MAGYAR TUDOMÁNYOS AKADÉMIA Agrártudományi Kutatóközpont
Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés, teljesítés igazolás rendje
Martonvásár, 2012. május 16.
_________________ Bedő Zoltán főigazgató
A Kutatóközpont gazdálkodása decentralizált formában folyik, az SZMSZ szerinti szervezeti felépítés figyelembe vételével. A Kutatóközpont főigazgatója által delegált képviseleti, jegyzési, kötelezettségvállalási, és a gazdasági igazgató által átruházott ellenjegyzési jogosítványok alapján, a keretek mértékéig, az MTA ATK Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott intézetek, mint szervezeti egységek gazdálkodási jogkörrel rendelkeznek. A decentralizált gazdálkodási jogkörrel és kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői, keretgazdák és az igazgatók felelősek a számukra jóváhagyott keretekből történő felhasználások szükségességéért, a körültekintő gazdálkodásért, a keretek betartásáért, az MTA ATK szabályzataiban foglaltak szerint. A gazdálkodó egységekhez tartozó keretek felhasználását keretgazdák felügyelik. Keretgazda: az a személy, aki felelős a gazdálkodási kereten realizált bevételek és kiadások szükségességéért és mértékéért, valamint szakmai indokoltságáért. A keretgazdák a költségvetésben tervezett, illetve év közben módosított kereteiket a Kutatóközpont szabályzataiban meghatározottak szerint használhatják fel. A keretgazda felelős: − a Gazdálkodási Tervben foglalt keretszámokon belül gazdálkodásért, − a kötelezettség vállalásra, szerződéskötésre, beszerzésekre vonatkozó szabályzatok előírásainak betartásáért, − az intézet működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, − a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, − az elnyert pályázati források esetében a pénzeszközök pályázati szerződésben foglaltaknak megfelelő felhasználásáért. Kötelezettségvállalás a Kutatóközpont anyagi eszközeinek felhasználását maga után vonó intézkedés, amelynek következményeit, ha a feltétel (pl. munkavégzés, anyag-, áruszállítás, szolgáltatás) bekövetkezett, viselni kell. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott (módosított) költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet. Kötelezettségvállalás csak írásban és az arra jogosult személy ellenjegyzése után történhet. A kötelezettségvállalás lehet: − alkalmazási okirat, − megrendelés, − szerződés. 1
− A kutatóintézet nevében, feladatainak ellátása és végrehajtása során – beleértve a kutatási pályázatokat is – fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni – az Ávr.-ben meghatározottak figyelembe vételével – külső személyi juttatások (megbízási díjak, egyéb) pályázati forrásból 100.000.-Ft értékhatárig, évi max . 1.500.000,-. Ft-ig, dologi kiadások forrás és értékhatár megjelölésével saját bevételből és pályázati. forrásból évi 1.000.000.- Ft értékhatárig az intézetek igazgatói, e felett a főigazgató jogosult. A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában nem szükséges előzetesen írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek gazdasági eseményenként nem érik el a bruttó 100 ezer Ft-ot; pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak; jogszabályban, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló, fizetési kötelezettségnek minősülnek. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kötelezettségvállalások teljesítésénél az érvényesítésre, az utalványozásra és nyilvántartásra vonatkozó szabályokat alkalmazni kell. Érvényesítés a számla beérkezését követő, de az elvégzett munka, a szállított anyag, áru, a teljesített szolgáltatás kifizetését, illetőleg a bevételek beszedését megelőző ellenőrző tevékenység. Az érvényesítés során felül kell vizsgálni, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. Az érvényesítési feladattal megbízott személy e feladat keretében köteles meggyőződni arról, hogy − a teljesítés kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történte meg, − jogszabály szerint jogos-e a követelés, − a számla megfelel az alaki követelményeknek (kibocsátó, aláírás, bélyegző), − a számla számszakilag helyes-e,
2
− a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e, − az elvégzett munka, a szolgáltatás átvétele megtörtént-e. Az érvényesítésnek - az „érvényesítve” megjelölésen kívül tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is. A pénzügyi előadói feladatokat: az ÁOTI-ban a könyvelő 1, a NÖVI-ben a könyvelő 3, a TAKI-ban a gazdasági referens látja el. Utalványozás az érvényesítést követő gazdasági tevékenység, ami − a kiadások teljesítésének, − a bevételek beszedésének - az 1. sz. mellékletben megjelölt személyek által történő - elrendelését jelenti. Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Nem kell külön utalványozni a termék értékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. Ellenjegyzés a kötelezettségvállaláshoz és az utalványozáshoz kapcsolódik. Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy • a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e; • illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet; • az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e; • a kötelezettségvállalás nem sérti-e a kutatóintézet gazdálkodására vonatkozó szabályokat. • a kötelezettségvállalók és az utalványozók az arra jogosult személyek voltake, • a jogszabályokat, a felügyeleti szerv utasításait, valamint a belső szabályzatokat betartották-e,
3
Amennyiben az ellenjegyző szabálytalanságot állapít meg, köteles arról a kötelezettségvállalót, utalványozót tájékoztatni, aki az intézkedését korrigálhatja, visszavonhatja. Amennyiben ez nem történik meg, az ellenjegyzésre jogosultnak a kötelezettségvállalást jelentő okmányt, ha nem ért vele egyet „a kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal kell ellátnia, és erről a Magyar Tudományos Titkársága Akadémia Költségvetési és Pénzügyi Főosztályát 8 napon belül értesíteni kell. A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző – ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan – azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (a Ptk. 1959. évi IV. tv. 685. § b) pontja), vagy a maga javára látná el. Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek, valamint az ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie.
Teljesítés igazolás: a kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás, stb. teljesítését. A teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. A teljesítés igazolása – egyes nevesített esetektől eltekintve - a teljesítésre vonatkozó számla kiállítása előtt történik. A teljesítés igazolása során ellenőrizni, szakmailag igazolni kell a teljesítés kötelezettségvállalásnak való megfelelőségét, összegszerűségét az arra jogosult személy aláírásával. A teljesítést nem szükséges igazolni, ha az abból eredő fizetési kötelezettséget csak összegszerűségében szükséges ellenőrizni (pl.: kártérítések, havi átalánydíjas szolgáltatások, előfizetések, konferencia részvételi díjak, tagdíjak). A teljesítés határidőben történő igazolásáért, valamint a teljesítésigazolás tartalmáért a teljesítést átvevő fegyelmi-, kártérítési felelősséggel tartozik. A teljesítést a beszerzést igénylő igazolja. A beszerzések befejezésekor az Igénylő feladatai: a) átveszi a szállítótól a beszerzés tárgyát képező teljesítést 4
b) az átvétel során köteles végrehajtani: ba) a szállító azonosítását, hogy a konkrét teljesítést a szerződésben rögzített szállító hajtja e végre, bb) a beszerzés tárgyának mennyiségi átvételét, mely a szerződésben rögzített mennyiséget soha nem lépheti át, bc) a beszerzés tárgyának minőségi átvételét, mely a szerződésben rögzített minőségi meghatározások meglétének ellenőrzését jelenti. Az igénylő az átvételt a teljesítést követően azonnal, folyamatos teljesítés esetében a szerződés szerinti elszámolási időszak végén köteles végrehajtani. Amennyiben a teljesítést laboratóriumi vizsgálatokat követően lehet átvenni, úgy azok elvégzésének határideje a teljesítést követő maximum 8. nap. Ettől eltérni csak a szerződésben rögzített feltételekkel vagy Gazdasági igazgatói engedéllyel lehet. Építési beruházás esetén a teljesítés igazolására csak a Vállalkozó írásbeli készre jelentését követően kerülhet sor. Szerelési szerződés esetén a teljesítés kizárólag a próbaüzem eredményes befejezése után vehető át és igazolható le. Az igénylő a szállítás átvételét külön igazoláson, vagy az utalvány a „számla teljesítés igazoló” helyen aláírásával igazolja. Minden esetben figyelembe véve a pályázathoz kapcsolódó előírásokat. Amennyiben az igénylő az átvételkor az tapasztalja, hogy nem a szerződő fél szállít, vagy nem a megadott mennyiséget, vagy minőséget szállítja, a szállítást nem veheti át, a teljesítést annak hibás volta miatt nem igazolhatja. A hibás teljesítést az Igénylőnek azonnal, írásban jeleznie kell a Műszaki és Ellátási Osztály felé. A Műszaki és Ellátási Osztály a saját ügyrendjében foglaltak szerint jár el. A teljesítés határidőben történő igazolásáért, valamint a teljesítésigazolás tartalmáért a teljesítést igazoló fegyelmi-, kártérítési-, munkajogi- és büntetőjogi felelősséggel tartozik. A teljesítés igazolását végző személyek: • keretgazda • műszaki osztályvezető • projektvezetők
5
Dologi kiadásokkal kapcsolatos eljárásrend A bruttó 100.000,- Ft, és a 100.000,- Ft értékhatárt meghaladó megrendelésekkel kapcsolatos eljárás rend: A megrendeléseket az igény felmerülését kezdeményező projekt vezető indítja a Megrendelő nyomtatvány kitöltésével. A nyomtatványt, a keretgazdával aláíratva, minden hét csütörtök 10 óráig az intézet gazdasági ügyintézőjének leadják a közbeszerzési értékhatárt el nem érő, összesített árú, anyag, eszköz, szolgáltatás, irodaszer megrendeléseket. (3. sz. melléklet szerinti nyomtatvány). A közbeszerzési értékhatárt meghaladó beszerzések módját a közbeszerzési szabályzat tartalmazza. Az intézeti gazdasági ügyintéző a kötelezettségvállalást iktatja, a fedezetet ellenőrzi, a fedezet rendelkezésre állását aláírásával igazolja. A megrendelést ellenjegyzésre az Iratkezelési szabályzat szerint iktatja, és a Központnak továbbítja. A kötelezettségvállalást a Gazdasági igazgató és a Főigazgató írásbeli megbízása alapján 1.000.000,- Ft értékhatárig a Számviteli osztályvezető, a budapesti intézetek esetében a gazdasági főreferens, e felett a Gazdasági igazgató ellenjegyzi. Kötelezettségvállalóként a Főigazgató írásbeli megbízása alapján, a 2. számú melléklet szerint évi 1.000.000,- Ft-ig az intézetek igazgatói, e felett a Főigazgató, illetve az általa írásban megbízott személy, a nyomtatványt aláírja. Az ellenjegyzés után az ECOSTAT rendszerében a gazdasági ügyintéző a kötelezettségvállalást rögzíti, a megrendelés másolati példányát beszerzésre továbbítja. Amennyiben valamely szervezeti egység vagy a Műszaki és Ellátási Osztály közbeszerzési eljárás nélküli beszerzési eljárást bonyolít le, úgy - ha a beszerzendő áru vagy szolgáltatás értéke meghaladja a bruttó 500 ezer Ft-ot, és nincs keretszerződés -, az esetben az eljárást lebonyolító szervezet köteles minimum három ajánlatot kérni a gazdaságilag legkedvezőbb megállapodás megkötése érdekében. Nem kell külön utalványozni a termék értékesítésből, szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. 6
A gazdasági ügyintéző a megrendelés (kötelezettségvállalás) teljesüléséről készült bizonylatot (számla, teljesítés igazolás, stb.) az integrált gazdálkodási rendszerben rögzíti, az utalványhoz csatolja. Az ECOSTAT programból automatikusan kinyomtatható utalvány nyomtatványt a számlával, a megrendelés egy példányával, ha nincs külön teljesítés igazolás, teljesítés igazolására átadja. A teljesítést a gazdálkodási szabályzatban meghatározott személy a nyomtatványon aláírásával a „számla teljesítés igazoló” helyen igazolja. Az aláírt nyomtatványt a keretgazdálkodó részére továbbítja. Keretgazdálkodóként az intézetek, illetve az önelszámoló egységek vezetői igazgatói írják alá a nyomtatványt. Utalványozóként a főigazgató, illetve az általa írásban meghatalmazott személy ír alá, majd ellenjegyzésre továbbítja a nyomtatványt. Az utalványozás csak az ellenjegyzéssel együtt érvényes. Ellenjegyzőként a Gazdasági igazgató és a Főigazgató írásbeli megbízása alapján 1.000.000,Ft-ig a Számviteli osztályvezető, és a Főigazgató és a Gazdasági igazgató által írásban megbízott személy, e felett a Gazdasági igazgató a nyomtatványt aláírja, kifizetésre továbbítja. Az intézeti gazdasági ügyintéző a kötelezettségvállalás nyilvántartásban a tételt lezárja. Elkészíti az átutalási megbízást és a megbízási csomagokat az alábbi napokon 10 óráig: Hétfő: ÁOTI, Kedd: NÖVI, Szerda: TAKI, Csütörtök, péntek: MGI az integrált rendszerből kinyomtatott jegyzék aláírt példányával a központba továbbítja. Az átutalásokat a központ pénzügyi előadója alakilag, tartalmilag, formailag ellenőrzi, a megfelelő átutalásokat kifizetésre a Kincstárnak továbbítja. Személyi kifizetésekkel kapcsolatos eljárásrend. A keresetkiegészítésekkel, megbízásokkal kapcsolatos szerződés tervezetet a gazdasági ügyintéző kötelezettségvállalás ellenjegyzésre továbbítja. Kötelezettségvállalóként a Főigazgató írásbeli megbízása alapján külső személyi juttatások (megbízási díjak, egyéb) esetén, pályázati forrásból 100.000.-Ft 7
értékhatárig, évi max. 1.500.000,-. Ft-ig az intézetek igazgatói, e felett a főigazgató a szerződést aláírja. Személyi kifizetésekkel kapcsolatos kötelezettségvállalásokat haladéktalanul a munkaügyi előadónak meg kell küldeni. Bérszámfejtéshez szükséges a szakmai teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés.
A bruttó 100.000,- Ft értékhatárt meg nem haladó kötelezettségvállalások rendje: Nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000,- forintot el nem érő kifizetések, valamint pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó, és a jogszabályban, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló, fizetési kötelezettségnek minősülő kifizetések esetében. Az értékhatárt meg nem haladó kötelezettségvállalásokról a megrendelő nyomtatványt nem kell kiállítani. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kötelezettségvállalások teljesítésénél az érvényesítésre, az utalványozásra és ellenjegyzésre vonatkozó szabályokat alkalmazni kell. Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Nem kell külön utalványozni a termék értékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján - befolyó bevétel beszedését. A bizonylaton fel kell tüntetni: • a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését; • a költségvetési évet;
8
• • • • •
a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát; a fizetés időpontját, módját és összegét; a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését; a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását; és egyéb jogszabályokban felsorolt adatokat.
Az utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés, teljesítés igazolás az ECOSTAT rendszerből automatikusan kinyomtatható „Utalvány” nyomtatványon történik, amelyen az operatív gazdálkodási jogkört az érintettek az aláírásukkal gyakorolják. Kifizetés csak a szabályosan kitöltött és felszerelt (számla, szellemi szolgáltatás igénybevétele esetén nyilatkozat) bizonylat alapján történhet. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók hatályos aláírás mintáit a 2. számú melléklet tartalmazza. A szabályzat megismerési nyilatkozatát a 4. számú melléklet tartalmazza. A szabályzat ellenőrzési nyomvonalát a gazdasági igazgatóság ügyrendjének nyomvonala tartalmazza.
9
