A levéltári szabványügyi bizottság 2011. évi munkája és elkészült tervezetei Sipos András Budapest Főváros Levéltára
[email protected] Irattípus-leírási szabványok Veszprém, 2011. november 29.
Szabvány: elismert szervezet által alkotott vagy jóváhagyott, közmegegyezéssel elfogadott olyan műszaki (technikai) dokumentum, amely tevékenységre vagy azok eredményére vonatkozik, és olyan általános és ismételten alkalmazható szabályokat, útmutatókat vagy jellemzőket tartalmaz, amelyek alkalmazásával a rendező hatás az adott feltételek között a legkedvezőbb. A magyar szabványokat az 1995. évi XXVIII. törvény szabályozza. A szabványosítás a felhasználó és a fogyasztó érdekében végzett szabályozó, egységesítő tevékenység. A szabványosítás célja a rendszeresen ismétlődő műszaki-, gazdasági feladatokra egységes és következetes megoldási módok alkalmazása. A jogszabály kimondhatja, hogy egy szabvány alkalmazása jogilag kötelező vagy csak ajánlott. (Wikipédia) Általánosságban: egységes eljárásra vonatkozó követendő irányelv, norma zsinórmérték, melyet elismert szervezet hagyott jóvá.
Levéltári terület specifikus szabványai
Nemzetközi szabványok - ISO szabványok (pl. ISO 14721:2003 OAIS – Open archival information system -- Reference model) - Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) szabványai ISAD/G, ISAAR/CPF, ISAF, ISDIAH
Nemzeti Szabványok Pl: A területi állami levéltárak fondjegyzékei 1. rész. Bevezetés. (Szerkesztési alapelvek) [szerk. Wellmann Imre et al.] (A magyar állami levéltárak fondjegyzéke 3.) Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya, (LOK) Bp. 1962. Ajánlás a területi általános és a települési önkormányzati levéltárak új fond(jegyzék-)szerkezetéhez. Levéltári Kollégium 2. sz. ajánlása 2002
Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) szabványai Adattípus
Levéltári egységek, iratok leírása
Leírási szabvány (ICA) ISAD/G
Adatcsere formátum
EAD (Encoded Archival Description)
(1994, 2. kiadás 2000) Iratképzők (szervezetek/testületek, személyek, családok)
ISAAR/CPF
Funkciók (levéltári anyagot képző vagy őrző szervezetek/testületek funkciói)
ISDF
Levéltári anyagokat kezelő intézmények
ISDIAH
EAC-CPF (Encoded Archival Context)
(1996, 2. kiadás 2004)
(2007)
(2008)
EAG (Encoded Archival Guide)
ICA-szabványok gondozója jelenleg a Legjobb Gyakorlatok és Szabványok Bizottsága (ICA/CBPS) gondozza Az eredetileg megfogalmazott célkitűzések közül nem valósultak meg az egyes irattípusokra vonatkozó ISAD/G-alapú nemzetközi szabványok, és a szabványok géppel olvasható adatcsere-formátumait is az ICA keretein kívül fejlesztették. EAD – University of California, Berkeley Library EAC – Society of American Archivist, Staatsbibliothek Berlin EAG – Spanyol Állami Levéltára Főigazgatósága
Alkalmazások APEnet – Archives Portal Europe
www.archivesportaleurope.eu
(47 európai levéltár 7.794.952 leírási egysége érhető el) Szabványok alkalmazása: www.apenet.eu
Home About APEnet Standards
- APEnet EAD Mapping towards and normalisation in APEnet EAD– Best Practice Guide - APEnet EAG - adatcsere programok kifejlesztése
Magyar Levéltári Portál – az adatfeltöltés manuális előkészítése Warctis-mező
Warctis almező
Mezőnév Típusa röv
Formátu Index m neve
Index típusa
Access-ből átveendő Megjegyzés, példa mezők 2009.02.05. Veszprém Megyei Levéltár tervek
Levéltár Adatbázis megnevezése Levéltári jelzet
DB LEVJ
mező
szöveges Jelzet
Levéltári egység
EGYS
mező
szöveges x
Év(kör)
EVS
mező
évszám
Ügytípus
UGYT UGYL
mező
Ügyleírás
mező
Hely
HELY
mező, ismétlődő
Formai szabályok (a fekete betűs mezők tartalmát át kell emelni. A piros betűs szöveg rész állandó minden rekordnál) Az összes rekordnál egységesen ez szerepel Az összes rekordnál egységesen ez szerepel
kifejezése Tételszám. s RaktáriJelzet x
HU VeML_XV.18.c TrF-VÁÉV-0001, 1.d.
1984
időintervallum is lehet
szöveges Ugytipus
kifejezése Kelet s szavas
építészeti terv
Az összes rekordnál egységesen ez szerepel
szöveges Leiras
szavas
MunkaMegnevezése . Építkezés. LétesítményLeírása. Tervfajtakód. Terjedelem
1. példa: Üdülő, felújítás. Fsz.+1 em., kiviteli terv. MunkaMegnevezése, Építkezés. 2.példa: Állami korház - Tüzelőolaj ellátás, technol. Fejlesztés. LétesítményLeírása, Terfajta. (kódot fel kell Kiviteli terv. GYŐRITERV 19-9-3 (Sopron) 3.példa: Szívkorház - oldani!!!!!). Eredeti törzsszám: Eredetitörzsszám. D pavilon, új létesítmény. 3 szint, több funkciójú ép.(nővérszálló, irodák, tornaterem, lakások), engedélyezési terv. VMTTV 33911-7 (Vp.)
szöveges Hely
szavas
szöveges Hely
szavas
HelységTelepülésré Balatonfüred, 71-es út mellett, Széchenyi u., sz. Utcanév. Házszám. 1725/1, 1724/1 Helyrajziszám
szöveges Hely
szavas
szöveges Hely
szavas
almező
szöveges Nev
almező
szöveges Status
kifejezése Törzsszám (vagy s Eredetitörzsszám .Megrendelő. szavas
KIdo
VeML XV.18.c Tervrajzgyüjtemény. Fénymásolt tervrajzok (TrF)
Helység. ÚjTelepülésrész. ÚjUtcanév. ÚjHázszám Újhelyrajziszám
Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Egykorú cím kettőspont, space" , Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Helyrajzi szám kettőspont, space" , Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Mai cím kettőspont, space" ,
Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Új helyrajzi szám, kettőspont, space" ,
Résztvevő Név
NEV
Szerepe SZRP az ügyben
Tervező: GYŐRITERV 4918-2-7 (Vp.). Megrendelő: VMBV. 2. példa: Tervező: Ózdi Kohászati Üzemek Tervező Iroda 819075000/1 (Ózd) Megrendelő: OTP Megyei Igazgatósága Törzsszám mezőből átvett név esetén értéke Tervező: A Megrendelő mezőből átvett név esetén értéke Megrendelő: .
Az összes előforduló mezőnév: Tételszám – RaktáriJelzet – Kelet – Helység – Településrész – ÚjTelepülésrész – Utcanév – ÚjUtcanév – Házszám – ÚjHázszám – Helyrajziszám –Újhelyrajziszám – Megrendelő – MunkaMegnevezése – TervezésKivitelezésiJelek – Rendeltetéskód – LétesítményLeírása – Építkezéskód – Terfajtakód – Terjedelemkód – Eredetitörzsszám – Előzmények – Műleírások – Helyszínrajz – Építésztervek – SzerkezetiTervek – Gépésztervek – EgyébTervlapok –– – – – – – – – – – – – – – Az alábbi mezőket kihagytam: TervezésKivitelezésiJelek – Rendeltetéskód – – Építkezéskód – – – – Előzmények – Műleírások – Helyszínrajz – Építésztervek – SzerkezetiTervek – Gépésztervek – EgyébTervlapok –UtalásMegjegyzés
A Levéltári Szabványügyi Bizottság - A Levéltári Kollégium 2010. december 16-id döntése hozta létre - Feladatai: 1) a nemzetközi levéltári szabványok folyamatos figyelemmel kísérése, 2) az új nemzetközi levéltári szabványok tervezeteinek véleményezése, 3) a nemzetközi levéltári szabványok szakmai fordítása, illetve a fordítások lektorálása, 4) a nemzetközi levéltári szabványok magyarországi adaptációinak kidolgozása, 5) a magyarországi levéltári segédletek szabványosításának előkészítése.
A bizottság vezetője Sipos András (Budapest Főváros Levéltára) tagok: Boross István (Veszprém Megyei Levéltár) Káli Csaba (Zala Megyei Levéltár) Koltai András (Piarista Levéltár) Lengvári István (PTE Egyetemi Levéltára) Rácz György (Magyar Országos Levéltár) Szatucsek Zoltán (Magyar Országos Levéltár) Munkacsoportok A konkrét feladatok végrehajtása, a munkaanyagok és tervezetek kidolgozása a bizottság által felkért 2-3 fős munkacsoportok feladata a bizottság egy tagjának irányításával vagy felügyeletével.
Szabványügyi Bizottság munkaterve Fő célkitűzés a hatékony adatcseréhez szükséges szabványosítási feltételek megteremtése rövid időn belül. 2011 - Levéltári leírás magyar szabványának (ISAD/G adaptáció) előkészítése - Irattípus leírási szabványok előkészítése azokról az irattípusokról, melyeket a levéltárakban jelenleg folyó tömeges adatbázis-építés és digitalizálás elsősorban érint: egyházi és állami anyakönyvek, testületi jegyzőkönyvek építészeti tervek térképek iskolai anyakönyvek, felsőoktatási hallgatói nyilvántartások 2012 - Fond- és állag elnevezési szabvány előkészítése - Irattípus szabványok (oklevelek, fotók) - Hazai levéltárak szabványosított ISDIAH-leírása
ISAD/G •
•
•
•
•
•
„Cél levéltári leírások olyan általánosan használható rendszerének létrehozása (írásban vagy digitális formában), amely független az egyes iratőrző helyek segédleteitől.” „A levéltári leírás részének tekintendő minden olyan információ, amely a levéltári anyag kezelésének bármely fázisa során születik és rögzítődik.” „A leírás szabályai elsősorban a levéltári anyag életciklusának attól a ponttól kezdődő szakaszára koncentrálnak, amikor annak tartós megőrzésre való kiválasztása megtörténik, de alkalmazhatók korábbi fázisokban is.” Alapvetően a fondnak és részeinek leírására többszintű leírására szolgál a legmagasabb szinttől az iratdarabok szintjéig. A levéltári anyag leírására annak típusától, adathordozójától, egyéb jellegzetességeitől függetlenül ad útmutatást a rögzítendő információ struktúrájára és tartalmára vonatkozóan. Nem ad előírásokat az információk megjelenítésének, publikálásának módjára vonatkozóan. A példák szemléltető és nem előíró jellegűek.
Többszintű leírás szabályai •
• •
•
Általánostól az egyediig. A leírások mindig tükrözzék a hierarchiát, a rész-egész viszonyt. Mindig csak az adott leírási szintnek megfelelő információt közöljük. Minden leírásnál meg kell határozni a leírás szintjét és össze kell kapcsolni a közvetlenül fölötte lévő leírási egység leírásával. Ismétlődések kiküszöbölése – a magasabb szinten már megadott információt ne adjuk meg újra.
Hét adatcsoportba rendezve 26 leírási elemet határoz meg: 1. Azonosítási adatcsoport 2. Kontextusra vonatkozó adatcsoport 3. Tartalomra és szerkezetre vonatkozó adatcsoport 4. Hozzáférésére és használatra vonatkozó adatcsoport 5. Kapcsolódó anyagokra vonatkozó adatcsoport 6. Megjegyzések adatcsoportja 7. Ellenőrző adatcsoport Nemzetközi levéltári adatcseréhez kötelező elemek: • jelzet; • cím; • iratképző; • idő(kör); • terjedelem; • leírás szintje.
Kontextusra vonatkozó adatcsoport elemei: • Az iratképző(k) neve • Szervtörténet/életrajz • A megőrzés története • Levéltárba kerülés/gyarapodás Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk – például az iratképzők neve, szervtörténet/életrajz – kapcsolódó ISAAR/CPF alapú azonosító leírásokba kerülhetnek.)
Hazai alkalmazások E-Archívum Mikó Zsuzsanna: E-archívum: az egységes levéltári nyilvántartási rendszer kialakításának szakmai dilemmái. Levéltári Szemle, 55. (2005) 4. szám Registrum – Budapest Főváros Levéltára Szegőfi Anna: Fondismertető (fondtörténeti bevezető) tanulmányok készítése a BFL-ben. Levéltári Szemle, 2003/3. 22-46. p. A fondismertető „az áttekintő raktári jegyzék bevezetőjének bővített, a nemzetközi ajánlások felhasználásával készített, egységes leíró szabvány szerinti változata”.
Levéltári leírás magyar szabványa - Leírási elemek körének és struktúrájának teljes körű meghatározása Leírási szintek és az egyes szinteken kötelező leírási elemek
- Adatok szabványosítása meghatározott körben Jelzet Cím (Fond- és állag elnevezés szabványa) Időkör Leírás szintje Személynevek Földrajzi nevek Dátumok Vallás - Vitakérdés: kontextusra vonatkozó leírási elemek elhelyezése, ISAAR/CPF-el való kapcsolat „Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk – például az iratképzők neve,
szervtörténet/életrajz – kapcsolódó azonosító leírásokba kerülhetnek.”
A hazai segédletkészítési rendszer, gyakorlat és a szabványok 10/2002. NKÖM rendeletben meghatározott leíró segédlettípusok - fondtörzskönyv - áttekintő raktári jegyzék tartalmazza: a) a fond tö törté rténeté netét bemutató bemutató bevezető bevezetőt, amely tá tárgyalja a fond keletkezé keletkezését, rendszeré rendszerét, a fondké fondképző pző feladatfeladat- és hatá hatáskö skörét; b) az iratanyag levé levéltá ltárba kerü kerülésének jogcí jogcímét; c) az iratanyag rendezettsé rendezettségére, selejtezettsé selejtezettségére vonatkozó vonatkozó informá információ ciókat; d) a fond kutatá kutatási lehető lehetőségeit, segé segédlettel való való ellá ellátottsá tottságát.
adattartalma megfeleltethető, adatszerkezete összhangba hozható az ISAD/G-vel. Raktári jegyzék: a levéltári egységeknek a raktári egység mint szint alá történő besorolása nincs összhangban az ISAD/G-vel – raktári jegyzékek kapcsolása a felsőbb levéltári egységek ISAD/G alapú leírásaihoz viszont nincs vele ellentétben. (Ember Győző: A levéltári segédletek, Bp. 1958. egyértelműen megkülönböztette a raktári jegyzéket – mely csak őrzési, nyilvántartási célt szolgál – és a konspektust, mely a legkisebb tárgyi egységek szintjén készül.)
Segédletkészítési gyakorlatra jellemző a kontextus-információk („szervtörténet”) és az iratanyag tárgyára, tartalmára vonatkozó információk szétválasztásának hiánya. Ember Győző: „Regisztratúrajellegű fondok tárgyát legcélszerűbben és legegyszerűbben a fondképző történetének a segítségével határozhatjuk meg, oly módon, hogy röviden összefoglaljuk annak legfontosabb adatait.” (50.) Nem szokásos az iratképzőnek a leírási egység címétől elkülönített meghatározása (a cím általában tartalmazza) Kutathatóság: Ember Győző meghatározása szerint arra ad választ, hogy anyag "kutatásának mi a legcélszerűbb módja, milyen segédleteket, milyen sorrendben és miként kell használni„. A jogi helyzetre, kutatási korlátozásokra vonatkozó önálló leírási elem általában nem használatos.
Segédletek leírási elemei A Szabványügyi Bizottság javaslata (tervezet) K= az adott leírási szinten kötelező A= az adott leírási szinten ajánlott O= az adott leírási szinten opcionális N= az adott leírási szinten nem használandó
3.1. Azonosítási adatcsoport 3.1.1. Jelzet 3.1.2. Cím 3.1.3 Idő(kör) 3.1.4. Leírás szintje 3.1.5. Terjedelem, adathordozók 3.2. Kontextusra vonatkozó adatcsoport 3.2.1 Az iratképző(k) neve 3.2.2. Szervtörténet/életrajz 3.2.3 A megőrzés története 3.2.4. Levéltárba kerülés/gyarapodás 3.3. A tartalomra és a szerkezetre vonatkozó adatcsoport 3.3.1. Tárgy és tartalom 3.3.2. Iratértékelés, selejtezés, tervezés 3.3.3. Jövőbeni gyarapodás
Fondfőcsoport
Levéltár
Fondcsoport
Fondalcsoport
Fond
Állag
K K K K K
K K K K K
K K K K K
K K K K K
K K K K K
K K K K K
N N N
A A A
N N N
N N N
K K A
O O O
N
A
N
N
A
A
O
O
O
O
K
K
N N
O O
N N
N N
K O
K O
O
A
O
O
K
K
N N N
O N N
N N N
N N N
K O O
K O O
N
N
N
N
O K
O K
3.3.4. A leírási egység szerkezete 3.4. Hozzáférésre és használatra vonatkozó adatcsoport 3.4.1. Jogi helyzet 3.4.2. Reprodukciós korlátozások 3.4.3. Nyelv és írásrendszer 3.4.4. Fizikai jellemzők, technikai követelmények 3.4.5. Segédletek 3.5. Kapcsolódó anyagokra vonatkozó adatcsoport 3.5.1. Eredeti példányok léte és őrzőhelye
N
N
N
N
O
O
3.5.2. Másolatok léte és őrzőhelye
N
N
N
N
O
O
3.5.3. Kapcsolódó leírási egységek 3.5.4. Publikációk 3.6. Megjegyzések adatcsoportja 3.6.1. Megjegyzések 3.7. Ellenőrző adatcsoport 3.7.1. A leírás készítése és készítője 3.7.2. Szabványok és szabályok 3.7.3. A leírás készítésének ideje
N
N
N
N
O
O
O
O
O
O
O
O
K A K
K A K
K A K
K A K
K A K
K A K
Irattípus szabványok Leírási elemek teljes körű szabványosításra, ugyanakkor nem ír elő kötött adatszerkezetet, az egyes leírási elemek a forrás adottságai és a leírás célja szerint több adatmezőre bonthatók, elnevezésük is változtatható. Az leírás módjára nézve minden leírási elemnél irányelveket ad, melyek szemléltetik a szabvány alkalmazásának módját és lehetőségeit, de nem tekinthetők kitöltési útmutatóknak. Pl egyházi és állami anyakönyvek A) Anyakönyvi kötetek leírása Azonosító adatelemek – Levéltár/őrzőhely, jelzet, cím, típus Megjegyzés adatelemek – Megjegyzés, Nyelv Kapcsolat adatelem B) Anyakönyvi bejegyzés leírása Bejegyzés azonosító adatelemei – Anyakönyvi esemény, Dátuma, Bejegyzés azonosítója Bejegyzés személyi adatelemei – Résztvevő státusza, Név, Nem, Életkor, Születés ideje, Születés helye, Státus/foglalkozás, Lakhely, Vallás, Családi állapot etc. Bejegyzés idő adatelemei – pl. kihirdetés, temetés stb. Bejegyzés hely adatelemei Megjegyzés adatelemek Kapcsolat
Köszönöm a figyelmet!
