L1 LAMPIRAN-LAMPIRAN
I.
Lampiran Dokumen Cash Receipt Voucher
L2 Delivery Note
L3 Kwitansi
L4 Invoice Lokal
L5 Invoice Lokal
L6 Faktur Pajak
L7 Faktur Pajak
L8 Parts Order Sheet Suzuki
L9 Delivery Schedule Suzuki
L10 Forecast Order Honda
L11 Purchase Order Honda
L12 Delivery Schedule Monthly Honda
L13 Receiving Report
L14 Billing Statement Susuki
L15 Tanda Terima Honda
L16 Tanda Terima Suzuki
L17 Bank Credit Advice
L18 Invoice Export
L19 Packing List
L20 Bill of Lading
L21 Premi Asuransi atas barang ekspor yang dikirim
L22 Pemberitahuan Kesiapan Barang
L23 Pemberitahuan Pemeriksaan Barang
L24 Pemberitahuan Ekspor Barang
L25 Nota Pelayanan Ekspor
L26 Lanjutan Nota Pelayanan Ekspor
L27 Shipping Instruction
L28 II.
Lampiran Dokumentasi GEDUNG CIKARANG PT. TS TECH INDONESIA
ISO
TS TECH TAMPAK DEPAN
LOBBY
SAMPLE SEAT
L29 WAREHOUSE
WELDING LINE
STEAM PROCESS
L30 INJECTION HEAD REST
SEAT ASSEMBLY
MEETING ROOM
OFFICE
KANTIN
L31 GAMBAR GEDUNG CIKAMPEK PT TS TECH INDONESIA TS TECH TAMPAK DEPAN
LOBBY
WAREHOUSE
CUTTING PRODUCTION PROCESS
L32 SEWING PRODUCTION PROCESS
SAMPLE TRIM COVER
L33 III.
Lampiran Internal Control Questionnaires (ICQ) Internal Control Questionnaires (ICQ) Umum
No.
1.
2.
3. 4.
5.
6.
7. 8.
9.
10.
Pertanyaan Lingkungan Pengendalian Integritas dan Nilai Etika Apakah perusahaan menetapkan kebijakan mengenai kejujuran dan kedisiplinan bagi seluruh karyawan? Apakah semua karyawan mengetahui kebijakan perusahaan tersebut baik yang tertulis maupun yang tidak? Komitmen terhadap kompetensi Apakah karyawan memiliki komitmen terhadap kompetensi? Apakah karyawan yang terlibat dalam kegiatan penjualan memiliki pendidikan dan pengalaman yang memadai? Filosofi dan gaya operasi manajemen Apakah filosofi perusahaan telah mencerminkan apa yang seharusnya dikerjakan? Apakah ide manajer tentang bagaimana operasi harus dilaksanakan tercermin dalam gaya operasi? Struktur Organisasi Apakah terdapat Bagan Organisasi dan pendelegasian tanggung jawab? Apakah seluruh karyawan mengetahui uraian kerja yang telah ditetapkan dan telah melakukannya sesuai dengan bagiannya? Pemberian wewenang dan Tanggung Jawab Apakah terdapat pemisahan tugas secara jelas dan apakah karyawan memahami tugas dan tanggung jawabnya di perusahaan? Apakah terdapat Job Description secara tertulis untuk tiap-tiap bagian dalam perusahaan?
Y = Ya, T = Tidak Y T
√
√ √
√
√
√
√
√
√
√
Keterangan
L34
No.
Pertanyaan
11.
Apakah fungsi-fungsi manajemen yang dibentuk telah berjalan sesuai dengan tanggung jawabnya? Apakah terdapat Internal Auditor? Bila Ya: a. Apakah dibuat laporan pemeriksaan tertulis? b. Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya cukup jelas serta diikuti? Kebijakan dan praktik SDM Apakah terdapat kebijakan dan prosedur kepegawaian dalam upayanya mendapatkan SDM yang jujur dan kompeten terhadap tugasnya? Apakah perusahaan sering menyelenggarakan pelatihan kerja (training) untuk meningkatkan kualitas karyawannya? Apakah perusahaan mengasuransikan seluruh karyawannya? Penilaian Risiko Personil baru Apakah setiap karyawan yang baru bekerja menjalani masa percobaan kerja sebelum diangkat menjadi karyawan tetap? Teknologi baru Apakah bila ada teknologi baru mempengaruhi kinerja perusahaan? Apakah teknologi tersebut mempermudah dalam pemrosesan pengendalian intern? Aktivitas Pengendalian Review terhadap kinerja Apakah dalam output (laporan keuangan) dicantumkan pembuat laporan? Apakah laporan yang dihasilkan didistribusikan tepat pada awal periode? Apakah telah disediakan kolom tanda tangan atau paraf dalam mencetak setiap laporan?
12.
13.
15.
16.
17.
18. 19.
20. 21. 22.
Y = Ya, T = Tidak Y T
Keterangan
√
√ √
√
√ √
√ √
√
√ √
√
Minggu pertama
L35
No.
Pertanyaan
23.
Apakah semua laporan penjualan dan sumber dokumen, yang sudah tidak diperlukan: a. Diarsip b. Dihancurkan
24.
25.
26.
27. 28.
29.
30.
31.
32.
33.
Apakah setiap laporan yang dihasilkan selalu mencantumkan (tanggal, bulan, tahun)? Pemisahan tugas Apakah terdapat pemisahan tugas untuk masing-masing fungsi? Pengolahan Informasi Apakah sistem pengamanan data menggunakan password yang hanya diketahui orang tertentu? Apakah dilakukan rekapitulasi atas datadata yang ada? Apakah pencatatan ke dalam catatan akuntansi telah didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap? Apakah setiap hasil laporan dan dokumen sumber disimpan dalam bentuk: a. Hard copy b. Soft copy c. Hard dan soft copy Apakah sudah dibuat back-up data terhadap laporan dan dokumen dilakukan secara periodik? Pengendalian Fisik Apakah ada pengendalian fisik atas catatan-catatan dan dokumen-dokumen akutansi? Apakah data yang dimasukkan berasal dari dokumen sumber yang sudah diotorisasi? Informasi dan Komunikasi Apakah informasi yang disampaikan kepada manajer secara tepat dan up-todate?
Y = Ya, T = Tidak Y T
√ √
Keterangan
Bila telah 10 tahun
√
√
√ √
√
√
√
√
√
√
Adanya meeting manajemen setiap Hari Senin
L36 Y = Ya, T = Tidak Y T
No.
Pertanyaan
34.
Apakah para manajer menerima informasi yang memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi tindakan yang perlu diambil? Apakah ada komunikasai antara departemen yang satu dengan departemen yang lain mengenai proses transaksi penjualan? Apakah sebelum dilakukan pencatatan, bagian pencatatan melakukan terlebih dahulu untuk memastikan bahwa transaksi yang dicatat benar-benar terjadi? Apakah selalu dilaksanakan pencatatan dengan segera atas dokumen yang sudah diterima? Apakah telah dilakukan pencatatan sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan? Apakah dilakukan pencatatan transaksi sesuai dengan periode terjadinya? Apakah setiap pembuatan jurnal dilampiri dokumen pendukung yang lengkap? Pemantauan Apakah pengawasan terhadap unit pabrik lainnya efektif? Apakah telah dilakukan pemantauan secara periodik keseluruhan terhadap prosedur penjualan yang telah ditetapkan? Apakah ada anggaran penjualan sebagai alat monitoring kegiatan penjualan?
35.
36.
37.
38. 39. 40.
41. 42.
43.
Keterangan
√
√
√
√ √ √ √
√
√ √
Internal Control Questionnaires (ICQ) Penjualan Kredit No. 1.
2.
Pertanyaan Apakah kebijakan dan prosedur pemberian kredit telah ditetapkan, dilaksanakan oleh orang-orang yang kompeten? Apakah bagian penjualan selalu menyimpan dokumen yang berkaitan dengan penjualan sesuai dengan nomor urut?
Y = Ya, T = Tidak Y T
√
√
Keterangan
L37
No. 3.
4.
5.
6. 7.
8. 9.
10.
11. 12.
Pertanyaan Apakah order dari pelanggan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang? Apakah terdapat pengecekan independen untuk menguji kesesuaian jumlah pemberian kredit dengan data penerimaan kas yang diterima? Apakah pada saat melakukan input data penjualan kuntantitas dan harga barang sudah diinput dengan benar? Apakah penjualan dicatat pada tanggal yang tepat? Apakah harga dalam salinan invoice sudah sesuai dengan daftar harga yang telah disetujui/diotorisasi? Apakah invoice sudah cocok dengan dokumen pengiriman (delivery note)? Apakah fungsi penjualan terpisah dari: a. Bagian akuntansi? b. Bagian keuangan? c. Bagian pengiriman? Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan (Purchase Order/Parts Order Sheet) dari pelanggan? Apakah pada saat pengiriman barang disertai surat jalan (delivery note)? Apakah surat jalan (delivery note): a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi? c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan surat jalan (delivery note)? d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan surat jalan dan isinya? e. Langsung dikirim kepada pembuat invoice (bagian akuntansi)? f. Dikaitkan dengan invoice, untuk menjamin surat jalan (delivery note) telah dibuatkan invoice?
Y = Ya, T = Tidak Y T √
√
√ √
√ √ √ √ √
√
√ √
√ √ √
√
Keterangan
L38
No.
Pertanyaan
13.
Apakah invoice: a. Tekontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan invoice? c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan: - Jumlah yang dikirim? - Harga? - Perhitungan? d. Sudah cocok dengan dokumen pengiriman (delivery note)? e. Sudah sesuai dengan daftar harga yang telah disetujui/diotorisasi? Retur penjualan: a. Apakah harus mendapatkan persetujuan yang berwenang? b. Apakah dibuat acara penerimaan kembali barang? c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan dalam? - Kartu persediaan? - Buku persediaan? Apakah retur penjualan yang terjadi pada umumnya disebabkan oleh produk cacat? Apakah barang yang telah diretur selalu dicatat dan dibuatkan laporan retur penjualan? Apakah dokumen pengiriman dibuat untuk setiap barang? Apakah pengiriman yang dilakukan selalu tepat waktu sesuai dengan jadwal pengiriman? Apakah semua pengiriman barang dibuatkan faktur pajak? Apakah bagian gudang dapat mengetahui pesanan dari pelanggan? Apakah sistem informasi penjualan meliputi: a. Budget penjualan? b. Laporan tertulis penjualan? Apakah laporan penjualan selalu dibuat setiap minggu, bulan atau tahun?
14.
15. 16.
17. 18.
19. 20. 21.
22.
Y = Ya, T = Tidak Y T
Keterangan
√ √
√ √ √ √ √ Bagian Quality Control
√ √ √ √
Barang diganti
√
√ √
√ √ √
√
Setiap bulan
L39 Y = Ya, T = Tidak Y T
No.
Pertanyaan
23.
Apakah manajemen melakukan aktivitas pemantauan untuk menilai efektivitas dalam sistem operasi pengendalian internal penjualan? Apakah prosedur penjualan cukup efisien?
24.
Keterangan
√ √
Internal Control Questionnaires (ICQ) Account Receivable No. 1.
2.
3. 4.
5. 6.
7. 8.
Pertanyaan Apakah perusahaan menetapkan prosedur atau kebijakan mengenai syarat pembayaran piutang dan pencatatan piutang? Apakah perusahaan membuat aging schedule piutang secara periodik untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih atau tidaknya piutang? Apakah terjadi piutang diotorisasi oleh yang berwenang? Apakah bagian akuntansi selalu menyimpan dokumen yang berkaitan dengan penagihan piutang sesuai dengan nomor urut? Apakah penagihan piutang dilaksanakan berdasarkan tanggal jatuh tempo? Apakah penagihan atas jumlah yang dikirim sudah benar atau sesuai dengan pencatatan jumlah yang ditagih dalam catatan akuntansi? Apakah perusahaan memiliki kartu piutang? Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kwitansi? a. Apakah kwitansi tersebut memiliki nomor urut tercetak? b. Apakah kwitansi dibuat setelah diperiksa lebih dahulu ke masingmasing saldo piutang?
Y = Ya, T = Tidak Y T
Keterangan
√
√ √
√ √
√ √ √ √ √
Cukup General Ledger
L40
No. 9.
10. 11. 12. 13.
14. 15.
16.
Pertanyaan Apakah billing statement: a. Bernomor urut tercetak? b. Digunakan sebagai dasar pembuatan invoice? c. Dicocokkan dengan dokumen pengiriman (delivery note) oleh bagian akuntansi? d. Dipertanggung jawabkan secara periodik oleh bagian akuntansi? Apakah pelanggan yang terlambat pembayaran piutangnya dikenakan denda? Apakah fungsi pencatat piutang terpisah dari fungsi penerimaan kas? Apakah konfirmasi piutang dikirimkan kepada pelanggan? Apakah perusahaan selalu mengkonfirmasikan penagihan kepada pelanggan yang tidak membayar tepat waktu atau terlambat melakukan pembayaran? Apakah pelanggan memiliki bukti bahwa dia telah melunasi pembayarannya? Apakah bagian akuntansi melakukan kontrol dengan baik terhadap hutang pelanggan yang belum dibayarkan? Apakah manajer keuangan telah melakukan pengidentifikasian dan pengklasifikasikan dengan benar dalam laporan keuangan terhadap transaksi piutang pelanggan?
Y = Ya, T = Tidak Y T
Keterangan
√ √
√ √ √ √ √
√ √
√
√
Internal Control Questionnaires (ICQ) Penerimaan Kas Y = Ya, T = Tidak No. Pertanyaan Y T 1. Apakah bagian keuangan selalu menyimpan dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas sesuai dengan nomor urut? √ 2. Apakah perusahaan menyimpan bukti transfer dari pelanggan yang disahkan oleh bank yang berkaitan yang digunakan oleh pelanggan? √
Keterangan
Ya, bank credit advice
L41
No. 3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Pertanyaan Apakah terdapat bagian khusus keuangan yang bertugas melakukan penyetoran kas ke Bank? Apakah penerimaan kas hasil penagihan piutang disetorkan secara utuh ke bank, pada hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya? Apakah setiap penerimaan kas langsung dicatat dengan segera dan tepat waktu oleh bagian keuangan? Apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari: a. Fungsi Penjualan b. Fungsi Akuntansi Apakah kwitansi khusus perusahaan: a. Bernomor urut tercetak? b. Bentuk pembayaran dinyatakan dalam kwitansi? c. Buku kwitansi teregister? Dicatat secara up-to-date? d. Buku kwitansi terkontrol dengan baik? e. Bagian akuntansi memperhatikan urutan nomor urut? Apakah invoice khusus perusahaan: a. Bernomor urut tercetak? b. Setiap pembayaran invoice yang diterima dibuatkan kwitansi? c. Invoice teregister? Dicatat secara up-to-date? d. Bagian akuntansi memperhatikan urutan nomor urut? Apakah dilakukan pengecekan oleh bagian keuangan atas bukti transfer (Bank Credit Advice / Bank Account Statement) pembayaran melalui bank yang dikirim oleh pelanggan? Apakah dilakukan rekonsiliasi antara laporan penjualan dengan laporan keuangan?
Y = Ya, T = Tidak Y T
Keterangan
√
√
√
√ √ √ √ √ √ √
√ √ √ √
√
√
Semua penerimaan kas dilakukan melalui bank transfer
L42
No.
Pertanyaan
11.
Apakah pelanggan menggunakan cek atau giro untuk melunasi hutangnya? Bila Ya: a. Apakah semua cek atau giro yang disetor ke bank memang telah sesuai dengan tanggal jatuh temponya? b. Apakah semua cek atau giro atas yang disetor perusahaan selalu atas nama perusahaan? Apakah terdapat pengotorisasian oleh pejabat yang berwenang untuk penerimaan kas? Apakah manajer keuangan pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan dokumen? Apakah laporan penerimaan kas harian diperiksa oleh manajer keuangan? Apakah dilaksanakan pengecekan atas ketelitian pencatatan dan penyimpanan kas di bank dengan mencocokkan rekening Koran (Bank Account Statement) di bank dengan catatan yang ada diperusahaan? Apakah bagian keuangan selalu melakukan update dan mengecek saldo di bank secara rutin?
12.
13.
14. 15.
16.
IV.
Y = Ya, T = Tidak Y T
Keterangan
√
√
√ √
√
Ya, Bank Rekonsiliasi
√
Lampiran Wawancara Hasil Wawancara Bagian Penjualan 1. Apa saja produk yang ditawarkan oleh perusahaan? Produk-produk yang ditawarkan oleh perusahaan kepada pelanggan lokal berupa car seat assembly, doorlining dan trim-cover. Sedangkan untuk pelanggan ekspor berupa trim-cover, back board, fabric. 2. Siapa yang menentukan harga jual? Direktur Penjualan PT. TS Tech Indonesia. 3. Bagaimana caranya pelanggan yang ingin memesan barang yang ditawarkan perusahaan? Pelanggan bisa memesan barang dengan cara mengeluarkan PO pelanggan dan di kirim melalui email perusahaan.
L43 4. Siapa saja pelanggan-pelanggan perusahaan? Untuk pelanggan lokal yaitu PT. Honda Prospect Motor dan PT. Suzuki Indomobil Motor. Sedangkan untuk pelanggan ekspor yaitu TS. Tech UK, TS. Tech Co. Ltd, dan TS. Tech Thailand, TS. Tech Nengbo. Bagian Pembelian 1. Bagaimana cara perusahaan dalam mendapatkan bahan baku? Dalam hal mendapatkan bahan baku PT. TS Tech Indonesia mengimpor langsung dari Negara Thailand (komponen part seat), Jepang, Filipina (seat adjuster), Singapura (mur dan skrup). Bagian Akuntansi dan Keuangan 1. Bagaimana sistem pembayaran transaksi penjualan yang disediakan oleh perusahaan kepada pelanggan? Sistem pembayaran transaksi penjualan dilakukan dengan bank transfer. 2. Berapa lama jangka waktu kredit yang diberikan perusahaan kepada pelanggan dalam penjualan kredit? Jangka waktu kredit yang diberikan perusahaan kepada pelanggan lokal, seperti PT. HPM dan PT. SIM selama 30 hari, sedangkan untuk pelanggan ekspor selama 2-4 bulan. 3. Bagaimana proses jika pelanggan membayar piutangnya? Proses pembayaran piutang oleh pelanggan dilakukan setelah penyerahan invoice. Untuk PT. HPM dokumen invoice, faktur pajak, kwitansi, tanda terima dokumen harus sudah dikirimkan paling lambat dalam waktu 3 hari kerja setelah akhir bulan, due date tagihan untuk PT. HPM adalah 20 hari setelah tanggal penyerahan invoice. Sedangkan untuk customer PT. SIM, dokumen berupa invoice, faktur pajak, kwitansi, tanda terima dokumen harus dikirimkan paling lambat tanggal 20 (untuk pengiriman barang jadi dari tanggal 1-15), sedangkan untuk pengiriman barang jadi dari tanggal 16-31, maka invoice, faktur pajak, dan tanda terima harus dikirimkan paling lambat dalam 5 hari kerja setelah akhir bulan, due date untuk PT. SIM adalah 20 hari setelah penyerahan invoice. Sementara untuk tagihan pelanggan ekspor, dokumen berupa invoice, packing list, dan bill of lading dikirimkan setelah ada realisasi pengapalan / shipment. Tanggal jatuh tempo pembayaran untuk pelanggan ekspor masing-masing dapat berkisar 2-4 bulan setelah tanggal surat muat atau bill of lading, dan tentunya berdasarkan persetujuan yang telah ditandatangani. 4. Bagaimana jika piutang sudah jatuh tempo tetapi pelanggan belum membayar? Apakah dikenakan denda atas keterlambatan pembayaran? Apabila due date nya sudah lewat, maka perlu adanya verifikasi dari customer, kapan pelunasan tagihan akan dibayarkan.
L44
5.
6.
7.
8.
9.
Perusahaan tidak memberikan denda kepada pelanggan yang terlambat melakukan pembayaran. Bagaimana jika pelanggan membeli produk secara kredit dalam jumlah yang banyak? Apakah ada batasan kredit yang ditentukan oleh perusahaan? Tidak ada batasan kredit yang diberikan oleh perusahaan. Apakah perusahaan sudah mendokumentasikan prosedur proses bisnis dalam flowchart? Perusahaan sudah mendokumentasikan prosedur proses bisnis dalam bentuk flowchart dan narasi. Apasajakah laporan yang dihasilkan? Laporan Penjualan dan Laporan Keuangan dalam bentuk laporan harian maupun bulanan. Bagaimana pengendalian terhadap keamanan data yang diterapkan perusahaan? Perusahaan sudah menerapkan pengendalian atas dokumen dalam bentuk softcopy maupun hardcopy (penyimpanan dalam lemari), dan memiliki back up terhadap semua data dengan melakukan pengarsipan. Apakah ada internal auditor yang melakukan audit operasional? Internal auditor dilakukan oleh pihak TS. Tech jepang Pusat, yang berkontribusi setahun sekali, dengan melakukan pemeriksaan audit internal, baik sehubungan dengan pimpinan manajemen, direksi serta pemeriksaan terhadap manajer produksi, kepegawaian, penjualan, pembelian, logistik / pergudangan, dan keuangan / pembukuan.
