L1
LAMPIRAN Lampiran 1 Pick List
Lampiran 1 Tampilan Pick List
L2 Lampiran 2 Delivery Order Asli
Lampiran 2 Tampilan Delevery Order Asli
L3 Lampiran 3 Delivery Order Copy
Lampiran 3 Tampilan Delevery Order Copy
L4 Lampiran 4 Surat Jalan
Lampiran 4 Tampilan Surat Jalan
L5 Lampiran 5 Maintain Shipment
Lampiran 5 Tampilan Maintain Shipment
L6 Lampiran 6 Credit Memo
Lampiran 6 Tampilan Credit Memo
L7 Lampiran 7 Credit Return
Lampiran 7 Tampilan Credit Return
L8 Functional Area Process No Process Name Prepared by Date No 1
Warehouse WH01 Goods Picking & Shipping MIS September, 2002
Activity Terima pick list
Tools Manual
Keterangan Warehouse setelah menerima Pick List dari Sales Admin, melakukan pengambilan barang yang tertera dalam Pick List untuk dipersiapkan di Bincard, sekaligus pada Pick List dicatat banyaknya quantity yang Hias disiapkan
2
Pick Confirmation
Manual
Jika barang yang ingin dilakukan Shipment tersebut sudah Hias disiapkan, Warehouse melakukan konfirmasi atas order tersebut
3
Input shipment
MAPICS
Warehouse melakukan transaksi input atas barang yang hendak dikirimkan ke customer. Transaksi input barang yang dikirimkan ini merupakan proses shipment. Dokumen shipment ini Hias juga berfungsi sebagai dokumen DO (Delivery Order)
MAPICS
Perhatikan pada WH05 bahwa proses shipment dapat dilakukan maintain (ubah quantity-nya atau di-delete), jika terdapat pengembalian barang
Manual
Manager Warehouse melakukan approval atas shipment tersebut
MAPICS
Mencetak label dilakukan jika diperlukan saja, misalnya barang yang dikirimkan terlalu banyak sehingga perlu ditempelkan label untuk memudahkan pengepakan
4
Approval
5
Cetak Label Packing
Lampiran 8 Goods Picking & Shipping
L9 Functional Area Process No Process Name Prepared by Date No 1
Warehouse WH02 Transfer Warehouse MIS September, 2002
Activity Terima memo
Tools Manual
Keterangan Warehouse menerima memo yang menyatakan suatu item untuk dipindahlokasikan. Memo ini Iias berasal dari Akunting atau dari Warehouse sendiri yang mengeluarkan memo atas pemindahan suatu barang, sesuai dengan lokasinya
2
Approval
Manual
Manager Warehouse memberikan approval atas memo yang diterimanya tersebut untuk dijalankan
3♠
Input transaksi pindah lokasi item
MAPICS
Jika perpindahan barang oleh Warehouse karena barang sudah rusak atau untuk stock sehingga penyimpanan harus sesuai dengan lokasi yang seharusnya. Penginputan transaksi transfer ini, dinamakan transaksi TW
3♠
Input transaksi untuk scrap barang
MAPICS
Jika perpindahan barang berdasarkan memo dari Akunting karena barang sudah rusak. Transaksi ini merupakan transaksi SS. Akunting yang mengeluarkan memo karena Akunting harus mengetahui banyaknya barang yang dialokasikan karena kerusakan
3♠
Input transaksi untuk perbaikan stock
MAPICS
Jika penyesuaian inventory berdasarkan memo dari Akunting. Transaksi transfer lokasi untuk perbaikan stock ini merupakan transaksi IA. Catatan : transaksi ini belum pernah digunakan
4
Lakukan register
MAPICS
Setiap melakukan input transaksi transfer lokasi ini, menghasilkan nomor batch yang harus dilakukan register
5
Lapor Akunting
Manual
Warehouse akan menyerahkan register hasil input transaksi pemindahan item tersebut ke Akunting sebagai pelaporan
ke
Lampiran 9 Transfer Warehouse L10 Functional Area Process No Process Name Prepared by Date
Warehouse WH03 Stock Tacking MIS September, 2002
No Activity 1 Pilih item yang akan di stock opname
Tools MAPICS
Keterangan Barang yang akan di-stock opname, dipilih dan dicetak pada Report Physical Inventory List for Controlled Warehouses
2
Hitung stock di warehouse
Manual
Penghitungan barang secara fisik di warehouse, yang setelah dihitung quantity barang tersebut, dicantumkan pada report, selanjutnya digunakan sebagai perbandingan quantity barang secara fisik dengan quantity barang pada sistem
3
Input stock yang sebenarnya dari stock fisik
MAPICS
Banyaknya quantity barang fisik yang dicatat pada Report Physical Inventory List for Controlled Warehouses, di-input pada transaksi ini
4
Print Variance
MAPICS
Barang quantity fisik yang telah di-input pada transaksi, dicetak pada Report Physical Transaction Register Approved Processed Items, untuk diperiksa perbedaannya dan berapa banyak barang yang tidak sama quantity-nya
5
Update Stock
MAPICS
Perbedaan stock antara fisik dan sistem diupdate agar sama pada transaksi ini, tetapi sebelumnya pihak auditor harus mengetahui sebab dari terjadinya perbedaan stock tersebut. Hasil update stock tersebut dicetak pada Report Inventory Valuation and Variance Report Processed Items - Approved
Lampiran 10 Stock Tacking
L11 Functional Area Process No Process Name Prepared by Date
Warehouse WH04 Goods Receiving Return MIS September, 2002
No Activity 1 Terima barang dan cek dokumen
2
Tools Manual
Cek fisik
Manual
3♣ Input transaksi barang kembali yang sudah invoice
MAPICS
3♣ Input transaksi barang kembali yang belum invoice
MAPICS
4
5
Print DO pengganti karena shipment di koreksi Taruh barang, cek lokasi
MAPICS
Manual
Keterangan Pengembalian barang dilakukan oleh customer melalui Sales, sehingga Warehouse menerima retur melalui Sales. Setelah barang diterima, dilakukan pengecekan dokumen, kecocokan antara dokumen dengan barang. Jika dokumen yang disertakan barang tersebut adalah Invoice, maka barang tersebut sudah di-Invoice, sedangkan jika barang disertakan dengan dokumen DO (shipment), maka barang tersebut belum di-Invoice Sebelum dilakukan input transaksi, Warehouse harus melakukan cek fisik pada barang untuk memastikan bahwa barang yang di-retur merupakan barang rusak tanpa ada unsur kesengajaan Jika barang sudah di-Invoice, maka Sales Admin harus membuat CM (Credit Memo pada SP05) terlebih dahulu, agar Warehouse dapat melakukan input transaksi penerimaan barang retur. Shipment untuk CM secara otomatis terbentuk pada saat CM selesai dibuat Jika barang belum di-Invoice, maka Warehouse hanya melakukan maintain pada shipment jika barang yang dikembalikan belum invoice. Shipment akan di-delete jika keseluruhan barang dari shipment tersebut dikembalikan, sedangkan maintain shipment dilakukan jika barang yang dikembalikan hanya beberapa saja dari shipment tersebut DO harus dicetak ulang untuk diberikan ke customer karena adanya transaksi retur barang
Barang dikembalikan ke lokasi semula (lokasi sebelum pengiriman dilakukan) setelah shipment di koreksi
Lampiran 11 Goods Receiving Return
L12 Functional Area Process No Process Name Prepared by Date
Warehouse WH05 Shipping Return MIS September, 2002
No 1
Activity Terima credit memo
Tools Manual
Keterangan Warehouse menerima CM (Credit Memo) yang dikeluarkan oleh Purchasing (proses PUR03) untuk mengembalikan barang ke Vendor. CM yang dikeluarkan oleh Purchasing hanya berupa memo biasa yang menyatakan barang harus dikembalikan ke Vendor Transaksi pengembalian barang harus di-input sebagai transaksi VR
2
Input transaksi retur ke vendor
MAPICS
3
Buat DO
Manual
Warehouse membuat memo sebagai DO untuk dikirimkan ke Vendor
4
Approval
Manual
Manager Purchasing memberikan approval untuk mengembalikan barang tersebut ke Vendor
5
Cetak label
MAPICS
Nomor batch yang dihasilkan ketika input transaksi retur tersebut, digunakan untuk mencetak label yang akan ditempelkan pada barang yang akan dikirimkan untuk di-retur
6
Lakukan register
MAPICS
Transaksi yang telah di-input tersebut harus dilakukan register
Kirim hasil register ke purchasing
Manual
Purchasing selanjutnya yang akan melakukan konfirmasi pengiriman barang ke Vendor
Lampiran 12 Shipping Return
