LIPSS - fase 3 WMS & EWS

Logistiek Intelligent Planning & Sturing Systeem Operationeel Concept Document

LIPSS - fase 3 WMS & EWS

SCOPE: Testen haalbaarheid van een Logistiek Intelligent Planning & Sturing Systeem (LIPSS) In combinatie met een Warehouse Management Systeem (WMS) En de realisatie van een Early Warning Systeem (EWS).

Versie 0.2

Opgemaakt: Juni 2010

Kenlog b.v.

Project Document

1

: LIPSS fase 3 : LIPSS_WMS_OCD

Pagina: 4 van 33

Inleiding

De doelstelling van het LIPSS –WMS project is; via een samenwerkingsverband tussen sierteeltexportbedrijven met fijnmazige distributie komen tot het verbeteren van de efficiëntie en daardoor kosten verlagend te kunnen werken. Dit door realisatie van één gezamenlijk Warehouse Management Systeem binnen een Intelligent Planning & Sturing Systeem. De beoogde samenwerking bestaat uit het onderling en met hun Supply Chain delen van hun magazijn, distributie, transport en middelenbeheer om zo de logistiek in het voortbrengingsproces te optimaliseren. In dit document wordt uitgegaan dat de logistiek gedeeld wordt, maar dit wordt verder niet uitgewerkt. In het LIPSS project gaat het namelijk om het delen van de elektronische informatie uitwisseling die nodig is om het logistieke proces te optimaliseren en slimmer te maken. In deze fase van LIPSS gaat het vooral om de elektronisch informatie uitwisseling rondom het distributie proces van de exporteurs en het intelligent maken van het gecombineerde LIPSS – WMS systeem. De informatie uitwisseling rondom het aanvoer proces is afgerond. Het samenwerking verband bestaat uit: E. den Dekker B.V. Floreac Holland B.V. Floris Holland B.V. Hamiplant B.V. Juniflor B.V. Vida Verde Export B.V. (penvoerder) Deze exporteurs van sierteeltproducten hebben van het Productschap Tuinbouw (PT) een financiële bijdrage ontvangen voor het testen van de haalbaarheid van een Logistiek Intelligent Planning & Sturing Systeem in combinatie met een Warehouse Management Systeem. Het projectnummer van het PT is 13801. Kenlog b.v. heeft van de exporteurs de opdracht gekregen voor het uitwerken van een vooronderzoek met een blauwdruk en een operationeel ontwerp als aanzet tot LIPSS - WMS. Uniware test de uitwerking en maakt een simulatie. Het bouwen van de LIPSS - WMS software behoort niet tot de opdracht. Het vooronderzoek LIPSS – WMS moet de volgende resultaten opleveren: Blauwdruk: Proof of concept van de optimalisatie door gemeenschappelijk gebruik. Een uitgewerkte gewenste strategie. Een aanzet tot verdere uitwerking van ketenstandaarden met aansluiting op bestaande standaarden Een gemaakte keuze als het gaat om het delen van activiteiten en de daarbij behorende informatie uitwisseling. Operationeel concept: In nieuw operationeel concept in samenwerking met de met de aangesloten exporteurs Keuze voor een LIPSS - WMS systeem dat leidt tot een technobiologische innovatie met een realistische payback time. Essay: Populaire versie (samenvatting) van de blauwdruk en het operationeel concept. De blauwdruk is in mei 2010 afgerond nadat het concept was goedgekeurd door de begeleidingscommissie. Vanuit de opdrachtgevers is verzocht om wederom – net als in de vorige LIPSS fase – het gebruik van een Early Warning Systeem (EWS) aan het vooronderzoek toe te voegen. Voor u ligt het Operationeel Concept Document van LIPSS – WMS & EWS. In dit document wordt u mee genomen van het functioneel programma van eisen naar het definitieve voorontwerp met een geteste simulatie. Na beoordeling van dit document kan de lezer overgaan tot het laten bouwen en aanschaffen van dit systeem. Uiteraard hopen wij dat dit besluit collectief wordt genomen en wordt ondersteund door de overige stakeholders.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 5 van 33

In dit operationeel concept document (OCD) komen drie resultaten aanbod: 1. Beschrijven van de werking van een Logistiek Intelligent Planning & Sturing Systeem (LIPSS), 2. In combinatie met een Warehouse Management Systeem (WMS), 3. En de realisatie van een Early Warning Systeem (EWS) t.b.v. LIPSS WMS. Het gaat hier om het realiseren van integrale informatie uitwisseling benodigd voor de logistiek. De logistieke informatiestromen met gebruik van bestaande ketenstandaards intelligent maken voor de kwekers, de veilingen en andere dienstverleners, de exporteurs en de klanten van de exporteurs. Maar dan wel onder regie en coördinatie van exporteurs. Voortschrijdend inzicht en nieuwe eisen van de deelnemers hebben in dit document geleid tot aanpassing van het bestaand LIPSS model. Het nieuwe LIPSS fase 3, WMS & EWS model ziet u onderstaand bij figuur 1.

Figuur 1. De functies van LIPSS en de aangrenzende functies

het een kan niet zonder het ander, zwaarte van investeren in WMS/EWS hangt samen met investering in mechanisering etc. De opbouw van het haalbaarheid onderzoek bestaat uit drie onderdelen t.w.: 1. Blauwdruk LIPSS – WMS 2. Operationeel concept LIPSS, WMS & EWS 3. Ontwerp LIPSS, WMS & EWS Waarvan punt 2 en 3 in dit OCD worden uitgewerkt. De blauwdruk (punt 1) is gereed Belangrijkste conclusie vanuit de blauwdruk is: De strategie onderschrijft de rechtvaardiging. Functioneel kan het, mits met praktische insteek. LIPSS WMS – EWS is voor de exporteurs van waarde.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 6 van 33

Procesoptimalisatie leidt tot toevoeging van Early Warning Systems, maar gaan exporteurs voor de implementatie van WMS – EWS in het geheel of niet? Vanwege het uitblijven van een antwoord op die vraag worden twee mogelijkheden uitgewerkt: één optimaal systeem en een praktisch systeem.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document

2


Pagina: 7 van 33

Functioneel Programma van Eisen

Een functioneel programma van eisen (FPvE) als onderdeel van het operationeel concept is een opsomming van processen en functies die voor het LIPSS WMS & EWS actief moeten worden. Het FPvE is hiermee het start- en ijkpunt voor de uitwerking van het ontwerp. Alle verdere uitwerkingen worden steeds weer aan dit FPvE getoetst. In de ontwerpfase (de stap ná het ontwikkelen van het operationeel concept) wordt het FPvE omgezet in een technisch programma van eisen, dat aangeeft hoe de WMS & EWS functies (gekoppeld aan processen) technisch worden vormgegeven. Aan deze fase gaat een keuze van een mogelijk geschikt systeem vooraf. In dit FPvE wordt gezocht naar een balans tussen wat op dit moment zinvol en mogelijk is en wat op termijn wenselijk en technisch haalbaar is. Deze twee elementen zijn in de loop van de tijd aan verandering onderhevig, zowel ten aanzien van de wensen als ten aanzien van de technische mogelijkheden. Wat betreft het pakket aan wensen is er verschil tussen een optimaal systeem voor brede toepassing in de tuinbouw (op het niveau van volledige ketenintegratie) en een systeem met een praktische insteek op het niveau van individuele ondernemingen. In de Blauwdruk kwam naar voren dat de projectdeelnemers zich nog moeten uitspreken over een aantal uitgangspunten, waaronder de exacte scope van het LIPSS WMS & EWS. Een keuze voor het een of het ander bepaalt mede het wensenpakket in het technisch programma van eisen. Vooralsnog wordt in deze fase van LIPSS uitgegaan van een optimaal systeem voor brede toepassing; als de deelnemers in een latere fase besluiten om de scope te beperken, kunnen functies evenvoudig worden weggelaten. En blijft het optimale perspectief, in ieder geval in dit rapport, in stand.

Figuur 2. Het haalbaarheidonderzoek in model, de uitwerking van het operationeel concept.

In bovenstaand model is te zien in welke fase van het project dit hoofdstuk geplaatst moet worden: de uitwerking van het operationeel concept (oranje) met als start de uitwerking van het functioneel programma van eisen (goud).

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 8 van 33

2.1 LIPSS processen en besturing 2.1.1 Processen In eerdere fasen van het LIPSS project, die inmiddels zijn afgerond, zijn de operationele processen van de deelnemende groothandelaren geïnventariseerd en is een Early Warning systeem voor de aanvoerlogistiek ontwikkeld. In deze fase (fase 3) wordt ingegaan op de planning en sturing van de distributie en het logistieke middelen beheer. Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: Een geoptimaliseerd logistiek proces voor de groothandel, zoals ontwikkeld in LIPSS fase 1, is de basis voor het FPvE. Dat wordt eerst wat gedetailleerder uitgewerkt, voordat de benodigde WMS-functies worden benoemd en de eisen worden geformuleerd. Het FPvE sluit aan bij de probleemstelling en randvoorwaarden uit de PT-projectaanvraag, te weten: 1) procesoptimalisatie moet leiden tot hogere productiviteit en marges, 2) werken aan ketenstandaardisatie van processen en informatiedragers, 3) vroegtijdige planning en sturing, 4) gezamenlijk innoveren en kosten delen. Het FPvE houdt rekening met de trend naar mechanisering van de logistieke activiteiten die handelaren zelf uitvoeren. De eerste voorbeelden van mechanisatie met behulp van lopende banden zijn er inmiddels in de sector, aan de ontwikkeling van zgn. ‘fustrobots’ en hoogbouwmagazijnen gewerkt. Deze uitgangspunten zijn bepalend voor de ontwikkeling van een LIPSS WMS & EWS systeem, omdat dit staat of valt met de noodzaak om logistieke processen en de besturing daarvan verder te automatiseren. Als de groothandel namelijk besluit om processen niet te optimaliseren (individueel en gezamenlijk) en tevens vasthoudt aan handmatige uitvoering van de logistiek, vervalt een belangrijk argument voor verdergaande automatisering en zullen de kosten van het systeem niet worden gecompenseerd door operationele besparingen. Het geoptimaliseerde proces voor de groothandel ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:

Figuur 3. Geoptimaliseerd proces groothandel.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 9 van 33

Toelichting bij de processtappen in de geoptimaliseerde situatie: Stap 1. Order De groothandelaar koopt siergewassen bij nationale en/of internationale kwekers. Deze directe stromen bevatten vooral planten. Directe stromen zijn veilingomzet (VO) stromen en geen veilingomzet (GVO) stromen. Via het ordersysteem worden ook logistieke middelen door de transporteur afgeleverd en/of meegenomen door de kwekers. De groothandelaar koopt ook siergewassen via de Nederlandse veilingklokken. Deze stroom bevat vooral bloemen. Het gaat hier om nationale en internationale producten. Fusten (order niveau) worden in het begin van het operationeel proces geïdentificeerd. Deze identificatie wordt tijdens het gehele proces gebruikt. De groothandelaar houdt rekening bij de inkoop/verkoop met het maximaal beladen van de partijdragers en vrachtwagens in het afvoertransport. Stap 2. Levering klaar De kwekers en/of de veiling plaatsen de gelabelde fusten met siergewassen op de partijdragers en zetten deze klaar voor aanvoertransport. Planten op Deense Containers en bloemen op stapelwagen. Planten in plastiek tray’s en bloemen in kartonnen dozen of in plastiek containers met water. Stap 3. Aanvoertransport Directe stromen en inter-veiling stromen worden veelal met vrachtwagens vervoerd. Producten worden aangeleverd bij de dockboards. Stap 4. Ontvangst Fusten worden op partijdragers aangevoerd. Producten worden handmatig gelost, gesorteerd (cross dock, soort product, soort bewerking en distributie) en in de magazijnkranen geplaatst. Het aantal fusten en producten wordt gecontroleerd. Stap 5. Bewerking Producten worden handmatig, deels gemechaniseerd of volledig gemechaniseerd verwerkt, gelabeld, gemengd, gebost, VAL, ed. Stap 6. Distributie De fusten worden gesorteerd op klantnummer. Partijdragers en fusten worden gecontroleerd (klant controle aantal). De volle partijdragers worden per klant locatie opgeslagen, transportklaar (documenten, sealen, identificeren, e.d.). Stap 7. Afvoertransport Fusten worden op partijdragers afgevoerd. Partijdragers worden handmatig in de vrachtwagen geplaatst en visueel op kwaliteit gecontroleerd. Stap 8. Aflevering bij de klant Bij het lossen van de partijdragers worden kwaliteit en kwantiteit door scanning en visuele waarneming gecontroleerd. De klant neemt de afgeleverde producten (fusten op partijdragers) in eigendom. Fusten en partijdragers (vorige levering) gaan dikwijls per direct retour. LIPSS fase 3 betreft het gezamenlijk uitvoeren van de processtappen 4 t/m 6: Ontvangst, Bewerking en Distributie. Als dit in een model wordt geplaatst, met de beoogde relatie met het WMS erbij, ontstaat onderstaand schema.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document

bypass

Processtap 4

: LIPSS fase 3 : LIPSS_WMS_OCD AANVOER Planten/bloemen

LABELLEN & HOEZEN

Ware House MENGEN/MIXEN/BOSSEN

Processtap 5 VALUE ADDED LOGISTICS

Procestap 6

Pagina: 10 van 33

en Ware House Management System

ORDER PICK

AFVOER Planten/bloemen

Figuur 4. Interne logistiek groothandel

In LIPSS fase 1 is naast het processchema tevens een schema met een serie geoptimaliseerde informatiedragers opgesteld, zie hieronder.

Figuur 5. Informatiedragers van de geoptimaliseerde processen

Beide schema’s zijn het startpunt om in deze fase de processen verder te detailleren en een FPvE op te stellen voor een WMS & EWS. Relaties tussen de processen: De focus bij LIPSS – WMS & EWS ligt op de processtappen 4 t/m 6. De voorgaande processtappen 1 t/m 3 zijn geoptimaliseerd in LIPSS fase 2 en worden hier verder niet behandeld. De stappen 7 en 8, Afvoer en Afleveren worden behandeld in LIPSS fase 4. Er is één aanvoerproces, maar er zijn twee stromen/processen voor informatie uitwisseling: de klokstroom en de directe stroom. Alle deelnemers willen dat informatie uitwisseling via LIPSS – WMS voor beide informatiestromen toepasbaar moet worden. Klokstroom is altijd veiling omzet (VO) en de directe stroom bestaat uit VO en ‘geen veiling’ omzet (GVO). De Nederlandse veiling levert producten van haar leden, zowel binnenlandse als buitenlandse kwekers. GVO is directe han-

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 11 van 33

del die niet wordt afgerekend via de Nederlandse veiling, dit gaat dus over tussenhandel en eigen import van de groothandelaren. Uit de interviews blijkt dat de meeste ondervraagden (75%) verwachten dat de VO klokstromen kleiner zullen worden (door digitaal veilen komen minder producten voor de klok en handelaren gaan minder via de klok aankopen). Hierdoor zullen de VO directe stromen wellicht iets kunnen groeien, maar de VO klokstromen nemen af. De GVO stromen zullen groeien. Wanneer in het commerciële gedeelte logistieke informatie wordt toegevoegd en deze informatie tevens wordt gebruikt voor de administratie is scheiding niet wenselijk. De processen – de modellen - zijn goed, het gaat veel meer om het toepassen van ICT en de daarbij behorende afspraken tussen gebruikers. Men wil tijdig weten wanneer onregelmatigheden of verstoringen in het proces optreden en hoe dan gehandeld kan worden. Hoewel de geoptimaliseerde processen generiek van aard zijn, kunnen daarbinnen verschillen in activiteiten optreden door klantspecificaties (zowel ten aanzien van het product als de geleverde dienst). Het WMS moet in staat zijn om meerdere typen supply chains te kunnen bedienen. Voor een goed begrip dient de hele supply chain in ogenschouw genomen te wordenm, vanaf de kwekerij tot afleveren in de winkel/het DC. Zo heeft de order (een informatiedrager bij stap 1) ook een functie bij andere stappen in het proces.

Prioriteiten in de procesbesturing: Gaat het fout door het niet correct uitvoeren van het aanvoerproces, dan heeft het hele primaire proces van de groothandelaar – en daarmee ook de klant - daar hinder van. Dus is een Early Warning voorziening (een vroegtijdige melding om nog bij te kunnen sturen). Wanneer het totale aanvoerproces (klok- en directe stromen) betrouwbaar is, kan men schakelen van reactief (achteraf) herstellen naar proactief plannen, voor intern en extern (leveranciers, klanten en transporteurs) gebruik. Dit doordat de waarschuwingsberichten zeer vroeg binnen komen bij de groothandelaren. Gegevens over de omvang van de stromen Om een indruk te krijgen van de volumes die verwerkt worden door de groothandel, en de impact die dit kan hebben op het WMS, zijn hieronder gegevens overgenomen uit het project i-CTL over de omvang van het Nederlandse sierteeltcluster. Dit betreft zowel gegevens over de volumes (in aantallen rolcontainers, fusten en stickers) als over de beladingsgraad en het ruimtegebruik. Relevante data en variabelen 2008:

PLANTEN

Gezamenlijk LIPSS omzet planten

Inkoopwaarde Deense Container per stuk/gemiddeld Verkoopwaarde per Deense Container oer stuk/gemiddeld

Gestickerde fusten gemiddeld per Deense container afvoer Gestickerde Deense containers per jaar aangevoerd Gestickerde Fusten per jaar afgevoerd Orderregels gemiddeld per Deens Container kleinhandel Orderregels gemiddeld per Deens Container groothandel

BLOEMEN €

150.000.000,-

Gezamenlijke geschatte LIPSS omzet bloemen

€

400, -

€

512, -

Inkoopwaarde Stapelwagen per stuk/gemiddeld Verkoopwaarde Stapelwagen per stuk/gemiddeld

20

Gestickerde fusten gemiddeld per Stapelwagen afvoer

375.000

7.500.000

16

2

Gestickerde Stapelwagens per jaar aangevoerd Gestickerde Fusten per jaar afgevoerd Orderregels gemiddeld per Stapelwagen kleinhandel Orderregels gemiddeld per Stapelwagen groothandel

€

100.000.000, -

€

500,-

€

640, -

40

200.000 8.000.000 32 4

Tabel 1. Relevante data en parameters

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 12 van 33

Figuur 6. Distributie door de handel.

Toelichting figuur 6: VO GVO Partijdragers (PD) Fusten Distributie Identificatie/barcode Proces

Mechanisatie Beladingsgraad Waarde per fust Tijdsduur distributie Aantal fusten per m2

: veiling omzet (dominante flow, klok en direct). : geen veiling omzet (niet afrekenen via een NL veiling). : stapelwagens (stw. bloemen), Deense containers (DC. planten), vliegtuigpallets (overwegend bloemen) en eigen containers. : zeer divers, meermalig en eenmalig, wel/niet gestandaardiseerd : soms gemechaniseerd (grotere bedrijven op fustniveau), meestal handmatig, verdelen op klant/land niveau, steeds minder cross docking. : t.b.v. verdeling (mechanisch) op fustniveau ook op de partijdragers. : behalve bloemen en planten op verschillende partijdragers en in verschillende fusten worden aangevoerd worden vooral bloemen voor de klok gekocht en planten via directe handel. Bezien vanuit het proces zijn de verschillen tussen bloemen en planten qua processtappen en informatiedragers minimaal. : Bloemen weinig gemechaniseerde distributie en planten nog minder. : gemiddeld 75% per partijdrager. : gemiddeld € 20,- per plantenfust. gemiddeld € 12,50 per bloemenfust. : gemiddeld 5 uur per dag vijf dagen in de week. : bloemen 125 fusten per m2/p.j. planten 78 fusten per m2/p.j.

Op basis van gegevens over de totale Nederlandse sierteeltcluster kunnen de volgende conclusie worden getrokken. Onderwerp Beladinggraad partijdrager gemiddeld Beladinggraad vrachtwagen gemiddeld Waarde per stapelwagen gemiddeld Waarde per Deense Container gemiddeld Aantal stapelwagens per jaar Aantal Deense Containers per jaar Aantal transporten met stapelwagens per jaar Aantal transporten met Deense Containers

Aanvoerstroom 75% 60% € 500,€ 400,7.996.800 6.664.000 784.000 482.899

Afvoerstroom > 100% 100% € 640,€ 512,5.812.500 4.843.750 341.912 210.598

Verschil 25% 40% € 140,€ 112,2.184.300 1.820.250 442.088 272.301

Tabel 2. Samenvatting productstromen.

De handel verdikt de aanvoerstroom enorm: met ca. 27% minder partijdragers en ca. 27% minder transporten. Retourstromen zijn hier niet meegerekend. Er zijn meestal geen retour vrachten. Handelaren hebben geen of weinig invloed op het aan- en afvoertransport.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 13 van 33

De distributie activiteit van de handelaren bestaat uit het verdelen naar klant en/of land locatie. Dit gebeurt op fustniveau en bij het transport klaar zetten op partijdrager niveau. De handelaren hebben geen ketenstandaards ontwikkeld voor informatie uitwisseling en logistieke middelen. Handelaren hebben geen (weinig) regie of invloed op de klok stromen (51%) en ook niet op aan- en afvoertransport. Handelaren bezitten niet zelf over één digitaal kloksysteem (vraaggestuurd) en het transport is veelal de verantwoording van derden (blijk uit navraag bij de handelaren).

2.1.2 Functies Om de benodigde functies van het WMS te kunnen bepalen, moet het geoptimaliseerde proces meer in detail worden beschreven. Vanuit de Blauwdruk moet dit op verzoek van de deelnemers worden aangevuld met planningsfuncties. Daarnaast moet er rekening mee gehouden worden dat er in het dagelijks proces veel ‘vergeten’ stromen en activiteiten kunnen plaatsvinden, taken die min of meer automatisch worden uitgevoerd en die zeer logisch lijken, maar daarom ook makkelijk over het hoofd gezien kunnen worden. De LIPSS deelnemers geven aan eenvoudig te willen beginnen, nadat het proces is geoptimaliseerd willen zij middels een modulair opgebouwd systeem informatie uitwisselen over: I. Opslaglocatie: a. Handel fusten onderweg b. Ontvangst zone c. Voorraad (welke hal) d. Klant order II. Administratieve verwerking: a. Verdeling fusten b. Incourant c. Correctie d. Retour kweker e. Retour klant III. Nieuw: a. Planning fusten b. Orders terugboeken naar voorraad c. Retour leverancier apart boeken (niet op de aankooporder) d. Credit nota’s apart boeken e. Negatieve voorraad op fust niveau f. Alle fusten scannen en verdeelsticker per locatie Met deze aanvullende informatie zijn de geoptimaliseerde processen opgesplitst in deelactiviteiten en is bij elke activiteit aangegeven welke WMS- en EWS-functie daar bij horen, zie de overzichten hieronder.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 14 van 33

Informatie-uitwisseling met en/of EWS WMS

Processtap 4 ONTVANGST Activiteiten

WMS informatiedrager

EWS functie

Plaatsing in ontvangstruimte, de buffer. Locatiebepaling. Status informatie

Transportopdracht Aanvoer-/afleverbonnen. Order, logist. informatie

Alert over te late levering Alert over speciale behandeling

Seal/plastic van de partijdrager verwijderen (verzamelen voor afvalverwerking)

Geen

Geen

Identificatie van partijdrager en fusten; (vooraf – vóór ontvangst, door kweker – of ter plekke, zelf)

Definitieve order. Identificatie opdract

Alert over verkeerd aantal of verkeerde middelen

Definitieve order

Alert over niet voldoen van kwaliteit en/of kwantiteit

Overzicht afwijkingen. Definitieve order

Alert over aantal en type afwijkingen

Blokkeren van zendingen/partijen, in quarantaine

Definitieve order

Alert dat (deel van) de order is geblokkeerd

Doorvoeren correcties

Overzicht afwijkingen. Definitieve order. Overzicht binnengemeld. Overzicht correcties

Alert als er (nog) geen correctie / niet op tijd is doorgevoerd

Binnenmelden partijen. Methode; scannen of handmatig

Definitieve order. Ontvangst scan / levering

Alert als levering afwijkt van definitieve order

Inboeken ontvangen fust

Fustvoorraad

Alert als voorraad afwijkt t.o.v. werkelijkheid

Inboeken ontvangen logistieke middelen

Logistieke middelen voorraad

Alert als voorraad afwijkt t.o.v. werkelijkheid

Identificatie partijdrager, bestemming in box (klant/locatie), printen bonnen/stickers/anders.

Klant/locatie overzicht. Locatietoewijzing. Klant, locatie stickers. Order

Alert als identificatie niet (volledig) mogelijk is

Cross dock direct naar bestemming

Klant locatie toewijzing

Geen

Te verdelen partijdragers naar buffer voor distributie

Opdracht voor distributie

Geen

Overig (intern) transport naar buffer voor bewerking

Opdracht voor bewerking

Geen

Controle op kwaliteit en kwantiteit; aantallen product, fust, logistieke middelen; fusttype, etiket, datum/tijdstip ontvangst, order nr.

Melden afwijkingen (niet ontvangen, onvolledig, afwijkingen van specificaties, te laat geleverd)

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 15 van 33

Processtap 5 BEWERKING


Activiteiten


EWS functie

Werkopdrachten/instructies voor bewerking (bonnen, stickers, anders)

Definitieve order Overzicht opdrachten voor bewerkingen

Alert als instructies niet aanwezig of niet correct zijn

Direct bewerken/verwerken of tussen bufferen

Definitieve order Overzicht opdrachten voor bewerkingen

Geen

Bij bufferen; inslag in magazijn/buffer

Definitieve order

Geen

Voorraad mutatie en status mutatie

Definitieve order

Alert als status niet aangepast wordt

Voorraadcontroles

Voorraad overzicht; fusten, logistieke middelen, product

Alert als voorraad in werkelijkheid afwijkt t.o.v. in het systeem

Uitslag magazijn/buffer

Definitieve order

Geen

Bewerking (uitgangspunt; gemechaniseerd); typen bewerking; stickeren, hoezen, mengen fust, mengen kar, boeketten / plantenschalen maken.

Overzicht opdracht voor bewerking/instructies. Overzicht benodigdheden

Alert als benodigdheden niet, of niet voldoende aanwezig zijn

Melden afwijkingen


Alert over dat er afwijkingen zijn, en welke


Overzicht afwijkingen. Definitieve order. Overzicht correcties

Alert als er (nog) geen correctie of niet op tijd is doorgevoerd

Identificatie partijdrager, bestemming in box (klant/locatie), printen bonnen/stickers/anders.

Klant/locatie overzicht. Locatietoewijzing. Klant, locatie stickers. Order


Transport naar volgende bestemming (evt. bufferen, zie 3e stap, hierboven)

Opdracht voor opslag of opdracht voor distributie

Geen

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 16 van 33


Processtap 6 DISTRIBUTIE Activiteiten


EWS functie

Werkopdrachten/instructies voor verdeling/ distributie (picklijst/bonnen/stickers)

Definitieve order. Overzicht instructies verdeling / distributie

Alert als instructies niet aanwezig of niet correct zijn

Direct verdelen / distribueren of tussen bufferen


Geen

Verdelen/orderpicking fusten (plaatsing op lopende band e.d.)


Alert als mechanisatie niet (goed) werkt

Plaatsing fusten op partijdragers

Klant/locatie overzicht. Klant/locatie stickers Definitieve order

Alert als fust(en) bij verkeerde klant of op verkeerde ladingdrager worden geplaatst

Controle orderpicklijst

Definitieve order. Orderpicklijst

Alert als orderpicklijst niet volledig is/niet klopt

Melden afwijkingen


Alert over dat er afwijkingen zijn, en welke

Registratie uitval

Overzicht met uitval

Alert als er veel uitval is Alert met redenen voor uitval


Overzicht afwijkingen. Definitieve order. Overzicht binnengemeld. Overzicht correcties

Alert als er (nog) geen correctie / niet op tijd is doorgevoerd

Identificatie partijdrager/bestemming (transport locatie)

Definitieve order Transport order


Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 17 van 33

2.1.3 Besturing Voor het beschrijven van de besturing van de operationele processen worden de volgende modellen als ‘kapstok’ gebruikt: Het Demand and Supply Chain Management model van Van Goor. Intelligente Logistiek Planning en Sturing van Ashayeri. Demand and Supply Chain Management veronderstelt duidelijkheid over de (eventueel gezamenlijke) logistieke strategie en doelstellingen, waarna ingezoomd kan worden op de grondvorm, de besturing, de informatie en de organisatie die nodig is om dit te realiseren.

Figuur 7. Demand and Supply Chain Management model

De grondvorm van de processen van de LIPSS deelnemers is in de vorige subparagraaf beschreven. Deze paragraaf gaat in op de besturing, de organisatie en de prestatie-indicatoren. Aan de informatiestromen is een aparte paragraaf gewijd, zie 2.2. Besturing Voor het onderdeel ‘besturing’ kan gebruik worden gemaakt van het ILPS gedachtengoed van J. Ashayeri van UvT (zie figuur 8) en de ervaringen met LIPSS fase 2 over Early Warning. Het uitgangspunt van het ILPS is dat het beslissingen van operationele managers moet kunnen ondersteunen; waarbij ‘operationeel’ niet beperkt is tot logistiek, maar ook bijv. de administratieve back office van inkoop en verkoop betreft. Door gebruikt te maken van historische gegevens, planningsgegevens, inzicht in de systeemcapaciteit en de status van orders en activiteiten, kan het systeem een soort advies genereren voor degenen die de processen aansturen. Zoals het schema aangeeft gebeurt dat op verschillende niveau’s (met een ‘scope’ van 15 minuten tot een dag of een week), met een focus op de logistieke processen. Met de kanttekening dat een werkelijk ‘intelligent’ systeem niet alleen de symptomen verhelpt, maar de logistiek manager ook in staat stelt om de achterliggende oorzaken te identificeren en aan te pakken.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 18 van 33

Focus op logistiek INKOOP

LOGISTIEK

VERKOOP

1. Dagplanning 2. Systeem toezicht 3. Operationeel plan 4. Real-time response

Kern = Logistieke Planning en Sturing

Figuur 8. Het Intelligent Logistiek Planning en Sturing systeem volgens Ashayeri.

Aan de hand van deze twee modellen, en de input vanuit de Blauwdruk, kan voor het LIPSS WMS het volgende worden vastgesteld: Integratie van processen betekent ook integratie van besturing. De mate waarin de LIPSSdeelnemers besluiten om processen gezamenlijk uit te voeren, bepaalt mede de mate waarin de besturing gezamenlijk plaatsvindt. Dan moeten er vooraf afspraken gemaakt worden over de aard van de planning & control cyclus, de normen, de manier van evalueren en rapporteren. Oftewel: een Plan-Do-Check-Act cyclus waarover de gebruikers overeenstemming bereiken. De wens om Early Warning in te bouwen past prima bij het principe van ILPS, maar de gebruikers moeten zich wel realiseren dat daar een operationeel plan aan vooraf gaat, waarover men het eens moet zijn. Dat is de praktische uitwerking van de PDCA-cyclus die hierboven is genoemd. Voor de besturing van processen is het van belang om inzicht te krijgen in de afzonderlijke activiteiten die bestuurd gaan worden, en de coördinatie tussen die processen. De onderdelen van het model van Van Goor moeten dus eigenlijk ‘afgevinkt’ worden voor elke activiteit: hoe wordt deze bestuurd, welke informatie is nodig, en hoe is dit georganiseerd. De activiteiten zijn in de vorige paragraaf al benoemd, de verdere detaillering vindt later in het project plaats, bij het ontwerp. Gezamenlijk besturen betekent ook: gezamenlijk gebruik maken van stuurinformatie die uit de keten komt, zowel van leveranciers, klanten en dienstverleners. Openheid daarover en duidelijke afspraken zijn dan een voorwaarde. Als er gestuurd wordt op het resultaat van een bepaald (gezamenlijk uitgevoerd) proces, moet er gewerkt worden met prestatie-indicatoren die dat resultaat kwantitatief en kwalitatief eenduidig omschrijven. Organisatie De kern van het onderdeel organisatie is dat bij de processtappen verantwoordelijken worden benoemd en afspraken worden gemaakt over de interne samenwerking. Gezamenlijk besturen van processen betekent dat de LIPSS deelnemers de uitvoering van die activiteiten als het ware ‘outsourcen’, hetzij binnen de kring van deelnemers, hetzij aan derden. Voor de organisatie betekent dit dat er tamelijk autonome organisatie-onderdelen ontstaan die de verantwoordelijkheid dragen voor een bepaald proces, en beoordeeld worden op vooraf vastgestelde prestatieindicatoren. Dat leidt tot een platte, procesgeoriënteerde organisatiestructuur met redelijk zelfsturende teams. De taken van deze teams worden duidelijk omschreven, waarbij ondubbelzinnig wordt vermeld wie welke actie mag en kan ondernemen, wie beslissingsbevoegd is, wanneer input (wensen/eisen van ande-

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 19 van 33

ren) geaccepteerd wordt en hoe wordt omgegaan met afwijkingen. Dit kan bijv. plaatsvinden door middel van procesbeschrijvingen (gebruikelijk bij ISO) of een communicatieprotocol. Overigens levert dat wel een dilemma op, dat de deelnemers met elkaar moeten oplossen: de verhouding tussen strakke afspraken enerzijds, en de gewenste flexibiliteit anderzijds. Eén manier om dit te ondervangen is om klanten, leveranciers en dienstverleners vanaf het begin te betrekken bij de organisatie van de processen en de besturing daarvan. Een andere manier is om de gewenste performance, inclusief de mate van flexibiliteit, vast te leggen in interne SLA’s (Service Level Agreements). Het managen van verwachtingen over en weer is een belangrijke sleutel, dat wordt hierdoor bereikt. Prestatie-indicatoren Uit de Blauwdruk bleek dat de LIPSS-deelnemers willen gaan sturen met behulp van prestatie-indicatoren (PI’s) en collectief willen bepalen welke dat moeten worden in het WMS. In dat document kon echter nog niet concreet worden aangegeven welke PI’s gebruikt gaan worden, behalve de ambitie om een 100% goed verlopend intern proces te realiseren, en 100% klanttevredenheid. De enige concrete eis was dat het mogelijk moet zijn om proactief (dus voordat de klant de kans heeft om te klagen) te kunnen bijsturen (oftewel: een Early Warning functie in het systeem). Veel gebruikte PI’s voor logistieke processen zijn: doorlooptijd, halen van deadlines, productiviteit per medewerker, beladingsgraad, aantal fouten en uitval. In de ontwerpfase zullen de PI’s voor het LIPSS-WMS concreet worden benoemd, voor het FPvE zijn in de literatuur de volgende aandachtspunten gevonden: PI’s moeten objectief meetbaar zijn. Een subjectieve inschatting voldoet dus niet, vooral niet als de PI’s onderdeel zijn van een SLA. De meetresultaten moeten, afhankelijk van het doel, een vooraf bepalde betrouwbaarheid en nauwkeurigheid hebben, wat dus eisen stelt aan de databronnen en de manier van informatieverzameling. Per PI wordt dit bepaald. Aan elke PI wordt een norm gekoppeld, die weerspiegelt wat de organisatie acceptabel vindt. Dit moet overeenkomen met de werkelijke beoordeling, een onrealistische PI verliest snel zijn kracht als blijkt dat daar niet op gestuurd wordt (zoals bijv. 99,9% beladingsgraad als “ergens tussen de 95 en 100” ook genoeg is). De indicator moet relevant zijn en daadwerkelijk gebruikt worden. Niets is zo frustrerend als het dagelijks verzamelen van informatie die verder niet gebruikt wordt. Het verzamelen van de informatie voor het meten van de prestatie-indicator moet niet kostbaarder zijn dan het resultaat dat de organisatie hieruit kan behalen.

2.1.4 Aanvullende suggesties Vanuit de literatuur en uit de interview-antwoorden komen de volgende suggesties naar voren, die kunnen worden meegenomen bij het ontwerp van een WMS: Plug-and-play best-of-breed supply chain applicaties (lees: slimme oplossingen die al op de plank liggen). Open netwerken en volledig internet ondersteund. Koppelingen met de administratie en de douane zijn wenselijk. Extra informatie verzamelen en beschikbaar stellen vanuit de LIPSS – WMS databank (de mate van toepassing voor alle gebruikers moet echter nog duidelijk worden). T.a.v. de inrichting van operationele processen: scannen i.p.v. identificatie op papier, real-time communicatie, dynamische routing van goederenstromen, cross docking waar mogelijk, plannen van capaciteit (zowel mensen als middelen), digitale communicatie en opslag van documenten. Objectieve vergelijking van de oude en de nieuwe situatie. Om kunnen gaan met toenemende internationalisering van samenwerking (d.m.v. internationale strategische allianties). Verwachtingen van de toekomstige gebruikers managen.

2.2 Beschrijving informatiestromen In de subparagraaf over functies werd ook al ingegaan op de informatiestromen. In deze paragraaf wordt als het ware eerst “uitgezoomd” naar de ontwikkelingen op dit gebied in de sector, waarna weer wordt “ingezoomd” op de operationele processen en de informatie die daarbij hoort.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 20 van 33

Sectorontwikkelingen In de sierteeltsector is veel werk verzet om standaard electronische berichten te ontwerpen en in te voeren, vooral voor de commmunicatie tussen handelaar, veiling en kweker over orders. Daarvoor is zelfs een complete “ordersystematiek” ontworpen. Daarnaast heeft Florecom een betrouwbaar, dedicated netwerk voor de sector opgezet, Florinet genaamd. Op basis van deze 2 pijlers wordt in de sector verder gewerkt aan standaardisatie van berichtenverkeer en ondersteunende faciliteiten. Vanuit de behoefte om als sector de mogelijkheden van ICT verder te ontwikkelen, is een initiatief gestart om te komen tot een sectorbreed ICT-platform. Dat platform zou de status van “information broker” krijgen, die partijen aan elkaar verbindt. Middels dit platform krijgen gebruikers toegang tot de informatie en applicaties van anderen in het sierteeltcluster. Op dit moment is niet zeker dat het project doorgaat, en is eveneens nog niet concreet aagegeven wat het platform precies moet opleveren. Maar op basis van de wensen van gebruikers en de ervaring in andere branches zal het volgende er waarschijnlijk deel van uitmaken: Toegang tot databases van derden, mits geautoriseerd. Standaarden voor electronische berichten, die verder gaan dan alleen de aanvoer. Toegang tot gezamenlijk ontwikkelde applicaties voor het opvragen van aanbodsinformatie, communiceren van productspecificaties, afsluiten van transacties, beheer van logistieke middelen e.d. Uniformiteit van artikelcoderingen; dit is een belangrijke basis voor het verhogen van logistieke efficiency en het verbeteren van managementinformatie, en daardoor betere procesbeheersing. Het LIPSS collectief kan mogelijk (dit is in overleg) LIPSS inbrengen in het beoogde i-Ketenplatform van het PT. Dit platform zou dan alleen de toepassing van gebruikte ICT ketenstandaards moeten stimuleren, verdere versnippering (van initiatieven, projecten, enz.) en verspilling van Euro’s moeten voorkomen. Het is de bedoeling dat gebruikers kunnen kiezen welke functionaliteiten ze uit het platform willen gebruiken. Deze ontwikkeling sluit aan bij de wens van de LIPSS deelnemers omdat zij wel een modulair menukaart systeem willen, maar geen maatwerk. Handelsprocessen Na deze verkenning van de omgeving waarin LIPSS zich bevindt, is het handig om in te zoomen op de exacte informatiestromen die onder het beheer van individuele gebruikers blijven vallen. Om te beginnen betreft dat de uitwisseling van operationele gegevens. Ongeacht de sturing van het proces, komen in alle processen namelijk de volgende onderwerpen voor waarover informatie wordt uitgewisseld: Soort product. Aantal producten. Soort en aantal fusten. Soort en aantal partijdragers. Soort verpakking. Transportmiddel en vervoerder. Belading van de partijdrager. Belading van het transportmiddel. Vertrektijd. Aankomsttijd. Klant locatie. Calamiteit/wijzigingen. Delen van informatie Uit de Blauwdruk bleek dat de deelnemers op onderdelen van mening verschillen over het delen van informatie. Alle deelnemers willen kwalitatieve en kwantitatieve informatie uitwisselen (ook met klanten en leveranciers), op het niveau van producten, en electronisch. De verschillen van inzicht zitten vooral in commerciële informatie (dit is volgens de meesten strijdig met de eigen commerciële belangen) en logistieke informatie die niet altijd tot het domein van de handelaar behoort (zoals bijv. retourlogistiek van logistieke middelen, dat ligt vaak bij de transporteur). Informatiestromen huidig Klokproces: Onderstaand volgt een beknopte beschrijving van het huidig klokproces (zie ook het model in figuur 3), de informatie uitwisseling. In de bijlage zijn de benodigde relevante gegevens opgenomen. Het gaat hier om veiling omzet (VO).

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 21 van 33

Commercieel: De kweker vult de Elektronische Aanvoer Brief, EAB in. De kweker vult de EAB niet, onvolledig of verkeert in, de veiling belt de kweker. De veiling plaatst de aanvoer in het Aanvoerinformatiesysteem, AIS systeem. De groothandelaar ontvang via de fax, telefonisch en elektronisch een vraag van de klant. De groothandelaar informeert zich over het dagelijkse aanbod via AIS. De groothandelaar informeert via de fax, telefonisch en elektronisch de klant. De groothandelaar koopt voor de klok of Koopt Op Afstand, KOA het product. De groothandelaar ontvangt een Elektronische Kloktransactie, EKT bericht, inkoop info. Via fax of elektronisch worden klantorders bevestigd (bij vraagsturing). Via fax of telefoon of elektronisch worden door de groothandelaren producten aangeboden (aanbodsturing vanuit voorraad). Via fax of elektronisch worden klantorders bevestigd (bij aanbodsturing). Logistiek: Het EAB bericht levert de veiling ook logistieke informatie. De veiling belt de kweker bij afwijkingen EAB. De groothandelaar ontvangt na aankoop een EKT klokbericht en gebruikt dit bericht voor distributie in de box. Via de veiling is T&T scan informatie op te zoeken en zijn T&T berichten te ontvangen, het gaat hier om intern transport in de veiling gebouwen vanaf distributie. Bij inter-veiling transport is via KISSit de transportstatus te achterhalen en worden transportberichten verzonden. De groothandelaar kan zijn klant ook T&T berichten verzenden. De groothandelaar stuurt de klant en/of de transporteur afvoer transportberichten, voorinformatie. De groothandelaar stuurt intern de planningsberichten door, verkoop, inkoop en logistiek. De groothandelaar stuurt de planningsberichten naar de klant en/of de afvoer transporteur. Administratief: De veiling stuurt de kweker een Elektronisch Dag Afschrift, EDA bericht De kweker belt voor verkoop informatie. De EKT gegevens worden door de veiling gebruikt voor de factuur naar de groothandelaar. De factuur(informatie) wordt elektronisch naar de groothandelaar verzonden, papieren facturen komen ook voor. De groothandelaar stuurt naar de klant een elektronische factuur, papieren factuur komt ook voor. De groothandelaren en klanten vragen ook telefonisch informatie op. De klanten sturen elektronische claimberichten of geven claim telefonisch door.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 22 van 33

Figuur 9. Informatiestromen klokproces (huidig)

Direct proces: Onderstaand volgt een beknopte beschrijving van het huidig direct proces (zie ook het model in figuur 4), de informatie uitwisseling. In de bijlage zijn de benodigde relevante gegevens opgenomen. Het gaat hier om VO en geen veiling omzet (GVO) en, ook wel directe aanvoerinformatie stromen. Naar schatting wordt 48% van alle siergewassen via de veiling omgezet. Ook hier bestaat de verandering uit het elektronisch maken van de informatie uitwisseling. Toepasbaar voor de gehele supply chain van de groothandelaar. Het verschil met het huidig en toekomstig proces is dus geen (minimaal) gebruik maken van fax en traditionele telefoon. Commercieel: De kweker plaatst aanbod, via internet of via elektronische berichten in de aanbodsbank. De veilingen en groothandelaren raadplegen de aanbodsbank (VO). De kweker kan rechtstreekse aanbiedingen per fax, telefoon of elektronisch versturen. De groothandelaren informeren per fax, telefoon of elektronisch hun klanten over het aanbod. De klant van de groothandelaar geeft een order per fax, telefoon of elektronisch. De groothandelaar bevestigd de order van de klant. De groothandelaar besteld per fax, telefoon of elektronisch via bemiddeling (VO) of direct bij de kweker (VO en GVO). De kweker bevestigt altijd de VO bestelling. Logistiek: De kweker vult de EAB in en wordt bij afwijkingen door de veiling gebeld (VO). De kweker vult het aanvoer formulier van de groothandelaar in (GVO) De groothandelaar ontvangt altijd een VO leverbericht van de veiling. De groothandelaar ontvangt wel/geen leverbericht bij GVO bestelling. De groothandelaar kan de klant een leverbericht zenden, per fax, telefoon of elektronisch. Via de veiling en KISSit is T&T scan informatie op te zoeken en zijn T&T berichten te ontvangen, het gaat hier om intern transport in de veiling gebouwen vanaf distributie. De groothandelaar kan zijn klant ook T&T berichten verzenden. De groothandelaar stuurt de klant en/of de transporteur afvoer transportberichten, voorinformatie. De groothandelaar stuurt intern de planningsberichten door, verkoop, inkoop en logistiek. De groothandelaar stuurt de planningsberichten naar de klant en/of de afvoer transporteur.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 23 van 33

Administratief: De veiling stuurt de kweker een Elektronisch Dag Afschrift, EDA bericht De kweker belt voor verkoop informatie. De DELMSG (vergelijkbaar met EKT) gegevens worden door de veiling gebruikt voor de factuur naar de groothandelaar. De factuur(informatie) wordt elektronisch naar de groothandelaar (VO) verzonden, papieren factu ren komen ook voor. De groothandelaar stuurt naar de kweker (GVO) en de klant een elektronische factuur, papieren factuur komt ook voor. De groothandelaren en klanten vragen ook telefonisch informatie op. De klanten sturen elektronische claimberichten of geven claim telefonisch door.

Figuur 10. Informatiestromen direct proces (huidig)

2.3 Randvoorwaarden Om een WMS te kunnen realiseren waarvan meerdere handelsbedrijven gebruik maken, waarin functies en informatie wordt gedeeld en dat intelligente sturing mogelijk maakt, zijn de volgende randvoorwaarden van belang (gespiegeld aan het model van Van Goor). Grondvorm: Rekening houden met uitbreiding van het aantal inkoopkanalen. Rekening houden met toename van de fijnmazige distributie. Modulaire opbouw van de functionaliteiten in het WMS-EWS, mogelijk middels PT E-platform.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 24 van 33

Besturing: Bedrijven moeten bereid zijn om (vertrouwelijke) gegevens over processen te delen met andere partners in de keten, met name planningsinformatie. Rekening houden met het feit dat MVO (duurzaam ondernemen) steeds hoger op de maatschappelijke agenda komt te staan. Informatiesysteem: Koppelingen met het ERP of order-managementsysteem, het TMS en het Management Informatie Systeem. De data die vanuit andere systemen ERP en TMS wordt ingelezen, is qua inhoud en betekenis nauwkeurig en ondubbelzinnig. Fusten moeten vroeg in de keten worden geïdentificeerd, waardoor deze automatisch gescand kunnen worden (noodzakelijk om processen verder te automatiseren en te mechaniseren). Er moet volledig inzicht zijn in de (software) applicaties en netwerken die gebruikt worden (incl. bestaand maatwerk en modificaties). Standaardisatie van informatiestromen (berichten, coderingen). Rekening houden met het toenemend gebruik van wereldwijde standaards, zoals GS1. Rekening houden met de toenemende informatiebehoefte bij klanten. Organisatie: Er moet intern en extern nauw samengewerkt gaan worden, logistieke processen en systemen van ketenpartners worden gesynchroniseerd. Processtappen clusteren, handelingen maar één keer uitvoeren. De belangrijkste gebruikers moeten beschikbaar zijn om input te leveren bij de voorbereidingen, alle gebruikers moeten op tijd uitleg krijgen over het systeem. Het project moet voldoende bekend zijn binnen de eigen organisatie en de verwachtingen bij gebruikers moeten gemanaged worden. Teams uit meerdere functies werken aan procesverbetering, om te komen tot integrale processen en besluitvormingsprocedures. Leidinggevende medewerkers moeten getraind zijn in het managen van geautomatiseerde supply chain processen, over de grenzen van bedrijven heen.

2.4 Risico’s Het ontwikkelen van een WMS kent in het algemeen een aantal risico’s, LIPSS heeft daarnaast te maken met specifieke kenmerken die voor extra risico’s zorgen. In de ontwerpfase, bij de test en bij het advies over de implementatie dient hiermee rekening gehouden te worden. Algemeen Afbakening Management Kennis Bedrijfscultuur Bedrijfscultuur Ketenpartners

Beschikbare data Mismatch van data

Standaardisatie

Versie 0.2

Verschillende verwachtingen bij de deelnemers over de inhoud en de performance van het op te leveren WMS. Onvoldoende draagvlak bij de beslissers in de organisatie t.a.v. nut en noodzaak van het WMS. Ontbreken van kennis over WMS bij de beslissers en/of toekomstige gebruikers. De organisatie is niet bereid om (in verband met de invoering van een WMS) haar gedrag en werkwijzen te veranderen. De partners van de organisatie (klanten, leveranciers, dienstverleners) zijn niet klaar voor de veranderingen die een WMS met zich mee brengt (technisch), of zijn niet bereid om mee te werken (cultuur, gebrekkige afspraken). Gegevens die benodigd zijn om het WMS te ontwikkelen zijn onvoldoende beschikbaar (en/of niet compleet, niet nauwkeurig, niet gedetailleerd genoeg). Het WMS moet samenwerken met andere systemen, daarvoor moeten zowel de data zelf (betekenis, tijdigheid, betrouwbaarheid) als de manier waarop die gebruikt wordt overeenstemmen. Dit is vooral een valkuil als data wordt uitgewisseld tussen ketenpartners. Gebrek aan standaardisatie in de aansluiting WMS-ERP en de mogelijk-

Kenlog b.v.


Project Document


Inzicht in logistiek

Implementatie

LIPSS specifiek Mismatch optimalisatie

Delen van informatie

Onzekerheid aanleveren Onzekerheid afname Standaardisatie Artikelcodering

Commerciële spanning Sectorcultuur Sectorontwikkelingen

Versie 0.2

Pagina: 25 van 33

heden van auto-ID (barcodes, RFID). Enerzijds gebrek aan inzicht in de logistieke stromen in de keten (nodig voor de ontwikkeling), anderzijds onvoldoende zicht op de status van orders en lading (nodig voor dagelijks gebruik). Dit laatste kan er toe leiden dat de plannings- en EWS functies van een WMS in de praktijk niet worden gebruikt. De invoering van een WMS zorgt altijd voor fouten in de opstartfase, vanwege wijzigingen die zijn doorgevoerd in de besturing van de operationele processen. Daar kan op geanticipeerd worden door een goede test, en door training.

De deelnemers bevinden zich in verschillende fasen van optimalisatie van de operationele processen. Dit, gekoppeld aan eventuele verschillen van inzicht over de scope van het LIPSS – WMS kan leiden tot verschillende wensen t.a.v. inhoud en tempo van het project. Niet alle deelnemers willen dat anderen in hun systeem (open netwerk) kunnen kijken, dat kan mogelijk opgelost worden in een autorisatiestructuur. Echter, het niet beschikbaar stellen van data verhindert gezamenlijk gebruik. De betrouwbaarheid van leveringen bij de groothandel laat nog steeds te wensen over, voor het werken met een WMS is vooral de tijdige en betrouwbare aanlevering van gegevens door leveranciers cruciaal. Voor het werken met een WMS is te late en/of onnauwkeurige beschikbaarheid van ordergegevens dodelijk. Er is onvoldoende standaardisatie in de identificatie van VO en GVO fusten en ladingdragers. Artikelen worden door de diverse ketenpartners volgens eigen definities en op verschillende aggregatieniveau’s gecodeerd. Hierdoor moeten de producten van leveranciers steeds vertaald worden naar eigen coderingen, wordt de elektronische overdracht van informatie bemoeilijkt, ontstaan fouten, vindt relatief weinig overdracht van informatie plaats en steekt iedere partij afzonderlijk veel energie in het coderen. Initiatieven t.a.v. sturing in de supply chain kan leiden tot commerciële spanning tussen ketenpartners. Dit kan ondervangen worden door transparantie over de doelen en de projectaanpak. Slechte informatie-uitwisseling en nonchalante houding bij ketenpartners, zoals kwekers, veiling en transporteurs. Het niet doorgaan van initiatieven om te komen tot standaardisatie in de sector en het collectief ontwikkelen van ICT-systemen waarvan ook de groothandel gebruik kan maken.

Kenlog b.v.


Project Document


Pagina: 26 van 33

2.5 Conclusie & samenvatting Onderstaand volgt een concept conclusie op hoofdlijnen. Na oordeelsvorming van de begeleidingscommissie wordt de definitieve tekst geschreven. Strategische wijziging ten opzichte van de LIPSS WMS & EWS blauwdruk is de toevoeging van het beoogde i-Ketenplatform met menukaart van het PT. Dit i-KEtenplatform zal een belangrijke bijdrage leveren bij het slechten van de “handelseilandjes”. De LIPSS deelnemers hebben ook aangeven dat extra aandacht besteed moet gaan worden de uitwerking van de planningsfunctionaliteit. Door de introductie van een i-Ketenplatform zijn de verschillen tussen het optimale systeem op niveau van volledige ketenintegratie en de praktisch insteek op individueel ondernemersniveau weg genomen. Dit Functioneel Programma van Eisen geeft een complete opsomming van LIPSS WMS & EWS processen en functies. Het Functioneel Programma van Eisen is hiermee vastgesteld als het start- en ijkpunt voor de uitwerking van het ontwerp in hoofdstuk 4. De visie op de technische WMS & EWS architectuur volgt bij de uitwerking van het operationeel concept, in het volgende hoofdstuk.

Versie 0.2

Kenlog b.v.


LIPSS - fase 3 WMS & EWS

Recommend Documents