SIMAR - Kvalitativní standard Databáze SIMARu
KVALITATIVNÍ STANDARD DATABÁZE SIMARU ÚVOD Tento kvalitativní standard stanoví potřebná pravidla pro práci s databázemi SIMARu, jež jsou nástrojem – využitelným všemi členskými agenturami, příp. i agenturami mimo SIMAR (viz čl. 4) – pro kontrolu dodržení kritérií daných kvalitativními standardy pro výběr respondentů k účasti ve skupinových a individuálních rozhovorech i kritérií práce tazatelů. Respektuje přitom základní mezinárodně platné kodexy a pravidla výzkumu trhu a veřejného mínění, tedy ICC/ESOMAR Mezinárodní kodex výzkumu trhu a sociálního výzkumu (International Code on Market and Social Research), Kvalitativní standardy EFAMRO (EMRQS – EFAMRO Market Research Quality Standards), Kvalitativní standardy SIMAR, z nich pak zejména standard pro tazatelské sítě a pro kvalitativní výzkum, mezinárodní normu ISO 20252 „Výzkum trhu a veřejného mínění a sociální výzkum – Terminologický slovník a požadavky na prováděné služby“ (Market, Opinion and Social Research – Vocabulary and Service Requirements) vč. formulovaných definice a specifické kodexy a guideliny ESOMARu. Dále vychází z ustanovení národní legislativy, zejména zák. č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.
ZÁKLADNÍ ZÁSADY A OBECNÉ POŽADAVKY
1.
1.1. Rozsah databází SIMAR SIMAR disponuje následujícími databázemi:
účastníci skupinových rozhovorů (FGD - Focus Group Discussion) a individuálních hloubkových rozhovorů (IDI - In-depth Interview) chybující či podvádějící tazatelé / rekrutéři (tzv. Greylist) opakovaně chybující či podvádějící tazatelé / rekrutéři (tzv. Blacklist)
1.2. Podmínky pro práci s databázemi Vstup do databází je určen výhradně pro členy SIMAR, kteří se zavázali dodržovat všechna příslušná ustanovení pro práci s nimi a umožňují také kontrolu dodržování stanovených podmínek. Za správnost, úplnost a věcnou podloženost údajů pro obě databáze je zodpovědná agentura, a to prostřednictvím jmenovitě určeného konkrétního pracovníka. Veškeré podklady, které správnost zadávaných údajů potvrzují, jsou v agentuře řádně doloženy a pro případnou následnou kontrolu SIMARem, či jiným příslušným, např. státním orgánem jsou ihned k dispozici. Jakékoliv porušení zásad, stanovených pro práci s databázemi, opravňuje SIMAR - při vědomí důvěrnosti celé agendy - k okamžitému vyloučení chybující agentury z využívání systému, a to bez jakékoliv náhrady. Náklady na vstup a provoz, popř. úpravy programu i náklady kontroly plnění zásad pro využití databází pro členy SIMARu jsou již součástí vstupního členského příspěvku a ročního příspěvku členů na služby. Podmínky pro možnost vstupu dalších zájemců - nečlenů SIMAR, stanoví valná hromada. Základním požadavkem je garance agentury za dodržení všech stanovených postupů a zabezpečení možnosti kontroly jejich dodržování, dále pak alikvotní podíl na finančním 1
SIMAR - Kvalitativní standard Databáze SIMARu zabezpečení. Konkrétní podmínky pro zájemce z řad agentur mimo SIMAR jsou uvedeny v čl. 4 tohoto standardu.
2.
TECHNICKÉ ČI ORGANIZAČNÍ ZABEZPEČENÍ PLNĚNÍ STANDARDU
2.1. Členství v SIMARu opravňuje k využití databází při respektování následujících pravidel: 2.1.1. Metodické řízení, stanovení podmínek pro vstup a dodržování postupů i rozsah kontroly využití databází stanoví SIMAR. Řídící - administrátorské vstupy má pouze určený pracovník SIMARu. 2.1.2. S databází pracují pouze pracovníci, jmenovitě určení příslušnou členskou agenturou, kteří mají oprávnění získané po absolvování instruktáže a po přidělení osobních přístupových údajů. 2.1.3. Určený pracovník je povinen absolvovat instruktáž zabezpečovanou SIMARem, příp. pracovníkem agentury, jenž byl k provedení instruktáže SIMARem pověřen. Následně obdrží osobní přístupové údaje rozlišené pro Vkladatele nebo Kontrolora, což umožňuje dle typu pouze vkládat, nebo v databázi také kontrolovat a porovnávat dříve vložené potřebné údaje. 2.1.4. Každý určený pracovník po absolvování instruktáže písemně / e-mailem potvrdí: - převzetí osobních přístupových údajů, které jsou nepřenosné - dodržování určených postupů pro práci s databázemi ve stanoveném rozsahu - zaváže se k mlčenlivosti o skutečnostech z práce s databázemi, a to i po skončení práce s nimi 2.1.5. Při personální změně musí nově uvažovaný (náhradní) pracovník osobně absolvovat instruktáž a získat osobní přístupové údaje. 2.1.6. Aktuální přehled pracovníků a jim přidělených kódů je výhradně v SIMARu a ten zajistí utajení před dalšími subjekty. 2.1.7. Vkladatelé ani Kontroloři nemohou ovlivnit obsah již vložených údajů. Tuto pravomoc má pouze Administrátor. Pokud je změna odůvodněná, obrací se na Administrátora. 2.2. Obsah databází a možnost jejich využití 2.2.1. Účastníci skupinových rozhovorů (FGD) a individuálních hloubkových rozhovorů (IDI) - s výjimkou expertních rozhovorů 2.2.1.1. Obsah databáze Soubor obsahuje přehled účastníků skupinových a individuálních hloubkových rozhovorů (ne však expertních), uskutečněných v členských agenturách v předchozích 6 měsících. Je zadáváno 8 prvních čísel z rodného čísla skutečných účastníků skupinových a individuálních hloubkových rozhovorů bez jakýchkoli dalších identifikačních znaků. Program umožňuje vkládat údaje buďto jednotlivě, nebo v souborech, při respektování formátu zadávání. V souladu se standardem pro Kvalitativní výzkum je každá členská agentura povinna zadat účastníky FGD / IDI do databáze nejpozději ve lhůtě 24 hodin pracovního dne od konání výzkumu, resp. 2 pracovních dní v případě výzkumů realizovaných mimo Prahu. . 2
SIMAR - Kvalitativní standard Databáze SIMARu 2.2.1.2. Využitelnost databáze Soubor umožňuje vkládat nové údaje a porovnat shodu obsahu databáze s nově zadávaným údajem. Umožňuje toto porovnání pouze z údajů z předchozích 6 měsíců, protože po 6 měsících od vložení údaje je tento údaj z databáze programem automaticky vymazán. Jedná se v zásadě o realizaci podmínky účasti na skupinovém rozhovoru nebo individuálním hloubkovém rozhovoru maximálně 1x za 6 měsíců. Při kontrole vložených údajů se kromě prvních 8 znaků rodného čísla zobrazuje také datum účasti na FGD / IDI a název agentury, v níž se respondent výzkumu zúčastnil. 2.2.2. Chybující a podvádějící tazatelé / rekrutéři (tzv. Greylist) 2.2.2.1. Obsah databáze V této části databáze jsou vedena základní data: tazatelů výzkumných projektů agentur, kteří se jednorázově dopustili nedostatků při provádění tazatelských prací a prací při výzkumných projektech uvedených v bodě 2.2.2.1., či se dopouštěli méně závažných prohřešků (např. přecenění rekrutačních sil, špatná komunikace s agenturou apod.) rekrutérů účastníků skupinových diskusí a individuálních hloubkových rozhovorů, kteří se jednorázově dopustili chyb při náboru respondentů, ať již porušením kriterií výběru, vytvářením soukromých „panelů“ účastníků, nepovolené rekrutace na internetu nebo jiných chyb a podvodů. Databáze eviduje celé jméno tazatele, rok narození a místo jeho bydliště nebo působiště, neobsahuje ale bližší identifikaci (ulice, č. domu atd.). Automaticky je uchován název zadávající agentury a datum vložení údaje. Agentury jsou zároveň povinny při vkládání údaje vyplnit důvod zařazení tazatele na Greylist. 2.2.2.2. Využitelnost databáze Databáze je využitelná především při výběru nových tazatelů a umožňuje upozornění na ty, kteří se hlásí k přijetí poté, kdy v jiné agentuře selhali. Jedná se také o prevenci obecně nežádoucích jevů ve výzkumné praxi (např. soukromé panely) a zvýšenou kontrolu již jednou chybujících tazatelů / rekrutérů, tedy zkvalitnění práce při sběru dat. V případě, že se tazatel či rekrutér vložený na Greylist dopustí dalšího závažného prohřešku (ať již ve stejné či v jiné agentuře SIMARu), je převeden Administrátorem na Blacklist (viz bod 2.2.3.), se všemi z toho vyplývajícími důsledky. 2.2.3. Opakovaně chybující a podvádějící tazatelé / rekrutéři (tzv. Blacklist) 2.2.3.1. Obsah databáze V této části databáze jsou vedena základní data: tazatelů výzkumných projektů agentur, kteří se prokazatelně dopouštěli opakovaně zásadních nedostatků při provádění tazatelských prací a prací při výzkumných projektech a i přes upozornění dále chybovali rekrutérů účastníků skupinových diskusí a individuálních hloubkových rozhovorů, kteří se prokazatelně opakovaně dopouštěli chyb při náboru respondentů, ať již porušením kriterií výběru, vytvářením soukromých „panelů“ účastníků, nepovolené rekrutace na internetu nebo jiných chyb a podvodů. Databáze eviduje celé jméno tazatele, rok narození a místo jeho bydliště nebo působiště, neobsahuje ale bližší identifikaci (ulice, č. domu atd.). Automaticky je 3
SIMAR - Kvalitativní standard Databáze SIMARu uchován název zadávající agentury a datum vložení údaje. Agentury jsou zároveň povinny při vkládání údaje vyplnit důvod zařazení tazatele na Blacklist. Tyto jsou stanoveny následovně: falšování dotazníků negativní výsledky náslechů podvod při osobní kontrole prokazatelné podvody při zpětných kontrolách zadržování prostředků k práci (např. ntb…) zadržování hodnotných odměn (dárků pro respondenty) nepovolená rekrutace přes internet 2.2.3.2. Využitelnost databáze Databáze je využitelná především při výběru nových tazatelů a umožňuje vyloučení těch, kteří se hlásí k přijetí poté, kdy v jiné agentuře selhali. Jedná se také o prevenci obecně nežádoucích jevů ve výzkumné praxi (např. soukromé panely) a vyloučení pro výzkumnou praxi nevhodných subjektů, tedy zkvalitnění práce při sběru dat. Údaje jsou v databázi opakovaně chybujících a podvádějících tazatelů / rekrutérů uchovávány po dobu 5 let od jejich vložení. Poté jsou Administrátorem převedeni na Greylist (viz bod 2.2.2.)
3.
ZPŮSOBY KONTROLY DODRŽOVÁNÍ STANDARDU
Běžnou kontrolu dodržování kvalitativních standardů SIMAR průběžně provádějí členské agentury. Kontrola SIMARem se provádí jednak v rámci pravidelných kontrol kvality výzkumu v členských agenturách, dále na vyžádání člena, klienta člena nebo z rozhodnutí SIMARu, a to zejména v případech zvláštního zdůvodnění (opakovaná stížnost, pochybnosti klienta o kvalitě, stížnost tazatele vloženého na Blacklist atd.) 3.1. Zaměření kontroly Kontrola se zaměří na ověření plnění kvalitativního standardu pro tazatelské sítě, standardu pro kvalitativní výzkum a Pokynu SIMARu pro databáze, zejména: úplnost vkládání dat do databáze účastníků FGD / IDI - porovnání počtů FGD / IDI s počtem vložených dat věcná správnost a úplnost podkladů pro zdůvodnění k zařazení do databáze opakovaně chybujících tazatelů vedení evidence tazatelů, hodnocení práce tazatelů 3.2. Provedení kontroly Kontrolu provádí nezávislá kontrolní skupina pověřená SIMARem (2 pracovníci), doplněná pracovníkem kontrolované agentury. O zjištěních z provedené kontroly včetně termínovaných návrhů na opatření se vypracuje zápis podepsaný členy kontrolní skupiny. Se zápisem je seznámeno vedení agentury a se závěrem sdružení k provedené kontrole seznámen také iniciující subjekt (klient agentury, stěžovatel atd.).
4
SIMAR - Kvalitativní standard Databáze SIMARu
4. DOPLŇUJÍCÍ PODMÍNKY PRO ZÁJEMCE O VYUŽÍVÁNÍ DATABÁZÍ Z ŘAD AGENTUR MIMO SIMAR Možnost využití databází i pro nečlenské agentury schválila valná hromada SIMAR. Doplnila podmínky, uváděné v předchozí části tak, že: 4.1. zájemce o vstup uzavře se SIMARem dohodu, v níž se zaváže garantovat dodržení všech ustanovení jak pro práci s databází / databázemi, tak i příslušných kvalitativních standardů a respektování zákona o ochraně osobních údajů 4.2. před zahájením spolupráce je nezbytné uskutečnit ověření, zda podmínky pro dodržení zásad jsou v agentuře zajištěny. Kontrolu provede nezávislá, SIMARem určená, pracovní skupina. Obsah kontroly je obdobný, jako je uveden výše. Kontrolou se ověřují podmínky i po zahájení spolupráce, a to maximálně 1x ročně, nebo operativně při řešení případných stížností či připomínek. 4.3. nečlenská agentura uhradí: a) před zahájením spolupráce vstupní jednorázový poplatek ve výši 5 000,- Kč + DPH b) roční provozní náklady za využívání obou databází ve výši 8 000,- Kč + DPH, v případě zapojení se v průběhu kalendářního roku pak hradí alikvotní část z roční úhrady provozních nákladů 4.4. stanovila sankční opatření: při nesplnění stanovených podmínek ad 4.1 či ad 4.2. nebo v případě zjištění oprávněné stížnosti na postup agentury, související s využíváním databáze, je okamžitě ukončena spolupráce s agenturou bez možnosti vrácení již uhrazených částek, při ukončení spolupráce po předchozí informaci končí spolupráce poslední den měsíce následujícího po informaci a agentuře bude vrácena alikvotní část z roční úhrady provozních nákladů.
5.
SCHVALOVACÍ DOLOŽKA, PLATNOST STANDARDU
Tento kvalitativní standard byl projednán pracovní skupinou 22. listopadu 2011 a byl schválen řediteli členských agentur 2. února 2012 s okamžitou platností. Ruší se tím doporučený materiál pro databáze SIMARu z 1. září 2007.
5
