METRO NV ZUIDKAAI 33 B 8870 IZEGEM Tel 051/30 96 01 Fax 051/31 36 30
[email protected]
Lastenboek onderaannemers 1. Doel Dit lastenboek dient integraal als aanvulling aan de samenwerking / het samenwerkingscontract tussen Metro en zijn onderaannemer. 2. Metro Mission 1. Metro maakt deel uit van de groep Vandemoortele en specialiseert zich in : a. Kwaliteitsvervoer b. Transport en distributie van gekoelde en ongekoelde levensmiddelen c. Algemeen transport van volle ladingen en deelvrachten 2. De sector waarvoor Metro distribueert wordt gekenmerkt door concentratie in grote distributiecentra die strenge normen hanteren qua: d. Leveringstijd e. Volledigheid van de levering f. Correctheid van informatie g. Snelheid en informatieverstrekking h. Voedselveiligheid en hygiëne 3. De klanten situeren zich voornamelijk in volgende sectoren : i. Industrie j. Retail k. Bakery l. Catering 4. Aangezien metro zich profileert als kwaliteitstransportbedrijf en de klanten hoge eisen stellen, wordt van alle medewerkers alsook chauffeurs een hoog kwaliteitsbewustzijn verwacht. 3. Activiteiten 1. Metro heeft 3 types van activiteiten : a. Transport uitvoering b. Transport beheer c. Logistieke ondersteuning 2. Metro doet voor de uitvoering en het beheer een beroep op : a. Eigen chauffeurs b. Onderaannemers die dagelijks een wagen exclusief voor Metro beschikbaar houden c. Charters
4. Organisatie en structuur 1. Organogram : Operations Manager
Mngmt Ass. & Quality Assurance IT Project Manager Assistant Accounting
IT Development
Key Account Manager
Transport Team Manager
Fleet & WH Manager
Assistant
Pallets & Admin
Sales
Invoicing
Transport Management
Planning France
Planning Belux
Fleet & Warehouse
2. Contactpersonen : Dispatch Dispatch Dispatch Dispatch
Frigo Frankrijk Charterdienst Frigo binnenland Huif binnenland
051/332 051/332 051/332 051/332
510 746 324 754
0475/63 0475/81 0475/63 0475/65
78 56 78 78
62 20 63 08
Vloot- en claimbeheer
051/332 376
0475/82 73 23
CDC Magazijn Kampenhout
051/332 637 016/61 84 30
0475/63 78 60 0475/83 73 31
Faxnummers
051/31 36 30 051/31 64 06
Bij ernstige gevallen kunt u terecht bij: Vandekerckhove Ivan 051/332 376 Sermon Iskra 051/332 301
0475/82 73 23 0475/95 91 68
5. Beleid inzake uitrusting 1. Trekkers : a. Motor : dient te voldoen aan de van kracht zijnde richtlijnen inzake milieu b. Chassis : Europese normen hanteren c. Plateau : 1.20 meter hoogte
QESS
d. e. f. g. h. i.
Vering : achteras integraal luchtgeveerd Elektrische uitrusting : 24 V systeem – Europese stekker Remsysteem : Europees remsysteem Cabine : geen buitensporige gadgets Gewicht leeg : 7.500 kg Schildering en publiciteit : na afspraak met Metro indien in Metro uitvoering
a. b. c. d.
Spatborden : ral 8017 Cabine : superwit ral 9016 of standaardwit Strepenversie : rood ral 3000 – oranje ral 2008 Wielen : michelin zilver (niet geschilderd)
2. Opleggers : a. Assen : luchtgeveerd b. Afmetingen : volgens Europese normen c. Laadkast : FRC gekeurd d. Binnen maten : 13m35-2.46-2.45 e. Remsysteem : Europees remsysteem f. Gewicht leeg : 9.500 kg g. Schildering en publiciteit : na afspraak met Metro indien in Metro uitvoering a. b. c. d.
Chassis : donkerbruin ral 8017 Kast : superwit ral 9016 of standaardwit Strepenversie : rood ral 3000 – oranje ral 2008 Wielen : michelin zilver (niet geschilderd)
3. Koelgroep : a. ATP gekeurd b. Moet voldoen aan de wettelijke- en milieu reglementering
6. Operationele afspraken 1. Basis principes : a. De onderaannemer verbindt zich ertoe vervoer te verrichten volgens de CMR voorwaarden en wettelijke voorschriften, volgens de opdrachten die hem worden opgegeven door het Metro personeel. Dit omvat ondermeer het laden, lossen, afleveren, ruilen of terugnemen van leeggoed, het gebeurlijk innen van gelden, het opstellen en laten aftekenen van de nodige documenten en deze binnen de 5 werkdagen aan Metro te bezorgen. b. De onderaannemer verbindt zich ertoe om ook in verlofperiodes minstens 2/3 van het gecontracteerd materieel ter beschikking van Metro te zetten. c. Metro verbindt er zich toe het gecontracteerd materieel in te zetten.
2. Facturatie/betaling :
a. Na ontvangst van alle door de bestemmeling ondertekende documenten, maakt Metro kostenramingen op voor een rit en stuurt deze wekelijks naar de onderaannemer. b. De tarieven worden jaarlijks door Metro vastgelegd en gecommuniceerd. c. De onderaannemer stuurt een factuur met het corresponderende bedrag. d. Metro betaalt op 45 dagen ontvangst factuur, bestelwagens op 30 dagen. e. De betalingen gebeuren steeds de 10e en 25e van de maand.
3. Kosten, verzekering en taksen :
a. Kosten De onderaannemer draagt alle kosten, eigen aan de uitbating van zijn trekker, oplegger of bestelwagen, evenals verkeersbelasting, tol, of andere b. Burgerlijke verantwoordelijkheid De onderaannemer is steeds de burgerlijke verantwoordelijke voor zijn personeel. c. Burgerlijke aansprakelijkheid voertuigen
De vervoerder dient de volledige combinatie te verzekeren voor het maximaal toegelaten gewicht op de grond van het ganse Europese grondgebied (inc Zwitserland). Deze regel geldt eveneens voor wie enkel trekwerk verricht met Metro opleggers. d. Omnium verzekering Metro opleggers Alle opleggers zijn door Metro verzekerd in brand en diefstal maar niet in omnium stoffelijke schade. De onderaannemer die trekwerk verricht voor Metro moet een omnium polis afsluiten in eerste risico voor 30.000 € voor een frigo oplegger en 17.500 € voor een huifoplegger. e. Vervoerde goederen De onderaannemer is verplicht een CMR verzekering te nemen ter waarde van 8,33 STR/kg (speciale trekkingsrechten) voor schade aan de vervoerde goederen bij een maatschappij die lid is van de vereniging van Belgische transportverzekeraars (BVT) Verantwoordelijkheid : 1. De opdrachtgever is geenszins verantwoordelijk voor ongevallen, van welke aard ook, waarvan de vervoerder en/of zijn personeel het slachtoffer kan worden tijdens de uitvoering van de opdrachten
4. Service parameters :
a. Kwaliteit prestaties Alle afwijkingen worden per trekkende eenheid geregistreerd. Op basis hiervan wordt 1 keer per kwartaal een service level per onderaannemer uitgestuurd met het aantal afwijkingen en het soort afwijking. Indien het service level te laag is, dient de onderaannemer corrigerende maatregelen voor te stellen. b. Attitude De onderaannemers en chauffeurs van onderaannemers moeten zich ten allen tijde correct gedragen en steeds het kwaliteitsimago van Metro uitdragen. Dit behelst : 1. Verzorgd voorkomen 2. Correcte attitude 3. Veilig rijgedrag c. Onderhoud voertuigen 1. De wagens moeten steeds zuiver, droog en in perfecte staat aangeboden worden op de laadplaatsen. Bij het niet naleven van deze regel wordt er geweigerd te laden zonder schadeloosstelling. 2. Netheid buitenzijde : regelmatig wassen, voldoende proper 3. Netheid binnenzijde : voor iedere laadopdracht uitvegen en indien nodig laten reinigen. 4. Zowel trekker, oplegger, koelgroep, eventueel lift dienen regelmatig onderhouden te worden. 5. De koelopleggers voor meerdaagse reizen moeten FRC gekeurd zijn. 6. Metro behoudt zich het recht om ten allen tijde registratie op te vragen van onderhoud en reiniging van de voertuigen. d. Temperatuur 1. In navolging van de Europese richtlijn ivm de voedselveiligheid dient er apparatuur aanwezig te zijn in elke koeloplegger om de temperatuur te registreren. 2. De chauffeurs moeten op elke laadplaats de temperatuurvereisten opvragen en de koelgroep correct instellen. 3. De chauffeurs moeten elk defect aan de koelgroep onmiddellijk melden. 4. Metro behoudt zich het recht om ten allen tijde registratie op te vragen.
5. Europaletten : Algemeen
a. De onderaannemer is verantwoordelijk voor het ruilen van europaletten. b. De onderaannemer moet ten allen tijde een ONMIDDELLIJKE ruil nastreven. c. De onderaannemer moet de kwaliteit van de europaletten die hij terugneemt controleren en is ervoor verantwoordelijk dat hij degelijke europaletten terugneemt. d. De onderaannemer mag nooit teveel lege paletten afzetten, indien dit niet expliciet gevraagd werd door Metro. In dit geval kan Metro immers op geen enkele manier tussenkomen voor de recuperatie. e. Wie paletten tegoed heeft (onderaannemer of laadplaatsen) moeten deze claimen aan Metro met een origineel document als bewijs dat door beide partijen getekend is.
Onderaannemer krijgt geen paletten terug bij lossen f. Indien geen paletten op de bestemmingen beschikbaar zijn, moet de onderaannemer : i. Metro verwittigen ii. alle gegevens op de vrachtbrief (CMR) invullen (aantal geladen en gelost op laadplaats EN op losplaats) + type palet. iii. een bedrijfseigen bon vragen van de plaats die geen paletten ruilt iv. deze bon binnen de week aan Metro tegen handtekening van ontvangst bezorgen (NIET ZOMAAR OPSTUREN). v. deze bon zal op de maandelijkse Metro paletafrekening vermeld staan als nog te recupereren, maar het saldo zal slechts worden aangepast nadat de paletten daadwerkelijk in ruil voor de bon gerecupereerd zijn kunnen worden. Metro neemt in geen geval de verantwoordelijkheid over voor de niet geruilde paletten. g. Metro helpt bij de organisatie van de recuperatie : i. zodra de paletten gerecupereerd zijn, worden zij aan de onderaannemer bezorgd. Onderaannemer of charter ruilt geen paletten bij het laden h. De laadplaatsen (= Metro klanten) sturen overzichten naar Metro. i. Metro ventileert het overzicht uit naar de verschillende onderaannemers en chauffeurs toe. ii. de claims worden opgenomen in de paletafrekening en onmiddellijk in mindering gebracht iii. de onderaannemer controleert de paletafrekening. Metro onderzoekt gemelde verschillen en zet recht indien nodig. Administratieve verwerking en paletafrekening i. alle bonnen worden tegen handtekening in ontvangst genomen door Metro. Hiervoor wordt een standaardformulier gebruikt. Enkel de bonnen voor bewezen overdracht kunnen worden geclaimd. j. Metro mag paletbonnen met vervaldatum of te korte datum weigeren. k. Metro stuurt maandelijks een paletafrekening uit : i. de afrekening bevat de claims van de laadplaatsen en de saldi werden in mindering gebracht. ii. de afrekening bevat de ingediende paletbonnen van de onderaannemers, maar de saldi worden slechts toegevoegd als de paletten daadwerkelijk gerecupereerd werden. l. De onderaannemer moet binnen de 14 dagen negatieve saldi aanzuiveren (dus paletten terugbrengen). De onderaannemer dient verschillen binnen de 14dagen te melden zodat Metro het verschil kan controleren en recht zetten indien nodig. m. Eventuele positieve saldi worden overgedragen naar de volgende maandafrekening. n. Indien binnen de 14 dagen na datum van de paletafrekening geen aanzuivering gebeurt, stuurt Metro een factuur voor het corresponderende bedrag.
