L-1
LAMPIRAN 1 Kuesioner
Selamat Siang Bapak/Ibu, Kami : Nama : Felicia M aria Cynthia Damayanti NIM : 1000843886 Universitas : Binus University Nama : M eita Triyasha Sari NIM : 1000846364 Universitas : Binus University Nama : Anita Agustina NIM : 1000857481 Universitas : Binus University
Yang sedang mengerjakan skripsi dengan tema Evaluasi M odul Material Management pada perusahaan ASTRAGRAPHIA. Untuk mendukung skripsi yang kami kerjakan, kami melakukan penelitian yang salah satu ukurannya menggunakan kuesioner. Kuesioner ini untuk mengukur tingkat orientasi dari pengguna dan dengan tujuannya masing-masing yang sudah ada di tiap ukuran strategisnya. Kiranya Bapak dan Ibu bisa mengisi sesuai dengan pengalaman yang ada.
L-2
Terimakasih atas waktu yang sudah diberikan oleh Bapak/Ibu, untuk mengisi kuesioner ini. Kuesioner yang Bapak/Ibu isi ini dapat berguna bagi kami dalam membuat skripsi kami.
Note
:
Kuesioner ini hanya boleh dijawab oleh karyawan yang
menggunakan aplikasi S AP khusus Material Management
Posisi
: ________________________
Divisi
: ________________________
Lama bekerja
: ________________________
Tanggal isi Kuisioner
: ________________________
Tingkat penggunaan yang lebih mudah bagi user dengan S AP 1. Berapa sering anda melakukan kesalahan entry data dalam satu bulan ? a. 0 kali
c. 3-4 kali
b. 1-2 kali
d. ≥ 5 kali
2. Apakah informasi yang dihasilkan aplikasi SAP sudah akurat? a. Sangat akurat, informasi yang dihasilkan sangat sesuai dengan data yang ada (hasilnya tidak ada kesalahan) b. Akurat, informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada (hasilnya masih ada kesalahaan) c. Tidak Akurat, Informasi yang dihasilkan sama sekali tidak sesuai dengan data yang ada (hasilnya sering terjadi kesalahaan)
L-3
Tingkat kepuasan user terhadap kinerja aplikasi S AP 3. Dengan aplikasi SAP apakah semua kebutuhan pekerjaan anda terpenuhi? a. Tidak terpenuhi b. Kurang terpenuhi (M asih banyak pekerjaan yang masih menggunakan manual ataupun aplikasi Non SAP) c. Terpenuhi (Semua pekerjaan dapat didukung oleh aplikasi SAP yang ada) 4. Apakah dokumen yang dihasilkan aplikasi SAP dapat anda langsung gunakan untuk menghasilkan report dan lain - lain? a. Ya (Dokumen dapat langsung digunakan untuk menghasilkan report) b. Tidak (Dokumen masih perlu dikelola lebih lanjut untuk menghasilkan report) 5. Bagaimana tingkat kepuasan anda terhadap kinerja aplikasi SAP? a. Tidak Puas b. Kurang Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan akan tetapi sering sekali terjadi gangguan, seperti adanya pemblokan akses ke suatu menu/barang karena menu/barang tersebut sedang diakses oleh banyak user) c. Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan dan jarang
terjadinya
gangguan) d. Sangat Puas (Aplikasi SAP mendukung pekerjaan dan tidak ada gangguan) 6. Apakah menu-menu yang tersedia pada aplikasi SAP mudah untuk dipelajari? a. Tidak M udah (Baru bisa dipahami setelah pelatihan dan pengalaman berkali-berkali)
L-4
b. M udah (Bisa langsung dipahami setelah pelatihan)
Kualitas pelatihan user 7. Seberapa sering dalam 1 tahun anda menerima pelatihan yang berhubungan dengan aplikasi SAP yang digunakan? a. Tidak pernah
c. Kadang-kadang (2 – 4 kali)
b. Jarang (1- 2 kali)
d. Sering (≥ 5 kali)
8. Dari pelatihan yang selama ini diberikan, apakah Anda rasa cukup memadai untuk membantu melakukan proses bisnis yang dibutuhkan? a. Tidak Cukup (Hanya ≤ 25% materi yang diajarkan dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan) b. Kurang Cukup (26% - 74% materi yang diajarkan dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan) c. Cukup (75% - 89% materi yang diajarkan dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan) d. Sangat Cukup ( ≥ 90% materi yang diajarkan dalam pelatihan yang dapat mendukung pekerjaan)
Pemahaman user terhadap aplikasi 9. Dari menu-menu aplikasi SAP modul Material Management, menu mana yang paling sering anda gunakan untuk melakukan proses bisnis yang dibutuhkan? (Boleh memilih lebih dari satu) PR
(Purchase
Requisition)
PO Order)
(Purchase
L-5
Good Receipt
Lainnya
Invoice
……………….
:
10. Apakah anda memahami betul seluk-beluk menu-menu tersebut (aplikasi SAP yang berhubungan dengan pekerjaan anda)? a. Tidak paham b. Kurang paham (Hanya memahami menu-menu yang digunakan untuk pekerjaan sehari-hari) c. Paham (M emahami menu-menu yang digunakan dalam pekerjaan dan sedikit menu-menu lain diluar pekerjaan) d. Sangat paham (M emahami betul menu-menu yang ada di aplikasi SAP)
Pengurangan tingkat kesalahan user dalam pekerjaan 11. Apakah aplikasi SAP cukup mendukung untuk meminimalisasi human error? a. Tidak mendukung (≤ 25%) b. Kurang mendukung (26% - 74%) c. M undukung (75% - 89%) d. Sangat mendukung (≥ 90%) 12. M enurut anda, bagaimana kebenaran informasi yang dihasilkan SAP (report, dokumen dan lain-lain) dalam mendukung kegiatan proses bisnis yang Anda lakukan? a. Tidak tepat (Hanya ≤ 25% informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang di input) b. Kurang Tepat (26% - 74% informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang di input)
L-6
c. Tepat (75% - 89%informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang di input) d. Sangat tepat (≤ 90% informasi yang dihasilkan sesuai dengan data yang di input)
Tingkat masalah yang diselesaikan dengan aplikasi S AP 13. Bagaimana frekuensi adanya ketidak konsistenan terhadap data (seperti stoknya berbeda antara cabang dan pusat)? a. 0 kali
c. 3-4 kali
b. 1–2 kali
d. ≥ 5 kali
14. Bagaimana frekuensi adanya keterlambatan terhadap akses menu di aplikasi SAP? a. 0 kali
c. 3-4 kali
b. 1–2 kali
d. ≥ 5 kali
15. Berapa frekuensi adanya masalah dalam transfer data dalam aplikasi SAP (seperti dari 1 PC ke PC lainnya)? a. 0 kali
c. 3-4 kali
b. 1–2 kali
d. ≥ 5 kali
Note (masukan untuk divisi TI tentang aplikasi SAP) : _______________________________________________________________________ ☺ Terima Kasih atas Partisipasi Bapak/Ibu. ☺
L-7
LAMPIRAN 2 Daftar Pertanyaan Wawancara
Berikut ini merupakan daftar pertanyaan wawancara yang akan kami tanyakan : 1. Apakah dari dana yang diberikan perusahaan itu masih kurang/sudah cukup/sudah lebih dari cukup untuk mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri untuk modul Material Management ? 2. Berapakah rata-rata dana yang dikeluarkan perusahaan untuk mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri untuk modul Material Management? 3. Prosedur apa saja yang sudah menjalankan aplikasi SAP khususnya dalam Procurement? 4. Berapa frekuensi maintaining software dan hardware ? 5. Berapa frekuensi upgrade software dan hardware? 6. Apakah semua staf TI di ASTRAGRAPHIA berpendidikan minimal S1? 7. Berapa persen staf TI yang sudah memiliki sertifikat SAP? 8. Berapa sering dalam setahun, divisi TI menerima pelatihan? 9. Apakah perusahaan memberikan kebebasan dan kesempatan bagi setiap karyawannya untuk menyumbangkan ide-ide kreatif mereka? .
L-8
10. Bagaimana presentasi ide-ide
karyawan
yang diimplementasikan
oleh
perusahaan setiap tahunnya? 11. Apa yang mendasari pengimplementasian teknologi baru di perusahaan ASTRAGRAPHIA?
L-9
LAMPIRAN 3 Hasil Wawancara
Nara sumber : Bapak Danang Wahyu BWM Jabatan
: M anajer Departemen Information Management & Data Center
Hari dan tanggal wawancara : Selasa, 6 Oktober 2009
1. Apakah dari dana yang diberikan perusahaan itu masih kurang/sudah cukup/sudah lebih dari cukup untuk mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri untuk modul Material Management ? Budget yang diberikan perusahaan ke divisi TI selalu lebih besar dibandingkan kebutuhan yang diperlukan divisi TI dan disesuaikan dengan budget plan yang terlebih dahulu dibuat oleh divisi TI, dimana budget plan yang dibuat divisi TI ditinjau terlebih dahulu oleh perusahaan untuk menentukan realisasinya (angka plan).
L-10
2. Berapakah rata-rata dana yang dikeluarkan perusahaan untuk mendukung kegiatan dalam divisi TI? Khususnya untuk bagian yang berhubungan dengan aplikasi SAP sendiri untuk modul Material Management? Dari budget plan yang diajukan divisi TI biasanya sekitar 70%-80% yang direalisasikan yaitu sekitar ± 15 milyar rupiah. Dimana biasanya tidak ada dana tambahan lagi untuk divisi TI kecuali ada hal yang luar biasa tidak dapat dilewatkan tapi untuk selama ini belum ada kejadian seperti itu. Sedangkan untuk besarnya budget running cost and maintenance dari aplikasi SAP itu sendiri sekitar ± 40% dari budget keseluruhan yang diberikan untuk divisi TI. 3. Prosedur apa saja yang sudah menjalankan aplikasi SAP khususnya dalam Procurement? Didalam procurement semua prosedur utama sudah dijalankan menggunakan aplikasi SAP baik yang telah di customize oleh PT.ASTRAGRAPHIA maupun yang sesuai dengan standard SAP, dan untuk beberapa fungsi-fungsi tambahan masih ada yang dilakukan secara manual 4. Berapa frekuensi maintaining software dan hardware ? Untuk maintaining software dilakukan selama kontrak maintenance dengan SAP masih berlangsung, dimana PT.ASTRAGRAPHIA hanya membayar harga kontraknya dan masalah patch and package akan di-support oleh SAP. Sedangkan untuk maintaining hardware dilakukan selama 1 bulan sekali selama masa garansi. Jika masa garansi telah habis, PT. ASTRAGRAPHIA akan melakukan kontrak service dengan pihak terkait.
L-11
5. Berapa frekuensi upgrade software dan hardware? Untuk hardware di-upgrade selama 3 tahun sekali sedangkan untuk software, PT.ASTRAGRAPHIA melakukan upgrade baik patch atau software package dengan keterlambatan 1 atau 2 versi dari versi paling baru yang dikeluarkan oleh SAP 6. Apakah semua staf TI di ASTRAGRAPHIA berpendidikan minimal S1? Semua staf TI di PT.ASTRAGRAPHIA sudah berpendidikan minimal S1 7. Berapa persen staf TI yang sudah memiliki sertifikat SAP? Untuk staf TI di PT.ASTRAGRAPHIA yang sudah memiliki sertifikat SAP sekitar 30%-40% dari keseluruhan staf TI 8. Berapa sering dalam setahun, divisi TI menerima pelatihan? Dalam 1 tahun, pelatihan yang berikan untuk divisi TI sekitar 10 kali 9. Apakah perusahaan memberikan kebebasan dan kesempatan bagi setiap karyawannya untuk menyumbangkan ide-ide kreatif mereka? Di PT. ASTRAGRAPHIA diadakan forum dimana setiap ide dari staf TI ditampung dan didiskusikan. Apabila ide-ide yang telah disaring terpilih maka akan dilanjutkan ke konvensi quality control dan diuji, apabila dinyatakan baik maka akan diimplementasikan. 10. Bagaimana presentasi ide-ide
karyawan
yang diimplementasikan
oleh
perusahaan setiap tahunnya? Untuk pengimplementasian ide-ide karyawan yang ditampung setiap tahunnya sekitar 10%
L-12
11. Apa yang mendasari pengimplementasian teknologi baru di perusahaan ASTRAGRAPHIA DOCUM ENT SOLUTION? Pengimplementasian teknologi baru di PT.ASTRAGRAPHIA disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan tidak selalu mengikuti perkembangan teknologi yang ada.
M engetahui,
Danang Wahyu BWM M anajer Departemen Information Management & Data Center
