Ledenwerving & ledenbehoud TENNIS PROMOTOR NAJAARSWEG 17 7532SK ENSCHEDE 053 2600112
[email protected] www.tennispromotor.nl
Inleiding Ledenwerving is voor iedere tennisvereniging een onderwerp dat permanent ‘op de agenda’ zou moeten staan. Liefst gecoördineerd vanuit een speciale commissie, met voldoende draagvlak en organisatorisch vermogen om structureel aan het werk te gaan. Wij realiseren ons dat hiervoor (opnieuw) een beroep wordt gedaan op uw vrijwilligerskader. Vanuit onze organisatie kan de vereniging rekenen goede ondersteuning om uw vrijwilligers zoveel mogelijk te helpen en ontlasten. Waar begin je? Hoe pakken we het aan? Wat werkt wel en wat werkt niet? Vragen waarmee wij met kennis en ervaring uit de praktijk uw vereniging kunnen helpen. Dit stuk dient als eerste aanzet daartoe. Wij hopen dat u met ons de handschoen oppakt. Tennis nonstop Veel nuttige informatie over dit onderwerp vindt u op de website www.tennisnonstop.nl van de KNLTB. Spelen, Leren, Ontmoeten, Binden en Fit Voelen zijn de pijlers waarop het concept van TENNIS NONSTOP gestoeld is. Voor iedere pijler zijn de diverse motivaties beschreven waarom iemand eventueel lid van uw vereniging wil worden en blijven. Allemaal waardevolle informatie maar met alleen maar lezen en ideeën opdoen kom je er niet. We moeten actief een start maken! De commissie Zoals eerder vermeld, een speciale commissie voor ledenwerving en ledenbehoud werkt het beste en zorgt ervoor dat de zaken goed beklijven. Mocht er al een dergelijke commissie zijn, MOOI! Is er nog geen commissie, dan bent u (als lezer van dit stuk) waarschijnlijk als eerste aan zet. Er zijn verschillende doelgroepen te benaderen zoals jeugd, jong volwassenen, gezinnen met jonge kinderen, of juist de senioren. Breng als het kan enige diversiteit in de commissie aan met mensen die een persoonlijke affiniteit of ervaring hebben met de betreffende doelgroep. Het is altijd handig om iemand te hebben die een mooie pakkende advertentie of flyer kan opmaken. Het is verstandig dat een bestuurslid zitting neemt in de commissie (eventueel als voorzitter). Dit om duidelijke communicatie richting het bestuur en efficiënte besluitvorming te bevorderen. Vanwege de administratieve handelingen is een korte lijn met de ledenadministratie ook zeer gewenst. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van een lijst met geworven prospectleden, eventueel te verwerken tot volwaardige leden, speciale afspraken m.b.t. het lidmaatschapsgeld, of het versturen van een welkomstbrief. Kortom, allerlei zaken waarvan de ledenadministratie nauwkeurig op de hoogte moet zijn. De trainer(s) moet zeker betrokken worden bij de commissie, of zitting nemen in de commissie. Zoals u weet, is tennis best lastig om zomaar even onder de knie te krijgen. Door het volgen van tennisles, leert iemand de basistechnieken sneller aan, kan zodoende sneller het spel spelen en vergroot je de kans dat iemand snel plezier beleeft aan de sport. De lessen zijn in groepsverband waardoor iemand direct meerdere mensen leert kennen. De lessen bieden houvast om structureel deel te nemen en naar de vereniging te komen. De trainer kan actief de mensen enthousiasmeren voor passende clubevenementen en natuurlijk het belangrijkste: enthousiasmeren om lid te worden! Werven Bepaal welke doelgroep(en) je wilt bereiken en waar ze zich bevinden. Specificeer belangrijke kenmerken van een doelgroep, leef je in en probeer een passend aanbod te doen. Dit aanbod kan per doelgroep dus verschillend zijn. Bepaal vervolgens een aantrekkelijke aanbieding per doelgroep. Werven, of ‘overhalen om deel te nemen’ vergt een actie, een stimulans om mee te doen, vervolgens plezier te beleven en uiteindelijk lid te worden van de vereniging. De actie onder de aandacht brengen, kan bijvoorbeeld door middel van een flyer, advertentie of via sociale media. Leg de gehele procedure vast in een draaiboek. Dan kun je aan de slag.
1
Als we het hebben over pure ledenwerving, gaan we even niet uit van de personen die uit eigen beweegredenen lid zijn geworden van de vereniging. Natuurlijk moeten we deze personen niet vergeten! Ze zijn net zo welkom en dienen ook optimaal bediend te worden. We moeten ze daarom direct betrekken in dezelfde activiteiten als voor ‘geworven leden’. Er zijn waarschijnlijk ook leden die bijvoorbeeld al één jaar lid zijn en ook betrokken moeten worden in het aanbod. Meer mensen en meer interactie, betekent meer binding en clubgevoel. Mensen vinden het fijn om ergens bij te horen. Niet veel mensen houden ervan om onder hun kennissenkring ‘iets te verkopen’. Echter gaat mond op mond reclame binnen een kennissenkring vaak onbewust en blijkt zeer doeltreffend te werken. “think outside the box”, en kijk wat je kunt verzinnen waarbij de eigen van de vereniging nieuwe leden gaan werven. Leren en de rol van tennisles en tennistrainer De belangrijke rol van tennisles en de trainer is al benoemd. Binnen de wervingsactie is een aanbieding inclusief tennisles daarom een logische stap. Naast professioneel het vak uitoefenen, moet de trainer vooral ook kunnen enthousiasmeren, vragen direct kunnen beantwoorden of mensen kunnen doorverwijzen naar de juiste persoon. Voor nieuw geworven leden is de trainer in eerste instantie vaak de (ver)bindende factor met de vereniging. De trainer moet goed op de hoogte zijn van alle relevante activiteiten op de vereniging, goed bereikbaar zijn en vooral ook proactief zijn. Je moet ervoor zorgen dat de trainer daarom alle middelen tot zijn beschikking heeft om zijn taak goed uit te voeren. Het is erg onplezierig om als trainer van de vereniging “Dat weet ik niet” te moeten zeggen, zeker als het een nieuw of proef lid betreft. Stel zo nodig een lijst samen met alle mogelijke vragen die een nieuw geworven lid zou kunnen stellen. Ga hierbij uit van iemand die niets over tennis weet. Het is overigens ook verstandig om de trainer altijd op de hoogte te stellen van elk nieuw lid. Of deze nu geworven is of niet. Simpelweg een seintje vanuit de ledenadministratie is voldoende. De trainer kan dan vrijblijvend eens contact opnemen, diegene eventueel uitnodigen voor een proefles of een (club)evenement waarbij de trainer betrokken is. Ontmoeten – verenigen – vereniging! Veel mensen zijn of worden lid van de vereniging vanwege de sociale contacten. Het is belangrijk dat nieuwe leden daarom ook zo spoedig mogelijk sociale contacten kunnen opdoen. Het spelen van tennis is hierbij de verbindende factor. Toss avonden, beginnerstoernooitjes, extra thematische inloop trainingen, etc. Er zijn tal van activiteiten te verzinnen. Gebruik hierbij opnieuw de input en het organisatievermogen van de trainer. Zorg dat nieuwe leden makkelijk contact kunnen maken met bestaande leden. Nodig daarom altijd ook bestaande leden uit voor de betreffende activiteiten. Of vraag bijvoorbeeld een bestaand lid om op eigen initiatief eens met een groepje nieuwe leden te tennissen. Binden Uit onderzoek van de KNLTB blijkt dat veel nieuwe leden na drie jaar alweer afscheid nemen van hun vereniging. Eén van de hoofdredenen is dat men geen aansluiting vindt binnen de vereniging. Door goede invulling te geven aan alle bovengenoemde aspecten zijn we al aardig op weg om dit zoveel mogelijk te voorkomen. Binding is een gevoel, iets dat je moet creëren en dat moet groeien. Daar kun je wel aan werken maar kun je niet forceren. Wanneer nieuwe leden enthousiast zijn en veel deelnemen aan activiteiten, schroom dan niet om deze leden ook te benaderen om als vrijwilliger een bijdrage te leveren. Kennelijk hebben ze het naar ’t zin op de vereniging. Waarschijnlijk doe je dit pas na een jaar.
2
Opnieuw werkt in deze de persoonlijke benadering het best. Dus neem de tijd om even met iemand te praten en stel je vraag. Nogmaals, mensen willen graag ergens bij horen en het is ook leuk om ergens voor gevraagd te worden. Ook al wil iemand niet, dan toch heb je de vereniging positief proberen te verbinden aan de persoon. Structuur en continuïteit Tot slot menen wij dat vooral structuur en continuïteit belangrijk zijn. Het doel moet zijn om constant een passend aanbod van activiteiten te bieden en constant de interactie tussen leden te stimuleren. Natuurlijk vormt een permanente commissie al veel houvast. Maar commissieleden wisselen waarbij het gevaar dreigt dat kennis en ervaring verloren gaat. Het vastleggen van draaiboeken, evaluaties, slechte ervaringen, verbeteringen etc. is essentieel. Na enige tijd kan, om wat voor reden dan ook, het enthousiasme of de betrokkenheid van commissieleden afnemen. Zorg daarom regelmatig voor vers bloed of maak plaats voor nieuwe commissieleden. Wees open zonder op tenen te trappen. De ultieme vorm van binding zou zijn als een nieuw geworven lid na een jaar wellicht zelf in de commissie wil stappen. Een ervaringsdeskundige bij uitstek!
3
Voorbeeld draaiboeken voor een wervingsactie SENIOREN ACTIE Actie bestaat uit 4 lessen voor €20,groepen bestaan uit max 8 personen op twee banen. 2 á 3 momenten in de week (zaterdag ochtend is een mooi moment omdat je dan meer mensen op meerdere banen, met eventueel twee trainers kunt bedienen) Benodigdheden flyer (duidelijk tijden vermelden waarop er proeflessen worden aangeboden / dat het ook leuk is met minimaal twee in te schrijven bijv. met een familielid, vriend of kennis) informatiebrochure voor senioren inschrijfformulier papier / website visitekaartje trainer Rackets voor volwassenen Timing Actie 1 start actie in april vervolgaanbieding vanaf half mei voor de rest van het zomerseizoen Actie 2 start actie in september vervolgaanbieding vanaf half oktober voor de rest van het winterseizoen Tijdlijn Zomer
winter
februari
begin juli
commissiebijeenkomst, taakverdeling
februari
juli
flyer ontwerpen en drukken
Maart
half augustus
laatste week maart
eind augustus
laatste week maart
eind augustus
flyeren in de wijk, uitbesteden aan jeugdleden??? deadline inschrijven / indeling maken / tijden communiceren communiceren naar leden i.v.m. baanbezetting voor proeflessen
April
begin september
eind april
eind september
start proeflessen clubavond organiseren voor proeflessers, gemengd met bestaande leden, commissieleden, bestuursleden
begin mei
eind september
vervolgaanbieding voor lessen en lidmaatschap
half mei
oktober
eind mei
eind oktober
start vervolglessen, zelfde tijden als de proeflessen ledenpassen toesturen met welkom-brief, na-bel actie vanuit de commissie ter evaluatie
indien succes kan de actie herhaald worden voor proeflessers die in de eerste periode nog niet aan bod konden komen Infobrochure voorwoord voorzitter contactinformatie commissievoorzitters, tennisleraren etc. uitleg lidmaatschap, toegang tot het park, afhangen etc. evenementenkalender toernooien spelen competitie spelen informatie jeugdtennis informatie tennisles
4
JUNIOREN ACTIE In de maanden februari en maart worden er op lokale basisscholen gym-tennislessen verzorgd aan de groepen 3,4,5,6 Kosten voor de lessen worden tegen kostprijs bij de scholen, gemeente of vereniging in rekening gebracht Vervolgens volgen er 4 gratis lessen op de vereniging Kosten voor de lessen worden tegen kostprijs bij de vereniging in rekening gebracht groepen bestaan uit max 12 kinderen per baan op minimaal 2 momenten worden de gratis trainingen aangeboden, liefst op woensdag en vrijdag middag Benodigdheden flyer informatiebrochure voor junioren inschrijfformulier papier / website visitekaartje trainer voldoende mini rackets + ballen lint, pylonen plus overige materialen Timing start actie: in februari / maart op de scholen Gratis lessen in april vervolgaanbieding vanaf mei voor de rest van het zomerseizoen Tijdlijn Januari januari
commissiebijeenkomst, taakverdeling planning i.s.m. de gemeente en scholen voor de gymtennislessen
februari
flyer ontwerpen en drukken
Eind februari en maart
Schooltennis verzorgen op de scholen
half maart
flyeren op de scholen in de klas deadline inschrijven / indeling maken / tijden communiceren communiceren naar leden i.v.m. baanbezetting voor proeflessen
laatste week maart laatste week maart april eind april mei
start gratis lessen vervolgaanbieding voor lessen en lidmaatschap uit te delen op de 3e gratis les en in te leveren op de 4e gratis les
eind mei
start vervolglessen, zelfde tijden als de proeflessen ledenpassen toesturen met welkom-brief, nabelactie vanuit de commissie ter evaluatie ter informatie,
eind mei/begin juni
junioren evenement gemengd met huidige jonge spelertjes
Infobrochure voorwoord voorzitter contactinformatie commissievoorzitters, tennisleraren etc. uitleg lidmaatschap, toegang tot het park, afhangen etc. evenementenkalender toernooien spelen competitie spelen informatie jeugdtennis
5
