KOTA

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KEUANGAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA

PROGRAM PAMSIMAS TAHUN 2014

DAFTAR ISI

1.

Latar Belakang .............................................................................................................................. 3

2.

Tujuan dan Pengguna Pedoman Pengelolaan Keuangan .............................................................. 3 2.1

Tujuan ................................................................................................................................. 3

2.2

Pengguna ............................................................................................................................ 3

3.

Prinsip-Prinsip Pengelolaan Keuangan......................................................................................... 4

4.

Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Asosiasi ...................................................................................... 4 4.1 Pengenalan Bantuan................................................................................................................ 4 4.2 Pemanfaatan Bantuan ............................................................................................................. 6

5.

Perencanaan dan Pencairan Dana Bantuan Asosiasi .................................................................... 7 5.1 Pembukaan Rekening ............................................................................................................. 7 5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD) ..................................................................... 7 5.3 Permintaan Pencairan Dana .................................................................................................... 7 5.4 Tahapan Pencairan Dana ........................................................................................................ 7 5.5 Prosedur Pencairan Dana ........................................................................................................ 8

6.

Administrasi dan Pembukuan Bantuan Asosiasi ........................................................................ 12 6.1 Ketentuan Umum .................................................................................................................. 12 6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi Kegiatan Bantuan Asosiasi .................................... 13

LAMPIRAN Lampiran 1. Contoh Format RPD……………………………………………………………………..18 Lampiran 2. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana……………………………………………....20 Lampiran 3. Contoh Format Lembar Verifikasi……………………………………………………....21 Lampiran 4. Contoh Surat Tagihan…………………………………………………………………....23 Lampiran 5. Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS…………………………………………………...24 Lampiran 6. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana……………………....25 Lampiran 7. Contoh Format Buku Bank………………………………………………………………27 Lampiran 8. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran……………………………………..28 Lampiran 9. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)…………………………….29 Lampiran 10. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)................................................................................30

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KEUANGAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA 1.

Latar Belakang Sejak tahun 2013, Central Project Management Unit Program Penyediaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat (CPMU PAMSIMAS) telah memfasilitasi terbentuknya Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat nasional, provinsi dan kabupaten dengan tujuan untuk menjamin keberlanjutan penyediaan dan pelayanan air minum dan sanitasi. Asosiasi ini memiliki peran utama sebagai forum berbagi pengetahuan dan diskusi mengenai masalah teknik dan juga sebagai kolaborasi manajemen diantara BP-SPAMS untuk saling berkomunikasi dengan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan juga berperan untuk mendapat dukungan dari pemerintah dan pihak lain yang tertarik dengan pengembangan air minum perdesaan. Sesuai dengan Surat No Objection Letter (NOL) Bank Dunia tanggal 21 Januari 2014, CPMU PAMSIMAS akan menyelenggarakan Program Penguatan Kelembagaan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan ini sebagai bagian dari strategi keberlanjutan untuk membantu asosiasiasosiasi yang telah terbentuk agar dapat berkembang sebagai salah satu lembaga yang memiliki peran penting dalam pengelolaan air minum di perdesaan pada tingkat kabupaten. Program ini memberikan bantuan teknis serta dukungan pelaksanaan bagi asosiasi, termasuk kegiatan pengembangan kapasitas dalam bentuk Program Dasar dan Program Intensif. Prosedur Operasional Baku (POB) ini disusun dalam rangka menjamin akuntabilitas program pemanfaatan bantuan dukungan pelaksanaan bagi asosiasi untuk pencapaian hasil sesuai yang diharapkan.

2.

Tujuan dan Pengguna Prosedur Operasional Baku (POB) Pengelolaan Keuangan 2.1 Tujuan Prosedur Operasional Baku pengelolaan keuangan asosiasi ini bertujuan untuk: a. Menjadi acuan bagi Asosiasi Kabupaten dalam mencatatkan penerimaan dan penggunaan keuangan secara transparan dan bertanggungjawab. b. Merupakan alat pengembangan kapasitas Asosiasi Kabupaten dalam pengelolaan keuangan. Asosiasi dapat memanfaatkan pedoman pengelolaan keuangan ini sebagai acuan untuk pencatatan pengelolaan keuangan dari sumber lainnya selain bantuan Pamsimas sepanjang memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan oleh donor atau anggota. 2.2 Pengguna Pedoman pengelolaan keuangan ini akan digunakan oleh Asosiasi sebagai panduan pengelolaan keuangan untuk pemanfaatan dan pencatatan bantuan pelaksanaan kegiatan Pamsimas. Pamsimas mendorong Asosiasi untuk menerapkan prosedur pengelolaan keuangan pada pedoman ini dalam melakukan pencatatan penerimaan dan penggunaan dana dari sumber lainnya guna mewujudkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan bagi anggota dan donor lain.

Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014

|

3

3.

Prinsip-Prinsip Pengelolaan Keuangan Prinsip-prinsip pengelolaan keuangan untuk Asosiasi dalam Pamsimas adalah sebagai berikut: a. Acuan pengelolaan dana adalah Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan. RKA yang menjadi prasyarat pencairan dana adalah RKA Asosiasi yang sudah ditandatangani oleh Kepala Bappeda. b. Akuntabilitas penggunaan dana menjadi tanggung jawab Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota. c. Penggunaan dana yang dikelola oleh Asosiasi harus disepakati oleh setiap anggotanya.

4.

Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Asosiasi Prosedur Operasional Baku ini dapat digunakan untuk bantuan yang berasal dari sumber dana lain selain dari program Pamsimas. Melalui pelaksanaan program Pamsimas, CPMU akan memberikan dukungan penguatan kepada Asosiasi tingkat Kabupaten/Kota dengan sumber dana hibah luar negeri IBRD Grant TF 094792 dan Rupiah Murni Pemerintah R.I. 4.1 Pengenalan Bantuan Pembiayaan bantuan untuk mendukung kegiatan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan dapat berasal dari berbagai sumber pendanaan seperti berikut ini: a. Iuran anggota, misalnya iuran yang diperoleh dari anggota asosiasi baik yang dilakukan secara rutin maupun sewaktu-waktu. b. Sumber lain yang sah, seperti bantuan operasional atau kegiatan dari donor, pemerintah pusat atau pemerintah daerah, badan usaha/swasta, serta lembaga/institusi lainnya. c. Pendapatan atau penerimaan yang diperoleh dari pelayanan yang disediakan oleh asosiasi, misalnya pendapatan dari penyediaan jasa terkait pelayanan terhadap anggota. Bentuk dukungan penguatan asosiasi meliputi 3 jenis program yaitu: A. Program Dasar Pamsimas memberikan bantuan dukungan untuk Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan berupa uang dengan nilai antara Rp 15 juta s/d 25 juta untuk pelaksanaan sebagian kegiatan seperti yang tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). Dana ini merupakan stimulan dan tidak dimaksudkan sebagai sumber utama pembiayaan kegiatan asosiasi. Sumber dana bantuan program dasar ini berasal dari IBRD Grant TF. 094792 dan hanya diberikan 1 (satu) kali kepada setiap Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan yang telah dibentuk. Dana ini akan disalurkan melalui Kontrak ROMS dan dibagikan kepada setiap Asosiasi berdasarkan skala besaran dana bantuan sesuai pagu alokasi yang ditetapkan oleh CPMU dengan mempertimbangkan jumlah BPSPAMS yang menjadi binaan Asosiasi Kabupaten (lihat Tabel 1).


|

4

Tabel 1. Skala Besaran Dana Bantuan Penguatan Dasar bagi Asosiasi Kabupaten/Kota No. 1 2 3 4 5

Range Jumlah Desa/Anggota Asosiasi < 29 29 sd 44 45 sd 60 61 sd 76 > 76

Besar Dana Bantuan (Rp.) 15,000,000 17,500,000 20,000,000 22,500,000 25,000,000

Asosiasi yang mendapatkan bantuan Program Dasar Pamsimas diminta untuk dapat meningkatkan kinerja desa-desa yang mempunyai kinerja SPAMS rendah (“tidak berfungsi” dan “berfungsi sebagian/tidak optimal” dalam Management Information System (MIS) Pamsimas). Pamsimas mendorong asosiasi untuk mandiri dan dapat membiayai seluruh kegiatan dalam RKA dengan pembiayaan dari berbagai sumber. Jumlah asosiasi yang telah terbentuk sampai dengan akhir desember 2013 dan memenuhi syarat menerima program dasar adalah 110 asosiasi kabupaten. Untuk tahun-tahun berikut, jumlah asosiasi yang dapat menerima bantuan ini disesuaikan dengan rencana kerja Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat nasional. B.

Program Intensif Pamsimas memberikan dana bantuan tambahan bagi 10 Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan yang terpilih untuk menjadi contoh pelaksanaan RKA. Dana bantuan tambahan ini dapat diberikan lebih dari 1 (satu) kali kepada Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan yang memenuhi syarat. Asosiasi yang berpartisipasi dalam Program Intensif ini dipilih berdasarkan keunikan dan potensi pembelajaran yang dapat disebarluaskan kepada seluruh asosiasi pada tahun berikutnya, serta dapat menunjukkan adanya komitmen kerjasama antara asosiasi dengan Pemerintah Kabupaten, yang dituangkan dalam RKA. Besaran dana bantuan program dasar dan program intensif bagi asosiasi yang terpilih setinggi-tingginya sebesar Rp 30 Juta. Nilai bantuan diberikan berdasarkan evaluasi CPMU Pamsimas terhadap RKA. Sumber dana bantuan untuk asosiasi ini berasal dari IBRD Grant TF. 094792 dan akan disalurkan melalui kontrak ROMS sehingga pertanggungjawaban penggunaan dana bantuan dilakukan melalui verifikasi oleh District Financial Management Assistant (DFMA) di Kabupaten/Kota dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten.

C. Program Hibah Khusus Asosiasi yang terpilih untuk berpartisipasi dalam program intensif akan diberi kesempatan untuk meningkatkan kinerja BP-SPAMS anggotanya, termasuk untuk meningkatkan keberfungsian SPAMS desa. Mekanisme penyaluran dana hibah khusus ini mengikuti mekanisme Hibah Khusus Pamsimas (HKP). Dana bantuan akan disalurkan langsung kepada LKM/ KKM Desa sasaran. Sumber dana HKP pada tahun 2014 berasal dari Rupiah Murni Pemerintah R.I.


|

5

4.2 Pemanfaatan Bantuan a. Bantuan dukungan pelaksanaan kegiatan dimaksudkan untuk membantu Asosiasi dalam pelaksanaan sebagian kegiatan sesuai RKA untuk satu tahun pelaksanaan (tertanggal sesuai dengan jadwal kegiatan yang termuat dalam RKA). b. Pembiayaan untuk satu kegiatan yang berasal dari beberapa sumber dana dapat dilakukan selama pertanggungjawaban terhadap pengeluaran dan hasil kegiatannya jelas. Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Dasar Pamsimas adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan basis data untuk keanggotaan asosiasi serta pemantauan kinerja dan pengembangan kapasitas anggota. 2. Pemetaan kapasitas dan kebutuhan: a. Kinerja anggota b. Kebutuhan pengembangan kapasitas c. Ketersediaan sumber daya terkait keberlanjutan pengelolaan air minum dan sanitasi perdesaan d. Pengelola air minum perdesaan non-Pamsimas 3. Pelayanan terkait dengan upaya untuk pengembangan kinerja anggota, misal dari berfungsi sebagian menjadi berfungsi (sesuai dengan target yang tertulis dalam RKA). 4. Kegiatan berbagi pengalaman dan pengetahuan sesama anggota dan narasumber yang kompeten, pembelajaran melalui praktik (hands-on learning) untuk anggota, dan sejenisnya. Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Intensif Pamsimas adalahsebagai berikut: 1. Pembelanjaan barang untuk kegiatan optimalisasi atau pengembangan SPAMS desa yang hasilnya dapat bermanfaat langsung terhadap kualitas dan kuantitas layanan. Nilai pembelanjaan barang ini tidak boleh lebih dari 5juta rupiah secara total keseluruhan. 2. Pelatihan dengan mendatangkan narasumber dari pihak luar (selain anggota dan pengurus asosiasi). 3. Pengembangan produk layanan asosiasi. Contoh komponen pembiayaan yang dapat ditagihkan melalui dana bantuan pelaksanaan kegiatan Pamsimas, yaitu: 1. Sewa ruangan dan konsumsi untuk kegiatan pelatihan. 2. Pembiayaan narasumber/tenaga ahli. 3. Komunikasi antar anggota. 4. Rapat atau pertemuan dengan anggota dan pihak donor serta pendukung kegiatan. 5. Perjalanan dinas dalam rangka kegiatan. 6. Penggandaan dan dokumentasi. Daftar penggunaan dana yang tidak diperbolehkan (negative list) untuk dibiayai dengan dana bantuan pelaksanaan kegiatan Asosiasi melalui program Pamsimas, meliputi: 1. Pembayaran honor anggota asosiasi maupun pihak lain yang berhubungan dengan Pamsimas, diantaranya Provincial Project Management Unit (PPMU)/District Project Management Unit (DPMU), ROMS dan fasilitator. 2. Penggunaan dana bantuan yang tidak sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana (RPD). 3. Pembelian peralatan kantor (komputer, handphone, meubelair dan sejenisnya). 4. Pembayaran sewa kantor/sekretariat. Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014

|

6

5.

Perencanaan dan Pencairan Dana Bantuan Asosiasi 5.1 Pembukaan Rekening Asosiasi akan membuka rekening tabungan atas nama asosiasi sebagai prasyarat untuk menerima transfer dana bantuan. Rekening ini akan digunakan untuk menyimpan iuran anggota, bantuan Pamsimas, dan bantuan dari donor lainnya. Rekening dibuka dengan tiga spesimen tanda tangan: (1) ketua asosiasi, (2) perwakilan anggota asosiasi, dan (3) bendahara asosiasi. 5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD) 1. Asosiasi membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD). RPD akan mencakup rencana kegiatan besar dan rencana setiap kegiatan secara detail. Format RPD dapat dilihat pada Lampiran 1. 2. RPD menjadi dokumen utama bagi asosiasi untuk permintaan penarikan dana dari anggaran asosiasi. 3. Penyusunan RPD mengacu kepada RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) Asosiasi. RPD yang memuat kegiatan-kegiatan yang tidak termasuk ke dalam RKA tidak akan diterima untuk diproses lebih lanjut. 5.3 Permintaan Pencairan Dana 1. Asosiasi dapat melakukan penarikan dana bantuan Pamsimas dengan mengajukan permintaan pencairan dana kepada ROMS. Surat Permintaan Pencairan Dana dapat dilihat pada Lampiran 2. 2. Jumlah dana yang dimintakan harus sesuai dengan kegiatan yang terdapat didalam Rencana Penggunaan Dana (RPD). Bersama dengan RPD, permintaan penarikan dana ini harus diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten. Lembar verifikasi dapat dilihat pada Lampiran 3. 3. Berdasarkan hasil verifikasi, Koordinator Kabupaten dapat menyampaikan surat tagihan kepada ROMS untuk mentransfer dana kepada asosiasi. Lembar surat tagihan dapat dilihat pada Lampiran 4. 4. RKA asosiasi yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) menjadi Lampiran bagi RPD untuk permintaan pencairan dana tahap I. Setiap RPD yang tidak disertai dengan RKA tidak dapat diproses untuk pencairan dana. Hal ini berlaku untuk seluruh asosiasi, termasuk asosiasi yang menjadi peserta program intensif. 5. Khusus untuk Program Intensif, penetapan besaran bantuan dana dan asosiasi penerima bantuan akan ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) mengenai daftar asosiasi penerima bantuan dana intensif program penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan berdasarkan penilaian terhadap proposal/RKA Asosiasi oleh Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Nasional bersama CPMU Pamsimas. 5.4 Tahapan Pencairan Dana 1. Program Dasar Total dana yang akan diberikan oleh Pamsimas adalah berkisar antara Rp 15 juta s/d Rp 25 Juta untuk setiap asosiasi. Dana program dasar dapat ditarik dalam 3 (tiga) tahap, yaitu:  Tahap I sebesar 30%  Tahap II sebesar 50%  Tahap III sebesar 20%


|

7

2.

Program Intensif Untuk asosiasi yang sekaligus memperoleh Bantuan Program Dasar dan Intensif, pencairan dana dapat dilakukan secara bersamaan. Dana bantuan intensif untuk 10 (sepuluh) asosiasi yang termasuk ke dalam Program Intensif dapat ditarik dalam 3 (tiga) tahap, yaitu:  Tahap I sebesar 30%  Tahap II sebesar 50%  Tahap III sebesar 20% Total dana yang akan diberikan oleh Pamsimas adalah berkisar antara Rp 30 juta s/d Rp 50 Juta untuk setiap asosiasi disesuaikan dengan RKA yang disetujui.

ROMS akan menerima dana Bantuan Dasar dan Intensif sesuai kontrak ROMS berdasarkan syarat-syarat sebagai berikut: 1.

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah menyusun RKA yang sudah diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten serta ditandatangani oleh Kepala Bappeda.

2.

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah membuka rekening bank.

3.

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota mengirimkan surat pemberitahuan kesiapan menerima dana hibah kepada Sekretariat Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Nasional dengan alamat Jalan Danau Jempang B3/75 Jakarta Pusat 10210. No Fax 021- 57900640.

4.

Sekretariat Asosiasi mengajukan permintaan pembayaran bantuan program dasar dan/atau program intensif kepada CPMU dengan melampirkan lembar pengesahan RKA sebagaimana dimaksud dalam butir bukti no.1 di atas, dan copy rekening bank Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kab/Kota.

5.

CPMU memerintahkan Satker Pembinaan Pamsimas Pusat untuk pembayaran sekaligus dana bantaun program dasar dan/atau program intensif kepada ROMS, setelah dana tersedia pada DIPA Satker Pembinaan Pamsimas Pusat.

Setiap dana yang diterima oleh asosiasi harus dilengkapi dengan kuitansi dari ROMS. Format kuitansi dapat dilihat pada Lampiran 5. 5.5 Prosedur Pencairan Dana Prosedur pencairan masing-masing tahap dijelaskan sebagai berikut: A. Tahap I Langkah-langkah pencairan dana tahap I dari ROMS kepada Asosiasi adalah sesuai Tabel berikut:


|

8

Tabel 2. Langkah-langkah Pencairan Tahap I dana Program Penguatan Asosiasi Langkah

Uraian

Mengajukan permintaan pencairan dana tahap I

Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap I kepada ROMS melalui Koordinator Kabupaten.

Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap I Pencairan dana tahap I

Koordinator Kabupaten memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan pencairan tahap I dan membuat surat tagihan pembayaran kepada Manajemen ROMS bilamana telah memnuhi syarat. Dana bantuan tahap I ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Pemberitahuan pencairan dana tahap I

Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS Koordinator Kabupaten mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Kepala Bappeda dan asosiasi.

Persyaratan 1.

Pelaku

SPPD (Lampiran 2) tahap I dilengkapi: 2. RKA yang sudah ditandatangani Kepala Bappeda 3. Rencana Penggunaan Dana (RPD) tahap I (Lampiran 1) 4. Fotokopi rekening Bank asosiasi 5. Kwitansi (Lampiran 5) Lembar Verifikasi (Lampiran 3), SPPD tahap I (Lampiran 2) dan kelengkapan lainnya.

Asosiasi

Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 3).

Manajemen ROMS

1. 2.

Koordinator Kabupaten

Fotokopi bukti transfer Kuitansi bermaterai asli

Koordinator Kabupaten dan DFMA

Koordinator Kabupaten meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap I.

Pengarsipan, penyusunan dan penyerahan laporan

Melakukan pengecekan laporan

Koordinator Kabupaten mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS. Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi, ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap I, fotokopi SPPD I, dan fotokopi Rekening Bank asosiasi. Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb.

LPPD tahap I dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan (diketahui oleh Kepala Bappeda)

Asosiasi

Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap I kepada Koordinator Kabupaten. DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap I, Koordinator Kabupaten memberikan persetujuan atas LPPD tahap I dengan diketahui oleh Kepala Bappeda.

LPPD tahap I yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten dan diketahui oleh Kepala Bappeda

DFMA, Koordinator Kabupaten, dan Kepala Bappeda


|

9

B. Tahap II Syarat pencairan tahap II adalah dana tahap I telah digunakan minimal sampai dengan 90%. Tabel 3. Langkah-langkah Pencairan Tahap II dana Program Penguatan Asosiasi Langkah Mengajukan permintaan pencairan dana tahap II

Uraian Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap II kepada Koordinator Kabupaten.

Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap II

Koordinator Kabupaten membuat dan mengajukan surat tagihanpembayaran kepada Manajemen ROMS setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Pencairan dana tahap II

Dana bantuan tahap II ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Pemberitahuan pencairan dana tahap II

Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS. Koordinator Kabupaten mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Kepala Bappeda dan asosiasi.

Persyaratan 1. SPPD (Lampiran 2) tahap II dilengkapi: 2. Ringkasan RKA 3. Rencana Penggunaan Dana (RPD - Lampiran 1) tahap II 4. Fotokopi rekening Bank asosiasi 5. LPPD tahap I yang menyatakan 90% dana tahap I telah digunakan (dilampiri dengan bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan) Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 3) SPPD tahap II dan Lampirannya

Pelaku Asosiasi

Surat Tagihan dilengkapi dengan SPPD tahap II dan Lampirannya

Manajemen ROMS

1. 2.




Koordinator Kabupaten meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap II.



Koordinator Kabupaten mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS. Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi, ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap II, fotokopi SPPD II, fotokopi rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap II Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb. Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap II kepada Koordinator Kabupaten DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap II, Koordinator Kabupaten memberikan persetujuan atas LPPD tahap I dengan diketahui oleh Kepala Bappeda

LPPD tahap II dilengkapi dengan dokumen pendukung (bukti-bukti pengeluaran dan laporan kegiatan (yang diketahui oleh Kepala Bappeda)

Asosiasi

LPPD tahap II yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten dan diketahui oleh Kepala Bappeda



|

10

Tahap III Pencairan Tahap III adalah tahap dana II yang telah dicairkan, dan telah digunakan minimal sampai dengan 90%. LPPD terakhir dari tahap III merupakan laporan 100% penggunaan dana. Tabel 4. Langkah-langkah Pencairan Tahap III dana Program Penguatan Asosiasi Langkah

Uraian

Mengajukan permintaan pencairan dana tahap III

Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap III kepada Koordinator Kabupaten

Membuat dan mengajukan tagihan pembayaran SPPD tahap III Pencairan dana tahap III

Koordinator Kabupaten membuat dan mengajukan surat tagihan pembayaran kepada Manajemen ROMS setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan Dana bantuan tahap III ditransfer oleh manajemen ROMS langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Persyaratan

Pelaku

1. SPPD (Lampiran 2) tahap III dilengkapi: 2. Ringkasan RKA 3. Rencana Penggunaan Dana (RPD – Lampiran 1) tahap III 4. Fotokopi rekening Bank asosiasi 5. LPPD tahap II yang menyatakan 90% dana tahap II telah digunakan (dilampiri dengan bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan) Surat Tagihan dilengkapi dengan SPPD tahap III dan Lampirannya

Asosiasi

Surat Tagihan (Lampiran 4) dilengkapi dengan lembar verifikasi (Lampiran 3) SPPD tahap III dan Lampirannya

Manajemen ROMS

1. 2.



Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Koordinator Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS Pemberitahuan pencairan dana tahap III

Koordinator Kabupaten mengirimkan fotokopi bukti transfer kepada Kepala Bappeda dan asosiasi


Koordinator Kabupaten meminta kuitansi bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap III.



Koordinator Kabupaten mengirimkan kuitansi bermaterai asli kepada manajemen ROMS. Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi, ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap III, fotokopi SPPD III, fotokopi rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap III Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb.

LPPD tahap III dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan (diketahui oleh Kepala Bappeda)

Asosiasi

Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap III kepada Koordinator Kabupaten DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap III, Koordinator Kabupaten memberikan persetujuan atas LPPD tahap III dengan diketahui oleh Kepala Bappeda

LPPD tahap III yang telah disetujui oleh Koordinator Kabupaten dan diketahui oleh Kepala Bappeda



|

11

6.

Administrasi dan Pembukuan Bantuan Asosiasi 6.1 Ketentuan Umum 1.

Pendampingan intensif (coaching) kepada asosiasi untuk pengelolaan dan pembukuan keuangan asosiasi wajib dilakukan sebelum SPPD Tahap I ditandatangani. Coaching dilakukan oleh Fasilitator Keberlanjutan (FK) kepada asosiasi dengan biaya operasional Fasilitator.

2.

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan wajib melakukan pembukuan dimulai sejak diterimanya dana bantuan.

3.

Pemeriksaan pembukuan asosiasi dilakukan oleh DFMA setiap bulan sebagai bagian dari rangkaian uji petik Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan.

4.

Kegiatan administrasi dan pembukuan dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan program yang membutuhkan pencatatan yang jelas dan cermat yang dilengkapi dengan bukti-bukti nyata.

5.

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan proses baik yang bersifat keuangan ataupun non-keuangan selama 10 (sepuluh) tahun sejak pasca bantuan Pamsimas.

6.

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan harus menyusun Laporan Keuangan Bulanan setiap bulan dan diumumkan melalui papan informasi (lihat Lampiran 11) pada sekretariat Asosiasi atau Kantor Bappeda/DPMU, serta menyampaikan salinan ringkasan LPPD kepada anggota.

7.

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan mempertanggungjawabkan penggunaan dana kepada masyarakat secara terbuka (transparan) dan dapat dipertanggungjawabkan, sebelum melakukan pengajuan pencairan dana bantuan tahap/termin berikutnya.

8.

Transaksi diatas Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) harus dilakukan melalui mekanisme Transfer.

9.

Uang tunai di Kas Bendahara Asosiasi tidak boleh lebih dari Rp 2.000.000,- (dua juta rupiah) dan mengendap terlalu lama (maksimal 5 hari).

10. Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (LPPD) hanya mencakup pengeluaran yang dibiayai dari dana Bantuan Pamsimas dan tidak perlu mencakup pengeluaran dari sumber pembiayaan lainnya.


|

12

6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi Kegiatan Bantuan Asosiasi Jenis Pembukuan Rencana Penggunaan Dana RPD (Lampiran 1)

Surat Permintaan Pencairan Dana SPPD (Lampiran 2)

Uraian RPD dibuat sesuai dengan kebutuhan dan target pelaksanaan kegiatan.  RPD memuat rencana kebutuhan kegiatan dan nilaiyang akan dibelanjakan pada rencana kegiatan.  Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh Koordinator Kabupaten, diverifikasi oleh DFMA (dengan paraf).  RPD dilampiri dengan RKA yang sudah ditandatangani oleh Kepala Bappeda. Tanpa RKA tersebut maka Asosiasi tidak dapat mengajukan RPD. SPPD dibuat sesuai dengan RPD yang diajukan SPPD memuat ringkasan kebutuhan dana untuk setiap tahapan pengajuan pencairan dana 

Lembar Verifikasi (Lampiran 3)

Lembar verifikasi dibuat sebagai panduan check-list dan kertas kerja saat melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan

Surat Tagihan (Lampiran 4)

 

Kuitansi (Lampiran 5)



  Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (Lampiran 6)







 

Surat tagihan dibuat sebagai dasar permintaan pencairan dana untuk setiap tahap pencairan dana bantuan. Surat tagihan memuat ringkasan pengajuan dana sesuai dengan SPPD Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua asosiasi di atas materai sebagai tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen ROMS Kuitansi asli disimpan oleh Manajemen ROMS dan fotokopi kuitansi disimpan oleh asosiasi dan Koordinator Kabupaten. Salinan kuitansi dikirimkan kepada Kepala Bappeda. LPPD disusun oleh Bendahara asosiasi dan diajukan oleh Ketua Asosiasi untuk diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten dengan diketahui oleh Kepala Bappeda. LPPD dibuat jika penggunaan dana telah mencapai lebih dari 90% dan merupakan salah satu persyaratan untuk mencairkan dana selanjutnya. LPPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan lengkap. LPPD wajib dilampiri dengan laporan pelaksanaan kegiatan yang diketahui oleh Kepala Bappeda Salinan LPPD wajib disampaikan kepada

Kelengkapan RPD merupakan dokumen yang digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS

SPPD merupakan surat pengantar yang dibuat oleh asosiasi dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS Lembar verifikasi merupakan kertas kerja yang digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS Surat tagihan merupakan surat pengantar yang dibuat oleh Koordinator Kabupaten dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen ROMS Kuitansi merupakan tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen ROMS

LPPD merupakan dokumen pertanggunjawaban asosiasi atas penggunaan dana bantuan Pamsimas LPPD digunakan sebagai dokumen pencairan tahapan selanjutnya


|

13

Jenis Pembukuan

Buku Bank (Lampiran 7)







Buku Penerimaan dan Pengeluaran (Lampiran 8)





Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9)







Uraian seluruh anggota baik melalui rapat anggota maupun per surat. Buku Bank digunakan untuk mencatat penerimaan dana bantuan Pamsimas, iuran, hibah donor, dana dari pendapatan lainnya, bunga bank, pengeluaran untuk kegiatan asosiasi, serta biaya pajak dan administrasi bank Pencatatan buku bank dilakukan oleh bendahara asosiasi setiap ada transaksi melalui rekening bank Saldo di buku Bank harus sama dengan saldo di Rekening Bank asosiasi Buku Bank ditutup setiap tanggal 25. Setelah ditutup diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara asosiasi, Ketua asosiasi, diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten Keluar-masuknya dana bantuan, baik tunai (in-cash) maupun natura (in-kind) dicatat dalam buku penerimaan dan pengeluran. Pencatatan dilakukan oleh Bendahara asosiasi Buku penerimaan dan pengeluran ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tanggal 25 tiap bulannya agar setelah tutup buku masih ada waktu untuk membuat Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9) untuk menjadi bahan rapatFasilitator Keberlanjutan (FK) dengan DPMU dan Konsultan kabupaten/kota pada akhir bulan. Buku Penerimaan dan Pengeluaran setelah ditutup kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara, Ketua asosiasi, DFMA, dan Koordinator Kabupaten. Buku Penerimaan dan Pengeluaran mencatat seluruh pengeluaran untuk berbagai komponen kegiatan, termasuk komponen pembiayaan yang tidak termuat ke dalam RKA dan tidak dibiayai dengan Bantuan Pamsimas, misal honor dan sewa sekretariat. Laporan Keuangan Bulanan disusun oleh Bendahara asosiasi setiap akhir bulan setelah tutup buku dan disetujui oleh Ketua Asosiasi untuk ditempel pada papan informasi. Laporan Keuangan Bulanan merupakan kumulasi dari seluruh penerimaan dan pengeluaran yang diperoleh dan dilakukan oleh Asosiasi, dibagi berdasarkan kategori kegiatan sesuai RKA. Ringkasan Laporan Keuangan Bulanan wajib disampaikan kepada seluruh anggota, baik dalam rapat anggota atau disampaikan per surat.

Kelengkapan  Slip setor, fotokopi bukti transfer, fotokopi kuitansi  Rekening Bank asosiasi dicetak setiap bulan  Tanda bukti harus diberi nomor urut  Bukti transaksi harus disimpan sesuai tanggal dan diatur sedemikian rupa sehingga tidak tercecer

 Bukti pembelian dicatat setiap transaksi dilakukan.  Nota asli dari toko harus mencantumkan informasi: nama toko, alamat, jenis barang, harga satuan, total harga, dan cap/stempel dari toko.  Tanda bukti harus diberikan nomor urut sesuai tanggal transaksi.  Biaya pertemuan dan rapat harus didukung dengan Berita Acara atau Notulen dan daftar hadir.  Biaya perjalanan harus didukung dengan Surat Perintah Tugas (SPT Lampiran 10), laporan kunjungan lapangan dan bukti pengeluaran perjalanan.

Laporan Keuangan Bulanan dibuat dan dipublikasikan setiap bulan


|

14

LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Format RPD Lampiran 2. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana Lampiran 3. Contoh Format Lembar Verifikasi Lampiran 4. Contoh Surat Tagihan Lampiran 5. Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS Lampiran 6. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana Lampiran 7. Contoh Format Buku Bank Lampiran 8. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran Lampiran 9. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi) Lampiran 10. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)


|

15

Lampiran 1: Contoh Format RPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas

RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD) PROGRAM PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN PROGRAM DASAR

PROGRAM INTENSIF

NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA:

Penarikan dana tahap

:

Jumlah dana yang diminta untuk penarikan tahap ini

: Rp.

Jumlah total dana bantuan

: Rp.

Dana tersisa setelah penarikan

: Rp.

I

II

III

Daftar kegiatan dan kebutuhan dana terlampir. TEMPAT

TGL

BLN

TAHUN

Disusun oleh: Bendahara Asosiasi

Diajukan oleh: Ketua Asosiasi

(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)


Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)

Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun)

District FMA (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

KoordinatorKabupaten (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

Diketahui oleh:

Kepala Bappeda (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)


|

16

DAFTAR KEGIATAN DAN KEBUTUHAN DANA TAHAP: NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: (jika daftar kegiatan dan kebutuhan dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan Koordinator Kabupaten) Rujukankepada RKA No.

1.

Nama Kegiatan

Pemetaan dan pengkajian kondisi SPAMS Desa

Sumber Dana

Alokasi Anggaran (Rp.)

Bantuan Pamsimas

Total

2.

3.

Monitoring kinerja dan pelayanan untuk BPSPAMS

Transportasi 1,000,000 Fotocopy Uangmakan 1,000,000

Bantuan Pemda Bantuan Pamsimas

Total Kegiatan…

TOTAL TOTAL hanya untuk BANTUAN PAMSIMAS

Komponen Pembiayaan

PerkiraanKebutuhan Dana Harga Jml Unit Satuan (Rp.)

500,000 Transportasi Komunikasi 750,000 (voucher telepon) 1,250,000

5 50 2

kali lembar kali

Jumlah Dana (Rp.)

100,000 200 30,000

Keterangan

500,000 10,000 60,000 570,000

5

kali

100,000

500,000

1

buah

100,000

100,000

Tidak termasuk kedalam penarikan dana Pamsimas

600,000

2,250,000

1,170,000

1,750,000

670,000

Disusun oleh:

Diajukan oleh:

Diverifikasi oleh:

Disetujui oleh:

Diketahui oleh:

(tanggal/bulan/tahun)





BendaharaAsosiasi

Ketua Asosiasi

District FMA


KepalaBappeda







|

17

Lampiran 2: Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana

SURAT PERMINTAAN PENCAIRAN DANA Nomor : ..........................................

Kepada Yth. Direktur PT........................ (ROMS......) Di Tempat

Dengan memperhatikan Surat Keputusan Direktur Pengembangan Air Minum nomor..........tahun ...............tentang ketetapan pemberian dana asosiasi, bersama ini kami mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Dana Bantuan Program Dasar/Intensif sebagai berikut: a) b) c) d)

Dana Bantuan Tahun Anggaran Dasar pengeluaran Jumlah Dana Bantuan

:........................................................................ :........................................................................ : SK/Surat......./....................................................... : Rp..................................................... (terbilang............................................................)

e) Jumlah Sisa Dana f) Jumlah Dana yang diminta: Tahap........

sebesar

:....................................................................

: Rp............................................................

g) Nama dan nomor rekening Asosiasi: ……………………………..,…………………………201x Ketua Asosiasi

(……………………………………………..)

Diverifikasi oleh:

District FMA Kabupaten ..…………….

(…………………………………………..)

Koordinator Kabupaten…………………..

(……………………………………………..)


|

18

Lampiran 3: Contoh Format LembarVerifikasi LEMBAR VERIFIKASI DOKUMEN PENCAIRAN DANA BANTUAN PAMSIMAS Nama Asosiasi

:........................................

Kabupaten/Kota

:........................................

Provinsi

:........................................

A. Verifikasi Kelengkapan & Kebenaran Dokumen No.

Item Pemeriksaan

Kelengkapan Dokumen YA

1 2 3

TIDAK

Keterangan/ Catatan

Kelengkapan RPD: RKA yang sudah ditandatangani Kepala Bappeda RPD memuat negative list pembiayaan bantuan pelaksanaan Pamsimas LPPD Dilengkapi dengan bukti pengeluaran/pembayaran setiap komponen pembiayaan

4

LPPD dilengkapi dengan laporan kegiatan/beritaacara kegiatan yang ditandatangani Kepala Bappeda

5

SPT (untuk kegiatan monitoring atau perjalanan)

6

Surat undanganPelatihan dan daftar hadir (jika ada)

B. Rekomendasi Verifikator No.

Level

1

District FMA

2


Nama, Tanda Tangan & Cap Lembaga/Instansi

Tanggal

Keterangan/Catatan

Catatan: 1) Verifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dibuat pada saat akan melakukan pencairan dana untuk kegiatan program dasar atau program intensif. 2) Yang melakukan verifikasi adalah District FMA dan disetujui Koordinator Kabupaten. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 (satu) hari kerja untuk proses verifikasi (dengan catatan: dokumen lengkap dan tidak ada kesalahan). 3) Waktu yang dibutuhkan dalam pencairan dana bantuan program dasar dan program intensif Asosiasi oleh ROMS adalah 2 (dua) hari kerja terhitung sejak persetujuan KoordinatorKabupaten.


|

19

Lampiran 4: Contoh Surat Tagihan

SURAT TAGIHAN

Kepada Yth Bpk/Ibu Direktur PT……………………………….(ROMS……………) Sehubungan dengan Surat Permintaan Pencairan Dana Nomor…………………tanggal……………, dan dokumen telah diverfikasi dengan hasil memenuhi syarat, mohon dibayarkan kepada: Nama Asosiasi

:……………………………..

Sebesar

: Rp…………………………… (terbilang………………………………………………………………………)

Ke nomor rekening

:…………………….…..a.n……………………………………..

………………......,……………………….201x

KoordinatorKabupaten………………………..

(………………………………………………..) # diverifikasi dengan paraf District FMA


|

20

Lampiran 5: Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS

KWITANSI

Telah terima dari

: PT ...................................(ROMS)

Jumlah uang

: Rp...................................... (terbilang..........................................................................................)

Untuk keperluan

: pembayaran Tahap ... (...............) dana bantuan dasar/intensif(clinic) Pamsimas tahun..................., untuk Kab/Kota...........................

Program Asosiasi

...................., tanggal...................201x

Ketua Asosiasi........................

Meterai

(..............................................)


|

21

Lampiran 6: Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas

LEMBAR PERTANGGUNGJAWABAN PENGGUNAAN DANA (LPPD) PROGRAM PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN PROGRAM DASAR

PROGRAM INTENSIF

NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA:

LaporanPenggunaan Dana Tahap

:

I

Jumlah dana yang dipertanggungjawabkan

:

Rp.

Jumlah dana yang sudah ditarik

:

Rp.

Jumlah total dana bantuan yang sudah ditarik (akumulasi)

:

Rp.

Jumlah total dana bantuan

:

Rp.

Sisa Dana Bantuan

:

Rp.

II

III

Daftar kegiatan dan pertanggungjawabandana terlampir. TEMPAT

TGL

BLN



(Nama Lengkap dan TandaTangan)




District FMA (Nama Lengkap dan TandaTangan)

TAHUN

KoordinatorKabupaten (Nama Lengkap dan TandaTangan)

Diketahui oleh: (tanggal/bulan/tahun)

KepalaBappeda (Nama Lengkap dan Tanda Tangan) Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014

|

22

DAFTAR KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA TAHAP: NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: (jika daftar pertanggungjawaban dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan DC) Rujukan dalam RKA No. 1

1.

2

Jenis Kegiatan

Sumber Dana

Alokasi Anggaran (Rp.)

2

3

4

Pemetaan dan pengkajian kondisi SPAMS Desa

Komponen Pembiayaan (*)

Jumlah Dana (Rp)

Dokumen Pertanggung jawaban

5

6

7

8

Transportasi Bantuan Pamsimas

1,000,000

570,000

Sub Total BantuanPem Monitoring da kinerja dan pelayanan Bantuan untuk Pamsimas BPSPAMS

1,000,000

570,000

500,000

500.000

Sub Total

1,250,000

Total Total hanya untuk Bantuan Pamsimas

Penggunaan Dana

Dana yang sudah ditarik (Rp.)

750,000

100.000

(dilampirkan)

Sisa Penggunaan Dana (Rp.)

500,000

Uang makan

50,000

Fotocopy

10,000

Kwitansi untuk masingmasing komponen kegiatan, laporan hasil kegiatan

560,000 Transportasi Komunikasi (voucher telepon)

600,000

9=(5-7)

Sisa Alokasi Anggaran (Rp.) 10=(4-7)+9

250,000

Kwitansi, laporan hasil kunjungan

100,000

Bon pembelian voucher, laporan hasil kegiatan

350,000

2,250,000

1,170,000

910,000

1,750,000

670,000

660,000

10,000

450,000

10,000

450,000

250,000

250,000

0

650,000

250,000

850,000

260,000 10,000

1,300,000 1,100,000

Disusun oleh: (tanggal/bulan/tahun) BendaharaAsosiasi

Diajukan oleh: (tanggal/bulan/tahun) KetuaAsosiasi

Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun) District FMA

Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun) KoordinatorKabupaten

Diketahui oleh: (tanggal/bulan/tahun) KepalaBappeda







|

23

Lampiran 7: Contoh Format Buku Bank

Asosiasi…………………………. Buku Bank No. Rek…………………….. Periode :

Kabupaten/Kota No

:

Tanggal

Uraian

No Bukti

Penerimaan

Pengeluaran

1

2

3

4

5

6

1 2 3 4

12 Mei 2014 15 mei 2014 15Mei 2014 15Mei 2014

Urut

Saldo Awal Penerimaan T1 Prog. Dasar 001/2014 Bunga bank 003/2014 Admin bank 001/pengl/2014 Tarik tunai - RPD 1

Jumlah

Saldo

5.000.000 20.000

7 {(7+5)-6} 2.500.000 7.500.000 7.520,000 5,000 7.515,000 4.000.000 3.515.000

5.020.000

4.005,000

3.515.000

………………., ……. /……. / …… (tempat,tanggal/bulan/tahun)







District FMA (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

Koordinator Kabupaten (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)


|

24

Lampiran 8: Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran

Asosiasi…………………………. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Penerimaan (Rp.) No.

Tanggal

1

2 30/04/2014 30/05/2014 30/05/2014 30/05/2014 01/06/2014 01/06/2014 05/06/2014 20/06/2014

1 2 3 4 5 6 7 8

9 20/06/2014 10 20/06/2014 11 12 13 14 15 16 17 18

20/06/2014 20/06/2014 20/06/2014 25/06/2014 27/06/2014 27/06/2014 27/06/2014 30/06/2014

Uraian

Iuran Anggota

3 4 T erima iuran anggota 1,000,000 T erima transfer tahap I T erima transfer Pemda T erima iuran anggota 1,000,000 T arik T unai 5 juta Sewa Kantor T ransport perjalanan dinas Sewa ruangan pelatihan Penerimaan sumbangan konsumsi snack pelatihan Pengeluaran sumbangan konsumsi snack pelatihan Honor narasumber Penggandaan dan dokumentasi Konsumsi pelatihan T erima transfer PT xxx T arik T unai Pembelian komputer Pembelian AT K sekretariat T erima transfer tahap 2 -

Bantuan Pamsimas (BP)

Bantuan Pemda

In-Kind

6

7

8

5,000,000 -

5,000,000 -

10,000,000

-

300,000

-

-

-

-

Lainnya (ditambahkan Kumulatif kolomnya sesuai Penerimaan dengan jumlah donor) 9 10 1,000,000 15,000,000 20,000,000 21,000,000 21,000,000 21,000,000 21,000,000 21,000,000 -

21,300,000 21,300,000

6,000,000 -

21,300,000 21,300,000 21,300,000 27,300,000 27,300,000 27,300,000 27,300,000 29,300,000

15,000,000 5,000,000 300,000 (21) Total Penerimaan dalam bentuk kas (4+6+8+9) (22) Total Penerimaan dalam bentuk kas dan in-kind(4+6+7+8+9)

29,000,000 29,300,000

Kas yang ditarik dari Bank (Rp)

Nomor Bukti

11

12 001/IURAN/2014 001/BP/2014 001/PEMDA/2014 002/IURAN/2014 5,000,000 001/KAS/2014 - 002/KAS/2014 - 003/KAS/2014 - 004/KAS/2014 -

-

Pengeluaran Rp.) Lainnya Kegiatan Kegiatan (ditambahkan Kegiatan 1 3 Jumlah Kumulatif kolomnya sesuai BO P 2 (Assessm (Monitor Pengeluaran Pengeluaran (Pelatihan) dengan jumlah ent) ing) kegiatan) 13 14 15 16 17 18 19 250,000 250,000 250,000 100,000 100,000 200,000 450,000 500,000 500,000 950,000

001/INKIND/2014

001/INKIND/U/20 14 - 005/KAS/2014 - 006/KAS/2014 - 007/KAS/2014 - 001/DONOR/2014 6,000,000 008/KAS/2014 - 009/KAS/2014 - 010/KAS/2014 - 002/BP/2014

-

-

-

-

5,500,000 200,000 -

-

-

-

Saldo

20 5,000,000 4,750,000 4,550,000 4,050,000

-

-

4,350,000

300,000

-

-

300,000

1,250,000

4,050,000

600,000 450,000 1,200,000 -

-

-

600,000 450,000 1,200,000 5,500,000 200,000 -

1,850,000 2,300,000 3,500,000 5,500,000 200,000 -

3,450,000 3,000,000 1,800,000 1,800,000 7,800,000 2,300,000 2,100,000 2,100,000

dan seterusnya …. Jumlah

1,000,000

10,000,000 Jumlah

5,950,000

100,000

3,050,000

100,000 9,200,000 (23) T otal Pengeluaran (Kas dan Non-Kas) (24) T otal Pengeluaran Non-Kas / in kind (25) T otal Pengeluaran Kas (26) T otal Pengeluaran yang dibiayai oleh Bantuan PAMSIMAS (27) Saldo Kas

Disusun oleh: (tanggal/bulan/tahun) Bendahara Asosiasi

Diajukan oleh: (tanggal/bulan/tahun) Ketua Asosiasi

Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun) District FMA

Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun) Koordinator Kabupaten






|

25

9,200,000 300,000 8,900,000 3,150,000 2,100,000

Lampiran 9: Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)

Asosiasi………………. Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi) Periode…………………

A. Saldo Tanggal ____________________ Bank Rp …………………………………………………….. Kas Rp …………………………………………………….. Jumlah

Rp ……………………………………………………..

B. Penerimaan Iuran Anggota Bantuan Pamsimas Bantuan Pemda Donor Lain (Sebutkan) Jumlah Penerimaan

Rp ……………………………………………………..

Rp …………………………………………………….. Rp …………………………………………………….. Rp …………………………………………………….. Rp ……………………………………………………..

C. Jumlah Kas dan Bank (A+B) D. Penggunaan 1. Kegiatan dalam RKA Kegiatan (1) Assessment Kegiatan (2) Pelatihan Kegiatan (3) Monitoring Jumlah 2. Kegiatan non RKA Honor Sewa kantor Pembelian Peralatan Jumlah

Rp ……………………………………………………..

Rp …………………………………………………….. Rp …………………………………………………….. Rp …………………………………………………….. Rp ……………………………………………………..

Rp …………………………………………………….. Rp …………………………………………………….. Rp …………………………………………………….. Rp ……………………………………………………..

Jumlah (1+2)

Rp ……………………………………………………..

E. Sisa Dana Penggunaan (C-D) F. Saldo Bank Saldo Kas di Bendahara Jumlah Saldo Kas dan Bank

Rp …………………………………………………….. Rp …………………………………………………….. Rp ……………………………………………………..

G. Selisih (E-F)(*)

Rp …………………………………………………….. Rp ……………………………………………………..

(*) Jika ada selisih maka harus disediakan penjelasan Disusun oleh: (tanggal/bulan/tahun) Bendahara Asosiasi

Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun) Ketua Asosiasi

(Nama Lengkap dan TandaTangan)



|

26

Lampiran 10: Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)

SURAT PERINTAH TUGAS (SPT) Nomor…………

Yang bertandatangan di bawah ini: Nama

: ………………

Jabatan

: Ketua Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Kab/Kota………. Memerintahkan kepada:

1. Nama Jabatan di Asosiasi

: …….. : ……..

2. Nama Jabatan di Asosiasi

: …….. : ……..

Untuk melakukan kegiatan (merujuk kepada RKA) pada tanggal sampai dengan tanggal, ke : 1. BP-SPAMS…….Desa……, tanggal: 2. BP-SPAMS…….Desa……, tanggal: dan menyusun dan menyampaikan laporan ……kepada Ketua Asosiasi selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan tugas ini. Demikian Surat Perintah Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan. Ibukota Kab/Kota,…………20xx Ketua Asosiasi SPAMS Perdesaan Kab/Kota….

Nama………. PARAF KOORDINASI:

LOKASI: Desa A …

Tiba ………………..

Pulang

Diketahui:

………………

(Kades/Ketua BP-SPAMS)


|

27

KOTA

Recommend Documents