Látvány-csapatsport támogatás felhasználás nyilvántartása 2012. január 31. Próba SE Teszt tranzakciói
Tartalomjegyzék I • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
6. oldal 7. oldal 8. oldal 9. oldal 10. oldal 11. oldal 12. oldal 13. oldal 14. oldal 15. oldal 16. oldal 17. oldal 18. oldal 19. oldal 20. oldal 21. oldal 22. oldal 23. oldal 24. oldal 25. oldal 26. oldal 27. oldal 28. oldal 29. oldal 30. oldal 31. oldal 32. oldal 33. oldal
www.sportadmin.hu nyitó oldala Regisztráció Alapadatok megadása, hitelesítése A minta sportszervezet adatai Regisztrációs e-mail kiküldése Regisztráció befejezése, bejelentkezés Belépés menete A SportAdmin.hu nyitó oldala A elfogadott program részletei A Sportfejlesztési menüpont kitöltése Sportfejlesztési program csatolása Rögzített program és továbblépés a támogatói szerződésekre A támogatói szerződések rögzítésének indítása A támogatói szerződések rögzítésének indítása előtti teendő Támogatói szerződés rögzítése A támogatói szerződés rögzítés eredménye Támogatói szerződés rögzítése több jogcímre Támogatói szerződések rögzítésének eredménye Támogatók pénzügyi teljesítés rögzítésének indítása előtti teendő Egy bizonylaton több tétel, tételjelölés A kijelölt tétel mentése Bizonylatok szerkesztése Támogatók pénzügyi teljesítés indítása Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése I Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése II Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése III Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése IV Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése V
2
Tartalomjegyzék II • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
34. oldal 35. oldal 36. oldal 37. oldal 38. oldal 39. oldal 40. oldal 41. oldal 42. oldal 43. oldal 44. oldal 45. oldal 46. oldal 47. oldal 48. oldal 49. oldal 50. oldal 51. oldal 52. oldal 53. oldal 54. oldal 55. oldal 56. oldal 57. oldal 58. oldal 59. oldal 60. oldal 61. oldal
Támogatók pénzügyi teljesítésének ellenőrzése Mókus Kft teljesítésének részletezése Támogatói program ellenőrzése Támogatás felhasználása Támogatás felhasználás menüpont bemutatása I Támogatás felhasználás menüpont bemutatása II A támogatás felhasználás esetei Előfelhasználás Előfelhasználás- Számla rögzítés I Előfelhasználás- Számla rögzítés II Előfelhasználás- Számla rögzítés III Javasolt könyvtárstruktúra I Javasolt könyvtárstruktúra II Előfelhasználás- Számla rögzítés III Előfelhasználás- Számla rögzítés IV Számla kifizetés előkészítés Számla kifizetés I Számla kifizetés II Számla kifizetés javítása Számla, más bizonylat rögzítés közbeni javítása Számlaállapot előfelhasználás esetén Számlaállapot előfelhasználás könyvelés után A jogcímhez tartozó „Számlák” Önerő részletek I Önerő részletek II ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása I ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása II ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása III
3
Tartalomjegyzék III • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
62. oldal 63. oldal 64. oldal 65. oldal 66. oldal 67. oldal 68. oldal 69. oldal 70. oldal 71. oldal 72. oldal 73. oldal 74. oldal 75. oldal 76. oldal 77. oldal 78. oldal 79. oldal 80. oldal 81. oldal 82. oldal 83. oldal 84. oldal 85. oldal 86. oldal 87. oldal 88. oldal 89. oldal
ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása IV ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása V Támogatás felhasználási tábla áttekintése Közreműködői költség elszámolása I Közreműködői költség elszámolása II Közreműködői költség elszámolása III Közreműködői költség elszámolása IV Közreműködői költség elszámolása V Nem alszámlás támogatás felhasználás I Nem alszámlás támogatás felhasználás II Nem alszámlás támogatás felhasználás III Nem alszámlás támogatás felhasználás IV Nem alszámlás támogatás felhasználás V Nem alszámlás támogatás felhasználás VI Nem alszámlás támogatás felhasználás VII Nem alszámlás támogatás felhasználás VIII Nem alszámlás támogatás felhasználás IX Önerő befizetés I Önerő befizetés II Önerő befizetés III Önerő befizetés IV Alszámlás felhasználás I Alszámlás felhasználás II Alszámlás felhasználás III Alszámlás felhasználás IV Alszámlás felhasználás V Alszámlás felhasználás VI Alszámlás felhasználás VII
4
Tartalomjegyzék IV • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
90. oldal 91. oldal 92. oldal 93. oldal 94. oldal 95. oldal 96. oldal 97. oldal 98. oldal 99. oldal 100. oldal 101. oldal
Alszámlás felhasználás VIII Egyéb banki tételek I Egyéb banki tételek II Egyéb banki tételek III Egyéb banki tételek IV Egyéb banki tételek V Egyéb banki tételek VI Egyéb banki tételek VII Egyéb banki tételek VIII Bankszámla egyenlegek I Bankszámla egyenlegek II Zárás
5
www.sportadmin.hu nyitó oldala
A regisztráció nélkül elérhető menüpontok segítségével tájékozódhatsz.
6
Regisztráció
Itt tudsz regisztrálni.
7
Alapadatok megadása, hitelesítése Akkor kattintsd de, ha sportszervezeted jogosult ÁFÁ-t visszaigényelni. (Ehhez az adószámod két kötőjel közötti elemének kettesnek kell lennie,. Ha egyes, akkor nem vagy ÁFA visszaigénylő.)
Add meg az adatokat értelem szerűen. Minimum egy felhasználó regisztrációja kötelező. Fontos, hogy az e-mail címedet pontosan add meg, mivel a regisztrációt a mailen kapott adatokkal tudod sikerre vinni.
Regisztrációdat az ellenőrző kód beírásával indíthatod el. 8
A minta sportszervezet adatai Valahogy így..
A sportszervezet és a felhasználók adatait később módosíthatod, kiegészítheted.
9
Regisztrációs e-mail kiküldése
A regisztráció befejezéséhez a kapott emailben található hivatkozást vágd ki és másod a keresőd címsorába. (Ne kattintással próbáld az aktivációt a kapott e-mail helyén, hanem másold a keresőbe, és ott indítsd el!!!)
10
Regisztráció befejezése, bejelentkezés A link sikeres másolása és a keresőben történő indítása esetén megtörténik az aktiválás. Az e-mailben megadott felhasználó név és jelszó segítségével bejelentkezhetsz.
11
Belépés menete
Javasolt ,mind a felhasználó név, mind a jelszó másolása az emailből az elírások elkerülése érdekében! A felhasználó név és a jelszó megadását követően be lehet jelentkezni.
12
A SportAdmin.hu nyitó oldala Sikeres belépés esetén itt megjelennek sportszervezeted megadott alapadatai.
A sporttámogatási program menüpontra kattintva, máris elkezdődhet az adminisztrációs alapadatok megadása a rendszer számára.
A próbaverziónál nem lehetséges, de a későbbiekben itt ajánlott új (jobban megjegyezhetőbb) jelszó választása.
13
A elfogadott program részletei Értelem szerűen add meg az adatokat!
A jóváhagyott sportfejlesztési program azonosítóját írd ide! Az elnyert keret összesen. (∑ jogcímek + közreműködői költség)
Ide írd a személyi jellegű jogcím keretedet és a hozzátartozó számlaszámot vagy hagyd üresen! Ide írd a tárgyi eszköz jogcím keretedet és a hozzátartozó számlaszámot vagy hagyd üresen!
Ide írd az utánpótlás jogcím keretedet és a hozzátartozó számlaszámot vagy hagyd üresen! Ide írd a képzési jogcím keretedet és a hozzátartozó számlaszámot vagy hagyd üresen!
Ha beírtad az egyes jogcímekre jóváhagyott keretösszegeket és ellenőrizted is a számokat, akkor itt tudod kezdeményezni azok mentését.
Ide írd a közreműködői költségként jóváhagyott összeget vagy hagyd üresen! 14
A Sportfejlesztési menüpont kitöltése Az adatok a határozatból közvetlenül kiolvashatók.
A jogcímekhez tartozó számlaszámok megadásához készítsd elő a banki számlaszerződést!
Amire nem nyertél támogatást, azt hagyd üresen!
Ha beírtad az egyes jogcímekre jóváhagyott keretösszegeket és ellenőrizted is a számokat, akkor itt tudod kezdeményezni azok mentését. A mentés megkezdése előtt szkenneld be és mentsd el a határozatot, hogy tudd csatolni! 15
Sportfejlesztési program csatolása
A program dokumentációjának keresése a csatolásához ide kattintva indítható. Kiválasztás után pedig idekattintva rögzíthető.
16
Rögzített program és továbblépés a támogatói szerződésekre Ide kattintva megjelenik a támogatási határozat.
Ide kattintva rögzíthetjük a megkötött támogatói szerződéseinket.
Ha netán elrontottuk volna a program rögzítését, akkor ide kattintva tudjuk azt javítani.
17
A támogatói szerződések rögzítésének indítása
Itt kezdeményezhető újtámogatói szerződés rögzítése.
18
A támogatói szerződések rögzítésének indítása előtti teendő Személyihez kapcsolódó Személyi Közreműködői Virág Zrt
3.500.000,
Mandula Bt Mókus Kft 3.500.000,
Tárgyi
Tárgyihoz kapcsolódó Közreműködői
Utánpótláshoz kapcsolódó Utánpótlás Közre-működői Képzés
Képzéshez kapcsolódó Közreműködői
105.000, 1.000.000,
30.000,
200.000,
6.000.
11.000.000,
330.000,
105.000, 1.200.000,
36.000,
11.000.000,
330.000,
Közreműködői összesen
Összesen
105.000,
3,605,000.0
30.000,
1,030,000.0
336.000, 11,536,000.0 0,
0,
471.000, 16,171,000.0
Készíts egy összesítő excel táblát a támogatókról a csatolt minta szerint az adatrögzítés megkönnyítése érdekében. Az összesen érték nem lehet több, mint amennyi keretet összesen kaptál, illetve az egyes jogcímekre és a közreműködési költségekre is fen kell állni az egyezőségnek. Amíg minden mindennel ne stimmel a táblában, addig ne kezdj az adatrögzítéshez! 19
Támogatói szerződés rögzítése
A támogató cég alapadatai A támogató képviselőjének adatai A támogatói szerződésben szereplő összeget írd ide Ha több jogcímet is tartalmaz a szerződés, akkor a részletezést itt adhatod meg. Fontos, hogy a jogcímhez a hozzá kapcsolódó közreműködői költséget is vedd hozzá, majd az alatta lévő sorba fejtsd ki, hogy a jogcím tételből mennyi a közreműködői költség!!! 20
A támogatói szerződés rögzítés eredménye Itt nézhető meg a szerződés
Itt kezdeményezhetsz újabb szerződés felvitelt.
Sikeres rögzítés esetén megjelennek a támogatási adatok.
21
Támogatói szerződés rögzítése több jogcímre
Több jogcímre így tudsz egyidejűleg támogatást rögzíteni.
22
Támogatói szerződések rögzítésének eredménye Ebben a két oszlopban látható a támogatók pénzügyi teljesítésének összege és egyenlege
Ha teljesen sikerült lefednünk a keretünket szerződéssel, akkor az „Elnyert” és a „Szerződött”, valamint még az „esedékes” oszlopok (teljesítés előtt) egyforma végösszegűek.
Ha nem lenne lefedve a keretünk, itt jelennének meg a még szerződéssel lefedhető összegek jogcímenként.
23
Támogatók pénzügyi teljesítés rögzítésének indítása előtti teendő • A rögzítés előtt szerezzük be a pénzügyi teljesítéshez tartozó bankszámlakivonatot és tároljuk elektronikus formában. (Vagy töltsük le a számlához tartozó internetes banki rendszerből vagy szkenneljük be.) • Ha egy számlakivonaton egy tétel szerepel, akkor nem indokolt a jelölt tételre bontás. • Ha viszont igen, akkor ez célszerű. (Lásd következő dia.) • A fájl tárolására az alábbi formátumot javasoljuk: egytételes bizonylatnál: többtételes bizonylatnál – 2011-1 2011.12.20 (szállító rövid neve)
Kivonat szám így
Kiegészítve a kivonat dátuma és rövidített szállító név
2011-1 2011.12.20-1 (szállító rövid neve)
A bizonylaton belüli tételsorszám és rövidített szállító név 24
Egy bizonylaton több tétel, tételjelölés Ha több tétel szerepel egy bizonylaton, akkor a jobb visszakereshetőség, azonosíthatóság érdekében célszerű az egyes elemek kiemelése és külön-külön történő elmentése. Jelölést legkönnyebben (pdf dokumentum esetén) az ingyenesen használható acrobat reader segítségével oldhatjuk meg a fenti ikonra kattintva, illetve az egér kurzorának a kijelölendő elemre való mozgatásával és kijelöléssel.
25
A kijelölt tétel mentése
Ha sikerült kijelölnünk az első tételt, akkor mentsük azt a korábban megadott struktúrának megfelelően: 2011-1 2011.12.20-2 Mókus Kft
A tételsorszám után célszerű a partner nevét feltüntetni a későbbi jobb visszakereshetőség érdekében. 26
Bizonylatok szerkesztése • A program egy tranzakcióhoz egy dokumentum csatolását támogatja az egyértelmű beazonosíthatóság, listázhatóság érdekében. • Ha egy dokumentumunk több fájlban van, vagy egy tranzakcióhoz több dokumentumot kellene csatolni, akkor azt feltöltés előtt egybe kell vonni. (Az interneten többféle ingyenes, könnyen használható program is elérhető.) 27
Támogatók pénzügyi teljesítés indítása
A támogatói pénzügyi teljesítés rögzítéséhez erre a menüpontra kattintva kezdhetünk hozzá.
28
Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése I
A szerződött partnerek közül itt választhatjuk ki a megfelelőt.
29
Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése II Írd ide a banki jóváírás dátumát Itt választhatsz jogcímet. Ha csak egy jogcímre szerződött a támogató, akkor csak az aktív, ha többre akkor figyelj a választásnál!
30
Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése III
Ide írd a tételazonosítót Ide a fizetett támogatás összeget
Ide, hogy abból mennyi volt a közreműködői költség
31
Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése IV
A mentés gomb megnyomását követően válasszuk ki a korábban már kijelölt és elmentett tételt. A választás a „megnyitás” gombra kattintással történhet és a feltöltés gombbal aktiválható.
32
Támogatók pénzügyi teljesítésének rögzítése V
Ha a fentiek szerint rögzítjük a tárgyi eszközök 2011-1-es kivonatát, akkor annak tételneve: 2011-1 2011.12.20-2 Mókus Kft
33
Támogatók pénzügyi teljesítésének ellenőrzése
A támogatók táblában a szerződött oszlopban az összegek aláhúzása jelzi, hogy a tételre kattintva részletező kibontást tekinthetünk meg.
34
Mókus Kft teljesítésének részletezése
35
Támogatói program ellenőrzése
Ha a jóváhagyott sportfejlesztési keretet teljes egészében sikerül szerződésekkel lefedni és a támogatók az összes kötelezettségüknek eleget tesznek, akkor az „Elnyert összeg”, a „Szerződött összeg” és a „Befolyt összeg” oszlopok eredményei megegyeznek, valamint az utolsó két oszlop eredménye nulla. 36
Támogatás felhasználása • A jóváhagyott sportfejlesztési program, az ahhoz kapcsolódó támogatói szerződések, illetve ezeken alapuló pénzügyi teljesítések rögzítését követően megkezdhetjük a támogatás felhasználásának adminisztrációját. • Természetesen, ha egy sportszervezet nem tudja 100%-ban lefedni első lendületben a kereteit, a rendszerbe a később - a támogatás felhasználásának megkezdését követően - kötött támogatói szerződések és a hozzájuk kapcsolódó pénzügyi teljesítések is rögzíthetőek. 37
Támogatás felhasználás menüpont bemutatása I A menüpont indításakor az alábbi táblát kapjuk.
A korábbi időszakra jutó támogatás felhasználást
A tábla jogcímenként mutatja a támogatói befizetéseket
A tábla jogcímenként mutatja az esetleges támogatói túlfizetéseket, illetve ezek visszautalását
Az alszámláról kifizetett és elszámolt támogatásokat
A főszámlára átvezetett és ott felhasznált tételeket 38
Támogatás felhasználás menüpont bemutatása II A „Még felhasználható” oszlop értékei jogcímenként mutatják a még rendelkezésre álló kereteket
Az összes támogatás felhasználás oszlop mutatja a már felhasznált támogatási kereteket jogcímenként
A „Számlaegyenleg” oszlop a támogatási számlák aktuális egyenlegét mutatja, megkönnyítve, illetve lehetőséget adva a folyamatos önellenőrzésre.
39
A támogatás felhasználás esetei 1. A támogatási keretek megnyílása előtt megvalósult és kifizetett, de a támogatásba utólag bevonható költések elszámolása. (ELŐFELHASZNÁLÁS) 2. A támogatási számláról főszámlára (pénztárba) felvett összegek elszámolása. (FŐSZÁMLÁS FELHASZNÁLÁS) 3. Közvetlen pénzügyi kifizetések a támogatási számlákról. (ALSZÁMLÁS FELHASZNÁLÁS) 40
Előfelhasználás
Támogatást „számlára” lehet elszámolni. Minden típusú elszámolás előfeltétele a számla rögzítése. „Számlát” rögzítését az „Új tétel” nyomógombbal indíthatjuk itt. „Számla”-nak tekintünk minden bizonylatot, amire elszámolás történhet. (számla, bérkarton, adóív, stb.) 41
Előfelhasználás- Számla rögzítés I Első lépésben jogcímet kell választani
Második lépésben meg kell adni a tétel nettó (ÁFA nélküli összegét, ha az adott számlára lehetséges az ÁFA visszaigénylés. Ha nem lehetséges a visszaigénylés vagy nem is vagyunk szervezetileg sem jogosultak ÁFA visszaigénylésre, akkor a számla bruttó összegét kell megadni.
Válasszuk ki a tétel megfelelő ÁFA kulcsát, ha lehetséges a visszaigénylés, ha nem, akkor válasszuk a nulla értéket.
Itt kell megadni a „Számla” sorszámát. Ha visszaigényelhető az ÁFA, akkor ezt a mezőt be kell kattintani.
„Számla” dátuma alatt a teljesítés dátumát értjük:
42
Előfelhasználás- Számla rögzítés II Itt lehet megadni a szerződés alapadatait
Minden előfelhasználásos tételnél ezt a négyzetet be kell kattintani!!!!
Itt adhatjuk meg a partner adatokat. Ha még nem volt tranzakció az adott szállítóval, akkor be kell írni az adatait, de következő alkalommal már listából ki lehet választani , nem kell újra beírni.
Itt tudjuk kategorizálni a költséget több szempont szerint. Ha a rendelkezésre álló elnevezések között nem találsz megfelelőt, hívd a SportAdmint és Ők intézkednek a bővítésről, ha a kérésed összeegyeztethető az előírásokkal 43
Előfelhasználás- Számla rögzítés III
Egy példa a számlára.
A számla rögzítéséhez azt be kell csatolni, azaz MINDEN számlát rögzítés előtt szkennelni kell! A csatolás menete és formája megegyezik a sportprogramnál alkalmazott formával.
44
Javasolt könyvtárstruktúra I Sportadmin főkönyvtár
2011/2012
Határozat
Támogatói szerződések
Bankszámlakivonatok
Bérek, megbízási díjak
Szerződések
Bejövő számlák
Főszámla
Bérlisták
Munka szerződések
Előfelhasználás
Személyi alszámla
Megbízási díjak
Megbízási szerződések
Főszámlás felhasználás
Tárgyi alszámla
Adók, járulékok
Bérleti szerződések
Alszámlás felhasználás
Utánpótlás alszámla
Beszerzések
Képzési alszámla
Egyéb szerződések
45
Javasolt könyvtárstruktúra II • Természetesen nem kötelező a javasolt struktúra, a bizonylatok bármilyen rendben tárolhatók, azt bárhonnan be lehet csatolni az adott menüpontoknál a SportAdmin programba. • A lényeg, hogy egységes elvet alakítsunk ki mind a könyvtárszerkezet és mind a fájl elnevezések tekintetében. 46
Előfelhasználás- Számla rögzítés III A számla csatolása után az alábbi táblázati formában kapjuk vissza a rögzített számlaadatokat.
Ellenőrizhetjük az ÁFÁ-t
Itt rögzíthető a kifizetés
Itt tekinthető meg, hogy megfelelő számla kerül-e csatolásra
Lehet ellenőrizni a számlaadatokat
Láthatjuk az minimum önrész értékét Ha előfelhasznált tételt rögzítünk, akkor itt minden esetben „NEM” értéknek kell szerepelnie. 47
Előfelhasználás- Számla rögzítés IV
Ha valamit elrontottunk, akkor itt kezdeményezhetjük a javítást
Ha a számla nem javítható, akkor itt indítható a stornózása
48
Számla kifizetés előkészítés A számlát rögzítettük a rendszerbe. Önmagában a támogatás felhasználás oldal még nem mutat változást. Látható, hogy több oszlopban vannak aláhúzott tételek, ami azt mutatja, hogy azon adat mögött kibontható tétel van.
Ha rögzítünk egy számlát, de akkor nem fizetjük ki, a későbbi kifizetésre a jogcímekre kattintva hozhatjuk elő az adott tételt tartalmazó listát, ahonnan az kiválasztható.
Ha kattintunk az utánpótlás jogcímre vagy az utánpótlás támogatás felhasználás mezőire, akkor megkapjuk a számlalistát.
49
Számla kifizetés I Ahogy az előzőekben vizsgált tranzakciók esetében is bizonylatot kellett csatolnunk, itt sincs másként. Mielőtt a „Mentés„ gombra kattintanánk, előtte szkenneljük be az előkészített (tételkijelölést tartalmazó) számlamásolatot.
Értelemszerűen ki kell tölteni a sorokat
Az utolsó sorban adhatjuk meg, hogy a kifizetésnél mennyi volt az önerő. Előfelhasználás esetén (mikor teljes egészében saját pénzből fizettük a számlát) minden esetben a „kifizetett összeg” sorba írt értékkel megegyező összeget írjunk az önrész mezőbe!
50
Számla kifizetés II A törlési menü itt található.
Kifizetés dokumentumainak csatolását követően ezt az oldalképet kapjuk.
Töröl
A kifizetéshez itt ellenőrizhető, hogy megfelelő dokumentum kerül-e csatolásra.
Itt látható hogy megtörtént a pénzügyi rendezés.
51
Számla kifizetés javítása Ha kifizetés könyvelését (többet rögzítettünk, mint a tényleges) akkor az nem javítható, a tételt vagy törölni vagy stornózni kell! (Ha előfelhasználásos a tétel és már megtörtént a költségfelosztás, akkor nem lehet törölni, csak stornózni!)
Ha rossz bizonylatot csatoltunk, akkor a FELTÖLTÉS ÉS MENT gombra kattintsunk.
Ha téves szállítót, rossz költség csoportot, vagy fajtát, alfajtát választottunk, akkor azt egyszerűen módosítsuk a megfelelő sorban és nyomunk a MENTÉS gombra! 52
Számla, más bizonylat rögzítés közbeni javítása
Elfelejtődött a számlaszám megadása. A rendszer számos helyen ellenőrzést végez adatrögzítés előtt és hibaüzenetet ad, ha problémát észlel. Próbáljuk javítani a hibát, ha sikeresen javítunk, akkor a következő mentésnél nem kapjuk vissza már a hibaüzenetet. 53
Számlaállapot előfelhasználás esetén • Ha megfelelően rögzítettük a tétel kifizetését, akkor a kifizetéssel befejeződött a tranzakció. (A kifizetés mint záró lépés más tranzakció típusok esetében is hasonló funkciót tölt be.) • Mivel előfelhasználásként könyveltük a tételt, ezért a támogatási számlákon a tranzakció nem generált módosulást. (lásd: következő dia) 54
Számlaállapot előfelhasználás könyvelés után A számla nem mutat változást.
Ha belekattintunk az „Utánpótlás”ba, akkor kilistázódnak a jogcímhez rögzített számlák. lsd. következő dia
55
A jogcímhez tartozó „Számlák”
Tételes számlaforgalom xls
A tranzakciók linkelhetők excelbe, ahol a felhasználó ízlése szerint rendezheti, csoportosíthatja az adatokat, megkönnyítve ezzel az ellenőrzést.
A számlák szűrhetők több szempont szerint. A szűrők megjelenítése itt kapcsolható. 5 szűrési feltétel kombinációjával bármit könnyen megtalálhatunk.
56
Önerő részletek I
Legtöbb sportszervezetnek az első feladata volt, hogy rendezze, elszámolja a múltbeli kifizetésekre a lehetséges támogatás összegét. Ezt a számlák és kifizetések rögzítését követően itt tudjuk megtenni.
57
Önerő részletek II A tábla a már több menüpontban ismerős formában jelenik meg.
Jogcímenkénti bontás.
Önerő befizetések oszlop. Itt jelenik meg, ha önerőt fizetünk be az alszámlára. Példa későbbi dián .
Ha netán túl sok önerőt fizetnénk be az alszámlára és azt ezért később visszautalnánk a főszámlára, az itt jelenik meg.
A „Jóváírt többlet felhasználás” oszlopban jelennek majd meg azok az értékek, amit az „ELŐFELHASZNÁLÁS” keretében számolunk el.
58
ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása I Ha az „Önerő részletek” „Jóváírt többletfelhasználás” oszlop címére kattintunk, akkor egy új táblát kapunk.
59
ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása II Ebben az oszlopban láthatóak az ELŐFELHASZNÁLT összegek. Ezt lehet átvezetni a főszámlára.
Az átvezetés rögzítését itt indíthatjuk.
60
ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása III Ide kell írni a pénzügyi elszámolás dátumát Kiválasztani a jogcímet a lenyíló listából
Itt tudjuk menteni a tranzakciót.
Itt tudjuk kiválasztani a számlát, amit pénzügyileg terhelt az átvezetés Ide írhatjuk az előfelhasználásként elszámolandó összeget
Bizonylat szám és tételazonosító, amin átvezettük az összeget a főszámlára
61
ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása IV Az előfelhasználás elszámolását követően az elszámolt összeg itt íródik jóvá.
Ha rákattintunk a jóváírt összegre, akkor kibontható, hogy az mely tételekre került elszámolásra. Lásd következő dia.
62
ELŐFELHASZNÁLÁS elszámolása V Itt megnézhetők a tételek
Ha véletlenül nem pénzügyi részt félrerögzítettünk vagy rossz bizonylatot csatoltunk, akkor a hivatkozásokra kattintva tudjuk orvosolni a problémát.
63
Támogatás felhasználási tábla áttekintése Csökkent a felhasználható támogatás összege
Látható, hogy az előfelhasznált tétel átvezetésével bekönyvelődött az átvezetett tétel, mint felhasználás.
És változott a számlaegyenleg az utánpótlás alszámlán.
64
Közreműködői költség elszámolása I Miért mutatnak eltérést a felhasználható támogatás összegei és a számlaegyenleg?
A kérdésre a válasz a közreműködői költség. (Ez nem önálló jogcím, ezért annak összege a jogcímszámlákon jelenik meg.) A két számla egyenlegében addig lesz eltérés, amíg a közreműködői költség nem kerül felhasználásra.
65
Közreműködői költség elszámolása II A Tanácsadó cég a sikeres pályázat okán 400.000 Ft díjat számlázhat felénk
A közreműködői összegek 3 jogcím alszámlára kerültek jóváírásra, ezért onnan is fizethetők ki. A kiegyenlítés ezért van 3 részletben
66
Közreműködői költség elszámolása III A támogatás felhasználás főoldalon megjelenik a 400.000 elszámolt közreműködői költség
67
Közreműködői költség elszámolása IV
Közreműködési költség pénzügyi rendezésekor az önerő sort üresen lehet hagyni, mivel ezen jogcím esetén a támogatás 100%-os
68
Közreműködői költség elszámolása V
Közreműködői költség elszámolását követően a még felhasználható számla egyenlege és a tényleges számlaegyenleg meg fog egyezni
69
Nem alszámlás támogatás felhasználás I
Erre a menüpontra kattintva tudjuk indítani a rögzítését az alszámlát terhelő pénzügyi tranzakciónak.
A megjelenő űrlapsorokat a már megszokott rendben, értelemszerűen kell adatokkal feltölteni, illetve csatolni az alszámlás bankkivonat érintett példányát
70
Nem alszámlás támogatás felhasználás II 800.000,- Ft összeget rögzítettünk az alszámláról történő átvezetésként
Az átvezetés csökkentette a számlaegyenleget
De nem változott a felhasználható keret értéke, mivel az átvezetés még önmagában nem felhasználás. Mindaddig, amíg az átvezetett tételt nem fedjük le elszámolással a „Még felhasználható” és a „Számlaegyenleg” oszlopok tételösszegei NEM fognak egyező értékeket mutatni.
71
Nem alszámlás támogatás felhasználás III Mint ahogy minden esetben, most is első lépésben rögzítenünk kell a számlát, amire az elszámolást akarjuk csinálni.
Ha nem az alszámláról történik az elszámolás, akkor MINDEN esetben ezt a jelölőnégyzetet be KELL jelölni!!!
72
Nem alszámlás támogatás felhasználás IV A „bérszámla” rögzítését követően az alábbi összefoglaló számlaképet kapjuk.
A számla rendezését a már ismert módon, a „Kifizetés” feliratra kattintva végezhetjük.
73
Nem alszámlás támogatás felhasználás V Értelemszerűen megadjuk az adatokat.
A kifizetés csak akkor lehet szabályos ennél az elszámolásnál, ha a főszámlán a számla kifizetéséhez szükséges önerő rendelkezésre állt. Ezt a rendszer nem tudja ellenőrizni, mivel CSAK az alszámla mozgásait követi tételesen, a főszámláét nem! (Többek között ezért nem javasoljuk ezt a forma támogatás felhasználás elszámolási mód használatot.) Ha kisebb értéket adunk meg mint a törvényi szabályozás szerinti érték a rendszer figyelmeztető üzenetet küld, de a felhasználó ennek ellenére bekönyvelheti a tételt. Ehhez külön be kell jelölni a jelölőnégyzetet. Ha véletlenül sor kerül ilyen kifizetésre, pénzügyi helyzetre, haladéktalanul korrigáljuk!!!!!!!!!!! 74
Nem alszámlás támogatás felhasználás VI
A hibát csak demonstráltuk, a tételt a rendszerbe a helyes 50%-os értékkel rögzítettük.
Az előfelhasználástól az különbözteti meg a tételt, hogy nem 100% önerőt írunk be az önerőhöz!
75
Nem alszámlás támogatás felhasználás VII A pénzügyi teljesítés rögzítését követően ezt a visszaigazoló számlaképet adja a rendszer.
Látszik, hogy a számla kiegyenlítésre került, illetve a rendszer terhelte a kifizetés 50%-át támogatás felhasználásként. Ugyanezek a tételek látszódnak a „Támogatás felhasználás” menüpont nyitóoldalán is. Lásd, következő dia.
76
Nem alszámlás támogatás felhasználás VIII Láthatjuk hogy a felhasználás könyvelése a jogcím számlán is megtörtént.
Azt is itt tudjuk leolvasni, hogy mivel még a „Más számlára felhasználásra kivett” jogcím egyenlege nagyobb, mint az „Ebből felhasznált”, ezért még sürgős elszámolási kötelezettségünk van. Szabályszerű felhasználás mellett (napon túl) nem lehet eltérő egyenlege a két oszlopnak! 77
Nem alszámlás támogatás felhasználás IX • A „Nem alszámlás támogatás felhasználás” esetén az egyenleg lekötéséig tudjuk könyvelni a tételeket. Itt is jelezzük, ha az alszámlóról az átvezetés a főszámlára és az onnan történő felhasználás nem egy napon történik, akkor az ilyen módon megvalósuló felhasználás nem tekinthető 100%-an szabályosnak, ezért nem javasoljuk ezt a módját a támogatás felhasználásnak. • Arra kell figyelni, hogy amikor az „utolsó” forintokat költjük az átvezetett összegből, akkor az utolsó számlát úgy bontsuk meg, hogy a megbontott számlaösszegre jutó szabályos támogatásrész értéke és a még lekötetlen összeg egyezzen meg. Ha a számla ennél nagyobb összegű, akkor a különbözetet előfelhasználásként, 100% önerős tételként kell rögzíteni a rendszerben. (A 100% önerős, előfelhasználásos tétel nem keveredhet támogatás felhasználás elszámolásával!
78
Önerő befizetés I
Önerő befizetés rögzítését külön menüpontban
79
Önerő befizetés II A lenyíló ablakban válasszuk ki a megfelelő számlát Ide kell beírni a jóváírt befizetési tétel azonosítóját.
Itt írhatjuk be az önerő rendelkezésre bocsátás dátumát Itt kezdeményezhetjük a befizetés bizonylatának csatolását
Ide pedig magát az összeget
80
Önerő befizetés III Értelemszerűen kitölteni a sorokat a már ismert módon, feltölteni a bizonylatot
81
Önerő befizetés IV Az önerő bizonylat csatolása után ezt az összefoglaló táblát láthatjuk
A „Befizetés” és a „Felhasználható” oszlopokban megjelent az önerő befizetés.
82
Alszámlás felhasználás I Első lépés: a már több ízben használt menüben rögzítjük a számlát.
Amit másként kell csinálni: Nem kell bekattintani ezt a mezőt!
83
Alszámlás felhasználás II A rögzített számlának ez az összefoglaló táblázata
A kifizetést a már ismert módon indíthatjuk.
Az alszámlás kifizetés esetén a „Támogatási számláról kifizetve” értékének mindig „igen” értéken kell állnia. Ez akkor valósul meg, ha a számla felvitelekor nem kattintjuk be a „Számla kiegyenlítése nem a támogatási számláról” jelölő mezőt! 84
Alszámlás felhasználás III A kifizetés feliratra kattintva erre az oldalra kerülünk
Az egyes sorokat értelemszerűen kell adatokkal feltölteni. Fontos, hogy a jogcím számlát megfelelően válasszuk ki.
A másik lényeges elem, hogy helyesen adjuk meg a kifizetéshez tartozó önerőt!
85
Alszámlás felhasználás IV
Ha kisebb értéket adunk meg mint a törvényi szabályozás szerinti érték a rendszer figyelmeztető üzenetet küld, de a felhasználó ennek ellenére bekönyvelheti a tételt. Ehhez külön be kell jelölni a jelölőnégyzetet. Ha véletlenül sor kerül ilyen kifizetésre, pénzügyi helyzetre, haladéktalanul korrigáljuk!!!!!!!!!!!
86
Alszámlás felhasználás V
A hibát csak demonstráltuk, a tételt a rendszerbe a helyes 10%os értékkel rögzítettük.
87
Alszámlás felhasználás VI
Az előző tétel kifizetésével a rendszer lekötötte a korábban befizetett önerőt,a felhasználható keret megszűnt.
88
Alszámlás felhasználás VII A „Támogatás felhasználás” menüpontban tekinthetjük meg az elszámolás és a számla részleteit
A tétel az utánpótlás jogcímhez tartozott, ezért a részletek azon belül lehetők fel.
89
Alszámlás felhasználás VIII
Valamint a jelölés, hogy ez a tétel alszámlás elszámolású.
Itt látható a támogatás felhasználás és az önerő
90
Egyéb banki tételek I Optimális esetben a támogatási alszámlák úgy kerültek létrehozásra, illetve kerültek beállításra, hogy azokon semminemű bank költség és jóváírás sem jelenik meg, hanem ez az összes ilyen tétel mozgás a főszámlát érinti. Ha ez mégsem így történne, akkor ebben a menüpontban lehet korrigálni a terheléseket/jóváírásokat.
A menüpont használatának célja, hogy a támogatási alszámlák egyenlege és a banki kivonatok szerinti számlaegyenleg folyamatosan fennállhasson az ellenőrizhetőség, az önellenőrzés megkönnyítése érdekében.
91
Egyéb banki tételek II
Banki kamatjóváírás rögzítése. A már ismert befizetési űrlapot a „Befizetés” feliratra kattintva tudjuk aktiválni
A bankköltséget meg a „Kifizetés” felirattal.
92
Egyéb banki tételek III
Először ki kell választani a megfelelő alszámlát
A mentés gombbal tudjuk rögzíteni a tételt a dokumentum csatolásán keresztül.
A többi mező értelemszerűen, új elem a „Megjegyzés” sor. Pár szóban határozzuk meg a tételt!
93
Egyéb banki tételek IV kamat jóváírás
A jóváírt összeg itt megjelenik
94
Egyéb banki tételek V bankköltség terhelés
A rögzített bankköltség tétel a dokumentum csatolás előtt.
95
Egyéb banki tételek VI tétel lista
Miután rögzítettünk tételeket az „Egyéb banki tételek” menüben egy jogcímre, ha később a jogcímre kattintunk megnyílik a listam hogy milyen tételek kerültek a számlára.
96
Egyéb banki tételek VII egyenleg
A támogatás szempontjából nem elszámolható tételeket azét kell rögzíteni, hogy a rendszer által számolt alszámla egyenleg a ténylegessel megegyezhessen! De mivel a mozgások nem elszámolhatók (eredetileg nem is lett volna megjelenniük az alszámlán!), ezért az egyenleget valós pénzmozgással meg kell szüntetni, ami egy önálló új tranzakció kell hogy legyen. A pozitív egyenleg átutlással a főszámlára tranzakcióval, míg negatív egyenleget fordítva lehet megszüntetni. Lásd következő dia 97
Egyéb banki tételek VIII egyenleg megszüntetése
Az előző dián látható, hogy a számla egyenlege 15.555,Ft többlet. Ezt egy ugyanilyen főzsámlára való átvezetéssel szüntethetjük meg. (gyakorlatban ezzel a tranzakcióval tesszük helyre kapott , bankköltséget meghaladó folyószámla kamatot) Akkor jó a tranzakció, ha számla egyenleget a tranzakció könyvelést követően nulla értéket mutat. 98
Bankszámla egyenlegek I
Ebben a menüpontban is megtekinthetők az aktuális bakszámla egyenlegek. (Ez önmagában nem többletfunkció, mivel a „Támogatás felhasználás” menüpontban az egyenleg szintén elérhető!) A lényeg a napi egyenlegek megjelenítésében van, ami hibakeresésnél lehet nagy segítség. A napi egyenlegek a jogcímekre kattintva hívhatók elő.
99
Bankszámla egyenlegek II
Minden napra, amikor volt számlamozgás láthatjuk az aznapi záró egyenleget. Ez az egyenleg összevetendő a bankszámlák napi záró egyenlegével. Ha valamely napon eltérés van, akkor a dátumra kattintva megnézhető az egyenleg mögötti forgalom, amiből kiderül szükségszerűen kiderül az eltérés oka.
100
Zárás • A leírás nem 100%ban tartalmaz minden program részletet, illetve működési felületet, funkciója a program elvi működésének a bemutatása. • A felhasználó által látható éles felület és demó verzió, illetve annak leírása között - az időközben történt frissítések, fejlesztések miatt- minimális eltérések előfordulnak, azonban ezek nem akadályozzák a program használatának megismerhetőségét. • Reméljük, Önt is hamarosan a regisztrált ügyfeleink között tudhatjuk. • Budapest, 2012. január 31. • SportAdin Kft. 101
