zal er via de MKA Gelderland-Zuid een reguliere ambulance van de RAV worden opgeroepen en deze zal de patiënt naar het ziekenhuis vervoeren.
In geval van ambulancehulp geeft de arts de ontvangen gegevens door aan de MKA Gelderland-Zuid via 112 en geeft aanwijzingen waar de RAV ambulance zich moet melden. Daarnaast lichten de artsen de transport coördinator in. De transport coördinator opent dan de slagboom en verwijderen eventueel andere mogelijke obstakels zoals eventuele shuttle bussen die op de toegangswegen rijden. De medische dienst informeert de Directeur (ET), de projectleider van TIG Sports per portofoon. De ET bepaalt in hoeverre het ongeval consequenties heeft voor de wedstrijd. De centrale hulppost houdt registratie bij van de patiënt (naam, geslacht, adres, telefoonnummer, ziektekostenverzekeraar), aard van het ongeval en eventueel het ziekenhuis *) waarheen de patiënt is vervoerd. 2.4 Sanitaire voorzieningen Op het terrein van The Dutch zijn verschillende toiletunits + urinoirs aanwezig voor de bezoekers van het evenement. In totaal bevinden zich 9 toiletwagens voor openbaar gebruik, daarnaast beschikt het clubhuis over toiletten. Voor spelers is 1 aparte toiletwagen bij de players lounge en staan er dixies in de baan. Spelers hebben ook de mogelijkheid gebruik te maken van de toiletten in de (VIP) tenten. 2.5 Brandveiligheid Bij alle (tijdelijke) bouwwerken is de brandveiligheid in acht genomen en zijn hiervoor de juiste vergunningen aangevraagd en overlegd met de autoriteiten. Elke tent heeft het benodigde aantal nooduitgangen. Alle nooduitgangen zijn aangegeven met een noodverlichtingsbordje. Door de organisatie en de brandwachten wordt in de gaten gehouden dat de nooduitgangen vrij blijven van obstakels. Aangezien het evenement plaatsvindt op een golfterrein is niet alles even vlak, daardoor kan het voorkomen dat er hellingen nodig zijn om het publiek veilig uit de tent op het gras te krijgen. Deze hellingen zijn voorzien van valbeveiliging.
9
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
2.5.1 Opvang Brandweer - De organisatie moet ten alle tijden het terrein goed kunnen bereiken. - Bij aankomst dient de bevelvoerder van de Brandweer ingelicht te worden over de aard en de omvang van de calamiteit en ontruiming. - Voor aanvang van het evenement ontvangen de hulpdiensten een rasterkaart van het terrein van The Dutch (tevens ook terug te vinden in bijlage 2.7). De organisatie zorgt dat de beveiliging ook over deze rasterkaart beschikt waardoor bij het doorgeven van een calamiteit de exacte plek genoemd kan worden. - Alle tenten op het terrein zullen genummerd worden, deze nummers zullen ook op het raster worden aangegeven ter extra verduidelijking naar de hulpdiensten. 2.6 Ontruiming evenementen terrein Indien het terrein geheel of gedeeltelijk moet worden ontruimd als gevolg van een alarmbericht of calamiteit, wordt de opdracht daartoe doorgegeven. De uitwerking van de ontruiming van het evenementen terrein is terug te vinden in bijlage II.
10
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
Bijlage I: Calamiteiten plan 1.1 Coördinatieteam Zoals in paragraaf 2.1 besproken is er een coördinatieteam samengesteld die de coördinatie hebben bij een calamiteit. Dit team bestaat uit de volgende personen: - Maarten Schuurman (Projectleider TIG SPORTS, voorzitter coördinatieteam) - Niels Markensteijn ( Directeur TIG Sports) - Daan Slooter (Toernooidirecteur KLM Open 2016) - Christine Saxton (Nederlandse Golf Federatie, NGF) - Pieter Bijnen (Nederlandse Golf Federatie, NGF) - Niek Molenaar (CEO The Dutch) - Integrale Veiligheid en Rampenbestrijding (VVH – IVR) - Commandant beveiliging - Commandant Politie - Vertegenwoordiger Brandweer - Vertegenwoordiger GHOR (telefonisch) en bij inzet komt OvDG Het coördinatieteam zal op donderdag, vrijdag en zaterdag om 16:00 uur en op zondag om 12:00 uur met elkaar in contact staan om eventuele zaken te bespreken. Mocht er een calamiteit plaatsvinden zal het coördinatieteam bij elkaar komen op The Dutch. Het tijdelijke kantoor van de organisatie (TIG Sports) kan als crisiscentrum dienen. 1.1.1 Verantwoordelijkheden en taken van de voorzitter van het coördinatieteam. De voorzitter van het coördinatieteam heeft de volgende taken: Namens TIG SPORTS heeft de voorzitter van het coördinatieteam van het KLM Open 2016 de eindverantwoordelijkheid over het evenement. Bij calamiteiten begeeft de voorzitter zich onmiddellijk naar het TIG Sports Kantoor, alwaar aanwezig de commandant beveiliging. De voorzitter van het coördinatieteam beslist of het noodzakelijk is om het coördinatieteam bij elkaar te roepen aan de hand van de ernst van de calamiteit - Afhankelijk van de ernst van de calamiteit roept de voorzitter het coördinatieteam bij elkaar in het TIG Sports kantoor. 1.1.2 Verantwoordelijkheden en taken van de commandant beveiliging. De commandant beveiliging is verantwoordelijk voor een aantal zaken: Het coördinatieteam en de hoofden vrijwilligers dienen bekend te zijn met het veiligheids- , calamiteiten- en ontruimingsplan. Voor aanvang van het toernooi is het ontruimingsplan met de organisatiecommissie en hoofden vrijwilligers doorgenomen. De commandant beveiliging instrueert de brandwacht met zijn taken. De commandant beveiliging beheert de rasterkaart. 1.1.3 Taken van commandant beveiliging. Informeren van de voorzitter van het coördinatieteam en indien besloten daartoe het ontruimingsplan in werking stellen. Commandant beveiliging informeert vervolgens de Politie en/of Brandweer middels 112 omtrent de melding:
11
KLM OPEN 2016
-
Veiligheidsplan
Plaats van de aard van het delict Aanwezigheid en plaats gevaarlijke stoffen. Aansluitpunten van olie, gas en elektriciteit. Hij/zij blijft beschikbaar voor de bevelhebber van Politie en/of Brandweer. Instrueert de veiligheidscoördinatoren hoe de beveiligingsbeambten moeten optreden in de gegeven situatie. Alle telefoongesprekken afbreken in verband met de hulpverlening. Apparatuur spanningsvrij laten maken. Hij/zij ziet erop toe, dat geen publiek de gebouwen en tenten betreedt en let erop, dat de doorgang vrij is voor Politie, Brandweer en andere hulpverleners. Hij/zij zorgt voor eventueel benodigde sleutels. Overleg voeren met coördinatieteam.
1.1.4 Verantwoordelijkheden coördinatieteam De volgende verantwoordelijkheden heeft de organisatie in geval van calamiteiten. 1.1.4.1 Vrije doorgang De organisatie draagt zorg, dat de openbare weg en de wegen tussen de diverse locaties binnen het afgezette gebied, een vrije route blijft van minimaal 4 meter breed. Deze ruimte is nodig voor de hulpverleningsdiensten. Indien bemerkt wordt, dat op een van de bovengenoemde routes / doorgang wordt geblokkeerd door geparkeerde voertuigen of materialen, neemt de organisatie zelf de benodigde maatregelen. Indien dit geen resultaat geeft, dient contact te worden opgenomen met de leidinggevende van de politie Spijk. Zij dragen zorg, dat het obstakel wordt verwijderd. 1.1.4.2 Geluidsinstallatie Via de geluidsinstallatie binnen het afgezette gebied kunnen mededelingen en/of verzoeken aan de aanwezige bezoekers worden gedaan. De geluidsinstallatie bevindt zich bij het DJ meubel op het promodorp. Tevens bevindt zich in iedere tent een omroep installatie waardoor alle bezoekers separaat van elkaar kunnen worden bereikt. 1.1.4.3 Traumahelikopter. Indien de traumahelikopter wordt ingezet, wordt door de piloot bepaald, wat de plaats van landing is. Standaard gezien zal deze op de groenstrook naast het promodorp landen, maar mocht dit niet kunnen door omstandigheden, heeft de piloot beslissingsbevoegdheid hierover. Politie en organisatie zorgen voor een vrije landingsruimte van minimaal 50x50m (vrij van linten of touw). Na de landing van de traumahelikopter dragen de politie en organisatie zorg, dat de arts ten spoedigste op de gewenste plaats kan komen. De organisatie zorgt voor het toezicht ter plaatse, dat het publiek op afstand wordt gehouden van de traumahelikopter.
1.2 Calamiteitenteam In geval van calamiteiten tijdens het KLM Open 2016 is er een calamiteitenteam samengesteld die uitvoert wat er door het coördinatieteam wordt besloten. Het calamiteitenteam van het KLM Open 2016 bestaat uit de volgende personen: - Team onder leiding van Maarten Schuurman (Projectleider vanuit TIG SPORTS)
12
KLM OPEN 2016 -
Veiligheidsplan
Maarten Schuurman (Projectmanager TIG Sports) Commandant beveiliging Christine Saxton (coördinatie vrijwilligers) Pers-officer vanuit de European Tour Transport coördinator
1.3 Calamiteiten In geval van evenementen, bijeenkomsten e.d., waarbij de openbare orde en/of veiligheid een belangrijk deel uitmaken van het geheel, kunnen calamiteiten ontstaan, waarbij beslissingen moeten worden genomen, welke verregaande consequenties kunnen hebben. TIG SPORTS blijft voor het gehele evenement verantwoordelijk. In verband met het bovenstaande moet in geval van een calamiteit en het daarbij nemen van een beslissing op het gebied van de openbare orde en/of veiligheid duidelijk zijn hoe te handelen. 1.3.1 Leiding bij calamiteiten. - De calamiteit wordt gemeld bij de commandant beveiliging - commandant beveiliging overlegt met de voorzitter van het coördinatieteam. Het coördinatieteam neemt beslissing(en) en commandant beveiliging waarschuwt Politie, en/of Brandweer en/of Ambulance. - Afhankelijk van de ernst van de calamiteit, zal door de hulpdiensten worden besloten het gezag over te nemen. 1.3.2 Alarmnummers. Algemeen Landelijk Alarmnummer: 112 Allereerst vertellen van wie u hulp moet hebben: - Politie - Brandweer - Ambulance -
Geef hierbij de naam van de gemeente door: Spijk, Gemeente Lingewaal Vervolgens wordt u doorverbonden met de gevraagde instantie. U vertelt wat er aan de hand is en geeft gevraagde informatie. Geef hierbij door: The Dutch. Geef uw toestelnummer op, waarop u teruggebeld kunt worden.
Politie:
0900-8844
Voor de teams en officials zal in principe gebruik worden gemaakt van het Beatrix ziekenhuis (MKA bepaald welk ziekenhuis n.a.v. letsel). Dit ziekenhuis is gelegen op 8.0 km afstand van de The Dutch (10 minuten reistijd). 1.3.3 Kleinschalige crisisscenario’s Onder kleinschalige crisisscenario’s vallen kleinschalige ongevallen met 1 of 2 slachtoffers met uitsluitend lichte verwondingen. Voorbeelden zijn instorting van een tv prak zonder mensen die erop staan, kleine brand, vrijkomen van kleine hoeveelheid gevaarlijke stoffen
13
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
bij cateraar en vechtpartijen tussen 2 personen. In de risico analyse wordt dieper ingegaan op de te handelen manier. In geval van een kleinschalige crisis wordt in ieder geval de volgende procedure gestart: - Commandant beveiliger licht de voorzitter van het coördinatieteam in over de situatie. - Commandant beveiliger informeert de hoofden van diensten over hoe te handelen - Artsen en EHBO/ambulanceteam worden op de hoogte gesteld - Publiek wordt op afstand gehouden. - Wedstrijden worden niet onderbroken of zo snel mogelijk doorgespeeld. 1.3.4 Grootschalige crisisscenario’s Uit de risico analyse komen een aantal grootschalige gevolgen voor het KLM Open mocht er zich een calamiteit voordoen. In onderstaand hoofdstuk zijn de grootschalige gevolgen uit de risico-analyse verder uitgeschreven. Indien er zich een grootschalige calamiteit voordoet, zijn er vanuit de organisatie de volgende maatregelen genomen. Alle eigen mensen die op het terrein aanwezig zijn (vrijwilligers, beveiliging, TIG SPORTS medewerkers, leveranciers etc.) hebben een noodnummer dat altijd bereikbaar is. Dit noodnummer ligt bij het Commandant beveiliger. Zodra er op dit noodnummer gebeld wordt informeert het Commandant beveiliger het coördinatieteam. De Commandant beveiliger beslist met de leidinggevende van de hulporganisaties, of 112 gebeld gaat worden. In verband met weinig tijd kan dit gebeuren zonder overleg met het coördinatieteam. In de risico analyse wordt dieper ingegaan op de te handelen manier bij een grootschalige calamiteiten. De volgende procedure wordt te allen tijde opgestart: - Commandant beveiliger of iemand ter plekke belt 112. - Coördinatieteam komt bij elkaar en informeert hoofden van diensten. - Toegangswegen worden vrijgehouden. - Publiek wordt op afstand gehouden. - Overleg tussen coördinatieteam en hulpdiensten. - Organisatie geeft uitvoering aan het resultaat van het overleg, dit kan betekenen gedeeltelijke of gehele ontruiming. - De voorlichting aan de bezoekers dient met zorg te worden gecoördineerd. 1.3.4.1. Vechtpartij zwaar gewonden De kans dat er een zware vechtpartij met meerdere gewonden plaatsvindt op het KLM Open is klein aangezien het soort publiek dat hier rondloopt over het algemeen wat ouder is en geen risico partijen zijn. Mocht er toch een grote vechtpartij plaatsvinden, kan dit grote gevolgen hebben voor het evenement. Mocht deze vechtpartij op het promodorp of in de baan plaatsvinden, zal de beveiliging ingeschakeld (die vervolgens de politie op de hoogte stelt) worden en zal de rest van het publiek op afstand worden gehouden. Als de vechtpartij nog meer escaleert zal de politie ingeschakeld worden. 1.3.4.2. Bommelding / verdacht pakket Mocht er een bommelding komen op het KLM Open heeft dit grote gevolgen voor het evenement.
14
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
Bij een bommelding zal de commandant beveiliger direct de Politie daarover inlichten, alsmede de voorzitter van het coördinatieteam. Een bommelding kan op verschillende manieren binnenkomen: - Telefonisch bij de organisatie - Mondeling via een medewerker of bezoeker (pakje gesignaleerd) - Schriftelijk bij de organisatie Het tijdstip van de bommelding dient genoteerd te worden. Er dient zoveel mogelijk informatie van de melder verkregen te worden. Voor deze informatie is er een registratie formulier bommelding dat we zullen gebruiken. 1. Indien aanwezig, schakel bandopnameapparaat in. 2. Datum: Tijdstip melding 3. Letterlijke inhoud van het bericht 4. Informeer zo rustig mogelijk: - Waar ligt de bom (binnen/buiten), - Wanneer springt de bom (hoe laat), - hoe ziet de bom eruit, is het een brandbom of explosieve bom, - wie bent u, van welke organisatie, - waarom doet u dit, - van wie moet u deze melding doen 5. Probeer te identificeren, denk hierbij aan stem (man, vrouw, kind), spraak (langzaam, normaal, lachend, dialect, andere taal, hakkelend, lispelend), achtergrond (lachen, muziek, kinderen, verkeer, praten, werkplaats) De volgende procedure wordt opgestart: - Commandant beveiliger of iemand ter plekke belt 112. - Coördinatieteam komt bij elkaar en informeert hoofden van diensten. - Toegangswegen worden vrijgehouden. - Publiek wordt op afstand gehouden. - Overleg tussen coördinatieteam en hulpdiensten. - Organisatie geeft uitvoering aan het resultaat van het overleg, dit kan betekenen gedeeltelijke of gehele ontruiming. - De voorlichting aan de bezoekers dient met zorg te worden gecoördineerd. 1.3.4.3. Zedendelict Mocht er een zedendelict voorkomen op het KLM Open heeft dit grote gevolgen voor het evenement. Als er een melding komt van een zedendelict zal dit direct gemeld worden bij de politie. Als de melding komt op de dag dat het delict heeft plaatsgevonden zal er gevraagd worden naar de locatie van het delict en een omschrijving van de persoon. Er zal gekeken worden of de persoon nog te vinden is. Mocht dit het geval zijn, zal deze persoon opgepakt worden. Mocht de persoon niet te vinden zijn (en deze kans is groot op een groot terrein) wordt het signalement verspreidt binnen de directe organisatie en de beveiliging. Mocht de persoon alsnog gesignaleerd worden zal hij/zij worden opgepakt. Als de melding wordt gedaan op een later tijdstip dan de dag zelf zal de melding worden opgenomen door de politie. De organisatie kan op het evenementen terrein dan niet meer veel doen.
15
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
1.3.4.4. Extreme weersomstandigheden Het uitgangspunt voor de organisatie van het KLM Open is om het golftoernooi altijd door te laten gaan. In geval van regen en wind levert dit geen problemen op voor de deelnemers. Het verwachte aantal bezoekers zal lager zijn. In geval van onweer, zal over gegaan worden tot het ontruimen van de golfbaan. De deelnemers aan het KLM Open hebben te allen tijde voorrang bij de repatriëring naar de players lounge. De wedstrijdleiding besluit in samenspraak met TIG Sports en de European Tour tot het ontruimen van de baan. De spelers en bezoekers worden op de hoogte gebracht door het ten gehore brengen van een sirene. De vrijwilligers coördinator krijgt deze informatie te horen via de portofoon, die de marshalls in de baan informeert.. Sirene 3*15 sec. Tijdelijk staken; spelers spelen de hole uit. Sirene 1*15 sec. Staak wedstrijd onmiddellijk. Marshals hebben de volgende instructie: Leidt alle spelers en caddies naar het clubhuis & Players lounge, greenkeepersloods, crew café of schuilhutten in de baan, al naargelang waar de spelers op dat moment het dichtst bij in de buurt zijn. Het buggyteam vertrekt vanuit de buggy uitgifte allemaal naar een eigen punt in de baan. In iedere buggy hangt de rasterkaart met hierop aangegeven de schuilhutten. Vanaf de schuilhutten en de andere locaties worden zij zo snel mogelijk opgehaald door het buggy team om terug gebracht te worden naar de players lounge. Op het moment dat alle spelers de baan uit zijn gehaald zal het buggy team terug de baan in keren en alle officials, caddies en organisatie meenemen. Op het moment dat het spel hervat kan worden, worden alle spelers door het buggy team weer de baan in gereden. In de praktijk leert dat zowel bij ontruiming van de baan als hervatting van het spel spelers vaak zelf terug lopen naar de Players Lounge. In geval van zeer harde (storm) wind en regen, kan de organisatie in overleg met de hulpdiensten en het coördinatieteam een advies uitbrengen aan de burgemeester die vervolgens kan besluiten om het evenement stil te leggen of niet door te laten gaan. De organisatie beschikt over een website. De beslissing voor het niet doorgaan van het KLM Open wordt hierop gepresenteerd alsmede op teletekst. Tevens zijn alle bezoekers die online een ticket hebben gekocht te bereiken door de organisatie per mail, het zelfde geldt voor alle VIP gasten, zij zijn te bereiken via de partners en sponsoren van het evenement. In geval van (tijdelijk) slecht weer en het hierdoor stil moeten leggen van het spel, zullen alle gebouwen en tenten hun deuren openen voor het totale publiek, er zal dan geen scheiding worden gemaakt tussen VIP gasten en/of leden van The Dutch, maar iedereen is overal welkom (d.w.z. het nieuwe clubhuis, het oude clubhuis, greenkeepersloodsen, shelters, VIP-Lounges, kantoor, drivingrange gebouw, hospitality lounges, seminar
16
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
ruimtes, crewcafe etc. etc.). De beveiliging is hiervan op de hoogte. Bij extreem noodweer zal gekeken worden naar de mate van noodweer. De tenten zijn veilig tot windkracht 11 met windsnelheden van 100 km p/u gemeten over 10 min op 10 meter hoogte. In iedere plattegrond van een tent is aangegeven hoeveel personen in de tent mogen, tijdens het openstellen van tenten zal zicht bij iedere tent een beveiliger opstellen en deze aantallen coördineren. Daarnaast zijn alle tenten geleid maar niet geaard. Zolang men niet aan de constructie van de tent gaat hangen (het ijzeren/ stalen framework) is er niks aan de hand. Het clubhuis van The Dutch is geaard en geleid. De organisatie heeft daarnaast contacten met het naastgelegen tuincentrum waar ook eventueel opvang van bezoekers kan plaatsvinden. In de maanden september bestaat naast slecht weer ook de kans op extreem warm weer. Ten tijde van extreme hitte zal daarop in worden gespeeld bij de deelnemers door het verstrekken van extra water en het extra sproeien van de golfbaan. De bezoekers zullen geattendeerd worden op de extreme hitte door middel van de inzet van alle communicatie middelen op het evenement. Met de cateraar zal gesproken worden over de inkoop van extra water. 1.3.4.5. Steek / schietincidenten De kans dat er een steek of schietincident plaatsvindt op het KLM Open acht de organisatie erg klein. Mocht dit toch gebeuren, is het effect op het evenement groot. Mocht er een toeschouwer worden neergeschoten of gestoken zal de beveiliging worden opgeroepen om de dader staande te houden en over te dragen aan de politie (mochten deze nog niet ter plaatse zijn). De politie zal vervolgens deze persoon arresteren. Het slachtoffer zal ter plekke behandeld worden door de medische dienst als dit mogelijk is en per reguliere RAV ambulance worden afgevoerd naar het ziekenhuis. Mocht het slachtoffer per trauma helikopter moeten worden afgevoerd zal de organisatie in overleg met de European Tour het spel laten stilleggen zodat de helikopter kan landen. Mocht er een speler worden neergestoken zal hetzelfde protocol als hierboven worden aangehouden. In overleg met de European Tour besluiten of het spel nog hervat kan/zal worden of dat het evenement zal worden afgelast. Mocht dit laatste het geval zijn, zal de organisatie alle mogelijke communicatie middelen gebruiken om iedereen ervan op de hoogte te stellen dat het evenement verder geen doorgang zal vinden. 1.3.4.6. Slachtoffers door brand / ontploffing De organisatie acht de kans van een brand klein. Kleine brandjes kunnen ontstaan in een keuken van de cateraar. In iedere keuken zijn blusmiddelen (blusdeken, brandblusser) aanwezig en al het cateringpersoneel is opgeleid hoe te handelen in een dergelijke situatie. Grootschalige brand kan zich voordoen bij het in brand vliegen van een tent. De letsels van de slachtoffers zullen voornamelijk inhalatietrauma’s en/of brandwonden betreffen. Bij brand zal vaak sprake zijn van meerdere slachtoffers. De volgende procedure wordt opgestart: - Commandant beveiliger of iemand ter plekke belt 112. - Coördinatieteam komt bij elkaar en informeert hoofden van diensten. - Toegangswegen worden vrijgehouden. - Publiek wordt op afstand gehouden. - Overleg tussen coördinatieteam en hulpdiensten.
17
KLM OPEN 2016
-
Veiligheidsplan
Organisatie geeft uitvoering aan het resultaat van het overleg, dit kan betekenen gedeeltelijke of gehele ontruiming. De wedstrijd wordt tot een later te bepalen tijdstip uitgesteld mocht dit noodzakelijk zijn, dit gaat in overleg met de European Tour.
1.3.4.7. Slachtoffers door uitbraak infectieziekte De organisatie acht de kans klein dat er een uitbraak van infectie ziekten komt. De organisatie doet er zelf alles aan dit te voorkomen door het laten doorspoelen van alle waterleidingen, legionellatesters en filters te plaatsen. Alsnog kan er een uitbraak van infectie ziekte ontstaan buiten de macht van de organisatie om. De organisatie bij de 1e verschijnselen contact opnemen met de GHOR via de MKA en samen met hen beslissen hoe verder te handelen. In overleg met de GGD/GHOR, organisatie en de European Tour zal besloten worden of de wedstrijd kan worden verder gespeeld en met of zonder publiek. Tevens zullen de ziekenhuizen in de buurt worden ingelicht door de MKA/GHOR. Via alle communicatiemiddelen van de organisatie zal het publiek op de hoogte worden gehouden. 1.3.4.8. Publieksdruk Bij hoge publieksdruk zal het coördinatieteam direct opschalen en de contactpersoon van de politie gekoppeld aan het evenement waarschuwen. Het coördinatieteam zal samen met de politie bepalen hoe verder te handelen. Het coördinatieteam kan de volgende acties ondernemen: De toegang tot het evenemententerrein openen voor de bezoekers buiten de poorten. In het maximaal uit te geven kaarten is hier rekening mee gehouden. Indien verdere afhandeling buiten het herstellen van de openbare orde ook volledig door de politie wordt overgenomen vervalt elke vorm van verantwoordelijkheid alsmede aansprakelijkheid van de organisatie Slechts wanneer de afhandeling een gezamenlijke inspanning is waarbij de organisatie medebeslisser is over de kaders waarbinnen gehandeld wordt en de te ondernemen acties zal er nog verantwoordelijkheid door de organisatie gedragen kunnen worden. De organisatie ondersteunt de politie daar waar mogelijk. Indien het advies van de Politie en/of Brandweer is om te ontruimen, dan vindt er altijd een ontruiming plaats. De organisatie verwacht geen extreme publieksdruk bij het KLM Open aangezien het een uitgestrekt terrein is. 1.3.4.9 Omstandigheden met speciale maatregelen. Buiten bovengenoemde crisisscenario’s zijn er verschillende omstandigheden te noemen op het KLM Open 2016 waar speciale maatregelen voor getroffen dienen te worden. 1.3.5.1. VVIPS Bij de aanwezigheid van VVIPS (denk hierbij aan Koninklijk Huis, Ministers, Raad van Besturen etc.) zal de beveiliging opgeschaald worden. Naast het feit dat deze groepen
18
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
hun eigen beveiliging mee zullen nemen zal de beveiliging van het terrein op de hoogte zijn, publiek op afstand houden en ter ondersteuning dienen.
1.4 Preventieve maatregelen Er worden verschillende preventieve maatregelen genomen om calamiteiten te voorkomen, deze maatregelen zijn te vinden in de tekeningen die mee aangeleverd worden voor de vergunningaanvraag.
19
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
Bijlage II: Ontruimingsplan 2.1 Codewoord Voor het KLM Open 2016 is een ontruimingsplan geschreven. Een stil alarm wordt aan alle betrokken functionarissen met het codewoord CODE WIT (3X herhalen) door de leiding van de bewaking aan alle kanalen op de portofoons weergegeven en tevens middels het gesproken codewoord CODE WIT(3x herhalen). Alle functionarissen die het code woord horen schakelen om naar het calamiteitenkanaal op de portofoon. Een stil alarm vindt alleen plaats wanneer er geen direct gevaar is voor de overige locaties. Bij openbaar alarm via de omroepinstallatie zal worden verzocht het (deel van het) terrein ordelijk en rustig te verlaten. Mocht dit gebeuren zullen alle toegangswegen naar The Dutch worden gesteld. Dames en heren, Hier volgt een belangrijke mededeling voor iedereen. Wij verzoeken u beleeft doch dringend……….. (locatie(s)) zo spoedig mogelijk te verlaten. De betrokkenen bij de organisatie dienen zich na uitvoering van hun taken te verzamelen in/op………………. Ladies and Gentlemen, This is an important announcement for everyone. We kindly and urgently request you to leave……………..as soon as possible. After performing their task, the personnel of the organization is expected to meet in ………..
2.2 Vluchtroutes. Vluchtroutes in de tenten zijn (verlicht) aangegeven. In de diverse tentcomplexen zijn de (nood)deuren van binnenuit te openen en de tentdoeken open te ritsen. Een ontruiming van de tribunes vindt altijd plaats in de richting van de uitgangen richting de golfbaan, de tribunes worden altijd ontruimd van beneden naar boven. 2.3 Vluchtwegen. Alle vluchtwegen dienen vrijgehouden worden. Er mag geen enkel obstakel aanwezig te zijn. Cateraar dient voornamelijk goed gebriefd te worden op het vrijhouden van vluchtwegen. 2.4 Verlaten gebouw / tent. In geval van alarm verlaat men ordelijk het (deel van het) complex. Daarbij dienen de aanwijzingen van de betrokkenen te worden opgevolgd. Bij het ontruimen moeten naast de gebruikelijke uitgangen de nooduitgangen worden gebruikt. De bevoegde personen dragen er zorg voor, dat de elektrische en andere apparatuur worden uitgeschakeld.
20
KLM OPEN 2016 -
Veiligheidsplan
In geval van ontruiming ontvangen de beveiligers de instructie om de uitstroom van bezoekers te stimuleren. De hoofden van diensten en hun vrijwilligers nemen hun posities in bij de nooduitgangen en begeleiden het publiek naar buiten. Een presentielijst van de aanwezige personen is, gezien de aard van het evenement, niet aanwezig.
2.5 Verzamelplaats. - In geval van een ontruiming in de baan worden alle spelers naar de Players Lounge gebracht - In geval van een ontruiming in de baan wordt alle media verzocht te verzamelen in het perscentrum - In geval van een ontruiming in de baan wordt alle vrijwilligers verzocht te verzamelen in het crew cafe - In geval van een ontruiming in de baan worden alle bezoekers verzocht te verzamelen op het promodorp
2.6 Crisisopvang. In geval van een ernstige calamiteit zal het clubhuis van The Dutch fungeren als crisis centrum voor vragen van het publiek. 2.7 Rasterkaart evenemententerrein en directe omgeving
21
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
Bijlage III: Bereikbaarheidsplan De organisatie regelt een parkeerterrein voor bezoekers van het evenement, deze is gesitueerd direct naast het ‘promodorp’ (tegenover The Dutch) en maakt onderdeel uit van het evenementen terrein. Verwacht wordt dat ook redelijk veel bezoekers met het openbaar vervoer komen. Ook deze groepen bezoekers zullen het terrein betreden via de Haarweg. Hier wordt een bushalte op het parkeerterrein van het tuincentrum ingericht, van daar kunnen de bezoekers via een aangegeven route over het weiland naar de ingang lopen. Hierdoor hoeven de bezoekers niet meer over te steken over de haarweg, die in gebruik is voor aanrijdend verkeer richting het parkeerterrein. De reguliere ingang van The Dutch is niet open. 3.1 Transport deelnemers & officials In het contract met de European Tour is vastgelegd welke groepen door de organisatie moeten worden vervoert gedurende het gehele evenement. De organisatie heeft Transportorganisatie Aethon in dienst tijdens het KLM Open. Tijdens het KLM Open zal de Transport Office gevestigd zijn in de playerslounge (oude clubhuis). De organisatie zorgt voor het transport van verschillende groepen: 1. Vervoer van de deelnemers. Vanaf ontvangst op de luchthaven (veelal Schiphol) zijn de spelers in het transportsysteem van de organisatie opgenomen. Op Schiphol worden ze op aangegeven datum en tijd opgehaald door iemand van de organisatie naar het hotel vervoerd. De spelers stemmen dagelijks met de transportoffice af wanneer ze wensen opgehaald te worden. De spelers worden vervoerd in kleine 9 persoons busjes of in personen auto’s en worden afgezet op The Dutch. Op piekmomenten kan er worden gekozen om touringcars in te zetten. De spelers verblijven in het Intell Hotel Rotterdam. De organisatie zorgt ook dat de spelers weer op tijd na het evenement naar de luchthaven worden vervoerd. De bussen worden gehuurd van een professioneel vervoersbedrijf met beroepschauffeurs. 2. Het vervoer van de Officials (wedstrijdleiding). Dit transport wordt uitgevoerd in personenvervoer. De officials worden opgehaald van de luchthaven en vervoerd naar hun hotel (Intell Hotel Rotterdam). Gedurende hun gehele verblijf is het transport ( voornamelijk tussen hotel en golfclub) de verantwoordelijkheid van de organisatie. De officials stemmen ook direct met de transport office het wensen af. 3.2 Tijden, locaties en wegafsluitingen De Haarweg tussen de ingang van The Dutch en de kruising met de Julianaweg (onderdeel van het evenemententerrein) zal van vrijdag 2 september t/m maandag 12 september worden afgesloten. Deze wegafsluiting zal in overleg met de Gemeente Lingewaal worden vastgesteld, meer informatie hierover is te vinden in het transportplan. 3.3 Hulpdiensten Voor hulpdiensten zal The Dutch altijd goed bereikbaar blijven via de verschillende aanrijroutes welke te vinden zijn in het transport plan.
22
KLM OPEN 2016
Veiligheidsplan
Bijlage IV: Communicatieplan 4.1 Communicatie van organisatie naar omwonende en overheid De organisatie zal het evenement bekend maken bij omwonende en de overheid door middel van brieven in overleg met de gemeente Lingewaal. De direct omwonende krijgen een bewonersbrief waarin de aard en de duur van het evenement staat. Daarnaast zullen hier de te treffen verkeersmaatregelen in beschreven worden. Daarnaast zal er een telefoonnummer worden gecommuniceerd waar omwonende met klachten terecht kunnen. De bewonersbrief zal later worden bijgevoegd. 4.2 Communicatie van organisatie naar bezoekers / deelnemers De communicatie naar de bezoekers zal in het begin verlopen via de media, website en social media. Alle moderne communicatiekanalen zullen worden aangegrepen om de bezoeker te benaderen. Communicatie naar de deelnemende spelers loopt via de internationale bond, de European Tour. Op reguliere tijden zal er vanuit hun een briefing worden verstuurd met nieuwe informatie welke van belang is voor de teams. 4.3 Communicatie van organisatie naar eigen medewerkers De communicatie naar eigen medewerkers loopt via korte lijnen. Alle plannen en briefings zullen openbaar zijn voor de medewerkers. Een week voor het toernooi zal er een kickoff plaatsvinden waarbij het hele toernooi zal worden doorgenomen.
23
