Lampiran 1 : Data Colletion
DATA COLLECTION Nama Responden
: M. Erwin Pranowo ( Petugas Arsip)
Waktu wawancara
: Rabu, 4 Juni 2014
1. Kalau boleh tau jenis arsip apasaja mas yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung?arsip yang kami simpan disini adalah arsip tekstual ( arsip keuangan, arsip sospol dan umum) dan arsip non tekstual ( foto, video, casset) 2. Bagaimana tempat penyimpan arsip yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Tempat penyimpanan arsip ada dua. Ruangnya tersendiri, tidak semua orang yang tidak berwenang dapat masuk. 3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang terletak di Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Rak opact, boks arsip dan rak arsip dan almari audio visual. 4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan arsip yang disimpan dari bahaya? Kalau iya, apa alasanya? Bisa, karena terbuat dari baja tahan api untuk roll opact. 5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan arsip tersebut? ada dua sistem, Untuk arsip aktif menggunakan sistem klasifikasi dan arsip inaktif menggunakan sistem pokok masalah. 6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan arsip? karena sesuai dengan ketentuan dari Kemendagri dan ANRI. 7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah arsip yang diselenggarakan sudah efektif dan efiseien? Sudah, karena mudah dalam penemuan kembali 8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Untuk kelebihanya sendiri adalah mudah dalam pencarian kembali dan penyusustanya. 9. Hal apasajakah yang menjadi hambatan dalam penggunaan sistem tersebut? Pengetahuan user belum memadai. Karena tidak semua pengguna mengetahuinya. 10. Berapa lama waktu yang dugunakan untuk menyimpan arsip sesuai dengan hukum administrasi? Jika tidak sesuai dengan hukum apa resikonya? Berbeda-beda jangka waktu penyimpanan sesuai dengan JRA ( Jadwal Retesi Arsip) untuk resikonya sendiri adalah dapat dituntut dengan undang-undang kearsipan karena menghilangkan arsip Negara.
11. Dalam menyipan arsip, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan atau belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur penyimpan arsip. 12. Azaz apa yang digunakan untuk menyipan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Untuk azaznya sendiri kami menggunakan Azaz sentralisasi atau terpusat. 13. Bagaimana prosedur pengendalian surat msuk dan surat keluar di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Dengan sistem kartu kendali. 14. Hal apa yang dilakukan oleh pegawai untuk mengatur pengendalian surat masuk dan surat keluar di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Mencatat dalam kartu kendali 15. Apasajakah syarat yang diperlukan untuk melindungi arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Syaratnya kami sesuaikan dengan ketentuan Undang-undang. 16. Berapakali dalam seminggu arsip tersebut harus dibersihkan? 1 kali dalam satu minggu. 17. Kendala apasajakah yang dihadapi petugas saat mengadakan pemeliharaan asrip supaya tidak rusak? Suhu dan kelembaban selain itu juga ada serangga. 18. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam proses pemeliharaan arsip? caranya dengan pengadaan AC dan fumigasi. 19. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan arsip? vacum cleaner dan alcohol. 20. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan arsip, apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Jika belum mengapa? Belum, karena dekat dengan jalan raya. 21. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum? Jika belum mengapa? Kalau saoal ruangnya masih belum sesuai dengan prosedur karena ruangan nya sempit dan arsip yang disimpan banyak sehingga terjadi ooverload, selain itu juga masih sering bocor. 22. Siapa saja yang sering meminjam arsip dinamis inaktif , dan arsip apasajakah yang dipinjam oleh pihak terkait? Ada instasi Pemerintah , mahasiswa, Umum. 23. Mengetahui jumlah arsip yang semakin lama semakin bertambah, setrategi apa yang dilakukan oleh pihak pengelola arsip untuk mengatasi hal tersebut? Melakukan penyusutan arsip.
24. Bagaimana dengan proses penemuan kembali arsip atau dokumen yang telah disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak 25. Bagaimana cara mengatasi kendala atau masalah pada saat proses penemuan kembali arsip dinamis inaktif yang telah disimpan? Arsip harus disimpan sesuai dengan kode klasifikasi agar mudah dalam mencarinya. 26. Pada saat melakukan pemusnahan arsip yang sudah jatuh tempo, alat apa saja yang digunakan untuk memusnahkan arsip tersebut? Menggunakan alat pencacah kertas. 27. Pada saat proses pemusnahan arsip hal apasajakah yang harus dilakukan oleh pengawai arsip? melakukan pengecekan arsip yang akan dimusnahkan, sedah sesuai dengan daftar pemusnahan atau tidak. 28. Syarat apasajakah yang haru dipenuhi untuk menjadi seorang pegawai kerasipan? Memiliki pengetahuan dan kopetensi di bidang arsip selain itu jujur dan teliti. 29. Berapa hari dalam satu minggu petugas kearsipan berada di kantor untuk melayani pihak yang membutuhkan arsip? 1 minggu 5 hari kerja. 30. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor Perpustakaan dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 37 jam dalam satu minggu.
Nama Responden
: Arupi Nuryani ( Petugas Arsip)
Waktu wawancara : Rabu, 4 Juni 2014
1. Jenis arsip apasajakah yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Arsip tekstual dan arsip non tekstual ( foto, video dan kaset) 2. Bagaimana tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Ada dua tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip. di unit pengelolaan dan depo arsip 3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang terletak di Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Kami menggunakan rak kayu, rak besi, roll opact dan lemari audio visual. 4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan arsip yang disimpan dari bahaya? Kalu iya, apa alasanya? Bisa iya dan juga bisa tidak, untuk roll opact bisa
karena lemari baja bisa menjamin dari bahaya api dan hewan tetapi tidak untuk air karena masih bisa masuk. 5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan arsip tersebut? Menurut kode klasifikasi 6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan arsip? lebih mudah untuk mencari arsip yang diperlukan. 7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah arsip yang diselenggarakan sudah efektif dan efiseien? Sudah. 8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Mudah dalam pencarian kembali arsip karena berdasar pokok masalah. 9. Dalam menyimpan arsip, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan atau belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur. 10. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan arsip? menggunakan vacuum cleaner dan kemoceng. 11. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan arsip, apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Belum, lembab, terletak dipinggir jalan utama sehingga banyak debu dan kotoran ( asap kendaraan bermotor) 12. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum? Jika belum mengapa? Belum sesuai, depo yang digunakan untuk menyimpan arsip belum sesuai dengan standar. Tempatnya berjauhan dengan pengolahan arsip, bangunanya tidak standar masih sering bocor dan bocor dan lembab. 13. Siapa saja yang sering meminjam arsip dinamis inaktif , dan arsip apasajakah yang dipinjam oleh pihak terkait? Mahasiswa untuk penelitian, masyarakat umum, instasi terkait yang menyimpan arsip. 14. Bagaimana dengan proses penemuan kembali arsip atau dokumen yang telah disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak ada masalah 15. Berapa hari dalam satu minggu petugas kearsipan berada di kantor untuk melayani pihak yang membutuhkan arsip? 5 hari kerja dalam satu minggu. 16. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor Perpustakaan dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 5 hari kerja. Untuk senin sampai kamis jam 07.30 – 15.00 untuk hari jumat jam 07.30 -11.30.
Nama Responden
: Rosid, Mahasiswa UNDIP ( Peminjam Arsip)
Waktu wawancara : jumat, 29 Agustus 2014 1. Jenis arsip apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Jenis arsip yang saya pinjam disana adalah arsip umum, seperti peta dan foto-foto; 2. Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum mengapa? Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, peminjam arsip menemui petugas arsip di unit kerja, kemudian piminjam arsip megajukan permohonan untuk meminjam arsip, kemudian petugas kearsipan memberikan kartu peminjam arsip. 3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Jika iya, apa hambatanya? Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu penemuan arsip tersebut. Terkadang arsip yang kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor tersebut. 4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan dalam proses penemuan kembali arsip? Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang digunakan untuk menyimpan arsip jauh dengan unit kerja. 5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum mengapa? Menurut saya kurang, karena biasanya waktu yang digunakan utuk proses penemuan kemnali arsip sekitar 5 sampai dengan 10 menit. 6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam arsip ? untuk pelayananya sendiri bagus, sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku di Kantor. Untuk pelayanan peminjaman arsip akan dilayani setiap hari senin sampai dengan hari jumaat. 7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman arsip tersebut? ada pembatasannya maksimal 5 hari. Kerja 8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman arsip? Sepertinya disesuaikan dengan kebutuhan.
9. Apakah ada sanksi dari petugas jika arsip yang di pinjam hilang , dan sanksi apa yang diberikan? Ada, karean kita diangap menghilangkan dokumen. Sanksi yang diberikan bias berupa denda dan kurungan. 10. Untuk kegiatan apasaja arsip tersebut dipinjam? Saya meminjam arsip untuk menyusun sekripsi yang berkaitan dengan topik sekripsi saya
Nama Responden
: Pantes Anita Sari, Mahasiwa ( Peminjam Arsip)
Waktu Wawancara : Sabtu, 30 Agustus 2014
1. Jenis arsip apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Jenis arsip yang saya pinjam di kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah arsip umum 2. Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam arsip harus mengajukan permohonan kepada petugas kearsipan, kemudian petugas arsip memberikan kartu peminjam. 3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Hambatanya seperti proses penemuan kembali arsip yang lama karena arsip tersebut disimpan di dua tempat, di unit kerja dan di depo arsip. 4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan dalam proses penemuan kembali arsip? sekitar 25menitan, karena petugas arsip harus pergi ke depo arsip jika arsip yang dibutuhkan tidak ada di unit kerja. 5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum mengapa? Menurut saya belum, apabila arsip tersebut akan segera dibutuhkan atau bersifat darurat maka waktu yang digunakan untuk mencari arsip tidak efektif. Petugas harus pergi ke depo arsip jika arsip tersebut tidak terdapat di unit kerja.
6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam arsip ? pelayananya bagus, peminjam arsip bisa dilayani di hari jam kerja, setiap hari senin sampai dengan hari jumat, dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 15.00. 7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman arsip tersebut?
untuk
pembatasanya sendiri ada, maksimal sesuai dengan jam kerja atau 5 hari. 8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman arsip? tidak ada, biasanya diseuaikan dengan kebutuhan. 9. Apakah ada sanksi dari petugas jika arsip yang di pinjam hilang , dan sanksi apa yang diberikan? Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai arsip. sanksi tersebut bisa berupa teguran, denda bahkan dengan kurungan. 10. Untuk kegiatan apasaja arsip tersebut dipinjam? Untuk kegiatan pembelajaran.
Lampiran 2 DATA REDUKSI Waktu Wawancara Rabu, 4 Juni 2014
Hasil wawancara 1. Jenis
arsip
yang
Kata kunci
disimpan
di
Kantor Jenis arsip yang disimpan
Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota di Kantor Perpustakaan Temanggung arsip tekstual ( arsip Keuangan, dan Dokumentasi daerah
Penciptaan arsip
arsip sosial pilitik dan arsip umum) arsip non tekstual. ( Erwin) -
keuangan,
Jenis arsip yang disimpan arsip tekstual ( arsip umum, arsip keuangan) dan arsip nontekstual
arsip
sosial
politik dan arsip umum Arsip non tekstual
( Arupi)
Pemeliharaan arsip
Kota Temanggung, arsip
Kantor Tempat yang digunakan Perpustakaan dan Dokumentaso Daerah Kota untuk menyimpan arsip di Kantor Perpustakaan dan Temanggung ada dua tempat. Tempat tersebut Dokumentasi Daerah Kota merupakan tempat khusus dan hanya orang Temanggung memiliki 2 tertentu saja yang bisa masuk keruangan tempat.
1. Tempat
penyimpanan
arsip
di
tersebut. ( Erwin) -
Ada
dua
tempat
yang
dugunakan
untuk
menyimpan arsip. Di unit pengelolaan arsip dan Depo arsip. ( Arupi) 2. Pengaturan ruangan yang digunakan untuk Ruangan yang digunakan menyimpan arsip masih belum sesuai dengan untuk menyimpan arsip masih belum sesuai dengan prosedur, tempat yang tidak memadai, prosedur penyimpanan yang ruangannya sempit sehingga arsip tidak berlaku. tersimpan semuanya. ( Erwin) -
Untuk penyimpanan di depo arsip, belum sesuai dengan stndar, atap masih serin bocor dan lembab. ( Arupi)
Penataan arsip
2 sistem 1. Ada dua sitem penyipanan untuk arsip aktif Terdapat penyimpanan di Kantor menggunakan sistem klasifikasi sedangkan Perpustakaan dan untuk arsip inaktif menggunakan sistem Dokumentasi Daerah Kota Temanggung yaitu, sistem pokok masalah ( Erwin)
-
Peralatan kearsipan
ada dua sistem penyimpanan yaitu: sistem klasifikasi dan sistem pokok masalah. klasifikasi dan sistem pokok masalah. ( Arupi)
1. Alat yang kami gunakan ada almari, rak arsip Pealatam yang digunakan, roll opact, rak kayu, rak besi dan roll opact. ( Erwin) dan alamari audio visual. - Ada roll opact, rak kayu, rak besi, alamari audio visual. ( Arupi) 2. peralatan yang kami miliki ada 82 pealatan yang Jumlah peralatan yang digunakan 82. Terdiri dari 11 besi dan 1 almari audio visual ( Erwin) roll opact, 50 rak kayu, 20 82 peralatan : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak rak besi dan 1 almari audio visual besi dan 1 almari audio visual. ( Arupi) terdiri dari : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak
-
1. Untuk perawatan kami membersihkan arsip
Perawatan dilakukan 1 kali 1kali dalam satu minggu dengan menggunakan dalam satu minggu, untuk alkohol dan vacum cleaner. Untuk serangga fumigasi 1 tahun dengan intensistas 3 bulan sekali. kami melakukan fumigasi 1 tahun setiap 3 bulan
Perlindungan arsip
1 kali ( Erwin)
-
Untuk perawatanya kami lakukan 1 minggu 1 kali, menggunakan kemoceng dan vacumm cleaner untuk membersihkan debu.( Arupi)
1. proses pemusnahan arsip dari arsip aktif ke arsip
Arsip yang sudah ajtuh inaktif disesuaikan dengan JRA berapa tahun tempo akan dilakukanya masanya. Setelah habis masanya maka pemusnahan. Pemusnahan tersebut sesuai dengan dilakukanya pemusnahan. Akan tetapi Kantor jadwal retesi arsip. Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Penyusutan arsip
Temanggung belum sama sekali melakukan pemusnahan arsip. ( Erwin) -
petugas kearsipan mencari deskripsi arsip yang akan dimusnahkan di daftar pertelaan arsip, setelah itu dicari masa aktifnya sesuai dengan JRA jika arsip tersebut telah habis masanya
maka petugas melakukan pemusnahan.
Jumat-sabtu, 29-30 Agustus 2014
1. Jenis arsip yang saya pinjam disana adalah arsip Pengunaan arsip
umum, seperti peta dan foto-foto ( Rosid) -
Jenis arsip yang saya pinjam di kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah arsip umum ( Anita )
2. Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, Prosedur peminjaman arsip peminjam arsip menemui petugas arsip di unit sudah sesuai. kerja, kemudian piminjam arsip megajukan permohonan untuk meminjam arsip, kemudian petugas kearsipan memberikan kartu peminjam arsip. ( Rosid) -
Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam arsip harus mengajukan permohonan kepada petugas kearsipan, kemudian petugas arsip memberikan kartu peminjam. ( Anita )
3. Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu Lama waktu yang digunakan penemuan arsip tersebut. Terkadang arsip yang untuk menemukan kembali arsip menjadi salah satu kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor hambatan petugas kearsipan. tersebut. ( Rosid) -
Hambatanya seperti proses penemuan kembali arsip yang lama karena arsip tersebut disimpan di dua tempat, di unit kerja dan di depo arsip. ? ( Anita)
4. Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang
-
Waktu yang digunakan digunakan untuk menyimpan arsip jauh dengan untuk menemukan kembali arsip lama, karena faktor unit kerja ( Rosid) jarak penyimpanan arsip. sekitar 25menitan, karena petugas arsip harus pergi ke depo arsip jika arsip yang dibutuhkan tidak ada di unit kerja. ( Anita )
5. ada pembatasannya maksimal 5 hari. Kerja Batasan waktu yang diberikan petugas kepada pengguna arsip yaitu untuk pembatasanya sendiri ada, maksimal maksimal 5 hari kerja. sesuai dengan jam kerja atau 5 hari. ( Anita) ( Rosid) -
6. Ada, karean kita diangap menghilangkan Sanksi yang diberikan
-
dokumen. Sanksi yang diberikan bias berupa kepada peminjam yang menghilangkan arsip berupa denda dan kurungan ( Rosid) teguran denda dan kurungan Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai arsip. sanksi tersebut bisa berupa teguran, denda bahkan dengan kurungan. ( Anita )
Keterangan : 1. 2. 3. 4.
Erwin ( Petugas kearsipan) Arupi ( Petugas kearsipan) Rosid ( Pengguna arsip) Anita ( Pengguna arsip)
Lampiran 3 DATA DISPLAY
Sistem pengelolaan arsip dinamis
Penciptaan arsip
Pebuatan arsip
Sistem klasifikasi
Penggunaan Arsip
Pemeliharaan arsip
Penyusutan arsip
Penerimaan arsip
Sistem pokok masalah
Penataan arsip
Penyimpanan arsip
Pemindahan arsip
Pemusnahan arsip
Penyerahaan arsip
KETERANGAN DATA DISPLAY SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
Penciptaan arsip
Pelaksanaan tugas, fungsi dan tanggung jawab
Arsip dibuat untuk kegiatan perkantoran
Arsip diserahkan untuk dijaga
Makna :
Arsip diciptakan guna untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam kegiatan perkantoran seperti perencanaan.
Arsip diciptakan guna untuk memenuhi tanggung jawab dan pengambilan keputusan dalam kegiatan perkantoran.
Arsip diserahkan kepada pihak intasi yang mengelola arsip untuk disimpan dan dijaga kelangsungan hidupnya.
Penggunaan Arsip
Tata cara yang digunakan untuk meminjam arsip
Proses penemuan kembali arsip
Jangka waktu peminjaman arsip
Makna :
Peminjam arsip yang igin menggunakan arsip untuk keperluanya wajib untuk mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Cepat dan tidaknya proses penemuan kembali arsip tergantung dengan sewaktu melakukan proses penyimpan arsip.
Waktu yang telah ditentukan oleh pihak terkait, selama peminjaman arsip tersebut berlangsung.
Pemeliharaan arsip Penataan arsip
Tata cara yang digunakan untuk masalah kearsipan
Kegiatan dalam penyelenggaraan kearsipan
Makna :
Sususan yang digunakan untuk proses penerimaan, pengawasan dan penyimpanan arsip.
Kegiatan yang dilakukan dalam menyelenggarakan kegiatan perkantoran baik secara langsung dan tidak secara langsung. Penyimpanan Arsip
Penataan berkas arsip sesuai dengan sistem penyimpanan
Peralatan dan perlengkapan kearsipan
Makna :
Tata cara yang digunakan oleh petugas kearsipan sewaktu melakukan penyimpanan arsip. sistem yang digunakan adalah sistem klasifikasi, sistem nomor, sistem abjad, sistem pokok masalah dan sistem wilayah.
Sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip. Peralatan yang digunakan untuk menyipan arsip yaitu, almari, rak dan lain-lain.
Penyusutan Arsip
Pemindahan arsip inaktif ke unit arsip
Kegiatan menghancurkan arsip
Makna :
Arsip inaktif dipindahkan dari unit kerja, unit pengelola ke dopo arsip atau pusat penyimpanan arsip.
Informasi yang terkandung didalam arsip akan dimusnahkan dengan alat pemusnah arsip.
Lampiran 4 Dokumentasi peneliti tanggal 4 juni sampai dengan 30 Agustus 2014 Hasil wawancara dan observasi No
Tanggal
Hasil Wawancara
4 juni sampai dengan 30 Agustus 2014
Penciptaan arsip
Coding
( pengkodean terbuka)
wawancara 1.
Open coding
Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai kearsipan yang bekerja di bagian pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung mengenai pengelolaan arsip dari proses penyerahan arsip sampai dengan pemusnahan arsip. Peneliti menemukan beberapa fenomena mengenai pengelolan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung diantaranya adalah : a. Pegawai kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung mendapatkan arsip yang masih kacau balau dari pihak penyerah arsip, sehingga petugas perlu melakukan pemilahan. b. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip masih kurang sehingga di perlukan pengadaan peralatan. c. Jumlah arsip yang semakin banyak, sehingga tempat penyimpanan arsip memungkinkan arsip tidak tersimpan semua. d. Untuk mengurangi jumlah arsip, perlu diadakanya pemusnahan, akan tetapi pegawai masih belum berani melakukan pemusnahan. Peneliti melakukan wawancara kepada peminjaman arsip. Arsip dipijamkan kepada pengguna arsip berdasarkan prosedur yang
Penyampaian informasi ( informasi passing)
Arsip yang diterima oleh kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah kota Temanggung berupa arsip kacau sehingga perlu diadakan pengolahan
Penyerahan arsip ( PA)
berlaku di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung. 2.
Penggunaan arsip
Proses penggunaan arsip harus sesuai dengan prosedur yang berlaku disetiap pihak instasi yang terkait. Peminjam mengajukan permohonan kepada petugas kearsipan untuk meminjam arsip. Jumlah arsip yang dipinjam dapat disesuaikan dengan kebutuhan peminjam arsip. Batas waktu peminjaman arsip paling lama 5 hari kerja.
Prosedur yang dibelakukan untuk pengguna arsip, supaya arsip yang dipinjamkan terjaga dan terhindar dari kehilangan.
3.
Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan usaha yang dilakukan oleh petugas kearsipan guna menjaga kelangsungan hidup arsip.
Usaha ini dilakukan supaya informasi yang terkandung didalam arsip tersebut terjaga dari faktor-faktor yang menyebabkan hilangnya arsip.
Peralatan
Peralatan merupakan sarana dan Peralatan diadakan prasarana yang menunjang guna untuk mengaja arsip terciptanya penyimpanan arsip yang yang disimpan jauh dari bahaya yang dapat terhindar dari bahaya. menyebabkan rusaknya arsip. Selain itu juga merupakan sarana dan prasarana yang mendukung terselenggaranya kearsipan.
Penyimpanan
4.
Penyusutan arsip
Penyimpanan arsip merupakan tindak lanjut dari pemeliharaan arsip, supaya arsip yang disimpan terjaga kelangsungan hidupnya. Penyimpanan arsip dilakukan menggunakan sistem penyimpanan, supaya sewaktu melakukan proses pencarian kembali arsip, petugas tidak mengalami hambatan.
Penyimpanan ini dilakukan guna mendapatkan kemudahan pencarian kembali arsip, apabila arsip tersebut akan dipergunakan.
Penyusutan merupakan kegiatan yang Hal ini dikarenakan dilakukan oleh petugas kearsipan guna jumlah arsip yang mengurai jumlah arsip yang disimpan. semakin lama semakin
Prosedur peminjaman ( PP)
Sarana dan prasarana ( SDP)
Sistem penyimpanan ( SP)
Volume arsip yang semakin
berkembang sehingga tempat dan peralatan tidak cukup untuk menyimpan arsip
bertambah ( VASB)
Jadwal retesi arsip. ( JRA)
Pemusnahan arsip
Kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak instansi terkait untuk menghncurkan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut.
Kegiatan ini dilakukan guna untuk mengurangi jumlah arsip yang tersimpan, karena retesi arsip dudah jatuh tempo dan arsip tersebut tidak memiliki nilai guna arsip lagi.
Pemindahan arsip
Pemindahan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan untuk meindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke depo arsip.
Kegiatan ini dilakukan supaya arsip inaktif yang terletak di unit kerja tidak tercampur dengan arsip aktif, sehingga perlu dilakukanya pemindahan arsip.
Pencampuran arsip aktif dan inaktif (
Axial coding ( Pengodean Berporos), model hubungan kategori. Penyebab ketidak efektifan sistem penyimpanan yang diselenggarakan merupakan penyebab sistem pengelolaan arsip belum terselenggara dengan baik dan benar.
Penyebab ketidak efektif sistem penyimpanan
Arsip yang diterima oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung merupakan arsip kacau
Sistem penyimpanan arsip yang diselenggarakan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah kota Temanggung mempengaruhi pengelolaaan arsip yang meliputi : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip Lama waktu penemuan kembali arsip merupakan hambatan yang dialami oleh petugas kearsipan
Pemeliharaan arsip yang terdiri dari penataan arsip dan penyimpanaan arsip belum terselenggara dengan baik karena faktor jarak dan tempat
Penataan dan penyimpanan arsip disesuaikan dengan prosedur yang berlaku
Usaha untuk menjaga kelangsungan hidup arsip dengan mengadakan perawatan dan pemeliharan arsip
Selective coding ( pengkodean selktif) Urutan kategori khusus
Arsip yang diterima oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah kota Temanggung Merupakan arsip kacau
Sistem pengelolaan arsip yang meliputi : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip merupakan serangkaian kegiatan agar terselenggaranya sistem pengelolaan yang baik dan benar
Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan guna memberikan kemudahan pencarian serta menjaga isi dan nilai yang terkandung didalam arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip belum sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan sehingga tidak efektif
Arsip kacau merupakan arsip yang masih bercampur antara arsip aktif dan arsip yang ingin diaktifkan sehingga perlu dilakukanya proses pemilahan
Kegiatan ini dilakukan guna menyelenggarakan sistem kearsipan yang baik dan benar sesuai dengan tujuan pengelolaanya adalah kemudahan dalam penemuan kembali arsip
Usaha yang dilakukan oleh petugas kearsipan guna memelihara arsip dilakukan dengan cara melakukan kegiatan penyimpanan yang sesuai dengan prosedur
Sistem penyimpanan yang dilakukan harus memperhatikan tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip
Lampiran 5 Strategi Pengawasan Resiko
Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip belum sesuai dengan prosedur penyimpanan
Pealatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip masih perlu diadakanya perbaikan secara kualitas dan kuantitas
Fonemona yang menyebabkan sistem pengelolaan arsip belum terselenggara dengan baik
Jangka waktu yang digunakan untuk menemukan kembali arsip lama, karena faktor tempat penyimpanan arsip yang jauh dati unit kerja
Kemudahan dalam penemuan kembali arsip merupakan tujuan dari sistem pengelolaan arsip dan tujuan tersebut belum tercapai.
Tidak sesuai dengan prosedur
Teori penyimpanan yang dikemukan oleh Zulkifli Amsyah
Sistem penyimpanan arsip yang diselenggarakan sesuai dengan prosedur akan memberikan kemudahan dalam proses penemuan kembali arsip
Sesuai prosedur
Belum sesuai dengan prosedur
