KURSUS KOMITMEN WAKIL PENGURUSAN (MR) SPK MS ISO

fxÄtÅtà WtàtÇz KURSUS “KOMITMEN” WAKIL PENGURUSAN (MR) SPK MS ISO 9001:2008 D

O

EQMA EQ MANAGEMENT ASSOCIATES SDN. BHD. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

1

gxÜ|Åt ^tá|{ “Kehadiran & komitmen sebagai Wakil Pengurusan Sistem Pengurusan Kualiti

MS ISO 9001:2008”

EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

2

Bahagian 1

Pengenalan Kursus


3

Pengenalan Penceramah

:

Harol Nizam Bin Ngah Pengarah Urusan/Juruperunding Kualiti.

EQMA

: Firma Perunding & Latihan. Bidang utama: ISO 9001 / 14001 / 18001, TQM, QCC, KMK, 5S & KPI. Pendaftaran: MAMPU, MOF, MPC, IQM & MRCA.

Bahasa

: Bahasa Malaysia.

Metodologi

: Ceramah, interaksi, latihan & “kajian

kes” EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

4

Objektif Kursus Beri kefahaman mengenai peranan/ “komitmen” Wakil Pengurusan supaya Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 dapat dilaksana & dikekalkan dengan lebih berkesan”

“KEFAHAMAN” EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

5

Kandungan Kursus

4 Bahagian

FOKUS “beri KEFAHAMAN/pengetahuan”

Asas ISO & Standard ISO 9001

Pindaan Standard ISO 9001

Pindaan & Klausa Std. ISO 9001


Komitmen WP @ MR SPK ISO 9001

6

Interaksi


7

Mengenali Wakil Pengurusan Nama: Jawatan: Agensi/Jabatan: Bila dilantik sebagai WP: Pengetahuan mengenai SPK ISO 9001 & tanggungjawab sebagai WP: 1 - 5 Masalah utama sebagai WP: Harapan dalam kursus ini: EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

8

Bahagian 2

Pengenalan ISO & Standard ISO 9000 (Latarbelakang Standard & Perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti)


9

Latarbelakang ISO & Standard ISO 9001

“International Organisation for Standardisation” NGO, Sekretariat Pusat di Geneva, Penubuhan: Feb 1947. Ahli: 157 institusi standard nasional/negara. Konsep: 1 negara 1 ahli.

Peranan: sedia Standard Antarabangsa (IS) untuk perniagaan, kerajaan & masyarakat di seluruh dunia.

☺ Ahli Malaysia: Jabatan Standard Malaysia (DSM).

☺ 17,000+ Standard Antarabangsa telah diterbitkan. ☺ Majoriti standard: spesifik untuk produk/material. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

10

Standard Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001 Standard bersifat

generik untuk sistem pengurusan kualiti

yang boleh digunapakai oleh organisasi.

pelbagai

saiz, sektor & jenis

Edisi Pertama Tahun 1987 (berdasarkan British Standard: BS 5750).

Protokol ISO Semua standard yang diisu perlu dikaji semula setiap 5 tahun untuk menentukan samada standard akan dikekal/dipinda/dibatal.

Edisi Kedua Tahun 1994 (pindaan dari versi 1987).

Edisi Ketiga Pada 15 Disember 2000 (versi 1994 dibatalkan). EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

11

Pindaan Standard ISO 9001:2000

Standard ISO 9001:2000 telah disemak sejak tahun 2005. Dicadangkan untuk pindaan pada tahun 2008.

Draft Standard ISO 9001:2008 telah di keluarkan pada bulan Ogos 2008 untuk komen pengguna/umum.

ISO telah menerbitkan Standard ISO 9001:2008 secara rasmi pada 15hb November 2008. ISO 9001:2008 adalah Standard Antarabangsa untuk sistem pengurusan kualiti edisi

ke-4.


12

Famili Standard ISO 9000: Versi Terkini 3 Standard Utama: ISO 9000:2005 (Edisi Ke-3) Sistem Pengurusan Kualiti - Asas & Perbendaharaan Kata.

ISO 9001:2008 (Edisi Ke-4) Sistem Pengurusan Kualiti - Keperluan. (Standard ini digunakan untuk tujuan audit & persijilan).

ISO 9004:2000 (Edisi Ke-2) Sistem Pengurusan Kualiti - Garis Panduan Untuk Peningkatan

Prestasi. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

13

Sistem Pengurusan Kualiti

Definasi…

“Sistem pengurusan untuk mengarah & mengawal organisasi dalam perkara yang berkaitan dengan kualiti” ...ISO 9000:2005


14

SPK, Standard ISO 9001 & Dokumentasi “Wujudkan

sistem dalam organisasi untuk

menguruskan kualiti produk/perkhidmatan; berdasarkan kepada standard antarabangsa ISO 9001:2008” …….(definisi EQMA)

Sistem lazimnya merujuk kepada dokumentasi: Manual Kualiti Prosedur Kualiti/Manual Prosedur Kerja Arahan Kerja/SOP Garis Panduan/Fail Meja Rekod Undang-Undang/Peraturan/Akta EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

15

Tujuan Utama SPK ISO 9001 ☺

Keyakinan & jaminan kepada pelanggan; dipenuhi secara konsisten.

☺

Jaminan

keperluan

kepada pengurusan atasan; perkhidmatan disedia & disampaikan mengikut perancangan & keperluan yang ditetapkan.

Fokus kepada pencapaian & peningkatan

Kepuasan

Pelanggan secara berterusan.


16

Konsep & Faedah SPK ISO 9001 ISO 9001:2000 tidak “rigid” - fleksibel & ikut kesesuaian organisasi. Konsep pencegahan & tindakan pembetulan - sistem bukan jaminan kesilapan sifar.

FAEDAH utama: ☺ Tingkat kepuasan pelanggan. ☺ Tingkat kompetensi & kurang kesilapan. ☺ Sistem kualiti yang cekap & berkesan. ☺ Capai objektif secara konsisten. ☺ Tingkat moral & motivasi anggota.


17

ISO 9001 & Perkhidmatan Awam Perlaksanaan SPK ISO 9001 bersifat “sukarela”. Tertakluk kepada saranan Kerajaan Malaysia melalui Surat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2002.

TUJUAN perlaksanaan: ☺ Tingkatkan

prestasi penyampaian perkhidmatan.

☺ Dapat & kekalkan ☺

keyakinan masyarakat awam.

Pengiktirafan & penilaian antarabangsa.


18

Persijilan SPK ISO 9001 “BONUS”

kepada komitmen & pencapaian organisasi melaksana SPK dengan berkesan.

Dinilai oleh Badan Profesional bagi tentukan keakuran SPK organisasi kepada Standard ISO 9001.

FAEDAH Persijilan: ☺

Bukti nyata penuhi keperluan standard antarabangsa.

☺ Tingkat imej & masuk pasaran global. ☺ Penilaian & keakuran yang konsisten.


19

Badan Persijilan Organisasi bebas, komersil &

profesional. Beri pengesahan yang

diiktiraf kepada SPK ISO 9001:2000 organisasi melalui persijilan.


20

Badan Akreditasi Organisasi kerajaan @ separuh kerajaan (Malaysia [DSM], UK, USA, “Joint Australia/New Zealand”) yang menilai tahap profesionalisme & kompetensi Badan Persijilan.


21

7 Langkah Pelaksanaan & Persijilan membangun, melaksana & mengekalkan SPK ISO 9001:2008.

7 langkah lazim untuk

☺

Komitmen Pengurusan Atasan.

☺ Penubuhan Jawatankuasa/Pasukan Pelaksana. ☺ Program Kesedaran & Kefahaman. ☺ Dokumentasi & Audit Dokumentasi (“stage1 audit”). ☺ Pelaksanaan. ☺ Audit Pematuhan/Persijilan (“stage 2 audit”).

☺ Mengekalkan Perlaksanaan & Persijilan. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

22

Aktiviti Utama Kekalkan SPK & Persijilan

Audit Dalaman - menilai keakuran & keberkesanan SPK. Kajian Semula Pengurusan - menilai kesesuaian & penambahbaikan SPK.

Pelaksanaan - sentiasa akur & konsisten dengan keperluan SPK & Standard ISO 9001.

Penambahbaikan Berterusan - kepuasan pelanggan, kecekapan & keberkesanan proses, latihan/kompetensi, infrastruktur, dokumentasi, imej, dll.

Pencapaian - dasar & objektif kualiti.


23

Penilaian Berterusan Badan Persijilan Melalui Audit - sepanjang tempoh sah persijilan: 3 tahun. ☺ Audit Pengawasan - “Surveliance Audit” (1 tahun).

☺ Audit Penilaian Semula - “Re-assessment Audit” (3 tahun). Mesti

buktikan SPK ISO 9001 telah dilaksana & dikekalkan

dengan akur & berkesan.


24

Penggantungan/Penarikan Semula/ Pembatalan Persijilan jika organisasi gagal untuk memenuhi keperluan yang ditetapkan oleh Badan Persijilan, semasa audit pengawasan/audit penilaian semula: Berlaku

☺ Kegagalan untuk respon & ambil tindakan ke atas ketidakakuran yang dilaporkan. ☺ Kegagalan untuk kekal pelaksanaan SPK berdasarkan keperluan Standard ISO 9001. ☺ Kegagalan Persijilan.

dalam

pembayaran perkhidmatan Badan

☺ Salahguna persijilan & logo Badan Persijilan/Akreditasi.


25

Interaksi


26

Bahagian 3

Pindaan Standard ISO 9001:2008 (Kesan Kepada Perlaksanaan & Persijilan SPK)


27

Rasional Pindaan Proses Kajian Semula ISO: semua Standard yang diterbitkan mestilah sentiasa “up-to-date”. Kajian semula mestilah dimulakan selepas 5 tahun standard dikeluarkan. Input

Pengguna: kaji selidik global, hasil dari perbincangan ISO/TC 176 & peluang untuk pelarasan dengan Standard ISO 14001.

Aliran Semasa: selaras dengan perkembangan terkini dalam amalan sistem pengurusan.


28

Objektif Utama Pindaan Standard ISO 9001:2008 ☺ Memberi

penerangan yang lebih jelas, mudah diterjemah dalam pelbagai bahasa & digunakan

untuk

(“user

friendly”). ☺ Konsisten dengan famili

Standard ISO 9000.

☺ Pelarasan dengan Standard

ISO 14001.


29

Perlaksanaan ISO 9001:2008 Pindaan Standard ISO 9001:2008 memberi kesan

yang

terhad

kepada pengguna. Hanya pengubahsuaian yang minimum diperlukan untuk perlaksanaan.

Terma

“Perlaksanaan”

digunakan selaras dengan

pindaan yang minimum. Terma “Peralihan” yang biasa digunakan apabila berlaku pindaan ke atas Standard tidak digunapakai.


30

Pindaan Dokumentasi

Pindaan ke atas dokumentasi perlu merujuk kepada perubahan klausa Standard ISO 9001:2008 “yang berkenaan” sahaja. Pindaan

juga

bergantung

kepada

“kandungan

dokumentasi sedia ada”. Terdapat perubahan Standard ISO 9001:2008 yang

dilaksanakan

mengikut

keperluan

Standard

telah ISO

9001:2000.


31

Persijilan ISO 9001:2008 Persijilan

kepada

Standard

ISO

9001:2008

tidak

dianggap sebagai naik taraf (“up-grade”). Organisasi yang mempunyai persijilan ISO 9001:2000 hendaklah diberi

status yang sama dengan organisasi yang mempunyai persijilan ISO 9001:2008.


32

“Joint IAF-ISO Communique” Persetujuan rancangan perlaksanaan (“implementation plan”) ISO 9001:2008 adalah seperti berikut: ☺ Persijilan ISO 9001:2008 hanya akan dikeluarkan selepas 15hb November 2008 & selepas rutin audit pengawasan @ penilaian semula.

☺ 1 tahun selepas Standard ISO 9001:2008 diterbitkan, semua persijilan 9001:2008.

mestilah

menggunakan

Standard

ISO

☺ 2 tahun selepas Standard ISO 9001:2008 diterbitkan, semua persijilan ISO 9001:2000 tidak sah lagi untuk digunakan.


33

Jadual Perlaksanaan


34

Interaksi


35

Aktiviti 1

“Kefahaman Asas”


36

Bahagian 4

Klausa Standard ISO 9001:2008 (Fokus Kepada Pindaan Utama Standard ISO 9001:2008)


37

Standard ISO 9001:2008 - “Overview”

Pindaan ke atas Standard ISO 9001:2008 tidak

mengandungi sebarang keperluan baharu. Hanya terdapat spesifikasi & penerangan yang lebih jelas dalam teks Standard ISO 9001:2008.


38

Struktur Standard ISO 9001:2008

8 Klausa Standard ISO 9001:2000 dikekalkan dalam Standard ISO 9001:2008. 1 2 3 4 5 6 7 8

Skop Rujukan Normatif Istilah dan Definisi Sistem Pengurusan Kualiti Tanggungjawab Pengurusan Pengurusan Sumber Realisasi Produk Pengukuran, Analisis & Penambahbaikan


5 Klausa Utama

39

Klausa Standard ISO 9001:2008 1. Skop & Applikasi “Produk” yang diharap @ diperlukan oleh pelanggan & “output” yang terhasil dari proses realisasi produk. Keperluan “peraturan & perundangan”.

Pengecualian dibenarkan, tetapi terhad di dalam klausa 7, jika tidak perlu/jejas keupayaan @ tanggungjawab organisasi.

2. Rujukan Normatif Rujukan kepada Standard ISO

9000:2005 @ yang “terkini”.

3. Istilah & Definasi Penggunaan Standard ISO 9000 untuk istilah & definasi.

Produk = Perkhidmatan EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

40

Klausa Standard ISO 9001:2008 4

Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan Am 4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2.1 Am 4.2.2 Manual Kualiti 4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.4 Kawalan Rekod


41

Klausa 4.1 Keperluan Am Penekanan kepada aktiviti

“outsourced”

supaya dapat diuruskan dengan lebih berkesan dalam perlaksanaan SPK.

Jenis & kaedah untuk mengawal proses SPK yang menggunakan “outsourced” bergantung “kesan” terhadap keupayaan kepada organisasi untuk menyediakan produk yang memenuhi keperluan. Penggunaan klausa 7.4 (Perolehan) untuk kawalan proses “outsourced”.

42 EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

Klausa 4.2.1 Keperluan Am

Nota 1: Satu dokumen boleh menjelaskan keperluan untuk satu atau lebih dokumen. Keperluan untuk “prosedur yang didokumenkan” boleh dijelaskan di dalam lebih dari satu dokumen.


43

Klausa 4.2.3 Kawalan Dokumen

Sub-klausa 4.2.3(f) - kawalan hanya kepada dokumen luar yang ditentukan oleh

organisasi &

“perlu”

untuk perlaksanaan

sistem pengurusan kualiti.


44


Tanggungjawab Pengurusan

5.1 5.2 5.3 5.4

Komitmen Pengurusan Fokus Kepada Pelanggan Dasar Kualiti Perancangan 5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.2 Perancangan SPK 5.5 Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab & Kuasa

5.5.2 Wakil Pengurusan 5.5.3 Komunikasi Dalaman 5.6 Kajian Semula Pengurusan 5.6.1 Am 5.6.2 Input Kajian Semula 5.6.3 Output Kajian Semula


45

Klausa 5.5.2 Wakil Pengurusan

“Pengurusan

atasan

melantik ahli organisasi sebagai

mestilah

dikalangan pengurusan wakil pengurusan.”

Melantik Wakil Pengurusan daripada sumber luar (“outsourced”) adalah tidak memenuhi keperluan klausa 5.5.2 Standard ISO 9001:2008.


46


Pengurusan Sumber

6.1 Penyediaan Sumber 6.2 Sumber Manusia 6.2.1 Am 6.2.2 Kompetensi, Latihan & Kesedaran 6.3 Infrastruktur 6.4 Persekitaran Kerja


47

Klausa 6.2.1 Am Anggota menjalankan tugas yang boleh menjejaskan keakuran ke atas

“keperluan produk”

mestilah

“kompeten”

dalam aspek pendidikan, latihan, kemahiran & pengalaman. Nota:

Keakuran

kepada

keperluan produk boleh terjejas “secara langsung” atau “tidak langsung” oleh anggota menjalankan tugas dalam SPK.


48

Klausa 6.3 Infrastruktur

“Menjelaskan

bahawa

infrastruktur

dimaksudkan dalam klausa ini termasuk

yang

Sistem

Maklumat.”


49

Klausa 6.4 Persekitaran Kerja “Menjelaskan bahawa persekitaran kerja yang

fizikal, persekitaran & faktor lain (cth: bising, suhu, kelembapan, cahaya & cuaca.” perlu diuruskan dalam klausa ini termasuk


50


Realisasi Produk

7.1 Perancangan Realisasi Produk 7.2 Proses Berkaitan Pelanggan 7.2.1 Menentukan keperluan yang berkaitan dengan produk 7.2.2 Kajian semula keperluan yang berkaitan dengan produk 7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan 7.3 Rekabentuk & Pembangunan 7.3.1 Perancangan R&P 7.3.2 Input R&P 7.3.3 Output R&P 7.3.4 Kajian semula R&P 7.3.5 Verifikasi R&P 7.3.6 Validasi R&P 7.3.7 Kawalan Perubahan R&P


51


Realisasi Produk

7.4 Perolehan 7.4.1 Proses Perolehan 7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.3 Verifikasi produk perolehan 7.5 Penyediaan Pengeluaran & Perkhidmatan 7.5.1 Kawalan PP&P 7.5.2 Validasi proses PP&P 7.5.3 Identifikasi & Kemudahkesanan 7.5.4 Hartamilik Pelanggan 7.5.5 Pemeliharaan Produk 7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan & Pengukuran


52

Klausa 7.2.1 Menentukan Keperluan Berkaitan Produk

Nota:

“Post

delivery

activities”/aktiviti

selepas perkhidmatan

penghantaran produk @ penyampaian termasuk (cth: penyediaan tuntutan jaminan produk,

kontrak wajib seperti perkhidmatan penyelenggaraan & perkhidmatan tambahan seperti kitar semula @ pelupusan.”


53

Klausa 7.5.4 Hartamilik Pelanggan

“Nota: Hartamilik pelanggan adalah termasuk

harta

intelek & maklumat peribadi.”


54


Pengukuran, Analisis & Penambahbaikan

8.1 Am 8.2 Pemantauan & Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.2 Audit Dalaman 8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses 8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk 8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Akur 8.4 Analisis Data 8.5 Penambahbaikan 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.3 Tindakan Pencegahan


55

Klausa 8.2.1 Kepuasan Pelanggan Nota: Memberi beberapa contoh mengenai kaedah untuk mendapatkan pandangan pelanggan (cth: kajiselidik

kepuasan pelanggan, data pelanggan mengenai kualiti produk, penghargaan, tuntutan jaminan, laporan pengedar.”


56

Klausa 8.2.2 Audit Dalaman

“Menjelaskan

keperluan

untuk

melaksanakan

pembetulan

& tindakan pembetulan tanpa sebarang penangguhan untuk singkirkan ketidakakuran & puncanya.”


57

Klausa 8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses Nota: Semasa menentukan kaedah, pertimbangan perlu diberikan kepada jenis & tahap pemantauan atau pengukuran untuk setiap proses terutama kepada kesan (“impact”) terhadap keakuran kepada keperluan produk & keberkesanan SPK.


58

Klausa 8.5.2(f) & 8.5.3(e)

“Keperluan untuk “menilai” tindakan yang telah dilaksanakan”

keberkesanan

“Tindakan Pembetulan” “Tindakan Pencegahan”


59

Pendekatan Proses & Audit PROSES ☺ Aktiviti yang mengguna sumber & diurus untuk input kepada output.

menukar

☺ Output menjadi input kepada proses seterusnya.

PENDEKATAN PROSES ☺ Penggunaan sistem berasaskan kenalpasti & urus proses yang berinteraksi antara satu sama lain.

proses, termasuk berhubungkait

☺ Klausa Standard berdasarkan “Pendekatan EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

&

Proses”. 60

Klausa & “Pendekatan Proses” PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN SPK

(Klausa 5)

Pengukuran, Analisis & Penambahbaikan

Pengurusan Sumber (Klausa 6)

Input

(Klausa 8)

Realisasi Produk (Klausa 7) Aliran maklumat

Output

Produk

Kepuasan Pelanggan

Keperluan Pelanggan

Tanggungjawab Pengurusan

Aktiviti nilai tambah


61

Interaksi Proses SPK Latihan 6.2.2 Infra & Penyelenggaraan 6.3 Kawalan Dokumen 4.2.3

Pantau/Ukur Proses & Produk 8.2.3 & 8.2.4

Sumber 6.1

Kawalan Perkhidmatan 7.5.1

Pendaftaran (7.5)

Dokumen 4.2.1

Kawalan Rekod 4.2.4

Persekitaran Kerja 6.4

Dasar Q 5.3

Objektif Q 5.4.1 T/jawab & Kuasa 5.5.1

Kepuasan Pelanggan 8.2.1

Analisa Data 8.4 EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

Kawalan Ketidakakuran 8.3

Tindakan Pembetulan 8.5.2

Tindakan Pencegahan 8.5.3 62

Aktiviti 2

“Klausa Standard ISO 9001:2008 & Komitmen Wakil Pengurusan”


63

Interaksi


64

Bahagian 5

Komitmen Wakil Pengurusan SPK ISO 9001 (Meningkatkan “Value Added” Perlaksanaan SPK ISO 9001 Kepada Organisasi)


65

Tanggungjawab Utama (Klausa 5.5.2) Tanggungjawab & kuasa: a) Memastikan dikekalkan. b)

proses

SPK

diwujud,

Melaporkan

dilaksana

&

kepada pengurusan atasan prestasi SPK & keperluan untuk penambahbaikan.

mengenai

kesedaran

keperluan

c) Memastikan pelanggan.

mengenai

Nota: Juga sebagai “perantaraan” dengan pihak luar mengenai SPK organisasi.


66

Klausa 5.5.2 (a) Keperluan: …memastikan proses SPK diwujud, dilaksana & dikekalkan selaras dengan keperluan Standard ISO 9001. ☺ Kenalpasti skop persijilan, aktiviti @ proses SPK yang terlibat. ☺ Kenalpasti keperluan dokumentasi SPK selaras dengan keperluan Standard ISO 9001. ☺ Pastikan semua proses dilaksana mengikut keperluan ditetapkan secara konsisten.

yang

☺ BUKAN bertindak secara individu. Kenalpasti & tentukan tanggungjawab & pembahagian tugas di antara Ketua Bahagian/Unit/pegawai/penyelia dsb.


67

Klausa 5.5.2 (b) Keperluan: …melaporkan mengenai prestasi SPK & keperluan untuk penambahbaikan kepada pengurusan atasan. ☺ Kenalpasti & kumpulkan maklumat @ data mengenai pencapaian objektif kualiti, keputusan audit, prestasi proses, aktiviti penambahbaikan dll yang berkaitan. ☺ Pastikan semua maklumat ini bertanggungjawab. ☺ Maklumat

dianalisis oleh pihak yang

akan dilaporkan semasa mesyuarat @ perbincangan yang dijalankan secara berkala (termasuk ini

semasa MKSP) untuk tindakan & keputusan pengurusan.


68

Klausa 5.5.2 (c) Keperluan: …memastikan kesedaran/kefahaman mengenai keperluan pelanggan di seluruh organisasi. ☺ Adakan komunikasi dengan Bahagian Latihan untuk mengenalpasti kursus/latihan yang berkaitan dengan keperluan pelanggan & SPK untuk semua anggota. ☺ Penyediaan maklumat/bahan untuk aktiviti kesedaran (cth: poster, risalah, tag, kad, dll).

promosi/

☺ Menggalakkan penglibatan semua anggota dalam aktiviti peningkatan kualiti (cth: penulisan dokumen, cadangan, KMK/QCC, pasukan penambahbaikan kualiti, dll.).


69

Klausa 5.5.2, nota Keperluan: …bertindak sebagai “perantaraan” mengenai SPK organisasi. Memudahkan pertukaran maklumat berkaitan organisasi & SPK ISO 9001.

dengan dengan

pihak pihak

luar yang

☺ Badan Persijilan - perkara berkaitan audit & Standard. ☺ Pelanggan - keakuran terhadap keperluan/kontrak & yang berkaitan dengan SPK & perkhidmatan.

aduan

☺ Pemegang Amanah - keperluan dasar, peraturan, dll. ☺ Pembekal - keperluan SPK organisasi & perolehan. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

70

Interaksi


71

Bahagian 5(a)

Wakil Pengurusan & Dokumentasi SPK ISO 9001 (Memahami Keperluan Dokumentasi Dalam Standard ISO 9001:2008)


72

ISO 9001:2008 & Dokumentasi Klausa 4.1: Standard ISO 9001:2008:

mendokumen

, Organisasi mestilah mewujud, melaksana & mengekalkan sistem pengurusan kualiti & secara berterusan meningkatkan keberkesanannya mengikut keperluan Standard…

………………………………………………


73

Klausa 4: Sistem Pengurusan Kualiti 4.2

Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am Dokumentasi SPK mesti mengandungi: a) b) c) d)

Dasar & objektif kualiti, Manual kualiti, Prosedur & rekod yang diperlukan Standard, Dokumen, termasuk rekod yang ditentukan oleh organisasi untuk pastikan perancangan, operasi & kawal proses.

Nota 1: Prosedur yang didokumenkan… Nota 2: Keluasan dokumentasi… Nota 3: Medium dokumen… EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

74

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi a) Kenyataan Dasar

Kualiti & Objektif Kualiti.

Dasar Kualiti (5.3) Sesuai dengan organisasi. Komitmen untuk mematuhi keperluan SPK & tingkatkan keberkesanannya. Asas untuk mewujud & mengkaji semula objektif kualiti. Disampai & difahami oleh anggota organisasi. Dikaji semula untuk kesesuaian yang berterusan.

Objektif Kualiti (5.4.1) Disedia disetiap peringkat & fungsi dalam organisasi. Boleh diukur. Konsisten dengan dasar kualiti. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

75

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi b)

Manual Kualiti. Rujuk Klausa 4.2.2. Mesti mengandungi maklumat berikut: …skop SPK & justifikasi pengecualian …prosedur SPK atau rujukannya …interaksi proses SPK


76

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi c)

Prosedur: diperlukan oleh Standard ISO 9001:2008. Rujuk klausa: Kawalan Dokumen (4.2.3) Kawalan Rekod (4.2.4) Audit Dalaman (8.2.2) Kawalan Produk Yang Tidak Akur (8.3) Tindakan Pembetulan (8.5.2) Tindakan Pencegahan (8.5.3)


77

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi c)

Rekod: diperlukan oleh Standard ISO 9001:2008. Rujuk Klausa… (lihat 4.2.4) 5.6.1 7.3.2 7.3.6 7.5.2(d) 7.6(a) 8.2.4 8.5.3

6.2.2(e) 7.1(d) 7.3.4 7.3.7 7.5.3 7.6 8.3

7.3.5 7.4.1 7.5.4 8.2.2 8.5.2


78

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi d)

Dokumen termasuk rekod: diperlukan oleh organisasi untuk pastikan keberkesanan perancangan, operasi & kawalan proses SPK.

Prosedur tambahan untuk proses teras & sokongan. Arahan Kerja. Rekod tambahan (ikut keperluan organisasi). Manual Prosedur Kerja (MPK) / Fail Meja.

Dokumen Luaran (Pekeliling, Akta, Undang-Undang, Perintah Am, Garis Panduan, SOP) - yang perlu sahaja. Pelan Kualiti, Spesifikasi, Lukisan Pelan, dll.


79

Prosedur Tambahan Prosedur Teras: prosedur untuk proses yang termasuk dalam skop perlaksanaan SPK ISO 9001:2000 (mengikut proses di unit/bahagian/fungsi dalam organisasi).

Prosedur Sokongan: prosedur untuk beberapa proses @ keperluan dalam Standard ISO 9001:2000 (saranan MAMPU): Kajian Semula Pengurusan (5.6) Anggaran Belanjawan Mengurus (6.1) Pengurusan Latihan Anggota (6.2.2) Penyelenggaraan Infrastruktur (6.3) Pengendalian Aduan Pelanggan (7.2.3) Perolehan (7.4) EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

80

Keluasan Dokumentasi SPK Keluasan dokumentasi SPK berbeza dari satu organisasi dengan organisasi yang lain kerana:

Saiz & jenis organisasi. Kerumitan proses & hubungkaitnya. Kompetensi anggota.


81

Format Dokumen

Tiada format “khusus”

untuk

sediakan

dokumen mengikut Standard ISO 9001:2008. Format bergantung kepada perkara seperti berikut: ☺

Komitmen (pengurusan atasan & pegawai yang bertanggungjawab).

☺

Kreativiti.

☺

Masa.

☺

Peralatan (hardware & software).


82

Masalah Lazim Dokumentasi ☺ Dokumen yang rumit/menyusahkan/tidak pengguna dokumen.

difahami oleh

☺ Bilangan prosedur/arahan kerja/SOP yang disediakan terlalu banyak walaupun untuk proses yang tidak rumit @ kritikal.

☺ Pertindihan dokumen - terlalu banyak dokumen yang mempunyai tujuan sama perlu dirujuk oleh pengguna. ☺ Format dokumen yang tidak menarik @ sekadar memenuhi keperluan persijilan.


tidak kemas -

83

Penambahbaikan Dokumentasi ☺ Permudahkan dokumen - bahasa, “straight forward”, arahan tidak terlalu panjang, utamakan carta alir, dll. ☺ Semak dokumen, tentukan keperluan dokumen mengikut kepentingan/kerumitan/tahap kritikal sesuatu proses/aktiviti. ☺ Kaji semua dokumen SPK yang sedang digunapakai &

kenalpasti

dokumen

yang

mempunyai pertindihan. boleh dilupuskan mengikut

Tentukan dokumen yang kepentingan, keperluan pemegang amanah, dll.

☺ Memperkemaskan format dokumen, “e-document” boleh dijadikan pilihan jika mempunyai infra yang mencukupi.


84

Interaksi


85

Aktiviti 3

“Mengenalpasti Dokumentasi SPK ISO 9001:2008”


86

Bahagian 5(b)

Wakil Pengurusan & “MKSP” (Memahami Keperluan MKSP Dalam Standard ISO 9001:2008)


87

Klausa 5.6 Kajian Semula Pengurusan Klausa 5.6.1 Am Pengurusan mesti mengkaji semula SPK, pada jangkamasa yang dirancang, untuk memastikan kesesuaian yang berterusan,

kecukupan & keberkesanan. peluang penambahbaikan & perubahan SPK termasuk dasar & objektif

Mesti meliputi penilaian untuk keperluan kepada kualiti.

Rekod mesti dikekalkan.


88

Jangkamasa Kajian Semula Pengurusan Dalam jangkamasa yang dirancang: ☺ PKPA Bil. 2 Tahun 2002, KSP mesti dijalankan sekurangnya-kurangnya 2 kali setahun. Lazimnya, KSP dijalankan secara “mesyuarat” & selepas audit dalaman.

“Little and often is best” ☺ Tiada keperluan untuk “mesyuarat” @ bincang semua input setiap kali KSP diadakan. ☺ Boleh

bincangkan

input

tertentu

dalam mana-mana perbincangan/ mesyuarat/ perjumpaan pengurusan @ ketua bahagian/unit. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

89

Ahli Kajian Semula Pengurusan PKPA

Bil.

2

Tahun

2002,

ms

35 - MKSP mesti dipengerusikan oleh ketua agensi (tangguh jika tidak hadir) & ahli mesti terdiri daripada pegawai kanan.

Ahli MKSP: ☺ Ketua Agensi - Pengerusi. ☺ Setiausaha (dilantik oleh Pengerusi). ☺ Wakil Pengurusan. ☺ Ketua Juruaudit. ☺ Ketua Bahagian/Unit/Program. ☺ Lain-lain pegawai (ditentukan oleh Pengerusi). EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

90

Pelan & Notis MKSP Lazimnya, pelan & notis MKSP disediakan oleh Wakil

Pengurusan. Pelan bertujuan untuk menunjukkan perancangan & kekerapan MKSP. (lazimnya diedar 2 minggu sebelum tarikh MKSP) sebagai makluman @ memo kepada ahli MKSP. Notis

Maklumat Notis MKSP: Tarikh & masa. Jemputan kepada semua ahli. Input/agenda MKSP.

Tanggungjawab penyediaan laporan/data. Lokasi. Peralatan (komputer/LCD/dll). Edaran: taklimat/papan kenyataan/e-mail, dll. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

91

Komitmen Ahli MKSP Selepas

menerima notis, tanggungjawab berikut:

setiap ahli MKSP mempunyai

☺ Menyediakan laporan/data yang berkaitan. ☺ Menjalankan analisis ke atas laporan/data tersebut untuk dibincang & tindakan.

☺ Merancang jadual kerja: untuk pastikan kehadiran. ☺ Mengenalpasti peluang/cadangan untuk dibincang & tindakan.

penambahbaikan

☺ Kemukakan laporan/data/analisis/cadangan kepada Wakil Pengurusan (sebelum MKSP) untuk semakan.


92

Klausa 5.6.2 Input Kajian Semula

Input/agenda mengenai: a) b) c) d) e) f) g)

MKSP

mestilah

mengandungi

maklumat

Keputusan audit, Maklumbalas pelanggan, Prestasi proses & keakuran produk, Status tindakan pembetulan & pencegahan, Susulan MKSP yang lepas, Perubahan yang mungkin memberi kesan kepada SPK, dan, Cadangan penambahbaikan.


93

Input Kajian Semula a) Keputusan audit Fokus kepada keputusan audit

dalaman.

Boleh juga dibincangkan keputusan: ☺ audit Badan Persijilan. ☺ audit oleh “stake holder”. ☺ lain-lain audit yang berkaitan.


94

Input Kajian Semula b) Maklumbalas pelanggan Kepuasan pelanggan - analisis hasil pemantauan & pengukuran kepuasan pelanggan (8.2.1).

Aduan/cadangan/penghargaan - bilangan, perincian & status tindakan. Maklumbalas pelanggan positif & negatif


95

Input Kajian Semula c) Prestasi proses dan keakuran produk Hasil pemantauan & pengukuran proses (8.2.3) Pencapaian proses SPK berdasarkan perancangan dari segi keupayaan, “reaction time”, kecekapan anggota, penggunaan teknologi, pembaziran sumber, kos, dll - boleh dikaitkan dengan pencapaian objektif kualiti.

Hasil pemantauan & pengukuran produk (8.2.4) Keakuran produk kepada keperluan yang telah ditetapkan (cth: spesifikasi produk @ keperluan pelanggan @ undang-undang). Boleh dikaitkan dengan aktiviti pemeriksaan, pengujian, penyeliaan, pengesahan, dll. Laporan Ketidakakuran boleh digunakan sebagai sumber maklumat.


96

Input Kajian Semula d) Status tindakan pembetulan & pencegahan Analisis mengenai tindakan yang akan/sedang/telah dilaksana. Maklumat tidak terhad daripada hasil audit. Status tindakan merangkumi pelaksanaan, susulan & keberkesanan. Lazimnya, sumber maklumat dari “Log Tindakan”, disediakan oleh WP. Tindakan telah dilaksana & berkesan - tutup laporan. Tindakan belum & dalam proses pelaksanaan - pantau. Tindakan tidak dilaksana - arahan pelaksanaan. Tindakan tidak berkesan - arahan pinda tindakan. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

97

Input Kajian Semula e) Susulan MKSP yang lepas Rujuk kepada minit MKSP yang lepas. Semak semula output/ keputusan/ tindakan/ arahan dari MKSP yang lepas - pindaan, penambahbaikan, tindakan pembetulan & pencegahan. Bincang status.

Memastikan MKSP dilaksanakan BUKAN sekadar untuk tujuan persijilan sahaja. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

98

Input Kajian Semula f) Perubahan yang memberi kesan kepada SPK Perubahan yang telah berlaku ke atas dokumentasi, prosedur, proses, keperluan pelanggan/pemegang amanah, sumber, Standard ISO 9001, undang-undang/akta, teknologi, peralatan, dll. Kaji mengenai kesan positif & negatif serta buat keputusan mengenai keperluan perubahan semula.

g) Cadangan penambahbaikan Cadangan untuk menambahbaik dokumentasi, proses, infrastruktur, dll dari ahli KSP, pegawai & anggota. Boleh dibuat melalui kaedah “brainstorming”, “round table”, borang cadangan. Ahli KSP perlu membuat keputusan mengenai pelaksanaan cadangan.


99

Kajian Semula Pengurusan & Penambahbaikan

5.6.3 Output Kajian Semula Keputusan & tindakan untuk: a) Penambahbaikan proses & keberkesanan SPK, b) Penambahbaikan produk, c) Keperluan sumber.

Pastikan kajian semula pengurusan bukan semata-mata untuk memenuhi keperluan persijilan. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

100

Output Kajian Semula a) Penambahbaikan proses & keberkesanan SPK b) Penambahbaikan produk

WP

buktikan MKSP telah berjaya membuat keputusan & merancang tindakan yang Pengerusi & perlu

mesti

untuk

menambahbaik proses, keberkesanan SPK organisasi.

produk

&

Pastikan keputusan & tindakan yang ditetapkan dalam MKSP telah direkod/diminit dengan jelas, termasuk keperluan untuk tentukan tanggungjawab & jangkamasa tindakan. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

101

Output Kajian Semula c) Keperluan sumber Pengerusi perlu membuat keputusan mengenai keperluan sumber (samada perlu dikekal, ditambah, ditingkatkan, dibaiki, dsb).

Sumber yang dimaksudkan dalam SPK: ☺ Sumber Manusia (6.2) - pertambahan, kompetensi, latihan & kesedaran. ☺ Infrastruktur (6.3) & Persekitaran Kerja (6.4) - keperluan untuk peningkatan, pembaikan, pertambahan, dll. Buat keputusan & tindakan berdasarkan keupayaan @ bajet organisasi. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

102

Tindakan Susulan Ahli KSP bertanggungjawab ke atas pelaksanaan semua tindakan yang diputuskan dalam KSP. Wakil mestilah menjalankan tindakan susulan.

Pengurusan

Pastikan: a) Semua tindakan yang diminitkan dilaksana mengikut tempoh yang telah dipersetujui. b) Semua tindakan yang dilaksana kepada perlaksanaan SPK.

adalah

berkesan

c) Melaporkan kepada pengurusan atasan mengenai prestasi & tindakan selanjutnya (boleh dilaporkan dalam mesyuarat @ laporan). EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

103

Interaksi


104

Bahagian 5(c)

Wakil Pengurusan & “Audit” (Memahami Audit & Keperluan Tindakan Dalam Standard ISO 9001:2008 )


105

Penemuan Audit Akur Memenuhi keperluan.

Ketidakakuran Tidak memenuhi keperluan.

Peluang Penambahbaikan Memenuhi keperluan. Bagaimanapun, proses yang diaudit boleh ditambahbaik / berpotensi untuk menjadi

ketidakakuran.


106

Penemuan Audit & Tindakan Pembetulan NCR Tindakan Pembetulan

Penemuan Audit Penambahbaikan

@...

OFI

Tindakan Pencegahan

WP mesti memastikan tindakan BERKESAN!!! EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

107

Keberkesanan Tindakan Untuk tindakan pembetulan yang berkesan:

“Pihak pengurusan mesti faham & beri kefahaman yang betul kepada semua pihak yang berkenaan …...” tepat mengikut keperluan yang telah ditetapkan dalam Standard ISO 9000:2005 & ISO 9001:2008. ...mengenai definasi tindakan yang

betul


&

108

Definasi Pembetulan Definasi Standard ISO 9000:2005:

Pembetulan: “Correction” Tindakan untuk singkirkan telah dikesan.

ketidakakuran yang

Nota: Pembetulan boleh dijalankan selaras dengan tindakan

pembetulan. Contoh pembetulan adalah seperti “dikerjakan semula” atau

“digredkan semula”. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

109

Definasi Tindakan Pembetulan Definasi Standard ISO 9000:2005:

Tindakan Pembetulan: “Corrective Action” Tindakan untuk singkirkan yang telah dikesan.

PUNCA ketidakakuran

Nota: Mungkin terdapat lebih dari satu punca ketidakakuran. Tindakan pembetulan diambil untuk mencegah ketidakakuran berlaku semula manakala tindakan pencegahan adalah untuk mencegah ketidakakuran berlaku. Terdapat perbezaan di antara pembetulan & tindakan pembetulan.


110

Aliran Tindakan Pembetulan

NCR

TPB BUKAN untuk singkirkan NCR

Pembetulan untuk singkirkan NCR Pembetulan

Punca NCR TPB untuk singkirkan Punca NCR TPB


111

Punca Ketidakakuran Untuk tindakan yang berkesan, mestilah fokus kepada:

punca ketidakakuran

“SISTEM PENGURUSAN KUALITI” BUKAN manusia atau produk… dan… mestilah punca

yang sebenar…


112

Mengapa Fokus Kepada Proses / Sistem ? Situasi berikut sangat berpotensi berlaku jika punca & tindakan pembetulan hanya fokus kepada manusia @ produk: ☺ Tindakan tidak tepat & tidak pembetulan hanya pembetulan.

berkesan:

☺ Ketidakakuran akan berlaku semula: proses/sistem

tindakan masih

lemah. ☺ Cara mudah untuk menjawab NCR: salahkan manusia. ☺ Aktiviti penambahbaikan dianggap negatif. ☺ Menjejaskan moral anggota.


113

Definasi Tindakan Pencegahan Definasi Standard ISO 9000:2005 (klausa 3.6.4):

Tindakan Pencegahan: “Preventive Action” Tindakan untuk singkirkan PUNCA ketidakakuran yang berpotensi @ lain-lain situasi yang tidak diingini. Nota: Mungkin terdapat lebih dari satu punca ketidakakuran yang berpotensi. Tindakan pencegahan diambil untuk mencegah ketidakakuran berlaku manakala tindakan pembetulan adalah untuk mencegah ketidakakuran berlaku semula.


114

Definasi Penambahbaikan Definasi Standard ISO 9000:2005 (klausa 3.2.12):

Penambahbaikan Kualiti: “Quality Improvement” Sebahagian daripada pengurusan kualiti, fokus kepada meningkatkan keupayaan untuk

memenuhi keperluan. Nota: Keperluan boleh dikaitkan kepada pelbagai perkara/aspek seperti

keberkesanan, kecekapan & kemudahkesanan.


115

Tindakan Susulan mestilah dilaksanakan dalam jangkamasa tertentu ke atas semua “NCR” & “OFI” yang dilaporkan: Tindakan susulan

Pastikan !!! ☺ Tindakan telah

dilaksana.

☺ Tindakan berkesan. Dilaksana melalui 2 ☺

cara:

Semak/periksa bukti

pelaksanaan (rekod, dokumen, foto,

sampel). ☺

Audit semula di kawasan yang berkenaan. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

116

Bila Tindakan Susulan Dilaksana? Tahap 1 Untuk sahkan tindakan telah

dilaksana:

1 minggu - 1 bulan selepas tarikh siap Laporan belum boleh ditutup !!!

Tahap 2 Untuk sahkan tindakan berkesan: 6 bulan - 1 tahun selepas tindakan dilaksana Laporan mungkin boleh ditutup…


117

Penutupan Laporan Laporan NCR & OFI hanya boleh ditutup jika Juruaudit telah

berpuashati: Maksud: ☺ semua tindakan telah

dilaksana.

☺ tindakan berkesan.

Tindakan pembetulan: ketidakakuran

tidak berulang. Tindakan pencegahan: ketidakakuran tidak berlaku. Penambahbaikan: keupayaan meningkat. EQMA: "Kami Memahami Kualiti"

118

Interaksi


119

Aktiviti 4

“Panduan Menjawab NCR & OFI”


120

Kursus Tamat


121

KURSUS KOMITMEN WAKIL PENGURUSAN (MR) SPK MS ISO

Recommend Documents