Leeuwarden, 6 februari 2015

Ernst & Young Accountants LLP Van der Nootstraat 2 8913 HV Leeuwarden Postbus 727 8901 BM Leeuwarden

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 33 55 ey.com

De gemeenteraad van de gemeente Menameradiel T.a.v. raadsgriffier mevrouw W. Bruinsma Postbus 3 9036 MS MENAAM

Leeuwarden, 6 februari 2015

XXXX

Opdrachtbevestiging accountantscontrole dienstjaar 2015 gemeente Menameradiel Geachte raad, In overeenstemming met het besluit dat door de raad is genomen heeft u ons verzocht de jaarrekening te controleren van de gemeente Menameradiel over het boekjaar eindigend op 31 december 2015. Het doet ons genoegen door middel van deze brief de aanvaarding van deze opdracht te bevestigen en onze interpretatie daarvan uiteen te zetten. Wij hebben onze brief als volgt ingedeeld: 1 Verantwoordelijkheden Ernst & Young Accountants LLP (hierna: “EY”) 2 Verantwoordelijkheden college van burgemeester en wethouders van de gemeente Menameradiel 3 Rapportages 4 Honorarium 5 Overige afspraken 6 Bevestiging

1

Verantwoordelijkheden EY

1.1

Opdracht

Wij zullen fungeren als accountant van uw gemeente met het doel te onderzoeken of de jaarrekening aan de in de wet gestelde eisen voldoet. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring, welke aangeeft of: • De jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen en is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). • De baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen dat deze in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen en collegebesluiten die een nadere uitwerking zijn van externe regelgeving dan wel van raadsbesluiten of door u vastgestelde verordeningen. Dit kader is door of namens het college nader gespecificeerd en is door uw raad vastgesteld. De rechtmatigheidscontrole van de accountant richt zich alleen op de financiële beheershandelingen als gevolg van deze weten regelgeving. • Het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Pagina 2

De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie, zoals door de raad vastgesteld, bedraagt voor tekortkomingen 1% en voor onzekerheden 3% van de voor het jaar 2015 voor uw gemeente begrote totale lasten (inclusief stortingen in de reserves). De goedkeuringstolerantie bedraagt op basis van de begroting 2015 €350.000. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de totstandkoming van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties.

1.2

Wettelijk kader

1.2.1 Beroepsvoorschriften Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Deze standaarden vereisen dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA), kunnen wij u die toesturen. Voorts zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

1.2.2 Bepalingen Gemeentewet Wij gaan op grond van Artikel 213, lid 3 van de Gemeentewet na of de jaarrekening aan de bij en krachtens deze wet gestelde voorschriften voldoet, of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig het BBV is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en of de in het kader van SiSa voorgeschreven bijlage is toegevoegd.

1.2.3 Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, rapporten en andere zaken gecreëerd door onze organisatie als onderdeel van ons onderzoek blijven eigendom van onze organisatie. Wij kunnen worden verplicht om aan derden, bijvoorbeeld wettelijke toezichthouders (AFM), ministeries of justitie, en FIOD-ECD, op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften informatie te verschaffen of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen wij door derden verzocht worden informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Op grond van onze geheimhoudingsregels zijn wij in sommige gevallen verplicht uw schriftelijke toestemming voor inzage te verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, zullen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met het college van burgemeester en wethouders opnemen over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan en om uw toestemming te vragen voor zover noodzakelijk. Ook de Belastingdienst kan in het kader van het bovenstaande voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Een dergelijk verzoek zal altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar worden gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van jaarrekeningen. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. In dat kader zullen wij bij een verzoek van de Belastingdienst zo spoedig mogelijk contact met u opnemen. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedragsregels nagaan waarom u uw instemming niet geeft.

1.3

Interne beheersing en onze controle

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden, maar hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te

Pagina 3

brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van uw gemeente. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Menameradiel gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.

1.4

Onafhankelijkheid

Nederlands recht vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Dit betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn en dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u dan wel het college van burgemeester en wethouders bespreken. Als partners of andere professionals van onze organisatie het voornemen hebben in dienst te treden bij een controlecliënt gelden randvoorwaarden om onze onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming zult u daarom geen aanbiedingen doen tot het aangaan van een dienstverband in een financiële verslaggevingsrol, aan huidige of voormalige partners of andere professionals van onze organisatie, indien de betreffende partner of professional betrokken was bij de jaarrekeningcontrole, totdat de van toepassing zijnde afkoelingsperiode volgens de onafhankelijkheidsvoorschriften is verstreken.

Pagina 4

Voorts zult u zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen relaties aangaan met partners of andere professionals van onze organisatie waarbij sprake is van een gemeenschappelijk commercieel of financieel belang. In voorkomend geval zullen wij beoordelen of deze relatie past in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en of de samenloop met de controleopdracht een eventuele bedreiging vormt voor onze onafhankelijkheid.

1.5

Gebruikmaken werkzaamheden Interne controle afdeling

Bij de uitvoering van onze werkzaamheden in het kader van deze opdracht, wordt – voor zover mogelijk - gebruikgemaakt van de werkzaamheden van uw interne controleafdeling. Met deze afdeling worden hiertoe afspraken gemaakt over gezamenlijke afstemming van de controleplanning, de aard en diepgang van uit te voeren werkzaamheden, de interne review op de uitgevoerde werkzaamheden, de rapportage en de dossiervorming. Bij het gebruikmaken van deze werkzaamheden is de Nederlandse Standaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors van toepassing. Deze standaard is in 2013 aangescherpt. De standaard houdt onder meer in dat wij de voor ons relevante, door de interne controleafdeling uitgevoerde werkzaamheden evalueren en testen om ons ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden toereikend zijn voor onze doelstellingen en om vast te stellen welke eigen werkzaamheden onze eigen professionals moeten uitvoeren. Daarnaast stelt deze standaard eisen aan de kwaliteit en inrichting van de interne controleafdeling voor wat betreft: • Objectiviteit: dit heeft onder meer betrekking op de positie van de interne controlefunctionarissen (los van de organisatie) en het rechtstreeks rapporteren van bevindingen aan de hoogste leiding. Met andere woorden: zijn de interne controlefunctionarissen voldoende onafhankelijk en kunnen zij hun werkzaamheden uitvoeren zonder enige belemmering, belangenconflict en/of beïnvloeding van anderen die de professionele oordeelsvorming aantasten. • Deskundigheid: dit heeft betrekking op het verkrijgen en onderhouden van kennis en vaardigheden van de interne controlefunctionarissen teneinde de werkzaamheden op het vereiste niveau uit te voeren, inclusief de vereiste opleiding en begeleiding. • Systematische en gedisciplineerde aanpak: hierbij gaat het erom of de afdeling een systematische en gedisciplineerde benadering heeft waaronder het toepassen van een systeem van kwaliteitsbeheersing heeft. De mate waarin wij gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van uw interne controleafdeling is afhankelijk van de beoordeling van de interne controleafdeling op de bovengenoemde criteria. Dossiers van de interne controleafdeling, waarin voor de jaarrekeningcontrole relevante werkzaamheden zijn gedocumenteerd, dienen voor ons te allen tijde toegankelijk te zijn, ook na beëindiging van onze werkzaamheden. Dit ongeacht de reden en/of wijze van beëindiging. De dossiers van de interne controleafdeling zullen minimaal zeven jaar na beëindiging van de werkzaamheden van een bepaald controlejaar worden bewaard, of langer indien dit naar onze mening noodzakelijk is (bijvoorbeeld in geval van (dreiging van) een civiele, straf- of tuchtrechtelijke procedure). Mede gezien de ontwikkelingen rondom het accountantsberoep, waaronder het toezicht op accountants door de AFM, worden afspraken over dossiervorming jaarlijks geëvalueerd en zonodig herzien.

1.6

Team EY

Ons team bestaat uit de volgende personen: • Drs. R.T.H. Wortelboer RA, director • I.D. (Illona) MSc EMA RA, manager • D. (Douwina) Winsemius-van der Ploeg MSc EMA, senior staff Als onderdeel van bovenstaand team zetten wij ook (gevorderde) assistenten in. Wij zullen met dit team onze controleopdracht uitvoeren. Ondergetekende is als externe accountant verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht. Indien de omstandigheden of de uit te voeren werkzaamheden aanleiding geven tot aanpassing van het team zullen wij daarover met het college in overleg treden.

Pagina 5

2

Verantwoordelijkheden college van burgemeester en wethouders van de gemeente Menameradiel

2.1

Wet- en regelgeving

Wij vestigen er de aandacht op dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Menameradiel verantwoordelijk is voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het BBV en de WNT. Tevens is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het college van burgemeester en wethouders is daarnaast verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het college noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Daarnaast is het college ingevolge de financiële verordening primair verantwoordelijk voor een toereikend rechtmatigheidsbeheer. In dat kader dient ook intern binnen uw gemeente met de nodige periodiciteit en diepgang te worden vastgesteld dat dit beheer toereikend is en in het dienstjaar heeft gefunctioneerd.

2.2

Documentatie

Het college draagt verantwoordelijkheid voor het aan ons: • toegang verschaffen tot alle informatie waarvan het zich bewust is dat deze relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden; • verstrekken van aanvullende informatie die wij kunnen vragen voor het doel van de controle; • onbeperkt toegang verschaffen tot personen binnen de organisatie van wie wij vaststellen dat het noodzakelijk is controleinformatie te verkrijgen.

2.3

Bevestiging bij de jaarrekening, (inclusief SiSa bijlage)

Het college dient erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente Menameradiel op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht, met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Reeds bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden zullen tevens op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking moeten worden gebracht. Wij zullen in verband met deze aspecten het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Menameradiel verzoeken de mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen.

Pagina 6

Voorts zullen wij het college vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij hebben er alle vertrouwen in te kunnen rekenen op volledige medewerking van uw personeel en vertrouwen erop dat men alle vastleggingen, documentatie en andere informatie die in het kader van de controle benodigd is, beschikbaar zal stellen.

2.4

Fraude

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel het toezichthoudend orgaan als het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Door kenmerken van fraude, vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie, kan een controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekken. Daar onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt onze controleopdracht zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien bij de uitvoering van de controleopdracht aanwijzingen van fraude worden verkregen, zullen wij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude, aanvullend onderzoek verrichten, afgestemd op het vaststellen van de aard en omvang van de fraude in relatie tot de jaarrekening. Indien wij een aanwijzing voor – of een redelijk vermoeden van – fraude verkrijgen, zullen wij hierover communiceren met het college en u. In het kader van de Nederlandse Standaard 240

De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten zullen wij het college van

burgemeester en wethouders van de gemeente Menameradiel vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: 1 Het college erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude. 2 Het college heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude. 3 Het college heeft aan ons alles gemeld met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de entiteit van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: a het management; b werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; c anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten. 4 Het college heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude, die op de financiële overzichten van de entiteit van invloed zijn en waarvan het kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen.

Pagina 7

Het college zal ons informeren omtrent alle aspecten en beweringen met betrekking tot financiële onregelmatigheden die het college, het overige management of de auditcommissie ter ore zijn gekomen of zijn meegedeeld (ongeacht de bron of vorm waarin en inclusief, zonder enige beperking, beschuldigingen van “klokkenluiders”). In dat geval verstrekt het college ons volledige en tijdige toegang tot interne onderzoeken naar deze informatie. Onder financiële onregelmatigheden worden ook verstaan aspecten en beweringen rondom manipulaties van financiële resultaten door het management en werknemers, verduistering van activa, omzeiling van interne controles, ongepaste invloed op transacties met verbonden partijen, opzettelijke misleiding van accountants of andere beschuldigingen, niet-wettige handelingen of fraude die tot gevolg kan hebben dat de jaarrekening een verkeerd beeld geeft of anderszins de financiële verslaggeving aantast van uw gemeente. Indien in enigerlei mate een beperking geldt voor het verstrekken van bedoelde informatie, dan zal het college ons hiervan onverwijld in kennis stellen. Een dergelijke beperking kan door ons beschouwd worden als een beperking in de aard en reikwijdte van onze opdracht tot controle en kan ons beletten een verklaring af te geven bij de jaarrekening, of kan aanleiding zijn tot aanpassing van onze verklaring of op andere wijze van invloed zijn op de continuering van onze opdracht als onafhankelijke accountant van uw gemeente.

2.5

Naleving specifieke wet- en regelgeving

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Menameradiel en de raad zijn ook verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Een controleopdracht zal in het algemeen niet leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving. Ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, zal leiden tot overweging van de implicaties voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle. Wij zullen het college van de gemeente verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden.

2.6

Afspraken over de publicatie van jaarcijfers op de website van de gemeente en/of door middel van persberichten

Met u zijn afspraken gemaakt over de publicatie van jaarcijfers op de website van de gemeente en/of door middel van persberichten. Wij hebben met u afgesproken dat u ons tijdig informeert voordat de jaarcijfers en/of persberichten hieromtrent openbaar worden gemaakt teneinde te kunnen bepalen welke aanvullende werkzaamheden door ons moeten worden verricht. Het moment van publicatie in relatie tot de status van de jaarrekening is daarbij van belang.

Persberichten • Indien een persbericht met jaarcijfers wordt uitgebracht voordat de jaarrekening is opgemaakt is nog geen sprake van openbaarmaking in de zin van de wet. U neemt in het persbericht op dat de cijfers nog niet zijn gecontroleerd en dat de jaarrekening nog niet is opgemaakt. • Indien op het moment van publicatie al wel de jaarrekening is opgesteld, maar wij hebben nog geen controleverklaring afgegeven wordt door u in het persbericht opgenomen dat de hierin opgenomen cijfers niet zijn gecontroleerd. • Is al wel een controleverklaring afgegeven en de jaarrekening is vastgesteld door de raad dan neemt u in het persbericht op de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring.

Pagina 8

Publicatie op de website van de gemeente • De jaarrekening wordt eerst op de website van de gemeente gepubliceerd nadat een controleverklaring is verstrekt. Op de website wordt tevens de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring opgenomen. • Bij publicatie op de website voordat wij een controleverklaring hebben afgegeven, wordt door u op de jaarrekening vermeld dat sprake is van een conceptjaarrekening en de hierin opgenomen cijfers nog niet zijn gecontroleerd.

3

Rapportages

Tijdens en na afronding van onze controlewerkzaamheden rapporteren wij daarover aan u. Hierna wordt in het kort weergegeven waaruit onze rapportages zullen bestaan.

3.1

Controleverklaring

Wij zullen over de uitkomsten van onze werkzaamheden aan u rapporteren in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het, op basis van onze controlebevindingen, noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen. Onze controleverklaring is bestemd om aan de raad te worden overgelegd bij de door het college van burgemeester en wethouders opgemaakte jaarrekening en te worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, te weten de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens. U verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag eerst openbaar worden gemaakt na schriftelijke toestemming onzerzijds aan uw college. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de jaarrekening. Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd, alsmede ten aanzien van het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient het college ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat het wordt verspreid.

3.2

Verslag van bevindingen

De Gemeentewet eist dat wij omtrent onze controle een verslag van bevindingen uitbrengen aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In dat verslag rapporteren wij over onze bevindingen, voor zover wij menen dat deze voor de genoemde organen relevant zijn. Daartoe behoort in ieder geval de vermelding van eventuele bevindingen, voor zover in het kader van het jaarrekeningonderzoek gedaan, met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Daarnaast besteden wij aandacht aan analyses van de informatie in de jaarrekening en geven wij eventueel aanvullende toelichtingen. Tenslotte geven wij ook in het verslag van bevindingen onze bevindingen weer naar aanleiding van de controle van de bijlage van de jaarrekening, welke verantwoordingsinformatie bevat over een aantal met name door het rijk aangewezen specifieke uitkeringen. Wij hanteren voor het al dan niet opnemen van bevindingen in het verslag van bevindingen de rapporteringstolerantie zoals vastgesteld in het controleprotocol.

Pagina 9

In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen de hieromtrent in het BADO voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is. • 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is. • € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.

3.3

Tussentijdse rapportage

Naar aanleiding van onze beoordeling van de voor de controle van belang zijnde financiële processen informeren wij u en het college door middel van onze managementletter over de controlebevindingen en daaruit voortvloeiende risico’s voor de gemeente. Hierbij zullen wij eventueel ook andere adviezen en aanbevelingen doen, voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit onze controlewerkzaamheden en betrekking hebben op potentiële risico’s in de bedrijfsvoering van de gemeente Menameradiel.

3.4

Optreden accountant in commissie- en/of raadsvergadering

Op grond van de met uw gemeente gemaakte afspraken kunnen wij worden verzocht aanwezig te zijn in de commissie– dan wel raadsvergadering waarin de jaarrekening 2015 geagendeerd staat en daarin het woord te voeren omtrent onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval zullen wij graag voorafgaand aan deze vergadering met de voorzitter van deze vergadering (en met de wethouder financiën, secretaris of griffier) overleg plegen met als doel inzicht te verkrijgen in: • de wijze waarop de vergadering wordt voorbereid inclusief de agenda; • de procedure die de voorzitter van de vergadering zal hanteren omtrent de wijze waarop vragen aan de accountant ter behandeling aan ons zullen worden doorverwezen. Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring bij de jaarrekening kunnen beantwoorden. Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring. Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente en de accountant dienen in beginsel door de voorzitter van de vergadering te worden beantwoord, dan wel te worden doorverwezen naar een lid van het college. Teneinde ons gelegenheid te bieden om de juiste en volledige weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan, verzoeken wij u ons de conceptnotulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen.

4

Honorarium

Op basis van de in de mail d.d. 29 januari 2015 (onderwerp: Uitkomst vergadering Audit Committee gemeente Menameradiel) vastgelegde afspraken met uw gemeente zijn wij voor de controle van de jaarrekening van het boekjaar 2015 van de gemeente Menameradiel een bedrag overeengekomen van € 29.500 (exclusief omzetbelasting). Dit honorarium is gebaseerd op de huidige kwaliteit van de AO/IC binnen de gemeente Menameradiel. Indien hierin geen veranderingen voordoen ten opzichte van afgelopen jaar dan zullen wij hiervoor geen meerwerk in rekening brengen.

Pagina 10

Voor de nadere uitgangspunten ten aanzien van ons honorarium verwijzen wij u naar bijlage A van deze brief. De aan de uitvoering van onze controlewerkzaamheden verbonden kosten zullen wij naar gelang van de voortgang van de controle factureren op basis van de door ons aan de opdracht bestede tijd en kosten. Voor onze declaraties geldt een betalingstermijn van 14 dagen tenzij anders overeengekomen.

5

Overige afspraken

5.1

Overige diensten

Met uw college zijn wij overeengekomen de controle te verrichten van de door uw gemeente onder verantwoordelijkheid van het college opgestelde conceptverantwoordingen op grond van de ontvangen specifieke uitkeringen van andere overheden. Voor zover de verantwoording van deze specifieke uitkeringen onder SiSa valt, zal de controle ervan worden uitgevoerd bij de jaarrekeningcontrole. De hieruit voortvloeiende kosten zullen worden betrokken bij de afrekening van het controlebudget voor de jaarrekeningcontrole.

Deelverklaringen De door ons gemaakte kosten voor het verstrekken van controleverklaringen bij specifieke verantwoordingen zullen separaat in rekening worden gebracht. Naar aanleiding van de ontvangen overige verzoeken tot controle van een (financiële) verantwoording zullen wij een opdrachtbevestiging opstellen waarin wede uit te voeren werkzaamheden, de hiermede naar verwachting gemoeide tijdsbesteding en een kostenraming aan elkaar bevestigen, waarna wij met onze controlewerkzaamheden starten. Wij zullen bij adequate en tijdige oplevering van de conceptverantwoordingen door uw gemeente zorgdragen voor een tijdige uitvoering van deze controlewerkzaamheden in relatie tot de uiterste datum van indiening van deze verantwoordingen.

Overige opdrachten Wij hechten grote waarde aan onze onafhankelijkheid. Overige opdrachten zullen wij daarom altijd toetsen aan de Nederlandse Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) en de interne regels voor opdrachtacceptatie die binnen EY van toepassing zijn. Naar aanleiding van ontvangen overige verzoeken, met uitzondering van de controle van financiële verantwoordingen, stellen wij een conceptopdrachtbevestiging op waarin onder andere is vastgelegd de uit te voeren werkzaamheden, de hiermee naar verwachting gemoeide tijdsbesteding en een kostenraming. Eerst na terugontvangst van de voor akkoord getekende opdrachtbevestiging zullen wij met onze controlewerkzaamheden starten.

5.2

Algemene voorwaarden

Op onze werkzaamheden zijn de algemene voorwaarden van EY van toepassing, welke voorwaarden als bijlage bij deze opdrachtbrief zijn gevoegd. In geval van inconsistentie tussen deze opdrachtbrief en de algemene voorwaarden prevaleert het bepaalde in deze opdrachtbrief. Door ondertekening en retournering van deze opdrachtbevestiging verklaart u de algemene voorwaarden te hebben ontvangen en te accepteren. Indien een onderdeel in deze opdrachtbrief of in de algemene voorwaarden nietig zou zijn of vernietigd wordt, zullen de overige onderdelen volledig van kracht blijven.

6

Bevestiging

U ontvangt deze brief in tweevoud. Als blijk van uw instemming met deze opdrachtbevestiging verzoeken wij u een exemplaar namens uw raad te doen ondertekenen, te dateren en aan ons terug te sturen in bijgevoegde antwoordenvelop. Het andere exemplaar kunt u behouden voor uw archief.

Pagina 11

Ten slotte vermelden wij nog dat deze opdrachtbevestiging van kracht blijft totdat de opdracht wordt beëindigd of gewijzigd, dan wel door een andere wordt vervangen. Wij zien met vertrouwen uit naar een voortzetting van onze prettige relatie. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

R.T.H. Wortelboer RA

Bijlage:

algemene voorwaarden EY voor audit- en reviewopdrachten versie april 2014

Voor akkoord: de raad van de gemeente Menameradiel namens deze

Datum:

Pagina 12

Bijlage A - Voornaamste uitgangspunten van ons honorarium 7

Basis van ons honorarium

De inschatting van ons honorarium is gebaseerd op de veronderstelling dat de informatie die u heeft verstrekt juist en volledig is. Wij hebben daarom aangenomen dat de omvang en complexiteit van onze diensten in overeenstemming is met onze uitgangspunten in de offerte.

8

Belangrijkste veronderstellingen

De inschatting van ons honorarium is gebaseerd op de huidige informatie en de aanname dat opgevraagde controledocumentatie toereikend en betrouwbaar is en dat contactpersonen in voldoende mate beschikbaar zijn tijdens onze controle. Op basis van uw verzoek zijn wij bij de bepaling van ons honorarium uitgegaan van een volledig efficiënte controle, dit veronderstelt onder meer: • Effectieve opzet, bestaan en werking van de interne beheersomgeving (inclusief de interne controleafdeling). • Effectieve opzet, bestaan en werking van uw IT-omgeving (“IT general controls”). • Geen significante wijzigingen in processen, procedures of verslaggevingsstandaarden. • Afwezigheid van significante controleverschillen als gevolg van onze controle. In het geval dat om redenen die buiten onze invloedsfeer liggen de geschatte tijd besteed aan de opdracht wordt overschreden, of de opdracht wordt vertraagd, hebben wij het recht om onze gemaakte kosten voor de extra bestede tijd of het reserveren van capaciteit te factureren. Wij zullen direct contact met u opnemen indien een dergelijke gebeurtenis zich voordoet. De belangrijkste veronderstellingen hiervoor en gevolgen van eventueel extra werk zijn hieronder samengevat om transparantie te creëren in onze afspraken.

8.1

Aanlevering van hoogwaardige controle-informatie

Beschikbaarheid van hoogwaardige controle-informatie bij aanvang van onze controle is cruciaal voor audit efficiency en onze mogelijkheden om aan de huidige kostenraming te kunnen voldoen. Hiervoor verwijzen wij tevens naar onze Client Assistance Letter (“CAL”) waarin verdere details voor aanvang van de interimcontrole, de eventuele tussentijdse hardclose en de eindejaarscontrole worden overeengekomen. In het geval dat de informatie die wij opnemen in de met u overeengekomen CAL niet beschikbaar is bij aanvang van onze controle, of de kwaliteit van de aangeleverde controle-informatie onder verwachtingen is, resulteert dit in extra werk. Om dit te voorkomen, willen wij erop wijzen dat de volgende items cruciaal zijn voor onze controle: • Conceptjaarrekening, inclusief ondersteunende documentatie. • Concept Programmaverantwoording. • Conceptjaarverslag inclusief de paragrafen. • Volledig balansdossier met onderbouwende documentatie voor de gehele jaarrekening inclusief SiSa conform onze CAL. • Uitkomsten en conclusies van de verbijzonderde interne controle over het gehele boekjaar inclusief achterliggende documentatie.

Pagina 13

De extra kosten zijn afhankelijk van de specifieke feiten en omstandigheden en worden met u besproken op het moment dat deze zich voordoen en gefactureerd tegen onderstaande tarieven.

8.2

Adequate interne beheersomgeving

• Er is bij uw gemeente een financiële administratie aanwezig, waaraan betrouwbare financiële informatie kan worden ontleend. Dit houdt in dat de wijziging in de vaste gegevens, alsmede de mutatieverwerking met betrekking tot dit systeem zodanig is gestructureerd dat een juiste, volledige en tijdige verwerking is gewaarborgd. • Er zijn voldoende administratief-organisatorische maatregelen genomen om te kunnen waarborgen dat de aan de procesuitvoering ontleende (financiële) informatie qua opzet betrouwbaar is en dat bij deze procesuitvoering de relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd. • Er is sprake van een toereikende planning & controlcyclus, waarbij de met de raad overeengekomen producten op betrouwbare wijze tot stand komen en waarbij de verslaggevingsvoorschriften voor begroting en rekening in acht worden genomen. • Bij de uitvoering van de begroting worden de door de raad hierbij gestelde financiële kaders zoals voorgelegd in de financiële verordening in acht genomen. Indien door ons tijdens de controle wordt vastgesteld dat het intern beheersingssysteem op onderdelen niet aan de daaraan te stellen eisen voldoet, zullen wij met onze contactpersoon bij uw gemeente overleggen en daarbij aangeven welke aanvullende interne controlewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd en met welke diepgang. Voor zover wij belast worden met de uitvoering van deze interne controlemaatregelen zullen wij vooraf een aanvullende prijsopgave doen. • De interne controles (inclusief rechtmatigheid, waaronder ook SiSa-uitkeringen) qua aard, omvang, diepgang en tijdspad uitgevoerd zijn zoals (ruim) voor aanvang van de (interim-)controle besproken door de gemeente met ons, zodat wij onze werkzaamheden adequaat hierop in kunnen richten. • De geautomatiseerde gegevensverwerking en de wijzigingen daarin voldoet aan de daaraan te stellen eisen en blijft tenminste op het huidige niveau.

8.3

Gebruikmaken van de interne controleafdeling

Op basis van de in de overeenkomst accountantsdiensten vastgelegde afspraken met uw gemeente zullen wij bij de uitvoering van onze controle (voor zover mogelijk) gebruikmaken van de door uw interne control afdeling uitgevoerde verbijzonderde interne en rechtmatigheid controles. De vastlegging van deze werkzaamheden is zodanig dat er een duidelijke audittrail is van uitgevoerde werkzaamheden, bevindingen, opvolging van bevindingen, review, foutevaluatie en rapportering. Het interne controleplan zullen wij voorafgaand aan de controle beoordelen teneinde vast te stellen dat deze aansluit op onze controleaanpak. In 2013 is de regelgeving voor het gebruikmaken van de werkzaamheden van de interne controleafdeling aangescherpt en verduidelijkt (zie paragraaf 1.5 van de brief). De aanscherping heeft betrekking op de objectiviteit, deskundigheid en het hebben van een systematische en gedisciplineerde benadering met inbegrip van kwaliteitsbeheersing van de interne controlefunctie. Tijdens onze interim-controle zullen wij, met inachtneming van onze kennis omtrent de huidige kwaliteit en inrichting van uw interne controleafdeling, alsmede de aangescherpte voorwaarden waaronder wij gebruik kunnen maken van de door uw interne controleafdeling uitgevoerde verbijzonderde interne en rechtmatigheid controles met het college van burgemeester en wethouders bespreken. Wij zullen het college hierbij een memo verstrekken, zodat intern vastgesteld kan worden of de interne controleafdeling voldoet aan de verscherpte regelgeving . Naar aanleiding van deze beoordeling zullen wij bepalen in hoeverre wij aanvullende werkzaamheden moeten verrichten. De met deze aanvullende werkzaamheden gepaard gaande kosten zullen aan de gemeente in rekening worden gebracht.

8.4

Wijzigingen in wet- en regelgeving

8.4.1 Overige wijzigingen in wet- en regelgeving Het effect van tussentijdse wijzigingen in wet- en regelgeving zijn niet meegenomen in ons honorarium. Indien zich een wijziging voordoet, zullen wij in overleg met u het effect op onze werkzaamheden en ons honorarium bespreken.

Pagina 14

8.5

Versies van jaarrekeningen

Als basis van onze inschatting, hebben wij aangenomen twee versies van de jaarrekening te ontvangen (één als conceptversie en een definitieve versie na stijl en opmaak correcties). Voor elke bijkomende versie van het jaarverslag, zullen wij onze tarieven verhogen met: Categorie 1 - kleine wijzigingen/bewoordingen € 1.000 Categorie 2 - wijziging van verschillende paragrafen € 2.500 Categorie 3 - wijziging van bedragen/toelichtingen € 3.000 Categorie 4 - significante veranderingen € 5.000

8.6

Uitstel controleverklaring

Indien bijvoorbeeld op uw verzoek uitstel van afgifte van de controleverklaring aan de orde is, kan dit leiden tot noodzakelijke aanvullende werkzaamheden rondom gebeurtenissen na balansdatum In dergelijke geval zullen wij dit met u bespreken en de omvang van werkzaamheden en kosten ter zake met u afstemmen.

8.7

Wijzigingen in de jaarrekening na de afgifte van de controleverklaring

Indien er wijzigingen worden aangebracht in de jaarrekening nadat wij onze rapportage hebben uitgegeven, zullen de partijen het eens worden over een redelijke vergoeding voor het uitvoeren van extra werkzaamheden.

Pagina 15

9

Tarieven

In het geval dat er sprake is van meerwerk, wordt onze voorgestelde vergoeding voor dit meerwerk berekend op basis van de volgende tarieven (conform onze overeenkomst accountantsdiensten en prijsindexcijfer voor de zakelijke markt): • Director € 275 • Manager € 170 • Controleleider € 120 • Assistent € 75

10

Communicatie

Indien tijdens de uitvoering van onze diensten extra werkzaamheden nodig zijn, hetzij op uw uitdrukkelijke verzoek of door onvoorziene omstandigheden of een onverwachte toename van de complexiteit van het werk, bespreken wij de impact van deze wijzigingen op onze kosten vooraf met u.