Loonkloofrapport – begeleidend schrijven: volledig formulier Op basis van de voorwaarden in de loonkloofwet moet uw onderneming binnen de drie maanden na het afsluiten van het boekjaar een analyseverslag over de bezoldigingsstructuur van de onderneming bespreken met de ondernemingsraad, of bij ontstentenis hiervan, de vakbondsafvaardiging. U heeft van Acerta een gedetailleerde Excel ontvangen met al de beschikbare gegevens om dit analyseverslag in te vullen.
Hoe ziet dit Excelbestand eruit? Het Excelbestand bestaat uit twee delen. Het eerste deel bevat een aantal basisgegevens van de juridische entiteit die gebruikt kunnen worden om ‘Rubriek A’ van het formulier in te vullen.
-
Paritair Comité: het Excelbestand bevat alle paritaire comités die in het boekjaar van toepassing zijn geweest. Deze mogen rechtstreeks worden overgenomen op het formulier. Aantal werknemers (in FTE): in het Excelbestand is het totaal aantal FTE in de onderneming opgenomen, evenals het aantal FTE opgesplitst over mannen en vrouwen.
Het tweede deel van het Excelbestand bevat een overzicht met de beschikbare informatie per werknemer die gebruikt kan worden om ‘Rubriek B’ van het beknopte formulier in te vullen. -
INSZ-nummer: rijksregisternummer van de werknemer Naam Voornaam Geslacht: geslacht van de werknemer o M = man o V = vrouw 1
-
-
-
-
-
FTE: het voltijds equivalent van de werknemer tijdens het betrokken boekjaar o Vb: Werknemer is een heel jaar in dienst met een tewerkstellingsbreuk van 32/40. FTE = 0,8 Werknemer komt op 01/07 full time in dienst. FTE = 0,5 Koppen: iedere werknemer telt als 1 kop. Functie: de functieclassificatie zoals deze bekend is bij Acerta Anciënniteit: het gaat om de reële anciënniteit. o A = een reële anciënniteit van minder dan 10 jaar o B = een reële anciënniteit van 10 tot 20 jaar o C = een reële anciënniteit vanaf 20 jaar Kwalificatie/opleiding o Lager o Middelbaar o Bachelor o Master Bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen (code 620 van de jaarrekening): alle looncodes die op de journaalposten worden opgenomen onder rekeningnummer 620. Patronale premies voor extralegale verzekeringen (code 622 van de jaarrekening): alle looncodes die op de journaalposten worden opgenomen onder rekeningnummer 622. De bedragen in het afgeleverde Excelbestand hebben enkel betrekking op de werkgeversbijdrage aan de groepsverzekering. Totaal van de andere voordelen bovenop het loon (code 623 van de jaarrekening): alle looncodes die op de journaalposten worden opgenomen onder rekeningnummer 623.
Opmerking: Voor rubrieken met een aantal werknemers minder dan of gelijk aan 3 vult men enkel het aantal mannen en vrouwen in. De gekoppelde bezoldigingsrubrieken mogen echter blanco gelaten worden (Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens). Volgens de wet moet de werkgever ook meedelen of hij bij de opstelling van de bezoldigingsstructuur gebruik gemaakt heeft van de Checklist Sekseneutraliteit bij functiewaardering en –classificatie (link: http://igvm-iefh.belgium.be/nl/binaries/39%20-%20Checklist_NL_tcm336-99426.pdf).
2
Hoe ga je te werk? Omdat uw onderneming gewoonlijk gemiddeld meer dan 100 werknemers tewerkstelt moet u het volledige formulier invullen. Dit betekent dat u de categorieën ‘functie’, ‘anciënniteit’ en ‘kwalificatie/opleiding’ moet invullen.
De in te vullen gegevens kan u gemakkelijk bekomen via enkele draaitabellen op basis van de afgeleverde Excel. Bekijk of er in het Excelbestand eventueel nog bezoldigingsgegevens ontbreken waarover Acerta niet beschikt.
3
STAP 1: -
In het Excelbestand selecteer je de cel met titel ‘INSZ-NR’. Vervolgens selecteer je in de bovenbalk ‘Invoegen’ en klik je op ‘Draaitabel’.
STAP 2: -
Er opent een nieuw werkblad (met een lijst met draaitabelvelden) waarin je de draaitabel gaat maken. Dit doe je door het juiste veld uit de lijst met draaitabelvelden naar het juiste gebied (Kolomlabels, Rijlabels, ∑ -waarden) te slepen. Tabel 1: o Kolomlabel: GESLACHT o Rijlabels: FUNCTIE o
∑ -waarden: via het moet je de waardeveldinstellingen op ‘Som’ zetten. FTE BEZOLDIGINGEN EN RECHTSTREEKSE SOCIALE VOORDELEN (CODE 620) PATRONALE PREMIES VOOR EXTRALEGALE VERZEKERINGEN (CODE 622) TOTAAL VAN ANDERE VOORDELEN BOVENOP HET LOON (CODE 623 + 1033 + 281.10 + ANDERE)
o
Vul de correcte waarde uit de draaitabel in op het overeenstemmende vak in het modelformulier. Opmerking: Het functieniveau moet onderverdeeld worden volgens de functieklassen zoals vermeld in het functieclassificatiesysteem dat in de onderneming van toepassing is. Bij ontstentenis zullen de inlichtingen moeten ingevuld worden volgens de 4
residuaire functieclassificatie weergegeven op personeel/kaderpersoneel/leidinggevend personeel. -
-
het
formulier:
uitvoerend
Tabel 2: o Tip: Deze draaitabel moet niet volledig opnieuw gemaakt worden. ‘Functie’ kan gewoon afgevinkt worden, waarna ‘Anciënniteit’ in het juiste veld gesleept kan worden.
o o
Kolomlabel: GESLACHT Rijlabels: ANCIENNITEIT
o
∑ -waarden: via het moet je de waardeveldinstellingen op ‘Som’ zetten. FTE BEZOLDIGINGEN EN RECHTSTREEKSE SOCIALE VOORDELEN (CODE 620) PATRONALE PREMIES VOOR EXTRALEGALE VERZEKERINGEN (CODE 622) TOTAAL VAN ANDERE VOORDELEN BOVENOP HET LOON (CODE 623)
o
Vul de correcte waarde uit de draaitabel in op het overeenstemmende vak in het modelformulier.
Tabel 3: o Tip: Deze draaitabel moet niet volledig opnieuw gemaakt worden. ‘Anciënniteit’ kan gewoon afgevinkt worden, waarna ‘Kwalificatie/opleiding’ in het juiste veld gesleept kan worden. 5
o o
Kolomlabel: GESLACHT Rijlabels: KWALIFICATIE/OPLEIDING
o
∑ -waarden: via het moet je de waardeveldinstellingen op ‘Som’ zetten. FTE BEZOLDIGINGEN EN RECHTSTREEKSE SOCIALE VOORDELEN (CODE 620) PATRONALE PREMIES VOOR EXTRALEGALE VERZEKERINGEN (CODE 622) TOTAAL VAN ANDERE VOORDELEN BOVENOP HET LOON (CODE 623)
o
Vul de correcte waarde uit de draaitabel in op het overeenstemmende vak in het modelformulier.
Het volledige formulier zou nu helemaal ingevuld moeten zijn.
6
