Ledenvergadering maart 2013
Van harte welkom! Webversie presentatie 21 maart 2013
Agenda 19.30 – 19.40 Welkom 19.40 – 20.20 Presentatie 20.20 – 21.00 Vragen en antwoorden 21.00
Sluiting
Aanleiding tot de herinrichting • Vervanging van aftredende bestuursleden lastig • Besturen kost veel tijd
• Wel veel enthousiaste vrijwilligers voor deeltaken • Gevolg: talloze stemrondes zonder resultaat
Uitgangspunten voorgenomen besluit • Minimaal bestuur: • Voorzitter, secretaris, penningmeester
• Zoveel mogelijk zelfstandige, afgeronde taken in commissies • Clusteren naar groepen/activiteiten
• Inzet leden voor losse acties • Eigen verantwoordelijkheid bevorderen
Voorgenomen besluit • Bestuur in de huidige samenstelling wordt vervangen door 3-koppig bestuur • Externe boekhouder
• Instellen van commissies • Bemensing van acties • Bestuur blijft eindverantwoordelijk
dagelijks bestuur
Nieuwe structuur
Voorzitter Secretaris Penningmeester
Externe boekhouder
Bestuur - 1 • Algemeen • • • • • • • • •
Budgettering Algemene besluiten nemen Draaiboeken laten opstellen voor alle commissies en acties, en up-to-date houden Het coördineren van alle commissies Het opstellen van een jaarplanning Jaarlijks organiseren van een ledenvergadering Opstellen van de trainingstijden in overleg met de trainers Eindverantwoordelijk en aanspreekpunt voor de teamindeling Actief zoeken naar trainers en coaches
• Voorzitter • • • •
Toezien op het tijdig uitvoeren van alle besluiten en taken Het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe Het leiden van alle vergaderingen Bijwonen vergaderingen SCU
Bestuur - 2 • Secretaris • • • • •
Ledenadministratie (en spelerspassen) In- en uitgaande correspondentie Opstellen van agenda en notulen voor de vergaderingen Het versturen van kaartjes bij geboorte, huwelijk etc. Kraamhuur zomermarkt
• Penningmeester • • • • • • •
Contributieheffing Subsidieaanvraag Kasbeheer Op de ALV de begroting en het financiële verslag toelichten Uitnodigen van de kascommissie voor controle van de boeken Uitbetalen van de trainers Verzekeringszaken
Commissies - 1 • Jeugd • • •
Trainingen Teamindeling jeugd & mini’s Organisatie • Minitoernooi • Volleybalkamp • Jeugduitje • Bingomiddag • Sponsorloop • Jeugd tegen ouders • Lief & leed – Volleybal gerelateerde blessures
Commissies - 2 • Senioren • • • •
Competitiezaken Teamindeling Regelmatig contact met bestuur via coaches, trainers en aanvoerders Lief & leed • Volleybal gerelateerde blessures per team • Budget via bestuur
• Recreanten • •
•
Aanspreekpunt van en voor recreanten Onderhoudt contact met bestuur m.b.t. • Recreanten toernooi • Zaalhuur Lief & leed • Volleybal gerelateerde blessures per team
Commissies - 3 • Wedstrijdsecretariaat • • • •
•
Regelen van thuiswedstrijden: • Zaalwacht • Mutaties bijhouden en communiceren Teamopgave Nevobo Dispensatie aanvragen Zaalhuur • Trainingsavonden • Wedstrijdavonden • Toernooien Scheidsrechters coördinatie
• Toernooien •
•
Organisatie van • Nieuwjaars• Buiten• Binnentoernooi Alleen organisatie! Overige zaken via andere commissies of werkgroepen
Commissies - 4 • Materiaal • •
Materialen • Verzorgen, onderhouden, bijhouden, bestellen Tassen, tenues, bidons, fleecejacks • Inzamelen, bijhouden, uitzoeken, verdelen
• Webmaster • •
Up-to-date houden van de website Info via Bestuur en Teams/coaches
• Sponsoring • • • •
Jaarlijks sponsors benaderen Prijzen verzorgen voor verlotingen Sponsoracties bij toernooien Zoeken naar tenue sponsors
Commissies - werkwijze - Draaiboeken - Zelf actief leden betrekken - Zelf voor vervanging zorgen
Losse Acties • • • • • • •
Potgrondactie Lotenverkoop SCU Feestavond Zomermarkt Speculaasactie Koedrietloten Aanschaf nieuwe tenue’s
Losse Acties - werkwijze - Draaiboeken - Twee jaar - Zelf voor vervanging zorgen
- Opvolg(st)er zelf inwerken
Koninginnedag • Vrijwilligers! • Vele handen maken…
Einde
Bedankt voor je komst en wel thuis!
