LEIDERSCHAPS- GIDS. Voor secretarissen, penningmeesters, voorzitters en luitenant-gouverneurs. Kiwanis International Leadership Guide 1

LEIDERSCHAPS-

GIDS Voor de omslag van dit document. U kunt de omslag gebruiken zoals hij is, of u kunt hem vervangen door een door u gekozen foto. Wis daarna dit kader. Dank u!

Voor secretarissen, penningmeesters, voorzitters en luitenant-gouverneurs

Kiwanis International Leadership Guide

1

Definitie Kiwanis is een wereldwijde organisatie van vrijwilligers die zich inzetten om de wereld te veranderen, één kind en één gemeenschap per keer.

Kerndoel en waarden DOEL  Levens verbeteren door leiderschap en wereldwijde service WAARDEN  Toegewijd zijn aan de doelstellingen van Kiwanis International  Voorstander zijn van diversiteit  Toegewijd zijn aan de clubs als primaire serviceverlener en bron van kameraadschap  Toegewijd zijn aan het helpen van kinderen, gezinnen en gemeenschappen overal ter wereld  Openstaan voor ideeënuitwisseling  Ontvankelijk zijn voor de behoeften van leden  Toegewijd zijn aan het vormen van jeugdige en volwassen leiders Deze leiderschapsgids bevat nuttige informatie voor verschillende divisieen clubleiders. Iedere secretaris, penningmeester, voorzitter en luitenant-gouverneur ontvangt één exemplaar. Wij verzoeken u zo nodig andere clubleiders een kopie te geven van de bladzijden die voor hem van toepassing zijn. Extra kopieën van de gids kunt u downloaden en printen vanaf de website www.KiwanisOne.org. Hulpmiddelen voor leiders, waaronder een maandkalender met taken en evenementen, vindt u door te klikken op "lead" op www.KiwanisOne.org.

Inhoudsopgave 1

Secretaris

9

Penningmeester

19

President

49

Luitenant-gouverneur

69

Referentiemateriaal

93

Index

4

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

SECRETARIS Uw toewijding en passie voor Kiwanis heeft uw mede-Kiwaniërs ertoe gebracht u één van de belangrijkste functies van uw club te geven. Door het nauwkeurig bijhouden van de ledengegevens, het maken van officiële notulen bij vergaderingen en het leggen van contacten binnen de gemeenschap houdt u uw club energiek en betrokken. De leiders van uw club zijn sterker en efficiënter dankzij uw communicatieve vaardigheden en inzicht.

De wereld is zo snel: soms wordt degene die zegt dat iets niet kan, onderbroken door iemand die er al mee bezig is. —Anonymus

Kiwanis International Leiderschapsgids

1

S E C R ET A R I S De secretaris handelt clubzaken af in nauwe samenwerking met de president en de raad van bestuur van de club. Hij zorgt ervoor dat de clubzaken soepel verlopen. De clubstatuten bepalen dat de secretaris kaderlid en lid van de raad van bestuur van de club is; hij mag deelnemen aan alle bestuursvergaderingen en heeft stemrecht bij alle kwesties die de voorzitter ter stemming brengt. De primaire taken staan beschreven in het standaardformulier voor clubstatuten, artikel VI. FUNCTIE: Secretaris ONDERSTEUND DOOR: President, raad van bestuur en luitenant-gouverneur SAMENVATTING VAN TAKEN: Handelt clubzaken af en zorgt ervoor dat deze soepel verlopen. De secretaris werkt nauw samen met de president en de raad van bestuur. De secretaris is verantwoordelijk voor het beheren van alle stukken van de club en documenteert alle gegevens die belangrijk zijn voor het soepel verlopen van de clubzaken. Daarbij hoort ook het notuleren en bijhouden van de presentielijst bij alle club- en bestuursvergaderingen. FUNCTIE-EISEN: Aantoonbare leiderskwaliteiten hebben en in staat zijn om:  Vergaderingen te documenteren in de vorm van notulen  De ledenadministratie en andere nuttige informatie bij te houden  Veranderingen in het ledenbestand te melden en alle correspondentie en officiële rapporten aan Kiwanis International tijdig te versturen  Nauw samen te werken met de president en de raad van bestuur  Aan tijdmanagement te doen  Relaties te onderhouden met leidende personen in de gemeenschap  Leiding te geven door middel van het goede voorbeeld  Veranderingen te faciliteren  Met Microsoft Office software te werken VERANTWOORDELIJKHEDEN:  Het beheren en onderhouden van de ledenlijst en alle stukken betreffende lidmaatschap en het bijwonen van vergaderingen.  Het te allen tijde beschikbaar stellen van de ledenlijst en stukken van de club voor inspectie door de president, de raad van bestuur of gemachtigde accountants.  Het notuleren van vergaderingen van de club, de raad van bestuur en commissies.  Het ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur van alle facturen.  Het overleggen van alle mededelingen van Kiwanis International aan de juiste kaderleden, commissies of leden.

2

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

      

Het terstond beantwoorden van correspondentie en het overleggen van alle officiële rapporten die worden opgevraagd door Kiwanis International of het district. Het overleggen van rapporten die zijn opgevraagd door de president of het bestuur. Het overleggen van rapporten (i.e. maandelijkse/driemaandelijkse rapporten) aan het district, indien opgevraagd. Het uitvoeren van andere taken en verantwoordelijkheden die normaal gesproken bij deze functie horen of worden opgedragen door de president of het bestuur. Het bestellen van promotiemateriaal uit de Kiwanis-familiewinkel. Het verstrekken van borg, in een vorm en voor een bedrag zoals vereist kan zijn door lokale regelgeving. Het vervullen van alle andere taken die zijn beschreven in het standaardformulier voor clubstatuten.

DE SECRETARIS HOUDT DOSSIERS BIJ VAN:             

Correspondentie van het bestuur Correspondentie van de commissies Informatie over de conventie Correspondentie van het district Nieuwsbrieven van het district Correspondentie van Kiwanis International Correspondentie van de luitenant-gouverneur Correspondentie betreffende lidmaatschap Diverse andere correspondentie, stukken etc. Officiële bulletins van Kiwanis International Correspondentie van de president Documenten en mededelingen van het Service-leiderschapsprogramma Catalogi van de Kiwanis-familiewinkel, kopieën van orders


3

PERMANENTE DOSSIERS DIE DE SECRETARIS BIJHOUDT: Deze dossiers bevatten verslagen die ofwel (1) moeten worden doorgegeven aan de volgende secretaris, ofwel (2) doorgegeven aan de beheerder van de permanente verslagen van de club. Voorbeelden van dergelijke permanente verslagen zijn: officiële documenten en rapporten die betrekking hebben op de organisatie en oprichting van de club, officiële documenten en rapporten die betrekking hebben op fondsen, financiële verslagen en ongeldig gemaakte cheques, lijsten van kaderleden en voorzitters, ingangs- en einddatum van het lidmaatschap van voormalige leden en alle andere stukken die van historische betekenis zijn.  Jaarrapporten van voorafgaande jaren  Notulen van bestuursvergaderingen  Nieuwsbrieven van de club  Clubstatuten  Notulen van clubvergaderingen  Ingangs- en einddatum van het lidmaatschap van voormalige leden  Historische informatie en materiaal  Onderscheidingen  Namen van leden voor het leven  Betaling van inschrijfgeld en contributie door leden  Lidmaatschap: overzicht huidige situatie en persoonsgegevens  Lidmaatschapsgegevens voor huidige leden (formulieren van Kiwanis International)  Jaarlijks overzicht van facturen  Facturen

4

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Hulpmiddelen Notulen van bestuursvergadering Voorbeeld De raad van bestuur van de Kiwanis-club van ______________________________________ heeft vergaderd in _________________________________________ op ________________________. De vergadering werd geopend door _____________________________________________ en de volgende bestuursleden waren aanwezig: ___________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Andere aanwezigen: __________________________________________________________________________

Agendapunten

Notities

Goedkeuring notulen vorige vergadering Verslag van de penningmeester  administratief verslag  verslag verleende service Rapporten van vaste en speciale commissies Nog af te handelen zaken Nieuwe zaken Club-evaluatie Divisiezaken Districtszaken Internationale zaken Schorsing


5

Hulpmiddelen Clubvergadering Voorbeeldagenda VERANTWOORDELIJKE PERSOON

BEGINTIJD

EINDTIJD

____________________

____________

__________

Introduceren van personen (Bezoekende districts- en divisiekaderleden, nieuwe leden, zusterclubs, andere gasten)

____________________

____________

__________

Ingekomen mededelingen

____________________

____________

__________

Aankondigingen  Actie van bestuur  Projecten  Vergaderingen

____________________ ____________________ ____________________

____________ ____________ ____________

___________ ___________ ___________

Rapporten van commissievoorzitters

____________________

____________

__________

____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________

____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________

___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

____________________

____________

___________

Presentaties  Certificaten en andere onderscheidingen

____________________

____________

__________

Scholing in één minuut

____________________

____________

__________

____________________ ____________________ ____________________

____________ ____________ ____________

___________ ___________ ___________

____________________

____________

___________

____________________

____________

__________

Openingsceremonie (Bv. een lied, een inspirerende gedachte of een eenvoudig welkomstwoord.)

De leden  Introductieceremonie  Ontvangen prijzen/onderscheidingen  Publiciteit in de pers  Verjaardagen  Jubilea  Clubresultaten  Welkom en waardering voor aanwezige bezoekers

Programma  Introductie  Programma  Dankwoord  Bezoekers worden bedankt voor aanwezigheid Schorsing

6

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Jaarvergadering van de club (verkiezing van kaderleden) Richtlijnen Datum De jaarvergadering van de club wordt niet eerder dan de eerste week van april en niet later dan de tweede week van mei gehouden (standaardformulier clubstatuten, artikel XI, lid 5). Doel Het kiezen van kader- en bestuursleden en het kennisnemen van verslagen van de secretaris en penningmeester van de club. Tijdschema De clubstatuten stellen het volgende: De president wijst ten minste vijf weken van tevoren een benoemingscommissie aan en maakt de namen van de kandidaten bekend op een reguliere vergadering (XII, 3). De benoemingscommissie legt een kandidatenlijst voor aan de president, die, op zijn beurt, deze lijst aan de leden voorlegt, twee weken voor de verkiezingen (XII, 4). Op dat moment (of eerder) moeten alle clubleden op de hoogte zijn van de datum van de jaarvergadering. De president benoemt kandidaten die vanuit de vergadering worden aangedragen op een reguliere vergadering, ten minste één week voor de jaarvergadering (XII, 4). De verkiezingen worden gehouden op de dag van de jaarvergadering (XII, 5-8). (Vóór de verkiezingen leest de president artikel XII in zijn geheel door.) De president benoemt een verkiezingscommissie, die de stembiljetten moet uitdelen, verzamelen en tellen en de president op de hoogte moet stellen van de uitkomst. Tevens zit de president de verkiezingen voor. Het jaarlijkse verslag van de clubverkiezingen moet voor 1 juni ingeleverd zijn. De kandidaatstelling 1. Door de benoemingscommissie President: “Ik verzoek de benoemingscommissie haar rapport bekend te maken.” Voorzitter van de benoemingscommissie: “De benoemingscommissie stelt de volgende kandidaten voor: Voor de functie van president: Pascal Peters,voor de functie van vicepresident...” (etc., ingevuld voor iedere functie, in de volgorde zoals aangegeven in artikel VI; als laatste de te kiezen bestuursleden). 2. Vanuit de vergadering President: “Pascal Peters is voorgedragen als presidentskandidaat door de benoemingscommissie. Zijn er nog meer kandidaten voor de functie van president?” Lid: “Ik stel Hilde van den Berg kandidaat.” President: “Hilde van den Berg is genomineerd. Zijn er nog meer kandidaten voor de functie van president?” Indien er geen kandidaten meer zijn voor de functie van president: President: “Zo niet, dan is de kandidaatstelling voor het presidentschap bij deze gesloten.” (Dezelfde procedure wordt gevolgd tot alle nominaties vanuit de vergadering voor alle kader- en bestuursleden aan bod zijn geweest en de kandidaatstelling gesloten is.)


7

Jaarvergadering van de club (verkiezing van kaderleden) Richtlijnen PROCEDURE BIJ STEMMING Indien er voor een functie meerdere kandidaten zijn, stelt het standaardformulier voor clubstatuten (XII, 2) dat “er een geheime stemming wordt gehouden; een cumulatieve stemprocedure is niet toegestaan.” De president maakt bekend welke functies vacant zijn en welke kandidaten er zijn genomineerd. De kandidaten worden bij meerderheid van stemmen gekozen. De procedure voor een eventuele tweede stemmingsronde staat beschreven in de statuten. Kiwanis-clubs kunnen aan ieder gerespecteerd lid de optie aanbieden om elektronisch of per stembiljet te stemmen voor de jaarlijkse verkiezingen van clubkaderleden. Als er voor een bepaalde functie slechts één kandidaat is, kan de president de kandidaat verkozen verklaren “met algemene instemming” of “bij hoofdelijke stemming.” 1. Met algemene instemming President noemt functie en kandidaat. Bijvoorbeeld: “Indien er geen bezwaren zijn, verklaart de voorzitter Laura Brouwers gekozen tot president.” 2. Bij hoofdelijke stemming President: “Iedereen die stemt voor Laura Brouwers als president, zegt “voor.” Iedereen die daartegen is, zegt “tegen.” De voorstemmers zijn in de meerderheid; Laura Brouwers is gekozen tot president.” Indien er geen kandidaten zijn voorgedragen vanuit de vergadering, kan de kandidatenlijst zoals voorgedragen door de benoemingscommissie in zijn geheel en in één keer worden gekozen. In alle gevallen is het zo dat “alleen de aanwezige leden van goede naam die actief, geprivilegieerd of seniorlid zijn, mogen stemmen. Er mag niet bij volmacht worden gestemd.” Ereleden hebben geen stemrecht. Opmerking: Afhankelijk van de eigen clubstatuten moet de secretaris ofwel (1) worden gekozen op de jaarvergadering, ofwel (2) binnen een week na de jaarvergadering door de kader- en bestuursleden die het daaropvolgende jaar de raad van bestuur vormen. (Zie XII, 7, en de toegevoegde “Optie” bij XII, 1.)

8

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

PENNINGMEESTER Als u bent verkozen tot penningmeester van uw Kiwanis-club, is dat het bewijs dat uw medeleden u beschouwen als een integer persoon met talent voor financiële zaken. Aan u de verantwoordelijke taak om voor uw club gelden te innen en uit te geven en daarvan nauwkeurig verslag te doen. U bent verantwoordelijk voor de solvabiliteit en de financiële stabiliteit van uw club. Wees trots op deze leidende rol: uw club heeft vertrouwen in u.

Goed verdienen is geen kunst. Goed besteden is een stuk moeilijker. —Tom Brokaw, Amerikaans televisiejournalist en schrijver

Meer hulpmiddelen online op www.KiwanisOne.org.


9

PENNINGMEESTER De penningmeester werkt intensief samen met de secretaris om de financiële taken te coördineren. Kennis van boekhouden is aangewezen voor de functie van penningmeester. Uw primaire taken staan beschreven in artikel VI van het standaardformulier voor clubstatuten. Deze kunnen per club enigszins verschillen. De secretaris is verantwoordelijk voor het innen van alle gelden die aan de club verschuldigd zijn en voor het bijhouden van inschrijfgeld en contributie van leden, tenzij deze taken aan de penningmeester zijn gedelegeerd. FUNCTIE: Penningmeester ONDERSTEUND DOOR: President, secretaris en raad van bestuur SAMENVATTING VAN TAKEN: Coördineert inkomsten en uitgaven. De penningmeester moet in staat zijn tot nauwkeurige verslaggeving. FUNCTIE-EISEN: Bewezen leiderschapskwaliteiten en in staat zijn om:  De gehele clubboekhouding te coördineren en nauwkeurig bij te houden  Aan tijdmanagement te doen  Nauw samen te werken met de secretaris en president van de club  Relaties te onderhouden met leidende personen in de gemeenschap  Leiding te geven door middel van het goede voorbeeld  Veranderingen te faciliteren  Met Microsoft Office software te werken Ervaring met boekhouding en/of accountancy is een pre, maar geen vereiste. VERANTWOORDELIJKHEDEN:  Het ontvangen van alle betalingen aan de club en deze terstond op de officiële rekeningen storten.  Het verrichten van betalingen in opdracht van de raad van bestuur.  Het bijhouden van de financiële administratie van de club.  Het te allen tijde beschikbaar stellen van de financiële stukken voor inspectie door de president, de raad van bestuur of daartoe gemachtigde controleurs.  Het maandelijks uitbrengen van een financieel rapport aan de raad van bestuur, alsmede op jaarvergaderingen van de club en op verzoek van de president of het bestuur.  Het uitvoeren van andere taken en verantwoordelijkheden die normaal gesproken bij deze functie horen of worden opgedragen door de president of het bestuur.  Het maken van facturen aan leden en het uitbetalen van kostendeclaraties.  Het maandelijks kloppend maken van de kasgeldrekeningen.  Het verstrekken van borg, indien dit wordt vereist door lokale regelgeving.  Het jaarlijks opstellen van een overzicht van inkomsten en uitgaven voor alle leden, om hen een goed beeld geven van de bestedingen en de financiële situatie van de club.  Het assisteren van het bestuur bij het vaststellen van het budget aan het begin van het fiscale jaar.

10

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Bankrekeningen van de club

Een club kan meerdere bankrekeningen hebben, maar heeft er minimaal twee: de administratieve rekening en de servicerekening. De administratieve rekening is bestemd voor alle administratieve clubuitgaven. Het grootste deel van dit geld is afkomstig van de jaarcontributies, maaltijden tijdens vergaderingen (indien van toepassing) en inschrijfgeld van nieuwe leden. In het algemeen wordt geld dat afkomstig is van activiteiten waaraan alleen leden meedoen, op de administratieve rekening gestort. Het kan voorkomen dat er een ledenbijdrage wordt geheven zoals beschreven in artikel XVIII, lid 2 van de clubstatuten. De club bepaalt zelf aan welk doel deze inkomsten worden besteed. De servicerekening is bestemd voor de serviceprojecten van de club. De gelden die op deze rekening worden gestort zijn voornamelijk afkomstig van fondswervende projecten waarbij het publiek betrokken is, of van speciaal toegewezen bijdragen. In artikel XVIII, lid 3 van de clubstatuten staat hierover: “Gelden die worden ontvangen als resultaat van fondswervende projecten waarbij het publiek betrokken is, of van leden of andere personen voor de serviceprojecten die door deze club gesponsord worden, zullen gescheiden worden van de administratieve fondsen van deze club en zullen alleen gebruikt worden voor charitatieve, educatieve en liefdadigheidsactiviteiten van de club.” Verder kan de opbrengst van fondswervende projecten waarbij alleen leden betrokken zijn, maar die door het bestuur zijn aangewezen als serviceprojecten, ook op de servicerekening worden gestort. Een voorbeeld hiervan is een verloting op een clubbijeenkomst. Van de servicerekening worden alle kosten voor club-serviceactiviteiten betaald, evenals alle educatieve en charitatieve activiteiten, en mogelijk ook sponsoring van een Kiwanis service-leiderschapsprogramma (SLP). Op administratieve rekeningen worden bedragen gestort afkomstig van:

Van administratieve rekeningen worden de volgende kosten betaald:

   

   

Contributies Inschrijfgeld leden Maaltijden (indien van toepassing) Ledenbijdragen (zie artikel XVIII, lid 2 van de clubstatuten)



Internationale en districtscontributies Conventies Maaltijden (indien van toepassing) Nieuwsbrieven van de club (indien van toepassing) Kosten voor de programmering van de club


11

Op servicerekeningen worden bedragen gestort afkomstig van:

Van servicerekeningen worden de volgende kosten betaald:



 



Fondswervingsprojecten waarbij het publiek betrokken is (mag met aftrek van kosten zijn) Fondswervingsprojecten waaraan alleen leden meedoen, maar die door het bestuur zijn aangewezen als servicefondswervingsproject



Serviceactiviteiten van de club Charitatieve en educatieve activiteiten van de club Kosten verbonden aan het sponsoren van een Kiwanis serviceleiderschapsprogramma

Onthoud:  Inkomsten uit fondswervingsprojecten waarbij het publiek betrokken is, worden ALTIJD op de servicerekening gestort.  Administratieve rekeningen en servicerekeningen worden strikt gescheiden gehouden.

Boekhoudsysteem

Er mogen verschillende boekhoudsystemen worden gebruikt, afhankelijk van de werkervaring en het systeem waarover de penningmeester beschikt. Het boekhoudsysteem van de club moet voldoen aan de volgende eisen:  Alle inkomstenbronnen worden vermeld  Alle uitgaven worden vermeld  Het moet nauwkeurig zijn, zodat de rapporten van de president, secretaris en penningmeester overeenkomen wat betreft de ontvangen contributies  Er kunnen correcte facturen aan leden worden gemaakt  De financiële status van ieder lid is op elk moment opvraagbaar  De secretaris kan een overzicht van leden met betalingsachterstand maken voor de president of het bestuur (dit is strikt vertrouwelijke informatie)

12

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Penningmeester Jaarlijkse controle Volgens de clubstatuten is een jaarlijkse controle van de clubrekeningen verplicht. De raad van bestuur wijst de personen aan die de controle uitvoeren. Dit hoeven geen gecertificeerde accountants te zijn; de controle mag ook uitgevoerd worden door een commissie van clubleden.

Onthoud:    

Volgens de statuten is de controle verplicht voor elke club. De controleurs worden aangewezen door het bestuur. De huidige secretaris of penningmeester mag de controle niet uitvoeren. De komende penningmeester mag de controle wel uitvoeren.

Permanente dossiers Alle boekhoudstukken moeten worden bewaard als permanente dossiers, tot ze wettelijk en met toestemming van de raad van bestuur mogen worden verwijderd. De permanente dossiers van elke club bevatten: relevante informatie over huidige en voormalige leden, lijsten van kaderleden, bestuursleden en commissies voor ieder jaar, officiële maandelijkse rapporten, het jaarrapport van de club voor ieder jaar, officiële documenten en rapporten met betrekking tot de oprichting van de club en, indien van toepassing, het charitatieve fonds, financiële stukken en rapporten voor ieder jaar (ongeldige cheques moeten minstens zeven jaar worden bewaard), en stukken van historisch belang, zoals bepaalde correspondentie, foto's, krantenknipsels, clubpublicaties en het charter van de club.

Onthoud: Als penningmeester hebt u het volgende nodig.      

Overschrijvingsformulieren van de club Dossier met betaalde facturen Dossier met ontvangstbewijzen per kas (stortingsbewijzen) Afschriften van de bank en van het opmaken van de kas Rapporten van de penningmeester Dossier met begrotingen


13

Hulpmiddelen Maandelijks financieel rapport—ADMINISTRATIEVE REKENING Dit is een voorbeeld van een financieel rapport voor de administratieve rekening van de club; het dient slechts als richtlijn. De penningmeester mag het aanpassen en uitbreiden, indien nodig voor de club. KIWANIS-CLUB VAN _________________________________________________________________ MAANDELIJKS FINANCIEEL RAPPORT / EIND VAN DE MAAND ____________________________________

Administratieve inkomsten Ledencontributies Maaltijden/borg Ledeninschrijfgeld (introductie) Inkomsten uit rente Overige Totaal: Administratieve uitgaven Maaltijden/gasten Maaltijden/leden Salaris/kosten secretaris Verzekeringen en personeelsbelasting Kantoorkosten Programma Lidmaatschappen Internationale contributie Districtscontributie Kosten inschrijven nieuwe leden Nieuwsbrief club Abonnementen op: Nieuwsbrief district Afgevaardigden naar: Internationale conventie Districtsconventie Cadeaus en bloemen Cadeaus van president Sociale activiteiten Installatie Totaal: Bank en kasgeld Balans samengevat: Begin van de maand Inkomsten deze maand Af: uitgaven deze maand Eind van de maand Totaal op spaarrekeningen Totaal op lopende rekening Overige beleggingen Totaal kas & geldbeleggingen (moet gelijk zijn aan totale balans van alle gelden)

14

www.KiwanisOne.org

BEGROOT BEDRAG

DEZE MAAND

VANAF VORIG JAAREINDE

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

________________

_______________

_____________

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

ADMIN. REK. ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

SERVICEREK. _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________

TOTAALBEDRAG _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

800-KIWANIS

Hulpmiddelen Maandelijks financieel rapport—SERVICEREKENING Dit is een voorbeeld van een financieel rapport voor de servicerekening van de club; het dient slechts als richtlijn. De penningmeester mag het aanpassen en uitbreiden, indien nodig voor de club. KIWANIS-CLUB VAN_________________________________________________________________ MAANDELIJKS FINANCIEEL RAPPORT/ EIND VAN DE MAAND_____________________________ BEGROOT BEDRAG

DEZE MAAND


Serviceprojecten Fondswervingsactiviteiten Inkomsten uit rente Totaal:

________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________

Uitgaven serviceprojecten Kinderen op de eerste plaats Club Divisie District Kinderziekenhuizen

________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________

Voor de jeugd Terrific Kids Bringing Up Grades De wereld in mijn boekenkast

________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

Service-leiderschapsprogramma's Builders Club Kiwanis Kids Aktion Club Circle K Key Club Key Leader Menselijke en geestelijke waarden Internationaal begrip Gemeenschapsservices Kosten fondswerving Districtsfonds Internationaal fonds Totaal uitgaven serviceprojecten: Netto fonds serviceprojecten: Bank en kas Balans samengevat: Begin van de maand Inkomsten deze maand Overboekingen van spaarrekening (bij/af) Eind van de maand Totaal spaarrekening: Totaal lopende rekening: Te ontvangen rekeningen:

BEDRAGEN SERVICEPROJECT ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

ALGEMENE ADM. BEDR. _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

SPAARGELD & BELEGGINGEN _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

TOTAALBEDRAG __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

________________

_____________

_____________

__________

Totaal te ontvangen:


15

Hulpmiddelen Rapport penningmeester Voorbeeld van een eenvoudig rapport van de penningmeester dat (met handtekening) op één pagina past KIWANIS CLUB VAN ________________________________________________________________ RAPPORT PENNINGMEESTER VOOR DE MAAND__________________________________________ ADMINISTRATIEVE REKENING Beginbalans Inkomsten: Contributie & inschrijfgeld Inkomsten uit rente Verlotingen & div. ontvangsten Totaal administratieve ontvangsten: Uitgaven: Maaltijden gasten Porti en kantoorkosten secretaris Kosten leden en ledenwerving Internationale contributie (7 x €50) Districtscontributie (7 x €30) Kosten districtsconventie Overige Totaal administratieve uitgaven: Eindbalans administratieve rek.:

DEZE MAAND

252


37

3

875 26 0 901

875 35 0 910

0 255

0 48 0 350 210 75 0 683 255

55 100 100 350 210 75 20 910

3

SERVICEREKENING Beginbalans 9.479 Inkomsten: Winst rozenverkoop Winst herfst-antiekbeurs Winst van 3e fondsenwerver Winst mandarijnenverkoop Provisie kauwgomballenautomaat Overige: schenking Totaal inkomsten servicerek.: 0 Uitgaven: Districtsfonds Kiwanis International-fonds Padvinderij Meisjesvoetbal Jeugdbasketbalteam 640 Vrijwillige brandweer Dagopvang dak- en thuislozen Natuurreservaat De Polder De wereld in mijn boekenkast 900 Key Leader beurs Vakantiekolonie De Bosrand Fietsen voor vooruitgang Diversen (Circle K) Totaal uitgaven servicerek.: 1.540 Eindbalans servicerek.: 7.939 Eindbalans beide rekeningen/Totaal kassaldo

9.482 2.913 417 0

3000 800 0

162 1.040 4.532

200 500 4.500

200 600 290 0 640 100 100 100 3.147 0 510 150 238 6.075 7.939 8.194

200 200 200 200 600 0 0 100 2.000 150 0 100 750 4.500

Opgemaakt door: ____________________________________ Penningmeester

16

www.KiwanisOne.org

JAARBEGROTING

800-KIWANIS

Overzicht fondswerving Voorbeeldformaat Er kunnen aanvullende overzichten worden gemaakt, indien dit nodig is voor de club. FONDSWERVING SPECIFICATIE

INKOMSTEN

UITGAVEN

7.002 1.089

4.089 672

Rozenverkoop Herfst-antiekbeurs snoepkraam Lente-antiekbeurs kraam Mandarijnenverkoop

WINST SERVICEREK. 2.913 417

Declaratieformulier Voorbeeldformaat

KIWANIS-CLUB VAN_________________

KIWANIS-CLUB VAN__________________

AANVRAAG BETALING OF KOSTENDECLARATIE VAN LEDEN

AANVRAAG BETALING OF KOSTENDECLARATIE VAN LEDEN

Instructies: Gebruik dit formulier voor betalingen uit het clubfonds als er geen factuur of andere betalingsspecificatie beschikbaar is. Geef aan penningmeester voor uitbetaling.

Instructies: Gebruik dit formulier voor betalingen uit het clubfonds als er geen factuur of andere betalingsspecificatie beschikbaar is. Geef aan penningmeester voor uitbetaling.

Overmaken aan_________________________

Overmaken aan_________________________

Bedrag

Bedrag

_______._____ Valuta:

________._____Valuta:

Voor__________________________________

Voor__________________________________

____________________________________

______________________________________

Ten laste van:

Ten laste van:

____administratieve rekening

____administratieve rekening

____servicerekening

____servicerekening

Datum_________________________Jaar____

Datum_________________________Jaar____

Door__________________________________

Door__________________________________

Handtekening lid (ander dan penningmeester)

Handtekening lid (ander dan penningmeester)

Voor gebruik penningmeester:

Voor gebruik penningmeester:

Datum betaling_________________Jaar____

Datum betaling__________________Jaar____

Overschrijvingsnummer_____________

Overschrijvingsnummer_____________


17

NOTITIES

18

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

PRESIDENT Uw Kiwanis-club heeft u verkozen tot president omdat u de karaktereigenschappen van een leider hebt. Als president zorgt u ervoor dat uw club goed functioneert. U geeft leiding aan de club bij projecten die uw gemeenschap ten goede komen. U ontplooit initiatieven om het ledenaantal van uw club te vergroten. Maar bovenal vormt u dienstbare leiders die de missie van Kiwanis uitvoeren, op clubniveau en in groter verband. Bereid u goed voor, en u zult een inspirerende, adviserende leider zijn die uw club voortstuwt naar groei en serviceverlening.

Een pessimist ziet in elke kans een probleem; een optimist ziet in elk probleem een kans. —Sir Winston Churchill, voormalig premier van Groot-Brittannië

Meer hulpbronnen online op www.KiwanisOne.org


19

P R E S ID E N T Gedurende de komende 16 maanden gaat u een heel scala aan taken plannen, organiseren en uitvoeren die samenhangen met uw rol als leider van de club. Uw clubleden willen graag dat u succes hebt; daar kunt u zeker van zijn. Veel clubleden die uw interesses delen en de juiste vaardigheden bezitten, zullen u daarbij helpen, mits de taken en verwachtingen duidelijk omschreven en redelijk zijn. Enige stelregels: "Het gaat om planning en voorbereiding" en "Enthousiasme werkt aanstekelijk". Uw primaire taken staan beschreven in het standaardformulier voor clubstatuten, artikel VI. FUNCTIE: President ONDERSTEUND DOOR: Raad van bestuur en luitenant-gouverneur SAMENVATTING VAN TAKEN: Geeft leiding aan de club door het formuleren en verwezenlijken van doelen, waardoor de leden de club positief ervaren, zodat de impact van de clubservice op de gemeenschap vergroot en het ledental van de club toeneemt. FUNCTIE-EISEN: Bewezen leiderschapskwaliteiten en in staat zijn om:  Vrijwilligers te motiveren en te inspireren  Anderen aan te zetten tot actie  Aan tijdmanagement te doen  Relaties te onderhouden met leidende personen in de gemeenschap  Clubvergaderingen te faciliteren  Leiding te geven door middel van het goede voorbeeld  Veranderingen te faciliteren  Met Microsoft Office software te werken VERANTWOORDELIJKHEDEN:  Het ontwikkelen van een visie voor de club (of het uitdragen van de bestaande visie) en het motiveren en inspireren van clubleden om die visie te ondersteunen.  Het formuleren van doelen voor de club in overleg met de raad van bestuur, waaronder vergroting van het ledental en serviceverlening aan de gemeenschap.  Het faciliteren van plezierige, educatieve en effectieve clubvergaderingen. Zorg voor een spreker/ programma met kwaliteit.  Het zorgdragen voor een positieve clubervaring door goede voorlichting te bieden aan nieuwe leden, de leden regelmatig te raadplegen (Uitblink-programma voor clubs) en een hoge standaard voor kwaliteit te handhaven.  Het productief maken van de club, door periodiek een gemeenschapsanalyse uit te voeren en door het steunen van Kiwanis-serviceprojecten en fondswervingsactiviteiten die van betekenis zijn voor de leden en de gemeenschap. Het sponsoren van service-leiderschapsprogramma's.  Het samenstellen van een efficiënt leidinggevend team door het benoemen en opleiden van goede commissievoorzitters die zich richten op de doelstellingen van de club.

20

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

  

Het leiden van effectieve en efficiënte bestuursvergaderingen. Het opstellen van een plan van opvolging voor toekomstige leiders om een naadloze overgang te garanderen. Het regelmatig communiceren met de clubleden over clubzaken en -activiteiten. Het uitvoeren van alle andere taken die staan beschreven in het standaardformulier voor clubstatuten.


21

Overzicht van clubcommissies en speciale benoemingen Elke club heeft officiële statuten, gebaseerd op het standaardformulier voor clubstatuten en goedgekeurd door Kiwanis International. Het standaardformulier vermeldt diverse vaste commissies die door alle clubs moeten worden benoemd. (Bij verlies van uw clubstatuten kunt u een kopie opvragen bij de Afdeling Ledenadministratie (Member Services Department) op het kantoor van Kiwanis International, telefoon 800KIWANIS (gratis nummer voor de VS en Canada), toest. 411, of (+)317-875-8755, toest. 411.) Naast de door de clubstatuten vereiste commissies, kan de president-designatus van de club speciale commissies instellen voor (een gedeelte van) een jaar om de belangen van de club te behartigen. Mogelijk zijn er in uw club van oudsher bepaalde speciale commissies, die niet in de goedgekeurde clubstatuten staan vermeld. Als president-designatus hoeft u deze commissies niet te handhaven. Kijk kritisch naar alle bestaande speciale commissies om te bepalen welke er wel en niet moeten blijven bestaan. Sommige kwesties vereisen bestudering of actie door één bepaalde, speciaal benoemde persoon in plaats van een commissie. Dit kan bijvoorbeeld zijn: een voorgaand president als speciale adviseur voor de president, of een bepaalde persoon om uw clubstatuten na te kijken en eventueel aan te passen.

Algemene taken van vaste commissies De commissie voor clubbeleid is verantwoordelijk voor zo effectief mogelijke clubvergaderingen. Zij houdt zich bezig met het vergaderprogramma, risicomanagement, kameraadschap en relaties tussen clubs onderling, evenals andere terreinen die de commissie relevant acht. De commissie voor gemeenschapsservice organiseert projecten op het gebied van kunst, handel, burgerschap, maatschappelijk bewustzijn, verfraaiing van buurten en wijken, natuur- en monumentenbehoud, gezondheid, internationale verstandhoudingen, alfabetisering, publieke zaken, veiligheid en hulp aan ouderen en gehandicapten. De commissie voor financiën en fondsenwerving is verantwoordelijk voor het opstellen van een begroting met de geschatte inkomsten en uitgaven ter voorlegging aan de raad van bestuur, en doet daarnaast aanbevelingen aan de club op financieel gebied. Zij is ook verantwoordelijk voor het verwerven van de fondsen die nodig zijn om de begroting te kunnen uitvoeren. De commissie voor menselijke en geestelijke waarden heeft tot taak het opzetten van projecten die de geestelijke ontwikkeling bevorderen, kameraadschap en troost bieden of mensen bijstaan met advies en voorlichting. Deze projecten kunnen een stimulans zijn voor interkerkelijke religieuze activiteiten zoals gebed, maar steunen niet één bepaalde godsdienst. Voorbeelden zijn: het ontbijt met gebed, uitverkiezing van de leek van het jaar, vervoer van en naar de kerk, bezoeken aan verpleeghuizen en hulp bij rouwverwerking. De commissie voor ledenwerving en scholing streeft naar het vergroten van het ledenaantal. Deze commissie beoordeelt alle aanmeldingen van nieuwe leden en legt haar aanbevelingen voor aan de raad van bestuur. Ze ontwikkelt een voorlichtings- en inwijdingsceremonie voor nieuwe leden en stimuleert de regelmatige aanwezigheid bij clubvergaderingen van alle leden.

22

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

President De pr-commissie is verantwoordelijk voor voorlichting aan het publiek over doelen, programma’s en resultaten van de club met behulp van de media en andere middelen. De commissie voor service-leiderschapsprogramma’s (SLP) ontwikkelt manieren om Kiwanis Kids-programma’s op te richten en te ondersteunen op basisscholen, Builders Clubs in de onderbouw van de middelbare school, Key Clubs in de bovenbouw van de middelbare school, Circle K International-clubs aan universiteiten en hogescholen en Aktion Clubs voor volwassenen met een handicap. Zij promoot de activiteiten van alle SLP-clubs die door de eigen club gesponsord worden. De adviseurs van de gesponsorde SLP-clubs maken deel uit van deze commissie. De commissie Jonge kinderen eerst zet projecten op voor jonge kinderen, van ongeborenen tot 5 jaar oud: op het gebied van zorg voor moeder en kind, kinderopvang, de vroege ontwikkeling, voeding, voorlichting en hulp bij opvoeding, bemiddeling, verwonding en veiligheid van kinderen. Voorbeelden: leesprojecten, hulp bij kinderopvang en voorschoolse educatie, verspreiden van een controlelijst met betrekking tot veiligheid in huis, veiligheid op de fiets en vaccinatieprogramma’s.

Selectie en motivatie van commissievoorzitters en speciaal benoemde personen Het succes van de club hangt voor een groot deel af van de organisatie en het functioneren van de clubcommissies. Het is daarom van groot belang hoe u de commissievoorzitters selecteert en welke blijvende relatie u met hen onderhoudt. De motivatie om actie te ondernemen wordt sterker als mensen precies weten wat er van hen wordt verwacht en wanneer, als er tijdens en na de actie wordt geëvalueerd en als men wordt geprezen. In de algemene taakbeschrijving van commissievoorzitters staat op pag. 33 wat u moet bespreken met potentiële voorzitters.

Speciale adviseur van de president Vóór het begin van het administratieve jaar raadpleegt de nieuwe clubpresident de namenlijst om erachter te komen of er een lid is dat geschikt is als speciaal adviseur. De speciale adviseur kan iedere Kiwaniër zijn die al lange tijd lid is en begrijpt wat het doel en het nut van Kiwanis is. De nieuwe president of adviseur kan niet alles weten over Kiwanis. De adviseur kan de president echter wel helpen bij het nemen van beslissingen en een algeheel beeld schetsen van de werking van de club in relatie tot de divisie, het district en de internationale organisatie. De adviseur wordt niet verkozen, maar de clubleden moeten wel op de hoogte worden gesteld van zijn benoeming, zodat er vertrouwen bestaat tussen clubleden, commissievoorzitters en de adviseur. De president selecteert de adviseur met zorg: hij kan namelijk de sleutel zijn tot een succesvol jaar.


23

Samenstelling van commissies en speciale benoemingen Bespreek deze stappen met de huidige president en secretaris: 1. Maak een lijst van alle huidige vaste commissies (zie statuten):

2. Maak een lijst van alle speciale commissies:

3. Maak een lijst van alle huidige speciale benoemingen:

4. Streep de commissies en benoemingen uit 2 en 3 hierboven weg die tegen het eind van het lopende jaar hun taak hebben volbracht en die voor uw administratieve jaar niet hoeven worden herbenoemd. 5. Maak een lijst van nieuwe speciale commissies die nodig zijn gedurende het jaar van uw presidentschap:

6. Maak een lijst van nieuwe speciale benoemingen die nodig zijn gedurende het jaar van uw presidentschap:

7. Herlees de algemene taken van een commissievoorzitter (zie volgende pagina). 8. Zorg dat u een kopie van de algemene taken bij u hebt wanneer u met een kandidaat spreekt. 9. Geef het hele jaar door terugkoppeling en aanmoediging.

24

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Algemene taken van de commissievoorzitter De commissievoorzitter is de sleutelfiguur voor het effectief functioneren van de commissie. Er is leiderschap nodig om de commissie te motiveren en te sturen. De commissievoorzitter: 1.

Roept in augustus, voorafgaand aan het nieuwe administratieve jaar, een commissievergadering bijeen. Op de agenda staat onder andere: a.

Voorlichting aan commissieleden over verantwoordelijkheden, procedures en schema voor het komende jaar

b.

Opnieuw bekijken van het basismateriaal dat is ontvangen van de president-designatus

c.

Bespreken van speciale doelen, verzoeken of andere mededelingen van de presidentdesignatus

d. Nabeschouwen van de activiteiten en resultaten van de commissie in het afgelopen jaar e.

Inventariseren van suggesties van alle aanwezigen over mogelijke activiteiten van de commissie voor het komende jaar

f.

(Servicecommissies) Methoden bespreken om de commissie op de hoogte te brengen van noden in de gemeenschap en kansen met relatie tot haar werkterrein, bij voorkeur door het uitvoeren van een gemeenschapsanalyse

g. Vaststellen van het deel van de clubbegroting dat de commissie nodig heeft in het komende jaar h. Plannen van de specifieke activiteiten die in oktober in gang gezet worden 2.

Roept maandelijks een commissievergadering bijeen om de voortgang van de overeengekomen activiteiten te evalueren. Op de agenda staat onder andere: a.

Mededelingen die zijn ontvangen door de voorzitter of een lid

b.

Bespreken en evalueren van de resultaten sinds de laatste vergadering

c.

Vaststellen van activiteiten voor de komende maand

d. Toewijzen van taken aan commissieleden: wie, wanneer, waar. (De voorzitter hoeft niet elke activiteit persoonlijk te regisseren; elk lid kan optreden als projectvoorzitter.) e.

Opnieuw bekijken en verfijnen van plannen voor de resterende maanden van het administratieve jaar. (Voor 1 oktober moet de commissie een voorlopig 12-maandenactieplan opstellen; dit kan zo nodig worden aangepast op achtereenvolgende vergaderingen.)

3.

Legt aan het eind van iedere maand een schriftelijk rapport voor aan de secretaris en de president.

4.

Woont alle vergaderingen van de raad van bestuur bij en brengt zo nodig verslag uit over de plannen en resultaten van zijn commissie.

Kopieer deze pagina voor alle commissievoorzitters en speciale benoemden. Denk na over de functie en onderhandel met iedere benoemde over de specifieke taken en tijdschema’s.


25

TIJDSCHEMA Alle commissievoorzitters en speciale aangestelden moeten worden benoemd voor 15 juli. De selectie van commissieleden moet zijn afgerond voor 1 augustus. In de maand augustus komen de commissievoorzitters en –leden bij elkaar om de stukken, doelen en tijdschema’s van de commissie te bespreken. Servicecommissies bereiden een gemeenschapsanalyse voor, die voor 1 oktober moet zijn voltooid. Alle commissies en speciale aangestelden moeten voor eind september een projectenschema klaar hebben met een begrotingsvoorstel ter beoordeling van het bestuur.

President-elect / vicepresident van een club

Uw primaire taken staan beschreven in het standaardformulier voor clubstatuten, artikel VI. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN: 

Clubvergaderingen voorzitten bij afwezigheid van de president.



Vergaderingen van de raad van bestuur bijwonen.



Vergaderingen van de raad van bestuur voorzitten bij afwezigheid van de president.



Andere taken uitvoeren die gebruikelijk zijn voor deze functie of die door de president of de raad van bestuur worden opgedragen.

De samenwerking met de president geeft inzicht in de taken van het volgende jaar. Het bijwonen van het opleidingscongres en raadsvergaderingen van de divisie en van districts- en internationale conventies bereidt de president-elect voor op het overnemen van de leidende rol van president.

26

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Raad van bestuur De raad van bestuur komt ten minste één keer per maand bijeen, en tevens op verzoek van de president of van een meerderheid van de raad van bestuur. De verantwoordelijkheden van de raad staan beschreven in het standaardformulier voor clubstatuten: LIDMAATSCHAP—ARTIKEL III, IV  Toelatingsprocedure voor leden 

Senior- en erelidmaatschap



Opzeggen van lidmaatschap

DISCIPLINE—ARTIKEL V  Schorsing van leden en herinschrijving STRUCTUUR—ARTIKEL VII, XI  Functie-eisen voor bestuursleden 

Verantwoordelijkheden van het bestuur (vaststellen van het beleid en de activiteiten van de club, kiezen van leden, disciplinaire maatregelen tegen leden, begroting goedkeuren, alle facturen goedkeuren, advies inwinnen bij de commissies, algemeen management van de club*)



Club- en bestuursvergaderingen

BELEID EN PROCEDURES—ARTIKEL XI, XII, XV, XVII, XVIII, XIX  Goedkeuren van extra lange vergaderingen bij speciale gelegenheden 

Vaststellen datum jaarvergadering waarop kaderleden worden gekozen



Toezicht op invullen van vacatures clubkaderleden



Goedkeuren van internationale en districtsrapporten



Contributie en andere verplichte betalingen aan Kiwanis International en het district



Zorgen voor fondsen voor onkostenvergoeding van afgevaardigden naar conventies



De club vertegenwoordigen op internationale en districtsvergaderingen

INGAAN OP VRAGEN VAN HET PUBLIEK OF WETSVOORSTELLEN NA BESCHOUWING DOOR DE COMMISSIE VOOR GEMEENSCHAPSSERVICE  Vaststellen van inkomstenbronnen goed te keuren door de leden 

De begroting aannemen voor 1 oktober (uiterlijk 15 oktober)



Controle van de boekhouding van de club



Bepalen van de officiële bankrekening



Een vervanger aanwijzen om betalingsopdrachten te tekenen



Taken toekennen aan de vicepresident / president-elect *Ieder lid van de raad van bestuur (niet alleen de president en de secretaris) evalueert continu het functioneren van bestuur, commissies en individuele kaderleden, clubvergaderingen, groei van het ledental, Kiwanisopleidingen, financieel management, public relations, resultaten van servicecommissies, presentie, relatie met gesponsorde organisaties, rapporten en alle andere zaken die vallen onder de noemer “algemeen management van de club” (Artikel VII, lid 4). Rapporten van de secretaris, penningmeester en commissievoorzitters zijn daardoor niet slechts een routinepunt op de agenda, maar een gelegenheid voor de bestuursleden om bijval, zorgen of aanbevelingen uit te spreken. De bestuursvergadering wordt zo een evaluatiesessie en het bestuur voert zijn taak van algeheel management van de club uit door actie te ondernemen als dat nodig is.


27

Opleiding van nieuwe kaderleden en aangestelden door de president van de club Verantwoordelijke persoon Nieuwe clubpresident

Doel 

Bestuderen van de cluborganisatie en de specifieke verantwoordelijkheden van alle verkozen en benoemde leidinggevenden in de club.



Bestuderen en afronden van de doelen, acties en tijdschema’s voor algehele verbetering van de club, de commissies en de speciaal aangestelden.



Bestuderen van de doelen die door Kiwanis International, het district en de divisie aan de club worden opgelegd en deze opnemen in de doelstellingen van de club.



Bestuderen van de voorlopige begroting (inkomsten en uitgaven), zodat de club de gestelde doelen kan halen.



De raad van bestuur keurt de definitieve begroting goed voor 1 oktober.



Een kalender presenteren met komende club-, divisie-, districts- en internationale evenementen.

Tijdschema De opleiding van nieuwe kaderleden en aangestelden door de president van de club moet zijn afgerond op 30 september.

Voorbereidingen Deze leiderschapsgids biedt hulpmiddelen voor planning en voorbereiding, werkbladen, controlelijsten en referentiemateriaal om te streven naar een succesvol jaar voor de president, secretaris en luitenantgouverneur van de club. 

Aanstellingen, doelen, acties, tijdschema’s (voltooid: juni-augustus). Voer een gesprek met iedere afzonderlijke gekozen of benoemde clubleider. Deze gids kan u helpen om een goed beeld te krijgen van de verantwoordelijkheden en een aantal doelstellingen, en om een tijdschema overeen te komen.



Commissies: organisatorische vergaderingen. In de maanden voor oktober houden de clubcommissies organisatorische vergaderingen om voorlopige actieplannen op te stellen en een voorlopige kostenraming te maken.



Internationale conventie (juni/juli) en districtsconventie. Bijwonen als afgevaardigde van de club. De seminars tijdens deze conventies leveren een schat aan nuttige informatie op voor de clubs op het gebied van service, groei en cluborganisatie.



Opleidingen voor clubleiderschap (voorjaar/zomer). Georganiseerd door de nieuwe luitenantgouverneur, om duidelijk te maken wat de doelen, verwachtingen en evenementen zijn van het district/de divisie, en om met de nieuwe presidenten en secretarissen de specifieke operationele procedures van dag tot dag door te nemen.

28

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Tweede stap

1.

Erop toezien dat de commissies organisatorische vergaderingen beleggen en dat de doelen en tijdschema’s worden vastgesteld.

2.

Iedere nieuw gekozen of benoemde clubleider verzoeken om een overzicht van verantwoordelijkheden, doelen en tijdschema’s dat op de conferentie kan worden gepresenteerd. De commissievoorzitters verzoeken om de resultaten van hun organisatorische vergaderingen vast te leggen in een uitvoerig rapport met voorgestelde doelen, tijdschema’s en geschatte kosten/inkomsten van hun commissie.

3.

Verzamel doelstellingen van het district en de divisie en doelstellingen voor verbetering van clubs in het algemeen die niet door de commissies zijn genoemd, om deze te presenteren op de conferentie.

4.

Kijk samen met de nieuwe secretaris van de club naar de deadlines voor rapporten en onderzoeken, inschrijvingen en verzoeken, jaarvergaderingen en verkiezingen van de club, criteria voor prijzen enz. (Maak gebruik van de clubstatuten, criteria voor het toekennen van prijzen voor bijzondere prestaties, informatie over komende internationale, districts-, divisieen clubactiviteiten enz.) De nieuwe secretaris van de club maakt een kalender voor de clubleiders, waarop alle deadlines en belangrijke gebeurtenissen van het hele jaar staan vermeld. Deze wordt gepresenteerd op de conferentie. De secretaris van de club kan de nieuwe clubleiders ook een kopie geven van de clubstatuten, de criteria voor de clubstatus, informatie over criteria voor het toekennen van prijzen voor bijzondere prestaties, over het levenslang lidmaatschap, banieren en insignes enz.

5.

Werk samen met de nieuwe secretaris en penningmeester aan een voorlopige begroting. De penningmeester presenteert deze op de conferentie.


29

Gemeenschapsanalyse Een gemeenschapsanalyse helpt de club bij het vinden van projecten die, mits succesvol uitgevoerd, een positieve bijdrage leveren aan de gemeenschap. Doel hiervan is om te ontdekken en vast te stellen aan welke service het in de gemeenschap ontbreekt, en deze informatie om te zetten in positieve veranderingen door clubleden met gebruikmaking van gemeenschapsmiddelen. Elke club moet een gemeenschapsanalyse uitvoeren om te controleren of de projecten en service van de club nog nodig zijn om nieuwe initiatieven te ontplooien.

Belangrijke stappen 1.

2.

Communiceer met de clubleden over de noodzaak om de huidige rol van de club in de gemeenschap te evalueren. Stel voor om lopende projecten te beoordelen, om te zien of ze nog effectief zijn.  Komt de hulp terecht bij een aanzienlijk aantal mensen?  Wordt dezelfde service ook door andere organisaties aangeboden?  Zorgen de projecten voor positieve public relations voor de club?  Zijn de leden nog geïnteresseerd in de projecten?  Hecht de gemeenschap nog steeds evenveel waarde aan de projecten als de club zelf? Nodig clubleden uit om deel te nemen in een commissie voor gemeenschapsanalyse .

3.

Stel een lijst op van mensen die informatie kunnen verstrekken (“informanten”) en hulpverleners in de gemeenschap. Informanten: ambtenaren en openbare functionarissen, woordvoerders, religieuze leiders, directeuren van ondernemingen. Hulpverleners: ziekenhuispersoneel, instanties voor gezondheidszorg, hulpverlening en veiligheid, overheid en politie, kinderdagverblijven, schoolleiders.

4.

Deel de lijst met namen van informanten en hulpverleners uit onder de commissieleden.

5.

Neem contact op met alle informanten om hun bereidwilligheid tot deelname te polsen. Bij organisaties moeten de commissieleden naam, titel, adres en telefoonnummer van de juiste contactpersoon achterhalen.

6.

Voer het onderzoek naar bereidheid tot medewerking uit in een persoonlijk gesprek, via de telefoon of door een schriftelijke vragenlijst. Bij een vragenlijst hoort een aan uzelf geadresseerde gefrankeerde envelop en een begeleidende brief met daarin het doel van het onderzoek, een beschrijving van uw club en de datum voor welke u graag antwoord wilt.

7.

Bel degenen die de vragenlijst niet hebben teruggestuurd op.

8.

Kom bijeen om de bevindingen te bespreken en te analyseren en de gegevens te bundelen.     

30

Voeg statistieken en hulpbronnen bij. Streep inefficiënte projecten weg. Maak een afweging tussen de middelen van de club en de noden van de gemeenschap. Rangschik de resterende projecten in volgorde van noodzaak, urgentie, mogelijk resultaat, clubbelangen, steun vanuit de gemeenschap en beschikbare middelen. Stel formele aanbevelingen op voor de clubleiders betreffende serviceprojecten en fondsenwerving. Zoek informatie om tot een strategisch 3- tot 5-jarenplan te komen.

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

9.

Presenteer de bevindingen en aanbevelingen op de volgende bestuursvergadering.

10. Stuur de bevindingen, samen met een bedankje, aan de informanten, evenals de plannen voor het project en een uitnodiging voor komende vergaderingen of evenementen. 11. Houd een dossier bij van de resultaten; bekijk de projecten jaarlijks en houd de ontwikkelingen bij. 12. Download de gemeenschapsanalyse op KiwanisOne.org, onder Grow Your Club (“Laat uw club groeien”).


31

Het beoordelen van uw club Het beoordelen van uw club is de eerste stap om de clubleden de club positief te laten ervaren. Hierdoor blijven de leden lid en wordt ledenwerving gemakkelijker. Wat leden waardevol vinden, verandert met de tijd; daarom moet de club meeveranderen. Een jaarlijkse beoordeling is daarbij nuttig. Zo kunt u nagaan hoe uw club zich in de loop van de tijd heeft ontwikkeld en welke groei daaruit is voortgekomen.

De Club Excellence Tool Dit hulpmiddel voor zelfevaluatie (“gereedschap om uit te blinken”) is ontworpen om te bepalen hoe gezond uw Kiwanis-club is. Op basis van de antwoorden van clubleden ontdekt u de sterke kanten van de club, die kunnen worden uitgebouwd, en de zaken die voor verbetering vatbaar zijn. Deze tool bestaat uit 25 vragen en stelt de leden in staat op zeven gebieden aan te geven hoe ze over de club denken: 

Vergaderingen. Evalueer de sfeer tijdens vergaderingen, de kwaliteit van het programma, de locatie, de prijzen, de mate van deelname en de gewoonten.



Gemeenschapsservice. Is de service van betekenis en zichtbaar in de gemeenschap? Sponsort de club een van de Service-leiderschapsprogramma’s?



Kameraadschap. Let op de sociale activiteiten en manieren van communicatie; zorg dat de leden zich verbonden voelen.



Fondsenwerving. Is deze voldoende om de serviceprojecten van de club te bekostigen en om erkenning van de gemeenschap te krijgen?



Leiderschap. Onderzoek de planning voor de opvolging in clubbestuur en -commissies.



Groei ledental en vasthouden van leden. Neemt het ledental van de club toe? Vormen de leden een weerspiegeling van de diversiteit in de gemeenschap?



Strategisch plan. Stuurt dit de clubactiviteiten aan? Is het meetbaar?

32

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

President Het uitvoeren van de beoordeling De beoordeling van de club kan online worden uitgevoerd of met vragenlijsten op papier die onder de leden worden verspreid. ONLINE-VRAGENLIJSTEN. Elk clublid gaat naar www.KiwanisOne.org/ ClubExcellenceToolOnline. Na het invullen van de vragenlijst ziet het lid de score op basis van zijn/haar individuele antwoorden. De onlineversie van de Club Excellence Tool verschaft het lid én de club tips en hulpmiddelen voor verbetering van zwakke punten. De kaderleden van de club kunnen de collectieve antwoorden van de leden zien. VRAGENLIJSTEN OP PAPIER. Als uw club besluit de papieren versie van de Club Excellence Tool te gebruiken, kunt u een kopie downloaden op www.KiwanisOne.org, onder Grow Your Club (“Laat uw club groeien”). Alle leden leveren het ingevulde formulier met de individuele score in bij de commissie voor ledenzaken, die alle vragenlijsten verzamelt en de resultaten inventariseert en analyseert. De eindscore voor uw club is het gemiddelde van de individuele scores van alle leden die hebben deelgenomen aan de beoordeling. De Club Excellence Tool geeft aan hoe u de score moet berekenen en geeft d.m.v. terugkoppeling aan wat er in uw club kan worden verbeterd. De bevindingen en terugkoppeling van de Club Excellence Tool kunnen en moeten worden gebruikt voor de volgende stap in het evaluatieproces: hoe maak ik mijn club succesvol? Nu u weet wat er beter kan, kan uw club hulpmiddelen vinden om te veranderen van “goed” in “uitstekend” onder Hulpmiddelen voor leden op KiwanisOne.org, of u kunt bellen met de Kiwanis Hulplijn op 800-KIWANIS (gratis voor de VS en Canada), toest. 411 of (+)1-317-875-8755, toest. 411.

De beoordeling één keer uitvoeren: u krijgt een momentopname van de club. De beoordeling jaarlijks uitvoeren: u ziet wat de trend is.

De onlineversie van de Club Excellence Tool vindt u op www.KiwanisOne.org/ ClubExcellenceToolOnline, de versie om af te drukken op www.KiwanisOne.org onder Grow Your Club (―Laat uw club groeien‖).


33

President Verslag uitbrengen van de bevindingen Hier zijn enkele eenvoudige suggesties voor het mededelen van de resultaten aan de leden: 

Presenteer alle beoordelingsgegevens aan de raad van bestuur en de commissie voor ledenzaken. Bekijk de sterke en zwakke punten en de suggesties die de leden hebben aangedragen. Bespreek mogelijke strategieën voor het verbeteren van de kwaliteit van de club.



Geef de clubleden een samenvatting van relevante beslissingen en houd hen op de hoogte van verbeteringen, zodat ze zien dat er iets met hun inbreng wordt gedaan.



Leg de nadruk op de positieve bevindingen om de leden te laten voelen dat ze er goed aan hebben gedaan om Kiwanis-lid te worden. Noem ook de zaken die voor verbetering vatbaar zijn en vraag de leden om verdere suggesties.



Het uitgebreid herhalen van extreem negatieve uitkomsten versterkt de ontevredenheid. Het is beter ze kort te benoemen en er snel op in te gaan.

In contact blijven met de leden Naast de jaarlijkse clubbeoordeling zijn er nog andere manieren om het hele jaar door in contact te blijven met de leden. Hier zijn enkele suggesties: 

Informele vraaggesprekken. Neem de tijd voor informele vraaggesprekken met leden, om voortdurend te blijven controleren of de club voldoet aan hun behoeften en verwachtingen, of om suggesties op te doen voor nieuwe programma’s of projecten.



Afwezige leden. Leden die niet deelnemen aan de clubactiviteiten zijn een belangrijke bron van feedback. Mogelijk ervaart zo’n lid de club niet op een positieve manier. Als het lid het contact met de club eenmaal kwijt is, is de kans groot dat hij/zij de club verlaat. Probeer er in een informeel gesprek achter te komen of er iets is in de club waarmee hij/zij niet tevreden is, en doe er iets aan.



Uittreedinterviews. Voer een gesprek met een lid dat uit de club treedt. Hieruit kunnen problemen naar voren komen, waardoor het mogelijk wordt meer ledenverlies te voorkomen. Het uittreedinterview kan een gedrukte vragenlijst zijn of een persoonlijk gesprek.



Mystery guest. Laat een vriend die niemand van de clubleden kent, een clubbijeenkomst bezoeken. De manier waarop een buitenstaander uw club ervaart, kan verrassend zijn. En als de club aantrekkelijk blijkt, hebt u er misschien een nieuw lid bij.



Onderzoek op maat. Probeer erachter te komen wat de leden te zeggen hebben over specifieke aspecten van uw club. (Voorbeelden voor het opzetten van een onderzoek op maat vindt u op drie websites, waaronder deze: www.surveymonkey.com).

Presentie bij vergaderingen Vanwege de behoefte aan kameraadschap bij onze leden en om een hoog niveau van service aan onze gemeenschap te bieden, moeten de leden worden aangemoedigd de vergaderingen regelmatig bij te wonen. Bel Kiwanis Member Services (Ledenadministratie) voor meer informatie: 800-KIWANIS, toest. 411 (VS en Canada) of (+)317-875-8755, toest. 411, of e-mail: [email protected].

34

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Hulpbronnen Jaarvergadering van de club (verkiezingen kaderleden) Richtlijnen DATUM De jaarvergadering van de club wordt niet voor de eerste week van april en niet later dan de tweede week van mei gehouden (Standaardformulier voor clubstatuten, artikel XI, lid 5). DOEL Het kiezen van kaderleden en bestuursleden en het horen van de rapporten van de secretaris en penningmeester van de club. SCHEMA In de clubstatuten staat: De president benoemt ten minste vijf weken van tevoren een kandidatencommissie en maakt de namen van de leden bekend op een reguliere vergadering (XII, 3). De kandidatencommissie legt een kandidatenlijst voor aan de president, die op zijn beurt de lijst voorlegt aan de leden, twee weken voor de verkiezingen (XII, 4). Op dat moment (of eerder) zijn alle clubleden op de hoogte van de datum dat de jaarvergadering wordt gehouden. De president informeert naar kandidaten vanuit de vergadering tijdens een reguliere vergadering, ten minste één week voor de jaarvergadering (XII, 4). Op de dag van de jaarvergadering worden de verkiezingen gehouden (XII, 5-8). (Voor de verkiezingen herleest de president artikel XII in zijn geheel.) De president benoemt een verkiezingscommissie (om de stembiljetten uit te delen, in te zamelen en te tellen en de uitslag aan de president te melden) en zit de vergadering voor tijdens de verkiezingen. Het jaarlijks rapport van clubverkiezingen moet voor 1 juni zijn ingeleverd. DE KANDIDAATSTELLING 1. Door de kandidatencommissie President: “Wil de kandidatencommissie haar rapport nu overleggen?” Voorzitter van de kandidatencommissie: “De kandidatencommissie stelt de volgende kandidaten voor. Als president: Robert van Dam; als vicepresident...” (enz., voor alle te vervullen functies, in de volgorde zoals aangegeven in artikel VI, met als laatste de te kiezen bestuursleden). 2. Vanuit de vergadering President: “Robert van Dam is door de kandidatencommissie kandidaat gesteld voor de functie van president. Zijn er meer kandidaten voor de functie van president?” Lid: “Ik stel kandidaat: Sylvia van Laar.” President: “Sylvia van Laar is kandidaat. Zijn er meer kandidaten voor de functie van president?” Indien er geen kandidaten meer zijn: President: “Zo niet, dan is de kandidaatstelling voor de functie van president nu gesloten.” (Dezelfde procedure wordt gevolgd tot alle kandidaten vanuit de vergadering voor alle kader- en bestuursfuncties bekend zijn en de kandidaatstelling is gesloten.)


35

Jaarvergadering van de club (verkiezing kaderleden) Richtlijnen STEMPROCEDURE Als er voor een functie meerdere kandidaten zijn, bepaalt het standaardformulier voor clubstatuten (XII, 2): “Er wordt een geheime stemming gehouden en een cumulatieve stemprocedure is niet toegestaan.” De president maakt bekend welke functies er moeten worden vervuld en welke kandidaten er zijn. De kandidaten moeten een meerderheid van stemmen hebben om te worden gekozen. Als er een tweede stemronde nodig is, staat de procedure hiervoor beschreven in de statuten. Kiwanis-clubs kunnen aan ieder gerespecteerd lid de optie aanbieden om elektronisch of met stembiljetten te stemmen voor de jaarlijkse verkiezing van clubkaderleden. Wanneer er voor een bepaalde functie maar één kandidaat is, kan de president die kandidaat verkozen verklaren “met algemene instemming” of “bij hoofdelijke stemming.” 1. Met algemene instemming President: Maakt de functie en de kandidaat bekend. Bijvoorbeeld: “Als er geen bezwaren zijn, verklaart de voorzitter Heleen Kort verkozen tot president.” 2. Bij hoofdelijke stemming President: “Iedereen die voor Heleen Kort als president is , zegt “voor”. Iedereen die daartegen is, zegt “tegen”. De voorstemmers zijn in de meerderheid; Heleen Kort is gekozen als president.” Indien er geen verdere kandidaten vanuit de vergadering zijn aangedragen, kan de gehele kandidatenlijst die is voorgedragen door de kandidatencommissie in één keer worden gekozen. In ieder geval geldt dat: “alleen de aanwezige actieve, geprivilegieerde en seniorleden van goede naam mogen stemmen. Er mag niet bij volmacht of per brief worden gestemd.” Ereleden hebben geen stemrecht. Let op: Afhankelijk van uw eigen statuten, moet de secretaris ofwel (1) worden gekozen op deze jaarvergadering, ofwel (2) worden gekozen binnen een week na de jaarvergadering door de kader- en bestuursleden die de raad van bestuur vormen in het volgende jaar. (Zie XII, 7 en de verklarende “optie” bij XII, 1.)

36

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Hulpmiddelen Conferentie van de president van de club Tijdsbestek Uit te voeren tijdens de eerste of tweede reguliere clubvergadering in oktober.

Onderwerpen Dankwoord voor de onmiddellijk voorgaande (aftredende) president en het aftredende team van leidinggevenden. Introduceer het nieuw aangetreden team van leidinggevenden in de club:  Kaderleden 

Raad van bestuur



Commissievoorzitters



Speciaal aangestelden (redacteur van de nieuwsbrief, speciale adviseur van de president, public relations enz.)

Deel de namenlijst van de leden van de club uit. Deel de clubstatuten uit en herlees ze. Deel mee wat de voornaamste doelen van de club zijn voor het komende jaar en wat er van de leden wordt verwacht om er een goed clubjaar van te maken. Laat de commissievoorzitters en anderen meedelen welke evenementen of speciale gebeurtenissen er op korte termijn zijn gepland.


37

Conferentie van de president van de club Voorbeeldagenda Bericht: Stel een tijd en een plaats vast voor de bijeenkomst en ga na of alle gekozen en benoemde functionarissen aanwezig kunnen zijn. Plaats van de conferentie_________________________

Datum___________

Tijd____________

TIJD

AGENDAPUNT

PRESENTATOR

TOEGEWEZEN TIJD

____________

Opening

_______________

_______________

____________

Actueel overzicht van komend jaar (cluborganisatie, plannen)

Nieuwe president

_______________

Meedelen van doelen en plannen van club, divisie en district

Nieuwe president

_______________

Dankwoord voor de voorbereiding van deze conferentie en het komende jaar, door nieuw gekozen en benoemde clubfunctionarissen

Nieuwe president

_______________

____________

Rapport van de secretaris en discussie (herlezen statuten, rapporten, prijzen; uitdelen kalender met komende evenementen, activiteiten en deadlines)

Nieuwe secretaris

_______________

____________

Rapporten van clubkaderleden en aangestelden (doornemen van taken/verantwoordelijkheden van alle kaderleden/benoemden, commissiedoelen, actieplannen)

_______________

_______________

____________

Rapport penningmeester en discussie (service op dit moment, administratieve rekeningen nieuwe penningmeester, voorlopige begroting met inkomsten/uitgaven)

_______________

_______________

____________

Vastleggen schema’s (bestuurs- en commissievergaderingen, deadlines voor commissierapporten)

_______________

_______________

____________

Nieuwe zaken

_______________

_______________

____________

Rondvraag

_______________

_______________

____________

Sluiting

_______________

_______________

38

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Hulpmiddelen Vergadering raad van bestuur Voorbeeldagenda Afroepen van de namen Rapport van de secretaris van de club  Notulen 

Correspondentie



Goedkeuring te betalen facturen

Rapport van de penningmeester  Administratieve en servicerekeningen Rapport van commissie voor ledenzaken  Voorstel nieuwe leden 

Opzeggingen



Bekijken namenlijst

Andere commissierapporten

Nog af te handelen zaken (maak vooraf een lijst)

Nieuwe zaken

Beoordeling van de club (discussie/suggesties voor positieve aanpassingen in de club) Aanwezigheid Lidmaatschap Clubvergaderingen Fondsenwerving Financiën

Nieuwsbrief van de club Oprichting nieuwe clubs Contact tussen clubs onderling Kiwanis-opleidingen Public relations

Builders Club Key Club Circle K Aktion Club Kiwanis Kids

Key Leader Doelen van de president Service aan de gemeenschap Functioneren van commissies

Divisiezaken Districtszaken Internationale zaken


39

Clubvergadering Protocol Volgens het Kiwanis-protocol worden vergaderingen gehouden in overeenstemming met algemeen geaccepteerde normen voor goede manieren, waardigheid, wellevendheid en respect voor alle deelnemers.   

 



 



Leden worden bij aankomst begroet. De vlaggen, het banier, de bel, de voorzittershamer, de naamkaartjes (ook voor gasten) en de katheder staan klaar. Audiovisuele hulpmiddelen zijn voor de vergadering getest. Bezoekende Kiwanis-leiders (gouverneur, luitenant-gouverneur enz.) nemen plaats aan de hoofdtafel, indien van toepassing, en worden tijdens de vergadering eenmaal verwelkomd (dus niet door elke deelnemer aan het programma opnieuw). Indien een club de districtsgouverneur of luitenantgouverneur uitnodigt, vergoedt de club al hun onkosten met uitzondering van reiskosten. Maaltijden voor gasten worden voorafgaand aan hun komst geregeld. In veel Kiwanis-clubs is het gebruikelijk dat de leden gaan staan en applaudisseren wanneer hun luitenant-gouverneur of gouverneur, een lid van het Kiwanis International-bestuur, een voorgaande president van Kiwanis International of een andere vooraanstaande Kiwaniër wordt geïntroduceerd. Als zowel de districtsgouverneur als de luitenant-gouverneur van de gastclub aanwezig is bij de clubvergadering, introduceert de president de luitenant-gouverneur en deze op zijn beurt de gouverneur. Verder worden geïntroduceerd delegaties van zusterclubs, bezoekende Kiwaniërs, potentiële leden, vertegenwoordigers van gesponsorde programma’s en andere gasten. De president stelt een standaardagenda op met vermelding van tijden; hij weet wie er aan het woord komt, laat alle deelnemers weten wat hun taak is en zorgt dat de vergadering op tijd begint en eindigt (p. 27). De president bedankt namens de club voor de prestaties van personen en commissies.

SPREKERS  Zorg dat sprekers op de hoogte zijn van:  datum, tijd en plaats van de vergadering  verzoeken m.b.t. de inhoud van de toespraak  het geschatte aantal toehoorders  de agenda, de tijd die beschikbaar is voor de toespraak en de sluitingstijd  welke hulpmiddelen er beschikbaar zijn (katheder, scherm enz.)  Controleer spelling en uitspraak van de naam van de spreker en vraag om een cv voor publiciteitsdoeleinden en introductie.  Een daartoe aangewezen lid begroet de spreker en introduceert hem bij de president en andere leden. De spreker krijgt een gasten- of sprekersnaamkaartje en een plaats aan de hoofdtafel.  Vooraf wordt de spreker kort voorgesteld. Als dank krijgt hij een certificaat, een abonnement op het KIWANIS-magazine of een ander klein aandenken. De leden stellen zichzelf op informele wijze voor en bedanken de spreker na afloop. Na enige dagen stuurt de club een bedankbriefje.  Leden die de toespraak niet (in zijn geheel) kunnen bijwonen, verontschuldigen zich bij de spreker voor hun vertrek. Zij zitten achterin de zaal om onopvallend te kunnen vertrekken.  In veel clubs wordt staand geapplaudisseerd als er een spreker wordt geïntroduceerd of bij het einde van de presentatie.

40

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Hulpmiddelen Clubvergadering Voorbeeldagenda VERANTWOORDELIJKE PERSOON

BEGINTIJD

EINDTIJD

____________________

____________

___________

Introducties (Bezoekende districts- en divisiekaderleden, nieuwe leden, zusterclubs, andere gasten)

____________________

____________

___________

Ingekomen mededelingen

____________________

____________

___________

Aankondigingen  Acties van bestuur  Projecten  Vergaderingen

____________________ ____________________ ____________________

____________ ____________ ____________

___________ ___________ ___________

Rapporten van commissievoorzitters

____________________

____________

___________

____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________

____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________

___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

____________________

____________

___________

Presentaties  Certificaten en andere prijzen

____________________

____________

___________

Eén minuut voor opleiding

____________________

____________

___________

____________________ ____________________ ____________________

____________ ____________ ____________

___________ ___________ ___________

____________________

____________

___________

____________________

____________

___________

Openingsceremonie (Bv. een inspirerende gedachte of een eenvoudig woord van welkom.)

Ledenzaken  Inwijdingsceremonie  Ontvangen prijzen  Publiciteit in de pers  Verjaardagen  Jubilea  Clubresultaten  Welkom aan bezoekers, dank voor hun aanwezigheid

Programma  Introductie  Programma  Bedankjes  Dankwoord aan bezoekers voor aanwezigheid Sluiting


41

Kennismaking nieuwe leden Voorbeeld van draaiboek Dit is slechts een voorbeeld. Wees u ervan bewust dat de inwijding van een nieuw lid een waardevolle ervaring hoort te zijn. In deze ceremonie ligt de nadruk op het belang van de persoonlijke inzet van het nieuwe lid en op de betekenis van het Kiwaniër-zijn. PRESIDENT: Kiwanis is zo’n goede organisatie, dat iedereen er eigenlijk bij zou moeten willen horen. We willen Kiwanis met anderen delen; er is geen betere manier om dat te laten zien dan door het verwelkomen van een nieuw lid in onze club. Iedere maand verwelkomt Kiwanis International ongeveer 2.900 nieuwe leden in de 70 landen waar we actief zijn. Vandaag zijn we ___________ _______________ (Kiwaniër die nieuw lid sponsort) erkentelijk dat hij/zij zijn/haar “K” wil delen met ons nieuwste lid, __________________________ (nieuw lid). De inwijdingsceremonie zal worden geleid door _________________________ (inwijder), _______________________________ (informatie over de inwijder: voormalig clubpresident, luitenantgouverneur enz.). Ik verzoek de genoemde personen naar voren te komen. INWIJDER: We zijn _____________________________ (Kiwaniër die nieuw lid sponsort) dankbaar dat hij ons nieuwe lid wil sponsoren. _________________________ (sponsor), wil jij/wilt u __________________________ (nieuw lid) voorstellen aan zijn/haar mede-Kiwaniërs? SPONSOR: Dank u. Vol trots stel ik u ons nieuwste lid voor: _____________________ (nieuw lid). Hij/zij woont in ___________________ (woonplaats). Hij/zij en __________________ (echtgeno(o)t(e), indien van toepassing) hebben ________ (aantal) kinderen. ___________________________________ (nieuw lid) komt oorspronkelijk uit ______________________ en volgde zijn/haar opleiding aan _____________________ ____________ (naam school). Hij/zij werkt als __________________ (beroep) bij _____________________ (werkgever). Hij/zij interesseert zich in het bijzonder voor ________________________________________. Het verheugt mij zeer dat ik zijn/haar sponsor ben. INWIJDER: _________________________ (nieuw lid), door de overhandiging van dit Officiële Lidmaatschapscertificaat verwelkom ik u, mede namens alle leden, als lid van de Kiwanis-club van__________________________ ____________________________________. (Inwijder overhandigt lidmaatschapscertificaat aan nieuw lid.) PRESIDENT: Wij heten u welkom in deze wereldwijde organisatie van vrijwilligers die zich inzetten voor het veranderen van de wereld, één kind en één gemeenschap per keer. Wil jij/wilt u, _____________________________ (sponsor), deze speld op de revers van ___________________ (nieuw lid) bevestigen? (Sponsor speldt de “K”, die hij/zij vandaag heeft gedragen, bij het nieuwe lid op.) _______________________ (sponsor), de club bedankt je/u voor de bereidheid om de waarden van service en kameraadschap in Kiwanis International te delen met een ander. Een nieuw lid voor onze club betekent nieuwe ideeën, nieuw enthousiasme, meer kameraadschap—en meer service. (Als er een teken van erkentelijkheid is voor de sponsor, kan dat nu worden overhandigd.)

42

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Vandaag hebben we een nieuw lid opgenomen in onze club. Laten we, ten teken dat ook wij ons zullen houden aan onze verplichtingen tegenover hem/haar, gaan staan en ______________________________ (nieuw lid) verwelkomen in onze club! (Applaus) We vragen nu aan __________________________________ (nieuw lid) en ______________________ (sponsor) of ze naar de ingang willen gaan om hen de gelegenheid te geven zich tijdens de pauze aan ons voor te stellen. Dank u!


43

Hulpmiddelen Installatie van clubkaderleden Werkblad / te regelen zaken Te houden eind september of begin oktober. VERANTWOORDELIJKE PERSOON

Voorbereidingen     

Plan de begroting. Spreek datum af met luitenant-gouverneur. Kies en huur een locatie. Regel maaltijden en muziek o.i.d. Bestel speldjes en onderscheidingen.

__________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________

Programmaboekjes    

Ontwerp het programmaboekje. Bepaal en bestel de benodigde hoeveelheid. Neem programmaboekjes mee naar locatie. Deel programmaboekjes uit.

__________________________ __________________________ __________________________ __________________________

Deelnemers  Maak een lijst van eregasten.  Maak een lijst van aftredende en nieuw aangetreden kader- en bestuursleden (let ook op uitspraak naam).  Nodig echtgenoten en andere speciale gasten uit: voorzitters en adviseur(s) van Circle K, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids of Aktion Clubs.  Bevestig de aanwezigheid en reserveer voor verwachte aanwezigen.

__________________________ __________________________ __________________________ __________________________

Tafelschikking  Volg de traditie van de club wat betreft de tafelschikking. In het algemeen zitten de nieuwe en aftredende president, de luitenant-gouverneur (of andere kaderleden die de installatie uitvoeren), degene die de opening verzorgt, de ceremoniemeester en de sprekers (indien aanwezig) aan de hoofdtafel. Als er echtgenoten zijn uitgenodigd, zitten de echtgenoten van bovengenoemden ook aan de hoofdtafel.  Reserveer plaatsen voor de eregasten met kaartjes.  Maak en plaats naamkaartjes op de hoofdtafel.

__________________________

__________________________ __________________________

Decoratie  Bestel bloemstukken voor de tafels.  Haal de decoraties op en plaats ze.

44

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

__________________________ __________________________

Installatie van clubkaderleden Voorbeeldagenda VERANTWOORDELIJKE PERSOON Opening van de vergadering

__________________________

Welkom

__________________________

Introductie hoofdtafel

__________________________

Introductie andere gasten

__________________________

Introductie muziek o.i.d.

__________________________

Speciale presentaties

__________________________

Woord van dank aan aftredende bestuurs- en kaderleden Woord van dank aan onmiddellijk voorgaande (uittredende) president Prijzen en dankwoord voor behaalde resultaten Installatie

__________________________

Nieuwe bestuursleden Secretaris Penningmeester Vicepresident President-elect President

Bedankjes

__________________________

Pauze

__________________________

Betaling van onkosten

__________________________

Evaluatie

__________________________


45

Hulpmiddelen Installatie van clubkaderleden Voorbeeld van draaiboek Bedank aftredende bestuurs- en kaderleden die het komende jaar geen andere functie vervullen. Het kaderlid dat de installatie verzorgt, vraagt deze personen op te staan. Hij bedankt hen voor hun leiderschap in de club gedurende het afgelopen jaar. Het publiek wordt gevraagd hen te bedanken met applaus. Voorbeeldtekst: (Vraag de onmiddellijk voorgaande (uittredende) president naar voren te komen.) “Binnen Kiwanis bestaat de goede gewoonte dat de onmiddellijk voorgaande president nog één jaar doorgaat als lid van de raad van bestuur. Uw ervaring als chief executive officer, het afgelopen jaar, stelt u in staat hulp te bieden, niet alleen aan uw opvolger, maar aan de gehele club door uw lidmaatschap van de nieuwe raad van bestuur. Het is me een genoegen u de speld van “oud-president” te mogen aanbieden en u daarmee op te dragen nog een jaar uw bijdrage te blijven leveren als bestuurslid. Gefeliciteerd met de staat van dienst die u hebt opgebouwd in het afgelopen jaar.” Voorbeeldtekst: (Vraag de nieuwe bestuursleden naar voren te komen.) “De raad van bestuur van een club bestaat uit u, de gekozen bestuursleden, en de kaderleden. De raad van bestuur handelt het merendeel van de clubzaken af; u hebt dus een enorm grote verantwoordelijkheid. U bepaalt het beleid en de activiteiten van de club, u keurt de begroting goed en alle facturen, wint advies in bij commissies en hebt de algehele leiding van de club. Ik ben ervan overtuigd dat u deze verantwoordelijkheden graag zult accepteren, om ervoor te zorgen dat dit het beste jaar wordt in de geschiedenis van de club. Met veel plezier installeer ik ieder van u officieel als bestuurslid van deze club.” Voorbeeldtekst: (Vraag de nieuwe secretaris naar voren te komen.) “De man op de achtergrond in Kiwanis is de secretaris van de club. Uw taak in het clubgebeuren: het regelen van club- en bestuursvergaderingen, het maken van rapporten, het innen van contributie, het beantwoorden van correspondentie en het bijhouden van dossiers, is uitermate belangrijk voor het goed functioneren van de club. Het belang van de clubsecretaris kan moeilijk worden overschat. Een succesvolle Kiwanis-club zonder een betrokken en efficiënte secretaris bestaat niet. Hierbij installeer ik u officieel als secretaris van deze club.” Voorbeeldtekst: (Vraag de nieuwe penningmeester naar voren te komen.) “U bent gekozen als penningmeester, een functie waarbij niet alleen absolute integriteit hoort, maar ook kennis van financiële zaken. Het is uw taak de gelden van de club te storten en daarmee betalingen te verrichten op last van de raad van bestuur. U brengt op iedere bestuursvergadering en op alle andere momenten dat de president of het bestuur daarom verzoeken, verslag uit van de financiële zaken van de club. Ik installeer u officieel als penningmeester van deze club, in de wetenschap dat u het in u gestelde vertrouwen niet zult schaden.” Voorbeeldtekst: (Vraag de vicepresident naar voren te komen.) “Als eerstvolgende die aan de beurt is om president te worden, bent u potentieel alles wat de president ook is. U voert de taken van de president uit in zijn afwezigheid. Daarom vraag ik u alle opmerkingen die worden gericht aan de nieuwe president, te beschouwen alsof ze ook aan u gericht zijn. Ik installeer u officieel als vicepresident van deze club.” (Als de club meer dan één vicepresident heeft, moeten deze opmerkingen worden aangepast.)

46

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Voorbeeldtekst: (Vraag de president-elect naar voren te komen.) “U bent gekozen om uw club volgend jaar te leiden. Net als aan de vicepresident vraag ik u alle opmerkingen die worden gericht aan de nieuwe president, te beschouwen alsof ze ook aan u gericht zijn. Houd bij de planning van activiteiten in uw leven rekening met de toekomstige leidende rol in uw club die u hierbij accepteert. U gaat binnen afzienbare tijd al deelnemen aan de club-leiderschapstraining en u gaat divisieen districtsvergaderingen bijwonen. Hierbij installeer ik u officieel als president-elect van deze club.” Voorbeeldtekst: (Vraag de president naar voren te komen.) “U bent gekozen in het hoogste ambt dat uw club u kan verlenen. Het is een eervol ambt, maar ook een met grote verantwoordelijkheden. Het succes van uw club hangt voor een groot deel af van het leiderschap dat u toont bij het leiden van club- en bestuursvergaderingen en bij het adviseren en inspireren van uw commissies. U hebt de hulpmiddelen en de opleiding die bedoeld zijn om deze club te besturen als chief executive officer, maar ik wil nogmaals de nadruk leggen op enkele aspecten van het Kiwanis-clubleiderschap. U zult vele ideeën aandragen voor het totaalprogramma van de club, maar laat u niet uit het veld slaan als niet alle ideeën worden geaccepteerd. Uw medebestuurs- en –kaderleden en de commissievoorzitters hebben ongetwijfeld ook vele uitstekende ideeën die het beschouwen waard zijn. Neem de verantwoordelijkheden van uw medebestuurders en commissievoorzitters niet over, maar inspireer ieder van hen om het beste te geven wat hij of zij te bieden heeft. Ten slotte wil ik u met klem vragen het als uw taak te zien de club te verbeteren, deze waardevoller te maken voor de leden en voor de gemeenschap. Hierbij installeer ik u officieel als president van deze club, en ik hoop van harte dat het komende jaar uw stoutste verwachtingen zal overtreffen.” CONCLUSIE “Ik wens de club geluk met de uitstekende bestuurders die vandaag zijn geïnstalleerd en wens hen en uw club een zeer succesvol jaar toe. U bent verzekerd van de volledige medewerking van en ondersteuning door de leiding en commissievoorzitters op divisie-, districts- en internationaal niveau.” NB.: Het komt voor dat omwille van de tijd slechts een korte installatieceremonie mogelijk is. In dat geval kan het volgende dienen als voorbeeld, eventueel aangepast door degene die de installatie verricht: Dankwoord aan aftredende bestuursleden en kaderleden die het komende jaar geen andere functie gaan bekleden. (Maak gebruik van voorgaande suggesties voor ceremonies.) Dankwoord aan onmiddellijk voorgaande (uittredende) president. (Maak gebruik van voorgaande suggesties voor ceremonies.) Installatie van nieuwe kaderleden en bestuursleden. (Als de ruimte het toelaat, vraag deze personen dan om naar voren te komen zodat het publiek hen beter kan zien.) “Hierbij verklaar ik ieder van u officieel geïnstalleerd in de functie waartoe u bent gekozen. Ik wens de club geluk met de uitstekende bestuurders die vandaag zijn geïnstalleerd en wens hen en uw club een zeer succesvol jaar toe. U bent verzekerd van de volledige medewerking van en ondersteuning door de leiding en commissievoorzitters op divisie-, districts- en internationaal niveau.”


47

NOTITIES

48

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

LUITENANT-GOUVERNEUR Uw mede-Kiwaniërs hebben u gekozen voor een van de belangrijkste leidende posities in uw district. U gaat o.a. clubkaderleden opleiden, clubs helpen om hun ledental een zetje te geven, nieuwe clubs ontwikkelen en de mate van betrokkenheid en het moreel van de clubleden verhogen. De effectiviteit waarmee u uw taken uitvoert, is een belangrijke factor voor het gezond en vitaal houden van de clubs in uw divisie, en dus van Kiwanis International.

Er zijn veel manieren om vooruit te komen, maar slechts één om stil te blijven staan. —Franklin D. Roosevelt, 32e president van de Verenigde Staten

Meer hulpmiddelen online op www.KiwanisOne.org


49

L U I T EN A N T - G O U V E R N E U R Zoals de clubpresident de leider van de club is, zo is de luitenant-gouverneur de leider van de divisie. Hij heeft verschillende verantwoordelijkheden tegenover presidenten en clubs. FUNCTIE: Luitenant-gouverneur ONDERSTEUND DOOR: Kiwanis districtsbestuur en districtsgouverneur SAMENVATTING VAN TAKEN: Als leider van het district vergroot hij het bereik van Kiwanis door nieuwe Kiwanis-clubs op te richten en de clubs te helpen nog waardevoller te zijn voor zijn leden. FUNCTIE-EISEN: Bewezen leiderschapskwaliteiten hebben en in staat zijn om:  Vrijwilligers te motiveren en te inspireren  Aan tijdmanagement te doen  Relaties te onderhouden met leidende personen in de clubs en in de gemeenschap  De clubpresidenten aan te moedigen, te steunen, te coachen en te adviseren  Zijn energie op de doelen te richten  Leiding te geven door middel van het goede voorbeeld  Veranderingen te faciliteren  Met Microsoft Office software te werken VERANTWOORDELIJKHEDEN: De doelen van het district ondersteunen.  Verantwoordelijk zijn voor het behalen van de beoogde ledengroei in de divisie. De ledengroei in het district specifiek opstuwen door te focussen op het oprichten van nieuwe Kiwanis-clubs en het helpen van bestaande clubs bij de werving en het vasthouden van leden.  Zorgen dat het clublidmaatschap als aantrekkelijk wordt ervaren door nieuwe en bestaande leden.  Tijd en middelen investeren in die clubs die de potentie hebben om de beste resultaten te bereiken.  Evalueren, coachen, steunen en op een positieve manier versterken van de Kiwanis-clubs in de divisie.  Coördineren van de assistentie bij het communiceren met het TAG-leden/groeiteam, het districtsbestuur en Kiwanis International. Het dienen als leider in het district door de visie/boodschap van Kiwanis International en het district uit te dragen naar de clubs, en de leden aan te zetten tot actie.  Zorgen dat de deelname aan de trainingssessies voor clubleiderschap hoog is.  Spreken namens het district en boodschappen opstellen die positief, persoonlijk en inspirerend zijn.  Regelmatig communiceren met de clubpresidenten. Gelegenheid bieden voor persoonlijke ontmoetingen door productieve divisieraadsvergaderingen in te plannen.  Ondersteunen van opvolgingsplanning, door te zorgen voor een naadloze overgang tussen voorgaande, huidige en opvolgende bestuurders. In de raad van bestuur van het district dienen als schakel tussen de clubs en het district.

50

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Leiderschapstraining voor clubs

DOEL De nieuwe leidinggevenden voorbereiden op het succesvol vervullen van hun verantwoordelijkheden. VERANTWOORDELIJKE PERSOON Luitenant-gouverneur-designatus en een gecertificeerde Kiwanis-instructeur WIE MOET ER DEELNEMEN Nieuw aantredende clubpresidenten en –secretarissen moeten deelnemen. Als een van hen niet aanwezig is bij de trainingsconferentie, regelt de luitenant-gouverneur-designatus een individuele training voor deze persoon. De eerste divisieraadsvergadering wordt geleid door de luitenant-gouverneur-elect tijdens de werklunch die deel uitmaakt van de sessie. TIJDSBESTEK De sessie wordt gehouden in mei of juni; eventuele individuele inhaalsessies moeten zijn afgerond voor 1 oktober. HULPMATERIAAL Lesmateriaal voor instructeurs en deelnemers aan de clubleiderschapstraining van Kiwanis International; daarnaast kan het district nog ander materiaal ter beschikking stellen. DOCENTEN Gecertificeerde Kiwanis-instructeurs, die door uw district zijn geselecteerd en door Kiwanis International zijn opgeleid om de luitenant-gouverneurs-designatus te assisteren bij het aanbieden van dit trainingsprogramma in alle divisies. BENODIGDHEDEN U hebt nodig: een flip-over, stiften, een overheadprojector en een scherm, en mogelijk ook een videorecorder, dvd-speler, laptop en/of lcd-projector. OPSTELLING De ideale opstelling voor maximale deelname is een tafelschikking waarbij de deelnemers elkaar kunnen aankijken, wat de interactie ten goede komt.


51

PLANNING  Stel een datum, tijdstip en locatie vast in overleg met de Kiwanis-instructeur.  Organiseer een voorbereidende vergadering met de gecertificeerde instructeur en eventuele andere docenten, ten minste drie tot vier weken voor de sessie. Bespreek welke onderwerpen er aan de orde moeten komen en bestudeer opnieuw de volgorde van de presentatie, zoals beschreven in het lesmateriaal voor clubleiderschapstraining.  Stuur uitnodigingen met een antwoordkaart aan alle deelnemers, ten minste één maand voor de trainingssessie.  Plan, als de tijd het toelaat, nog een ontmoeting met de instructeurs om het schema nog een laatste keer te bekijken.  Bel de uitgenodigde deelnemers een week voor de trainingssessie op als herinnering.

52

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Evaluatie van clubs en besturen

Naast het houden van toespraken en het leiden van discussies tijdens officiële bezoeken of bestuursvergaderingen, vult de luitenant-gouverneur ook evaluatieformulieren in, waarvan hij kopieën naar het districtskantoor stuurt. De belangrijkste zaken waaraan aandacht wordt besteed: 

Clubvergadering  Locatie  Ontvangst  Verloop van vergadering  Kameraadschap  Planning van programma





Speciale terreinen  Jonge kinderen eerst (Young Children: Priority One): plannen, behaalde resultaten en mate van betrokkenheid van de club  Service-leiderschapsprogramma’s (Kiwanis Kids, Builders Clubs, Key Clubs, Circle K International, Aktion Clubs en Key Leader)  Vertegenwoordiging op districts- en internationale conventies  Revisie van clubstatuten  Officiële oprichting van clubs  Liefdadigheidsfonds



Verzoeken om materiaal van clubs



Speciale aanvullende informatie voor gouverneur, districtssecretaris en districtscommissies

Bestuursvergadering  Aanwezigheid  Het zich houden aan begroting, naleven van statuten  Commissieactiviteiten  Bijhouden van dossiers  Tijdslimieten voor rapporten en betalingen

Actieplan van de divisie Om doeltreffend te zijn, moeten leiders een goed beeld hebben van de verantwoordelijkheden en verwachtingen die bij hun functie horen met betrekking tot Kiwanis International, het district en de clubs. De luitenant-gouverneur moet een duidelijke visie tonen voor het komende jaar door het ontwikkelen van doelstellingen voor de divisie. Alle doelstellingen moeten specifiek omschreven en haalbaar zijn; alle stappen moeten zijn beschreven met het bijbehorende tijdsschema. Duidelijk moet zijn welke persoon of personen verantwoordelijk is/zijn voor elke stap, en de te nemen stappen en de verantwoordelijkheden moeten worden meegedeeld aan eenieder die een rol speelt bij het behalen van het doel.


53

Een concept van het divisie-actieplan, inclusief doelen, stappen en tijdsschema, moet worden uitgedeeld tijdens de voorbereidende divisieraadsvergadering tijdens de trainingssessie voor de clubleiderschapstraining. Na discussie en onderhandelingen wordt er een definitief actieplan opgesteld en uitgedeeld aan alle club- en divisieleiders. Dit kan dienen als basis voor de regelmatige voortgangscontrole bij de verantwoordelijken door de luitenant-gouverneur. Daarnaast stellen de president, de clubkaderleden en alle commissies en speciaal aangestelden doelen vast voor het komende jaar, die iedere week op hun voortgang worden bekeken. Een kopie van deze doelen gaat voor 1 oktober naar de luitenant-gouverneur. INFORMATIEBRONNEN De eerste stap bij het stellen van een doel is het verzamelen en ordenen van informatie. Informatiebronnen kunnen zijn: de Club Excellence Tool (Uitblinkprogramma voor clubs), de gemeenschapsanalyse, het clubarchief, criteria voor het winnen van een prijs, districts- en divisiedoelen voor clubs en het advies van de huidige kaderleden.

54

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Voorlopige evaluatie van clubs door de luitenant-gouverneur (Moet in juli zijn afgerond voor alle clubs binnen de divisie.) Uw succes als luitenant-gouverneur hangt uiteindelijk af van het succes dat elke afzonderlijke club in de divisie heeft bij het verhogen van kwantiteit en kwaliteit van het ledental, en van de verleende service tijdens het administratieve jaar. U bent in staat clubs te helpen groeien, te stimuleren om betere service aan de gemeenschap te verrichten en beter in te springen op de behoeften van hun leden. Daarvoor is het nodig dat u zo snel mogelijk de sterke en zwakke punten van iedere club ontdekt. Bouw een positieve, hulpvaardige relatie op met de nieuwe clubpresidenten en handhaaf die relatie het hele jaar door.

Aanwijzingen 1.

2. 3.

Bespreek alle afzonderlijke clubs met de luitenant-gouverneur. Neem notitie van de indruk die de luitenant-gouverneur heeft van de bijzonder sterke punten en de gebieden waarop aanmerkelijke verbeteringen nodig zijn. Vraag de luitenant-gouverneur om kopieën van de maandelijkse rapporten van alle clubs (oktober– april). Let op positieve en negatieve trends bij ieder van de clubs. Neem contact op met de president-designatus van iedere club. Geef hen uw postadres, telefoonnummer(s) en e-mailadres. Zeg hen niet te schromen om u te bellen als u ergens mee kunt helpen. Vraag naar hun indrukken wat betreft de huidige status van clubs, de sterke kanten van clubs en de grootste uitdagingen voor het komende jaar. Leg deze opmerkingen vast. Moedig de presidentdesignatus aan een specifiek actieplan te ontwikkelen voor gebieden waarop verbetering nodig is (bv. het ontbreken van een nieuwsbrief bij een club, slechte sprekers op clubavonden, gebrek aan variatie).


55

Benoeming van een divisie-leiderschapsteam

Om succes te hebben als leider van de divisie, hebt u hulp van anderen nodig. Delegeer specifieke taken aan consciëntieuze, verantwoordelijke Kiwaniërs in de divisie. Wees duidelijk over wat u wilt en wanneer, en houd de resultaten met regelmaat op positieve, bemoedigende wijze in de gaten. Sommige sleutelposities liggen vast in districtsbeleid of divisietradities. Andere kunnen worden ingevuld op basis van uw analyse en creatieve ideeën om tot een productief en succesvol jaar te komen. Bespreek de vereiste en wenselijk geachte leiderschapsposities in de divisie met de huidige luitenant-gouverneur, voorgaande luitenant-gouverneurs en anderen van wie u het advies waardevol vindt. Mogelijke benoemingen binnen de divisie zijn: divisiesecretaris, redacteur van de nieuwsbrief, coördinator voor het bezoek van de gouverneur, coördinatoren voor ieder van de vereiste vaste clubcommissies, divisievoorzitter voor gesponsorde programma’s en een voorzitter voor Jonge kinderen eerst (Young Children: Priority One). Bepaal voor elke positie de specifieke verantwoordelijkheden, de taken die nodig zijn om die verantwoordelijkheden te vervullen, wanneer ieder van de taken moet zijn volbracht en de persoonlijke eigenschappen die nodig zijn voor succes. Benader de persoon van uw keuze, geef uitleg over de positie en haal hem over om die aan te nemen.

56

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Het plannen en managen van divisiegroei

De luitenant-gouverneur is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Kiwanis binnen de divisie gedurende het lopende jaar. In het bijzonder moet elke luitenant-gouverneur de ledengroei in de bestaande clubs in de gaten houden en stimuleren, en solide nieuwe clubs helpen oprichten waar dat mogelijk is. Om groei binnen de divisie te garanderen kunt u deze stappen voorbereiden: Voor het jaar begint 1.

2.

3. 4.

Ga naar de trainingssessies voor luitenant-gouverneurs over groei en nieuwe clubs. Raak vertrouwd met het Handboek voor lidmaatschapsontwikkeling (Membership Development Manual) en materiaal met betrekking tot het oprichten van nieuwe clubs, verstrekt door het kantoor van Kiwanis International. Vraag naar de evaluatie van de huidige luitenant-gouverneur betreffende de ledencondities van iedere club en kansen om nieuwe clubs op te richten. Bespreek de doelen voor ledengroei en de steun voor nieuwe clubs binnen de divisie met de nieuwe kaderleden van alle clubs. Let vooral op clubs die recent zijn opgericht. Stel potentiële locaties voor nieuwe clubs vast en help deze clubs in de opbouwfase. Bedenk hoe u de prioriteiten van de divisie op het gebied van groei en vooruitgang gedurende het jaar aan de clubleiders en –leden wilt overbrengen. Maak gebruik van:  Trainingssessies  Nieuwsbrieven van de divisie  Officiële club- en bestuursbezoeken


57

Luitenant-gouverneur Gedurende het administratieve jaar 1. 2. 3.

4. 5.

Richt een nieuwe, solide Kiwanis-club op en blaas een kleine club nieuw leven in gedurende het eerste halfjaar (oktober–maart). Zorg dat de speciale ondersteuning voor pas opgerichte clubs (binnen de afgelopen 12 maanden) blijft doorgaan. Geef leiding door het goede voorbeeld: toon uw betrokkenheid door persoonlijk deel te nemen aan specifieke groeiactiviteiten. Ga door met de communicatie over de groeien voortgangsprioriteiten van de divisie. Zet clubs en personen die hun doel wat betreft groei hebben bereikt, in het zonnetje. Haal aan het begin van het jaar als sponsor een nieuw lid binnen in uw eigen club. Geef adviezen aan uw opvolger over de groei van de divisie in het volgende administratieve jaar.

Mogelijkheden voor het stellen van doelen

        

58

Verhoog de impact op de gemeenschap Netto ledengroei van ___ procent ( ___ leden) Opbouw en ontwikkeling van nieuwe clubs Oud-leden van CKI en Key Club en ouders van deelnemers aan gesponsorde programma’s als toekomstige leden Wegwijs maken van alle nieuwe leden Vasthouden van bestaande leden Op regelmatige basis erkentelijkheid tonen aan alle leden voor hun verrichtingen Groei van gesponsorde programma’s zoals Kiwanis Kids, Builders Clubs, Key Clubs, CKI, Aktion Clubs en Key Leader (indien van toepassing) Positieve publiciteit in de gemeenschap

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Divisieraad Doel Kiwanis International stimuleert alle luitenant-gouverneurs om een divisieraad op te richten. Door met regelmaat raadsvergaderingen te beleggen, heeft de luitenant-gouverneur de kans om met club- en divisieleiders samen te werken aan gemeenschappelijke clubzaken, ideeën en successen uit te wisselen, de voortgang in het bereiken van doelen van de club, de divisie en het district te evalueren, kleine clubproblemen op te lossen voor ze uit de hand lopen, gearchiveerde rapporten na te lopen, programma’s van de divisie, het district en Kiwanis International te promoten en de implementatie te coördineren van divisiebrede projecten en gebeurtenissen zoals het bezoek van de districtsgouverneur en het opzetten van een nieuwe Kiwanis-club.

Omvang en samenstelling In de meeste Kiwanis-divisies zijn de luitenant-gouverneur en de presidenten van de clubs lid van de raad. Vaak maken ook clubsecretarissen, de luitenant-gouverneur-elect, de speciaal aangestelden van de divisie en de luitenant-gouverneurs of vertegenwoordigers van CKI en Key Club deel uit van de raad.

Vergaderingen Als maandelijks vergaderen niet haalbaar is, plan dan ten minste één raadsvergadering per kwartaal. Ook kan er periodiek elektronisch gecommuniceerd worden. Ten minste twee raadsvergaderingen kunnen worden gehouden in combinatie met andere belangrijke activiteiten waarbij de aanwezigheid van clubpresidenten is vereist: 1.

Clubleiderschapstraining (mei/juni). Op de eerste raadsvergadering, die kan worden gehouden tijdens de werklunch van de sessie, moet de luitenant-gouverneur vragen naar de inbreng van de nieuwe clubpresidenten over de ideale plaats voor een nieuwe club in de divisie; hij moet data vastleggen waarop de stappen in het opbouwproces van de nieuwe club moeten zijn gezet. Op deze voorbereidende vergadering kunnen ook de details van de divisieen districtsdoelstellingen worden besproken.

2.

Verkiezingsconferentie van de divisie (moet worden gehouden voor de tweede week van april). Herlees de districtsstatuten aandachtig (artikel X) en let op de voorwaarden, zoals de schriftelijke uitnodiging. De onmiddellijk voorafgaande luitenant-gouverneur zit de conferentie voor.


59

SUGGESTIES VOOR AGENDAPUNTEN VOOR DE DIVISIERAAD, HET HELE JAAR DOOR GEHOUDEN     

  

60

Korte verslagen van speciaal benoemden in de divisie (indien van toepassing) Voortgangsrapport met betrekking tot districts- en divisiedoelstellingen. Bijwerken van divisiekalender Promotie van komende divisie-, districts- en internationale gebeurtenissen en projecten Discussie over de ontwikkeling van het ledental: laat elke club verslag uitbrengen over de vorderingen bij het behalen van het nieuwe-ledenquotum. Koppel clubs die het moeilijk hebben aan sterkere clubs; besteed een deel van de vergadertijd aan het delen van ideeën en strategieën om de kwaliteit van de clubs te verhogen. Promotie komende gebeurtenissen en projecten van Kiwanis Kids, Builders Club, Key Club, CKI, Aktion Club en KeyLeader Bestuderen maandelijkse rapportage Rapporten van iedere club over belangrijke resultaten, komende evenementen en actuele problemen

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Officieel bezoek gouverneur Doel    

Een ontmoeting tussen de gouverneur en de hele divisie, met als gastheer de luitenant-gouverneur en de clubs in de divisie (meestal wordt hierbij een maaltijd gebruikt en zijn de echtgenoten aanwezig) Een gelegenheid voor de luitenant-gouverneur om de gouverneur persoonlijk te ontmoeten om de voortgang in de divisie en de vooruitzichten te bespreken Een gelegenheid voor de gouverneur om direct met de clubleiders samen te werken in de vorm van een divisieraadsvergadering Een gelegenheid voor de gouverneur om een belangrijke boodschap over te brengen aan de Kiwaniërs en aan de gemeenschappen die worden geholpen door de Kiwanis-clubs in de divisie

Presentie 

  

Alle Kiwaniërs moeten worden uitgenodigd. Als het programma definitief is en de prijzen vaststaan, moeten de clubs worden gestimuleerd om te streven naar een zo vroeg en zo hoog mogelijke inschrijving. Er wordt minimaal één afgevaardigde van iedere club verwacht. Alle club- en divisieleiders moeten een divisieraadsvergadering bijwonen vóór het diner ter gelegenheid van het officiële bezoek van de gouverneur. De leiders van alle door Kiwanis gesponsorde programma’s moeten worden uitgenodigd (Kiwanis Kids, Builders Clubs, Key Clubs, CKI en Aktion Clubs). De plaatselijke media moeten worden uitgenodigd als gast van de divisie.


61

Officieel bezoek gouverneur Planning 

 







    



62

In de periode dat u luitenant-gouverneur-designatus bent, kunt u een speciale divisiecommissie instellen om alle voorbereidingen te plannen en uit te voeren. Bespreek met deze commissie welke verplichtingen er zijn en wanneer de deadlines zijn. Houd een vinger aan de pols om te controleren of alle deadlines worden gehaald. Maak een begroting. Reken uit wat de kosten zijn, inclusief maaltijden voor gasten, en bepaal de prijs per club of per persoon. Zorg dat alle kosten gedekt zijn. Spreek een datum af met de gouverneur. Komt de echtgenoot/partner van de gouverneur ook? Wordt de gouverneur vergezeld door districtsleiders of speciale gasten? Blijft de gouverneur overnachten? Moeten er nog speciale zaken geregeld worden? Verschaf helderheid over de financiële verplichtingen van de divisie. Stel de locatie, het tijdschema en het menu vast en contracteer deze. Verzeker u ervan dat er genoeg ruimte is voor het diner en een extra ruimte voor de divisieraadsvergadering voorafgaand aan het diner. Maak een conceptprogramma voor de hele dag, met tijd voor een ontmoeting onder vier ogen tussen de luitenant-gouverneur en de gouverneur, en verder voor de divisieraadsvergadering, de diverse sprekers, speciale rondleidingen of activiteiten voor de gouverneur en echtgeno(o)t(e) en het diner. (Houd ook rekening met enige vrije tijd voor een moment van rust, omkleden enz.) Stuur het programma naar de gouverneur ter goedkeuring. Stel een speciaal agenda op voor het diner, inclusief introducties, sprekers, toespraak gouverneur, entertainment, speciale dankzeggingen en presentaties. Bij alle agendapunten moet een tijd vermeld staan. Stuur een bevestiging naar de sprekers, degenen die een presentatie geven, die het entertainment verzorgen enz. Maak een lijst met speciale gasten (met inbegrip van de leiders van gesponsorde programma’s) en stuur uitnodigingen. Maak uitnodigingen/intekenformulieren voor de clubs en distribueer deze. Ontwerp en maak het gedrukte programma. Zorg dat alle introducties, dankwoorden en presentaties voorbereid zijn. Zorg voor een hoofdtafel en het materiaal en de installaties die nodig zijn (plaatskaartjes, bloemstukken, katheder, bel, voorzittershamer, banieren, vlaggen, insignes, naamkaartjes, geluidsinstallatie enz.). Betrek waar mogelijk andere leden van de Kiwanis-familie bij het programma/de gebeurtenis.

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Hulpmiddelen Clubevaluatie Voorbeeld Naam club: Kiwanis-club van Nieuwe clubpresident: (Naam)

(Telefoonnummer)

A. Opmerkingen van de luitenant-gouverneur over sterke/zwakke kanten van de club: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

B. Overzicht van maandelijkse rapportage: (Let op opvallende trends op het gebied van nieuwe leden, vasthouden van leden, deelname aan vergaderingen, vergaderprogramma’s, services, fondsenwerving.) __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

C. Opmerkingen van de president-designatus van de club over de club (sterke punten/belangrijkste uitdagingen): __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________


63

Hulpmiddelen Evaluatie van clubvergaderingen Voorbeeld DATUM CLUBVERGADERING: ______________ - __________ - ____________ Uitstekend

Goed

Redelijk

Slecht

Suggesties voor verbetering

Openingsceremonies Bedanken van gasten Acties van commissies Rapporten (Beknopt, geven vooruitgang aan) Service voor gemeenschap Programma Voorbereidingen Introducties Spreker Dankwoord Leden Betrokkenheid Kameraadschap Groei Vasthouden Gesponsord programma Zusterclubs Begroting Publiciteit Promotie van Kiwanisdoelen Deelname aan activiteiten divisie, district en Kiwanis International

*NB: Suggesties voor verbeteren van zwakke punten van de club: zie de Membership Development Manual (Handboek voor lidmaatschapsontwikkeling), verkrijgbaar bij het Member Services Department (Ledenadministratie): telefoon 800-KIWANIS (alleen VS en Canada) of (+)1-317-875-8755, toest. 411. Tevens online beschikbaar via kiwanisone.org.

64

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Benoemingen te bekleden posities Voorbeeld Naam van positie: Verantwoordelijkheid(heden):

Primaire taken en streefdatum voor uitvoering ervan: TAKEN

STREEFDATUM

_____________________________________________

__________________________

_____________________________________________

__________________________

_____________________________________________

__________________________

Benodigde persoonlijke eigenschappen voor succes:

Persoon die positie gaat bekleden: Adres: Telefoonnummer: E-mailadres:


65

Hulpmiddelen Actieplan Voorbeeld Doel: (Een gespecificeerde verklaring van gewenst resultaat en streefdatum). ACTIESTAPPEN

VERANTWOORDELIJKE PERSOON

STREEFDATUM

DATUM VOORTGANG

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

_________________

66

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Divisieraadsvergadering Voorbeeldagenda Een officieel bezoek aan een divisie is een uitstekende gelegenheid voor de luitenant-gouverneur om direct met de clubleiders samen te werken, informatie te verschaffen, te motiveren, te onderrichten en terugkoppeling te ontvangen. 1.

Opening van de vergadering door de luitenant-gouverneur

2.

Aanroeping (optioneel)

3.

Introductie van aanwezige districtskaderleden en districtsvoorzitters

4.

Naamafroeping van clubs

5.

Introductie van gouverneur (die de vergadering vanaf dit punt voorzit)

6.

Relatie tussen divisie en doelstellingen van district a. Service b. Ledengroei c. Oprichten nieuwe clubs d. Oprichten nieuwe CKI, Key Clubs, Builders Clubs, Kiwanis Kids en Aktion Clubs e. Bijwonen internationale conventie f. Bijwonen districtsconventie en -conferenties

7.

Bekijken status van clubs in de divisie a. Ledengroei en oprichten nieuwe clubs b. Lopende en beëindigde activiteiten c. Discussie: plannen voor komende maanden

8.

Status van CKI, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids en Aktion Club a. Coöperatieve opstelling en supervisie door sponsorende clubs b. Assistentie van clubs nodig (gesponsorde programma’s)


67

9.

Assistentie nodig voor clubs a. Administratieve problemen b. Fondsenwerving c. Jonge kinderen eerst (Young Children: Priority One) d. CKI, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids en Aktion Club e. Andere servicegebieden (gemeenschap en service voor de jeugd, menselijke en spirituele waarden) f. Public relations g. Programma’s voor clubvergaderingen (gemeenschappelijk programma) h. Kiwanis-opleidingen

10. Geheugensteun rapportage (lijst hangt af van de periode van het jaar waarin het bezoek wordt afgelegd) a. Maandelijkse rapportage b. Certificaat van verkiezing van afgevaardigden en reserves naar internationale en districtsconventies c. Jaarlijks clubverslag (behaalde resultaten) d. Jaarlijks verslag van clubverkiezingen e. Jaarlijkse contributies 11. Speciale gebeurtenissen a. Club b. Divisie c. District 12. Bezoeken van internationale kaderleden aan district a. Protocol b. Follow-up door gastclub(s) 13. Het district kijkt vooruit a. Opmerkingen door gouverneur over sterke en zwakke punten b. Discussie over hoe het divisieleiderschap kan helpen 14. Sluiting

68

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

REFERENTIEMATERIAAL Het is uw taak om uw club gezond en de leden betrokken te houden. Met deze hulpmiddelen kunt u waardering tonen voor prestaties, fondsen werven en de gezondheid van uw club bewaken. Haal het beste uit uw club. Put uit de nieuwe digitale Club Excellence Tool van Kiwanis (die laat zien hoe een club kan uitblinken) op www.KiwanisOne.org/ClubExcellenceToolOnline. Meer hulpmiddelen kunt u vinden op www.KiwanisOne.org.

Het enige wat men in het leven kan bereiken zonder inspanning is mislukking. —Anonymus


69

REFERENTIEMATERIAAL Prijzen en erkentelijkheidsprogramma’s voor clubs en personen Het toekennen van prijzen en het tonen van erkentelijkheid voor uw club, de kaderleden en andere leden hoort het hele jaar door te gebeuren. Bijzonderheden over prijzen en erkentelijkheidsprogramma’s worden bekendgemaakt door Kiwanis International.

Prijzen en erkentelijkheid op basis van de criteria van Kiwanis International I.        

VOOR CLUBS EN LEDEN Lidmaatschap voor het leven Legioen van Eer Robijnen K-speld voor het werven van vijf of meer nieuwe leden Lid (Fellow) van Kiwanis International Foundation — bijdrage 100 dollar. Lid (Fellow) van Kiwanis International Foundation George F. Hixson-genootschap— bijdr. 1000 dollar. Kiwanis International Foundation Tablet of Honor (Ereplaquette)— bijdrage 2000 dollar Prijzen voor bijzondere prestaties door clubs/leden Lid (Fellow) van het G. Harold Martin-genootschap —Key Club Youth Opportunities Fund (Jeugdfonds) bijdrage 250 dollar  Lid (Fellow) van het Carthage-Pullman-genootschap—Circle K Tomorrow Fund (Fonds voor Morgen) bijdrage 250 dollar  Erelid (Honorary Fellow) van de Sapphire Circle—Circle K Tomorrow Fund (Fonds voor Morgen) bijdrage 1000 dollar II. VOOR DE CLUB  Geborduurd embleem voor clubs die een nieuwe Kiwanis-club sponsoren  Geborduurd embleem van de Kiwanis International Foundation voor een bijdrage van de club aan de Foundation Annual Club Gift Campaign (Jaarlijkse campagne voor clubgiften)  Geborduurd embleem Young Children: Priority One (Jonge kinderen eerst) voor bijzondere clubprojecten, op voordracht van de luitenant-gouverneur, districtsvoorzitter Young Children (Jonge kinderen), districtsgouverneur of een internationaal kaderlid  Embleem van de Internationale President voor grootschalige partnerprojecten, op voordracht van de districtsvoorzitter Young Children (Jonge kinderen), gouverneur of een internationaal kaderlid  Clubprijs voor eminentie  Banier van de Kiwanis International Foundation Honor Club (Ereclub) voor steun aan de programma’s Tablet of Honor (Ereplaquette) en Hixson Fellowship (Hixson-genootschap)  Geborduurd embleem voor bijzondere sponsors van Kiwanis Kids, Builders Club, Key Club, CKI of Aktion Club, op voordracht van de gesponsorde club

70

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Prijzen en erkentelijkheid op basis van de criteria van uw district Meer hierover kunt u horen op districts- en divisieconferenties/conventies; verder is informatie hierover verkrijgbaar bij uw districtskantoor. Neem contact op met uw district voor details over prijzen van het district.

Prijzen en erkentelijkheid op basis van de criteria van uw club U, uw bestuur of een van uw commissies kan een prijs of teken van erkentelijkheid uitreiken aan uw eigen leden of niet-Kiwaniërs. Kijk in de onlinecatalogus van de Kiwanis-familiewinkel voor de mogelijkheden.

Prijzen voor oprichten van nieuwe club Prijs van de Internationale President: Erkentelijkheid en een geschenk voor de twee personen—naast de luitenant-gouverneur—die zich het meest hebben ingespannen voor de oprichting van een nieuwe Kiwanis-club. Hiervoor moet de luitenant-gouverneur een officieel formulier opsturen naar de Afdeling Club Processing. Er zijn meer aanmoedigingsprijzen voor allerlei vormen van ledenwerving.

Erkentelijkheid voor ledenwerving 1-2-3 Jij hebt de sleutel!: Werf nieuwe leden gedurende het lopende administratieve jaar, en ook u wordt beloond: bij één nieuw lid ontvangt u een bronzen reversspeldje in de vorm van een sleutel, bij twee nieuwe leden een zilveren speldje en bij drie nieuwe leden komt het gouden speldje naar u toe.

Legioen van Eer Door middel van het Legioen van Eer kan uw club samenwerken met Kiwanis International bij het betuigen van erkentelijkheid aan clubleden die al 25 jaar of langer (dat hoeft niet ononderbroken te zijn) lid zijn van een of meer Kiwanis-clubs. Ook clubs die nog geen 25 jaar bestaan, kunnen een lid voordragen voor het Legioen van Eer: soms zijn leden eerder lid geweest van een andere club. De bij het Legioen van Eer behorende reversspeld en/of certificaten kunnen worden besteld uit de catalogus van de Kiwanis-familiewinkel. Hierop staat vermeld: ofwel “25 jaar”, of een veelvoud van vijf, groter dan 25: 30, 35, 40 enz. Ieder lid van het Legioen van Eer moet om de vijf jaar op dezelfde wijze worden geëerd bij blijvende dienstverlening.


71

Clubpublicaties Nieuwsbrief van de club Door middel van nieuwsbrieven blijven de clubleden op de hoogte. Door de nieuwsbrief kan de betrokkenheid van de leden worden vergroot en kan de club zijn leden vasthouden. De brief kan op verschillende manieren worden aangeboden: online op een website, via e-mail of in gedrukte vorm. Bij sommige clubs schrijft de secretaris de nieuwsbrief; bij andere stelt de president een lid aan als redacteur van de nieuwsbrief. Informatie over nieuwsbrieven is beschikbaar op www.KiwanisOne.org onder de link Marketing & PR. Een aantal zaken waar u aan moet denken: MERK/LOGO: Zorg dat uw nieuwsbrief is opgemaakt volgens de Kiwanis-lay-out. Deze vindt u online op www.KiwanisOne.org onder de link Marketing & PR. TIJDSTIP: Alle leden moeten de nieuwsbrief hebben ontvangen vóór de vergadering waarop hij betrekking heeft. Stel een publicatieschema op aan de hand van uw vergaderschema. INHOUD: Hier zijn een paar ideeën voor uw publicatie:  Aankondigingen van komende service-initiatieven, agenda van clubvergadering en andere activiteiten  Tips over leiderschap, service en clubmanagement  Verslagen van resultaten van de commissies en de club, erkentelijkheid voor individuele prestaties  Verhalen over de Service-leiderschapsprogramma’s die door uw club worden gesponsord (Kiwanis Kids, Builders Club, Key Club, CKI, Aktion Club of Key Leader)  Informatie over komende activiteiten van de divisie, het district en Kiwanis International (publiciteit op clubniveau vergroot het succes enorm)  Informatie over officiële acties door de raad van bestuur van de club  Een kort verslag van de vorige vergadering  Officiële oproep voor vergaderingen waar door de leden wordt gestemd; de tekst van voorgestelde amendementen of resoluties met betrekking tot de statuten  Relevant nieuws uit de gemeenschap en gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden  Levensbeschrijving van nieuwe leden  Suggestie aan de leden om af en toe een gast mee te nemen  “Grappige” onderwerpen, bv. humor, babyfoto’s van leden waarbij moet worden geraden wie het is, een rubriekje “Raad eens wie dit is” aan de hand van enkele gegevens over een lid, enz.  Wetenswaardigheden over individuele leden, bv. promotie, huwelijk, pensioen, een gewonnen prijs, geboorte van een kind of kleinkind (vraag eerst toestemming aan het lid)

Websites van de club Zoek uit hoe u een website voor uw club kunt maken of een bestaande website onder de aandacht brengen op www.KiwanisOne.org/webtools.

72

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Publicaties van Kiwanis International KIWANIS-magazine Het KIWANIS-magazine, de officiële publicatie van Kiwanis International, wordt bezorgd bij alle leden van de Engelstalige clubs in de Verenigde Staten en Canada en kan worden besteld voor andere leden en nietleden met behulp van het Ledenmutatieformulier. INSTUREN VAN VERHALEN: Clubs en leden worden aangemoedigd om hun verhalen over wat Kiwanis bereikt heeft in te sturen via www.kiwanis.org/shareyourstory, per e-mail naar [email protected], of per gewone post naar KIWANIS-magazine, 3636 Woodview Trace, Indianapolis, IN 46268, USA. Het magazine ontvangt een groot aantal verslagen; de redactie kan dus niet beloven of en zo ja, wanneer, een verhaal wordt gepubliceerd. Alle inzendingen worden echter zeer gewaardeerd en zorgvuldig bekeken. FOTO’S: KIWANIS-magazine gebruikt hoogwaardige, professionele foto’s. De voorkeur gaat uit naar grote digitale kleurenafbeeldingen met hoge resolutie. Ga voor meer informatie over het KIWANIS-magazine naar: www.kiwanis.org/magazine.

Kiwanis International Update Kiwanis International Update, de maandelijkse e-mailnieuwsbrief, is gratis beschikbaar voor leden en nietleden overal ter wereld. Opvallend in deze uitgave zijn de verhalen van clubs uit de hele wereld; verder brengt de Update nieuws en mededelingen van Kiwanis International. De Update is beschikbaar in het Chinees, Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans en Spaans. Ga naar www.kiwanis.org/magazine/subscribe.asp om u aan te melden.

Publicaties voor de Kiwanis-familie Kiwanis International geeft tijdschriften uit voor alle leden van de Kiwanis-familie:  K-Kids Zone voor basisschoolleerlingen die lid zijn van K-Kids (drie keer per jaar)  Builders Bloc voor leerlingen van de onderbouw van de middelbare school die lid zijn van Builders Club (drie keer per jaar)  Key Club voor leerlingen van de bovenbouw van de middelbare school die lid zijn van Key Club (drie keer per jaar, met een per e-mail verstuurd videomagazine als bijlage)  CKI voor studenten aan universiteit of hogeschool die lid zijn van Circle K International (een keer per jaar, aangevuld met de website www.circlek.org)


73

Websites van Kiwanis International 

 

74

www.kiwanis.org is in eerste instantie bedoeld voor het publiek. Deze site laat de inspirerende resultaten van Kiwanis-clubs overal ter wereld zien en streeft ernaar de organisatie en haar doel meer bekendheid te geven. www.KiwanisOne.org is bedoeld voor Kiwanis-leden en omvat diverse hulpmiddelen, evenals een interactief netwerk van Kiwaniërs onderling. www.kiwanisleader.org is een startpagina die put uit het erfgoed van Kiwanis wat betreft leiderschapsontwikkeling, en die Kiwaniërs en niet-leden instrumenten biedt om hun leiderschapsvaardigheden aan te scherpen, met het doel iets te doen voor gemeenschap, wereld en kinderen.

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Service-leiderschapsprogramma’s: leden van de Kiwanis-familie Naast Kiwanis bestaat de Kiwanis International-familie uit vijf serviceorganisaties en nog drie andere programma’s voor erkenning van bijzondere prestaties of leiderschapsontwikkeling: K-Kids, Builders Club, Key Club, CKI, Aktion Club, Key Leader, Terrific Kids en Bring Up Grades (Verhoog je cijfers). Kiwanis-clubleden kunnen een serviceclub sponsoren. Zo oefenen ze rechtstreeks invloed uit op jongeren en/of volwassenen met een handicap, door activiteiten die goed zijn voor zelfvertrouwen, communicatieve vaardigheden en leiderschapskwaliteiten. Voordelen voor de sponsorende Kiwanis-club zijn:  Ledengroei  Meer ledenparticipatie in service- en fondsenwervingsprojecten  Introductie van innovatieve clubprogramma’s  Beter imago voor de club  Mogelijkheid om levens gunstig te beïnvloeden en een steentje bij te dragen Herlees de informatie over de service-leiderschapsprogramma’s nog eens en ga naar de bijbehorende website, om te beslissen welk programma de leden van uw club het liefst zouden sponsoren. Er zijn introductiekits en kits voor de opbouw van clubs beschikbaar, te verkrijgen bij de Afdeling Serviceleiderschapsprogramma’s op het kantoor van Kiwanis International.

K-Kids In deze jongste tak van de Kiwanis-familie kunnen kinderen van 6 tot 12 jaar werken aan hun zelfvertrouwen, karaktervorming, leiderschapskwaliteiten, normen en waarden en respect voor anderen. Een K-Kids-club kan worden opgericht op een basisschool of vergelijkbaar instituut of deel uitmaken van de gemeenschap. Een K-Kids-club kan een Key Club en/of een CKI-club als co-sponsor hebben. E-mail: [email protected] Internet: www.kiwaniskids.org

Builders Club Voor middelbare-scholieren van 12 tot 15 jaar is er de Builders Club. De leden hiervan kunnen een persoonlijke bijdrage leveren aan hun school, gemeenschap en medeleerlingen. Zoals het motto, “Building Leaders” (het vormen van leiders) al aangeeft, is de Builders Club een internationale, door scholieren geleide organisatie waarvan de leden service verlenen, aan hun karakter bouwen en leiderschap ontwikkelen. Builders Clubs kunnen worden opgericht op een middelbare school of vergelijkbaar instituut of deel uitmaken van de gemeenschap. Een Builders Club kan een Key Club en/of een CKI-club als cosponsor hebben. E-mail: [email protected] Internet: www.buildersclub.org


75

Key Club International Key Club International is de grootste serviceorganisatie op scholen ter wereld. Deze club is bedoeld voor scholieren van 15 tot 19 jaar die service verlenen in de gemeenschap of op school. In de Key Club worden jonge leiders en burgers gevormd. Key Clubs kunnen worden opgericht op een middelbare school of vergelijkbaar instituut of deel uitmaken van de gemeenschap. E-mail: [email protected] Internet: www.keyclub.org

Circle K International Circle K International is een serviceorganisatie voor studenten, met als uitgangspunten service, leiderschap en kameraadschap. CKI zet studenten aan tot service voor campus en gemeenschap door hen te vormen tot voortreffelijke leiders en burgers. CKI-clubs komen voor op hogescholen en universiteiten. E-mail: [email protected] Internet: www.circlek.org

Aktion Club De missie van Aktion Club is: volwassenen met een handicap de gelegenheid bieden om initiatief en leiderschap te ontplooien, hun eigen gemeenschap van dienst te zijn, te integreren in de samenleving en te laten zien dat burgers met een handicap ook waardigheid en waarde hebben. Een Aktion Club kan worden gesponsord door meer dan één Kiwanis-club of door een divisie, en kan een Key Club en/of CKI-club als co-sponsor hebben. E-mail: [email protected] Internet: www.aktionclub.org

76

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Key Leader Kiwanis International heeft een leiderstraining opgezet voor de opkomende jonge leiders van de 21e eeuw. Key Leader introduceert het concept van serviceleiderschap voor de volgende generatie leiders op plaatselijk, regionaal, landelijk en wereldniveau. Key Leader verschaft de basis voor alle toekomstige leiderschapservaringen; een Key Leader is iemand die de belangrijkste les voor leiderschap heeft geleerd: leider word je door anderen te helpen slagen. De Key Leader-bijeenkomsten worden jaarlijks overal in Noord-America gehouden. Plaatselijke Kiwanis-clubs worden gestimuleerd een partnerschap aan te gaan met de Key Leadervrijwilligers in hun district, om reclame te maken op de plaatselijke scholen. Laat uw club een of meer jongeren ondersteunen zodat ze een Key Leader-evenement kunnen bijwonen. Lever een waardevolle bijdrage door de volgende generatie te helpen. Stel jonge leiders uit de hele wereld in staat om de lessen te leren die je leert door anderen te helpen. E-mail: [email protected] Internet: www.key-leider.org

Terrific Kids Terrific Kids is een waarderingsprogramma waarin karaktervorming, een positief zelfbeeld en doorzettingsvermogen in het middelpunt staan. De leerlingen streven naar door henzelf omschreven doelen wat betreft gedragsverbetering, relatie met medeleerlingen, en aanwezigheid en prestaties op school. Ze worden beloond met een Terrific Kid-speldje, een feestje met pizza, ijs of iets anders lekkers en de overhandiging van certificaten, potloden, stickers en andere kleine geschenken. E-mail: [email protected] Internet: www.kiwaniskids.org

Bring Up Grades Bring Up Grades (afgekort BUG, Verhoog je cijfers) is een programma dat scholieren beloont die hun onvoldoende cijfers weten op te halen tot voldoendes, en die cijfers behouden of zelfs nog verhogen in de volgende lesperiode. Als beloning wordt hun naam vermeld op de BUG-lijst van de school en krijgen ze een feestje met pizza, ijs of iets anders lekkers aangeboden, en de overhandiging van certificaten, potloden, stickers en andere kleine geschenken. E-mail: [email protected] Internet: www.kiwaniskids.org


77

Sponsoring van een service-leiderschapsprogramma De rol van de sponsorende Kiwanis-club       

Geeft aanzet tot oprichting van gesponsorde club Indien op een school: zorgt dat er toestemming is van de schoolleiding Werft de eerste leden Organiseert de oprichtingsvergadering Dient de aanvraag voor het charter in Organiseert de ceremonie tijdens welke het charter wordt gepresenteerd Zorgt voor constante coördinatie, advies, assistentie en instructie, zoals overeengekomen in de voorwaarden voor sponsoring.

Voorwaarden voor sponsoring Deze richtlijnen helpen u krachtig en positief op te treden in de clubs waarvan u de leiding hebt in het kader van het service-leiderschapsprogramma. 1.

Benoem een Kiwaniër of een commissie van Kiwaniërs als adviseur voor het serviceleiderschapsprogramma (SLP).

2.

Woon SLP-vergaderingen en –evenementen bij.

3.

Maak hiervoor geld vrij op de servicerekening.

4.

Maak ieder jaar een afspraak voor een gesprek met de leiding of de beheerder van de school.

5.

Zorg ervoor dat alle kosten betaald worden.

6.

Zorg dat de SLP-kaderleden de juiste training krijgen.

7.

Plan een jaarlijkse ontmoeting tussen Kiwanis en de SLP-leiders.

8.

Bied onderdak en doe mee aan gemeenschappelijke activiteiten.

9.

Nodig SLP-clubleden uit om Kiwanis-vergaderingen bij te wonen.

10. Zorg dat SLP-leden ook de gelegenheid krijgen voor training boven clubniveau. Key Leader: Deze voorwaarden zijn niet noodzakelijkerwijs van toepassing op Key Leader, een leiderschapstraining voor middelbare-scholieren die een weekend duurt. Meer over Key Leader vindt u op www.key-leader.org. In de herfst van 2009 komt er een nieuwe cd uit met hulpmiddelen voor Kiwanis-sponsoring. Alle Kiwanisclubs die onderdak bieden aan SLP-clubs zullen er te zijner tijd een ontvangen.

78

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Kiwanis International Foundation De Kiwanis International Foundation is opgericht in 1939 als afdeling voor fondsenwerving van Kiwanis International. Van deze Foundation maken meerdere fondsen deel uit, waaraan schenkingen en legaten worden overgemaakt om het Kiwanis-erfgoed te behouden. Elke Kiwaniër, waar ook ter wereld, is lid van de Kiwanis International Foundation. Veel Kiwaniërs steunen de Foundation door bij te dragen aan programma’s, de Foundation op te nemen in hun testament of deze begunstigde te maken van een verzekeringspolis. Door toedoen van deze Kiwaniërs kan de Kiwanis International Foundation blijven bestaan. Haar missie: “Kiwanis International bijstaan bij het helpen van de kinderen van de wereld.” Dankzij de betrokkenheid en gulle giften van Kiwaniërs kan de Foundation financiële steun verlenen aan activiteiten en programma’s die voorzien in de voornaamste behoeften van kinderen overal ter wereld.

Programma’s van de Kiwanis International Foundation EREPLAQUETTE (TABLE OF HONOR) Het hoogste blijk van erkentelijkheid dat de Foundation kan toekennen is voor verdienstelijke personen, Kiwanis-clubs, divisies, districten of organisaties die voorbeeldige service hebben verleend aan Kiwanis, hun club, hun gemeenschap of de mensheid als geheel. Bij deze erkentelijkheid hoort een minimumbijdrage van 2000 dollar. KRING VAN OPRICHTERS (FOUNDERS CIRCLE) Een elitegroep van personen die een of meer giften van in totaal 25.000 dollar (of meer) aan de Kiwanis International Foundation hebben gedoneerd. HET ERFGOED-GENOOTSCHAP (THE HERITAGE SOCIETY) Hiervan zijn lid: Kiwaniërs en vrienden die het werk van de Kiwanis International Foundation steunen door toekomstige giften zoals legaten, trusts, lijfrente of levensverzekeringen. GEORGE F. HIXSON-GENOOTSCHAP Personen, Kiwanis-clubs, divisies en districten kunnen een persoon lid maken door een bijdrage van 1000 dollar te betalen of een begincontributie van minimaal 200 dollar, met de belofte het resterende bedrag in vier jaar tijd te betalen. Het diamanten lidmaatschap krijgt men door een extra bijdrage van 1000 dollar. KIWANIS KINDERFONDS Het Kiwanis Kinderfonds is door de Foundation in het leven geroepen om individuele Kiwaniërs de gelegenheid te geven voor het storten van giften. De noden van de kinderen in de wereld kunnen worden verlicht door middel van het financiële ondersteuningsprogramma van de Foundation.


79

KIWANIS LEIDERSGENOOTSCHAP(KIWANIS LEADERSHIP SOCIETY) Dit programma biedt Kiwanis-clubs, divisies en districten de gelegenheid om verdienstelijke personen erkentelijkheid te tonen voor hun prestaties op het gebied van leiderschap en service voor de Kiwanisfamilie door een bijdrage van 100 dollar. AANDENKEN EN HULDEBLIJK Bijdragen als aandenken aan een overleden Kiwaniër, familielid of vriend. Bijdragen als huldeblijk aan Kiwaniërs, familieleden of vrienden op jubilea, verjaardagen en andere speciale gelegenheden. JAARLIJKSE CAMPAGNE VOOR CLUBGIFTEN De jaarlijkse Campagne voor clubgiften wordt ieder jaar gehouden tussen 1 oktober en 30 september als primaire onbeperkte bron van fondsen voor de Foundation. Deze fondsen zijn bestemd voor Kiwanisfamilieprogramma’s. MAALTIJD OVERSLAAN Kiwaniërs en niet-Kiwaniërs slaan samen een maaltijd over tijdens een bepaalde week die door de Foundation wordt vastgesteld. De geschatte kosten van de maaltijd worden gedoneerd aan de Foundation voor het groeiende aantal schenkingen door het Kiwanis Kinderfonds. RAADGEVENDE COMMISSIE VAN DE PRESIDENT (PRESIDENT’S ADVISORY CABINET) Voorwaarden voor lidmaatschap: ontvanger van een Ereplaquette, lid van de Heritage Society, het George F. Hixson-genootschap of de Founders Circle. ADVIESRAAD VAN DE PRESIDENT (PRESIDENT’S ADVISORY COUNCIL) Voorwaarden voor lidmaatschap: ontvanger van een Ereplaquette, lid van de Heritage Society of het George F. Hixson-genootschap. ERKENNING D.M.V. ERECLUBBANIER (HONOR CLUB BANNER) De Honor Club Banner is een blijk van waardering voor clubs die uitblinken in steun voor de Kiwanis International Foundation door deelname aan de Heritage Society, de Ereplaquette en/of het George F. Hixson-genootschap. ROBERT P. CONNELLY-PRIJS VOOR HELDENMOED Deze prijs wordt uitgereikt als eerbetoon aan Robert P. Connelly, een mede-Kiwaniër die zijn leven gaf toen hij iemand het leven probeerde te redden. De prijs is bestemd voor personen die, evenals Connelly, hun leven op het spel hebben gezet om een ander te redden.

80

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

STEUNEN VAN DE KIWANIS-FAMILIE Dit fonds levert een aanzienlijke financiële bijdrage aan onze gesponsorde programma’s en andere Kiwanis-programma’s, bijvoorbeeld:  Meer dan 100 beurzen per jaar voor Key Club en Circle K International  Een trainingsvideo over service-initiatieven voor Key Club, CKI, Builders Club en K-Kids service  Circle K International: Instituut voor praktisch leiderschapsonderricht  Builders Club: training voor districtsbestuurders  Builders Club: voor ieder district een prijs voor goed leiderschap  Een jaarlijkse beurs van 10.000 dollar voor de ontvanger van de World Service-medaille  Beurzen van Kiwanis International voor districten Het fonds steunt ook slachtoffers van rampen overal ter wereld:  Fonds voor kinderen van 9/11-slachtoffers  Tsunamifonds  Orkanen in Florida en Alabama  Tornado’s in Ohio en Alabama  Tyfoons op de Filippijnen  Aardbevingen in El Salvador en Taiwan  Fonds voor kinderen van Kosovaarse vluchtelingen  IJzelstormen in het noordoosten van de VS  Overstromingen op Jamaica, in Colombia, Ecuador, Mexico en Europa Het fonds is te bereiken op dit adres: 3636 Woodview Trace, Indianapolis, Indiana 46268-3196, VS Telefoon: 800-KIWANIS (VS en Canada), (+)317-875-8755 (wereldwijd) E-mail: [email protected] Internet: www.kiwanis.org/kif


81

Documenten van Kiwanis International betreffende bestuur door Kiwanisleiders De bestuursdocumenten van Kiwanis International zijn bedoeld als eenvoudig naslagwerk voor Kiwanisleiders bij clubs, in de divisie en in het district. Hiervan maken deel uit de statuten van Kiwanis International, het beleid betreffende bestuur en procedures van Kiwanis International en het standaardformulier voor clubstatuten en districtsstatuten. De statuten van Kiwanis International, voorheen bekend als de Grondwet (Constitution), kunnen alleen worden gewijzigd door het Huis van Afgevaardigden op de internationale conventie. Het document dat voorheen bekend stond als de Internationale statuten kan worden gewijzigd op de internationale conventie of op een vergadering van de Internationale Raad. Het bestuur van Kiwanis International kan te allen tijde Beleid en procedures wijzigen. Het standaardformulier voor clubstatuten en districtsstatuten wordt in het algemeen alleen herzien in overeenstemming met wijzigingen in de Internationale statuten; maar het internationale bestuur kan deze, indien nodig geacht, te allen tijde wijzigen. De recentste versie van alle documenten is beschikbaar op: http://community.kiwanisone.org/media/g/normativa/default.aspx

82

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Clubstatus Status “Goede reputatie” Om een “ goede reputatie” te hebben, moet een Kiwanis-club voldoen aan de eisen m.b.t. “essentiële acties” van een Kiwanis-club, zoals omschreven door het internationale bestuur, namelijk: A.

Alle bepalingen naleven zoals die staan in de statuten en Beleid en procedures van Kiwanis International, het district en (indien van toepassing) de federatie B. Naleven van het huidige standaardformulier voor clubstatuten met wijzigingen goedgekeurd door de internationale raad van bestuur C. Serviceprojecten in de gemeenschap opzetten, waaronder die in het kader van Jonge kinderen eerst (Young Children: Priority One) D. Een Kiwanis Kids-programma, Builders Club, Key Club, CKI-club, Aktion Club of Kiwanis Junior-club sponsoren of steunen (waar mogelijk) E. Niet minder dan vijftien (15) leden hebben (actieve, geprivilegieerde en seniorleden); zich ten doel stellen te groeien met netto minstens één (1) lid per jaar; oriëntatie en officiële inwijding verzorgen voor nieuwe leden F. Contributie, inschrijfgeld, abonnementen en andere verplichtingen betalen aan Kiwanis International, het district en (indien van toepassing) de federatie, met een betalingstermijn van negentig (90) dagen G. Ten minste twee keer per maand een goed gereguleerde, informatieve en plezierige clubvergadering houden met een informatief programma en een agenda waarop aanvangs- en eindtijden vermeld staan H. Ten minste eenmaal per maand een bestuursvergadering inplannen I. Gelden die zijn ontvangen d.m.v. fondsenwervingsprojecten waarbij het publiek betrokken is, of van leden of anderen voor serviceactiviteiten die door de club gesponsord zijn, worden apart gehouden van de administratieve gelden; ze worden alleen gebruikt voor liefdadige, educatieve en charitatieve activiteiten J. Voldoen aan de jaarlijkse organisatorische verplichtingen, waaronder het kiezen en het aanmelden van kaderleden en het benoemen van commissies K. Clubkaderleden laten deelnemen aan clubleiderstrainingen L. Deelnemen aan districts- en divisieactiviteiten, waaronder het afvaardigen van een vertegenwoordiger naar de districtsconventies M. Archiveren van alle rapporten zoals vereist door Kiwanis International, het district en (indien van toepassing) de federatie


83

Clubstatus Proeftijd voor clubs A.

B.

C. D.

E.

F.

G.

84

Condities: De raad van bestuur van een district of (indien van toepassing) federatie kan een club een voorwaardelijke proeftijd van niet meer dan zes (6) maanden opleggen voor het niet voldoen aan de eisen m.b.t. essentiële acties. Bericht: Schriftelijk bericht over deze nalatigheid, en een kopie van de bevindingen en de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om de proeftijd te beëindigen, moet worden gestuurd aan de president, de secretaris, de luitenant-gouverneur en de algemeen directeur van de club. Reageren: De club heeft ten minste dertig (30) dagen om te reageren op de beschuldiging en kan verzoeken om een hoorzitting hierover bij het districts- of (indien van toepassing) federatiebestuur. Verlenging: Als de club gedeeltelijke verbetering laat zien, kan de proeftijd worden verlengd door het districts- of (indien van toepassing) federatiebestuur tot maximaal twee (2) extra perioden, die elk niet langer dan drie (3) maanden duren. Opschorten of intrekken van het charter: Als de nalatigheid niet binnen de proeftijd door de club is gecorrigeerd, zal het districts- of (indien van toepassing) federatiebestuur Kiwanis International adviseren om het clubcharter op te schorten of in te trekken; ofwel het internationale bestuur kan (volgens de Internationale statuten) het clubcharter opschorten of intrekken en/of de club beletten om het Kiwanis-merk te gebruiken. Verwijzing naar het internationale bestuur: De zaak kan te allen tijde, door middel van een kopie van alle handelingen, correspondentie en aanbevelingen, door het bestuur van de club, het district of (indien van toepassing) de federatie worden verwezen naar het internationale bestuur; ofwel het internationale bestuur kan verzoeken om een herziening van de handelingen. Terugkeer naar de status van“goede reputatie”: Als de club op enig moment voorafgaand aan de opschorting of intrekking van het charter weer voldoet aan de eisen, waarvan de niet-naleving leidde tot de proeftijd, krijgt de club de status van “goede reputatie” terug. De club wordt hiervan op de hoogte gesteld door het district of de federatie.

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Clubs die niet voldoen aan hun financiële verplichtingen A.

B.

C.

D.

E.

Opschorting van het charter: Als een club verzuimt contributie of abonnementsgeld te betalen of andere schulden hoger dan 150 dollar aan Kiwanis International, of de jaarlijkse contributie aan het district of (indien van toepassing) de federatie binnen negentig (90) dagen na de betalingstermijn, wordt de club beschouwd als niet hebbende voldaan aan zijn financiële verplichtingen en krijgt hij de status “charter opgeschort”. Geen afvaardiging van clubvertegenwoordigers: Een club die niet voldoet aan zijn financiële verplichtingen of een grote betalingsachterstand heeft, mag geen vertegenwoordiging afvaardigen naar het district of (indien van toepassing) de federatie en naar internationale conferenties of conventies. Schriftelijk bericht en rapport van status: Een bericht over het niet voldoen aan de financiële verplichtingen wordt niet later dan honderdtwintig (120) dagen na de schuldplichtigheid verzonden aan de laatst bekende president en secretaris van de club door de algemeen directeur of diens plaatsvervanger; kopieën hiervan worden gestuurd aan het district. Ook zal er niet later dan na honderdvijftig (150) dagen bericht worden gestuurd aan alle laatst bekende clubleden. Intrekking van het charter: Als een club verzuimt contributie of abonnementsgeld of andere schulden aan Kiwanis International te betalen, of aan de federatie (indien van toepassing) of aan het district, binnen zes (6) maanden na de betalingstermijn, schrijven de internationale statuten voor dat het charter en lidmaatschap van de club worden ingetrokken op de eerstvolgende bestuursvergadering van Kiwanis International. Als het internationale bestuur opdracht geeft tot intrekking van een clubcharter wegens het niet nakomen van financiële verplichtingen, krijgt de club daarvan onmiddellijk bericht door de algemeen directeur of zijn plaatsvervanger. Terugkeer naar de status van “goede reputatie”: Als de club op enig moment in dit proces voorafgaand aan de intrekking van het charter zijn volledige schuld betaalt, krijgt de club de status van “goede reputatie” terug. De club wordt hiervan op de hoogte gesteld door de algemeen directeur of zijn plaatsvervanger.

Clubs met een alarmerend laag ledental A.

B.

Condities en bericht: Binnen dertig (30) dagen na de officiële bekendmaking van het ledental op 30 september, brengt de algemeen directeur of zijn plaatsvervanger alle districten op de hoogte van de clubs in hun district die een ledental kleiner dan vijftien (15) hebben. Deze clubs worden beschouwd als risicoclubs. Hulp: Tijdens de periode dat een club wordt beschouwd als risicoclub, verschaffen Kiwanis International en/of het district ledenwerfprogramma’s, om de club te helpen bij het verhogen van zijn ledental tot een niveau waarop de club weer volledig kan functioneren en voldoen aan zijn verantwoordelijkheden als club op het gebied van essentiële acties.


85

Rapporten, controles en formulieren voor het administratieve jaar Enkele van de rapporten en controles die door de president en/of secretaris moeten worden bewaard in het archief tijdens het administratieve jaar, staan hieronder weergegeven. Zie de catalogus van de Kiwanis-familiewinkel op www.kiwanis.org voor andere nuttige materialen en bestelinformatie.

BESCHRIJVING

UITERSTE DATUM

VEREIST Jaarlijks rapport van clubverkiezingen Ingevuld door: secretaris Doel: Kiwanis International en het district op de hoogte stellen van de namen van nieuwe clubkaderleden voor het komende administratieve jaar. Informatie zal in Kiwanis Internationaladressenboek worden opgenomen. Formulier wordt half april door Kiwanis International verstuurd.

1 juni

Jaarlijks clubrapport Ingevuld door: president en secretaris Doel: Rapporteren over clubactiviteiten en -service komend jaar. Wordt begin september door Kiwanis International aan clubsecretaris gemaild. (Instructies voor wedstrijd in kader van Honor Club Programma zijn bijgevoegd.)

31 oktober

Ledenmutatieformulier Ingevuld door: secretaris Doel: Toevoegen, verwijderen of overschrijven van leden, mutaties persoonlijke gegevens leden, of opgeven niet-lid als abonnee KIWANIS-magazine. Nieuwe formulieren worden automatisch gestuurd samen met de jaarlijkse factuur. Extra formulieren op aanvraag bij Kiwanis International.

Onmiddellijk na het invullen naar Kiwanis International sturen

Bericht van wisseling clubpresident/-secretaris Ingevuld door: secretaris Kopieën kunnen worden opgevraagd bij Ledenadministratie (Member Services Department).

Onmiddellijk naar Kiwanis International sturen na wisseling van president/secretaris

Certificering van afgevaardigden Ingevuld door: afgevaardigden Doel: Aanwijzen van officiële clubvertegenwoordigers met stemrecht naar de internationale conventie. Certificaat wordt door Kiwanis International naar geregistreerde leden gestuurd met instructies voor het invullen en opsturen.

30 dagen voorafgaand aan conventie

86

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

BESCHRIJVING

UITERSTE DATUM

OVERIGE Officieel maandelijks rapport Ingevuld door: secretaris Doel: Melden van administratieve en serviceactiviteiten van de club in die maand. Internationale conventie: inschrijving en verblijf Ingevuld door: personen die conventie bijwonen Doel: Inschrijven van deelnemers aan conventie, reserveren accommodatie in hotel met formulier. Formulieren voor inschrijving en verblijf worden gestuurd in de conventiemailing van Kiwanis International in december.

Volgens instructies voor uiterste datum aan het district.

Certificering en registratie afgevaardigden naar districtsconventie Ingevuld door: afgevaardigden Doel: Inschrijven voor bijwonen conventie en reserveren accommodatie. Formulieren worden door district opgestuurd.

Volgens instructies voor uiterste datum op formulier

Formulier voor nieuwe leden Ingevuld door: Ledencommissie/secretaris Doel: Relevante informatie verzamelen over alle leden, nadat toestemmig is verleend om lid te worden. Informatie kan worden gebruikt bij inwijding. Online beschikbaar.

Wordt opgestuurd aan secretaris door lid dat nieuw lid sponsort. Secretaris overlegt dit aan bestuur voor toestemming.

Verhuisformulier voor Kiwanis-leden Ingevuld door: Ledencommissie/secretaris Doel: Een gewaardeerde Kiwaniër behouden voor de organisatie. Als een clublid verhuist, versturen aan secretaris van club in nieuwe woonplaats. Online beschikbaar.

Bij verhuizing clublid

Jaarverslag non-profitorganisaties Ingevuld door: secretaris Op sommige plaatsen (staten, provincies, landen), moeten non-profitorganisaties zoals Kiwanis-clubs die als rechtspersoon staan geregistreerd, jaarlijks een jaarverslag inleveren. Informeer bij plaatselijke fiscalist of ter zake kundige ambtenaar om te bepalen of dit op uw club van toepassing is.

Varieert


87

BESCHRIJVING

UITERSTE DATUM

OVERIGE (vervolg) Rapporten voor overheidsinstanties betreffende personeelsverzekeringen Ingevuld door: secretaris of penningmeester Op sommige plaatsen eisen overheidsinstanties van werkgevers (dus ook Kiwanis-clubs die administratief personeel enz. in dienst hebben) rapporten en betaling van premies. De eisen verschillen per land. Informeer bij plaatselijke instanties.

88

www.KiwanisOne.org

800-KIWANIS

Varieert

INDEX

Aktion Club pag. 76 Bankrekeningen administratief pag. 11 service pag. 11 Beoordeling van de club pag. 32 Bezoek (officieel) van de gouverneur pag. 61 Bring Up Grades pag. 77 Builders Club pag. 75 Circle K pag. 76 Clubstatus pag. 83 Commissies pag. 22 Divisieraad pag. 59 Foundation (Kiwanis International) pag. 79 Gemeenschapsanalyse pag. 30 Introductie van nieuwe leden pag. 42 van nieuwe kaderleden pag. 44 Jaarlijkse controle pag. 13 Jaarvergadering van de club pag. 8 Jonge kinderen eerst pag. 23 Key Club pag. 76

Key Leader pag. 77 Kiwanis International Update pag. 73 KIWANIS-magazine pag. 73 K-Kids pag. 75 Legioen van eer pag. 71 Luitenant-gouverneur pag. 50 Magazine pag. 73 Penningmeester pag. 9 President pag. 19 Prijzen en erkentelijkheidsprogramma’s op basis van de criteria van Kiwanis International pag. 70 Publicaties voor de Kiwanis-familie pag. 73 Raad van bestuur pag. 27 Rapporten voor het administratieve jaar pag. 86 Secretaris pag. 1 Statuten pag. 82 Terrific Kids pag. 77 Vicepresident pag. 26 Websites van Kiwanis International pag. 74


89

www.kiwanis.org

3636 Woodview Trace Indianapolis, IN 46268 USA +1-317-875-8755, post 411, gratis nummer voor Verenigde Staten en Canada : 1-800-KIWANIS, post 411GIGR-509-3

LEIDERSCHAPS- GIDS. Voor secretarissen, penningmeesters, voorzitters en luitenant-gouverneurs. Kiwanis International Leadership Guide 1

Recommend Documents