FUNKČNÍ STUDIUM – 1.ROČNÍK, ÚSPĚŠNÝ ŘEDITEL ZÁVĚREČNÁ PRÁCE
KVANTIFIKACE ČINNOSTI JAKO NÁSTROJ PLÁNOVÁNÍ
Autor: Martin Šrom Brno, prosinec 2010
Prohlašuji,
že tuto předloženou závěrečnou písemnou práci funkčního studia jsem vypracoval zcela samostatně a uvádím v ní veškeré prameny, které jsem použil.
20. 12. 2010, Martin Šrom
2
OBSAH:
1. ÚVOD
…………………………………………….. 4
2. ZDŮVODNÉNÍ A VÝCHODISKA
…………………………………………….. 5
2.1
Lipka a její zázemí
………………………………………………. 5
2.2
Současný stav Rozmarýnku ………………………………………………. 7
2.3
Východiska změny
………………………………………………. 10
3. KVANTIFIKACE ČINNOSTI
…………………………………………….. 11
3.1
Tvorba docházky zaměstnanců s výkazem práce ………………… 11
3.2
Analýza výkazů práce
………………………………………………. 12
4. PLÁN ČINNOSTI PRACOVIŠTĚ
…………………………………………….. 14
5. NÁPLNĚ PRÁCE ZAMĚSTNANCŮ
…………………………………………….. 16
6. KONTROLNÍ DOKUMENTY
…………………………………………….. 17
6.1
Garance zaměstnanců, provozní pravidla ..…………………………. 17
6.2
Zápisy z porad
6.3
Tabulka podkladů pro odměňování …………………………………….. 18
………………………………………………. 18
7. SYSTÉM ODMĚŇOVÁNÍ
……………………………………………… 19
8. ZÁVĚR
……………………………………………... 20
SEZNAM PŘÍLOH
……………………………………………… 22
A) Docházka s výkazem práce B) Analýza výkazu práce C) Elektronický kalendář D) Náplň práce E) Garance zaměstnanců F) Provozní pravidla G) Zápis z porady – seznam úkolů H) Tabulka podkladů pro odměny I) Souhrnná tabulka odměn
3
1. ÚVOD V lednu 2010 jsem se přihlásil jako účastník na vzdělávací kurz „Funkční studium 1 – Úspěšný ředitel“. Kurz je součástí projektu Národního institutu dětí a mládeže nazvaného „Klíče pro život - Rozvoj klíčových kompetencí v zájmovém a neformálním vzdělávání“. Celý vzdělávací kurz je považován za studium pro vedoucí pedagogické pracovníky.
Podmínkou úspěšného ukončení prvního roku studia je kromě absolvování vzdělávacích modulů také odevzdání závěrečné práce. Tuto závěrečnou práci nyní předkládám. Jsem přesvědčen, že prokáže aplikaci požadovaných kompetencí přímo v konkrétním provozu vzdělávací instituce, kterou řídím.
Závěrečná práce se zabývá nástroji, které mají zkvalitnit plánování i samotný provoz vzdělávací instituce. Institucí je Lipka – školské zařízení pro environmentální vzdělávání, konkrétně jedno její pracoviště – Rozmarýnek. Pracoviště Rozmarýnek mám jako jeho vedoucí na starosti, disponuji tak potřebnými pravomocemi navrhované změny uvádět do praxe.
Pracoviště Rozmarýnek v uplynulých letech navýšilo svou pedagogickou činnost o desítky procent. Ruku v ruce však nešel důraz na provozní zabezpečení této činnosti. Nejde o personální otázky, spíše o absenci jasné koncepce řízení pracoviště, stanovení kompetencí a kontrolních mechanismů pro to, abychom se v závěru roku necítili vyčerpaní, frustrovaní, pracující v atmosféře chaosu. Cílem změny je nastavení nových provozních pravidel na Rozmarýnku tak, aby všem bylo jasné, co je jejich kompetence, a žádné pracovní činnosti nebyly opomenuty.
Práce představuje komplex nástrojů, které dohromady směřují ke stanovenému cíli. Vstupními podklady je zaprvé zpřesněné zjištění množství pedagogické a další nutné práce Rozmarýnku za školní rok. Za druhé je to zpřesněná evidence toho, jakým
4
činnostem a jak dlouho se zaměstnanci věnují. Výstupem jsou zaprvé upravené náplně práce zaměstnanců, které odpovídají jejich úvazkům i prioritním potřebám pracoviště. Za druhé pak kontrolní a motivační nástroje k udržení dosažených zlepšení. Mezi tyto nástroje patří systém garancí i provozních pravidel, zápisů z porad i způsob finančního odměňování zaměstnanců.
2. ZDŮVODNĚNÍ A VÝCHODISKA
Hlavní důvod, proč se v této práci zabývám zrovna tématem kvantifikace činnosti, je snaha o zlepšení provozního fungování pracoviště, které řídím. V této kapitole nejprve představím prostředí Lipky i pracoviště Rozmarýnek. Poté popíši nevyhovující stav, který považuji za nutné změnit. V podkapitole Východiska změny pak popisuji podmínky úspěchu pro lepší fungování Rozmarýnku.
2.1 Lipka a její zázemí Lipka je školské zařízení pro environmentální vzdělávání1. Lipku zřizuje Jihomoravský kraj jako svou příspěvkovou organizaci. Zařazena je mezi školská zařízení pro zájmové vzdělávání, způsobem financování a vyžadováním tzv. výkonů na Lipku kraj pohlíží jako na DDM či SVČ. 2
Lipka působí v Brně již 20 let. Již od založení se zaměřuje na dopolední ekologické výukové programy pro školy (tzv. EVP), odpolední zájmovou činnost (kroužky)
1
Dříve platný název organizace byl Lipka – dům ekologické výchovy
2
Ze 40 úvazků pouze 8 úvazků získává Lipka podobně jako DDM či SVČ podle výkonů za děti v kroužcích, výpravách a táborech. Další více než třetinu nákladů na platy financuje z vlastních příjmů nebo ze získaných evropských projektů. Zbytek prostředků dostává přímo od zřizovatele. Jihomoravský kraj tak platí za činnosti, které pro něj Lipka jako jeho servisní organizace v oblasti enviromnentální výchovy, vzdělávání a osvěty (EVVO) zajišťuje.
5
a příležitostné akce pro širokou veřejnost. Během let se z jednoho pracoviště na Lipové ulici v Brně Pisárkách rozšířila na další 4 pracoviště. Nejprve vznikl Rozmarýnek v Brně-Jundrově, poté vzniklo pobytové středisko Rychta – pro školy v přírodě s environmentálními programy v Krásensku na Drahanské vrchovině, pak pracoviště Jezírko v Brně-Soběšicích zaměřující se na programy o lese a v lese, a nakonec pracoviště Kamenná, určené pro vzdělávání dospělých.
Původní program se rozšířil zejména v oblasti vzdělávání studentů a učitelů a servisní činnosti v oblasti ekologické výchovy, vzdělávání a osvěty (EVVO) pro Jihomoravský kraj. Lipka například vyučuje kolem 25 předmětů na 3 vysokých školách, pro kraj zajišťuje tvorbu koncepce EVVO nebo pro krajský úřad píše časopis Jihomoravské ekolisty. Dnes je Lipka největší organizací tohoto typu v České republice. Má 52 zaměstnanců na 40 úvazcích. Realizuje 1 000 výukových programů ročně pro 20 000 návštěvníků, otevírá kolem 40 kroužků, realizuje kolem 25 akcí pro veřejnost a 25 táborů.
Pracoviště Rozmarýnek vzniklo v roce 1998. Jako jediné z pracovišť Lipky nepůsobí v budově a na pozemku kraje, ale nachází se v pronájmu na pozemcích brněnské městské části Jundrov. To významně omezuje možnosti oprav a investic do objektu. Budova pracoviště je malá (95 m2) technicky zaostalá stavba. Ve dvou malých klubovnách umožňuje realizovat činnost pro maximálně 30 dětí najednou. Pozornost je tedy upřena na zvelebování zahrady. V průběhu let byl pozemek přeměněn na přírodní, tzv. permakulturní zahradu. V zahradě a i jinde v terénu se odehrává značná část výuky a činností Rozmarýnku.
Dopolední výukové programy pro školy jsou hlavní náplní činnosti. Většinou základní školy přicházejí každý den školního vyučování v roce na předem vybrané ekologické, biologické nebo environmentální programy. Během dopoledne se jedné školní třídě obvykle věnují 2 pedagogové Rozmarýnku. V odpoledních hodinách pak
6
4 dny v týdnu nabízíme 2 kroužky a kluby denně. Ve dnech školních prázdnin táborové akce, o víkendech školení pro dospělé, výlety pro děti nebo akce pro širokou veřejnost (většinou pro rodiny s dětmi).
Za školní rok realizujeme 250 výukových programů pro 5 000 žáků, vykážeme 2 000 děťodnů v kroužcích a 1 500 táborových děťodnů na 12 táborech. Kroužky nejsou naší zjevnou prioritou, tvoří jen 10 % naší činnosti (a i z důvodů prostorových by počet kroužků nemohl být vyšší než 15). Mnohem více úsilí věnujeme EVP (48 %) a táborům (35 %). Běžný zaměstnanec obvykle 3x týdně vede dopolední ekologickou výuku pro školní kolektivy, v odpoledních hodinách vede jeden kroužek, v létě vede 2 tábory. Přímá práce se pohybuje okolo 15 vyučovacích hodin týdně (bez víkendů a táborů).
2.2 Současný stav Rozmarýnku Důvodem potřebnosti zavádět nové nástroje plánování je nevyhovující situace v zajišťování plynulého provozu pracoviště. Pracoviště Rozmarýnek v uplynulých letech navýšilo svou pedagogickou činnost o desítky procent. Ruku v ruce však nešel důraz na systémové zabezpečení této činnosti.
Konkrétně v roce 2006, kdy jsem nastoupil na Lipku jako řadový zaměstnanec, byla pedagogická činnost pracoviště následující: 2 900 žáků na dopoledních výukových programech (8 500 účastníkohodin3), 120 táborových děťodnů4 (1 tábor, 850 účastníkohodin), 100 členů zájmových útvarů (5 000 účastníkohodin). Tuto činnost
3
Účastníkohodina je počet účastníků vzdělávací akce krát počet hodin, které je osoba vzdělávána. (výukový program 3 hodiny, tábor 7 hodin/den, kroužek 1,5 hod na 35 schůzkách v roce) 4
Děťoden je počet kalendářních dnů, které dítě stráví na akci. Např. na příměstském táboře je to obvykle 5 děťodnů na 1 účastníka.
7
zabezpečovalo 2,7 pedagogických pracovníků (úvazek zahrnuje i úvazek 1,0 vedoucího pracoviště). To je 5 300 účastníkohodin/pedagog.
V roce 2008, kdy jsem se stal vedoucím pracoviště, byla pedagogická činnost: 3 500 žáků na dopoledních výukových programech (11 000 účastníkohodin), 600 táborových děťodnů (5 táborů, 4 000 účastníkohodin), 100 členů zájmových útvarů (4500 účastníkohodin). Tuto činnost zajišťovalo stále 2,7 pedagogických zaměstnanců. Počet účastníkohodin v roce stoupl na 7 200/pedagogický úvazek. Znamená to celkový nárůst pedagogické činnosti o 35 % s 0 % nárůstem pedagogických úvazků.
V roce 2010 je pedagogická činnost: 4 800 žáků na dopoledních výukových programech (15 000 účastníkohodin), 1 500 táborových děťodnů (12 táborů, 11 000 účastníkohodin), 70 členů zájmových útvarů (3 000 účastníkohodin). Počet účastníkohodin stoupl na 9 400/pedagogický úvazek za rok. Znamená to celkový nárůst pedagogické činnosti o dalších 30 %. V posledním pololetí však došlo k nárůstu pedagogického úvazku o 0,4 (tj o 13 %).
Za posledních 5 let tedy došlo k nárůstu množství pedagogických činností o 77 %. Počet úvazků, který tuto činnost zajišťuje, však stoupl jen o 13 % a to až v posledních 6 měsících. Tato čísla mohou vypovídat toto: -
zaměstnanci měli ve své pracovní náplni značné rezervy, proto mohlo dojít k takovému navýšení činnosti, nebo
-
zaměstnanci jsou současnou činností neadekvátně přetěžováni, nebo
-
navýšenou činnost odpracovali externí zaměstnanci (placení např. na dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti), jejichž počty se v pracovních úvazcích pedagogů nezobrazují
Pravda bude ve všech třech zdůvodněních.
8
Současná situace (situace konce školního roku 2009/2010) se každopádně dá popsat takto: Absorpční schopnost pracoviště realizovat více výuky při stejném způsobu řízení dosáhla své hranice. Zaměstnanci jsou přetíženi nárazovou prací zejména v jarním a podzimním období (září-říjen a květen-červen) a vzhledem k rozsáhlé letní činnosti si mnozí neodpočinou ani v létě. Zaměstnanci si nejsou schopni vybrat svou řádnou dovolenou, neboť je vyžadována jejich přítomnost na pracovišti.
Všichni zaměstnanci jsou unaveni a frustrováni málo systémovým řízením pracoviště a paradoxně i nedostatečnou kontrolou. Je-li dohodnuto zavedení nového pravidla, které má situaci zlepšit, na jeho dodržování se za měsíc zapomene. Školy, které si objednávají dopolední ekologické programy, byly mnohokrát objednány v nevhodných termínech, počtech nebo kombinacích výukových programů. Ve snaze školám vyhovět musíme příliš často řešit nestandardní situace a improvizovat. To nás velmi vysiluje.
Mnohdy není jasné, které činnosti má v kompetenci který zaměstnanec. Zavedené odpolední služby zaměstnanců na pracovišti nejsou dodržovány. Vedoucí pracoviště není schopen plnit úkoly, které dříve vykonával. Důvodem je např. práce na projektové přípravě evropského projektu5, práce na přípravě projektu Kaprálův mlýn6. Na už tak přetížené zaměstnance není možné delegovat nevykonanou práci. Ostatní pracoviště Lipky ani vnější pozorovatelé nemusí vidět žádný významný negativní stav,
5
Projekt Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (OPVK), osa 1.1. s názvem „Environmentální programy pro Jihomoravský kraj“ 6
Projekt Operačního programu Životní prostředí (OPŽP) osa 7.1. s názvem „Středisko ekologické výchovy Kaprálův mlýn“
9
interní zaměstnanci však přirovnávají situaci k chaosu7. Je zřejmé, že byl kladen důraz na pedagogickou činnost a projektovou přípravu naléhavých projektů a bylo zapomenuto na provozní zajištění běžných činností.
2.3 Východiska změny Předpoklady pro úspěšnou realizaci záměru této práce jsou tyto:
-
současný typ činností na pracovišti Lipky - Rozmarýnek se dá s přijatelnou mírou přesnosti kvantifikovat, tedy zobecnit a spočítat průměrnou délku trvání pracovních činností
-
práce s daty vychází z předpokladu, že je zaměstnanci vyplňovali do výkazu práce pravdivě. Také vychází z předpokladu, že zaměstnanci pracují na svůj osobní plný výkon, byť to může být ve vzájemném porovnání různě rychle
-
je možné s přijatelnou mírou přesnosti odhadnout a naplánovat průběh školního roku co do počtu pedagogických činností a dalších pracovních činností
-
práci, kterou už nebudou moci pokrýt zaměstnanci (aby pracovali 1,0 úvazku místo 1,2), bude možné přestat dělat nebo ji pokryjí zaměstnanci externí
-
nastavení systému řízení a finančních toků celé velké Lipky, pod kterou Rozmarýnek patří, je natolik flexibilní, že umožňuje svým podřízeným pracovištím operativně měnit např. způsob finanční motivace zaměstnanců
-
pracoviště Rozmarýnek je tak malé pracoviště, že je možné aplikovat metodu, která vyžaduje dobrou znalost náplně práce všech zaměstnanců a možnost přímé kontroly jejího plnění
-
Lipka jako taková (také její pracoviště Rozmarýnek) je natolik zavedená a zajištěná organizace, že může fungovat na profesionální úrovni, aniž by automaticky
7
Což vyplývá ze strategického plánování pracoviště z jara 2010 jako nejvýznamnější slabá stránka Rozmarýnku.
10
požadovala nasazení svých zaměstnanců na 150 %, a je schopna vypořádat veškerou odpracovanou dobu dle platných právních předpisů
3. KVANTIFIKACE ČINNOSTI
Základem dosažení změny v řízení pracoviště je zjištění skutečného množství činností a druhu práce, kterou zaměstnanci v pracovní době odvádějí. Paralelně je tvořen elektronický kalendář akcí, který je základním vstupem pro zjištění celkového množství práce, která má být v roce odpracována. Je-li zřejmé, kolik práce nás v daném roce čeká a jak dlouho jednotlivé činnosti trvají, je možné sestavit zaměstnancům opravdu reálné náplně práce. Zásadní oporu pak představují v situacích, kdy dříve nebylo vůbec jasné, kdo má danou činnost dělat, či zda ji vůbec má dělat zaměstnanec, anebo alespoň jak důkladně ji má dělat. Příp. představují vodítko v situacích, kdy dříve docházelo jen k hrnutí nejakutnějších úkolů a k práci systémem hašení požárů. Kvantifikace a z ní vycházející náplně práce založené na důvěryhodných datech dávají mnohem jasnější zpětnou vazbu zaměstnanci na to, kterou činností se opravdu zabývat má a kterou ne, na kterou činnost ani při hašení požárů nesmí zapomenout apod.
3.1 Tvorba docházky zaměstnanců s výkazem práce V prvé řadě byl vytvořen docházkový arch, který umožňuje podrobnější záznam o odpracované době. Jeho poslední verze je v příloze A. Formulář umožňuje zaznamenat obvyklé údaje (příchod, odchod, odpracovaná doba) a je rozšířen o dvě podstatná pole. V pravém poli je cca 20 sloupců, kde se s přesností na 0,5 hodiny zapisují různé typy odpracovaných činností do různých sloupců (sloupce výuka, příprava výuky, provoz, vzdělávání, porady, projekty, dovolená atd.). Ve středním poli je prostor pro slovní popis odpracované činnosti pro případ, že není zcela zřejmé,
11
jakou činností se zaměstnanec zabýval (např. 2 odpracované hodiny na poradě zaměstnanců nebo 8 hodin ve sloupci dovolená již není třeba dále komentovat. 2 odpracované hodiny zapsané ve sloupci Provoz už okomentovat nutné je, protože není jasné, jaké provozní úkoly zaměstnanec zrovna plnil). Reálně vyplněné docházkové archy jsou pro představu přiloženy. Docházkový arch je vytvořen v programu excel, umožňuje tak zjednodušit vyhodnocování dat automatickými součty, průměry apod.
Tento formulář vyplňovali zaměstnanci Rozmarýnku 5 až 12 měsíců. Jde tedy o ucelený a vcelku široký podklad pro tvorbu zpřesněných náplní práce. V srpnu a září 2010 jsem pak na základě získaných údajů sestavil nové náplně práce pro školní rok 2010/2011.
3.2 Analýza výkazů práce Docházkový arch (jinak nazývaný také výkaz práce nebo vnitřní docházka) má formát A4. Přední stranu jsme popsali v předchozí podkapitole. Na zadní straně je 5 tabulek, které jednak analyzují přední stranu formuláře (tj. odpracovanou práci za jeden konkrétní měsíc), jednak analyzují dosavadní odvedenou práci za všechny uplynulé měsíce aktuálního školního roku. Do tabulek není nutné nic vyplňovat nebo přepisovat, jejich vyplňování je nastaveno automaticky. Příklad je uveden v příloze B.
Tabulka 9 přílohy B obsahuje přehled odpracované doby daného měsíce ve stejných kategoriích, ve kterých má zaměstnanec nastavenou svou pracovní náplň.
V tabulce 10 přílohy B je přehled takto odpracované doby (ne v hodinách nebo %, ale v setinách úvazku) za všechny uplynulé měsíce. Ten je srovnáván v posledním sloupci tabulky s předpisem, který má zaměstnanec nastaven jako normu ve své
12
pracovní náplni. Zaměstnanec tak získává zpětnou vazbu. Má zde přehled, kterým činnostem se věnuje příliš a které opomíjí.
V tabulce 11 přílohy B je uveden plán pracovní doby (počet hodin v měsících) pro daný školní rok.
V tabulce 12 přílohy B je porovnání odpracovaného času v daném měsíci i za všechny uplynulé měsíce školního roku v hodinách a %. Celkem odpracovaná doba v hodinách se zde porovnává s plánem (nastaveným v náplni práce), nastaveným také v hodinách. Tabulka tak ukazuje, kolik hodin (a také %) má zaměstnanec pro každou činnost v roce již odpracovaných. Pro činnosti, pro které je typické rovnoměrné čerpání v roce (výuka, příprava na výuku, porady, projekt, provoz, práce s PC) se zobrazuje také, jak rovnoměrně v daném měsíci odpracovány byly. Např. zaměstnanec má odpracovat 386 hodin přímé práce v roce, znamená to 32 hodin každý měsíc. Tabulka ukáže (řádek a) že v daném měsíci odpracoval zaměstnanec 30 hodin, plnil tedy přímou práci v daném měsíci na 94 %. Pro činnosti, které nejsou v roce rozloženy rovnoměrně (např. vlastní vzdělávání je soustředěno do 2 velkých školení v roce), není účelné počítat měsíční průměry. Pro tyto činnosti jsou v tabulce uvedeny jen hodnoty roční. Např. zmíněné vlastní vzdělávání (řádek h) je naplánováno na 129 hodin v roce. Zaměstnanec se již vzdělával 79 hodin, naplnil tedy již v listopadu tuto činnost na 61 %. Což je ale v pořádku, protože většina vzdělávání proběhla formou 2 velkých kurzů již v září a říjnu. Tabulka opět slouží jako zpětná vazba zaměstnanci. Pokud zaměstnanec ví, že má pravidelně měsíčně odpracovat 13 hodin na projektu 3D a Aktivní zahrada (řádek l) a tabulka ukáže, že v daném měsíci odpracoval výrazně méně a i v součtu za uplynulé měsíce neplní své povinnosti, je problém rychle zřejmý a může se řešit.
V tabulce 13 přílohy B je pak přehled toho, jak jsou vypořádány odpracované hodiny navíc (resp. neodpracované hodiny).
13
4. PLÁN ČINNOSTI PRACOVIŠTĚ
Pro přesnější nastavení pracovních povinností bylo nutné přesněji zjistit množství práce v roce. Byl vytvořen kalendář s přehledem práce na celý rok a bylo napočítáno, který zaměstnanec bude kterou práci vykonávat. Podstatou úspěchu je fakt, že se činnosti pracoviště opravdu dají plánovat s ročním předstihem. Že o naše dopolední výukové programy je takový zájem, že již v září máme plně obsazeno na celý školní rok. O tábory je takový zájem, že ať naplánujeme libovolný počet akcí, víme, že budou obsazeny. Je tak velmi jednoduché počítat potřebu pedagogů.
Kalendář na pracovišti existoval pouze v podobě nástěnné papírové. Elektronický (excelový) kalendář je ve své podstatě jen přepis papírového kalendáře do počítače. Pro snadnější identifikaci má elektronický kalendář i stejnou grafickou podobu jako kalendář nástěnný papírový. Nový kalendář (viz příloha C) přináší zejména přehled vytíženosti pedagogů pro činnost, které věnujeme nejvíce pedagogické péče (ekologické výukové programy, cca 50 %). Změna, která nastala, je v předstihu, ke kterému plánování v kalendáři probíhá. Nově jsem rozdělil výuku zaměstnancům na celý školní rok již v září. Do současné doby totiž plánování probíhalo obvykle jen na 1 měsíc dopředu. Což se netýkalo jen dopoledních ekologických programů, ale také akcí pro veřejnost, výuky vysokoškoláků, exkurzí apod. Nyní je výuka naplánována dopředu na celý rok. Samozřejmě dochází v průběhu měsíců k úpravám a změnám. Nejde však o to, zda pedagog bude první týden v červnu učit v pondělí nebo v úterý, ale o to, jaké množství výuky zde má naplánované. To se zásadním způsobem nebude měnit. Stejně tak jsou takto dopředu určeni i garanti všech akcí pro veřejnost. Může se stát, že se odpovědná osoba z vážných důvodů změní. Nestane se však, že by při rozdělování měsíc dopředu musel některý zaměstnanec omezovat jiné své nutné povinnosti, protože dostal nově za úkol řešit akci pro veřejnost.
14
Kalendář neřeší kroužkovou činnost (vyjma výletů a výprav kroužků). Množství práce pro kroužky se dá totiž zjistit poměrně jednoduše (délka schůzky plus délka přípravy na schůzku a úklidu po schůzce krát počet schůzek v roce plus jednorázová příprava na kroužek na začátku roku) a tato data nemusí být v kalendáři zobrazena. Kalendář ukazuje zejména akce, které se neopakují nebo se opakují s malou frekvencí (víkendové kurzy apod.).
Zvažoval jsem také využití jiného nástroje pro tvorbu kalendáře, než je Microsoft Excel, např. Google kalendář. Kalendář by tak mohl být on-line a nemuselo by se řešit, zda verze, kterou mám v počítači, je aktualizovaná či nikoli. Nakonec však zvítězil excel, protože umožňuje sčítat data, která potřebuji (např. zjistit celkový počet dnů výuky každého zaměstnance i externisty) a také umožňuje každý kalendářní den strukturovat do více buněk a zobrazit tak veškerá potřebná data.
5. NÁPLNĚ PRÁCE ZAMĚSTNANCŮ
Podle potřeby práce vyčtené z kalendáře a podle délky trvání jednotlivých činností vyčtených z docházek (výkazů práce) jsem sestavil nové náplně práce (viz příloha D).
Činnosti, které má běžný pedagogický zaměstnanec vykonávat, jsem rozdělil do těchto kategorií: Výukové programy, kroužky, akce veřejnost, tábory, semináře, podpora vzdělávací činnosti (vlastní vzdělávání, hospitace, náslechy, inovace programů), porady, projekty, ostatní činnosti (provoz, PC, péče o interiéry, ostatní), dovolená a státní svátky a nezařazená práce (nemoci a práce nepatřící do mého úvazku, např. úklid WC).
Pro každou činnost jsem z výkazu práce již znal její průměrnou délku trvání. Stanovil jsem tedy pouze počet činností v roce (počet výukových programů, které má zaměstnanec
15
odučit, počet dnů, které má strávit na táboře, počet akcí pro veřejnost, které bude realizovat jako hlavní nebo řadový vedoucí, maximální počet dnů vlastního vzdělávání atd.).
Zajímavé bylo zjištění časové náročnosti přípravy přímé práce, zvláště některých činností (viz červený sloupec Koeficient přípravy v příloze D). Koeficient přípravy 1,5 znamená to, že 1 hodina výuky zabere i s přípravou pedagogovi 1,5 hodiny (30 min příprava). Vyšlo tak například, že dvouhodinový kroužek zabere i s přípravou a úklidem pedagogovi 4 a čtvrt hodiny pracovního času. Že jeden den příměstského tábora včetně rozpočítané přípravy a porad před táborem má koeficient přípravy 2,18. Na jeden den „příměšťáku“ (8 hodin) tak pedagog ve skutečnosti spotřebuje 17,5 hodin svého pracovního času (v případě, že je hlavní vedoucí, tak dokonce 21 hodin). Nejnáročnější na přípravu pak vycházely akce pro veřejnost (koeficient přípravy od 2 do 4,3).
Ve většině případů došlo při navrhování nových náplní práce k přečerpání úvazku. Tj. pokud by zaměstnanec měl dělat všechno, co po něm chci, pracoval by na vyšší úvazek, než má zaplacen. Bylo tedy nutné některé činnosti zaměstnancům snížit nebo zaplatit jiným způsobem.
Např. když jsem nejprve v kalendáři rozdělil výuku na celý rok (např. podle běžného klíče „3x týdně učíš ekologický program“), došel jsem k závěru, že by zaměstnanec měl mít úvazek 0,9 nikoli 0,8. Proto jsem musel hledal, kde zaměstnanci práci ubrat. Některé činnosti jsem umenšovat nechtěl (porady, vlastní vzdělávání, hospitace, inovace) a zkreslovat výsledky tím, že snížím náročnost přípravy jednotlivých činností jsem si pochopitelně zakázal.
Výsledkem je, že činnosti nad placený úvazek buď bude vykonávat externista jako brigádu, protože nejde o náročnou pedagogickou práci (třeba péči o interiéry, nákupy) nebo se činnost nebude dělat vůbec (pravidelná účast s dvouhodinovým výstupem na
16
konferenci v Ústí nad Labem, kde stráví pedagog 12 hodin na cestě) nebo nebudou činnosti zařazeny do pracovního úvazku zaměstnance, ale budou stát mimo a budou mu proplaceny např. na dohodu o provedení práce (např. v příloze D se jedná o semináře pro odbornou i laickou veřejnost Zdravé bydlení, kdy předpokládám pedagogovi proplatit cca 40 hodin práce na DPP). I tak na závěr došlo u zmíněného pedagoga k umenšení počtu hlavní pedagogické práce, kterou na Rozmarýnku vykonává – a to dopoledních ekologických programů pro školy. Pedagog, jehož náplň práce je v příloze D, tak neodučí původních 115 programů, ale jen 90 programů. Znalost tohoto čísla mi umožní ubrat pedagogovi 1-2 výukové programy měsíčně oproti původnímu záměru, který bych při neznalosti skutečné náročnosti práce po zaměstnanci neprávem požadoval. Otázka zní, kdo odučí chybějících 25 programů? Způsob, jak funguje Rozmarýnek, naštěstí řešení umožňuje. Tyto programy navíc odučí externí lektoři (běžně placení na dohodu). Jejich hodinová odměna (cca 90 Kč) je dostatečně motivující pro to, abych zaměstnával jen kvalitní externisty, a přitom je částka výrazně nižší, než bych platil zaměstnanci ve zvýšeném úvazku nebo přesčasu. Výše odměny externistům navíc stále umožňuje si na dopoledních programech zajistit zisk pro jiné ztrátové aktivity. Pokud by externisté programy učit nemohli, museli bychom školám programy odříct.
6. KONTROLNÍ DOKUMENTY
Aby se nově konstruovaný systém řízení pracoviště a nastavení kompetencí a úkolů pro zaměstnance nezhroutil, bylo vytvořeno několik kontrolních mechanismů.
6.1 Garance zaměstnanců a provozní pravidla Jde o dokument (1 strana A4), který přehledně určuje odpovědnost zaměstnanců za činnosti i prostory, a také přehledně uvádí pedagogickou povinnost zaměstnanců. Garance se 2x za rok revidují a kontroluje se, zda jsou naplňovány. Dokument je v příloze E. Materiál, na kterém jsme se na poradě zaměstnanců Rozmarýnku také shodli, jsou tzv.
17
Provozní pravidla. Jde o 13 pravidel, které mají pojistit řád a potlačit bující nesystémovost. Dokument je v příloze F.
6.2 Zápisy z porad Porady zaměstnanců se konají v pravidelný den i hodinu v intervalu 14 dnů. Z každé porady je vyhotoven zápis, ten obdrží všichni zaměstnanci elektronicky. V papírové podobě poté zápis visí v kanceláři. Součástí zápisu je přehled úkolů pro zaměstnance s termínem plnění. Vyhodnocení plnění nebo neplnění těchto úkolů je podkladem pro odměňování zaměstnanců na konci měsíce. Některé úkoly v zápise jsou navíc označeny jako naléhavé nebo náročné. Splnění těchto úkolů je vždy oceněno finanční odměnou. Za nesplnění těchto úkolů je naopak uplatněn finanční postih zaměstnance. Ukázka zápisu z porady – pouze seznamu úkolů je v příloze G.
6.3 Tabulka podkladů pro odměňování Tabulka je v příloze H. Vyplňuje ji za každý měsíc zaměstnanec nejpozději do druhého dne následujícího měsíce. Slouží jednak jako podklad pro výši odměny zaměstnance. Také však slouží jako další nástroj zpětné vazby zaměstnanci. Při vyplňování je sám schopen vyhodnotit, aniž by na to byl někým nepříjemně upozorňován, že jsou oblasti jeho úvazku, které neplní dostatečně. Uvědomí se také, že se mu nepodaří neodpracovanou činnost skrýt. A i naopak čas strávený nad vyplňováním umožní zaměstnanci lépe si uvědomit, kterou práci v měsíci vykonal mimořádně kvalitně nebo čemu by se chtěl v následujícím měsíci věnovat.
18
7. SYSTÉM ODMĚŇOVÁNÍ
Finanční odměňování je jedním z nástrojů pro ocenění zaměstnance. Existují další nástroje motivace a stimulace, které také na Rozmarýnku uplatňujeme. Zabývat se nyní však budu pouze finančním odměňováním, neboť je nastaveno v přímé souvislosti s novou kvantifikací popisovanou v této práci.
Způsob odměňování vychází z předpokladu, že zaměstnanec je podstatně více motivován odměnami jednorázovými a mimořádnými, než automatickým osobním příplatkem k platu. Je pravdou, že zvláště v organizacích typu Lipky a DDM pracují ve velké míře altruisté, kterým nevadí pracovat mnoho hodin navíc. Mnohem více oceňují dobrý pracovní kolektiv a kreativní práci a jsou tak ochotni pracovat i za nízkou mzdu. Jsou to často také zaměstnanci, které není tak nutné motivovat finančně, jednoduše podávají trvale vysoký výkon. I přesto tvrdím, že jednou přiznaný osobní příplatek brzy ztrácí svůj účinek, stává se automatickým a jsou očekávány další mimořádné odměny oceňující kvalitní pracovní nasazení zaměstnance.
Proto nový způsob finančního hodnocení zaměstnanců Rozmarýnku vychází ze zrušení osobních příplatků. Získané prostředky spolu s dalšími prostředky z vlastní činnosti jsou základem měsíčního odměňování. Např. zaměstnanec, který dříve pobíral osobní příplatek 1 000 Kč za práci, kterou v některých měsících ani nemusel vykonávat nebo ji nevykonal na dostatečné úrovni, nyní tyto peníze dostane formou odměny k platu opět. Ale v plné výši 1 000 Kč jedině v případě, že práci odvede na požadované úrovni. V ostatních případech dostane odměnu sníženou nebo žádnou.
Dalším zásadním prvkem odměňování je odměňování negativní. Zaměstnanec tedy k platu nezíská jen plusovou odměnu, může získat i finanční postih. To v případě, že
19
neplní to, co má napsáno v pracovní náplni, nebo že neplní úkoly z porad, příp. odevzdává po termínu potřebnou dokumentaci.
Viz. tabulka níže: Tab 1: Zaměstnanci mohou dostat k platu odměnu ve výši: 500 Kč za řádně vyplněný pracovní výkaz v elektronické podobě (do 2. dne následujícího měsíce) 200 Kč nebo za řádně vyplněný pracovní výkaz v papírové podobě (do 2. dne následujícího měsíce) 500-1 500 Kč za řádně splněné úkoly vyplývající ze zápisů z porad pracoviště 500-1 500 Kč za mimořádně kvalitně odvedenou práci (příkladné plnění úkolů vyplývajících z náplně práce) Od této odměny budou odečteny níže uvedené částky v těchto případech: -500 až -1 500 Kč za neodůvodněné nesplnění úkolů vyplývajících ze zápisů z porady pracoviště -200 Kč za zpožděné odevzdání docházky pro mzdovou účetní nebo odevzdání docházky s chybami -500 až -1 000 Kč za neodůvodněné nesplnění úkolů vyplývajících z náplně práce zaměstnance
Protože tabulkový plat má zaměstnanec zaručen a nelze mu jej snížit, je možné finanční penalizace uplatňovat pouze oproti plusové odměně. V případě, že je penalizace vyšší než plusová odměna, převede se penalizace do dalšího měsíce. Negativní odměňování není nástrojem, který chci uplatňovat často a s chutí. Negativní emoce zaměstnanců také mohou způsobit mnohem více problémů než užitku. Pro fungování tohoto nástroje je podstatný fakt, že jsme se na něm se zaměstnanci na poradě shodli a všichni jej dobrovolně přijali. Souhrnná tabulka odměn každého zaměstnance je v příloze I.
8. ZÁVĚR Úzkostlivě jsem si přál zpracovat takovou práci, kterou celou využiji v zaměstnání. To se mi podařilo. Tématu, které závěrečná práce rozebírá, bych se věnoval i v případě, že bych se neúčastnil vzdělávacího kurzu Funkční studium 1. Vyžadoval si to totiž stav pracoviště, které mám na starosti. Je však zřejmé, že absolvování modulů
20
kurzu i diskuze s ostatními účastníky usměrňovala mé snažení a plány do podoby, ve které ji nyní předkládám, a jistě jde o podobu propracovanější.
Soubor nástrojů, které v této práci představuji, však nepovede tak jednoznačně ke zlepšení, která bych rád očekával. Za prvé je tento analytický systém řešení problému pro mnohé zaměstnance málo uživatelsky příjemný. Humanitně ladění zaměstnanci mají hrůzu z tabulek a jejich vyplňování jim činí psychické potíže. Silně dvojsečný může být také systém negativního odměňování, který z kvantifikace postupem času vyplynul. Dříve byl zaměstnanec spokojen, když občas dostal odměnu, aniž by se dozvěděl, za co odměnu dostal. Dnes ví zaměstnanec přesně, proč peníze dostal nebo nikoli. Přesto někteří mohou být paradoxně méně spokojení, protože si mohou připadat poškození, neboť dostali odměnu o 500 Kč nižší než čekali, anebo byli penalizováni za něco, s čím nesouhlasí.
Přesto lze konstatovat, že představené nástroje jednoznačně vedly ke zlepšení provozního fungování pracoviště. Při stejném objemu výuky a nezvýšeném množství pedagogických úvazků je zřejmé, že zaměstnanci jsou spokojenější. Protože vědí přesně, co je jejich pracovní náplní. Vědí přesně, že nebudou přetíženi prací, která se najednou „musí“ udělat, protože na velkou většinu činností bylo už nyní myšleno. A pokud taková práce nastane (jakože samozřejmě nastane), vědí, kolik času jí mohou věnovat (každý týden mají 4 disponibilní hodiny na provozní úkoly), případně vědí, že mimořádnou práci navíc dostanou zaplacenou extra nebo bude včas přesměrována na externistu – brigádníka.
21
PŘÍLOHY J) Docházka s výkazem práce K) Analýza výkazu práce L) Elektronický kalendář M) Náplň práce N) Garance zaměstnanců O) Provozní pravidla P) Zápis z porady – seznam úkolů Q) Tabulka podkladů pro odměny R) Souhrnná tabulka odměn
22
