LAMPIRAN 1 FLO WCHART
Tabel L.1 Simbol Flowchart Simbol
Nama
Keterangan Simbol
ini
digunakan
untuk
semua
jenis
menggambarkan
dokumen, yang merupakan formulir Dokumen
yang digunakan untuk merekam data terjadinya
suatu
transaksi.
dokumen
dicantumkan
Nama
ditengah
simbol. Simbol
ini
digunakan
menggambarkan
untuk
berbagai
jenis
dokumen yang digabungkan bersama didalam satu paket. Nama dokumen Berbagai
dituliskan
Dokumen
simbol
didalam dan
masing-masing
nomor
lembar
dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. Informasi
ditampilkan
menggunakan Display
alat
dengan
online
output
seperti terminal, monitor, atau layar.
Penghubung pada halamana yang
Simbol
penghubung
memungkinkan
aliran
untuk dokumen
berhenti disuatu lokasi pada halaman
sama (on-page
tertentu dan kembali berjalan dilokasi
connector)
lain pada halaman yang sama.
L1
L2 Data masukan dengan alat online Online Keying
seperti
atau
terminal
komputer
personal. Proses yang dilakukan oleh komputer, Proses Komputer
biasanya berupa perubahan data atau informasi. Simbol
ini
menggambarkan Operasi M anual
seperti
digunakan
untuk
kegiatan
manual
menerima
orderan
dari
pembeli, mengisi formulir. Data disimpan secara permanen pada magnetik disk, digunakan untuk file Magnetic disk
master database. Data disimpan sementara di dalam file
Online storage
Aliran dokumen atau proses Terminal
online Arah proses dari aliran dokumen, aliran normal adalah menurun dan ke kanan. Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem. Simbol menggambarkan keputusan
Keputusan
yang harus
dibuat
dalam proses
pengolahan data. Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan arsip permanen yang merupakan Arsip permanen
tempat
penyimpanan
dokumen yang tidak akan di proses lagi dalam sistem yang bersangkutan.
L3 Simbol
ini
menunjukkan
digunakan
untuk
tempat penyimpanan
dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip. Arsip sementara adalah Arsip sementara
tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih
lanjut
terhadap
dokumen
tersebut. Jika untuk menggambarkan bagan alir Penghubung pada
suatu sistem diperlukan lebih dari satu
halaman yang
halaman, simbol ini harus digunakan
berbeda (off-page
untuk
connector)
bagaimana bagan alir terkait satu
menunjukkan
kemana
dan
dengan lainnya. Akhir
arus
mengarahkan
dokumen
dan
pembaca ke simbol
penghubung halaman yang sama yang bernomor
seperti yang tercantum
didalam simbol tersebut. Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama.
L4 LAMPIRAN 2 USER INTERFACE ORACLE EBS
Menu Login
Gambar L.1 M enu Login Sebelum menggunakan aplikasi Oracle EBS, user harus melakukan login terlebih dahulu. Login dilakukan sesuai dengan username dan password dari masing-masing user.
Menu Purchase Requisition Purchase Requisiton adalah proses permintaan pembelian yang dilakukan oleh requester dari masing-masing divisi. Untuk requester dari bagian HRD, IT, dan Marketing maka barang akan di- receipt di warehouse GSA. Sedangkan requester dari bagian Engineering, Quality Control, PPC, Research and Development, maka barang akan di-receipt di warehouse M AT. Navigasinya dari Purchasing Buyer Æ Requisition
L5
Gambar L.2 Requisitions Interface
Pada Tab Lines pilih tipe item dan isi item yang dibutuhkan, kemudian field category, description dan UOM akan ter-generate, hal ini terjadi karena setiap item sudah membawa atribut. Field lain yang harus diisi adalah quantity dan tanggal barang dibutuhkan, kemudian klik save. Sebuah nomor Purchase Requisition yang baru akan ter-generate.
Menu Receipt Proses receipts merupakan standar fungsionalisasi dari aplikasi Oracle untuk penerimaan material dari supplier, pengembalian dari pelanggan, dan penerimaan dari internal supplier. Terdapat tiga tipe control dari penerimaan material, yaitu : Standard Direct
L6 Inspection required Untuk melakukan proses receipt, navigasi yang harus dipilih yaitu Transactions Æ Receiving Æ Receipts dan akan dipilih transaksi mana yang akan di-receipt dengan menggunakan tombol search.
Gambar L.3 Find Expected Receipts Interface
Dapat dimasukkan beberapa kriteria pencarian yang sesuai dengan kebutuhan untuk mencari transaksi yang ingin di-receipt. Setelah menggunakan kriteria pencarian, dapat ditemukan orders yang akan di-receive ke dalam penyimpanan.
L7
Gambar L.4 Receipts Header Interface
Buka Tab Lines dan masukkan jumlah yang ingin di-receive pada kolom Quantity. Kemudian select checkbox yang berada di sebelah kolom quantity untuk barisan yang akan diterima, dan klik save. Sebuah nomor receipt yang baru akan ter-generate di receipt header tersebut.
Gambar L.5 Receipts Interface
L8 Selanjutnya klik tombol Header untuk melihat nomor receipt yang telah di-generate pada receipt header.
Gambar L.6 Receipt Header Interface
Menu Inspection Inspeksi adalah proses pengecekan yang dilakukan oleh bagian quality control atau bagian quality inspection. Proses ini dibutuhkan untuk item-item yang diterima dari supplier. Untuk menerima material untuk diinspeksi, kita harus mengecek terlebih dahulu tipe penerimaan pada tingkat purchase order, apakah material tersebut perlu diinspeksi atau tidak. Navigasinya dari Transaction Æ Receiving Æ Receiving Transactions.
Gambar L.7 Find Receiving Transactions Interface
L9 Sekarang, di search kriteria,dapat dimasukkan nomor receipt pada field Receipt seperti pada gambar.
Gambar L.8 Receiving Transactions Interface
Setelah menemukan transaksi receipt yang akan diinspeksi, selanjutnya dilakukan pengecekan quantity yang akan diinspeksi lalu klik tombol Inspect. Form Inspection Accept / Reject akan terbuka. Jika tingkat inspeksi adalah Quality, maka proses inspeksi akan diselesaikan sesuai dengan Oracle Quality dan juga akan disesuaikan dengan pembelian.
Gambar L.9 Inspection Details Interface
L10 Jumlah material yang telah diinspeksi selama prosedur inspeksi, selanjutnya siap untuk di-delivery ke penyimpanan. Selama proses delivery material ke warehouse, akan terjadi proses update on-hand quantity dan cost untuk inventory organization.
Menu Delivery Stock Deliver merupakan proses dimana receiving dan inspecting terhadap material telah selesai dilakukan dan material telah menjadi inventory perusahaan. Proses delivery material ke penyimpanan akan meng-update cost dan quantity dari inventory organization. Untuk men-deliver material ke warehouse, navigasinya dimulai dari Transaction Æ Receiving Æ Receiving Transactions.
Gambar L.10 Receiving Transactions Interface
Lalu akan dinavigasikan ke on-hand availability untuk melihat apakah quantity telah ter-update atau belum.
L11 Menu On Hand Availability On-hand availability mendatakan jumlah item yang terdapat di warehouse. Ini akan ditampilkan dari inventory organization, sub-inventory, locator, dan lainnya. Di form Material Workbench, dapat dilihat inventory yang berada dilokasi penerimaan seperti penerimaan intransit dan letaknya di tempat penyimpanan dengan mengklik radio button Material Locations. Untuk melihat on-hand quantity, navigasikan On Hand Availability Æ On Hand Quantity.
Gambar L.11 Query Material Interface
Di tampilan sebelumnya, telah disediakan berbagai pilihan untuk melihat record yang ada. Jika klik tombol Find tanpa mengisi kriteria filter, maka akan ditemukan semua item di semua sub-inventories di warehouse. Kemudian pilih salah satu sub-inventory dan klik tombol Find untuk melihat quantity yang tersedia di sub-inventory tersebut.
L12
Gambar L.12 Material Workbench Interface
Kemudian, jika ingin mencari dimana sebuah item terletak di dalam inventory organization, masukkanlah kode dari item pada kriteria search yang terletak di form onhand availability, kemudian akan ditampilkan data sesuai dengan kode item yang telah dimasukkan.
Gambar L.13 Query Material Interface
L13 Hasil akan menerangkan item tersebut, yang terletak di inventory organization yang berbeda, sebagai contoh, V1 dan M 2 yang ditunjukkan pada tampilan di bawah ini.
Gambar L.14 Material Workbench Interface
Move Order Form Move Order ini digunakan untuk permintaan transfer dan issue material dari sebuah inventory organization. Ketika melelakukan issue material dengan menggunakan move order ini, kita harus memilih transaction type terlebih dahulu tergantung dengan transaksi yang akan dilakukan. Transaction type yang biasa digunakan dalam modul inventory ini adalah move order transfer dan move order issue. Dalam membuat move order,navigasi yang dipilih saat Form EBS dibuka adalah Move Orders Æ Move Order.
L14
Gambar L.15 Move Orders Interface
Setelah mengisi semua fields yang dibutuhkan, permintaan move order di-approve, kemudian allocation dan transaksi akan ditampilkan di tahap berikutnya :
Gambar L.16 Find Move Orders Interface
Permintaan move order yang telah dibuat sebelumnya dapat ditemukan dengan menggunakan tombol Find yang terdapat di form Transact Move Orders. Jika tidak ada
L15 perubahan yang dilakukan pada transaksi move order, maka dapat langsung dilakukan proses transact.
Gambar L.17 Transact Move Orders Line Allocations Interface
Pada saat melakukan update dan transact move orders, verifikasi dengan hati-hati, dan kemudian transact. Ketika proses transact, jumlah material yang diminta akan diissue dari inventory dan charge of account dari user akan langsung dikurangi pada saat transact ini dilakukan.
Gambar L.18 Transact Move Orders Interface
L16 LAMPIRAN 3 KUES IONER
Keterangan: Skala yang digunakan di dalam kuesioner ini menggunakan skala maturity level COBIT 4.1, yaitu: 0 = Belum dilakukan identifikasi (Non-Existent). 1 = Prosedur belum terstandarisasi (Initial/Ad Hoc). 2 = Prosedur sudah terstandarisasi, dan didokumentasi, namun belum dikomunikasikan (Repeatable but Intuitive). 3 = Prosedur sudah terstandarisasi, didokumentasi, dan dikomunikasikan namun belum di-monitor pelaksanaannya (Defined Process). 4 = Dilakukan monitoring dan pengukuran terhadap pelaksanaan prosedur dan dilakukan perbaikan (Managed and Measurable). 5 = Selalu dilakukan continuous improvement (Optimised).
Pertanyaan
Skala 0
PO1.1 Nilai M anajemen TI Apakah
pencapaian
diterapkannya
Oracle
keuntungan EBS
pada
dengan bagian
seperti proses bisnis dijalankan dengan lebih dan
perusahaan?
efektif,
2
3 √
inventory telah sesuai dengan yang diharapkan efisien
1
mengurangi
cos t
4
5
L17 Pertanyaan
Skala 0
1
2
PO1.2 Posisi TI dalam Bisnis
3
4
5
√
Apakah PT.XYZ sudah menyesuaikan proses bisnis inventory dengan Oracle EBS? PO1.3 Penilaian Kemampuan dan Kinerja pada
√
saat ini Apakah ada dilakukan penilaian terhadap kapabilitas dan kinerja Oracle EBS terhadap bagian inventory untuk menanggapi kebutuhan dimasa depan? PO1.4 Rencana Strategi TI
√
Apakah Oracle EBS sudah mendukung rencana strategis inventory? PO1.5 Rencana Taktis TI
√
Apakah Oracle EBS sudah mendukung rencana taktis inventory yang berhubungan dengan program investasi, layanan TI, dan aset TI dalam proses bisnis inventory? PO1.6 Portfolio M anajemen TI Apakah
PT.XYZ
melakukan
√ pengelolaan
terhadap portfolio TI (daftar hal-hal apa saja yang sudah dikerjakan oleh PT.XYZ yang berhubungan
dengan
proyek
TI)
untuk
mencapai strategi bisnis inventory? Jumlah Jumlah pertanyaan = 6, Jumlah Nilai Jawaban = 17, Indeks = 2,83
0
1
0
4
1
0
L18 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
PO2.1 M odel Arsitektur Informasi
4
5
√
Apakah ada dilakukan perencanaan pada model arsitektur informasi (seperti jaringan, layer aplikasi) untuk mendukung pengembangan aplikasi dan pengambilan keputusan? PO2.2 Kamus Data Perusahaan dan Aturan
√
Sintak Data Apakah PT.XYZ memiliki kamus data (yang berisi nama field-nya, tipe datanya, range, sumber data nya dari mana) untuk data bagian inventory? PO2.3 Skema Klasifikasi Data
√
Apakah PT.XYZ membuat skema klasifikasi data (seperti menentukan datanya bersifat public atau rahasia) untuk data pada bagian inventory? PO2.4 M anajemen Integritas
√
Apakah ada prosedur untuk menjamin integritas dan konsistensi semua data inventory yang disimpan didalam bentuk elektronik bukan manual, seperti database, data warehouse (gudang data), dan archive data? Jumlah Jumlah pertanyaan = 4, Jumlah Nilai Jawaban = 10, Indeks = 2,50
0
1
1
1
1
0
L19 Pertanyaan
Skala 0
1
PO3.1 Technological Direction Planning
2
3
4
5
√
Apakah perusahaan memiliki rencana mengenai arah tujuan teknologi untuk merealisasi strategi TI di warehouse? PO3.2 Rencana Infrastuktur Teknologi
√
Apakah PT.XYZ membuat rencana mengenai infrastruktur teknologi yang dibutuhkan di bagian inventory? PO3.3 Monitor Tren dan Regulasi masa depan
√
Apakah PT.XYZ melakukan monitoring terhadap trend yang sedang berkembang saat ini pada beberapa sektor seperti bisnis, industri, teknologi, infrastuktur, hukum dan regulasi untuk mendukung pengembangan rencana infrastruktur teknologi TI pada bagian inventory? PO3.4 Standar Teknologi
√
Apakah PT.XYZ memiliki standar terhadap teknologi yang digunakan dibagian inventory? PO3.5 IT Architecture Board
√
Apakah PT.XYZ menyediakan IT Architecture Board sebagai panduan untuk membangun infrastruktur yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan Oracle EBS? Jumlah Jumlah pertanyaan = 5, Jumlah Nilai Jawaban = 18, Indeks = 3,60
0
0
1
0
4
0
L20 Pertanyaan
Skala 0
PO4.1 Framework Proses TI Apakah
PT.XYZ
sudah
1
2
3
4
√ menentukan
framework proses TI meliputi pengukuran kinerja dan improvement untuk mengeksekusi rencana strategi TI pada bagian inventory? PO4.2 Komite Strategi TI
√
Apakah PT. XYZ sudah menetapkan komite TI untuk melakukan peninjauan terhadap strategi dan investasi TI di bagian inventory? PO4.3 IT Steering Committee
√
Apakah terdapat komite pemandu TI yang bisa memprioritaskan investasi IT yang disesuaikan dengan strategi bisnis inventory agar dapat meningkatkan
layanan
dan
menyelesaikan
masalah yang ada? PO4.4
Penempatan
Fungsi
TI
dalam
√
Organisasi Apakah PT.XYZ sudah menempatkan fungsi TI yang mendukung kelancaran proses bisnis inventory? PO4.5 Stuktur Organisasi TI Apakah PT.XYZ sudah menentukan karyawan di bagian TI yang bertanggung jawab secara khusus dalam menangani fungsi TI di bagian inventory?
√
5
L21 Pertanyaan
Skala 0
PO4.6 Penentuan Peran dan Tanggung Jawab Apakah
PT.XYZ sudah
mengkomunikasikan jawab
karyawan
menetapkan
peran TI
dan
maupun
1
2
3
4 √
dan
tanggung end
user
inventory? PO4.7
Tanggung
Jawab
untuk
Jaminan
√
Kualitas TI Apakah PT.XYZ telah menentukan tanggung jawab
terhadap
kinerja
bagian
Quality
Assurance untuk menjamin kualitas TI di bagian inventory? PO4.8
Tanggung
Jawab
untuk
Resiko,
√
Keamanan dan Pemenuhan kebutuhan TI Apakah PT.XYZ sudah menentukan peran untuk mengelola resiko TI dan tanggung jawab atas keamanan informasi, keamanan fisik, dan pemenuhan kebutuhan TI? PO4.9 Kepemilikan Data dan Sistem
√
Apakah PT. XYZ sudah menentukan prosedur mengenai
kepemilikan
data
dan
sistem
informasi pada bagian inventory? PO4.10 Pengawasan Apakah
PT.XYZ
√ melakukan
pengawasan
untuk memastikan bahwa peran, tanggung jawab dan fungs i TI sudah dijalankan dengan baik, misalnya dengan menggunakan KPI? PO4.11 Pemisahan Tugas Apakah terdapat prosedur pemisahan tugas agar setiap bagian dapat mengerjakan tugas
√
5
L22 Pertanyaan
Skala 0
yang relevan
sesuai dengan
1
2
3
4
5
posisi dan
pekerjaan mereka? PO4.12 Susunan Karyawan TI
√
Apakah PT. XYZ melakukan evaluasi terhadap susunan karyawan TI dalam menghadapi perubahan bisnis dan operasional agar sesuai dengan tujuan dan sasaran bisnis inventory? PO4.13 Personel Kunci TI
√
Apakah di PT.XYZ terdapat karyawan TI yang bertugas sebagai pengganti untuk melakukan tugas yang kritis atau penting sehingga perusahaan tidak hanya bergantung pada satu orang? PO4.14 Prosedur dan Kebijakan Untuk Staff
√
Apakah PT. XYZ sudah memastikan bahwa konsultan
dan
karyawan
kontrak
yang
mendukung fungsi TI mengetahui kebijakan organisasi
mengenai
perlindungan
aset
informasi di bagian inventory? PO4.15 Hubungan
√
Apakah PT.XYZ sudah membangun dan memelihara
koordinasi,
komunikasi,
dan
hubungan yang optimal antar fungsi TI (seperti eksekutif, unit bisnis, individual user, supplier, manajer resiko, dll)? Jumlah Jumlah pertanyaan = 15, Jumlah Nilai Jawaban = 55, Indeks = 3,67
0
0
0
5
10
0
L23 Pertanyaan
Skala 0
1
2
PO6.1 Kebijakan dan Pengendalian TI
3
4
5
√
Apakah PT.XYZ telah menentukan elemenelemen
yang
akan
dikontrol
terhadap
penerapan TI di bagian inventory sesuai dengan kebijakan perusahaan? PO6.2 Framework Pengendalian dan Resiko TI
√
Apakah PT. XYZ sudah membangun dan memelihara sebuah framework untuk menentukan dan mengontrol resiko TI di bagian inventory sesuai kebijakan perusahaan? PO6.3 M anajemen Kebijakan TI
√
Apakah PT.XYZ sudah membangun dan memelihara sekumpulan kebijakan untuk mendukung strategi TI di bagian inventory? PO6.4 Prosedur, Standar, dan Kebijakan
√
Apakah PT. XYZ sudah menjalankan kebijakan TI untuk seluruh user di bagian inventory? PO6.5 Komunikasi dari Arahan dan Objektif
√
TI Apakah PT. XYZ sudah mengkomunikasikan arahan dan objektif bisnis dan TI kepada stakeholder dan user di bagian inventory? Jumlah Jumlah pertanyaan = 5, Jumlah Nilai Jawaban = 18, Indeks = 3,60
0
0
0
2
3
0
L24 Pertanyaan
Skala 0
1
PO7.1 Perekrutan dan Penetapan Karyawan
2
3
4 √
Apakah ada rencana untuk memelihara proses perekrutan karyawan TI di bagian inventory yang disesuaikan pada prosedur dan kebijakan perusahaan? PO7.2 Kompetensi Karyawan
√
Apakah PT.XYZ melakukan pengujian secara berkala terhadap kemampuan karyawan di bagian inventory dalam menjalankan peran mereka sesuai dengan pendidikan, pelatihan dan pengalaman mereka? PO7.3 Pelaksanaan Peran
√
Apakah PT.XYZ menentukan, mengawasi peran, tanggung jawab dan kompensasi untuk masing-masing karyawan di bagian inventory sesuai dengan prosedur? PO7.4 Pelatihan Karyawan
√
Apakah PT.XYZ melakukan pelatihan kepada karyawan
di
bagian
inventory
untuk
meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan mereka untuk mencapai tujuan organisasi? PO7.4 Pelatihan Karyawan
√
Apakah PT.XYZ melakukan pelatihan kepada karyawan
di
bagian
inventory
untuk
meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan mereka untuk mencapai tujuan organisasi?
5
L25 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
PO7.5 Ketergantungan Individu
4
5
√
Apakah PT.XYZ melakukan upaya untuk meminimalkan karyawan
ketergantungan tertentu
mendokumentasikan
terhadap
dengan
cara
pengetahuan
yang
dimiliki para karyawan, melakukan sharing knowledge dan memiliki karyawan cadangan yang menguasai tugas tersebut? PO7.6 Prosedur Izin Personil
√
Apakah dilakukan pemeriksaan mengenai latar belakang
dari
karyawan
dalam
proses
perekrutan sumber daya TI? PO7.7 Evaluasi Kinerja Karyawan
√
Apakah PT. XYZ melakukan evaluasi secara berkala terhadap disesuaikan
kinerja karyawan
dengan
standar
yang kinerja
perusahaan? PO7.8 Perubahan dan Penghentian Pekerjaan
√
Apakah perusahaan melakukan pengaturan secara tepat dan bijaksana mengenai perubahan atau
penghapusan
suatu
pekerjaan
dan
melakukan transfer pengetahuan mengenai pekerjaan tersebut? Jumlah Jumlah pertanyaan = 8, Jumlah Nilai Jawaban =23, Indeks = 2,88
0
2
1
1
4
0
L26 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
PO10.1 Framework M anajemen Program
4 √
Apakah PT. XYZ memelihara proyek yang terkait dengan investasi TI di bagian inventory dengan
melakukan
penentuan
prioritas,
identifikasi,
evaluas i,
pemilihan,
inisias i,
pengelolaan dan pengendalian terhadap proyek TI? PO10.2 Framework M anajemen Proyek
√
Apakah PT. XYZ membangun dan memelihara framework
manajemen
menentukan
ruang
proyek
lingkup
dan
dengan batasan
terhadap pengelolaan proyek TI? PO10.3 Pendekatan M anajemen Proyek
√
Apakah PT.XYZ telah membangun sebuah pendekatan
manajemen
proyek
untuk
mengukur kompleksitas dan kebutuhan dari setiap proyek? PO10.4 Komitmen Stakeholder
√
Apakah perusahaan mendapatkan komitmen dan partisipasi dari stakeholder dalam eksekusi proyek? PO10.5 Pernyataan Ruang Lingkup Proyek
√
Apakah ada dokumentasi dari ruang lingkup proyek yang akan dibangun? PO10.6 Inisiasi Fase Proyek Apakah ada persetujuan dari inisiasi setiap fase proyek dan dikomunikasikan kepada seluruh stakeholder?
√
5
L27 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
PO10.7 Integrasi Rencana Proyek
4 √
Apakah PT. XYZ melakukan integrasi rencana proyek yang digunakan sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek dan mengontrolnya? PO10.8 Sumber Daya Proyek
√
Apakah PT.XYZ sudah menentukan tanggung jawab, hubungan, wewenang dan kriteria kinerja dari setiap anggota tim proyek? PO10.9 M anajemen Resiko Proyek
√
Apakah ada proses perencanaan, identifikas i, analisis, pemantauan dan pengendalian untuk meminimalkan resiko proyek? PO10.10 Rencana Kualitas Proyek
√
Apakah ada rencana manajemen kualitas yang menjelaskan kualitas sistem dan bagaimana sistem diimplementasikan? PO10.11 Pengendalian Perubahan Proyek
√
Apakah PT. XYZ membangun kontrol untuk mengendalikan perubahan (dalam hal biaya, jadwal, ruang lingkup, dan kualitas) setiap proyek? PO10.12 Perencanaan Proyek dan Internal Control Apakah terdapat suatu internal control dan sistem keamanan dari sistem yang baru yang telah memenuhi kebutuhan yang ada? PO10.13
Pengukuran,
Pelaporan
Pemantauan terhadap Kinerja Proyek Apakah PT. XYZ telah mengukur kinerja
dan
√
5
L28 Pertanyaan
Skala 0
1
2
proyek yang terkait dengan jadwal, kualitas, dan
biaya yang sudah
ditetapkan
3
4
5
√
serta
dilakukan pelaporan? PO10.14 Penutupan Proyek Apakah
pada
akhir
implementasi Oracle
√
pelaksanaan
proyek
Inventory dilakukan
pemantauan terhadap hasil dan keuntungan sesuai dengan perencanaan sebelumnya serta didokumentasikan untuk kepentingan di masa depan? 0
Jumlah
1
1
4
8
0
Jumlah pertanyaan = 14, Jumlah Nilai Jawaban = 47, Indeks = 3,36
Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
AI1.1 Definisi dan pemeliharaan fungsi bisnis
√
dan kebutuhan teknikal Apakah
PT.XYZ
melakukan
identifikas i
terhadap fungsi bisnis inventory dan kebutuhan teknikalnya
sebelum
mengimplementasi
Oracle di bagian inventory? AI1.2 Laporan Analisis Resiko Apakah PT. XYZ telah melakukan identifikas i, dokumentasi dan analisis resiko-resiko yang mungkin muncul dalam hubungannya dengan kebutuhan bisnis inventory sebelum
4
√
5
L29 Pertanyaan
Skala 0
mengimplementasi
Oracle
di
1
2
3
4
5
bagian
inventory? AI1.3
Studi
kelayakan
dan
Perumusan
√
Alternatif Apakah PT. XYZ membuat studi kelayakan untuk memeriksa kemungkinan perusahaan mengimplementasikan
Oracle
di
bidang
inventory sesuai dengan kebutuhan bisnisnya? AI1.4 Keputusan dan Persetujuan Kebutuhan
√
dan Kelayakan Apakah hasil dari fungi bisnis, kebutuhan teknikal
dan
studi
kelayakan
mendapat
persetujuan dari pimpinan? Jumlah
0
0
0
1
2
1
Jumlah pertanyaan = 4, Jumlah Nilai Jawaban = 16, Indeks = 4,00
Pertanyaan
Skala 0
AI2.1 Rancangan Tingkat Tinggi Apakah PT. XYZ mempunyai rancangan spesifikasi tingkat tinggi (yang merupakan hasil dari analisa kebutuhan bisnis terhadap software yang akan dikembangkan di bagian inventory) yang telah disetujui oleh pihak manajemen?
1
2
3 √
4
5
L30 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
AI2.2 Rancangan Detil
4 √
Apakah PT. XYZ mempersiapkan rancangan detail mengenai desain dan kebutuhan teknikal aplikasi software untuk inventory? AI2.3 Pengendalian dan Pemeriksaan Aplikasi Apakah
terdapat
pengendalian
√
terhadap
aplikasi Oracle di bagian inventory sehingga bagian inventory dapat memperoleh hasil yang akurat, lengkap, dan tepat waktu? AI2.4 Keamanan dan ketersediaan Aplikasi Apakah
pada
saat
√
mengimplementasikan
Oracle, PT.XYZ sudah menentukan standar keamanan dan kontrol atas modul Oracle inventory sehubungan dengan data organisasi dan arsitektur informasi dalam menanggapi resiko yang telah diidentifikasikan? AI2.5 Konfigurasi dan Implementasi Aplikasi
√
Software Apakah
dalam
melakukan
implementasi,
konfigurasi
PT.XYZ
terhadap
aplikasi
Oracle di inventory agar sesuai dengan sasaran bisnis inventory? AI2.6 Upgrade pada Sistem Yang Ada
√
Apakah dilakukan peng-upgrade-an terhadap sistem
inventory
dijalankan?
yang
sekarang
sedang
5
L31 Pertanyaan
Skala 0
1
AI2.7 Pengembangan Aplikasi Software
2
3
4
5
6
0
√
Apakah PT.XYZ melakukan pengembangan terhadap aplikasi Oracle di bagian inventory agar sesuai dengan rancangan spesifikasi, QA requirements dan standar persetujuan? AI2.8 Jaminan Kualitas software
√
Apakah telah dikembangkan suatu proses quality assurance untuk memeriksa kualitas software yang dibeli agar sesuai dengan kebijakan dan prosedur kualitas yang telah dibuat? AI2.9 M anajemen Kebutuhan Aplikasi
√
Apakah ada penanganan terhadap permintaan user dalam tahap
desain, pengembangan,
implementasi
persetujuan
dan
perubahan
terhadap aplikasi Oracle modul Inventory? AI2.10 Pemeliharaan Aplikasi software
√
Apakah ada strategi dan rencana untuk melakukan pemeliharaan aplikasi software? Jumlah Jumlah pertanyaan = 10, Jumlah Nilai Jawaban = 35, Indeks = 3,50
0
0
1
3
L32 Pertanyaan
Skala 0
AI3.1 Rencana Akuisisi Infrastuktur Teknologi
1
2
3
4
5
0
3
0
3
4
5
√
Apakah PT. XYZ membuat rencana untuk akuisisi,
implementasi
dan
pemeliharaan
infrastruktur teknologi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis inventory? AI3.2 Perlindungan Sumber Daya Infrastuktur
√
Apakah infrastruktur hardware dan software tersebut terlindungi sehingga data-data yang dibutuhkan dapat tersedia dan terintegrasi? AI3.3 Pemeliharaan Infrastuktur
√
Apakah ada dilakukan pengembangan strategi dan rencana untuk pemeliharaan infrastuktur di bagian inventory? AI3.4 Uji kelayakan Lingkungan
√
Apakah ada dilakukan uji lingkungan pada warehouse
inventory
untuk
mendukung
kelayakan dari infrastuktur teknologi yang akan digunakan? Jumlah
1
0
0
Jumlah pertanyaan = 4, Jumlah Nilai Jawaban = 12, Indeks = 3,00
Pertanyaan
Skala 0
AI4.1 Perencanaan untuk Solusi Operasional
1
2
√
L33 Pertanyaan
Skala 0
Apakah
terdapat
mengidentifikasi
perencanaan
dan
1
2
3
4
5
2
0
untuk
mendokumentasikan
penggunaan aplikasi Oracle serta karyawan yang mengoperasikannya? AI4.2 Transfer Knowledge ke M anajemen
√
Bisnis Apakah
terdapat
transfer
knowledge
ke
manajemen bisnis sehingga setiap karyawan memiliki rasa kepemilikan dan tanggung jawab terhadap sistem dan data? AI4.3 Transfer Knowledge ke Pengguna Akhir
√
Apakah pada PT. XYZ terdapat pelatihan terhadap pengguna system di bagian inventory mengenai cara menggunakan sistem yang efektif dan efisien untuk mendukung proses bisnis? AI4.4 Transfer Knowledge ke Staff Pendukung
√
dan Operasional Apakah pada PT. XYZ terdapat pelatihan terhadap staff pendukung dan operasional mengenai cara menyampaikan, mendukung dan memelihara sistem dan infrastruktur yang ada di bagian inventory? Jumlah Jumlah pertanyaan = 4, Jumlah Nilai Jawaban = 13, Indeks = 3,25
0
0
1
1
L34 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
4
5
0
3
0
3
4
5
AI5.1 Pengendalian Pembelian
√
Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur dan standar
mengenai
proses
pembelian
infrastruktur hardware dan software untuk bagian inventory? AI5.2 M anajemen Kontrak Supplier
√
Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur dalam melakukan kontrak dengan supplier? AI5.3 Pemilihan Supplier
√
Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur pemilihan
supplier
yang
sesuai
dengan
kebutuhan perusahaan? AI5.4 Akuisisi Sumber Daya IT
√
Apakah pada PT.XYZ melakukan akuisisi infrastruktur hardware dan software pada bagian Inventory dengan pihak luar? Jumlah
1
0
0
Jumlah pertanyaan = 4, Jumlah Nilai Jawaban = 12, Indeks = 3,00
Pertanyaan
Skala 0
AI7.1 Training Apakah terdapat perencanaan untuk pemberian training kepada manajemen TI dan user bagian
1
2
√
L35 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
4
5
inventory terhadap penggunaan sistem Oracle EBS
bagian
perencanaan
inventory, implementasi
berdasarkan yang
telah
direncanakan sebelumnya? AI7.2 Perencanaan Pengujian
√
Apakah telah dibangun suatu perencanaan untuk
melakukan
implementasi
sistem
pengujian Oracle
setelah
EBS
pada
PT.XYZ? AI7.3 Perencanaan Implementasi
√
Apakah telah dibangun suatu prencanaan implementasi sistem Oracle EBS bagian inventory yang telah disetujui oleh pimpinan? AI7.4 Lingkungan Pengujian
√
Apakah telah ditentukan suatu lingkungan pengujian yang mewakili lingkungan tempat Oracle EBS akan dioperasikan? AI7.5 Konversi Sistem dan Data
√
Apakah terdapat perencanaan konversi data dan infrastruktur dalam pengembangan dari sistem lama ke sistem baru, yaitu sistem Oracle EBS khususnya bagian inventory? AI7.6 Pengujian terhadap Perubahan Apakah terdapat pengujian terhadap perubahan yang didasarkan pada perencanaan pengujian yang telah direncanakan sebelumnya,
√
L36 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
4
5
keamanan dan kinerja sistem Oracle EBS bagian inventory? AI7.7 Pengujian untuk Penerimaan Akhir
√
Apakah pimpinan dan IT stakeholder telah mengevaluasi hasil dari proses pengujian yang sesuai dengan rencana pengujian yang telah dibuat sebelumnya? AI7.8 Kontrol Perubahan Apakah
telah
√
dilakukan
kontrol
untuk
perubahan sistem lama ke sistem Oracle EBS khususnya bagian inventory yang diselaraskan dengan perencanaan implementasi? AI7.9 Peninjauan Penyelesaian Implementasi
√
Apakah terdapat prosedur yang selaras dengan standar
manajemen
membutuhkan penyelesaian
perubahan
peninjauan implementasi
yang terhadap
yang
telah
ditentukan pada perencanaan implementasi? Jumlah Jumlah pertanyaan = 9, Jumlah Nilai Jawaban = 34, Indeks = 3,78
0
1
0
0
7
1
L37 Pertanyaan
Skala 0
1
DS7.1 Identifikasi Kebutuhan Pendidikan dan
2
3
4
5
0
0
0
3
4
5
√
Pelatihan Apakah ada dilakukan pembaharuan pada kurikulum pendidikan dan pelatihan pengguna di bagian inventory, yang disesuaikan dengan strategi dan kebutuhan bisnis sekarang maupun yang akan datang? DS7.2 Penyampaian Pelatihan dan Pendidikan Apakah
ada dilakukan
√
identifikasi pada
kebutuhan pendidikan dan pelatihan pengguna, seperti siapa pelatihnya, metode penyampaian yang digunakan, dan siapa peserta pelatihan? DS7.3 Evaluasi dari Penerimaan Pelatihan
√
Apakah ada dilakukan evaluasi terhadap materi pelatihan berkualitas,
untuk
mengetahui
efektif,
dan
efisien
seberapa materi
pelatihan tersebut sehingga dapat dijadikan masukan
untuk
pengadaan
pelatihan
selanjutnya? Jumlah
0
0
3
Jumlah pertanyaan = 3, Jumlah Nilai Jawaban = 6, Indeks = 2
Pertanyaan
Skala 0
DS8.1 Service Desk
1
2 √
L38 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
4
5
4
0
Apakah ada Service Desk sebagai media untuk membantu user apabila terjadi kesalahan dalam penggunaan sistem Oracle di bagian inventory? DS8.2 Pendataan Query User
√
Apakah ada dibuat log untuk menyimpan setiap
insiden,
keluhan
dan
kebutuhan
informasi dari bagian inventory? DS8.3 Pembuatan Prioritas Insiden
√
Apakah ada sebuah prosedur yang mendata insiden-insiden yang terjadi sehingga dapat dilakukan penentuan urutan prioritas dari setiap insiden yang harus ditangani? DS8.4 Penutupan Insiden Apakah
ada pengelolaan
√ dan
penutupan
mengenai insiden yang telah diselesaikan? DS8.5 Pelaporan dan Analisis Tren
√
Apakah ada laporan yang dibuat untuk membantu
pimpinan
mengetahui insiden-
insiden apa saja yang terjadi di perusahaan dan melihat kinerja karyawannya dalam mengatasi setiap insiden? Jumlah Jumlah pertanyaan = 5, Jumlah Nilai Jawaban = 18, Indeks = 3,60
0
0
1
0
L39 Pertanyaan
Skala 0
M E1.1 Pendekatan Monitoring
1
2
3
4
√
Apakah ada dilakukan monitoring secara berkala pada sistem Oracle EBS khususnya modul inventory apakah telah memberikan kontribusi pada proses bisnis inventory? M E1.2 Identifikasi dan Monitoring terhadap
√
Kumpulan Data Apakah PT.XYZ telah melaksanakan suatu proses pengumpulan data yang akurat dan real time untuk membuat laporan mengenai kinerja Oracle di bagian Inventory? M E1.3 M etode Monitoring Apakah
PT.XYZ
menggunakan
√ metode
monitoring seperti balance scorecard dalam mengukur sistem Oracle khususnya modul inventory? M E1.4 Penilaian Kinerja
√
Apakah dilakukan penilaian secara periodik terhadap kinerja sistem Oracle di bagian Inventory untuk melakukan tindakan perbaikan jika terjadi masalah? M E1.5 Laporan kepada eksekutif dan dewan pengurus Apakah
ada
dibuat
laporan
mengenai
kontribusi TI terhadap proses bisnis inventory yang diberikan kepada para eksekutif/senior
√
5
L40 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
4
5
1
1
0
3
4
5
manajemen? M E1.6 Tindakan Perbaikan
√
Apakah ada dilakukan tindakan perbaikan terhadap
hasil dari monitoring, penilaian
kinerja serta dari laporan yang telah dibuat? 0
Jumlah
3
1
Jumlah pertanyaan = 6, Jumlah Nilai Jawaban = 12, Indeks = 2,00
Pertanyaan
Skala 0
M E4.1
Pembentukan
Framework
IT
1
2
√
Governance Apakah ada sebuah Framework IT Governance yang dibentuk untuk memastikan bahwa hukum, peraturan, strategi dan tujuan PT.XYZ telah terlaksana dengan baik? M E4.2 Penyelarasan Strategi
√
Apakah penerapan TI di bagian inventory sudah sejalan dengan strategi bisnis PT.XYZ? M E4.3 Penyampaian Nilai
√
Apakah harapan PT.XYZ terhadap nilai dari penggunaan
TI
seperti
efisiensi
proses,
peningkatan kinerja, dan pengaturan aset yang baik sudah tercapai? M E4.4 M anajemen Sumber Daya
√
L41 Pertanyaan
Skala 0
1
2
3
4
5
4
0
Apakah di PT.XYZ khususnya di bagian inventory
terdapat
pengawasan
terhadap
investasi, penggunaan, dan alokasi sumber daya TI yang diselaraskan dengan tujuan strategis sekarang dan masa depan? M E4.5 M anajemen Resiko Apakah
PT.XYZ
√
telah
melakukan
pengendalian dan pengelolaan resiko di dalam proses bisnis inventory untuk memastikan proses bisnis dan pelaksanaan TI telah berjalan dengan baik? M E4.6 Pengukuran Kinerja
√
Apakah ada dilakukan pengukuran terhadap kinerja dari TI baik sesuai ataupun tidak sesuai dengan harapan supaya memungkinkan pihak manajemen
senior
untuk
melakukan
peninjauan terhadap kemajuan dari PT.XYZ ke arah gol yang ingin dicapai? M E4.7 Jaminan Kebebasan
√
Apakah ada suatu kepastian jaminan secara eksternal
ataupun
internal
mengenai
kesesuaian TI dengan hukum dan peraturan yang relevan, kebijakan organisasi, standard dan
prosedur,
dan
keefektifan
dan
keefisiensian kinerja TI? Jumlah Jumlah pertanyaan = 7, Jumlah Nilai Jawaban = 21, Indeks = 3,00
0
2
0
1
L42 LAMPIRAN 4 BUKTI TEMUAN MAS ALAH
1. Kesalahan penggunaan transaction type Move Order Tran sfer dan Move O rder Issue untuk permintaan material ke bagian inventory. Dalam melakukan permintaan material, setiap user akan membuat move order, dan harus memilih transaction type sesuai dengan material yang akan diminta. Berikut adalah penggolongan material sesuai dengan transaction type yang digunakan: • Untuk raw material, user harus menggunakan transaction type Move Order Transfer • Untuk indirect material dan part PM , user harus menggunakan transaction type Move Order Issue • Untuk part CM, user harus menggunakan form Work Order Namun, dalam pelaksanaannya user dapat melakukan kesalahan dalam penggunaan transaction type. Seperti, dalam pengambilan stok part CM, tidak lagi menggunakan move order issue, namun menggunakan work order. Move Order Issue hanya digunakan untuk permintaan material yang tergolong barang-barang indirect. Namun user bagian engineering 2 melakukan kesalahan dalam penggunaan transaction type, dimana dalam pengambilan part CM user tersebut menggunakan form Move Order Issue. Hal ini menyebabkan ketika bagian engineering 2 tiba di warehouse untuk melakukan pengambilan material yang diminta, bagian pengeluaran barang tidak dapat memberikan material yang diminta oleh bagian engineering 2
L43 dikarenakan permintaan move order tidak dapat diproses akibat kesalahan pemilihan transaction type. Sehingga, user bagian engineering harus membuat move order lagi dan disesuaikan dengan transaction type yang benar. Penyebab dari kesalahan penggunaan transaction type dalam pembuatan move order ini dikarenakan kurangnya pengetahuan user mengenai perbedaan transaction type yang harus digunakan. Selain itu, kesalahan penggunaan transaction type ini juga diakibatkan keterbatasan kemampuan user dalam menghafalkan transaction type dari masing-masing material, yang mana disebabkan belum adanya pembatasan untuk material-material yang seharusnya muncul untuk masing-masing transaction type yang dipilih. Berikut merupakan contoh printscreen dari kesalahan penggunaan transaction type dari user bagian engineering 2.
Gambar L. 19 Kesalahan Penggunaan Transaction Type
L44 2. Pengontrolan dan analisis stok material Semua material yang disimpan di dalam inventory, akan dilakukan pengontrolan mengenai jumlah stok yang tersedia saat ini dan juga dilakukan analisis mengenai perencanaan jumlah stok yang akan dibeli. Proses pengontrolan dan analisis ini dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan metode min max planning Oracle EBS dan aplikasi excel. M etode min max planning digunakan untuk menentukan batas minimum dan maximum jumlah material yang ada di inventory. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa material tersebut selalu tersedia pada saat dibutuhkan namun dalam jumlah yang tidak berlebihan agar tidak terlalu lama disimpan di inventory. Karena semakin lama material tersebut disimpan, maka akan berakibat pada menurunnya kualitas material tersebut sehingga mengurangi nilai guna material tersebut. Sebaliknya, jika material tersebut mengalami kekurangan akan berdampak pada kelancaran proses produksi, sehingga harus ditentukan batas minimal dari material tersebut yang harus selalu tersedia di inventory. Selain metode min max planning, dalam melakukan pengontrolan dan analisis stok material juga menggunakan aplikasi excel. Tujuan dari dilakukannya pengontrolan dan analisis stok menggunakan excel adalah untuk melihat material mana yang sudah berada di bawah titik minimum-nya, namun belum di-approve purchase requisition-nya. Langkah-langkah pengontrolan dengan metode ini adalah: • Setiap hari bagian M PIC akan meng-export data min max, stock on hand, purchase requisition dan purchase order dari database Oracle EBS ke excel. Proses export data ini membutuhkan waktu selama kurang lebih 30 menit.
L45
Gambar L.20 Min Max Planning Part CM
Gambar L.21 Stock On Hand Part CM
L46
Gambar L.22 Purchase Requisition dan Purchase Order Number
• Setelah melakukan proses export data-data yang dibutuhkan, kemudian data tersebut akan digabung kedalam satu sheet di excel. Setelah digabung, kemudian bagian M PIC akan membuat suatu rumus sehingga dapat melakukan filterisasi material-material tersebut sesuai dengan kriteria yang akan dianalisa, seperti status dari material tersebut kritis atau tidak, prioritas dibutuhkan, seperti 1,2 atau 3, dan sebagainya. Hal ini dilakukan agar proses pengontrolan dan analisa material dapat dilakukan dengan lebih efektif.
L47
Gambar L.23 Daily Stock Control and Analysis
• Jika ada material yang berada pada status kritis dan prioritas 1 atau 2 yang belum memiliki nomor purchase order, maka bagian M PIC akan menghubungi pimpinannya untuk mempercepat proses approval purchase requisition sehingga dapat dibuatkan purchase order-nya. Seperti, ingin melihat part number “BER” yang berada pada status kritis dan merupakan prioritas pertama.
L48
Gambar L.24 Hasil Filterisasi Material BER
3. Tidak adanya dokumentasi yang jelas mengenai peminjaman stok part Preventive Maintenance (PM) yang digunakan untuk memenuhi part Corrective Maintenance (CM) yang habis ketika dibutuhkan. Ketika terjadi permintaan terhadap part corrective maintenance (CM ) untuk kegiatan perbaikan mesin produksi oleh bagian engineering, dimana pada saat yang sama part corrective maintenance (CM ) tidak tersedia pada subinventory corrective maintenance (CM ). Untuk kelangsungan perbaikan mesin produksi demi kelancaran kegiatan produksi, bagian warehouse lalu melakukan peminjaman untuk part corrective maintenance (CM ) yang dibutuhkan kepada subinventory preventive maintenance (PM ). Namun, untuk pencatatan peminjaman tersebut dilakukan secara manual dimana pihak inventory bisa lupa dalam mengembalikan stok preventive
L49 maintenance yang dipinjam. Hal ini mengakibatkan terjadinya kelebihan dan kekurangan stok dikedua subinventory ketika dilakukan aktivitas stock opname. M isalnya, pada saat proses perbaikan terhadap mesin produksi, bagian engineering memerlukan part corrective maintenance yaitu dengan part number FST-001-0095. Pada saat yang bersamaan, part FST-001-0095 tidak tersedia pada subinventory corrective maintenance (CM ), sehingga untuk pemenuhan kegiatan perbaikan yang bersifat darurat tersebut, maka pihak inventory mengambil persediaan part preventive maintenance (PM ) untuk dipinjamkan dalam kegiatan perbaikan tersebut. Proses peminjaman tersebut didatakan secara manual, melalui kertas yang dinamakan form peminjaman barang.
Gambar L.25 Form Peminjaman Barang
L50 Selain itu, dikarenakan tidak didatanya penggunaan part corrective maintenance tersebut, maka pihak M PIC tidak mengetahui part-part mana yang menjadi sering digunakan. Sehingga untuk kegiatan perencanaan titik min max ke depannya, pihak MPIC tidak dapat melakukan perencanaan yang tepat.
4. Proses pembuatan purchase requisition hingga purchase order membutuhkan birokrasi yang rumit dan dianggap cukup memakan waktu yang lama. Sehingga sering terjadi material tekah sampai di warehouse tanpa adanya purchase order terlebih dahulu. Dalam proses permintaan pembelian material untuk kelancaran proses produksi hingga proses permintaan pembelian ke supplier, harus melalui proses yang cukup panjang. Berawal dari proses permintaan material oleh user pada tiap bagian, kemudian permintaan tersebut akan dibuatkan purchase requisition oleh masing-masing requester. Setelah purchase requisition dibuat, maka sebelum purchase requisition tersebut diserahkan ke bagian purchasing, akan dilakukan proses approval terlebih dahulu, dimana untuk tiap purchase requisition terdapat tiga tingkat approval. Adapun tingkat approval untuk purchase requisition ini akan dipetakan di dalam tabel di bawah ini.
Tabel L.2 Purchase Requistion Approval No Nama Bagian 1 IT
Requester Approval 1 Approval 2 Approval 3 IT Requester IT Approver 1 IT Approver 2 Finance / Accounting Approver 3
L51 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13 14 15
16
Purchasing
EXIM Requester Sales & Sales M arketing Requester M arketing M arketing Promotion Promotion Requester M arketing M arketing Distribution Distribution Requester Technical Technical Support Support & M arketing R&N Product Requester Coorporate & Coorporate ISD & ISD Requester General Asset GA Requester Human HRD Resource Requester Development M aterial Control M aterial Control Requester Quality QA / QC Assurance / Requester Quality Control M echanical M echanical Engineering Engineering 1 Requester M echanical M echanical Engineering Engineering 2 Requester Electric Electric Engineering Engineering 1 Requester Electric Electric Engineering Engineering 1 Approver 1 Workshop Workshop Requester
Exim Approver 1 Sales Approver 1
Exim Approver 2 M arketing Approver 2 Distribution Approver 2
Technical M arketing Support & Approver 2 M arketing R&N Product Approver 1
Sales & M arketing Approver 3 Sales & M arketing Approver 3 Sales & M arketing Approver 3
GA Approver GA Approver 1 2 HRD Approver 2
HRD / GA Approver 3 HRD / GA Approver 3
M aterial Control Approver 1
Plant Approver 3
M aterial Control Approver 2 QA / QC Approver 2
Plant Approver 3
M echanical Engineering Approver 1 M echanical Engineering Approver 1 Electric Engineering Approver 1 Electric Engineering Approver 1
Engineering 1 Plant Approver 2 Engineering 2 Plant Approver 2 Engineering 1 Plant Approver 2 Engineering 2 Plant Approver 2
Engineering Approver 3
Workshop Approver 1
Engineering Plant Approver 2
Engineering Approver 3
Engineering Approver 3 Engineering Approver 3 Engineering Approver 3
L52 17
Building
Building Requester
Building Approver 1
18
Utility
Utility Requester
Utility Approver 1
19
Tools
Tools Requester
Tools Approver 1
20
Equipment
Equipment Requester
Equipment Approver 1
21
Industrial Cost
& Industrial Engineering Requester
Engineering Plant Approver 2 Engineering Plant Approver 2 Engineering Plant Approver 2 Engineering Plant Approver 2
Engineering Approver 3 Engineering Approver 3 Engineering Approver 3 Engineering Approver 3
Industrial Engineering Approver 1
Setelah proses approval purchase requisition ini, barulah purchase requisition ini akan diterima oleh bagian purchasing. Bagian purchasing akan membuat purchase order berdasarkan purchase requisition yang telah di-approve tersebut. Setelah purchase order selesai dibuat, maka sebelum purchase order ini dikirimkan ke supplier, maka purchase order ini harus melalui tiga tahapan approval terlebih dahulu. Adapun tiga tahapan proses approval purchase order akan dipetakan di dalam tabel di bawah ini.
Tabel L.3 Purchase Order Approval No 1 2 3 4
Buyer Approval 1 Purchase Engineering 1. Goods Buyer 1 Purchase Engineering 1. Goods Buyer 2 Purchase Engineering 1. Goods Buyer 3 M aterial Buyer M aterial
Approval 2 Purchase Engineering Approver 2 Purchase Engineering Approver 2 Purchase Engineering Approver 2 Purchase M aterial
Approval 3 M arketing Purchasing Approver 3 M arketing Purchasing Approver 3 M arketing Purchasing Approver 3 M arketing
& & & &
L53 Approver 1 5
General Buyer 1
6
General Buyer 2
7
General Buyer 3
8
EXIM Buyer
9
Human Resource Development / General Asset II Buyer
EXIM 1
& General Approver 2 Purchase M aterial & General Approver 2 Purchase M aterial & General Approver 2 Purchase M aterial & General Approver 2 Approver Purchase M aterial & General Approver 2
Purchasing Approver 3 M arketing Purchasing Approver 3 M arketing Purchasing Approver 3 M arketing Purchasing Approver 3 M arketing Purchasing Approver 3 HRD / Approver 3
& & & & GA
Dapat diamati bahwa proses dari permintaan material oleh masing-masing user hingga proses purchase order ke supplier harus melewati beberapa tingkat approval. Dimana, untuk masing-masing tingkat approval ini terkadang memakan waktu yang cukup lama. Sehingga dapat terjadi, kebutuhan untuk suatu material tidak bisa terpenuhi ketika diperlukan. Sehingga untuk kelancaran proses produksi, maka dilakukan proses pembelian secara manual, seperti Sticker FDR, yang merupakan salah satu indirect material. Kemudian, sewaktu material yang dikirim oleh supplier ini tiba di warehouse, bagian receiving tidak dapat melakukan receiving secara sistem yang dikarenakan tidak adanya referensi nomor purchase order pada surat jalan yang dikirimkan oleh supplier untuk material yang akan diterima. M aka, untuk segala transaksi yang berhubungan dengan sistem akan ditunda hingga purchase order tersebut benar-benar selesai.
L54 Untuk mengatasi permasalahan ini, sebaiknya dibuat suatu prosedur khusus dimana terdapat batasan waktu untuk tiap tingkatan approval purchase requisition maupun purchase order. M isalnya, untuk proses approval purchase requisition diberi batasan waktu selama satu hari, dan kemudian setelah proses approval purchase requisition, maka akan dilanjutkan dengan pembuatan purchase order, kemudian untuk proses approval purchase order ini juga dibatasi selama satu hari. Sehingga total waktu dari proses permintaan material hingga proses purchase order dikirim ke supplier ini hanya memakan waktu dua hari. Selain itu, apabila pihak approver yang berwenang tidak berada di tempat selama proses approval berlangsung, maka hendaknya terdapat alternatif approval, misalnya proses approval tersebut dapat didelegasikan ke pimpinan. Sehingga tidak akan terdapat lagi material yang akan direceive namun belum ada nomor purchase order-nya.
L55 LAMPIRAN 5 DOKUMEN-DOKUMEN YANG D IGUNAKAN DI INVENTORY
1. Proses Receiving
Gambar L.26 Surat Perintah Bongkar M aterial
L56
Gambar L.27 Tag Material Baru
Gambar L.28 Tally Sheet
L57
Gambar L.29 Bukti Penerimaan Barang
2. Proses Issue
Gambar L.30 Move Order
