LAPORAN TIM STUDI TENTANG IMPLEMENTASI BUSINESS INTELLIGENCE
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENGAWAS PASAR MODAL DAN LEMBAGA KEUANGAN TAHUN 2007
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aspek-aspek penting yang harus dipahami dan dipersiapkan dalam mengimplementasikan sistem Business Intelligence (BI) di suatu organisasi. Hasil dari penelitian ini adalah untuk mempersiapkan rencana pengembangan BI di Bapepam-LK. Penelitian mefokuskan kepada beberapa hal penting, yaitu untuk mengetahui tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam membangun BI yang baik dan tepat sasaran, menelaah pendekatan yang tepat dalam membangun BI di suatu organisasi, serta memahami aspek-aspek penting yang harus diperhatikan agar investasi pembangunan BI di masa mendatang berhasil guna. Dari hasil penelitian menunjukan bahwa pengembangan BI harus dilandaskan pada kondisi dan kebutuhan riil organisasi dalam mencapai tingkat kinerja yang diinginkan. Jika kondisi tersebut terjadi, maka proses pengambilan keputusan akan menjadi lebih baik dan akurat. Hasil penelitian juga menyatakan bahwa terdapat tahapan-tahapan yang harus dipenuhi untuk memastikan agar pengembangan BI mencapai hasil sebagaimana yang diinginkan. Selain itu juga terdapat faktor-faktor yang menjadi kunci sukses dalam pengembangan BI.
Keyword : Business Intelligence, Strategy, Key Performance Index
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami persembahkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, dengan terselesaikannya Laporan Tim Studi Implementasi Business Intelligence. Laporan ini merupakan bentuk pertanggungjawaban Tim dalam melaksanakan penelitian yang ditujukan untuk mengkaji aspek-aspek penting yang berkaitan dengan implementasi BI. Kami menyadari bahwa hasil penelitian ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan, saran dan kritik dari berbagai pihak sangat kami harapkan untuk lebih sempurnanya Laporan ini. Akhir kata, satu harapan bagi kami agar Laporan Tim Studi ini dapat bermanfaat tidak hanya bagi anggota Tim, tetapi juga bagi Bapepam-LK dalam mengembangkan industri pasar modal dan lembaga keuangan di masa mendatang.
Jakarta, Desember 2007
Tim Studi Implementasi Business Intelligence
ii
DAFTAR ISI Hal Abstrak
i
Kata Pengantar
ii
Daftar Isi
iii
Daftar Tabel
v
Daftar Gambar
vi
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah
1
1.2. Permasalahan Penelitian
4
1.3. Tujuan Penelitian
4
TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Definisi Business Intelligence
5
2.2. Manfaat Business Intelligence Bagi Organisasi Non-Profit
5
2.3. Implementasi Business Intelligence di Organisasi
7
Pemerintah 2.4. Elemen-elemen Pengembangan Business Intelligence 2.4.1. Data Warehouse
9 9
2.4.2. Data Mining
12
2.4.3. OLAP (Online Analytical Processing)
14
2.5. Pendekatan Implementasi Business Intelligence
17
2.6. Faktor-faktor yang Mengakibatkan Kegagalan
19
Implementasi Business Intelligence BAB III METODOLOGI PENELITIAN BAB IV
22
HASIL PENELITIAN DAN ANALISIS 4.1. Hasil Penelitian
23
4.1.1. Pengembangan BI di PT Bursa Efek Surabaya
23
iii
4.1.2. Pengembangan BI di PT Kliring dan Penjaminan Efek
26
Indonesia 4.1.2. Pengembangan BI di Bagian Laboratorium Keilmuan
28
Software Engineering and Information Science, IPB 4.2. Analisis
BAB V
4.2.1. Tahapan Dalam Mengembangkan BI
33
4.2.2. Pendekatan Pengembangan BI
36
4.2.3. Faktor-faktor Kunci Sukses
36
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI 5.1. Kesimpulan
38
5.2. Rekomendasi
39
Daftar Pustaka
41
iv
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 2.1.
Perbandingan Analisis Statistik dengan Data Mining
v
12
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 2.1.
Performance-Centric BI Implementation
Gambar 2.2.
Implementasi Data Warehouse
10
Gambar 2.3.
Kedudukan OLAP Dalam BI
15
Gambar 4.1.
Tahapan Pengembangan BI
32
Gambar 4.2.
Arsitektur dan Konstruksi BI
34
vi
7
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Dewasa ini penggunaan teknologi informasi yang diintegrasikan dengan proses pekerjaan di suatu organisasi sudah menjadi kebutuhan mutlak. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan dari organisasi tersebut untuk meningkatkan kemampuannya dalam menganalisis masalah-masalah yang dihadapinya serta dalam pengambilan keputusan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap, benar dan tepat sudah menjadi kebutuhan pokok bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Business Intelligence (BI) merupakan salah satu bentuk implementasi yang mampu menjawab kebutuhan di atas. BI telah banyak digunakan oleh organisasiorganisasi dalam mengelola data dan informasi sampai dengan dukungan pengambilan keputusan. Secara ringkas, BI dapat diartikan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari hasil analisis data yang diperoleh dari kegiatan (usaha) suatu organisasi. BI biasanya dikaitkan dengan upaya untuk memaksimalkan kinerja suatu organisasi. Business Intelligence System merupakan istilah yang umumnya digunakan untuk jenis aplikasi ataupun teknologi yang digunakan untuk membantu kegiatan BI, seperti mengumpulkan data, menyediakan akses, serta menganalisa data dan informasi mengenai kinerja perusahaan.
1
Banyak lembaga pemerintahan yang telah memahami kegunaan dari BI tersebut. Jika pada lembaga bisnis (profit organization) BI dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja melalui pemilihan strategi bisnis yang tepat, maka pada lembaga pemerintahan (non-profit organization) BI dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja organisasi melalui peningkatan efisiensi pelaksanaan kerja sehingga pada akhirnya akan tercipta perbaikan layanan kepada masyarakat serta pengelolaan anggaran yang tepat. BI dapat membantu suatu organisasi mendapatkan pengetahuan yang jelas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi sehingga dapat membantu organisasi dalam pengambilan keputusan serta sekaligus meningkatkan keunggulannya (competitive advantage). BI juga dapat membantu suatu organisasi dalam menganalisis perubahan tren yang terjadi sehingga akan membantu organisasi menentukan strategi yang diperlukan dalam mengantisipasi perubahan tren tersebut. Upaya memaksimalkan kinerja organisasi merupakan hal yang prioritas saat ini. Organisasi
yang
secara
jelas
mampu
mengidentifikasikan,
menjelaskan,
dan
mengimplementasikan strateginya akan mampu berkembang dan berkompetisi lebih baik. Untuk mencapai kinerja yang maksimal, organisasi tersebut harus mampu melakukan : o Komunikasi yang jelas mengenai strategi dan tujuan organisasi o Meningkatkan budaya akuntabilitas o Menyediakan dan meningkatkan akses data dan informasi sesuai dengan kebutuhan o Meningkatkan partisipasi sebanyak-banyaknya pihak yang terkait BI dapat dimanfaatkan suatu organisasi dalam mencapai hal-hal di atas. Bahkan BI dapat dijadikan dasar dalam melakukan pengawasan karena BI juga dapat memberikan :
2
o Informasi dini (alert) jika terjadi penyimpangan antara kinerja dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya o Menyediakan laporan ter-otomasi (automated-feedback) o Memonitor secara real-time Key Performance Index (KPI) Tuntutan untuk menjadi organisasi yang memiliki kinerja tinggi juga dihadapi oleh Bapepam-LK. Bapepam-LK memiliki tugas yang sangat penting berkaitan dengan pengawasan dan pengembangan industri finansial di Indonesia. Kegiatannya menuntut perhatian yang tinggi, terutama terkait dengan peran strategis pasar modal dan lembaga keuangan dalam perekonomian nasional serta kerja sama internasional. Setelah dilakukannya proses penggabungan, tugas dan wewenang Bapepam-LK menjadi sangat luas, mencakup pengawasan industri pasar modal dan pengawasan lembaga keuangan (asuransi, dana pensiun, dan perusahaan pembiayaan). Tugas dan wewenang tersebut mutlak membutuhkan suatu dukungan sistem pengawasan yang dilakukan secara elektronik, handal dan terpadu. Melihat data yang dikelola sangat beragam dan jumlahnya banyak serta adanya tuntutan untuk mampu melakukan pengawasan yang responsif, efektif dan efisien, maka implementasi BI di Bapepam-LK menjadi suatu kebutuhan mendesak. Upaya implementasi BI memerlukan investasi sumber daya organisasi yang relatif cukup besar, baik itu berupa dana, waktu, maupun sumber daya manusia. Di sisi lain, menurut beberapa hasil studi dan riset, pembangunan BI juga memiliki risiko yang cukup besar untuk mengalami kegagalan (tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi). Risiko ini akan terjadi jika pembangunan BI tersebut tidak direncanakan secara cermat.
3
Berangkat dari latar belakang itulah maka dibentuk Tim Studi Implementasi Business Intelligence (Tim). Tim ini akan mengkaji aspek-aspek penting yang perlu dipahami sebelum upaya pembangunan dan pengembangan BI di Bapepam-LK.
1.2. Permasalahan Penelitian Adapun yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Meneliti tentang tahapan-tahapan apakah yang harus dilakukan dalam membangun BI yang baik dan tepat sasaran b. Meneliti tentang pendekatan implementasi BI yang bagaimanakah yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Bapepam-LK c. Meneliti tentang faktor-faktor yang menjadi penentu suksesnya implementasi BI di suatu organisasi
1.3. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian dari Tim ini adalah sebagai berikut : a. Mengetahui tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam membangun BI yang baik dan tepat sasaran di Bapepam-LK b. Menelaah pendekatan yang tepat dalam membangun BI di Bapepam-LK c. Memahami aspek-aspek penting yang harus diperhatikan agar investasi pembangunan BI di masa mendatang berhasil guna
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Definisi Business Intelligence Business Intelligence (BI) merupakan sistem dan aplikasi yang berfungsi untuk mengubah data-data dalam suatu perusahaan atau organisasi (data operasional, data transaksional, atau data lainnya) ke dalam bentuk pengetahuan. Aplikasi ini melakukan analisis data-data di masa lampau, menganalisisnya dan kemudian menggunakan pengetahuan tersebut untuk mendukung keputusan dan perencanaan organisasi. Definisi BI lainnya adalah yang sebagaimana diungkapkan oleh DJ Powers1 : “Business Intelligence menjelaskan tentang suatu konsep dan metode bagiamana untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis berdasarkan sistem yang berbasiskan data. BI seringkali dipersamakan sebagaimana briefing books, report and query tools, dan sistem informasi eksekutif. BI merupakan sistem pendukung pengambilan keputusan yang berbasiskan data-data” 2.2. Manfaat Business Intelligence Bagi Organisasi Non-Profit Beberapa manfaat yang bisa didapatkan bila suatu organisasi non-profit mengimplementasikan BI adalah sebagai berikut2 :
1 2
A Brief History of Decision Support Systems, D J. Power, DSSResources.com, 2002 The Value of BI for Association Executives, Mike Steadman, Association Xpertise Inc., 2003
5
a. Meningkatkan nilai data dan informasi organisasi Melalui pembangunan BI, maka seluruh data dan informasi dapat diintegrasikan sedemikian rupa sehingga menghasilkan dasar pengambilan keputusan yang lengkap. Informasi-informasi yang dulunya tidak dicakupkan sebagai salah satu faktor pengambilan keputusan (terisolasi) dapat dengan mudah dilakukan ‘connect and combine’ dengan menggunakan BI. Data dan informasi yang dihasilkan pun juga menjadi lebih mudah diakses dan lebih mudah untuk dimengerti (friendly-users infos). b. Memudahkan pemantauan kinerja organisasi Dalam mengukur kinerja suatu organisasi seringkali dipergunakan ukuran yang disebut Key Performance Indicator (KPI). KPI tidak melulu diukur dengan satuan uang, namun dapat juga berdasarkan kecepatan pelaksanaan suatu layanan. BI dapat dengan mudah menunjukkan capaian KPI suatu organisasi dengan mudah, cepat dan tepat. Dengan demikian akan memudahkan pihak-pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan untuk menentukan langkah-langkah antisipasi yang diperlukan. c. Meningkatkan nilai investasi TI yang sudah ada BI tidak perlu/harus mengubah atau menggantikan sistem informasi yang sudah digunakan sebelumnya. Sebaliknya, BI hanya menambahkan layanan pada sistem-sistem tersebut sehingga data dan informasi yang sudah ada dapat menghasilkan informasi yang komprehensif dan memiliki kegunaan yang lebih baik. d. Menciptakan pegawai yang memiliki akses informasi yang baik (well-informed workers) Dalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari, seluruh level dari suatu organisasi (mulai dari pegawai/bawahan sampai dengan pimpinan) selalu berkaitan dan/atau
6
membutuhkan akses data dan informasi. BI mempermudah seluruh level pegawai dalam mengakses data dan informasi yang diperlukan sehingga membantu membuat suatu keputusan. Jika kondisi seperti ini tercapai, maka misi dan strategi organisasi yang sudah ditetapkan dapat dengan lebih mudah terlaksana serta terpantau tingkat pencapaiannya. e. Meningkatkan efisiensi biaya BI dapat meningkatkan efisiensi karena mempermudah seseorang dalam melakukan pekerjaan : hemat waktu dan mudah pemanfaatannya. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari data dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan menjadi semakin singkat dan cara untuk mendapatkannya pun tidak memerlukan pengetahuan (training) yang rumit. Dengan demikian training-training yang bisanya sering dilakukan dengan biaya yang cukup besar, dapat dihemat sedimikian rupa. 2.3. Implementasi Business Intelligence di Lembaga Pemerintah Sistem BI yang biasanya digunakan di organisasi profit telah digunakan juga di berbagai lembaga pemerintahan. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan layanan kepada publik, efisiensi biaya, dan efektifitas kerja yang diembankan kepada organisasi dimaksud. Dalam mengimplementasikan BI di suatu lembaga pemerintah, hal utama yang harus diperhatikan adalah bahwa BI harus mendukung pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi dalam mencapai tingkat kinerja organisasi (organization performance) yang diinginkannya. BI harus sepenuhnya membantu organisasi dalam melaksanakan tugas yang diembannya. BI harus menyatu dengan proses pekerjaan itu sendiri dan menghasilkan informasi-informasi yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan.
7
Secara garis besar, implementasi BI pada lembaga pemerintah dapat dilihat pada garfik di bawah ini3 : Gambar 2.1. Performance-Centric BI Implementation
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa dalam mengembangkan BI di suatu lembaga pemerintahan harus mendasarkan pada konteks organisasi yang bersangkutan (kondisi, ekspektasi), tujuan yang ingin dicapai, strategi yang akan digunakan, serta bagaimana bentuk layanan yang ingin diberikan kepada masyarakat. Keberadaan BI-lah yang akan membantu organisasi tersebut dalam mencapai kondisi yang diinginkan, dalam bentuk penyempurnaan proses manajemen (management process) dan proses pelayanan (service delivery process). Masih dari sumber yang sama, disebutkan bahwa untuk mengimplementasikan BI di suatu lembaga pemerintah juga akan menghadapi beberapa kendala yang harus diantisipasi terlebih dahulu. Jika kendala-kendala tersebut tidak/kurang diperhatikan 3
BI and Government Performance Management: Getting to Green, Steve Williams, Nancy Williams, DM Review, 2004
8
maka dikhawatirkan akan mempengaruhi tingkat keberhasilan implementasi. Kendalakendala tersebut antara lain adalah : a. Masih rendahnya pemahaman bahwa BI juga dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja organisasi lembaga pemerintah b. Kesulitan memilih sistem atau model BI yang sesuai dengan kebutuhan organisasi pemerintah c. Kesulitan menentukan ukuran-ukuran kinerja organisasi yang harus dicapai d. Masih rendahnya kemampuan dan kemauan organisasi untuk berubah, dalam mengadopsi perkembangan teknologi dan perubahan kebutuhan layanan yang diminta oleh publik. 2.4. Elemen-elemen Pengembangan Business Intelligence 2.4.1. Data Warehouse Data warehouse merupakan tempat penyimpanan untuk ringkasan dari data historis yang diambil dari basis data-basis data yang tersebar di suatu organisasi. Data warehouse mengumpulkan semua data perusahaan dalam satu tempat agar dapat diperoleh pandangan yang lebih baik dari suatu proses bisnis/kerja dan meningkatkan kinerja organisasi. Data warehouse mendukung proses pembuatan keputusan manajemen. Tujuan utama dari pembuatan data warehouse adalah untuk menyatukan data yang beragam ke dalam sebuah tempat penyimpanan dimana pengguna dapat dengan mudah menjalankan query (pencarian data), menghasilkan laporan, dan melakukan analisis. Salah satu keuntungan yang diperoleh dari keberadaan data warehouse adalah dapat meningkatkan efektifitas pembuatan keputusan.
9
Adapun karakteristik Data warehouse adalah sebagai berikut4 :
a. Subject Oriented atau berorientasi pada subyek. Sebuah data warehouse dikatakan berorientasi pada subyek karena data disusun sedemikian rupa sehingga semua elemen data yang terkait dengan event/objek yang sama dihubungkan b. Time-variant, artinya bahwa perubahan data ditelusuri dan dicatat sehingga laporan dapat dibuat dengan menunjukkan waktu perubahannya c. Non Volatile berarti bahwa data yang telah disimpan tidak dapat berubah. Sekali committed, data tidak pernah ditimpa/dihapus. Data akan bersifat static, hanya dapat dibaca dan disimpan untuk kebutuhan pelaporan d. Integrated, artinya data warehouse akan mencakup semua data operasional organisasi yang disimpan secara konsisten. Ke-empat
karakteristik
di
atas
saling
terkait
dan
kesemuanya
harus
diimplementasikan agar suatu data warehouse bisa efektif memiliki data untuk mendukung
pengambilan
keputusan.
Implementasi
ke-empat
karakteristik
ini
membutuhkan struktur data dari data warehouse yang berbeda dengan database sistem operasional biasa. Sedangkan fungsi utama dari data warehouse meliputi5: a. Pengambilan dan pengumpulan data (termasuk data dari luar organisasi yang dibutuhkan) b. Mempersiapkan data (transforming), seperti membersihkan dan mengintegrasikan data 4 5
Data Warehouse, wikipedia.org Mengenal Data Warehouse, Djoni Darmawikarta, Ilmu Komputer, 2003
10
c. Penyimpanan data (loading) d. Penyediaan data untuk analisis (query & reporting) Secara garis besar, kedudukan data warehouse di implementasi BI dapat dilihat pada gambar 2.26. Nampak bahwa penyusunan suatu data warehouse yang lengkap, integratif serta terhubung dengan semua data operasional merupakan modal pokok dikembangkannya BI di suatu organisasi. Gambar 2.2. Implementasi Data Warehouse
Beberapa bagian penting dalam data warehouse dapat dijelaskan sebagaimana di bawah ini : •
Data mart, yang merupakan bagian dari data warehouse yang mendukung kebutuhan dari suatu fungsi bisnis atau departemen tertentu. Data mart dapat berdiri sendiri atau
6
Data mining Concepts & Techniques, Han, Jiawei & Kember, Micheline. 2001. Simon Fraser University Academic Press, USA
11
terhubung ke data warehouse yang telah ada. Ada beberapa karakteristik dari data mart yang membedakannya dengan data warehouse, yaitu : -
Data mart hanya berfokus pada satu kebutuhan pengguna dengan satu departemen atau fungsi bisnis
-
Data mart tidak secara normal berisi data operasional terperinci
-
Data mart berisi lebih sedikit data dari yang ada dalam data warehouse, lebih mudah dimengerti dan dipahami.
•
Kubus data (cube), adalah unit pemrosesan data yang terdiri dari tabel fakta dan dimensi dalam suatu data warehouse.
•
Aggregation, adalah hitungan awal dari data numerik. Dengan menghitung dan menyimpan jawaban dari query yang sebelumnya telah dibuat, waktu proses query dapat lebih cepat. Dengan adanya agregasi, data yang jumlahnya ribuan atau bahkan ratusan ribu dalam suatu basis data multidimensi dapat dicari dengan mudah dan tidak memakan banyak waktu. Agregasi ini merupakan pondasi dari pembentukan kubus data, karena mengorganisir kumpulan data kedalam struktur data basis data multidimensi sehingga menghasilkan respon time yang cepat.
2.4.2. Data Mining Data Mining seringkali diartikan dengan “menulis banyak laporan dan query”. Namun pada kenyataannya kegiatan data mining tidak melakukan pembuatan laporan dan query sama sekali. Data mining dilakukan dengan tool khusus, yang mengeksekusi operasi data yang telah didefinisikan berdasarkan model analisis. Data mining adalah ekstraksi informasi atau pola yang penting atau menarik dari data yang berada pada basis
12
data yang besar yang selama ini tidak diketahui tetapi mempunyai potensi informasi yang bermanfaat. Konsep data mining muncul dikarenakan timbulnya data explosion akibat dari penumpukan data oleh sistem pengolahan basis data terpadu di suatu organisasi. Proses data mining menggunakan berbagai perangkat analisis data untuk menemukan pola dan hubungan dalam data yang mungkin dapat digunakan untuk membuat prediksi yang valid. Data mining menganalisis data untuk menemukan informasi yang tersembunyi pada sejumlah besar data yang disimpan. Data mining merupakan proses yang berbeda dengan analisis statistik biasa. Tabel berikut menyajikan perbandingan antara keduanya7 : Tabel 2.1. Perbandingan Analisis Statistik dengan Data Mining Analisis Statistik
Data Mining
Biasanya dimulai dengan hipotesis (sebuah
Data mining tidak membutuhkan hipotesis
pertanyaan atau asumsi) Untuk menyesuaikan dengan hipotesisnya
Algoritma data mining dapat dengan
maka dibangun sebuah persamaan
otomatis mengembangkan persamaan tersebut
Hanya menggunakan data numerik
Tool data mining dapat menggunakan tipe data yang berbeda-beda, tidak hanya data numerik
Dapat dilakukan pencarian dan
Data mining bergantung pada data yang
penyaringan terhadap data kotor selama
bersih dan terdokumentasi dengan baik
proses analisisnya
7
Business Intelligence, Noverino Rifai, Kharizt Attria Gupta, ITB, 2004
13
Analisis Statistik
Data Mining
Hasil yang diperoleh diinterpretasikan
Hasil data mining sulit diinterpretasikan,
sendiri dan menyampaikan hasil tersebut
dan masih harus melibatkan ahli statistik
kepada manajer dan eksekutif perusahaan
dalam menganalisis hasil tersebut dan menyampaikan hasil tersebut kepada eksekutif organisasi
Hasil dari operasi data mining berupa tabel-tabel dan file-file yang berisi data analisis yang dapat diakses dengan query dan reporting tools. Terdapat empat operasi umum data mining yaitu : a. Predictive and Classification Modeling, yang biasa digunakan untuk memperkirakan suatu kejadian khusus. Diasumsikan bahwa seorang analis mempunyai pertanyaan khusus untuk ditanyakan. b. Link Analysis, yang digunakan untuk mencari hubungan antara record-record pada basis data c. Database Segmentation, yang digunakan untuk mengelompokkan record-record yang berhubungan ke dalam segmen-segmen. Pengelompokkan ini merupakan langkah pertama dari pemilihan data, sebelum operasi data mining lainnya dilakukan d. Deviation Detection, yang digunakan untuk mencari record-record yang dipandang tidak normal dan memberikan alasan untuk anomali tersebut.
2.4.3. OLAP (Online Analytical Processing) OLAP merupakan kunci dari BI, yang digunakan untuk menganalisisis data dan informasi yang pada akhirnya akan menjadi dasar basis Decision Support System (DSS)
14
dan Expert Infotmation System (EIS). Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan melalui OLAP antara lain seperti : menlakukan query, meminta laporan yang ad hoc, mendukung analisis statistik, analisis interaktif, serta membangun aplikasi multimedia. OLAP merupakan proses komputer yang memungkinkan pengguna dapat dengan mudah dan selektif memilih dan melihat data dari sudut pandang yang berbeda-beda. Data pada OLAP disimpan dalam basis data multidimensi. Jika pada basis data relasional terdiri dari dua dimensi, maka pada basis data multidimensi terdiri dari banyak dimensi yang dapat dipisahkan oleh OLAP menjadi beberapa sub atribut. OLAP dapat digunakan untuk data mining atau menemukan hubungan antara suatu item yang belum ditemukan. Pada basis data OLAP tidak perlu memiliki ukuran besar seperti data warehouse, karena tidak semua transaksi membutuhkan analisis tren. Dengan menggunakan open database connectivity (ODBC), data dapat diimpor dari basis data relasional menjadi suatu basis data multidimensi untuk OLAP. Berdasarkan struktur basis datanya OLAP dibedakan menjadi 3 kategori utama : a. Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP) Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP) adalah OLAP yang secara langsung mengarah pada basis data multidimensi. MOLAP memproses data yang telah disimpan dalam array multidimensional di mana semua kombinasi data yang mungkin dicerminkan, masing-masing di dalam suatu sel yang dapat diakses secara langsung. b. Relational Online Analytical Processing (ROLAP) Relational Online Analytical Processing (ROLAP) adalah suatu format pengolahan OLAP yang melakukan analisis data secara dinamis yang disimpan dalam basis data
15
relasioanal bukan pada basis data multidimensi.. ROLAP merupakan bentuk teknologi dari OLAP yang paling berkembang. c. Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP) Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP) merupakan kombinasi antara ROLAP dengan MOLAP. HOLAP dikembangkan untuk mengkombinasikan antara kapasitas data pada ROLAP yang besar dengan kemampuan proses pada MOLAP. Sedangkan yang dimaksud dengan Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem informasi yang menggunakan model keputusan dan basis data untuk membantu proses pengambilan keputusan pada level manajerial. Adapun Executive Information Systems (EIS) adalah sistem informasi strategis bagi manajemen atas (eksekutif) yang menyediakan akses yang cepat untuk informasi selektif faktor-faktor kunci terkait implementasi strategi organisasi. Secara garis besar, kedudukan OLAP dalam implementasi BI dapat dilihat pada gambar 2.3 : Gambar 2.3. Kedudukan OLAP Dalam BI
16
2.5. Pendekatan Implementasi Business Intelligence Dalam membangun dan mengimplementasikan BI di suatu organisasi, terdapat 3 (tiga) pendekatan yang bisa digunakan8. Masing-masing dari pendekatan tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan, dimana pilihan dari strategi tersebut berdasarkan kondisi dan kebutuhan organisasi yang akan membangun BI. Pendekatan tersebut adalah sebagai berikut : a. Top-down Approach Pendekatan top-down sangat tepat bagi suatu organisasi yang akan membangun BI dimana pada waktu yang bersamaan organisasi tersebut juga sedang melakukan perubahan proses kerja (bussiness process re-engineering) secara menyeluruh di seluruh aspek organisasi. Pada pendekatan ini, kerangka data warehouse secara menyeluruh (enterprise data warehouse) harus disusun terlebih, baru kemudian diikuti oleh data warehouse departemental (data mart). Kelebihan dari pendekatan ini adalah : -
Pembangunan BI langsung mencakup data seluruh organisasi
-
Kerangka BI akan lebih terstruktur, bukan gabungan dari berbagai data mart (data parsial)
-
Penyimpanan data menjadi terpusat
-
Kontrol informasi dapat dilakukan secara tersentralisasi
Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi adalah :
8
-
Waktu implementasi lebih lama
-
Risiko kegagalan relatif tinggi karena kerumitannya
Business Intelligence, Presentation, PT KPEI, 2007
17
-
Membutuhkan biaya yang relatif besar
b. Bottom-up Approach Kebalikan dengan pendekatan sebelumnya, dalam pendekatan bottom-up BI yang akan disusun justru dari tingkat departemental (departemental data warehouse) baru kemudian diintegrasikan menjadi data warehouse organisasi secara keseluruhan. Pendekatan ini sangat tepat bagi kebutuhan suatu organisasi yang memprioritaskan pembangunan BI di suatu departemen terlebih dahulu. Kemudian setelah sukses di departemen tersebut akan dilanjtukan ke departemen lainnya. Kelebihan dari pendekatan ini adalah : -
Implementasi lebih mudah untuk dikelola dan lebih cepat memperlihatkan hasil
-
Risiko kegagalan relatif lebih kecil
-
Bersifat incremental, dimana data mart yang penting dapat dijadwalkan lebih awal
-
Memungkinkan anggota tim proyek untuk belajar dengan baik
Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi adalah : -
Tiap data mart merupakan departmental-view
-
Memungkinkan terjadinya duplikasi data di setiap data mart di masing-masing departemen
-
Data tidak konsisten dan data sulit direkonsiliasi
-
Terdapat banyak interface yang sulit dikelola
18
c. Practical Approach Pendekatan
ini
mengkombinasikan
ke-dua
pendekatan
sebelumnya
untuk
mendapatkan kelebihannya. Dalam pendekatan ini, pengembangan BI di suatu organisasi akan dimulai dengan perencanaan dan pendefinisian arsitektur kebutuhan data warehouse organisasi secara keseluruhan (standardisasi). Baru kemudian akan dilakukan serangkaian pembuatan BI pada tiap departemen yang membutuhkan. 2.6. Faktor-faktor yang Mengakibatkan Kegagalan Implementasi Business Intelligence Terdapat beberapa faktor yang harus dihindari agar implementasi BI di suatu organisasi berjalan sukses. Hal ini sangat penting diperhatikan karena upaya implementasi BI biasanya akan membutuhkan sumber daya (dana, waktu, tenaga) yang relatif cukup besar. Faktor-faktor tersebut adalah9 : a. Perencanaan yang kurang matang Implementasi BI tidak mungkin berhasil tanpa perencanaan yang matang. Kondisi tersebut antara lain ditunjukkan dengan adanya rendahnya konsistensi dukungan pimpinan terhadap proyek BI itu sendiri dan rendahnya tingkat kerjasama antarbagian di organisasi dalam upaya mewujudkan BI. Selain hal di atas, kurang jelasnya kebutuhan informasi yang ingin didapatkan dari pengembangan BI juga berpotensi menurunkan tingkat keberhasilan. Sebelum dilaksanakan, organisasi yang bersangkutan harus mampu mendefinisikan informasi
9
Why do BI implementation fails?, Ferenc Mantfeld, http://blogs.ittoolbox.com, 2006
19
apa saja yang dibutuhkan, data-data apa saja yang perlu dianalisis, dan dimana sajakah data-data tersebut dikelola. Kemudian, siapa sajakah yang terkait dengan kebutuhan analisis tersebut dan bagaimana bentuk informasi yang diharapkan. Kesemuanya harus jelas terlebih dahulu sebelum dimulainya pengembangan BI. b. Kualitas data yang tidak/kurang baik BI tidak akan dapat digunakan dengan baik jika data yang akan dianalisis merupakan data yang tidak/kurang baik kualitasnya. Data yang tidak/kurang baik akan menghasilkan informasi yang kurang baik dalam pengambilan keputusan (garbage in = garbage out concept) c. Kurangnya mengantisipasi terhadap perubahan di organisasi Sistem BI beserta implementasinya seringkali mengalami perubahan kebutuhan dan organisasi patut mengantisipasi hal tersebut. Perubahan yang terjadi di organisasi pun juga membutuhkan antisipasi pada sistem BI yang dipakai. Untuk itu organisasi harus memperhitungkan sumber daya yang dibutuhkan. d. Pengadaan sistem BI yang one-stop shoping Sampai dengan saat ini, belum ada sistem BI yang siap pakai (fit) untuk semua jenis organisasi yang membutuhkannya. Untuk itu pengadaan BI di suatu organisasi memerlukan suatu proses penyempurnaan yang berkelanjutan dan bukan hanya sekadar pembelian sistem yang sekali beli dapat digunakan seterusnya tanpa penyempurnaan. Kebutuhan infrasruktur seperti server dan jaringan juga harus diakomodasikan karena akan terus berkembang menyesuaikan banyaknya data yang akan disimpan.
20
e. Pengembangan BI hanya mengandalkan tenaga outsourcing Faktor paling krusial pada pengembangan BI di suatu organisasi adalah kejelasan bagaimana proses kerja organisasi yang bersangkutan dan dimana data-data dan informasi organisasi disimpan atau dikelola. Selain itu pemahaman yang jelas tentang tujuan dan strategi organisasi, sejarah perkembangannya, serta profil pemakainya juga menjadi informasi yang penting. Pihak outsourcing (vendor) BI tidak mungkin mengetahui informasi yang lengkap dan detail mengenai hal-hal tersebut dengan sendirinya tanpa bantuan dari pegawai organisasi yang bersangkutan.
Pihak
outsourcing BI hanya bertindak sebagai tenaga yang membantu membuat sistem, tapi bentuk sistem dan kebutuhan apa saja yang diperlukan hanya organisasilah yang mengetahui dengan baik.
21
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian yang dilakukan dalam penelitian dilaksanakan melalui dua cara yaitu : 3.1.
Wawancara Untuk mengumpulkan data penelitian yang berkaitan dengan upaya inplementasi
BI di Bapepam-LK, maka Tim telah melakukan wawancara langsung kepada beberapa nara sumber yang telah memahami implementasi BI di suatu organisasi. Adapun pihakpihak yang diwawancari tersebut adalah : a. Divisi Teknologi Informasi PT Bursa Efek Surabaya (BES) b. Divisi Teknologi Informasi PT Kliring Penjaminan Efek Indonesia (KPEI) c. Bagian Laboratorium Keilmuan Software Engineering and Information Science (SEINS), Institut Pertanian Bogor 3.2. Studi Kepustakaan Selain melakukan wawancara langsung, Tim juga melakukan riset pustaka terhadap beberapa buku, artikel, dan literatur lainnya yang secara khusus membahas tentang BI. Selain itu studi kepustakaan juga dilakukan melalui internet.
22
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN ANALISIS
4.1. Hasil Penelitian Setelah melakukan wawancara dan melihat secara langsung implementasi BI dengan nara sumber, maka di bawah ini adalah hasil dari penelitian dimaksud. 4.1.1. Pengembangan BI di PT Bursa Efek Surabaya (BES) a. Latar Belakang Pengembangan BI Sejak tahun 1997 BES telah mengembangkan pasar obligasi yang dimulai dengan memfasilitasi pasar secara OTC (Over-The-Counter) dengan sistem yang dinamakan OTC-FIS (Over-The-Counter Fixed Income Securities). Program tersebut dilanjutkan di tahun 2003 dengan bekerjasama dengan Asosiasi Dealer dan Pemerintah dalam program buyback dan dilanjutkan pada tahun 2005 dengan meluncurkan transaksi bursa obligasi. Dengan demikian peran BES dalam mengembangkan pasar obligasi semakin penting yang kemudian membuat BES ditunjuk Bapepam-LK sebagai Penerima Laporan Transaksi Obligasi (PLTO). Tugas tersebut membuat semakin banyaknya data yang akan dikelola oleh BES. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengelola dan mengolah data tersebut menjadi informasi yang bermanfaat bagi stakeholder. Selain dibutuhkan oleh regulator (BapepamLK) dalam melihat profil pasar dan menjadi referensi dalam menentukan kebijakan, data maupun informasi tersebut memiliki nilai jual kepada para pelaku pasar. Oleh karenanya
23
Divisi Riset BES menyadari adanya tantangan untuk pengelolaan informasi dan analisis data transaksi obligasi yang lebih baik. b. Bentuk Pengembangan Pengembangan sistem dimulai dari Divisi Riset BES yang menyampaikan spesifikasi bisnis atas sistem/aplikasi yang diminta. Kemudian Divisi TI melakukan analisis atas kebutuhan tersebut dan melakukan pengkajian atas beberapa alternatif solusi. Terdapat dua pilihan waktu itu : menggunakan aplikasi Reporting dan Business Intelligence (BI). BES memilih aplikasi BI karena memiliki fitur yang lebih banyak (bahkan fitur reporting sudah termasuk di dalamnya) walaupun BI membutuhkan biaya yang lebih besar daripada aplikasi reporting. Selanjutnya disusun analisis cost and benefit terhadap dua pilihan tersebut dan akhirnya walaupun membutuhkan biaya yang lebih besar dalam jangka menengah dan panjang, aplikasi BI dinilai jauh lebih bermanfaat. Aplikasi BI ini nantinya tidak hanya digunakan terbatas di Divisi Riset untuk mengolah data perdagangan obligasi, namun dapat digunakan oleh Divisi Pencatatan untuk mengolah data Emiten. Selain itu juga dapat dimanfaatkan untuk memantau kondisi finansial perusahaan, yang berarti menjadi sentral informasi dalam proses pengambilan keputusan. Divisi TI menjadi fasilitator dalam kegiatan pengembangan dengan menyediakan perangkat server dan personil yang mengerti akses informasi dan desain basis data. Sebagian besar kegiatan pengembangan dilakukan oleh vendor (outsourcing). Sedangkan ujicoba dan acceptance dilakukan oleh user (Divisi Riset). Adapun tahapan pengembangan tersebut melalui lima tahapan sebagai berikut: o Business understanding (pemahaman kebutuhan pengguna)
24
o Data understanding (pemahaman kondisi data yang dimiliki) o Data preparation (melakukan penyesuaian data untuk memenuhi kebutuhan) o Modelling assessment (memilih model yang akan digunakan) o Review and evaluasi (upaya meningkatkan value atas sistem) c. Manfaat yang Diperoleh Manfaat utama dari penerapan BI adalah sistem ini sangat berorientasi pada user. Artinya keterlibatan personil TI dalam proses pengolahan data menjadi minimal karena seluruh proses pembuatan report maupun distribusinya dapat dilakukan oleh user. Produktivitas user juga menjadi meningkat karena dapat menyelesaikan tugas beragam output tanpa banyak bergantung kepada personil TI. Dibandingkan dengan cara lama yang menggunakan MS Excel, user dapat menghasilkan lebih banyak informasi dan dapat dilakukan dalam waktu yang lebih singkat. d. Aspek-aspek yang Diperhatikan Dalam mengembangkan dan memanfaatkan BI di BES, beberapa hal yang mendapatkan perhatian saat itu adalah sebagai berikut: o Proyek dimulai dari lingkup yang kecil namun memiliki value yang tinggi sehingga dapat dikembangkan dalam waktu yang tidak terlalu lama dan hasilnya dapat dilihat sebagai contoh untuk penerapan di lingkup yang lain. o Produk BI yang dipilih harus memiliki fitur yang lengkap namun memiliki skema investasi yang fleksibel. Artinya dengan investasi yang tidak terlalu besar sudah dapat memulai produk BI. o Dukungan vendor lokal yang baik atas produk BI tersebut.
25
o ”Kebersihan” data yang akan digunakan oleh BI. Prinsip ”garbage in garbage out” benar-benar perlu diperhatikan. o Komitmen dari user untuk terlibat aktif baik dari tahap desain maupun dalam operasionalnya merupakan kunci utama keberhasilan karena aplikasi BI didesain berorientasi kepada user dengan minimal keterlibatan dari personil TI. Hal ini dapat dicapai dengan program training yang baik untuk user. 4.1.2. Pengembangan BI di PT Kliring dan Penjaminan Efek Indonesia (KPEI) a. Latar Belakang Pengembangan BI Pengembangan BI di PT KPEI ditujukan untuk membantu perusahaan tersebut dalam proses pengambilan keputusan dalam dua hal : sistem yang berkaitan dengan fungsi utama perusahaan dalam mengelola kliring di bursa dan sistem yang berkaitan dengan pengelolaan aktivitas perusahaan. Pengembangan BI dilaksanakan secara bertahap, yang dimulai pada akhir tahun 2007 ini sampai dengan tahun 2010. Sistem aplikasi utama meliputi sistem e-CLEARS (sistem on-line yang dimiliki dan dioperasikan oleh KPEI guna mendukung proses kliring dan penjaminan penyelesaian transaksi bursa), ARMS (Automated Risk Management System) merupakan sistem terpadu pemantauan risiko, sistem kliring Derivatif dan Fixed-Income. Sedangkan sistem aplikasi pendukung meliputi sistem keuangan, sumber daya manusia, dan office automation. b. Bentuk Pengembangan Dalam pengembangan BI di PT KPEI, terlebih dahulu dibentuk suatu Manajemen Proyek yang terdiri dari Divisi TI, users (wakil-wakil pengguna), serta konsultan/vendor.
26
PT KPEI menggunakan practical approach dimana kerangka utama data warehouse akan didefinisikan terlebih dahulu, baru kemudian akan dibangun data-marts yang dibutuhkan. Setelah data marts yang diinginkan sudah terbangun akan segera diintegrasikan. Adapun data marts yang terlebih dahulu akan dibangun adalah ARMS (Automated Risk Management System). Adapun langkah-langkah yang akan segera dilaksanakan oleh Manajemen Proyek Implementasi BI di PT KPEI adalah sebagai berikut : o Business Feasibility o Vendor Selection o Requirements Definition o Design o Implementation o Testing o Production o Maintenance c. Manfaat yang Diperoleh Pengelolaan dan pengawasan kliring perdagangan di bursa merupakan salah satu aspek penting yang mendukung pasar modal Indonesia. Dengan makin banyaknya produk investasi di pasar modal maka semakin banyak pula jumlah data dan informasi yang dikelola oleh PT KPEI. Dengan implementasi BI maka pengawasan atas kliring menjadi semakin dipermudah, terutama dikaitkan dengan pemantauan risiko yang timbul dari kegiatan kliring (risk-assessment).
27
Selain itu BI juga dimanfaatkan untuk meningkatkan pengawasan efektifitas tata kelola manajemen di PT KSEI. d. Aspek-aspek yang Diperhatikan Dalam mengembangkan dan memanfaatkan BI di PT KPEI, beberapa hal yang mendapatkan perhatian oleh Manajemen Proyek adalah sebagai berikut : o Pemilihan solusi BI untuk memenuhi kebutuhan jangka panjang penerapan BI o Strategi pentahapan dengan pemilihan area sistem secara bertahap o Orientasi pada pemenuhan kebutuhan user dan pengambilan keputusan o Pembenahan data integrity secara paralel pada saat pengembangan BI
4.1.3. Pengembangan BI di Bagian Laboratorium Keilmuan Software Engineering and Information Science (SEINS), Institut Pertanian Bogor a. Latar Belakang Pengembangan BI Bagian Laboratorium Keilmuan Software Engineering and Information Science (SEINS), FMIPA, Departemen Ilmu Komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB) memutuskan untuk membangun suatu proyek implementasi BI di IPB. Tujuan utama proyek tersebut adalah untuk mempraktekkan ilmu pengetahuan yang selama ini dipelajari oleh Bagian tersebut serta untuk menunjang pengelolaan data seluruh fakultas yang ada di IPB. b. Format Pengembangan Pengembangan BI yang dilaksanakan di IPB menggunakan pendekatan BottomUp Approach. Alasan Departemen Ilmu Komputer menggunakan pendekatan tersebut karena menurut mereka proses pembangunannya akan lebih cepat, yaitu dengan
28
melakukan eksperimen dan membangun prototipe. Data dan informasi yang dibutuhkan langsung
dimintakan
kepada
masing-masing
fakultas
dan
secara
periodik
perkembangannya dilaporkan kepada pimpinan universitas. Namun ternyata terdapat kelemahan dalam pendekatan ini dimana yang paling berpengaruh adalah kurangnya perencanaan yang matang. Kondisi tersebut menyebabkan kesulitan dalam mendapatkan data dan informasi yang aktual dan lengkap untuk diproses lebih lanjut. Hal ini mengakibatkan melambatnya proses implementasi BI. c. Manfaat yang Diperoleh Pengembangan BI yang dilaksanakan memberikan manfaat bagi IPB dalam memperoleh informasi yang terkait dengan perkembangan mahasiswanya, seperti jumlah mahasiswa di setiap departemen, perkembangan nilai akademik, tingkat kelulusan, batasan nilai untuk penerimaan mahasiswa baru, fakultas yang menjadi favorit pilihan, dan kuota mahasiswa yang akan diterima pada tiap fakultas. d. Proses Pengembangan BI Adapun beberapa langkah yang ditempuh Departemen Ilmu Komputer IPB dalam membangun BI adalah sebagai berikut : o Justifikasi pembangunan sistem o Perencanaan singkat : -
Identifikasi kebutuhan (kebutuhan pemakai, software, hardware, SDM, dan dana)
-
Identifikasi ruang lingkup pengembangan
o Pengorganisasian informasi/data yang akan dikelola : -
Mendata sumber informasi dan data (membuat meta data)
-
Pemahaman informasi dan data (melalui wawancara)
29
-
Menentukan proses bisnis yang akan dimodelkan (detail of information, dimensi, dan measures)
-
Membuat skema data relasi (star schema, snowflake schema, facts constellation)
o Ekstrasi, transformasi dan loading : -
Melakukan data cleansing (pembersihan data) untuk menjamin konsistensi dalam konvensi penamaan, struktur pengkodean, ukuran-ukuran atribut, dari sumber data yang berbeda-beda (tiap fakultas)
-
Mengintegrasikan dan mengambil data serta memasukkan data ke dalam suatu data warehouse
o Pembangunan front end application dan tools yang meliputi : -
Information processing, membuat format informasi yang secara reguler diperlukan seperti laporan rutin
-
Analytical processing, membuat aplikasi yang mendukung analisa secara mudah
-
Data Mining, mengintegrasikan aplikasi data miner untuk melihat hubungan asosiasi, klasifikasi, cluster pada aset data
o Deployment : -
Application Support Training
-
Technical Support Training
-
User Training
e. Aspek-aspek yang Diperhatikan Berdasarkan pengalaman FMIPA IPB dalam membangun sistem BI, terdapat beberapa aspek yang patut menjadi perhatian untuk menunjang keberhasilan pembangunan sistem BI. Aspek-aspek tersebut antara lain adalah :
30
o Ketersediaan dan kelengkapan data yang diperlukan untuk dapat dianalisa. Karena data berasal dari berbagai sumber, seringkali dihadapi kondisi yang terkait dengan ketidaksiapan data dimana historical data yang dibutuhkan tidak tersedia dan dalam format beragam sehingga perlu upaya yang lebih komplek. o Keterbatasan waktu dan dana karena kurangnya perencanaan yang baik. Kondisi tersebut harus dipertimbangkan secara matang karena dalam pengembangan BI selalu terdapat kemungkinan waktu pembangunan dan dana yang dibutuhkan menjadi bertambah menyesuaiakn kebutuhan dan ruang lingkup pembangunan sistem yang selalu berkembang. o Pemahaman yang komprehensif terhadap data dan informasi Dalam tahap pembuatan skema data diperlukan pemahaman yang lengkap akan keterkaitan atas informasi/data yang ada dan kebutuhan informasi yang diinginkan oleh user. o Pengorganisasian data (ekstraksi, transformasi, dan loading) Upaya ini merupakan upaya yang paling besar dan rumit, menyita waktu sekitar 60 % - 80% dari total pembangunan BI itu sendiri. Hal ini sebagaimana pengalaman di IPB dimana data yang dibutuhkan sangat tersebar dan dalam bentuk format yang beragam, termasuk hard-copy. Dalam melakukan konsolidasi data perlu adanya konvensi mengenai bentuk dan format data sehingga terjaga konsistensi. o Penunjukan SDM khusus yang menangani BI. Diperlukan adanya SDM khusus yang akan ditugaskan untuk memelihara maupun mengembangkan sistem tersebut dan itu diperlukan semenjak awal proses. Hal
31
tersebut agar yang bersangkutan mengetahui dengan mendalam sistem yang dibangun dan bagaimana mengembangkannya di masa mendatang. o Dokumentasi aplikasi, terutama jika menggunakan jasa pihak ketiga dalam pembangunan sistem BI. Hal ini diperlukan agar dalam pemeliharaan dan pengembangan sistem tersebut di masa mendatang tidak membutuhkan upaya yang terlalu besar. o Peran aktif dari users Kejelasan data dan bentuk kebutuhan informasi yang dibutuhkan hanya didapat dari user yang benar-benar akan memanfaatkan sistem BI tersebut sehingga keterlibatan aktif mereka sangat dibutuhkan. o Perubahan pola kerja Dalam tahap implementasi sistem, terdapat kemungkinan perubahan dalam prosedur kerja. Untuk itu perlu dilakukan sosialisasi agar perubahan yang terjadi dapat diterima oleh users.
32
4.2. Analisis Dari hasil penelitian terhadap ke-tiga lembaga di atas, Tim telah menganalisis beberapa hal yang patut diperhatikan terkait rencana implementasi dan pengembangan BI di suatu organisasi dan diharapkan dapat diterapkan dalam membangun BI di BapepamLK. Hasil analisis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 4.2.1. Tahapan Dalam Mengembangkan BI Dalam mengembangkan BI setidaknya terdapat tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan untuk memastikan agar upaya pengembangan BI akan mencapai hasil yang maksimal. Secara garis besar, tahapan tersebut dapat dijelaskan pada gambar berikut : Gambar 4.1. Tahapan Pengembangan BI
33
a. Tahap Perencanaan Proyek (Project Planning) Pada tahapan ini harus dapat dijelaskan apa yang menjadi tujuan utama dari proyek BI, ekspektasi (harapan) yang diinginkan, dukungan formal dari Pimpinan organisasi yang bersangkutan, serta capaian-capaian (milestone) yang akan dituju. b. Tahap Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis) Pada tahap ini harus sudah teridentifikasi kebutuhan pengembangan BI secara detail. Hal ini dapat dilakukan dengan menyusun dan mengumpulkan information package untuk semua subjek informasi yang akan ada dalam data warehouse. Fungsi information package adalah : o Mendefinisikan subjek area dan ukuran pekerjaan (business process) utama o Menentukan bagaimana data akan disajikan dan diakses o Menentukan bagaimana pengguna akan melakukan agregasi atau roll up o Menentukan kuantitas data untuk analisis atau query o Menaksir ukuran data warehouse & frekuensi data refreshing o Memastikan bagaimana informasi akan di-package c. Tahap Desain dan Konstruksi (Design and Construction) Pada tahap ini harus telah tersusun arsitektur dan infrastruktur yang diinginkan dari desain BI, yang akan mencakup 3 (tiga) bagian utama yaitu : o Data Acquisition Bagian ini terkait dengan upaya meng-ekstraksi data dari sumber-sumber data, dan upaya memindahkan data yang sudah diekstrak tersebut ke staging area (tempat dimana semua data ekstraksi diletakkan bersama-sama)
34
o Data Storage Bagian ini terkait dengan upaya loading data dari staging area ke data warehouse repository (berupa relational data base) o Information Delivery Bagian ini terkait dengan upaya menyediakan user interface yang akan menghubungkan pengguna dengan data warehouse. Jenisnya dapat berupa OLAP, data mining, maupun report/query. Gambar 4.2. Arsitektur dan Konstruksi BI
d. Tahap Implementasi (Deployment) Pada tahap ini, pengembangan BI yang telah dilakukan pada tahap-tahap sebelumnya harus sudah dapat dites penggunaannya serta kemudian di-ujicoba apakah sudah memenuhi tujuan dan ekspekstasi sebagaimana kebutuhan organisasi. Akhir tahap ini
35
ditandai dengan telah dilaksanakannya user acceptance test (UAT) dan user telah memahami bagaimana menggunakan sistem tersebut dengan tepat. e. Tahap Pemeliharaan (Maintenance) Kebutuhan informasi yang dibutuhkan organisasi akan terus berkembang. Untuk itu, sistem BI yang telah diimplementasikan mungkin saja memerlukan perkembangan lebih lanjut (enhancement). Untuk itu perlu dipersiapkan suatu proses pemeliharaan yang berkesinambungan. 4.2.2. Pendekatan Pengembangan BI Dalam pengembangan BI di Bapepam-LK, pendekatan yang dirasakan sesuai dengan kondisi organisasi yang ada adalah pendekatan praktikal (practical approach). Dimana dengan pendekatan ini pengembangan BI akan dilakukan pada tiap-tiap departemen/biro namun tetap mengacu pada standar arsitektur informasi organisasi secara keseluruhan. Latar belakang pemilihan metode pendekatan tersebut adalah : o Mempertimbangkan besarnya cakupan organisasi beserta kebutuhan informasinya o Lebih cepat menampakan hasil (faktor psikologis) o Meminimalkan risiko kegagalan o Dapat diutamakan pada departemen yang membutuhkan prioritas 4.2.3. Faktor-faktor Kunci Sukses Berikut beberapa faktor yang menjadi kunci sukses dalam pengembangan BI : o Dukungan dan komitmen berkelanjutan dari Pimpinan organisasi terhadap proyek BI, karena proyek BI bukan merupakan aktivitas yang bersifat one-stop shopping
36
o Perencanaan harus matang, tujuan pengembangan BI yang realistis dan terdefinisi dengan jelas, o Memperoleh dukungan penuh dan antusiasme dari user-nya dan tidak hanya mengandalkan tenaga outsourcing semata o Tahap ETL (extract, transfer, load) merupakan pekerjaan yang paling membutuhkan tenaga dan waktu yang banyak sehingga pengembangan BI harus memperhatikan tahapan ini. Kelemahan pada tahapan ini akan mempengaruhi keberhasilan implementasi BI secara keseluruhan. o Utamakan arsitektur informasi terlebih dahulu, baru kemudian memilih teknologi dan alat BI yang akan digunakan. Arsitektur tersebut harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi yang bersangkutan. o Menggunakan teknologi yang tepat guna bagi users dan mudah dalam penggunaannya. Tidak harus menggunakan teknologi yang canggih namun justru mempersulit penggunanya. o Membentuk Manajemen Proyek yang benar-benar berorientasi pada users o Menentukan cakupan data yang jelas karena tidak semua data harus terhubung dengan BI.
37
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
5.1. Kesimpulan Berdasarkan kegiatan penelitian yang telah dilakukan, Tim dapat menyimpulkan beberapa kesimpulan penting sebagai berikut : a. Setelah dilakukannya proses penggabungan, tugas dan wewenang Bapepam-LK menjadi sangat luas, mencakup pengawasan industri pasar modal dan pengawasan lembaga keuangan. Melihat pihak yang diawasi cukup banyak, data yang dikelola sangat beragam, serta adanya tuntutan untuk mampu melakukan pengawasan yang responsif dan tepat dalam pengambilan keputusan, maka implementasi BI di Bapepam-LK menjadi suatu kebutuhan mendesak. b. Implementasi BI memerlukan investasi sumber daya organisasi yang relatif cukup besar (dana, waktu, maupun sumber daya manusia) serta memiliki risiko yang cukup tinggi untuk mengalami kegagalan. Untuk itu implementasi BI mutlak memerlukan perencanaan yang matang dan dukungan berkelanjutan dari Pimpinan organisasi. c. Dalam mengembangkan BI terdapat tahapan-tahapan yang harus dipenuhi untuk memastikan agar pengembangan BI mencapai hasil sebagaimana yang diinginkan. Secara garis besar, tahapan meliputi : o Tahap Perencanaan Proyek (Project Planning),
38
o Tahap Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis), o Tahap Desain dan Konstruksi (Design and Construction), o Tahap Implementasi (Deployment), dan Tahap Pemeliharaan (Maintenance). d. Pendekatan implementasi BI yang sesuai dengan kondisi Bapepam-LK saat ini adalah melalui pendekatan praktikal (practical approach) dimana pengembangan BI akan dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan pada tiap-tiap departemen/biro namun tetap mengacu pada standar arsitektur informasi organisasi secara keseluruhan. e. Terdapat beberapa faktor yang menjadi kunci sukses dalam pengembangan BI, dimana 3 (tiga) hal yang paling utama adalah : o Dukungan dan komitmen berkelanjutan dari Pimpinan o Perencanaan yang matang dan realistis o Ketersediaan data yang lengkap dan reliable
5.2. Rekomendasi Beberapa rekomendasi Tim yang dapat disampaikan sehubungan dengan rencana implementasi BI di Bapepam-LK adalah sebagai berikut : a. Sebelum dilakukannya pengembangan BI, dua hal yang harus segara dilaksanakan adalah : o Penyusunan arsitektur teknologi dan informasi Bapepam-LK yang akan menjadi dasar pengembangan sistem dan aplikasi secara keseluruhan (termasuk BI). o Penyempurnaan seluruh basis data yang ada di Bapepam-LK sehingga terstandar dan terintegrasi (Relational Database Management System)
39
b. Pembentukan Manajemen Proyek yang dedikasikan untuk pengembangan BI Bapepam-LK, yang wajib menyusun suatu perencanaan yang matang dan benar-benar berorientasi pada users. Keberadaan Manajemen Proyek ini harus benar-benar didukung secara berkelanjutan oleh segenap Pimpinan karena pengembangan BI bersifat strategis dan berorientasi jangka panjang. Manajemen Proyek harus terdiri dari seluruh pihak terkait dan wakil-wakil user (Sekretariat dan Biro).
40
DAFTAR PUSTAKA
D J. Power , A Brief History of Decision Support Systems, DSSResources.com, 2002 Djoni Darmawikarta, Mengenal Data Warehouse, Ilmu Komputer, 2003 Ferenc Mantfeld, Why do BI implementation fails?, http://blogs.ittoolbox.com, 2006 Han, Jiawei & Kember, Michelin, Data mining Concepts & Techniques, Simon Fraser University Academic Press, USA 2001 Mike Steadman, The Value of BI for Association Executives, Association Xpertise Inc., 2003 Noverino Rifai, Kharizt Attria Gupta, Business Intelligence, ITB, 2004 Steve Williams, Nancy Williams, BI and Government Performance Management: Getting to Green, DM Review, 2004 __________, Data Warehouse, wikipedia.org
41
