KONSEP DASAR PERKULIAHAN MANAJEMEN UMUM
OLEH : DRS. HMS. SOEKARDI ILHAMUDDIN, M.Pd .
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KUNINGAN 2012
BAB I KONSEP DASAR MANAJEMEN 1.
PENGERTIAN MANAJEMEN Pengertian Manajemen sangat tergantung pada kontek dan maksudnya, serta mempunyai arti kegunaan yang beraneka ragam. Manajemen berasal dari bahasa Latin, yaitu manus berarti tangan dan agere berarti melakukan. Berdasarkan kata kerjanya menjadi Managere, berarti menangani. Dalam bahasa Ingris, kata Manajemen berasal dari kata kerja : to manage, berarti : - mengurus - mengatur - mengendalikan - menangani - mengelola - menyelenggarakan - menjalankan - melaksanakan - memimpin Manajemen adalah segenap aktivitas manusia dalam organisasi dengan menggunakan bantuan sumber-sumber daya dan fasilitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Orang yang memegang pimpinan disebut Manager (Manajer). Manajer berfungsi dan berperan : yaitu mengatur sumbersumber daya secara optimal dan seefisien-efisien mungkin, sehingga mencapai produktivitas dan kepuasan semua orang yang bekerja.
Pengertian Manajemen bisa dilihat dari sudut pandang : (1). Alat/Cara (Means). Milton Brown, (1960), “Effective Work of Management” : menyatakan bahwa : (Management means the effective use of people, money, equipment, material, and methode to accomplish a specified objective). Manajemen berarti alat/cara untuk menggunakan orang-orang, uang, perlengkapan, bahan-bahan dan metode secara efektif untuk mencapai tujuan tertentu. (2). Tenaga/Daya/Kekuatan (Force) Albert Lepawsky, (1942), “The Art of Organization and Management” : Management is the force wich leads, guide and direct an organization in the accomplishment of a predetermined objective. (Manajemen adalah tenaga/kekuatan yang memimpin, memberi petunjuk dan mengarahkan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan). (3). Sistem (System) Prof. Dr. Achmad Sanusi, SH., MPA. (1969) : “Dimensi Ilmu Manajemen” : Management is the system of cooperative human behaviour directed toward a certain through continuous efforts of rational action. (Manajemen merupakan suatu system tingkah laku manusia yang kooperatif yang diarahkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui tindakantindakan rasional yang dilakukan secara terus menerus). (4). Proses(Process) Mondy, Sharplin, Premeaux (1991), “Management” : Managenent is the process of getting things done through the efforts of other people. (Manajemen adalah proses mendapatkan sesuatu melalui usaha- usaha orang lain).
(5). Fungsi (Function) Ralph C. Davis (1951), “The Fundamentals of Top Management”, menyatakan bahwa : Management is the function of leadership any where. (Manajemen adalah fungsi kepemimpinan efektif dimanapun berada). (6). Tugas (Task) a. Vermon A. Musselman, Eugene H. Hughes (1969), : “Introduction to Modem Business”, menyatakan bahwa : Management is as the task of planning, organizing and staffing and controlling the work of order to achieve one or more objective. (Manajemen sebagai tugas dari perencanaan, pengorganisasian dan penyetapan dan pengawasan pekerjaan yang lainnya agar mencapai satu atau lebih tujuan) b. Reitne md Jewel (1985), “Managing”. Berpendapat bahwa : Management is task of accomplish structure organization goals by employing people, information, money and order material resources. (Manajemen adalah suatu proses untuk mendapatkan dan mengkombinasikan unsur-unsur manusia, keuangan dan sumber-sumber fisik untuk mencapai tujuan utama dari organisasi dalam menghasilkan produk). (7) . Aktivitas/Usaha (Activities/Efforts) Van Fleet (1988), “Contemporary Management”. Berpendapat bahwa : Management is a set of activities directed at the efficient and effective utilization of resources in the persuit of one or more goals. (Manajemen merupakan seperangkat kegiatan yang ditujukan kepada penggunaan sumber-sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai satu atau lebih tujuan. Dari pengertian tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa yang disebut Manajemen adalah
segenap proses kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok manusia dalam suatu sistem dengan menggunakan bantuan segenap sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada 3 (tiga) karakteristik yang ditonjolkan, yaitu : (1) Aktivitas yang saling berhubungan dan terpadu dalam suatu kerjasama. (2) Konsentrasi usaha untuk mencapai tujuan kerjasama. (3) Dikerjakan melalui orang-orang dan bantuan segala sumber daya secara efektif dan efisien. 2.
ILMU PENGETAHUAN MANAJEMEN Perlu adanya perbedaan pengertian antara Ilmu dan pengetahuan. (1) Ilmu atau sering disebut Science adalah suatu kumpulan pengetahuan yang diorganisir secara sistematis dan telah diuji kebenarannya secara cermat dan teliti melalui pengamatan dan percobaan. (2). Pengetahuan sering disebut Knowledge, yaitu keseluruhan dari fakta, nilai, azas dan keterangan yang diperoleh melalui belajar, penelaahan, ilham, instuisi dan pengalaman. Suatu pengetahuan dapat disebut ilmu, apabila mempunyai ciri- ciri sebagai berikut: (1) Mempunyai objek pengenal. a. Objek materi: benda yang bersifat nyata b. Objek forma : yaitu objek materi secara khusus yang dapat membedakan suatu ilmu dengan yang lainnya, seperti : ekonomi, manajemen, politik, sosiologi, dll. (2) Mempunyai metode Yaitu cara kerja atau alat dan prosedur untuk mengungkapkan objek guna memperoleh kebenaran. (3) Mempunyai sistematika Yaitu semua keterangan/fenomena dari objek yang materinya disusun sesuai dengan urutan secara runtut,
harmonis dan terpadu. (4) Bersifat umum (universal) Yaitu berlaku umum, artinya konsep-konsep, teori, prinsip, teknik-tekniknya dapat dipakai atau diterapkan pada setiap organisasi. Timbul pertanyaan : apakah Manajemen termasuk kelompok Ilmu Pengetahuan ? Ada 2 (dua) pandangan : (1) Kaum Puritan Elitis. Kaum ini berpandangan bahwa tujuan akhir dari ilmu pengeta¬huan adalah mencari kebenaran ilmu secara mumi (Pure Science), yang tidak mempersoalkan kehidupan kongkrit (nyata). (2) Kaum Pragmatis. Ilmu pengetahuan memang bertujuan mencari kebenaran, namun tidak sampai berhenti disitu saja, akan tetapi juga untuk meme¬cahkan berbagai persoalan yang dihadapi dalam hidupnya. Ilmu pengetahuan bukan hanya mencari kebenaran saja, yaitu bersifat utiliter, mempunyai aspek kegunaan bagi semua manusia, hakekat maupun martabat manusia. 3.
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN Ada beberapa macam pandangan tentang prinsip-prinsip Manajemen, secara umum dapat disampaikan menurut : (1) Frederick Winslow Tayler (1911), dalam bukunya “The Principles of Scientific Manajemen” : a. The Development of True Science : pengembangan ilmu yang benar. b. The Science of the Workman : pemilihan yang berdasarkan keilmuan dari setiap unsur pekeija. c. The Science Education and Development : pendidikan yang ilmiah dan pengembangan keilmuan. d. Intimate Friendly Cooperation between the Management and the Man : kerjasama kemitraan
yang harmonis antara mana¬jemen dengan setiap pekeija. (2) Henry Fayol (1949), dalam bukunya : “General and Industrial Management”, menyatakan ada 3 (tiga) golongan dalam prinsip- prinsip Manajemen : a. Administration: kelompok administrasi. b. Human relation : kelomppok hubungan kemanusiaan. c. Production efficiency : kelompok efisiensi produksi. (3) Luther Gullick* dan Lyndal Urwick. dalam : “Papers on the Science of Administration” : a. Kesatuan perintah. b. Penggunaan staf. c. Pembagian departemen berdasarkan tujuan, proses, orang dan tempat. d. Kesatuan dan tanggung jawab. e. Pengawasan. f. Penempatan orang sesuai dengan struktur organisasi. (4) James Mooney dan Alan Relly : “ Onward Industry” a. Koordinasi untuk mempersatukan tindakan. b. Urutan tugas pekerjaan secara hierarki. c. Pengorganisasian tugas secara fungsi. d. Pengadaan staf atas dasar nasehat dan informasi. Dari prinsip-prinsip sebagaimana yang disampaikan oleh para ahli tersebut di atas, maka sebenarnya tujuan prinsipprinsip Manajemen adalah : a. Untuk menghasilkan kinerja yang tepat. b. Kepuasan semua pihak dalam organisasi. c. Merupakan pencerahan hubungan keijasama yang bermanfaat dalam mencapai tujuan organisasi. d. Membantu para manajer dalam mengemudikan organisasi. Lebih lanjut Harold Koontz menyatakan bahwa penggunaan prinsip-prinsip dalam manajemen yang dilakukan secara efektif dan efisien, maka :
a. b. c.
4.
Dapat memecahkan permasalahan yang dihadapi dalam manajemen. Akan mudah mencapai keberhasilan apa yang diharapkan. Dapat mengkristalisasikan tugas-tugas manajer dalam bidang pendidikan.
MANAJEMEN SEBAGAI PROSES Manajemen dapat dipandang sebagai proses terhadap kegiatan yang dilakukan manajerial dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Proses manajerial tersebut menyangkut penerapannya terhadap pengetahuan keterampilan, teknik-teknik dan prinsip-prinsip dari pemikiran bagaimana mempengaruhi proses interaksi para manajer dalam membentuk fungsi-fungsi manajemen. Fungsi-fungsi manajemen tersebut meliputi proses Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerakan dan Pengawasan (yang sering disebut POAC) terhadap pemanfaatan sumber daya manusia yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang dilakukan secara efektif dan efisien dengan bantuan sumber daya lainnya. Menurut Jain dan Saakshi (2005), proses manajemen tersebut bersifat: (1) Circular, yaitu dalam bentuk lingkaran yang selalu berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. (2) Continuity, yaitu proses dalam manajemen yang tiada henti- hentinya, berputar secara terus menerus dan tidak pernah ber¬henti. (3) Composite, yaitu proses manajemen yang terintegrasi secara keseluruhan dalam suatu organ atau wadah. (4) Social, yaitu merupakan proses social yang bersifat kemanusiaan dan bukan sebagai mesin yang tidak mempunyai perasaan. Lebih lanjut George R. Terry (1997) dalam bukunya “Principles of Management”, menyatakan proses manajemen yang menggunakan sumber-sumber daya akan selalu
dipengaruhi olah faktor-faktor lingkungan dan keputusankeputusan yang dilalaikan manajer. Oleh karena itu untuk mencapai hasil yang menguntungkan, baik terhadap individu, kelompok, perusahaan maupun masyarakat, maka manajer harus melaksanakan pekerjaan yang tepat, waktu yang tepat dan dengan metode yang tepat pula. Dalam pada itu, seorang manajer dalam melaksanakan tugasnya akan selalu dipengaruhi oleh lingkungan, baik secara intern maupun secara ekstem. Agar manajer dalam menjalankan tugasnya berjalan lancar dan terhindar dari gangguan-gangguan baik secara intern maupun ekstern, maka diperlukan adanya unsur-unsur manajemen yang terdiri dari 6 M atau sering disebut dengan istilah the six M’s in Management, yaitu : 1) Man - manusia 2) Money - uang 3) Machine - mesin 4) Material - bahan 5) Methode - metode 6) Market - pasar
BAB III FUNGSI PERENCANAAN 1.
PENGERTIAN PERENCANAAN Ada beberapa pendapat mengenai pengertian Perencanaan : (1) Mondy, Sharfin dan Preumeux (1991) : Proses penentuan terlebih dahulu tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana pekeijaan tersebut bisa direalisasikan. (2) Bartal dan Martin (1999) : Proses penentuan tujuan-tujuan dan menetapkan caracara terbaik untuk mencapainya. (3) Akkof (1970): Sesuatu yang kita lakukan terlebih dahulu dalam mengambil tindakan. (4) Plunkett dan Attner (1997): Persiapan segala sesuatu hari ini, untuk keperluan hari esok. (5) George R. Terry (1997) : Tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasikan dan merurnuskan aktivitas- aktivitas yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dari proses perencanaan tersebut, maka akan ter¬kandung makna: (a) Adanya tujuan yang jelas yang ingin dicapai. (b) Adanya keputusan yang harus diambil dalam melaksanakan pekeijaan. (c). Perlu adanya tindakan matang lebih lanjut untuk pelaksanaannya.
2.
PENTINGNYA PERENCANAAN Seringkah dalam melaksanakan tugas pekeijaan terkadang akan dihadapkan kepada unsur ketidakpastian dengan risiko yang sangat besar. Oleh karena itu perlu adanya perencanaan dengan menggunakan fasilitas dan uang serta sumber daya yang efektif dan efisien. Menurut Rue dan Byars (1990), Perencanaan mempunyai peranan yang sangat penting, yaitu : a. Adanya kemungkinan seorang manajer dapat mempengaruhi kegiatan untuk masa depan. b. Sebagai wahana bagi keterlibatan personil dalam : (a) mengembangkan sarana dan prasarana dari berbagai level organisasi. (b) mengembangkan pemahaman atas arahan, kebijakan dan peraturan organisasi. (c) meningkatkan komitmen dan loyalitas individu. c. Efek yang positif terhadap lrineija manajerial. d. Perusahaan dapat berkembang dengan baik atas hasil dari latihan mental, pengalaman dan pengetahuan dalam proses perencanaan. Dari gambaran uraian tersebut, maka tujuan dari perencanaan adalah: a. Mengurangi adanya ketidakpastian serta menekan risiko yang mungkin timbul. b. Mengklarifikasi konsekwensi tindakan manajer yang mungkin terjadi dalam merespon perubahan. c. Mengurangi overlapping/tumpang tindih dari aktivitas yang tidak berguna. d. Akan mengcover pemborosan dan kelebihan. e. Sebagai alat control dalam pencapaian tujuan.
3. SIFAT, MANFAAT DAN KEUNTUNGAN KELEMAHAN PERENCANAAN Ada beberapa sifat perencanaan yang baik : a. Dibuat berdasarkan tujuan yang jelas. b. Adanya kesatuan rencana.
SERTA
c. d. e. f. g.
Logis dan masuk akal. Mengandung unsur berkesinambungan. Sederhana dan jelas. Mengandung unsur-unsur fleksibilitas. Mempunyai stabilitas.
Apabila persyaratan tersebut telah dipenuhi, maka perencanaan tersebut akan bermanfaat dan mempunyai keuntungan-keuntungan sebagai berikut: a. Kegiatan akan dilakukan secara teratur dan dengan tujuan tertentu. b. Pekerjaan yang tidak produktif dapat berkurang. c. Hasil yang dicapai sesuai dengan alat pengukur. d. Menggunakan fasilitas yang tersedia, sehingga biaya lebih murah. e. Pekeijaan lebih efektif karena adanya komunikasi tentang arah dan motif sebagai pedoman. f. Bila terjadi perubahan-perubahan, maka dapat diselesaikan dengan segera. g. Sebagai landasan dalam pengawasan. Sedangkan kelemahan-kelemahan dalam perencanaan adalah : a. Sulit untuk menentukan kejadian-kejadian yang pasti. b. Biaya yang besar untuk mengadakan penelitian. c. Secara psikologis, orang sering memberikan penilaian lebih pada masa sekarang daripada masa yang akan datang. d. Memaksa pekeijaan sesuai dengan apa yang telah digariskan. e. Membutuhkan pemikiran yang jelas tentang apa yang harus dilaksanakan.
4.
UNSUR-UNSUR DAN PERENCANAAN KOMPREHENSIF Setiap persoalan yang dihadapi perlu membuat perencanaan yang merupakan unsur-unsur dasar dari setiap perencanaan. Unsur-unsur tersebut adalah apa yang dikenal dengan istilah 5 W dan 1 H, yaitu : a. What : Apakah tujuan yang akan dicapai dalam membuat perencanaan. b. Why : Mengapa perencanaan itu perlu dilakukan. c. Who : Siapa yang membuat perencanaan tersebut. d. When : Kapan perencanaan itu dilakukan. e. Where : Dimana perencanaan itu dilakukan. f. How : Bagaimana dengan alat-alat apa untuk merealisir perencanaan tersebut. Sebagai pola dasar pemikiran dalam perencanaan tersebut diperlukan adanya proses kecakapan mental dengan mengumpulkan fakta-fakta keadaan sekarang guna menentukan masa yang akan datang. Dari fakta tersebut kita proses dengan berdasarkan pengetahuan dan prakarsa sebagai dasar pertimbangan dalam perencanaan. Selanjurnya ada beberapa langkah sebagai perencanaan yang komprehensif: (1) Menetapkan tujuan Manajer menetapkan sasaran yang ingin dicapai, baik mutu, jenis, jumlah maupun barang atau jasa yang akan dibuat. (2) Penetapan strategi Menetapkan strategi yang akan digunakan dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan pencapaian tujuan perusahaan. (3) Memformulasikan fungsional Setiap bagian perusahaan ditetapkan jenis tugas dan tanggung jawabnya, seperti pada bagian produksi,
keuangan, personalia, pemasaran dll. (4) Menyatukan rencana fungsional Setiap bagian dalam organisasi harus disatukan secara terpadu, sehingga akan terjadi satu kata dalam satu perbuatan. (5) Implementasi rencana Mengimplementasikan setiap kegiatan dalam memonitor terhadap rencana sehingga pelaksanaan bisa terjamin. (6) Evaluasi Mengadakan evaluasi apakah pelaksanaan kegiatan tersebut sesuai dengan hasil yang direncanakan. 5.
PERENCANAAN STRATEGI Perencanaan strategi merupakan unsur dari Manajemen Strategi, di mana Manajemen Strategi diartikan sebagai seperangkat keputusan dan tindakan manajerial yang menunjukkan kinerja organisasi dalam jangka panjang (Aldag Steam 1987). Sedangkan Perencanaan Strategi dari suatu organisasi adalah sistematika perencanaan manajemen yang dapat menjawab 3 dasar pertanyaan: (1) Apa yang akan kita kerjakan dan untuk siapa hal itu dikerjakan? (2) Tujuan apa yang ingin kita capai? (3) Bagaimana kita mengelola aktivitas organisasi agar dapat tercapai tujuan yang telah ditentukan? Ada beberapa tingkatan Perencanaan Strategi, yaitu : (1) Strategi Tingkat Perusahaan (Korporasi) Setiap kegiatan usaha organisasi untuk mencari bagaimana sumber- sumber daya diperoleh, dan bagaimana mendistribusikannya dalam setiap kegiatan. (2) Strategi Tingkat Bisnis. Proses Perencanaan bagaimana mengelola suatu bisnis pada setiap divisi yang memproduksi barang barang.
(3) Strategi Tingkat Fungsional. Proses penentuan kebijakan dan prosedur dalam suatu organisasi berdasarkan fungsionalisasi seperti pada divisi personalia, produksi, marketing, keuangan dan lain-lain. Sedangkan proses Perencanaan Strategi pada setiap tingkatan organisasi dilakukan dalam 4 langkah, yaitu : (1) Penentuan visi dan misi organisasi. (2) Penilaian organisasi dan lingkungannya. (3) Penetapan tujuan khusus atau arah. (4) Penentuan strategi untuk mencapai tujuan.
BAB IV FUNGSI PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) 1.
PENGERTIAN Ada 2 sudut pandang mengenai pengertian organisasi : (1) Organisasi secara statis, yaitu wadah untuk menyediakan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan. (2) Organisasi secara dinamis, yaitu proses kegiatan untuk memperinci dan membagi-bagikan tugas secara terintegrasi dan terorganisir dalam mendukung pencapaian tujuan. Dari pengertian tersebut di atas, maka organisasi dapat diartikan sebagai struktur social yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan antara dua orang atau lebih dengan membagi-bagikan tugas secara hierarki untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan 3 cara pendekatan: (1) Pendekatan kemanusiaan; bagaimana caranya kita mengadakan kerjasama dalam suatu kelompok orangorang dapat memecahkan persoalan secara manusiawi untuk mencapai tujuan. (2) Pendekatan hubungan keija atau mekanisme keija; yaitu pendekatan yang dilakukan atas pembagian kerja serta tanggung jawab dalam mencapai tujuan. (3) Pendekatan Sistem Kerja/Mekanisme Kerja; yaitu pendekatan yang dilakukan atas keijasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan. Ada beberapa pertimbangan untuk terbentuknya suatu organisasi dalam mencapai tujuan: (1) Adanya kerjasama yang terkoordinir dari pekerjaan yang dilakukan oleh orang-orang yang terdapat dalam
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. (2) Adanya pembagian tugas secara khusus dalam unit kerja. (3) Adanya sikap dan perilaku serta etika dalam organisasi, sehingga organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Dalam pada itu, ada suatu organisasi yang disebut organisasi formal dan organisasi informal, yaitu : (1) Organisasi formal adalah organisasi yang mempunyai struktur untuk mengatasi setiap kegiatan dengan menetapkan prosedur kerja dalam melaksanakan tugas secara harmonis. (2) Organisasi informal, yaitu suatu organisasi yang tidak berstruktur, dimana setiap keputusan yang diambil berdasarkan atas pandangan perorangan. Suatu organisasi dalam menetapkan konsep-konsep umum dinyatakan sebagai prinsip-prinsip untuk menetapkan kebenaran dasar yang diakui oleh umum. Adapun prinsipprinsip dasar organisasi tersebut adalah: (1) Mempunyai tujuan yang jelas dan dapat dimengerti oleh semua pihak. (2) Terdiri dari departemen-departemen sesuai dengan luasnya atau besar kecilnya organisasi. (3) Pembagian tugas pekerjaan sesuai dengan keahlian dan . kecakapan, The right men on the right place. (4) Adanya koordinasi dalam mempersatukan tugas pekerjaan, sehingga tujuan tercapai. (5) Adanya kesatuan komando dalam melaksanakan pekerjaan dan setiap satuan keija dapat mempertanggung-jawabkan hasil kerjanya. (6) Adanya pendelegasian wewenang, karena keterbatasan pimpinan dalam melaksanakan tugasnya. (7) Agar tugas pekeijaan dapat dilaksanakan secara efektif, maka perlu ditetapkan luasnya jenjang pengawasan.
(8) Adanya fleksibilitas dalam menghadapi perubahanperubahan sesuai dengan keadaan jaman. (9) Adanya keseimbangan dalam pembagian tugas, sehingga akan terjadi keharmonisan dalam setiap kegiatan dalam organisasi. Sebagai komponen suatu organisasi formal yang perlu dirancangkan adalah: (1) Struktur yang menggambarkan penempatan orangorang pada setiap bagian secara formal yang dilakukan secara efektif. (2) Tugas yang dilakukan atas perintah itu sebagai strategi dalam keberhasilan mencapai tujuan yang diinginkan. (3) Jumlah orang yang akan dipekeijakan berdasarkan keahlian, kecakapan, karakteristik pribadi serta prestasi keija. (4) Balas jasa yang diberikan kepada para pekeija sesuai dengan prestasi keija, sehingga timbul adanya motivasi keija untuk bekerja secara efektif dan efisien. (5) Hubungan yang harmonis antara orang-orang yang terdapat dalam organisasi, baik secara formal maupun secara budaya. Selanjutnya untuk melaksanakan pengorganisasian perlu dilakukan 3 langkah, yaitu : (1) Merancang struktur organisasi, dimana seorang manajer harus berfungsi dalam: a. Mengidentifikasi pekerjaan yang harus dilaksanakan. b. Menggolong-golongkan pekeijaan sebagai kesatuan c. Menanamkan rasa tanggung jawab terhadap setiap jabatan yang diemban. (2) Pendelegasian wewenang disertai dengan tanggung jawab atas hasil pekeijaan yang telah dicapai. (3) Menetapkan hubungan keijasama yang dilakukan oleh seorang manajer dalam membedakan tugas antara tugas Lini, Staf dan Fungsional.
2.
JENIS-JENIS ORGANISASI FORMAL Ada 4 macam jenis organisasi formal, yaitu : (1) . Organisasi Lini/Garis/Komando (Militer) Bentuk organisasi dimana perintah pelaksanaan tugas langsung dari atasan kepada bawahan, artinya tanggung jawab bawahan tersebut langsung kepada atasan. Kebaikan/keuntungan dari system organisasi Lini ini: a. Sederhana, mudah dipahami baik oleh manajer maupun pekerja (bawahan). b. Pembagian wewenang dan tanggung jawab sangat jelas. c. Perintah yang jelas dan akan beijalan dengan baik. d. Adanya koordinasi antara atasan dan bawahan. e. Disiplin mudah dikendalikan. f. Pengambilan keputusan yang cepat. g. Komunikasi langsung melalui rangkaian kekuasaan. h. Penghematan biaya-biaya. i. Struktur organisasi yang stabil. Kerugian/keburukannya: a. Beban yang berat bagi pimpinan, karena harus ditanggung sendiri. Tak ada prajurit yang salah, komandanlah yang bertanggung jawab. b. Kekuasaan bersifat otokritas dan birokrasi. c. Hubungan kerjasama antar para pekerja kurang harmonis. d. Kurang tenaga ahli, bawahan sulit berkembang. (2) Organisasi Lini dan Staf Bentuk perpaduan antara organisasi lini dengan staf, dimana terdapat adanya staf yang membantu pimpinan. Staf tersebut terdiri dari para ahli yang memberikan nasehat pada pimpinan, akan tetapi setiap keputusan ada pada pimpinan. Selain itu ada juga yang disebut staf personil, yang berfungsi melaksanakan tugas dan mengawasi setiap kegiatan yang dilakukan para bawahan.
Ada 2 macam staf, yaitu : 1) Staf Ahli Spesialis, terdiri dari: a. Staf penasehat (advisory staff) b. Staf penyelenggara jasa (service staff) c. Staf pengawasan (control staff) d. Staf fungsional (functional staff) 2) Staf Personil, terdiri dari: a. Staf umum (general staff) b. Asisten. (3) Organisasi Fungsional Merupakan struktur organisasi yang terdiri dari bagianbagian, dan setiap bagian mempunyai fungsi masingmasing. Setiap pejabat mempertanggungjawabkan tugasnya kepada atasannya. Kebaikan dari sistem organisasi fungsional ini adalah : a. Pembagian tugas sesuai dengan keahlian dan kecakapan. b. Spesialisasi keahlian pejabat dapat berkembang. c. Normalisasi tenaga keija. d. Disiplin, keijasama dan tanggung jawab penuh. e. Penghematan waktu, tenaga dan biaya. Keburukannya: a. Biaya yang terlalu mahal dalam pembagian tugas. b. Timbul silang sengketa dalam pertanggungjawaban. c. Inisiatif tebatas akibat pengawasan yang ketat. d. Koordinasi sulit, sehingga kesatuan perintah tak teijamin. (4) Organisasi Panitia Suatu sistem organisasi yang berbentuk Panitia bersifat sementara dan tidak permanen, artinya apabila badan tersebut telah selesai dan mencapai tujuannya, maka akan dibubarkan. Dalam pembentukan panitia akan memperlihatkan adanya kesatuan antara pimpinan, dan akan dibuatkan surat keputusan tentang tugas-tugas serta kewajiban
yang menjadi tanggung jawabnya. Setiap akan dilakukan kegiatan, pimpinan mengadakan rapat secara teratur tentang rencana-rencana yang akan dilakukan serta tujuan yang akan dicapai. Ada kebaikan-kebaikan dari sistem Panitia ini: a. Mudah mencapai tujuan, karena setiap keputusan berdasarkan musyawarah-mufakat. b. Pimpinan terdiri dari para ahli, setiap pekeijaan mudah diselesaikan. c. Silang sengketa bisa dihindari, setiap permasalahan diselesaikan dalam rapat. Keburukan-keburukannya: a. Menghamburkan waktu dan tenaga serta biaya yang besar. b. Anggota yang kurang berperan akan terpengaruhi oleh anggota yang mempunyai pengaruh. c. Kadangkala keputusan yang diambil seringkali pada pihak tertentu.
BAB V FUNGSI PENGGERAKAN (ACTUATING) 1.
PENGERTIAN Penggerakan atau sering disebut dalam fungsi Manajemen sebagai Actuating mempunyai peranan yang sangat penting dalam setiap usaha yang dilakukan oleh manajer. Seorang manajer harus mampu memprakarsai, mengarahkan dan memotivasi pada setiap anggota yang terdapat dalam suatu organisasi. Ada beberapa pendapat tentang pengertian fungsi penggerakan, antara lain: (1) Newman dkk (1982). Fungsi penggerakan (Actuating) merupakan tindakan untuk memulai memprakarsai, memotivasi, dan mengarahkan serta mempengaruhi para pekeija dalam mengerjakan tugas-tugas untuk mencapai tujuan organisasi. (2) Ensiklopedia Administrasi (1982). Aktivitas pokok dalam manajemen yang mendorong dan menjuruskan semua bawahan agar berkeinginan, bertujuan, serta bergerak untuk mencapai maksudmaksud yang hendak dicapai dan merasa berkepentingan serta bersatu padu dengan rencana dan usaha dari organisasinya. (3) Trewatha dan Newpot (1982). Pengertian penggerakan (actuating) termasuk di dalamnya motivasi, kepemimpinan, komunikasi, dan bentuk-bentuk kegiatan lainnya dalam mempengaruhi seseorang. (4) George R. Terry (1977). Tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok mau dan berusaha sekuat tenaga untuk mencapai tujuan perusahaan dan tujuan para anggota yang menyebabkan para anggota mau untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Dari pengertian-pengertian tersebut di atas, maka fungsi penggerakan (actuating) akan mengandung makna : 1) Tugas manajer dalam menggerakkan pekeija dengan baik. 2) Tanggung jawab bersama dalam mencapai tujuan. 3) Bekerja melalui orang lain. 4) Cara-cara memotivasi dan aktivitas menyelesaikan tugas pekerjaan. 5) Manajer menggunakan kemampuan, keterampilan, etos kerja dan disiplin dalam mencapai efektivitas dan efisiensi kerja. 2.
KEPEMIMPINAN Sebagai pegangan apa yang dimaksud dengan kepemimpinan, di bawah ini disampaikan beberapa pendapat para ahli, sbb : (1) Ralp Stogdill, “Handbook of Leadership” (1974) : Kepemimpinan adalah suatu proses untuk mempengaruhi kelompok yang terorganisir dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (2) James H. Donelly, “Fundamental of Management” (1975) : Kepemimpinan adalah suatu proses untuk mempengaruhi kegiatan yang merupakan fungsi dari karakter pribadi pemimpin dan pengikut serta sifat-sifat situasi yang spesifik. (3) Wiryono Hadikusumo, “Validita Angket Kepemimpinan” (1973) : a. Kepemimpinan adalah aktivitas mempengaruhi orang-orang untuk bekerjasama menuju pada kesesuaian tujuan yang mereka inginkan. b. Kepemimpinan adalah seni mempengaruhi dan mengarahkan orang-orang sedemikian rupa sehingga memperoleh kesediaan, kepatuhan, kepercayaan dan kerjasama yang loyal dengan maksud menyelesaikan tugas.
(4) Bedeian & Gulleck Management (1983) : Seni mempengaruhi kegiatan kelompok atau individu menuju pencapaian tujuan perusahaan. (5) John A. Pearce and Richard B. Robinson, “Management” (1989) : Kemampuan yang dimiliki seseorang untuk mempengaruhi orang lain melalui suatu proses dan aktivitas agar ia mau berbuat sesuatu yang dapat membantu pencapaian suatu maksud dan tujuan. Dari pengertian tersebut akan terlihat adanya unsur-unsur kepemimpinan : a. Adanya orang yang mempengaruhi orang lain (Power ability to influences). b. Adanya orang yang dapat pengaruh (Follower). c. Maksud dan tujuan yang hendak dicapai (Appropiate). d. Serangkaian proses untuk mempengaruhi dalam pencapaian maksud dan tujuan (Action process). Dari uraian tersebut di atas, maka sebenarnya inti dari apa yang dimaksud dengan kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi anggota-anggota untuk melaksanakan tindakan nyata dalam bekeijasama guna mencapai maksud dan tujuan. Ada beberapa syarat sebagai seorang pemimpin : a. Beragama, iman dan takwa. b. Memiliki visi, cerdas dan trampil. c. Amanah dan tanggung jawab. d. Pandai berkomunikasi sebagai pemersatu. e. Memiliki gaya kepemimpinan partisipatif, transformative, inovatif dan autentik. Selanjutnya George R. Terry memberikan adanya tipe atau gaya dalam kepemimpinan: (1) Personal Leadership, yaitu gaya atau tipe kepemimpinan bersifat pribadi, dimana setiap tindakan langsung dilakukan secara pribadi. Sistem ini lebih mudah dan lebih efektif, namun hanya mungkin bisa
dilakukan pada perusahaan kecil. (2) Non Personal Leadership, yaitu setiap tindakan tidak dilakukan secara pribadi, akan tetapi melalui bawahan dengan menggunakan sistem pendelegasian wewenang. (3) Autoritarian Leadership, yaitu sistem kepemimpinan otoriter dimana setiap pelaksanaan tugas harus berdasarkan peraturan- peraturan serta instruksiinstruksi yang harus ditaati. (4) Democratic Leadership, yaitu setiap pelaksanaan kegiatan dari mulai perencanaan, penyelenggaraan, pengawasan dan penilaian dilakukan secara bersamasama, karena kelompok tersebut turut bertanggung jawab bersama-sama. (5) Patemalistic Leadership, sistem kepemimpinan dimana ditentukan seseorang yang mempunyai pengaruh yang besar dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan. (6) Indogenius Leadership, sistem kepemimpinan yang didasarkan atas bakat yang menonjol dari pembawaan sejak lahir. 3.
MOTIVASI Motivasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam mengubah sikap dan tingkah laku manusia untuk menyelesaikan tugas pekeijaan. Motivasi merupakan salah satu proses kegiatan manajer dalam usaha mendorong para pekerja untuk melakukan pekerjaan agar tujuan organisasi tercapai. Menurut Jame A.F. Stoner, Aldag Steam (1982), teori Motivasi dapat diklasifikasikan ke dalam 3 macam : (1) Teori Kepuasan (Content Theory) Kepuasan kebutuhan seseorang termotivasi adalah karena bekerja. (2) Teori Proses (Process Theory) Cara bagaimana seseorang untuk bekerja.
(3) Teori Penguatan/Pengukuhan (Reinforcement Theory) Kepribadian lingkungan yang mempengaruhi perilaku. Lebih lanjut Abraham Maslow mengemukakan tentang teori motivasi ke dalam 8 macam : (1) Teori Hierarkhi Kebutuhan Umumnya manusia termotivasi oleh kebutuhan yang belum terpenuhi, apabila setiap jenjang kebutuhan terpenuhi, maka akan muncul kebutuhan yang tingkatannya lebih tinggi. Sesuai dengan tingkatannya, kebutuhan manusia dapat digolongkan ke dalam 5 golongan : a. Kebutuhan Fisiologis b. Kebutuhan Rasa Aman. c. Kebutuhan Sosial. d. Kebutuhan Penghargaan. e. Kebutuhan Perwujudan Diri. (2) Teori Motivasi Higienis Menurut Frederick Herzberg, ada 2 macam situasi yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan: a. Pemuasan (Motivator), yang merupakan sumber kepuasan kerja: a) Prestasi b) Pengukuhan hasil keija c) Pekerjaan menarik d) Tanggung jawab e) Kemajuan b. Ketidakpuasan (Higienis), yang merupakan sumber ketidak¬puasan : a) Kebijakan administrasi b) Supervisi c) Uang, status, rasa aman d) Hubungan antar manusia e) Kondisi kerja (3) Teori X dan teori Y Douglas Mc. Gregor menyatakan bahwa manajer perlu memberikan motivasi pada pekeija agar produktivitas
lebih meningkat. Ada 2 macam pendekatan, yaitu sikap dasar yang dilandasi oleh : a. Teori X sebagai teori Tradisional. Manajer cenderung mengadakan pengawasan yang ketat terhadap pekerja, membuat tugas-tugas yang jelas dan berstruktur. Hal tersebut perlu dilakukan, karena kebanyakan orang tidak suka kerja, tidak mempunyai ambisi, tidak mempunyai rasa tanggung jawab dan tidak mempunyai kemampuan dalam memecahkan suatu masalah, b. Teori Y sebagai teori Potensial Manusia pada dasarnya suka bekerja, control terhadap diri sendiri merupakan hal yang sangat penting dalam mencapai tujuan. Kebanyakan manusia sangat kreatif, suka memberikan motivasi, oleh karena itu setiap masalah secara kreatif mudah untuk dipecahkan. (4) Teori Harapan Teori motivasi dari Vroom, mendasarkan pasa asumsi: a. Adanya harapan dari sesuatu hasil keija. b. Motivasi yang diberikan seseorang untuk melaksanakan pekeijaan, akan memberikan sumbangan terhadap tercapainya tujuan yang duharapkan. Lebih lanjut Vroom memberikan rumus : M = E;Motivasi = Ekspektansi Atau H = N;Hasil = Nilai Dalam penilaian Vroom membedakan antara: a. Imbalan intrinsic dan ekstrinsik b. Spesifikasi akan mempengaruhi kualitas pekeijaan seseorang.
(5) Teori Motivasi Prestasi Setiap manusia berkeinginan untuk mengejar prestasi, karena adanya 3 macam kebutuhan: a. Need Achievement Tercermin pada setiap orang dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan, maka kebutuhan prestasilah yang akan menentukan b. Need Affiliation Memiliki kebutuhan untuk semangat bekerja bersama orang lain secara efektif. c. Need Power Kebutuhan akan kekuasaan untuk mempengaruhi orang lain, dengan jalan aktif melaksanakan kebijaksanaan organisasi, mengadakan pendekatan dan selalu menjaga prestasi. (6) Teori Mempengaruhi Hipotesa Harapan Smith and Cranny menyatakan bahwa Motivasi kerja terdapat interaksi antara 3 variabel utama : a. Usaha (effort) b. Kepuasan (satisfaction) c. Imbalan (reward) Hubungan variabel tersebut terlihat pada gambar di bawah ini: Konsep Model Motivasi Kerja Imbalan
(7) Teori Model Motivasi Keija Porter dan Lawler Teori harapan yang didasarkan hubungan kerja yang dimotivasi oleh imbalan. Setiap pekerja yang mempunyai kemampuan dengan menghasilkan cara keija yang efektif sehingga mencapai prestasi, maka akan diberikan imbalan yang layak. Ada 3 tingkatan model motivasi keija : a. Kebutuhan individu yang bermacam-macam dan berbeda-beda. Kebutuhan yang lebih penting adalah : (a) Perhatian bagi keutamaan (b) Hubungan perorangan (afiliasi) (c) Hubungan sosial (d) Kekuasaan (pengaruh dan pengawasan) (e) Ketergantungan (f) Perluasan dan lain-lain b. Motivasi kerja berkembang pada kekuatan yang diubah terhadap kepercayaan pada kinerja organisasi. Kekuatan tersebut dapat berubah seperti pada hasil interaksi dengan organisasi. c. Hasil akhir dari orang yang bekeija dalam organisasi adalah kepuasan. (8) Teori Model Motivasi Keija Terpadu Robin De Cenzo Pekerja akan melaksanakan tugas ke tingkat yang lebih tinggi apabila terdapat keterkaitan antara hubungan usaha dengan kinerja, kineija dan penghargaan serta penghargaan dan kepuasan atas tujuan individu. Setiap usaha yang mengarah pada kinerja yang baik, maka individu harus memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan dan mencapai kinerja tersebut. Keterpaduan kineija dan penghargaan akan lebih kuat, bila individu merasa kineijalah yang diberi penghargaan.
4.
KOMUNIKASI Komunikasi sering diartikan sebagai proses kegiatan yang dilakukan oleh seseorang untuk menyampaikan gagasan atau ide kepada orang lain. Komunikasi dalam suatu organisasi bukan hanya dilakukan secara intern, akan tetapi juga dilalcukan secara ekstern. Karena itu komunikasi akan berfungsi sebagai: a. Informasi dari pimpinan kepada bawahan atau pekerja, baik secara lisan maupun dengan tulisan. b. Perintah atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, berdisiplin dan bertanggung] awab. c. Sebagai motivasi pimpinan kepada bawahan dalam bekeijasama menyelesaikan tugas dan kewajiban secara efektif dan efisien. d. Hubungan keijasama dalam suatu organisasi sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Untuk melaksanakan komunikasi yang efektif dan efisien, maka ada beberapa unsur yang harus diperhatikan. Menurut Cuthpson Centre ada 7 unsur yang harus dipertimbangkan, yaitu : 1) Credibility (Kredibilitas) Adanya kepercayaan saling hormat menghormati antara orang yang memberi dan menerima layanan dengan penampilan yang meyakinkan. 2) Contex (Hubungan) Hubungan harus menyatu dengan lingkungan, berisi pesan yang tidak kontraduktif. 3) Content (Isi) Pesan yang disampaikan harus mempunyai arti dan nilai yang relevan, mudah dipahami, berisi hal-hal yang menyangkut kehidupan dan kesejahteraan pegawai. 4) Clarity (Kejelasan) Pesan yang disampaikan harus singkat dan jelas, mudah dipahami, mudah diingat, sehingga mudah pula
5)
6)
7)
5.
untuk dikerjakan. Continuity and Consistency Proses dalam komunikasi harus dilakukan secara terus menerus dan harus konsisten. Channels (Saluran) Perlu adanya perhatian terhadap saluran komunikasi, sehingga apabila terdapat saluran yang berbeda-beda maka harus dipersatukan. Capability of Audience (Kemampuan beraudiensi) Adanya kemampuan beraudiensi dalam memperhitungkan berbagai macam faktor, seperti : keadaan, kebiasaan, kemampuan baca dan pengetahuan penerima.
DINAMIKA KELOMPOK Kebanyakan kelompok mempunyai sifat yang berbeda-beda, sehingga perlu adanya pertimbangan-pertimbangan yang mempengaruhi efektivitas kerja kelompok tersebut. Adapun karakteristik yang mempengaruhi efektivitas kerja kelompok tersebut adalah: 1) Ukuran Kelompok Kerja. Besar kecilnya ukuran kelompok kerja yang mempengaruhi efektivitas kerja adalah: a. Jumlah pekerja yang digunakan harus sesuai dengan tujuan. b. Besar kecilnya pekerjaan kelompok. 2) Status Anggota Kelompok Keija. Status merupakan proses hubungan antara seorang anggota dengan anggota lain. Dan ini akan ditentukan oleh : a. Peranan seseorang dalam kelompok. b. Kualitas individu yang dibawa kelompok. c. Pekerjaan ditentukan oleh: (a) Jabatan (b) Jadual kerja (c) Upah yang diterima
(d) Pendidikan (e) Umur (f) Jenis kelamin 3) Keakraban Kelompok Keija. Merupakan perasaan yang ditujukan kepada kelompok kerja untuk bekerja bersama dengan kelompok lain. Dengan keakraban kelompok kerja tersebut akan meningkatkan produktivitas kerja dan manajer harus mempertimbangkan dimensi formal dan non formal dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. 4) Norma-norma Kelompok Keija. Untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan kelompok kerja, maka perlu ditetapkan norma-norma dalam kelompok kerja.
BAB VI FUNGSI PENGAWASAN (CONTROLLING) 1. PENGERTIAN Pengawasan (controlling) diartikan sebagai proses kegiatan yang dilakukan seorang pimpinan dengan mengadakan pemeriksaan terhadap pekerjaan, agar sesuai dengan rencana, memberi perintah agar pelaksanaan tugas sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan untuk mencapai tujuan. Pengawasan tersebut dimaksudkan agar tidak teijadi kesalahankesalahan, memberi petunjuk untuk membetulkannya serta mengingatkannya agar tidak teijadi terulangnya kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan. Dalam proses kegiatan tersebut ada 4 langkah dalam pengawasan, yaitu : 1. Menetapkan ukuran standar dalam penilaian. 2. Menilai perbuatan yang sedang atau yang sudah dilakukan. 3. Membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan serta menetapkan perbedaannya. 4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara membetulkannya. Dalam pengawasan tersebut dapat digolongkan dalam 2 macam, yaitu : 1. Pengawasan Organisasional. Pengawasan ini sering disebut juga sebagai Pengawasan Managerial, yaitu proses kegiatan dalam pengawasan yang dilakukan manajer untuk memperoleh sumber daya dan menggunakannya dilakukan secara efektif dan efisien. Metode pengawasan yang dilakukannya dengan jalan : a. Menilai perbuatan seluruh pekerjaan. b. Menggunakan standar pengukuran. c. Memperbaiki kesalahan-kesalahan.
2.
Pengawasan Operasional. Adalah proses kegiatan pengawasan yang dilakukan untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan khusus telah dijalankan dengan efektif dan efisien. Untuk mengukur efektivitas dan efisiensi terhadap perbuatan yang memerlukan perbaikan, maka harus segera dikerjakan (ditindaklanjuti).
