KÖRMENDI LAJOS * TÓTHNÉ SUTUS MÁRTA ** Hogyan kapcsolható össze a funkcionális és folyamatorientált szemlélet?

KÖRMENDI LAJOS* TÓTHNÉ SUTUS MÁRTA** Hogyan kapcsolható össze a funkcionális és folyamatorientált szemlélet? How can the function oriented and the process oriented approaches be connected? In the past few decades the process oriented approach came to the front pushing into the background even the function oriented thinking. Our wish is to show that the advantages of the two ways of orientation can be connected which helps to achieve the economic goals. The main advantages of the functional approach are that it has direct connection with the needs of consumers, the useful character of the products can be easily defined with functions and it supports innovative solutions. As about the process orientation it can easily handle the input-output connections, it improves the efficiency of the structure of the firm, the costs can be lower and the results can be planned easier. The first solution of the connection of this two approaches is the process-function matrix by which it is determinable which processes create which functions of a given product. It helps to find the critical points where we can or must make the necessary changes. Other solution is the determination of the vertical-horizontal function connections. This way the function derived from the needs can be supported by the functions of the processes and the chance that the functions will be underperformed decreases.

A legutóbbi néhány évtized gazdálkodási gyakorlatában – a funkcionális szemléletű gondolkodást is némileg háttérbe szorítva – előtérbe kerültek a folyamatorientált eljárások. Az említettek mögött a folyamatorientált rendszerek előnyösnek mutatkozó oldalai húzódnak meg. Célunk annak bemutatása, hogy a két szemléletmód előnyei összekapcsolhatók, együttes alkalmazásuk még jobban elősegíti a gazdálkodási célok megvalósulását. Ehhez azonban mindenek előtt célszerű megismerni a funkcionális szemlélet, valamint a folyamatorientált gondolkodásmód lényegét, előnyös illetve hátrányos oldalait.

A funkcionális szemlélet A funkcionális megközelítés lényege legkönnyebben az értékelemzés eljárásmódjába bepillantva ismerhető meg. Az értékelemzés mint hatékonyságjavító módszer a többi hasonló módszerrel (önköltségcsökkentés, minőségjavítás) szemben számos új vonással rendelkezik. Mindenképpen kiemelendő, hogy a fogyasztói, felhasználói igényekből indul ki, a terméktől elvárt funkciókat ezen igényekből vezeti le. A funkció teljesítését a költségekkel összefüggésben vizsgálja. Az értékelemzés végső célja a maximális érték létrehozása, melynek léBGF PSZFK Controlling Tanszék, egyetemi tanár, Ph.D, CVS (felsőfokú minősített értékelemző). ** BGF PSZFK Számviteli Tanszék, főiskolai tanársegéd, AVS (alapfokú minősített értékelemző). *

1

BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA – MAGYAR TUDOMÁNY NAPJA, 2003 nyege az elvárt funkció-teljesítés minimális költséggel való elérése. Az értékelemzés a matematika nyelvén költségminimumra optimalizált függvény. Az értékelemzés fogalomrendszerében tehát a funkció az, ami megadja, hogy a terméknek mit kell tudnia a fogyasztói igények kielégítése érdekében. A funkció a termék (szolgáltatás) rendeltetésszerű működése vagy tulajdonsága. Működő piacgazdaságban egy vállalkozás életképessége szempontjából rendkívül lényeges, hogy termékeit (szolgáltatásait) tudja-e értékesíteni vagy sem. A kulcs ebben a kérdésben a fogyasztói igények ismerete. A funkcionális gondolkodásmód közvetlen kapcsolatot tart a fogyasztói igényekkel – ezt mint első lényeges pozitívumát említenénk meg. A termékkel szemben támasztott fogyasztói igények tulajdonságokkal, működésekkel, teljesítményekkel fejezhetők ki. Az említett tulajdonságok, paraméterek funkciókkal jól definiálhatók, ami az igények jobb kielégítését teszi lehetővé. Az értékelemzésre utalva – melynek célja a maximális érték (minimális költségek melletti elvárt funkcióteljesítés) létrehozása – a funkcionális szemlélet előnyei különösen éles piaci verseny esetén nyilvánvalóak. A funkcionális közelítés felszabadítja, támogatja a kreatív és innovatív gondolatokat, megoldásokat. Ugyanazon funkció megfogalmazható alacsonyabb és magasabb absztrakciós szinten. Az alacsonyabb absztrakciós szint megfogalmazása történhet a már meglévő, közismert megoldás alapján, például a toll funkciója: írásjelet rögzít. Ugyanezen funkció megfogalmazása magasabb absztrakciós szinten (nyomot hagy) utat nyit az újszerű, innovatív megoldások felé. Hogyan? Az „írásjelet rögzít” meghatározás gyakorlatilag nem ad lehetőséget a hagyományos megoldástól való elszakadásra (képzeletünkben egy kéz jelenik meg, kezében toll vagy ceruza, mely a megszokott módon rögzíti a betűket a papíron). A „nyomot hagy” funkció meghatározás segítségével elszakadhatunk az eddigi megoldásoktól. Utalnánk a személyi számítógépekhez kapcsolódó nyomtatók különböző típusaira: a mátrix-nyomtató esetében „tűhegyek” nyomódnak elektromosan vezérelt módon egy festékszalaghoz, a tintasugaras nyomtatónál kis csövek fröcskölik a tintát a papírra, a lézernyomtatónál a lézersugár hatására felmelegedett festékhenger hagy nyomot a papíron ott, ahol az elektronikusan vezérelt lézersugár éri a henger felületét. Gondolom, fölösleges hangsúlyozni, hogy ugyanazon funkció teljesítéséről van szó, viszont az innovatív megoldások sokkal magasabb szinten elégítik ki a fogyasztói igényeket. Talán nem túlzás azt mondani, hogy a magasabb absztrakciós szint út az innováció felé, lehetőséget ad az emberi szellem alkotó módon való megnyilvánulásának, mely aztán gazdasági értelemben vett haszonná alakítható.

A folyamatorientált szemlélet Míg a funkcionális szemlélet középpontjában a piac, a fogyasztók támasztotta igények állnak (illetve az ezekből levezetett funkciók), addig a folyamatorientált szemlélet a funkcióhordozók (termékek, szolgáltatások) leghatékonyabb előállítására törekedve célozza meg a versenyképességet.

2

KÖRMENDI L., TÓTHNÉ SUTUS M: HOGYAN KAPCSOLHATÓ ÖSSZE A FUNKCIONÁLIS... Ennek tükrében a folyamatorientált megközelítés a gyártási folyamatra helyezi a hangsúlyt, mert úgy véli, hogy a folyamatok jobb szervezésével, irányításával, tervezésével növelhető a hatékonyság, javítható az erőforrás felhasználás, mérsékelhetők a költségek, csökkenthető a ciklusidő. A folyamatorientált módszerek (például ABC költségszámítás) hatékonyan képesek támogatni a költségek hatásalapú allokációját. A profitorientált (termelő) vállalkozásokban zajló folyamatokat az alábbiak szerint csoportosíthatjuk: 2. Segédfolyamatok 1. Gyártási főfolyamatok 2.1. Javítás, karbantartás 1.1. Technológiai folyamatok 2.2. Belső anyagmozgatás 1.1.1. Munkafolyamatok 2.3. Energiaellátás 1.1.2. Megszakító folyamatok 3. Kiegészítő folyamatok 1.2. Természeti folyamatok 3.1. Gyártástervezés 1.3. Értékesítési folyamatok 3.2. Gyártásszervezés 3.3. Termelésirányítás 4. Mellékfolyamatok E rövid áttekintés bepillantást enged abba, hogy a folyamatorientált gondolkodásmód fókuszában milyen konkrét folyamattípusok állnak a gazdálkodó szervezeteknél általában. Emeljük ki röviden mindkét közelítési mód leglényegesebb pozitívumait!

A funkcionális közelítési mód pozitívumai • A funkcionális gondolkodásmód közvetlen kapcsolatot tart a fogyasztói igényekkel. • A funkciókkal definiálhatók jól a fogyasztók számára hasznos teljesítmények, működések, tulajdonságok. • A funkcionális közelítés felszabadítja, támogatja a kreatív és innovatív gondolatokat, megoldásokat.

A folyamatszemlélet előnyei • A folyamatszemlélet jól képes kezelni az input – output viszonyokat. • A folyamatszemléletű irányítás javítja a szervezet hatékonyságát. • A folyamatok lerombolják a célszerűtlenül elkülönült szervezeti egységek közötti falakat. • Eredményesebb, ha az erőforrások felhasználását folyamatként irányítjuk. • A folyamatok célszerű szervezésével alacsonyabbak lehetnek költségeink, lerövidíthetők a ciklusidők. • A jól megtervezett és irányított folyamatok pontosan tervezhető eredményekhez vezetnek. • A folyamatok korrektebb módon tudják kezelni az erőforrás ráfordítást, felhasználást. • A folyamatok elősegítik a költségek hatásalapú allokációját.

3

BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA – MAGYAR TUDOMÁNY NAPJA, 2003 Mindenképpen lényeges megemlíteni, hogy a folyamatorientált eljárások a számos előny mellett néhány problémát is hordozhatnak: sokszor tisztázatlan a folyamatok és a tevékenységek viszonya, valamint nem mindig könnyű a folyamatok azonosítása sem. Ezek a problémák olyan menedzsment irányzatokhoz kapcsolhatók, ahol csak a hierarchikus (függelmi), esetleg funkcionális közelítések nyertek polgárjogot. Nem célszerű lemondani egyik megközelítés előnyeiről sem, ennek megvalósítása pedig a kétféle közelítésmód egymás javára való hasznosítása összekapcsolásuk révén. Az alábbiakban kétféle összekapcsolási lehetőséget mutatunk be, valamint egy konkrét (vázlatos) példával kíséreljük meg érzékletesebbé tenni, miként hasznosítható az egymásnak látszólag ellentmondó két felfogás egymás javára.

Folyamat-funkció mátrix A folyamat-funkció mátrix kiindulási alapként szolgál annak meghatározásához, hogy a termék mely funkciójához az előállítás mely folyamatai járulnak hozzá. Így nagyobb eséllyel találhatók meg a termék előállítási folyamatainak azon pontjai, ahol lehetőség van olyan beavatkozásra, mely jobb funkcióteljesítést eredményez, illetve kiszűrhetők azok a pontok is, ahol a beavatkozás feltétlenül szükséges.

1. ábra Folyamat-funkció mátrix általános sémája A folyamat – funkció mátrix egyaránt jó eszköz a hibák megtalálására, valamint a folyamatok olyan innovatív alakítására, mely hozzájárul ahhoz, hogy a termék a fogyasztói igényeknek jobban megfeleljen – egyúttal a konkrét folyamat szem előtt tartása révén a költségtényező azonnal figyelembe vehető.

4

KÖRMENDI L., TÓTHNÉ SUTUS M: HOGYAN KAPCSOLHATÓ ÖSSZE A FUNKCIONÁLIS...

Vertikális-horizontális funkció kapcsolatok meghatározása Első lépésként meghatározzuk az elvárt funkciókat a konkrét igényekből kiindulva (vertikális funkció kapcsolatok), második lépésben pedig ezeket a funkciókat az azok megvalósítását szolgáló folyamatok funkcióival támogatjuk (horizontális funkció kapcsolatok). Lényegében a funkcionális gondolkodás kiterjesztéséről van szó, melynek elemeként folyamatok (tevékenységek) funkcióit is meghatározzuk, mégpedig azokét, melyek kapcsolatban állnak a fogyasztói igényekből levezetett funkciókkal. Mindez lehetőséget ad arra, hogy az igényekből levezetett funkciókat a folyamatok funkcióival minél nagyobb „találati” pontossággal bombázzuk, hozzájárulva ahhoz, hogy az igényekből levezetett funkciók ne legyenek alulteljesítettek. Az optimális funkcióteljesítés alapvető szempont a fogyasztói igényeknek való megfelelést tekintve. A vertikális-horizontális funkció kapcsolatok meghatározása nemcsak fogyasztói igényekből indulhat ki, ez a módszer szélesebb körű alkalmazását teszi lehetővé.

2. ábra Vertikális-horizontális funkciókapcsolatok ábrázolás

Példa a folyamat-funkció mátrix gyakorlati alkalmazására: a találati mátrix A találati mátrix segítségével konkretizálni tudjuk, hogy mely funkciók teljesítéséhez mely folyamatok járulnak hozzá. Ez mindenképpen olyan beavatkozási lehetőségekre hívja fel a figyelmet, mely a gazdálkodási célok elérése szempontjából lényeges lehet. 5

BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA – MAGYAR TUDOMÁNY NAPJA, 2003 Kenyérre vonatkozó jellemző fogyasztói igények: • • • • • • • • • • • • • • •

jó ízű legyen friss legyen ne legyen félig sült ne legyen benne idegen anyag reggel már kapható legyen egészséges legyen ne hizlaljon gusztusosan nézzen ki kisebb boltokban is meg lehessen venni hosszabb ideig tárolható legyen fagyasztható legyen ne száradjon ki hamar elférjen a táskában szeletelhető legyen ne morzsázzon

Fogyasztói igényekből levezetett funkciók: 1. embert táplál 1.1. éhséget csökkent 2. ízélményt nyújt 3. egészséget megőriz 3.1. rostokat tartalmaz 3.2. ásványi anyagokat tartalmaz 3.3. elhízást megakadályoz 4. étvágyat meghoz 4.1. esztétikai élményt nyújt 5. kényelmet nyújt 5.1. tárolást lehetővé tesz 5.1.1. víztartalmat megtart 5.1.2. fagyasztást lehetővé tesz 5.2. szállíthatást lehetővé tesz 5.3. szeletelést lehetővé tesz 5.4. minőséget megőriz 6. beszerzést lehetővé tesz 7. idegen anyagot nem tartalmaz

A kenyér előállítási folyamatainak nagyvonalú áttekintése 1. Gyártási főfolyamatok

3. Kiegészítő folyamatok

Technológiai folyamatok Gyártástervezés Munkafolyamatok sütött kenyér (kenyerek) összetételének meghatározása kovász összeállítása Gyártásszervezés dagasztás üzemek kialakítása, gépek elhelyeformázás, sütőformába helyezés zése Minőségellenőrzés munkaerő biztosítása Természeti folyamatok folyamatos anyagellátás biztosítása kovász kel normák kidolgozása tészta kel Termelésirányítás kenyér sül feladatok szétosztása üzemek, műÉrtékesítési folyamatok szakok, munkahelyek között (termelésprogramozás térben és időben) 2. Segédfolyamatok határidők kijelölése Javítás, karbantartás bizonylatolás kidolgozása Belső anyagmozgatás termelési folyamatok ellenőrzése Energiaellátás biztosítása

6

KÖRMENDI L., TÓTHNÉ SUTUS M: HOGYAN KAPCSOLHATÓ ÖSSZE A FUNKCIONÁLIS... Funkciók A

B

C

D

1

×

×

×

×

2

×

×

×

×

3 Folyamatok

4

×

×

×

×

E

F

×

×

×

×

G

H

I

× ×

×

5

×

×

×

×

6

×

×

×

× ×

7

×

×

×

×

×

8

×

×

×

×

×

9

×

×

×

×

×

×

×

10

×

×

×

×

×

×

×

×

×

×

×

×

×

11 12

×

×

×

×

×

3. ábra Találati mátrix néhány jellemző folyamat és funkció esetében Folyamatok Funkciók 1 kovász összeállítása A embert táplál 2 dagasztás B ízélményt nyújt 3 formázás, sütőformába helyezés C rostokat tartalmaz 4 minőségellenőrzés D elhízást megakadályoz 5 kovász kel E esztétikai élményt nyújt 6 tészta kel F szállítást lehetővé tesz 7 kenyér sül G beszerzést lehetővé tesz 8 energiaellátás biztosítása H víztartalmat megtart 9 sütött kenyér (kenyerek) I idegen anyagot nem tartalmaz összetételének meghatározása 10 normák kidolgozása 11 határidők kijelölése 12 termelési folyamatok ellenőrzése Összegzésképpen megállapíthatjuk, hogy a folyamatorientált gondolkodásmód és a funkcionális szemlélet nem áll szöges ellentétben egymással, nem képes egymást helyettesíteni, hanem hasznos módon összekapcsolható.

7