LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL 2017

Jabatan Bendahari Universiti Malaya

JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI MALAYA

1

LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL BAGI TEMPOH 30 JULAI 2016 SEHINGGA 30 JULAI 2017

1.0

TUJUAN

Laporan ini bertujuan untuk melaporkan analisis Penilaian Prestasi Pembekal bagi tempoh 30 Julai 2016 sehingga 30 Julai 2017. Laporan ini akan dibentangkan pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil 19/2017 yang akan diadakan pada 26 September 2017.

2.0

LATAR BELAKANG

2.1

Prestasi pembekal bermaksud keupayaan pembekal memenuhi keperluan perolehan yang dipesan. Ini bagi memastikan barangan, perkhidmatan dan kerja yang diperolehi memenuhi kualiti, kuantiti, masa dan spesifikasi yang ditetapkan setelah penyempurnaan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang dilaksanakan oleh pembekal.

2.2

Mulai 1 April 2015, penilaian prestasi pembekal adalah proses wajib yang perlu dibuat oleh pihak PTj secara online melalui Sistem eProcurement sebelum proses pembayaran dapat dibuat kepada pembekal. Secara tidak langsung, penilaian prestasi pembekal dalam Sistem eProcurement ini dapat membantu PTj lain dalam proses pemilihan pembekal.

2.3

Skop analisis penilaian adalah dari 30 Julai 2016 sehingga 30 Julai 2017 seperti yang ditetapkan oleh pihak Pusat Pengurusan & Penambahbaikan Kualiti (QMEC) dalam suratnya bertarikh 19 Jun 2017.

2.4

KRITERIA PENILAIAN Penilaian ke atas prestasi pembekal adalah berdasarkan kriteria berikut:(a) Membekal bekalan/perkhidmatan/kerja berkualiti (b) Penghantaran bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut tempoh yang ditetapkan (c) Ketepatan kuantiti/spesifikasi/kebolehfungsian (d) Perkhidmatan selepas jualan (tempoh jaminan/khidmat nasihat penggunaan) (e) Respon

terhadap

pertanyaan/aduan/layanan/

maklumat/tindakan

susulan/tindakan pembetulan

2.5

RATING KRITERIA PENILAIAN Penilaian prestasi adalah berdasarkan rating seperti berikut:

Amat Baik


2

3.0



Baik



Sederhana



Kurang Baik



TIdak Baik

RUMUSAN

3.1

Secara keseluruhan, jumlah perolehan Universiti Malaya bagi tempoh 30 Julai 2016 sehingga 30 Julai 2017 adalah sebanyak 31,363.

Bilangan Penilaian Prestasi Pembekal Mengikut Jenis Perolehan Perkara

Bilangan Penilaian Bekalan Kerja Perkhidmatan

Penilaian Prestasi Pembekal oleh PTj

9,706

3,366

2,636

Jumlah

Peratusan

15,708

50%

50%

Perolehan Belum Selesai

5,137

430

10,088

15,655

50%

Jumlah

14,843

3,796

12,724

31,363

100%

Ada Penilaian

50%

Belum selesai

Bilangan dan Peratusan Penilaian Mengikut Rating Rating

Bilangan Penilaian

Peratusan

Amat Baik

874

6%

Baik

13,770

86%

Sederhana

955

6%

Kurang Baik

60

1%

Tidak Baik

49

1%

Jumlah

15,708

100%

3.2

6%

1% 1% 6% Amat Baik Baik Sederhana Kurang Baik

86%

Tidak Baik

Peringatan secara emel dikeluarkan kepada pembekal yang berprestasi sederhana, kurang baik dan tidak baik kerana kelewatan bekalan / perkhidmatan atau kualiti bekalan / perkhidmatan tidak seperti yang diharapkan. Pihak pembekal diminta untuk memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi pembekal di masa hadapan.


3

3.3

Rekod penilaian ini disimpan di dalam Sistem eProcurement yang boleh dijadikan asas dan panduan kepada PTj dan Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga / Tender dalam membuat penilaian / pengesyoran terhadap pembekal bagi sesuatu sebut harga / tender.

3.4

Jadual dan carta di bawah menunjukkan kategori penilaian prestasi pembekal bagi perolehan sehingga RM50,000 (yang diuruskan oleh PTj).

Bilangan Penilaian Prestasi Pembekal Mengikut Kategori Perolehan Bilangan Penilaian Bekalan Kerja Perkhidmatan

Perkara

Jumlah

Peratusan

15,442

50%


9,595


5,121

409

10,071

15,601

50%

Jumlah

14,716

3,690

12,637

31,043

100%

3,281

2,566

50%

Ada Penilaian

50%

Belum Selesai

Bilangan dan Peratusan Penilaian Mengikut Rating Rating

Bilangan Penilaian

Peratusan

Amat Baik

861

6%

Baik

13,555

86%

Sederhana

930

6%

Kurang Baik

51

1%

Tidak Baik

45

1%

Jumlah

15,442

100%


6%

1% 1%

6% Amat Baik Baik Sederhana

86%

Kurang Baik Tidak Baik

4

3.4.1

Jadual di bawah menunjukkan penilaian prestasi pembekal yang telah selesai bagi perolehan sehingga RM50,000 (yang diuruskan oleh PTj).

BIL 1 2 3 4 5

FAKULTI CANSELERI TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI)

AMAT BAIK

BAIK

SEDERH ANA

KURANG BAIK

TIDAK BAIK

JUMLAH PPP

15

376

18

-

2

411

11

393

27

2

3

436

5

484

12

3

2

506

42

2,368

308

1

4

2,723

72

1,176

52

6

3

1,309

6

BENDAHARI

-

42

2

1

-

45

7

JABATAN PENDAFTAR

9

211

7

4

1

232

8

PERPUSTAKAAN

22

239

29

-

-

290

9

SEKSYEN AUDIT DALAM DAN INTEGRITI

-

3

-

-

-

3

10

AKADEMI PENGAJIAN ISLAM

22

127

6

4

2

161

11

AKADEMI PENGAJIAN MELAYU

3

26

2

-

-

31

12

FAKULTI ALAM BINA

17

119

15

2

-

153

13

FAKULTI BAHASA & LINGUISTIK

9

72

5

-

1

87

14

FAKULTI EKONOMI & PENTADBIRAN

-

72

7

2

1

82

15

FAKULTI KEJURUTERAAN

100

1,060

50

4

9

1,223

16

FAKULTI PENDIDIKAN

11

99

4

1

1

116

17

FAKULTI PERGIGIAN

51

920

21

1

2

995

18

FAKULTI PERNIAGAAN & PERAKAUNAN

18

94

8

-

1

121

19

FAKULTI PERUBATAN

169

1,758

130

7

5

2,069

20

FAKULTI SAINS

185

1,836

119

5

6

2,151

21

FAKULTI SAINS KOMPUTER & TEKNOLOGI MAKLUMAT

32

54

3

-

-

89

22

FAKULTI SASTERA & SAINS SOSIAL

4

104

3

-

-

111

23

FAKULTI UNDANG-UNDANG

7

121

2

-

-

130

24

INSTITUT PENGAJIAN SISWAZAH (IPS)

7

45

6

-

-

58

25

PUSAT ASASI SAINS

8

200

-

2

-

210

26

PUSAT KEBUDAYAAN

1

51

3

-

1

56

27

PUSAT SUKAN

6

139

1

1

-

147

35

1,366

90

5

1

1,497

861

13,555

930

51

45

15,442

28

KOLEJ KEDIAMAN UNIVERSITI MALAYA JUMLAH KESELURUHAN


5

3.5

PEROLEHAN SEBUT HARGA Jadual dan carta di bawah menunjukkan penilaian prestasi pembekal bagi perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 secara sebut harga.

Penilaian Prestasi Pembekal Mengikut Kategori Perolehan Bilangan Penilaian Bekalan Kerja Perkhidmatan

Perkara

Jumlah

Peratusan


108

81

59

248

84%


14

20

14

48

16%

Jumlah

122

101

73

296

100%

16%

Ada Penilaian 84%

Belum Selesai

Penilaian Prestasi Pembekal Mengikut Rating

Rating

Bilangan Penilaian

Amat Baik

12

5%

Baik

201

81%

Sederhana

23

9%

Kurang Baik

8

3%

Tidak Baik

4

2%

Jumlah

248

100%


2%

Peratusan

9%

3% 5%

Amat Baik Baik Sederhana

81%


6

3.5.1

Jadual di bawah menunjukkan penilaian prestasi pembekal yang telah selesai mengikut PTj bagi perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 secara sebut harga.

PPP MENGIKUT PTJ BAGI PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA RM50,000-RM500,000 PTJ

AMAT BAIK

BAIK

SEDERHA NA

KURANG BAIK

TIDAK BAIK

JUMLAH

CANSELERI TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) BENDAHARI JABATAN PENDAFTAR PERPUSTAKAAN AKADEMI PENGAJIAN MELAYU FAKULTI EKONOMI & PENTADBIRAN FAKULTI KEJURUTERAAN FAKULTI PERGIGIAN FAKULTI PERUBATAN FAKULTI SAINS FAKULTI SAINS KOMPUTER & TEKNOLOGI MAKLUMAT FAKULTI SASTERA & SAINS SOSIAL FAKULTI UNDANGUNDANG PUSAT ASASI SAINS PUSAT KEBUDAYAAN PUSAT SUKAN KOLEJ KEDIAMAN UNIVERSITI MALAYA JUMLAH KESELURUHAN

-

3

-

-

-

3

-

7

-

-

-

7

-

24

7

3

2

36

7

66

11

1

2

87

1

24

-

1

-

26

-

1 4 10

1 -

-

-

1 5 10

-

1

-

-

-

1

-

1

-

-

-

1

4

11

2

-

-

17

-

8 6 5

-

-

-

8 6 5

-

1

-

-

-

1

-

1

-

-

-

1

-

1

-

-

-

1

-

4 1 6

-

-

-

4 1 6

-

16

2

3

-

21

12

201

23

8

4

248


7

3.5.2

Perolehan

belum

selesai

iaitu

perolehan

yang

belum

tamat

tempoh

penghantaran / siap kerja mengikut PTj bagi perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 secara sebut harga adalah seperti berikut:PTj BIL. BELUM SELESAI

PTJ

CANSELERI

1

TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI)

1

TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI)

CANSELERI

2 15 14

2 15 14 2

2

JABATAN PENDAFTAR

JABATAN PENDAFTAR

2


1


1


1


1

FAKULTI PERGIGIAN

1

FAKULTI PERGIGIAN

1

FAKULTI PERUBATAN

2

FAKULTI SAINS

2

FAKULTI PERUBATAN

2

2

FAKULTI SAINS

2


1


PUSAT KEBUDAYAAN

2

PUSAT KEBUDAYAAN

2

KOLEJ KEDIAMAN

2

KOLEJ KEDIAMAN

2

JUMLAH

48

1

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Bil

3.6

PEROLEHAN TENDER Jadual dan carta di bawah menunjukkan kategori penilaian prestasi pembekal bagi perolehan melebihi RM500,000 secara tender. Penilaian Prestasi Pembekal Mengikut Kategori Perolehan

Perkara Penilaian Prestasi Pembekal oleh PTj Perolehan Belum Selesai Jumlah

Bilangan Penilaian

Jumlah

Peratusan

10

15

71%

1

3

6

29%

5

13

21

100%

Bekalan

Kerja

Perkhidmatan

1

4

2 3


Ada Penilaian

29%

Belum Selesai

71%

8


Rating

Bilangan Penilaian

Amat Baik

Peratusan

7%

0%

7% Baik

Amat Baik

1

7%

Baik

11

73%

Sederhana

2

13%

Kurang Baik

1

7%

Kurang Baik

Tidak Baik

0

0%

Tidak Baik

Jumlah

15

100%

3.6.1

13%

Sederhana 73%

Jadual di bawah menunjukkan penilaian prestasi pembekal yang telah selesai mengikut PTj bagi perolehan melebihi RM500,000 secara tender. PPP MENGIKUT PTJ BAGI PEROLEHAN SECARA TENDER MELEBIHI RM500,000

PTJ

TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN) FAKULTI KEJURUTERAAN FAKULTI PERGIGIAN JUMLAH KESELURUHAN

3.6.2

AMAT BAIK

BAIK

SEDERHANA

KURANG BAIK

TIDAK BAIK

JUMLAH

-

11

2

-

-

13

-

-

-

1

-

1

1

-

-

-

-

1

1

11

2

1

0

15

Perolehan yang belum selesai iaitu perolehan yang belum tamat tempoh penghantaran / siap kerja mengikut PTj bagi perolehan melebihi RM500,000 secara tender adalah seperti berikut:PTj

PTJ

BIL BELUM SELESAI

TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) JUMLAH

TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN)

5

5

1

6

TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI)

1

0

1

2

3

4

5

6

Bil


9

3.7

PEROLEHAN RUNDINGAN TERUS Jadual dan carta di bawah menunjukkan kategori penilaian prestasi pembekal bagi perolehan melebihi RM50,000 secara Rundingan Terus. Penilaian Prestasi Pembekal Mengikut Jenis Perolehan Bilangan Penilaian Bekalan Kerja Perkhidmatan

Perkara

Jumlah

Peratusan

0%


2


0

0

0

0

0%

Jumlah

2

0

1

3

100%

0

1

3

100%

Ada Penilaian Belum Selesai

100%


Bilangan Penilaian

Rating

Peratusan

Amat Baik Amat Baik

0

0%

Baik

3

100%

Sederhana

0

0%

Kurang Baik

0

0%

Tidak Baik

0

0%

Jumlah

3

100%

3.7.1

0%

0%

0%

0%

Baik Sederhana

100%


Jadual di bawah menunjukkan penilaian prestasi pembekal yang telah selesai bagi perolehan melebihi RM50,000 secara Rundingan Terus.

PPP MENGIKUT PTJ BAGI PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS MELEBIHI RM50,000 AMAT BAIK

BAIK

SEDERHANA

KURANG BAIK

TIDAK BAIK

JUMLAH

TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN)

-

1

-

-

-

1

PERPUSTAKAAN

-

2

-

-

-

2

-

3

-

-

-

3

PTJ

JUMLAH KESELURUHAN


10

4.0

KESIMPULAN Secara keseluruhannya, penilaian prestasi pembekal telah dilaksanakan sebelum sebarang pembayaran dapat dilaksanakan kepada pembekal disebabkan pengguna telah menggunakan Sistem e-Procurement dengan lebih meluas di PTj masing-masing. Sistem e-Procurement yang sentiasa ditambahbaik mendorong PTj menggunakan sistem ini bagi sebarang pembelian/ perolehan. Dengan adanya proses penilaian prestasi pembekal ini, PTj secara tidak langsung telah membantu pengguna Sistem eProcurement yang lain untuk mendapatkan maklumat berkenaan prestasi pembekal sebelum sebarang pengesyoran bagi sesuatu perolehan dilaksanakan. Pihak pembekal juga mengambil maklum akan prestasi syarikat berdasarkan penilaian yang diberikan dan sentiasa berusaha mempertingkatkan mutu perkhidmatan/ pembekalan/ kerja yang dilaksanakan. Berdasarkan penilaian prestasi pembekal yang dibuat oleh PTj, didapati lebih 80% perkhidmatan/ pembekalan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal adalah berprestasi “Baik” dan “Amat Baik” sepanjang tempoh 30 Julai 2016 – 30 Julai 2017.


11

LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

Recommend Documents