KOMUNIKASI FORMAL DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN (Studi Korelasional Mengenai Komunikasi Formal Dan Pengambilan Keputusan Kerja Karyawan Di KPU Kota Pematang Siantar) Drs. Syafruddin Pohan, M.Si, Ph.D Suranta Sembiring Abstrak : Penelitian ini berjudul Komunikasi Formal dan Pengambilan Keputusan (Studi Korelasional Mengenai Komunikasi Formal Dan Pengambilan Keputusan Kerja Karyawan Di KPU Kota Pematang Siantar). Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode korelasional yang bertujuan untuk menemukan ada tidaknya hubungan, berapa erat hubungan dan berarti tidaknya hubungan antara pengaruh komunikasi formal pada kegiatan Rapat Pleno terhadap Pengambilan Keputusan kerja karyawan di KPU Kota Pematang Siantar. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis tabel tunggal, analisis tabel silang, dan uji hopotesis melalui rumus Koefisien Korelasi Rank Order oleh Spearman. Untuk melihat kuat lemahnya korelasi (hubungan) kedua variabel dalam penelitian ini dugunakan skala Guilford. Berdasarkan hasil yang diperoleh menunjukkan bahwa: “Terdapat hubungan yang tinggi dan kuat antara komunikasi formal pada kegiatan Rapat Pleno dengan Pengambilan Keputusan kerja karyawan di KPU Kota Pematang Siantar”. Keywords: Komunikasi Formal Dan Pengambilan Keputusan
PENDAHULUAN Sebagai mahluk sosial manusia pasti akan berhubungan dengan manusia lainnya. Setiap mahluk sosial juga pasti ingin mengetahui tentang dirinya sendiri bahkan ingin juga mengetahui yang terjadi pada lingkungan sekitarnya, itu merupakan sifat alami yang dimiliki setiap manusia oleh karena sifat inilah maka manusia dipaksa untuk saling berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya. Komunikasi adalah kegiatan yang sangat mendasar dalam kehidupan umat manusia. Apapun alasannya komunikasi sangatlah penting bagi manusia. Dalam kehidupan berorganisasi komunikasi merupakan aspek yang sangat penting bagi setiap anggota organisasi untuk dapat saling bekerja sama dalam melakukan tugas di organisasi yaitu untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Organisasi adalah wadah tempat untuk mencapai tujuan yang dilakukan oleh banyak orang. Organisasi merupakan sekelompok manusia yang 1
bekerja sama dengan satu perencanaan kerja dan peraturan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Wahono, 2001). Tidak hanya berkomunikasi tetapi Sumber Daya Manusia juga sangat menentukan dalam pencapaian tujuan organisasi. Setiap karyawan atau anggota suatu organisasi pastinya sudah mendapat imbalan dari tempat mereka bekerja, tetapi itu tidak cukup menjamin untuk mencapai pencapaian tujuan organisasi tersebut karena hubungan kerja memiliki banyak sisi dan lingkup yang terjadi dalam berbagai bidang. Di lain sisi situasi kerja juga dapat mempengaruhi sikap dan cara kerja karyawan atau pegawai, karena karyawan atau pegawai dapat berasal dari berbagai latar belakang yang mempunyai motif dan tujuan yang berbeda pula. Seringkali organisasi mempunyai masalah dalam mencapai tujuan, padahal organisasi tersebut ditunjang sumberdaya yang dapat diandalkan dalam bidangnya, hal ini dikarenakan banyak faktor antara lain kelancaran berkomunikasi. Kelancaran berkomunikasi yang terjadi di dalam organisasi sangat berpengaruh dalam pengambilan keputusan dari anggota organisasi ataupun karyawannya yang terlibat di dalam organisasi tersebut. Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah dengan pengumpulan fakta dan data serta menentukan alternatif yang matang untuk mengambil suatu tindakan yang tepat. Banyak organisasi berkenyakinan bahwa gaji atau salary merupakan faktor utama yang dapat memberikan hasil terbaik dari pengambilan keputusan setiap karyawan sehingga ketika suatu organisasi merasa sudah memberikan gaji yang tinggi, organisasi merasa bahwa karyawan sudah memberikan hasil yang terbaik. Banyak faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan karyawan yaitu kewenangan (authority), kesetiaan dan integritas (loyalitas), kepemimpinan (leadership), tanggung jawab (responbility), dan disiplin. Biasanya karyawan yang mendapat dan memiliki kewenangan (authority), kesetiaan dan integritas (loyalitas), kepemimpinan (leadership), tanggung jawab (responbility), dan disiplin yang baik di organisasinya dapat memberikan pengambilan keputusan yang berarti bagi organisasi terlebih lagi dapat memberikan lebih dari apa yang diharapkan oleh organisasi tersebut. Sebaliknya karyawan yang tidak mendapat dan tidak memiliki kewenangan (authority), kesetiaan dan integritas (loyalitas), kepemimpinan (leadership),
2
tanggung jawab (responbility), dan disiplin yang baik akan menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk bagi organisasi serta dapat menimbulkan rasa ketidaknyamanan, kebosanan dan melihat pekerjaan sebagai hal yang menjemukan dan pada akhirnya merugikan organisasi tersebut. Dengan tercapainya pengambilan keputusan yang baik dari setiap anggota organisasi, produktivitas meningkat, kinerja lebih baik, dan suasana lingkungan akan lebih baik. Suasana lingkungan kerja yang menyenangkan akan menciptakan komunikasi yang baik antar anggota organisasi sehingga tujuan dan target organisasi dapat tercapai. Komisi Pemilihan Umum atau yang disingkat KPU adalah lembaga negara yang menyelenggarakan pemilihan umum di Indonesia, yakni meliputi Pemilihan Umum Anggota DPR/DPD/DPRD, Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden, serta Pemilihan Umum Kepala
Daerah
dan
Wakil
Kepala
Daerah
(http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20110503013922AAwMJyW). Sejak tahun 1999- sampai sekarang Komisi Pemilihan Umum sudah dipercaya oleh pemerintah untuk memfasilitasi penyelenggaraan pemilihan umum secara jujur dan adil. Terlaksananya Pemilu yang jujur dan adil tersebut merupakan faktor penting bagi terpilihnya wakil rakyat yang lebih berkualitas dan mampu menyuarakan aspirasi rakyat. Dalam pengambilan keputusan Komisi Pemilihan Umum mengadakan suatu rapat yang disebut Rapat Pleno. Rapat Pleno adalah rapat yang diadakan oleh pengurus yang diikuti oleh seluruh perangkatnya termasuk Dewan pertimbangan dan badan-badan kelengkapan dengan maksud menghasilkan rekomendasi untuk Ketua 1 untuk membuat keputusan (http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20101216011841AAxhMH6). Layaknya suatu lembaga yang dibentuk oleh pemerintahan, komunikasi yang terjadi dalam lingkungan kerja KPU khusunya para anggota KPU dengan karyawan yang ditempatkan di bagian staf keseketariatan meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal yang terjadi di setiap Rapat Pleno yang pelaksanaannya sesuai dengan kebutuhan. Dalam Rapat Pleno ketua KPU melakukan komunikasi vertikal ke bawah kepada anggota KPU dan staf keseketariatan .
3
Komunikasi vertikal ke atas yang terjadi dalam Rapat Pleno dilakukan oleh staf keseketariatan baik itu kepada Sekretaris KPU, anggota KPU beserta Ketua KPU. Dalam Rapat Pleno tersebut juga terjadi komunikasi horizontal antara Kasubbag umum dengan kasubbag lainnya seperti Kasubbag Hukum, Teknis, ataupun Program Data. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk meneliti tentang bagaimana pengaruh komunikasi formal, baik komunikasi vertikal maupun horizontal pada kegiatan Rapat Pleno dalam pengambilan keputusan karyawan di Komisi Pemilihan Umum Kota Pematang Siantar. Kerangka Teori Sebelum melakukan penelitian, seorang peneliti perlu menyusun suatu kerangka teori. Kerangka teori disusun sebagai landasan berpikir yang menunjukkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang akan diteliti (Nawawi, 1997:40). Teori merupakan himpunan konstruk (konsep), definisi, dan preposisi yang mengemukakan pandangan sistematis tentang gejala yang menjabarkan relasi di antara variabel, untuk menjelaskan dan meramalkan gejala tersebut. Dengan adanya kerangka teori peneliti akan meneliti landasan dalam menentukan tujuan arah penelitiannya (Rakhmat, 1997:6). Teori–teori yang relevan dengan penelitian ini adalah komunikasi antar pribadi, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi formal baik itu komunikasi vertikal ataupun
komunikasi horizontal, serta
pengambilan keputusan. Komunikasi Antarpribadi Pada hakikatnya komunikasi antarpribadi adalah komunikasi antara komunikator dengan seorang komunikan (Liliweri, 2001:12). Komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam hal upaya mengubah sikap, pendapat, atau perilaku seseorang, karena sifatnya dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung, komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga pada saat komunikasi dilancarkan. Komunikator mengetahui pasti apakah komunikasinya itu positif atau negatif, berhasil atau tidak, ia dapat memberi kesempatan kepada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya. Dean C. Barniund dalam Liliweri (2001:12) mengemukakan bahwa komunikasi antarpribadi biasanya dihubungkan dengan pertemuan antara dua orang atau tiga orang atau
4
mungkin empat orang yang terjadi secara spontan dan tidak berstruktur). Menurut Liliweri (2001:14) komunikasi antarpribadi memiliki ciri sebagai berikut:
Komunikasi antarpribadi biasanya terjadi secara spontan dan sambil lalu.
Komunikasi antarpribadi tidak mempunyai tujuan terlebih dahulu.
Komunikasi antarpribadi terjadi secara kebetulan di antara peserta yang tidak mempunyai identitas yang jelas.
Komunikasi antarpribadi mempunyai akibat yang disengaja maupun tidak sengaja.
Komunikasi antarpribadi seringkali berlangsung berbalas-balasan.
Komunikasi antarpribadi menghendaki paling sedikit melibatkan dua orang dengan suasana yang bebas, bervariasi, adanya keterpengaruhan.
Komunikasi antarpribadi tidak dikatakan tidak sukses jika tidak membuahkan hasil.
Komunikasi antarpribadi menggunakan lambang-lambang bermakna. Ada tujuh sifat yang menunjukkan bahwa suatu komunikasi antara dua orang
merupakan komunikasi antarpribdi dan komunikasi lainnya yaitu (Liliweri, 2001:31):
Komunikasi antarpribadi melibatkan di dalamnya perilaku verbal maupun non verbal.
Komunikasi antarpribadi melibatkan perilaku yang spontan, scripted, dan contrived.
Komunikasi antarpribadi sebagai suatu proses yang berkembang.
Komunikasi antarpribadi harus menghasilkan umpan balik, mempunyai interaksi, dan koherensi.
Komunikasi antarpribadi biasanya diatur dengan tata aturan yang bersifat intrinsik dan ekstrinsik.
Komunikasi antarpribadi menunjukkan adanya suatu tindakan.
Komunikasi antarpribadi merupakan persuasi antarmanusia.
Komunikasi Formal Menurut dua ahli psikologi sosial yaitu Katz dan Robert Khan mendefenisikan komunikasi adalah pertukaran informasi dan penyampaian makna yang merupakan hal utama dari suatu sistem sosial atau organisasi (Ruslan, 2003:83). Jadi komunikasi sebagai
5
proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain, dan satusatunya cara mengelola aktivitas dalam suatu organisasi adalah melalui proses komunikasi.. Ada beberapa hal yang umum dapat disimpulkan mengenai komunikasi organisasi yaitu (Muhammad, 1995:67):
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal.
Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah, dan media.
Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya, keterampilannya/skillnya. Komunikasi merupakan suatu medan yang sangat penting dalam manajemen
organisasi, organisasi jelas memerlukan informasi, dengan berkembangnya organisasi kebutuhan informasi juga bertambah (Soekanto dan Handoko, 1991:117). Komunikasi menyediakan alat-alat untuk pengambilan keputusan, melaksanakan keputusan, menerima umpan balik, dan mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. “Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi berhenti. Dengan demikian tinggallah kegiatan-kegiatan individu yang tidak terorganisasi” (Suprapto, 2006:100). Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.
Tipe komunikasi ini biasanya digunakan dalam kehidupan berorganisasi demi
menunjang tercapainya tujuan organisasi tersebut. Adapun komunikasi vertikal dapat dibagi dalam 2 dimensi, yaitu: Komunikasi vertikal ke bawah adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah (Muhammad, 1995:101). Kegunaan dari komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja. Secara umum komunikasi vertikal ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe antara lain (Muhammad, 1995:105):
6
Instruksi Tugas Intruksi tugas/pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya.
Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.
Ideologi Pesan yang mengenai ideologi lebih mencari antusias dan sokongan dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi.
Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional.
Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar, tetapi
dipengaruhi oleh berbagai faktor yang dapat menunjang kesuksesan dari komunikasi ini yaitu (Muhammad, 1995:111):
Keterbukaan Kurangnya sifat keterbukaan di antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan.
7
Kepercayaan pada pesan tulisan Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka.
Pesan yang berlebihan Karena banyaknya pesan-pesan yang dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebani dengan memo-memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah, dan pernyataan kebijaksanaan sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cendrung untuk dibacanya. Banyak karyawan hanya membaca pesan-pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak dibaca.
Timing Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
Penyaringan Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka, tetapi mareka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor diantaranya perbedaan persepsi di antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi. Karena adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan kepada bawahan,
maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan yang efektif. Davis dalam Pohan (2005:72) memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut: Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu berterus terang dan berjanji akan mencarinya. Pimpinan hendaklah memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan dan pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi.
8
Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehinga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan pengelolaan yang dipengaruhi mereka. Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan yang diperlukan antara bawahan dan atasan. Dalam realitas, setiap organisasi yang mulai bertumbuh dan berkembang, dimana struktur jenjang, tugas dan penerapan teknologi tinggi yang makin pasif serta tingkat pelayanan produksi barang dan jasa semakin variasi dan makin meningkat dalam volume dan kuantitas serta kualitas. Secara komunikatif, organisasi cenderung akan mengalami banyak kemunduran yang akan dirasakan karyawannya. Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir pada tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (pimpinan). Semua pegawai kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau member informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi daripada dia (R. Wayne Pace, 2005:189). Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, saran, dan mengajukan pertanyaan. Secara umum komunikasi vertikal ke atas dapat diklasifikasikan atas tiga tipe antara lain (Muhammad, 1995:117): Informasi masalah, menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu. Menawarkan saran-saran atau ide-ide, guna penyempurnaan unitnya masing-masing atau organisasi secara keseluruhan. Menyampaikan keluhan, menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjannya, teman sekerjanya dan organisasi. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.
9
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan yang sama tingkatan otoritasnya didalam organisasi, pesan mengalir secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugastugas atau tujuan kemanusian seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik. Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu diantaranya adalah sebagai berikut (R. Wayne Pace, 2005:195):
Mengkordinasi tugas-tugas, kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat untuk mendiskusikan bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi. Atau mereka harus saling bertemu untuk mengkoordinasikan pembagian tugas.
Saling memberikan informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas. Ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik dari pada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik. Dalam merancang suatu program pelatihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota dari bagian perlu saling berbagi untuk membuat perencanaan apa yang mereka akan lakukan.
Pemecahan masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada dalam tingkatan yang sama.Melalui komunikasi horizontal masalah yang akan dihadapi akan dapat terpecahkan. Atau dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral karyawan.
Menyelesaikan konflik diantara anggota yang berada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan
bagian lainnya.Penyelesaian konflik
ini penting bagi
perkembangan sosial dan emosional dari anggota dan juga akan menciptakan iklim dan organisasi yang baik.
Menjamin pemahaman yang sama, bila perubahan dalam suatu organisasi diusulkan maka perlu adanya pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu. Untuk itu mungkin unit satu dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan terhadap perubahan tersebut.
Mengembangkan dukungan interpersonal, karena sebagian besar waktu kerja karyawan berinteraksi dengan orang lain dalam pekerjaan, maka mereka memperoleh dukungan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan diantara
10
sesama karyawan dan akan menumbuhkan kekompakan dalam menyelesaikan kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa sosial dan emosional karyawan.
Pengambilan Keputusan Menurut Prajudi Atmosudirdjo pengambilan keputusan merupakan INTI daripada Kepemimpinan (Leadership), baik kepemimpinan terhadap dirinya sendiri (Self Control) maupun terhadap orang-orang lain (para pengikut) atau terhadap Organisasi (Atmosudirdjo, 1979:1). Mengambil keputusan itu bersifat memilih, yakni memilih di antara berbagai alternatif. Suatu alternatif merupakan suatu tata hubungan (relationship) antara
suatu
langkah (perbuatan, tindakan) dan akibatnya (efeknya, hasilnya, konsekuensinya). Pengambilan keputusan terdiri atas beberapa unsur dan sifat antara lain:
Harus ada masalah.
Masalah berada di dalam suatu situasi dan kondisi.
Pengambilan keputusan didahului dengan suatu proses pemikiran: analisa situasi, analisa kondisi, analisa masalahnya, menentukan alternatif-alternatif, memikirkan masalahmasalah baru yang akan timbul sebagai efek atau lanjutan daripada setiap alternatif.
Pengambilan keputusan merupakan pengakhiran daripada proses pemikiran tersebut di atas dan memilih satu alternatif di antara sekian adanya alternatif.
Pengambilan keputusan itu bersifat futuristis (mengenai masa depan atau kemudian). Manusia merupakan suatu organisma yang paling perasa terhadap iklim psikologis
yang mengelilingi kehidupannya. Oleh karena itu para Manager atau Decision–Maker harus selalu berusaha membuat iklim yang paling memberikan ketenangan jiwa (dalam segala bentuk) kepada para pelaksana dari pada keputusan-keputusannya. Administrator, Manager, atau Decision-maker dengan prinsip-prinsip yang sama harus dapat menggembleng bawahannya untuk mengikuti suatu Administratif Behaviour yang dipola secara tertentu. Dengan demikian maka akan dapat melaksanakan berbagai desisi itu dengan lancar, efektif dan efisien, oleh karena sudah terbiasa dan seirama hidup.
11
Menurut Prajudi Atmosudirdjo ada 5 unsur-unsur atau faktor-faktor yang merupakan dasar bagi pengembangan sikap kelakuan administratif yang favourable bagi pelaksanaan desisi-desisi yang serba kompleks, yang pada asasnya juga merupakan unsur-unsur daripada organisasi dalam arti struktur kerja dan kewenangan adalah (Atmosudirdjo, 1979:290):
Kewenangan (Authority) Kewenangan desisi adalah authority dalam arti forrmal. Di dalam praktek seorang yang hanya mempunyai kewenangan atau otoritas formil tidak akan bisa berbuat banyak bilamana tidak mempunyai kewibawaan atau otoritas riil, yakni kemampuan untuk membuat dirinya ditaati dan dituruti kehendaknya secara nyata. secara overt (terbuka) atau latent (terselubung), maka kadang-kadang organisasi terpaksa mempergunakan command dan intimadition, suatu cara yang tidak dianjurkan dalam manajemen yang demokratis.
Kesetian dan Integritas (Loyalitas) Kesetian dan integritas sangat diperlukan untuk mensukseskan pelaksanaan dari pada suatu keputusan. Loyalitas ini perlu dipupuk terutama melalui pemberian contoh dari atasan. Loyalitas di negara sedang berkembang masih bersifat personal baik dalam arti sempit yaitu terhadap pribadi seseorang maupun dalam arti luas terhadap keluarga, kawan-kawan sekampung, sesuku, seagama, atau sedaerah.
Kepemimpinan (Leadership) Seorang manager atau administrator tanpa kepemimpinan hanya akan merupakaan kepala-kepala saja. Leadership adalah kemampuan dan aktivitas-aktivitas tertentu untuk membuat para bawahan dipengaruhi dalam arti yang positif sehingga mereka secara wajar dan sehat mau menjalankan segala apa yang diminta atau diharapkan dari mereka.
Tanggung Jawab (Responbility) Dalam arti sempit tanggung jawab berarti laporan kepada atasan atas penggunaan dari pada kekuasaan yang telah diperoleh beserta hasil pelaksanaan atau penunaian tugas yang menjadi konsekuensinya.
Disiplin Tanpa disiplin yang teguh maka pelaksanaan dari pada desisi yang manapun akan mengalami kegagalan. Disiplin pada hakekatnya adalah ketaatan, ketekunan, kegiatan,
12
sikap-kelakuan, sikap hormat yang nampak sesuai dengan aturan-aturan yang telah disepakatkan antara badan organisasi dan pegawai-pegawainya. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode korelasional yang berusaha menjelaskan suatu permasalahan atau gejala yang lebih khusus dalam penjelasan antara dua objek. Metode penelitian ini bertujuan untuk menentukan ada tidaknya hubungan, dan apabila ada, seberapa erat hubungannya
dan
berarti
atau
tidaknya
hubungan tersebut (Arikunto,1998:251). Penelitian korelasional ini bertujuan untuk melihat sejauhmanakah komunikasi formal berpengaruh terhadap pengambilan keputusan karyawan di KPU Kota Pematang Siantar. Populasi Populasi adalah keseluruhan objek penelitian yang terdiri dari manusia, benda-benda, hewan, tumbuhan, gejala-gejala, nilai test atau peristiwa-peristiwa sebagai sumber data yang memiliki karakteristik tertentu di dalam suatu penelitian (Nawawi, 1995:141). Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan KPU Kota Pematang Siantar yang berjumlah 25 orang. Sampel Sampel secara sederhana diartikan sebagai bagian dari populasi yang menjadi sumber data sebenarnya dalam satu penelitian. Sampel juga dapat dijadikan sebagai bagian dari populasi yang diambil dengan menggunakan cara-cara tertentu. Syaratnya sampel harus memenuhi unsur reprensentatif atau mewakili dari seluruh sifat-sifat populasi yang akan diteliti Sampel secara reprensentatif merupakan sampel yang mencerminkan semua unsur dalam populasi secara proporsional atau memberikan kesempatan yang sama pada semua unsur populasi untuk dipilih sehingga dapat mewakili keadaan sebenarnya dalam keseluruhan populasi (Kriyantono, 2007:150). Dalam buku yang berjudul prosedur penelitian suatu pendekatan praktek Arikunto mengatakan jika jumlah populasi hanya
13
berkisar 100 ke bawah maka sebaiknya jumlah sampel adalah jumlah keseluruhan populasi (total sampling), sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi, namun jika subjeknya besar, maka di ambil antara 10-15% atau 20-25% dari jumlah keseluruhan populasi (Arikunto, 1998:120). Dari pendapat Arikunto di atas, maka peneliti mengambil keseluruhan populasi (total sampling) yaitu sebanyak 25 orang. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilakukan dilapangan meliputi kegiatan survey di lokasi penelitian dan pengumpulan data dari responden melalui kuesioner. Kuesioner adalah kumpulan pertanyaan yang diajukan secara tertulis kepada seseorang (yang dalam hal ini disebut responden) dan cara menjawabnya juga dilakukan dengan tertulis (Arikunto, 2002:135). Jenis kuesioner yang digunakan adalah kuesioner tertutup yaitu sejumlah pertanyaan yang telah disediakan jawabannya, sehingga responden hanya perlu memilih salah satu jawaban.
Teknik Analisis Data Analisis data adalah proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan dipresentasikan. Menurut Bogdan dan Biklen analisis data adalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilih-milihnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensistemasikannya, mencari dan menentukan pola, menentukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang diceritakan orang lain (Singarimbun, 1995:263). Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode penelitian korelasional, sehingga menggunakan analisis tabel tunggal, analisis tabel silang, dan uji hipotesis.
Analisis Tabel Tunggal Analisis Tabel Tunggal adalah analisis yang dilakukan dengan membagikan varibel variabel penelitian ke dalam jumlah frekuensi dan persentasi setiap kategori (Singarimbun, 1995:266)
14
Analisis Tabel Silang Merupakan salah satu teknik yang dipergunakan untuk menganalisis dan mengetahui variabel yang satu memiliki hubungan dengan yang lainya. Sehingga dapat diketahui apakah variabel tersebut bernilai positif atau negatif (Singarimbun, 1995:273)
Uji Hipotesis Uji hipotesis adalah salah satu fungsi untuk menyederhanakan data sehingga mudah dibaca dan diinterpretasikan, juga dipakai untuk menguji hipotesis. Analisis hubungan adalah analisis yang menggunakan uji statistik inferensial dengan tujuan untuk melihat derajat hubungan diantara dua variabel. Kekuatan hubungan yang menunjukkan derajat hubungan ini disebut koefisien asosiasi (korelasi). Dalam penelitian ini, variabel - variabel yang diukur terdapat dalam skala ordinal. Sesuai dengan pedoman penggunaan test statistik yang berlaku, pengujian hipotesis yang bersekala ordinal dapat dilakukan dengan test statistik Spearman (Spearman’s Rho-Order Correlation). Untuk menguji tingkat signiftikan korelasi, maka digunakan rumus ttest pada tingkat signifikan 0,05 (Kriyantono, 2008:170) : Dalam konteks organisasi, arus komunikasi mengalir secara formal mengikuti saluran sesuai desain struktur organisasi dimaksud. Salah satu jaringan komunikasi formal dalam organisasi adalah arus komunikasi vertikal yang mencakup komunikasi ke atas (upward commucation) dan komunikasi ke bawah (downward communication). Komunikasi vertikal melibatkan interaksi komunikasi antara pimpinan dan karyawan dalam suatu organisasi. Agar pimpinan dan karyawan dapat bekerja sama secara harmonis, dapat menempatkan diri secara tepat menurut peranan dan tanggung jawabnya masingmasing, maka kesadaran dan tingkat kepemahaman yang benar akan peran masing-masing dengan terus meningkatkan kualitas penghayatan hingga titik tertinggi adalah sangat penting. Peranan komunikasi vertikal antara manajemen dan para karyawannya dan antara pimpinan manajemen dengan pemilik perusahaan dan sebaliknya menjadi hal yang sangat penting. Satu tanggapan penting manajemen dan kepemimpinan terhadap tuntutan perubahan dalam dunia bisnis adalah semakin diterima secara luas dan popular penerapan konsep partisipasi. Fungsi-fungsi manajemen yang dapat dilakukan oleh para karyawan
15
maupun pimpinan dalam organisasi seperti perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), mengkomunikasikan (communicating), pengawasan (controlling), dan penilaian (evaluating). Praktek manajemen partisipasi yang sukses ada efektif akan tercermin terutama pada kondisi komunikasi organisasi yang efektif dan efisien. Kesempatan yang tersedia bagi setiap karyawan relatif luas untuk mendiskusikan berbagai persoalan pekerjaan dan perusahaan. Juga manajemen mengembangkan sikap terbuka dengan memberikan informasi relevan, aktual, dan berharga mengenai posisi keuangan, operasi, kebijakan, dan rencanarencana perusahaan. Di dalam sebuah organisasi, komunikasi merupakan dasar yang menyatukan semua fungsi yang terwujud. Dengan adanya saluran komunikasi di dalam organisasi tersebut, setiap individu atau kelompok bukan saja dapat berinteraksi, memahami dan bertukar-tukar pesan antar satu dengan yang lain, tetapi juga dapat mewujudkan kerja sama yang berkesinambungan di kalangan anggota kelompok. Di dalam Kantor Komisi Pemilihan Umum Kota Pematang Siantar juga menerapkan bentuk komunkasi kelompok yang bersifat formal yakni kegiatan Rapat Pleno. Dalam kegiatan Rapat Pleno tersebut setiap karyawan diberikan kesempatan yang sama untuk menyampaikan berbagai jalan pikirannya masingmasing. Selain itu karyawan juga membahas berbagai masalah pekerjaan, menyampaikan keluhan, memberikan saran dan pendapat, dan menyelesaikan konflik. Suatu organisasi akan berhasil mencapai tujuan organisasinya apabila terdapat pengambilan keputusan yang tepat. Tanpa adanya pengambilan keputusan yang tepat maka kondisi kerja tidak akan terasa baik yang akan selanjutnya mengakibatkan kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Pengambilan keputusan diperlukan dalam setiap aktivitas kantor bila ingin mencapai tingkat produktivitas yang dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi. Berdasarkan hal tersebutlah, komunikasi formal ini sangat perlu sebagai salah satu jembatan penghubung komunikasi yang efektif antara pimpinan dan karyawannya dalam menyampaikan pengambilan keputusan kerja.
16
Kesimpulan Berdasarkan keseluruhan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, maka diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Kegiatan Operasional yang terjadi di KPU Kota Pematang Siantar meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal yang terjadi dalam setiap kegiatan Rapat Pleno yang pelaksanaannya sesuai dengan kebutuhan. Dalam kegiatan Rapat Pleno setiap karyawan diberikan kesempatan yang sama untuk menyampaikan berbagai informasi seputar pekerjaan baik yang sudah ataupun yang akan dilakukan. Selain itu mereka juga membahas berbagai masalah pekerjaan, menyampaikan keluhan, memberikan saran dan pendapat, menyelesaikan konflik, serta pemberian hadiah/sanksi sesuai dengan kinerja karyawan. Kegiatan ini bertujuan untuk menilai kinerja seluruh staff, jajaran dan karyawan. 2. Sebagai sebuah lembaga negara yang menyelenggarakan pemilihan umum di Indonesia, yakni meliputi Pemilihan Umum Anggota DPR/DPD/DPRD, Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden, serta Pemilihan Umum Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah. Terlaksananya pemilu yang jujur dan adil tersebut merupakan faktor penting bagi terpilihnya wakil rakyat yang lebih berkualitas dan mampu menyuarakan aspirasi rakyat. Oleh sebab itu, pengambilan keputusan kerja karyawan yang tepat menjadi hal yang mutlak demi tercapainya visi dan misi KPU. Pengambilan keputusan berhubungan dengan kewenangan (authority), Kesetian dan integritas (loyalitas), kepemimpinan (leadership), tanggung jawab (responbility), dan disiplin. 3. Terdapat hubungan/korelasi antara pengaruh komunikasi formal dalam kegiatan Rapat Pleno dengan pengambilan keputusan kerja karyawan di KPU Kota Pematang Siantar. Berdasarkan hasil uji hipotesis, dapat dinyatakan bahwa terdapat hubungan yang tinggi dan kuat antara pengaruh komunikasi formal dalam kegiatan Rapat Pleno dengan pengambilan keputusan di KPU Kota Pematang Siantar. Hal ini berarti bahwa kegiatan Rapat Pleno sebagai salah satu bentuk komunikasi formal memiliki hubungan yang tinggi dan kuat dalam memberikan pengaruh terhadap pengambilan keputusan kerja karyawan di KPU Kota Pematang Siantar.
17
Saran Responden Penelitian Berdasarkan hasil penelitian, ada beberapa responden yang menyarankan agar dalam setiap pelaksanaan Rapat Pleno akan lebih baik jika diadakan briefing sebelum karyawan mulai bekerja dan juga diadakan debriefing setelah karyawan selesai bekerja. Hal ini bertujuan agar seluruh informasi yang diperlukan dalam hasil pekerjaan pada hari itu dapat langsung dievaluasi, sehingga segala permasalahan kantor dapat diselesaikan dengan segera mungkin dan juga dapat menghindari terjadinya kekeliruan dan kesalahan dalam menjalankan aktivitas untuk hari-hari berikutnya. Saran Dalam Kaitan Akademis Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sejauhmana hubungan antara pengaruh komunikasi formal pada kegiatan Rapat Pleno terhadap pengambilan keputusan kerja karyawan di KPU Kota Pematang Siantar. Secara akademis, penelitian ini dapat memberikan masukan atau pertimbangan terhadap penelitian yang akan dilakukan selanjutnya khususnya di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. Saran Dalam Kaitan Praktis Penelitian bersifat korelasional dengan pendekatan kuantitatif yang bertujuan untuk menemukan ada tidaknya hubungan, berapa erat hubungan dan berarti tidaknya hubungan antara pengaruh komunikasi formal pada kegiatan Rapar Pleno terhadap pengambilan keputusan kerja karyawan di KPU Kota Pematang Siantar dari hasil jawaban responden melalui kuesioner. Jika dikemudian hari dilakukan penelitian ulang atau masih mengangkat kajian judul seperti ini, peneliti menyarankan untuk melakukan penelitian dengan menggunakan pendekatan kualitatif agar dapat menggambarkan secara luas sehingga peneliti dapat mewawancarai responden secara mendalam. DAFTAR PUSTAKA
Arifin, Anwar. 1984. Strategi Komunikasi. Bandung : PT Armico
18
Arikunto, Suharsimi. 1998. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rineka Cipta. Atmosudirdjo, Prof. Dr. Prajudi, S.H. 1979. Pengambilan Keputusan (Decision Making). Jakarta. Kriyantono, Rachmat. 2007. Teknik Praktis Riset Komunikasi. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Liliweri, Alo. 2001. Komunikasi Antar Pribadi. Bandung : CV Mandar Maju. Lubis, Suwardi. 2007. Sistem Komunikasi Indonesia. Medan : Bartong Jaya. Muhammad, Arni. 1995. Komunikasi Organisasi. Jakarta : PT Bumi Aksara. Mulyana, Deddy. 2005. Komunikasi Kelompok. Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Nawawi, Hadari. 1997. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: UGM Press. Pohan, Syafruddin. 2005. Komunikasi Organisasi. Medan : FISIP USU. Rakhmat, Jalaluddin. 1997. Metode Penelitian Komunikasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Reksihadiprodjo, Soekanto & T. Hani Handoko. 1991. Organisasi Perusahaan Teori, Struktur, dan Perilaku. Yogyakarta : BPFE Ruslan, Rosady. 2003. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada. Singarimbun, Masri. 1995. Metode Penelitian Survey. Jakarta: LP3ES. Suprapto, Tommy. 2006. Pengantar Teori Komunikasi. Yogyakarta : Media Pressindo Wahono, R.S. (2001). Pengantar Manajemen Organisasi. Wayne R Pace dan Don F. Faules. 2005. Komunikasi Organisasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Wiryanto. 2005. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.
19
